Để tự tổ chức một event
nhỏ trong nội bộ
Bạn không phải là một
nhân viên tổ chức sự
kiện, nhưng bạn
thường xuyên phải tổ
chức những event cho
công ty, cho tổ chức
của bạn. Vậy, làm thế
nào để tự tổ chức tốt
một event nội bộ mà
không có sự tham gia
của Agency? Hãy cùng
tham khảo một số ý kiến dưới đây có thể nó sẽ giúp bạn được một số kinh
nghiệm để sử dụng khi cần thiết.
Hẳn là có rất nhiều người đã từng làm qua một event mà không biết. Ví dụ,
bạn tổ chức một buổi sinh nhật tại nhà và mời bạn bè đến tham dự - đó cũng
là một event. Công ty bạn tổ chức một buổi team building và bạn là người
nhận nhiệm vụ lên kế hoạch và tổ chức trò chơi cho mọi người thì bạn đang
thực hiện một event đấy, chỉ có điều, đó là một event quy mô nhỏ và trong
nội bộ, nên nếu có sơ xuất nào thì mọi người cũng dễ dàng bỏ qua hơn là
việc một agency nào đó tổ chức và làm "bể show".
Các sự kiện như year-end party hay kỷ niệm thành lập công ty thường do
người của công ty tự tổ chức
Để có thể tổ chức tốt một event, ngoài những điều cơ bản bạn đã được học
như lên ý tưởng, viết kế hoạch, dự trù kinh phí, khảo sát địa điểm thì hãy
cùng xem thêm một số bí quyết để tránh sai sót trong quá trình thực hiện.
1. Hãy tham khảo ý kiến của những người làm trước:
Ví dụ, hàng năm công ty bạn đều tổ chức đi chơi lễ 2-9 và năm nay, thay vì
giao cho phòng Hành chánh - nhân sự như mọi năm thì sếp lại giao cho
phòng Marketing hay Kinh doanh của bạn. Việc đầu tiên bạn cần làm là nên
dùng viết và sổ ghi chú lại các ý kiến mà người làm trước đưa ra (dự trù kinh
phí ăn ở đi lại cho 30 người trong 3 ngày, các địa điểm đã đi rồi để không đề
xuất lặp lại, những trò chơi nên tránh vì những năm trước mang lại hiệu ứng
không tốt, sắp xếp thời gian để khi đi chơi về mọi người không mệt và tiếp
tục làm việc,...).
2. Hỏi kinh nghiệm từ những người có chuyên môn:
Nếu bạn có bạn bè làm trong nghề tổ chức sự kiện thì thật là lãng phí nếu
bạn không tận dụng để hỏi họ về những ý tưởng cũng như kinh nghiệm. Ví
dụ với một buổi tiệc tổng kết cuối năm cho công ty cần một không khí thân
mật và cởi mở, họ sẽ tư vấn cho bạn làm ở đâu, những tiết mục nào nên có
và không nên có. Ngoài ra, họ còn có thể cung cấp cho bạn một số nhà cung
cấp giá rẻ mà bình thường, nếu tự tìm bạn sẽ không thể có mức giá ấy.