Kinh nghiệm viết báo cáo sau sự kiện cho
khách hàng
1. Hãy nói chuyện với khách hàng bằng những con số
Đừng đưa ra những nhận xét mang tính cảm tính, không có gì chính xác và
thuyết phục hơn những con số. Hãy nói có 10,000 tờ rơi được phát ra, 30
bancdrol được treo... thay vì nói chúng tôi đã tuyên truyền chương trình rất
rộng rãi, hãy nói có 15,000 người đã tham dự chương trình thay vì nói
chương trình có rất đông người tham dự, hãy nói có 5000 lượt người đăng
ký chơi trò chơi thay vì nói rất nhiều người tham dự thích thú hưởng ứng các
trò chơi trong sự kiện.
Để có được những con số như vậy đòi hỏi người làm sự kiện phải có công
tác thu thập dữ liệu. Tại Event, hãy bố trí bộ phận ghi nhận số lượng người
tham dự sự kiện, có thể thông qua các phiếu bốc thăm trúng thưởng, lượt
sticker được phát ra cho khách tham dự, có thể bố trí các bàn cho phép đăng
ký tham gia các trò chơi, hoạt động... để nắm được mức độ hưởng ứng của
khách hàng. Nên nhớ rằng, khách hàng không yêu cầu bạn thu thập database
người tham dự sự kiện có thể vì họ chưa nghĩ ra việc đó chứ không phải là
không cần, cho nên nếu bạn nói rằng bạn có thể giúp họ làm việc này, chắc
chắn trên môi họ sẽ nở nụ cười hài lòng. Tham khảo thêm Thu thập database
trong tổ chức sự kiện
2. Hình ảnh hiệu quả hơn trăm lời nói
Hãy chụp ảnh lại tất cả, từ việc phát tờ rơi, treo bandrol, dán poster trước
chương trình, chụp lại những nơi đã treo banner trong sự kiện... để khách
hàng kiểm chứng độ phủ thương hiệu của họ thông qua sự kiện. Để chứng
minh người tham dự rất hài lòng với sự kiện, hãy ghi hình lại những gương
mặt hào hứng của họ khi tham gia Event, những đám đông vây quanh các
bàn đăng ký... Những hình ảnh này sẽ tường thuật lại sống động nhất về
Event, làm cho khách hàng của bạn, kể cả những người chưa được chứng
kiến tận mắt Event, đều cảm thấy hết sức thỏa mãn.
3. Hãy quan tâm đến tỷ lệ chuyển đổi
Khi làm Event khách hàng đều có những mục đích riêng, không ai bỏ tiền ra
đầu tư cho vui cả, cho nên khi khám phá được nhu cầu của họ và thực hiện
sự kiện theo như mong muốn của họ, hãy để các tỷ lệ chuyển đổi
(conversion rate) nói lên dùm bạn sự thành công của Event. Hãy cố gắng
tính toán xem bao nhiêu người tham dự trên tổng số người nhận được tờ rơi
(nếu bạn yêu cầu người tham dự cầm tờ rơi đến thay cho vé vào cửa), bao
nhiêu người đăng ký dùng thử sản phẩm trên tổng số khách tham dự Event,
bao nhiêu người được thuyết phục ký hợp đồng mua hàng trong tổng số
những người tham dự, tỷ lệ nhận biết và ghi nhớ thương hiệu sau khi tham
dự là bao nhiêu phần trăm... Cho dù nó thấp hay cao thì cũng đều là một con
số rất rõ ràng, cụ thể giúp nhà đầu tư biết chắc chắn Event đem lại cho họ
được gì.
4. Đừng thiếu phần đề xuất cải thiện
Cũng giống như một bản báo cáo sau sự kiện trong nội bộ, bạn đừng quên
phần đánh giá và đề xuất ở cuối báo cáo gởi cho khách hàng. Chương trình
thành công như thế nào, có trở ngại gì hay không, nguyên nhân gì gây ra các
trở ngại, đội ngũ nhân viên của phía khách hàng đã phối hợp tốt với bên tổ
chức Event hay chưa?
Bạn cũng nên mạnh dạn đề xuất với khách hàng một số ý tưởng để cải thiện
nếu tiếp tục tổ chức những sự kiện sau, ví dụ khách hàng cần duyệt chương
trình/thiết kế trước tối thiểu bao nhiêu ngày để đảm bảo không bị cập rập về
tiến độ, những công tác cung cấp hàng hóa, hiện vật cho sự kiện từ khách
hàng chưa được suôn sẻ... Họ chắc chắn sẽ đánh giá cao thiện chí của bạn,
thấy rằng mình cũng có trách nhiệm trong việc chia sẻ công việc với Agency
để đảm bảo giảm thiểu trục trặc trong Event. Và tất nhiên, họ sẽ nghĩ đến
bạn ngay đầu tiên khi muốn tổ chức những Event sau này.
