QUẢN LÝ THỜI GIAN
Hãy đọc và chọn 5 từ mà bạn cho rằng gần với thời gian. Hãy lựa chọn theo cách nhìn sáng tạo.
sử dụng cơ hội mệt mỏi bận rộn mountainous bình lặng nghị lực kẹt cứng trắng trơn sôi động trống rỗng có ích không ngừng sẵn có băn khoăn trơ trụi thuận tiện tự do sẵn sàng hiệu quả căng thẳng cạn kiệt ghập ghềnh hứng thú
Phong cách làm việc
Type 1: Thẳng
Type 2: Liên tục
• Nhiều việc/ người ở một thời điểm • Kế hoạch dễ thay đổi • Không đúng giờ • Mục tiêu thường không được xác
định rõ
• Một việc/ người ở một thời điểm • Kế hoạch chính xác • Đúng giờ • Mục tiêu công bố rõ ràng • Hướng theo nhiệm vụ • Năng động • Chắc chán • Buôn chuyện không được khuyến
khích
• Ngày làm việc bắt đầu và kết thúc
• Hướng theo tính xã hội • Thư giãn • Linh hoạt • Buôn chuyện là bình thường • Ngày làm việc bắt đầu và kết thúc
sớm
muộn
• Tính hiệu quả không quan trọng
bằng con người
• Hiệu quả được đo lường • Qui trình và công việc hàng ngày
được xác định rõ ràng
• Qui trình và công việc hàng ngày không được xác định rõ ràng
Ngày làm việc điển hình
Loại công việc Động tác Thời lượng % Tổng số
(phút)
thời gian
Chuyên môn 7 139 27,5%
Cấp bách 5 41 8,1%
Thường xuyên 25 165 32,6%
Cá nhân 11 161 31,8%
Quản lý Thời gian
Quản lý nghĩa là làm việc và tổ chức cùng với người khác, bạn phải biết tự tổ chức và quản lý thời gian của chính mình.
• Làm cho cuộc sống dễ dàng hơn • Giảm căng thẳng (stress) • Tăng hiệu quả • Tăng niềm vui trong công việc • Tăng năng suất của cá nhân và tập thể • Tăng "thời gian riêng tư " cho bạn dùng
Mục tiêu Ý nghĩa của việc làm chủ thời gian
Phân tích cách sử dụng thời gian
Xác định thứ tự ưu tiên theo mục tiêu
Lên lịch làm việc theo thứ tự ưu tiên
Tránh lãng phí thời gian
time
Hoàn thành tiến trình sáu bước
Gắn liền với nhiệm vụ
Xem lại vị trí
Xác định mục tiêu
Tổ chức theo tuần
Thực hành kết hợp
Đánh giá
time
Đồng hồ và compa
Đồng hồ Các cam kết Sắp xếp công việc Kế hoạch Các mục tiêu Các hoạt động
Compa Tầm nhìn Các giá trị Các nguyên lý Cảm xúc Định hướng
Chúng ta làm gì và chúng ta quản lý thời gian như thế nào
time
Chúng ta thấy điiều gì quan trọng và chúng ta định hướng cuộc sống như thế nào
Quản lý thời gian
Cấp độ 1— ghi chú (notes) and (danh mục)
checklists
Cấp độ 2— kế hoạch (planning) and chuẩn bị
(preparation)
Cấp độ 3—lập kế hoạch (planning), (lên thứ tự ưu tiên) prioritizing và kiểm soát (controlling)
time
Cấp độ 1
Theo dòng công việc
Dựa trên sự nhắc nhở
Cố gắng giữ công việc theo đinh hướng theo
thời gian
Ghi chú và danh mục đơn giản
Luôn mang theo và kiểm tra danh mục
Đưa các công việc chưa hoàn thành vào danh
time
mục của ngày hôm sau
Cấp độ 1
Điểm mạnh
Linh hoạt Dễ được kiểm soát Không quá phức tạp Không gây căng thẳng Theo dõi được công việc
Điểm yếu Cấu trúc không chặt chẽ Công việc dễ vỡ vụn Yếu tính cam kết Thiếu tính hoàn hảo Gây khủng hoảng này sang khủng hoảng khác Luôn bị công việc dồn ép
time
Cấp độ 2
Lập kế hoạch và chuẩn bị
Sổ lịch và ghi cuộc hẹn
Thiết lập mục tiêu và lập trước kế hoạch
Sắp đặt công việc, viết cam kết và xác định
hạn chót
Lưu các thông tin trên máy tính và mạng
time
Cấp độ 2
Điểm mạnh Theo dõi các cam kết và
Điểm yếu Áp kế hoạch vào người
lịch hẹn khác
Hoàn thành công việc
không có nghĩa là phủ kín công việc
Hoàn thành công việc tốt hơn thông qua lập kế hoạch và thiết lập mục tiêu
Gây sụ phụ thuộc —xem người khác là phương tiện hay trở ngại
Hiệu quả của các cuộc gặp và trình bày tốt hơn nhờ vào sự chuẩn bị Luôn lo lắng về tiến độ
time
công việc
Cấp độ 3
Lập kế hoạch, thứ tự ưu tiên và kiểm soát
Phân loại thứ tự giá trị và ưu tiên cho việc sử dụng
thời gian
Thiết lập các mục tiêu dài, ngắn và trung hạn để đạt các giá trị, thứ tự ưu tiên trong công việc hàng ngày
Sử dụng rộng rãi người tổ chức, lập kế hoạch chi tiết
cụ theo mẫu hàng ngày
Làm được nhiều trong thời gian ngắn hơn– nhưng vẫn
cảm giác nản lòng
time
Cấp độ 3
Điểm mạnh Đảm bảo tính trách nhiệm
Điểm yếu Có thể dẫn đến cảm giác không tốt về sự kiểm soát, tự trọng
để đạt hiệu quả Gắn liền với giá trị Đạt được sức mạnh của các mục tiêu dài, ngắn và trung hạn
Đưa các giá trị vào mục
tiêu và hành động Sức mạnh của tầm nhìn không được khai thác Có thể dẫn đến sai lệch và mất cân bằng vị trí Thiếu tính linh hoạt và tự
phát Đưa sụ trật tự vào cuộc
time
sống Sức ép bởi mức độ cần
thiết và giá trị
Cấp độ 4
Lãnh đạo cuộc sống
Giúp con người đi trước kế hoạch, định phương hướng trước thời gian đồng hồ
Sử dụng những ưu điểm của các cấp độ 1, 2
và 3
Hướng đến cuộc sống có ý nghĩa với sự cân
bằng
time
Cấp độ 4
Yếu tố quan trọng
Tính hiệu quả Tính nguyên tắc Tính lãnh đạo Tính quan hệ Tính tiên quyết
time
Sơ đồ Quản lý thời gian
1) AWARE 1) AWARE
2) ANALYSE 2) ANALYSE
3) ATTACK 3) ATTACK
4) ASSIGN 4) ASSIGN
5) ARRANGE 5) ARRANGE
time
6) SAVE TIME, 6) SAVE TIME, BETTER USE BETTER USE
AWARE – Nhận biết
Nhận biết đâu là điều quan trọng cho cá nhân và công việc. Giai đoạn đầu tiên này giúp xác định mục tiêu cụ thể các yếu tố trên. Bạn phải coi trọng các yếu tố liên quan đến cách thức sử dụng thời gian, thói quen, tác phong, giao tiếp và trách nhiệm công việc của bạn.
(cid:216) Quan trong / Ưu tiên (cid:216) Kinh nghiệm quá khứ (cid:216) Thực tế (khi xác định mục tiêu) (cid:216) Rõ ràng (cid:216) Viết ra giấy (nhằm hệ thống hóa, tránh sai sót)
TRÁCH NHIỆM CỦA BẠN
ề ữ
ị ứ ộ
ắ
ế
ệ
ườ
ng chính y u nào ?
ị
ế
ượ
ề
ệ
ệ
ồ
ệ
ủ ệ ủ ụ ủ ơ ệ
ư ư
ọ
ệ Ch u trách nhi m v nh ng ai ? ệ ố ớ ọ M c đ trách nhi m đ i v i h ? ồ ự Tôi có n m ngu n l c và kinh phí riêng ? Tôi làm vi c trong môi tr ệ Tôi ch u trách nhi m hành chính nào ? ả ế ớ Tôi có ph i ti p xúc v i khách hàng bên ngoài ? ả Tôi có ph i phát huy sáng ki n ? ạ Tôi đ c quy n h n gì ? Nhân viên c a tôi trách nhi m ra sao ? Đ ng nghi p c a tôi có trách nhi m nào ? Nhi m v c a c quan tôi là gì ? ệ Trong công vi c, có nguy n v ng gì tôi ch a đ a ra ?
ANALYSE - Phân tích
Khi đã đề ra mục tiêu rồi, bạn phải làm một bước thực tế phân tích cách thức sử dụng thời gian. Để kiểm soát được thời gian của mình, bạn phải biết dùng nó thế nào ?
– Công việc ích lợi nào chiếm nhiều thời gian nhất ? – Công việc vô bổ chiếm nhiều thời gian nhất ? – Công việc ích lợi nào không đáng dành nhiều thời gian ? – Công việc nào cần thời gian nhiều hơn ? – Lúc nào trong ngày thì bận rộn nhất ?
ANALYSE - Phân tích
Loại công việc Động tác
Thời lượng (phút) % Tổng số thời gian
Chuyên môn 7 139 27,5%
Cấp bách 5 41 8,1%
Thường xuyên 25 165 32,6%
Cá nhân 11 161 31,8%
ASSIGN - Lập trật tự ưu tiên
Lập thời gian biểu xong, bạn cần biết phân loại
(cid:216) Kiểm soát được / Chủ động (cid:216) Quan trọng (cid:216) Khẩn trương (cid:216) Giao cho ai khác
ATTACK - Kẻ cắp thời gian
Có nhiều thứ làm tiêu hao thời gian, cần phải biết rõ để loại trừ chúng: - Một là kẻ cắp bên ngoài : điện thoại nói chuyện lê thê, khách dai dẳng, hội họp thiếu tổ chức, bất hòa cá nhân và chuyện phiếm. - Hai là kẻ cắp bên trong : chẳng biết nói ''không'', do dự, dời lại công việc, lỗi lầm, không kế hoạch, không biết giao việc.
ATTACK - Kẻ cắp thời gian
• Kẻ cắp 1 : KHÔNG BIẾT NÓI “KHÔNG”
- Chúng ta khó mà nói “không” với ai đó vì muốn giúp họ hơn là làm buồn lòng họ. - Có khi bạn khó nói “không” vì đã tham gia nhiều dự án hiệu quả làm cho bạn cảm thấy quan trọng và cần thiết. Nói “có” dễ làm bạn cảm thấy bận rộn và được yêu thích. => Nếu bạn cứ nhận đại mọi thứ mọi lúc thì người ta sẽ coi như bạn chắc chắn trả lời “có” bất cứ khi nào.
• Đối phó ?
ATTACK - Kẻ cắp thời gian
Để nói “không”
(cid:216) Sắp xếp ưu tiên công việc (cid:216) Nói “không” khi việc chẳng quan trọng lắm (cid:216) Nói “không” khi chẳng phải trách nhiệm của
bạn
(cid:216) Hãy bắt đầu nói “không” với các đề nghị nhỏ (cid:216) Hãy hỏi “Có ai khác làm được việc đó
không ?”
(cid:216) Tìm cách nói “không” một cách lịch sự
ATTACK - Kẻ cắp thời gian
• Kẻ cắp 2 : NÓI LÂU TRÊN ĐIỆN THOẠI
Bạn nói chuyện điện thoại bao lâu ? Thời gian cần thiết là bao lâu ? Chúng ta thường nói lâu hơn cần thiết. - Có nhiều lý do giải thích như sau : - Kéo dài câu chuyện - Kể lể chuyện này chuyện kia - Không chịu dừng đúng lúc - Trả lời mọi cuộc điện thoại - Không sử dụng đúng thư ký / Không có thư ký
• Đối phó ?
ATTACK - Kẻ cắp thời gian
Giải quyết nói chuyện điện thoại lâu
(cid:216) Phân biệt chuyện phiếm với công việc (cid:216) Sắp xếp các ý tưởng cần bàn (cid:216) Học cách dùng cuộc điện thoại (cid:216) Ngắt điện thoại
ATTACK - Kẻ cắp thời gian
•
•
Kẻ cắp 3 : BẬN RỘN VÌ KHÁCH THĂM DAI DẲNG - “Tôi chỉ ghé qua chào bạn. Tôi hơi làm biếng. Liệu tôi có làm phiền khi xin một tách cà phê không ?” Chuyện như vậy cứ hay xảy đến với mỗi chúng ta, nhất là khi bạn đang chú tâm vào một việc quan trọng. - Đôi khi chính là lỗi của bạn. Có nhiều lãnh đạo thích “mở cửa tự do”. Họ cho phép nhân viên gặp họ bất cứ khi nào muốn nói chuyện hoặc khi có khó khăn bất kỳ. - Dường như họ nói : “Thời gian của tôi không quan trọng lắm, hãy cứ đến mà lấy đi”. - Cho dù bạn không “mở cửa tự do”, bạn vẫn cứ gặp khách thăm dai dẳng với nhiều kiểu lý do khác nhau. - Người khác lại chẳng biết chấm dứt một câu chuyện vì sợ bị cho là cộc cằn. Đối phó ?
ATTACK - Kẻ cắp thời gian
Giải quyết gián đoạn
(cid:216) Giới hạn thời gian tiếp khách (cid:216) Cho mọi người biết khi nào bạn tiếp khách được (cid:216) Đưa ra một phương cách chọn lọc (cid:216) Đừng làm phật lòng khách không mời
(cid:216)
Làm chủ tình hình gián đoạn nhưng hãy từ tốn
ATTACK - Kẻ cắp thời gian
•
•
Kẻ cắp 4 : VĂN PHÒNG BỪA BỘN Văn phòng bừa bộn, bàn làm việc bừa bãi chúng tỏ bạn không có tổ chức. Đối phó ?
•
•
Kẻ cắp 5 : DỜI VIỆC LẠI Kẻ cắp này quá quen thuộc, nhất là lúc chúng ta cần giải quyết việc quan trọng hoặc phải làm điều không thích hoặc cần quyết định ngay, nó ít khi xuất hiện khi chúng ta chỉ có việc lặt vặt tầm thường không quan trọng trước mắt. - Có thể thấy kẻ cắp này trong những chuyện phiếm, đọc thư lại 2-3 lần, xếp tài liệu hoặc dọn bàn làm việc. Thời gian của bạn bị gặm nhấm dần dần. - Đã bao nhiêu lần bạn nghĩ : “Tôi sẽ làm ngày mai, hôm nay không có thì giờ”. Đối phó ?
ATTACK - Kẻ cắp thời gian
Giải quyết văn phòng bừa bộn
(cid:216) Chỉ để thứ cần dùng trên bàn (cid:216) Để mọi thứ cần thiết trong tầm tay (cid:216) Chỉ định chỗ cho từng vật dụng (cid:216) Hồ sơ sắp xếp hợp lý (cid:216) Tìm cho bạn cách quản lý thích hợp
ATTACK - Kẻ cắp thời gian
Giải quyết thói quen dời việc
(cid:216) Làm từng chút một (cid:216) Làm việc quan trọng trước (cid:216) LÀM NGAY ĐI (cid:216) Tự nhắc nhở mục đích đề ra (cid:216) Đặt giờ “bắt đau” và giờ “kết thúc”
ATTACK - Kẻ cắp thời gian
• Kẻ cắp 6 : TÍNH CẦU TOÀN
- Ai cũng thích một việc làm hoàn hảo. Nhưng có lãnh đạo quá lo lắng hoàn thiện công tác nên mất thời gian vô ích. Khi hướng tới sự quá hoàn mỹ, bạn sẽ quên đi sự giao việc ủy quyền vì sẽ nghĩ rằng không có việc làm tốt nếu không giám sát chặt chẽ. Bạn cũng không biết nhờ giúp đỡ vì sợ phạm sai lầm. Có lẽ bạn sẽ có ý nghĩ lùi thời hạn lại để bảo đảm mọi việc được hoàn hảo hơn. - Nếu cứ lục soát hồ sơ xem xét cái hoàn mỹ, thì liệu bạn còn thời gian cho việc quan trọng khác không ? Có nhà lãnh đạo kia tự hào về khả năng soi mói được cả những lỗi nhỏ nhất trong các giấy tờ : lỗi văn phạm, từ vựng, đánh máy.
• Đối phó ?
ATTACK - Kẻ cắp thời gian
Giải quyết sự cầu toàn
(cid:252) Sắp xếp ưu tiên cho từng việc (cid:252) Đừng mất thời gian cho việc thứ yếu (cid:252) Ghi nhớ “toàn cảnh” (cid:252) Không để phân tâm vì những việc lặt vặt (cid:252) Hãy tin cậy giao việc cho người khác
ATTACK - Kẻ cắp thời gian
•
Kẻ cắp 7 : GIẤY TỜ NHIỀU QUÁ - Trong thời đại vi tính ngày nay, chúng ta vẫn gặp vấn đề với hàng đống giấy tờ hồ sơ, báo cáo, ghi chú, thư từ, quảng cáo, đơn xin...không kể hết. Bạn làm gì với hàng đống giấy tờ trên mỗi ngày ? Bạn xếp chúng thành đống rồi chờ chúng tự biến mất ? Hay bạn cất hết chờ khi có lúc dùng đến ? - Ngoài việc nhận hàng đống giấy tờ, các nhà lãnh đạo cũng sản sinh ra chúng nữa.
Tự bảo vệ nếu có điều bất trắc
• • Để cho người ta chú ý • Để giám đốc chú ý • Để cho biết mình hiện hữu • Để cho vui
•
Đối phó ?
ATTACK - Kẻ cắp thời gian
Giải quyết ĐỐNG GIẤY TỜ
(cid:252) Dành thời gian mỗi ngày để xử lý (cid:252) Sắp xếp ưu tiên và phân loại (cid:252) Chỉ trả lời trên giấy khi cần thiết (cid:252) Dùng điện thoại khi tiện lợi (cid:252) Chỉ xử lý một lần đủ cả
(cid:252)
Thông tin bằng truyền miệng
(cid:252) Nếu phải viết, hãy viết đơn giản và thẳng thắn
ATTACK - Kẻ cắp thời gian
• Kẻ cắp 8 : GIAO TIẾP KÉM
- Thời gian lãng phí cũng có thể do thông tin giao tiếp nội bộ còn kém. Nếu nhân viên không hiểu rõ công việc, họ sẽ liên tục làm phiền bạn để làm rõ hoặc tệ hơn, họ chẳng chịu làm công việc cần làm. Nhiều khi chúng ta giao tiếp với nhân viên bằng những cách không thích hợp. - Nếu viết ghi chú cho đồng nghiệp ở ngay phòng bên thì thật là vô bổ trừ khi việc cần hồ sơ lưu lại. Trách nhiệm lãnh đạo yêu cầu bạn phải tổ chức thông tin giao tiếp nội bộ xuyên suốt để khỏi phải lặp đi lặp lại mãi chỉ một chỉ thị.
• Đối phó ?
ATTACK - Kẻ cắp thời gian
Giải quyết Giao tiếp kém
(cid:252) Tìm phương tiện truyền đạt thích hợp (cid:252) Thông tin thích hợp với mức độ phức tạp (cid:252) Đừng thông tin dư thừẵ (cid:252) Đảm bảo thông kênh truyền đạt nội bộ (cid:252) Dùng ngôn ngữ đơn giản
ATTACK - Kẻ cắp thời gian
• Kẻ cắp 9 : KHÔNG BIẾT GIAO VIỆC
Bạn quá ôm đồm và không biết tổ chức phân công thực hiện
• Đối phó ?
• Kẻ cắp 10 : KHÔNG BIẾT TỔ CHỨC
- Buổi họp không có mục đích - Buổi họp không có kết luận - Buổi họp không có sự hưởng ứng tham gia của mọi người
• Đối phó ?
ARRANGE - Lập kế hoạch
•
•
• •
Không thu xếp thời gian thì mọi thứ kể trên đều vô ích => Cần phải biết mình muốn gì và thời điểm thực hiện các công việc. Kế hoạch cho cả năm : Kế hoạch cho cả năm : Bản kế hoạch phải được gắn trên tường và dễ dàng xếp lại mang đi. Cần ghi chép nhiều thứ trên đó. Hãy dùng các loại màu để đánh dấu. Màu xanh lục để cho ngày phép, điều bạn mong chờ. Màu đỏ để nhắc nhở về các báo cáo quan trọng đến hạn, các báo cáo thường niên, hai năm, quảng cáo. Đánh dấu khung các buổi họp thường lệ và chuyến đi công tác định sẵn. Bảng biểu này cần được sao lại để treo ở phòng thư ký cho nhân viên đều biết và lịch làm việc của bạn cũng vậy để họ xin hẹn gặp. Như vậy, có hai điều ích lợi. Mọi người biết bạn đang làm gì và lúc nào bạn rảnh hoặc không rảnh để tiếp khách. Nhớ cập nhật thường xuyên. Nếu bất tiện, bạn có thể lập lịch làm việc chung cho mỗi tháng một lần. Kế hoạch ngày / tuần : Kế hoạch ngày / tuần : Hãy xác định điều cần làm trong tuần và sắp xếp ưu tiên. Bạn cũng cần đem một số chi tiết sang từ bảng kế hoạch năm.
10 bí quyết quản lý thời gian
1.
tiến hành công việc từ đầu đến cuối.
chỉ đọc và giải quyết 1 lần.
2. 3. 4. 5. 6.
giành 1
Hãy bắt đầu dự án ở phần quan trọng nhất. Đôi khi không cần phải làm phần còn lại. Kiên trì và nhẫn nại (cid:0) Chỉ xử lý thư từ, giấy tờ một lần đủ cả (cid:0) Dọn bàn sạch sẽ và để thứ cần thiết ngay giữa. Sắp xếp chỗ cho từng vật dụng. Gom những vặt'vãnh cho những kỳ họp 3 giờ trong tháng. (cid:0) khoảng thời gian trong tháng để sắp xếp lại công việc. Tự thưởng một cách đặc biệt khi làm công việc quan trọng. Nhận biết có lúc mất kiểm soát thời gian vô ích (cid:0) đừng sợ. Trả lời thư từ càng sớm càng tốt sau khi nhận.
7. 8. 9. 10. Luôn tự hỏi : Ngay bây giờ, làm gì thì tốt nhất ?
