Kỹ năng thuyết trình - Presentation Guidelines

phanmemgiaoduc.com.vn Making life better

Presentation Guidelines

Kỹ năng thuyết trình

Chương trình đào tạo Nhân viên Kinh doanh Cworld 2006

TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ GIÁO DỤC

| Date…. I Cworld Proprietary Information

© 2006 Computer World.,jsc

Effective Presentation Skills

phanmemgiaoduc.com.vn Making life better

| Date…. I Cworld Proprietary Information

© 2006 Computer World.,jsc

Phanmemgiaoduc.com.vn Making life better

Tại sao cần đào tạo kỹ năng thuyết trình?

 Đảm bảo đưa được thông điệp chính tới người nghe  Để dấu đi những biệu hiện ngại ngùng – thiếu tự tin  Để tối đa sự ảnh hưởng trong giọng nói của bạn  Để có được ngôn ngữ cơ thể mạnh mẽ nhất  Để thiết kế tài liệu hiệu quả hỗ trợ buổi thuyết trình  Để mang tới những bài thuyết trình hiệu quả  Những điều ko nên làm khi thuyết trình?

3

© 2006 Computer World.,jsc Title…….. | Cworld Proprietary Information

Phanmemgiaoduc.com.vn Making life better

Định nghĩa và tầm quan trọng của thuyết trình.

“A structured , prepared and speech-based means of

communicating information, ideas, or arguments to a group of interested people in order to inform or persuade them”

To inform, inspire, entertain, demonstrate ,prove and to persuade, that is an objective of a good presentation

4

© 2006 Computer World.,jsc Title…….. | Cworld Proprietary Information

Phanmemgiaoduc.com.vn Making life better

Mục tiêu của thuyết trình

 Sự chú ý của người nghe là yếu tố quan trọng nhất của việc thuyết trình chứ không phải là sự truyền thông điệp hay sự tiếp nhận. Tòan bộ sự chuẩn bị, thuyết trình và nội dung của bài thuyết trình vì thế phải tập trung vào người nghe chứ không phải người nói.

 Vấn đề chủ yếu của mục tiêu này chính là khán giả mà bạn đang

hướng tới.

5

© 2006 Computer World.,jsc Title…….. | Cworld Proprietary Information

Phanmemgiaoduc.com.vn Making life better

Kế hoạch

 Thật khó để đánh giá hết được tầm quan trọng của việc chuẩn bị cẩn thận. 5 phút tổ chức lại trước của của phòng Giám đốc có thể quyết định việc đề án đó được chấp nhận hay không.

 Với một bài thuyết trình thông thường, không ít hơn nửa tiếng trình

bày nên có 5 phút chuẩn bị cho việc nói như thế nào.

 Bạn sẽ nói như thế nào, bắt đầu từ đâu?

6

© 2006 Computer World.,jsc Title…….. | Cworld Proprietary Information

Phanmemgiaoduc.com.vn Making life better

Kế hoạch

Cụ thể hóa mục tiêu của bạn.

thể hóa một mục tiêu mong muốn.

 Việc xác định điểm bắt đầu trong bất cứ bài thuyết trình nào là để cụ  Cần thật đơn giản, Tập trung – Ngắn gọn là chìa khóa quyết định  Nếu bạn không tập trung vào mục tiêu của mình, thì người nghe

cũng không có lý do để tập trung.

Xác định người nghe.

 Nhiệm vụ tiếp theo là xác định người nghe để biết được cách tốt

nhất khiến cho họ tiếp nhận được những mục tiêu và thông điệp của bạn. Vậy nên bạn cần xác định mục tiêu và mong muốn của họ khi tham dự bài thuyết trình của bạn

7

© 2006 Computer World.,jsc Title…….. | Cworld Proprietary Information

Phanmemgiaoduc.com.vn Making life better

Kế hoạch

Cấu trúc

 Tất cả các bài thuyết trình cần có cấu trúc rõ ràng; một bài nói

không có cấu trúc rõ ràng sẽ là vô nghĩa. Nếu bạn không sắp xếp suy nghĩ của bạn một cách rõ ràng, người nghe sẽ không bao giờ có thể nắm bắt được

Tranh luận liên tục

 Một trong những cấu trúc đơn giản nhất văn nghị luận.

8

© 2006 Computer World.,jsc Title…….. | Cworld Proprietary Information

Phanmemgiaoduc.com.vn Making life better

Kế hoạch

Kim tự tháp

 Có hai ưu điểm đối với phong cách thuyết trình này. Đầu tiên, nó có thể thu hút người nghe vào những ý tưởng chính. Ứu điểm tiếp theo là thời gian của bài thuyết trình có thể dễ dàng thay đổi bằng cách bỏ bớt bài nói.

Sandwich kẹp thịt

 Đơn giản nhất và đi thẳng vào vấn đề. Đây là kiểu bố cục đơn giản (bắt đầu – giữa – Kết thúc) trong đó vấn đề chính của bài thuyết trình nằm ở giữa và được xử lý bằng lời giới thiệu và tiếp sau bởi lời kết – đánh giá.

9

© 2006 Computer World.,jsc Title…….. | Cworld Proprietary Information

Phanmemgiaoduc.com.vn Making life better

Cấu trúc bài thuyết trình

 Bắt đầu

“Nói với họ về vấn đề mà bạn chuẩn bị trình bày“

Thu hút sự chú ý

Chủ đề của bài thuyết trình

Tạo thiện cảm

Nhu cầu của người nghe

10

© 2006 Computer World.,jsc Title…….. | Cworld Proprietary Information

Phanmemgiaoduc.com.vn Making life better

Structuring the Presentation

 Thân bài

“Nói với họ"

 Những quan điểm sẽ được hình thành

 Tư liệu minh họa, ví dụ, số liệu

 Câu hỏi và phản biện có thể có của người nghe

11

© 2006 Computer World.,jsc Title…….. | Cworld Proprietary Information

Phanmemgiaoduc.com.vn Making life better

Structuring the Presentation

 Kết luận

“Nhắc lại với họ những gì bạn vừa nói"

 Tóm tắt lại chủ đề

 Tổng kết các quan điểm

12

© 2006 Computer World.,jsc Title…….. | Cworld Proprietary Information

Phanmemgiaoduc.com.vn Making life better

Cách truyền đạt

(cid:0) Cho dù bạn nói gì và trình bày gì, đó vẫn là bạn, bản thân bạn sẽ quyết định có duy trì được sự chú ý của người nghe hay không. Có 5 yếu tố quan trọng của ngôn ngữ cơ thể sẽ mang lại sự chú ý trong khi thuyết trình:

 Ánh mắt

 Âm điệu

 Sự diễn tả

 Cơ thể

13

© 2006 Computer World.,jsc Title…….. | Cworld Proprietary Information

Phanmemgiaoduc.com.vn Making life better

Ngôn ngữ cơ thể

Đừng đứng trước màn chiếu trong khi máy chiếu đang bật “CƯỜI” Trang phục phù hợp Di chuyển linh hoạt Giao tiếp bằng ánh mắt Thở và thư giãn Đừng có khóa tay của bạn Giao tiếp với khán giản Kết thúc một cách rõ ràng

14

© 2006 Computer World.,jsc Title…….. | Cworld Proprietary Information

Phanmemgiaoduc.com.vn Making life better

Mặc cái gì???

Nguyên tắc bất biến

Nhìn lại tổng thể dung nhan của bạn, kiểm tra lại mọi chi tiết, bắt đầu từ đầu và kết thúc ở chân

Kiểu tóc

Trang điểm

Trang phục

15

© 2006 Computer World.,jsc Title…….. | Cworld Proprietary Information

Phanmemgiaoduc.com.vn Making life better

3 nguyên tắc căn bản

Sử dụng dấu hiệu dễ nhận biết khi có thể

 Sử dụng kiểu chữ to và in đậm cho tiêu đề  Không nhiều hơn 2 kiểu phông chữ  Arial, Comic Sans thường được dùng hơn Times New

Roman

 Biểu đồ, hình ảnh…cần được sử dụng, xong lưu ý sự

rõ ràng (rút gọn đơn vị, tỉ lệ…)

 Hiệu ứng: Blinds, Boxes, Checkerboards, Dissolves &

Wipes

 Nên: ghi chú, đồng hồ

16

© 2006 Computer World.,jsc Title…….. | Cworld Proprietary Information

Phanmemgiaoduc.com.vn Making life better

3 nguyên tắc căn bản

 Nhắc lại, tập lại, tổng duyệt

“If you fail to prepare, you are prepared to fail”

 Tập theo khung thời gian cho phép  Tập diễn thuyết như thật ít nhất 4 lần  Ghi nhớ ý chính  Quay hoặc thu âm lại bản thân

17

© 2006 Computer World.,jsc Title…….. | Cworld Proprietary Information

Phanmemgiaoduc.com.vn Making life better

3 nguyên tắc căn bản

 Nguyên tắc số #

 Chúng ta nhớ ba điều  Có ba phần trong bài thuyết trình  Ít hơn là chưa đủ

18

© 2006 Computer World.,jsc Title…….. | Cworld Proprietary Information

Phanmemgiaoduc.com.vn Making life better

Vượt qua sự sợ hãi khi nói trước đám đông

9 P's:  “Đầu tư đúng mức cho bài thuyết trình sẽ giảm đi những lỗi không đáng có của

nhà thuyết trình khi trình bày”.

 Biết địa điểm  Hiểu được tài liệu của bạn  Học cách thư giãn  Hình tượng hóa bài thuyết trình của bạn  Tập vào thông điệp của bạn  Sử dụng kỹ năng lôi kéo khán giả vào cuộc  Nhớ tên của khán giả và sử dụng  Gây sự tôn trọng bằng cách nói về Kinh nghiệm, bằng cấp và thành công…  Sử dụng ánh mắt để tạo sự gần gũi.  Thu thập thông tin về khán giả nếu được  Lưu ý “giao diện” (trang phục đúng mực, không thái quá, thỏai mái)  Sử dụng phong cách riềng, đừng bắt chước ai

19

© 2006 Computer World.,jsc Title…….. | Cworld Proprietary Information

Phanmemgiaoduc.com.vn Making life better

12 dấu hiệu thất bại

Bắt đầu nhìn xuống Sờ hoặc lau mặt, tay, tóc Mắt đờ đẫn nhìn vào màn hình Sốt ruột Ngáp Đập nhẹ sổ tay Ghi chép liên miên Thở hắt Ngồi ngửa ra ghế và khoanh tay Nhìn quanh khán phòng Nói chuyện Nhịp chân

20

© 2006 Computer World.,jsc Title…….. | Cworld Proprietary Information

Phanmemgiaoduc.com.vn Making life better

Mẹo nhỏ cho kỹ năng thuyết trình hiệu quả

21

© 2006 Computer World.,jsc Title…….. | Cworld Proprietary Information

Phanmemgiaoduc.com.vn Making life better

Mẹo nhỏ cho kỹ năng thuyết trình hiệu quả

Duy trì liên hệ bằng mắt Khẳng định được vị trí Điều khiển linh hoạt âm lượng của bạn Ngắt giọng, ngừng nghỉ hợp lý Đừng chỉ đứng để đọc lại bài thuyết trình Phát bản tóm tắt Chuẩn bị và hãy tự tin Sử dụng: dẫn chứng sinh động, câu truyện, câu hỏi, phim, ví dụ…

22

© 2006 Computer World.,jsc Title…….. | Cworld Proprietary Information

Phanmemgiaoduc.com.vn Making life better

Mẹo và kỹ năng

Truyền đạt • Nếu bạn có bản tóm tắt, đừng chỉ đọc từ nó.

• Đừng đút cả hai tay vào túi quần quá lâu

• Nói với khán giả, chứ không phải với màn chiếu.

• Nói to và rõ đủ để mọi người nghe

• Ghi nhớ tên của những người tham gia càng nhanh càng tốt

• Đi vòng quanh phòng khi bạn thuyết trình

• Liệt kê và trao đổi về mục đích của bạn ngay khi bắt đầu bài thuyết

trình

23

• Đến sớm nhất và về muộn nhất

© 2006 Computer World.,jsc Title…….. | Cworld Proprietary Information

Phanmemgiaoduc.com.vn Making life better

Kế hoạch chuẩn bị

Kiểm tra trước khi thuyết trình

 Kiểm tra việc bố trí chỗ ngồi của khán giả. Nếu nó không hợp lý đối

với bạn, thay đổi ngay

 Kiểm tra sân khấu, bục phát biểu. Cân nhắc xem bạn sẽ bố trí mọi

thứ như thế nào để tiện cho bài thuyết trình

 Hình tượng hóa lời nói của bạn & cố gắng ghi nhớ tên của khán giả.

 Đảm bảo mọi thiết bị hỗ trợ luôn sẵn sàng

24

© 2006 Computer World.,jsc Title…….. | Cworld Proprietary Information

Phanmemgiaoduc.com.vn Making life better

Kế hoạch chuẩn bị

của bạn chưa?

Thuyết trình  Bài giới thiệu của bạn đã thu hút được người nghe và giải thích về mục đích  Và bạn có từng bước là rõ từng quan điểm một cách mạch lạc?  Điểm quan trọng nhất có cần nhiều dẫn chứng minh họa?  Kết luận đã đủ tính thuyết phục?  Kết luận và mở đầu của bạn có thống nhất?

Thuyết phục  Bạn có đủ thông thái về chủ đề trong bài thuyết trình của mình?  Bạn có những ghi chú nào không ?

25

© 2006 Computer World.,jsc Title…….. | Cworld Proprietary Information

Phanmemgiaoduc.com.vn Making life better

Nguyên tắc KISS

 Keep It Short and Simple  Chỉ nêu điểm chính

 Mỗi trang là một vấn đề

 Câu và từ ngắn gọn, xúc tích

 Giọng nói truyền cảm

 Đánh dấu những con số

26

© 2006 Computer World.,jsc Title…….. | Cworld Proprietary Information

Phanmemgiaoduc.com.vn Making life better

Make it Big (Text)

This is Arial 12

Too Small

  This is Arial 18  This is Arial 24  This is Arial 32  This is Arial 36 This is Arial 44

27

© 2006 Computer World.,jsc Title…….. | Cworld Proprietary Information

Phanmemgiaoduc.com.vn Making life better

Make It Big (How to Estimate)

 Look at it from 2 metres away

2 m

28

© 2006 Computer World.,jsc Title…….. | Cworld Proprietary Information

Phanmemgiaoduc.com.vn Making life better

Falling Leaves Observed

Christchurch Dunedin Wellington

January 11,532,234 14,123,654 3,034,564

February 1,078,456 12,345,567 16,128,234

March 17,234,778 6,567,123 16,034,786

April 16,098,897 10,870,954 7,940,096

May 8,036,897 10,345,394 14,856,456

June 16,184,345 678,095 4,123,656

July 15,347,934 8,890,345 18,885,786

Too detailed !

August 8,674,234 18,107,110 17,230,095

September 4,032,045 18,923,239 9,950,498

October 2,608,096 9,945,890 5,596,096

November 5,864,034 478,023 6,678,125

29

December 12,234,123 9,532,111 3,045,654

© 2006 Computer World.,jsc Title…….. | Cworld Proprietary Information

Phanmemgiaoduc.com.vn Making life better

Falling Leaves in Millions

In 106 Christchurch Dunedin Wellington

January 11 14 3

February 1 12 16

March 17 6 16

April 16 10 7

May 8 10 14

June 4 16 0

July 18 15 8

Much Simpler

August 8 18 17

September 4 18 9

October 2 9 5

November 5 0 6

30

December 12 9 3

© 2006 Computer World.,jsc Title…….. | Cworld Proprietary Information

Phanmemgiaoduc.com.vn Making life better

Falling Leaves

50

Wellington

45

Dunedin

40

Christchurch

35

30

25

20

Too detailed !

15

10

5

0 January

February

March

April

May

June

July

August

September

October

November December

31

© 2006 Computer World.,jsc Title…….. | Cworld Proprietary Information

Phanmemgiaoduc.com.vn Making life better

Falling Leaves

50

Wellington Dunedin Christchurch

40

30

20

Much Simpler

10

0 January

March

May

July

September

November

32

© 2006 Computer World.,jsc Title…….. | Cworld Proprietary Information

Phanmemgiaoduc.com.vn Making life better

Keep It Simple (Picture)

 Gây mất tập trung

Website: www.phanmemgiaoduc.vn

33

© 2006 Computer World.,jsc Title…….. | Cworld Proprietary Information