L U Đ QUY TRÌNH MUA HÀNG C A M T CÔNG TYƯ Ồ Ủ Ộ
Mua hàng là m t trong nh ng ho t đng quan tr ng c a công ty. Công ty có quyộ ữ ạ ộ ọ ủ
trình mua hàng t t s giúp công ty ho t đng s n xu t kinh doanh tr n tru và hi u qu .ố ẽ ạ ộ ả ấ ơ ệ ả
C th quy trình mua hàng c a m t công ty t t s có đc ngu n hàng đm b o choụ ể ủ ộ ố ẽ ượ ồ ả ả
ho t đng s n xu t kinh doanh, giúp cho ho t đng s n xu t kinh doanh đc ti n hànhạ ộ ả ấ ạ ộ ả ấ ượ ế
thu n l i. T đó vi c cung ng hàng hóa di n ra liên t c, n đnh, tránh đt đo n. Bàiậ ợ ừ ệ ứ ễ ụ ổ ị ứ ạ
vi t d i đây s gi i thi u các ki n th c v l u đ quy trình mua hàng c a m t công ty.ế ướ ẽ ớ ệ ế ứ ề ư ồ ủ ộ
1. Quy trình mua hàng c a m t công ty là gì?ủ ộ
Quy trình mua hàng c a công ty là các b c th c hi n ho t đng mua hàng theo m t trình tủ ướ ự ệ ạ ộ ộ ự
nh t đnh d a và tính ch t nghi p v cũng nh quy đnh c a công ty đó.ấ ị ự ấ ệ ụ ư ị ủ
2. Đc đi m quy trình mua hàng c a m t công tyặ ể ủ ộ
Khi công ty áp d ng quy trình mua hàng thì s có nh ng u và nh c đi m nh t đnh, d iụ ẽ ữ ư ượ ể ấ ị ướ
đây là m t s u đi m và nh c đi m c a quy trình mua hàng:ộ ố ư ể ượ ể ủ
u đi mƯ ể
Đn gi n hóa các b c công vi c mua hàng ph c t p.ơ ả ướ ệ ứ ạ
D dàng tăng năng su t và quy mô s n xu t.ễ ấ ả ấ
Kh năng c i ti n d dàng đ tăng năng su t và ch t l ng mua hàng.ả ả ế ễ ể ấ ấ ượ
Có th ph thông hóa yêu c u chuyên môn khi tuy n d ng.ể ổ ầ ể ụ
D t ch c ho c g n k t thành dây chuy n ho t đng, dây chuy n s n xu t.ễ ổ ứ ặ ắ ế ề ạ ộ ề ả ấ
D ki m tra, giám sát và đánh giá ho t đng mua hàng vì k t thúc b c côngễ ể ạ ộ ế ướ
vi c c a ng i này s là b t đu b c làm vi c c a ng i khác, nên n u có saiệ ủ ườ ẽ ắ ầ ướ ệ ủ ườ ế
xót thì r t d dàng n m b t và ki m tra l i cũng s đn gi n h n.ấ ễ ắ ắ ể ạ ẽ ơ ả ơ
D ng phó khi kh ng ho ng nhân s vì đã có quy trình công vi c c th nênễ ứ ủ ả ự ệ ụ ể
r t d đào t o cho ng i m i.ấ ễ ạ ườ ớ
D b o m t vì m i nhân viên có th th c hi n m t vài b c trong quy trình.ễ ả ậ ỗ ể ự ệ ộ ướ
Th hi n s chuyên nghi p c a công ty khi làm vi c theo quy trìnhể ệ ự ệ ủ ệ
Nh c đi mượ ể
Có th r c r i, r m rà v th t c hành chính khi b t bu c làm vi c theo quyể ắ ố ườ ề ủ ụ ắ ộ ệ
trình, không đc đi t t đón đu.ượ ắ ầ
Gi i h n s sáng t o khi ph i làm vi c theo quy trình.ớ ạ ự ạ ả ệ
D t c ngh n, đ v khi trong quy trình có m t b c không th c hi n ho cễ ắ ẽ ổ ỡ ộ ướ ự ệ ặ
ch m tr s d n t i các b c sau không th c hi n đc ho c b ch m tr theoậ ễ ẽ ẫ ớ ướ ự ệ ượ ặ ị ậ ễ
3. L u đ quy trình mua hàng c a công tyư ồ ủ
Mua hàng là giai đo n đu tiên c a quá trình l u chuy n hàng hóa, là quan h trao điạ ầ ủ ư ể ệ ổ
gi a ng i mua và ng i bán v giá tr hàng hóa thông qua quan h thanh toán ti n hàng, làữ ườ ườ ề ị ệ ề
quá trình v n đc chuy n hóa t hình thái ti n t sang hình thái hàng hóa – doanh nghi pố ượ ể ừ ề ệ ệ
n m quy n s h u v hàng hóa, m t quy n s h u v ti n ho c có trách nhi m thanh toánắ ề ở ữ ề ấ ề ở ữ ề ề ặ ệ
ti n cho nhà cung c p.ề ấ
M i doanh nghi p ho t đng s n xu t kinh doanh khác nhau s có quy trình mua hàngỗ ệ ạ ộ ả ấ ẽ
khác nhau, nh ng v c b n quy trình mua hàng c a các công ty th ng theo các b c sau:ư ề ơ ả ủ ườ ướ
3.1 L u đ quy trình mua hàngư ồ
3.2. N i dung quy trình mua hàng c a m t công ty.ộ ủ ộ
L p “Yêu c u mua hàng”ậ ầ
Các phòng ban khi có nhu c u mua hàng hóa, d ng c , tài s n, nguyên v t li u… sầ ụ ụ ả ậ ệ ẽ
làm yêu c u g i cho phòng mua hàng đ ti n hành mua hàng đáp ng nhu c u s n xu tầ ử ể ế ứ ầ ả ấ
kinh doanh, các phi u yêu c u này do tr ng phòng hay ng i có trách nhi m đãế ầ ưở ườ ệ
duy t.ệ
Khi có “Yêu c u mua hàng”, phòng mua hàng ti n hành phân công cho nhân viên muaầ ế
hàng, tìm ki m nhà cung c p, báo giá các m t hàng.ế ấ ặ
L p “Đ ngh báo giá”ậ ề ị
T “Yêu c u mua hàng”, Phòng mua hàng ti n hành l p “Đ ngh báo giá” g i các nhàừ ầ ế ậ ề ị ử
cung c p truy n th ng ho c các nhà cung c p m i, đã tìm ki m đc theo các đi uấ ề ố ặ ấ ớ ế ượ ề
ki n các phòng ban đã yêu c u.ệ ầ
Theo dõi “Báo giá c a NCC”ủ
Nh n các báo giá t các nhà cung c pậ ừ ấ
Đánh giá nhà cung c p có kh năng đáp ng t t nh t các tiêu chí và đi u ki n đã xâyấ ả ứ ố ấ ề ệ
d ngự
L a ch n nhà cung c p cu i cùngự ọ ấ ố
Căn c vào báo giá và yêu c u đc phê duy t, Phòng Mua hàng ti n hành l p và theoứ ầ ượ ệ ế ậ
dõi “H p đng / Đn đt hàng mua”. Tùy theo đc thù c a doanh nghi p, tính ch tợ ồ ơ ặ ặ ủ ệ ấ
mua bán mà l p Đn hàng hay H p đng mua hay là ch ng t xác nh n.ậ ơ ợ ồ ứ ừ ậ
Phê duy t Báo giá c a Nhà cung c pệ ủ ấ
Các báo giá c a NCC s đc BLĐ xét duy t d a trên các thông tin sau:ủ ẽ ượ ệ ự
So sánh báo giá và các đi u ki n mua hàng cùng m t m t hàng c a các nhà cungề ệ ộ ặ ủ
c p khác nhauấ
So sánh báo giá m i v i báo giá cũ cho cùng m t m t hàng c a các nhà cung c pớ ớ ộ ặ ủ ấ
khác nhau
L p “H p đng/ Đn hàng mua”ậ ợ ồ ơ
Khi ch n đc nhà cung c p s ti n hành l p h p đng, trên h p đng ghi nh n thôngọ ượ ấ ẽ ế ậ ợ ồ ợ ồ ậ
tin c a báo giá, đi u kho n thanh toán, l ch giao hàng. G i đn đt hàng ho c h pủ ề ả ị ử ơ ặ ặ ợ
đng cho nhà cung c p và th c hi n ký k t đn hàng ho c h p đng gi a hai bên.ồ ấ ự ệ ế ơ ặ ợ ồ ữ
Tr ng h p vi c ký h p đng có nhi u l n th c hi n, thì s l p đn hàng cho t ngườ ợ ệ ợ ồ ề ầ ự ệ ẽ ậ ơ ừ
l n th c hi n. Thông tin trên đn hàng cũng t ng t các đi u kho n trên h p đngầ ự ệ ơ ươ ự ề ả ợ ồ
Chuy n “H p đng/ Đn hàng mua” cho các b ph n liên quan theo dõi: K toán cănể ợ ồ ơ ộ ậ ế
c thanh toán, theo dõi công n , B ph n kho theo dõi quá trình nh p hàng v kho.ứ ợ ộ ậ ậ ề
L p “Đ ngh nh p hàng” và “Đ ngh ki m hàng”ậ ề ị ậ ề ị ể
Đ chu n b cho khâu nh p hàng theo l ch, phòng mua hàng l p “Đ ngh nh p hàng”ể ẩ ị ậ ị ậ ề ị ậ
và “Đ ngh ki m hàng” g i các phòng ban liên quan theo dõi th c hi n.ề ị ể ử ự ệ
Nh p khoậ
Khi hàng đc v n chuy n đn kho, các thông tin trên H p đng/ Đn hàng muaượ ậ ể ế ợ ồ ơ (số
l ng, thông s k thu t, quy cách…)ượ ố ỹ ậ s làm căn c đ b ph n Kho ki m tra. Cácẽ ứ ể ộ ậ ể
m t hàng không đt đúng tiêu chu n s ph n h i cho Phòng mua hàng và Phòng muaặ ạ ẩ ẽ ả ồ
hàng ti p nh n và th c hi n các b c tr l i NCC. Các m t hàng đt tiêu chu n sế ậ ự ệ ướ ả ạ ặ ạ ẩ ẽ
đc ti n hành nh p kho.ượ ế ậ
Khi hàng nh p kho, b ph n kho s nh p s l ng, còn phòng mua hàng s b sungậ ộ ậ ẽ ậ ố ượ ẽ ổ
thông tin v giáề
Thanh toán
Căn c vào đi u kho n trên h p đng và các gi y t biên b n liên quan, phòng muaứ ề ả ợ ồ ấ ờ ả
hàng s l p b h s thanh toánẽ ậ ộ ồ ơ
Phòng K toán ti p nh n và ki m tra l i, n u h p l thì ti n hành thanh toán cho Nhàế ế ậ ể ạ ế ợ ệ ế
cung c p n u không ph n h i l i phòng Mua hàng b sung/ ch nh s a.ấ ế ả ồ ạ ổ ỉ ử