QUY TRÌNH MUA HÀNG THEO ISO C A DOANH NGHI PỦ Ệ
Vi c ng d ng ISO vào trong các ho t đng c a Doanh nghi p đã t o đc cách làmệ ứ ụ ạ ộ ủ ệ ạ ượ
vi c khoa h c, chuyên nghi p, lo i b đc nhi u th t c r m rà, rút ng n th i gian vàệ ọ ệ ạ ỏ ượ ề ủ ụ ườ ắ ờ
gi m thi u chi phí, đng th i làm cho năng l c trách nhi m cũng nh ý th c c a CBNV nângả ể ồ ờ ự ệ ư ứ ủ
lên rõ r t. M t doanh nghi p có r t nhi u quy trình làm vi c, qu n lý trong đó quy trình muaệ ộ ệ ấ ề ệ ả
hàng là m t trong nh ng quy trình quan tr ng c a các doanh nghi p, vì v y, bài vi t này sộ ữ ọ ủ ệ ậ ế ẽ
gi i thi u chi ti t h n v quy trình mua hàng theo ISO c a các doanh nghi p.ớ ệ ế ơ ề ủ ệ
1. ISO là gì?
ISO là tên vi t t t c a T ch c Qu c t vế ắ ủ ổ ứ ố ế ề
tiêu chu nẩ hoá (International Organization for Standardization), đc thành l p vào nămượ ậ
1946 và chính th c ho t đng vào ngày 23/02/1947, nh m m c đích xây d ng các tiêu chu nứ ạ ộ ằ ụ ự ẩ
v s n xu t, th ng m i và thông tin.ề ả ấ ươ ạ ISO có tr s Geneva (Th y Sĩ) và là m t t ch cụ ở ở ụ ộ ổ ứ
Qu c t chuyên ngành có các thành viên là các c quan tiêu chu n Qu c gia c a h n 150ố ế ơ ẩ ố ủ ơ
n c. Vi tướ ệ Nam gia nh p ISO vào năm 1977, là thành viên th 77 c a t ch c này.ậ ứ ủ ổ ứ
Tu theo t ng n c, m c đ tham gia xây d ng các tiêu chu n ISO có khác nhau. ỳ ừ ướ ứ ộ ự ẩ Ở
m t s n c, t ch c tiêu chu n hoá là các c quan chính th c hay bán chính th c c a Chínhộ ố ướ ổ ứ ẩ ơ ứ ứ ủ
ph . T i Vi t Nam, t ch c tiêu chu n hoá là T ng c c Tiêu chu n Đo l ng Ch t l ng,ủ ạ ệ ổ ứ ẩ ổ ụ ẩ ườ ấ ượ
thu c B Khoaộ ộ h cọ và Công ngh . M c đích c a các tiêu chu n ISO là t o đi u ki n cho cácệ ụ ủ ẩ ạ ề ệ
ho t đng trao đi hàng hoá và d ch v trên toànạ ộ ổ ị ụ c uầ tr nên d dàng, ti n d ng h n và đtở ễ ệ ụ ơ ạ
đc hi u qu . T t c các tiêu chu n do ISOượ ệ ả ấ ả ẩ đtặ ra đu có tính ch t t nguy n. Tuy nhiên,ề ấ ự ệ
th ng các n c ch p nh n tiêu chu n ISO và coi nó có tính ch t b t bu c.ườ ướ ấ ậ ẩ ấ ắ ộ
Có nhi u lo i ISO:ề ạ
Hi n nay h th ng qu n lý ch t l ng ISO 9001:2000 đã phát hành đn phiên b n th 4:ệ ệ ố ả ấ ượ ế ả ứ
ISO 9000 (1987),
ISO 9000 (1994),
ISO 9001 (2000),
ISO 9001 (2008)
Ngoài ra còn nhi u lo i khác nh :ề ạ ư
ISO14001:2004 H th ng qu n lý môi tr ng.ệ ố ả ườ
OHSAS18001:1999 H th ng qu n lý v sinh và an toàn công vi c.ệ ố ả ệ ệ
SA 8000:2001 H th ng qu n lý trách nhi m xã h iệ ố ả ệ ộ
2. Quy trình mua hàng theo ISO c a các doanh nghi pủ ệ
M t công ty áp d ng quy trình mua hàng theo ISO s bu c ph i đánh giá k l ngộ ụ ẽ ộ ả ỹ ưỡ
nh ng nhà cung c p tr c khi mua hàng l n đu tiên và ph i liên t c theo dõi t t c các đtữ ấ ướ ầ ầ ả ụ ấ ả ặ
đn hàng ti p theo. Nh v y, công ty s sàng l c và l a ch n đc nh ng nhà cung c p t tơ ế ờ ậ ẽ ọ ự ọ ượ ữ ấ ố
nh t, phù h p nh t v i mình và gi m r i ro đi v i nguyên v t li u mua vào. Sau đây, chúngấ ợ ấ ớ ả ủ ố ớ ậ ệ
ta cùng tìm hi u v quy trình mua hàng theo ISO c b n c a m t doanh nghi p s n xu t:ể ề ơ ả ủ ộ ệ ả ấ
Di n gi i quy trình mua hàng theo ISOễ ả
1.1. L p Đ ngh mua hàngậ ề ị
Các b ph n khi có nhu c u s d ng v t t /nguyên ph li u ph c v s n xu t kinhộ ậ ầ ử ụ ậ ư ụ ệ ụ ụ ả ấ
doanh, l p đ ngh mua hàng g i Phòng mua hàng.ậ ề ị ử
T đ ngh mua hàng, tr ng Phòng mua hàng s phân công cho nhân viên trong phòngừ ề ị ưở ẽ
đ ti n hành tìm nhà cung c p.ể ế ấ
1.2. Tìm ki m, l a ch n Nhà cung c pế ự ọ ấ
Đi v i Nhà cung c p truy n th ng: Phòng mua hàng g i Đn đt hàng ho c thôngố ớ ấ ề ố ử ơ ặ ặ
báo v i Nhà cung c p, hai bên th a thu n, th ng nh t và ti n hành mua theo qui đnh.ớ ấ ỏ ậ ố ấ ế ị
Đi v i Nhà cung c p m i: Phòng mua hàng liên h , tìm hi u các Nhà cung c p (NCC)ố ớ ấ ớ ệ ể ấ
có kh năng cung ng, đ ngh NCC báo giá. Phòng mua hàng thu th p ít nh t 02 báoả ứ ề ị ậ ấ
giá đ xem xét, đ xu t Ban lãnh đo l a ch n Nhà cung c p.ể ề ấ ạ ự ọ ấ
Tr ng h p có nhu c u ký k t H p đng thì hai bên th a thu n, ký k t.ườ ợ ầ ế ợ ồ ỏ ậ ế
Tr ng h p không c n H p đng thì Công ty thông báo ý ki n đng ý v i NCCườ ợ ầ ợ ồ ế ồ ớ
ho c ký xác nh n vào báo giá đ làm c s mua hàng.ặ ậ ể ơ ở
Sau khi l a ch n Nhà cung c p có kh năng đáp ng đc các yêu c u c a Công tyự ọ ấ ả ứ ượ ầ ủ
v : s l ng/ch t l ng/ch ng lo i/ngu n g c xu t x /d ch v sau bán hàng,.. và trênề ố ượ ấ ượ ủ ạ ồ ố ấ ứ ị ụ
c s b n đăng ký c a Nhà cung c p, Phòng mua hàng l p Danh sách nhà cung c pơ ở ả ủ ấ ậ ấ
đc duy t.ượ ệ
Các NCC đc l a ch n, Phòng mua hàng c p nh t vào Danh sách NCC.ượ ự ọ ậ ậ
1.3. L p Đn đt hàng mua/ H p đng muaậ ơ ặ ợ ồ
Sau khi Ban lãnh đo phê duy t NCC và th ng nh t mua hàng, Phòng mua hàng ti nạ ệ ố ấ ế
hành l p Đn hàng/ H p đng mua và g i đn NCC ho c liên h NCC đ xác đnh vi c muaậ ơ ợ ồ ử ế ặ ệ ể ị ệ
hàng. Trình Ban lãnh đo xem và ký k t Đn hàng/ H p đng mua.ạ ế ơ ợ ồ
1.4. Nh n hàng và ki m traậ ể
Phòng mua hàng chuy n Đn hàng/ H p đng mua hàngể ơ ợ ồ (n u có)ế cho Th kho và Kủ ế
toán.
Phòng mua hàng liên h v i Nhà cung c p đ xác đnh th i đi m nh p hàng, thông báoệ ớ ấ ể ị ờ ể ậ
cho Th kho, các b ph n có liên quan đ chu n b nh p hàng.ủ ộ ậ ể ẩ ị ậ
Khi hàng hóa đc nh p v Kho công ty, Th kho v t t có trách nhi m ki m tra v tượ ậ ề ủ ậ ư ệ ể ậ
t , hàng hóa v kho. N u hàng hóa đúng yêu c u thì ti n hành nh p kho. N u khôngư ề ế ầ ế ậ ế
đúng yêu c u, th kho thông báo ngay cho nhân viên mua hàng làm vi c v i Nhà cungầ ủ ệ ớ
c p đ th c hi n thay th / s a ch a. Tr ng h p ph i tr l i hàng hóa cho Nhà cungấ ể ự ệ ế ử ữ ườ ợ ả ả ạ
c p, nhân viên mua hàng làm đ ngh cho mang hàng ra ngoài c ng theo quy đnh c aấ ề ị ổ ị ủ
Công ty.
Nhân viên mua hàng khi giao l i hàng cho Nhà cung c p, ph i th c hi n ký xác nh nạ ấ ả ự ệ ậ
v s l ng/ch t l ng/tình tr ng hàng hóa khi tr l i.ề ố ượ ấ ượ ạ ả ạ
Hàng hóa sau khi đc đi l i, th kho v t t th c hi n theo trình t quy đnh nhượ ổ ạ ủ ậ ư ự ệ ự ị ư
trên.
K t thúc nh p hàng, th kho v t t và các phòng ban/ b ph n liên quan có tráchế ậ ủ ậ ư ộ ậ
nhi m ký vào Biên b n nghi m thu, giao nh n v t t theo quy đnh.ệ ả ệ ậ ậ ư ị
1.5. Thanh toán, l u tr h sư ữ ồ ơ
Phòng K toán th c hi n th t c thanh toán theo H p đng ho c th a thu n v i Nhàế ự ệ ủ ụ ợ ồ ặ ỏ ậ ớ
cung c p và l u tr h s k toán theo qui đnh.ấ ư ữ ồ ơ ế ị
Phòng k toán t p h p, l u tr các h s liên quan v công tác mua hàng.ế ậ ợ ư ữ ồ ơ ề
H s thanh toán/hoàn t m ng g m cóồ ơ ạ ứ ồ
Đ ngh mua hàngề ị
B ng đánh giá và trình duy t mua hàng (đính kèm chào giá c a nhà cung c p)ả ệ ủ ấ
Xác nh n/Đn đt hàng/H p đng muaậ ơ ặ ợ ồ
Biên b n nghi m thu giao nh n s l ng/ch t l ng v t t nh p vả ệ ậ ố ượ ấ ượ ậ ư ậ ề
Ch ng t t m ng (n u có)ứ ừ ạ ứ ế
Các ch ng t khác theo quy đnh v qu n lý tài chính c a Công ty.ứ ừ ị ề ả ủ
Giao nh n ch ng t thanh toánậ ứ ừ
Nhân viên mua hàng trong n c có trách nhi m l p đy đ b h s thanhướ ệ ậ ầ ủ ộ ồ ơ
toán/hoàn t m ng, g i Tr ng phòng mua hàng xem xét, ký duy t và chuy nạ ứ ử ưở ệ ể
Phòng K toán thanh toán cho nhà cung c p.ế ấ
-H s mua hàng đc l u t i Phòng mua hàng /Phòng Tài chính k toán theoồ ơ ượ ư ạ ế
ch c năng công vi cứ ệ
-Th i h n l u gi : 05 năm.ờ ạ ư ữ
1.6. Theo dõi, đánh giá l i Nhà cung c p:ạ ấ
Trong quá trình mua, ti p nh n, nh p hàng, Phòng mua hàng theo dõi tình hình cungế ậ ậ
c p và m c đ đáp ng các yêu c u c a Nhà cung c p đ làm c s xem xét, đánh giáấ ứ ộ ứ ầ ủ ấ ể ơ ở
l i (khi có nhu c u mua ti p theo – hàng năm ho c đt xu t khi có nhu c u).ạ ầ ế ặ ộ ấ ầ
K t qu xem xét đánh giá l i, đc c p nh t vào Danh sách Nhà cung c p.ế ả ạ ượ ậ ậ ấ