Một số lưu ý cần tránh để
kế hoạch tổ chức sự kiện
của bạn diễn ra thành công
Lên kế hoạch tổ chức skiện là m
ột nhiệm v khó khăn, ngay cả đối với
những người có nhiều kinh nghiệm. Có một số sai lầm mà ngư
ời tổ chức
s kiện thường gặp và c
n phải tránh nếu muốn giảm thiểu tối đa
những rủi ro và skiện diễn ra thành công.
Lựa chọn địa điểm không thích hợp
Ph
n lớn ngân sách của bạn khả năng để chi cho c địa đim, do
đó, việc lựa chọn một địa đim tốt nhất r
ất quan trọng. Khi bạn đang n
nhắc lựa chọn của mình, hãy chắc chắn rằng bạn có bng dự tkinh phí đ
đủ và hoàn chỉnh từ việc thuê phòng họp, phục vụ ăn uống v
à các chi phí
phát sinh khác.
điu quan trọng hơn hết là bạn nên ki
m tra tất cả các chi ptiềm năng
trước khi cam kết một địa điểm. Thông thường, những ngư
i chịu trách
nhim lập kế hoạch một sự kiện thường gặp k khăn và sai lm khi
so
sánh gia các lựa chọn ưu tiên. Dựa vào kinh nghim từ các sự kin trước v
à
bản phân tích chi phí cũng như rủi ro để bảo đảm tất cc chi p
phát sinh
có thể có và sự so sánh này sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều.
Các thông điệp và mục tiêu không rõ ràng
Tất ccác sự kiện cn phải mục tiêu ràng để thu hút gây n
ng
cho đi tác, nhà i trcũng như những người tham dự. Đây là m
ột trong
những yếu tố quan trọng và mang tính quy
ết định. Chẳng hạn, khi tổ chức s
kiện trình din thời trang tóc. Đầu tiên, cần phải xác định chủ đề và m
ục
đích của chương trình. Chẳng hạn như tập trung vào việc giới thiệu các ki
tóc thông qua các người mẫu. Hay là bao g
m cả kĩ ng trang điểm, hội
thảo về kĩ năng cắt tóc, cuộc thi giữa các nhà tạo mẫu tóc chuyên nghi
p,
hay các buổi tạo kiểu tóc miễn phí và các quầy hàng của nhà cung c
ấp n
các sản phẩm về tóc.
Bạn phải chắc chắn rng các thông điệp và mục tiêu là rõ ràng và nhất quán.
Thất bại trong việc chia s thông tin
Trong một i trường hợp, có thể ngư
i ta không nhất thiết phải biết tất cả
mọi thứ nhưng việc chia sthông tin rộng rãi để tiếp cận đúng đối
ng
mục tiêu là rất quan trọng nếu bạn muốn s kiện diễn ra thành công.
Bạn nên chia s mục tiêu của s kiện với tất cả những người li
quan t việc cung cấp c sn phẩm và d
ch vụ (bao gồm c các ng ty
phục vụ, các chuyên gia, các quan chức và nhân schủ chốt tại địa đim).
Một kế hoạch mang tính chiến lược sẽ giúp bạn tránh những sai lầm
không
đáng có. Nếu những người khác đang tham gia vào việc phát triển và th
ực
hiện kế hoạch này, h sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian bng cách gi
i
thích nhng chi tiết quan trọng cho các đối tác.
Không kiểm tra cn thận
Tất ccác chi tiết phải được kim tra liên tc và liên tục. Điều này đ
ặc biệt
quan trọng khi mà các dịch vụ với các nhà cung cấp dch vụ đ
ã
được đặt trước khi s kin xảy ra nhiều tháng. Các dịch vụ đư
ợc đặt đúng
thời điểm sẽ giúp bạn được giá hợp và cnh tranh. Tuy nhiên, b
n
không thlường trước được hết c rủi ro vì v
y cần phải kiểm tra thật cn
thận tcác chi tiết nhỏ như: trang thiết bâm thanh ánh sáng, ngư
i mu,
MC, PG . Đi
ều đó sẽ giúp bạn kịp thời nắm bắt những khó khăn của đội
và đưa ra biện pháp giải quyết kịp thời.
Đừng để vẻ ngoài che mắt bạn
Đọc tất cả mọi thứ klưỡng, điều này bao g
m các bản in đẹp! Bạn đang
thiết lập cho mình (và công ty của bạn) cho rủi ro tài chính có thxảy ra
vậy mọi thứ cần được cam kết và ghi thật rõ rang, chi tiết trong h
ợp
đồng. Tt nhiên, các đối tác bạn chọn là nhng người đãm
i quan hệ hợp
tác tốt với bạn uy tín được đặt lên hang đầu nhưng kng th
thoả thuận
ming dù bn đối tác có thân đến mức nào đi nữa. c văn bản và h
ợp
đồng không chỉ sở đánh giá chất ng sự kin mà còn là cơ s
ở pháp lý
khibất kỳ rủi ro nào xảy ra.
Chọn sai nhà cung cấp
Trước khi đặt phòng các đối c cung cấp dịch vụ (chẳng hạn nh
ư c
công ty thuê xe skiện, giải trí, các công ty phục vụ, vv), bạn nên ki
m tra
chất lượng tmọi nguồn thông tin mà bn có thể tiếp cận th
ật tốt khi
th tham khảo tnhững người đã tng sdụng chúng. Bn thhọc đư
ợc
rất nhiều tkinh nghiệm của người khác và khi gặp phải tình huống t
ương
tự, kinh nghiệm đó sẽ nhắc nhở bạn và rất có ích để bạn tham khảo.
Các đối c, khách hàng của bạn hoàn toàn không bi
ết ai cung cấp dch vụ
cho bn. Vì vy, những sai sót tkhâu trang trí, thực đơn sẽ làm gi
m uy
tín của bạn chứ không phải nhà cung cp. Cho nên y m nghiên c
ứu k
lưỡng và cẩn thận, đồng thời mọi thứ cần cam kết rõ rang bng văn bản v
ì uy