Mời họp sao cho chuyên nghiệp?

Có rất nhiều cách để mời ai đó tham dự một cuộc họp nội bộ như:

gửi thư điện tử hoặc dán thông báo trên bảng tin của công ty. Nếu

cuộc họp này được thông báo vào cuối buổi họp trước, thì một

thông báo nhắc nhở là vô cùng quan trọng. Bản thông báo ấy có

thể ở dạng thư điện tử hoặc thông báo nội bộ. Những tuyên bố

hoặc thông báo miệng luôn cần có văn bản viết đi kèm, trong đó có

ghi rõ ngày giờ, địa điểm, thời gian và mục đích của cuộc họp.

Ngoài ra, văn bản viết này cũng cần nêu rõ những ai sẽ cần tham

dự cuộc họp. Nếu bạn dự định phân công ai đó thực hiện công việc

gì, hãy liên lạc riêng và thông báo với người đó về nhiệm vụ họ sẽ

đảm đương. Dưới đây là mẫu thư mời họp và thông báo nội bộ của

cùng một cuộc họp mà các bạn có thể tham khảo.

Mẫu thư điện tử mời họp

To: jane@paristours.com

Cc: kana@paristours.com; thomas@paristours.com;

nolan@paristours.com

From: pierre@paristours.com

Subject: Meeting

Hi Everyone,

We will be having a meeting next Friday from 2:00 PM-4:00 PM

in Room 3. All supervisors are expected to attend. The purpose of

the meeting is to discuss the upcoming tourist season. As you

probably have heard, this could be our busiest season to date.

There are already twenty bus tours booked from Japan, and fifteen

walking tours booked from North America. We are also expecting

Korean and Australian tours in late summer. Please make

arrangements to have other staff members cover your duties during

the meeting.

Thank you,

Pierre

(Chào các bạn!

Chúng ta sẽ có một cuộc họp vào thứ sáu tới từ 2 giờ đến 4 giờ

chiều tại phòng số 3. Tất cả các giám sát viên đều phải có mặt.

Mục đích của cuộc họp là thảo luận về mùa du lịch sắp tới. Như

các bạn đều thấy, đây có thể nói là mùa bận rộn nhất trong năm của

chúng ta. Đã có 29 tua du lịch bằng xe buýt được khách du lịch

Nhật Bản đặt vé, và 15 tua du lịch đi bộ được khách Bắc Mỹ đặt

trước. Có thể chúng ta sẽ có những tua đặt trước từ Hàn Quốc và

Úc vào cuối mùa hè. Mong các bạn sẽ sắp xếp nhờ các nhân viên

đảm đương công việc của mình khi các bạn đi họp.

Xin cảm ơn!