Một số phương pháp làm việc nhóm

Chia sẻ: Hoàng Quang Thỏa | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:57

Thêm vào BST

Báo xấu

996
lượt xem 472
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài học cung cấp một số kiến thức và kỹ năng cần thiết để: • Học viên nhận thức được cách thức tổ chức, lên kế hoạch và tiến hành một cuộc họp nhóm. • Học viên biết cách xử lý một số rắc rối thông thường trong khi họp nhóm. • Học viên biết vận dụng một số phương pháp để làm việc nhóm, thúc đẩy các cuộc thảo luận nhóm hiệu quả và chất lượng.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Một số phương pháp làm việc nhóm

BÀI 2 MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP LÀM VIỆC NHÓM 1
MỤC TIÊU CỦA BÀI HỌC • Bài học cung cấp một số kiến thức và kỹ năng cần thiết để: • Học viên nhận thức được cách thức tổ chức, lên kế hoạch và tiến hành một cuộc họp nhóm. • Học viên biết cách xử lý một số rắc rối thông thường trong khi họp nhóm. • Học viên biết vận dụng một số phương pháp để làm việc nhóm, thúc đẩy các cuộc thảo luận nhóm hiệu quả và chất lượng. 2
NỘI DUNG 1. Vấn đề họp nhóm 2. Xử lý những rắc rối thông thường gặp của các cuộc họp nhóm 3. Phương pháp S.T.O.P. (Situation – Target – Options – Plan) trong làm việc nhóm 4. Phương pháp Brainstorming 5. Phương pháp Greenlighting 3
1. VẤN ĐỀ HỌP NHÓM Nhiều lời phàn nàn về các cuộc họp - Họp tốn thời gian, tốn năng lượng và các nguồn lực khác - Họp thật là buồn tẻ - Họp là nơi tụ tập để mọi người phát biểu hoặc không nói gì và sau đó chẳng ai chấp thuận - Họp là rất cần thiết khi bạn chẳng muốn đạt được bất cứ điều gì 4
1.1. MỘT CUỘC HỌP BỊ PHÁ HỎNG NHƯ THẾ NÀO? 6 nhân tố phá hoại cuộc họp nhóm: • Một người nói quá nhiều • Bàn quá lâu về một vấn đề • Mơ hồ, bảo thủ hoặc né tránh chủ đề • Lan man từ chủ đề này sang chủ đề khác • Tập trung công kích, chê bai người khác • Các thành viên không hoàn thành các mục tiêu công việc làm hoạt động của nhóm bị chậm lại 5
1.2 CHUẨN BỊ CHO CUỘC HỌP Mỗi cuộc họp nên có • Người lãnh đạo cuộc họp • Người điều hành • Người ghi chép nội dung, diễn biến cuộc họp (biên bản họp nhóm) o Xác định ngày, giờ, địa điểm họp cụ thể và thông báo cho các thành viên o Chuẩn bị đầy đủ các tài liệu liên quan đến chủ đề cuộc họp o Chuẩn bị giấy lật để ghi ý kiến đóng góp của những người tham dự o Chuẩn bị bảng trắng (giấy trắng khổ rộng) để ghi những “bản phác thảo” hoạt động khi các thành viên nhóm làm việc cùng nhau để hình thành và chọn lọc ý tưởng 6
• Đối với một nhóm tự quản, nên luân chuyển vai trò càng nhiều càng tốt giữa các thành viên. Việc chia sẻ vai trò sẽ giúp cuộc họp ngày càng hiệu quả và bớt mệt mỏi. • Trong cuộc họp nhóm, việc khuyến khích tự do cho tất cả mọi người là điều cần thiết nhưng chỉ nên thực hiện với những người tham gia có mục đích, phương hướng và có năng lực. 7
1.3 CÁC THÀNH VIÊN NÊN KẾT HỢP NHƯ THẾ NÀO TRONG QUÁ TRÌNH HỌP Tập trung tinh thần: Sự tập trung tinh thần của các thành viên trong cuộc họp là điều quan trọng nhất để tạo nên thành công của các nhóm. Chia sẻ ý kiến: • Nếu bạn không tham gia tích cực vào cuộc họp và chia sẻ ý kiến của mình thì nhóm sẽ không được hưởng lợi từ những gì bạn nghĩ. • Đối với những người rụt rè tới mức không bao giờ tham gia vào cuộc họp, người điều hành cần có cơ chế khuyến khích những người này phải đóng góp nhiều ý kiến hơn. 8
Lắng nghe: • Lắng nghe và hiểu người khác là điều rất quan trọng. Bạn phải kiểm soát được khoảng thời gian bạn lắng nghe trong cuộc họp. • Hãy cố gắng cân bằng sự tham gia của mình trong cuộc họp bằng cách cân bằng thời gian nghe và thời gian đóng góp ý kiến. 9
Thỏa hiệp: • Nguyên tắc chỉ đạo khi làm việc theo nhóm là bạn sẽ “giành được một số thứ và mất một số thứ”. • Sự đồng thuận của một nhóm có nghĩa là một quyết định đưa ra được toàn nhóm chấp nhận. Điều đó không hẳn vì nó là một quyết định hoàn hảo. • Đôi khi những gì nhóm của bạn muốn không hẳn là những gì bạn muốn. Nhưng nếu như quyết định của nhóm đều dựa trên những nguyên tắc và giá trị đã được thỏa hiệp, bạn hãy đồng tình với cả nhóm. Tất cả mọi quyết định đều sẽ được chỉnh sửa, do vậy bạn sẽ còn nhiều cơ hội để đóng góp ý kiến. 10
Nhận trách nhiệm: • Nhóm chỉ có thể đạt được những gì trong khả năng của họ. • Nếu nhóm của bạn không thể hoàn thành nhiều công việc, có thể phần nào là do một số thành viên đã không đảm nhận trách nhiệm được giao. • Khi bạn đưa ra một cam kết, hãy thực hiện nó. Đừng nên đưa ra những cam kết mà bạn không thể thực hiện. Hãy yêu cầu được giúp đỡ nếu bạn thấy cần thiết. 11
2. XỬ LÝ NHỮNG RẮC RỐI THƯỜNG GẶP CỦA CÁC CUỘC HỌP NHÓM • Cho dù nhóm của bạn có giỏi như thế nào, dù bạn có đề ra những tiêu chuẩn gì cho cuộc họp nhóm đi chăng nữa thì những rắc rối trong cuộc họp nhóm là điều không tránh khỏi. • Với những rắc rối của nhóm, nếu người lãnh đạo, người điều hành và các thành viên biết phản ứng kịp thời thì sẽ kiểm soát được. • Cách thức chung để xử lý những rắc rối là: o Xác định bản chất của sự rắc rối. o Nhận định những nguyên nhân tiềm ẩn. o Tìm kiếm giải pháp. 12
2.1 THÀNH VIÊN ĐẾN MUỘN Cách giải quyết: • Người điều hành hỏi rõ lý do • Người điều hành nên nhấn mạnh đến việc họp đúng giờ là cần thiết. • Tùy theo tình huống cụ thể, người điều hành có thể bắt đầu họp nhóm mà không cần phải có mặt đầy đủ cả nhóm. • Nếu là một cuộc họp quan trọng thì nên sắp xếp họp vào thời điểm bắt đầu một ngày làm việc. 13
2.2 THÁI ĐỘ TIÊU CỰC CỦA THÀNH VIÊN Thái độ tiêu cực, cãi vã, các thành viên không muốn tham gia tích cực vào các cuộc thảo luận. Cách giải quyết: • Người điều hành khuyến khích mọi người cùng tham gia như nhau • Người điều hành nên nhấn mạnh tầm quan trọng của sự hợp tác để đạt được mục tiêu • Người điều hành yêu cầu sự giúp đỡ của cả nhóm • Người điều hành nhấn mạnh lợi ích và tầm quan trọng của các cuộc họp. 14
2.3. CUỘC HỌP THIẾU SỰ ĐỒNG THUẬN Cuộc họp diễn ra quá lâu mà không đưa ra được giải pháp hoặc đạt được sự đồng thuận 15
Cách giải quyết: • Người điều hành tóm tắt các ý kiến khác nhau và các thỏa thuận đã đạt được • Duy trì động lực của nhóm bằng cách đưa ra những chỉ dẫn cụ thể • Người điều hành nhấn mạnh đến thời hạn và sự khẩn trương • Người điều hành nhanh chóng chuyển sang việc phân công những công việc cụ thể trong lần họp tới • Người điều hành kết thúc cuộc họp và hoãn chương trình đến kỳ họp sau 16
2.4. NHỮNG CÁ NHÂN CHỐNG ĐỐI Các cuộc họp nhóm có thể sẽ vấp phải những cá nhân chống đối (tích cực hoặc tiêu cực) 17
Cách giải quyết: • Người điều hành lắng nghe các mối quan tâm của họ và đưa vào kế hoạch của cuộc họp đang diễn ra hoặc những cuộc họp sau một cách thích hợp. • Người điều hành nhắc nhở các thành viên về tầm quan trọng của việc tuân theo chương trình hoặc sửa đổi nó một cách thích hợp. • Những thành viên khác gây áp lực để các cá nhân chống đối tuân theo các chuẩn mực của cuộc họp • Nhà quản lý gặp gỡ các thành viên chống đối sau cuộc họp để chỉ dẫn về cách ứng xử trong cuộc họp • Nhà quản lý gặp các thành viên chống đối sau cuộc họp để cho họ tham gia vào một dự án được quan tâm. • Nhà quản lý sử dụng hệ thống đánh giá hoạt động để đề ra mục tiêu cư xử trong khi họp 18
2.5. SỰ BUỒN TẺ TRONG CUỘC HỌP Không khí cuộc họp quá trầm, ít người tham gia phát biểu 19
Cách giải quyết: • Người điều hành phải hoạt bát hơn, yêu cầu mọi người đặt câu hỏi • Người điều hành phân công những công việc cụ thể cho từng cá nhân hoặc từng cặp thành viên để chuẩn bị cho lần họp sau. Yêu cầu họ phải chủ trì (điều hành /thảo luận/ báo cáo) về mảng việc mà họ đã được phân công ở buổi họp lần sau. • Người lãnh đạo khuyến khích các thành viên khi thuyết trình báo cáo nên sử dụng công cụ hỗ trợ nhiều hơn nữa. • Người lãnh đạo nên đưa ra nhiều chủ đề tranh luận • Nhà quản lý khuyến khích sự tham gia tích cực bằng cách luân phiên vai trò lãnh đạo, điều hành trong các cuộc họp. • Nhà quản lý khuyên các thành viên của nhóm nên ngồi cùng với các nhóm tích cực hơn • Nhà quản lý nên trao cho nhóm quyền đưa ra các quyết định quan trọng hơn. 20