Những người làm In-house Event
Nhiều công ty thường xuyên tổ chức sự kiện cho khách hàng, đại lý hoặc
các buổi họp báo hàng tuần, hàng tháng. Và đó là đất dụng võ cho
những người làm nghề Corporate Event Planner hay còn gọi là In-house
Event (tổ chức sự kiện nội bộ).
Trước kia, nhiều công ty thường giao việc tổ chức sự kiện cho phòng Hành
chánh, Marketing hay PR tổ chức. Tuy nhiên với mặt bằng chung về chất
lượng của Event ngày càng nâng cao, hơn nữa các Event cần có một người
chuyên trách thực hiện nên nhiều công ty thuê hẳn người phụ trách tổ chức
sự kiện vào làm trong công ty mình. Trong cơ cấu công ty, họ thường trực
thuộc phòng Marketing, PR hoặc được tách thành một bộ phận độc lập nếu
có vài người trở lên.
chuyển qua Dutch Lady từ vị trí Event Manager của một Agency, công việc
hiện tại của chị là lên kế hoạch các sự kiện cho công ty, quản lý, điều phối
các Agency trong việc đấu thầu, thực hiện. Với con mắt nhà nghề của người
làm Event chuyên nghiệp nhiều năm, chị có những đánh giá tinh tế về năng
lực các đối tác thực hiện Event cho công ty, cũng như quản lý, giám sát và
phối hợp thực hiện với các Event Agency một cách chặt chẽ, chuyên nghiệp
nhất.
một nhân viên tổ chức sự kiện ở một công ty phát hành game online cho biết
cô thường xuyên tổ chức offline cho game thủ và các hội nghị đại lý cho
công ty ở khắp các tỉnh thành trong cả nước, trung bình mỗi tháng có 1 đến
2 sự kiện như vậy và trong bộ phận của cô có hai người chuyên đảm trách
công việc này. Các sự kiện này thông thường là có giao lưu, trò chơi, bốc
thăm trúng thưởng, giải đáp và tư vấn kỹ thuật. Với những sự kiện lớn chẳng
hạn ra mắt game mới hay mừng sinh nhật game với những tiết mục công phu
và số lượng người tham gia lớn hơn thì công ty thuê Agency đảm trách. Lúc
đó cô chịu trách nhiệm tìm kiếm Agency, làm việc chặt chẽ với họ để tổ
chức thành công sự kiện.
Những sự kiện mà môt người làm In-house Event thường xuyên tổ chức bao
gồm hội nghị khách hàng, hội thảo, hội chợ triển lãm, sales meeting, khai
trương, team building cho nhân viên, hội nghị cuối năm... những Event này
thường đơn giản, có tính chất lặp lại nhưng diễn ra thường xuyên nên công
ty cần một người đảm trách thay vì thuê Agency. Một số lý do chính khiến
cho một công ty lựa chọn nhân viên Event In house là:
- Tiết kiệm ngân sách cho công ty: Mỗi sự kiện, nếu thuê Agency thực
hiện, họ sẽ tính thêm những chi phí như phí quản lý, chi phí lên concept và
viết kế hoạch... - mà thực ra đó chính là lợi nhuận của Agency. Với sự có
mặt của một người làm Event trong đội ngũ nhân sự, công ty có thể tiết kiệm
được đáng kể những chi phí này và họ có thể dành ngân sách để tổ chức
thêm nhiều sự kiện khác.
- Sự nhất quán trong công việc: Với lợi thế là người làm việc trong công
ty, người làm Event hiểu rõ định hướng của công ty, những gì công ty mình
cần, những điểm mạnh và điểm yếu của công ty, nên họ có thể tổ chức
những Event "đo ni đóng giày" cho công ty mình một cách hoàn hảo. Các
Agency hay Freelancer sẽ mất nhiều thời gian hơn để lĩnh hội những gì
khách hàng mong muốn, đôi khi họ lại hiểu không đúng ý hoặc do tam sao
thất bản mà những gì họ làm lại không giống như lãnh đạo công ty khách
hàng hình dung ban đầu.
- Đa năng còn hơn nhân viên tổ chức sự kiện ở Agency: Nhiều Agency có
tên tuổi chỉ lên concept, kế hoạch và giao cho các đối tác thầu phụ hỗ trợ
mình thực hiện Event còn họ thì quản lý và là đầu mối liên lạc với khách
hàng. Một số Agency nhỏ hơn thì chịu trách nhiệm thực hiện các Event tuy
vậy các hạng mục như kỹ thuật, thi công... thì có những nhà cung cấp thiết bị
nghe nhìn, thi công, cho thuê nhân sự... thực hiện. Còn một nhân viên In-
house Event có thể phải thực hiện toàn bộ Event đó với sự hỗ trợ tối thiểu
của nhà cung cấp.
Hiển, một nhân viên Event tại một trường học Anh ngữ cho biết các chi
nhánh trong trường hàng tháng thường xuyên tổ chức các buổi giao lưu dành
cho học viên nên anh phải lo từ A tới Z các hạng mục liên quan đến sự kiện.
Trong một Event cũng có một vài đồng nghiệp hỗ trợ anh thực hiện chương
trình, nhưng với vai trò người điều phối chính, anh hầu như phải nắm được
cách quản lý và giải quyết hầu hết các sự cố, cả kỹ thuật lẫn nội dung, từ cái
máy chiếu không lên hình, dàn loa tắt tiếng cho đến in ấn tài liệu hội thảo,
viết MC Script cho MC nói chuyện, hướng dẫn PG mang quà tặng ra sân
khấu thế nào cho đúng cách.
Nghề Event In house phù hợp nhất với những người bước đầu làm quen với
nghề Event. Sẽ là một lợi thế lớn nếu trước đó bạn từng tham gia các công
tác xã hội, cộng đồng tại trường học, câu lạc bộ hội nhóm.
Làm nghề Event nhìn chung là nhiều áp lực, tuy nhiên ở một công ty, áp lực
đó ít hơn vì công ty và cá nhân người làm Event có thể chủ động về kế
hoạch, thời gian và nguồn lực. Còn ở một Agency, vì tính chất phục vụ
nhiều khách hàng một lúc, sẽ có rất nhiều lúc người làm Event quá tải với
nhiều dự án liên tiếp diễn ra, yêu cầu của khách hàng và tính chất các Event
cũng đa dạng nên họ luôn luôn phải tìm tòi, thay đổi.
Những người làm In-house Event thường có xu hướng ổn định công việc
hơn những người làm ở Event Agency, tuy nhiên bên cạnh đó cũng có
những người muốn thay đổi. Sau một thời gian, nhiều người làm In-house
Event chọn con đường thăng tiến bằng cách làm In-house Event cho các
công ty lớn hơn với mức lương cao hơn, hoặc làm quản lý trong các Event
Agency một số người chuyển qua các bộ phận khác như Marketing, PR để
tìm kiếm sự mới mẻ trong công việc cũng như thử thách mình với những cơ
hội việc làm mới.
