Quản lý công việc tại văn
phòng
Từ trước đến nay, khi nói đến “quản lý kinh doanh” thường làm chúng
ta liên tưởng đến hình ảnh của một nhà lãnh đạo luôn đi đầu trong sản
xuất hoặc bán hàng. Tuy nhiên, trong thực tế thì không hẵn nhà lãnh đạo
phải có mặt ở những nơi đó mới mang lại hiệu quả cho hoạt động kinh
doanh.
Ngược lại, ông ta có thể thu được nhiều kết quả tốt hơn khi ngồi chỉ huy mọi
việc ngay tại văn phòng của mình.
Trong kinh doanh, người quản lý có năng lực luôn tạo ra sự khác biệt giữa
một doanh nghiệp được vận hành hiệu quả hoặc doanh nghiệp được bao phủ
với sự hỗn loạn và nhầm lẫn. Chỉ cần một bộ phận nào đó không được vận
hành theo quy củ thì nó sẽ ảnh hưởng đến tất cả mọi thứ trong suốt quá trình
hoạt động toàn bộ doanh nghiệp. Dưới đây là những gì bạn cần quan tâm:
1. Tất cả đều bắt đầu với kế hoạch cụ thể
Như mọi thứ khác trong doanh nghiệp, công việc kinh doanh cần được vận
hành theo một kế hoạch rõ ràng. Điều này có thể đặc biệt dễ dàng khi mọi bộ
phận trong công ty được tổ chức và phân công theo những chức năng cụ thể.
Mặc dù có không ít chủ doanh nghiệp gặt hái được thành công với cách quản
lý cảm tính và ứng phó, nhưng bạn hãy tin rằng đó chỉ là thành công nhờ vào
may mắn (nếu không muốn nói là sai lầm).
Khi xây dựng kế hoạch, bạn cũng nên tự xây dựng cho mình một thói quen
quản lý công việc xuyên suốt tại văn phòng. Điều đó thật sự quan trọng và
bạn cần nhớ rằng loại quy hoạch này không phải chỉ để hành động trong một
thời gian ngắn. Bạn nên dành một thời gian nhất định vào mỗi tuần để theo
dõi việc thực hiện kế hoạch trong toàn bộ doanh nghiệp và chắc chắn rằng nó
vẫn được áp dụng. Bạn cũng nên để các nhân viên tham gia góp ý để xây
dựng được kế hoạch thích hợp.
2. Đào tạo và xây dựng thói quen để mọi người có thể thực hiện
Một trong những khía cạnh quan trọng nhất của việc quản lý tại văn phòng là
thiết lập hệ thống quản lý và huấn luyện nhân viên. Bạn sẽ cần phải ban hành
các thủ tục để bảo đảm rằng mọi nhiệm vụ đang được thực hiện một cách nhất
quán và thường xuyên. Ngay từ khi các nhân viên khởi đầu công việc, họ phải
biết làm thế nào để vận hành hiệu quả công việc bên cạnh các loại văn bản,
thủ tục và nhiều giấy tờ khác.
Bạn nên nhấn mạnh rằng mọi thủ tục giấy tờ được xử lý ngay lập tức và
không được để nó tồn đọng. Ngoài ra, bạn nên chắc chắn rằng mọi người đều
biết xử lý những sự cố nhỏ của các thiết bị văn phòng và chủ động gọi người
có trách nhiệm khi gặp các vấn đề lớn.
3. Mọi nhân viên cần có bản mô tả công việc
Điều hành công việc tại văn phòng, có thể bạn sẽ phải quan tâm hơn đến
những vấn đề nhỏ. Chẳng hạn, nhân viên của bạn không rõ một số việc thuộc
trách nhiệm của ai nên rất có thể có những việc không được thực hiện. Khi
bạn yêu cầu mọi người đều phải có bản mô tả công việc, có nghĩa là mọi
người đều biết những gì mình phải làm và có thể phải chịu trách nhiệm nếu
bỏ quên những việc đó.
Hãy nhớ rằng khối lượng công việc cần phải được công bằng, bạn nên lưu ý
những điểm mạnh và điểm yếu của của từng người khi phân công nhiệm vụ
cho họ.
4. Hãy chắc chắn rằng tất cả công việc được thực thi và lưu trữ cẩn thận
Phần lớn công việc trong văn phòng phải được thực hiện trong ngày, thậm chí
có những việc phải hết sức khẩn trương. Một trong những con đường ngắn
nhất đi đến chổ hoạt động xáo trộn là khi bạn cho phép một số công việc được
tồn đọng.
Bạn cần phải huấn luyện mọi nhân viên cách lưu trữ hồ sơ, tài liệu thật khoa
học để khi cần, có thể truy cập nhanh chóng. Bạn không muốn phải mất nhiều
thời gian quý báo của mình để tìm kiếm một loại giấy tờ nào đó mà bạn cần,
do đó bạn không nên cho phép công việc bị tồn đọng ngày càng nhiều.
5. Uỷ thác khi thích hợp
Hầu hết các nhà quản lý doanh nghiệp đều thấy rằng họ không có đủ nhân
viên để thực thi công việc. Nếu bạn thấy rằng công việc của doanh nghiệp
mình bị quả tải và tồn đọng trong một thời gian nhất định nào đó thì bạn
không nên e ngại ủy thác hoặc thuê ngoài một số nhiệm vụ nhất định.
Hãy nhớ rằng làm quản lý là bạn đang chịu trách nhiệm thực hiện các bước
sao cho hoạt động của doanh nghiệp được vận hành hiệu quả và có tổ chức.