Quản lý công việc tại văn phòng

Chia sẻ: Nguyễn Thị T | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:5

Thêm vào BST

Báo xấu

165
lượt xem 10
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Từ trước đến nay, khi nói đến “quản lý kinh doanh” thường làm chúng ta liên tưởng đến hình ảnh của một nhà lãnh đạo luôn đi đầu trong sản xuất hoặc bán hàng. Tuy nhiên, trong thực tế thì không hẵn nhà lãnh đạo phải có mặt ở những nơi đó mới mang lại hiệu quả cho hoạt động kinh doanh. Ngược lại, ông ta có thể thu được nhiều kết quả tốt hơn khi ngồi chỉ huy mọi việc ngay tại văn phòng của mình....

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Quản lý công việc tại văn phòng

Quản lý công việc tại văn phòng Từ trước đến nay, khi nói đến “quản lý kinh doanh” thường làm chúng ta liên tưởng đến hình ảnh của một nhà lãnh đạo luôn đi đầu trong sản xuất hoặc bán hàng. Tuy nhiên, trong thực tế th ì không hẵn nhà lãnh đạo phải có mặt ở những nơi đó mới mang lại hiệu quả cho hoạt động kinh doanh. N gược lại, ông ta có thể thu được nhiều kết quả tốt hơn khi ngồi chỉ huy mọi việc ngay tại văn phòng của mình. Trong kinh doanh, người quản lý có năng lực luôn tạo ra sự khác biệt giữa một doanh nghiệp được vận hành hiệu quả hoặc doanh nghiệp được bao phủ
với sự hỗn loạn và nhầm lẫn. Chỉ cần một bộ phận nào đó không được vận hành theo quy củ thì nó sẽ ảnh hưởng đến tất cả mọi thứ trong suốt quá trình ho ạt động toàn bộ doanh nghiệp. Dưới đây là những gì bạn cần quan tâm: 1. Tất cả đều bắt đầu với kế hoạch cụ thể N hư mọi thứ khác trong doanh nghiệp, công việc kinh doanh cần được vận hành theo một kế hoạch rõ ràng. Đ iều này có thể đặc biệt dễ dàng khi mọi bộ phận trong công ty được tổ chức và phân công theo những chức năng cụ thể. Mặc dù có không ít chủ doanh nghiệp gặt hái được thành công với cách quản lý cảm tính và ứng phó, nhưng b ạn hãy tin rằng đó chỉ là thành công nhờ vào may m ắn (nếu không muốn nói là sai lầm). K hi xây dựng kế hoạch, bạn cũng nên tự xây dựng cho mình một thói quen quản lý công việc xuyên suốt tại văn phòng. Đ iều đó thật sự quan trọng và bạn cần nhớ rằng loại quy hoạch này không phải chỉ để hành động trong một thời gian ngắn. Bạn nên dành một thời gian nhất định vào mỗi tuần để theo dõi việc thực hiện kế hoạch trong toàn bộ doanh nghiệp và chắc chắn rằng nó vẫn được áp dụng. Bạn cũng nên để các nhân viên tham gia góp ý để xây dựng được kế hoạch thích hợp.
2. Đào tạo và xây dựng thói quen để mọi ng ười có thể thực hiện Một trong những khía cạnh quan trọng nhất của việc quản lý tại văn phòng là thiết lập hệ thống quản lý và huấn luyện nhân viên. Bạn sẽ cần phải ban hành các thủ tục để bảo đảm rằng mọi nhiệm vụ đang được thực hiện một cách nhất quán và thường xuyên. Ngay từ khi các nhân viên khởi đầu công việc, họ phải biết làm thế nào để vận hành hiệu quả công việc bên cạnh các loại văn bản, thủ tục và nhiều giấy tờ khác. Bạn nên nhấn mạnh rằng mọi thủ tục giấy tờ được xử lý ngay lập tức và không được để nó tồn đọng. Ngoài ra, bạn nên chắc chắn rằng mọi người đều biết xử lý những sự cố nhỏ của các thiết bị văn phòng và chủ động gọi người có trách nhiệm khi gặp các vấn đề lớn. 3. Mọi nhân viên cần có bản mô tả công việc
Đ iều hành công việc tại văn phòng, có thể bạn sẽ phải quan tâm hơn đ ến những vấn đề nhỏ. Chẳng hạn, nhân viên của bạn không rõ một số việc thuộc trách nhiệm của ai nên rất có thể có những việc không đ ược thực hiện. Khi bạn yêu cầu mọi người đều phải có bản mô tả công việc, có nghĩa là mọi người đều biết những gì mình phải làm và có thể phải chịu trách nhiệm nếu bỏ quên những việc đó. H ãy nhớ rằng khối lượng công việc cần phải được công bằng, bạn nên lưu ý những điểm mạnh và điểm yếu của của từng người khi phân công nhiệm vụ cho họ. 4. Hãy chắc chắn rằng tất cả công việc được thực thi và lưu trữ cẩn thận Phần lớn công việc trong văn phòng phải được thực hiện trong ngày, thậm chí có những việc phải hết sức khẩn trương. Một trong những con đ ường ngắn nhất đi đến chổ hoạt động xáo trộn là khi bạn cho phép một số công việc được tồn đọng. Bạn cần phải huấn luyện mọi nhân viên cách lưu trữ hồ sơ, tài liệu thật khoa học để khi cần, có thể truy cập nhanh chóng. Bạn không muốn phải mất nhiều thời gian quý báo của mình để tìm kiếm một loại giấy tờ nào đó mà bạn cần, do đó b ạn không nên cho phép công việc bị tồn đọng ngày càng nhiều.
5. Uỷ thác khi thích hợp H ầu hết các nhà quản lý doanh nghiệp đều thấy rằng họ không có đủ nhân viên để thực thi công việc. Nếu bạn thấy rằng công việc của doanh nghiệp mình bị quả tải và tồn đọng trong m ột thời gian nhất định nào đó thì bạn không nên e ngại ủy thác hoặc thuê ngoài một số nhiệm vụ nhất định. H ãy nhớ rằng làm quản lý là b ạn đang chịu trách nhiệm thực hiện các bước sao cho hoạt động của doanh nghiệp được vận hành hiệu quả và có tổ chức.