Quản lý công việc thế nào cho hiệu quả?
Một sự nghiệp thành công luôn mơ ước của bất kỳ ai, nhưng để thực hiện ước
mơ đó, bạn cần phải biết cách quản lý công việc của mình sao cho hiệu quả nhất. Một
nhóm các chuyên gia tư vấn nghề nghiệp của tạp chí Tokyo Times đã đưa ra những lời
khuyên sau với hy vọng giúp ích bạn phần nào trong công việc hàng ngày.
1. Dành chút thời gian vàng bạc để suy nghĩ về công việc.
Đây là việc làm đầu tiên, và cũng là việc quan trọng nhất. Bạn hãy nghĩ về công
việc của mình để tìm ra những nguyên tắc làm việc nhất định: Buổi sáng, bạn nên làm
gì trước tiên? Bạn nghỉ giải lao trong bao lâu? Bạn phân bố thời gian công việc như
thế nào? Bạn có nhiều thời gian rảnh rỗi để trao đổi, trò chuyện với đồng nghiệp hay
bạn chỉ biết lao vào công việc như một người mất trí để hoàn thành hết nhiệm vụ này
đến nhiệm vụ khác?
Việc suy nghĩ này không làm bạn mất nhiều thời gian mà nó còn giúp bạn có
được những nguyên tắc của riêng mình. “Làm việc theo nguyên tắc bao giờ cũng hiệu
quả hơn nhiều so với làm việc theo sự vụ”- Bill Gates, ông chủ của Microsoft đã đúc
kết.
2. Phải có sức khoẻ tốt để làm việc.
Dù bạn có thông minh và tài năng đến đâu, nhưng bạn không có đủ sức khoẻ để
làm việc thì bạn không thể nào thành công trong sự nghiệp được. Một cơ thể khoẻ
mạnh là nền tảng để bạn có thể theo đuổi công việc hàng ngày mà không ảnh hưởng
lớn đến khả năng làm việc.
Những buổi tập thể dục vào buổi sáng hay tập thể hình sau giờ làm việc thường
được nhiều người lựa chọn để tăng cường sức khoẻ của mình. Ngoài ra chế độ ăn
uống, nghỉ ngơi hợp lý cũng rất quan trọng đối với sức khoẻ của bạn.
3. Lên thời gian biểu cho những công việc sẽ làm.
Thông thường, mỗi người đều có những công việc khác nhau và nhiệm vụ trong
từng ngày cũng khác nhau. Để làm việc một cách có hiệu quả, bạn nên nghĩ đến những
nhiệm vụ quan trọng mà bạn phải quan tâm, như chuẩn bị các cuộc họp hay các cuộc
hẹn hay trả lời thư. Bạn sắp xếp công việc càng hoàn chỉnh bao nhiêu, thì bạn sẽ thực
hiện nó càng dễ dàng và hiệu quả bấy nhiêu.
Sẽ rất hữu ích nếu bạn biết cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên và để lịch
công việc đó ở những nơi dễ thấy, dễ nhớ, ví dụ viết vào quyển sổ tay của bạn hoặc là
cài đặt vào trong máy tính của bạn. Hiện có nhiều phần mềm cho phép bạn làm điều
đó, như Outlook của Microsoft chẳng hạn. Bạn cũng có thể làm như vậy để sắp xếp
lịch tuần hay lịch tháng của bạn.
Hãy dành ra 15 phút cuối ngày thứ sáu hàng tuần để nghĩ đến lịch làm việc cho
tuần tới rồi lên kế hoạch thực hiện. Tương tự như vậy, cuối mỗi tháng bạn nên lập kế
hoạch cho 30 ngày tiếp theo và đề ra những mục tiêu trong công việc. Việc sắp xếp
hợp lý sẽ giúp bạn thực hiện được công việc tốt hơn, đồng thời mang đến cho bạn một
động cơ thúc đẩy mạnh mẽ để làm việc hiệu quả hơn. Hãy nhớ rằng những người chưa
bao giờ nghĩ đến thất bại luôn là những người thất bại trong việc lập kế hoạch.
4. Đặt cho mình những giới hạn hoàn thành công việc.
Bạn nên đặt ra kỳ hạn cuối cùng cho những nhiệm vụ của mình. Những giới
hạn phải có “tham vọng”, nhưng phải thực tế để bạn có thể hoàn tất mọi việc một cách
tốt nhất. Nếu bạn không ghi ra giấy những nhiệm vụ phải hoàn thành, thì bạn sẽ không
có quyết tâm để thực hiện những nhiệm vụ đó. Thậm chí, nếu việc đặt ra thời gian
không phải là cấp thiết và công ty từ trước đến nay vẫn hài lòng với những gì bạn làm
được, thì bạn cũng nên thực hiện công việc theo đúng hạn định đề ra. Nếu bạn làm
việc trong một tập thể thì yêu cầu mọi người theo sát kế hoạch. Ở mọi công ty đều có
những người quan liêu, bảo thủ, trì trệ trong việc thực hiện các dự án, vì thế chúng tôi
cũng khuyên bạn nên thực hiện phần việc của mình và không gây ra những rắc rối
đáng tiếc.
5. Nơi làm việc cũng rất quan trọng
Nếu phòng bạn là một không gian sạch sẽ, bạn sẽ thấy tinh thần sảng khoái và
bạn sẽ làm việc tốt hơn rất nhiều. Sự bừa bãi của những vật dùng văn phòng và hàng
đống giấy tờ không có thứ tự có thể gây ra những ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả
công việc của bạn. Một khu vực làm việc sạch sẽ, gọn gàng sẽ rất có lợi, do đó bạn cần
dành ra ít phút mỗi ngày để thu xếp và dọn dẹp. Bạn nên tập cho mình thói quen này.
Để làm được điều đó, bạn có thể dành nửa giờ cuối mỗi buổi làm việc để thu
dọn những thứ giấy tờ quan trọng và sắp xếp chúng theo trật tự vào một chỗ dễ thấy và
dễ nhớ. Nếu bạn không phải là người gọn gàng, sạch sẽ, bạn hãy vứt bỏ những thứ
không cần thiết và hủy những giấy tờ bạn không sử dụng nữa. Thực hiện quy định một
tháng dọn dẹp giấy tờ một lần: nếu hơn 30 ngày đã trôi qua kể từ khi lần cuối cùng bạn
sử dụng loại giấy tờ đó thì bạn có thể yên tâm vứt chúng ra khỏi chỗ làm việc của bạn.
6. Đừng làm việc đến quên cả thời gian nghỉ ngơi.
Có thể bạn không biết rằng, chỉ vài giây thư giãn trong lúc làm việc căng thẳng
cũng sẽ rất có ích cho sức khỏe. Nếu phải làm việc hàng giờ liền, thì bạn nên dành
chút ít thời gian để cho đầu óc được nghỉ ngơi. Những lúc này, gọi điện cho người
thân hay nghĩ đến bữa tối với những món ngon lành cũng rất có lợi đấy. Bạn đừng cho
rằng việc này sẽ có ảnh hưởng bất lợi khi nó gây ra sự gián đoạn nhất thời trong lúc
bạn đang có gắng hoàn thành một công việc quan trọng nào đó. Và lời khuyên tốt nhất
là bạn đừng để đầu óc bị kéo quá căng, bởi nếu thế rất dễ dẫn đến stress và các bệnh
tim mạch khác ảnh hưởng công việc và sức khoẻ của bạn sau này.
Bạn hãy cân nhắc về điều đó và rất có thể bạn sẽ thấy công việc của bạn tiến
triển hơn rất nhiều.
7. Đứng quên yếu tố máy móc.
Ngày nay, sự phát triển của khoa học công nghệ khiến bạn không thể đứng
ngoài “vùng phủ sóng” của nó. Việc sử dụng máy móc hỗ trợ giờ đây rất có lợi đối với
công việc của bạn, cho dù bạn làm việc trong bất cứ lĩnh vực nào đi chăng nữa. Quả
thật, một máy tính tốc độ cao, dung lượng lớn hay một chiếc PDA thế hệ mới sẽ giúp
bạn tiết kiệm đáng kể thời gian.
Làm việc trong một môi trường máy móc, công việc cũng sẽ được thực hiện
suôn sẻ hơn so với khi bạn làm việc thủ công cùng hàng “núi” giấy tờ xếp cao ngất trời
bên cạnh. Tuy nhiên, bạn nên biết rằng công nghệ máy móc chỉ là những phương tiện
giúp bạn tiết kiệm thời gian khi bạn sử dụng nó đúng mục đích và đúng thời gian thích
hợp.
8. Biết lúc nào làm việc gì.
Lời khuyên đặt ra là bạn nên: “Suy nghĩ vào buổi sáng để rồi làm việc hiệu quả
vào buổi chiều cùng ngày”. Bạn có biết rằng một nghiên cứu của các nhà khoa học
châu Âu cho thấy, mọi người thường rất vội vàng trước bữa ăn trưa. Do đó, để tránh
những nhầm lẫn hoặc sai sót, bạn không nên thực hiện những công việc quan trọng
vào thời điểm trước bữa ăn trưa. Giả sử bạn phải viết một báo cáo tổng quát thì bạn
phải hình dung về điều đó ngay sau khi bạn ngồi vào bàn làm việc.
Tuy nhiên, bạn lại nên sắp xếp các cuộc họp và các cuộc hội ý vào gần trưa.
Đây là thời gian tốt nhất cho chúng ta giao lưu trao đổi ý kiến với nhau. Chính vì thế,
bạn hãy dành thời gian vào buổi sáng cho những nhiệm vụ đòi hỏi phải xem xét và
kiểm tra kỹ lưỡng, và dành thời gian trước bữa ăn trưa cho những việc ít quan trọng
hơn.
9. Đừng ôm đồm mọi việc.
Nếu bạn là nhà lãnh đạo thì bạn sẽ có một nhóm người để quản lý, uỷ quyền,
nhờ vậy mà gánh nặng công việc của bạn sẽ giảm bớt. Nhưng nếu bạn là nhân viên, thì
bạn cũng đừng quá lo lắng, điều quan trọng là bạn biết cách phát huy khả năng của
đồng nghiệp để thực hiện công việc của bạn tốt hơn. Bạn nên xem xét công việc của
bạn và xem xét xem liệu đồng nghiệp có thể hỗ trợ gì được cho bạn hay không. Nhiều
khi sự nỗ lực tự giải quyết nhiệm vụ cũng rất quan trọng.
Để tiết kiệm thời gian, bạn có thể thường xuyên gặp các nhà quản lý để biết rõ
hơn những gì mình phải làm và cách thức tiến hành sao cho những nhiệm vụ đó được
thực hiện một cách hiệu quả nhất. Nắm được điều này sẽ có ích cho bạn rất nhiều khi
bạn phải tự lo liệu công việc của mình, từ đó giúp bạn lập ra chương trình làm việc
hiệu quả.
10. Đừng cố gắng quá sức.
Mọi người đều muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao để được thăng tiến
nhanh hơn- đối với nhân viên là lên chức trưởng phòng, còn đối với trưởng phòng là
lên chức giám đốc. Nói chung, mỗi người đều có ước mơ thành đạt khác nhau. Nhưng
để có được mục tiêu của mình, họ luôn có một điểm chung là gắng sức và gắng sức
hơn nữa trong công việc. Điều đó nhiều khi khiến mọi người làm việc quá sức.
Sẽ rất tai hại nếu bạn bị ốm vì làm việc quá sức, bởi khi đó bạn không những
không hoàn thành được công việc đang làm mà còn ảnh hưởng đến nhiều công việc
khác nữa. Bạn nên có sự “thả lỏng” hợp lý khi làm những công việc căng thẳng.
