QUY TRÌNH ISO LÀ GÌ? 10 B C ÁP D NG ISO 9001 VÀOƯỚ Ụ
TRONG DOANH NGHI PỆ
ISO là tên vi t t t c a T ch c Qu c t v tiêu chu n hoá (International Organization forế ắ ủ ổ ứ ố ế ề ẩ
Standardization), đc thành l p vào năm 1946 và chính th c ho t đng vào ngày 23/2/1947,ượ ậ ứ ạ ộ
nh m m c đích xây d ng các tiêu chu n chung đ đt đc vi c thúc đy s phát tri n s nằ ụ ự ẩ ể ạ ượ ệ ẩ ự ể ả
xu t, th ng m i và thông tin trong các t ch c kinh doanh trên toàn th gi i.ấ ươ ạ ổ ứ ế ớ
Trong đó ISO 9001 là m t trong nh ng h th ng qu n lý ch t l ng c b n có th đc sộ ữ ệ ố ả ấ ượ ơ ả ể ượ ử
d ng trong m i ngành ngh v i m i quy mô b t c n i đâu trên th gi i.ụ ọ ề ớ ọ ở ấ ứ ơ ế ớ
Vi c doanh nghi p hay t ch c đt đcệ ệ ổ ứ ạ ượ ch ng nh n ISO 9001ứ ậ (ho c các h th ng qu n lýặ ệ ố ả
tiêu chu n khác) cung c p nh ng b ng ch ng khách quan ch ng minh đc r ng m t doanhẩ ấ ữ ằ ứ ứ ượ ằ ộ
nghi p đã tri n khai h th ng qu n lý ch t l ng hi u qu và th a mãn m i yêu c u c a tiêuệ ể ệ ố ả ấ ượ ệ ả ỏ ọ ầ ủ
chu n đang áp d ng.ẩ ụ
Có th nói, vi c áp d ng h th ng qu n lý ch t l ng vào doanh nghi p s là m t quy tể ệ ụ ệ ố ả ấ ượ ệ ẽ ộ ế
đnh chi n l c giúp c i ti n k t qu ho t đng t ng th và cung c p m t n n t ng v ngị ế ượ ả ế ế ả ạ ộ ổ ể ấ ộ ề ả ữ
ch c cho ho t đng s n xu t kinh doanh phát tri n b n v ngắ ạ ộ ả ấ ể ề ữ
bài vi t này c a chúng tôi s giúp đc gi tìm hi u khái ni m c b n v quy trình ISO làỞ ế ủ ẽ ộ ả ể ệ ơ ả ề
gì và quy trình 10 b c ph i có đ áp d ng ISO 9001 vào trong doanh nhi p và t ch c hi nướ ả ể ụ ệ ổ ứ ệ
nay.
Quy trình ISO là gì?
Hi n nay, khái ni m quá trình (process) và quy trình (procedure) trong ISO khi n cho nhi uệ ệ ế ề
ng i m i tìm hi u b nh m l n.ườ ớ ể ị ầ ẫ
Vì v y, tr c khi đa ra khái ni m quy trình trong ISO thì chúng tôi s giúp b n đc phânậ ướ ư ệ ẽ ạ ọ
bi t đc quá trình & quy trình khác nhau ra sao?ệ ượ
Quá trình trong ISO 9001 là gì?
Theo đnh nghĩa đc quy đnh c a th trong các tài li u ISO 9001 thì: Quá trình là m t t pị ượ ị ủ ể ệ ộ ậ
h p các ho t đng t ng tác ho c t ng tác bi n đi đu vào thành đu ra, nh trong b t kợ ạ ộ ươ ặ ươ ế ổ ầ ầ ư ấ ỳ
doanh nghi p, có nhi u quá trình; trong th c t , h u h t m i th mà nhân viên làm trong m tệ ề ự ế ầ ế ọ ứ ộ
t ch c đu có th đc phân lo i thành m t quá trình.ổ ứ ề ể ượ ạ ộ Ví dụ: S có m t quá trình đ th cẽ ộ ể ự
hi n ho t đng k toán, đ mua v t t , thuê nhà th u ho c xác nh n đn đt hàng t kháchệ ạ ộ ế ể ậ ư ầ ặ ậ ơ ặ ừ
hàng.
Chìa khóa cho m t quá trình là l y m t đu vào, th c hi n m t s ho t đng b ng cách sộ ấ ộ ầ ự ệ ộ ố ạ ộ ằ ử
d ng đu vào đó và sau đó t o ra m t đu ra.ụ ầ ạ ộ ầ Đi v i ví d k toán trên, quá trình th cố ớ ụ ế ở ự
hi n vi c k toán s là l y báo cáo chi phí, thu nh p và mua hàng, sau đó t o ho c thay điệ ệ ế ẽ ấ ậ ạ ặ ổ
b t k h s tài kho n c n thi t nào và cu i cùng t o báo cáo tài chính đ ng i qu n lý &ấ ỳ ồ ơ ả ầ ế ố ạ ể ườ ả
các c đông xem xét, đánh giá. T ng t nh v y, m t quá trình thuê nhà th u s b t đuổ ươ ự ư ậ ộ ầ ẽ ắ ầ
b ng yêu c u thuê nhà th u, đánh giá nhà th u phù h p đ thuê bao g m c báo giá và trìnhằ ầ ầ ầ ợ ể ồ ả
bày nhà th u đc ch n trúng th u đ th c hi n công vi cầ ượ ọ ầ ể ự ệ ệ .
Vì v y, b t c đi u gì b n làm trong t ch c c a mình có ho t đng đu vào, th c hi n m tậ ấ ứ ề ạ ổ ứ ủ ạ ộ ầ ự ệ ộ
ho t đng v i đu vào đó và sau đó t o đu ra là m tạ ộ ớ ầ ạ ầ ộ quá trình; V y quá trình khác v i quyậ ớ
trình nh th nào? Không ph i t t c các quá trình đu c n ph i có m t quy trình – Và ng iư ế ả ấ ả ề ầ ả ộ ườ
th c hi n s quy t đnh là có c n tuân theo m t lo t các b c đó hay không. Chúng ta cùngự ệ ẽ ế ị ầ ộ ạ ướ
tìm hi u đi m khác bi t gi a quá trình & quy trình d i đây:ể ể ệ ữ ướ
Quá trình & Quy trình ISO khác nhau ra sao?
M t l n n a, theo ISO 9000: 2005, quy trình là m t cách đc ch đnh đ th c hi n m tộ ầ ữ ộ ượ ỉ ị ể ự ệ ộ
ho t đng ho c m t quá trình. Vì v y, khi công ty c a b n có m t quá trình c n di n ra theoạ ộ ặ ộ ậ ủ ạ ộ ầ ễ
m t cách c th và đã quy đnh cách nó th c hi n ra sao? Thì đó chính là quy trình.ộ ụ ể ị ự ệ
M t ví d v quy trình đi kèm v i quá trình là vi c xem xét m t h p đng v i vi c đã xác đnhộ ụ ề ớ ệ ộ ợ ồ ớ ệ ị
khách hàng s cung c p cho doanh nghi p b n m t đn đt hàng, và đã có m t t p h p quyẽ ấ ệ ạ ộ ơ ặ ộ ậ ợ
đnh các b c xác đnh đ xem xét, phê duy t và ch p nh n nhà cung c p đó, sau đó đn đtị ướ ị ể ệ ấ ậ ấ ơ ặ
hàng đc ghi l i (kí h p đng) và phân ph i hay cung c p theo m t cách nh t đnh cho côngượ ạ ợ ồ ố ấ ộ ấ ị
ty c a b nủ ạ
Có th hi u:ể ể Quá trình là đi t ng c a qu n lý, trong khi quy trình l i là công c qu n lýố ượ ủ ả ạ ụ ả
V yậ Quy trình ISO là gì? chúng tôi có th đa ra đnh nghĩa ng n g n d i đây:ể ư ị ắ ọ ướ
Khái ni m v quy trình ISO đc hi u ng n g n là vi c đa ra các b c có trình t rõệ ề ượ ể ắ ọ ệ ư ướ ự
ràng đ th c hi n m t ho t đng hay m t quá trình trong h th ng qu n lý c a doanhể ự ệ ộ ạ ộ ộ ệ ố ả ủ
nghi p, t ch c và chúng ph i đáp ng v i các yêu c u c a tiêu chu n ISO mà doanh ệ ổ ứ ả ứ ớ ầ ủ ẩ
nghi p đang tri n khaiệ ể .
T i sao ph i có quy trình trong ISOạ ả
M i cá nhân trong t ch c và doanh nghi p đu có ki n th c, k năng khác nhau d n đnỗ ổ ứ ệ ề ế ứ ỹ ẫ ế
cách làm vi c khác nhau. Vi c đt ra quy trình giúp cho ng i th c hi n công vi c bi t r ngệ ệ ặ ườ ự ệ ệ ế ằ
trong m t nghi p v thì h ph i ti n hành nh ng b c công vi c nào, làm ra sao và ph i c nộ ệ ụ ọ ả ế ữ ướ ệ ả ầ
đt k t qu nh th nào? S không có tình tr ng nhân viên nh n ch th c a qu n lý màạ ế ả ư ế ẽ ạ ậ ỉ ị ủ ả
không bi t ph i làm th nào? Hay tình tr ng làm đi làm l i mà v n không đúng ý c p trên.ế ả ế ạ ạ ẫ ấ
Quy trình cũng giúp ích cho các c p qu n lý ki m soát ti n đ và ch t l ng công vi c doấ ả ể ế ộ ấ ượ ệ
nhân viên th c hi nự ệ
Ví d : M t qu n lý tài chính - k toán khi nhìn vào m t đ ngh thanh toán c a nhân viênụ ộ ả ế ộ ề ị ủ
th y có ch kí c a các leader liên quan s bi t nhân viên đó đã làm đúng quy trình hay ch a?ấ ữ ủ ẽ ế ư
Quy trình áp d ng ISO 9001 vào trong doanh nghi p, t ch c: 10 b c c n ph i tri nụ ệ ổ ứ ướ ầ ả ể
khai!
1. Quy t đnh có nên áp d ng tiêu chu n ISO 9001 hay không?ế ị ụ ẩ
Vi c này ph i d a vào vi c ho t đng c a công ty hi n t i có đáp ng đc nh ng yêu c uệ ả ự ệ ạ ộ ủ ệ ạ ứ ượ ữ ầ
giám sát, ki m tra trong qu n lý hay không? T t nhiên, v i s u vi t c a tiêu chu n ISO thìể ả ấ ớ ự ư ệ ủ ẩ
m t công ty ch a t ng có nên có quy t đnh áp d ng tiêu chu n này.ộ ư ừ ế ị ụ ẩ
2. Tìm ra đi di n lãnh đo ch t l ngạ ệ ạ ấ ượ
C n ph i b nhi m m t đi di n trong ban lãnh đo c a t ch c làm đi di n lãnh đo ch tầ ả ổ ệ ộ ạ ệ ạ ủ ổ ứ ạ ệ ạ ấ
l ng. M t lãnh đo qu n lý ch t l ng trong doanh nghi p (là QMR - vi t t t c aượ ộ ạ ả ấ ượ ệ ế ắ ủ Quality
Management Representative) s cóẽ trách nhi m và quy n h n đm b o các quá trình c n thi tệ ề ạ ả ả ầ ế
c h th ng qu n lý ch t l ng ISO 9001 đc thi t l p, th c hi n và duy trì.ả ệ ố ả ấ ượ ượ ế ậ ự ệ
3. Xây d ng k ho ch th c hi nự ế ạ ự ệ
Đ áp d ng h th ng qu n lý ch t l ng theo tiêu chu n ISO 9001, tr c tiên chúng ta c nể ụ ệ ố ả ấ ượ ẩ ướ ầ
phân tích và xác đnh đc các đi u kho n c a tiêu chu n mà t ch c mình áp d ng. Sau đóị ượ ề ả ủ ẩ ổ ứ ụ
xem xét s đáp ng các đi u kho n đó c a t ch c mà nh t là t i nh ng b ph n, nh ngự ứ ề ả ủ ổ ứ ấ ạ ữ ộ ậ ữ
công vi c mà t ch c d đnh áp d ng. Sau khi phân tích các đi u kho n, chúng ta có th xâyệ ổ ứ ự ị ụ ề ả ể
d ng k ho ch th c hi n.ự ế ạ ự ệ
4. Thông báo trong n i b t ch cộ ộ ổ ứ
Đây là m t thông tin quan tr ng quy t đnh m i ho t đng s n xu t kinh doanh s p t i. Vìộ ọ ế ị ọ ạ ộ ả ấ ắ ớ
v y, c n ph i thông báo cho t t c các nhân viên trong doanh nghi p đc bi t, chu n b choậ ầ ả ấ ả ệ ượ ế ẩ ị
k ho ch áp d ng.ế ạ ụ
5. Chu n b tài li uẩ ị ệ
Tiêu chu n ISO 9001 đòi h i ph i có h th ng tài li u b t bu c theo các yêu c u c a cácẩ ỏ ả ệ ố ệ ắ ộ ầ ủ
đi u kho n trong tiêu chu n. Và t ch c ph i so n th o m i tài li u liên quan đ phù h pề ả ẩ ổ ứ ả ả ả ọ ệ ể ợ
cho vi c đáp ng và phù h p v i các tiêu chu n ISO.ệ ứ ợ ớ ẩ
6. Th c hi nự ệ
Đa nh ng quy trình tác nghi p vào h th ng tài ti u c a h th ng qu n lý ch t l ng ISOư ữ ệ ệ ố ệ ủ ệ ố ả ấ ượ
9001 và áp d ng trong nh ng phòng ban liên quan c a t ch c. Trong b c này, thì các nhàụ ữ ủ ổ ứ ướ
lãnh đo c a t ch c và đi ngũ nhân viên ph i đc thông báo v nh ng quy trình làm vi cạ ủ ổ ứ ộ ả ượ ề ữ ệ
m i ho c nh ng thay đi chính th c trong tài li u theo tiêu chu n ISO 9001 trong b c 5.ớ ặ ữ ổ ứ ệ ẩ ướ
7. Đánh giá n i bộ ộ
ISO 9001 yêu c u t ch c ph i đnh k đánh giá h th ng qu n lý ch t l ng ISO 9001 c aầ ổ ứ ả ị ỳ ệ ố ả ấ ượ ủ
t ch c thông qua vi c đã đánh giá n i b . Vi c đánh giá n i b s đc giúp đ đ th cổ ứ ệ ộ ộ ệ ộ ộ ẽ ượ ỡ ể ự
hi n trong quá trình t ch c b t đu khi tri n khai áp d ng.ệ ổ ứ ắ ầ ể ụ
8. Đăng ký ISO 9001
Tr c khi t ch c/doanh nghi p có th nh n đc ch ng nh n ISO 9001 thì c n ph i l aướ ổ ứ ệ ể ậ ượ ứ ậ ầ ả ự
ch n m t t ch c ch ng nh n ISO 9001 đ đăng ký ch ng nh n. Đn v ch ng nh n này làọ ộ ổ ứ ứ ậ ể ứ ậ ơ ị ứ ậ
m t t ch c đc l p và đc công nh n v vi c ch ng nh n h th ng qu n lý ch t l ngộ ổ ứ ộ ậ ượ ậ ề ệ ứ ậ ệ ố ả ấ ượ
ISO.
Đn v này s đánh giá h th ng qu n lý ch t l ng ISO 9001 c adoanh nghi p và n u cu cơ ị ẽ ệ ố ả ấ ượ ủ ệ ế ộ
đánh giá hoàn t t và phù h p theo yêu c u c a tiêu chu n thì h s c p gi y ch ng nh n ISOấ ợ ầ ủ ẩ ọ ẽ ấ ấ ứ ậ
9001. V y nên, đi u quan tr ng là nên ch n m tậ ề ọ ọ ộ t ch c ki m đnh và ch ng nh n uy tínổ ứ ể ị ứ ậ để
đăng ký ch ng nh n.ứ ậ
9. Ch ng nh n ISO 9001ứ ậ
Đây là m t b c c c k quan tr ng. Đn v đc c p ph i đ đi u ki n đ đc t ch cộ ướ ự ỳ ọ ơ ị ượ ấ ả ủ ề ệ ể ượ ổ ứ
ch ng nh n ISO 9001 đánh giá là v t qua và nh n đc ch ng ch ch ng nh n h th ngứ ậ ượ ậ ượ ứ ỉ ứ ậ ệ ố
qu n lý ch t l ng phù h p ISO 9001. Các b c t b c 1 đn b c 8 đc thi t k đả ấ ượ ợ ướ ừ ướ ế ướ ượ ế ế ể
doanh nghi p có th đt đc ch ng ch iso 9001 này.ệ ể ạ ượ ứ ỉ
Tuy nhiên, đi ngũ nhân viên c a t ch c có th s ch a quen v i vi c đánh giá c a m t tộ ủ ổ ứ ể ẽ ư ớ ệ ủ ộ ổ
ch c bên ngoài, do đó c n ph i khuy n khích, đng viên h đ có s chu n b t t cho côngứ ở ầ ả ế ộ ọ ể ự ẩ ị ố