Tài liệu học phân tích thẩm định dự án đầu tư chi tiết, chuẩn nhất

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN

MỤC TIÊU CỦA BÀI HỌC

Sau khi học xong bài này, yêu cầu sinh viên nắm vững các kiến thức sau:

- Hiểu được thế nào là đầu tư phát triển và đặc điểm của hoạt động đầu tư phát triển; - Nắm vững khái niệm, mục tiêu và nội dung cơ bản và chu kỳ của dự án; - Nắm vững khái niệm, mục tiêu và nội dung cơ bản của hoạt động quản lý dự án theo

các thành phần và theo chu kỳ dự án;

1.1. TỔNG QUAN VỀ ĐẦU TƯ VÀ DỰ ÁN

1.1.1. Khái niệm, đặc điểm của đầu tư

Khái niệm đầu tư: Đầu tư là việc sử dụng phối hợp các nguồn lực ở hiện tại để tiến hành các hoạt động nào đó nhằm thu về các lợi ích trong tương lai cho chủ đầu tư. Từ khái niệm này có thể thấy:

 Nguồn lực sử dụng để đầu tư có thể là tiền, tài nguyên thiên nhiên, sức lao động và trí tuệ,… Mỗi quốc gia, mỗi doanh nghiệp, mỗi địa phương, tại các thời điểm khác nhau, có các loại nguồn lực khác nhau và nhiều ít khác nhau. Điều quan trọng là để sử dụng thật hiệu quả các nguồn lực, cần phải có sự kết hợp sử dụng các yếu tố nguồn lực này một cách hợp lý, tối ưu.

 Hoạt động đầu tư có nhiều loại, bao gồm: đầu tư tài chính, đầu tư phát triển và đầu tư thương mại; đầu tư tài sản vô hình và đầu tư tài sản hữu hình; đầu tư tài sản vật chất và phi vật chất,… Mỗi loại đầu tư cần nguồn lực nhiều ít khác nhau. Có loại đầu tư thực hiện hiệu quả đối với cá nhân, doanh nghiệp, có loại đầu tư lại rất cần thiết để gia tăng của cải cho quốc gia, địa phương.

 Kết quả của hoạt động đầu tư có thể là sự tăng thêm các tài sản tài chính (tiền vốn), tài sản vật chất (nhà máy, đường sá, …), tài sản trí tuệ (trình độ văn hóa, chuyên môn, quản lý, khoa học…) và nguồn nhân lực có đủ điều kiện làm việc với năng suất lao động cao hơn trong nền sản xuất xã hội. Loại đầu tư đem lại kết quả không chỉ cho người đầu tư mà cả nền kinh tế là hoạt động đầu tư phát triển. Còn các loại đầu tư chỉ trực tiếp làm tăng tài sản tài chính của người đầu tư, tác động gián tiếp đến làm tăng tài sản của nền kinh tế thông qua sự đóng

Quản trị dự án đầu tư - Bài 1 Trang 1

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

góp tài chính tích lũy của các hoạt động đầu tư này cho đầu tư phát triển, cung cấp vốn cho hoạt động đầu tư phát triển và thúc đẩy quá trình lưu thông phân phối các sản phẩm do các kết quả của kết quả của đầu tư phát triển tạo ra, đó là đầu tư tài chính và đầu tư thương mại.

Lợi ích đầu tư đem lại có thể là lợi ích tài chính và lợi ích kinh tế xã hội; lợi ích cá nhân, doanh nghiệp và nền kinh tế. Lợi ích có thể đo được bằng lượng, có lợi ích không thể định lượng. Lợi ích trực tiếp do hoạt động đầu tư đem lại cho nhà đầu tư là lợi nhận, còn cho nền kinh tế là thỏa mãn nhu cầu tiêu dùng tăng thêm của nền kinh tế, đóng góp cho ngân sách, giải quyết việc làm cho người lao động. Do đó, đánh giá đúng hiệu quả đầu tư cần xuất phát từ mục tiêu của đầu tư và phải có quan điểm toàn diện khi xem xét. Chủ đầu tư ở đây được hiểu là các cá nhân, doanh nghiệp… tùy thuộc vào nguồn vốn sử dụng để đầu tư. Đối với vốn tư nhân, chủ đầu tư cũng là người sở hữu vốn. Đối với nguồn vốn nhà nước, chủ đầu tư là ‘người thay mặt chủ sở hữu hoặc người vay vốn và trực tiếp quản lý sử dụng vốn để thực hiện hoạt động đầu tư. Như vậy, xác định rõ chủ đầu tư sẽ giúp quản lý sử dụng hiệu quả vốn đầu tư, xác định rõ trách nhiệm trong việc quản lý vốn.

Khái niệm đầu tư phát triển (trọng tâm của giáo trình). Đầu tư phát triển là bộ phận cơ bản của đầu tư nhằm tạo nên năng lực sản xuất mới, làm tăng thêm những tài sản mới cho nền kinh tế như xây dựng nhà cửa, cơ sở hạ tầng, mua sắm và lắp đặt thiết bị… là biện pháp chủ yếu tạo thêm công ăn việc làm cho người lao động và vì mục tiêu phát triển. Đầu tư phát triển có những đặc điểm sau:

 Hoạt động đầu tư phát triển thường đòi hỏi số vốn cũng như lao động rất lớn. Vốn nằm khê đọng trong suốt quá trình thực hiện đầu tư. Lao động cần được phân công lại sau khi dự án đầu tư kết thúc.

 Thời gian từ khi bắt đầu một công cuộc đầu tư cho đến khi các thành quả của

nó phát huy tác dụng thường khá dài.

 Thời gian vận hành của dự án dài. Trong thời gian đó, có nhiều yếu tố tác động

đến lợi ích cũng như chi phí của dự án.

 Kết quả của hoạt động đầu tư thường là các công trình xây dựng sẽ phát huy tác dụng ngay nơi mà nó được tạo dựng nên. Do đó, các điều kiện về địa lý, kinh tế xã hội tại đó có ảnh hưởng lớn đến quá trình thực hiện đầu tư cũng như việc phát huy tác dụng sau này của các công trình đầu tư.

 Đầu tư chịu ảnh hưởng nhiều của các yếu tố rủi ro, do đó, cần có các biện pháp

quản lý rủi ro đầu tư.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 1 Trang 2

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

Do những đặc điểm trên, rất cần thiết phải thực hiện đầu tư theo dự án nhằm đảm bảo

hoạt động đầu tư đem lại hiệu quả kinh tế - xã hội.

1.1.2. Khái niệm, đặc điểm và phân loại dự án

Dự án là một tập hồ sơ tài liệu trình bày một cách chi tiết và có hệ thống các hoạt động và chi phí theo kế hoạch của một hoạt động đầu tư phát triển kinh tế, xã hội hoặc phát triển sản xuất kinh doanh nhằm đạt được những kết quả và thực hiện những mục tiêu định trước trong tương lai.

Theo ý nghĩa chung nhất, dự án trình bày một hoạt động đặc thù, một nhiệm vụ cần được thực hiện với phương pháp riêng, nguồn lực riêng và theo một kế hoạch tiến độ định trước nhằm tạo ra một sản phẩm mới. Dự án là những nỗ lực có thời hạn để tạo ra những sản phẩm và dịch vụ duy nhất.

Nỗ lực có thời hạn nghĩa là mọi dự án đầu tư đều có điểm bắt đầu và kết thúc. Dự án kết thúc khi mục tiêu của dự án đã đạt được hoặc khi đã xác định rõ là mục tiêu không thể đạt được và dự án bị loại bỏ. Chú ý những vấn đề tồn tại hậu dự án.

Sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất nghĩa là sản phẩm hoặc dịch vụ được xác định cho

chính dự án đó.

Dự án có những đặc điểm cơ bản sau:

 Tính đơn nhất của mục đích. Tất cả các dự án phải có kết quả được xác định rõ. Mỗi dự án lại bao gồm một tập hợp nhiều nhiệm vụ cần được thực hiện. Mỗi nhiệm vụ cụ thể lại có một kết quả riêng, độc lập. Tập hợp các kết quả cụ thể của các nhiệm vụ tạo thành kết quả chung của dự án. Nói cách khác, dự án là một hệ thống phức tạp, được phân chia thành nhiều bộ phận, phân hệ khác nhau để thực hiện và quản lý chung nhưng đều phải thống nhất đảm bảo các mục tiêu chung về thời gian, chi phí và việc hoàn thành với chất lượng cao.

 Sản phẩm của dự án mang tính chất đơn chiếc (không phải sản xuất hàng loạt; có tính khác biệt cao: lao động sản xuất sản phẩm đòi hỏi kỹ năng cao, nhiệm vụ không lặp lại…). Khác với loại hình sản xuất liên tục và gián đoạn trong môn học “quản trị sản xuất”, kết quả của dự án không phải là sản phẩm sản xuất hàng loạt, mà có tính khác biệt cao.

 Dự án có thời hạn, có chu kỳ tồn tại và phát triển riêng. Dự án là một sự sáng tạo. Giống như các thực thể sống, dự án cũng trải qua các giai đoạn: hình thành, phát triển, có thời điểm bắt đầu và kết thúc. Dự án không kéo dài mãi mãi. Khi

Quản trị dự án đầu tư - Bài 1 Trang 3

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

dự án kết thúc, kết quả dự án được chuyển giao cho bộ phận quản lý vận hành, nhóm quản trị dự án giải thể.

 Sự tương tác phức tạp giữa dự án này với dự án khác, giữa bộ phận quản lý chức năng với quản lý dự án… Dự án nào cũng có sự tham gia của nhiều bên hữu quan như chủ đầu tư, người hưởng thụ dự án, các nhà tư vấn, nhà thầu, các cơ quan quản lý nhà nước. Tùy theo tính chất của dự án và yêu cầu của chủ đầu tư mà sự tham gia của các thành phần trên cũng khác nhau. Giữa các bộ phận quản lý chức năng và bộ phận quản lý dự án thường xuyên có quan hệ với nhau và cùng phối hợp thực hiện nhiệm vụ nhưng mức độ tham gia của các bộ phận không giống nhau.

 Tính bất định và độ rủi ro cao. Hầu hết các dự án đòi hỏi quy mô tiền vốn, vật tư và lao động rất lớn để thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. Mặt khác, thời gian đầu tư và vận hành kéo dài nên các dự án đầu tư phát triển thường có độ rủi ro cao.

Phân loại dự án: có nhiều cách phân loại dự án. Sơ đồ 1.1 cho thấy một số phương pháp

phân loại chủ yếu.

Tác dụng của dự án:

 Đối với Nhà nước, dự án (đồng nghĩa với dự án khả thi) là phương tiện thực hiện kết hoạch phát triển kinh tế xã hội của ngành, vùng và nền kinh tế.  Với các định chế tài chính, dự án là cơ sở để thẩm định và ra quyết định đầu

tư, quyết định tài trợ vốn cho dự án đó.

 Đối với chủ đầu tư dự án, dự án có thể là cơ sở để  Xin phép được đầu tư (hoặc được ghi vào kế hoạch đầu tư) và giấy phép hoạt

động

 Xin phép được nhập khẩu vật tư; máy móc thiết bị  Xin hưởng các khoản ưu đãi về đầu tư (nếu dự án thuộc diện ưu tiên)  Xin gia nhập các khu chế xuất, công nghiệp  Xin vay vốn của các định chế tài chính trong và ngoài nước.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 1 Trang 4

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

THEO NGUỒN VỐN  Dự án sử dụng NSNN  Dự án sử dụng vốn tư

THEO LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG  Sản xuất kinh doanh  Kết cấu hạ tầng  Hành chính sự nghiệp  Văn hóa xã hội

THEO HÌNH THỨC ĐẦU TƯ  Tự đầu tư  Liên doanh  BOT, BT, BTO

nhân, cổ phần  Dự án vốn hỗn hợp

DỰ ÁN

THEO TÍNH CHẤT ĐẦU TƯ  Dự án đầu tư chiều rộng  Dự án đầu tư chiều sâu

THEO QUÁ TRÌNH LẬP DỰ ÁN  Dự án tiền khả thi  Dự án khả thi

THEO THẦM QUYỀN QUYẾT ĐỊNH ĐẦU TƯ

 Thủ tướng Chính phủ (Dự án quan trọng quốc gia)  Chủ tịch UBND tỉnh, TP trực thuộc TƯ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan trực thuộc Chính

phủ

 Thủ trưởng cácc ấp được ủy quyền, hoặc được phân cấp theo quy định

Sơ đồ 1.1. Các phương pháp phân loại dự án

1.1.3. Các giai đoạn hình thành và thực hiện một dự án

Dự án là một thực thể thống nhất, có độ dài bất định nhất định nên các tổ chức, đơn vị thường chia dự án thành một số giai đoạn để quản lý thực hiện. Mỗi giai đoạn được đánh dấu bởi việc thực hiện một hoặc nhiều công việc. Tổng hợp các giai đoạn này được gọi là chu kỳ của dự án. Chu kỳ dự án xác định thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc và thời hạn thực hiện dự án. Chu kỳ dự án xác định những công việc nào sẽ được thực hiện trong từng pha và ai sẽ tham gia thực hiện. Nó cũng chỉ ra những công việc nào còn lại ở giai đoạn cuối sẽ thuộc và không thuộc phạm vi dự án.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 1 Trang 5

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

Đặc điểm của dự án:

 Thứ nhất, mức chi phí và yêu cầu nhân lực thường là thấp khi mới bắt đầu dự án, tăng cao hơn vào thời kỳ phát triển, nhưng giảm nhanh chóng khi dự án đi vào giai đoạn kết thúc.

 Thứ hai, xác suất hoàn thành dự án thành công thấp nhất và do đó độ rủi ro là cao nhất khi bắt đầu thực hiện dự án. Xác xuất thành công sẽ cao hơn khi dự án bước qua các pha sau.

 Thứ ba, khả năng ảnh hưởng của chủ đầu tư tới đặc tính cuối cùng của sản phẩm dự án và do đó tới chi phí là cao nhất vào thời kỳ bắt đầu và giảm mạnh khi dự án được tiếp tục trong các pha sau.

Quá trình hình thành và thực hiện dự án đầu tư thường chia thành ba giai đoạn: chuẩn

bị, thực hiện và vận hành dự án (Sơ đồ 1.2)

Chuẩn bị đầu tư

Nghiên cứu cơ hội

Nghiên cứu tiền khả thi

Nghiên cứu khả thi

THỰC HIỆN DỰ ÁN

Thiết kế đấu thầu

Vận hành dự án

Thi công xây lắp

Đánh giá sau dự án

Vận hành dự án

Kết thúc dự án

Quản trị dự án đầu tư - Bài 1 Trang 6

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

Sơ đồ 1.2. Chu trình dự án theo ba giai đoạn

Nội dung của công việc của mỗi giai đoạn đối với các dự án không giống nhau, tùy thuộc vào lĩnh vực sản xuất kinh doanh hay xây dựng kết cấu hạ tầng, sản xuất công nghiệp hay nông nghiệp…), đầu tư dài hạn hay ngắn hạn… Trong các loại hình hoạt động thì dự án đầu tư phát triển sản xuất công nghiệp, nói chung, có nội dung phức tạp hơn.

Nghiên cứu cơ hội đầu tư. Nghiên cứu cơ hội đầu tư là bước nghiên cứu sơ bộ chưa đi sâu vào chi tiết, nhằm xác định cơ hội đầu tư có thể mang lại kết quả và phù hợp với thứ tự ưu tiên trong chiến lược phát triển kinh tế xã hội của đơn vị (vùng, ngành) hay không. Trên cơ sở đó, dự tính nhiều phương án sơ bộ, sàng lọc chúng để có được một số dự án thích hợp. Đối với doanh nghiệp, nghiên cứu cơ hội đầu tư là nhằm tìm ra những sản phẩm, những khâu sản xuất, những giải pháp kinh tế kỹ thuật nào thích hợp cho việc đầu tư. Nội dung nghiên cứu chủ yếu gồm:

 Nghiên cứu sản phẩm: sản phẩm đang được ưa chuộng, chất lượng, khả năng cạnh tranh, tương lai của nó. Sản phẩm nên ưu tiên phát triển hay không có được khuyến khích đầu tư không.

 Các giải pháp kinh tế kỹ thuật để sản xuất (tình hình hiện tại, khả năng phát

triển tương lai,…).

Căn cứ để phát hiện các cơ hội đầu tư:

 Dựa vào chiến lược phát triển kinh tế xã hội của đất nước, chiến lược phát triển

sản xuất kinh doanh của ngành, của doanh nghiệp.

 Nhu cầu thị trường trong nước và xuất khẩu (hiện tại, tương lai).  Tình hình cung sản phẩm hoặc hoạt động dịch vụ (hiện tại, tương lai).  Lợi thế so sánh của đơn vị (vốn, tài nguyên, công nghệ, kỹ thuật, sức lao động,

trình độ quản lý)

 Những kết quả và hiệu quả sẽ đạt được nếu thực hiện đầu tư.

Nghiên cứu tiền khả thi. Đây là bước nghiên cứu tiếp theo và nghiên cứu sâu hơn các khía cạnh mà nghiên cứu cơ hội đầu tư đã thực hiện, nhằm tiếp tục lựa chọn, sàng lọc, gạt bỏ dần các phương án chưa hội tụ yếu tố khả thi.

Nội dung nghiên cứu tiền khả thi bao gồm:

 Nghiên cứu môi trường vĩ mô như kinh tế, xã hội, pháp luật có ảnh hưởng tới

dự án.

 Nghiên cứu thị trường.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 1 Trang 7

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

 Nghiên cứu kỹ thuật.  Nghiên cứu về tổ chức và nhân sự.  Nghiên cứu tài chính.  Nghiên cứu lợi ích kinh tế xã hội.

Đặc điểm nghiên cứu tiền khả thi. So với giai đoạn nghiên cứu khả thi, nghiên cứu tiền khả thi chưa chi tiết bằng và còn xem xét vấn đề ở trạng thái tĩnh, do đó độ chính xác chưa cao. Nội dung của luận chứng tiền khả thi bao gồm các vấn đề sau:

 Giới thiệu chung về các cơ hội đầu tư theo các nội dung nghiên cứu tiền khả thi

nêu trên.

 Chứng minh cơ hội đầu tư đã lựa chọn có nhiều triển vọng.  Trình bày những khó khăn nếu thực hiện đầu tư, do đó, cần phải tổ chúc thêm

các nghiên cứu chức năng hoặc nghiên cứu hỗ trợ.

Nghiên cứu khả thi. Nghiên cứu khả thi là bước nghiên cứu tỉ mỉ nhất, nghiên cứu lần cuối cùng trên các phương diện: Thị trường, tài chính, kỹ thuật, tổ chức quản lý, lợi ích KT- XH nhằm lựa chọn một dự án đầu tư tốt nhất. Nghiên cứu khả thi có nội dung tương tự như nghiên cứu tiền khả thi nhưng mức độ chi tiết hơn, hệ thống hơn, do đó chính xác hơn. Đặc điểm chung là: mọi khía cạnh nghiên cứu đều được xem xét ở trạng thái động, và có tính đến các yếu tố bất định có thể xảy ra. Đối với các dự án đầu tư lớn, quan trọng, nhất thiết phải tiến hành nghiên cứu qua ba giai đoạn. Đối với các dự án đầu tư nhỏ, quá trình nghiên cứu có thể rút gọn thành một hoặc hai bước.

1.2. QUẢN TRỊ DỰ ÁN

1.2.1. Khái niệm, mục tiêu quản trị dự án

Quản trị dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép.

Quản trị dự án bao gồm ba giai đoạn (Hình 1.3).

Mục tiêu của quản trị dự án: Hoàn thành các công việc dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo tiến độ thời gian cho phép. Ba yếu tố thời gian, chi phí và mức độ hoàn thiện công việc có quan hệ chặt chẽ với nhau. Tầm quan trọng của từng mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án, giữa các thời kỳ đối với cùng một dự án, nhưng nói chung, đạt được tốt mục tiêu này thường phải “hi sinh” một hoặc

Quản trị dự án đầu tư - Bài 1 Trang 8

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

hai mục tiêu kia hay còn gọi là đánh đổi mục tiêu. Tuy nhiên, kế hoạch thực thi công việc dự án thường có những thay đổi do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan khác nhau nên đánh đổi là một kỹ năng quan trọng của nhà quản lý dự án. Việc đánh đổi mục tiêu diễn ra trong suốt quá trình dự án.

Lập kế hoạch  Thiết lập mục tiêu  Dự tính nguồn lực  Xây dựng kế hoạch

So sánh với mục tiêu

Điều phối thực hiện  Bố trí tiến độ thời gian Phân phối nguồn lực  Phối hợp các hoạt động   Khuyến khích động viên

Giám sát  Đo lường kết quả   Báo cáo  Giải quyết khó khăn

Sơ đồ 1.3. Nội dung quản trị dự án

Đánh đổi mục tiêu phải luôn dựa trên các điều kiện hay ràng buộc nhất định. Bảng 1.1 trình bày các tình huống đánh đổi. Tình huống A&B là những tình huống đánh đổi thường gặp trong quản lý dự án. Theo tình huống A, tại một thời điểm chỉ có một trong ba mục tiêu cố định; trong tình huống B, có hai mục tiêu cố định còn các mục tiêu khác thay đổi. Tình huống C là trường hợp tuyệt đối. Cả ba mục tiêu đều cố định nên không thể đánh đổi hoặc cả ba mục tiêu cùng thay đổi nên không cần phải đánh đổi.

Bảng 1.1. Các tình huống đánh đổi

Loại tình huống Ký hiệu Thời gian Chi phí Hoàn thiện

A1 Cố định Thay đổi Thay đổi

A A2 Thay đổi Cố định Thay đổi

A3 Thay đổi Thay đổi Cố định

Quản trị dự án đầu tư - Bài 1 Trang 9

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

B1 Cố định Cố định Thay đổi

B B2 Cố định Thay đổi Cố định

B3 Thay đổi Cố định Cố định

C C1 Cố định Cố định Cố định

C2 Thay đổi Thay đổi Thay đổi

Trong quá trình quản lý dự án, các nhà quản lý mong muốn đạt được tốt tất cả các mục tiêu đặt ra. Tuy nhiên, thực tế không đơn giản. Dù phải đánh đổi hay không đánh đổi các mục tiêu, các nhà quản lý hy vọng đạt được sự kết hợp tốt nhất giữa các mục tiêu của quản lý dự án.

Cùng với sự phát triển và yêu cầu ngày càng cao đối với các hoạt động quản lý dự án, mục tiêu của quản lý dự án cũng thay đổi theo chiều hướng tăng về lượng và thay đổi về chất. Từ ba mục tiêu ban đầu (hay tam giác mục tiêu), với sự tham gia của các chủ thể gồm chủ đầu tư, nhà thầu và nhà tư vấn đã được phát triển thành tứ giác, ngũ giác mục tiêu với sự tham gia quản lý của Nhà nước như thể hiện trong hình 1.4. Mặc dù phương pháp quản lý dự án đòi hỏi sự nỗ lực, tính tập thể và yêu cầu hợp tác nhưng tác dụng của nó rất lớn. Phương pháp quản lý dự án có những tác dụng chủ yếu sau đây:

 Liên kết tất cả các hoạt động, các công việc của dự án  Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó giữa nhóm quản lý dự án với khách hàng và các nhà cung cấp đầu vào cho dự án.  Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các

thành viên tham gia dự án.

 Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nảy sinh và điều chỉnh kịp thời trước những thay đổi hoặc điều kiện không dự đoán được. Tạo điều kiện cho việc đàm phán trực tiếp giữa các bên liên quan để giải quyết những bất đồng.

 Tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao hơn.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 1 Trang 10

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

Chi phí

Chất lượng

- Chủ đầu tư - Nhà thầu - Nhà tư vấn - Nhà nước

Thời gian

An toàn

Chất lượng

Chi phí

Thời gian

- Chủ đầu tư - Nhà thầu - Nhà tư vấn - Nhà nước

An toàn

Vệ sinh

Sơ đồ 1.4. Quá trình phát triển của các mục tiêu quản lý dự án

Quản trị dự án đầu tư - Bài 1 Trang 11

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

1.2.2. Nội dung quản trị dự án

1.2.2.1. Quản trị dự án theo đối tượng quản lý

Theo đối tượng quản lý, nội dung quản lý dự án được thể hiện trong Hình 1.5.

Lập kế hoạch tổng thể

Lập kế hoạch phạm vi

- Lập kế hoạch - Thực hiện kế hoạch - Quản lý những thay

Quản lý thời gian  Xác định công việc  Dự tính thời gian  Quản lý tiến độ

Quản lý phạm vi  Xác định phạm vi   Quản lý thay đổi PV

đổi

Quản lý chất lượng  Lập KH chất

lượng

 Đảm bảo chất

Quản lý nhân lực  Lập KH nhân lực  Tuyển dụng  Quản lý lương,

lượng

thưởng

Quản lý chi phí Lập KH nguồn lực  Tính toán chi phí   Lập dự toán  Quản lý chi phí

 Quản lý chất

lượng

QL hoạt động cung ứng  Kế hoạch cung

ứng

Quản lý rủi ro dự án  Xác định rủi ro  Chương trình QL

Quản lý thông tin Lập KH QLTT Phân phối thông tin

 Lựa chọn nhà cung

rủi ro

   Báo cáo tiến độ

ứng

 Phản ứng đối với

rủi ro

 Quản lý hợp đồng  QL tiến độ cung

Sơ đồ 1.5. Nội dung chủ yếu của QTDA

1.2.2.2. Quản lý theo chu kỳ của dự án

Tùy theo mục đích nghiên cứu, có thể phân chia chu kỳ dự án thành nhiều giai đoạn khác nhau. Chu kỳ của một dự án sản xuất công nghiệp thông thường được chia thành 4 giai đoạn như được trình bày trong Hình 1.6.

Giai đoạn xây dựng ý tưởng. Xây dựng ý tưởng là việc xác định bức tranh toàn cảnh về mục tiêu, kết quả cuối cùng và phương pháp thực hiện kết quả đó. Xây dựng ý tưởng dự án được bắt đầu ngay khi dự án bắt đầu hình thành. Tập hợp số liệu, xác định nhu cầu, đánh giá

Quản trị dự án đầu tư - Bài 1 Trang 12

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

độ rủi ro, dự tính nguồn lực, so sánh lựa chọn dự án … là những công việc được triển khai và cần được quản lý trong giai đoạn này. Quyết định chọn lựa dự án lựa chọn dự án là những quyết định chiến lược dựa trên mục đích, nhu cầu và các mục tiêu lâu dài của tổ chức, doanh nghiệp. Phát triển ý tưởng dự án không cần thiết phải lượng hóa hết bằng các chỉ tiêu nhưng nó phải ngắn gọn, được diễn đạt trên cơ sở thực tế.

Sơ đồ 1.6. Các giai đoạn của một chu kỳ dự án

Giai đoạn phát triển. Giai đoạn phát triển là giai đoạn chi tiết xem dự án cần được thực hiện như thế nào và nội dung chủ yếu tập trung vào công tác thiết kế và lập kế hoạch, và đây là giai đoạn phức tạp nhất. Giai đoạn này gồm các công việc:

 Thành lập nhóm dự án, xác định cấu trúc tổ chức dự án;  Lập kế hoạch tổng quan;  Phân tách công việc của dự án;  Lập kế hoạch tiến độ thời gian;  Lập kế hoạch ngân sách;  Thiết kế sản phẩm và quy trình sản xuất;  Lập kế hoạch nguồn lực cần thiết;  Lập kế hoạch chi phí và dự báo dòng tiền thu;  Xin phê chuẩn thực hiện.

Giai đoạn thực hiện. Đây là giai đoạn quản lý dự án bao gồm các công việc cần thực hiện như xây dựng nhà xưởng và công trình, lựa chọn công cụ, mua sắm thiết bị,… Đây là giai đoạn chiếm nhiều thời gian và nỗ lực nhất. Những vấn đề cần xem xét trong giai đoạn này là những yêu cầu kỹ thuật cụ thể, vấn đề so sánh đánh giá lựa chọn công cụ, thiết bị, kỹ

Quản trị dự án đầu tư - Bài 1 Trang 13

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

thuật lắp ráp, mua thiết bị chính. Kết thúc giai đoạn này là các hệ thống được xây dựng và kiểm định, dây chuyền sản xuất được vận hành.

Giai đoạn kết thúc. Trong giai đoạn kết thúc của chu kỳ dự án, cần thực hiện những công việc còn lại như hoàn thành sản phẩm, bàn giao công trình và những tài liệu liên quan, đánh giá dự án, giải phóng nguồn lực. Một số công việc cụ thể cần được thực hiện để kết thúc dự án là:

 Hoàn chỉnh và cất giữ hồ sơ liên quan đến dự án;  Kiểm tra lại sổ sách kế toán, tiến hành bàn giao và báo cáo;  Thanh quyết toán tài chính;  Đối với sản xuất cần chuẩn bị và bàn giao sổ tay hướng dẫn lắp đặt, các bản

vẽ chi tiết;

 Bàn giao dự án, lấy chữ ký của khách hàng về việc hoàn thành;  Bố trí lại lao động, giải quyết công ăn việc làm cho những người từng được

tham gia dự án;

 Giải phóng và bố trí lại thiết bị.

1.3. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU CỦA MÔN HỌC

1.3.1. Đối tượng nghiên cứu

Quản lý dự án nghiên cứu những vấn đề về đối tượng và nội dung quản lý, các phương pháp và công cụ được sử dụng trong quản lý dự án của doanh nghiệp cũng như trong các tổ chức độc lập khác, nghiên cứu những phương pháp quản lý hoạt động dự án nói chung và al tứng nhiệm vụ nói riêng như phương pháp phân phối nguồn lực tài chính, máy móc thiết bị, lao động, nghiên cứu phương pháp quản lý tiến độ thời gian, chi phí,…

1.3.2. Nhiệm vụ của môn học

 Luận giải có cơ sở khoa học tính tất yếu của việc quản lý hiệu quả các dự án

đầu tư.

 Trình bày có hệ thống phương pháp luận và những phương pháp quản lý khoa

học áp dụng trong lĩnh vực quản lý dự án.

 Làm rõ nội dung, cơ sở khoa học xác định đối tượng quản lý, phương pháp quản lý những yếu tố cơ bản trong hoạt động dự án như quản lý thời gian, chi phí, nguồn lực, rủi ro,… Làm rõ cơ sở khoa học và điều kiện áp dụng các mô hình tổ chức quản lý dự án phù hợp với tình hình cụ thể của các đơn vị.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 1 Trang 14

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

1.3.3. Phương pháp nghiên cứu môn học

Quản lý dự án đầu tư lấy chủ nghĩa duy vật biện chứng làm cơ sở phương pháp luận, đồn thời cũng sử dụng nhiều phương pháp khác như phương pháp phân tích và quản lý hệ thống, phương pháp phân tích và tổng hợp, phương pháp thống kê, phương pháp toán kinh tế,… để thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu của mình. Người học cần trang bị trước các kiến thức về kinh tế học, các phương pháp quản lý khoa học, tin học và đặc biệt những kiến thức về kinh tế đầu tư và lập dự án đầu tư.

1.3.4. Phân biệt quản lý dự án với quản lý sản xuất theo dòng

Các phương pháp quản lý ứng dụng trong quản lý dự án:

 Phân tích hệ thống (hay phân tích mạng). Phân tích hệ thống là phương pháp trình bày tiến độ hoạt động của toàn bộ dự án thông qua việc sử dụng các sơ đồ mạng. Ví dụ: lập kế hoạch dự án.

 Quản lý theo mục tiêu. Quản lý theo mục tiêu là phương pháp quản lý tiến hành xác định mục tiêu cần đạt và sử dụng các phương pháp để đo lường việc hoàn thiện so với mục tiêu. Phương pháp này thường ứng dụng trong việc lập kế hoạch và giám sát dự án.

 Phương pháp tối thiểu hóa chi phí. Đây là phương pháp được sử dụng để rút

ngắn thời gian thực hiện dự án với chi phí tăng thêm tối thiểu.

 Phương pháp phân bố đều nguồn lực. Đây là phương pháp điều phối các công việc dự án trên cơ sở đảm bảo nhu cầu nguồn lực tương đối đồng đều trong một thời kỳ sao cho chi phí là tiết kiệm nhất mà vẫn đảm bảo đúng thời gian hoàn thành dự án.

Một số điểm khác nhau cơ bản giữa quản lý dự án với quản lý quá trình sản xuất liên tục của doanh nghiệp.

 Quản lý rủi ro một cách thường xuyên. Quản lý dự án thường phải đối phó với nhiều rủi ro có độ bất định cao trong công tác lập kế hoạch, dự tính chi phí, dự đoán sự thay đổi công nghệ, sự thay đổi cơ cấu tổ chức,… Do vậy, quản lý dự án nhất thiết phải đặc biệt chú trọng công tác quản lý rủi ro, cần xây dựng các kế hoạch, triển khai thường xuyên các biện pháp phòng và chống rủi ro.

 Quản lý sự thay đổi. Đối với quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh thường xuyên của doanh nghiệp, các nhà quản lý thường dựa vào mục tiêu lâu dài của tổ chức để áp dụng các phương pháp, kỹ năng quản lý phù hợp. Ngược lại, trong quản lý dự án vấn đề được đặc biệt quan tâm là quản lý thời gian và quản lý sự

Quản trị dự án đầu tư - Bài 1 Trang 15

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

thay đổi. Môi trường dự án là môi trường biến động do ảnh hưởng của nhiều nhân tố. Quản lý sự thay đổi góp phần thực hiện tốt mục tiêu của dự án.

 Quản lý nhân sự. Chức năng tổ chức giữ vị trí quan trọng trong quản lý dự án. Lựa chọn mô hình tổ chức phù hợp sẽ có tác dụng phân rõ trách nhiệm và quyền lực trong quản lý dự án, do đó, đảm bảo thực hiện thành công dự án. Ngoài ra, giải quyết vấn đề “hậu dự án” cũng là điểm khác biệt giữa hai lĩnh vực quản lý.

Sự khác nhau giữa quản lý quá trình sản xuất liên tục trong doanh nghiệp với quản lý dự án được thể hiện trong Bảng 1.2.

Bảng 1.2. Phân biệt quản lý sản xuất theo dòng với quản lý dự án

Quá trình quản lý sản xuất theo dòng  Nhiệm vụ có tính lặp lại, liên tục Quản lý dự án  Nhiệm vụ không lặp lại, liên tục mà có

tính chất mới mẻ

 Tỷ lệ sử dụng nguồn nhân lực thấp  Một khối lượng lớn hàng hóa dịch vụ được sản xuất trong một thời kỳ (sản xuất hàng loạt)  Tỷ lệ sử dụng nguồn nhân lực cao  Tập trung vào một loại hay một số nhất định hàng hóa hoặc dịch vụ (sản xuất đơn chiếc)

 Thời gian tồn tại của các công ty  Thời gian tồn tại của dự án có giới hạn

(doanh nghiệp) lâu dài

 Các số liệu thống kê sẵn có và hữu ích  Số liệu lịch sử về các dự án tương tự

đối với việc ra quyết định hầu như không có

 Không quá tốn kém khi chuộc lại lỗi  Phải trả giá đắc cho các quyết định sai

lầm lầm.

 Tổ chức theo tổ nhóm là hình thức phổ  Nhân sự mới cho mỗi dự án

biến

 Trách nhiệm rõ ràng và được điều

chỉnh qua thời gian  Phân chia trách nhiệm thay đổi tùy thuộc vào tính chất của từng dự án

 Môi trường làm việc tương đối ổn định  Môi trường làm việc thường xuyên

thay đổi

Quản lý dự án cũng khác biệt với việc quản lý các phòng ban của một doanh nghiệp trên một số nội dung như thể hiện trong bảng 1.3.

Bảng 1.3. Phân biệt quản lý dự án với quản lý các phòng ban của doanh nghiệp

Quản trị dự án đầu tư - Bài 1 Trang 16

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

Quản lý dự án  Có chu kỳ hoạt động rõ ràng (thời gian Quản lý các phòng ban chức năng  Tồn tại lâu dài từ năm này sang năm

hữu hạn) khác

 Thời điểm bắt đầu và kết thúc theo ngày

tháng trong lịch

 Không có đặc điểm cụ thể liên quan tới ngày tháng theo lịch (ngoại trừ ngân sách tài chính hàng năm)

 Dự án có thể kết thúc đột ngột khi  Tồn tại liên tục

không đạt mục tiêu

 Do tính độc đáo của dự án, công việc  Thực hiện các công việc và chức năng

không bị lặp lại đã biết

 Công việc tối đa được thực hiện với

ngân sách sàn/trần hàng năm

 Chỉ liên quan đến một vài kỹ năng và

kỷ luật trong một tổ chức

 Nỗ lực tổng hợp được hoàn thành trong ràng buộc về thời gian và nguồn lực  Liên quan đến nhiều kỹ năng và kỷ luật trong nhiều tổ chức và thay đổi theo giai đoạn dự án

 Tỷ lệ và loại chi phí thay đổi liên tục  Tương đối ổn định

Chúc Anh/Chị học tập tốt!

TÀI LIỆU HỌC TẬP

Tài liệu bắt buộc:

 Giáo trình “Quản trị dự án” của Viện Đại học Mở Hà Nội – NXB Thông tin và

Truyền thông, năm 2012.

Tài liệu tham khảo:

 Từ Quang Dương (2008), Giáo trình Quản trị dự án, NXB Đại học Kinh tế quốc

dân.

 Bùi Tường Trí (1997), Phân tích định lượng trong quản trị, NXB Thống kê.

 John S. Oakland (1994), Quản lý chất lượng đồng bộ, NXB Thống kê.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 1 Trang 17

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

BÀI 2: LẬP VÀ LỰA CHỌN DỰ ÁN

MỤC TIÊU CỦA BÀI HỌC

- Yêu cầu sinh viên nắm vững nội dung cơ bản của công tác lập dự án nghiên cứu khả thi (phân tích môi trường vĩ mô, nghiên cứu thị trường, kỹ thuật, tổ chức, tài chính và hiệu quả kinh tế – xã hội).

- Sinh viên nắm được và sử dụng khá thành thạo công tác phân tích tài chính dự

án.

- Sinh viên nắm vững và sử dụng được các công cụ phân tích so sánh đánh giá,

lựa chọn dự án đầu tư trong thực tiễn.

2.1. PHƯƠNG PHÁP LUẬN LẬP DỰ ÁN

2.1.1. Nghiên cứu các yếu tố môi trường vĩ mô

Môi trường vĩ mô có ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình phát triển, hiệu quả kinh tế và xã hội của dự án. Nghiên cứu môi trường vĩ mô cần nêu được những nhận định về hiện trạng và tương lai, khó khăn và thuận lợi, cơ hội và rủi ro liên quan tới dự án. Môi trường vĩ mô cần đề cập ở đây bao gồm:

Nghiên cứu những điều kiện về tự nhiên (địa hình, khí hậu, địa chất,…) có liên quan đến

việc lựa chọn và thực hiện dự án.

Nghiên cứu về dân số và lao động.

 Nghiên cứu dân số với tư cách là người tiêu dùng sản phẩm của dự án  Nghiên cứu dân số với tư cách là lực lượng sản xuất liên quan đến việc cung

cấp nhân lực cho dự án

Các điều kiện chính trị, chính sách của Nhà nước

 Các chính sách phát triển, cải cách kinh tế, chuyển dịch cơ cấu kinh tế có liên

quan

 Môi trường pháp ly, môi trường chính trị  Môi trường đầu tư (Luật Đầu tư, Luật Doanh nghiệp)

Quản trị dự án đầu tư - Bài 2 Trang 1

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

Tình hình phát triển kinh tế xã hội qua một số chỉ tiêu cơ bản có liên quan như tốc độ tăng GDP, tỷ lệ đầu tư so với GDP, quan hệ giữa tích lũy và tiêu dùng, GDP/đầu người, tỷ suất lợi nhuận của sản xuất kinh doanh…

Tình hình ngoại hối (dự trữ ngoại tệ, nợ và khả năng trả nợ…) có liên quan, đăc biệt

đối với các dự án phải nhập khẩu thường xuyên nguyên vật liệu, thiết bị.

Tình hình ngoại thương và các chính sách thương mại liên quan như tình hình xuất nhập khẩu, thuế xuất nhập khẩu, chính sách tỷ giá hối đoái, cán cân thương mại, cán cân thanh toán quốc tế…

Các điều kiện văn hóa xã hội có liên quan.

Các điều kiện tiến bộ khoa học kỹ thuật có liên quan. Với những dự án nhỏ, không cần nhiều dữ liệu kinh tế vĩ mô như vậy. Đối với các dự án lớn, tùy thuộc vào mục tiêu, đặc điểm và phạm vi tác dụng của dự án mà lựa chọn những vấn đề liên quan để xem xét.

Đối với các cấp thẩm định dự án, những vấn đề kinh tế vĩ mô được xem xét không chỉ ở góc độ tác động của nó đối với dự án, mà cả tác động của dự án đối với nền kinh tế vĩ mô như lợi ích kinh tế xã hội do dự án đem lại, tác động của dự án đối với tăng trưởng kinh tế của ngành và nền kinh tế…

2.1.2. Nghiên cứu thị trường

Nghiên cứu thị trường nhằm làm rõ những vấn đề: sản xuất kinh doanh cái gì, bao nhiêu, bán cho ai…? Thị trường là một trong những nhân tố quyết định việc lựa chọn mục tiêu và quy mô của dự án đầu tư. Nội dung chủ yếu của nghiên cứu thị trường:

a. Nghiên cứu các khu vực thị trường hay các nhóm khách hàng dự kiến sẽ tiêu

thụ sản phẩm của dự án  Thị trường nội địa  Thị trường xuất khẩu

b. Tình hình cung cầu hiện tại trên thị trường đã xác định

 Nghiên cứu nhu cầu hiện tại về sản phẩm của dự án (khách hàng, mức tiêu thu,

quy mô xuất khẩu sản phẩm

c. Dự báo tình hình cung cầu trong tương lai

 Nghiên cứu động thái tiêu dùng, xu hướng thay đổi (ước tính mức gia tăng nhu cầu trong nước và sản phẩm của dự án, khả năng mở rộng thị trường xuất khẩu).

Quản trị dự án đầu tư - Bài 2 Trang 2

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

 Ước tính giá bán và chất lượng sản phẩm của dự án, dự kiến kiểu dáng, bao

bì…

 Dự báo lượng cung và các nguồn cung trong tương lai (cả trong nước và

nhập khẩu).

d. Nghiên cứu cạnh tranh

 Nghiên cứu các đối thủ cạnh tranh chính trong nước (số lượng đối thủ hiện có và trong tương lai, tình hình và triển vọng hoạt động của các cơ sở này, lợi thế so sánh của đối thủ so với sản phẩm mà dự án định sản xuất trên các mặt chi phí sản xuất, kiểu dáng, chất lượng…).

 Đánh giá ưu thế và những bất lợi của hàng nhập khẩu.  Xem xét khả năng đứng vững trong cạnh tranh của sản phẩm dự án ở thị trường xuất khẩu (đánh giá các ưu thế: giá cả, kiểu dáng, chất lượng, cung ứng vật tư, khả năng tài chính, quản lý và kỹ thuật, vấn đề tiếp thị phân phối sản phẩm, phương thức thanh toán…).

e. Lựa chọn các giải pháp tiếp thị và chiến lược cạnh tranh cho sản phẩm dự án

 Chiến lược sản phẩm của dự án.  Chất lượng và chính sách bán hàng, mạng lưới phân phối đại lý…  Chất lượng và chính sách giá cả: giá thành, định giá bán…  Chiến lược quảng cáo và xúc tiến bán hàng, khuyến mại.  Các giải pháp tiếp thị khác.

f. Kế hoạch sản xuất kinh doanh

Cần xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh cho từng thời kỳ, phục vụ từng thị trường. Ví dụ, Kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm và phục vụ từng thị trường được trình bày theo Bảng 2.1.

Ví dụ, thị trường rau sạch của mọt dự án được trình bày như sau: Hà Nội có khoảng 400 khách sạn, trong đó các khách sạn có bếp ăn là hơn 200. Hơn 70 trường học bán trú và rất nhiều trường mẫu giáo mầm non có nhà ăn muốn được cung cấp rau sạch. Khoảng 15 siêu thị có bán rau sạch. Nhiều khu công nghiệp lớn, trong đó rất nhiều cơ quan có bếp ăn. Hệ thống 20 cửa hàng chuyên bán rau sạch của Sở Nông nghiệp & Phát triển nông thôn. Hơn 80% dân số chưa được cung cấp rau sạch.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 2 Trang 3

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

Bảng 2.1. Kế hoạch sản xuất hàng năm và phục vụ từng thị trường

Thị trường Sản lượng kế hoạch hàng năm

Năm thứ 1 Năm thứ 2 Năm thứ n

SL Giá DT SL Giá DT … SL Giá DT

1. Thị trường nội địa

2. Xuất khẩu

Tổng doanh thu

Chú thích: - DT: doanh thu

- SL: số lượng

2.1.3. Nghiên cứu kỹ thuật

Nghiên cứu kỹ thuật là nhằm lựa chọ dự án khả thi về mặt kỹ thuật. Điều này cho phép tiết kiệm nguồn lực. Các dự án không khả thi về mặt kỹ thuật phải được bác bỏ để tránh những tổn thất trong quá trình thực hiện và vận hành sau này. Ngoài ra, phân tích kỹ thuật còn là tiền đề cho phân tích kinh tế - xã hội và phân tích tài chính của dự án ở các bước sau. Nội dung chính của phân tích kỹ thuật gồm những vấn đề sau:

a. Mô tả sản phẩm của dự án  Sản phẩm chủ yếu mà dự án sẽ sản xuất (sản phẩm vật chất, sản phẩm dịch vụ; sản

phẩm chính, sản phẩm phụ, sản phẩm bổ sung).

 Đặc điểm chủ yếu của sản phẩm.

o Tên sản phẩm, ký mã hiệu, các tiêu chuẩn chất lượng cần phải đạt được. o Đặc tính lý học, hóa học, cơ học… o Các hình thức bao bì, đóng gói. o Các công dụng của sản phẩm và cách bảo quản, sử dụng.

 Phân tích ưu nhược điểm sản phẩm của dự án so với sản phẩm cùng loại trên thị

trường trong nước và thế giới: o So sánh chất lượng. o Mức độ thỏa mãn tiêu dùng. o Tính hợp thời, hợp thị hiếu phù hợp nhu cầu khách hàng. o So sánh giá cả.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 2 Trang 4

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

o Triển vọng thay thế sản phẩm khác hoặc nguy cơ bị sản phẩm khác thay thế.

 Trình bày kết quả sản phẩm thử (nếu có).

Ví dụ, mô tả sản phẩm của một dự án như sau: “Rau là loại thực phẩm, sản phẩm tiêu dùng thiết yếu. Các loại rau dự kiến sản xuất gồm 12 loại rau, chia thành 3 vụ sản xuất chính: xuân hè (tháng 1-4), hè thu (tháng 5-8) và vụ đông (tháng 9-12), như: rau cải, su hào, cà chua, rau thơm… Rau đảm bảo đủ các thành phần dinh dưỡng (có phụ lục đi kèm). Về đóng gói, mọi sản phẩm khi đưa ra thị trường đều được đóng gói bằng giấy có gh rõ ngày xuất xưởng, các thành phần dinh dưỡng chính, thời hạn sử dụng, tên thương hiệu và logo của doanh nghiệp”.

b. Lựa chọn công suất của dự án  Các chỉ tiêu công suất của dự án:

Công suất bình thường của dự án là số sản phẩm cần sản xuất trong một đơn vị thời gian (giờ, ngày, tháng, năm) để đáp ứng nhu cầu của thị trường mà dự án dự kiến sẽ chiếm lĩnh. Ví dụ: dự án sản xuất bia tỉnh A, sau khi nghiên cứu thị trường đã xác định được nhu cầu mà dự án sẽ đáp ứng là 1 triệu người uống bia, với mức tiêu dùng bình quân là 0,5 lít/người/ngày. Vậy công suất bình thường của dự án này là: 1 triệu người x 0,5 lít x 365 ngày = 182.500.000 lít/năm. Công suất lý thuyết của dự án là số sản phẩm cần sản xuất trong một đơn vị thời gian vừa để đáp ứng nhu cầu tiêu thụ của thị trường mà dự án sẽ chiếm lĩnh và để bù đặp những hao hụt tổn thất trong quá trình sản phẩm lưu kho, vận chuyển. Trong ví dụ trên, giả sử tỉ lệ hao hụt trung bình của loại hàng này là 3%/năm. Vậy để có được 182.500.000 lít bia bán trên thị trường thì lượng bia cần phải sản xuất là: X + X x 3% = 182.000 x (1+0,03) = 187.975.000 lít/năm Công suất hòa vốn (công suất tối thiểu) biểu hiện bằng số sản phẩm sản xuất đảm bảo hòa vốn.

 Những căn cứ xác định công suất:

o Thị phần mục tiêu (qui mô cầu, thị trường hiện tại và tương lai); o Khả năng cung cấp các yếu tố đầu vào: vốn lao động, công nghệ, nguyên

liệu, vật tư, …

o Khả năng cung cấp các loại máy móc thiết bị cần thiết; o Năng lực tổ chức điều hành, quản lý sản xuất; o Khả năng về vốn đầu tư, phân kỳ đầu tư.

 Tính toán lựa chọn công suất:

Việc lựa chọn công suất (qui mô) nào cho hợp lý cũng phụ thuộc nhiều nhân tố trong đó có yếu tố rủi ro, như ví dụ sau:

Quản trị dự án đầu tư - Bài 2 Trang 5

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

Bảng 2.2. Tình huống phân tích lựa chọn công suất

Tình huống tốt

Phương án công suất (tấn/nă m) Xá c suấ t Tình huống xấu Lợi nhuận (tr.đ/tấ n) Xá c suấ t Lợi nhuận (tr.đ/tấ n)

Lợi nhuậ n kỳ vọng (triệu đồng )

(2) (3) (4) (5) (6) (1)

100 0,4 -65 0,6 5000 A: 5000

40 0,4 -20 0,6 8000 B: 2000

15 0,4 -5 0,6 1500 C: 500

Phương án B (xây dựng nhà máy có công suất 2000 tấn/năm) có tổng lợi nhuận kỳ vọng thu được là 8000 triệu đồng/năm, lớn nhất trong số các phương án so sánh, do đó, được lựa chọn. c. Lựa chọn công nghệ sản xuất

Để sản xuất một loại sản phẩm có thể sử dụng nhiều loại công nghệ và áp dụng nhiều phương pháp sản xuất khác nhau. Do đó, phải xem xét và lựa chọn loại công nghệ và phương pháp sản xuất thích hợp nhất. Khi lựa chọn công nghệ cần xem xét các vấn đề sau đây:

Căn cứ để lựa chọn công nghệ.

 Xuất phát từ khả năng về vốn và lao động của doanh nghiệp. Nếu thiếu vốn, nhiều lao động thì nên chọn công nghệ hiện đại trung bình, rẻ tiền, sử dụng nhiều lao động để giải quyết việc làm.

 Căn cứ vào khả năng vận hành của lực lượng lao động và trình độ quản lý công nghệ. Không nên mua loại công nghệ quá hiện đại so với trình độ quản lý của đơn vị. Việc áp dụng công nghệ hiện đại hoặc còn đang được thử nghiệm sẽ có nhiều rủi ro. Tuy nhiên, sử dụng công nghệ quá lạc hậu thì sản phẩm sản xuất ra kém chất lượng, khó tiêu thụ, ngay cả ở thị trường trong nước.

 Xuất phát từ nguồn nguyên liệu sử dụng để lựa chọn công nghệ phù hợp (chất

liệu của loại nguyên liệu sử dụng, quy mô, trữ lượng của nguyên liệu).

Quản trị dự án đầu tư - Bài 2 Trang 6

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

 Xuất phát từ điều kiện cơ sở hạ tầng hiện có, khả năng bổ sung trong tương lai. Thí dụ, dự án xây dựng nhà máy chăn nuôi gia cầm theo phương pháp công nghiệp cần phải có các cơ sở cung cấp thức ăn công nghiệp sản xuất ổn định thường xuyên.

 Xem xét khả năng bảo hành, thay thế phụ tùng, chi tiết thiết bị. Khi chọn công nghệ, cần chọn loại công nghệ có nhiều nguôn cung, bảo hành dài ngày, dễ dàng mua sắm phụ tùng thay thế nhằm tạo sự cạnh tranh trong cung cấp công nghệ, do đó, sẽ mua được công nghệ với giá hợp lý.  Chú ý tuổi thọ lâu dài của công nghệ sử dụng.  Cần xem xét toàn diện các khía cạnh kinh tế kỹ thuật của công nghệ. Các loại công nghệ có ưu điểm khác nhau, có loại tiết kiệm năng lượng nhưng lại sử dụng nhiều nguyên vật liệu, lao động và ngược lại. Cần phải xem xét ở nhiều nơi, nhiều nước để lựa chọn được công nghệ thích hợp, giá hợp lý, lựa chọn được công nghệ tối ưu.

Nghiên cứu nguồn cung công nghệ và phương thức chuyển giao.

 Nghiên cứu nguồn cung công nghệ: số nhà cung cấp, lợi thế, uy tín của từng

nhà cung, nội dung công nghệ được chuyển giao từ mỗi nguồn.

 Phương thức chuyển giao công nghệ: mua đứt, liên doanh.  Xem xét những điều kiện đi kèm việc chuyển giao công nghệ: hạn chế thị trường bán sản phẩm, khống chế giá bán, điều kiện cung cấp những thông tin về cải tiến công nghệ…

 Phương pháp xử lý vấn đề tài chính trong chuyển giao công nghệ: miễn phí,

góp vốn bằng công nghệ, thanh toán kỳ vụ theo lợi nhuận…

Những chú ý khi nghiên cứu tính khả thi về công nghệ.

 Lựa chọn công nghệ dựa vào tính chất đầu tư của dự án (thuộc loại đầu tư chiều

rộng hay chiều sâu).

 Cần tiến hành đánh giá so sánh các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật chủ yếu của từng loại công nghệ được đưa ra lựa chọn (các tiêu chuẩn chất lượng của sản phẩm, mức tiêu hao năng lượng, công suất, giá cả, điều kiện chuyển giao, phương thức thanh toán, điều kiện bảo trì…).

 Xem xét những tác động đến môi trường của từng phương án công nghệ.

Sau khi đã chọn được công nghệ cho dự án, phải mô tả chi tiết và làm rõ lý do chọn.

Tiếp đó là lập sơ đồ quy trình công nghệ đã chọn.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 2 Trang 7

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

d. Lựa chọn máy móc thiết bị

Lựa chọn máy móc thiết bị phải phù hợp với quy trình công nghệ, đồng bộ với trình độ kỹ thuật của các thiết bị khác trong dây chuyền, phải đảm bảo tạo ra những sản phẩm đạt chất lượng mong muốn, phù hợp với điều kiện bảo dưỡng, điều kiện vận hành, điều kiện khí hậu…

 Những căn cứ lựa chọn mua máy móc thiết bị

o Giá cả, chi phí vận chuyển, lắp đặt, bảo trì; o Thời hạn bảo hành; o Khả năng cung cấp thiết bị thay thế, phụ tùng; o Phương thức thanh toán; o Chi phí đào tạo công nhân; o Có cần giám định kỹ thuật không…  Nghiên cứu công suất của máy móc thiết bị

o Công suất thiết kế: là khả năng sản xuất sản phẩm của thiết bị trong một

đơn vị thời gian.

o Công suất lý thuyết: là công suất tối đa với giả thiết là máy móc hoạt động liên tục không bị gián đoạn vì bất cứ lý do nào (như mất điện, hư hỏng…) trong thời gian quy định (bao nhiêu ca trong một ngày, bao nhiêu ngày trong một năm).

o Công suất thực tế: là công suất máy móc thực tế đạt được. Nó thường nhỏ hơn công suất lý thuyết và công suất thiết kế. Sự chênh lệch này do nhiều nguyên nhân (lý do kỹ thuật, sử dụng thời gian, đảm bảo các điều kiện cho máy hoạt động…).

 Lập danh mục máy móc thiết bị cần thiết cho dự án.

Bảng 2.3. Danh mục máy móc thiết bị cần cho dự án

Danh mục MMTB Mua Số

Xuất xứ Đơn giá Tổng cp lượng

Tính năng kỹ thuật

1. MMTB trực tiếp sản xuất 2. MMTB vận chuyển, bốc xếp,

băng chuyền

3. Thiết bị và dụng cụ điện

Quản trị dự án đầu tư - Bài 2 Trang 8

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

4. MMTB đo lường, kiểm tra chất

lượng

5. Thiết bị, dụng cụ bảo dưỡng, sửa

chữa thay thế

6. Thiết bị an toàn lao động, phòng

cháy, xử lý chất thải

7. Các loại xe đưa đón công nhân,

xe con, xe tải

8. Các máy móc, thiết bị khác

Chú thích: MMTB: Máy móc thiết bị

 Nghiên cứu giá mua các loại máy móc thiết bị

o Sử dụng bảng hiện giá (Proma Invoice) hoặc tìm thông tin qua các cơ

quan đại diện, các chuyên gia kỹ thuật.

o Xây dựng kế hoạch, các điều kiện gói thầu, đấu thầu mua máy móc thiết

bị (nếu giá trị lớn).

o Ước tính tổng chi phí (giá mua, chi phí vận chuyển, bảo quản, lắp đặt,

chi phí huấn luyện chuyên môn…)

 Nghiên cứu phương thức mua, nghiệm thu, điều kiện bảo hành, điều kiện cung

cấp phụ tùng thay thế, thi công lắp đặt…

e. Nguyên vật liệu

Yếu tố đầu vào bao gồm tất cả các nguyên vật liệu chính và phụ, vật liệu bao bì đóng gói, chi phí điện nước… Đây là yếu tố vật chất kỹ thuật quan trọng của dự án cần được xem xét kỹ trên các góc độ.

 Xác định tiêu chuẩn chất lượng cần có cho các yếu tố đầu vào (cấp hạng, chỉ

tiêu cơ, lý hóa, phương tiện kiểm tra, đo lường…)

 Xem xét đặc tính và chất lượng nguyên vật liệu sử dụng cho dự án:

o Đặc điểm của loại nguyên vật liệu sử dụng cho dự án: nông sản, lâm sản,

khoáng sản, …

o Tính chất lý học như kích cỡ, dạng o Tính chất hóa học như thành phần hóa học, chỉ số oxy hóa o Tính chất cơ học như độ biến dạng, độ dẻo.

 Nghiên cứu nguồn cung và khả năng cung cấp nguyên vật liệu.

o Ai là nhà cung cấp chủ yếu?

Quản trị dự án đầu tư - Bài 2 Trang 9

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

o Trữ lượng và khả năng cung cấp o Địa điểm cung cấp o Nếu nguyên vật liệu nhập ngoại thì cần xem xét các yếu tố: khả năng ngoại tệ, điều kiện nhập, chính sách của Chính phủ các nước liên quan, vận chuyển, chính sách tỷ giá, …

o Nghiên cứu khả năng mua nguyên vật liệu hoặc tự sản xuất.

 Nghiên cứu giá cả và phương thức thanh toán.

o Các loại giá mua (trong nước, nhập khẩu, thời vụ, …) o Chi phí vận chuyển o Phương thức thanh toán, chính sách tín dụng của nhà cung cấp.

 Căn cứ lựa chọn nhà cung cấp nguyên vật liệu. o Cung cấp nguyên vật liệu chất lượng tốt o Giá cả hợp lý o Khả năng cung cấp ổn định, lâu dài, đúng tiến độ o Có khả năng về vốn, kỹ thuật o Cự ly gần, chi phí vận chuyển thấp o Phương thức và điều kiện thanh toán ưu đãi.

 Kế hoạch cung ứng và vận chuyển.

o Xây dựng phương án mua, vận chuyển cả về số lượng, chủng loại phù

hợp với công suất dự án.

o Lập kế hoạch tiến độ cung hàng năm, cũng như cả đời dự án. o Xây dựng kế hoạch dự trữ, bảo quản, vận chuyển, hao hụt và sử dụng.

Bảng tính toán tổng nhu cầu và chi phí các loại nguyên vật liệu hàng năm cho dự án thể

hiện qua bảng 2.4.

Bảng 2.4. Tính toán nhu cầu và chi phí nguyên vật liệu hàng năm

Nguồn cung ứng Nhu cầu năm thứ 1 Năm thứ … Năm thứ …

nguyên vật liệu Số lượng Đơn giá Tổng giá trị

1. Nhập khẩu

Quản trị dự án đầu tư - Bài 2 Trang 10

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

2. Mua tại Việt Nam

f. Nghiên cứu cơ sở hạ tầng

Nhu cầu năng lượng, nước, giao thông, thông tin liên lạc v.v. của dự án phải được nghiên

cứu kỹ, vì nó ảnh hưởng đến chi phí đầu tư và chi phí sản xuất.

 Năng lượng

o Xác định mức cầu về từng loại năng lượng (điện, than, dầu hỏa) o Xem xét từng nguồn cung tương ứng, ước tính chi phí.

Ví dụ, đối với nguồn điện năng cần xem xét các vấn đề sau:

o Tổng công suất cần thiết cho nhà máy. o Nguồn cung cấp (số lượng). o Khả năng xây dựng hệ thống đường dây mới phục vụ cho nhà máy (nếu

địa điểm nhà máy không có đường dây điện đi qua).

o Chi phí đầu tư bao gồm chi phí mua và lắp đặt máy phát điện, chi phí

thiết kế hệ thống điện ban đầu.

o Chi phí sử dụng tính KWh nếu sử dụng nguồn điện do các cơ sở điện lực

cung cấp.

 Nước

o Xác định mức cầu sử dụng nước theo từng mục đích (sản xuất, sinh hoạt

của công nhân viê…).

o Khả năng cung cấp từ công ty cấp nước, giếng nước, sông ngòi. o Nghiên cứu hệ thống thoát nước, xử lý nước thải trước khi thải ra các

công trình công cộng hay sông ngòi để tránh ô nhiễm.

o Xác định chi phí: chi phí đầu tư xây dựng hệ thống cung cấp nước và các thiết bị kèm theo. Chi phí sử dụng căn cứ vào lượng nước tiêu thụ và giá nước (nếu do công ty cấp nước cung cấp).

 Các cơ sở hạ tầng khác.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 2 Trang 11

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

Hệ thống giao thông để cung cấp đầu vào và tiêu thụ đầu ra, hệ thống thông tin liên lạc, hệ thống xử lý các chất thải, khí thảo, hệ thống an toàn lao động, hệ thống phòng cháy chữa cháy… đều cần được xem xét tùy loại dự án.

g. Nghiên cứu lao động và tiền lương

 Xác định nhu cầu về số lượng và chất lượng lao động.

o Tính nhu cầu số lượng lao động cần thiết từ cấp lãnh đạo cao nhất tới các tổ, đội lao động, gồm cả lao động trong nước và nước ngoài như thể hiện trong bảng 2.5.

o Nêu rõ yêu cầu chất lượng lao động cho từng khâu công việc với những

tiêu chuẩn cụ thể về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm …

o Nếu cần lao động chuyên gia thì phải luận chứng rõ cần cho khâu nào,

thời gian bao lâu?

Bảng 2.5. Kế hoạch về lao động

Cơ cấu lao động Năm thứ 1 Năm thứ 2

Người Việt Nam Người nước ngoài Người Việt Nam Người nước ngoài

A. Lao động trực tiếp

B. Lao động gián tiếp

Tổng số

 Nghiên cứu về tuyển dụng và đào tạo.

o Phương thức tuyển dụng: cần tìm lao động từ nhiều nguồn khác nhau

nhằm rút ngắn thời gian huấn luyện, học việc, thử việc.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 2 Trang 12

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

o Cần ưu tiên xem xét số lao động sẵn có tại địa phương để tuyển dụng

đào tạo.

o Nếu phải đào tạo, cần xây dựng kế hoạch đào tạo: số lượng, nội dung,

chi phí.

o Lựa chọn hình thức đào tạo hiệu quả nhất (trong nước hay nước ngoài,

kèm cặp hay trường lớp chính quy)  Xác định chính sách và đãi ngộ lao động.

o Để thu hút lao động có chất lượng cần sử dụng chính sách và đãi ngộ

nào? Áp dụng hình thức trả lương nào?

o Nếu áp dụng hình thức trả lương khoán thì cần nghiên cứu và trình bày

những căn cứ, phương pháp tính lương.

o Căn cứ vào hình thức trả lương được áp dụng, số lao động cần thiết từng loại, các chi phí có liên quan, việc tính lương hàng năm cho mỗi loại lao động và cho toàn bộ lao động của dự án thể hiện qua bảng 2.6.

Bảng 2.6. Kế hoạch tiền lương

Loại lao động Năm thứ 1 Năm thứ 2 …

Số lượng (người) Số lượng (người)

Tiền lương (tr.đ) Tiền lương (tr.đ)

A. Tiền lương

1. Lao động trực tiếp

2. Lao động gián tiếp

B. Các chi phí khác (bảo hiểm, phúc lợi, …)

Quản trị dự án đầu tư - Bài 2 Trang 13

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

Tổng chi phí (A+B)

 Sử dụng chuyên gia nước ngoài.

Đối với dự án phức tạp, trong nước chưa đảm nhận được hoàn toàn thì thuê chuyên gia nước ngoài (hoặc thỏa thuận trong hợp đồng chuyển giao công nghệ được sử dụng chuyên gia nước ngoài mà không phải trả thêm chi phí) làm một số khâu công việc như sau:

o Nghiên cứu soạn thảo các dự án khả thi có quy mô lớn, kỹ thuật phức

tạp.

o Thiết kế, thi công và lắp đặt các thiết bị mà trong nước không thể đảm

nhiệm được.

o Chạy thử và hướng dẫn vận hành máy cho tới khi đạt được công suất đã

định.

o Bảo hành thiết bị theo hợp đồng mua bán công nghệ trong thời gain quy

định.

Chú ý: Chi phí trả cho chuyên gia nước ngoài gồm chi phí bằng tệ và bằng tiền Việt trong một thời gian nào đó. Khoản chi phí này thường khá cao nên phải được xem xét kỹ lưỡng.

h. Nghiên cứu địa điểm, mặt bằng thực hiện dự án  Tầm quan trọng của việc lựa chọn địa điểm

Lựa chọn địa điểm thực hiện dự án có tầm quan trọng đặc biệt vì địa điểm gắn với những cơ sở hạ tầng phải đầu tư rất lớn để xây dựng mà không thể di dời dễ dàng. Chọn địa điểm hợp lý có ý nghĩa chiến lược lâu dài liên quan tới việc mở rộng thị trường và tiết kiệm chi phí vận chuyển nguyên liệu hoặc thành phẩm.

Lựa chọn địa điểm, thực chất là xem xét là các khía cạnh về địa lý, tự nhiên, kinh tế, xã hội, kỹ thuật … có liên quan đến sự hoạt động và hiệu quả hoạt động sau này của dự án.

 Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn địa điểm.

o Có mặt bằng đủ lớn để đảm bảo và có thể mở rộng qui mô sản xuất. o Có thể tận dụng cơ sở hạ tầng sẵn có. o Bảo đảm an ninh trật tự. o Phù hợp với quy hoạch. o Gần vùng nguyên liệu hay thị trường tiêu thụ. o Gần trục giao thông. o Không gây ô nhiễm môi trường.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 2 Trang 14

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

 Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn địa điểm.

Yếu tố kinh tế

o Nghiên cứu các chính sách kinh tế tại khu vực hoạt động của dự án, đặc biệt là các chính sách khuyến khích đầu tư và các chính sách tài chính có liên quan, các chủ trương phát triển kinh tế, đặc biệt ở các vùng dân tộc thiểu số.

o Giá đất, giá nhân công, khả năng tuyển dụng lao động, cung cấp lương

thực thực phẩm.

o Khả năng xử lý chất thải chống ô nhiễm môi trường và tình hình ô nhiễm

môi trường hiện có.

Yếu tố chính trị. Các nhà đầu tư nước ngoài thường quan tâm tới vấn đề này (tính ổn định chính trị, chính sách và thủ tục hành chính, chính sách phát triển của địa phương).

Yếu tố văn hóa, xã hội. Trình độ văn hóa dân cư trong vùng, khả năng tuyển dụng lao động địa phương, các dịch vụ y tế, giáo dục, vận chuyển, thông tin, giải trí, phong tục tập quán…

Yếu tố tự nhiên.

o Nghiên cứu ảnh hưởng của thời tiết khí hậu, địa hình, thủy văn, môi

trường tới tuổi thọ và sự hoạt động liên tục của công trình.

o Nghiên cứu ảnh hưởng của dự án đến tình hình kinh tế, văn hóa, và dân cư đến tài nguyên khoáng sản trong khu vực, bao gồm cả ảnh hưởng tốt và xấu.

Nghiên cứu môi trường. Phần này nghiên cứu ảnh hưởng của dự án đến môi trường và ngược lại, từ đó đưa ra các giải pháp xử lý. Ảnh hưởng của môi trường có thể là:

o Mặt bằng (nếu khai thác tài nguyên khoáng sản) o Cân bằng sinh thái (khai thác và sử dụng tài nguyên rừng, sinh vật biển) o Ảnh hưởng khác (bụi, tiếng ồn).

2.1.4. Nghiên cứu tài chính dự án

2.1.4.1. Giá trị hiện tại và tương lai của tiền

Tiền có giá trị khác nhau ở những thời điểm khác nhau do nhiều yếu tố tác động do những nguyên nhân chủ yếu sau:

Quản trị dự án đầu tư - Bài 2 Trang 15

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

 Tiền có khả năng sinh lời (nếu không đầu tư mà gửi vào tài khoản thì cũng sinh

lãi).

 Do ảnh hưởng của yếu tố lạm phát (hoặc giảm phát) sẽ ảnh hưởng đến giá trị

của tiền.

 Do ảnh hưởng của yếu tố ngẫu nhiên.

Có hai thời điểm để xác định giá trị tiền tệ là thời điểm tương lai và thời điểm hiện tại.

Giá trị tương lai của tiền: Là giá trị có thể nhận được tại một thời điểm trong tương lai bao gồm toàn bộ số vốn gốc và số tiền lãi tính đến thời điểm đó.

Ví dụ: Một người gửi tiết kiệm 100USD trong n năm với lãi suất 4%/năm. Hỏi số tiền người đó nhận được trong các năm?

Dòng tiền của khoản tiền được biểu diễn như sau:

- Năm 0 (đầu năm thứ nhất) gửi 100 USD. - Năm 1 (cuối năm thứ nhất, đầu năm thứ 2) có:

100 + 100𝑥4% = 100(1 + 4%) = 104 𝑈𝑆𝐷

- Năm 2 (cuối năm thứ 2, đầu năm thứ 3) có:

100 + 104𝑥4% = 104(1 + 4%) = 108 𝑈𝑆𝐷

- Năm thứ 3

108,16 + 108,16(1 + 4%) = 112,4864 𝑈𝑆𝐷

- Tương tự, năm thứ 4 có:

100𝑥(1 + 4%)4 = 116,98 𝑈𝑆𝐷

- Năm thứ 5:

100𝑥(1 + 4%)4 = 121,67 𝑈𝑆𝐷

Tóm lại, nếu chúng ta ký hiệu:

𝐹𝑉𝑛: Giá trị tương lai của tiền năm thứ n (future value).

PV: Giá trị hiện tại của tiền (present value).

i: mức lãi suất

n: số năm tính lãi.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 2 Trang 16

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

Thì chúng ta có công thức tổng quát:

𝐹𝑉𝑛 = 𝑃𝑉(1 + 𝑖)𝑛 (1)

Nếu dựa theo ký hiệu của bảng tra tài chính thì (1 + 𝑖)𝑛 được ký hiệu là 𝐹𝑉𝐼𝐹𝑖,𝑛 (Future

value interest factor for I and n) thì:

𝐹𝑉𝑛 = 𝑃𝑉𝑥𝐺𝑉𝐼𝐹𝑖,𝑛

Giá trị hiện tại của tiền

Là giá trị hiện tại được sử dụng vào đầu tư. Như vậy, nếu theo ví dụ 1, ta thấy 100 USD là giá trị hiện tại, 104 USD là giá trị tương lai năm thứ 1; 108,16 USD là giá trị tương lai năm thứ 2…; 121,67 USD là giá trị tương lai năm thứ 5.

Và để tính ngược giá trị hiện tại bằng bao nhiêu khi biết giá trị ở thời điểm tương lai thì

từ công thức (1) rút ra:

𝐹𝑉𝑛 (1+𝑖)𝑛 (2)

𝐹𝑉𝑛 =

(1+𝑖)𝑛 = 𝑃𝑉𝐼𝐹𝑖/𝑛 (Present value interest factor for i and n) thì:

Tương tự như vậy theo kí hiệu trong bảng tra tài chính thì:

𝑃𝑉𝑛 = 𝐹𝑉𝑛𝑥𝑃𝑉𝐼𝐹𝑖/𝑛

Ví dụ: Một người muốn gửi tiền tiết kiệm cho con để sau 10 năm nữa rút ra lấy tiền cho con đi học. Với mong đợi có một khoản tiền 40 triệu đồng, nếu lãi suất gửi ngân hàng tại thời điểm này là 6%/năm thì người đó phải gửi ngay từ bây giờ bao nhiêu tiền? (giả định lãi suất là cố định trong 10 năm).

Theo công thức (2) ta có:

𝐹𝑉𝑛 (1+𝑖)𝑛, trong đó 𝐹𝑉𝑛 = 40.000.000, 𝑖 = 6%, 𝑛 = 10

40.000.000

𝑃𝑉𝑛 =

(1+6%)

= 22,336 triệu đồng. Thì: 𝑃𝑉𝑛 =

Như vậy, để có khoản tiền 40 triệu đồng sau 10 năm nữa, với lãi suất 6% thì từ bây giờ

người đó phải gửi vào ngân hàn 22,336 triệu đồng.

Dòng tiền phát sinh đều

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh có rất nhiều các khoản tiền phát sinh kỳ sau bằng với kỳ trước như: Doanh thu, lợi nhuận, khấu hao, trả lãi… số tiền phát sinh qua các kỳ là

Quản trị dự án đầu tư - Bài 2 Trang 17

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

bằng nhau. Để tính chuyển các khoản tiền này về cùng mặt bằng thời gian (hiện tại hoặc tương lai) theo công thức (1) và (2) sẽ mất rất nhiều thời gian mà thực tế dòng tiền phát sinh lại đều đặn. Do vậy, chúng ta sẽ xây dựng công thức cho trường hợp đặc biệt này.

Giá trị tương lai. Nếu dòng tiền phát sinh cuối kỳ: Giả sử có một dự án đầu tư hoạt động

trong thời gian 5 năm có doanh thu hàng năm đều bằng nhau và bằng A với lãi suất i%.

Trong trường hợp tổng quát nếu n năm thì 𝐹𝑉 = 𝐴(𝑖 + 1)𝑛−1

Áp dụng công thức toán cơ bản chúng ta có được:

∑ 𝐹𝑉 = 𝐹𝑉1 + 𝐹𝑉2 + 𝐹𝑉3 + ⋯ + 𝐹𝑉𝑛

= 𝐴𝑥(1 + 𝑖)𝑛−𝑛 + 𝐴𝑥(1 + 𝑖)𝑛−(𝑛−1) + ⋯ + 𝐴𝑥(1 + 𝑖)(𝑛−1)

= 𝐴 (1 + 𝑖)𝑛 − 1 𝑖

Nếu chúng ta kí hiệu tổng các khoản tiền A phát sinh đều đặn về cùng mặt bằng thời

gian tương lai là 𝐹𝑉𝐴𝑛 (Future value for an Annuity) thì:

(1+𝑖)𝑛−1 𝑖

(3) 𝐹𝑉𝐴𝑖,𝑛 = 𝐴

(1+𝑖)𝑛−1 𝑖

Tương tự theo bảng tài chính kí hiệu = 𝐹𝑉𝐼𝐴𝑖,𝑛 (Future value interest factor

for an annuity) thì: 𝐹𝑉𝐴𝑖,𝑛 = 𝐴𝑥𝐹𝑉𝐼𝐹𝐴𝑖,𝑛.

Nếu dòng tiền phát sinh đầu kỳ. Chúng ta xem xét dòng tiền phát sinh đầu kỳ thì dễ nhận thấy sự chênh lệch giữa dòng tiền cuối kỳ và đầu kỳ là 1 năm, sự chênh lệch 1 năm đó có mức chênh lệch là (1 + i). Nó chỉ là sự dịch chuyển các A lùi lại 1 năm và như vậy cũng chỉ là (1 + i).

Như vậy, công thức được xác định giống công thức (3) chỉ thêm 1 phần chênh lệch (1 +

i) và bằng:

(4)

Giá trị của dòng tiền đều tính về hiện tại (PVAi,n)

- Nếu dòng tiền phát sinh cuối kỳ:

Từ công thứ (2) và (3) ta có:

Quản trị dự án đầu tư - Bài 2 Trang 18

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

(5)

Nếu ký hiệu bằng thì

- Nếu dòng tiền phát sinh cuối kỳ

Từ công thức (2) và (5) ta có:

(6)

Tương tự chúng ta viết thành:

2.1.4.2. Phương pháp xác định lãi suất (tham số i)

Tỷ suất chiết khấu i được sử dụng trong việc tính chuyển dòng tiền phát sinh trong thời kỳ phân tích về cùng một mặt bằng thời gian hiện tại hoặc tương lai. Bởi vậy, xác định chính xác tỷ suất i của dự án có ý nghĩa rất quan trọng đối với việc đánh giá dự án đầu tư. Khi xem xét tỷ suất i chúng ta có một số trường hợp cần lưu ý.

Nếu vốn đầu tư được vay từ nhiều nguồn khác nhau thì mức lãi suất bình quân được tính

theo công thức:

(7)

Trong đó: kt là lượng vốn vay từ nguồn vay thứ t.

it là lãi suất vay của nguồn t.

m là số nguồn vay.

Nếu vay theo những kỳ hạn khác nhau thì chúng ta phải tính chuyển các lãi suất đi vay

về cùng một kỳ hạn (thông thường là năm) theo công thức sau:

inăm = (1 + it)m – 1 (7a)

inăm là lãi suất theo kỳ hạn năm.

it là lãi suất theo kỳ hạn t (6 tháng, hoặc quý).

Quản trị dự án đầu tư - Bài 2 Trang 19

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

M là số kỳ hạn t trong 1 năm (số lần ghép lãi trong năm).

Như vậy, chúng ta có một số trường hợp cơ bản:

- Nếu lãi suất theo kỳ hạn tháng tính chuyển ra năm:

inăm = (1 + it)12 – 1

- Nếu lãi suất theo kỳ hạn quý tính chuyển ra năm:

inăm = (1 + iquy)4 – 1

- Nếu lãi suất theo kỳ hạn 6 tháng tính chuyển ra năm:

inăm = (1 + i6t)2 – 1

Chú ý:

- Nếu vốn đầu tư do ngân sách cấp thì i là tỷ suất lợi nhuận định mức do Nhà nước quy định. Nếu chưa quy định tỷ suất lợi nhuận định mức thì i là lãi suất cho vay dàu hạn của ngân hàng hoặc tốc độ lạm phát của nền kinh tế.

- Nếu góp vốn liên doanh thì i là tỷ lệ lãi suất do các bên liên doanh thỏa thuận

chung.

- Nếu sử dụng vốn tự có để đầu tư thì i bao hàm cả tỷ lệ lạm phát và mức chi phí

cơ hội của vốn chủ sở hữu.

2.1.4.3. Các chỉ tiêu tài chính dự án chủ yếu

Các chỉ tiêu chủ yếu dùng phân tích và lựa chọn dự án trên góc độ tài chính gồm có

NPV, RR, IRR, PP.

Khi so sánh các dự án với nhau nhằm tìm ra một dự án tốt nhất về khía cạnh kinh tế hay trong tổng thể thì phải kết hợp đồng thời các chỉ tiêu với nhau để đưa ra kết luận phù hợp nhất cho dự án. Khi so sánh có những chỉ tiêu mâu thuẫn nhau, loại trừ nhau, trái ngược nhau, tuy nhiên, tùy mục đích của chủ đầu tư để lựa chọn 1 chỉ tiêu nào đó làm gốc để ra quyết định lựa chọn dự án. Việc đánh giá dự án có thể đánh giá độc lập các chỉ tiêu tài chính, hoặc có thể đánh giá cùng các chỉ tiêu kinh tế – xã hội, kỹ thuật. Đánh giá bằng các chỉ tiêu định lượng kết hợp giữa các chỉ tiêu định lượng với các chỉ tiêu định tính.

a) Giá trị hiện tại thu nhập thuần (NPV)

Khái niệm: Giá trị hiện tại thu nhập thuần (hiện giá thu nhập thuần) là phần chênh lệch giữa giá trị hiện tại của tổng thu và giá trị hiện tại của tổng chi dự kiến của vòng đời dự án tại thời điểm quyết định đầu tư, khi được chiết khấu theo một tỷ lệ nhất định.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 2 Trang 20

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

Công thức tính

Trong đó: CF0 là vốn đầu tư ban đầu; CF1, CF2,….. CFn là thu nhập thuần hàng năm;

i là tỷ lệ chiết khấu.

Khi đó tổng thu nhập thuần tính về thời điểm hiện tại được xác định:

Nếu NPV > 0 nghĩa là dự án có thu nhập dương, dòng tiền thu lớn hơn dòng tiền chi. Trong trường hợp ngược lại NPV < 0 có nghĩa là dòng tiền chi lớn hơn dòng tiền thu về.

NPV thể hiện giá trị tăng thêm của khoản đầu tư trù tính của người đầu tư có tính đến yếu tố giá trị thời gian của tiền. Một tỏng những vấn đề cần xem xét kỹ lưỡng trong việc ≥tính giá trị hiện tại thuần của khoản đầu tư là xác định tỷ lệ chiết khấu thích hợp. Tỷ lệ chiết khấu sử dụng có thể là lãi suất vay dài hạn ngân hàng, chi phí sử dụng vốn hoặc số sinh lời. Việc sử dụng loại nào làm chiết khấu là tùy thuộc vào mục tiêu cụ thể của nhà đầu tư đặt ra trong việc đánh giá và lựa chọn dự án, nó chi phối nội dung kinh tế của giá trị hiện tại thuần của dự án được xem xét.

Mục đích của hoạt động kinh doanh là tìm kiếm lợi nhuận, có thu nhập. Do vậy, chỉ tiêu NPV là chỉ tiêu được các nhà đầu tư đặc biệt quan tâm.

So sánh bằng chỉ tiêu NPV

- Nếu dùng NPV để đánh giá một dự án đầu tư độc lập thì một dự án được cho là

tốt về tài chính khi NPV ≥ 0.

- Nếu dùng để so sánh lựa chọn các dự án loại trừ nhau thì dự án được chọn phải

thỏa mãn điều kiện NPV ≥ 0 và NPV = max.

Lưu ý:

- Chỉ tiêu NPV là chỉ tiêu kết quả tính theo số tuyệt đối, nó không chỉ rõ suất lợi nhuận tính cho 1 đồng vốn đầu tư cụ thể là bao nhiêu, nó chỉ cho biết dự án đã đảm bảo mức lãi suất tối thiểu khi chỉ tiêu NPV ≥ 0.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 2 Trang 21

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

- NPV là giá trị dòng tiền chứ không phải lợi nhuận. NPV chỉ phản ảnh là dự án có lãi chứ không đảm bảo dự án có tiền đề hoạt động và không bị phá sản. - NPV sẽ thay đổi khi lãi suất i thay đổi, đặc biệt khó khăn trong việc tính toán

khi thực tế lãi suất i thay đổi từng ngày, từng giờ.

Các ưu điểm của NPV

- NPV đã tính đến giá trị thời gian của khoản tiền phát sinh, giá trị đã được tính toán ở mặt bằng ra quyết định (hiện tại) cho một thời kỳ hoặc cả đời dự án. - NPV là chỉ tiêu cơ bản nhất, từ đó tính giá trị của các chỉ tiêu khác như RR,

IRR, T theo giá trị thời gian.

- NPV đánh giá thu nhập từ dự án nên là chỉ tiêu được quan tâm nhất của nhà đầu

tư vì nó phản ánh được quy mô thu.

- Phản ánh được giá trị thời gian nên có thể đánh giá được các nhân tố ảnh hưởng

như lạm phát, lãi suất, chỉ số CPI.

Nhược điểm của NPV

- NPV phần lớn được tính khi giả định lãi suất i là cố định trong suốt thời kỳ phân

tích, nhưng thực tế lãi suất thay đổi.

- Khó xác định chính xác các chỉ tiêu theo thời gian, nhất là khi tuổi thọ của dự

án dài, thị trường biến động.

- Kết quả lựa chọn phương án phụ thuộc nhiều vào lãi suất được chọn để tính,

nhiều khi mang tính chủ quan.

b) Tỷ lệ lợi ích – chi phí (B/C)

Khái niệm: Tỷ số lợi ích – chi phí là một tỷ lệ giữa giá trị hiện tại của dòng thu với giá trị hiện tại của dòng chi theo tỷ lệ chiết khấu bằng lãi suất tối thiểu chấp nhận được. Được viết tắt là B/C hay BCR (Benefit – Cost Ratio).

Công thức: Tỷ số lợi ích – chi phí là

(Giá trị hiện tại của dòng Thu)/(Giá trị hiện tại chủa dòng Chi) =

Quản trị dự án đầu tư - Bài 2 Trang 22

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

So sánh bằng chỉ tiêu B/C:

Là một chỉ tiêu phản ảnh hiệu quả hoạt động đầu tư, bằng cách so sánh giữa kết quả thu

được và chi phí bỏ ra.

- Nếu dùng chỉ tiêu B/C để đánh giá một dự án độc lập thì dự án được chấp nhận

hay có thể nói là đánh giá khi B/C ≥ 1.

- Nếu dùng chỉ tiêu B/C để so sánh lựa chọn dự án tốt nhất trong các dự án loại

trừ nhau thì cần phân tích các đặc điểm khác liên quan.

Trường hợp vốn đầu tư của 1 phương án khác nhau:

- Chỉ so sánh phương án có vốn đầu tư lớn hơn với phương án có vốn đầu tư bé

hơn khi phương án bé là đáng giá.

- Nếu B/C ≥ 1 thì chọn phương án có vốn đầu tư lớn hơn. - Nếu B/C < 1 thì chọn phương án có vốn đầu tư bé hơn.

Lưu ý:

- Khi đánh giá dự án thông qua B/C thì phương án được chọn ở trường hợp này không bắt buộc phải có chỉ tiêu B/C lớn nhất nhưng phải có chỉ tiêu NPV lớn nhất, còn chỉ tiêu B/C chỉ cần ≥ 1 (nếu cũng lớn nhất thì càng tốt).

- Rất dễ kết luận nhầm khi các dự án khác nhau về quy mô vì có thể B/C và NPV

là trái ngược nhau.

- Tỷ số B/C rất “nhạy cảm” với việc hạch toán chi phí, thu nhập theo hướng dẫn hạch toán từng thời kỳ của kế toán viên. Đặc biệt cách tính thuế và hạch toán thuế.

Các ưu điểm của B/C

- Chỉ tiêu này đã tính đến sự biến động của các chỉ tiêu tài chính theo thời gian. - B/C đã tính toán cho cả vòng đời dự án về giá trị tiền tệ theo thời gian. - Là chỉ tiêu phản ánh hệ số khi nói rõ 1 đơn vị vốn chi cho bao nhiêu đơn vị

trong dòng thu.

- Có tính đến trượt giá và lạm phát.

Các nhược điểm của B/C:

- Vẫn trong sự giả định của lãi suất i. - Mức độ chính xác phụ thuộc vào mức độ lãi suất được chọn tương ứng. - Để chọn chính xác theo B/C nhưng vẫn phải ưu tiên lựa chọn phương án theo

Quản trị dự án đầu tư - Bài 2 Trang 23

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

chỉ tiêu NPV = max, còn chỉ tiêu BCR chỉ cần ≥ 1.

c) Tỷ suất hoàn vốn nội bộ (IRR)

Khái niệm: Tỷ suất hoàn vốn nội bộ là một mức chiết khấu mà tại đó làm cho NPV = 0. Hay IRR là lãi suất tại điểm hòa vốn. Tỷ suất hoàn vốn nội bộ là mức lãi suất mà nếu dùng nó làm hệ số chiết khấu để tính chuyển các khoản thu, chi của dự án về mặt bằng thời gian hiện tại thì tổng thu sẽ bằng tổng chi.

Xem xét và tìm IRR của dự án nhằm xác định một tỷ lệ lãi suất hòa vốn, mục đích lựa chọn một lãi suất vay sau này. Nếu lãi suất vay nhỏ hơn IRR thì nhà đầu tư nên chọn, lãi suất càng nhỏ hơn IRR càng tốt. Nếu lãi suất cho vay lớn hơn IRR khi đó NPV sẽ âm, tức là dự án bị lỗ, khi đó, không nên vay với lãi suất đó.

Công thức:

IRR là khả năng sinh lời của dự án. Nó thay đổi khi dòng tiền của dự án thay đổi. Thông qua công thức tính như trên thì việc tính IRR có thể được thực hiện thông qua 3 cách khác nhau:

- Cho NPV = 0 thì i tìm được là IRR. - Dùng phương pháp thử: thử lần lượt các mức lãi suất khác nhau trên dải i% cho đến khi tìm được mức lãi suất làm cho NPV = 0 thì dừng lại và đó là IRR.

Bước 1: lựa chọn một lãi suất và sử dụng lãi suất đó làm tỷ lệ chiết khấu

để tìm giá trị hiện tại của các khoản thu và chi.

Bước 2: Xác định giá trị hiện tại thuần của dự án, nếu giá trị này = 0 thì lãi suất vừa chọn chính là tỷ suất doanh lợi nội bộ của dự án. Nếu giá trị hiện tại thuần > 0 (NPV > 0) thì tiếp tục nâng mức lãi suất lên. Ngược lại, nếu NPV < 0 thì hạ mức lãi suất xuống cho đến khi tìm được một mức lãi suất có NPV = 0 thì đó là tỷ suất hoàn vốn nội bộ.

- Phương pháp nội suy: Đây là phương pháp được sử dụng khá phổ biến vì tính khoa học của nó. Tìm IRR theo phương pháp này cho kết quả chính xác, khoa học và nhanh chóng. Để xác định được IRR của dự án chúng ta thực hiện qua 3 bước.

Bước 1: Chọn một lãi suất i1 sao cho với lãi suất này, xác định được giá

Quản trị dự án đầu tư - Bài 2 Trang 24

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

trị hiện tại thuần của dự án là một số dương (NPV1 < 0).

Bước 2: Chọn một lãi suất i2 (điều kiện i2 > i1 và khoảng cách giữa i2 và i1 không nên vượt quá 5%), sao cho với lãi suất này, tìm giá trị hiện tại thuần của dự án là một số âm (NPV < 0).

Bước 3: Xác định tỷ suất doanh lợi nội bộ của dự án (nằm trong khoảng

i1, i2) theo công thức:

(8)

Trong các phương pháp xác định IRR trên, thông thường người ta sử dụng phương pháp nội suy, phương pháp này tính toán dễ hơn.

So sánh bằng IRR:

- Nếu các dự án so sánh là độc lập nhau thì dự án được chọn là dự án có IRR ≥ i,

với i là lãi suất tối thiểu chấp nhận của chủ đầu tư.

- Nếu so sánh của các dự án loại trừ nhau thì cần phải xem xét dự án đầy đủ các thông tin: Tất cả các dự án đưa ra so sánh phải đáng giá; Tuổi thọ của các dự án phải bằng nhau; Vốn đầu tư của các dự án phải được đưa về cùng mặt bằng so sánh.

- So sánh 2 dự án:

Trường hợp 2 dự án có vốn đầu tư bằng nhau: Nếu các dự án không cùng tuổi thọ thì cần đưa về cùng tuổi thọ trước

khi tính.

Khi so sánh IRR thì dự án được chọn là dự án thỏa mãn 2 điều kiện: 1) IRR của dự án ≥ r. 2) IRR của dự án = max.

Trường hợp 2 dự án có vốn đầu tư khác nhau:

Kiểm tra sự đánh giá của dự án vốn bé: Chỉ so sánh phương án vốn lớn

với phương án vốn bé khi phương án vốn bé là đáng giá.

Cần xử lý tuổi thọ của dự án. Phương án được chọn là phương án phải có IRR ≥ r nhưng không nhất thiết phải có IRR lớn nhất. Tuy nhiên, phương án chọn chắc chắn có NPV lớn nhất.

- So sánh nhiều phương án: Cần xử lý khác nhau về tuổi thọ của các dự án; Lựa chọn lần lượt các dự án theo sự đáng giá của chúng để chọn được dự án tốt nhất.

Ưu điểm của IRR:

Quản trị dự án đầu tư - Bài 2 Trang 25

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

- Khi tính IRR đã phân tích được sự biến động về giá trị theo thời gian. -

IRR là đại lượng đo khả năng sinh lời bằng số tương đối, nó mô tả tính hấp dẫn của dự án đầu tư. IRR là chỉ tiêu được tính toán cho cả đời dự án, do vậy, có thể đánh giá được dự án.

- Là chỉ tiêu phản ánh hiệu quả tính theo số tương đối trên cơ sở xác định 1 đơn vị vốn cho bao nhiêu lợi nhuận. Đây là mức lãi suất vay cao nhất mà nhà đầu tư có thể chấp nhận mà không bị thua thiệt nếu toàn bộ số tiền đầu tư cho dự án đều là vốn vay và do đó nợ vay (vốn gốc và lãi cộng dồn) được trả bằng nguồn thu từ dự án.

- Đã tính đến các yếu tố ảnh hưởng đến giá trị thời gian của tiền như: trượt giá,

lạm phát, lãi suất, chỉ số CPI,…

Nhược điểm của IRR:

- Chỉ sự phù hợp với thị trường vốn hoàn hảo. - Khó ước lượng chính xác các trị số của đồng tiền theo thời gian. - NPV giả định các dòng tiền được tái đầu tư ở mức giá của vốn còn phương pháp IRR giả định tái đầu tư theo IRR của dự án. Vì tái đầu tư theo mức giá của vốn gần với giả định thực tế hơn nên NPV có ưu điểm hơn IRR.

- Tính toán chỉ tiêu IRR rất phức tạp khi dòng tiền đổi dấu nhiều lần. - Thực tế, tuy so sánh theo chỉ tiêu IRR nhưng vẫn phải ưu tiên chọn phương án có chỉ tiêu NPV lớn nhất, còn chỉ tiêu IRR chỉ cần ≥ r (nếu lớn nhất càng tốt).

d) Thời gian hoàn vốn đầu tư (PP)

Khái niệm: Thời gian thu hồi vốn đầu tư Payback Period (PP) là thời gian cần thiết để dự án hoạt động thu hồi đủ số vốn đầu tư đã bỏ ra ban đầu. Nói cách khác là thời gian để hoàn trả số vốn đầu tư ban đầu bằng các khoản lợi nhuận thuần hoặc tổng lợi nhuận thuần cộng khấu hao thu hồi hàng năm.

Phương pháp tính:

Thời gian thu hồi vốn đầu tư có thể được xác định khi chưa tính đến giá trị thời gian của

tiền và phương pháp tính thời gian thu hồi vốn đầu tư có tính đến giá trị theo thời gian.

- Phương pháp giản đơn. Xác định thời gian thu hồi vốn đầu tư chưa tính đến giá trị thời gian của tiền được xác định như sau: Lợi nhuận hàng năm (lợi nhuận thuần + khấu hao) được trừ dần cho vốn đầu tư ban dầu cho đến khi kết quả

Quản trị dự án đầu tư - Bài 2 Trang 26

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

bằng 0. Tại thời điểm đó, chính là thời gian thu hồi vốn đầu tư của dự án. - Phương pháp có tính đến giá trị thời gian của tiền. Xác định thời gian thu hồi vốn đầu tư có tính đến giá trị thời gian của tiền có thể tính toán bằng hai phương pháp: phương pháp cộng dồn và phương pháp trừ dần.

Phương pháp cộng dồn: Lợi nhuận thuần + khấu hao hàng năm được cộng dồn từ năm bắt đầu sản xuất kinh doanh cho đến năm t, khi tổng này bằng hoặc lớn hơn tổng vốn đầu tư thì t là năm thu hồi vốn đầu tư. Phương pháp trừ dần: vốn đầu tư ban đầu trừ dần bằng các khoản thu hồi hàng năm (lợi nhuận thuần + khấu hao) cho đến năm t khi hiệu số này ≤ 0 (vốn đầu tư ban đầu đã được trừ hết) thì đó là thời gian thu hồi vốn đầu tư.

Phương pháp chưa tính đến giá trị thời gian của tiền có kết quả nhỏ hơn (thực chất đây là khoảng thời gian đủ để trả số vốn gốc, không bao gồm tiền lãi). Hai phương pháp cộng dồn và trừ dần cho kết quả thời gian bằng nhau vì nó đã cùng tính đến giá trị thời gian.

Ưu điểm của PP:

- Nhanh, dễ tính toán; - Thể hiện được khả năng thanh toán và các nhân tố rủi ro của dự án.

Nhược điểm của PP:

- Dòng tiền phát sinh sau thời gian thu hồi vốn đã bị bỏ qua và như vậy, dự án có

NPV dương có thể không được chấp nhận.

- Thời gian hoàn vốn có chiết khấu của dự án ngắn không có nghĩa là NPV > 0.

2.1.5. Nghiên cứu hiệu quả kinh tế – xã hội của dự án

2.1.5.1. Khái niệm hiệu quả kinh tế – xã hội

Khả năng sinh lời là thước đo chủ yếu để quyết định đầu tư. Khả năng sinh lời càng cao thì càng hấp dẫn nhà đầu tư. Hiệu quả kinh tế – xã hội của dự án là kết quả so sánh giữa các lợi ích mà nền kinh tế – xã hội thu được với các chi phí mà nền kinh tế – xã hội phải bỏ ra khi thực hiện dự án.

Những lợi ích về kinh tế – xã hội của dự án bao gồm:

- Chỉ tiêu định tính như đáp ứng các mục tiêu phát triển, phục vụ việc thực hiện các chủ trương của nhà nước, góp phần chống ô nhiêm môi trường, cải tạo môi sinh.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 2 Trang 27

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

- Chỉ tiêu định lượng như mức tăng thu cho ngân sách, mức gia tăng số người có

việc làm, mức tăng thu ngoại tệ.

Những chi phí kinh tế – xã hội của dự án:

- Chi phí về tài nguyên, vốn; - Chi phí về lao động; - Ô nhiễm môi trường; - Các nguồn lực khác dành cho dự án.

2.1.5.2. Tiêu chuẩn đánh giá

- Nâng cao mức sống của dân cư thể hiện qua các chỉ tiêu: mức gia tăng sản phẩm

quốc dân, mức tăng tích lũy vốn, tốc độ tăng trưởng.

- Phân phối thu nhập (sự đóng góp của dự án vào phát triển các vùng kinh tế kém

phát triển, nâng cao đời sống của các tầng lớp dân cư).

- Gia tăng số lao động có việc làm. - Tăng thu và tiết kiệm ngoại tệ. Những nước đang phát triển thường là những nước nhập siêu, do đó đẩy mạnh xuất khẩu, hạn chế nhập khẩu là những mục tiêu quan trọng trong phát triển kinh tế quốc dân.

- Các mục tiêu kinh tế – xã hội khác: Phát triển các ngành công nghiệp chủ đạo có tác dụng phản ứng dây chuyền đến sự phát triển của các ngành nghề khác. Phát triển kinh tế – xã hội ở các địa phương nghèo, các vùng xa xôi nhưng có nhiều triển vọng phát triển kinh tế.

2.1.5.3. Các chỉ tiêu hiệu quả kinh tế – xã hội của dự án

Các chỉ tiêu phản ánh lợi ích kinh tế – xã hội từ góc độ nhà đầu tư

- Mức đóng góp cho ngân sách (các khoản nộp vào ngân sách như thuế doanh thu, thuế lợi tức, thuế xuất nhập khẩu, thuế đất, lợi tức chuyển tiền,…) từng năm và cả đời dự án tính trên vốn đầu tư của dự án.

- Số chỗ làm việc tăng thêm từng năm và cả đời dự án tính trên vốn đầu tư của

dự án.

- Số ngoại tệ thu được từng năm và cả đời dự án tính trên vốn đầu tư của dự án. - Mức tăng năng suất lao động sau khi đầu tư với trước khi đầu tư (tổng số và

tính trên 1000 đồng vốn đầu tư) từng năm và bình quân cả đời dự án. - Tạo thị trường mới và mức độ chiếm lĩnh thị trường do tiến hành đầu tư. - Các tác động đến môi trường.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 2 Trang 28

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

Các chỉ tiêu phản ánh lợi ích kinh tế – xã hội của dự án xét ở tầm vĩ mô.

- Giá trị gia tăng thuần túy NVA (Net Value Added). Giá trị gia tăng thuần túy NVA là mức chênh lệch giữa giá trị đầu ra và giá trị đầu vào. Nó là chỉ tiêu cơ bản phản ánh hiểu quả kinh tế – xã hội của đầu tư. NVA = O – (MI + I) Trong đó: NVA là giá trị gia tăng thuần túy do dự án mang lại. O (output): kết quả của đầu tư (doanh thu). MI (material input): chi phí vật chất thường xuyên và các dịch vụ mua ngoài. I là vốn đầu tư (hoặc khấu hao D).

NVA có thể tính hàng năm, cả đời dự án hoặc tính bình quân cho một thời kỳ nhất định. Khi đó phải tính chuyển O, MI, D của từng năm về cùng một mặt bằng thời gian bằng chỉ tiêu tỷ suất chiết khấu xã hội (ixh).

Tỷ lệ chiết khấu xã hội là tỷ lệ mà nếu dùng nó để chiết khấu các khoản chi phí và lợi ích xã hội của dự án về mặt bằng thời gian thì tổng chi phí xã hội sẽ bằng tổng lợi ích xã hội. Tỷ lệ chiết khấu xã hội tính bằng việc giải phương trình sau: Lợ i ícht (1+ixh)t = Chi phít (1+ixh)t

Thực tế, tỷ lệ chiết khẩu xã hội được tính dựa vào mức lãi suất thực tế cho vay

đầu tư của nhà nước hoặc của các tổ chức tài chính quốc tế.

Đối với mỗi quốc gia cần có một tỷ lệ chiết khẩu ổn định và được sử dụng cho từng ngành, từng địa phương, phù hợp với chính sách phát triển, địa phương, của đất nước.

Khi khuyến khích sự phát triển của ngành, địa phương dùng công thức: ixhkk = ixh - ikk trong đó: ixhkk là tỷ lệ chiết khấu xã hội khuyến khích ikk là tỷ lệ khuyến khích. Nếu muôn hạn chế sự phát triển của vùng, ngành nào đó thì tỷ suất chiết khấu xã

hội không khuyến khích (hạn chế) được tính như sau:

ixhhc = ixh – ihc trong đó: ixhhc là tỷ lệ chiết khấu xã hội không khuyến khích ihc là tỷ lệ hạn chế.

- Giá trị gia tăng thuần túy quốc gia (NNVA).

Quản trị dự án đầu tư - Bài 2 Trang 29

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

Giá trị gia tăng thuần túy quốc gia là phần giá trị gia tăng được sử dụng trong nước (phần giá trị gia tăng trực tiếp do dự án mang lại, và phần giá trị gia tăng gián tiếp ở các dự án liên quan). Nó phản ánh sự đóng góp của dự án đối với kinh tế trong nước.

Cách tính: NNVA = NVA – NN

Trong đó: NN là giá trị gia tăng thuần túy chuyển ra nước ngoài (gồm tiền lương

và thưởng, lãi vay vốn, chuyển lợi nhuận, lãi cổ phần,… trả cho người nước ngoài).

- Số lao động có việc làm do thực hiện dự án và số lao động có việc làm trên một đơn vị vốn đầu tư. Số lao động có việc làm bao gồm số lao động trực tiếp làm việc cho các dự án và số lao động có việc làm ở các dự án liên quan khác mà dự án đang xem xét trực tiếp tạo ra.

- Mức tăng thuần túy và mức tiết kiệm ngoại tệ

Chi tiêu mức tăng thuần túy hoặc mức tiết kiệm ngoại tệ của dự án phản ánh mức độ đóng góp của dự án vào cán cân thanh toán. Mức tăng ngoại tệ = (thu ngoại tệ – chi ngoại tệ)jtpv. Trong đó: j là số dự án đang xem xét (dự án trực tiếp và gián tiếp liên quan); t là số năm của đời dự án. - Các tác động khác của dự án.

Tác động đến môi trường: Dự án có thể ảnh hưởng đến môi trường, vừa tác động tích cực vừa tác động tiêu cực. Nếu có tác động tiêu cực thì cần có giải pháp khắc phục, dự tính chi phí để thực hiện giải pháp đó. Nếu chi phí này quá lớn, lớn hơn cái mà xã hội nhận được thì phải chuyển địa điểm thực hiện dự án (nếu có thể được) hoặc loại bỏ dự án.

Nâng cao trình độ kỹ thuật sản xuất, trình độ tay nghề của người lao động, trình độ quản lý của nhà quản lý, đồng thời nâng cao năng suất lao động và thu nhập của người lao động.

Phương pháp xác định lợi ích và chi phí trên góc độ vĩ mô.

Khi xem xét hiệu quả kinh tế –xã hội của dự án phải tính đến mọi chi phí trực tiếp và gián tiếp có liên quan (chi phí đầy đủ), mọi lợi ích trực tiếp và gián tiếp thu được do dự án mang lại. Chi phí ở đây bao gồm chi phí của nhà đầu tư, của địa phương, ngành và của đất nước. Các lợi ích bao gồm cả lợi ích nhà đầu tư, người lao động, địa phương và cả nền kinh tế. Để xác định các chi phí và lợi ích đầy đủ của dự án phải sử dụng các báo cáo tài chính, tính giá đầu vào và đầu ra theo giá xã hội. Khi tính lại, cần tuân theo nguyên tắc sau:

Đối với các yếu tố đầu ra + Sản phẩm xuất khẩu phải được tính theo FOB hiện tại. Đây là giá xã hội thực

Quản trị dự án đầu tư - Bài 2 Trang 30

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

tế sử dụng trong nước.

+ Sản phẩm tiêu thụ nội địa có ý nghĩa thay thế nhập khẩu dùng giá CIF hiện tại.

Đây chính là giá xã hội thực tế sử dụng trong nước.

+ Sản phẩm tiêu thụ nội địa là hàng thiết yếu thì tính theo giá thị trường trong nước hiện tại cộng với thuế gián thu (nếu có). Đối với dịch vụ tiêu thụ nội địa (nếu không thể xuất khẩu như điện, nước, khí đốt, vận tải,…) dùng giá thị trường trong nước hiện tại hoặc chi phí sản xuất (chọn loại nào cao hơn).

Đối với yếu tố đầu vào: + Các yếu tố đầu vào nhập khẩu (vật tư, thiết bị) tính theo giá CIF hiện tại cộng với cước phí vận tải, phí bảo hiểm,… trong nước. Đây là giá xã hội thực tế thanh toán ở trong nước.

+ Yếu tố đầu vào do nội địa sản xuất thì tính theo giá thị trường trong nước

hiện tại.

+ Đối với các dịch vụ do cơ sở hạ tầng trong nước tạo ra (nếu không thể xuất khẩu hoặc nhập khẩu được) thì dùng giá thị trường trong nước hiện tại hoặc chi phí sản xuất (chọn loại nào cao hơn).

+ Chi phí lao động bao gồm tiền lương, tiền thưởng và các loại phụ cấp. Để điều chỉnh giá FOB và CIF về nội địa cần sử dụng tỷ giá hối đoái có điều chỉnh. Tỷ giá hối đoái có điều chỉnh là thước đo giá trị xã hội thực tế của ngoại tệ khi tỷ

giá chính thức bị sai lệch không phản ứng đúng tỷ giá chính thức của ngoại tệ.

Phương pháp xác định tỷ giá hối đoái có điều chỉnh:

Trong đó: Rdc là tỷ giá hối đoái có điều chỉnh

Rct là tỷ giá hối đoái chính thức;

M là giá trị các khoản thanh toán hữu hình và vô hình bằng tiền trong nước.

B là giá trị các khoàn thu hữu hình và vô hình bằng tiền trong nước.

2.2. CÁC PHƯƠNG PHÁP SO SÁNH VÀ LỰA CHỌN DỰ ÁN

Khi tiến hành so sánh lựa chọn dự án cần chú ý:

- Dự án xem xét là dự án kinh tế hay dự án vì lợi ích xã hội. Nếu là các dự án kinh tế thì các chỉ tiêu tài chính là căn cứ quan trọng nhất để lựa chọn dự án. Còn nếu

Quản trị dự án đầu tư - Bài 2 Trang 31

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

là các dự án vì lợi ích xã hội thì các chỉ tiêu tài chính chỉ dùng để tham khảo. - Dự án đưa ra phân tích là độc lập hay loại trừ nhau. Nếu là các dự án độc lập thì kết luận chọn dự án nào sẽ độc lập theo chỉ tiêu được phân tích. Còn nếu là các dự án loại trừ nhau thì chỉ được phép chọn duy nhất 1 dự án, do vậy chọn dự án tốt nhất về tài chính theo các chỉ tiêu hoặc theo một chỉ tiêu nhất định nào đó. - Các dự án đó cùng tuổi thọ phân tích hay khác tuổi thọ phân tích. Nếu các dự án đã cùng tuổi thọ thì chỉ việc phân tích các chỉ tiêu tài chính rồi lựa chọn theo nguyên tắc của chỉ tiêu đó. Còn nếu các dự án đưa ra chưa cùng tuổi thọ thì cần đưa chúng về cùng tuổi thọ trước khi tính các chỉ tiêu tài chính.

2.2.1. Phương pháp định lượng

Cùng một số vốn đầu tư bỏ ra, doanh nghiệp có thể có nhiều dự án khác nhau để lựa chọn. Mỗi dự án đều có những thuận lợi và khó khăn riêng. Để lựa chọn dự án cần sử dụng nhiều chỉ tiêu kinh tế - xã hội để đo lường và sử dụng những phương pháp nhất định để đánh giá. Việc quyết định thực hiện một dự án đòi hỏi phải cân nhắc xem xét nhiều khía cạnh, trong đó, có khía cạnh tài chính mà chủ yếu xem xét hiệu quả kinh tế tài chính của dự án đầu tư. Phân tích tài chính để lựa chon dự án đầu tư, chủ yếu sử dụng các hệ số như: NPV lớn nhất, chi phí nhỏ nhất, thời gian thu hồi vốn đầu tư ngắn nhất, IRR > I giới hạn và lớn nhất, NPV bình quân năm lớn nhất,… như thế hiện trong bảng

Bảng 2.7. Tiêu chuẩn lựa chọn dự án

Chỉ tiêu Hiện giá thu nhập thuần – NPV Dự án loại trừ nhau - Chấp nhận dự án nếu có NPV lớn hơn và lớn nhất

- Từ chối dự án có NPV Dự án độc lập - Chấp nhận nếu NPV > 0 - Từ chối nếu NPV < 0 - Tùy theo dự án nếu nhỏ hơn NPV = 0

2. Tỷ suất sinh lợi nội bộ – IRR

3. Chỉ số B/C so sánh Lợi ích/chi phí - Chấp nhận nếu IRR > suất sinh lợi nội bộ, i định mức. - Từ chối nếu IRR < suất sinh lợi nội bộ, i định mức. - Chấp nhận nếu B/C > 1 - Từ chối nếu B/C < 1

4. Thời gian thu hồi vốn – PHƯƠNG PHÁP

- Chấp nhận nếu PP < thời gian hoàn vốn yêu cầu. - Từ chối nếu PP < thời gian hoàn vốn yêu cầu - Chấp nhận dự án có IRR lớn hơn và lớn nhất > i định mức - Từ chối dự án có IRR nhỏ hơn. - Chấp nhận dự án có B/C lớn hơn và lớn nhất - Từ chối dự án có B/C nhỏ hơn - Chấp nhận dự án có PP nhỏ hơn và nhỏ nhất. - Từ chối dự án có PP lớn nhất

Quản trị dự án đầu tư - Bài 2 Trang 32

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

5. Tổng chi phí – C

- Chấp nhận nếu C < Tổng chi phí theo yêu cầu. - Từ chối nếu C > Tổng chi phí theo yêu cầu - Chấp nhận dự án có C nhỏ hơn và nhỏ nhất. - Từ chối dự án có C lớn hơn

Trong việc lựa chọn dự án không nhất thiết phải dùng toàn bộ các chỉ tiêu trên để so sánh dự án. Tùy theo trường hợp cụ thể mà xác định chỉ tiêu chủ yếu làm căn cứ chọn lựa dự án. Điểm cơ bản là căn cứ vào yếu cầu kinh doanh của doanh nghiệp. Việc đánh giá và lựa chọn dự án đầu tư là rất phức tạp, chính vì vậy, mỗi nội dung phân tích của dự án đều phải có các chuyên gia phân tích kỹ lưỡng để tránh những hậu quả không đáng có sau này.

Nguyên tắc đưa các dự án về cùng tuổi thọ

Tuổi thọ của các dự án dùng để so sánh được xác định thông qua bội số chung nhỏ nhất của tuổi thọ kinh tế của các dự án được đưa ra so sánh và được gọi là thời kỳ phân tích của dự án – là khoảng thời gian phân tích của dòng tiền thu và chi của dự án.

Các chỉ tiêu phân tích so sánh dự án đầu tư

- Nhóm chỉ tiêu so sánh hơn: Đây là nhóm chỉ tiêu so sánh các dự án với nhau mà dự án nào có chỉ tiêu này hơn và lớn nhất thì dự án đó sẽ được chọn: NPV, B/C, IRR.

- Nhóm các chỉ tiêu so sánh kém. Dự án nào có chỉ tiêu nhỏ hơn hoặc nhỏ nhất

sẽ được chọn: PP, C.

Chú ý: Khi đem so sánh lựa chọn các dự án bằng các chỉ tiêu trên là chỉ đơn thuần so sánh về mặt tài chính. Để lựa chọn được 1 dự án đầu tư thì cần phải căn cứ vào các chỉ tiêu khác nữa chứ không hoàn toàn chỉ dựa vào hiệu quả tài chính.

2.2.2. Phương pháp liệt kê cho điểm

Phương pháp liệt kê và cho điểm dựa trên cơ sở phân tích định tính các chỉ tiêu, xác định nhân tố chủ yếu ảnh hưởng kết quả và hiệu quả quản trị dự án. Trước tiên, tiến hành lựa chon các nhân tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến kết quả của dự án, sau đó cho điểm từng nhân tố theo thang điểm từ 1-3, trong đó 1 là thấp nhất, 3 là cao nhất. Dự án được quyết định theo tổng điểm. Dự án được chọn là dự án có tổng điểm cao nhất trong số các chỉ tiêu đưa ra phân tích đánh giá.Ví dụ: Có 4 dự án được đem ra so sánh để lựa chọn dự án tốt nhất, thể hiện trong bảng dưới. Yêu cầu đánh giá lựa chọn dự án theo cách cho điểm.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 2 Trang 33

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

Bảng 2.8. Đánh giá dự án theo phương pháp liệt kê cho điểm

TT Chỉ tiêu đánh giá dự án Điểm số

1. Đảm bảo đúng tiến độ thời gian

2. Đảm bảo đúng phạm vi ngân sách được duyệt

3. Đảm bảo đúng chất lượng của chủ đầu tư

4. Đảm bảo môi trường

5. Đạt được kết quả mong muốn

6. Sử dụng hiệu quả các nguồn lực

Dự án A B C D x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x

Tổng 14 13 12 12 3 2 1 3 2 1 3 2 1 3 2 1 3 2 1 3 2 1

Như vậy, dự án được chọn là A có tổng điểm cao nhất.

2.2.3. Phương pháp ra quyết định đa mục tiêu

Cơ sở của phương pháp này là việc xác định các nhân tố có ảnh hưởng quyết định đến việc lựa chọn các dự án. Các nhân tố ảnh hưởng có tâm quan trọng khác nhau nên được gán với các trọng số khác nhau. Cho điểm số cho từng nhân tố rồi tính tổng điểm của mỗi dự án. Dự án được chọn là dự án có tổng điểm cao nhất. Để xác định điểm số của các nhân tố người ta sử dụng phương pháp lấy ý kiến chuyên gia. Sau khi lấy ý kiến chuyên gia thì số liệu được xử lý theo phương pháp ma trân vuông Warkentin, phương pháp cho điểm theo thang điểm cho trước, phương pháp số bình quân,… trong đó phương pháp ma trận vuông được sử dụng nhiều hơn cả.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 2 Trang 34

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

Bảng 2.9. Đánh giá dự án theo phương pháp liệt kê cho điểm

TT Chỉ tiêu đánh giá dự án

1. Đảm bảo đúng tiến độ thời gian Trọng số (%) 30

2. Đảm bảo đúng phạm vi ngân sách 20 được duyệt

3. Đảm bảo đúng chất lượng của chủ đầu 20 tư

4. Đảm bảo môi trường 15

5. Đạt được kết quả mong muốn 10

6. Sử dụng hiệu quả các nguồn lực 5

Dự án B C D x x x x x x x x x x x x x x x x x x A x x x x x x

Điểm số 3 2 1 3 2 1 3 2 1 3 2 1 3 2 1 3 2 1 Tổng 100 23,5 24,5 20 15

Như vậy, dự án được chọn là B có tổng điểm cao nhất.

2.2.4. Phương pháp phân tích độ nhạy

Hiệu quả của dự án phụ thuộc rất nhiều vào các yếu tố được dự báo trong khi lập dự án. Trong số các số liệu dự báo có thể bị sai lệch, vì vậy cần phải đánh giá được sự ổn định của các chỉ tiêu hiệu quả của dự án khi các nhân tố đầu vào, đầu ra của dự án có sự biến động. Khi phân tích độ nhạy, kinh nghiệm của các chuyên gia là hết sức quan trọng vì chỉ có các chuyên gia với kinh nghiệm mới dự báo được khả năng nhân tố nào có thể biến đổi và biến đổi với mức độ bao nhiêu so với giá trị ban đầu.

Phân tích độ nhạy là phân tích những ảnh hưởng của các yếu tố có tính bất định (ví dụ: MARR, chi phí, thu nhập, tuổi thọ dự án,…) đến mức độ hiệu quả kinh tế của các phương án so sánh. Nói cách khác, phân tích độ nhạy là xem xét mức độ “nhạy cảm” của các chỉ tiêu kết quả khi có sự thay đổi của một hay một số tham số đầu vào. Nếu biến nào thay đổi mà không ảnh hưởng đến kết quả thì các biến này không được dùng trong phân tích rủi ro.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 2 Trang 35

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

Trong khi phân tích độ nhạy, người ta dự kiến một số tình huống thay đổi, những rủi ro trong tương lai làm cho giá nguyên vật liệu tăng, giá thuê nhân công tăng, sản lượng giảm, doanh thu giảm,… Rồi từ đó tính lại các chỉ tiêu hiệu quả như: NPV, IRR,… Nếu các chỉ tiêu đó sau khi tính lại vẫn đạt yêu cầu ổn định (độ nhạy cảm cao) buộc phải xem xét điều chỉnh tính toán lại dự án trước khi tiến hành đầu tư.

Để phân tích độ nhạy của dự án, thông thường người ta thực hiện qua 4 bước:

- Bước 1: Xác định những nhân tố có khả năng biến động theo chiều hướng xấu. - Bước 2: Trên cơ sở các nhân tố đã lựa chọn, dự đoán biên độ biến động có thể

xảy ra.

- Bước 3: Chọn một chỉ tiêu đánh giá độ nhạy nào đó (như phân tích độ nhạy qua

chỉ tiêu NPV hoặc IRR).

- Bước 4: Tiến hành tính toán lại NPV hoặc IRR theo các biến số mới, trên cơ sở cho các biến số tăng, giảm cùng một tỷ lệ % nào đó để tính toán đánh giá.

Độ nhạy của một nhân tố tác động đến dự án có thể tính theo công thức sau:

Trong đó: E là hệ số độ nhạy; là mức biến động của chỉ tiêu đánh giá; là mức

biến động của nhân tố ảnh hưởng.

Ví dụ: Giả sử một dự án nào đó có các số liệu như bảng dưới

Bảng 2.10. Phân tích độ nhạy dự án

IRR (%) E IRR Các yếu tố thay đổi

6 5,85 0 2,5 0 0,25 tư tăng

4 33 3,3

5,5 8,33 0,83

5,2 13,33 1,33 Trường hợp gốc Vốn đầu 10% Chi phí khả biến tăng 10% Giá bản sản phẩm giảm 10% Thời gian thu lợi bị chậm 10%

Như vậy, độ nhạy thể hiện cao nhất ở nhân tố chi phí khả biến và thời gian thu lợi nhuận.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 2 Trang 36

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

Do đó, cần đặc biệt quan tâm 2 nhân tố này. Kết quả của việc phân tích độ nhạy sẽ cho ta biết nhân tố nào trong dự án cần được nghiên cứu kỹ, cần thu thập đủ thông tin để phòng ngừa và quản trị rủi ro xảy ra trong quá trình khai thác dự án.

Mô hình phân tích độ nhạy thuộc loại mô hình mô tả, mô hình cung cấp thêm thông tin liên quan cho người ra quyết định để lựa chọn phương án hoặc yêu cầu phải phân tích thêm một số tham số kinh tế nào đó. Trong phân tích độ nhạy cần tìm ra được biến số quan trọng, biến số có ảnh hưởng nhiều đến chỉ tiêu kết quả.

Nhược điểm của phân tích độ nhạy:

- Chỉ xem xét từng tham số trong khi kết quả lại chịu tác động của nhiều tham số

cùng lúc.

- Không trình bày được xác suất xuất hiện của các tham số và xác suất xảy ra của

các kết quả.

2.2.5. Phương pháp phân tích tình huống

Phương pháp phân tích tình huống là kỹ thuận phân tích rủi ro kết hợp cả 2 nhân tố là tính đến xác suất xảy ra của các biến rủi ro và sự tác động của chính biến đó đối với dự án. Trong sự phân tích này đòi hỏi phải xem xét cả một tập hợp các tình huống tài chính tốt và xấu có thể xảy ra từ đó so sánh với trường hợp cơ sở.

Ví dụ: Giả sử một dự án có số liệu ở bảng dướng

Bảng 2.11. Phân tích tình huống dự án

Tình huống Xác suất (Xi) Giá bán (Pi) NPV

Số lượng bán (Qi)

Xấu nhất 0,2 150.000 15.000 -5.761.000

Bình thường 0,5 200.000 20.000 6.996.000

Tốt nhất 0,3 250.000 25.000 23.397.000

Từ số liệu trên chúng ta có NPV mong đợi là NPV = 9.364,9.

Từ kết quả của một chỉ tiêu tài chính nào đó, chúng ta tính được thì từ đó đưa ra kết luận lựa chọn dự án thông qua chỉ tiêu đã được điều chỉnh thông qua các tình huống xác suất xảy ra của thị trường.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 2 Trang 37

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

Tuy nhiên, phân tích tình huống vẫn tồn tại những nhược điểm như không không thể xác định được tất cả các trường hợp kết hợp lẫn nhau của các yếu tố và chỉ phân tích được một vài khả năng rời rạc có thể xảy ra, trong khi thực tế có vô số khả năng kết hợp có thể xảy ra giữa các biến của dự án.

2.3. LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN

2.3.1. Mô hình tổ chức quản trị dự án

2.3.1.1. Tổ chức quản lý theo chức năng chuyên môn

Tổ chức dự án dạng chức năng thì tổng giám đốc sẽ điều hành quản lý các giám đốc:

tiếp thị, kỹ thuật, tài chính và các bộ phận khác. Đặc điểm của hình thức tổ chức này:

- Dự án được đặt vào một phòng chức năng nào đó (tùy thuộc vào nhiệm vụ của

dự án)

- Các thành viên của dự án được lấy tạm thời từ các phòng chức năng khác nhau, họ thuộc quyền quản lý của phòng chức năng này nhưng lại đảm nhận phần việc chuyên môn liên quan đến dự án.

Ưu điểm:

- Linh hoạt trong sử dụng cán bộ. Phòng chức năng có dự án đặt vào chỉ quản lý hành chính, tạm thời đối với các chuyên gia tham gia dự án. Họ sẽ về vị trí cũ của họ khi kết thúc dự án.

- Một người có thể tham gia nhiều dự án để sử dụng kiến thức chuyên môn và

kinh nghiệm của mình.

Nhược điểm:

- Đây là cách tổ chức không theo yêu cầu khách hàng. - Vì dự án được đặt dưới sự quản lý của một bộ phận chức năng nên bộ phận này thường có xu hướng quan tâm nhiều hơn đến việc hoàn thành nhiệm vụ chính khác của nó mà không tập trung cố gắng vào việc giải quyết thỏa đáng các vấn đề của dự án. Các bộ phận chức năng khác có trách nhiệm tham gia dự án cũng có tình hình tương tự. Trong một vài trường hợp dự án không nhận được qu tiên cần thiết vì vậy không đủ phương tiện hoạt động hoặc bị coi nhẹ.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 2 Trang 38

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

2.3.1.2. Tổ chức chuyên trách quản trị dự án

Hình thành tổ chức này về thực chất là tạo ra một xí nghiệp con do một chủ nhiệm dự án quản lý.

Ưu điểm:

- Đây là hình thức tổ chức theo yêu cầu khách hàng nên có thể phẩn ứng nhanh

trước yêu cầu của thị trường.

- Nhà quản trị dự án có đầy đủ quyền lực đối với dự án. - Tất cả các thành viên của dự án chịu sự điều hành trực tiếp của chủ nhiệm dự

án.

- Do dự án tách khỏi phòng chức năng nên đường thông tin được rút ngắn.

Nhược điểm:

- Khi doanh nghiệp thực thi đồng thời vài dự án và phải đảm bảo đủ số cán bộ

cho từng dự án thì có thể gây nên sự lãng phí nhân lực.

- Do yêu cầu hoàn thành tốt dự án về thời gian, chi phí, tiến độ, nhà quản trị dự án có xu hướng thuê chuyên gia giỏi vì nhu cầu dự phòng hơn là đáp ứng nhu cầu thực.

2.3.1.3. Tổ chức quản trị dự án dạng ma trận

Loại hình này tổ chức quản trị dự án dạng ma trận là sự kết hợp 2 loại hình tổ chức dự

án ở trên.

Ưu điểm:

- Giống như hình thức tổ chức chuyên trách dự án, kiểu tổ chức này trao quyền cho chủ nhiệm dự án quản lý, thực hiện đúng tiến độ, đúng yêu cầu kỹ thuật, trong phạm vi chi phí được duyệt.

- Giống như tổ chức dạng chức năng, các tài năng chuyên môn được phân phối

hợp lý cho các dự án khác nhau.

- Khắc phục được hạn chế của mô hình quản lý theo chức năng. Khi kết thúc dự

án các nhà chuyên môn này có thể trở về phòng chức năng của mình.

- Tạo điều kiện phản ứng nhanh hơn, linh hoạt hơn trước yêu cầu của khách hàng.

Nhược điểm

- Nếu quyền quyết định trong quản trị dự án không rõ ràng, hoặc trái ngược,

chồng chéo sẽ có ảnh hưởng đến công việc của dự án.

- Về lý thuyết, các chủ nhiệm quản lý các dự án quyết định hành chính trên những

Quản trị dự án đầu tư - Bài 2 Trang 39

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

người đứng đầu bộ phận chức năng ra các quyết định kỹ thuật. Nhưng trên thực tế thì quyền và trách nhiệm khá phức tạp. Do đó, kỹ năng thương lượng là một yếu tố rất quan trọng để đảm bảo thành công của dự án.

- Mô hình quản lý này vi phạm nguyên tắc tập trung trong quản lý. Một nhân viên có hai thủ trưởng sẽ gặp khó khăn khi phải quyết định thực hiện lệnh nào trong hai lệnh mâu thuẫn nhau.

Những căn cứ để lựa chọn mô hình tổ chức quản trị dự án

- Dự án có mục tiêu cụ thể - Dự án có tính đơn chiếc, không liên tục, không thân quen với tổ chức hiện tại - Công việc cụ thể, tương tác phức tạp.

Để lựa chọn một mô hình tổ chức quản trị dự án phù hợp cần dựa vào những nhân tố cơ bản như: quy mô dự án, thời gian thực hiện, công nghệ sử dụng, độ bất định và rủi ro của dự án, địa điểm thực hiện dự án, nguồn lực và chi phí cho dự án, số lượng dự án thực thi trong cùng thời kỳ và tầm quan trọng của nó,… Ngoài ra, khi xem xét lựa chọn một mô hình tổ chức dự án, cũng cần phân tích bốn tham số rất quan trọng khác là phương thức thống nhất các nỗ lực, cơ cấu quyền lực, mức độ ảnh hưởng và hệ thống thông tin. Mỗi mô hình tổ chức quản trị dự án có thể áp dụng hiệu quả trong một số trường hợp nhất định.

2.3.2. Lập kế hoạch dự án

2.3.2.1. Khái niệm và các loại lập kế hoạch dự án

a) Khái niệm

Lập kế hoạch dự án là việc tổ chức dự án theo một trình tự logic, xác định mục tiêu và các phương pháp để đạt mục tiêu của dự án, dự tính những công việc cần làm, nguồn lực thực hiện và thời gian làm những công việc đó nhằm hoàn thành tốt mục tiêu đã xác định của dự án. Lập kế hoạch dự án là tiến hành chi tiết hóa những mục tiêu của dự án thành các công việc cụ thể và hoạch định một chương trình biện pháp để thực hiện các công việc đó.

b) Tác dụng

Lập kế hoạch giữ vị trí quan trọng trong công tác quản trị dự án. Kế hoạch dự án có tác

dụng:

- Là cơ sở tuyển dụng, đào tạo, bố trí nhân lực cho dự án. - Là căn cứ để dự toán tổng ngân sách cũng như chi phí cho từng công việc dự án.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 2 Trang 40

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

- Kế hoạch dự án là cơ sở để các nhà quản lý điều phối nguồn lực và quản lý tiến

độ các công việc của dự án.

- Lập kế hoạch dự án chính xác có tác dụng làm giảm thiểu mức độ rủi ro không thành công của dự án, tránh được tình trang không khả thi, lãng phí nguồn lực và những hiện tượng tiêu cực.

- Là căn cứ để kiểm tra giám sát, đánh giá tiến trình thực hiện dự án về các mặt:

thời gian, chi phí, chất lượng,…

c) Phân loại kế hoạch dự án

Kế hoạch dự án gồm nhiều loại, từ kế hoạch đơn lẻ theo từng lĩnh vực đến kế hoạch tổng hợp, từ kế hoạch trong giai đoạn lập dự án đến giai đoạn kết thúc dự án, từ kế hoạch thời gian đến kế hoạch nhân lực, vốn,… Một số loại kế hoạch chính bao gồm:

- Kế hoạch phạm vi: Kế hoạch này chỉ rõ phạm vi của dự án trên các phương diện tài chính, thời gian, nguồn lực, không gian,… Sử dụng phương pháp phân tích công việc, kế hoạch phạm vi cần chỉ rõ công việc nào sẽ thuộc dự án và công việc nào không thuộc dự án.

- Kế hoạch thời gian: Nội dung chủ yếu của kế hoạch thời gian là xác định thời gian bắt đầu, kết thúc, độ dài thời gian thực hiện toàn bộ dự án cũng như từng công việc; Xác định quan hệ các công việc, xây dựng sơ đồ hệ thốn phản ánh quan hệ này.

- Kế hoạch chi phí: Kế hoạch chi phí dự tính tổng vốn đầu tư, chi phí cho các công việc trực tiếp và chi phí gián tiếp; xác định chi phí theo các khoản mục; dự toán chi phí theo từng đoạn và cho các hạng mục công việc chính.

- Kế hoạch nhân lực: Kế hoạch này phản ánh số lao động cần thiết cho dự án gồm cả trực tiếp và gián tiếp; kế hoạch tuyển dụng, đào tạo (nếu có), kế hoạch tiền lương bao gồm lương của lao động trong nước và chuyên gia nước ngoài (nếu có) và được tính toán cho các hạng mục đầu tư, các đơn vị thực thi dự án theo các thời kỳ đầu tư.

- Kế hoạch quản lý chất lượng: Kế hoạch này nêu rõ những tiêu chuẩn chất lượng cần phải đạt được đối với từng phần việc, hạng mục đầu tư; công tác đảm bảo chất lượng được tiến hành thế nào và các phương pháp, công cụ kiểm soát chất lượng được vận hành ra sao.

2.3.2.2. Nội dung cơ bản của kế hoạch tổng thể dự án

Kế hoạch dự án bao gồm nhiều loại kế hoạch như kế hoạch tổng thể về dự án, kế hoạch tiến độ, kế hoạch ngân sách, kế hoạch phân phối nguồn lực,… Phần này chỉ giới thiệu những

Quản trị dự án đầu tư - Bài 2 Trang 41

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

nét cơ bản của kế hoạch tổng thể dự án.

a) Giới thiệu tổng quan về dự án

Giới thiệu tổng quan về dự án là giới thiệu những nét khái quát nhất về dự án định thực

hiện, bao gồm các nội dung:

- Mục tiêu cần đạt được của dự án (trình bày mục tiêu của dự án trong mối quan

hệ với mục tiêu chung của doanh nghiệp).

- Trình bày lý do ra đời của dự án; - Trình bày phạm vi của dự án. - Cơ cấu tổ chức quản trị dự án. - Liệt kê những mốc thời gian quan trọng trong quá trình thực hiện.

b) Mục tiêu của dự án

Lập kế hoạch dự án, trước tiên phải xác định rõ mục tiêu cần đạt. Phần này cụ thể hóa

những mục tiêu có tính chất định tính đã nêu ở trên. Một số mục tiêu cụ thể là:

- Mức lợi nhuận do dự án tạo ra. - Thị phần của doanh nghiệp dự kiến tăng thêm nếu thực hiện dự án. - Năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. - Mục tiêu kinh tế – xã hội khác.

c) Thời gian và tiến độ

Kế hoạch tiến độ phải làm rõ được lịch trình thực hiện dự án, là căn cứ để ban quản trị dự án quản lý điều hành, cho phép xác định dễ dàng các công việc then chốt, xác định ngày bắt đầu, ngày kết thúc, thời gian thực hiện từng công việc, xác định các mốc thời gian quan trọng,… Kế hoạch tiến độ phải được lập gắn chặt chẽ, đồng thời cũng là cơ sở để lập các bộ phận kế hoạch khác. Một số nội dung chính cần được làm rõ như: xác định trình tự công việc, so sánh đánh giá sự phù hợp của tiến độ thời gian với chi phí, nguồn lực phân phối cho chúng, kiểm tra đánh giá, phê duyệt chính thức tiến độ chung, xây dựng, phân tích các phương án đẩy nhanh, điều kiện thực hiện và tính khả thi của chúng,…

d) Xem xét kỹ khía cạnh kỹ thuật và quản trị dự án

- Về kỹ thuật: so sánh kỹ thuật dự án với khả năng kỹ thuật hiện có. - Về quản lý: cho biết những điểm khác biệt cần chú ý trong quản lý. Ví dụ: sử

dụng hợp đồng phụ.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 2 Trang 42

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

e) Kế hoach phân phối nguồn lực

Trên cơ sở định mức kinh tế kỹ thuật, các quy định của Nhà nước, đặc điểm riêng của mỗi dự án,… để lập kế hoạch phân phối các nguồn lực hợp lý. Trong phần kế hoạch phân phối nguồn lực cần làm rõ: loại nguồn lực sử dụng, xác định tổng nhu cầu từng loại nguồn lực dành cho dự án, xác định thứ tự ưu tiên phân phối nguồn lực, đánh giá mức độ đáp ứng nhu cầu, tìm kiếm các khả năng giải quyết thiếu hụt,…

h) Ngân sách và dự toán chi phí dự án

Ngân sách của dự án phản ánh toàn bộ các hoạt động của dự án, bao gồm cả hoạt động thu và chi. Ngân sách dự án có nhiều loại như ngân sách dài hạn, trung hạn và ngắn hạn, ngân sách của các đơn vị, kế hoạch ngân sách theo các hạng mục đầu tư,… Kế hoạch ngân sách là một tập hợp nhiều loại kế hoạch như kế hoạch xác định tổng nhu cầu về vốn, kế hoạch huy động vốn, kế hoạch phân bố ngân sách trong các thời kỳ, theo các đơn vị thi công, theo hạng mục công việc, theo các khoản mục chi phí,… Phần kế hoạch ngân sách cũng đưa ra các thủ tục quản lý chi phí trong suốt quá trình thực hiện dự án.

i) Nhân sự

- Trình bày những yêu cầu riêng về công tác nhân sự dự án. - Nhu cầu tuyển dụng, đào tạo cho dự án. - Những hạn chế của lực lượng lao động thực hiện dự án. - Kế hoạch về quy mô lao động, tiền lương.

h) Khía cạnh hợp đồng của dự án

Mô tả và liệt kê tất cả các loại hợp đồng liên quan như:

- Hợp đồng cung cấp chính về máy móc thiết bị, nguyên liệu - Hợp đồng phụ - Hợp đồng phân phối sản phẩm - Hợp đồng tư vấn

g) Phương pháp kiểm tra và đánh giá dự án

Trình bày những phương pháp thu thập số liệu, phương pháp đánh giá và giám sát quá

trình thực hiện dự án.

2.3.2.3. Một số phương pháp thường dùng để lập kế hoạch dự án

Để lập kế hoạch, có thể sử dụng nhiều phương pháp, một số phương pháp chính gồm:

Quản trị dự án đầu tư - Bài 2 Trang 43

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

- Lập kế hoạch dự án theo mốc thời gian - Lập kế hoạch dự án theo cấu trúc phân việc - Lập kế hoạch dự án theo sơ đồ GANTT - Lập kế hoạch dự án theo sơ đồ mạng.

2.3.3. Quản trị phạm vi và phân tách công việc của dự án

2.3.3.1. Quản trị phạm vi

Quản trị phạm vi dự án là việc phân định các công việc thuộc và không thuộc dự án. Nó bao gồm nhiều quá trình thực hiện để khẳng định dự án đã bao quát được tất cả các công việc cần thiết và chỉ gồm những công việc đó. Một trong những phương pháp quan trọng để quản trị phạm vi dự án là phương pháp “Cơ cấu phân tách công việc”. Nội dung cơ bản của quản trị phạm vi bao gồm các bước:

1) Lập kế hoạch phạm vi: Đây là quá trình lập báo cáo phạm vi làm cơ sở cho các quyết định dự án trong tương lai, làm tiêu chí các định dự án hoàn thành hay chưa.

+ Đầu vào của việc lập kế hoạch

- Bản mô tả sản phẩm; - Điều lệ dự án; - Các ràng buộc; - Các giả thiết.

+ Công cụ và kỹ thuật lập kế hoạch

- Phân tích sản phẩm; - Phân tích lợi ích/chi phí; - Xác định phương án thay thế; - Đánh giá của chuyên gia.

+ Đầu ra

- Báo cáo phạm vi; - Các báo cáo phụ trợ chi tiết; - Kế hoạch quản trị phạm vi.

2) Xác đinh phạm vi: phân chia dự án thành các phần nhỏ hơn, các phần có thể quản lý dễ dàng hơn. Làm rõ giới hạn của dự án với các dự án khác.

+ Đầu vào

Quản trị dự án đầu tư - Bài 2 Trang 44

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

- Báo cáo phạm vi;

- Các ràng buộc;

- Các giả thiết;

- Đầu ra của các kế hoạch khác.

+ Công cụ và kỹ thuật

- Kỹ thuật phân tách công việc mẫu

- Chia tách dự án thành các phần nhỏ.

+ Đầu ra

- Bảng phân tách công việc.

3) Kiểm tra phạm vi: chính thức hóa sự chấp nhận phạm vi của dự án.

+ Đầu vào

- Kết quả công việc;

- Các tài liệu về sản phẩm

+ Công cụ và kỹ thuật

- Kiểm tra

+ Đầu ra

- Chính thức xác nhận phạm vi dự án.

4) Kiểm soát những thay đổi phạm vi dự án: kiểm soát những thay đổi về phạm vi dự án thông qua tác động đến các yếu tố có thể làm thay đổi phạm vi.

+ Đầu vào

- Cơ cấu phân tách công việc - Báo cáo hoạt động - Các đề xuất thay đổi - Kế hoạch quản trị phạm vi.

+ Công cụ và kỹ thuật

- Hệ thống kiểm soát thay đổi; - Đánh giá hoạt động;

Quản trị dự án đầu tư - Bài 2 Trang 45

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

- Lập kế hoạch bổ sung.

+ Đầu ra:

- Bản kế hoạch phạm vi điều chỉnh - Hành vi sửa chữa - Rút ra bài học.

2.3.3.2. Phân tách công việc dự án

Phân tách công việc là việc phân chia theo cấp bậc một dự án thành các nhóm nhiệm vụ và những công việc cụ thể, là việc xác định, liệt kê và lập bảng giải thích cho từng công việc cần thực hiện của dự án.

Sơ đồ cơ cấu phân tách công việc dự án giống như một cây đa hệ phản ánh theo cấp bậc các công việc cần thực hiện của dự án. Một sơ đồ phân tách công việc có nhiều cấp bậc. Cấp bậc trên cùng phản ánh mục tiêu cần thực hiện. Các cấp bậc thấp dần thể hiện mức độ chi tiết của mục tiêu. Cấp độ thấp nhất là những công việc cụ thể. Số lượng các cấp bậc của sơ đồ phân tách công việc phụ thuộc vào quy mô và độ phức tạp của dự án.

Có thể phát triển sơ đồ cơ cấu phân tách công việc theo nhiều phương pháp. Ba phương p dháp chính thường được sử dụng là phương pháp thiết kế dòng (phương pháp logic), phương pháp phân tách theo các giai đoạn hình thành phát triển (chu kỳ) và phương pháp phân tách theo mô hình tổ chức (chức năng). Khi sử dụng, thực tế, các nhà quản trị dự án thường sử dụng kết hợp 3 phương pháp này.

Bảng 2.12. Thứ bậc phân tách công việc theo các phương pháp

Phương pháp Cơ cấu phân tách công việc

Thể hiện tích hệ Chu kỳ Tổ chức

Thứ bậc 1. Mức độ tổng quát

(chương trình) Mức độ dự án Phân thống Toàn bộ dự án (Nhóm dự án) Hệ thống lớn 2.

Toàn bộ dự án (Nhóm dự án) Những giai đoạn chính (các chu kỳ) Các hệ thống lớn 3. Các phân hệ Các nhóm nhiệm vụ chính

Toàn bộ dự án (Nhóm dự án) Các bộ phận cấu thành chính Các phòng ban, các đơn vị thành viên Tổ đội 4. Nhiệm vụ bộ phận Nhiệm vụ bộ Các phân hệ phận

5. 6. Nhóm công viêc Nhóm công việc Nhóm công việc Công việc cụ thể Công việc cụ thể Công việc cụ thể Nhóm công việc Công việc cụ thể

Quản trị dự án đầu tư - Bài 2 Trang 46

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

DỰ ÁN NHÀ VƯỜN

Hồ

Khu nhà điều hành

Khu chăn nuôi

Khu vui chơi giải trí

Khu nhà cho du khách

Khu trồng cây ăn quả và rau

Dãy nhà

Hồ trung tâm

Khu nhà 2 tầng

Nhà cho người giữ vườn

Tổ chức hành chính

Nhà cho nhân viên quản lý khu

Hô câu

Nhà ăn

Ban điều hành

Cây xanh

Vườn cây ăn quả

Thủy hải sản

Phòng karaoke

Vườn rau

Hồ sen

Kế hoạch tổng hợp

Gia súc, gia cầm

Đài phun nước

Bể bơi

Động vật quý hiếm

Khu vui chơi

Quán cafe

Phân tách công việc cần được tiến hành ngay từ khi xác lập xong ý tưởng dự án. Người thực hiện là đội ngũ cán bộ chủ chốt tham gia quản lý dự án trong tất cả các lĩnh vực. Các nhà quản lý thảo luận, xem xét từng giai đoạn chủ yếu, từng lĩnh vực liên quan khi thực hiện phân tách công việc. Phân tách công việc cần đảm bảo yêu cầu: dễ quản lý, các công việc độc lập tương đối nhưng vẫn liên quan với nhau và phản ánh được tiến độ thực hiện dự án. Ví dụ, thứ bậc phân tách công việc một dự án xây dựng được trình bày như trong hình 2.1.

Sơ đồ 2.1. Phân tách công việc dự án theo cấp bậc

Bảng 2.13 trình bày cách phân tách công việc, bao gồm: các cấp độ công việc, thứ tự

trước sau và tình hình chi phí kế hoạch và thực tế cho từng công việc.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 2 Trang 47

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

Bảng 2.13. Phân tách công việc dự án xây dựng văn phòng theo mã số

TT WBS Tên nhiệm vụ Kế hoạch Thực tế Ghi chú

Công việc trước

1 2 3 4 1 2 2.1 2.2

5 2.3

2.4 3 3.1 3.2

6 7 8 9 10 4 Chuẩn bị mặt bằng Xây nhà Đổ móng Xây tường và trần tầng 1 Xây tường và trần tầng 2 Làm sân thượng và tum Nội thất Điện Nước Hoàn thiện

Phân tách công việc là cơ sở phát triển trình tự và thứ tự quan hệ trước sau giữa các

công việc, là cơ sở lập sơ đồ mạng PERT/CPM.

Sơ đồ phân tách công việc là cơ sở xây dựng các kế hoạch chi tiết và điều chỉnh các kế hoạch tiến độ thời gian, phân bổ các nguồn lực cho từng công việc dự án. Ví dụ, việc bố trí lao động, máy móc thiết bị cũng như lập dự toán chi phí theo phương pháp từ dưới lên,… đều căn cứ vào sơ đồ phân tách công việc dự án. Là cơ sở để đánh giá hiện trạng và kết quả thực hiện các công việc dự án trong từng thời kỳ. Với sơ đồ phân tách công việc, các nhà quản lý dự án trong quá trình điều phối kế hoạch tiến độ, nguồn lực và chi phí sẽ tránh được những sai sót hoặc quên một số công việc nào đó. Mỗi công việc trong sơ đồ phân tách công việc cần lập một chú giải chi tiết gồm những yếu tố đầu vào cần thiết, bản vẽ kỹ thuật, các kết quả cuối cùng cần đạt … cho từng công việc; chỉ rõ nhà cung, nhà thầu liên quan; xác định nhu cầu cán bộ, lao động cho từng công việc, thiết bị nhà xưởng v.v.; ước tính thời gian thực hiện từng công việc để làm cơ sở làm kế hoạch tiến độ dự án; liệt kê trách nhiệm cá nhân và tổ chức đối với từng nhiệm vụ.

Chúc Anh/Chị học tập tốt!

Quản trị dự án đầu tư - Bài 2 Trang 48

Trung tâm Đào tạo E-learning

Cơ hội học tập cho mọi người

TÀI LIỆU HỌC TẬP

Tài liệu bắt buộc:

 Giáo trình “Quản trị dự án” của Viện Đại học Mở Hà Nội – NXB Thông tin và

Truyền thông, năm 2012.

Tài liệu tham khảo:

 Từ Quang Dương (2008), Giáo trình Quản trị dự án, NXB Đại học Kinh tế quốc

dân.

 Bùi Tường Trí (1997), Phân tích định lượng trong quản trị, NXB Thống kê.

 John S. Oakland (1994), Quản lý chất lượng đồng bộ, NXB Thống kê.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 2 Trang 49

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

BÀI 3: QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN

MỤC TIÊU CỦA BÀI HỌC

Học xong bài này, sinh viên cần nắm vững được những nội dung sau:

- Hiểu và phân tích được phương pháp xây dựng sơ đồ mạng công việc. - Nắm vững 2 phương pháp dự tính thời gian thực hiện các công việc. - Biết tính xác suất hoàn thành dự án. - Biết tính và ứng dụng các cách tính thời gian dự trữ của các công việc vào

việc xác định đường găng.

- Hiểu được mối quan hệ giữa các biểu đồ PERT và GANTT.

3.1. KHÁI NIỆM QUẢN TRỊ THỜI GIAN VÀ MẠNG CÔNG VIỆC

3.1.1. Khái niệm quản trị thời gian

Quản trị thời gian của dự án là việc lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến độ thời gian nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án. Quản trị thời gian xác định rõ mỗi công việc kéo dài bao lâu, khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc và toàn bộ bao giờ sẽ hoàn thành. Nội dung cơ bản của quản trị thời gian dự án bao gồm:

a) Xác định công việc:

Xác định công việc là việc xác định và lập báo cáo về các công việc cụ thể phải thực hiện để đạt được kết quả như xác định trong cơ cấu phân tách công việc đáp ứng mục tiêu của dự án.

+ Đầu vào để xác định công việc bao gồm:

- Bảng cơ cấu phân tách công việc - Báo cáo vi phạm dự án - Các ràng buộc - Các giả thiết

+ Các công cụ và kỹ thuật xác định công việc:

- Bảng phân tách dự án - Mẫu danh sách công việc các dự án trước.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 3 Trang 1

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

+ Đầu ra của hoạt động xác định công việc

- Danh mục các công việc - Các báo cáo chi tiết hỗ trợ - Cơ cấu phân tách công việc cập nhật

b) Sắp xếp công việc

Sắp xếp công việc là việc sắp xếp các công việc theo thứ tự, trong mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau.

+ Đầu vào

- Danh mục các công việc - Mô tả sản phẩm - Những phụ thuộc bắt buộc - Những ràng buộc tùy ý - Các ràng buộc bên ngoài

+ Các công cụ và kỹ thuật

- Phương pháp PERT - Phương pháp CPM - Phương pháp biểu đồ GANTT

+ Đầu ra

- Sơ đồ mạng công việc dự án

c) Ước tính thời gian

Ước tính thời gian thực hiện công việc của dự án là ước tính khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành công việc.

+ Đầu vào

- Danh mục các công việc - Các ràng buộc - Nhu cầu nguồn lực - Khả năng nguồn lực

+ Công cụ và kỹ thuật

- Đánh giá của chuyên gia - Ước tính tương tự

Quản trị dự án đầu tư - Bài 3 Trang 2

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

- Mô phỏng

+ Đầu ra

- Thời gian thực hiện công việc - Cơ sở ước tính

d) Lập kế hoạch tiến độ

Lập kế hoạch tiến độ là phân tích thứ tự công việc, thời hạn hoàn thành và nguồn lực cần thiết để hoàn tất lịch trình thực hiện dự án.

+ Đầu vào

- Sơ đồ mạng công việc của dự án - Thời gian các công việc - Nguồn lực cần thiết - Lịch thời gian - Các ràng buộc

+ Công cụ và kỹ thuật

- Phân tích toán học - Mô phỏng - Đánh giá nguồn lực qua kinh nghiệm - Phần mềm quản trị dự án

+ Đầu ra

- Lịch trình dự án - Kế hoạch quản lý tiến độ

e) Kiểm soát tiến độ

Kiểm soát tiến độ là kiểm soát những thay đổi có thể ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện

dự án.

+ Đầu vào

- Lịch trình dự án - Báo cáo thực hiện - Các đề xuất thay đổi thời gian - Kế hoạch quản trị thời gian

+ Công cụ và kỹ thuật

Quản trị dự án đầu tư - Bài 3 Trang 3

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

- Hệ thống kiểm soát thay thế tiến độ - Đánh giá hoạt động - Kế hoạch bổ sung - Phần mềm quản trị dự án

+ Đầu ra

- Lịch trình dự án cập nhật - Hành vi sửa chữa - Rút ra bài học

3.1.2. Mạng công việc

3.1.2.1. Khái niệm và tác dụng của mạng công việc

Khái niệm: Mạng công việc là kỹ thuật trình bày kế hoạch tiến độ, mô tả dưới dạng sơ đồ mối quan hệ liên tục giữa các công việc đã được xác định cả về độ dài thời gian và thứ tự trước sau. Mạng công việc là sự kết hợp các công việc và các sự kiện.

Mạng công việc có những tác dụng chủ yếu sau:

- Phản ánh mối quan hệ tương tác giữa các nhiệm vụ, các công việc của dự án - Xác định ngày bắt đầu, ngày kết thúc, thời hạn hoàn thành dự án. Trên cơ sở

đó, xác định các công việc găng và đường găng của dự án.

- Là cơ sở để tính toán thời gian dự trữ của các sự kiện, các công việc. - Nó cho phép xác định những công việc nào phải được thực hiện kết hợp nhằm tiết kiệm thời gian và nguồn lực, công việc nào có thể thực hiện đồng thời để đạt được mục tiêu về thời hạn hoàn thành dự án.

- Là cơ sở để lập kế hoạch, kiểm soát, theo dõi kế hoạch tiến độ và điều hành

dự án.

3.1.2.2. Các phương pháp xây dựng một mạng nối kết công việc

Có hai phương pháp chính để biểu diễn mạng công việc. Đó là phương pháp “đặt công việc trên mũi tên” (AOA – Activities on Arrows) và phương pháp “đặt công việc vào các nút” (AON – Activities on Note). Cả 2 phương pháp này đều có chung nguyên tắc là: để có thể bắt đầu một công việc mới thì các công việc sắp xếp trước nó phải được hoàn thành, các mũi tên được vẽ theo chiều từ trái sáng phải, phản ánh quan hệ logic trướcs au giữa các công việc nhưng độ dài mũi tên lại không có ý nghĩa phản ánh độ dài thời gian.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 3 Trang 4

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

a. Phương pháp AOA

Xây dựng mạng công việc theo AOA dựa trên một số khái niệm sau:

- Công việc (hành động – activities) là một nhiệm vụ hoặc nhóm nhiệm vụ cụ thể cần được thực hiện của dự án. Nó đòi hỏi thời gian, nguồn lực và chi phí để hoàn thành.

- Sự kiện là điểm chuyển tiếp, đánh dấu một hay một nhóm công việc đã hoàn

thành và khởi đầu của một hay một nhóm công việc kế tiếp.

- Đường là sự kết nối liên tục các công việc theo hướng đi của mũi tên tính từ

sự kiện đầu đến sự kiện cuối.

Xây dựng mạng công việc theo phương pháp AOA dựa trên các nguyên tắc:

(1) Sử dụng một mũi tên có hướng để trình bày một công việc. Mỗi công việc

được biểu diễn bằng một mũi tên nối 2 sự kiện.

(2) Đảm bảo tính logic của AOA trên cơ sở xác định rõ trình tự thực hiện và mối quan hệ giữa các công việc (công việc thực hiện trước, sau, hay đồng thời)

Mạng công việc vẽ theo phương pháp AOA, bao gồm các sự kiện và công việc (kỹ thuật vẽ này được PERT trình bày). Mỗi công việc được thể hiện bằng một đoạn thẳng nối 2 đỉnh (sự kiện) và có mũi tên chỉ hướng. Các sự kiện được biểu diễn bằng vòng tròn (nút) và được đánh số liên tục theo chiều từ trái sang phải và trên xuống dưới, do đó, đầu mũi tên có số lớn hơn đuôi mũi tên. Một sơ đồ mạng chỉ có một điểm đầu (sự kiện đầu) và một điểm cuối (sự kiện cuối). Phương pháp trình bày mạng dựa vào các qui ước sau đây:

- Hai công việc nối tiếp nhau: Công việc b chỉ có thể bắt đầu khi công việc a

đã hoàn thành.

a (3 ngày)

b (8 ngày)

1

2

Quản trị dự án đầu tư - Bài 3 Trang 5

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

- Hai công việc cùng kết thúc. Hai công việc a và b có thể bắt đầu không cùng

a (5 ngày)

1

3

2 b (8 ngày)

thời điểm nhưng lại cùng kết thúc tại một thời điểm (sự kiện 3).

- Hai công việc thực hiện đồng thời: công việc a và b đều bắt đầu được thực

hiện cùng một thời điểm (từ sự kiện 2). a (4 tuần)

2 b (2 tuần)

2

4 a (4 tuần)

c (2 tuần)

e (6 tuần)

1

4 X

- Công việc (biến) giả. Công việc giả là một công việc không có thực, không đòi hỏi thời gian và chi phí để thực hiện nhưng nó có tác dụng chỉ rõ mối quan hệ trước sau giữa các công việc và sự kiện trong sơ đồ PERT. Ví dụ, biến X trong hình 4.1. cho biết công việc d chỉ bắt đầu được thực hiện khi cả 2 công việc c và b đã hoàn thành.

b (3 tuần)

f (4 tuần)

3

4 d (6 tuần)

Khi thiết lập sơ đồ mạng, gặp tình huống sử dụng biến giả, nêu không được chú ý đúng mức sẽ dẫn đến tình trạng vẽ sai và hậu quả là những nội dung quản lý dự án trên cơ sở sơ đồ mạng như quản lý nhân lực, chi phí … cũng sẽ bị sai lệch.

Như vậy, theo phương pháp AOA, mạng công việc là sự kết nối liên tục của các sự kiện và công việc. Xây dựng mạng công việc theo AOA có ưu điểm là xác định rõ ràng

Quản trị dự án đầu tư - Bài 3 Trang 6

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

các sự kiện và công việc, được kỹ thuật PERT sử dụng. Tuy nhiên, phương pháp này thường khó vẽ, dẫn đến một số trường hợp mất khá nhiều thời gian để vẽ sơ đồ mạng công việc của dự án.

b. Phương pháp AON

Các nguyên tắc xây dựng mạng công việc theo phương pháp AON:

- Các công việc được trình bày trong một nút (hình chữ nhật). Những thông tin trong hình chữ nhật gồm tên công việc, ngày bắt đầu, ngày kết thúc và độ dài thời gian thực hiện công việc.

- Các mũi tên chỉ thuần túy xác định thứ tự trước sau của các công việc. - Tất cả các điểm nút, trừ điểm nút cuối cùng, đều có ít nhất một điểm nút đứng sau. Tất cả các điểm, trừ điểm nút đầu tiên, đều có ít nhất một điểm nút đứng trước.

- Trong sơ đồ mạng chỉ có một điểm nút (sự kiện) đầu tiên và một điểm nút

(sự kiện) cuối cùng.

Ngoài những ưu điểm trên, hai phương pháp này có nhược điểm là đòi hỏi công việc phải được xác định khá cụ thể về ngày bắt đầu, ngày kết thúc và thời hạn hoàn thành; công việc trước phải được hoàn thành toàn bộ rồi mới có thể bắt đầu được công việc tiếp theo. Một số phương pháp xây dựng sơ đồ mạng khác có thể khắc phục được nhược điểm này, tuy nhiên vì nó cũng có nhiều nhược điểm khác nên ít được sử dụng hơn.

3.2. KỸ THUẬT TỔNG QUAN VÀ ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN

Một trong những kỹ thuật cơ bản để quản lý tiến độ dự án là kỹ thuật tổng quan và đánh giá dự án (PERT) và phương pháp đường gang (CPM). Kỹ thuật tổng quan và đánh giá dự án lần đầu tiên được sử dụng trong hải quân Mỹ vào năm 1958 để lập kế hoạch và quản lý chương trình phát triển tên lửa xuyên lục địa và giúp dự án được hoàn thành trong 4 năm thay vì 7 năm theo dự kiến. Phương pháp đường gang (CPM) được công ty Dupont và Remington Ran phát triển trong cùng một thời kỳ để trợ giúp việc quản lý xây dựng và bảo trì các nhà máy hóa chất.

Tuy có những nét khác nhau, ví dụ PERT xem thời gian thực hiện các công việc dự án là một đại lượng biến đổi nhưng có thể xác định được nhờ lý thuyết xác suất còn CPM lại sử dụng các ước lượng thời gian xác định, nhưng cả hai kỹ thuật đều chỉ rõ mối quan hệ liên tục giữa các công việc, đều dẫn đến tính toán đường gang, cùng chỉ ra thời gian dự trữ của các công việc. Do vậy, trong các sách báo khi đề cập đến phương pháp quản lý tiến

Quản trị dự án đầu tư - Bài 3 Trang 7

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

độ người ta thường viết đồng thời tên của hai phương pháp (PERT/CPM). Với mục đích chính là giới thiệu bản chất của kỹ thuật quản lý tiến độ dự án nên phần dưới đây trình bày những nội dung cơ bản, những ưu điểm nổi trội của hai phương pháp mà không đi sâu phân biệt sự khác nhau giữa phương pháp này và phương pháp kia trong quá trình sử dụng.

Về phương pháp thực hiện, có 6 bước cơ bản được áp dụng chung cho cả PERT và CPM:

1. Xác định các công việc cần được thực hiện của dự án. 2. Xác định mối quan hệ và trình tự thực hiện các công việc. 3. Vẽ sơ đồ mạng công việc. 4. Dự tính thời gian và chi phí cho từng công việc dự án. 5. Xác định thời gian dự trữ của các công việc và sự kiện. 6. Xác định đường găng.

3.2.1. Xây dựng sơ đồ PERT/CPM

Với phương pháp xây dựng sơ đồ mạng trình bày phía trên, có thể vẽ được sơ đồ theo

AOA hoặc AON.

Dự án M với số liệu cho trong Bảng 3.1.

Bảng 3.1. Công việc, thời gian và chi phí thực hiện của dự án M

Công việc Công việc trước Chi phí (tr.đ) Thời gian (tuần) M B A

a b c d e f g h i j - - - a b d, e b d, e c, g, h f, i 2 3 1 6 4 5 6 8 5 2 6 4 3 8 6 10 9 8 6 4 10 5 5 20 8 15 12 10 7 6 60 80 80 100 120 140 160 200 140 90

Quản trị dự án đầu tư - Bài 3 Trang 8

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

Sơ đồ mạng theo AOA của dự án M thể hiện trong dưới.

d(8)

4

2 a(6)

f(10 )

e(6)

b(4)

1

3 j(4)

g(9)

h(8)

6

7 c(3)

i(6)

5

3.2.2. Dự tính thời gian thực hiện các công việc dự án

Có hai phương pháp chính để dự tính thời gian thực hiện các công việc.

Phương pháp tất định. Trong nhiều trường hợp, số liệu về thời gian thực hiện một số công việc tương tự nhau ở nhiều dự án tương tự, tương đối giống nhau. Khi đó thời gian hoàn thành từng công việc là giá trị trung bình của tập hợp số liệu này. Phương pháp xác định thời gian thực hiện từng công việc như vậy gọi là phương pháp tất định.

Phương pháp ngẫu nhiên. Trong khi lập kế hoạch tiến độ, việc dự án hoàn thành vào một ngày nào đó là một yếu tố bất định vì nó chịu tác động của nhiều yếu tố ngẫu nhiên. Mặc dù không thể biết chắc chắn ngày cụ thể nào là ngày hoàn thành dự án nhưng các nhà quản lý có thể dự tính được ngày sớm nhất và ngày muộn nhất từng công việc và do đó toàn bộ các công việc dự án phải hoàn thành. Trên cơ sở này, sử dụng các phương pháp toán học có thể xác định tương đối chính xác ngày dự án sẽ hoàn thành.

Dự án hoàn thành vào ngày nào đó thường là một yếu tố bất định vì thời gian thực hiện từng công việc của dự án chịu tác động của nhiều yếu tố ngẫu nhiên. Tuy nhiên, có thể ước tính được các đại lượng thời gian hoàn thành từng công việc như: thời gian cực đại (giá trị bi quan), tương ứng trường hợp dự án thực hiện trong điều kiện xấu (b), thời gian cực tiểu (giá trị lạc quan), tương ứng trường hợp dự án được thực hiện trong điều kiện thuận lợi (a) và thời gian có khả năng xuất hiện lớn nhất – tương ứng trường hợp dự án tiến hành trong điều kiện bình thường (m).

Giả định thời gian hoàn thành từng công việc tuân theo qui luật phân phối β thì giá

Quản trị dự án đầu tư - Bài 3 Trang 9

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

trị trung bình được tính như sau:

𝑇𝑒 = 𝑎 + 4𝑚 + 𝑏 6

Trong thực tế, thường không có sẵn số liệu về thời gian thực hiện các công việc.

Trong trường hợp đó, người ta có thể sử dụng một trong các kỹ thuật sau:

Kỹ thuật mô đun. Theo đó, các hoạt động được chia nhỏ thành các thao tác. Tổng thời gian thực hiện các thao tác phản ánh giá trị gần đúng của thời gian cần thiết thực hiện công việc. Thời gian thực hiện thao tác được xây dựng dựa vào kinh nghiệm thực hiện nó trước đó.

Kỹ thuật đánh dấu công việc. Khi thực hiện một hay nhiều dự án sẽ có nhiều công việc chuẩn được lặp lại. Trên cơ sở thống kê những số liệu này, người ta có thể tính được thời gian trung bình thực hiện các công việc dự án.

Phương pháp dự tính thời gian cho từng công việc. Để dự tính thời gian thực hiện

từng công việc một cách có căn cứ khoa học, có thể thực hiện các bước sau:

- Xây dựng các giả thiết liên quan đến nguồn lực, đến hoàn cảnh tác động bình

thường.

- Dự tính thời gian thực hiện công việc dựa vào nguồn lực có thể huy động

trong kế hoạch.

- Xác định tuyết gang và độ co dãn thời gian của từng công việc. - So sánh thời gian hoàn thành theo dự tính với mốc thời hạn cho phép. - Điều chỉnh các yêu cầu nguồn lực khi cần thiết.

Đường găn là đường dài nhất tính từ ngày đầu tiên tới ngày cuối cùng thực hiện dự án. Đường gang có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý dự án. Nó là cơ sở để lập kế hoạch tiến độ thực hiện dự án, là căn cứ để bố trí các nguồn lực như lao động, máy móc thiết bị, tiền vốn … cho từng công việc và đường gang cũng là cơ sở để quản lý tiến độ và điều chỉnh dự án khi cần thiết.

3.2.3. Tính toán thời gian dự trữ của các sự kiện

Xác định thời gian sớm nhất và thời gian muộn nhất đạt tới một sự kiện.

Công thức tính như sau: 𝐸𝑗 = 𝑀𝑎𝑥𝑖(𝐸𝑖 + 𝑡𝑖𝑗); 𝐸1 = 0;

Trong đó, 𝑡𝑖𝑗: độ dài cung ij hay thời gian hoàn thành công việc kéo dài từ sự kiện i

tới sự kiện j.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 3 Trang 10

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

𝐸𝑗: thời gian sớm nhất để đạt tới sự kiện j tính từ khi bắt đầu dự án (quãng đường dài

nhất từ sự kiện đầu tiên tới sự kiện j)

𝐿𝑗: thời gian chậm nhất sự kiện j có thể xuất hiện mà không làm chậm trễ việc hoàn

thành dự án.

Công thức tính 𝐿𝑖: 𝐿𝑖 = 𝑀𝑖𝑛𝑗(𝐿𝑗 − 𝑡𝑖𝑗)

Lcuối cùng = Độ dài thực hiện dự án

Ý nghĩa của việc tính E và L

Việc tính toán thời gian sớm nhất và muộn nhất có tác dụng:

Thứ nhất, xác định thời gian dự trữ của một sự kiện.

Thời gian dự trữ của một sự kiện là thời gian sự kiện đó có thể kéo dài thêm mà

không làm ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành của dự án.

Nếu gọi thời gian dự trữ của sự kiện i là Si thì ta có công thức sau:

𝑆𝑖 = 𝐿𝑖 − 𝐸𝑖

Thứ hai, là cơ sở để xác định đường găng.

Ngoài các xác định đường găng như trình bày phía trên, có thể xác định đường găng dựa vào thời gian dự trữ của các sự kiện. Đường găng là đường nối các sự kiện găng. Sự kiện găng là sự kiện có thời gian dự trữ bằng không. Để quản lý tốt dự án, các công việc trên đường găng cần được quản lý chặt chẽ vì nếu bất cứ một công việc nào bị chậm trễ thì đều ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành toàn bộ dự án.

3.2.4. Tính xác suất thời gian hoàn thành dự án

Giả sử biến động thời gian hoàn thành toàn bộ dự án tuấn theo quy luật chuẩn và giá trị trung bình trong phân phối chuẩn (tương ứng với thời gian trung bình ở đây) là thời gian hoạt động kỳ vọng theo đường găng thì đại lượng z trong phân phối chuẩn được xác định bằng công thức:

𝑧 = 𝑆 − 𝐷 𝜎

Trong đó, S là thời gian dự kiến hoàn thành toàn bộ dự án

D là độ dài thời gian hoàn thành các công việc găng

𝜎 là độ lệch chuẩn của thời gian hoàn thành các công việc găng.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 3 Trang 11

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

𝑛 𝑡

(i là các công việc găng). Khi đó: 𝐷 = ∑ 𝑇𝑒𝑖

Tính phương sai thời gian hoàn thành dự án

Khi phương sai tăng lên thì tính không chắc chắn của dự án cũng tăng theo. Nếu

phương sai bằng 0 sẽ không tồn tại yếu tố không chắc chắn.

𝑏−𝑎

2 = (

Giả sử các công việc độc lập nhau thì thời gian hoàn thành dự án là tổng thời gian kỳ vọng của các công việc trên tuyến găng và phương sai hoàn thành dự án cũng là tổng phương sai của các công việc trên tuyến găng đó.

2 = ∑ 𝜎2 𝑛 𝑡=1

)2 ; 𝜎1 𝜎(𝑇)

Trong đó, i là công việc găng.

Khi tính xác suất hoàn thành dự án dựa trên thời gian hoàn thành đường găng, người ta đã giả định: thời gian hoàn thành toàn bộ dự án chỉ phụ thuộc vào những dự án lớn, ngoài đường găng là đường dài nhất, có rất nhiều đường khác mà độ dài gần bằng đường găng. Trong những điều kiện nhất định, nó có thể trờ thành đường găng. Do vậy, quản lý tiến độ dự án cần quản lý không chỉ thời gian theo đường găng mà còn quản lý chặt chẽ cả những đường gần với đường găng. Trên phương diện này, khi tính xác suất thời gian hoàn thành dự án, người ta tính tích xác suất thời gian hoàn thành của cả đường găng và các đường gần với đường găng.

Tính xác suất đạt tới các sự kiện

Trên cở sở các thông tin về thời gian cực tiểu (a), thời gian thường xuất hiện (m), thời gian cực đại (b), thời gian sớm nhất đạt tới từng sự kiện (Ej), thời gian muộn nhất sự kiện nào đó phải được thực hiện (Lj) và dựa vào lý thuyết xác suất, người ta có thể tính toán được xác suất thực hiện tiến độ thời gian dự kiến đạt tới các sự kiện. Đây là cơ sở để kiểm tra tiến độ, điều chỉnh, khắc phục những bất hợp lý có thể xảy ra.

Phương sai của sự kiện

Thời điểm hoàn thành dự án là thời gian sớm nhất đạt tới sự kiện cuối cùng (En). Bên cạnh việc tính phương sai hoàn thành các công việc dự án, các nhà quản lý dự án còn tính phương sai của các sự kiện. Khi tính phương sai cho các sự kiện theo Lj thì cần chú ý phải đi ngược từ sự kiện cuối đến sự kiện đầu.

Chú ý: Phương sai của thời điểm hoàn thành công việc bằng phương sai của sự kiện

đứng trước công việc đó, cộng với phương sai của thời gian thực hiện công việc.

Xác suất thực hiện tiến độ dự kiến được xác định theo phân phối chuẩn trên cơ sở giả

Quản trị dự án đầu tư - Bài 3 Trang 12

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

định số lượng công việc đủ lớn và thời gian thực hiện các công việc biến động tuân theo qui luaatj này. Công thức xác định z trong phân phối chuẩn:

Nếu tính theo thời hạn sớm (Ej)

𝑧 = 𝑇ℎờ𝑖 ℎạ𝑛 𝑑ự 𝑘𝑖ế𝑛 − 𝑇ℎờ𝑖 𝑔𝑖𝑎𝑛 𝑡ℎự𝑐 ℎ𝑖ệ𝑛 𝑡í𝑛ℎ 𝑡ℎ𝑒𝑜 𝐸𝑗 Độ 𝑙ệ𝑐ℎ 𝑐ℎ𝑢ẩ𝑛 𝑐ủ𝑎 𝑡ℎờ𝑖 ℎạ𝑛 𝑠ớ𝑚

3.2.5. Xác định thời gian dự trữ các công việc

Có hai chỉ tiêu thời gian dự trữ của các công việc cần được xác định trong quản lý

dự án. Đó là thời gian dự trữ toàn phần và thời gian dự trữ tự do.

- Thời gian dự trữ toàn phần của công việc A là khoảng thời gian mà công việc A có thể kéo dài thêm nhưng không làm chậm ngày kết thúc dự án. - Thời gian dự trữ tự do của công việc A là khoảng thời gian mà công việc A có thể kéo dài thêm nhưng không làm chậm ngày bắt đầu của công việc kế tiếp.

Kí hiệu:

ES(a): thời gian bắt đầu sớm của công việc A

EF(a): thời gian kết thúc sớm của công việc A

t(a): độ dài thời gian hoàn thành công việc A

ES(1) = 0.

Ta có: EF(a) = ES(a) + t(a)

ES(a) = Max (EFj) (j là các công việc trước A)

Và ký hiệu tếp:

LS(a): thời gian bắt đầu muộn của công việc A

LF(a): thời gian kết thúc muộn của công việc A

LF∞: thời gian kết thúc muộn của công việc cuối cùng.

Vậy LS(a) = LF(a) - t(a)

LS(a) = Min (LSj)(a) (j là công việc sau A)

Tính thời gian dự trữ toàn phần:

Thời gian dự trữ toàn phần của công việc: A = LS(a) – ES(a).

Quản trị dự án đầu tư - Bài 3 Trang 13

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

Chú ý: với những công việc găng thì dự trữ toàn phần bằng không.

Tính thời gian dự trữ tự do:

Thời gian dự trữ tự do của công việc A = Min (ES của tất cả các công việc sau A) – EF(a). Chỉ tiêu thời gian dự trữ toàn phần được sử dụng nhiều trong công tác quản lý dự án. Nó là cơ sở xác định đường găng trong trường hợp những dự án lớn, phức tạp vì không thể nhẩm chính xác thời gian dài nhất trên sơ đồ PERT. Như vậy, có thể định nghĩa đường găng theo cách tiếp cận này. Đường găng là đường nối các công việc găng. Công việc găng là công việc có thời gian dự trữ toàn phần bằng không. Ngoài ra, chỉ tiêu thời gian dự trữ toàn phần còn có tác dụng quan trọng trong việc bố trí nguồn lực, khi thực hiện dự án với thời gian bị giới hạn. Chỉ tiêu thời gian dự trữ tự do được sử dụng khi phải thực hiện đánh đổi các mục tiêu quản lý dự án, nhằm tìm ra một phương án sao cho đảm bảo tiến độ dự án theo kế hoạch nhưng chi phí giảm đi.

3.3. PHƯƠNG PHÁP BIỂU ĐỒ GANTT VÀ BIỂU ĐỒ ĐƯỜNG CHÉO

3.3.1. Biểu đồ GANTT

Biểu đồ GANTT được giới thiệu năm 1917 bởi GANTT. Biểu đồ GANTT là phương pháp trình bày tiến độ cũng như kế hoạch thực hiện các công việc của dự án theo tiến trình thời gian. Mục đích của biểu đồ GANTT là xác định một tiến bộ hợp lý nhất để thực hiện các công việc của dự án. Tiến độ thực hiện phụ thuộc vào độ dài công việc, những điều kiện ràng buộc, kỳ hạn phải tuân thủ. Cấu trúc của biểu đồ:

- Trục tung biểu diễn các công việc. Thời gian thực hiện công việc tương ứng

được trình bày trên trục hoành.

- Mỗi đoạn thảng biểu hiện 1 công việc. Độ dài đoạn thẳng là độ dài công

việc. Vị trí của đoạn thẳng thể hiện quan hệ giữa các công việc.

Tác dụng của GANTT

- Phương pháp GANTT dễ đọc, dễ nhận biết tình trạng thực tế của từng nhiệm

vụ như tình hìn chhung của toàn bộ dự án.

- Dễ xây dựng, do đó, nó được sử dụng khác phổ biến. - Thông qua biểu đồ, có thể thấy được tình hình nhanh chậm của các công việc, và tính liên tục của chúng. Trên cơ sở đó, có biện pháp đẩy nhanh tiến trình, tái sắp xếp lại công việc để đảm bảo tính liên tục và tái phân phối lại nguồn lực cho từng công việc nhằm đảm bảo tính hợp lý.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 3 Trang 14

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

- Qua biểu đồ GANTT, xác định được độ dài thời gian thực hiện dự án, tiến

trình thực hiện dự án và khoảng thời gian dự trữ của từng công việc.

- Là cơ sở để bố trí nguồn lực cho dự án. Có thể bố trí nguồn lực theo kế hoạch triển khi sớm (ES) và kế hoạch triển khai muộn (LS). Sau đó so sánh 2 cách bố trí. Phương pháp nào đòi hỏi chi phí ít hơn sẽ được chọn.

Hạn chế của GANTT

Đối với những dự án phức tạp thì biểu đồ không thể chỉ ra đủ mối tương tác và mối quan hệ giữa các loại công việc. Trong trường hợp phải điều chỉnh lại biểu đồ thì công việc khó khăn phức tạp hơn nhiều.

3.3.2. Biểu đồ đường chéo

Biểu đồ đường chéo là một công cụ đơn giản để quản lý tiến độ, là biểu đồ so sánh giữa tiến độ dự kiến (kế hoạch) với tiến độ thực tế thực hiện các công việc dự án. Về cấu trúc, biểu đồ đường chéo sử dụng một hệ trục tọa độ, trong đó trục tung phản ánh tiến độ dự kiến của các công việc, trục hoành thể hiện tiến độ thực tế thực hiện từng công việc này. Đường phân giác (đường chéo) thể hiện tiến độ thực tế đúng như kế hoạch đề ra. Nếu tiến độ thực tế chậm trễ so với kế hoạch, ta có đường gấp khúc nằm dưới đường chéo.

Biểu đồ đường chéo rất hữu ích trong việc quản lý các dự án có số công việc không

quá nhiều và là cơ sở để kiểm tra theo dõi tiến độ hoàn thành dự án.

Chúc Anh/Chị học tập tốt!

TÀI LIỆU HỌC TẬP

Tài liệu bắt buộc:

 Giáo trình “Quản trị dự án” của Viện Đại học Mở Hà Nội – NXB Thông tin

và Truyền thông, năm 2012.

Tài liệu tham khảo:

 Từ Quang Dương (2008), Giáo trình Quản trị dự án, NXB Đại học Kinh tế

quốc dân.

 Bùi Tường Trí (1997), Phân tích định lượng trong quản trị, NXB Thống kê.

 John S. Oakland (1994), Quản lý chất lượng đồng bộ, NXB Thống kê.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 3 Trang 15

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

BÀI 4: QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN

MỤC TIÊU CỦA BÀI HỌC

Bài này tập trung nghiên cứu công tác quản lý chi phí dự án từ giai đoạn chuẩn bị đến thực hiện và vận hành kết quả đầu tư, trong đó giới thiệu chi tiết hai chỉ tiêu: Tổng mức đầu tư và tổng mực dự toán chi phí dự án. Đưa ra hai kỹ thuật quản lý để thực hiện đánh đổi giữa hai mục tiêu thời gian và chi phí, là chương trình điều chỉnh 1 và chương trình điều chỉnh 2.

- Sinh viên cần nắm vững nội dung công tác quản lý chi phí trong từng giai

đoạn đầu tư.

- Giúp sinh viên hiểu được nội dung và phương pháp tính các chỉ tiêu chi phí theo từng giai đoạn đầu tư, đặc biệt 2 chỉ tiêu: tổng mức đầu tư và tổng dự toán.

- Trình bày các phương pháp dự toán ngân sách. - Giúp sinh viên vận dụng được thành thạo 2 phương pháp đánh đổi mục tiêu

thời gian và chi phí.

- Trình bày các phương pháp và hệ thống chỉ tiêu theo dĩu chi phí dự án.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 4 Trang 1

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

4.1. KHÁI NIỆM CHI PHÍ VÀ QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN

4.1.1. Khái niệm, phân loại chi phí

4.1.1.1. Khái niệm

Chi phí là toàn bộ các khoản chi mà chủ đầu tư phải bỏ ra để chuẩn bị, thực hiện và

vận hành dự án.

Chi phí dự án là một trong những yếu tốt quan trọng nhất ảnh hưởng quyết định đến sự thành công và hiệu quả của dự án. Chi phí là cơ sở để xác định dòng tiền dự án cũng như các chỉ tiêu hiệu quả kinh tế - xã hội của dự án. Trong quá trình hình thành và thực hiện dự án, từ giai đoạn xây dựng ý tưởng đến khi được duyệt, đưa vào triển khai và vận hành, chi phí dự án khá phức tạp, do đó, chủ đầu tư cần có kế hoạch sử dụng hợp lý, cân đối với ngân sách nhằm đạt hiệu quả sử dụng cao nhất. Khi dự án đi vào hoạt động, nó chịu ảnh hưởng của rất nhiều nhân tốt chủ quan cũng như khách quan. Quản lý chặt chẽ chi phí dự án sẽ giúp giảm thiểu rủi ro, hạn chế những tác động tiêu cực của các yếu tố đố tới hiệu quả dự án.

4.1.1.2. Các loại chi phí dự án

Chi phí trực tiếp: là những khoản chi phí có thể xác định cụ thể, trực tiếp cho từng công việc hoặc dự án. Chi phí trực tiếp được dự toán, kiểm soát và quản lý dễ dàng hơn chi phí gián tiếp. Dưới đây là một số khoản mục chi phí trực tiếp dự án:

- Chi phí tiền lương trực tiếp là tiền lương cho những người trực tiếp thực

hiện các công việc dự án.

- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là chi phí của những nguyên vật liệu,

chi tiết,... được sử dụng để thực hiền từng công việc dự án.

- Chi phí dịch vụ trực tiếp là những chi phí liên quan đến từng công việc hoặc toàn bộ dự án như chi phí thuê máy, chi phí thiết kế, chi phí hợp đồng thầy phụ,...

- Chi phí quản lý trực tiếp liên quan đến chi phí hoạt động của văn phòng dự án. Tiền lương giám đốc dự án, nhân viên lập kế hoạch, kế toán, thư ký, nhân viên quản lý chất lượng.

Chi phí gián tiếp: Chi phí gián tiếp là những khoản chi phí không được tính trực tiếp cho từng công việc hoặc dự án nhưng lại rất cần thiết nhằm duy trì sự hoạt động của dự án, doanh nghiệp. Chi phí gián tiếp bao gồm chi phí phân bổ của các nhà quản lý cấp trên, chi phí marketing, chi phí tiền lương của nhân viên hành chính, thư ký, bộ phận tổ chức cán bộ,...

Quản trị dự án đầu tư - Bài 4 Trang 2

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

- Chi phí lao động gián tiếp gồm tiền lương của nhân viên bảo trì thiết bị bảo vệ, nhân viên dọn vệ sinh, những người lao động, phục vụ hoạt động chung của doanh nghiệp.

- Chi phí nguyên vật liệu gián tiếp bao gồm nguyên vật liệu sử dụng để

quét dọn, lau chùi các thiết bị.

- Chi phí thiết bị gián tiếp bao gồm chi phí máy tính, máy photo, fax,... - Chi phí văn phòng dự án thường được tách riêng và là một bộ phận của tổng chi phí dự án. Chi phí văn phòng bao gồm chi phí quản lý, chi phí tiền thuê văn phòng, điện, nước, thiết bị văn phòng, điện thoại, internet,...

Các khoản chi phí gián tiếp thường được tính theo tỷ lệ phần trăm của các chi phí trực tiếp liên quan. Ngoài ra, do dự án thường gặp nhiều rủi ro nên chi phí rủi ro và một số khoản mục chi phí đặc biệt khác (lạm phát, giảm phát, dự phòng,...) cũng cần được tính đến cùng với các phương án phòng chống rủi ro. Nhà quản trị dự án cần liệt kệ các rủi ro, chi phí rủi ro kỳ vọng và các phương án đối phó rủi ro nếu nó xảy ra.

Chi phí liên quan đến thời gian: Phương pháp đường găng (CPM) giải quyết mối quan hệ thay đổi giữa chi phí và thời gian thực hiện các công việc dự án. Khi chi phí dự án tăng (hoặc giảm) ảnh hưởng như thế nào đến độ dài thời gian thực hiện từng công việc dự án. Như vậy, cần phải xác định những loại chi phí tăng thêm (hoặc giảm) do ảnh hưởng của yếu tố thời gian. Bao gồm:

- Chi phí thuê thiết bị tăng thêm khi kéo dài thời gian thực hiện công việc. - Chi phí điện, nước tăng thêm do kéo dài thời gian hoạt động của văn

phòng dự án.

- Chi phí tiền công thêm tăng khi rút ngắn thời gian thực hiện các công

việc dự án do phải làm thêm giờ.

- Chi phí lao động hợp đồng trên một đơn vị thời gian không thay đổi dù kéo dài thời gian thực hiện công việc dự án nhưng năng suất lao động có thể bị ảnh hưởng.

- Đơn giá hợp đồng không bị ảnh hưởng bởi yếu tố thời gian.

4.1.2. Quản trị chi phí dự án

Khái niệm: Quản trị chi phí dự án là quá trình dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án, là việc tổ chức phân tích số liệu và báo cóa những thông tin về chi phí. Quản lý chi phí dự án bao gồm những quy trình yêu cầu đảm bảo cho dự án được hoàn tất trong sự cho phép của ngân sách.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 4 Trang 3

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

Sơ đồ 4.1. Các bước quản lý chi phí dự án

Hoạch định nguồn lực (Resouce Planing): là việc lập kế hoạch các nguồn lực (con

người, thiết bị, nguyên vật liệu) và khối lượng nguồn lực sử dụng để thực hiện dự án.

- Đầu vào để lập kế hoạch:

+ Cơ cấu phân tách công việc

+ Báo cáo phạm vi

+ Mô tả nguồn lực

+ Chính sách có liên quan

- Công cụ và kỹ thuật lập kế hoạch nguồn lực

+ Đánh giá chuyên gia

+ Xác định các phương án thay thế

- Đầu ra của việc lập kế hoạch nguồn lực

+ Các nguồn lực cần thiết

Ước tính chi phí (cost estimating): là việc ước tính chi phí để sử dụng các nguồn lực

để hoàn thành dự án.

- Đầu vào để ước tính chi phí

+ Cơ cấu phân tách công việc

+ Các nguồn lực cần thiết

+ Ước tính thời hạn thực hiện công việc

- Công cụ và kỹ thuật để ước tính chi phí

Quản trị dự án đầu tư - Bài 4 Trang 4

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

+ Ước tính tương tự ( Ước tính từ trên-xuống): Sử dụng các chi phí thực từ dự án tương tự trước đó làm cơ sở cho việc ước tính chi phí của dự án hiện tại. Ước tính tương tự thường sử dụng để ước tính tổng chi phí của dự án khi thông tin chi tiết về dự án khá hạn chế (ví dụ, trong giai đoạn mới bắt đầu dự án). Phương pháp này ít tốn kém, nhưng lại không chính xác. Nó chỉ thực sự đáng tin cậy khi các dự án trước đó thực sự tương tự, các cá nhân hay nhóm ước tính có chuyên môn khá tốt.

+ Phương pháp mô hình hóa: Sử dụng các tham số trong mô hình toán để dự đoán chi phí dự án. Các mô hình này có thể đơn giản hoặc phức tạp. Phương pháp này cho kết quả khả thi khi thông tin lịch sử sử dụng chính xác và có thể xác định rõ các tham số sử dụng trong mô hình.

+ Ước tính từ dưới lên: Phương pháp này được sử dụng để ước tính chi phí của những phần công việc riêng lẻ, từ đó tính được cho toàn bộ dự án. Chi phí và tính chính xác của phương án này phụ thuộc vào quy mô của từng công việc. Các phần việc càng nhỏ thì chi phí và tính chính xác càng cao. Do đó, nhóm quản lý dự án phải cân nhắc giữa yêu cầu chính xác cao với chi phí ước tính cao khi thực hiện áp dụng ước tính này.

+ Các công cụ máy tính: Các phần mềm quản lý dự án và các bảng biểu kế toán có

thể hỗ trợ nhiều cho việc ước tính chi phí công việc dự án.

- Đầu ra của việc ước tính chi phí

+ Bản ước tính chi phí

+ Lập kế hoạch quản trị chi phí

Lập dự toán ( cost budgeting): là việc phân bổ chi phí cho các công việc cụ thể. Phân phối tổng chi phí cho từng hạng mục để xác định ranh giới chi phí cho các khoản mục, cho việc đo lường hiệu quả công việc. Tổng ngân sách là hạn mức cho dự án, đó là một ranh giới để kiểm soát và quản lý chi phí. Các bước xây dựng dự toán bao gồm: (1). Dự báo nguồn lực nào cần cho dự án. (2). Quyết định số lượng theo từng loại. (3). Quyết định tiến độ cung cấp. (4). Tính toán chi phí cho từng khoản mục.

Ngân sách công việc được lập trên cơ sở phương pháp phân tách công việc và được

thực hiện qua các bước sau:

Bước 1. Chọn một hoạt động (công việc) trong cơ cấu phân tách công việc (WBS)

để lập dự toán chi phí.

Bước 2. Xác định các tiêu chuẩn hoàn thiện cho công việc (tiêu chuẩn kỹ thuật,

kinh tế...)

Quản trị dự án đầu tư - Bài 4 Trang 5

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

Nếu bị hạn chế về nguồn lực thì chuyển sang các bước sau:

Bước 3. Xác định nguồn lực cần thiết để thực hiện công việc

Bước 4. Xác định định mức từng nguồn lực phù hợp

Bước 5. Xem xét những tác động có thể xảy ra nếu kéo dài thêm thời gian

Bước 6. Tính toán chi phí thực hiện công việc đó

Nếu bị giới hạn thời gian thì chuyển các bước sau:

Bước 3. Xác định khoảng thời gian cần thiết để thực hiện từng công việc

Bước 4. Trên cơ sở thời hạn cho phép, xác định mức nguồn lực và những đòi hỏi kỹ

thuật cần thiết để đáp ứng tiêu chuẩn hoàn thiện công việc

Bước 5. Tính toán chi phí thực hiện công việc

Nếu không bị hạn chế về nguồn lực và thời gian thì chuyển các bước sau:

Bước 3. Xác định định mức từng nguồn lực phù hợp cho công việc

Bước 4. Tính toán chi phí thực hiện công việc

- Đầu vào cho việc dự toán chi phí

+ Báo cáo ước tính chi phí

+ Cơ cấu phân tách công việc

+ Lịch trình dự án

- Công cụ và kỹ thuật dự toán chi phí

+ Các công cụ ước tính chi phí

- Đầu ra của hoạt động dự toán chi phí

+ Bản dự toán chi phí

Kiểm soát chi phí (cost control): là việc kiểm tra, theo dõi, kiểm soát những thay đổi có thể ảnh hưởng đến chi phí thực hiện dự án. Nội dung kiểm soát gồm: kiểm soát các yếu tố tạo nên sự thay đổi đến hạn mức chi phí ; Xác nhận hạn mức chi phí đã được thay đổi; Quản lý việc thay đổi hạn mức. Quá trình thực hiện gồm các bước: Theo dõi dòng chi phí để phát hiện ra những thay đổi; Ngăn chặn những thay đổi không đúng, không được phép; Tìm ra nguyên nhân thay đổi; Quản lý nội dung thay đổi.

- Đầu vào cho việc kiểm soát chi phí

Quản trị dự án đầu tư - Bài 4 Trang 6

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

+ Chi phí dự toán

+ Các báo cáo hoạt động

+ Các đề xuất thay đổi

+ Kế hoạch quản trị chi phí

- Công cụ và kỹ thuật kiểm soát chi phí

+ Hệ thống kiểm soát thay đổi chi phí

+ Đánh giá hoạt động

+ Kế hoạch bổ sung

+ Các phần mềm máy tính

- Kết quả của hoạt động kiểm soát chi phí

+ Chi phí dự toán sửa đổi

+ Ngân sách bổ sung

4.2. QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN THEO CÁC GIAI ĐOẠN ĐẦU TƯ

4.2.1. Các chỉ tiêu chi phí theo tiến trình thực hiện dự án

Chi phí đầu tư (chi phí dự án) được hình thành và chính xác dần qua 3 giai đoạn của quá trình đầu tư: giai đoạn chuẩn bị, thực hiện đầu tư và giai đoạn hoàn thành. Có thể tóm tắt quá trình hình thành và xác định chính xác dần của chi phí dự án qua sơ đồ 4.2. sau:

Quản trị dự án đầu tư - Bài 4 Trang 7

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

Sơ đồ 4.2. Các giai đoạn đầu tư và chi phí dự án

4.2.1.1. Tổng mức đầu tư

a. Khái niệm

Tổng mức đầu tư là chi phí dự tính để thực hiện dự án, được tính toán và xác định trong giai đoạn lập dự án đầu tư phù hợp với nội dung dự án và thiết kế cơ sở. Đối với trường hợp chỉ lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật, tổng mức đầu tư đồng thời là dự toán xây dựng công trình được xác định phù hợp với nội dung báo cáo kinh tế - kỹ thuật và thiết kế bản vẽ thi công.

Tổng mức đầu tư = Chi phí chuẩn bị đầu tư + chi phí thực hiện đầu tư + chi phí để

kết thúc dự án và đưa vào hoạt động.

Tổng mức đầu tư là một trong những cơ sở để đánh giá hiệu quả kinh tế và lựa chọn phương án đầu tư, là cơ sở để chủ đầu tư lập kế hoạch và quản lý vốn khi thực hiện đầu tư xây dựng công trình.

b. Nội dung tổng mức đầu tư

Nội dung cụ thể các khoản mục chi phí trong tổng mức đầu tư quy định tại khoản 3

Điều 4 của Nghị định số 112/2009/NĐ-CP như sau:

Quản trị dự án đầu tư - Bài 4 Trang 8

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

- Chi phí xây dựng bao gồm: chi phí phá và tháo dỡ các công trình xây dựng; chi phí san lấp mặt bằng xây dựng; chi phí xây dựng các công trình, hạng mục công trình chính, công trình tạm, công trình phụ trợ phục vụ thi công; chi phí nhà tạm tại hiện trường để ở và điều hành thi công.

- Chi phí thiết bị bao gồm: chi phí mua sắm thiết bị công nghệ ( kể cả thiết bị công nghệ cần sản xuất, gia công); chi phí đào tạo và chuyển giao công nghệ ; chi phí lặp đặt và thí nghiệm, hiệu chỉnh thiết bị; chi phí vận chuyển; bảo hiểm thiết bị; thuế, phí và các chi phí có liên quan khác.

- Chi phí bồi dưỡng, hỗ trợ và tái định cư bao gồm: chi phí bồi thường nhà cửa, vật kiến trúc, cây trồng trên đất và các chi phí bồi thường khác; các khoản hỗ trợ khi Nhà nước thu hồi đất, chi phí thực hiện tái định cư có liên quan đến bồi thường giải phóng mặt bằng của dự án; chi phí tổ chức bồi thường, hỗ trợ và tái định cư; chi phí sử dụng đất trong thời gian xây dựng; chi phí chi trả cho phần hạ tầng kỹ thuật đã đầu tư.

- Chi phí quản lý dự án: là các chi phí cần thiết cho chủ đầu tư để tổ chức quản lý việc thực hiện các công việc quản lý dự án từ giai đoạn chuẩn bị dự án, thực hiện dự án đến khi hoàn thành nghiệm thu bàn giao, đưa công trình vào khai thác sử dụng.

- Chi phí tư vấn đầu tư xây dựng

- Chi phí khác

+ Chi phí rà phá bom mìn, vật nổ

+ Chi phí bảo hiểm công trình

+ Chi phí di chuyển thiết bị thi công và lực lượng lao động đến công trường

+ Chi phí đăng kiểm chất lượng quốc tế, quan trắc biến dạng công trình

+ Chi phí đảm bảo an toàn giao thông phục vụ thi công các công trình

+ Chi phí hoàn trả hạ tầng kỹ thuật bị ảnh hưởng khi thi công công trình

+ Chi phí kiểm toán, thẩm tra, phê duyệt quyết toán vốn đầu tư

+ Chi phí nghiên cứu khoa học công nghệ liên quan đến dự án, vốn lưu động ban đầu đối với các dự án đầu tư xây dựng nhằm mục đích kinh doanh, lãi vay trong thời gian xây dựng; chi phí cho quá trình chạy thử không tải và có tải theo quy trình công nghệ trước khi bàn giao trừ giá trị sản phẩm thu hổi được

+ Các khoản phí và lệ phí theo quy định

Quản trị dự án đầu tư - Bài 4 Trang 9

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

+ Một số khoản mục chi phí khác. Như chi phí dự phòng bao gồm: chi phí dự phòng cho yếu tố khối lượng công việc phát sinh chưa lường trước được khi lập dự án và chi phí dự phòng cho yếu tố trượt giá trong thời gian thực hiện dự án.

c. Phương pháp lập tổng mức đầu tư

Tổng mức đầu tư được tính toán và xác định trong giai đoạn lập dự án đầu tư (báo cáo nghiên cứu khả thi) hoặc lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật theo một trong các phương pháp sau đây:

Phương pháp xác định theo thiết kế cơ sở của dự án

Tổng mức đầu tư dự án đầu tư xây dựng công trình được tính theo công thức sau:

V = GXD + GTB + GBT,TĐC + GQLDA + GTV + GK + GDP

Trong đó:

- V: tổng mức đầu tư của dự án đầu tư xây dựng công trình - GXD: chi phí xây dựng - GTB: chi phí thiết bị - GBT,TĐC: chi phí bồi thường, hỗ trợ và tái định cư - GQLDA: chi phí quản lý dự án - GTV: Chi phí tư vấn đầu tư xây dựng - GK: chi phí khác - GDP: chi phí dự phòng

Xác định chi phí xây dựng

Chi phí xây dựng của dự án (GXD) bằng tổng chi phí xây dựng của các công trình,

hạng mục công trình thuộc dự án được xác định theo công thức sau:

GXD = GXDCT1 + GXDCT2 +...+ GXDCTn

Trong đó: n là số công trình, hạng mục công trình thuộc dự án

Chi phí xây dựng của công trình, hạng mục công trình được xác định theo công thức sau:

Trong đó:

Quản trị dự án đầu tư - Bài 4 Trang 10

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

- QXDj: khối lượng công tác xây dựng chủ yếu hoặc bộ phận kết cấu chính thứ j của

công trình, hạng mục công trình thuộc dự án (j=1÷m)

- Zj: Đơn giá công tác xây dựng chủ yếu hoặc đơn giá theo bộ phận kết cấu chính thứ j của công trình. Đơn giá có thể là đơn giá xây dựng công trình đầy đủ hoặc giá xây dựng tổng hợp đầy đủ (bao gồm chi phí trực tiếp và cả chi phí chung, thu nhập chịu thuế tính trước)

- GQXDK: chi phí xây dựng các công tác khác hoặc bộ phận kết cấu khác còn lại của công trình, hạng mục công trình được ước tính theo tỉ lệ (%) trên tổng chi phí xây dựng các công tác xây dựng chủ yếu hoặc tổng chi phí xây dựng các bộ phận kết cấu chính của công trình, hạng mục công trình.

Tùy theo từng loại công trình xây dựng mà ước tính tỷ lệ (%) của chi phí xây dựng các công tác khác hoặc bộ phận kết cấu khác còn lại của công trình, hạng mục công trình.

- TGTGT_XD: mức thuế suất thuế giá trị gia tăng quy định cho công tác xây dựng

Xác định chi phí thiết bị

Căn cứ vào điều kiện cụ thể của dự án và nguồn thông tin, số liệu có được có thể sử

dụng một trong các phương pháp sau đây để xác định chi phí thiết bị của dự án:

- Trường hợp dự án có các nguồn thông tin, số liệu chi tiết về dây chuyền công nghệ, số lượng, chủng loại, giá trị từng thiết bị hoặc giá trị toàn bộ dây chuyền công nghệ và giá một tấn thiết bị, một cái hoặc toàn bộ dây chuyền thiết bị tương ứng thì chi phí thiết bị của dự án (GTB) bằng tổng chi phí thiết bị của các công trình thuộc dự án.

Chi phí thiết bị của công trình được xác định theo phương pháp lập dự toán.

- Trường hợp dự án có thông tin về giá chào hàng đồng bộ về thiết bị, dây chuyền công nghệ (bao gồm các chi phí nêu tại điểm 3.2 khoản 3 Điều 4) của nhà sản xuất hoặc đơn vị cung ứng thiết bị thì chi phí thiết bị (GTB) của dự án có thể được lấy trực tiếp từ báo giá hoặc giá chào hàng thiết bị đồng bộ này.

- Trường hợp dự án chỉ có thông tin, dữ liệu chung về công suất, đặc tính kỹ thuật của dây chuyền công nghệ, thiết bị thì chi phí thiết bị có thể được xác định theo chi tiêu suất chi phí thiết bị tính cho một đơn vị công suất hoặc năng lực phục vụ cho công trình hoặc dự tính theo báo giá của nhà cung cấp, nhà sản xuất hoặc giá những thiết bị tương tự trên thị trường tại thời điểm tính toán hoặc của công trình có thiết bị tương tự đã và đang thực hiện.

Xác định chi phí bồi dưỡng, hỗ trợ và tái định cư

Quản trị dự án đầu tư - Bài 4 Trang 11

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

Chi phí bồi dưỡng, hỗ trợ và tái định cư (GBT,TĐC) được xác định theo khối lượng phải bồi thường, tái định cư của dự án và các quy định hiện hành của Nhà nước về giá bồi thường, tái định cư tại địa phương nơi xây dựng công trình, được cấp có thẩm quyền phê duyệt hoặc ban hành.

Xác định chi phí quản lý dự án, chi phí tư vấn đầu tư xây dựng và các chi phí khác

Chi phí quản lý dự án (GQLDA), chi phí tư vấn đầu tư xây dựng (GTV) và chi phí khác (GK) được xác định bằng cách lập dự toán hoặc tính theo định mức chi phí. Tổng các chi phí này (không bao gồm lãi vay trong thời gian thực hiện dự án và vốn lưu động ban đầu) cũng có thể được ước tính từ 10 đến 15% của tổng chi phí xây dựng và chi phí thiết bị của dự án.

Vốn lưu động ban đầu (VLD) (đối với các dự án sản xuất, kinh doanh) và lãi vay trong thời gian thực hiện dự án (LVay) (đối với dự án có sử dụng vốn vay) thì tùy theo điều kiện cụ thể, tiến độ thực hiện và kế hoạch phân bổ vốn của từng dự án để xác định.

Xác định chi phí dự phòng

Chi phí dự phòng (GDP) được xác định bằng tổng của chi phí dự phòng cho yếu tố khối lượng công việc phát sinh (GDP1) và chi phí dự phòng do yếu tố trượt giá (GDP2) theo công thức:

GDP = GDP1 + GDP2

Chi phí dự phòng cho yếu tố khối lượng công việc phát sinh GDP1 xác định theo công

thức sau:

GDP1 = (GXD + GTB + GBT,TĐC + GQLDA + GTV + GK) x Kps

Trong đó: Kps: hệ số dự phòng cho khối lượng công việc phát sinh là 10%

Riêng đối với trường hợp chỉ lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật thì hệ số dự phòng cho

khối lượng công việc phát sinh Kps = 5%.

Phương pháp tính theo diện tích hoặc công suất sản xuất, năng lực phục vụ của công

trình và giá xây dựng tổng hợp, suất vốn đầu tư xây dựng công trình.

Trường hợp xác định tổng mức đầu tư theo diện tích hoặc công suất sản xuất, năng lực phục vụ của công trình thì có thể sử dụng chỉ tiêu suất chi phí xây dựng (SXD) và suất chi phí thiết bị (STB) hoặc giá xây dựng tổng hợp để tính chi phí đầu tư xây dựng cho từng công trình thuộc dự án và tổng mức đầu tư.

Xây dựng chi phí xây dựng

Quản trị dự án đầu tư - Bài 4 Trang 12

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

Chi phí xây dựng của dự án (GXD) bằng tổng chi phí xây dựng của các công trình, hạng mục công trình thuộc dự án được xác định theo công thức (1.2) tại mục 1 của Phụ lục này. Chi phí xây dựng của công trình, hạng mục công trình (GXDCT) được xác định theo công thức sau:

GXDCT = SXD + N + CCT-SXD

Trong đó:

SXD: suất chi phí xây dựng tính cho một đơn vị công suất sản xuất, năng lực phục vụ hoặc đơn giá xây dựng tổng hợp tính cho một đơn vị diện tích của công trình, hạng mục công trình thuộc dự án.

CCT-SXD: các khoản mục chi phí chưa được tính trong suất chi phí xây dựng hoặc chưa tính trong đơn giá xây dựng tổng hợp tính cho một đơn vị diện tích hoặc một đơn vị công suất, năng lực phục vụ của công trình, hạng mục công trình thuộc dự án. - N: diện tích hoặc công suất sản xuất, năng lực phục vụ của công trình,

- hạng mục công trình thuộc dự án. Xác định chi phí thiết bị Chi phí thiết bị của dự án (GTB) bằng tổng chi phí thiết bị của các công trình thuộc dự án. Chi phí thiết bị của công trình (GTBCT) được xác định theo công thức sau: GTB = STB x N + CCT-STB Trong đó: STB: suất chi phí thiết bị tính cho một đơn vị diện tích hoặc một đơn

vị công suất, năng lực phục vụ của công trình thuộc dự án.

- CPCT-STB: các khoản mục chi phí chưa được tính trong suất chi phí

thiết bị của công trình thuộc dự án.

Xác định các chi phí khác

Các chi phí khác gồm chi phí bồi thường, hỗ trợ và tái định cư, chi phí quản lý dự

án, chi phí tư vấn đầu tư xây dựng, các chi phí khác và chi phí dự phòng.

Phương pháp xác định theo số liệu của dự án có các công trình xây dựng có chỉ

tiêu kinh tế - kỹ thuật tương tự đã thực hiện

Các công trình xây dựng có chỉ tiêu kinh tế - kỹ thuật tương tự là những công trình xây dựng có cùng loại, cấp công trình, quy mô, công suất của dây chuyền công nghệ (đối với công trình sản xuất) tương tự nhau.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 4 Trang 13

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

Tùy theo tính chất, đặc thù của các công trình xây dựng có chỉ tiêu kinh tế - kỹ thuật tương tự đã thực hiện và mức độ nguồn thông tin, số liệu của công trình có thể sử dụng một trong các cách sau đây để xác định tổng mức đầu tư.

4.2.1.2. Tổng dự toán

a. Khái niệm tổng dự toán

Tổng dự toán là tổng mức chi phí cần thiết cho việc đầu tư xây dựng công trình dự

án, được tính cụ thể ở giai đoạn thiết kế kỹ thuật hoặc thiết kế kỹ thuật-thi công.

Dự toán công trình là cơ sở để xác định giá gói thầu, giá xây dựng công trình, là căn cứ để đàm phán, ký kết hợp đồng, thanh toán với nhà thầu trong trường hợp chỉ định thầu.

Tổng dự toán bao gồm: chi phí xây lắp, chi phí thiết bị, chi phí quản lý dự án, chi phí khác, chi phí tư vấn, chi phí dự phòng. Như vậy tổng dự toán luôn nhỏ hơn hoặc bằng tổng mức đầu tư.

- Tổng dự toán được lập ra dựa trên thiết kế bản vẽ kỹ thuật và thiết kế thi công, còn tổng mức đầu tư được lập ra dựa trên thiết kế cơ sở. Trong khi lập thiết kế cơ sở, do nhiều nguyên nhân khách quan, người lập luôn tính dôi ra so với thực tế cần thiết. Do đó, tổng mức đầu tư dựa trên thiết kế cơ sở sẽ lớn nhất.

- Về khoản mục chi phí: theo nghị định số 112/2009/NĐ-CP và Thông tư số 04 hướng dẫn quản lý chi phí xây dựng, tổng mức đầu tư gồm 7 khoản mục: chi phí xây dựng, chi phí thiết bị, chi phí bồi thường giải phóng mặt bằng, tái định cư, chi phí quản lý dự án, chi phí tư vấn đầu tư xây dựng, chi phí khác, chi phí dự phòng. Tổng dự toán gồm 6 khoản mục: chi phí xây dựng, chi phí thiết bị, chi phí quản lý dự án, chi phí tư vấn đầu tư xây dựng, chi phí khác, chi phí dự phòng. Như vậy, tổng dự toán khác với tổng mức đầu tư ở chi phí bồi thường giải phóng mặt bằng. Do đó về lý thuyết, tổng dự toán nhỏ hơn tổng mức đầu tư.

b. Phương pháp lập dự toán công trình

b1. Chi phí xây dựng

Chi phí xây dựng được lập cho công trình, hạng mục công trình chính, các công việc của công trình cụ thể và được xác định bằng cách lập dự toán (dự toán chi phí xây dựng). Đối với các công trình phụ trợ, công trình tạm phục vụ thi công, chi phí xây dựng được xác định bằng cách lập dự toán, nhà tạm để ở và điều hành thi công tại hiện trường, chi phí xây dựng được xác định bằng định mức tỷ lệ.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 4 Trang 14

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

Dự toán chi phí xây dựng bao gồm chi phí trực tiếp, chi phí chung, thu nhập chịu thuế tính trước, thuế giá trị gia tăng, chi phí xây dựng nhà tạm để ở và điều hành thi công tại hiện trường. Dự toán chi phí xây dựng có thể xác định theo từng nội dung chi phí hoặc tổng hợp các nội dung chi phí.

Dự toán chi phí xây dựng được lập theo một trong các phương pháp sau:

 Phương pháp tính theo khối lượng và giá xây dựng công trình: khối lượng các công tác xây dựng được xác định từ bản vẽ thiết kế kỹ thuật hoặc thiết kế bản vẽ thi công, từ yêu cầu, nhiệm vụ cần thực hiện của công trình, hạng mục công trình phù hợp danh mục và nội dung công tác xây dựng trong đơn giá xây dựng công trình.

Đơn giá xây dựng công trình có thể là đơn giá không đầy đủ (bao gồm chi phí vật liệu, chi phí nhân công, chi phí máy thi công) hoặc đơn giá đầy đủ (bao gồm chi phí vật liệu, chi phí nhân công, chi phí máy thi công, chi phí trực tiếp khác, chi phí chung và thu nhập chịu thuế tính trước).

 Phương pháp tính theo khối lượng hao phí vật liệu, nhân công, máy thi công và bảng giá tương ứng. Chi phí vật liệu, nhân công , máy thi công trong chi phí xây dựng có thể được xác định trên cơ sở tổng khối lượng hao phí vật liệu, nhân công, máy thi công và bảng giá vật liệu, giá nhân công, giá máy thi công tương ứng.

Tổng khối lượng hao phí các loại vật liệu, nhân công, máy thi công được xác định trên cơ sở hao phí vật liệu, nhân công, máy thi công cho từng khối lượng công tác xây dựng của công trình, hạng mục công trình như sau:

- Xác định khối lượng công tác xây dựng của công trình, hạng mục công trình. Xác định khối lượng các loại vật liệu, nhân công, máy thi công tương ứng với từng khối lượng công tác xây dựng theo thiết kế kỹ thuật hoặc thiết kế bản vẽ thi công của công trình, hạng mục công trình thông qua mức hao phí về vật liệu, nhân công và máy thi công để hoàn thành một đơn vị khối lượng công tác xây dựng trên cơ sở các quy chuẩn, tiêu chuẩn xây dựng, quy phạm kỹ thuật.

- Tính tổng khối lượng hao phí từng loại vật liệu, nhân công, máy thi công cho công trình, hạng mục công trình bằng cách tổng hợp hao phí tất cả các loại vật liệu, nhân công, máy thi công giống nhau của các công tác xây dựng khác nhau.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 4 Trang 15

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

Khi tính toán cần xác định rõ số lượng, đơn vị, chủng loại, quy cách đối với từng vật liệu; số lượng ngày công cho từng cấp bậc công nhân; số lượng ca máy cho từng loại máy và thiết bị thi công theo thông số kỹ thuật chủ yếu và mã hiệu trong bảng giá ca máy thi công công trình.

 Phương pháp xác định chi phí xây dựng theo suất chi phí xây dựng trong suất vốn đầu tư: đối với các công trình phụ trợ, công trình tạm phục vụ thi công hoặc các công trình thông dụng, đơn giản, chi phí xây dựng có thể được xác định theo diện tích hoặc công suất sản xuất, năng lực phục vụ và suất chi phí xây dựng trong suất vốn đầu tư xây dựng công trình. Chi phí xây dựng của công trình, hạng mục công trình (GXD) theo phương pháp này được xác định theo công thức sau:

Trong đó:

- SXD: suất chi phí xây dựng trong suất vốn đầu tư xây dựng công trình tính cho một đơn vị công suất sản xuất, năng lực phục vụ hoặc tính cho một đơn vị diện tích của công trình, hạng mục công trình.

- CCT-SXD: các khoản mục chi phí chưa được tính trong suất chi phí xây dựng hoặc chưa tính trong đơn giá xây dựng tổng hợp tính cho một đơn vị diện tích hoặc một đơn vị công suất, năng lực phục vụ của công trình, hạng mục công trình thuộc dự án.

- N: diện tích hoặc công suất sản xuất, năng lực phục vụ của công trình, hạng

mục công trình thuộc đự án.

 Phương pháp xác định chi phí xây dựng trên cơ sở công trình có các chỉ tiêu kinh tế - kỹ thuật tương tự đã và đang thực hiện: chi phí xây dựng của các công trình nêu trên có thể xác định dựa trên cơ sở dự toán chi phí xây dựng của các công trình có chỉ tiêu kinh tế - kỹ thuật tương tự đã và đang thực hiện và quy đổi các chi phí về địa điểm xây dựng công trình, thời điểm lập dự toán.

b2. Chi phí thiết bị

Chi phí thiết bị bao gồm chi phí mua sắm thiết bị, kể cả chi phí đào tạo và chuyển giao công nghệ (nếu có); chi phí lắp đặt thiết bị, chi phí thí nghiệm, hiệu chỉnh và các chi phí khác liên quan (nếu có).

Quản trị dự án đầu tư - Bài 4 Trang 16

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

Chi phí mua sắm thiết bị được xác định trên cơ sở khối lượng, số lượng chủng loại thiết bị cần mua, gia công và giá mua hoặc gia công thiết bị. Chi phí đào tạo và chuyển giao công nghệ, chi phí lắp đặt thiết bị, chi phí thí nghiệm, hiệu chỉnh và các chi phí khác liên quan (nếu có) được xác định bằng dự toán.

GTB = GMS + GĐT + GLĐ

Trong đó:

- GMS: chi phí mua sắm thiết bị công nghệ - GĐT: chi phí đào tạo và chuyền giao công nghệ - GLĐ: chi phí lắp đặt thiết bị và thí nghiệm, hiệu chỉnh

 Chi phí mua sắm thiết bị công nghệ được xác định theo công thức sau:

Trong đó:

- Qi: khối lượng hoặc số lượng thiết bị (nhóm thiết bị) thứ i (i=1 n)

- Mi: giá tính cho một đơn vị khối lượng hoặc một đơn vị số lượng thiết bị (nhóm

thiết bị) thứ i (i=1 n), được xác định theo công thức:

Trong đó:

Gi: giá thiết bị ở nơi mua (nơi sản xuất, chế tạo hoặc nơi cung ứng thiết bị tại Việt Nam) hay giá tính đến cảng Việt Nam (đối với thiết bị nhập khẩu) đã gồm cả chi phí thiết kế và giám sát chế tạo.

- Cvc: chi phí vận chuyển một đơn vị khối lượng hoặc một đơn vị số

lượng thiết bị (nhóm thiết bị) từ nơi mua hat từ cảng Việt Nam đến công trình.

Clk: chi phí lưu kho, lưu bãi, lưu container một đơn vị khối lượng hoặc một đơn vị số lượng thiết bị (nhóm thiết bị) tại cảng Việt Nam đối với thiết bị nhập khẩu.

- Cbq: chi phí bảo quản, bảo dưỡng một đơn vị khối lượng hoặc một

đơn vị số lượng thiết bị (nhóm thiết bị) tại hiện trường.

GTGT-TB: mức thuế suất thuế giá trị gia tăng quy định đối với loại thiết bị (nhóm thiết bị)

T: thuế và phí bảo hiểm, kiểm định thiết bị (nhóm thiết bị). -

Ti thứ i (i=1 n).

Quản trị dự án đầu tư - Bài 4 Trang 17

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

Đối với những thiết bị chưa xác định được giá có thể dự tính theo báo giá của nhà cung cấp, nhà sản xuất hoặc giá những thiết bị tương tự trên thì trường tại thời điểm tính toán hoặc của công trình có thiết bị tương tự đã và đang thực hiện.

 Chi phí đào tạo và chuyển giao công nghệ được tính bằng cách lập dự toán

hoặc dự tính tùy theo đặc điểm cụ thể của từng dự án.

 Chi phí lắp đặt thiết bị và thí nghiệm, hiệu chỉnh được lập dự toán như đối

với chi phí xây dựng.

b3. Xác định chi phí quản lý dự án (QQLDA)

Chi phí quản lý dự án được xác định theo công thức:

Trong đó:

- - - T: định mức tỉ lệ (%) đối với chi phí quản lý dự án GXDtt: chi phí xây dựng trước thuế GTBtt: chi phí thiết bị trước thuế

b4. Xác định chi phí tư vấn đầu tư xây dựng (GTV)

Chi phí tư vấn đầu tư xây dựng được xác định theo công thức sau:

GTGT-TV: mức thuế suất thuế giá trị gia tăng theo quy định hiện hành đối với

Trong đó:

- Ci: chi phí tư vấn đầu tư xây dựng thứ i tính theo định mức tỷ lệ (i=1 n) - Dj: chi phí tư vấn đầu tư xây dựng thứ j tính bằng lập dự toán (j=1 m) - Ti

GTGT-TV: mức thuế suất giá trị gia tăng tính theo quy định hiện hành đối với

khoản mục chi phí tư vấn đầu tư thứ i tính theo định mức tỉ lệ

- Tj

khoản mục chi phí tư vấn đầu tư xây dựng thứ j tính bằng lập dự toán

b5. Xác định chi phí khác (GK)

Chi phí khác được xác định theo công thức sau:

Quản trị dự án đầu tư - Bài 4 Trang 18

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

GTGT-K: mức thuế suất thuế giá trị gia tăng theo quy định hiện hành đối

Trong đó:

- Ci: chi phí khác thứ i tính theo định mức tỷ lệ (i=1 n) - Dj: chi phí khác thứ j tính bằng lập dự toán (j=1 m) - Ek: chi phí khác thứ k có liên quan khác (k=1 1) - Ti

GTGT-K: mức thuế suất thuế giá trị gia tăng theo quy định hiện hành đối

với khoản mục chi phí khác thứ i tính theo định mức tỷ lệ

- Tj

với khoản mục chi phí khác thứ j tính bằng lập dự toán

b6. Xác định chi phí dự phòng (GDP)

Chi phí dự phòng được xác định bằng hai yếu tố: dự phòng chi phí cho yếu

tố khối lượng công việc phát sinh và dự phòng chi phí cho yếu tố trượt giá.

Chi phí dự phòng được xác định theo công thức sau:

Trong đó:

- GDP1: chi phí dự phòng cho yếu tố khối lượng công việc phát sinh

được xác định theo công thức:

Kps là hệ số dự phòng cho khối lượng công việc phát sinh là 5%

GDP2: chi phí dự phòng cho yếu tố trượt giá được xác định như đối với chi phí dự phòng cho yếu tố trượt giá trong tổng mức đầu tư, trong đó Vt là mức dự toán công trình trước chi phí dự phòng.

Thời gian để tính chi phí dự phòng cho yếu tố trượt giá trong dự toán công trình là

thời gian xây dựng công trình được tính bằng tháng, quý, năm.

4.2.1.3. Giá trị gói thầu

Giá trị gói thầu là giá cụ thể của từng công việc được chủ đầu tư đưa ra trong kế hoạch đấu thầu, được xác định trên cơ sở tổng mức đầu tư hoặc tổng vốn đầu tư, dự toán được duyệt (nếu có), và được duyệt qua các cấp thẩm quyền trước khi sử dụng làm giá gói thầu trong kế hoạch đấu thầu. Giá gói thầu có thể được hiểu là mức giá cao nhất mà chủ đầu tư dành cho gói thầu, nó phản ánh quy mô của gói thầu, từ đó các nhà thầu đánh giá được khả năng tài chính của doanh nghiệp mình có đáp ứng hay không.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 4 Trang 19

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

Nếu như dự toán là mức chi phí cao nhất mà cấp thẩm quyền sẵn sàng bỏ ra tính theo mức giá chung trên thị trường thì giá dự thầu lại là mức chi phí tối đa mà chủ đầu tư sẵn sàng bỏ ra với hi vọng mức giá thực tế sẽ thấp hơn giá trên thị trường. Do đó, giá gói thầu luôn thấp hơn hoặc bằng dự toán.

4.2.1.4. Giá ký kết hợp đồng

Giá ký kết hợp đồng là giá phê duyệt trong kết quả lựa chọn nhà thầu làm cơ sở để

thương thảo, hoàn thiện và ký kết hợp đồng.

Giá ký kết hợp đồng là mức giá được thống nhất giữa bên mời thầu và nhà thầu trúng thầu trải qua việc tổ chức đấu thầu. Giá ký kết hợp đồng không hẳn là giá thấp nhất trong số giá chào thầu của các nhà thầu tủy thuộc vào tiêu chí đánh giá HSDT và đặc điểm gói thầu. Trải qua giai đoạn đấu thầu, trong đó có đánh giá hồ sơ dự thầu, đàm phán về chi phí gói thầu, do đó giá ký hợp đồng sẽ luôn bé hơn hoặc bằng so với giá gói thầu được nêu ra trong hồ sơ mời thầu. Giá hợp đồng có các loại sau:

- Giá hợp đồng trọn gói là giá hợp đồng không thay đổi trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng đối với khối lượng các công việc thuộc phạm vi hợp đồng đã ký kết, trừ trường hợp có bổ sung khối lượng.

- Giá hợp đồng theo đơn giá cố định được xác định trên cơ sở đơn giá cố định cho các công việc nhân với khối lượng công việc tương ứng. Đơn giá cố định là đơn giá không thay đổi trong suốt thời gian thực hiện hợp đồng.

- Giá hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh được xác định tren cơ sở đơn giá cho các công việc đã điều chỉnh do trượt giá theo các thỏa thuận trong hợp đồng nhân với khối lượng công việc tương ứng.

- Giá hợp đồng theo thời gian được xác định trên cơ sở mức thù lao cho chuyên gia, các khoản chi phí ngoài mức thù lao cho chuyên gia và thời gian làm việc (khối lượng) tính theo tháng, tuần, ngày, giờ.

- Giá hợp đồng theo tỷ lệ (%) được tính theo tỷ lệ (%) giá trị của công trình hoặc giá trị khối lượng công việc. Khi bên nhận thầu hoàn thành tất cả các nghĩa vụ theo hợp đồng, bên giao thầu thanh toán cho bên nhận thầu số tiền bằng tỷ lệ (%) được xác định trong hợp đồng nhân với giá trị công trình hoặc giá trị khối lượng công việc.

4.2.1.5. Giá quyết toán

Vốn đầu tư được quyết toán là toàn bộ chi phí hợp pháp đã thực hiện trong quá trình

đầu tư để đưa công trình vào khai thác, sử dụng.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 4 Trang 20

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

Chi phí hợp pháp là chi phí được thực hiện trong phạm vi dự án, thiết kế, dự toán được duyệt kể cả phần điều chỉnh, bổ sung theo quy định của hợp đồng đã ký kết, phù hợp với quy định của pháp luật.

Đối với các công trình sử dụng vốn ngân sách nhà nước, vốn đầu tư được quyết

toán phải nằm trong giới hạn tổng mức đầu tư được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

4.2.2. Quản lý chi phí theo tiến trình đầu tư

4.2.2.1. Quản lý chi phí giai đoạn chuẩn bị đầu tư

a. Mục đích của quản lý chi phí

- Là cơ sở để lựa chọn phương án hợp lý về kinh tế

- Thẩm tra, đánh giá hiệu quả kinh tế của dự án

- Xác định sơ lược tổng mức đầu tư của dự án trên cơ sở phương án tối ưu đã chọn

- Lựa chọn và lập phương án tài chính, nguồn vốn, lãi suất, phương thức vay, thanh

toán và phương thức thanh toán.

- Đánh giá rủi ro của dự án và đề xuất phương án lựa chọn lại phương án để giảm

thiểu rủi ro cho dự án.

b. Nội dung quản lý chi phí trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư

 Thẩm định, phê duyệt tổng mức đầu tư xây dựng công trình - Khi lập dự án đầu tư xây dựng công trình hoặc lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật đối với các trường hợp không phải lập dự án, chủ đầu tư phải xác định tổng mức đầu tư để tính toán hiệu quả đầu tư xây dựng. Tổng mức đầu tư được ghi trong quyết định đầu tư do người quyết định đầu tư phê duyệt là chi phí tối đa mà chủ đầu tư được phép sử dụng để đầu tư xây dựng công trình và là cơ sở lập kế hoạch và quản lý vốn khi thực hiện đầu tư xây dựng công trình.

- Người quyết định đầu tư giao cho đơn vị đầu mối tổ chức thẩm định tổng

mức đầu tư trước khi phê duyệt.

- Trường hợp thuê các tổ chức, cá nhân tư vấn có đủ điều kiện năng lực, kinh nghiệm chuyên môn để thẩm tra tổng mức đầu tư thì nội dung thẩm tra như nội dung thẩm định. Chi phí thẩm tra được xác định trên cơ sở định mức chi phí tỷ lệ hoặc bằng cách lập dự toán theo hướng dẫn của Bộ Xây Dựng.

 Điều chỉnh tổng mức đầu tư - Tổng mức đầu tư được điều chỉnh đối với một trong các trường hợp sau đây:

Quản trị dự án đầu tư - Bài 4 Trang 21

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

+ Ảnh hưởng của động đất, bão, lũ, lụt, sóng thần, hỏa hoạn, địch họa hoặc sự kiện

bất khả kháng khác.

+ Xuất hiện các yếu tố đem lại hiệu quả cao hơn cho dự án.

+ Khi quy hoạch xây dựng thay đổi trực tiếp ảnh hưởng đến địa điểm, quy mô, mục

tiêu của dự án.

- Trường hợp khi thay đổi cơ cấu các khoản mục chi phí trong tổng mức đầu tư, kể cả sử dụng chi phí dự phòng để điều chỉnh mà không vượt mức tổng đầu tư đã được phê duyệt thì chủ đầu tư được quyền quyết định việc điều chỉnh. Trường hợp vượt tổng mức đầu tư thì chủ đầu tư báo cáo người quyết định đầu tư xem xét, quyết định.

- Tổng mức đầu tư điều chỉnh được xác định bằng tổng mức đầu tư đã được phê duyệt cộng (hoặc trừ) phần tổng mức đầu tư bổ sung. Giá trị phần tổng mức đầu tư bổ sung được xác định thành một khoản chi phí riêng và phải được tổ chức thẩm định hoặc thẩm tra trước khi quyết định phê duyệt.

4.2.2.2. Quản lý chi phí giai đoạn thực hiện đầu tư

a. Mục đích

- Lựa chọn các phương án thiết kế tổng thể

- Thiết kế sơ độ tổng mặt bằng công trình

- Thiết kế không gian kiến trúc

- Lựa chọn vật liệu và kết cấu xây dựng

- Chọn phương án công nghệ

- Chọn thiết bị và mẫu mã

- Áp dụng định mức dự toán và phương pháp lập dự toán để xác định giá trị tương

đối chính xác của dự án.

b. Nội dung quản lý chi phí dự án trong giai đoạn thực hiện đầu tư

Chủ đầu tư tổ chức việc thẩm định dự toán công trình trước khi phê duyệt. Nội dung

thẩm định bao gồm:

- Kiểm tra sự phù hợp giữa khối lượng chủ yếu của dự toán với khối lượng thiết kế. - Kiểm tra tính đúng đắn, hợp lý của việc áp dụng, vận dụng đơn giá xây dựng công trình, định mức chi phí tỷ lệ, dự toán chi phí tư vấn và dự toán các khoản mục chi phí khác trong dự toán công trình. Quản trị dự án đầu tư - Bài 4 Trang 22

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

- Xác định giá trị dự toán công trình.

Trường hợp chủ đầu tư không đủ điều kiện, năng lực thẩm định thì được phép thuê tổ chức, cá nhân tư vấn đủ điều kiện năng lực, kinh nghiệm chuyên môn để thẩm tra dự toán công trình. Tổ chức, cá nhân tư vấn thực hiện thẩm tra dự toán công trình chịu trách nhiệm trước pháp luật và chủ đầu tư về kết quả thẩm tra.

Dự toán công trình được điều chỉnh đối với một trong các trường hợp sau:

- Ảnh hưởng của động đất, bão, lũ lụt, sóng thần, hỏa hoạn, dịch họa hoặc sự

kiện bất khả kháng.

- Xuất hiện các yếu tố đem lại hiệu quả cao hơn cho dự án. - Khi quy hoạch xây dựng thay đổi trực tiếp ảnh hưởng đến địa điểm, quy mô,

mục tiêu của dự án.

- Các trường hợp được phép thay đổi, bổ sung thiết kế không trái với thiết kế cơ sở hoặc thay đổi cơ cấu chi phí trong dự toán nhưng không vượt tổng mức đầu tư đã được phê duyệt, kể cả chi phí dự phòng.

Dự toán công trình điều chỉnh được xác định xác định bằng dự toán công trình đã được phê duyệt cộng (hoặc trừ) phần dự toán công trình bổ sung. Chủ đầu tư chịu trách nhiệm tổ chức thẩm định hoặc thẩm tra và phê duyệt dự toán công trình điều chỉnh. Dự toán công trình điều chỉnh là cơ sở để điều chỉnh giá hợp đồng, giá gói thầu và điều chỉnh tổng mức đầu tư.

4.2.2.3. Quản lý chi phí trong giai đoạn hoàn thành dự án

a. Mục đích

Vốn đầu tư được quyết toán là toàn bộ chi phí hợp pháp đã thực hiện trong quá trình

đầu tư để đưa dự án vào hoạt động.

- Xác định đầy đủ tổng số vốn đầu tư đã bỏ ra, số vốn đầu tư thành tài sản cố định hoặc tài sản lưu động, làm căn cứ xác định mức độ hoàn thành trách nhiệm của chủ đầu tư trong việc quản lý và sử dụng vốn đầu tư.

- Nắm chắc số lượng, chất lượng, năng lực sản xuất sử dụng và giá trị các tài sản cố định mới tăng do đầu tư mang lại để kế hoạch huy động sử dụng và phát huy đầy đủ hiệu quả của công trình đã hoàn thành.

- Đánh giá kết quả quá trình đầu tư và rút kinh nghiệm để quản lý vốn đầu tư của công

trình tiếp theo được tốt hơn.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 4 Trang 23

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

b. Nội dung

- Tính khối lượng thực tế xây dựng (theo bản vẽ hoàn công) của các loại công tác

lấy đó làm căn cứ và dựa vào đơn giá chi tiết của địa phương để tính ra chi phí trực tiếp.

- Dựa theo các thông báo, hướng dẫn về lập dự toán và các quy định về các hệ số điều chỉnh (nếu có) cùng với các tỷ lệ chi phí tại thời điểm làm quyết toán (nếu có) thay đổi giữa giá cả vật liệu, thay đổi các hệ số hay các tỷ lệ quy định, hai bên chủ đầu tư và các tổ chức xây lắp nhận thầu phải thống nhất về thời điểm áp dụng đơn giá, hệ số và tỷ lệ quy định, cần tổng hợp theo các vấn đề cơ bản sau:

+ Xác định tổng số vốn thực tế đã đầu tư cho công trình bao gồm chi phí cho việc

chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư.

+ Xác định các khoản thiệt hại không tính vào giá thành công trình (thiên tai, địch họa).

+ Xác định tổng số vốn đầu tư thực tế tính vào công trình.

+ Tổng số vốn đầu tư thực tế tính vào công trình = Tổng số vốn đầu tư thực tế đầu tư xây dựng công trình – Các chi phí thiệt hại được Nhà nước cho phép không tính vào giá thành công trình.

+ Xác định giá trị tài sản cố định và phân loại tài sản cố định.

+ Xác định đầy đủ giá trị tài sản cố định, tài sản lưu động của công trình đã chuyển

giao cho đơn vị khác sử dụng để hạch toán tăng giảm vốn đầu tư.

- Hồ sơ quyết toán công trình

+ Biểu quyết toán xây lắp cho công trình + Biểu tính chi phí trực tiếp cho các khối lượng công tác xây lắp + Biểu tổng quyết toán đầu tư theo hạng mục công trình

4.3. DỰ TOÁN NGÂN SÁCH DỰ ÁN

4.3.1. Khái niệm, tác dụng, đặc điểm của dự toán ngân sách dự án

4.3.1.1. Khái niệm và phân loại

a. Khái niệm

Dự toán ngân sách được thực hiện cùng với việc dự tính thời gian thực hiện dự án. Theo nghĩa rộng, dự toán ngân sách dự án bao gồm cà việc xây dựng cơ cấu phân tách công việc (WBS) và việc xác định xem cần dùng những nguồn lực vật chất nào (nhân lực, thiết bị, nguyên liệu) và mỗi nguồn cần bao nhiêu để thực hiện từng công việc của dự án. Theo nghĩa hẹp có thể định nghĩa như sau: Quản trị dự án đầu tư - Bài 4 Trang 24

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

Dự toán ngân sách dự án là kế hoạch phân phối nguồn quỹ cho các hoạt động dự

án nhằm đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu chi phí, chất lượng và tiến độ của dự án.

b. Phân loại dự toán ngân sách dự án

Căn cứ bảo tính chất hoạt động, ngân sách của một đơn vị chia thành ngân sách

dự án và ngân sách cho các hoạt động không theo dự án

Ngân sách dự án trình bày kế hoạch chi và thu của một hoặc nhiều dự án. Nó được

chi tiết theo các khoản mục và từng công việc của dự án.

Ngân sách cho các hoạt động không theo dự án phản ánh các khoản thu và chi khác của tổ chức. Ngân sách này liên quan đến hoạt động của các phòng chức năng, các hoạt động bình thường của tổ chức.

Căn cứ vào thời gian, ngân sách được chia thành ngân sách dài hạn và ngân sách

ngắn hạn.

Ngân sách dài hạn là toàn bộ ngân sách dự tính cho các hoạt động của tổ chức trong thời hạn dài (thường là vài năm). Đối với dự án thì ngân sách dài hạn xác định tổng ngân sách cho toàn bô vòng đời dự án. Đối với các doanh nghiệp tổ chức theo mô hình chức năng thì ngân sách có thể xác định thông qua mục tiêu bán hàng. Bằng việc lập ngân sách, cán bộ quản lý dự án có thể cụ thể hóa mục tiêu dài hạn, các kế hoạch để thực hiện mục tiêu đó và phân phối các nguồn lực cần thiết. Trên cơ sở so sánh giữa chi phí và kết quả có thể kiểm soát và điều phối các hoạt động dự án. Đồng thời, cán bộ quản lý dự án có thể điều chỉnh ngân sách cho phù hợp mục tiêu và nguồn lực.

Ngân sách ngắn hạn là sự cụ thể hóa ngân sách dài hạn trong khoảng thời gian ngắn hơn. Thông thường ngân sách này được cập nhật theo quý, tháng. Ngân sách ngắn hạn được xây dựng gắn với các nhiệm vụ, các công việc phải hoàn thành trong từng thời kỳ. Kế hoạch ngân sách trình bày các nhiệm vụ và chi phí cần thiết để thực hiện. Ngân sách ngắn hạn mô tả chi tiết các khoản chi phí về nhân công, vật liệu và chi phí khác cho từng nhiệm vụ, công việc.

4.3.1.2. Tác dụng của dự toán ngân sách

Kế hoạch ngân sách là một trong những kế hoạch quan trọng nhất quyết định đến

sự thành bại của dự án. Dự toán ngân sách có những tác dụng chủ yếu sau:

- Dự toán ngân sách là cụ thể hóa kế hoạch, mục tiêu của tổ chức. Kế hoạch ngân sách

phản ánh nhiệm vụ và các chính sách phân phối nguồn lực của đơn vị.

- Đánh giá chi phí dự tính của một dự án trước khi hiệu lực hóa việc thực hiện.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 4 Trang 25

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

- Xác định được chi phí cho từng công việc và tổng chi phí dự toán của dự án. - Là cơ sở để chỉ đạo và quản lý tiến độ chi tiêu cho các công việc dự án.

- Thiết lập một đường cơ sở cho việc chỉ đạo và báo cáo tiến trình dự án (kiểm tra tiến độ dự án, báo cáo những chỉ tiêu không phù hợp với kế hoạch, tìm nguyên nhân và biện pháp khắc phục...).

4.3.1.3. Đặc điểm của dự toán ngân sách dự án

Thứ nhất, dự toán ngân sách dự án phức tạp hơn việc dự toán ngân sách cho các công việc thực hiện thường xuyên của tổ chức vì nhiều nhân tố mới tác động, các công việc ít lặp lại... Ngân sách thường xuyên của các phòng ban được lập hàng năm và thường 6 tháng lại xét duyệt lại. Trong khi, dự án là hoạt động có kỳ hạn, khuôn khổ thời gian của dự án không gắn với năm tài chính.

Thứ hai, ngân sách chỉ là dự tính, dựa trên một loạt các giả thuyết và dữ liệu thu thập được.

Thứ ba, dự toán ngân sách dự án chỉ được dựa vào phạm vi và tiêu chuẩn hiện hành của dự án đã được duyệt. Cần phải xác định rõ các yếu tố và khoản mục chi phí cho các công việc dự án.

Thứ tư, ngân sách có tính linh hoạt, có thể điều chỉnh. Khi phạm vi dự án thay đổi

hoặc có những yếu tố chi phí gia tăng thì ngân sách dự án cũng thay đổi.

Thứ năm, ngân sách phải được thay đổi khi lịch trình thay đổi.

Thứ sáu, khi lập dự toán ngân sách cần xác lập tiêu chuẩn hoàn thành cho từng công

việc, đồng thời phải văn bản hóa tất cả các giả thiết khi lập dự toán.

4.3.2. Các phương pháp dự toán ngân sách

4.3.2.1. Phương pháp dự toán ngân sách từ cao xuống thấp

Trên cơ sở chiến lược dài hạn, đồng thời dựa vào kinh nghiệm, yêu cầu nhiệm vụ và nguồn số liệu quá khứ liên quan đến dự án tương tự, các nhà quản lý cấp cao của tổ chức hoạch định việc sử dụng ngân sách chung cho đơn vị. Họ ước tính toàn bộ chi phí cũng như chi phí cho các nhóm công việc lớn của từng dự án. Sau đó các thông số này được chuyển xuống cho các nhà quản lý cấp thấp hơn. Các nhà quản lý cấp thấp tiếp tục tính toán chi phí cho từng công việc cụ thể liên quan. Quá trình dự tính chi phí được tiếp tục cho đến cấp quản lý thấp nhất.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 4 Trang 26

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

Ưu điểm của phương pháp dự toán từ trên xuống

Thứ nhất, tổng ngân sách được dự toán phù hợp với tình hình chung của đơn vị và với yêu cầu của dự án. Ngân sách đó đã được xem xét trong mối quan với các dự án khác, giữa chỉ tiêu cho dự án với khả năng tài chính của đơn vị.

Thứ hai, các nhiệm vụ nhỏ chi tiết, cũng như những chỉ tiêu tốn kém cũng đã được

xem xét trong mối tương quan chung.

Nhược điểm của phương pháp

- Từ ngân sách dài hạn chuyển thành nhiều ngân sách ngắn hạn cho các dự án, các bộ phận chức năng, đòi hỏi phải có sự kết hợp các loại ngân sách này để đạt được một kế hoạch ngân sách chung hiệu quả là một công việc không dễ dàng.

- Có sự “cạnh tranh” giữa các nhà QLDA với các nhà quản lý chức năng về ngân sách được cấp và thời điểm được nhận. Phương pháp dự toán ngân sách này cản trở sự phối hợp nhịp nhàng giữa các nhà QLDA với quản lý chức năng trong đơn vị.

- Dự toán ngân sách của cấp thấp chỉ bó hẹp trong phạm vi chi phí kế hoạch

của cấp trên, nên nhiều khi không phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ của dự án.

Quá trình lập ngân sách từ trên xuống được tóm tắt trong bảng 4.1.

Bảng 4.1. Quá trình dự toán ngân sách từ trên xuống

Cấp bậc quản lý Nội dung chuẩn bị ngân sách ở từng cấp

tự Thứ thực hiện

Các nhà quản lý cấp cao

Chuẩn bị ngân sách dài hạn dựa trên mục tiêu của tổ chức, các chính sách và những điều kiện ràng buộc về nguồn lực.

Các nhà quản lý chức năng Lập ngân sách trung hạn và ngắn hạn cho bộ phận chức năng phụ trách

Các nhà quản lý dự án Lập ngân sách hoạt động cho toàn bộ dự án và từng công việc cụ thể.

4.3.2.2. Phương pháp lập ngân sách từ dưới lên

Ngân sách được dự toán từ thấp lên cao, từ các bộ phận (chức năng, QLDA) theo các nhiệm vụ và kế hoạch tiến độ. Sử dụng dữ liệu chi tiết sẵn có ở từng cấp quản lý, trước Quản trị dự án đầu tư - Bài 4 Trang 27

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

tiên tính toán ngân sách cho từng nhiệm vụ, từng công việc trên cơ sở định mức sử dụng các khoản mục (ví dụ thời gian thực hiện công việc, mức tiêu dùng nguyên liệu, suất đầu tư cần thiết...) và đơn giá được duyệt. Nếu có ý kiến khác nhau thì thảo luận bàn bạc thống nhất trong nhóm dự toán, giữa các nhà QLDA với quản lý chức năng. Tổng hợp kinh phí dự tính cho từng nhiệm vụ và công việc tạo thành ngân sách chung toàn bộ dự án.

Ưu điểm của phương pháp

- Những người lập ngân sách là người thường xuyên tiếp xúc trực tiếp với các

công việc nên họ dự tính khá chính xác về nguồn lực và chi phí cần thiết.

- Phương pháp dự toán này là biện pháp đào tạo các nhà quản lý cấp thấp trong

việc dự toán ngân sách. Nhược điểm - Ngân sách phát triển theo từng nhiệm vụ nên cần phải có danh mục đầy đủ

các công việc của dự án. Trong thực tế điều này khó có thể đạt được.

- Các nhà quản lý cấp cao không có nhiều cơ hội kiểm soát quá trình lập ngân

sách của cấp dưới.

- Thường cấp dưới có tư tưởng sợ cấp trên cắt giảm kinh phí thực hiện các

công việc nên có xu hướng dự toán vượt mức cần thiết.

Quá trình lập ngân sách từ dưới lên được trình bày trong bảng 4.2.

Bảng 4.2. Quá trình lập ngân sách từ dưới lên

Nội dung chuẩn bị ngân sách ở từng cấp

Các bước thực hiện Cấp bậc quản lý

Các nhà quản lý cấp cao Xây dựng khung ngân sách, xác định mục tiêu và lựa chọn dự án

Các nhà quản lý chức năng Xây dựng ngân sách trung hạn và ngắn hạn cho từng bộ phận chức năng phụ trách

Các nhà quản lý dự án Xây dựng ngân sách cho từng bộ phận, từng công việc dự án gồm cả chi phí nhân công, nguyên nhiên vật liệu...

Tổng hợp, điều chỉnh và phê duyệt ngân sách dài hạn 3

Các nhà quản lý cấp cao

Quản trị dự án đầu tư - Bài 4 Trang 28

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

4.3.2.3. Phương pháp kết hợp

Để dự toán ngân sách theo phương pháp kết hợp, đầu tiên cần xây dựng khung kế hoạch ngân sách cho mỗi năm tài chính. Trên cơ sở này các nhà quản lý cấp trên yêu cầu cấp dưới đệ trình yêu cầu ngân sách của đơn vị mình. Người đứng đầu từng bộ phận quản lý lại chuyển yêu cầu dự toán ngân sách xuống các cấp thấp hơn (tổ, nhóm...). Việc xây dựng ngân sách được thực hiện ở các cấp. Sau đó, quá trình tổng hợp ngân sách được bắt đầu từ đơn vị thấp nhất đến cấp cao hơn. Ngân sách chi tiết của dự án được tổng hợp theo cơ cấu tổ chức dự án, sau đó tổng hợp thành ngân sách tổng thể của doanh nghiệp, đơn vị. Đồng thời, với việc chuyển yêu cầu lập dự toán ngân sách, cấp trên chuyển xuống cấp dưới những thông tin liên quan như: khá năng tăng thêm việc làm, tiền lương, nhu cầu về vốn, những công việc được ưu tiên cao, công việc không được ưu tiên... làm cơ sở cho các cấp lập dự toán ngân sách chính xác. Cuối cùng, các nhà lãnh đạo cấp cao xem xét và hiệu chỉnh nếu thấy cần thiết. Sau khi được duyệt sơ bộ, các trưởng phòng chức năng và giám đốc dự án tiếp tục điều chỉnh ngân sách của các bộ phận mình cho đến khi đạt yêu cầu.

Ưu điểm của phương pháp:

- Ngân sách được hình thành với sự tham gia của nhiều cấp quản lý, do đó,

tạo cơ hội tốt cho các bộ phận phát huy tính sáng tạo chủ động của đơn vị.

Nhược điểm:

- Quá trình lập dự toán kéo dài và tốn nhiều thời gian. - Mặc dù có thêm thông tin cho cấp dưới lập kế hoạch ngân sách của đơn vị

mình nhưng họ vẫn có xu hướng dự toán cao hơn.

4.3.2.4. Dự toán ngân sách theo khoản mục

Lập ngân sách theo khoản mục thường được áp dụng cho các bộ phận chức năng và bộ phận gián tiếp trong ban quản lý dự án. Theo phương pháp này việc dự toán được tiến hành trên cơ sở thực hiện năm trước và cho từng khoản mục chi tiêu, sau đó tổng hợp lại theo từng đơn vị hoặc các bộ phận khác nhau của tổ chức. Nôi dung phương pháp dự toán ngân sách theo khoản mục được trình bày trong bảng 4.3.

Bảng 4.3. Dự toán ngân sách theo khoản mục

Khoản mục Thực tế năm trước Kế hoạch Chênh lệnh Dự án

(1) (2) (3) (4) = (3) – (2) A B

Quản trị dự án đầu tư - Bài 4 Trang 29

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

Tiền lương

Nguyên liệu

Chi phí điện nước…

4.3.2.5. Dự toán ngân sách theo công việc

Ngân sách theo công việc có thể xem là loại ngân sách tác nghiệp. Việc dự toán chi phí cho các công việc chính xác, hợp lý có ý nghĩa quan trọng trong quản lý chi phí, xác định nhu cầu chỉ tiêu trong từng thời kỳ, góp phần thực hiện đúng tiến độ thời gian. Ngân sách công việc được lập trên cơ sở phương pháp phân tách công việc và được thực hiện qua các bước sau:

- Bước 1: Chọn một hoạt động (công việc) trong cơ cấu phân tách công việc

(WBS) để lập dự toán chi phí.

- Bước 2: Xác định các tiêu chuẩn kỹ thuật, kinh tế…thực tế công việc

Nếu bị hạn chế về nguồn lực thì chuyển các bước sau:

- Bước 3: Xác định các nguồn lực cần thiết để thực hiện công việc. - Bước 4: Xem xét những tác động có thể xảy ra nếu kéo dài thêm thời gian. - Bước 5: Tính toán chi phí thực hiện công việc đó.

Nếu bị giới hạn thời gian thì chuyển các bước sau:

- Bước 3: Xác định khoảng thời gian cần thiết để thực hiện từng công việc. - Bước 4: Trên cơ sở thời hạn cho phép, xác định mức nguồn lực và những đòi

hỏi kỹ thuật cần thiết để đáp ứng tiêu chuẩn hoàn thiện công việc.

- Bước 5: Tính toán chi phí thực hiện công việc.

Nếu không bị hạn chế về nguồn lực và thời gian thì chuyển các bước sau:

- Bước 3: Xác định định mức nguồn lực phù hợp cho công việc. - Bước 4: Tính toán chi phí thực hiện công việc.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 4 Trang 30

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

Ví dụ về lập ngân sách dự án theo công việc theo bảng 4.4.

Bảng 4.4. Lập ngân sách dự án theo công việc

Công việc Chi phí dự toán (triệu đồng) Chi phí ngân sách theo tháng

1 2 3 4 5 6

A 120 60 60

B 160 90 70

C 200 90 60 50

D 140 100 40

E 80 80

Tổng 700 60 60 180 130 150 120

Qua bảng 4.4. có thể thấy rằng: dự án được thực hiện trong 6 tháng. Ngân sách được phân bố theo trình tự thực hiện các công việc. Ngân sách được bố trí nhiều vào các tháng 3,4,5 và cho các công việc B,C,D. Trên cơ sở các thông tin này, kế toán dự án có kế hoạch chủ động tìm kiếm kinh phí để sử dụng hiệu quả nguồn vốn có hạn.

4.3.2.6. Xác định tổng mức đầu tư (tổng dự toán)

Trên cơ sở kỹ thuật phân tách công việc (WBS) và sơ đồ mạng, tổng mức dự toán

của dự án được xác định theo các bước sau:

- Xác định tổng chi phí trực tiếp cho mỗi công việc và hạng mục công việc. - Dự toán quy mô các khoản mục chi phí gián tiếp (chi phí quản lý, chi phí văn phòng, chi phí đào tạo, dịch vụ hợp đồng, tiền công ngoài giờ và các chi phí khác). Phân bổ các loại chi phí này cho từng công việc theo các phương pháp hợp lý.

- Tổng hợp dự toán kinh phí cho dự án.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 4 Trang 31

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

Ví dụ việc xác định tổng mức đầu tư thể hiện như bảng 4.5.

Bảng 4.5. Tổng hợp tổng mức đầu tư

Giá trị

STT Hạng mục ĐVT

I Chi phí xây lắp II Chi phí thiết bị III Chi phí khác 1 Chi phí chuẩn bị đầu tư 2 Chi phí thực hiện đầu tư 3 Chi phí giai đoạn kết thúc đầu tư 4 Chi phí quản lý dự án 5 Chi phí tư vấn IV Chi phí dự phòng Tổng mức đầu tư 2013 2014

4.4. QUẢN TRỊ CHI PHÍ DỰ ÁN TRONG MỐI QUAN HỆ VỚI QUẢN LÝ TIẾN

ĐỘ THỜI GIAN

4.4.1. Quan hệ giữa quản lý thời gian và chi phí

Thời gian là một loại nguồn lực quan trọng trong quản lý dự án vì thời gian là tiền bạc và nếu thay đổi thứ tự và thời hạn thực hiện các công việc của dự án thì có thể làm tăng hoặc giảm các nguồn lực liên quan khác. Khác với PERT, phương pháp đường găng (CPM) đã chú ý nhấn mạnh đến quan hệ giữa tiến độ thời gian thực hiện công việc với mức nguồn lực vật chất được phân phối cho nó, đặc biệt là yếu tố chi phí.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 4 Trang 32

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

Chi phí của dự án bao gồm chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp và khoản tiền phạt nếu có. Chi phí trực tiếp bao gồm chi phí lao động, nguyên liệu và những khoản chi phí khác liên quan trực tiếp đến hoạt động của dự án. Càng tăng những khoản chi phí này (làm thêm ca, tăng thêm lao động, nguyên liệu, thiết bị,...) thì thời hạn hoàn thành dự án có thể được rút ngắn. Các khoản chi phí gián tiếp như chi phí hành chính là loại chi phí có thể giảm bớt nếu rút ngắn được thời hạn thực hiện dự án. Khoản chi phí tiền phạt sẽ phát sinh nếu độ hoàn thành dự án bị chậm trễ một số ngày nhất định so với hợp đồng. Ngược lại, trong một số trường hợp, đơn vị sẽ được hưởng nếu hoàn thành dự án trước kế hoạch. Nếu khoản thu này vượt xa khoản chi phí trực tiếp tăng thêm thì việc đẩy nhanh tiến độ dự án là việc làm có hiệu quả. Tuy nhiên, không phải tất cả các công việc được đẩy nhanh đều đem lại kết quả mong muốn.

Quản lý dự án gắn với quá trình điều chỉnh thời hạn thực hiện các công việc dự án thông qua quan hệ trao đổi giữa yếu tố thời gian với các yếu tố chi phí. Khi lập kế hoạch tổng chi phí, nhà quản lý dự án phải xem xét nó trong mối quan hệ với toàn bộ thời gian hoàn thành dự án. Giải quyết mối quan hệ này phụ thuộc vào yêu cầu của chủ đầu tư và bên thi công.

Trong mối quan hệ đánh đổi giữa thời gian và chi phí có thể tìm ra được một phương án phù hợp nhất (cả về độ dài thời gian hoàn thành dự án và mức độ chi phí). Về lý thuyết có thể sử dụng hai phương pháp sau:

Phương pháp giảm tổng chi phí của chương trình đẩy nhanh. Từ chương trình đẩy nhanh tác động đến công việc không găng để giảm tổng chi phi. Phương pháp rút ngắn thời hạn hoàn thành với chi phí tăng cực tiểu (kế hoạch chi phí cực tiểu). Từ chương trình bình thường có thời gian thực hiện dài nhưng chi phí thấp, có thể rút ngắn thời hạn thực hiện các công việc bằng cách bổ sung chi phí. Do đó, thời hạn thực hiện dự án giảm nhưng tổng chi phí tăng.

Trong quá trình lập dự án có thể xây dựng hai phương án: Phương án bình thường và phương án đẩy nhanh. Phương án bình thường là phương án dự tính mức chi phí cho các công việc dự án ở mức bình thường (được xem là thấp nhất) và thời gian thực hiện dự án tương đối dài (được xem là dài nhất). Phương án đẩy nhanh là phương án có thời gian thực hiện dự án ngắn (được xem là ngắn nhất) và do đó cần chi phí nhiều hơn (chi phí trong trường hợp này được xem là lớn nhất).

Quản trị dự án đầu tư - Bài 4 Trang 33

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

Trên cơ sở hai phương án này các nhà quản lý dự án xây dựng các phương án điều chỉnh. Phương án điều chỉnh là phương án hợp lý hơn, có chi phí thấp hơn phương án đầy nhanh và thời gian có thể rút ngắn hơn phương án bình thường.

Một số khái niệm:

- Thời gian bình thường: thời gian bình thường thực hiện một công việc là thời gian hoàn thành công việc trong những điều kiện bình thường, không có những thay đổi đột biến về thiết bị, lao động, các nhân tố bên ngoài...

- Chi phí bình thường: chi phí bình thường của một công việc là chi phí cho một công việc nào đó được thực hiện trong điều kiện bình thường (gắn với thời gian bình thường nếu trên).

- Thời gian đẩy nhanh: thời gian đẩy nhanh là thời gian thực hiện một công việc trong điều kiện đã được rút ngắn đến mức cho phép hợp lý (không thể rút ngắn hơn nữa) trong điều kiện kỹ thuật, trình độ lao động và các nhân tố khác hiện tại.

- Chi phí đẩy nhanh: Chi phí đẩy nhanh của một công việc là chi phí thực hiện công việc gắn với thời gian đẩy nhanh, là mức chi phí được xem là cao nhất khi thời gian thực hiện công việc đó không thể rút ngắn thêm trong điều kiện hiện tại.

- Giả định về chi phí: Trong phân tích chi phí, chúng ta giả định chi phí trực tiếp thực hiện một công việc nào đó tăng lên khi thời gian thực hiện công việc được rút ngắn. Ví dụ, thời gian bình thường thực hiện công việc D là 7 tuần với tổng chi phí là 40 triệu đồng, thời gian đẩy nhanh của công việc này chỉ là 3 tuần và tổng chi phí đẩy nhanh là 80 triệu đồng. Nếu rút ngắn tiến độ thực hiện 4 tuần, chi phí sẽ tăng thêm 40 triệu đồng. Bình quân chi phí để đẩy nhanh tiến độ thực hiện công việc D là 10 triệu đồng một tuần. Do đó, có thể giả định, mối quan hệ giữa thời gian và chi phí là quan hệ tuyến tính (biểu hiện là một đường thẳng). Thực tế, mối quan hệ giữa chúng thể hiện là đường phi tuyến tính như minh họa trong hình 4.3. Nếu đẩy nhanh 2 tuần thì chi phí trực tiếp ước tính tăng thêm 20 triệu đồng và tổng chi phí trực tiếp là 60 triệu đồng (tính theo đường thẳng), trong khi chi phí thực tế chỉ là 45 triệu đồng (xét theo đường cong thực tế).

Quản trị dự án đầu tư - Bài 4 Trang 34

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

Sơ đồ 4.3. Mối quan hệ giữa thời gian và chi phí

4.4.2. Kế hoạch chi phí cực tiểu

Trong phần này, chúng ta thảo luận về việc sử dụng kỹ thuật PERT/CPM để tìm một kế hoạch điều chỉnh sao cho chi phí tăng thêm ít nhất, thời gian thực hiện dự án được rút ngắn hợp lý, đồng thời trình bày một số biện pháp khắc phục tình trạng nguồn lực bị hạn chế.

Kế hoạch chi phí cực tiểu là phương pháp đẩy nhanh tiến độ thực hiện những công việc lựa chọn, sao cho chi phí tăng thêm cực tiểu, do đó, giảm tổng chi phí rút ngắn hợp lý độ dài thời gian thực hiện dự án.

Các bước thực hiện kế hoạch chi phí cực tiểu:

Bước 1: Vẽ sơ đồ mạng và tìm đường găng cho phương án (chương trình)

bình thường.

Bước 2: Tính tổng chi phí của phương án bình thường Bước 3: Chọn trên đường găng những công việc mà khi đẩy nhanh tiến độ thực hiện làm tăng chi phí thấp nhất. Giảm tối đa thời gian thực hiện công việc này.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 4 Trang 35

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

Bước 4: Tiếp tục đẩy nhanh tiến độ thực hiện các công việc trên đường găng cho đến khi mục tiêu đạt được hoặc không thể giảm thêm được nữa. Cuối cùng thiết lập được một phương án điều chỉnh mà chi phí tăng cực tiểu và thời gian rút ngắn so với phương án bình thường.

Bước 5: Xác định thời gian thực hiện và tổng chi phí của phương án điều

chỉnh (kế hoạch chi phí cực tiểu).

4.4.3. Chương trình điều chỉnh giảm tổng chi phí của chương trình đẩy nhanh

(điều chỉnh 2)

Phương án đẩy nhanh là phương án có thời gian thực hiện ngắn nhất (được xem là không còn khả năng rút ngắn hơn nữa) và chi phí lớn nhất. Các nhà quản lý mong muốn thực hiện dự án với tiến độ nhanh nhất có thể nhưng không muốn chi phí được bỏ ra quá lớn. Tiết kiệm được hi phí ở mức hợp lý so với phương án đẩy nhanh trong khi vẫn đảm bảo được tiến độ thời gian thực hiện dự án là mục tiêu mà “kế hoạch giảm tổng chi phí của phương án đẩy nhanh” đặt ra.

Gải định có sự phụ thuộc tuyến tính giữa việc kéo dài thời gian thực hiện từng công việc với hoạt động giảm giá thành (chi phí biên mỗi công việc) và đường găng (thời gian hoàn thành dự án) của phương án đẩy nhanh phải được tuân thủ. Khi kéo dài thời gian thực hiện một công việc nào đó có thể tiết kiệm được một khoản chi phí. Do đó, muốn giảm chi phí trực tiếp của phương án đẩy nhanh thì không thể kéo dài thêm thời gian thực hiện công việc không găng. Chậm trễ thực hiện những công việc này không làm ảnh hưởng đến toàn bộ thời gian hoàn thành dự án.

Các bước thực hiện:

- Bước 1: tính thời gian dự trữ của các công việc theo phương án đẩy nhanh

- Bước 2: Xác định các công việc găng và không găng. - Bước 3: kéo dài thời gian thực hiện các công việc không găng nếu có thể được. Tuy nhiên, không thể kéo dài thời gian thực hiện công việc này quá giới hạn, đặc biệt, không quá thời hạn cho phép trong phương án bình thường.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 4 Trang 36

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

- Bước 4: Tính chi phí tiết kiệm được do tác động đến thời gian thực hiện các công việc không găng. Phương pháp này tính như sau: nếu chi phí biên của công việc không găng thứ i là Ci, thời gian thực tế kéo dài của công việc này là Ti và số công việc không găng của phương án đẩy nhanh mà có thể kéo dài thời gian là n thì tổng chi phí tiết kiệm của dự án sẽ là:

(trong đó i chạy từ 1 đến n).

- Bước 5: Xác định thời gian hoàn thành và tổng chi phí thực hiện (gồm cả

chi phí trực tiếp và gián tiếp) của phương án điều chỉnh mới.

4.5. KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN

4.5.1. Phân tích dòng chi phí dự án

Phân tích dòng chi phí dự án giúp các nhà quản lý, chủ đầu tư, nhà thầu có kế hoạch chủ động tìm kiếm đủ vốn và cung cấp theo đúng tiến độ đầu tư nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.

Phương pháp phân tính dòng chi phí dự án dựa trên cơ sở chi phí thực hiện theo từng công việc và số ngày hoàn thành công việc đó. Giả định chi phí được sử dụng đồng đều trong các ngày thực hiện công việc, do đó, cho phép tính được chi phí bình quân một ngày thực hiện từng công việc dự án. Dựa vào kế hoạch triển khai sớm và mức chi phí trên một ngày, xây dựng đường cong chi phí tích lũy. Đường cong này và đường cong chi phí tích lũy theo kế hoạch triển khai muộn (thiết lập tương tự) là những cơ sở để quản lý chi phí dự án. Trên cơ sở hai dòng chi phí các nhà quản lý quyết định lựa chọn kế hoạch triển khai sớm hoặc muộn nhằm tiết kiệm tối đa chi phí. Nếu dòng tiền chi phí phát sinh theo kế hoạch triển khai sớm chủ yếu vào thời kỳ đầu tiến hành dự án thì việc vay mượn đầu tư (nếu phải đi vay) sớm hơn, đồng thời với việc chi trả lãi vay nhiều hơn. Như vậy, chi phí tài chính của dự án theo kế hoạch triển khai sớm sẽ lớn hơn kế hoạch triển khai muộn.

4.5.2. Giám sát chi phí dự án

Giám sát chi phí là việc kiểm tra theo dõi tiến độ chi phí, xác định những thay đổi so

với kế hoạch, trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp để quản lý hiệu quả chi phí dự án.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 4 Trang 37

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

4.5.2.1. Phương pháp giám sát dự án

Việc giám sát chi phí dự án dựa vào kế hoạch và ngân sách dự án. Giám sát là việc đo lường, thu thập, ghi chép, so sánh đối chiều và phân tích thông tin. Giám sát được thực hiện ở cấp độ điều hành và thực hiện liên tục. Tuy nhiên, giám sát cũng được thực hiện ở cấp độ quản lý cấp cao nhưng được làm định kỳ. Có nhiều phương pháp giám sát khác nhau. Đó là phương pháp sử dụng các mốc giới hạn liên quan đến các giai đoạn của dự án, kiểm tra giới hạn các đường cong chữ S, phương pháp phân tích giá trị thu được, các báo cáo quá trình và các cuộc họp thảo luận về dự án.

Phương pháp sử dụng mốc giới hạn

Các mốc giới hạn (mốc thời gian) của dự án là các sự kiện được dùng để đánh dầu một quá trình, một giai đoạn của dự án. Chúng có thể được ghi lại dưới dạng những đồ thị hoặc các từ ngữ. Phương pháp này được coi là một công cụ để giám sát dự án, nó làm cho mọi người trong dự án hiểu được tình trạng thực của dự án và có thể quản lý và kiểm tra dự án.

Phương pháp kiểm tra giới hạn

Kiểm tra giới hạn liên quan đến việc xác lập một phạm vi giới hạn cho phép để quản lý dự an. So sánh giá trị đo được trong thực tế với mức độ chuẩn xác lập ban đầu và thực hiện những hành động cần thiết khi giới hạn này bị vượt qua. Phương pháp kiểm tra giới hạn dùng để giám sát chỉ tiêu và mức độ thực hiện của dự án.

Bảng 4.6. Kiểm tra giới hạn và phương pháp giải quyết

Xác lập thời gian Phương pháp giải quyết

Ngân sách kế hoạch + 5% Điều tra tìm nguyên nhân

Ngân sách kế hoạch + 10% Tiến hành kiểm tra các chi phí ban đầu

Ngân sách kế hoạch + 20% Giảm chi phí bằng cách:

Áp dụng các biện pháp không cấp bách

Tác động đến các công việc khác

Quản trị dự án đầu tư - Bài 4 Trang 38

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

Đường cong chữ S

Đường cong chữ S thường được sử dụng trong giám sát ngân sách. Đây là phương pháp phân tích bằng đồ thị để chi ra sự khác nhau giữa chi tiêu kế hoạch và chi tiêu thực tế. Chi phí tích lũy trong một khoảng thời gian và chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế được mô tả trên đồ thị hình dưới đây.

Sơ đồ 4.4. Đường cong chữ S dùng giám sát chi phí

Kiểm soát thực hiện – sơ đồ giá trị thu được

Kiếm soát thực hiện đối với toàn bộ dự án và từng công việc giữ vai trò rất quan trọng. Để đo lường tình hình thực hiện đối với toàn bộ dự án người ta dùng chỉ tiêu giá trị thu được (giá trị hoàn thành quy ước). Khi so sánh chi phí thực tế với kế hoạch trong một thời kỳ nhất định thường không xem xét đến khối lượng công việc hoàn thành. Chỉ tiêu giá trị thu được (giá trị hoàn thành quy ước) đã khắc phục được nhược điểm này. Giá trị hoàn thành quy ước là giá trị “hoàn thành” ước tính của các công việc, được tính bằng cách nhân phần trăm hoàn thành ước tính của từng công việc với chi phí kế hoạch cho công việc đó. Đây chính là mức chi phí giả thiết đã chi tiêu cho phần công việc hoàn thành này. Nó được dùng làm cơ sở để so sánh với mức chi phí thực tế.

Có bốn chỉ tiêu được xác định: 1. Chênh lệch thời gian = Thời gian thực hiện theo tiến độ (KH) – Thời

gian thực tế.

2. Chênh lệch chỉ tiêu = Chi phí thực tế - Giá trị hoàn thành 3. Chênh lệch kế hoạch = Giá trị hoàn thành – Chi phí kế hoạch.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 4 Trang 39

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

4. Tổng chênh lệch = Chênh lệch chi tiêu + Chênh lệch kế hoạch = Chi

phí thực tế - Chi phí kế hoạch.

Chú ý: Chênh lệch thời gian mang giá trị âm cho thấy sự chậm trễ của dự án. Chênh lệch kế hoạch cũng là một giá trị âm. Chỉ tiêu tổng chênh lệch không xem xét đến giá trị thu được. Thực tế các nhà quản lý cấp trên thường quan tâm đến chỉ tiêu chênh lệch thời gian, các nhà quản lý tài chính quan tâm nhiều đến chênh lệch chi phí (chi phí vượt), các nhà quản lý chung quan tâm đến tổng chênh lệch và các nhà quản lý dự án phải quan tâm đến cả bốn chỉ tiêu trên.

Các báo cáo tiến độ

Báo cáo dự án là công cụ quan trọng để giám sát và để các nhà quản lý dự án, các bộ và ngành, các nhà tài trợ trao đổi thông tin về dự án. Báo cáo tiến độ có thể được thực hiện thường xuyên hoặc đột xuất. Một dự án tiêu biểu, quy mô từ trung bình đến lớn cần được báo cáo tiến độ thường xuyên bởi các chuyên gia, nhà quản lý dự án và nhóm dự án. Các báo cáo nên dễ hiểu và phải được dựa trên các sự kiện hơn là các ý kiến.

Tham quan thực tế

Tham quan thực tế chính thức và không chính thức cũng là những phương pháp giám sát dự án. Khó khăn do trao đổi thông tin bị gián đoạn hoặc do thiếu các kỹ năng trong việc điều hành nên rất cần các chuyến tham quan thực tế của những người được hưởng lợi từ dự án và cán bộ dự án để thu thập thông tin và giám sát. Cán bộ dự án có thể thu được thông tin và giám sát bằng cách quan sát, thảo luận không chính thức với các nhóm và tham gia các cuộc họp của cộng đồng.

4.5.2.2. Các loại giám sát

a. Giám sát kế hoạch

Giám sát kế hoạch là việc kiểm tra dựa trên cơ sở so sánh giữa thực tế với kế hoạch được trình bày theo sơ đồ GANTT hoặc CPM. Các số liệu thực tế luôn được cập nhật để so sánh với kế hoạch cơ sở (hoặc kế hoạch điều chỉnh mới nhất) nhằm phát hiện những chệnh lệch. Trên cơ sở đó điều chỉnh các hoạt động.

b. Giám sát chi phí

Cách đơn giản nhất để kiểm soát chi phí là so sánh chi phí thực tế với chi phí kế hoạch. Tuy vậy, các tổ chức dự án đều xây dựng một hệ thống theo dõi và kiểm soát chi phí. Trên cơ sở thông tin kiểm soát chi phí, các khả năng chi phí vượt trội có thể được phát hiện, phân tích và có biện pháp xử lý kịp thời.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 4 Trang 40

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

c. Giám sát hoạt động

Hệ thống giám sát hoạt động bao gồm kiểm tra chất lượng và đảm bảo chất lượng.

Báo cáo của các hệ thống này cung cấp thông tin về mức độ hoàn thành các công việc. Trong quá trình thực hiện dự án có nhiều thay đổi liên quan đến công nghệ, môi trường hoạt động. Những thay đổi này làm cho việc kiểm soát hoạt động gặp khó khăn hơn.

4.5.2.3. Phân tích giá trị thu được

Để kiểm soát tiến độ dự án tại một thời điểm nhất định cần sự dụng một hệ thống chỉ tiêu, trong đó, quan trọng nhất là chỉ tiêu giá trị thu được. Các chỉ tiêu này được xây dựng trên cơ sở đánh giá tình hình thực hiện trong mối quan hệ với chi phí, thời gian và các yếu tố khác. Một số chỉ tiêu chính được sử dụng như sau:

a) Số công việc cần được thực hiện theo lịch trình. b) Số công việc theo lịch đã thực hiện. c) Chi phí kế hoạch (dự toán) để thực hiện công việc dự án đến một ngày nhất định (BCWS). Chỉ tiêu này bao gồm toàn bộ chi phí duwjtinsh cho công việc đề ra trong kế hoạch ngân sách.

d) Chi phí thực tế thực hiện công việc (ACWP) là tổng số chi phí thực tế phát sinh trong một thời kỳ để thực hiện công việc. Nó là tổng chi phí cho tất cả các công việc đã hoàn thành cộng (+) chi phí dở dang và bộ phận chi phí gián tiếp.

e) Tổng chi phí kế hoạch cho khối lượng thực tế hoàn thành (BCWP) là tổng

chi phí kế hoạch cho những phần việc đã thực hiện. Trong phạm vi toàn bộ dự án người ta còn sử dụng hai chỉ tiêu để giám sát chi phí sau đây:

f) Tổng chi phí của dự án theo cách dự tính mới (EAC) là tổng chi phí thực tế

đến thời điểm hiện tại cộng (+) chi phí dự tính cho thời kỳ còn lại.

g) Tổng chi phí kế hoạch của dự án (BAC) là toàn bộ ngân sách dự tính theo

kế hoạch cho tất cả các công việc.

Trên cơ sở các chỉ tiêu trên tính được các chỉ tiêu phân tích sau:

1. Chênh lệch lịch trình = (a) – (b) 2. Chệch lệch kế hoạch (SV) = BCWP – BCWS 3. Chênh lệch thực tế (CV) = BCWP – ACWP 4. Chênh lệch hoàn thành = (g) – (f)

Quản trị dự án đầu tư - Bài 4 Trang 41

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

Công việc “sản xuất” có giá trị BCWP bằng ACWP nhưng nhỏ hơn BCWS. Điều này có nghĩa hoạt động “sản xuất” thực hiện sớm hơn kế hoạch và trong giới hạn chi phí. Công việc “kiểm định” có BCWP thấp hơn nhiều so với BCWS và ACWP. Điều đó có nghĩa là công việc “kiểm định” chậm hơn kế hoạch và nằm ngoài phạm vi ngân sách dự tính.

- Các chỉ tiêu chênh lệch chi phí nêu trên là những chỉ tiêu đo lường tuyệt đối. Thực hiện còn có thể tính hai chỉ tiêu đo lường tương đối là chỉ số kế hoạch và chỉ số thực tế.

- Chỉ số kế hoạch (SI) là tỷ số giữa BCWP với BCWS. Nếu tỷ số (SI) bằng 1 nghĩa là các hoạt động nằm trong phạm vi kế hoạch. Nếu SI > 1 phản ánh dự án hoàn thành sớm hơn kế hoạch và SI < 1, dự án chậm hơn so với kế hoạch.

- Chỉ số thực tế (CI) là tỷ số giữa BCWP với ACWP. Nếu CI bằng 1 cho thấy các hoạt động nằm trong giới hạn ngân sách. CI > 1 & CI < 1 có nghĩa là hoạt động vượt ra ngoài phạm vi ngân sách. Chỉ số thực tế chung là tỷ số giữa tổng BCWP với tổng ACWP của tất cả các công việc. Chỉ số này được sử dụng rộng rãi để dự toán mức chi phí hoàn thành dự án.

Chú ý: Các chỉ số SI và CI có thể tính cho từng công việc hoặc cho toàn bộ dự án.

4.5.2.4. Tỷ số quan trọng

Tỷ số quan trọng phản ánh sự ảnh hưởng đồng thời của việc hoàn thành kế hoạch

thời gian và chí phí đối với từng công việc dự án. Công thức tính:

𝑻ỷ 𝒕𝒓ọ𝒏𝒈 𝒒𝒖𝒂𝒏 𝒕𝒓ọ𝒏𝒈 = × 𝑻𝒉ờ𝒊 𝒈𝒊𝒂𝒏 𝒕𝒉ự𝒄 𝒕ế 𝑻𝒉ờ𝒊 𝒈𝒊𝒂𝒏 𝒌ế 𝒉𝒐ạ𝒄𝒉 𝑪𝒉𝒊 𝒑𝒉í 𝒅ự 𝒕𝒐á𝒏 𝑪𝒉𝒊 𝒑𝒉í 𝒕𝒉ự𝒄 𝒕ế

Nếu tỷ số quan trọng của công việc nào đó bằng 1 nghĩa là công việc đó hoàn thành đúng kế hoạch thời gian và chi phí, nếu khác 1 cần phải nghiên cứu xem xét lại công việc đó. Tỷ số càng gần 1 thì có thể bỏ qua không điều tra tìm nguyên nhân, càng lớn hơn 1 thì phải điều tra xem xét nguyên nhân và có biện pháp giải quyết kịp thời.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 4 Trang 42

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

Các nhà quản lý dự án sẽ không cần thực hiện biện pháp gì đặc biệt khi tỷ số quan trọng biến động trong một khoảng hẹp nào đó (thường xung quanh giá trị 1) nhưng phải có những giải pháp kịp thời khi tỷ số này vượt quá giới hạn cho phép. Tuy nhiên, công việc khác nhau thì phạm vi giới hạn kiểm soát không giống nhau. Xuất phát từ ý nghĩa quan trọng của phương pháp kiểm soát bằng đường giới hạn nên phương pháp này được áp dụng khá rộng rãi trong quản lý bao gồm cả chi phí cũng như lực lượng lao động.

4.5.2.5. Giám sát tiến độ chi phí của dự án

Chi phí cho dự án cần được quản lý chặt chẽ, tránh thất thoát lãng phí và đảm bảo chi tiêu hợp lý, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động đầu tư của dự án. Chi tiêu cho công việc dự án được xem là hiệu quả nếu thực hiện chi đủ, đúng theo tiến độ thực hiện công việc.

Giám sát chi phí dự án là việc kiểm soát, xem xét các khoản mục chi tiêu trên cơ sở đáp ứng yêu cầu đủ hợp lý về số lượng, theo đúng tiến độ thời gian dự án, trong phạm vi dự toán được duyệt và tương ứng với khối lượng công việc hoàn thành. Trên cơ sở kiểm soát chặt chẽ chi phí dự án, xác định mức tiết kiệm hay vượt chi, tìm ra nguyên nhân của vấn đề và đề xuất các giải pháp qiarn lý thích hợp.

4.5.2.6. Báo cáo giám sát chi phí dự án

Báo cáo giám sát dự án là một tài liệu rất quan trọng phục vụ yêu cầu quản lý của giám đốc dự án, các cơ quan giám sát, chủ đầu tư, nhà thầy, đại diện cơ quan quản lý nhà nước, những người hưởng lợi,... Do vậy, nó phải được hiểu như nhau và được xem như một công cụ thông tin. Một báo cáo giám sát có thể khác nhau về hình thức, mức độ phức tạp giữa các dự án, nhưng về cơ bản, nó bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:

Thứ nhất, phần giới thiệu: phần này mô tả ngắn gọn rõ ràng dự án. Sự cần thiết của dự án, các mục tiêu và nguồn lực phải được làm rõ. Nếu dự án lứn và phức tạp cần có những giải thích cần thiết kèm theo báo cáo.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 4 Trang 43

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

Thứ hai, trình bày thực trạng của dự án đến thời điểm hiện tại trên một số khía cạnh sau đây: Chi phí: báo cáo cần làm rõ thực trạng quy mô vốn, nguồn vốn và tình hình sử dụng vốn của dự án. Cần so sánh chi phí thực tế với chi phú dự toán theo từng giai đoạn đầu tư, theo các mốc thời gian quan trọng. Báo cáo tập trung phân tích khoản mục chi phí trực tiếp. Đồng thời làm rõ tổng chi phí, những khoản chi phí gián tiếp của dự án. Các số liệu chi tiết cần trình bày trong các bảng phần phụ lục. Tiến độ thời gian: báo cáo chỉ rõ khối lượng công việc đã hoàn thành, phần trăm khối lượng đạ thực hiện được của những công việc chưa hoàn thành, cho đến thời điểm hiện tại, dự tính thời gian còn lại để thực hiện các công việc này. Việc báo cáo nên dựa vào các mốc thời gian quan trọng đã được xác định trong lịch trình kế hoạch. Kết hợp các thời gian với chi phí và nguồn lực. Phần lớn trình bày kết hợp các mục tiêu. So sánh khối lượng công việc đã hoàn thành với khối lượng kế hoạch, xét trong mối quan hệ với các nguồn lực đã sử dụng, đặc biệt là tiền vốn. Trên cơ sở đó, dự tính thời gian kết thúc dự án và quy mô tiền vốn cũng như các nguồn lực khác cần phải có để thực hiện các công việc còn lại. Biểu đồ “Phân tích giá trị thu được” là một công cụ hữu hiệu để trình bày nội dung này. Chất lượng: báo cáo chất lượng cần thiết hay không tùy thuộc vào loại dự án được giám sát. Thông thường, báo cáo phải chỉ ra được tình hình thực hiện các chỉ tiêu chất lượng, những tiêu chuẩn chất lượng đã ghi trong hợp đồng. Báo cáo cũng làm rõ các phương pháp quản lý chất lượng, hệ thống đảm bảo chất lượng mà dự án đang áp dụng.

Thứ ba, kết luận, kiến nghị chuyên môn: Phần này báo cáo trình bày các kết luận, kiến nghị liên quan chính đến kế hoạch tiến độ và ngân sách, đối với những công việc chưa hoàn thành của dự án, thuần túy trên quan điểm chuyên môn. Trong những tình huống bất thường, báo cáo chỉ nên đề cập đến những công việc thực tế đã hoàn thành, không kiến nghị những giải pháp kỹ thuật đối với các công việc chưa hoàn thành, khi chưa điều tra xác định rõ nguyên nhân.

Thứ tư, kiến nghị giải pháp quản lý: phần này trình bày các khoản mục mà cán bộ giám sát nhận thấy cần phải được quản lý chặt chẽ bởi các nhà quản lý cấp trên. Đồng thời, cần giải thích ngắn gọn mối quan hệ giữa những khoản mục này với các mục tiêu của dự án. Báo cáo nên giải thích thêm mối quan hệ đánh đổi giữa 3 mục tiêu thời gian, chi phí và hoàn thiện giúp các nhà quản lý cấp trên có đủ thông tin để quyết định dự án.

Thứ năm, phân tích rủi ro: báo cáo phân tích những rủi ro chính và những tác động của nó đến các mục tiêu thời gian và chi phí hoàn thiện của dự án. Đồng thời, cần cảnh báo những rủi ro tiềm tàng có thể xảy ra trong tương lai đối với những công việc còn lại của dự án.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 4 Trang 44

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

Thứ sáu, trình bày những điểm còn hạn chế và các giả định của báo cáo. Cán bộ giám sát là người chịu trách nhiệm về độ chính xác và tính kịp thời của báo cáo, nhưng các nhà quản lý cấp trên lại là người chịu trách nhiệm giải thích báo cáo và đề ra các quyết định tương lại trên cơ sở báo cáo này. Do đó, các tác giả của bản báo cáo cần nêu rõ những điểm còn hạn chế và những giả định khi viết báo cáo.

Chúc Anh/Chị học tập tốt!

TÀI LIỆU HỌC TẬP

Tài liệu bắt buộc:

 Giáo trình “Quản trị dự án” của Viện Đại học Mở Hà Nội – NXB Thông tin

và Truyền thông, năm 2012.

Tài liệu tham khảo:

 Từ Quang Dương (2008), Giáo trình Quản trị dự án, NXB Đại học Kinh tế

quốc dân.

 Bùi Tường Trí (1997), Phân tích định lượng trong quản trị, NXB Thống kê.

 John S. Oakland (1994), Quản lý chất lượng đồng bộ, NXB Thống kê.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 4 Trang 45

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

BÀI 5: QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG DỰ ÁN

MỤC TIÊU CỦA BÀI HỌC

Phân tích các lý luận về chất lượng, quản trị chất lượng, nội dung cơ bản của công tác quản lý chất lượng dự án. Nội dung giới thiệu về các công cụ cơ bản để quản lý chất lượng nói chung và dự án nói riêng.

 Cung cấp cho sinh viên cái nhìn tổng quan về chất lượng và quản trị chất

lượng dự án

 Trình bày nội dung cơ bản của công tác quản lý chất lượng dự án  Giúp sinh viên hiểu và vận dụng được các công cụ thống kê trong quản lý

chất lượng.

5.1. QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG VÀ Ý NGHĨA CỦA QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

5.1.1. Khái niệm chất lượng

Chất lượng có thể được định nghĩa theo nhiều cách khác nhau. Từ góc độ nhà sản xuất có thể xem: chất lượng là mức độ hoàn thiện của sản phẩm (dự án) so với các tiêu chuẩn thiết kế được duyệt. Như vậy, trong khu vực sản xuất một dung sai của các chỉ tiêu được định rõ để đánh giá mức độ hoàn thành chất lượng. Trong khu vực dịch vụ, chất lượng được xác định chủ yếu thông qua một số chỉ tiêu gián tiếp. Theo quan điểm của người tiêu dùng, chất lượng là tổng thể các đặc tính của một thực thể, phù hợp với việc sử dụng, đáp ứng nhu cầu tiêu dùng hay chất lượng là giá trị mà khách hàng nhận được, là sự thỏa mãn nhu cầu của khách hàng.

Chất lượng có thể được xác định trên các khía cạnh như thuộc tính vật chất (tính chất lý hóa, sinh học...) của sản phẩm; định hướng thời gian của sản phẩm dịch vụ (phù hợp với việc sử dụng lâu dài, đảm bảo liên tục bền lâu); các dịch vụ sau bán hàng; ấn tượng tâm lý đối với sản phẩm; yếu tố đạo đức kinh doanh trong kinh doanh. Từ những khái niệm trên có thể rút ra một số vấn đề sau:

- Chất lượng là phạm trù có thể áp dụng đối với mọi thực thể (một sản phẩm,

hoạt động, một quá trình, doanh nghiệp hoặc một dự án).

Quản trị dự án đầu tư - Bài 5 Trang 1

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

- Chất lượng phải thể hiện trên một tập hợp nhiều đặc tính của thực thể, thể hiện khả năng thỏa mãn nhu cầu (ví dụ thuộc tính vật chất, định hướng thời gian, mức độ trợ giúp sau bán hàng, ấn tượng tâm lý, yếu tố đạo đức...). - Chất lượng là sự phù hợp với nhu cầu. Một thực thể dù đáp ứng các tiêu chuẩn về sản phẩm nhưng lại không phù hợp với nhu cầu, không được thị trường chấp nhận thì bị coi là không có chất lượng. Chất lượng được đo bởi mức độ thỏa mãn nhu cầu. Sự thỏa mãn được thể hiện trên nhiều phương diện như tính năng của sản phẩm, giá cả, thời điểm chung, mức độ dịch vụ, tính an toàn...

- Chất lượng phải gắn với điều kiện cụ thể của nhu cầu, của thị trường về các

mặt kinh tế kỹ thuật, xã hội, phong tục tập quán.

5.1.2. Quản lý chất lượng dự án

Quản lý chất lượng dự án là tập hợp các hoạt động của chức năng quản lý, là một quá trình nhằm đảm bảo cho dự án thỏa mãn tốt nhất các yêu cầu và mục tiêu đề ra. Quản lý chất lượng dự án bao gồm việc xác định các chính sách chất lượng, mục tiêu, trách nhiệm và việc thực hiện chúng thông qua các hoạt động: lập kế hoạch chất lượng, kiểm soát và đảm bảo chất lượng trong hệ thống.

Ba nội dung lập kế hoạch, đảm bảo chất lượng và kiểm soát chất lượng có mối quan hệ rất chặt chẽ, tương tác nhau. Mỗi nội dung xuất hiện ít nhất một lần trong mỗi pha của chu kỳ dự án, mỗi nội dung đều là kết quả của hai nội dung kia đem lại, đồng thời, cũng là nguyên nhân ảnh hưởng đến kết quả thực hiện hai nội dung kia.

Một số điểm cần chú ý trong quản lý chấy lượng dự án là:

- Quản lý chất lượng dự án được thực hiện thông qua một hệ thống các biện pháp kinh tế, công nghệ, tổ chức, hành chính và giáo dục, thông qua một cơ chế nhất định và hệ thống các tiêu chuẩn định mức, hệ thống kiểm soát, các chính sách khuyến khích...

- Quản lý chất lượng dự án phải được thực hiện trong suốt chu kỳ dự án từ giai đoạn hình thành cho đến khi kết thúc chuyển sang giai đoạn vận hành, thực hiện trong mọi quá trình, mọi khâu công việc.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 5 Trang 2

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

- Quản lý chất lượng dự án là quá trình liên tục, gắn bó giữa yếu tố bên trong và bên ngoài. Để thực hiện dự án cần có máy móc thiết bị, con người, yếu tố tổ chức... Sự hoạt động, vận hành của các yếu tố này không thể thoát ly môi trường pháp luật, cạnh tranh, khách hàng... Sự tác động qua lại giữa các yếu tố đó hình thành môi trường, nội dung, yêu cầu và các biện pháp quản lý chất lượng dự án.

- Quản lý chất lượng dự án là trách nhiệm chung của tất cả các thành viên, mọi cấp trong đơn vị, đồng thời cũng là trách nhiệm của chung của các cơ quan có liên quan đến dự án bao gồm chủ đầu tư, nhà thầu, các nhà tư vấn, những người hưởng lợi...

5.1.3. Tác dụng của quản lý chất lượng dự án

Quản lý chất lượng dự án hợp lý có những tác dụng chủ yếu sau đây:

- Đáp ứng những yêu cầu của chủ đầu tư, của những người hưởng lợi từ dự

án.

- Đạt được những mục tiêu của quản lý dự án. - Chất lượng và quản lý chất lượng dự án tốt là những nhân tố quan trọng đảm bảo thắng lợi trong cạnh tranh, tăng thị phần cho doanh nghiệp. - Nâng cao chất lượng góp phần giảm chi phí sản xuất, tăng năng suất lao

động, tăng thu nhập cho người lao động.

5.2. NỘI DUNG CHỦ YẾU CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG DỰ ÁN

Quản lý chất lượng dự án bao gồm nhiều nội dung, do đó có nhiều cách tiếp cận. Dưới đây là 3 nội dung chính của công tác quản lý chất lượng dự án bao gồm: Lập kế hoạch chất lượng dự án; Công tác đảm bảo chất lượng và Công tác kiểm tra, kiểm soát chất lượng dự án.

5.2.1. Lập kế hoạch chất lượng dự án

Lập kế hoạch chất lượng dự án là việc xác định các tiêu chuẩn chất lượng cho dự án và xác định phương thức để đạt được tiêu chuẩn đó. Lập kế hoạch chất lượng dự án là một phận quan trọng của quá trình lập kế hoạch, sẽ được thực hiện thường xuyên và song hành với nhiều loại kế hoạch khác. Lập kế hoạch chất lượng cho phép định hướng phát triển chất lượng chung trong doanh nghiệp, khai thác sử dụng hiệu quả các nguồn lực, giảm chi phí liên quan,... Tuy nhiên, trong một số trường hợp, quản lý chất lượng chặt chẽ có thể phát sinh tăng chi phí hoặc điều chỉnh lại kế hoạch tiến độ thời gian.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 5 Trang 3

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

Để lập kế hoạch chất lượng dự án cần những yếu tố đầu vào sau đây:

- Chính sách chất lượng của doanh nghiệp (Ban quản lý dự án có trách nhiệm

thực hiện chính sách chất lượng của chủ đầu tư).

- Phạm vi dự án. - Các tiêu chuẩn và quy định trong lĩnh vực chuyên môn có ảnh hưởng đến chất lượng dự án (các yêu cầu về chất lượng, các phương pháp đảm bảo chất lượng trong quá trình thiết kế, thi công).

Kế hoạch chất lượng cho biết nhóm quản lý dự án sẽ thực hiện chính sách chất lượng như thế nào. Nó cũng là cơ sở để lập các loại kế hoạch khác và chỉ rõ phương thức kiểm soát, đảm bảo và cải tiến chất lượng dự án.

Nội dung cơ bản của công tác lập kế hoạch chất lượng dự án gồm:

- Xây dựng chương trình, chiến lược, chính sách và kế hoạch hóa chất lượng. - Xây dựng những yêu cầu chất lượng phảo đạt tới trong từng thời kỳ, từng

giai đoạn của quá trình thực hiện dự án.

- Phân tích tác động của các nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng dự án, chỉ ra phương hướng kế hoạch cụ thể, xây dựng các biện pháp để thực hiện thành công kế hoạch chất lượng.

5.2.2. Đảm bảo chất lượng dự án (QA: Quality assurance)

Đảm bảo chất lượng dự án là tất cả các hoạt động có kế hoạch và hệ thống được thực hiện trong phạm vi hệ thống chất lượng nhằm đảm bảo dự án sẽ thỏa mãn các tiêu chuẩn chất lượng tương ứng. Đảm bảo chất lượng là đảm bảo lòng tin với khách hàng. Để khách hàng có lòng tin thì phải xây dựng, củng cố các bằng chứng, chứng cứ kể cả các tài liệu, hồ sơ để chứng minh rằng các hoạt động đang được kiểm soát. Để tạo được lòng tin khách hàng không chỉ dừng lại ở việc kiểm tra chất lượng sản phẩm (KCS) là đủ mà đòi hỏi phải kiểm soát tất cả quá trình hoạt động sản xuất, phải có quan điểm phòng ngừa các sai lỗi hơn là phát hiện ra các lỗi sai.

Đảm bảo chất lượng là việc đánh giá thường xuyên tình hình hoàn thiện để đảm bảo dự án sẽ thỏa mãn các tiêu chuẩn chất lượng đã định. Đảm bảo chất lượng dự án đòi hỏi dự án phải được xây dựng theo những hướng dẫn quy định tiến hành theo các quy trình được duyệt, trên cơ sở những tính toán khoa học, theo lịch trình, tiến độ kế hoạch...

Quản trị dự án đầu tư - Bài 5 Trang 4

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

5.2.3. Kiểm soát chất lượng dự án (QC: Quality control)

Kiểm soát chất lượng dự án là một phần của quản lý chất lượng, tập trung vào việc thực hiện các yêu cầu chất lượng. Kiểm soát chất lượng có liên quan đến kỹ thuật tác nghiệp và các hoạt động được áp dụng để thực hiện các yêu cầu về chất lượng đã quy định.

Kiểm soát chất lượng là việc giám sát các kết quả cụ thể của dự án để xác định xem chúng đã tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng hay chưa và tìm các biện pháp để loại bỏ những nguyên nhân không hoàn thiện. Xây dựng hệ thống kiểm soát chất lượng là rất cần thiết vì nó tạo ra một hệ thống chính thức trong cơ cấu dự án để đảm bảo đáp ứng liên tục nhu cầu của khách hàng. Đối với nhà thầu, xây dựng hệ thống kiểm soát chất lượng sẽ giúp tránh được những rủi ro kiện tụng, khiếu nại về sơ suất chuyên môn, trên cơ sở đó có thể khẳng định mình đã đảm bảo đúng tiến độ, thực hiện các biện pháp quản lý chất lượng theo yêu cầu. Đối với một số dự án đòi hỏi kỹ thuật phức tạp như vũ trụ, quốc phòng, mua sắm công, hệ thống kiểm soát chất lượng là một yêu cầu tiên quyết để có thể hoạt động trong lĩnh vực này. Người thực hiện nhiệm vụ kiểm soát chất lượng thường có liên quan đến các hoạt động:

- Kiểm tra và thử nghiệm nguyên liệu, vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm để đánh giá xem chúng có đáp ứng được các chuẩn mực, quy định và yêu cầu đã đặt ra và cam kết.

- Sử dụng các thiết bị chuyên dùng hoặc kinh nghiệm (cảm quan) để kiểm tra. - Kết luật đạt/không đạt sau kiểm tra.

Kiểm soát chất lượng được thực hiện trong suốt quá trình thực hiện dự án. Một trong những nét đặc biệt của công tác kiểm soát chất lượng là sử dụng rất nhiều kiến thức thống kê. Do vậy, nhóm kiểm soát chất lượng phải có kiến thức về quản lý chất lượng bằng phương pháp thống kê, đặc biệt phương pháp lấy mẫu và xác suất để giúp họ dễ dàng đánh giá kết quả giám sát chất lượng.

Quản lý chất lượng dự án có thể được xem xét theo quá trình đầu tư, từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư đến thực hiện đầu tư và vận hành kết quả đầu tư. Mỗi giai đoạn có yêu cầu quản lý chất lượng khác nhau. Đôi với các dự án đầu tư xây dựng, nội dung quản lý chất lượng có thể bao gồm những nội dung chính sau:

- Giai đoạn chuẩn bị đầu tư: quản lý chất lượng nghiên cứu khả thi. - Giai đoạn thực hiện đầu tư: quản lý chất lượng khảo sát thiết kế, quản lý chất lượng trong giai đoạn thi công. Quản lý chất lượng trong giai đoạn thi công bao gồm: quản lý chất lượng do nhà thầu tự tổ chức, giám sát thi công của chủ đầu tư hoặc tổ chức tư vấn giám sát, giám sát quyền tác giả.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 5 Trang 5

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

- Giai đoạn vận hành kết quả đầu tư: quản lý chất lượng trong bảo hành công

trình, quản lý chất lượng trong bảo trì công trình.

Công tác quản lý chất lượng giai đoạn thi công xây lắp chủ yếu thông qua công tác nghiệm thu 3 bước: Nghiệm thu công việc, nghiệm thu giai đoạn, nghiệm thu hoàn thành để đưa công trình vào khai thác sử dụng, với sự tham gia của các bên và những nội dung chính.

5.3. CHI PHÍ LÀM CHẤT LƯỢNG

Để đạt được chất lượng cần có chi phí. Chi phí ở đây chính là những khoản đầu tư để sản phẩm và dịch vụ phù hợp được với yêu cầu của khách hàng hay là giá phải trả để sản phẩm hoặc dịch vụ đạt yêu cầu chất lượng của người tiêu dùng. Do vậy, chi phí làm chất lượng là một yếu tố khách quan. Tuy nhiên, trong quá trình quản lý, phải nhận diện rõ các khoản mục chi phí, xác định các khoản chi hợp lý và không hợp lý, trên cơ sở đó, tiết kiệm những khoản chi phí không cần thiết, không làm tăng chất lượng của sản phẩm và dịch vụ. Chi phí làm chất lượng có nhiều nội dung, có thể chia thành mấy nhóm chính sau:

5.3.1. Tổn thất nội bộ

Tổn thất nội bộ là những chi phí (thiệt hại) phát sinh trong quá trình sản xuất sản phẩm và dịch vụ (được khách hàng chấp nhận) trước khi sản phẩm rời khỏi tầm kiểm soát của đơn vị. Tổn thất nội bộ bao gồm:

- Thiệt hại sản lượng do phế phẩm. - Chi phí sửa chữa khắc phục sản phẩm. - Chi phí đánh giá sai sót và phế phẩm. - Chi phí cho hoạt động hiệu chỉnh những thất bại đó.

Đối với khoản chi phí do thiệt hại sản lượng, có thể tính như sau:

Gọi di là tỷ lệ sản phẩm hỏng bình quân của hoạt động i trong dây chuyền sản xuất.

n: là số hoạt động trong dây chuyền

m: là số đơn vị sản phẩm hoàn thành

B là số đơn vị nguyên vật liệu thô bình quân cần thiết lúc bắt đầu vào dây chuyền để

sản xuất m thành phẩm.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 5 Trang 6

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

Đối với khoản mục chi phí sửa chữa. Khi một sản phẩm hoặc một lô sản phẩm bị làm hỏng thì có thể phải sửa chữa lại. Xác định chi phí như sau. Gọi Pj là xác xuất lô sản phẩm j bị lỗi và được sửa.

Qj kích cỡ lô sản phẩm j

Nj: số lô không bị lỗi trong ngày

Mj: số đơn vị sản phẩm j trải qua một giai đoạn chế biến lại nào đó (cả chế biến lần đầu và chế biến lại) mỗi ngày.

Ta có

5.3.2. Tổn thất bên ngoài

Tổn thất bên ngoài là toàn bộ những chi phí phát sinh do chất lượng không đạt yêu

cầu khi sản phẩm đã bán ra ngoài đơn vị. Về nội dung, tổn thất này bao gồm:

- Thiệt hại thị phần và lợi nhuận tiềm năng (do uy tín bị giảm) - Chi phí bồi thường, chi phí kiện tụng. - Chi phí đánh giá sự khiếu nại của khách hàng. - Chi phí kiểm tra chất lượng nơi khách hàng yêu cầu. - Chi phí bảo hành (chi phí theo nghĩa vụ pháp lý của hợp đồng) gồm chi phí

sửa chữa, thay thế hoặc hoàn thiện sản phẩm.

Xem xét khoản mục chi phí bảo hành trong mối quan hệ với các giai đoạn phát hiện và sửa chữa lỗi thể hiện như Sơ đồ 5.1. Nếu lỗi được phát hiện sớm, khi còn trong quá trình sản xuất sản phẩm thì chi phí tương đối nhỏ. Nếu sản phẩm đã đến tay khách hàng thì chi phí thường rất lớn vì nó bao gồm nhiều khoản chi như: tiền đi lại đến chỗ khách hàng, chi phí ăn ở cho nhân viên đi sửa chữa, chi phí thay thế...

Quản trị dự án đầu tư - Bài 5 Trang 7

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

Sơ đồ 5.1. Quan hệ giữa chi phí và thời điểm phát hiện lỗi chất lượng

5.3.3. Chi phí ngăn ngừa

Chi phí ngăn ngừa là toàn bộ chi phí để ngăn chặn việc tạo ra các sản phẩm kém hoặc không có chất lượng, là những chi phí trực tiếp hướng tới việc đáp ứng nhu cầu khách hàng. Nội dung chi phí ngăn ngừa bao gồm: Chi phí soát lại thiết kế, chi phí đánh lại nguồn cung ứng, số lượng nguyên vật liệu của mỗi hợp đồng lớn, chi phí kho bảo quản nguyên liệu, chi phí đào tạo lao động, tập huấn công tác chất lượng, chi phí lập kế hoạch chất lượng, chi phí lập kế hoạch chất lượng, chi phí bảo dưỡng hệ thống quản lý chất lượng...

5.3.4. Chi phí thẩm định, đánh giá, kiểm tra chất lượng

Chi phí thẩm định kiểm tra là các khoản chi phí như chi phí đánh giá sản phẩm hay quá trình công nghệ, thẩm định kiểm tra sản phẩm nhằm xác định mức độ phù hợp của chất lượng với nhu cầu của khách hàng. Nội dung của khoản mục chi phí này bao gồm chi phí xây dựng của quy trình đánh giá kiểm tra chất lượng, chi phí cho hoạt động kiểm tra chất lượng sản phẩm trong sản xuất, chi phí kiểm tra các nhà cung ứng, chi phí phân tích các báo cáo chất lượng, chi phí kiểm tra dịch vụ bảo hành, sửa chữa...

Bốn khoản mục chi phí: tổn thất bên trong, tổn thất bên ngoài, chi phí ngăn ngừa và chi phí thẩm định tạo thành tổng chi phí chất lượng của mỗi đơn vị. Tuy nhiên, theo sự thay đổi của thời gian, chi phí ngăn ngừa có thể tăng lên, tỷ lệ nghịch với chi phí tổn thất bên ngoài và bên trong, do đó, khoản mục tiết kiệm được sẽ ngày càng gia tăng.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 5 Trang 8

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

Có thể chia chi phí làm chất lượng thành hai nhóm khoản mục, nhóm thứ nhất gồm chi phí bên trong và chi phí bên ngoài, nhóm thứ hai là chi phí ngăn ngừa và chi phí thẩm định, kiểm tra. Hai nhóm chi phí này nếu nghiên cứu trong mối quan hệ với hai loại sản phẩm tốt và hỏng, người ta thấy rằng: khi sản phẩm tốt, chi phí bên ngoài và bên trong của chất lượng thường rất nhỏ (có khi bằng 0), nhưng sản phẩm càng kém chất lượng thì khoản chi phí này rất lớn. Sản phẩm càng tốt, chi phí này sẽ giảm. Chi phí ngăn ngừa và thẩm định sẽ tăng lên tỷ lệ thuận với chất lượng sản phẩm, nghĩa là, sản phẩm càng tốt chi phí ngăn ngừa và thẩm định càng cao. Giả định chi phí ngăn ngừa bằng 0 nếu sản phẩm có chất lượng rất kém. Từ phân tích trên, có thể biểu diễn trên đồ thì mối quan hệ giữa hai nhóm chi phí với tình hình chất lượng sản phẩm như hình 5.6

Sơ đồ 5.2. Quan hệ giữa chi phí làm chất lượng với chất lượng sản phẩm

5.4. CÁC CÔNG CỤ QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG DỰ ÁN

Quản lý chất lượng là phương pháp ứng dụng rất nhiều kỹ thuật thống kê để thu thập, xử lý, phân tích số liệu, phục vụ việc lập kế hoạch, phân tích đánh giá quá trình thực hiện và kiểm tra giám sát quá trình quản lý chất lượng . Bảng 5.1. dưới đây trình bày một số phương pháp thống kê và những phương pháp khác thường áp dụng trong quản lý chất lượng nói chung và chất lượng dự án nói riêng.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 5 Trang 9

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

5.4.1. Lưu đồ hay biểu đồ quá trình

Lưu đồ quá trình là phương pháp thể hiện quá trình thực hiện các công việc và toàn bộ dự án, là cơ sở để phân tích đánh giá quá trình và các nhân tố tác động đến chất lượng công việc và dự án.

Lưu đồ nhằm chia nhỏ tiến trình công việc để mọi người có thể thấy tiến hành công việc ra sao và ai (bộ phận nào) làm. Lưu đồ tiến trình được trình bày theo dạng hàng và cột, cho biết phải làm gì trong công việc và ai chịu trách nhiệm công việc đó.

Sơ đồ 5.3. Kiểm soát chất lượng bằng thống kê (Statistical Quality Control – SQC)

Lưu đồ quá trình tài liệu hóa một cách rõ ràng các hành động cần tiến hành, giúp xác định các điểm thu thập các số liệu quan trọng, giúp xác định các điểm yếu, cho phép nhận biết công việc hay hoạt động nào thừa có thể loại bỏ, hoạt động nào cần sửa đổi, cải tiến hoàn thiện, là cơ sở để xác định vị trí vai trò của mỗi thành viên tham gia trong quá trình quản lý chất lượng gồm nhà cung ứng, khác hàng, nhà thầu...

Xây dựng lưu đồ quá trình cần đảm bảo nguyên tắc sau đây:

Quản trị dự án đầu tư - Bài 5 Trang 10

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

- Huy động mọi người có liên quan vào việc thiết lập lưu đồ như các thành viên trong ban quản lý dự án, các nhà cung ứng, khách hàng, người giám sát...

- Mọi dữ liệu thông tin hiện có phải thông báo cho mọi người. - Phải bố trí đủ thời gian để xây dựng lưu đồ.

Một lưu đồ quá trình chung có dạng như hình 5.8. sau đây

Sơ đồ 5.4. Lưu đồ quá trình quản lý chất lượng dự án

Trong mỗi giai đoạn có yêu cầu quản lý chất lượng khác nhau. Đối với sự án xây dựng lưu đồ theo các giai đoạn của chu trình dự án là rất cần thiết để kiểm soát, quản lý chất lượng. Chất lượng dự án được hình thành và được quản lý từ khâu thiết kế, lập dự án (nghiên cứu khả thi, thẩm định dự án, quyết định đầu tư...) đến khâu thực hiện dự án (tổ chức đấu thầu, thi công, mua sắm...) và cuối cùng là giai đoạn kết thúc dự án (giải quyết những vấn đề hậu dự án, thanh quyết toán tài chính, phân bố lại nguồn lực)... Quản lý chất lượng trong quá trình thiết kế , lập dự án là nhằm thỏa mãn yêu cầu của khách hàng và các mục tiêu của dự án. Chất lượng trong giai đoạn này được nhờ thực hiện tốt hàng loạt các biện pháp như lựa chọn được các nhà tư vấn lập dự án có kinh nghiệm và trình độ, kiểm tra chặt chẽ các giai đoạn của quá trình lập dự án, sử dụng hợp lý các tiêu chuẩn định mức kinh tế kỹ thuật... Quản lý chất lượng trong giai đoạn thực hiện dự án bao gồm các công việc như quản lý tiến độ thi công, giám sát việc cung cấp máy móc thiết bị, các nguyên liệu đầu vào theo đúng những tiêu chuẩn thiết kế được duyệt, quản lý theo dõi việc tuân thủ các định mức kinh tế kỹ thuật.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 5 Trang 11

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

5.4.2. Biểu đồ hình xương cá (biều đồ nhân quả)

Biều đồ nhân quả là loại biểu đồ chỉ ra các nguyên nhân ảnh hưởng đến một kết quả nào đó. Biểu đồ nhân quả (CED) là một phương pháp nhằm tìm ra nguyên nhân làm cho hàng kém chất lượng, từ đó thực hiện hành động để đảm bảo chất lượng. Đây là một công cụ hữu hiệu giúp phát hiện tối đa nguyên nhân có liên quan tới một hiện tượng nào đó, tới phế phẩm và đặc trưng chất lượng, đồng thời giúp nắm được toàn cảnh mối quan hệ một cách có hệ thống. Trong công tác quản lý chất lượng, biểu đồ nhân quả có tác dụng liệt kê những nguyên nhân ảnh hưởng đến chất lượng, xác định nguyên nhân nào cần được xử lý trước...

Về phương pháp xây dựng, cần thực hiện một số bước sau:

- Bước (1) lựa chọn một tiêu chuẩn chất lượng cần phân tích (nhân tố kết quả) và

trình bày bằng một mũi tên.

- Bước (2) liệt kê toàn bộ những nguyên nhân chủ yếu ảnh hưởng đến chỉ tiêu phân tích. Trong quản lý chất lượng có nhiều nguyên nhân ảnh hưởng đến sự biến động chất lượng, nhưng chủ yếu có thể chia ra thành 6 nhóm gồm: yếu tố con người, máy móc, nguyên vật liệu, phương pháp tiến hành, biện pháp đo lường, nhân tố môi trường.

- Bước (3) tìm những nguyên nhân ảnh hưởng đến từng nhân tố trong 4 nhân tố trên, sau đó xem nhân tố mới lại là kết quả và xác định quan hệ nhân quả cho nhân tố mới, cứ thế tiếp tục cho các quan hệ ở cấp thấp hơn.

Một số lưu ý khi vẽ biểu đồ nhân quả:

- Trước tiên, chọn xương sống rồi đặt các xương dăm vào các xương nhánh nhỏ. - Miêu tả một cách chi tiết sự thay đổi điều kiện vận hành lên các xương dăm, đây chính là nguyên nhân của các đặc trưng trung gian (Ví dụ, có một vài xương dăm miêu tả chi tiết sự thay đổi điện áp mà sự thay đổi này chính là một đặc trưng trung gian).

- Bắt đầu điều tra từ hạng mục (xương dăm) quan trọng. Do vậy, nên sử dụng

biểu đồ nhân quả (CED) và biểu đồ Pareto.

- Ưu tiên điều tra nguyên nhân trong công ty trước nguyên nhân ngoài công ty.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 5 Trang 12

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

Một sơ đồ nhân quả điển hình thể hiện như hình 5.5.

Sơ đồ 5.5. Sơ đồ nhân quả để phân tích chỉ tiêu chất lượng

5.4.3. Biểu đồ Parento

Biểu đồ parento là biểu đồ hình cột thể hiện bằng hình ảnh những nguyên nhân kém chất lượng, phản ánh những yếu tố làm cho chất lượng dự án không đạt yêu cầu trong một thời kỳ nhất định. Về cấu trúc, trục ngang của biểu đồ phản ánh nguyên nhân, trục dọc trình bày tỷ lê phần trăm của nguyên nhân kém chất lượng. Chiều cao của các cột giảm dần phù hợp trật tự giảm dần tầm quan trọng của các nguyên nhân.

Các bước lập biểu đồ Parento:

a. Điều tra tình trạng phế phẩm như sau

o Kiểm tra phế phẩm theo nguyên nhân. o Kiểm tra phế phẩm theo hiện tượng hoặc theo kết quả. o Kiểm tra phế phẩm theo thứ tự thời gian xuất hiện. o Kiểm tra phế phẩm theo quy trình. o Kiểm tra phế phẩm theo thời gian. b. Chọn tiêu chuẩn quan tâm trong các yếu tố dưới đây

o Lượng tiền. o Số bất thường của lỗi. o Tỷ lệ phế phẩm. o Nhân sự. o Biện pháp giác quan..

c. Đặt đơn vị ở trục tung bên trái và đặt % ở trục tung bên phải. d. Đặt các yếu tố lên trục hoành theo thứ tự về số lượng bắt đầu từ yếu tố có lượng

nhiều nhất. Sau đó vẽ các cột và đường % lũy tiến.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 5 Trang 13

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

Ví dụ, nguyên nhân kém chất lượng của một sản phẩm và biểu đồ Parento được thể hiện qua bảng 5.1. và hình 5.6. Thông qua biểu đồ có thể thấy được tất cả các loại lỗi làm chất lượng kém, thứ tự lỗi như thế nào, tổng số lỗi sẽ giảm đi bao nhiêu nếu một lỗi nào đó giảm, tình trạng lỗi thay đổi thế nào hoặc thứ tự lỗi sẽ thay đổi thế nào nhờ các hành động hoặc cải tiến.

Bảng 5.1. Các nguyên nhân kém chất lượng của sản phẩm G

Nguyên nhân Số sản phẩm điều tra Tỷ lệ % % tích lũy

Do yếu tố con người 14 35 35

Do nguyên liệu kém 10 25 60

Do lỗi của máy móc thiết bị 8 20 80

Do phương pháp 5 12.5 92.5

Yếu tố khác 3 7.5 100

Tổng số 41 100

Quản trị dự án đầu tư - Bài 5 Trang 14

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

Sơ đồ 5.6. Biểu đồ Parento phản ánh nguyên nhân kém chất lượng

5.4.4. Biểu đồ kiểm soát thực hiện

Biểu đồ kiểm soát là một biểu đồ với các đường giới hạn đã được tính toán bằng

cách thống kê và nó là một hình thức của phương pháp thống kê.

Biểu đồ kiểm soát thực hiện là phương pháp đồ họa theo thời gian về kết quả của một quá trình thực hiện công việc, là sự kết hợp giữa đồ thị và các đường giới hạn kiểm soát để xác định xem một quá trình có nằm trong tầm kiểm soát hay không, trên cơ sở đó, xây dựng các biện pháp điều chỉnh. Biểu đồ thường dùng để giám sát các hoạt động có tính chất lặp, giám sát các biến động về chi phí và tiến độ thời gian.

Có hai loại biểu đồ kiểm soát là biểu đồ kiểm soát định tính và biểu đồ kiểm soát định lượng. Biểu đồ kiểm soát định tính thể hiện các đặc tính chất lượng có giá trị rời rạc, ví dụ, tỉ lệ % phế phẩm, khuyết tật,... Biểu đồ kiểm soát định lượng biểu hiện các giá trị liên tục, số liệu có thể đo lường được, ví dụ, thể tích, đường kính hoặc khối lượng sản phẩm.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 5 Trang 15

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

Bảng 5.2. Các loại biểu đồ

Đặc tính giá trị Loại biểu đồ

Giá trị liên tục (đo được) Biểu đồ kiểm soát dạng biến số

Biểu đồ giá trị trung bình và độ rộng

Biểu đồ giá trị trung bình và độ lệch chuẩn

Biểu đồ X

Giá trị rời rạc (đếm được) Biểu đồ kiểm soát dạng thuộc tính

Biểu đồ pn (số sản phẩm sai sót)

Biểu đồ p (tỷ lệ sản phẩm sai sót)

Biểu đồ c (số sai sót)

Cách đánh giá và sử dụng Biểu đồ kiểm soát

- Quan sát sự phân bố chứ không phải vị trí các điểm của biểu đồ kiểm soát. - Khi các điểm nằm trong vùng giới hạn thì không phải quá lo lắng về sự di chuyển

của các điểm.

- Khi các điểm nằm ngoài vùng giới hạn thì chắc chắn quy trình đang không được kiểm soát. Khi một điểm nằm trên đường kiểm soát thì quy trình cũng đã đang không được kiểm soát.

- Khi các điểm ở trong các trường hợp sau, thì nên kiểm soát quy trình

a. 25 điểm liên tiếp nằm trong vùng giới hạn. b. Một trong số 35 điểm liên tiếp nằm ngoài vùng giới hạn. c. Hai trong số 100 điểm liên tiếp nằm ngoài vùng giới hạn.

- Khi 7 điểm liên tiếp nằm về một phía của CL thì quy trình có thể đang trong tình trạng bất thường. Các điểm liên tiếp nằm về một phía của CL gọi là dãy.

- Quy trình là bất thường khi dãy xuất hiện như sau:

a. Dãy 10 điểm trong số 11 điểm liên tiếp. b. Dãy 12 điểm trong số 14 điểm liên tiếp. c. Dãy 14 điểm trong số 17 điểm liên tiếp. d. Dãy 16 điểm trong số 20 điểm liên tiếp.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 5 Trang 16

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

- Sự bất thường của quy trình có thể xảy ra khi các điểm nằm theo xu hướng đi

lên hoặc đi xuống.

- Khi hơn nửa số điểm nằm ngoài vùng giới hạn hoặc hầu hết các điểm nằm trong phần nửa giữa CL và U/L CL, thì biểu đồ kiểm soát bị sai trong quá trình phân nhóm dữ liệu hoặc trong lúc phân tầng.

- Kiểm tra biểu đồ kiểm soát R – trước trong trường hợp của biểu đồ kiểm soát

X-R.

5.4.5. Biều đồ phân bố mật độ

Là một công cụ quan trọng để tổng hợp, phân tích và thể hiện số liệu thống kê. Số liệu thống kê thu thập được thường rất nhiều, chưa cho thấy tính quy luật của hiện tượng nghiên cứu. Do vậy, cần phải tiến hành phân loại chúng. Biểu đồ phân bố mật độ là một phương pháp phân loại, biểu diễn số liệu theo nhóm. Nhìn vào biểu đồ dễ nhận thấy hình dạng của tập hợp số liệu, cho phép đánh giá số liệu theo những tiêu chuẩn xác định. Biểu đồ phân bố mật độ có ba đặc điểm quan trọng liên quan đến tâm điểm, độ dốc và độ rộng. Thông thường biến động của tập hợp số liệu theo một hình dạng nhất định nào đó. Những khác biệt nhiều với hình mẫu chung là sự không bình thường. Công tác quản lý chất lượng cần tìm ra nguyên nhân và có giải pháp để điều chỉnh kịp thời. Để xây dựng biểu đồ phân bố mật độ cần đi theo một số bước sau:

- Thu thập các số liệu thống kê liên quan đến chỉ tiêu chất lượng cần nghiên cứu - Xác định khoảng rộng số liệu (giá trị lớn nhất và nhỏ nhất), phân tổ tổng thể thống kê thành một số tổ nhất định, khoảng cách tổ tùy thuộc và mục đích nghiên cứu, có thể nhiều hoặc ít tổ nhưng không nên quá nhiều và quá ít tổ.

- Xác định tần số xuất hiện các giá trị của tổ. - Vẽ biểu đồ phân bố mật độ với trục hoành ghi các giá trị số liệu, cột dọc thể hiện

tần số xuất hiện.

Chúc Anh/Chị học tập tốt!

Quản trị dự án đầu tư - Bài 5 Trang 17

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

TÀI LIỆU HỌC TẬP

Tài liệu bắt buộc:

 Giáo trình “Quản trị dự án” của Viện Đại học Mở Hà Nội – NXB Thông tin

và Truyền thông, năm 2012.

Tài liệu tham khảo:

 Từ Quang Dương (2008), Giáo trình Quản trị dự án, NXB Đại học Kinh tế

quốc dân.

 Bùi Tường Trí (1997), Phân tích định lượng trong quản trị, NXB Thống kê.

 John S. Oakland (1994), Quản lý chất lượng đồng bộ, NXB Thống kê.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 5 Trang 18

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

BÀI 6: QUẢN LÝ RỦI RO DỰ ÁN

MỤC TIÊU CỦA BÀI HỌC

Giới thiệu các nội dung: khái niệm, phân loại rủi ro; quy trình đánh giá rủi ro và các

phương pháp định tính và định lượng đo lường rủi ro.

 Giới thiệu cho học viên rủi ro là già và các cách phân loại rủi ro hiện nay,

đặc biệt là rủi ro dự án.

 Cung cấp cho học viên những kiến thức về quản trị rủi ro dự án, bao gồm việc nhận diện rủi ro, đánh giá mức độ rủi ro và xây dựng các biện pháp phòng và chống rủi ro.

 Giúp học viên hỏi được các phương pháp định tính và định lượng cơ bản để

đo lường rủi ro.

6.1. KHÁI NIỆM VÀ PHÂN LOẠI VỀ RỦI RO

6.1.1. Khái niệm rủi ro

Trước tiên, chúng ta phải hiểu được khái niệm rủi ro. Đứng trên các góc độ tiếp cận

khác nhau thì rủi ro được hiểu theo các nghĩa khác nhau.

Theo trường phái tiêu cực, rủi ro là những thiệt hại, mất mát, nguy hiểm hoặc các yếu tố liên quan đến nguy hiểm, khó khăn, hoặc điều không chắc chắn có thể xayr a cho con người. Rủi ro được coi là sự không may mắn, sự tổn thất, mất mát, nguy hiểm,... Rủi ro là điều không lành, không tốt, bất ngờ xảy ra. Rủi ro là những bất trắc ngoài ý muốn xảy ra trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, tác động xấu đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.

Theo trường phái trung hòa, rủi ro là sự bất trắc liên quan đến việc xuất hiện những biến cố không mong đợi có thể đo lường được, là giá trị và kết quả mà hiện thời chưa biết đến,...

Rủi ro dự án là tổng hợp những yếu tố ngẫu nhiên (bất trắc) có thể đô lường bằng xác

suất, là những bất trắc gây nên các mất mát thiệt hại.

Rủi ro trong quản lý dự án là một đại lượng có thể đô lường. Trên cơ sở tần suất xuất hiện lặp một hiện tượng trong quá khứ, có thể giả định nó lại xuất hiện tương tự trong

Quản trị dự án đầu tư - Bài 6 Trang 1

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

tương lai. Trong quản lý dự án, một hiện tượng được xem là rủi ro nếu có thể xác định được xác suất xuất hiện của nó. Trong trường hợp đó, rủi ro có xu hướng được bảo hiểm và có thể được lượng hóa như sau:

Rủi ro = xác suất xuất hiện x mức thua thiệt/kết quả

Cần phân biệt hai phạm trù: rủi ro và bất trắc. Bất trắc phản ánh tình huống, trong đó không thể biết được xác xuất của sự kiện. Như vậy, khái niệm bất trắc chứa đựng yếu tố chưa biết nhiều hơn khái niệm rủi ro. Rủi ro có thể định lượng, đánh giá được về thống kê và số liệu tin cậy. Còn bất trắc là không có khả năng định lượng, không đánh giá được và ý kiến không chính thức.

Nguyên nhân của rủi ro có rất nhiều. Nhận rõ các nguyên nhân rủi ro, tìm ra các biện pháp ứng phó kịp thời sẽ có tác dụng làm giảm mức độ rủi ro. Trong quản lý dự án, công tác lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, chỉ đạo và giám sát dự án phải đảm bảo nhận biết chính xác những nguyên nhân rủi ro tiềm tàng, giữ một mức độ an toàn nhất định sẽ làm giảm rủi ro đầu tư.

6.1.2. Phân loại rủi ro

Rủi ro được phân thành nhiều loại. Dưới đây là những cặp rủi ro, đối lập nhau và hỗ

trợ nhau. Rủi ro thuần túy và rủi ro theo suy tính (Pure risk & speculative risk)

Rủi ro thuần túy là loại rủi ro mà nếu nó xảy ra sẽ dẫn đến kết quả tổn thất về kinh

tế. Loại rủi ro này có đặc điểm sau:

Rủi ro thuần túy nếu xảy ra thường đưa đến kết quả mất mát hoặc tổn thất. Ví dụ, rủi ro hỏa hoạn sẽ làm mất mát một tài sản nhưng nếu không bị hỏa hoạn sẽ không bị thiệt hại. Thứ hai, rủi ro thuần túy là loại rủi ro liên quan đến việc phá hủy tài sản (nếu hỏa hoạn thì tòa nhà bị phá hủy). Thứ ba, biện pháp đối phó với rủi ro này là bảo hiểm.

Rủi ro suy tính là loại rủi ro do ảnh hưởng của những nguyên nhân khó dự đoán, phạm vi ảnh hưởng rất rộng lớn. Rủi ro suy tính là loại rủi ro thường xảy ra trong thực tế. Ví dụ, rủi ro thay đổi giá cả, mức thuế không ổn định, tình hình chính trị không ổn định. Tăng giá có thể mang lại nhiều lợi nhuận cho người có tồn kho nhiều và giảm giá làm họ thua thiệt hơn.

Đặc điểm các của rủi ro này là không được bảo hiểm nhưng có thể đối phó bằng biện

pháp rào chắn.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 6 Trang 2

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

Phân loại rủi ro theo nguồn gốc rủi ro

Rủi ro do môi trường thiên nhiên: là rủi ro do lũ lụt, động đất, sóng thần...thường

gây hại to lớn về người và của, gây thiệt hại nặng nề cho doanh nghiệp.

Rủi ro do môi trường văn hóa: do sự thiếu hiểu biết về phong tục, tập quán, tín ngưỡng, lối sống, nghệ thuật, đạo đức,...của dân tộc khác từ đó có các hành xử không phù hợp, gây thiệt hạ, mất mát, mất cơ hội kinh doanh.

Rủi ro do môi trường xã hội: sự thay đổi các chuẩn mực giá trị, hành vi của con

người, cấu trúc xã hội, các định chế...là nguồn rủi ro quan trọng.

Rủi ro do môi trường chính trị: môi trường chính trị có ảnh hưởng rất lớn đến bầu không khí kinh doanh. Môi trường chính trị ổn định sẽ giảm thiểu nhiều rủi ro cho các dự án. Doanh nghiệp cần nắm bắt kỹ, có các sách lược thích hợp với môi trường chính trị không chỉ nước mình mà còn ở nước đến thiết lập dự án kinh doanh mới có thể thành công.

Rủi ro do môi trường luật pháp: Xã hội tiến bộ phát triển, các chuẩn mực luât pháp không phù hợp không thay đổi kịp sẽ gây ra nhiều rủi ro. Ngược lại, nếu pháp luật thay đổi quá nhiều, thường xuyên, không ổn định cũng gây ra khó khăn. Các tổ chức kinh doanh không năm vững pháp luật sẽ gặp nhiều rủi ro. Trong kinh doanh quốc tế, môi trường luật pháp phức tạp hơn, chuẩn mực của các nước khác nhau. Nếu chỉ nắm rõ và tuân thủ chuẩn mực luật pháp của mình mà không hiểu luật pháp của đối tác, thì sẽ gặp rủi ro.

Rủi ro do môi trường kinh tế: Môi trường kinh tế thường vận động theo môi trường chính trị. Ảnh hưởng của môi trường kinh tế thế giới đến các nước rất lớn. Các động thái của các chính phủ (siêu cường) có thể ảnh hưởng sâu sắc đến thị trường thế giới, nhưng họ không thể kiểm soát nổi toàn bộ thị trường thế giới.

Rủi ro do môi trường hoạt động của tổ chức: Rủi ro có thể phát sinh ở mọi lĩnh vực: nhân sự, công nghệ, văn hóa tổ chức... Rủi ro trong môi trường hoạt động của tổ chức có thể xuất hiện dưới nhiều dạng: thiếu thông tin, sự cố của máy móc, thiết bị, tai nạn lao động, hoạt động quảng cáo sai sót... Trong hoạt động xuất nhập khẩu, rủi ro có thể xuất hiện trong mọi khâu của quá trình đàm phán, ký kết, thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu.

Rủi ro có thể tính toán được và không tính toán được

Rủi ro có thể tính toán được là loại rủi ro mà tần số xuất hiện của nó có thể tiên

đoán được ở mức độ tin cậy nhất định.

Rủi ro không thể tính toán được là rủi ro mà tấn số xuất hiện của nó quá bất thường

và rất có khó dự đoán được.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 6 Trang 3

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

Rủi ro theo đối tượng

Rủi ro tài sản là khả năng tổn thất về tài sản vật chất, tài sản tài chính hay tài sản vô hình (thương hiệu, uy tín, quyền tác giả...). Nguy cơ của rủi ro là khả năng được hay mất đối với các tài sản vật chất, tài sản tài chính hay tài sản vô hình. Tài sản có thể bị hư hỏng, bị hủy hoại hay tàn phá, mất mát hoặc giảm giá theo nhiều cách khác nhau. Thiệt hại về tài sản có hai loại:

o Thiệt hại tài sản trực tiếp: là những thiệt hại vật chất do nguyên nhân trực tiếp nào đó gây nên. Ví dụ do hỏa hoạn, vỡ hỏng, vật tư kém chất lượng...

o Thiệt hại tài sản gián tiếp: là những thiệt hại do hoạt động của bên thứ

ba gây nên. Ví dụ máy móc hỏng...

Rủi ro trách nhiệm pháp lý: là các tổn thất có thể xảy ra có liên quan đến vấn đề pháp lý như kiện tụng. Nguy cơ rủi ro về trách nhiệm pháp lý là các nguy cơ có thể gây ra các tổn thất về trách nhiệm pháp lý đã được quy định. Thiệt hại trách nhiệm là những thiệt hại do bị phạt liên quan đến trách nhiệm của công ty mà người bị hại kiện thành công. Có 3 loại thiệt hại trách nhiệm chính:

o Thiệt hại do bồi thường tai nạn lao động: chi phí rất lớn cho cả chủ

và người làm công, do vậy cần ngăn ngừa.

o Trách nhiệm đối với sản phẩm sản xuất: ví dụ như sản phẩm kém chất lượng do sai sót trong thiết kế hoặc quá trình thực hiện dự án mà bên dự án phải chịu trách nhiệm pháp lý.

o Trách nhiệm bảo vệ môi trường.

Rủi ro nguồn nhân lực: là rủi ro liên quan đến tính mạng con người của một tổ chức cũng như khách hàng, nhà cung cấp, chủ nợ, cổ đông, người lao động. Nguy cơ rủi ro về nguồn nhân lực là nguy cơ rủi ro có thể gây tổn thương hoặc tử vong cho các nhà quản lý, công nhân viên hay các đối tượng có liên quan đến tổ chức như khách hàng, nhà cung cấp, người cho hay, các cổ đông... Rủi ro về nguồn nhân lực không chỉ liên quan với các thiệt hại về thể xác mà còn cả về tinh thần. Ví dụ, những bất ổn về kinh tế cũng là những tổn thất phổ biến như thất nghiệp hay về hưu.

Rủi ro có thể bảo hiểm và rủi ro không thể bảo hiểm

Rủi ro không thể bảo hiểm: bao gồm rủi ro cờ bạc và suy tính. Cờ bạc tạo ra rủi ro mà không tồn tại trước đó, trong khi, bảo hiểm có tác dụng làm giảm rủi ro. Cá cược là một loại rủi ro theo suy tính (khi nó bao hàm khả năng được mất) nhưng cũng có nét khác

Quản trị dự án đầu tư - Bài 6 Trang 4

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

nhau. Các loại rủi ro theo suy tính khác sẽ đưa đến kết cục tất cả đều thắng hoặc tất cả đều thua. Rủi ro có bảo hiểm: là những rủi ro nếu xảy ra có thể dẫn đến các thiệt hại. Đặc điểm của rủi ro có thể bảo hiểm như sau:

o Khả năng thiệt hại của một tập hợp các đơn vị tương tự nhau. Trên cơ

sở này tính toán chính xác mức phí.

o Thiệt hại có tính ngẫu nhiên. o Không phải thiệt hại do tự tạo ra. o Không phải do hiện tượng hao mòn vật chất tự nhiên trong quá trình

sử dụng.

o Thiệt hại phải được định dạng, có thể đo lường và đủ để tạo ra những

khó khăn kinh tế.

o Thiệt hại được bảo hiểm phải xác định rõ nguyên nhân. o Phải có khả năng đo lường mức độ thiệt hại. o Thiệt hại phải đủ tạo ra những khó khăn kinh tế. o Xác xuất thiệt hại thảm họa thấp.

Rủi ro nội sinh và rủi ro ngoại sinh

Rủi ro nội sinh là rủi ro do những nguyên nhân nội tại của dự án. Quy mô, phức tạp, tính mới lạ của dự án cùng với các nhân tố như tốc độ thiết kế và xây dựng, hệ thống tổ chức quản lý dự án những nguyên nhân nội sinh.

Rủi ro ngoại sinh là rủi ro do những nguyên nhân bên ngoài gây nên. Những nhân tố rủi ro ngoại sinh thường gặp như lạm phát, thị trường, tính sẵn có của lao động và nguyên liệu, độ bất định về chính trị, do ảnh hưởng của thời tiết.

6.2. CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ RỦI RO

6.2.1. Khái niệm quản lý rủi ro

Quản lý rủi ro dự án là quá trình nhận dạng, phân tích nhân tố rủi ro, đo lường mức độ rủi ro, trên cơ sở đó lựa chọn, triển khai các biện pháp và quản lý các hoạt động nhằm hạn chế và loại trừ rủi ro trong suốt vòng đời dự án. Quản trị rủi ro là quá trình tiếp cận rủi ro một cách khoa học, toàn diện và có hệ thống nhằm nhận dạng, kiểm soát, phòng ngừa và giảm thiểu những tổn thất, mất mát, những ảnh hưởng bất lợi của rủi ro đồng thời tìm cách biến rủi ro thành những cơ hội thành công.

Quản trị rủi ro là việc chủ động kiểm soát các sự kiện trong tương lai dựa trên cơ sở kết quả dự báo trước các sự kiện xảy ra mà không phải là sự phản ứng thụ động. Quản

Quản trị dự án đầu tư - Bài 6 Trang 5

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

lý rủi ro là một quá trình liên tục, được thực hiện trong tất cả các giai đoạn của chu kỳ dự án, kể từ khi mới thành lập cho đến khi kết thúc. Trong suốt vòng đời dự án, nhiều khâu công việc cũng có mức độ rủi ro cao nên cần thiết phải phân chìa thành nhiều giai đoạn để xem xét, phân tích rủi ro, trên cơ sở lựa chọn các giải pháp phù hợp nhằm giảm bớt và loại trừ rủi ro. Quản trị rủi ro là một quá trình bao gồm nhiều nội dung, nhiều khâu công việc. Mỗi khâu công việc có nội dung riêng. Thực hiện tốt công việc này là tiền đề để thực hiện tốt công việc sau. Các khâu công việc tạo nên một chu trình liên tiếp. Quản trị rủi ro là một hệ thống các bước công việc: Nhận diện, phân loại rủi ro; Kiểm soát và tài trợ rủi ro; Phát triển chương trình phòng chống rủi ro; Đo lường mức độ rủi ro.

6.2.2. Chu trình quản lý rủi ro

6.2.2.1. Xác định (nhận dạng) rủi ro

Xác định rủi ro là quá trình phân tích đánh giá, nhận dạng lĩnh vực rủi ro, các loại rủi ro tiềm tàng ảnh hưởng đến dự án. Nhận diện rủi ro không phải công việc chỉ diễn ra một lần mà đây là một quá trình thực hiện thường xuyên trong suốt vòng đời dự án. Giai đoạn chuẩn bị dự án, rủi ro thường xảy ra liện tục tới dữ liệu điều tra phục vụ dự án, thời gian thực hiện quá trình chuẩn bị dự án, căn cứ pháp lý của dự án.... Giai đoạn đầu tư xây dựng, rủi ro có thể do môi trường tự nhiên, thị trường xây dựng, thủ tục hành chính pháp lý trong đầu tư và xây dựng, tổ chức và thực hiện các công việc khảo sát, thực tế, thi công xây dựng công trình,... Giai đoạn vận hành khai thác dự án, rủi ro phức tạp hơn, phát sinh do ảnh hưởng trực tiếp từ các yếu tố thị trường đầu vào, đầu ra, tổ chức quản lý sản xuất, duy trì hoạt động quản lý khai thác dự án trong các năm phân tích hoạt động. Những sai sót ở giai đoạn trước lại là nguyên nhân phát sinh rủi ro ở các giai đoạn sau của dự án. Các công cụ, kỹ thuật nhận dạng rủi ro cũng đa dạng, được sử dụng kết hợp từ các phương pháp phân tích hoạt động, thống kê kinh nghiệm kết hợp dự báo, điều tra...

Những căn cứ chính để xác định rủi ro

Xuất phát từ bản chất sản phẩm dự án. Sản phẩm công nghệ chuẩn hóa ít bị rủi ro hơn sản phẩm cần sự cải tiến đổi mới. Những rủi ro ảnh hưởng đến sản phẩm thường được lượng hóa qua các thông tin liên quan đến tiến độ và chi phí.

Phân tích chu kỳ dự án. Căn cứ vào sơ đồ phân tách công việc, lịch trình thực hiện dự án. Phân tích chi phí đầu tư, nguồn vốn đầu tư. Căn cứ vào thiết bị, nguyên liệu cho dự án.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 6 Trang 6

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

Thông tin lịch sử các dự án tương tự về tình hình bán hàng, nhóm quản

lý dự án.

Các phương pháp nhận dạng rủi ro

Bảng liệt kê: liệt kê tất cả tổn thất tiềm năng có thể xảy ra thông qua các bảng câu

hỏi được thiết kế nhằm:

Nhắc nhà quản tri rủi ro các tổn thất có thể có. Thu thập thông tin diễn ra các tổn thất và mức độ doanh nghiệp gặp phải

các tổn thất tiềm năng đó.

Đúc kết một chương trình bảo hiểm, gồm cả giá, và các tổn thất phải chi

trả.

Một bảng liệt kê có thể bao gồm: các tài sản có thể và các rủi ro có thế.

Phân tích tổn thất: để có những thông tin về những tổn thất có thể có thì nhà quản

trị cần:

Một mạng các nguồn thông tin. Mẫu báo cáo tai nạn lao động và xuýt xảy ra Thông tin của tổn thất được cung cấp qua các báo cáo này có thể dùng

để:

Đánh giá công việc của quản đốc. Xác định hoạt động nào cần điều chỉnh. Xác định các hiểm họa tương ứng với tổn thất. Cung cấp thông tin có thể dùng để động viên công nhân và nhà quản trị

quản lý chú ý nhiều hơn đến việc kiểm soát tổn thất.

Phân tích hiểm họa.

Phân tích tổn thất giúp phát hiện các hiểm họa cần được nghiên cứu kỹ hơn. Tuy nhiên phân tích hiểm họa không thể chỉ giới hạn ở các yếu tố đã gây tai nạn mà phải xác định cả những yếu tố có thể gây ra tai nạn theo kinh nghiệm của các tổ chức khác nhau như bảo hiểm, các đơn vị nhà nước. Các hiểm họa cũng có thể được phát hiện qua các cuộc thanh tra, đánh giá các điều kiện tổng quát về các trang thiết bị, dụng cụ, bộ phận tạp vụ

Phân tích các báo cáo tài chính: bằng cách phân tích bảng tổng kết tài sản, các báo cáo hoạt động kinh doanh và các tài liệu hỗ trợ, các nhà quản trị rủi ro có thể xác định nguy cơ rủi ro của dự án về tài sản, trách nhiệm pháp lý và nguồn nhân lực. Kết hợp các báo cáo này với các dự báo về tài chính và dự toán ngân sách, có thể phát hiện các rủi ro trong tương lai.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 6 Trang 7

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

Phương pháp lưu đồ: để thực hiện phương pháp này cần xây dựng lưu đồ trình bày tất cả các hoạt động sản xuất. Trong lưu đồ có thể phân loại và nhận dạng những rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu và trong từng bộ phận quản lý.

Phân tích hợp đồng: các hợp đồng kinh tế là những tài liệu sẵn có để phân tích, nhận diện nhưng nguy cơ tiềm ẩn rủi ro, Cần xem xét, nghiên cứu kỹ các nội dung hợp đồng, trên cơ sở đó phát hiện những rủi ro có thể có.

Thông thường, hợp đồng bao gồm những thông tin chủ yếu sau:

1) Tên hàng 2) Chất lượng 3) Số lượng 4) Giá cả 5) Giao hàng 6) Thanh toán 7) Bao bì, kỹ mã hiệu 8) Bảo hành 9) Phạt 10) Bảo hiểm 11) Bất khả kháng 12) Khiếu nại 13) Trọng tài 14) Các điều kiện và điều khoản khác.

Nghiên cứu kỹ từng điều khoản hợp đồng, sẽ giúp nhận diện các rủi ro có thể xảy ra

trong tương lai và đề ra biện pháp xử lý.

6.2.2.2. Phân tích và đánh giá mức độ rủi ro

Phân tích và đánh giá mức độ rủi ro bằng phương pháp phân tích định tính và định lượng. Phân tích định tính là việc mô tả tác động của mỗi loại rủi ro và sắp xếp chúng vào từng nhóm mức độ: rui ro cao, trung bình, thấp. Mục đích của phân tích định tính là nhằm đánh giá tổng thể xem rủi ro tác động đến những bộ phận nào và mức độ ảnh hưởng của nó đến từng bộ phận và toàn bộ dự án. Đối với những dự án đơn giản có thể chỉ áp dụng phương pháp định tính để xác định rủi ro. Ngoài ra, cũng có một số dự án không thể áp dụng phương pháp phân tích định lượng thì việc phân tích định tính để xác định rủi ro rất cần thiết.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 6 Trang 8

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

Phân tích định lượng là việc sử dụng phương pháp toán, thống kê và tin học để ước lượng rủi ro về chi phí, thời gian, nguồn lực và mức độ bất định. Một số công cụ thường được sử dụng để lượng hóa rủi ro như phân tích mạng, phân tích xác suất, phương pháp đồ thị, phân tích quan hệ.

Cần kết hợp các phương pháp định tính với phương pháp định lượng trong việc đánh giá mức độ rủi ro dự án. Các phương pháp định lượng được hình thành và phát triển đồng thời với sự phát triển của khoa học công nghệ, với sự hỗ trợ rất quan trọng của toán học, tin học như: lý thuyết về toán xác suất thống kê, dự báo, phân tích, tổ hợp, các chương trình phần mềm ứng dụng... Tùy thuộc vào khả năng áp dụng, điều kiện cụ thể của dự án, dữ liệu dự báo thống kê và tính chất quy mô của dự án để sử dụng các phương pháp định lượng cụ thể như: phân tích các kịch bản để xác định giá trị dự kiến, phân tích độ nhạy, phân tích mô phỏng... Sử dụng các phương pháp định lượng để đánh giá rõ khả năng hiệu quả của dự án trong điều kiện có tác động rủi ro. Đo lường rủi ro sẽ giúp xác định rõ và thấy trước các nguy cơ hoặc cơ hội có thể thành công của dự án.

6.2.2.3. Các phương pháp kiểm soát rủi ro

Kiểm soát rủi ro là việc sử dụng các chiến lược, các chương trình hoạt động, các biện pháp, kỹ thuật, công cụ...để ngăn ngừa, né tránh hoặc giảm thiểu những tổn thất, những ảnh hưởng không mong đợi có thể đến với dự án.

Các biện pháp kiểm soát rủi ro được chia thành các nhóm sau:

- Các biện pháp né tránh rủi ro

- Các biện pháp ngăn ngừa tổn thất

- Các biện pháp giảm thiểu tổn thất

- Các biện pháp chuyển giao rủi ro

- Các biện pháp đa dạng hóa rủi ro

a. Né tránh rủi ro

Né tránh rủi ro là loại bỏ khả năng bị thiệt hại, là việc không chấp nhận dự án có độ rủi ro quá lớn. Né tránh rủi ro là việc né tránh những hoạt động hoặc những nguyên nhân làm phát sinh tổn thất, mất mát có thể có. Biện pháp này được áp dụng trong trường hợp khả năng bị thiệt hại cao và mức độ thiệt hại lớn. Đây là những biện pháp mà qua đó nhà quản lý tìm cách phát hiện những dự án kinh doanh có nguy cơ xảy ra rủi ro cao để doanh nghiệp tránh, không tham gia, nhờ đó không phải chịu rủi ro.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 6 Trang 9

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

Chủ động né tránh từ trước khi rủi ro xảy ra. Né tránh rủi ro có thể được thực hiện ngay từ giai đoạn đầu của chu kỳ dự án. Nếu rủi ro dự án cao thì loại bỏ ngay từ đầu. Né tránh bằng cách loại bỏ những nguyên nhân gây ra rủi ro. Đây là nhóm biện pháp né tránh rủi ro được tiến hành trên cơ sở phải phân tích, xác định những nguyên nhân có thể dẫn đến rủi ro cho một dự án kinh doanh, nhằm tìm cách loại bỏ những nguyên nhân đó. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, có loại bỏ rủi ro không thế né tránh. Ví dụ như rủi ro bị phá sản, bị kiện trách nhiệm. Trong trường hợp này, chỉ có thể làm giảm thiệt hại mà không thể loại trừ khả năng bị thiệt hại.

b. Ngăn ngừa tổn thất

Ngăn ngừa tổn thất là sử dụng biện pháp khiến cho rủi ro không thể xảy ra, nhờ vậy mà tránh được thiệt hại do rủi ro mang lại. Để ngăn ngừa thiệt hại cần xác định nguồn gốc thiệt hại. Có hai nhóm nhân tố chính đó là nhóm nhân tố môi trường đầu tư và nhân tố thuộc về nội tại dự án.

Các biện pháp ngăn ngừa tổn thất:

- Các biện pháp tập trung tác động vào chính nguyên nhân gây ra rủi ro để ngăn ngừa tổn thất. Ví dụ: áp dụng chế độ sửa chữa dự phòng máy móc, xây dựng chương trình an toàn lao động....

- Các biện pháp tập trung tác động vào môi trường rủi ro

+ Nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp, ví dụ: cải tiến sản phẩm, nâng

cao chất lượng sản phẩm, tăng cường quản lý chi phí, hạ giá thành.

+ Trong quá trình đàm phán hợp đồng kinh doanh, do cán bộ đàm phán còn yếu, không có những hiểu biết cần thiết về môi trường văn hóa của nước đối tác, dẫn đến hành xử không đúng và gặp rủi ro. Như vậy, cần đào tạo, huấn luyện, nâng cao trình độ cho cán bộ đàm phán, đặc biệt là kiến thức về văn hóa và cách ứng xử.

+ Trong thanh toán bằng L/C. Nếu ngân hàng phát hành L/C không có uy tín thì có thể gây rủi ro lớn cho nhà xuất khẩu. Biện pháp phòng ngừa: lựa chọn kỹ ngân hàng mở L/C (phải là ngân hàng có uy tín).

- Các biện pháp tập trung vào sự tương tác giữa mối nguy cơ và môi trường rủi ro.

+ Khi kinh doanh ở một thị trường mới, sẽ có thể gặp rất nhiều bỡ ngỡ, khó khăn. Do vậy, thông qua người trung gian thứ ba để tiếp cận thị trường, tạo mối quan hệ tốt với chính quyền địa phương... để ngăn ngừa tổn thất.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 6 Trang 10

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

+ Các chính sách thuế quản lý bất động sản, quản lý xuất nhập khẩu của Nhà nước (nước ta hoặc nước ngoài có liên quan) thay đổi làm cho các nhà kinh doanh trong lĩnh vực này có thể gặp rủi ro. Vì vậy, cần thường xuyên theo dõi, cập nhật đầy đủ, kịp thời thông tin về các chính sách nói trên để có những biện pháp ứng phó phòng ngừa rủi ro.

c. Giảm bớt tổn thất

Chương trình giảm bớt thiệt hại là việc đầu tư, cán bộ quản lý dự án sử dụng các biện pháp đo lường, phân tích, đánh giá lại rủi ro một cách liên tục và xây dựng các kế hoạch để đối phó, làm giảm mức độ thiệt hại khi nó xảy ra. Tuy nhiên, khi mức độ thiệt hại sẽ nghiêm trọng nếu nó xảy ra và khi không thể chuyển dịch thiệt hại thì việc áp dụng biện pháp này không phù hợp.

Các biện pháp giảm thiểu tổn thất

+ Cứu vớt những tài sản còn sử dụng được. Ví dụ, với sản phẩm kém chất lượng hoặc phế phẩm, doanh nghiệp sử dụng các biện pháp nâng cấp hoặc phụ hồi, sửa chữa bảo đảm chất lượng theo yêu cầu....

+ Chuyển nợ. Ví dụ, khi một công ty bảo hiểm bồi thường thiệt hại cho người được bảo hiểm thì công ty bảo hiểm sẽ có cơ hội lấy lại tiền bồi thường từ bên thứ ba trong vụ kiện...

+ Xây dựng và thực hiện các kế hoạch phòng ngừa rủi ro. Ví dụ, xây dựng kế hoạch phòng chát, chữa cháy, kế hoạch lập một hệ thống thông tin dự phòng, tuyên truyền huấn luyện đào tạo nhân viên phòng chống rủi ro...

+ Dự phòng. Ví dụ, lập các hệ thống máy móc, thiết bị, thông tin...dự phòng, để

phòng ngừa trong những tình huống bất trắc có thể xảy ra...

+ Phân tán rủi ro. Ví dụ, một doanh nghiệp nếu chuyên môn hóa cao, chỉ sản xuất một loại sản phẩm nào đó, thường dễ gặp rủi ro trong khâu tiêu thụ. Để phân tán rủi ro, doanh nghiệp thường đa dạng hóa sản phẩm...

d. Chuyển dịch rủi ro

Chuyển dịch rủi ro là biện pháp trong đó một bên liên kết với nhiều bên khác để chịu chung rủi ro. Biện pháp chuyển dịch rủi ro giống phương pháp bảo hiểm ở chỗ: độ bất định về thiệt hại được chuyển từ cá nhân sang nhóm nhưng khác ở chỗ bảo hiểm không chỉ đơn thuần bao gồm chuyển dịch rủi ro mà còn giảm được rủi ro thông qua dự đoán thiệt hại trước khi nó xuất hiện. Ví dụ, hoạt động thuê tài sản, thiết bị... là những hoạt

Quản trị dự án đầu tư - Bài 6 Trang 11

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

động chuyển dịch rủi ro, người đi thuê chuyển rủi ro tài sản hao mòn lạc hậu sang người cho thuê. Chuyển giao rủi ro có thể thực hiện bằng cách:

- Chuyển tài sản hoặc hoạt động có rủi ro đến người khác / tổ chức khác. - Chuyển rủi ro thông qua con đường ký hợp đồng với người khác hoặc tổ

chức khác. Ví dụ mua bảo hiểm...

Cần lưu ý rằng, chuyển giao hết rủi ro không phải là biện pháp thông minh vì chi phí để chuyển giao cũng co tương ứng với mức độ rủi ro. Chuyển giao rủi ro chỉ nên được xem là biện pháp nhằm đưa mức độ rủi ro mà doanh nghiệp phải đối mặt với mức độ tổn thất có thể chấp nhận được chứ không phải là biện pháp nhằm triệt tiêu rủi ro.

e. Chấp nhận rủi ro

Chấp nhận rủi ro là trường hợp chủ đầu tư hoặc cán bộ dự án hoàn toàn biết trước về rủi ro và những hậu quả của nó nhưng sẵn sàng chấp nhận những rủi ro thiệt hại nếu nó xuất hiện. Chấp nhận rủi ro áp dụng trong trường hợp mức độ thiệt hại thấp và khả năng bị thiệt hại không lớn.

f. Tự bảo hiểm

Là phương pháp quản lý rủi ro mà đơn vị chấp nhận rủi ro và tự nguyện kết hợp thành một nhóm gồm nhiều đơn vị có rủi ro tương tự khác, đủ dể dự đoán chính xác mức độ thiệt hại và do đó, chuẩn bị trước nguồn quỹ đề bù đắp nếu nó xảy ra. Giải pháp tự bảo hiểm có đặc điểm:

- Là hình thức chấp nhận rủi ro. - Thường là sự kết hợp giữa các đơn vị đầu tư trong cùng công ty mẹ hoặc

trong ngành.

- Có chuyển rủi ro và tái phân phối chi phí thiệt hại. - Có hoạt động dự đoán mức thiệt hại. - Hệ thống tự bảo hiểm cũng phải đáp ứng mọi chi tiêu của hệ thống bảo hiểm.

g. Bảo hiểm

Là sự chuyển dịch rủi ro theo hợp đồng. Nó không chỉ đơn thuần dịch chuyển rủi ro mà còn làm giảm thiểu rủi ro, đây là công cụ quản lý rủi ro phù hợp khi khả năng thiệt hại thấp nhưng mức thiệt hại nghiêm trọng.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 6 Trang 12

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

6.3. PHƯƠNG PHÁP ĐO LƯỜNG RỦI RO DỰ ÁN

Mục tiêu cơ bản của đo lường rủi ro:

- Nhận biết được rủi ro bao gồm: nguồn gốc rủi ro, phạm vi hoạt động của rủi

ro.

- Đo lường rủi ro giúp nhà quản trị rủi ro ước lượng các hậu quả về tài chính và khả năng xẩy ra các hậu quả này. Dựa vào mức độ rủi ro để tính chi phí rủi ro, xác định được phương pháp sử lý rủi ro tiết kiệm nhất và định giá chi phí rủi ro.

- Kiểm soát rủi ro: Chọn phương pháp có chi phí rủi ro nhỏ nhất để kiểm soát rủi ro. Khi bảo hiểm được chọn làm phương pháp xử lý rủi ro thì nhà bảo hiểm sẽ là người định giá bảo hiểm.

6.3.1. Phương pháp định tính đo lường rủi ro

Đây là phương pháp dự trên những đánh giá của chuyên gia để xếp hạng các rủi ro và đưa ra báo cáo tổng hợp. Phương pháp này được sử dụng đối với những rủi ro khó đo lường bằng định lượng. Để đo lường rủi ro định tính, trước tiên các nhà quản trị cần phân loại rủi ro theo các nhóm:

- Nhóm nguy hiểm: bao gồm những rủi ro mà hậu quả của nó có thể đẫn đến

sự phá sản của doanh nghiệp.

- Nhóm quan trọng bao gồm những rủi ro mà hậu quả của nó không phải là nguyên nhân chủ yêu làm cho doanh nghiệp rơi vào trình trạng phá sản nhưng vẫn gây ra những thiệt hại đáng kể cho doanh nghiệp.

- Nhóm không quan trọng bao gồm những rủi ro có thể gây trở ngại hay tổn

thất nhất định cho doanh nghiệp

Đặc điểm của phương pháp đính tính đo lường rủi ro:

- Khi môi trường kinh doanh thay đổi, phương pháp này cho kết quả nhanh hơn mô hình đánh giá định lượng phải được điều chỉnh rất nhiều bước mới để có thể cập nhật được kết quả.

- Phương pháp này không đánh giá được các rủi ro khó đo lường được. - Khác với mô hình định lượng, phương pháp định tính không đưa ra một giá trị tuyệt đối của tổn thất gây ra bởi một loại rủi ro nào đó mà chỉ theo dõi sự biến đổi của các yếu tố này.

- Các nhận xét, đánh giá, xếp hạng và chấm điểm rủi ro đều là chủ quan.

Quản trị dự án đầu tư - Bài 6 Trang 13

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

6.3.2. Các phương pháp đo lường rủi ro định lượng

6.3.2.1. Phân tích xác suất

Phân tích xác suất cụ thể hóa mức phân bố xác suất cho mỗi rủi ro và xem xét ảnh hưởng của rủi ro tác động đến toàn bộ dự án. Đây là phương pháp phân tích định lượng thường sử dụng trong phân tích rủi ro, đặc biệt sử dụng kỹ thuật lấy mẫu. Phương pháp này dựa vào sự tính toán ngẫu nhiên các giá trị trong các phân phối xác suất nhất định, được mô tả dưới ba dạng ước lượng là tối thiểu, trung bình và tối đa. Kết quả của dự án là sự kết hợp của tất cả các giá trị được lựa chọn cho mỗi mức rủi ro. Sự tính toán này được lặp lại một số lần khá lớn để nhận được phân bố xác suất cho kết quả dự án.

6.3.2.2. Phương sai và hệ số biến thiên

Phương sai là trung bình cộng của bình phương các độ lệch giữa lượng biến với số

trung bình của lượng biến đó.

Công thức tính phương sai:

Trong đó: xác suất xảy ra biến cố

i: tỷ suất đầu tư (%)

Hệ số biến thiên cho biết mức độ rủi ro tính trên một đơn vị tỷ suất đầu tư. Hệ số

biến thiên được tính theo công thức:

Khi so sánh hai dự án, hệ số biến thiên của dự án nào lớn hơn thì dự án đó có độ rủi ro cao hơn. So với chỉ tiêu độ lệch chuẩn, hệ số biến thiên đã phân ánh sự ảnh hưởng đồng thời của cả độ lệch tiêu chuẩn và tỷ suất đầu tư bình quân.

6.3.2.3. Phân tích độ nhạy

Là kỹ thuật phân tích nhằm xác định mức độ thay đổi của nhân tố kết quả khi thay đổi một mức nhất định những biến đầu vào quan trọng, trong khi cố định những biến khác. Khi phân tích độ nhạy dự án, thường phân tích chỉ tiêu NPV. Để tính NPV cần phải biết doanh thu, chi phí, các thông tin chi tiết về số lượng sản phẩm sản xuất, giá cả và từng

Quản trị dự án đầu tư - Bài 6 Trang 14

Trung tâm Đào tạo E-learning Cơ hội học tập cho mọi người

khoản mục chi phí của chúng. Nhưng những tham số này đều biến động, mức độ biến động của chúng khác nhau, do vậy, dẫn đến sự biến động khác nhau của NPV.

6.3.2.4. Phân tích cây quyết định

Cây quyết định là phương pháp đồ họa mô tả quá trình ra quyết định. Thông qua sơ đồ hình cây về quá trình ra quyết định, nhà quản lý có thể sử dụng lý thuyết xác suất để phân tích những quyết định phức tạp gồm nhiều khả năng lựa chọn, nhiều yếu tố chưa biết. Nguyên tắc xây dựng cây quyết định: đi từ gốc đến ngọn và sử dụng những ký hiệu sau:

- Điểm quyết định: điểm ra quyết định được mô tả bằng hình vuông. Các điểm xuất phát từ điểm quyết định là các tình huống lựa chọn. Tại đây nhà quản trị dự án phải chọn một trong các phương án với chuỗi các khả năng khác nhau.

- Điểm lựa chọn: được mô tả bằng hình tròn. Các cành xuất phát từ điểm nút ày phản ánh các khả năng có thể xảy ra và nó không chịu sự chi phối của người ra quyết định.

Nguyên tắc phân tích cây quyết định. Quá trình phân tích cây quyết định bắt đầu đi

từ ngọn cây về gốc cây theo nguyên tắc sau:

- Phân tích điểm nút lựa chọn: tại điểm nút tròn tính các giá trị dự đoán bằng cách nhân xác suất trên từng nhánh xuất phát từ nút đó với mức lợi nhuận ghi ở tận cùng của nhánh. Sau đó cộng tất cả các kết quả tính được của nhanh xuất phát từ nút này và ghi vào nút tròn.

- Phân tích điểm nút quyết định: lựa chọn giá trị kết quả lớn nhất trong số tất cả các giá trị của các cành xuất từ điểm nút này đặt vào ô vuông và loại bỏ các cành còn lại bằng việc đánh dấu hai gạch nhỏ trên cành.

Chúc Anh/Chị học tập tốt!