Tài liệu Tập huấn Kinh doanh lưu trú du lịch tại nhà dân (dùng cho giảng viên)

Tập huấn Kinh doanh lưu Trú du lỊCh Tại nhà dân

Bài 6: Quản lý tài chính

how much

do i pay?

esrt programme

Giới thiệu bài

THỜI GIAN:

phúT

Giải thích mục tiêu quan trọng và các chủ đề được đề cập trong bài này:

• nguyên tắc trong tính chi phí và định giá

• các công việc hạch toán cơ bản.

các hoạt động

tiếng Anh

tài liệu phát tay

• Thảo luận khởi động • Giải quyết vấn đề: thu bao nhiêu tiền cho 1 khách? • Thảo luận: tầm quan trọng của việc học bài này. • Giải thích: Mục tiêu chính của bài

TRANG

• tính toán chi phí và giá cả cụ thể của một sản phẩm hoặc dịch vụ cung cấp cho khách.

Tại sao cần phải có sổ sách kế toán?

THỜI GIAN:

phúT

Hạch toán, kế toán đề cập vấn đề gì?

• Ghi chép và lưu giữ hồ sơ thu, chi.

Tầm quan trọng của việc hạch toán trong kinh doanh của bạn?

• Ghi lại các hoạt động giao dịch.

• hiểu rõ và nắm bắt được các khoản thu chi

• hiểu được tình hình tài chính của bạn.

• Kiểm soát chi phí kinh doanh, tránh thua lỗ.

• Đưa ra những quyết định đúng đắn.

• chứng minh khả năng tài chính với ngân hàng

nếu cần.

Những công việc chính của hạch toán?

• hạch toán/ Kế toán

• chi phí và giá cả

tài liệu phát tay

các hoạt động

tiếng Anh

• hỏi học viên: hạch toán đề cập vấn đề gì? • Thảo luận: tầm quan trọng của hạch toán.

TRANG

• tính toán và đưa ra quyết định

1

Ghi chép các khoản thu chi

THỜI GIAN:

phúT

Các khoản Thu Income

Các khoản Chi Expenses

Nguyên lý cơ bản của việc ghi chép kế toán

Các khoản thu nhập có thể có?

Các khoản phải chi?

- Được gọi chung là chi phí - toàn bộ tiền sử dụng cho dịch vụ lưu trú tại nhà dân:

nguyên vật liệu, thực

• Sử dụng phiếu hoặc sổ ghi chép với 2 cột: 1 phần để ghi chi phí, 1 phần để ghi các khoản thu

- Dịch vụ chỗ ngủ - Bữa ăn, đồ ăn nhẹ - Đồ uống - Quà lưu niệm - các buổi trình diễn văn hoá - Du lịch địa phương - Bán đồng nát/ve chai: vỏ chai nước ngọt ...

• Vào cuối tháng: tính tổng

o phẩm cho bữa ăn Đồ uống o nước o Điện và chất đốt o nhân công o Vật dụng vệ sinh o

tiền của 2 bên, lấy tổng thu trừ tổng chi để tính toán khoản chênh lệch

• Khoản chênh lệch cần lớn hơn không, nếu không bạn sẽ có nguy cơ bị lỗ

Mẫu đơn giản cho ghi chép kế toán

Khoản chi

Khoản thu

ngày

nội dung

Số tiền

ngày

nội dung Số tiền

15/12/20xx

tổng:

KẾt Quả:

các hoạt động

tài liệu phát tay

tiếng Anh

Biểu mẫu đơn giản về sổ ghi chép kế toán

• Công việc cá nhân: làm mẫu danh sách thu chi của 1 hộ điển hình. Dán lên tường/ bảng để so sánh. • Cung cấp cho mỗi học viên bản mẫu dành cho việc ghi chép thu chi và giải thích cách sử dụng

TRANG

tháng ……….. năm .......

2

nguyên tắc tính giá

THỜI GIAN:

phúT

Nguyên tắc chung:

Giá bán bao gồm 2 yếu tố cơ bản là chi phí đầu vào và lãi.

Thiết lập giá bán:

có rất nhiều cách để xây dựng giá bán:

thiết lập giá bán của riêng bạn dựa trên những tính toán chi phí đầu vào

Áp dụng giá bán giống các hộ kinh doanh khác

Giá khác nhau cho những tiểu chuẩn dịch vụ khác nhau, ví dụ sử dụng phòng ngủ riêng sẽ có giá khác với sử dụng chung phòng với những người khác

Sử dụng mức giá đã được tính toán và thống nhất với ban quản lý du lịch cộng đồng.

Giá bán

Lãi

Những yếu tố nào tham gia cấu thành giá bán dịch vụ, hàng hóa?

+

Tất cả chi phí đầu vào

• Yếu tố khấu hao • nguyên liệu thô hoặc hàng nhập

• thuê mướn • nhân công

• lãi • Vận chuyển

• chi phí khác • Điện, nước, chất đốt

tiếng Anh

các hoạt động

tài liệu phát tay

• Biểu đồ về cấu thành giá: tính toán giá của một hàng hóa hay dịch vụ do hộ dân bán cho khách du lịch bằng việc ghép các mảnh của biều đồ hình tròn lại với nhau • Ghép thẻ: những yếu tố nào tham gia cấu thành giá bán dịch vụ, hàng hóa?

TRANG

• Đóng góp cho cộng đồng

3

Tính giá các dịch vụ cơ bản

THỜI GIAN:

phúT

Giá lưu trú:

• Giá thị trường

Giá dịch vụ ăn:

• chi phí thực phẩm chính (tạo nên món ăn): 50% giá bán, các chi phí khác và lãi chiếm 50%

• Áp dụng mức giá tương đồng với các

hộ kinh doanh khác.

Giá bán 100%

Chi phí khác + lãi 50%

+

Chi phí thực phẩm chính 50%

tiếng Anh

tài liệu phát tay

các hoạt động

• Ghép thẻ giá: tính giá 1 đêm sử dụng dịch vụ lưu trú bằng việc ghép các thẻ • Bài tập nhóm: tính giá bán cho 1 món ăn thông dụng • Bài tập cá nhân: Yêu cầu 1 tình nguyện viên thực hành tương tự với thông tin đầu vào do cả lớp cung cấp.

TRANG

4

Tính giá các dịch vụ, sản phẩm bổ sung

THỜI GIAN:

phúT

1. Giá bán các đồ ăn nhẹ và đồ uống Giá bán bằng 130% giá gốc nhập hàng

Giá bán

Giá gốc nhập hàng (1)

nhân công bán hàng, bảo quản, vận chuyển, chi phí khác + lãi (1) x 30%

2. Giá bán đồ lưu niệm và đồ thủ công Sản phẩm nhập từ nơi khác về:

Giá bán

Giá gốc sản phẩm (1)

nhân công bán hàng, bảo quản, vận chuyển, chi phí khác + lãi (1) x 30%

hàng hóa tự sản xuất:

Giá nguyên vật liệu+ nhân công sản xuất

Giá bán

nhân công bán hàng, bảo quản, vận chuyển, chi phí khác + lãi (1) x 30%

Mẹo nhỏ: lương chi trả cho người bán hàng được thuê, nhân công sản xuất (số tiền tính theo số ngày cố định/ 1 sản phẩm) để tạo ra hàng hóa. chi phí này được tính theo giờ - Ví dụ: 10.000VnD/ giờ hoặc tính theo ngày như 80.000VnD/ ngày.

3. Giá cho buổi biểu diễn văn nghệ:

Giá bán

nhân công biểu diễn + phí thuê địa điểm + phí đi lại, vận chuyển + Chi phí khác (nếu có)

Mẹo nhỏ: chi phí nhân công biểu diễn được tính bằng nửa ngày cho 1-2 giờ diễn.

4. Giá tour địa phương Giá bán bằng 130% tổng chi phí đầu vào

Giá bán

lãi (1) x 30%

nhân công + Vận chuyển + Vé vào cửa (nếu có)+ Đồ giải khát (nếu có) (1)

tài liệu phát tay

tiếng Anh

các hoạt động

• transport: Vận chuyển • cost: chi phí • Price: Giá • Profit: lãi

• Ghép thẻ: những yếu tố cấu thành giá bán của sản phẩm/ dịch vụ. • Bài tập nhóm: chia làm 4 nhóm. Mỗi nhóm tính xem chủ nhà thu được bao nhiêu từ 1 khách/ công ty du lịch khi cung cấp dịch vụ. • Thảo luận thêm về những yếu tố còn thiếu trong tính toán

TRANG

5

Ghi chép các khoản tiêu dùng của khách

THỜI GIAN:

phúT

Tại sao cần có 1 hệ thống ghi chép các khoản chi tiêu của khách tốt?

• Dễ theo dõi và tính toán số tiền khách cần phải trả:

Không mất tiền – Không nhầm lẫn

• Khách rời đi với sự hài lòng về tính trung thực của

chủ nhà

• hóa đơn chi tiết giúp quản lý việc ghi chép và lưu giữ

hàng ngày, hàng tháng.

• cung cấp những thông tin đơn giản, chính xác về số

bán ra và thu vào hàng ngày.

• Giúp chỉ ra số tiền đầu tư vào và số tiền thu được.

Ghi lại các khoản cần thu từ khách và chuẩn bị hóa đơn

• Sử dụng Sổ mẫu ghi chép các khoản tiêu dùng của khách và mẫu hóa đơn (được phát cho học viên và được chiếu trên giấy lật)

• Ghi lại mọi thứ mà khách yêu cầu hoặc sử dụng ngay sau khi họ tiêu dùng. Sử dụng những thông tin ghi chép đó để chuẩn bị hóa đơn.

• Ghi chép vào sổ rõ ràng, cẩn thận.

tài liệu phát tay

tiếng Anh

các hoạt động

• Mẫu “Sổ ghi chép các khoản tiêu dùng của khách”

• Account: Bảng kê • Bill: hóa đơn • Pay: thanh toán

• Đóng vai: Giải quyết vấn đề nảy sinh khi khách thanh tóan hóa đơn và phát hiện sai sót. • hỏi học viên nguyên nhân và cách giải quyết vấn đề này. • làm mẫu và giải thích hệ thống sổ ghi chép các khoản cần thu từ khách • Bài tập cá nhân: Sử dụng những thông tin được cung cấp về dịch vụ và sản phẩm khách đã sử dụng để điền vào Sổ ghi chép.

TRANG

• Giữ sổ cẩn thận, sạch sẽ.

6

Chuẩn bị hóa đơn

THỜI GIAN:

phúT

hÓa ĐƠn dỊCh VỤ

Tên khách/ đoàn khách: Jack

ngày đến: 20/1/2013

hướng dẫn viên: nam

ngày đi: 22/1/2013

#

item/ dịch vụ

unit/ đơn vị tính

Quantity/ số lượng

amount/ tổng số

unit price (Vnd)/ đơn giá

1. Accommodation/

night/đêm

50,000

100,000

lưu trú

2. Breakfast/ Ăn sáng

Pax/bữa

20,000

40,000

3. Bottles water/ nước

Bottle/chai

6,000

12,000

đóng chai

40,000

4. Music show/ Biểu diễn ca nhạc

Show/lần biểu diễn

5. handicraft scarf/

Piece/cái

100,000

thủ công mỹ nghệ

6. Beers/ bia

can/lon

20,000

40,000

tea/ trà

Glass/ly

7,000

14,000

tOtAl/ tổng

346,000

Các bước chính trong việc chuẩn bị hóa đơn:

• làm quen với hóa đơn

• Xác nhận thời gian khách rời đi

• chuẩn bị sẵn hóa đơn 1 vài phút trước khi khách rời đi

• Viết hóa đơn cho khách khi khách rời đi

tài liệu phát tay

tiếng Anh

các hoạt động

• Mẫu hóa đơn

• Bill: hóa đơn

• làm mẫu và bài tập nhóm: dùng bút xóa được để điền vào các cột trong một tờ hóa đơn trống trên trang tài liệu giấy lật (sau đó xóa hết đi).

TRANG

• Yêu cầu khách kiểm tra lại

7

Thực hiện thanh toán

THỜI GIAN:

phúT

Các bước chính khi thực hiện thanh toán cho khách:

• chuẩn bị hóa đơn

• Kiểm tra hóa đơn

• tính tổng tiền thu của khách và cho

khách biết số tiền phải trả

• Đưa hóa đơn, yêu cầu khách kiểm tra lại

• Giải thích và làm rõ các thắc mắc của

khách

• nhận tiền từ khách. Kiểm tra tiền trước

mặt khách

• trả lại tiền thừa (nếu có) cho khách

tài liệu phát tay

tiếng Anh

các hoạt động

• làm mẫu: cách giao tiếp với khách lúc thanh toán và các bước thanh toán • Đóng vai: thực hiện thanh toán cho khách

• i’d like to pay: tôi muốn thanh toán • how much do i pay? Số tiền tôi phải trả là bao nhiêu? • here is your bill: hóa đơn của ông/bà đây ạ

• Your bill is .... VnD: Số tiền ông bà cần thanh toán là .... đồng. • Please check your bill: làm ơn kiểm tra hóa đơn • here is your change: tiền thừa của ông/bà đây ạ

TRANG

• cảm ơn khách đã sử dụng dịch vụ.

8

ConTriBuTionS

This series of materials has been produced in collaboration between the High Impact Tourism Training for Jobs and Income Programme (HITT) funded by the European Union, the European Union funded Environmentally and Socially Responsible Tourism Capacity Development Programme (ESRT), and the International Labour Organisation (ILO) in Vietnam.

These programmes and organisations contributed to the development and printing of this material and will be using these training materials to deliver High Impact Tourism Training to their respective target beneficiaries.

This publication has been produced with the financial assistance of the European Union. The contents of the publication are the sole responsibility of the projects HITT and ESRT and can in no way be taken to reflect the views of the European Union. For more information on EuropeAid, please visit http:// ec.europa.er/europeaid/

This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 3.0 Unported License (http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/deed.en_US).

ĐÓnG GÓp

Tài liệu này được xuất bản với sự phối hợp giữa Chương trình Đào tạo kỹ năng du lịch có tác động cao cho khối lao động phổ thông (HITT) do Liên Minh Châu Âu tài trợ, Chương trình Phát triển năng lực du lịch có trách nhiệm với môi trường và xã hội (Dự án EU) do Liên minh Châu Âu tài trợ và Tổ chức Lao động Quốc tế (ILO) tại Việt Nam.

Các Dự án và tổ chức trên đã đóng góp vào việc xây dựng và phổ biến tài liệu này và sẽ sử dụng các tài liệu đào tạo để giúp đào tạo kỹ năng du lịch có tác động cao cho các nhóm hưởng lợi mục tiêu.

Tài liệu này được sản xuất với sự hỗ trợ tài chính của Liên minh Châu Âu. Chương trình HITT và ESRT hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung của tài liệu này và nội dung đó không thể hiện quan điểm của Liên minh Châu Âu. Để biết thêm thông tin về sự hỗ trợ của Liên minh Châu Âu (EuropeAid), xin vui lòng truy cập http://ec.europa.er/europeaid/

Tài liệu được cấp quyền theo giấy phép Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 3.0 Unported License (tham khảo http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/deed.en_US).