Thiết lập mục tiêu tổ chức sự kiện: việc làm
thường bị bỏ quên
Như hầu hết tất cả những cuốn sách hướng dẫn kinh doanh đều cho bạn
lời khuyên rằng: đặt mục tiêu là một trong những điều quan trọng nhất
có thể làm bạn và event của mình khác biệt so với những sự kiện khác.
Bằng việc thiết lập mục tiêu, bạn sẽ có thể tập trung vào kết quả mong
muốn của sự kiện một cách rõ ràng hơn. Đó là lý do vì sao các event
manager luôn luôn đặt câu hỏi rằng: “Tại sao lại có sự kiện này?”
Một khi đã có những lý do rõ ràng cho việc tổ chức sự kiện (xem thêm Các
yếu tố giúp xác định mục đích của sự kiện), bạn có thể sử dụng chúng vào
việc lập mục tiêu tổ chức event. Những mục tiêu này sẽ kiểm soát cái bạn
đang làm, và sẽ đảm bảo rằng bạn biết làm thế nào để đến nơi bạn định đến.
Nhưng không phải chỉ riêng bạn, điều quan trọng là tất cả thành viên trong
team của bạn, những nhà thầu, nhà cung cấp cũng phải biết lý do để tổ chức
sự kiện và cái mà bạn đang cố gắng để đạt được.
Có mục tiêu làm event sẽ giúp định hình rõ ràng và chính xác những việc
cần làm
Mục tiêu là công cụ hữu dụng nhất cho việc đánh giá. Nếu bạn muốn đo
lường hiệu suất công việc của bạn, điều đó chỉ có thể thực hiện khi đầu tiên
bạn đã lập mục tiêu. Nếu bạn không có mục tiêu thì bạn sẽ so sánh bằng cái
gì đây? Bởi vì sau mỗi event bạn có thể quay lại xem xét chúng, thay đổi
chúng phù hợp cho những event sau này, như vậy thì bạn, event của bạn và
công ty của bạn mới có thể tiếp tục phát triển.
Mục tiêu là đích đến của mỗi sự kiện
Lập mục tiêu tổ chức event thường được xem là phí thời gian, đặc biệt là
trong một lĩnh vực phát triển, thay đổi nhanh, năng động và sáng tạo như tổ
chức sự kiện. Tuy nhiên, những mục tiêu này sẽ giúp event của bạn chạy
đúng đường ray. Mỗi lần bạn đạt đến một đoạn đường chéo trong quá trình
hoạch định event, mỗi lần bạn nghĩ ra một ý tưởng mới hay một gợi ý mới,
bạn nên tự hỏi “Nó có phù hợp mới mục tiêu của sự kiện không?”
Nếu hoạt động hay ý tưởng mới đó có thể giúp bạn đạt được mục tiêu tổ
chức sự kiện của mình, điều đó sẽ thật tuyệt, nhưng nếu không, vấn đề sẽ là
gì? Nếu bạn chấp nhận mọi ý tưởng hay gợi ý nào mà không có sự kiểm tra,
rà soát lại, bạn sẽ gặp phải rủi ro là sự kiện của bạn sẽ là một tập hợp nhiều
những hoạt động khác nhau hơn là một dòng chảy sự kiện đơn lẻ có tính liên
tục và kết hợp chặt chẽ.
Mục tiêu là động lực thúc đẩy event team làm việc
Khi đặt mục tiêu, hãy nhớ rằng đó là động lực của cả team. Và một khi mục
tiêu đã được đặt ra thì bạn nên đảm bảo rằng chúng được truyền đạt
đến tất cả những người tham gia quy trình lập kế hoạch và quản lý của sự
kiện. Điều này sẽ giúp những người trong tổ chức của bạn giữ tập trung
và không xoay ra khỏi những lý do chính để tổ chức sự kiện.
Lập mục tiêu cho những mảng công việc khác nhau sẽ cung cấp một bản đồ
đường đi tới một sự kiện thành công. Trong suốt quá trình lập kế hoạch, bạn
có thể xem nhanh phần công việc nào cần được tập trung hơn (ví dụ doanh
số bán vé thấp có nghĩa cần tập trung hơn vào vé) hay phần việc nào gần với
mục tiêu hơn. Một khi một mục tiêu đã đạt được, một mục tiêu
mới cần được thiết lập ngay sau đó để duy trì tốc độ và động lực của team tổ
chức sự kiện.
Thành công của một event trong tương lai
Khi bạn cố gắng đánh giá những event của mình, bạn sẽ đo lường sự thành
công đó dựa vào những mục tiêu đã được thiết lập, nếu không có bất kỳ mục
tiêu nào, làm sao bạn có thể đo lường đây? Những mục tiêu này có thể áp
dụng cho cá nhân, cho đội ngũ quản lý sự kiện, cho sự kiện hoặc cho các
doanh nghiệp. Ví dụ, bạn có thể lập mục tiêu tổ chức event là bán được 100
vé. Nếu chỉ có 90 vé được bán thì bạn đã thất bại trong việc đạt mục tiêu và
bạn cần phải họp tổng kết tìm hiểu lý do tại sao. Nếu bạn bán 110 vé thì
bạn đã vượt mục tiêu, nhưng vẫn phải họp nhóm để tìm ra nguyên nhân.
Một khi event kết thúc, bạn nên xem lại và đánh giá các mục tiêu tổ chức sự
kiện đặt ra trước đây. Khi đó sự chênh lệch giữa hiệu suất của bạn và những
mục tiêu này sẽ cho thấy bạn đã làm như thế nào và bạn đã muốn làm như
thế nào. Sẽ chưa đủ nếu như bạn chỉ xem điều bạn đã làm được và chưa làm
được đáp ứng mục tiêu hay không, mà bạn còn phải xem xét lý do tại sao vì
ở đây bạn có thể học được những bài học để hướng tới tương lai. Những lý
do hợp lý nên được xem xét cẩn thận và lưu ý cho các event tương tự tiếp
theo. Nếu bỏ qua điều này, rủi ro sẽ là các sự kiện, các nhân viên hoặc công
ty sẽ tiếp tục mắc phải, không bao giờ sửa được lỗi đó, từ năm này qua năm
khác, từ sự kiện này qua sự kiện khác.