Tiết kiệm thời gian với bản ghi chép
công việc
Mỗi ngày bạn dành bao nhiêu thời gian để làm những việc linh tinh vô bổ?
Bạn có thật sự BIẾT mình đã phung phí bao nhiêu thời gian để đọc thư, tám
chuyện, uống cà phê hay ăn trưa chưa? Bạn có biết mình thường kiểm tra
email, viết báo cáo hoặc lập kế hoạch dự án vào thời điểm nào trong ngày
không? Bạn có thường nghĩ “Giá mà mỗi ngày dài thêm vài tiếng nữa, chắc
mình sẽ làm được nhiều việc hơn” không?
Mọi người đều thấy rằng trong cùng trong một ngày làm việc nhưng từng
thời điểm khác nhau sẽ cho hiệu quả làm việc khác nhau, tùy thuộc vào năng
lượng làm việc. Bạn ăn trưa cách đây bao lâu? Bạn mới nghỉ ngơi được bao
lâu? Bạn có đang bị căng thẳng không? Có khó chịu không? Tóm lại là có
hàng tá nguyên nhân có thể tác động lên năng suất làm việc của bạn.
Đó là lý do bạn cần tới bảng ghi chép hoạt động để theo dõi cách sử dụng
thời gian của mình. Có thể khi mới áp dụng, bạn sẽ thấy sốc vì đã tiêu hoang
thời gian khủng khiếp đến vậy. Trí óc có thể là bộ máy tuyệt vời nhất trên
thế giới, nhưng trong trường hợp cần nhớ lại những lần đã tiêu phí thời gian
để lướt web, tám chuyện, đọc email rác và hàng tỉ những thứ tầm phào như
vậy, trí nhớ lại là một kẻ chỉ đường tồi tệ.
Làm sao sử dụng?
Bảng ghi chép hoạt động giúp bạn hiểu được làm sao để sử dụng thời gian
hiệu quả và khi nào mình làm việc sung sức nhất trong một ngày. Khi sử
dụng, bạn không cần vội vàng điều chỉnh hành vi của mình ngay lập tức mà
chỉ cần ghi nhận lại mọi việc trong ngày theo bảng mẫu này.
Bảng ghi chép công việc đầy đủBất cứ hành động nào, từ mở email, làm
việc, đi uống nước, nói chuyện phiếm với đồng nghiệp…đều cứ ghi hết lại
kèm theo thời gian xảy ra. Bạn có thể ghi chú thêm cảm xúc của mình trong
lúc đó như tỉnh táo, chán ngấy, mệt mỏi, sung sức…(Bạn có thể kẹp chung
Bảng ghi chép hoạt động này với Nhật ký căng thẳng)
Học được gì từ Bảng ghi chép hoạt động
Sau vài ngày ghi chép hoạt động kiểu này, hãy bắt đầu phân tích thời gian
biểu mỗi ngày của bạn. Đừng choáng nếu phát hiện ra bạn dành đa số thời
gian quý báu trong ngày cho toàn những chuyện tầm phào nhé!
Từ đó, bạn sẽ nhận ra có lúc mình làm việc thật sung mà đôi khi lại ỉu xìu
như bánh tráng yểu. Tình trạng này phần lớn phụ thuộc vào việc bạn nghỉ
giải lao được bao lâu, ăn uống hết bao lâu, chất lượng dinh dưỡng như thế
nào. Căn cứ vào Bảng ghi chép hoạt động, bạn sẽ dần nhận thức được những
thay đổi này.
Hãy giải phóng thời gian của bạn bằng cách áp dụng một trong những
phương thức sau:
1. Bỏ qua những công việc không thuộc phạm vi trách nhiệm của bạn, bao
gồm những việc mà ai đó trong công ty bạn có trách nhiệm phải làm, có thể
vì lương họ thấp hơn hoặc công việc của họ phải vậy.
2. Ưu tiên xử lý các công việc quan trọng vào thời gian bạn cảm thấy tràn
đầy năng lực, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.
3. Nên hạn chế số lần chuyển đổi từ công việc này sang công việc khác trong
cùng một ngày. Ví dụ, quy định một thời gian cố định cho việc đọc và trả lời
email.
4. Giảm thiểu thời gian sinh hoạt cá nhân như pha cà phê (có thể nhờ mọi
người trong nhóm đi mua giùm, vừa tiết kiệm thời gian vừa giúp gắn kết tinh
thần của mọi người)
Điểm chính yếu
Bảng ghi chép hoạt động không chỉ là công cụ hữu dụng để thu xếp lại cách
sử dụng thời gian mà còn giúp bạn kiểm tra được những thay đổi trong năng
lượng làm việc, sự tập trung cũng như hiệu quả làm việc trong suốt một
ngày.
Có thể nói, bảng ghi chép hoạt động chính là trợ thụ đắc lực giúp bạn “bắt
tận tay, day tận mặt” những nhân tố chính đã quăng thời gian của bạn qua
cửa số cũng như nhận diện đâu là thời điểm làm việc hiệu quả nhất trong
ngày để từ đó phân bổ công việc hợp lý.
