Phạm Anh Tuấn – Bộ môn Cơ sở kinh tế và quản lý
Chương 4
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH
1. Tổ chức một buổi thuyết trình thành công
Để có một buổi thuyết trình thành công mỹ mãn là điều không dễ, nó đòi hỏi
người diễn thuyết phải chuNn bị chu đáo, khoa học thì mới có thể đạt được kết
quả mong muốn. Khác với trước đây, khi nói đến thuyết trình người ta chỉ quan
tâm nói sao cho to, rõ, trôi chảy, hùng hồn là được. Giờ đây, thuyết trình thành
công đòi hỏi phải cuốn hút người nghe, đưa người nghe vào cuộc, có nghĩa là cả
người nói lẫn người nghe cùng tham gia vào việc tạo ra các thông điệp nhằm
giải quyết những tình huống cụ thể. Ví dụ: Buổi thuyết trình về chủ đề “Việt
Nam gia nhập WTO” được coi là thành công một khi thu hút được cả người nói
và người nghe cùng tập trung theo dõi, suy nghĩ về những cơ hội và thách thức
khi Việt Nam gia nhập WTO và cùng tìm các giải pháp để đón nhận cơ hội,
vượt qua thách thức khi Việt Nam gia nhập tổ chức này.
Để có những buổi thuyết trình thành công, cần phải: biết mình, biết người,
biết chọn chủ để thuyết trình phù hợp, xây dựng đề cương bài nói một cách
khoa học, rèn luyện nghệ thuật diễn thuyết, biết sử dụng các công cụ phụ trợ
một cách hiệu quả, làm cho người nghe phải tập trung theo dõi bài nói của
mình. Bằng sự trải nghiệm của bản thân, chúng tôi rất đồng tình với những bài
học mà tác giả Lee Gek Ling (Singapore) đã chia sẻ.
1.1. Giới thiệu tổng quan về quy trình TOPP
Theo Lee Gek Ling để thuyết trình thành công cần tuân thủ quy trình TOPP
(The Oral Presentation Process). Quy trình này gồm 5 giai đoạn
Giai đoạn 1: Phân tích khán thính giả (đối tượng của buối thuyết trình)
• Cần xác định rõ khán thính giả của bạn là ai
• Họ muốn nghe gì khi đến với buổi thuyết trình của bạn
1
Phạm Anh Tuấn – Bộ môn Cơ sở kinh tế và quản lý
• Hãy chú ý đến câu hỏi: “Vấn đề này có lợi ích gì cho tôi? (What’s in it
for me – WIIFM) – câu hỏi mà người nghe luôn đặt ra trong suốt quá trình
nghe bạn nói.
Giai đoạn 2: Xác định chủ đề và nội dung thuyết trình
Để làm việc này cần sử dụng quy tắc ABC, trong đó:
• Analyse – phân tích để xác định rõ chủ để và nội dung chính của bài
thuyết trình
• Brainstorm – động não suy nghĩ để tìm ra những nội dung cần thuyết
trình, những điểm cần nhấn mạnh trong bài diễn văn và nguồn tài liệu cần thiết
để phục vụ cho việc thuyết trình.
• Choose – lựa chọn những tài liệu tốt nhất, phù hợp nhất cho bài diễn văn
và những nội dung, điểm nhấn quan trọng nhất, cần đặc biệt lưu ý trong bài.
Giai đoạn 3: Phác thảo bài thuyết trình
• Viết đề cương chi tiết cho bài thuyết trình
• Hãy xác định bạn sẽ mở đầu, phát triển và kết thúc bài thuyết trình như
thế nào
• Hãy hạ bút viết về những điều bạn dự dịnh thuyết trình ra giấy.
Giai đoạn 4: Hoàn chỉnh bài thuyết trình
• Hãy đọc bài diễn văn đã được phác thảo, tự đọc một mình kết hợp với
canh thời gian xem có phù hợp không và đọc cho người khác nghe. Lắng nghe
ý kiến phản hồi về bài thuyết trình. Đặc biệt chú ý những ý kiến đánh giá chất
lượng của bài thuyết trình: bài có hay không? Có dế hiểu không? Có khả năng
cuốn hút người nghe không? Những nhược điểm cần khắc phục?
• Trên cơ sở đó tiến hành sửa chữa, bổ sung, hoàn thiện lại bài thuyết trình.
Chú ý: sử dụng các biện pháp tu từ để chuốt lại bài diễn văn cho hay hơn, đẹp
hơn.
• Sử dụng những phương tiện nghe nhìn thích hợp để làm cho bài thuyết
trình đạt hiệu quả cao hơn.
2
Phạm Anh Tuấn – Bộ môn Cơ sở kinh tế và quản lý
Giai đoạn 5: Thuyết trình thử
• Hãy đọc to, truyền cảm bài diễn văn như đang diễn thuyết trước công
chúng.
• Hãy chèn them những từ ngữ, câu chuyển ý, chuyển đoạn cho bài diễn
văn sinh động, thể hiện logic chặt chẽ và có sức thuyết phục cao.
• Sử dụng những tờ giấy nhỏ (thẻ) để ghi lại những điểm chính cần nhấn
mạnh trong bài thuyết trình (những người có trí nhớ tốt không cần làm việc
này).
• Thuyết trình thẻ kết hợp với các thẻ nếu gợi ý (nếu có). Và những slide đã
được chuNn bị.
• Hãy suy nghĩ bạn sẽ mặc gì, trang điểm ra sao khi thuyết trình và chuNn
bị trang phục cho buổi thuyết trình đó.
• Tổng hợp lại tất cả. Hãy tưởng tượng bạn đang diễn thuyết trước công
chúng và tập dượt lại một lần nữa.
Để giúp người học có thể áp dụng những kiến thức có được, tổ chức những
buổi thuyết trình thành công, phần tiếp theo chúng tôi xin giới thiệu một cách
chi tiết các giai đoạn của quy trình TOPP.
1.2. Giai đoạn 1: Phân tích khán thính giả
Khán thính giả góp phần quyết định cho thành công của buổi thuyết trình.
Do đó, nội dung bài thuyết trình phải được xây dựng xoay quanh người nghe,
lấy người nghe làm trung tâm, muốn vậy phải phân tích khán thính giả. Càng
hiểu rõ khán giả thì khả năng thành công trong buổi thuyết trình của bạn càng
cao.
Để phân tích khán thính giả bạn có thể dựa vào bảng câu hỏi xoay quanh
những nội dung sau:
3
Phạm Anh Tuấn – Bộ môn Cơ sở kinh tế và quản lý
• Khán giả của buổi thuyết trình gồn những ai? Tuổi tác, trình độ văn hóa,
chuyên môn nghiệp vụ, địa vị xã hội,… của họ ra sao?
• Mục đích của họ khi đến nghe bài thuyết trình?
• Hộ đến với buổi thuyết trình do tự nguyện hay bị ép buộc?
• Tình trạng tâm lý của họ khi đến nghe bài thuyết trình?
• Họ có được lợi ích gì khi nghe bạn nói?
• Bạn muốn nói gì với họ?
• Mức độ hiểu biết của khán giả về chủ đề bạn sẽ thuyết trình? Mức độ
quan tâm của họ về vấn đề này?
• Trong khoảng thời gian cho phép, người nghe có khả năng thu nhận được
một lượng thông tin là bao nhiêu?
• Bạn muốn họ nhớ gì về bài thuyết trình của bạn sau 2 tuần?...
Trong đó, trọng tâm là câu hỏi: họ là ai? Càng trả lời được rõ câu hỏi này
bao nhiêu khả năng thành công của bạn càng cao bấy nhiêu. Sẽ là lý tưởng nếu
trước khi thực hiện các giai đoạn tiếp theo của TOPP bạn có ddwocjdanh sach
khán thính giả với những thông tin chi tiết: họ và tên, tuổi tác, giới tính, dân tộc,
tôn giáo, trình độ văn hóa, chuyên môn – nghiệp vụ, chức vụ, nơi công tác, mục
đích, kỳ vọng của họ đối với buổi thuyết trình. Trên cơ sở những thông tin có
được, bạn sẽ phân tích khán thính giả trên các khía cạnh: nhân chủng học, văn
hóa và tâm lý, từ đó lựa chọn những giải pháp thích hợp giúp buổi thuyết trình
thành công. Với số lượng người nghe đã được xác định, nếu bạn được lựa chọn
địa điểm thuyết trình và các phương tiện kỹ thuật hỗ trợ thích hợp thì khả năng
thành công sẽ cao hơn.
CÂU HỎI THẢO LUẬN 1
1. Tuổi tác của người nghe có ảnh hưởng như thế nào đối với bài thuyết
trình về chủ đề “Thời trang và cuộc sống”?
4
Phạm Anh Tuấn – Bộ môn Cơ sở kinh tế và quản lý
2. Kiến thức chuyên môn của người nghe sẽ ảnh hưởng như thế nào đến
ngôn ngữ được sử dụng trong bài thuyết trình “Logistics – giải pháp quan
trọng giúp nâng cao khả năng cạnh tranh chó các doanh nghiệp Việt Nam
trong điều kiện hội nhập”?
3. Địa vị xã hội của người nghe có ảnh hưởng như thế nào đối với bài thuyết
trình về “Cơ hội và thách thức khi Việt Nam gia nhập WTO”?
4. Mức độ quan tâm, sự hiểu biết về dự án và khả năng tài chính của người
nghe sẽ ảnh hưởng như thế nào đến bài thuyết trình “Dự án thành lập
trường Đại học Trí Việt – Trường Đại học của người Việt với chất lượng
đào tạo đạt tiêu chuNn quốc tế”?
5. Được lựa chọn địa điểm và phương tiện kỹ thuật phụ trợ sẽ mang lại lợi
ích gì cho bạn khi thuyết trình?
1.3. Giai đoạn 2: Xác định chủ đề và nội dung thuyết trình
Giai đoạn 1 của quy trình TOPP giúp bạn xác định được khán thính giả của
bạn là ai? Một câu hỏi rất quan trọng nhưng trước khi đi vào chọn chủ để và nội
dung thuyết trình, bạn cần trả lời một câu hỏi khác cũng quan trọng không kém:
Bạn là ai?
Ông cha ta đã dạy: “Biết mình, biết người trăm trận, trăm thắng”. Vì vậy,
trước khi nhận lời thuyết trình về một chủ đề nào đó, bạn hãy trả lời các câu hỏi:
“Vốn kiến thức lý luận và thực tiễn có liên quan đến đề tài dự kiến thuyết trình
của bạn nhiều ít ra sao? Bạn có những ưu thế đặc biệt gì? Uy tín của bạn đối với
khán giả như thế nào?
Lưu ý: Đừng bao giờ nhận lời thuyết trình về một chủ đề mà bạn không
nắm vững. Cũng đừng nhận lời thuyết trình về những vấn đề mà tầm quan
trọng của nó không ngang tầm với người diễn thuyết. Hãy chọn những chủ
đề phù hợp với thế mạnh, kiến thức và kinh nghiệm của bạn.
5