Viết kịch bản cho tổ chức sự kiện
Kịch bản cho event khác với kịch bản phim và kịch bản gameshow. Viết
kịch bản cho event phải có đầu óc tổ chức và hình dung. Một kịch bản
tốt là kịch bản bao quát được chương trình một cách đầy đủ và chi tiết.
Bắt đầu với công việc lên kế hoạch thì bạn phải làm quen với việc viết
kế hoạch và kịch bản chương trình.
Có nhiều loại hình event khác nhau, và với mỗi loại hình event thì có một
kịch bản chương trình tương ứng. Một event hội nghị buổi tối sẽ khác với
một event cộng đồng vào ban ngày, vì thế, biến đổi kịch bản sao cho phù
hợp theo tính chất của chương trình cũng là một kĩ năng của người làm sự
kiện.
Viết kịch bản là một trong những công việc mà những event planner
phải làm quen khi bước chân vào công việc này
Mỗi kịch bản cũng nên chia làm 2 loại là kịch bản tổng quát và kịch bản chi
tiết, kịch bản tổng quát là để bao quát hết các công việc chung cho một
chương trình, kịch bản này dùng cho phía khách hàng để họ tiện quản lý lịch
trình sự kiện hoặc các bên cung cấp âm thanh ánh sáng, màn hình máy chiếu
nắm bắt nội dung và điều khiển thiết bị cho phù hợp. Một kịch bản chi tiết,
hay thường gọi là kịch bản MC, trong đó có kèm lời dẫn MC và phần phân
công công việc cho đội ngũ tổ chức sự kiện.
Phải phân ra 2 kịch bản là vì phần kịch bản chi tiết thường chỉ sử dụng cho
MC và nội bộ, tránh để các bên không liên quan biết quá nhiều nội dung
hoặc kịch bản lọt ra ngoài - đây là vấn đề bảo mật của một số công ty.
Xin giới thiệu một vài loại kịch bản để các bạn tham khảo
Sự kiện hội nghị khách hàng, giới thiệu sản phẩm, tổng kết cuối năm:
Với kịch bản này, chia theo các nội dung như sau: Số thứ tự, Thời gian,
Nội dung, Chi tiết, Âm thanh, Ánh sáng, Ghi chú đối với kịch bản dành
cho khách hàng, Âm thanh - ánh sáng, Quay phim chụp hình để họ nắm
được khung chương trình. Bổ sung thêm MC Script cho kịch bản MC và
Phụ trách đối với team chạy chương trình.
Tham khảo thêm kịch bản chương trình tại đây
STT
Thời
gian
Nội
dung
Chi tiết Âm thanh Ánh sáng Ghi
chú
3
18:40
-
18:45
Giới
thiệu
đại
biểu
MC gi
ới
thiệu
khách VIP
đ
ến tham
d
ự hội
nghị
Âm thanh
chào m
ừng
khi t
ừng
đư
ợc MC
xướng.
Ánh sáng
follow bên
dư
ới hội
trường v
ào
khách đư
ợc
MC đọc tên.
Màn
hình
logo
VCB
Sự kiện khánh thành, động thổ, khai trương:
Tương tự như hội nghị ở trên nhưng đối với các chương trình tổ chức ban
ngày thì bỏ bớt các hạng mục về ánh sáng.
Sự kiện truyền hình trực tiếp:
Truyền hình trực tiếp thì độ chính xác phải được tính bằng giây, nên ngoài
việc phải cực ki chi tiết trong nội dung thì các hạng mục cũng phải được chi
tiết trong phần việc của từng người.
Sự kiện dài ngày:
Với sự kiện kéo dài vài ngày, bạn cũng nên có 2 kịch bản, một kịch bản tổng
thể và một kịch bản chi tiết. Kịch bản tổng thể bao gồm: Số thứ tự, Thời
gian, Nội dung, Chi tiết, Ghi chú để ghi lại những hoạt động chính và diễn
giải sơ lược.
Kịch bản này để quản lý các hoạt động chính trong ngày và gửi cho khách
hàng để họ có thể nắm được nội dung và theo kịp lịch trình
Kịch bản chi tiết bao gồm: Số thứ tự, Thời gian, Nội dung, Chi tiết, Phụ
trách, Ghi chú, Trạng thái. Kịch bản này dùng trong nội bộ và từng phần
có người phụ trách rõ ràng, cũng như trạng thái như thế nào (đã hoàn thành
hay chưa) để dễ quản lý tiến độ công việc.
Tùy tính chất mỗi sự kiện mà biến đổi kịch bản cho phù hợp, tuy nhiên,
trong kịch bản phải thể hiện được càng chi tiết càng tốt và thời gian phải liên
tục, không được ngắt quãng, cân đối sao cho thời lượng chương trình phù
hợp, tránh để dư hoặc thiếu thời gian. Viết kịch bảng càng khoa học, cụ thể
bao nhiêu thì khi chạy chương trình đỡ phải diễn giải và thiếu sót bấy nhiêu.
Bây giờ bạn chỉ việc bám sát chương trình và chạy mà thôi.