XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN
TRONG DOANH NGHIỆP VẬN TẢI HÀNG KHÔNG
KS. HOÀNG VIỆT HÙNG
Trường Đại học Hàng không dân dụng
Saint - Peterburg
Tóm tắt: Bài báo nêu sự cần thiết phải xây dựng hệ thống thông tin để phục vụ cho công tác
điều hành, sản xuất và nghiên cứu thị trường của doanh nghiệp vận tải Hàng không qua đó đề xuất
các giải pháp xây dựng một hệ thống thông tin hoàn chỉnh cho doanh nghiệp vận tải Hàng không.
Summary: The paper shows the needs for establishment of the information system for
management, operation or utilization and study of company market. This paper also presents
proposal solutions for the establishment of an appropriate information system of aviation
company.
I. ĐẶT VẤN ĐỀ
Trong điều kiện cạnh tranh khốc liệt trên
thị trường Hàng không trong và ngoài nước,
cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin
thì việc nắm bắt kịp thời các số liệu thông tin
chính xác là một trong những điều kiện quan
trọng để đảm bảo cho sự thành công của một
doanh nghiệp. Các doanh nghiệp Hàng không
Viêt Nam bắt đầu phải cạnh tranh sòng phẳng
với các hãng Hàng không có truyền thống lâu
đời. Từ khi Việt Nam gia nhập WTO, các đối
thủ cạnh tranh không chỉ có những phương
tiện kĩ thuật hàng không tiên tiến, có các sân
bay với chất lượng đẳng cấp Quốc tế mà họ
còn có một hệ thống cung cấp thông tin kịp
thời và chuẩn xác để quản lý và cạnh tranh.
Tại Việt Nam xây dựng hệ thống thông tin
vẫn chưa mang tính bức thiết đối với một
doanh nghiệp. Doanh nghiệp hàng không Việt
Nam hiện nay chưa có một hệ thống thông tin
hoàn chỉnh. Việc xây dựng một hệ thống
thông tin hoàn chỉnh cho việc sản xuất, nghiên
cứu khách hàng, cung cấp dịch vụ tối ưu cho
khách hàng là một vấn đề cấp thiết hiện nay.
II. NỘI DUNG
Các doanh nghiệp Hàng không ngày nay
phải hoạt động trong môi trường sản xuất kinh
doanh phức tạp và luôn biến động. Đứng
trước các cơ hội và thách thức của thị trường,
doanh nghiệp vận tải hàng không phải nhanh
chóng đưa ra các quyết định kịp thời để khai
thác triệt để các điểm mạnh, hạn chế những
điểm yếu nhằm thực hiện tốt những mục tiêu
kinh doanh đã được đặt ra. Độ chính xác của
các quyết định phụ thuộc rất nhiều vào số
lượng và chất lượng thông tin mà doanh
nghiệp có được. Thực tế cho thấy những quyết
định đối phó với tác động của môi trường mà
doanh nghiệp vận tải Hàng không đưa ra luôn
thuộc về một hai dạng đưới đây:
- Những quyết định thụ động: những
quyết định đưa ra để đối phó với các diễn biến
của thị trường đã xảy ra. Những quyết định
thụ động thường không có cơ sở khoa học
vững chắc, kém tính đồng bộ nên ít có hiệu
quả.
- Những quyết định chủ động: những
quyết định này dựa trên các diễn biến của thị
trường sản xuất kinh doanh đã được dự báo
trước. Do ở thế chủ động loại quyết định này
thường có đầy đủ cơ sở khoa học giúp doanh
nghiệp tận dụng được các cơ hội và tránh
được các nguy cơ trong kinh tế thị trường.
Như vậy, để đưa ra được các quyết định
chủ động, doanh nghiệp vận tải hàng không
phải có đầy đủ và kịp thời các thông tin chuẩn
xác. Vấn đề quản lý thông tin và hệ thống
thông tin là rất cần thiết cho doanh nghiệp,
đặc biệt là các doanh nghiệp hoạt động trong
các môi trường sản xuất kinh doanh luôn biến
động như hàng không. Tuy nhiên không chỉ
doanh nghiệp vận tải hàng không mà nhiều
doanh nghiệp hàng không hiện nay, việc xây
dựng hệ thống thông tin ít phát huy được tác
dụng do chưa được làm đúng bài bản hoặc chỉ
nặng về hình thức. Những sai lầm hay gặp
trong xây dựng hệ thống thông tin cho doanh
nghiệp hàng không là:
Mục tiêu xây dựng hệ thống thông tin
chưa cụ thể rõ ràng.
- Chưa quy định rõ nhiệm vụ chức năng
cho từng bộ phận trong bộ máy thông tin.
- Việc thu thập, xử lý thông tin thị trường
chưa kịp thời, chuẩn xác.
Để đảm bảo tính khoa học, tránh sự tùy
tiện hình thức, việc xây dựng hệ thống thông
tin trong mỗi doanh nghiệp hàng không phải
được phân thành các bước cụ thể với những
quy định chặt chẽ về nội dung, công việc cho
từng khâu. Hình vẽ dưới đây sẽ thể hiện các
bước chính.
Xác định mục tiêu chức năng
của hệ thống thông tin
Xác định nhu cầu thông tin thị
trường và nội bộ
Xác định nguồn
thông tin tổng quát
Xác định nguồn
thông tin riêng biệt
Xây dựng
hệ thống thông tin
Thực hiện
thu thập thông tin
Dự báo
diễn biến
Lập bảng
thông tin tổng hợp
Phân tích cơ hội và nguy cơ
của doanh nghiệp vận tải
Đề ra
phản ứng chiến lược
Theo dõi
và cập nhật thông tin
Hình 1. Trình tự xây dựng hệ thống thông tin
trong doanh nghiệp hàng không
• Xác định mục tiêu, chức năng của hệ
thống thông tin:
Trước tiên phải làm rõ được mục tiêu của
việc xây dựng hệ thống thông tin, chức năng
của hệ thống thông tin là gì? Để thông tin
trong nội bộ hay để thông tin cho các đại lý,
khách hàng? Vai trò của hệ thống trong doanh
nghiệp Hàng không?
• Xác định nhu cầu thông tin: Xác
định nhu cầu thông tin là cơ sở để xây dựng
bộ máy thu thập, xử lý cung cấp thông tin.
Trong bước này doanh nghiệp vận tải
Hàng không cần phải xác định những thông
tin gì để đưa vào hệ thống thông tin. Yêu cầu
thu thập thông tin thường là không giới hạn về
số lượng và loại thông tin nhưng không phải
tất cả các thông tin đều có giá trị như nhau.
Trong nhiều trường hợp có quá nhiều thông
tin lại bất lợi giống như khi có quá ít thông
tin. Những thông tin thừa làm hệ thống thêm
phức tạp, dễ dẫn đến việc xao nhãng các mục
tiêu chính và gây lãng phí trong quản lý. Ví
dụ: Quy định việc mua vé máy bay phải đến
tận các đại lý để cung cấp thông tin cá nhân
gây mất thời gian cho khách hàng. Trong khi
đó có thể tận dụng Internet, điện thoại để đăng
kí trực tuyến…
• Xác định những nguồn thông tin
tổng quát: trong bước này phải bao quát xác
định toàn bộ các loại thông tin cần thiết phục
vụ cho việc ra các quyết định trong doanh
nghiệp. Ở đây cần chú ý không bỏ sót các loại
thông tin cần thiết. Sau đó phải xác định
nguồn cho mỗi loại thông tin
• Xác định những nguồn tin riêng biệt:
Ở đây các thông tin được phân thành các loại
riêng biệt. Cách xác định các loại thông tin
cũng phải được quy định thống nhất rõ ràng.
Các chỉ tiêu phải được quy định rõ cách lấy,
cách tính hoặc cách tra cứu từ các sổ sách
giấy tờ từ doanh nghiệp.
• Xây dựng hệ thống thông tin: Để
xây dựng hệ thống thông tin phải giải quyết
các vấn đề:
- Mô hình bộ máy thông tin trong doanh
nghiệp Hàng không.
- Mối quan hệ về mặt thông tin giữa các
bộ phận trong doanh nghiệp.
- Quy định về nội dung, chế độ báo cáo
và cung cấp thông tin giữa các bộ phận.
- Xây dựng các bản mẫu báo cáo, thu
thập, tổng hợp thông tin…
- Nhân sự trong bộ máy.
• Thực hiện thu thập thông tin, việc
thu thập thông tin đòi hỏi phải chính xác,
trung thực với những diễn biến thực tế của thị
trường. Các thông tin phải được xác định theo
đúng yêu cầu của các phương pháp lấy thông
tin như công thức, cách đo đạc, chọn mẫu…
Các số liệu phải được ghi vào các bảng mẫu
theo đúng quy định. Khi có các tình huống
không bình thường phải có các ghi chú cụ thể
không rõ ràng.
• Dự báo diễn biến. Việc dự báo các
diễn biến, tình hình có thể dựa theo các
phương pháp truyền thống. Cần lưu ý rằng
những dự báo của các nhân viên làm việc
trong một bộ máy thông tin là một kênh quan
trọng để lãnh đạo doanh nghiệp cân nhắc
trước khi đưa ra các quyết định. Các nhân
viên làm trong bộ máy thông tin là những
người thường xuyên xác định, báo cáo, tiếp
xúc với các thông tin của khách hàng, thông
tin của các nhà cung cấp dịch vụ… Các kỹ
năng cần được tận dụng vào công tác dự báo.
Ví dụ trong bảng mẫu báo cáo tình hình về thị
trường nên có các dự báo về tình hình thị
trường, nhu cầu của hành khách, hiện trạng
của các nhà cung cấp dịch vụ trong thời gian
sắp tới. Sau khi đã có đầy đủ các thông tin cần
thiết ta tiến hành lập bảng thông tin. Tiếp theo
là phân tích các cơ hội và nguy cơ để đề ra các
giải pháp thích hợp mà trọng tâm là xây dựng
hệ thống phân tích thông tin về khách hàng,
tình hình biến động của thị trường.
III.KẾT LUẬN
Trên đây là một số vấn đề liên quan đến
việc xây dựng hệ thống thông tin trong doanh
nghiệp vận tải Hàng không. Để có một hệ
thống thông tin hoàn chỉnh Vietnamairline cần
có những nghiên cứu toàn diện và chi tiết hơn
nữa về cách thức,phương pháp lấy thông tin
trong từng hoàn cảnh cụ thể.
Tài liệu tham khảo
[1]. Nguyễn Hữu Hà. Marketing trong ngành vận
tải - Nhà xuất bản thống kê 2002.
[2]. Xây dựng hệ thống thông tin trong doanh
nghiệp Vận tải. Tạp chí Giao thông vận tải số
3/2006♦