Trong gia đo n hi n nay, c i cách hành chính đc coi nh v n đ t t ượ ư
y u đi v i m i qu c gia và Vi t Nam cũng v y. Đang ra s c c i cách n nế
hành chính nhà n c trong năm 2011- 2010. C i cách hành chính giúp cho bướ
máy nhà n c ho t đng có hi u qu h n. Vi c c i cách hành chính chúng taướ ơ
không th không k t i vai trò c a công tác văn th . B i l ư công tác văn thư
là công tác nh m đm b o thông tin văn b n, ph c v ho t đng qu n lý,
đi u hành c a c quan, t ch c. N i dung công tác này bao g m các vi c v ơ
so n th o, ban hành văn b n; qu n lý văn b n và các tài li u khác hình thành
trong quá trình ho t đng c a c quan; l p h s hi n hành, giao n p h s ơ ơ ơ
vào l u tr ; và qu n lý, s d ng con d u trong văn th .ư ư T các c quan c p ơ
qu c gia, đn m i c quan, đn v , doanh nghi p nh trong quá trình ho t ế ơ ơ
đng đu s n sinh nh ng gi y t liên quan và nh ng văn b n, tài li u có giá
tr đu đc l u gi l i đ tra c u, s d ng khi c n thi t. N u công tác văn ượ ư ế ế
th và l u tr làm t t góp ph n quan tr ng b o đm thông tin cho ho t đngư ư
c a m t t ch c, cung c p nh ng tài li u, t li u, s li u đáng tin c y, ph c ư
v m c đích chính tr , kinh t , văn hóa, xã h i. Đng th i, làm t t công tác ế
văn th l u tr còn góp ph n b o v nh ng thông tin có liên quan đn cư ư ế ơ
quan, t ch c và bí m t qu c gia.. Tr ng tâm c i cách hành chính trong giai
đo n 10 năm t i là: C i cách th ch ; xây d ng, nâng cao ch t l ng đi ngũ ế ượ
cán b , công ch c, viên ch c, chú tr ng c i cách chính sách ti n l ng nh m ươ
t o đng l c th c s đ cán b , công ch c, viên ch c th c thi công v có
ch t l ng và hi u qu cao; nâng cao ch t l ng d ch v hành chính và ch t ượ ượ
l ng d ch v công. V i đ tài: Vai trò c a công tác văn th l u tr trongượ ư ư
vi c t ng th c i cách n n hành chính nhà n c năm 2011- 2020 và kh năng ướ
và th i gian h n h p chúng tôi s nghiên c u v hai v n đ trong c i cách
n n hành chính nhà n c đó là: c i cách th ch và c i cách th t c hành ướ ế
chính.
V c b n có th hi u, công tác văn th là công tác nh m đm b o ơ ư
thông tin văn b n, ph c v ho t đng qu n lý, đi u hành c a c quan, t ơ
ch c. N i dung công tác này bao g m các vi c v so n th o, ban hành văn
b n; qu n lý văn b n và các tài li u khác hình thành trong quá trình ho t đng
c a c quan; l p h s hi n hành, giao n p h s vào l u tr ; và qu n lý, s ơ ơ ơ ư
d ng con d u trong văn th . Vai trò công tác văn th trong vi c t ng th c i ư ư
cách n n hành chính nhà n c trên nh ng khía c nh sau: ướ
Th nh t trong vi c c i cách th ch hành chính: ế
Công tác văn th có vai trò quan tr ng đi v i vi c xây d ng th chư ế
hành chính nhà n c, góp ph n nâng cao ch t l ng hi u qu , hi u l c c aư ượ
h th ng th ch hành chính. T ch ng trình đi m i và nâng cao ch t ế ươ
l ng công tác xây d ng pháp lu t, tr c h t là quy trình xây d ng, ban hànhượ ướ ế
lu t, pháp l nh, ngh đnh, quy t đnh, thông t và văn b n quy ph m pháp ế ư
lu t c a chính quy n đa ph ng nh m b o đm tính h p hi n, h p pháp, ươ ế
tính đng b , c th và kh thi c a các văn b n quy ph m pháp lu t công tác
văn th giúp vi c khai thác thông tin ph c v so n th o, ban hành văn b nư
qu n lý nhà n c có th t nhi u ngu n khác nhau nh ng ngu n thông tin t ướ ư
tài li u văn th có vai trò quan tr ng vì tính chính xác, đ tin c y cao, thu n ư
l i, nhanh chóng, ti t ki m. Vai trò quan tr ng c a văn th th hi n ngay khi ế ư
đnh h ng n i dung, xác đnh nhu c u ban hành văn b n qu n lý nhà n c ướ ướ
c n ph i nghiên c u các ch tr ng, đng l i c a Đng liên quan đn v n ươ ườ ế
đ đó thông qua các tài li u văn th . Nghiên c u h th ng văn b n qu n lý ư
nhà n c đã quy đnh v cùng v n đ đó, đ xác đnh v n đ đã đc đi uướ ượ
ch nh, gi i quy t ch a đi u ch nh, gi i quy t b ng cách nào, hi u qu nh ế ư ế ư
th nào, nh m b o đm tính h th ng, tính kh thi, sát h p v i th c t c aế ế
văn b n. Nghiên c u th c tr ng xã h i đc ph n ánh qua các tài li u l u tr ượ ư
đ văn b n đang so n th o phù h p v i th c t phát tri n c a đi s ng xã ế
h i….
S a đi, b sung các quy đnh c a pháp lu t v xã h i hóa theo h ng ướ
quy đnh rõ trách nhi m c a Nhà n c trong vi c chăm lo đi s ng v t ch t ướ
và tinh th n c a nhân dân; khuy n khích các thành ph n kinh t tham gia cung ế ế
ng các d ch v trong môi tr ng c nh tranh bình đng, lành m nh; ườ Cùng v i
vi c nghiên c u các văn b n pháp lu t hi n hành, trong quá trình xây d ng
m t văn b n, c n ph i nghiên c u pháp lu t lien quan đn n i dung văn b n ế
c a gia đo n tr c, nh m đánh giá nh ng thành công, th t b i c a t ng văn ướ
b n, t ng quy đnh; tìm hi u nguyên nhân đ k th a nh ng h t nhân h p lý, ế
phát huy giá tr tích c c, h n ch đn m c th p nh t nh ng tác đng tiêu c c, ế ế
nh ng thi t h i có th x y ra cho xã h i c a văn b n m i. Khi ban hành áp
d ng pháp lu t, ph i tiên hành nghiên c u h th ng các quy ph m pháp
lu tành và đã đc ban hành( h th ng các văn b n đó đc l u gi l u ượ ượ ư ư
tr hi n hành và ph bi n) đ b o đm áp d ng pháp lu t đó là đúng th m ế
quy n và có n i dung phù h p v i pháp lu t hi n hành
Ti p t c xây d ng và hoàn thi n h th ng th ch v t ch c và ho t ế ế
đng c a các c quan hành chính nhà n c; s a đi, b sung và hoàn thi n ơ ướ
các văn b n quy ph m pháp lu t v t ch c và ho t đng c a Chính ph ,
H i đng nhân dân và y ban nhân dân các c p; . Công tác văn th s giúp ư
cung c p nh ng thông tin c n thi t ph c v nhi m qu n lý nhà n c c a ế ướ
m i c quan t ch c nói chung. Thông tin ph c v qu n lý đc cung c p t ơ ượ
nhi u ngu n khác nhau trong đó ngu n thong tin ch y u nh t, chính xác nh t ế
là thông tin b ng văn b n. V m t n i dung công vi c có th x p công tác ế
văn th vào ho t đng đm b o thong tin cho công tác qu n lý mà các văn ư
b n chính là ph ng ti n ch a đng, truy n đt, ph bi n nh ng thông tin ươ ế
mang tính pháp lý.
Xây d ng, hoàn thi n quy đnh c a pháp lu t v m i quan h gi a
Nhà n c và nhân dân, tr ng tâm là b o đm và phát huy quy n làm ch c a ướ
nhân dân, l y ý ki n c a nhân dân tr c khi quy t đnh các ch tr ng, chính ế ướ ế ươ
sách quan tr ng và v quy n giám sát c a nhân dân đi v i ho t đng c a c ơ
quan hành chính nhà n c.ướ .Làm t t các khâu nghi p v c a công tác văn th ư
góp ph n thúc đy cho ho t đng h th ng hóa pháp lu t( t p h p hóa và
pháp đi n hóa) đc t t, góp ph n lo i b nh ng quy ph m l i th i, làm ượ
gi m s ch ng chéo gi a các văn b n quy ph m pháp lu t, nâng cao ch t
l ng, hi u qu cho h th ng th ch hành chính nhà n c, b m đm cung ượ ế ư
c p thông tin cho ho t đng xây d ng h th ng văn b n quy ph m pháp lu t
nói riêng và văn b n qu n lý nhà n c nói chung ướ
Th 2 trong vi c c i cách th t c hành chính.
Làm t t công tác l u tr góp ph n thúc đy công tác văn th , hành ư ư
chính và văn phòng đt hi u qu h n. Nâng cao hi u qu ho t đng c a th ơ
t c hành chính và quá trình thúc đy nhanh quá trình th c hi n công cu c c i
cách hành chính.Quá trình hình thành văn b n t so n th o, ban hành, qu n lý
văn b n đn l u tr hi n hành và đa vào l u tr l ch s có m i quan h ế ư ư ư
ch t ch , ph thu c v i nhau. Đi u đó đc th hi n : ượ
T t c các ho t đng qu n lý, ch đo, đi u hành công vi c hành chính
trên m i lĩnh v c c a nhà n c hàng ngày, hàng gi đu g n li n v i văn ướ
b n, đi u đó cũng có nghĩa là g n li n vi c t ch c s d ng văn b n nói
riêng, v i công tác l u tr nói chung. Trong quá trình xây d ng quy ho ch, k ư ế
ho ch, nh t thi t ph i có nghiên c u th c tr ng v n đ đó giai đo n tr c ế ướ
đ đúc rút kinh nghi m, tìm ra nguyên nhân làm cho công vi c thành công hay
không thành công, t đó đa ra nhi m v , k ho ch sát h p v i th c t . Nh ư ế ế ư
v y, h th ng văn b n qu n lý v a là ph ng ti n v a là s n ph m c a ho t ươ
đng qu n lý nhàn c, đng th i cũng là thành ph n tài li u ch y u c a ướ ế
phông l u tr .ư
Đt yêu c u c i cách th t c hành chính ngay trong quá trình xây d ng
th ch , t ng k t kinh nghi m th c ti n và tăng c ng đi tho i gi a Nhà ế ế ườ
n c v i doanh nghi p và nhân dân; m r ng dân ch , phát huy vai trò c aướ
các t ch c và chuyên gia t v n đc l p trong vi c xây d ng th ch , chu n ư ế
m c qu c gia v th t c hành chính; gi m m nh các th t c hành chính hi n
hành; công khai các chu n m c, các quy đnh hành chính đ nhân dân giám sát
vi c th c hi n Vì v y th c hi n t t công tác văn th ư s góp ph n vào gi i
quy t công vi c c a c quan nhanh chóng, chính xác, năng su t, ch t l ng,ế ơ ư
đúng chính sách, đúng ch đ, gi gìn bí m t c a Đng và Nhà n c, h nế ướ
ch đc b nh quan lieu gi y t , gi m b t nh ng gi y t vô d ng và vi cế ư
l i d ng s h trong vi c qu n lý văn b n đ làm trái v i pháp lu t. Giúp cho ơ
nhân dân ti n l i h n trong vi c c n gi y t đ gi i quy t nh ng công vi c ơ ế
c a mình. Nh ng văn b n đn gi n không ph c t p nhân dân d hi u, d ơ
đi n vào trong đó.
Công khai, minh b ch t t c các th t c hành chính b ng các hình th c
thi t th c và thích h p; th c hi n th ng nh t cách tính chi phí mà cá nhân, tế
ch c ph i b ra khi gi i quy t th t c hành chính t i c quan hành chính nhà ế ơ
n c; duy trì và c p nh t c s d li u qu c gia v th t c hành chính.Vănướ ơ
th s b o đm gi l i đy đ ch ng c v m i ho t đng c a c quan.ư ơ
N i dung c a các văn b n ph n ánh ho t đng c a c quan cũng nh ho t ơ ư
đngc a các cá nhân gi câc trách nhi m khác nhau trong c quan. N u trong ơ ế
quá trình ho t đng c a c quan, các văn b n gi l i đy đ, n i dung văn ơ
b n chính xác, ph n ánh chân th c các ho t đng c a c quan thì khi c n ơ
thi t các văn b n s là b ng ch ng pháp lý ch ng minh cho ho t đng c a cế ơ
quan m t cách chân th c. Công tác văn th s giúp cho th t c hành chính ư
g n nh . Cán b , công ch c d dàng qu n lý h n. ơ
Th c hi n t t công tác văn th góp ph n th c hi n m t n n hành ư
chính phát tri n, hi n đi - n n hành chính h ng t i ph c v nhân dân và ư
ngày càng m ng quy n công dân. M c tiêu c a công tác văn th là ph c v ư
nhu c u s d ng, ti p c n v i thông tin quá kh c a toàn xã h i, t o đi u ế
ki n đ m i c quan, t ch c, nhân dân ti p c n, s d ng tài li u l u tr vào ơ ế ư
m c đích chính đáng c a mình.Ngày nay, đc bi t trong n n kinh t tri th c ế
phát tri n, con ng i càng nh n th c rõ h n v giá tr c a thông tin thì nhu ườ ơ
c u đc ti p c n và khai thác thông tin s ngày m t tăng lên. “Quy n đc ượ ế ượ
thông tin” là góp ph n nâng cao năng su t, ch t l ng công tác c a các c ượ ơ
quan, t ch c đng, t ch c chính tr -xã h i và phòng ch ng t quan liêu gi y
t . Trong ho t đng c a các c quan, t ch c đng, t ch c chính tr -xã h i, ơ
t vi c đ ra các ch tr ng, chính sách, xây d ng ch ng trình, k ho ch ươ ươ ế
công tác cho đn ph n ánh tình hình, nêu đ xu t, ki n ngh v i c quan c pế ế ơ
trên, ch đo c quan c p d i ho c tri n khai, gi i quy t công vi c... đu ơ ướ ế
ph i d a vào các ngu n thông tin có liên quan. Thông tin càng đy đ, chính
xác và k p th i thì ho t đng c a c quan càng đt hi u qu cao, b i l thông ơ
tin ph c v qu n lý đc cung c p t nhi u ngu n khác nhau, trong đó ượ
ngu n thông tin ch y u nh t, chính xác nh t là thông tin t văn b n vì văn ế
b n là ph ng ti n ch a đng, truy n đt, ph bi n thông tin mang tính pháp ươ ế
lý. m t quy n c b n c a công dân mang tính Hi n đnh, đi u đó đã đt ra ơ ế
trách nhi m cho ngành l u tr , là đm b o “quy n đc ti p c n và khai ư ượ ế
thác thông tin t tài li u l u tr c a các c quan, t ch c, cá nhân ư ơ
Ngoài ra trong ho t đng c a m i c quan, đn v hi n nay, trên m i lĩnh ơ ơ
v c, h u h t các công vi c t ch đo, đi u hành, quy t đnh, thi hành đu ế ế
b ng văn b n. Vai trò c a công tác văn th và l u tr đi v i ho t đng c a ư ư
m i c quan, đn v có m i quan h m t thi t v i nhau đc th hi n ơ ơ ế ượ
nh ng n i dung sau:
Góp ph n quan tr ng đm b o thông tin cho ho t đng qu n lý; cung
c p nh ng tài li u, t li u, s li u đáng tin c y ph c v các m c đích chính ư
tr , kinh t , văn hoá, xã h i. Đng th i cung c p nh ng thông tin quá kh , ế
ph c v cho ho t đng qu n lý c a các c quan. ơ
Giúp cho cán b , công ch c c quan nâng cao hi u su t công vi c đáp ơ
ng k p th i các yêu c u c a t ch c, cá nhân. H s tài li u tr thành ơ
ph ng ti n theo dõi, ki m tra công vi c m t cách có h th ng, qua đó cánươ
b , công ch c có th ki m tra, đúc rút kinh nghi m góp ph n th c hi n t t
các m c tiêu qu n lý: năng su t, ch t l ng, hi u qu và đây cũng là nh ng ư
m c tiêu, yêu c u c a c i cách n n hành chính nhà n c n c ta hi n nay. ướ ướ
T o công c đ ki m soát vi c th c thi quy n l c c a các c quan, t ơ
ch c, cá nhân. Góp ph n gi gìn nh ng t li u v ho t đng c a c quan, ư ơ
ph c v vi c ki m tra, thanh tra giám sát.
Góp ph n b o v bí m t nh ng thông tin có liên quan đn c quan, t ế ơ
ch c, doanh nghi p và các bí m t qu c gia.
T m i quan h g n bó có th th y n u quan tâm làm t t công tác văn ế
th và l u tr s góp ph n b o đm cho các ho t đng c a m i c quanư ư ơ
hành chính nhà n c, m i đn v đc thông su t. Nh đó góp ph n nâng caoướ ơ ượ
hi u qu qu n lý hành chính nhà n c và thúc đy ti n trình c i cách n n ướ ế
hành chính hi n nay.
Nh v y vai trò c a công tác văn th trong vi c t ng th c i cách n nư ư
hành chính nhà vô cùng quan tr ng giúp lãnh đo các c quan, t ch c đng, ơ
t ch c chính tr -xã h i ch đo công vi c chính xác, hi u qu , không đ
ch m vi c, sót vi c, tránh t quan liêu, gi y t , m nh l nh hành chính