Muốn lập nhóm làm việc hiệu quả?
Tư vấn của VietnamWorks.com:
Về việc thành lập nhóm cùng làm việc, chúng tôi có một số gợi ý tổng
quát như sau để bạn tham khảo:
Để tìm được những người phù hợp cùng cộng tác, đòi hỏi bạn trước hết
phải xác định được công việc/dự án mà nhóm sẽ làm, mục đích cuối
cùng mà công việc này nhắm đến là gì. Sau đó, căn cứ vào mục tiêu lớn,
bạn chia thành những mục tiêu nhỏ, cụ thể hơn và phân tích xem để đạt
được những mục tiêu đó bạn cần phải làm những gì và theo những bước
cụ thể như thế nào.
Từ đây, bạn sẽ xác định tiếp mình cần bao nhiêu người cùng cộng tác,
những người đó sẽ đảm nhiệm những công việc gì, cần phải có chuyên
môn, kinh nghiệm và tố chất như thế nào để làm tốt những công việc ấy.
Bạn cũng cần xác định thời gian thực hiện công việc/dự án là bao lâu và
đến thời điểm nào sẽ cần nhân lực vào những việc gì để có kế hoạch
phân bố công việc và nhân công cụ thể.
Tiếp theo, bạn cần dự trù kinh phí thực hiện hoặc mức thù lao có thể
chi trả cho những người tham gia cộng tác. Bạn sẽ phải cân đối kinh phí
và yêu cầu nhân lực để lên kế hoạch thu hút người cộng tác sao cho hợp
lý nhất.
Một khi đã tìm được người, vấn đề tiếp theo rất quan trọng là làm sao
duy trì và điều hành nhóm làm việc hiệu quả nhất. Khi đó, trưởng nhóm
cần biết tổ chức con người và tài nguyên cho các công việc và chọn
phong cách lãnh đạo phù hợp. Cụ thể, trưởng nhóm cần xây dựng tinh
thần đoàn kết nội bộ, các thành viên trong nhóm luôn trung thực và thể
hiện sự quan tâm chăm sóc lẫn nhau.
Người trưởng nhóm cũng cần phải có sự nhạy cảm nhất định đối với các
nhu cầu, thái độ và tình cảm của các thành viên trong nhóm. Điều này
đòi hỏi bạn không chỉ biết lắng nghe, quan sát mà còn phải sâu sát với
đồng nghiệp của mình.
Trong quá trình làm việc, với vai trò là trưởng nhóm, bạn cần thiết lập
mục tiêu chung và nhất quán cho cả nhóm, giúp các thành viên còn
lại xác lập mục tiêu cá nhân phù hợp. Bạn cũng cần phải sáng tạo và chủ
động trong công việc, luôn khuyến khích và tạo điều kiện cho mọi người
phát huy tính sáng tạo của chính bản thân họ, đồng thời phải có chế độ
thưởng phạt công minh.
Một điều quan trọng nữa là bạn cũng phải biết chấp nhận thỏa hiệp
nếu có sự khác biệt. Mỗi người là một cá thể riêng biệt và không thể
nào đòi hỏi họ phải suy nghĩ và có cách làm việc giống như bạn. Chấp
nhận sự khác biệt để thông hiểu và phối hợp làm việc với nhau sao cho
hiệu quả là điều rất quan trọng khi làm việc chung.
Bên cạnh đó, truyền thông hiệu quả cũng là một trong những yếu tố rất
quan trọng trong quá trình làm việc nhóm. Thiếu truyền thông hoặc công
tác truyền thông yếu kém khiến mọi người không nắm được mục tiêu,
yêu cầu công việc dẫn đến không hoàn thành đúng kế hoạch. Quá trình
truyền thông nội bộ đòi hỏi trưởng nhóm vừa khéo léo vừa linh hoạt
nhưng cũng phải dứt khoát; trưởng nhóm nên biết khi nào cương, khi
nào nhu để đạt hiệu quả truyền thông cao nhất.
Trên đây là những gợi ý sơ lược đối với việc xây dựng nhóm làm việc.
Đọc thì thấy đơn giản nhưng thực tế áp dụng sẽ đòi hỏi bạn và các thành
viên phải kiên trì và nỗ lực rất nhiều mới có thể thành công.
Chúc bạn may mắn!