6 cách dự trù ngân sách hợp lý
Là một trong những công cụ quản lý doanh nghiệp quan trọng nhất, dự trù
ngân sách cho mọi nhu cầu chi tiêu của doanh nghiệp hết sức cần thiết. Tuy
nhiên không phải lúc nào việc soạn thảo ra dự trù ngân sách cũng dễ dàng
thực hiện và được tiến hành theo đúng chủ trương của lãnh đạo doanh
nghiệp. Nhiều công ty đã quyết định chi tiền vào mục đích A nhưng ngay
sau đó lại tiêu tiền vào mục đích B, dẫn đến tình trạng ngân sách bị vỡ hoặc
bị thâm hụt nghiêm trọng. Sau đây là sáu cách giúp bạn phát triển một dự trù
ngân sách hợp lý:
1. Bản dự trù ngân sách có thể chưa hợp lý và cần tính toán kỹ. Một kế
hoạch trù liệu bao giờ cũng ít nhiều khác với thực tế, do đó dự trù ngân sách
cũng có thể chứa đựng những điều chưa hợp lý. Do đó cần tính toán nhiều
lần dự trù ngân sách và điều chỉnh những thiếu hụt tài chính trong quá trình
hoạt động của công ty.
2. Tái xem xét dự trù ngân sách là rất cần thiết. Việc xem xét thường kỳ,
tập trung vào những gì đang diễn ra và so sánh với dự tính trên ngân sách
mới chính là yếu tố quan trọng.
3. Quan trọng nhất là lên lịch tổng duyệt. Cần đặt ra một lịch trình để xem
xét quá trình thực hiện chi từ ngân sách. Công việc này thực sự quan trọng vì
nó đòi hỏi mọi người phải cố gắng hướng tới việc sử dụng ngân sách thật
hiệu quả.
4. Chú ý đến những giả định. Trong các cuộc họp bàn về sử dụng ngân
sách, cần xem xét kỹ những giả định (những gì đã thay đổi trong nội bộ và
trên thị trường sẽ ảnh hưởng ra sao đến ngân sách của doanh nghiệp). Các
nhà quản lý phải có khả năng nhìn thấy sự biến đổi của thị trường để đối phó
với những biến đổi ấy bằng cách chỉnh sửa hợp lý bản dự trù ngân sách.
5. Quan tâm đến các công cụ. Doanh nghiệp cần sự trợ giúp từ các công cụ
bỗ trợ như phần mềm thủ thư dõi theo số tiền đã chi tiêu hay các chọn lựa
phần mềm cung cấp đường truyền dữ liệu với ngân hàng như Quicken,
QuickBooks, Microsoft Money, Accpac, Netbooks.
6. Hàng tháng phải kiểm tra báo cáo chi từ ngân sách. Báo cáo kế toán
rất cần đi vào từng chi tiết để những ai có nhiệm vụ quản lý ngân sách thấy
rõ những hạng mục đáng chú ý nhất từ đó tiếp tục dành ưu tiên cho những
hạng mục nào để đảm bảo việc chi từ ngân sách đạt hiệu quả cao.