8 bí quyết xây dựng hình ảnh đẹp cho công ty
Ngày nay, mọi người bàn rất nhiều về “hình ảnh”- hình ảnh cá nhân, hình ảnh
doanh nghiệp.... Không chỉ các chuyên gia marketing, nhà quản lý mà hầu như tất cả
mọi công ty đều quan tâm đến hình ảnh của doanh nghiệp mình. Họ nỗ lực tạo ra một
hình ảnh đẹp trong con mắt khách hàng. Với tư cách là một nhà doanh nghiệp mới
khởi sự, để hướng tới những thành công lớn cũng như thu hút ngày một nhiều khách
hàng, bạn không thể bỏ qua công đoạn xây dựng hình ảnh cho công ty mình.
Một hình ảnh đẹp về công ty có tác dụng rất lớn giúp tăng doanh thu và lợi
nhuận. Không ít các chủ doanh nghiệp tỏ ra lo lắng khi những khách hàng tiềm năng
trên thị trường dường như xem công ty của họ như một “chú ngựa con mới lớn”. Mong
muốn của các chủ doanh nghiệp này là biết được phải làm thế nào để khách hàng đón
nhận công ty mình một cách nghiêm túc. Hàng nghìn hàng vạn công ty khác trên thị
trường hiện cũng đang phải đối mặt với cùng tình trạng “tiến thoái lưỡng nan” như
vậy.
Câu hỏi đặt ra là làm thế nào để thoát khỏi “hố sâu” này? Không có gì xa xôi
cả, chìa khoá nằm ở việc tạo dựng thành công một hình ảnh đẹp thể hiện tính chuyên
nghiệp cùng một phong cách kinh doanh lôi cuốn ngay từ thời điểm … khách hàng
nhấc máy điện thoại gọi đến công ty bạn lần đầu tiên.
Mỗi lần nhấc máy trả lời điện thoại khách hàng, những gì khách hàng của bạn
nghe được sẽ có tác động rất lớn đến hình ảnh công ty trong tâm trí khách hàng. Sau
đây là 08 bước có thể giúp bạn tạo dựng một hình ảnh đẹp về công ty:
1. Khôn ngoan trong cách chọn tên cho công ty
Công ty của bạn cần có một tên gọi thực sự dễ nhận biết và miêu tả rõ ràng sản
phẩm dịch vụ đang cung cấp, chẳng hạn như “Jones Public Relations” (chỉ một công ty
trong lĩnh vực gao tế công cộng PR). Nếu cái tên mà bạn đặt trước đó cho công ty
không phát huy hiệu quả, đừng ngại ngần việc đổi tên công ty cho phù hợp hơn.
2. Chuyên nghiệp trong cung cách trả lời khách hàng
Trả lời điện thoại một cách rõ ràng và rành mạch với tên gọi công ty, tiếp theo
đó là tên riêng của bản thân người trả lời. Nhờ vậy, người gọi điện sẽ ấn tượng và nhớ
đến công ty bạn nhiều hơn, chẳng hạn như “Jones Public Relations. Sally Jones xin
nghe”.
3. Ghi lại những thông điệp từ khách hàng
Cách mà hệ thống điện thoại của công ty bạn trả lời tự động khi bạn không có
mặt sẽ thể hiện rất nhiều điều về mối quan tâm của bạn tới sự thoả mãn của khách
hàng. Một trong những cách đơn giản nhất đó là sử dụng voice mail (thư giọng nói) từ
các công ty cung cấp dịch vụ điện thoại tại địa phương. Với mức phí chưa đến 10 USD
mỗi tháng, voice mail cho phép khách hàng gọi điện thoại đến công ty bạn lưu lại
thông điệp, thậm chí cả khi bạn đang trực điện thoại. Cho dù sử dụng voice mail hay
thiết bị trả lời điện thoại tự động, hãy đảm bảo rằng thông điệp được gửi đi tự động từ
điện thoại của công ty bạn đến khách hàng luôn vui vẻ, ngắn gọn, dứt khoát và chuyên
nghiệp.
4. Chuyên nghiệp trong cách mà bạn miêu tả các hoạt động của mình
Bạn hãy viết ra những lời văn ngắn gọn và rõ ràng miêu tả công ty của bạn đang
thực hiện những công việc gì, hoạt động như thế nào. Sau đó hãy ghi nhớ nó và lặp lại
lời mô tả này trong bất cứ giao dịch nào với khách hàng. Việc miêu tả hoạt động kinh
doanh của mình theo một cách nhất quán và dễ nhớ sẽ giúp bạn có được một chỗ đứng
vững chắc trong tâm trí khách hàng.
Trong quá trình xây dựng hình ảnh đẹp cho công ty, những gì khách hàng được
thấy cũng quan trọng không kém những gì khách hàng được nghe. Để truyền tải thành
công một hình ảnh của sự chuyên nghiệp và ổn định, bạn sẽ cần đến một bộ những
phương pháp, công cụ có chất lượng tốt nhất có thể phối kết hợp hiệu quả với nhau.
5/ Bắt đầu với đồ dùng văn phòng phẩm
Để nổi bật hơn cả, bạn hãy phối kết hợp những tấm danh thiếp kinh doanh hai
màu (màu đen của mực cộng thêm một màu khác) với tiêu đề thư và những phong bì
phù hợp. Bạn cũng nên bổ sung thêm một logo đặc trưng của công ty với sự trợ giúp từ
nhà in ấn hay nhà thiết kế hình hoạ. Sau đó, sử dụng logo này trên tất cả những giấy tờ
in ấn của công ty nhằm duy trì xuyên suốt một hình ảnh nhất quán.
6. Xây dựng bản giới thiệu năng lực công ty
Công cụ này nhất thiết phải truyền tải được sự ổn định và vững chắc của công
ty bạn, thể hiện những lợi ích mà khách hàng có được nếu lựa chọn sản phẩm dịch vụ
của công ty bạn và tạo dựng nên một hình ảnh riêng biệt. Bạn có thể nghiên cứu những
bản giới thiệu năng lực của các đối thủ cạnh tranh để có được những cách thức xây
dựng cho phù hợp cũng như những điểm then chốt cần phải có. Khi xây dựng bản giới
thiệu năng lực công ty, chất lượng sản phẩm luôn là yếu tố quan trọng dẫn tới thành
công đồng thời thể hiện một hình ảnh chuyên nghiệp. Hơn hết, bạn cần đảm bảo rằng
bản giới thiệu năng lực công ty sẽ nổi bật lên trong vô vàn những bản giới thiệu trên
thị trường về kiểu dáng thiết kế, in ấn và chất lượng thiết kế.
7. Đừng quên tầm quan trọng của biểu mẫu, văn bản
Hoá đơn in ấn, hợp đồng, các tiêu đề thư, hay những biểu mẫu in sẵn, cũng như
mọi văn bản giao tiếp với khách hàng trong công ty bạn cần thể hiện một hình ảnh
chuyên nghiệp và nhất quán.
8. Sự hài hòa trong cách sử dụng văn phòng phẩm
Nếu bạn cần những tài liệu giới thiệu hay hộp đựng những đề xuất kiến nghị,
hãy in nó cùng với thời điểm bạn in tài liệu giới thiệu năng lực. Một lượng lớn chi phí
in ấn là dành cho mực in tài liệu, văn bản giấy tờ. Nếu những tài liệu của bạn sử dụng
cùng một chất giấy và màu mực, việc in chúng cùng một lúc sẽ mọi thứ trở nên đồng
bộ hơn, hài hoà hơn đồng thời giúp bạn tiết kiệm đáng kể chi phí in ấn
Dịch từ bài viết của Kim T. Gordon trong tạp chí điện tử Entrepreneur
Đôi nét về tác giả: Kim T. Gordon là tác giả của cuốn sách Growing Your
Home-based Business (Thúc đẩy hoạt động kinh doanh tại nhà của bạn). Bài viết này
lần đầu tiên xuất hiện vào tháng 3 năm 1988 trên tạp chí Business Start-Ups