Bài giảng Giao tiếp trong kinh doanh - Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

BÀI 4 THUYẾT TRÌNH KINH DOANH

Hướng dẫn học Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:  Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia

 Đọc tài liệu:

thảo luận trên diễn đàn.

Sách Kỹ năng Thuyết trình do PGS.TS Dương Thị Liễu chủ biên, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế quốc dân, 2012.

 Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc qua email.  Trang Web môn học.

Nội dung Bài 4 giới thiệu về một kỹ năng mềm rất quan trọng và cần thiết để thành công trong công việc: kỹ năng nói/trình bày trước đông người - kỹ năng thuyết trình. Sinh viên cần hiểu được các bước chuẩn bị cho một bài thuyết trình, những việc cần làm khi thuyết trình, những kỹ năng cần sử dụng để thuyết trình thành công; đặc biệt, sinh viên cần vận dụng tốt những vấn đề này vào thuyết trình một ý tưởng/kế hoạch/dự án kinh doanh. Bài 4 phân tích các bước chuẩn bị thuyết trình, các công việc khi tiến hành thuyết trình, các kỹ năng cần sử dụng trong khi thuyết trình, các hình thức thuyết trình trong kinh doanh. Mục tiêu Sau khi học xong bài này, sinh viên cần thực hiện được các việc sau:

 Biết chọn chủ đề thuyết trình thực tế, hay, hấp dẫn;

 Biết cách xây dựng và trình bày nội dung bài thuyết trình hiệu quả, hấp dẫn;

 Biết cách phân tích, thích ứng và trao đổi với thính giả;

 Biết sử dụng thuần thục các kỹ năng nói, kỹ năng phi ngôn từ trong thuyết trình;

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

 Biết thiết kế và trình bày thuyết phục một ý tưởng/một kế hoạch kinh doanh.

119

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

Tình huống dẫn nhập

Bí quyết thuyết trình của Steve Jobs

Steve Jobs không chỉ được biết đến như một “Phù thủy công nghệ” mà còn nổi tiếng như một bậc thầy của kỹ năng thuyết trình trước đám đông. Steve Jobs đã qua đời từ lâu vì căn bệnh ung thư ở tuổi 56, nhưng những bài học vô giá về khả năng thuyết trình của ông thì còn mãi. Hầu hết các nhà diễn thuyết chỉ đơn thuần truyền tải thông tin, nhưng riêng Jobs biết cách truyền cả cảm hứng cho người nghe. Dưới đây là một số “bí quyết” của ông:

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

1. Tương tác tốt với khán giả Khi bước ra sân khấu, trước tiên ông mỉm cười với khán giả chứ không phải là bất kỳ lời giới thiệu trang trọng nào. “...Chào mừng mọi người đến với hội nghị Mac World 2008...”. Sau đó hoan nghênh mọi người đã đến tham dự và tiếp theo ông “khoe” với mọi người về những con số doanh thu cũng như những thành công mà ông và Apple đã tạo ra, tiếp sau đó là “Tôi muốn dành một chút thời gian để nói lời cảm ơn đến các bạn …”- lời cảm ơn đến khán giả của mình một cách rất tự nhiên. Và chính vì điều này đã làm ông gần gũi với khán giả hơn. Các bạn nên nhớ một khi các bạn đã tương tác tốt với khán giả thì lập tức buổi trình diễn sẽ rất tự nhiên mà không cần bất cứ một kịch bản viết sẵn nào. 2. Giúp khán giả hình dung ra nội dung bài thuyết trình Jobs luôn luôn đưa ra bố cục của bài thuyết trình của mình vào ngày hôm đó để định hướng cho khán giả của mình biết được là hôm nay ông sẽ nói bao nhiêu phần chính. Sau khi bước ra sân khấu, chào khán giả và nói một vài lời cảm ơn đến khách hàng của mình, ông bắt đầu bài thuyết trình của mình bằng cách đưa ra bố cục buổi nói chuyện : “...tôi có bốn vấn đề mà tôi muốn chia sẻ với tất cả các bạn hôm nay...”. Tất nhiên Jobs không nói ra 4 vấn đề cụ thể là gì (và dĩ nhiên ai cũng muốn biết). 3. Kể những câu chuyện Trước khi giới thiệu chiếc điện thoại mới, Jobs đã dành thời gian để tóm lược lịch sử của Apple: “Năm 1984, Apple đã giới thiệu máy tính Macintosh đầu tiên. Nó không chỉ thay đổi Apple mà thay đổi toàn bộ nền công nghiệp máy tính. Năm 2001, chúng tôi giới thiệu chiếc iPod đầu tiên. Nó không chỉ thay đổi cách chúng ta nghe nhạc mà thay đổi toàn bộ nền công nghiệp âm nhạc giải trí”. Hãy đặt mình vào vị trí của người nghe, ai cũng muốn nghe một câu chuyện có kịch tính, cao trào hơn là những lời nói suông. Vì thế, hãy cố gắng biến bài thuyết trình của bạn thành một câu chuyện có mở đầu, có cao trào và một kết thúc đáng nhớ. 4. Tạo slides đơn giản và có nhiều hình ảnh Sản phẩm của Apple rất dễ sử dụng vì chúng có thiết kế đơn giản. Tinh thần này cũng được áp dụng trong các bài thuyết trình của Steve Jobs. Không hề có những ký tự gạch đầu dòng, thay vào đó là rất nhiều hình ảnh sinh động và có ý nghĩa. Số chữ trung bình cho 1 trang slide PowerPoint là khoảng 40 nhưng bạn sẽ không thể tìm thấy quá 7 từ trong một trang slide thuyết trình của Steve Jobs. Trong 3 phút đầu tiên của bài thuyết trình về iPhone, Steve Jobs dùng tổng cộng 19 chữ (là 21 chữ nếu tính cả ngày tháng). Những từ đó cũng được trải ra xuyên suốt 12 slide. Kỹ thuật mà ông áp dụng gọi là “Mạnh hơn nhờ hình ảnh”. Khi ra mắt máy tính MacBook

120

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

Air, ông khiến khán giả trầm trồ khi thực hiện động tác bỏ chiếc MacBook Air vào vừa vặn một chiếc phong bì giấy dùng trong văn phòng. Steve Jobs nói: “Đơn giản là đỉnh cao của sành điệu”. 5. Nhiệt huyết khi thuyết trình Chỉ trong vài phút đầu tiên trên sân khấu, Steve Jobs đã sử dụng các từ như là: không thể tin được, thật đặc biệt, tuyệt vời, đáng ngạc nhiên, cách mạng hóa. Tất nhiên các bạn có thể cho rằng cách ông ta cường điệu sản phẩm của mình là một hình thức PR. Tuy nhiên, một điều không thể phủ nhận là Jobs nói rất thật lòng và bằng chính cảm xúc thực của mình, điều này ít nhiều làm chúng ta cảm thấy hứng thú theo. Jobs thích kết thúc bài nói bằng những điều gì đó mang đến cảm hứng. Vào cuối bài thuyết trình iPhone, ông nói: “Tối qua tôi dường như không thể nhắm mắt. Tôi quá phấn khích về hôm nay. Có một câu nói của vận động viên khúc côn cầu Wayne Gretzky mà tôi rất thích. “Tôi sẽ trượt đến nơi quả bóng lăn đến - chứ không phải chỗ nó từng nằm”. Chúng tôi đã nỗ lực thực hiện những điều đó tại Apple từ những ngày đầu, và chúng tôi sẽ luôn như thế". 6. Chuyên tâm chuẩn bị và luyện tập Steve Jobs dành hàng giờ trong vài tuần trước mỗi buổi ra mắt một sản phẩm để tập luyện, hình dung trong đầu từng cảnh của bài thuyết trình, giống như một diễn viên tập kịch. Nhìn phong cách thuyết trình “tự nhiên như không” của ông, ít ai nghĩ đó là kết quả của một quá trình tập luyện đầy gian khổ. Nếu chịu khó tìm lại những đoạn phim quay bài thuyết trình của ông cách đây hơn 20 năm (hiện vẫn còn trên Youtube), bạn sẽ thấy Steve Jobs năm 1984 rất “cứng”, Steve Jobs năm 1997 là một diễn giả lịch thiệp, nhưng Steve Jobs năm 2007 thật tinh tế và là bậc thầy của nghệ thuật thuyết trình. Không ai sinh ra đã biết thuyết trình. Những diễn giả thiên tài đều hoàn thiện kỹ năng của mình nhờ tập luyện.

1. Anh/Chị đã từng bao giờ thuyết trình trước đông người? Nếu có, anh chị hãy xem mình đã vận dụng 6 kỹ năng được nêu trong 6 “bí quyết” của Steve Jobs đến mức độ nào?

2. Anh/Chị đang gặp phải những khó khăn, những rào cản nào khi thuyết trình

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

trước đông người?

121

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

4.1.

Thuyết trình

Thuyết trình là trình bày bằng lời trước nhiều người về một vấn đề nào đó nhằm cung cấp thông tin hoặc thuyết phục, gây ảnh hưởng đến người nghe. Thuyết trình là một công cụ giao tiếp hiệu quả, đóng vai trò to lớn trong sự thành công của mỗi cá nhân, đồng thời nó được coi như một nghề tạo thu nhập cao. Sau khi học kỹ năng thuyết trình, chúng ta sẽ học được cách nói trước đám đông, học các kĩ năng áp dụng trong hội thoại, phát triển kĩ năng giao tiếp khi tham gia tuyển dụng, có cơ hội thực hành và tích lũy kinh nghiệm, và có thêm tự tin. Những công việc để thực hiện một bài thuyết trình bao gồm:

 Chuẩn bị thuyết trình;

 Tiến hành thuyết trình;

 Vận dụng các kỹ năng trong thuyết trình.

4.1.1.

Chuẩn bị thuyết trình

Để một buổi thuyết trình thành công và thực sự hiệu quả, cần phải chuẩn bị một cách kỹ lưỡng. Đây là điều kiện tiên quyết cho bất kỳ bài thuyết trình nào. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng và có kế hoạch sẽ khiến chúng ta hoàn toàn tự tin, sẽ giúp chúng ta có thể kiểm soát được những điều thuyết trình, đưa ra các vấn đề một cách mạch lạc và có tính thuyết phục. Các câu hỏi cơ bản cần phải trả lời là: Thuyết trình cho ai? Ở đâu? Khi nào? Cái gì? Trong bao lâu? Như thế nào? Các phần dưới đây sẽ lần lượt đề cập đến các vấn đ̉ ề này. Để chuẩn bị cho buổi thuyết trình, ta có vô vàn những việc phải làm, tuy nhiên có thể chia thành 4 việc chính như sau:

 Chọn chủ đề và phân tích thính giả;

 Xây dựng nội dung bài thuyết trình;

 Chuẩn bị các phương tiện hỗ trợ và hậu cần;

 Chuẩn bị tâm lý, hình thức và luyện tập.

4.1.1.1. Chọn chủ đề và phân tích thính giả

Chọn chủ đề Khi chọn chủ đề, nên chọn:

 Chủ đề thính giả muốn nghe;

 Chủ đề mới mang tính mới, tính thời sự;

 Chủ đề người thuyết trình biết sâu. Nguyên tắc đặt tên cho chủ đề là: Ngắn gọn, súc tích, giàu hình ảnh. Người thuyết trình cần quan tâm đến ba điểm lưu ý – cũng được coi là 3 tiêu chí quan trọng giúp cho sự thành công của bài thuyết trình – gồm:

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

 Một là: Cung cấp cho thính giả những thông tin mới.

122

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

 Hai là: Đáp ứng cao nhất yêu cầu thông tin của thính giả.

 Ba là: Bài thuyết trình phải mang tính thời sự, tính cấp thiết, phản ánh những vấn

đề nóng bỏng của cuộc sống.

Xác định mục đích chung và mục tiêu cụ thể của bài thuyết trình Xác định mục đích chung Mục đích chung có thể là để đưa ra khái quát, để giới thiệu, để tóm lược, để thảo luận hoặc để giải thích. Người thuyết trình cần phải xác định rất rõ ràng mình muốn gì: Mục đích cung cấp thông tin cho thính giả? Mục đích thuyết phục thính giả thực hiện điều gì? Hay chỉ đơn thuần là giải trí? Khi mục đích chung là để thông tin, hãy thể hiện như một giáo viên hoặc giảng viên. Khi mục tiêu chung là để thuyết phục, hãy thể hiện như một nhà ủng hộ hoặc nhà biện hộ. Xác định mục tiêu cụ thể Sau khi lựa chọn chủ đề và xác định mục đích chung, sẽ tiến tới mục đích cụ thể. Mục đích cụ thể là việc người thuyết trình muốn thính giả sau khi nghe mình thì sẽ làm gì, họ nên nhớ gì. Khi ta xác định rõ mục đích cụ thể, ta sẽ biết mình phải làm gì, tập trung vào những điểm then chốt nào và chọn phương pháp nào, phong cách nào là phù hợp. Khi mục đích rõ ràng thì các thông điệp truyền tải qua bài thuyết trình cũng trở nên mạch lạc và rõ ràng giúp thính giả dễ nắm bắt, dễ nhớ. Mục tiêu cụ thể của bài thuyết trình:

 Phụ thuộc vào mục đích;

 Phụ thuộc vào các phân tích;

 Phụ thuộc vào nhu cầu của diễn giả;

 Đảm bảo những yêu cầu sau: Cụ thể, rõ ràng; Có thể lượng hoá hoặc kiểm tra

được; Có thể đạt được; Hướng đến kết quả; Thời gian thực hiện.

Mục tiêu cụ thể không chỉ là những gì người thuyết trình muốn nói, mà cả những gì mà diễn giả muốn thính giả biết sau bài nói chuyện. Điều này rất quan trọng, vì nó giúp đặt thính giả ở trung tâm sự chú ý của chúng ta trong lúc chuẩn bị bài thuyết trình. Bất cứ khi nào bạn muốn xác định mục đích cụ thể, nên đặt những câu hỏi như dưới đây về nó.

 Có thể hoàn thành mục đích ấy trong khoảng thời gian quy định không? Mục đích

đó liệu có liên quan với người nghe không?

 Mục đích đó liệu có quá tầm thường đối với người nghe không?

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

 Mục đích đó có đòi hỏi kiến thức chuyên môn quá mức đối với người nghe không? Phân tích thính giả Càng hiểu về thính giả thì chúng ta càng tự tin thuyết trình và đáp ứng đúng nhu cầu thính giả. Người thuyết trình tốt là người đặt mục tiêu thính giả là trung tâm. Thu thập thông tin về thính giả Dưới đây là các thông tin về thính giả mà người thuyết trình cần thu thập để tìm hiểu, phân tích: Độ tuổi, Giới tính, Chủng tộc, dân tộc và nền tảng văn hoá, Tôn giáo,

123

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

Thành viên thuộc các nhóm. Những yếu tố khác là nghề nghiệp, địa vị kinh tế, chỗ đứng xã hội, giáo dục, trình độ học vấn, và địa điểm định cư. Mục đích không chỉ là liệt kê những đặc điểm của thính giả mà tìm ra trong những đặc điểm đó những manh mối về cách thính giả sẽ phản ứng với bài thuyết trình. Phân tích thính giả Phân tích thính giả sẽ giúp phán đoán được khung cảnh và môi trường thuyết trình, hình dung được những nội dung sẽ phải cung cấp cho thính giả. Khi thuyết trình, hãy đặt 3 câu hỏi trong đầu:

 Tôi đang nói chuyện với ai?

 Tôi muốn họ tin, biết, hoặc làm gì sau khi tôi

thuyết trình?

 Cách nào hiệu quả nhất để phát triển và trình bày bài nói chuyện của tôi để hoàn

thành được mục đích?

Trả lời cho những câu hỏi này sẽ ảnh hưởng đến mỗi quyết định của người thuyết trình trong suốt lúc thực hiện, lựa chọn chủ đề, xác định mục đích cụ thể, thiết lập những điểm chính và những tài liệu tham khảo, tổ chức các thông điệp, và cuối cùng là thuyết trình. Cần lưu ý là mục đích của thuyết trình viên là đánh vào các mối quan tâm của thính giả, không phải là thể hiện cô hay anh ta biết rất nhiều vấn đề. Những câu hỏi cụ thể dưới đây luôn giúp ích cho người thuyết trình trong quá trình chuẩn bị để có một bài thuyết trình thành công.

 Thính giả là ai?

 Thính giả muốn biết điều gì

 Mức độ hiểu biết và kinh nghiệm của họ và chủ đề sẽ thuyết trình như thế nào?

 Liệu những điều mà người thuyết trình trình bày có giúp ích gì cho họ hay không?

 Họ có chính kiến như thế nào? Thái độ của họ với chủ đề nói chuyện sẽ như

thế nào?

 Họ có hiểu được những thuật ngữ chuyên môn mà người thuyết trình trình bày không?

 Phương pháp tiếp cận nào là tốt nhất đối với họ?

 Thuyết trình ở đâu, vào lúc nào trong thời gian bao lâu thì thích hợp với thính giả?

 Người thuyết trình có được đặt hàng về nội dung bài thuyết trình của mình

hay không?

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

 Số lượng thính giả là bao nhiêu người? Có một nguyên tắc tâm lý là các thính giả thường muốn nghe về những thứ có ý nghĩa đối với họ. Thính giả luôn coi mình là trung tâm. Họ chú ý nhiều nhất đến những thông điệp ảnh hưởng tới giá trị, niềm tin, và lợi ích của bản thân. Họ luôn tiếp cận bài thuyết trình với câu hỏi đặt ra trong đầu: "Tại sao việc này lại quan trọng với tôi?". Điều này đòi hỏi người thuyết trình phải đặt mình vào vị trí của họ. Thích nghi với thính giả, cả trước, sau và trong lúc thuyết trình, là một trong những vấn đề cốt lõi quan trọng để có một bài thuyết trình thành công trước đám đông. Khi thuyết trình, hãy chịu khó quan sát trong suốt bài nói chuyện để theo dõi phản ứng lại của khán giả.

124

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

Nếu thính giả uể oải hoặc thờ ơ nhìn, chúng ta cần điều chỉnh bình luận của mình. Giống những khía cạnh khác của việc thích nghi với thính giả, điều này có thể là khó khăn trong lúc đầu tiên, nhưng nếu người thuyết trình thành thạo nó, sẽ sớm nhận được kết quả.

Phân tích người thuyết trình/ Diễn giả Để chuẩn bị thuyết trình hiệu quả, cần phải phân tích chính bản thân người thuyết trình. Hãy đặt những câu hỏi cho chính mình để tìm hiểu: Ta muốn gì? Mong đạt được gì? Thông điệp ta muốn truyền đến thính giả là gì? Quan hệ của ta với thính giả ra sao? Có thể ảnh hưởng tới thính giả như thế nào? Điểm mạnh và điểm yếu của ta là gì?… Từ đó, ta có thể xác định phương pháp tiếp cận hiệu quả nhất cho bài thuyết trình. Câu hỏi đầu tiên cần trả lời khi chuẩn bị cho bài thuyết trình là: Động cơ và mục đích của ta là gì? Nếu không rõ động cơ và mục đích thì rất khó có thể có được sự đam mê và nhiệt tình trong bài thuyết trình. Câu hỏi tiếp theo cần phải trả lời là: Bản thân có am hiểu vấn đề, có đủ thông tin để trình bày hay không? Mức độ gần gũi và hấp dẫn của bản thân với thính giả? Nếu ta thực sự gần gũi và hấp dẫn thì bài thuyết trình sẽ trở nên thân thiện và dễ được tiếp nhận hơn. Ta cũng cần xác định rõ địa vị và quyền lực của ta. Nếu ta là giám đốc nói chuyện với công nhân thì kiểu gì họ cũng phải nghe. Nhưng nếu ta là người ngoài được mời đến thuyết trình về một chủ đề nào đó thì địa vị và quyền lực của ta sẽ ở mức khác. Cần phải lưu ý rằng, tầm quan trọng của vấn đề phải ngang tầm với người thuyết trình, nếu không, người nghe sẽ thiếu tin tưởng. Thông thường chúng ta rất hiểu người khác nhưng lại hiểu rất ít về mình. Hãy dành thời gian để hiểu về mình hơn trong mối tương quan với thính giả sẽ nghe mình thuyết trình. Đó là điều kiện cực kỳ quan trọng để thành công trong thuyết trình.

4.1.1.2. Xây dựng nội dung bài thuyết trình

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

Cấu trúc bài thuyết trình thông thường có 3 phần: Phần 1: Mở đầu; Phần 2: Thân bài; và Phần 3: Kết luận. Trong đó, mỗi phần đều có nội dung và chức năng riêng biệt. Với bài thuyết trình được chuẩn bị chu đáo, được xây dựng nội dung với cấu trúc mở đầu - thân bài - kết thúc một cách rõ ràng, thời gian dành cho từng mục được xây dựng có kế hoạch, với mỗi ý đều có những dẫn chứng và minh hoạ thì bài thuyết trình chắc chắn sẽ thu hút được người nghe. Ngoài ra, việc cấu trúc bài thuyết trình sẽ giúp cho người thuyết trình trình bày những vấn đề định nói một cách đầy đủ, theo một trình tự hợp lý và logic, cho dù sự chuẩn bị là bản viết chi tiết hay bản phác thảo sơ bộ. Cho dù bài thuyết trình có thời lượng dài bao nhiêu đi chăng nữa thì cấu trúc hợp lý nhất được phân chia như sau: Phần giới thiệu: thời lượng cũng như số trang nên chiếm từ 10% - 20% trong cấu trúc bài. Phần nội dung chính: chiếm khoảng 60% - 80% trong cấu trúc bài. Phần tóm tắt hay kết luận: chiếm khoảng 10% - 20% trong cấu trúc bài. Xây dựng phần mở đầu Lời mở đầu bài thuyết trình tạo ra một sàn diễn cho toàn bộ các vai diễn của người thuyết trình sau đó, cũng như để thiết lập mối quan hệ của người thuyết trình với

125

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

người nghe lúc ban đầu. Vì thế hiệu quả của bài thuyết trình phụ thuộc nhiều vào phần mở đầu. Cần lưu ý rằng, theo qui luật, sự tập trung chú ý cao nhất của thính giả được diễn ra chỉ trong vòng 20 phút đầu tiên để biết được người trình bày là ai và sẽ trình bày cái gì. Sau đó, sự chú ý sẽ giảm xuống. Vì vậy, cần biết tận dụng sự tập trung chú ý cao ở những giây phút đầu tiên để dẫn dắt, dẫn nhập) người nghe vào bài trình bày, người thuyết trình phải mở đầu sao cho hấp dẫn, kích thích hứng thú của người nghe và làm rõ chủ đề của bài nói. Những câu nói đầu tiên phải lôi cuốn được họ, làm cho thính giả phải quan tâm, hứng thú và có cảm tình. Phần mở đầu cần tự nhiên, gây được ấn tượng nhưng cũng phải ngắn gọn. Có hai cách mở đầu là mở đầu trực tiếp và mở đầu gián tiếp.

 Mở đầu trực tiếp: Là việc người thuyết trình giới thiệu trực tiếp chủ đề của nội dung bài nói. Hình thức này thường được thực hiện với những đối tượng quen, thời gian dành cho thuyết trình ngắn.

 Mở đầu gián tiếp: Là việc người thuyết trình đưa ra một luận đề nào đó (gần với chủ đề bài nói) rồi dẫn dắt người nghe đến với chủ đề chính của bài thuyết trình. Với biện pháp này, người thuyết trình có thể sử dụng một mẩu chuyện, một câu chuyện hài hước, một câu nói vui hoặc một mẩu tin thời sự đang nóng hổi, một hình ảnh hoặc một âm thanh cho sự dẫn dắt, cũng có thể sử dụng những câu hỏi tu từ hoặc câu hỏi trực tiếp, trích dẫn hoặc dẫn nhập theo lối tương phản. Cách thức này sẽ có tác dụng kích thích và làm tăng dần sự chú ý của người nghe nhưng khi thực hiện cũng cần phải tránh sa đà, lạc nội dung. Tất cả các cách thức mở đầu gián tiếp này đều có một mục tiêu duy nhất và tạo ấn tượng và sự quan tâm của thính giả

Sau khi xác định rõ cách vào đề, bước kế tiếp cần chuẩn bị đó là nội dung của phần mở đầu. Dưới đây là 3 yêu cầu bắt buộc cần phải có trong phần mở đầu:

 Giới thiệu và làm quen;

 Thông báo nội dung trình bày;

 Thông báo thời gian và phương thức tiến hành. Xây dựng phần thân bài Phần thân bài - phần nội dung là phần quan trọng nhất của bài thuyết trình, là phần giải quyết vấn đề mà người thuyết trình đặt ra theo một trình tự nhất định. Trong phần thân bài, phải đưa ra được các ý chính, phân tích, chứng minh để làm rõ vấn đề muốn trình bày, qua đó, thể hiện được tư tưởng của người trình bày. Khi chuẩn bị phần này, cần lưu ý một số vấn đề sau:

 Các ý phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, đảm bảo tính logic. Ngoài ra,

cũng cần chú ý khi chuyển từ ý này sang ý khác.

 Không nên nói chung chung theo kiểu hô khẩu hiệu mà phải đưa ra được những ví

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

dụ, những số liệu cụ thể minh hoạ cho mỗi ý, mỗi luận điểm của mình.

126

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

 Có thể chuẩn bị thêm những câu chuyện vui, khôi hài để làm cho không khí của buổi thuyết trình đỡ căng thẳng và duy trì sự chú ý của người nghe. Tuy nhiên, sự khôi hài cũng phải có giới hạn.

 Lập luận phải gắn với kết luận, nội dung cần nhất quán với các lập luận khác. Khi nêu lập luận cần giải thích rõ, không nên đưa ra một lập luận mà không giải thích lập luận đó là gì.

Những công việc cụ thể khi xây dựng phần thân bài thuyết trình bao gồm:

 Phác thảo những phần nội dung chính: cần lưu ý rằng tất cả các luận điểm trình bày đều phải hướng đến mục đích chung hay chủ đề của bài nói. Trong hầu hết các trường hợp, nên giới hạn nội dung, chỉ nên thuyết trình những phần nội dung chính vì “thời gian là vàng ngọc”.

 Phác thảo những ý phụ: không nên chỉ dừng lại những ý chính trong bài thuyết trình mà không có những ý phụ, vì trong nhiều trường hợp, những ý phụ sẽ giúp giải nghĩa, làm sáng tỏ và gây được sự hấp dẫn lớn đối với thính giả - đặc biệt là trong những trường hợp thuyết trình những vấn đề khoa học, có tính hàn lâm và chuyên sâu cao.

 Phác thảo số lượng: Bao nhiêu thông tin, bao nhiêu nội dung sẽ được thuyết trình? Đây cũng là một việc cần phải chuẩn bị trước vì bạn cần phải đưa ra đủ thông tin để làm rõ cho các ý chính, và trong mỗi ý cũng nên có những ví dụ để chứng minh một cách thuyết phục.

 Sắp xếp thứ tự các ý chính, ý phụ: Có một số gợi ý để sắp xếp thứ tự các ý chính và ý phụ là: Theo trật tự logic, theo thứ tự thời gian, theo thứ tự không gian, theo quan hệ nhân quả, theo tính chất thời sự, từ chung chung đến cụ thể, từ những điều đã biết đến những điều chưa biết, từ điều đã được chấp nhận đến những điều vẫn còn gây tranh cãi, từ nguyên nhân đến kết quả, từ vấn đề đến giải pháp… Cho dù sử dụng cách thức nào thì phần tiêu đề cũng nên được thống nhất.

 Cần chỉ rõ khi kết thúc một ý chính hay ý phụ và tiếp tục với ý tiếp theo. Có thể điều này trong văn viết là thừa, nhưng nó lại rất quan trọng trong thuyết trình. Những thuyết trình viên nổi tiếng cũng sử dụng cách ngắt nhịp rất rõ ràng, họ thay đổi thế đứng và âm lượng, ngữ điệu, giọng nói mỗi khi chuyển từ phần này sang phần khác, ý này sang ý khác.

 Hợp nhất, kết nối các ý chính để bài thuyết trình của người thuyết trình là một bài thống nhất, hoàn chỉnh, liền mạch và logic – các ý chính mới do sự liên kết của các ý chính cũ tạo thành, việc này sẽ giúp thính giả theo dõi dễ dàng phần trình bày của bạn.

 Sử dụng các từ nối: Để chuyển và kết nối các phần khác nhau. Nếu sử dụng càng nhiều câu kết nối khác nhau thì kết quả càng tốt vì việc này giúp cho bài thuyết trình thêm thuyết phục và thêm sinh động. Rõ ràng là một vài từ kết nối như “thứ nhất…”, “đầu tiên…”, “cuối cùng…” sẽ chỉ thích hợp với một vài chỗ nhất định nhưng có vô số biến thể có thể sử dụng.

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

Xây dựng phần kết thúc

127

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

Phần kết luận của một bài thuyết trình hầu quan trọng như phần mở đầu bởi vì khán thính giả thường tập trung cao vào phần này. Phải chắc chắn phần kết trong bài thuyết trình thật sự ấn tượng để nó có thể lưu lại những dấu ấn trong lòng các thính giả. Đoạn kết sẽ gây xúc động nếu người thuyết trình kêu gọi hành động, đưa ra dự đoán về tương lai, đưa ra tuyên bố, nhắc lại ý ở phần đầu bài nói và tóm lại mục tiêu chính. Các bước trong phần kết thúc bao gồm:

 Tóm tắt các điểm chính: Nhấn mạnh điểm cốt lõi của bài nói, đưa ra thông điệp quan trọng để thính giả nhớ, nhắc lại những điểm chính, điểm lại một cách gián tiếp bằng việc sử dụng một câu trích dẫn, một phần so sánh hoặc ví dụ. Không giảng giải dông dài những nhận định cuối ấy.

 Mô tả các bước tiếp theo: Một số bài thuyết trình đòi hỏi thính giả phải đi đến một số quyết định nào đó hoặc đồng ý tham gia vào một hoạt động nào đó. Trong trường hợp này phần kết luận phải gói gọn rõ ràng. Bạn có thể nhấn mạnh những lợi ích của hành động hay là biểu lộ sự tin tưởng vào khả năng của thính giả có thể hoàn thành những công việc sắp tới.

Ngay cả khi các phần của bài thuyết trình có vẻ bi quan, hãy chuẩn bị kết thúc một cách tích cực, đúng lúc, không dông dài và phải cảm ơn thính giả.

Thu thập thông tin, tài liệu Muốn thuyết trình thành công, phải thật sự nghiên cứu đầy đủ và giành nhiều thời gian tìm tòi tư liệu, phải nỗ lực đọc sách, báo, tra cứu internet… để thu thập thông tin tư liệu. Có 3 loại thông tin, tư liệu cần thu thập:

 Thông tin phải biết: Những điều cần phải cung cấp để thính giả nắm được rõ vấn đề đặt ra. Người thuyết trình phải nắm vững và hiểu chính xác các thông tin, tư liệu này.

 Thông tin cần biết: Những điều chứng minh rõ thêm, tạo thêm căn cứ thuyết phục

người nghe.

 Thông tin nên biết: Là những tư liệu, thực tế và mô hình, số liệu làm thêm phong phú. Để chuẩn bị tốt cho bài thuyết trình nên thu thập những thông tin mới, có những ý tưởng độc đáo.

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

Tài liệu hỗ trợ: Người thuyết trình chuẩn bị thêm các tranh vẽ, bảng số liệu, đồ thị, sơ đồ minh hoạ… giúp cho thính giả dễ hiểu hơn. Thông tin về điều kiện, hoàn cảnh trình bày: Là thông tin về số lượng thính giả, thời gian bắt đầu và thời gian được trình bày; hội trường, phòng họp, sân bãi, loa đèn, bảng, bục, nơi đứng trình bày; môi trường, khí hậu… Người thuyết trình cần biết để chủ động chuẩn bị cho phù hợp, đề xuất khắc phục những gì bất lợi. Các nguồn thông tin Sử dụng kiến thức và kinh nghiệm của người thuyết trình Khi người thuyết trình đã lựa chọn một chủ đề từ kiến thức và kinh nghiệm riêng của mình, vẫn nên bổ sung các thông tin từ bên ngoài với những kinh nghiệm riêng của mình luôn để giúp mang thông điệp của mình vào cuộc sống.

128

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

Nghiên cứu tại thư viện Cách thức duy nhất và tốt nhất để làm quen với tìm kiếm thông tin thư viện đó là vào thư viện. Thủ thư là chuyên gia trong lĩnh vực của mình, được đào tạo để sử dụng thư viện và các phương pháp tìm kiếm. Nếu có câu hỏi, đừng ngần ngại đặt câu hỏi cho thủ thư. Bởi vì họ có thể giúp bạn tìm được nguồn thông tin, cũng như từng thông tin nhỏ mà người thuyết trình cần. Tìm kiếm Internet Internet được gọi là thư viện lớn nhất trên thế giới. Trên Internet, người thuyết trình có thể đọc phiên bản mềm của các tạp chí, báo nổi tiếng trên thế giới. Cũng có thể tiến hành thăm quan các thư viện lớn nhất. Có thể tiếp cận thông tin của các chính phủ và các tập đoàn lớn. Mỗi địa chỉ trên mạng Internet đều có rất nhiều tư liệu. Chọn được từ khoá để tìm trên mạng sẽ giúp bạn tìm được tư liệu tham khảo có liên quan. Người thuyết trình có thể ghi chép, in lại để tham khảo. Phương pháp này rất tốt vì những tư liệu trên mạng bao giờ cũng mới hơn những tư liệu đã in thành sách. Tuy nhiên, phần lớn các tài liệu trên Web chỉ tồn tại ở dạng điện tử. Chỉ có một số ít đã được biên tập để có thể đảm bảo một mức độ tối thiểu về tính tin cậy như ở các tài liệu được in ấn. Web được coi là “kinh nghiệm tự công bố lớn nhất trong lịch sử”. Bất kỳ ai có máy tính và đường kết nối Internet có thể chia sẻ ý kiến của mình với một nhóm, công bố một bản tin điện tử, hoặc tạo ra một trang web cá nhân. Chưa bao giờ một câu châm ngôn cổ lại có thể đúng như vậy khi áp dụng với Internet: Hãy đừng tin vào tất cả những gì bạn đọc. Phỏng vấn Phỏng vấn nghiên cứu hoặc điều tra là cách thức tiết kiệm thời gian nhất mà cũng là một cách thu thập thông tin tốt nhất cho bài thuyết trình.

o Xác định mục đích của phỏng vấn; o Quyết định phỏng vấn ai; o Sắp xếp phỏng vấn; o Quyết định liệu có sử dụng máy ghi âm hay không; o Chuẩn bị các câu hỏi.

 Trước phỏng vấn cần làm:

o Ăn mặc phù hợp và đúng giờ; o Nhắc lại mục đích của phỏng vấn; o Chuẩn bị máy ghi âm nếu có; o Giữ cho cuộc phỏng vấn tập trung vào nội dung của mình ; o Lắng nghe chăm chú.

 Trong khi phỏng vấn cần làm:

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

 Sau phỏng vấn cần làm: Xem lại ghi chép của bạn nhanh nhất có thể.

129

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

4.1.1.3. Chuẩn bị các phương tiện hỗ trợ và hậu cần

Chuẩn bị các tài liệu có liên quan Khi thuyết trình, ngoài nội dung bài nói bạn đã chuẩn bị, người thuyết trình nên có những tài liệu khác nhau hỗ trợ nhằm làm cụ thể hoá vấn đề trình bày, tăng thêm phần hấp dẫn và ấn tượng với thính giả. Tài liệu hỗ trợ nên chuẩn bị nhiều chủng loại khác nhau sao cho phù hợp với nội dung và thính giả. Các tài liệu hỗ trợ có thể là bản tóm tắt ý chính bài thuyết trình, bản copy các trang chiếu mà người thuyết trình trình bày, các tờ rơi theo mẫu sẵn, các bài báo hay tạp chí nhằm bổ sung thông tin cho bài nói… Nếu bài thuyết trình có nhiều loại tài liệu hỗ trợ khác nhau, nên chỉ rõ cho thính giả hiểu rõ nội dung và mục đích của từng loại tài liệu trước khi tiến hành bài trình bày của mình. Một điểm lưu ý nữa là chữ trong các tài liệu liên quan cũng nên rõ ràng, dễ đọc và xem lại theo hệ thống.

Chuẩn bị hệ thống máy chiếu đa phương tiện Theo thống kê xã hội học của Mỹ thì sức mạnh truyền đạt qua ngôn từ chỉ có 7%, qua giọng nói là 38%, qua hình ảnh là 55% vì thế các phương tiện hỗ trợ nghe-nhìn sẽ rất hữu ích khi bạn thuyết trình. Hiện nay, các thuyết trình viên chủ yếu sử dụng máy chiếu từ máy tính vì cách này có nhiều ưu điểm như nhìn chuyên nghiệp, có thể sử dụng các hiệu ứng, hình ảnh, biểu đồ…Với cách thức này, bạn dùng phần mềm Microsoft Power Point để tạo các slide chứa nội dung trình bày. Khi tạo slide, bạn nên lưu tâm đến một số gợi ý như:

 Mỗi trang luôn có một tiêu đề và được chọn màu, kích thước sao cho dễ phân biệt

với nội dung.

 Phần nội dung nên trình bày theo từng mục (1, 2.. hoặc a, b, …) và chỉ nên có từ 5 đến 6 dòng với kích cỡ chữ nên tối thiểu từ 16 trở lên (tùy kiểu chữ to nhỏ). Nhớ là nêu những điểm chính trong nội dung cần nói.

 Không nên chọn các kiểu font chữ cầu kì. Hãy cứ chọn các kiểu chữ chuẩn như

Arial, Vernada hoặc Times New Roman.

 Đừng chèn quá nhiều hình ảnh. Đặc biệt là không nên sử dụng ảnh làm nền cho slide. Đồng thời, nên sử dụng biểu đồ dạng cánh quạt, đồ thị dạng cột hay các đồ thị thông thường. Khi bạn biểu thị hình ảnh cho khán giả, hãy để cho họ có đủ thời gian tiếp thu hết thông tin. Khoảng dừng sẽ cho phép họ nhìn thông tin và tiếp theo là giải thích tại sao hình ảnh đó là quan trọng.

 Khi chọn màu cho slide, nên chọn các màu có độ tương phản cao. Ví dụ nền đen với chữ màu trắng/vàng/da cam (không nên dùng nền đen với chữ màu xanh). Việc chọn màu nền cũng nên chú ý để phù hợp với chủ đề sẽ nói. Ví dụ như nếu bạn thuyết trình về một công ty nào đó thì màu slide hoặc màu hiển thị nội dung nên phù hợp với tông màu chủ đạo của công ty đó.

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

 Khi sử dụng các hiệu ứng "bay nhảy" có sẵn trong PowerPoint, hãy sử dụng các kiểu "chuẩn" như hiệu ứng bay vào (flying), hiện dần ra (fde in). Nhưng điều quan

130

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

trọng nhất là: Không để người xem phải đợi cả 10 giây để xem một câu. Không những điều này không "thú vị" gì mà còn dẫn đến phản cảm, một câu nên xuất hiện trên màn hình sau khoảng 3 giây là nhiều nhất.

 Trong các slide, sẽ rất hữu ích nếu bạn có thể cung cấp các thông tin phụ ở dưới cùng (nhỏ thôi, nhưng phải dễ thấy) như slide hiện tại/ tổng số slide. Việc cung cấp thêm thông tin về chủ đề của slide sắp tới cũng có thể sẽ hữu ích. (Bạn có thể thực hiện với tính năng "Slide Master" trong trình đơn "View" và chọn phần "Slides Master").

Cuối cùng, bạn hãy luôn nhớ: Dù bạn sử dụng bất kì kiểu gì, hãy áp dụng nó cho toàn bộ tất cả các trang. Không nên thiết kế theo kiểu trang này thì chữ bay vào từ bên phải, trang khác thì lại quay vòng vòng. Điều này cũng đúng đối với màu sắc, kiểu chữ trong đề mục, màu nền, bố cục.

Dưới đây là một số lời khuyên khi thuyết trình bằng Powerpoint:

 Theo đúng tuần tự.

 Đánh dấu, gạch đầu dòng các ý, đặc biệt những điểm cần nhấn mạnh.

 Nếu có quá nhiều thông tin thì dùng thêm slide hoặc footnote phụ trợ, đừng bao

giờ nhét quá nhiều chữ vào một slide.

 Mỗi dòng trong slide nên ngắn gọn, tối đa 10 chữ, giống như tựa các bài báo.

 Mỗi slide chỉ nên có tối đa 6 gạch đầu dòng.

 Dùng font (kiểu chữ) chữ đủ lớn để người tham gia có thể đọc dễ dàng.

 Sử dụng nhiều hình ảnh vì “một bức ảnh có giá trị hơn ngàn lời nói”.

 Màu chữ nổi bật trên nền phông.

 Lời nói của bạn vẫn là chủ đạo, chứ không phải các slide Powerpoint.

 Đánh số thứ tự các slide để người nghe tiện theo dõi. Chuẩn bị các phương tiện hỗ trợ khác:

 Máy chiếu Video: Cũng có những trường hợp cần máy chiếu Video để chiếu những đoạn phim minh hoạ cho bài thuyết trình. Phương tiện hỗ trợ này rất hữu dụng, nó không chỉ làm tăng sức thuyết phục cho bài nói mà nó còn tác động rất lớn tới cảm xúc của khán thính giả. Nên có sự chuẩn bị trước cả về phương tiện, địa điểm, hệ thống ánh sáng để phục vụ cho những thước phim đạt hiệu quả.

 Hệ thống âm thanh: Trong những trường hợp thuyết trình ở hội trường lớn, đông người hoặc ngoài trời, nên sử dụng hệ thống loa và micro. Cần phải kiểm tra trước thật cẩn thận để điều chỉnh âm lượng, độ ồn.

 Khi phải sử dụng các phương tiện nghe nhìn hỗ trợ cho bài thuyết trình, nên lưu ý

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

tới 2 điểm sau: o Chú ý đến số lượng khán thính giả: Những phương tiện hỗ trợ nghe nhìn khác nhau sẽ phù hợp với số lượng khán thính giả khác nhau. Nhưng nếu các nguồn của bạn bị giới hạn, bạn có thể biến đổi các phương tiện nghe nhìn thích hợp với một số lượng bất kỳ nào.

131

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

o Chuẩn bị phương tiện nghe nhìn: Nếu bạn không có thời gian, kiến thức hay sáng tạo để chuẩn bị các phương tiện nghe nhìn, bạn nên tranh thủ sự giúp đỡ của ai đó (đồng nghiệp, người thân, chuyên gia kỹ thuật…) để làm hộ bạn để luôn chắc chắn các phương tiện nghe nhìn sẽ là những công cụ luôn song hành, hỗ trợ đắc lực cho bạn.

Chuẩn bị công tác hậu cần Trước khi tiến hành bài thuyết trình, cần làm tốt công tác hậu cần với những công việc cụ thể như: Với phương tiện hỗ trợ nhìn:

 Chọn vị trí thích hợp đặt “Phương tiện hỗ trợ nhìn” đảm bảo mọi người đều nhìn thấy. Bạn nên đến sớm vài phút trước khi diễn ra bài thuyết trình để kiểm tra địa điểm và chọn vị trí phù hợp. Đối với các biểu mẫu, bảng biểu, sơ đồ minh họa hay tranh vẽ chỉ nên trưng bày tất cả các phương tiện hỗ trợ nhìn trước mặt khán giả khi dùng chúng để diễn giải thêm cho bài thuyết trình, khi không dùng tới chúng nữa, nên đưa chúng ra khỏi tầm nhìn của mọi người tránh gây ngắt quãng, mất tập trung.

 Tuyệt đối không để khán giả tiếp xúc, cầm nắm “Phương tiện hỗ trợ nhìn” vì như

vậy sẽ họ sẽ chẳng để tâm đến bài thuyết trình nữa.

 Với các tờ rơi, hãy phân phát chúng sau khi kết thúc bài thuyết trình của mình để

tránh gây cho họ sự mất tập trung trong suốt bài nói.

 Các ý nghĩa và biểu trưng của phương tiện hỗ trợ nhìn phải được giải thích rõ ràng và chính xác. Làm sao để họ hiểu được ý nghĩa của các con số, các số liệu trên một bản đồ, một biểu mẫu, hay ý nghĩa minh họa của những hình vẽ, đặc tính và chức năng của đồ vật… Hãy luôn nhớ rằng các phương tiện hỗ trợ nhìn chỉ có ý nghĩa khi chúng được đi kèm với những lời giải thích và thuyết minh đúng đắn và hợp lý.

 Dành thời gian luyện tập trình bày các phương tiện hỗ trợ nhìn. Hãy tưởng tượng như người thuyết trình đang trong buổi thuyết trình thật sự vậy và thực hành các động tác trưng bày cũng như thu gọn các phương tiện hỗ trợ nhìn, các cử chỉ, động tác sẽ vận dụng trong quá trình diễn thuyết với các hình minh họa. Tất cả đều có thể làm được nếu bạn có sự chuẩn bị.

Với các phần việc khác:

 Cần phải chắc chắn rằng địa điểm được sử dụng để thực hiện buổi thuyết trình phải đủ lớn để chứa được hết số lượng và phù hợp nhóm đối tượng thính giả, phải có ghế ngồi và phải thuận lợi cho việc sử dụng các phương tiện hỗ trợ.

 Nếu sử dụng máy chiếu đa phương tiện hoặc có trình chiếu những thước phim video, phải chuẩn bị và kiểm tra lại màn hình sao cho phải đủ lớn để những khán thính giả dù có ngồi đầu tiên hay cuối cùng đều dễ dàng theo dõi.

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

 Nên quan tâm tới vị trí khi thuyết trình. Người thuyết trình định ngồi hay định đứng? Nếu định đứng thì nên đứng ở vị trí nào để bạn không làm ảnh hưởng đến

132

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

vị trí của các phương tiện hỗ trợ và tất cả các thính giả đều có khả năng quan sát được người thuyết trình.

 Trước khi thuyết trình 2 giờ đồng hồ nên tổng kiểm tra lại tất cả nội dung như bài nói, kiểm tra lại thiết bị và tài liệu, các thiết bị hỗ trợ, phát tờ rơi. Việc đến sớm còn để làm quen với khán giả và bối cảnh - các yếu tố cũng có ảnh hướng tới hiệu quả của buổi thuyết trình. Hãy nói chuyện với một vài khán giả và bao quát toàn bộ hội trường hay khán phòng. Đôi khi, nhờ sự tìm hiểu ngay trước khi thuyết trình, người thuyết trình có thể có những điều chỉnh kịp thời cho phù hợp với người nghe.

4.1.1.4. Chuẩn bị tâm lý, hình thức và luyện tập

Chuẩn bị về tâm lý, tinh thần Thông thường, trước một buổi thuyết trình, người thuyết trình hay rơi vào những tâm trạng như căng thẳng, lo lắng, bồi hồi, thiếu tự tin - đặc biệt là đối với những người thuyết trình mới. Điều quan trọng là phải chuẩn bị tốt tâm lý để tạo nên bản lĩnh tự tin. Đừng quá lo lắng, thay vì bị chi phối bởi sự lo lắng, hãy biến nó thành nguồn năng lượng để có thể trở thành một người nói nhiệt huyết và đầy sức sống. Để có được tự tin, hãy:  Chuẩn bị kĩ càng: Cần bao nhiêu thời gian để chuẩn bị một bài thuyết trình? Một kinh nghiệm đã được nhiều diễn giả nổi tiếng đúc kết ra là: mỗi phút diễn thuyết cần đến 1 giờ chuẩn bị! Theo các chuyên gia về thuyết trình, sự chuẩn bị hợp lí có thể làm giảm đáng kể nỗi lo lắng. Người thuyết trình sẽ phải tập nói vài lần và thậm chí trình diễn trước vài ba người bạn thân, điều đó giúp có được sự tự tin.

 Đừng bao giờ học thuộc bài nói: Khi học thuộc bài nói, người thuyết trình sẽ phụ thuộc rất nhiều vào những gì mình nhớ, khiến bạn không thể chủ động ứng biến nếu có tình huống xảy ra ngoài dự kiến. Mặt khác, trong lúc thuyết trình, có khi chỉ một yếu tố gây nhiễu hay sao nhãng của chính bản thân, người thuyết trình không thể nhớ ra mình cần nói gì tiếp theo hoặc bỏ sót cả một ý lớn, lúc đó có thể thành trò cười cho khán giả. Kể cả khi nhớ hết thì giọng đọc của người thuyết trình sẽ như một cái máy, không truyền cảm. Người nghe sẽ nhanh chán với những gì người thuyết trình đọc từ trí nhớ chứ không phải trao đổi; và họ sẽ đặt câu hỏi về sự thành thực của người thuyết trình.

 Tưởng tượng sẽ thuyết trình thành công: Người thuyết trình với suy nghĩ tiêu cực về bản thân và bài thuyết trình thường bị hạ gục bởi nỗi lo lắng khi đứng trước đám đông. Hãy tự tin rằng mình có thể làm được. Càng chuẩn bị chi tiết về phong thái, giọng nói hay cách trình bày càng có thể đến sự thành công, chính điều đó khiến người thuyết trình cảm thấy vững tin.

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

 Đừng coi rụt rè là rào cản: Rất nhiều người cho rằng, những người rụt rè khó có thể thuyết trình hay được. Thực tế không hẳn như vậy, vẫn có rất nhiều thuyết trình viên có lối sống khép kín và thậm chí hơi nhút nhát nhưng khi lên thuyết trình lại vô cùng sôi nổi. Đó là vì họ thực sự hứng thú với bài thuyết trình và muốn được truyền cảm hứng đó đến người nghe. Những người rụt rè thường hay để ý

133

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

cách người khác nghĩ mình hơn là tập trung vào nội dung. Một khi bạn chỉ chuyên tâm vào những gì cần nói, sự rụt rè của bạn sẽ biến mất!

 Hình thức bên ngoài

Trong mọi trường hợp, mỗi người chỉ có 90 giây để tạo cho người khác ấn tượng tốt về mình. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng, 93% ấn tượng đầu tiên đó được tạo nên bởi những tín hiệu không lời như cách chúng ta nói, vẻ bề ngoài và cách cư xử. Vì thế, để tạo ấn tượng tốt, để có thể tự tin đứng trước đám đông thính giả, người thuyết trình cần bảo đảm rằng vẻ bề ngoài của mình gửi đi những tín hiệu thích hợp nhất, tạo ấn tượng tốt nhất. Do mọi người thường phán xét tính tin cậy của bài thuyết trình trên cơ sở hình thức bên ngoài, nên mọi cử chỉ, dáng điệu, nét mặt và thái độ của người thuyết trình cần tự nhiên và nhẹ nhàng. Nếu người thuyết trình đứng một cách cứng nhắc, thở mạnh và không có sự tạm nghỉ trong bài diễn thuyết, mọi người sẽ rất dễ dàng nhận thấy sự thiếu tự tin ở họ. Một nguyên tắc hay đó là ăn mặc như một nhà thành viên VIP của nhóm. Người thuyết trình cũng nên đảm bảo rằng hình thức bên ngoài của bạn không trái ngược với thông điệp trình bày. Đừng đeo trang sức loè loẹt hay bất cứ thứ gì gây sự chú ý đặc biệt. Nếu người thuyết trình là một phụ nữ thuyết trình trước nhiều nam doanh nhân, đừng mặc những chiếc váy quá dài và quấn khăn.

 Hãy nhìn tổng thể vẻ ngoài

Tóc của người thuyết trình đang ở tình trạng như thế nào? Nếu không được gọn gàng, hãy tới hiệu cắt tóc thường cắt và có thể tin tưởng được về tay nghề để cải thiện kiểu tóc hiện tại. Màu trang phục cũng nên hợp với màu da và màu tóc, nếu người thuyết trình có vóc người bé nhỏ thì những trang phục sáng màu sẽ khiến bạn nổi bật hơn trước đám đông thính giả. Trước khi lên nói, kiểm tra lại vẻ bên ngoài, bỏ hết các thứ trong túi quần áo và những thứ có thể đung đưa hay phát ra tiếng kêu khi di chuyển. Đánh bóng đôi giày để hoàn tất vẻ ngoài lịch sự. Nếu đeo kính, hãy bảo đảm là nó không phải mắt kính phản quang, để có thể tiếp xúc với khán giả bằng ánh mắt. Luôn mang theo một bộ trang phục dự phòng, bởi người thuyết trình có thể gặp một sự cố bất ngờ, chẳng hạn như bạn sẽ phải nói sau bữa ăn trưa hay tối, mà trong bữa ăn tình cờ làm rớt chút gì đó lên cà vạt. Đừng bao giờ mặc bộ đồ mà người thuyết trình định mặc lên diễn thuyết hoặc thuyết trình để đi một quãng đường dài. Nó có thể trở nên nhàu nát, và không gì tệ hơn một diễn giả hay thuyết trình viên bước lên bục với một bộ đồ trông như... đồ ngủ. Cuối cùng, hãy cân nhắc xem người thuyết trình sẽ phải đứng nói trước những người như thế nào, và họ sẽ ăn mặc theo phong cách nào, điều này sẽ giúp bạn chọn lựa trang phục thích hợp hơn.

 Trang phục

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

Trang phục cá nhân đóng một vai trò rất quan trọng khi ai đó muốn thuyết trình trước đám đông. Khán giả luôn luôn nhìn người thuyết trình trước khi nghe họ nói.

134

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

Các bài thuyết trình có nội dung khác nhau tuỳ theo từng ngữ cảnh khác nhau. Chính vì vậy, người thuyết trình phải có trang phục phù hợp với không gian, ngữ cảnh và cả khán giả của bài thuyết trình. Đôi khi bài nói của người thuyết trình có đủ sức hấp dẫn để chiến thắng được diện mạo chưa thực sự phù hợp, song một trong những yếu tố mang lại sự thành công là trang phục cá nhân đúng đắn, lịch sự (kết quả của một cuộc điều tra các giám đốc kinh doanh hàng đầu cho thấy 84% trong số các công ty của họ không nhận các ứng viên ăn mặc không nghiêm túc, lịch sự trong buổi phỏng vấn). Hãy chọn bộ trang phục mà người thuyết trình cảm thấy thoải mái và hoàn toàn tự tin khi mặc chúng, bởi tất cả ánh mắt của thính giả sẽ tập trung vào đó. Hãy chọn bộ trang phục phù hợp với nội dung bài nói, tránh những trang phục quá chật, khó cử động, bởi nó sẽ khiến người nghe bớt chú ý đến những gì người thuyết trình nói, mà chú ý đến vẻ không thoải mái của họ. Một bộ trang phục vừa người, hoặc hơi rộng sẽ khiến người thuyết trình trông có vẻ thoải mái hơn. Nếu người thuyết trình hơi có vấn đề về trọng lượng, đừng làm gì có thể khiến người ta chú ý đến nó. Với nam giới, một bộ vest vừa người, có cài khuy sẽ là cách tốt nhất để giấu đi cái bụng hơi to. Còn với phụ nữ, nên tránh những kiểu áo khoác mở nút trước. Một điều cũng rất nên làm, nếu có thể, đó là kiểm tra xem sân khấu hay bục mà người thuyết trình sẽ đứng nói có màu sắc như thế nào, để có thể chọn một bộ trang phục với màu sắc tương phản, hoặc một màu gì đó tôn người thuyết trình lên. Làm thế, bạn sẽ tránh được trường hợp: màu trang phục hòa vào màu nền sân khấu.

 Giữ gìn sức khoẻ và bảo vệ giọng nói.

Đây là một việc làm tối quan trọng, vì khi mọi chuẩn bị cả về vật chất và tinh thần đã hoàn tất, người thuyết trình đã sẵn sàng cho ngày được trình bày những quan điểm của mình với sự hỗ trợ của những phương tiện hiện đại và hấp dẫn với thính giả, vậy mà đột nhiên ngày hôm đó, lại bị ốm hoặc mất giọng. Đây là trường hợp không ai mong muốn, nhưng rất dễ gặp phải nếu bạn không giữ gìn sức khoẻ, không có chế độ nghỉ ngơi hợp lý, không có những biện pháp để bảo vệ giọng nói. Để bảo vệ giọng nói, người thuyết trình có thể học hỏi ở những ca sĩ cách thức như: uống nước giá (giá đỗ) nóng hoặc một ngụm trà mạn thật đặc - biện pháp này còn giúp bạn tỉnh táo hơn trong khi thuyết trình.

 Luyện tập để thành công

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

Thành công hay thất bại của buổi thuyết trình phụ thuộc vào sự chuẩn bị và diễn tập của người thuyết trình. Nếu chuẩn bị kỹ và luyện tập thuần thục thì chắc chắn bài thuyết trình sẽ diễn ra suôn sẻ và tốt đẹp. Đặc biệt nếu người thuyết trình chưa có kinh nghiệm trong thuyết trình, bạn nên luyện tập càng nhiều càng tốt. Tập thuyết trình còn là cơ hội tốt để người thuyết trình nắm vững nội dung, điều chỉnh thời gian và sửa chữa, bổ sung những chỗ chưa chính xác trong bài thuyết trình. Lúc tập thuyết trình, nên sử dụng các công cụ nghe nhìn. Khi kết thúc, cũng cần dành thời gian cho thính giả chất vấn.

135

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

Những vấn đề mà người thuyết trình cần tập là: Thời lượng, ngôn từ sử dụng, ngôn ngữ cơ thể, điểm dừng và chuyển ý… Do đó, thuyết trình thử càng nhiều lần càng tốt. Mỗi lần luyện tập, người thuyết trình không nên nhìn vào trang chiếu hoặc trang tài liệu.

 Luyện tập nói: Mục tiêu của việc luyện tập là để ghi nhớ tư liệu và trình tự trình bày. Đây là cơ hội tốt để người thuyết trình điều chỉnh nội dung bài thuyết trình và bảo đảm tất cả mọi điểm đều có ước lượng, có đánh giá. Có thể bắt đầu luyện tập bằng cách đơn giản là đọc qua toàn bộ bài viết, rồi thực hành trước gương. Sau đó, là chuyển sang thuyết trình dùng các trang giấy viết những ý chính và ý phụ của bài thuyết trình. Ngoài ra, cần luyện tập cả giọng nói với những âm điệu phù hợp (nhất là thuyết trình bằng ngoại ngữ). Khi luyện tập, hãy nói rõ ràng cả bằng giọng thường và giọng lớn. Lần đầu tiên diễn tập, chắc chắn sẽ khó tránh khỏi sự ức chế hoặc sự bất tiện với những tư liệu. Nhưng hãy tin tưởng rằng, qua những lần luyện tập, sự tự tin sẽ được xây dựng và củng cố. Nhờ đó, lúc đứng trước những thính giả thật sự của mình, người thuyết trình sẽ thấy: Để bắt đầu, không có gì khó!

 Luyện tập theo nhóm: Khi đã sẵn sàng, nên mời một vài người bạn hoặc đồng nghiệp đến nghe thuyết trình thử và mời họ đưa ra những điểm mà họ thấy chưa hoàn thiện rồi thảo luận về cách điều chỉnh những nhược điểm này. Người thuyết trình hãy hỏi ý kiến họ cả về âm giọng và cử chỉ điệu bộ, chia sẻ niềm vui với họ khi họ thấy mình thuyết trình hay và cũng đồng thời thừa nhận những lời phê bình hay lời khuyên mà họ góp ý. Nên hình dung trong đầu bối cảnh của bài thuyết trình, đặc biệt là khoảng cách giữa người thuyết trình và ghế thính giả đầu tiên đối diện để có thể tạo nên tình cảm và giọng nói dễ chịu, cho dù thuyết trình trong hội trường hay cho một nhóm nhỏ ở phòng họp.

4.1.2.

Tiến hành thuyết trình

4.1.2.1. Các vấn đề về tổ chức

Lên kế hoạch bài thuyết trình Một bản kế hoạch tóm tắt giúp người thuyết trình có thể nhớ lại một cách tuần tự các bước trong suốt quá trình trình bày bài thuyết trình, có thể nhớ những ý chính muốn nói. Trong một số trường hợp, đây là cách viết cô đọng của bài chuẩn bị thuyết trình.

Lựa chọn phương pháp trình bày thích hợp

 Loại bài thuyết trình mang tính chất trình bày nên

sử dụng một trong 3 kiểu trình bày sau đây: o Tường thuật - kể lại một câu chuyện. o Mô tả - miêu tả một tình huống hay sự kiện. o Giải thích - sử dụng một trình tự hợp lý.

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

 Loại bài thuyết trình mang tính chất thuyết phục thường được trình bày theo kiểu dẫn nhập bởi người nghe phải được thuyết phục trước khi họ chấp nhận hành động hay ý kiến, đưa ra các lý lẽ, khêu gợi các cảm xúc như sự kiêu hãnh, lòng tự hào, tự trọng, sự sợ hãi, tình yêu, tính hiệu quả, phẩm chất, thông qua đó thuyết phục người nghe hành động hoặc chấp nhận ý kiến của người nói.

136

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

Loại bài nói chuyện mang tính thuyết phục cũng sử dụng lối văn tường thuật, miêu tả và giải thích. Nhưng chúng ta không thể sử dụng giọng văn thuyết phục cho loại bài nói chuyện mang tính chất trình bày. Quá nhiều từ ngữ thuyết phục có thể làm cho người nghe nghi ngờ, đặt dấu hỏi về tính xác thực của tư liệu trong bài nói mang tính chất trình bày.

Lựa chọn phương pháp hoặc kỹ thuật đặc biệt để lôi cuốn người nghe

 Các số liệu thống kê: Nên có các số liệu thống kê hoặc các số liệu định hướng để

hỗ trợ cho các ý kiến trình bày.

 Các giai thoại: Chúng là những mẩu chuyện ngắn, thông thường nói về một cá nhân nào đó có ý nghĩa và hấp dẫn người nghe có thể tìm thấy từ sách báo hoặc từ kinh nghiệm thực tế. Các câu chuyện rút ra từ thực tế của bản thân người thuyết trình về những vấn đề đang trình bày, sẽ rất có giá trị thuyết phục.

 Các lời trích dẫn: Những lời trích dẫn có tác dụng duy trì sự chú ý của người

nghe, cung cấp các bằng chứng và các căn cứ hỗ trợ cho các điểm chính.

 Các câu nói đùa: Giúp cho một đề tài nói chuyện nhàm chán thành một thông điệp đầy hấp dẫn. Nếu người thuyết trình có khả năng ở lĩnh vực này, thì đó sẽ là một lợi thế. Tuy nhiên, chỉ nên sử dụng chúng nếu điều đó mang lại hiệu quả tốt cho đề tài. Những lối nói đùa có hiệu quả và hấp dẫn người nghe nhất là những lời nói đùa đem ngay bản thân người kể ra làm nhân vật chính. Người thuyết trình phải thận trọng khi sử dụng các câu nói đùa, bởi nó có thể xúc phạm tới người nghe ở các khía cạnh chủng tộc, nghề nghiệp...

 Các hình ảnh minh họa: Các thước phim đèn chiếu, những bảng biểu, những

vật mẫu... thường rất hữu hiệu cho việc minh họa bài nói chuyện của bạn.

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

Mặc dù các mẩu chuyện, các con số thống kê, các lối trích dẫn và các công cụ hỗ trợ khác dường như chỉ là các yếu tố phụ, song chúng có ảnh hưởng rất mạnh tới hiệu quả của buổi thuyết trình. Người thuyết trình có thể làm giàu vốn tư liệu hỗ trợ này bằng cách đọc, nghiên cứu thêm từ sách, báo trong phạm vi chuyên môn của mình. Phân bổ thời gian thuyết trình Nên sử dụng dàn ý để ước lượng xem bài thuyết trình sẽ mất bao lâu. Các thuyết trình viên trung bình có thể nói khoảng 125 đến 150 từ trong một phút (hay khoảng 7.500 đến 9.000 từ một giờ), tương đương với 20 đến 25 tờ giấy in cách hàng trong một giờ. Đoạn văn trung bình dài khoảng 125 đến 150 từ, vì thế người thuyết trình nên ước lượng mức độ có thể nói ở mỗi đoạn văn trong một phút. Nếu chủ đề phức tạp, hay thính giả dễ hoài nghi, sẽ cần nhiều thời gian thuyết trình hơn. Đừng trình bày những vấn đề phức tạp trong thời gian quá ngắn, và ngược lại đừng mất nhiều thời gian cho một bài thuyết trình đơn giản. Quan tâm đến hoàn cảnh và môi trường thuyết trình Một buổi thuyết trình thành công không chỉ phụ thuộc vào khả năng của người thuyết trình hay sự quan tâm của thính giả mà còn phụ thuộc vào khung cảnh diễn ra bài thuyết trình đó. Chính vì thế, người thuyết trình cần quan tâm đến hoàn cảnh và môi

137

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

trường thuyết trình: liệu rằng người thuyết trình có được hỗ trợ và bảng biểu, tờ rơi, phiếu điều tra, tài liệu.. cho bài thuyết trình của mình hay không? Liệu rằng những công cụ hỗ trợ này đã có sẵn cho người thuyết trình sử dụng hay chưa? Người thuyết trình được sử dụng bao nhiêu thời gian để thuyết trình? Có thể sử dụng máy chiếu đa phương tiện, phần mềm powerpoint, đồ hoạ, hình vẽ… hay không? Có những vấn đề khó khăn nào khác cần phải quan tâm không, chẳng hạn như: địa điểm, âm thanh, ánh sáng…? Nếu những vấn đề trên không được chú ý thì điều này sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả thuyết trình.

4.1.2.2. Tạo mối quan hệ, gây ấn tượng với thính giả

Những giây phút đầu tiên tiếp xúc là những giây phút then chốt, trong đó thính giả hình thành ấn tượng về người thuyết trình. Ấn tượng ban đầu rất mạnh mẽ nhưng rất khó thay đổi. Thính giả sẽ nhận định thông qua cách mặc trang phục, cách đi đứng thậm chí cách nói cười của người thuyết trình. Khi người thuyết trình chính thức bước lên bục thuyết trình thì đã được thính giả nhìn với ấn tượng hình thành đầu tiên. Vì vậy, phải làm sao cho thính giả có ấn tượng đầu tiên tốt là rất quan trọng và cũng là mấu chốt để thành công. Do đó, người thuyết trình cần xuất hiện trước thính giả một cách tự tin và tỏ ra hào hứng với buổi nói chuyện. Để xây dựng mối liên hệ với thính giả và tạo được ấn tượng tốt, cần lưu ý những điểm sau:

 Trang phục gọn gàng, nghiêm chỉnh. Kiểm tra lại quần áo, đầu tóc trước khi

xuất hiện trước thính giả.

 Tư thế: Tư thế là sự thể hiện uy quyền. Phong thái tự tin của người thuyết trình có thể khiến cho cử tọa tin rằng tất cả những gì sắp nói là có ý nghĩa. Cần đứng thẳng người với tư thế tự nhiên, không bỏ tay vào túi quần. Dáng đứng thẳng sẽ làm cho tiếng nói rõ ràng và tinh thần minh mẫn, khiến bạn thêm tự tin. Một tư thế còng còng, đầu nghẹo nghiêng thể hiện sự mệt mỏi. Tay chân lúi búi, đầu gối run run là dấu hiệu của sự lo lắng.

 Sắc mặt, ánh mắt: Sắc mặt tươi tỉnh, hồng hào, nét mặt vui tươi và có chút mỉm cười bình tĩnh, tự tin, không tái mét hay đỏ bừng vì quá xúc động; ánh mắt nhẹ nhàng, tôn trọng và quan tâm. Không nhìn xuống sàn nhà, cũng không nhìn lên trần nhà; hãy đưa mắt quan sát một vòng lướt qua các thính giả.

 Không vội vàng nói ngay khi vừa bước lên bục: vì thông thường một vài giây đầu phòng họp có sự ồn ào. Người thuyết trình phải tìm một thủ pháp nào đó tạo trật tự trong phòng, sau đó mới bắt đầu nói.

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

 Giới thiệu thân thiện: Trước khi bắt đầu nói chuyện nên tự giới thiệu về mình (thường thì người chủ toạ sẽ giới thiệu thuyết trình viên với thính giả) và đề tài buổi nói chuyện. Tuỳ vào từng buổi nói chuyện mà giới thiệu mình cùng với những vai trò gì, chức danh gì để gây uy tín, và để thính giả biết rõ người thuyết trình sẽ nói gì với họ. Phần giới thiệu thường không nên quá 2 phút, trừ những trường hợp đặc biệt.

138

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

 Có đầy đủ độ tự tin: Khi bắt đầu thuyết trình cần tự tin và nói tự nhiên, cố gắng giảm bớt nhìn vào giấy, chứng tỏ người thuyết trình thẳng thắn và có uy tín. Cần giữ được ánh mắt nhìn vào thính giả. Lúc bắt đầu cần đưa mắt nhìn toàn hội trường để thính giả cảm nhận được bài nói chuyện của bạn có liên quan đến họ.

 Đưa ra những vấn đề chính ngay từ đầu bài thuyết trình để thính giả có thể đánh giá xem bài thuyết trình của người thuyết trình đáp ứng được yêu cầu của họ như thế nào.

 Nhớ tên từng thính giả càng nhanh càng tốt.

 Hình thành phong cách: Cùng với sự tích luỹ kinh nghiệm, người thuyết trình có thể lợi dụng tất cả các công cụ tiếng nói, ngoại hình, các từ ngữ đã dùng để thuyết trình cho đạt hiệu quả nhất. Nói chung muốn thính giả chú ý nghe, phải dùng nhiều phong cách. Nhưng nên nhớ mỗi một phong cách có thể phù hợp với nhóm thính giả này, không nhất định phù hợp với nhóm khác.

 Lưu lại ấn tượng: Người thuyết trình muốn để lại cho thính giả một ấn tượng tốt khó quên về cuộc nói chuyện, thì khi chuẩn bị phải dành thời gian nghiên cứu vào câu tổng kết cuối cùng cho tốt. Trong câu tổng kết cần kết hợp các bí quyết ngôn ngữ như ngừng nghỉ, biến đổi âm điệu, ngẩng đầu lên… để lưu lại cho thính giả ấn tượng khó quên và do đó thông tin được thông suốt, uy tín được nâng cao.

4.1.2.3. Trình bày nội dung bài thuyết trình

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

Trình bày phần mở đầu bài thuyết trình Một bài thuyết trình bao giờ cũng phải có mở bài, thân bài và kết luận. Cần nhớ là chính câu mở đầu và câu kết là hai phần mà phải chú trọng nhất. Mở đầu bài thuyết trình, hãy thu hút sự chú ý của người nghe ngay lập tức, đưa ngay các thông điệp giới thiệu tổng quan, giới thiệu kinh nghiệm bản thân, giới thiệu vấn đề một cách sáng tạo như kể chuyện, đặt câu hỏi, nêu giả thiết, hoặc nêu các thông tin mới... Phần mở bài cần phải cho mọi người biết những nội dung chính sẽ định trình bày. Cần phải thể hiện được bản chất của vấn đề, để người nghe muốn nghe tiếp phần sau. Trước khi bắt đầu bài thuyết trình, nên chào những người tham dự, giới thiệu bản thân, có thể đưa thêm thông tin về kinh nghiệm bản thân và khả năng chuyên môn. (Xin chào tất cả các bạn. Tôi rất vui và vinh dự được có cơ hội thuyết trình về … với các bạn ngày hôm nay/Cảm ơn các bạn vì đã tạo điều kiên cho tôi có buổi thuyết trình ngày hôm nay. Xin tự giới thiệu tên tôi là … Tôi đến từ … Tôi đã làm việc cho … được hai tháng. Kinh nghiệm của tôi trong lĩnh vực này bắt đầu từ hơn một năm nay khi tôi tham gia một công ty lớn như...). Sau phần giới thiệu, nên nói với người nghe mục đích của bài thuyết trình và giới thiệu cho họ cấu trúc ngắn gọn của bài thuyết trình. (Mục đích của buổi thuyết trình là giới thiệu về hoạt động của…/Tôi muốn dùng cơ hội này để diễn giải cho bạn về hoạt động của… Tôi sẽ đề cập với các bạn ba phần chính: Điều đầu tiên, Tôi đề cập đến… Sau đó, Tôi sẽ đi vào phần… Và cuối cùng, Tôi sẽ nói cho các bạn…).

139

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

Thông báo thời gian thuyết trình (nếu có thể). (Bài thuyết trình của tôi sẽ diễn ra trong vòng… phút. Nếu các bạn có câu hỏi, Xin các bạn vui lòng dành nó đến cuối bài thuyết trình của tôi). Một số thủ thuật mở đầu Đừng mở đầu bằng một lời xin lỗi. Người thuyết trình không nên mở đầu bằng một lời xin lỗi chẳng hạn như: “Tôi không phải là diễn giả… Tôi chưa chuẩn bị để nói… Tôi cũng không biết nói gì…”. Nếu nói như thế thì người nghe sẽ nghĩ rằng người thuyết trình sẽ không trình bày được gì hơn nữa cả. Hãy nhớ rằng, người nghe đến đây là để được nhận thông tin, được giải trí chứ không phải để nghe những lời xin lỗi. Gây sự chú ý. Một cử chỉ liên quan đến chủ đề của bài nói cũng giúp cho người nghe hình dung được sơ lược về đề tài sắp đề cập. Một bài nói về tầm quan trọng của thể dục chẳng hạn, có thể được bắt đầu bằng những cú nhảy bật; hoặc ráng hết sức bình sinh để đập một vật gì đó nếu như bạn sắp đề cập đến tình trạng ngược đãi trẻ em. Đưa ra một thông báo hoặc thống kê theo cách làm cho người khác phải giật mình. "Các viên chức của chính phủ Mỹ đã giết chết 23 công dân của mình!” có thể được sử dụng để mở đầu một bài diễn văn chống hình phạt xử tử tội phạm. Kiểu mào đầu này có thể tạo ra một không khí nôn nao, chờ đợi háo hức của những người nghe đối với những lý lẽ người thuyết trình sắp đưa ra nhằm làm rõ hơn nhận định của mình. Hãy bông đùa một chút và dĩ nhiên là có liên quan đến chủ đề. Không phải ai cũng thích sự hài hước và sẽ hơi mạo hiểm nếu người thuyết trình hoàn toàn không biết gì về người nghe, nhưng thực sự sẽ không có cái gì có thể đánh gục khán giả hiệu quả bằng những tiếng cười thoải mái. Đưa ra những trích dẫn phù hợp. Ngoài việc trình bày cho mọi người hiểu về chủ đề, người thuyết trình cũng có thể tạo ra sự tín nhiệm từ phía người nghe bằng cách chứng minh rằng bạn nắm rõ về đề tài mình nói đến mức có thể tìm ra những trích dẫn vô cùng phù hợp. Thuật lại một câu chuyện có liên quan. Hầu hết mọi người chỉ diễn thuyết một vài lần trong đời nhưng chúng ta lại kể chuyện hằng ngày. Kể ra một câu chuyện nào đó có thể là cách thoải mái và tự nhiên để tạo đà cho phần còn lại của bài thuyết trình. Bắt đầu bằng những minh hoạ cụ thể. Các khán giả đều cảm thấy khó khăn và mệt mỏi khi phải ngồi nghe hàng giờ đồng hồ liền các bài thuyết trình dài dằng dặc. Làm thế nào để tránh không gây ra điều phiền toái như vậy cho khán giả? Hãy bắt đầu bằng các minh hoạ cụ thể. Minh hoạ sẽ khiến cho các bài phát biểu dễ nghe hơn, dễ theo dõi hơn. Những điều nên tránh Bắt đầu bằng câu:”Xin chào, tên tôi là...”. Câu nói mà người nghe sẽ ghi nhớ nhất chính là câu đầu tiên và câu cuối cùng mà bạn thốt ra. Mở đầu thế này là ném đi cơ hội tạo ra một điều gì đó thực sự ý nghĩa khi mở đầu bài diễn văn.

140

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

Mở đầu một cách sai lầm. Tránh những câu xin lỗi hay những cách nói thăm dò, chúng có thể làm cho người nghe nghi ngờ độ tin cậy của người thuyết trình. Một số những cụm từ nên tránh đó là : “À,chúng ta bắt đầu từ đây.”, hay “Chúng ta nên bắt đầu từ đâu nhỉ?”, hoặc “Các bạn ở phía sau có nghe tôi nói rõ không ạ?” Dùng những câu hỏi cường điệu, hoa mỹ. Điều này có thể tạo nên những phút lúng túng. Bởi vì người nghe không biết người thuyết trình có thực sự mong đợi câu trả lời hay không và kết quả là nó dễ dẫn đền sự tự tin của người thuyết trình bị giảm dần. Đi quá xa chủ đề. Người thuyết trình muốn sáng tạo và đổi mới trong cách thu hút sự chú ý của thính giả, tuy nhiên phần mở đầu của bạn phải phủ hợp với phong cách của người thuyết trình cũng như với giọng điệu phần còn lại của bài diễn văn. Không biết cách đi lên bục thuyết trình. Những nơi để thuyết trình hay báo cáo thường rất đông người và không có gì làm cho sự tin cậy của thính giả đối với người thuyết trình giảm đi bằng những việc đại loại như vấp té trên đường bước lên trước người nghe. Hãy nhớ là chuyện này xảy ra hàng năm với những người nổi tiếng đó nhé!

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

Trình bày phần thân bài Có bốn phương pháp trình bày cơ bản: (1) Đọc từ bản thảo, (2) Đọc thuộc lòng, (3) Nói tùy hứng; và (4) Nói ứng biến. Đọc từ bản thảo Có một số bài nói bắt buộc phải đọc từng từ từng từ một theo bản thảo đã được chuẩn bị kĩ lưỡng từ trước. (Ví dụ như thông điệp của Tổng thống gửi Quốc hội). Trong những trường hợp này, sự chính xác tuyệt đối là hết sức cần thiết. Mỗi từ trong diễn văn sẽ được phân tích tỉ mỉ bởi báo chí, đồng nghiệp hay thậm chí là kẻ thù. Trong bối cảnh ngoại giao, một sai sót hay hiểu lầm nhỏ trong bài nói có thể dẫn đến tranh chấp hay thảm họa quốc tế. Khi người thuyết trình bị đặt trong hoàn cảnh nói cần có bản thảo, hãy luyện tập cách nói to và tự nhiên sao cho người nghe không có cảm giác bạn chỉ đọc cái gì có sẵn. Hãy luyện sử dụng giao tiếp bằng mắt với người nghe. Hãy đảm bảo bản thảo cuối cùng có bố cục rõ ràng và dễ nhìn để chỉ có thể liếc qua là đọc được. Và cuối cùng, luôn luôn hướng tới khán giả và sẵn sàng ứng biến trong bất cứ trường hợp nào. Đọc thuộc lòng Ngày nay, việc học thuộc lòng để nói không còn phổ biến nữa, tuy nhiên, những dạng bài nói ngắn nhất vẫn có thể áp dụng phương pháp này như lời chào mừng, giới thiệu hay chúc mừng… Khi thực hiện cách này, vẫn phải tập trung giao tiếp với khán giả thay vì cố lục lại trí nhớ từ nào hay câu nào nên được sử dụng. Một diễn giả nhìn trần nhà hay ngó ra cửa sổ để nhớ lại câu chữ cần nói cũng tệ không kém gì một diễn giả đọc bản thảo đều đều. Nói tùy hứng Một bài nói tùy hứng được trình bày với rất ít hoặc hầu như không có sự chuẩn bị nào. Rất ít người sử dụng cách nói tùy hứng nhưng trong một số trường hợp là điều không tránh khỏi. Trong cuộc sống, có rất nhiều dịp người thuyết trình phải nói tùy hứng. Họ

141

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

có thể bất chợt bị gọi lên để nói trong một buổi thảo luận trên lớp, một buổi họp của cơ quan, một buổi báo cáo tại hội đồng địa phương, và thường là đáp lại bài phát biểu của diễn giả trước đó. Nếu tình huống đó xảy ra, hãy chú ý nghe những bài nói trong cuộc họp hay thảo luận, ghi chú những ý chính và đặc biệt nhấn mạnh những điểm đồng ý hay không đồng ý. Trong quá trình đó, sẽ tự hình thành trong đầu những gì sẽ nói cho đến khi đến lượt. Nếu thời gian cho phép, có thể ghi nhanh dàn ý sơ lược ra giấy trước khi lên nói với những điểm chính và đặc biệt là các từ khóa. Khi trình bày dựa vào ghi chú này sẽ giúp người thuyết trình tổ chức ý tốt hơn, nói tự tin hơn và chuyên nghiệp hơn. Hãy giúp khán giả theo dõi ý bằng những từ dấu hiệu như “Ý đầu tiên của tôi là…”, “Điểm thứ hai ta có thể thấy là…”, “Tóm lại, điều tôi muốn nói là…” Nếu người thuyết trình đã có thời gian chuẩn bị dàn ý, hãy bám vào những gì đã viết. Bằng cách tiếp cận các ý rõ ràng và hợp lí, bài nói sẽ trở nên bài bản hơn. Giữ bình tĩnh, tổ chức ý rõ ràng và tập trung vào không quá nhiều điểm sẽ giúp thành công. Nói ứng biến Trong cách dùng từ thông dụng, “tùy hứng” và “ứng biến” là đồng nghĩa. Tuy nhiên về thuật ngữ dùng trong thuyết trình, hai từ này là hoàn toàn khác nhau. Không giống như nói tùy hứng tức là hoàn toàn không chuẩn bị trước, nói ứng biến được chuẩn bị khá cẩn thận và đã được luyện tập trước. Từ ngữ được sử dụng để diễn đạt ý được lựa chọn ngay tại thời điểm nói. Thực tế, phương pháp này không hề phức tạp. Một khi người thuyết trình đã có dàn ý sơ lược và nắm rõ về chủ đề sẽ trình bày, có thể bắt đầu tập nói. Mỗi lần luyện tập như vậy, ngôn ngữ bạn sử dụng có thể khác đôi chút. Khi bạn luyện tập lần này qua lần khác, người thuyết trình sẽ rút ra cách trình bày tốt nhất cho từng phần nói và tự khắc ghi nhớ những gì cần trình bày. Phương pháp ứng biến này có rất nhiều ưu điểm: Có thể giúp người thuyết trình kiểm soát được ý nghĩ và ngôn ngữ so với nói tùy hứng; có thể định hướng vào khán giả nhiều hơn so với đọc thuộc lòng hay đọc từ bản thảo và có thể điều chỉnh theo rất nhiều tình huống khác nhau. Ngoài ra, phương pháp này còn nâng cao chất lượng bài thuyết trình ở chỗ dù bài nói đó được trình bày bao nhiêu lần, mỗi lần với cách diễn đạt khác nhau vẫn có thể tạo nên sự mới mẻ và định hướng vào người nghe. Một khi bạn chọn các ứng biến và có sự chuẩn bị hợp lí, bạn hoàn toàn có thể điều khiển được ý của mình mà không phụ thuộc vào bản thảo. Và bạn cũng hoàn toàn tự do để thiết lập giao tiếp bằng mắt hay các cử chỉ một cách tự nhiên đến mức thật sự bạn đang trò chuyện với khán giả chứ không phải là đọc cho ai đó nghe. Phần thân bài là lúc trình bày các ý chính.

 Cần phác thảo các ý chính và sắp xếp chúng theo một trình tự logic (bắt đầu từ những điểm quan trọng nhất đến ít quan trọng nhất hoặc ngược lại). Hãy tóm tắt từng đoạn sau mỗi ý chính.

 Hãy dành nhiều thời gian cho những điểm quan

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

trọng hơn.

142

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

 Cần nói sao cho dễ nghe và dễ tiếp thu. Nên dùng câu đơn giản, trực tiếp, có chủ ngữ, kèm các ví dụ, liên hệ, so sánh để minh họa. Có thể sử dụng các câu tiêu đề và các công cụ nhấn mạnh khác (viết đậm, viết hoa, chữ to…).

 Cần có các hỗ trợ minh họa như các số liệu thống kê và kết quả nghiên cứu, các ví dụ, các mẩu chuyện và chứng thực, các hình ảnh, biểu đồ… Bài thuyết trình với hình ảnh hỗ trợ thích hợp, sử dụng đúng nghĩa, đúng mục đích thường có hiệu quả hơn nhiều.

 Hãy cung cấp thông tin từng phần và dần dần. Đừng cố truyền đạt quá nhiều thông tin trong một buổi. Người nghe có thể hoàn toàn không hiểu người thuyết trình và sẽ phí công.

 Các nội dung chính của bài thuyết trình nên theo Tam đoạn luận (chia thành 3 phần lớn) và sử dụng sáng tạo các phương pháp để trình bày ý tưởng trong phần này. Ví dụ trình bày ý tưởng theo logic, theo thứ tự thời gian, trình bày từ tổng thể tới cụ thể, từ điều đã biết đến cái chưa biết, từ những điều đã được chấp nhận tới những mâu thuẫn, trình bày theo quan hệ nhân-quả, từ vấn đề tới giải pháp...

Trình bày phần kết luận Một bộ phim hay với một kết thúc dở hoặc một kết thúc đầy thất vọng sẽ làm tiêu tan hết mọi dấu ấn của nó. Bài thuyết trình cũng vậy. Đoạn kết của bạn sẽ gây xúc động nếu bạn kêu gọi hành động, đưa ra dự đoán về tương lai, đưa ra tuyên bố, nhắc lại ý ở phần đầu bài nói, tóm lại mục tiêu chính. Kết thúc mạnh mẽ và ấn tượng Một kết thúc mạnh mẽ và đáng nhớ là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của bài thuyết trình. Người thuyết trình có thể tham khảo những lời khuyên sau đây khi thực hiện phần kết thúc bài trình bày của mình:  Tóm lược bài thuyết trình trong một hoặc hai câu. Khi tóm lược, phải hết sức ngắn gọn, bởi vì những câu ngắn và mạnh thường có hiệu quả trong việc thu hút sự chú ý của người nghe.

 Nhấn mạnh vào các cụm từ trọng tâm. Ngắt giọng sau những từ, cụm từ đó sẽ tăng thêm sự quan trọng của chúng. Ngoài ra, cũng có thể nhấn mạnh từ “và” khi sắp đề cập đến vấn đề cuối cùng trong bài.

 Sử dụng điệp âm, việc lặp lại vài từ có cùng chữ cái mở đầu để khiến cử toạ dễ

nhớ phần tóm tắt. Tuy nhiên, chỉ nên lặp lại tối đa ba từ.

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

Nên dừng bài thuyết trình với một nhận định thú vị hay một nút thắt phù hợp với vấn đề. Hãy lưu lại trong lòng người nghe một ấn tượng tốt và cảm giác hoàn hảo. Không giảng giải dông dài những nhận định cuối ấy. Nên kết thúc bài thuyết trình ở cao trào bằng cách điểm lại những lợi ích mà người tham dự có được nếu họ ủng hộ các ý tưởng đã trình bày. Sau khi kết thúc bài thuyết trình, hãy đợi mọi người vỗ tay. Khi bạn cảm thấy tiếng vỗ tay đã lắng xuống, hãy mỉm cười và đừng quên cám ơn người đến dự. Để tạo sự chú ý người thuyết trình cũng nên nói to hơn trước khi kết thúc bài thuyết trình (và nên có một kết thúc dứt khoát và rõ ràng để mọi người cùng hiểu đã đến lúc vỗ tay). Nếu nội dung bài trình bày dài dòng và phức tạp, hãy tóm tắt trước khi kết thúc bài thuyết trình. Một số cách kết luận

143

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

 Đưa ra thách đố hay lời kêu gọi cho thính giả.  Tóm tắt những ý chính.  Cung cấp những trích dẫn thích hợp.  Minh họa để tiêu biểu hoá các ý.  Đưa ra những lí do để chấp nhận và thực hiện các đề nghị được ủng hộ.

4.1.2.4. Đặt và trả lời câu hỏi

Chuẩn bị phần hỏi đáp Muốn hoàn thành tốt phần hỏi đáp, bạn phải luôn nhớ rằng cần đầu tư cho phần này không khác gì so với phần trình bày. Kể cả những diễn giả chuyên nghiệp cũng cầm chắc thất bại nếu không đầu tư cho phần này!  Định hình câu trả lời cho câu hỏi có khả năng xảy ra Cần dự đoán được câu hỏi và chuẩn bị trước câu trả lời. Nên viết ra câu trả lời vì như thế người thuyết trình có tiếp cận và suy nghĩ kĩ hơn. Nếu thuyết trình về một vấn đề gây tranh cãi, hãy chắc rằng mình có thể phản bác được tất cả các câu hỏi thể hiện quan điểm đối lập. Nếu nói về một chủ đề mang tính kĩ thuật hay chuyên môn, chú ý đến cách trả lời cụ thể nhưng sử dụng càng ít thuật ngữ càng tốt. Thậm chí có thể chuẩn bị tờ rơi phát sau khi thuyết trình để người nghe có thêm thông tin ngoài những gì người thuyết trình đã trình bày và trả lời câu hỏi. Nếu tập nói trước bạn bè, hãy khuyến khích họ đặt ra càng nhiều câu hỏi càng tốt.

 Luyện tập cách trả lời câu hỏi

Có hai cách luyện tập, một là nhờ bạn bè nghe mình trình bày rồi đặt câu hỏi, người thuyết trình trả lời và bạn bè tiếp tục dựa trên câu hỏi đó để “xoay”. Cách này rất hữu ích đối với các chính trị gia hay các doanh nhân khi phải bảo vệ quan điểm của mình hay trong cuộc họp báo. Cách thứ hai là ghi âm câu trả lời chuẩn bị trước của mình rồi nghe lại, từ đó chỉnh sửa câu trả lời cho hợp lí. Khi trả lời, cố gắng đi thẳng vào vấn đề. Bạn hoàn toàn có quyền suy nghĩ nhưng đừng quá lâu. Với câu hỏi đơn giản, chỉ nên nghĩ ít hơn 10 giây. Với câu trả lời phức tạp, có thể nghĩ nhiều hơn nhưng không quá một phút. Với việc chuẩn bị trước, người thuyết trình có thể vượt qua được hạn chế về mặt thời gian. Tuy nhiên, dù có dự đoán trước câu hỏi, mọi việc vẫn có thể diễn ra không như ý. Có người hỏi người thuyết trình câu ngoài dự đoán hoặc một số câu người thuyết trình dự phòng lại không có ai hỏi. Song chính sự chuẩn bị cho người thuyết trình phong thái tự tin và dễ dàng thích nghi hơn với những câu hỏi bất ngờ.

Tiến hành phần trả lời câu hỏi Nếu quan sát những diễn giả kinh nghiệm trong phần hỏi đáp, sẽ thấy họ chủ động thế nào để phần này hoàn toàn trong tầm kiểm soát, vận hành trơn tru và củng cố phần trình bày trước đó. Các cách sau đây có thể khiến người thuyết trình cũng thu được thành công tương tự:

 Thông báo về cách thức

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

Nếu sẵn sàng đón nhận phần hỏi đáp, không có cách nào tốt hơn là người thuyết trình cho khán giả biết mình luôn chủ động bằng việc thông báo ngay từ đầu phần

144

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

thuyết trình về cách thức đặt câu hỏi. Có thể đơn giản nói “Xin cứ tự nhiên đặt câu hỏi trong lúc tôi nói” hoặc “Tôi rất vui được trả lời mọi câu hỏi sau khi kết thúc phần trình bày”.

 Tiếp cận câu hỏi với thái độ tích cực

Một thái độ tích cực đối với tất cả câu hỏi sẽ cho khán giả cảm giác người thuyết trình sẵn sàng và tôn trọng họ. Nếu phớt lờ câu hỏi của bất cứ khán giả nào, người thuyết trình sẽ đánh giá tiêu cực về tư cách! Nếu trả lời với giọng điệu lạnh lùng hoặc hiếu chiến, khán giả cũng dễ đánh giá sai thái độ của người thuyết trình. Hãy coi phần hỏi đáp là cơ hội để trao đổi ý kiến với khán giả, chứ không phải là một bài kiểm tra trình độ hay nhân cách. Thậm chí khi câu hỏi đưa ra có vẻ rất thù địch, vẫn nên giữ bình tĩnh. Bất cứ kiểu trả lời “ăn miếng trả miếng” nào cũng để lại ấn tượng không tốt cho khán giả.

 Lắng nghe cẩn thận

Thật khó trả lời tốt khi người thuyết trình không nghe câu hỏi cẩn thận. Khi người hỏi có vẻ khó khăn khi diễn đạt câu hỏi của mình, nên khuyến khích hoặc giúp họ nói rõ hơn. Khi phải đối mặt với câu hỏi không rõ, nên cố gắng tìm cách diễn đạt lại câu hỏi, ví dụ như “Theo tôi hiểu, bạn đang thắc mắc về…”. Đơn giản hơn, có thể yêu cầu người hỏi nhắc lại câu hỏi đó. Nếu vẫn chưa rõ, người thuyết trình có thể yêu cầu họ đưa ví dụ về ý cần hỏi!

 Hướng câu trả lời tới toàn bộ khán giả

Khi nghe câu hỏi, nên nhìn trực tiếp vào người hỏi nhưng khi trả lời, cần hướng đến tất cả những người có mặt. Sử dụng giao tiếp bằng mắt với người hỏi nhưng vẫn nhắc đến toàn bộ khán giả trong câu trả lời. Nếu chỉ tập trung trả lời người hỏi, những người khác sẽ có cảm giác đứng ngoài cuộc. Đối với toàn bộ khán giả, nên nhắc lại câu hỏi để chắc rằng bạn hiểu đúng và trả lời thẳng vào câu hỏi. Đây cũng là cách người thuyết trình tạo ra sự chú ý đối với người nghe và có thêm thời gian để suy nghĩ về câu trả lời.

 Chân thành và thẳng thắn

Nếu gặp phải câu hỏi khó có thể trả lời, không nên cố theo đuổi bằng những điểm chưa chứng minh hay nói vòng vo, điều đó chỉ khiến khán giả nghi ngờ tính xác thực toàn bộ phần trình bày của người thuyết trình. Bạn có quyền từ chối vì không ai có thể biết được mọi thứ! Cũng không phải thấy xấu hổ hay hoang mang. Tuy nhiên, nên hẹn sẽ phúc đáp cho người hỏi sau buổi trình bày (khi có thời gian để tra cứu và tìm câu trả lời) hoặc chuyển câu hỏi cho người có khả năng trả lời giúp!

 Kiểm soát thời gian

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

Trong phần hỏi đáp, có thể sẽ gặp một số tình huống như một người hỏi quá nhiều và chiếm hết thời gian của phần này. Để tránh sa đà vào tranh luận giữa người thuyết trình và người hỏi thay vì hướng tới toàn bộ khán giả, có thể tiếp tục trả lời nhưng tối đa là hai câu hỏi từ một người (tránh đôi co!) và dành thời gian cho

145

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

những người khác. Nếu người hỏi kia vẫn muốn trao đổi thêm, có thể hẹn gặp họ sau buổi thuyết trình. Cũng có trường hợp khán giả đứng lên, trình bày rất “dông dài” nhưng vẫn chưa nhận thấy mình cần trả lời gì. Lúc đó người thuyết trình nên cắt ngang một cách lịch sự: “Ý của bạn rất thú vị và đáng quan tâm. Nhưng xin lỗi, tôi có thể giúp bạn trả lời câu hỏi nào ở đây không?”. Chắc chắn người hỏi sẽ đi thẳng vào vấn đề và khán giả cũng sẽ thông cảm với cách xử lí của người thuyết trình.

4.1.2.5. Đánh giá kết quả thuyết trình

Sau buổi thuyết trình, người thuyết trình cần tìm mọi cách để đánh giá kết quả của buổi thuyết trình, có thể tự đánh giá hoặc phát biểu đánh giá cho người nghe theo kiểu trắc nghiệm, đánh dấu vào các ô cho trước… Nên theo dõi các thông tin phản hổi như: góp ý của người nghe, kết quả triển khai sau đó; hiệu quả của thực hiện vấn đề đã trình bày. Đó là cách làm thiết thực, bám theo thực tế mà rút kinh nghiệm để từ đó có thể tích luỹ và nâng cao trình độ thuyết trình. Khi đánh giá thuyết trình, nên đánh giá toàn bộ cả ba giai đoạn của buổi thuyết trình. Cần thấy rõ những sai sót, nhược điểm trong quá trình thuyết trình. Từ đó rút kinh nghiệm và bài học để chuẩn bị và thuyết trình tốt hơn nữa, không nên thoả mãn với kết quả đạt được.

Các tiêu chí đánh giá bài thuyết trình

Người thuyết trình/Diễn giả

Bạn có tạo lập được mối liên hệ tốt với thính giả hay không?

Bạn có tự tin kiểm soát được mọi thứ hay không?

Bạn có nhất quán và theo một mục tiêu chính hay không?

Bạn có hài lòng với thông điệp mở đầu và kết luận hay không?

Bạn có hài lòng về kết quả hay không?

Thính giả

Bạn có tránh được sai lầm ngớ ngẩn nào không?

Kỳ vọng của thính giả có được đáp ứng hay không?

Bạn có nhận đựoc phẩn hồi của thính giả hay không?

Bạn có chắc chắn rằng thính giả hiểu được thông điệp của bạn?

Thông điệp

Bạn có nói rõ ràng và nhất quán về thông điệp của mình không?

Lập luận của bạn có được liên kết tốt không?

Bạn có cập nhật thông tin hay không?

Thông điệp có thể ngắn hơn được không?

4.1.3.

Các kỹ năng sử dụng trong thuyết trình.

4.1.3.1. Kiểm soát sự lo lắng

Trước khi thuyết trình, người thuyết trình thường rơi vào những trạng thái như căng thẳng, hồi hộp, lo lắng, và luôn kỳ vọng buổi thuyết trình được thành công. Những diễn biến này vẫn xảy ra ngay cả đối với những người đã có kinh nghiệm, đặc biệt là đối với những thuyết trình viên mới.

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

Các nguyên nhân dẫn tới sự lo lắng

146

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

 Chuẩn bị không tốt bài thuyết trình: Trong quá trình chuẩn bị, người thuyết trình trải qua quá trình nghiên cứu chủ đề, thu thập và xử lý thông tin, sau đó xây dựng dàn ý cho bài thuyết trình. Không phải lúc nào cũng có đủ thông tin cho bài thuyết trình… khi thiếu thông tin sẽ làm cho người thuyết trình rơi vào trạng thái thiếu sự tự tin.

 Kiến thức về chủ đề thuyết trình bị hạn chế: Đây là trở ngại rất lớn cho người thuyết trình. Người ta thường nói “trăm hay không bằng tay quen”, sự hạn chế về kiến thức sẽ làm cho người thuyết trình khó triển khai được các ý chính, nội dung chính cần truyền đạt một cách phong phú và đa dạng. Thính giả mong muốn người thuyết trình có phông kiến thức rộng nhất là kiến thức thực tế, chứ không mong muốn một sự “sáo rỗng”.

 Thể chất và tinh thần không tốt: Căng thẳng ít hay nhiều đều làm cho thần kinh bị mệt mỏi, ảnh hưởng đến quá trình tập trung cho bài thuyết trình. Vì thế giá trị của bài thuyết trình sẽ bị giảm đi.

 Thính giả nhìn bạn chằm chằm: Như một phản ứng tự nhiên, mọi người đều cảm thấy ngượng ngập hoặc bối rối khi có ai đó nhìn bạn quá lâu. Dẫn tới lúng túng và hoảng hốt!

 Người nghe không mấy để ý đến những gì bạn nói: Cảm giác lạc lõng sẽ xâm chiếm và cảm thấy sự hứng khởi cũng như công sức chuẩn bị của mình sẽ “tan thành mây khói”. Nỗi sợ này khiến người thuyết trình không còn động lực hay sự tự tin để đứng trước đám đông nữa.

 Sợ những yếu tố giấu mặt: Có một thực tế là con người phải chịu nhiều nỗi sợ hãi hết sức mơ hồ như sợ lần đầu tiên thử sức một lĩnh vực nào đó, sợ gặp người lạ, sợ phải thay đổi thói quen… Dù không xác định được gốc rễ, chúng ta vẫn bị những yếu tố này chi phối. Trong thuyết trình cũng thế, có thể người nói sẽ sợ rủi ro, sợ những yếu tố không ngờ đến…

Biểu hiện của lo lắng

 Khuôn mặt không được tươi vui, trầm ngâm

 Giọng nói run run và tim đập mạnh.

 Đi đi, lại lại không rõ mục đích, đứng ngồi không yên.

 Tay liên tục vân vê một thứ gì đó như vạt áo, bút, đồ trang sức, tóc, mũi…

 Toát mồ hôi, run tay, run chân, giọng nói ngắt quãng, thở hổn hển… Những biểu hiện của sự lo lắng diễn ra một cách rất tự nhiên theo cơ chế sinh học của con người. Người thuyết trình có thể kiểm soát được sự lo lắng để bài thuyết trình được thành công, vậy kiểm soát sự lo lắng như thế nào? Kiểm soát lo lắng

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

 Chọn chủ đề đã biết rõ: Chọn chủ đề quen thuộc với bạn chắc chắn sẽ cho người thuyết trình lợi thế về sự tự tin vì người thuyết trình nắm rõ mình cần nói gì và kiểm soát được quá trình diễn thuyết. Trong những tình huống bất thường như trục trặc về công cụ trình chiếu hay mất giấy ghi chú, vẫn có thể tiếp tục vì trong đầu người

147

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

thuyết trình đầy thông tin. Ngoài ra, quen thuộc với chủ để giúp người thuyết trình thấy phần hỏi đáp trở nên dễ chịu hơn.

 Đừng bao giờ học thuộc bài nói: Khi học thuộc bài nói, người thuyết trình sẽ phụ thuộc rất nhiều vào những gì mình nhớ, khiến không thể chủ động ứng biến nếu có tình huống xảy ra ngoài dự kiến. Mặt khác, trong lúc thuyết trình, có khi chỉ một yếu tố gây nhiễu hay sao nhãng của chính bản thân, người thuyết trình không thể nhớ ra mình cần nói gì tiếp theo hoặc bỏ sót cả một ý lớn. Lúc đó, có thể thành trò cười cho khán giả. Kể cả khi nhớ hết thì giọng đọc của người thuyết trình sẽ như một cái máy, không truyền cảm. Người nghe sẽ nhanh chán với những gì người thuyết trình đọc từ trí nhớ chứ không phải bạn trao đổi; và họ sẽ đặt câu hỏi về sự thành thực của người thuyết trình.

 Lên kế hoạch sử dụng công cụ hỗ trợ: công cụ hỗ trợ có thể là máy chiếu, tờ rơi, bảng biểu… Nhờ sử dụng những thiết bị này, không những ý nói của người thuyết trình được làm sáng tỏ mà còn giúp tự tin hơn vì khán giả sẽ chuyển hướng nhìn sang tài liệu trình chiếu hơn là nhìn chằm chằm vào người thuyết trình và để minh chứng những gì mình nói, nên đi lại hay chỉ trên màn chiếu, điều đó góp phần giúp giải phóng bớt năng lượng gây căng thẳng.

 Ổn định tâm lý: thường xuyên rèn luyện tâm lý ngay cả khi không thực hiện thuyết trình. Luôn tin tưởng bài thuyết trình của mình sẽ thành công và được thính giả đón nhận một cách nồng nhiệt. Gạt bỏ cảm giác căng thẳng thần kinh và nên ngủ đầy giấc đêm hôm trước.

 Cơ thể: di chuyển nhẹ nhàng vài mét trước khi thuyết trình, hít thở đều và sâu, tạo sự thư giãn cần thiết. Đối với hai bàn tay thì nên nắm chặt rồi thả lỏng càng chậm càng tốt và bạn có thể làm nhiều lần.Trong quá trình thuyết trình bạn có thể di chuyển vị trí của mình trong phạm vi giới hạn, ví dụ bạn có thể tiến đến gần thính giả. Khi đó bạn sẽ cảm thấy thoải mái vì cơ thể được giải phóng về không gian và khoảng cách. Luôn đứng với tư thế thoải mái và hướng về phía thính giả

 Khuôn mặt: trước khi thuyết trình phải luyện tập cơ mặt để tạo sự tự nhiên nhất.

Nên làm như sau: o Nhắm nghiền mắt lại thật chặt, ngậm môi và nhăn mặt, sau đó thư giãn để tập

o Há miệng và mở mắt thật to đến mức có thể, sau đó thư giãn. Cách này sẽ giúp cho tất cả các cơ mặt được hoạt động căng ra và sẽ linh hoạt hơn. Nên tập đi tập lại liên tục nhiều lần.

o Mím môi và nhắm nghiền mắt chặt đến mức có thể, sau đó từ từ thư giãn. Với cách tập này sẽ giúp không bị cơ cứng khi nói, giọng nói sẽ mạch lạc, rõ ràng và không bị lứu lưỡi…

lần tiếp theo. Với bài tập này, có thể tập đi tập lại nhiều lần.

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

 Hơi thở và giọng nói: tâm lý căng thẳng sẽ làm cho hơi thở của không đều, ức chế về tâm lý, chính vì vậy trước khi thuyết trình nên tìm một không gian thoáng đãng cho riêng mình và hít thở nhiều lần thật sâu. Tập hít thở một cách từ từ để điều hoà tốt được hơi thở của mình. Giọng nói cũng có tác động không nhỏ đến buổi thuyết trình: tốt nhất nhấp một chút nước, nên tránh những đồ uống như cà phê đặc, đồ uống có ga, đồ uống có đường… như vậy sẽ tránh được những kích thích có thể

148

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

xảy ra ngoài ý muốn. Trong quá trình thuyết trình, nếu bạn cảm thấy hơi thở cũng như giọng nói của bạn có vấn đề, ngay lập tức bạn phải điều chỉnh. Nếu bạn đang nói xung quá thì cần phải giảm cường độ, điều tiết một cách nhịp nhàng mà vẫn gây hấp dẫn cho người nghe.

4.1.3.2. Kỹ năng sử dụng ngôn ngữ

Tầm quan trọng của việc sử dụng ngôn ngữ Là người nói, khi đã tìm được ý tưởng thích hợp, phải tìm cách truyền tải tới người nghe. Để làm được điều này, người thuyết trình phải rất chú ý đến ngôn ngữ sử dụng. Nếu không dùng ngôn ngữ rõ ràng và chính xác, người nghe sẽ không hiểu người thuyết trình định nói gì. Ngôn từ là vật liệu trong tác phẩm của người nói; và cũng tùy vào mỗi “nghệ sĩ”, các từ có cách sử dụng khác nhau. Sử dụng ngôn ngữ phù hợp sẽ giúp người thuyết trình làm chủ được bài thuyết trình đồng thời thính giả sẽ dễ dàng tiếp cận với những thông tin đưa ra. Cũng giống như việc lựa chọn một tốc độ nói không phù hợp, nếu người thuyết trình sử dụng ngôn ngữ và nhóm ngôn ngữ mà thính giả không biết thì thuật ngữ đó sẽ trở nên vô nghĩa hoặc có thế gây sự ức chế đối với họ. Một người nói tốt phải ý thức được ý nghĩa của ngôn ngữ, cả nghĩa đen và nghĩa bóng. Họ cũng luôn biết cách sử dụng ngôn ngữ một cách chính xác, rõ ràng, sống động và hợp lí.

Sử dụng ngôn ngữ một cách hiệu quả Sử dụng ngôn từ thích hợp với thính giả là một trong những đặc điểm quan trọng của một người thuyết trình giỏi. Ngôn ngữ rất đa dạng và phong phú, vậy người thuyết trình cần sử dụng như thế nào đạt hiệu quả cao nhất cho bài thuyết trình?

 Sử dụng từ ngữ chính xác: Sử dụng từ ngữ chính xác với người thuyết trình cũng quan trọng như sử dụng con số chính xác với nhân viên kế toán. Đôi khi những lỗi dùng từ thế này có thể phủ nhận hoàn toàn nỗ lực của người thuyết trình.

 Sử dụng từ ngữ rõ ràng: Khác với người đọc, người nghe không thể tra cứu nghĩa của từ trong từ điển được. Ý nghĩa của ngôn ngữ trong thuyết trình phải “lập tức” dễ hiểu và không thể để xảy ra bất cứ khả năng hiểu lầm nào. Nên sử dụng từ thông dụng, từ với nghĩa đen và tránh mọi khả năng mập mờ trong diễn đạt.

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

 Dùng từ quen thuộc: Dùng từ ngắn gọn nhưng sắc nét, rõ nghĩa mới khiến bài nói thật sự lôi cuốn và thuyết phục. Sử dụng từ dài và đa âm tiết chỉ khiến người nói rơi vào trạng thái bế tắc và sáo rỗng. Khi nói về một chủ đề chuyên sâu nào đó, sử dụng các từ lạ là điều khó tránh khỏi. Tuy nhiên, để khắc phục, nên hạn chế sử dụng các thuật ngữ càng ít càng tốt và khi đã dùng một thuật ngữ nào đó, nên định nghĩa rõ ràng để tất cả người nghe có thể hiểu được.

149

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

 Sử dụng từ biểu đạt: Nếu một bức tranh rực rỡ gồm rất nhiều mầu sắc thì trong thuyết trình từ biểu đạt sẽ làm tăng hiệu quả của bài thuyết trình, thính giả sẽ thích thú và chăm chú hơn với.

 Tránh tổ hợp từ: Khi thuyết trình, nên cố gắng sử dụng những từ đơn giản và sống động. Nên cẩn thận với việc sử dụng cụm từ trong khi có thể thay thế bằng từ đơn hay từ ghép. Tránh xa những cụm từ rối rắm vì chúng thường cản trở sự rõ ràng trong ý diễn đạt. Thay vào đó hãy dùng tính từ hay trạng từ giản lược. Những người nói hoặc viết thiếu kinh nghiệm thường dùng câu phức, gây khó khăn khi liên hệ với chủ thể của hành động hoặc lặp ý khi dùng từ đồng nghĩa hay gần nghĩa.

o Tượng thanh: Người thuyết trình cũng giống như nhà thơ, đôi khi cần khai thác nhạc điệu trong câu chữ của mình. Bằng cách hấp dẫn người nghe qua những chuỗi âm thanh hay vần điệu, có thể tăng cường hiệu quả của từ ngữ và nhờ đó nổi bật ý định diễn đạt. Đó là sự kết hợp nhuẫn nhuyễn giữa sắc thái biểu cảm của từ và cách sắp xếp từ thành một bài nói hoàn chỉnh.

 Sử dụng ngôn ngữ sinh động: Nếu muốn lay chuyển suy nghĩ của người nghe, trước hết phải chuyển đổi ngôn ngữ của mình. Những từ ngữ cứng nhắc chỉ làm nên một bài thuyết trình khô khan. Hãy trang bị cho bài nói của mình những từ ngữ sống động và giàu hình ảnh. Có hai cách thường thấy nhất: tượng thanh và tượng hình. o Tượng hình: Người nói có thể sử dụng phép tượng hình để làm nên một bài nói sống động. Có ba cách để vận dụng phương pháp này là từ biểu đạt, so sánh và ẩn dụ.

 Sử dụng từ ngữ thích hợp: Ngoài việc chính xác, rõ ràng, sống động; ngôn ngữ cũng cần thích hợp với hoàn cảnh nói, khán giả, chủ đề và người nói. Đối với từng đối tượng thính giả khác nhau thì đòi hỏi người thuyết trình phải có sự thích ứng khác nhau. o Đối tượng thính giả là người cao tuổi: ngôn ngữ truyền tải đòi hỏi phải ngắn

o Đối tượng trẻ và trung tuổi: ngoài những yếu tố trên bên cạnh đó cần có sự linh hoạt, các ngôn từ phải đặc trưng về chuyên môn, ngành nghề, lĩnh vực họ hoạt động.

o Đối tượng là nam giới: ngôn ngữ phải mạnh mẽ, tính logic cao. o Đối tượng là nữ giới: ngôn ngữ phải nhẹ nhành, truyền cảm, thể hiện sự quan

gọn, dễ hiểu và tính thực tế cao, thể hiện tính trang nghiêm và tôn trọng.

o Đối tượng là người nước ngoài: cần sử dụng phiên dịch, ngôn từ cần phải am

tâm gần gũi.

hiểu về văn hoá nước sở tại.

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

 Phù hợp với hoàn cảnh nói: Ngôn ngữ có thể phù hợp trong một số hoàn cảnh nhưng lại bất hợp lí khi áp dụng trong hoàn cảnh khác. Hãy xem thời điểm để có thể dùng phương ngữ, địa điểm để có thể nói tiếng lóng và sự kiện để có thể dùng ngôn ngữ trang trọng. Những từ dùng được trong một bản tin thể thao không thể áp dụng cho một trang báo chính luận. Những từ được nhắc đến trên đường phố cũng không thể nào có mặt trong lớp học… Việc điều chỉnh ngôn ngữ trong các tình huống khác nhau là yêu cầu tất yếu.

150

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

 Phù hợp với khán giả: Sự phù hợp về mặt ngôn ngữ cũng phụ thuộc nhiều vào khán giả. Một khi lưu ý, điều này sẽ giúp người thuyết trình rất nhiều nếu nhắc đến các chủ đề có tính chuyên sâu. Ví dụ, khi nói về một chủ đề y học, có thể dùng “cholestorol”, người nghe sẽ hiểu đó là hội chứng xơ cứng động mạch. Tuy nhiên, với khán giả thông thường, không thể dùng mỗi từ “cholesterol” mà phải nhắc từ đó đã được dịch ra, thậm chí giới thiệu nguyên nhân gây ra nó, ví dụ, do mỡ thừa trong máu. Tất nhiên, không thể lúc nào cũng biết chắc người nghe sẽ phản ứng như thế nào với những gì người thuyết trình nói. Chỉ đơn giản tuân theo nguyên tắc là: Đừng dùng những từ bạn không biết hoặc còn nghi ngờ về ngữ dụng.

 Phù hợp với chủ đề: Ngôn ngữ cũng cần phù hợp với chủ đề. Người thuyết trình không thể sử dụng phép ẩn dụ hay phép đối khi mô tả lốp xe đạp hay cách bảo dưỡng xe định kì, vốn được coi là thích hợp cho sự diễn giải trực tiếp. Tuy nhiên, các kĩ năng ngôn ngữ rất nên được sử dụng khi nói đến tài năng của Leornado da Vinci hay ca ngợi những người lính Mỹ trong chiến tranh vùng vịnh, bởi chúng góp phần khơi gợi cảm xúc, lòng ngưỡng mộ hay những đánh giá từ phía người đọc.

 Phù hợp với người nói: Thật buồn cười nếu một chính trị gia lại áp dụng y chang phương pháp diễn đạt của một nhà phê bình văn học. Mỗi người nói sau một thời gian luyện tập sẽ rèn luyện cho mình một phong cách nhất định, là sự kết hợp của các biện pháp đã thảo luận hay có bổ sung các biện pháp riêng có. Nói như vậy không có nghĩa là những diễn giả này chỉ đi theo một phong cách định sẵn. Đây chỉ là nền tảng và họ vẫn luôn điều chỉnh tùy theo hoàn cảnh nói, khán giả hay chủ đề nói. Và cũng không có nghĩa là áp dụng phong cách giao tiếp bình thường vào ngôn ngữ thuyết trình. Trái lại, hầu hết những diễn giả tài năng đều phải trải qua rất nhiều thử nghiệm và thất bại mới có thể định hình được phong cách của mình. Họ phải thật sự nỗ lực mới đạt được điều đó.

 Phân biệt giữa ngôn ngữ nói và ngôn ngữ viết: Giữa hai loại ngôn ngữ này cũng có sự khác nhau, nếu như ngôn ngữ viết được người thuyết trình viết ra với sự chắt lọc, logic, đầy đủ, văn phong ngắn gọn, dễ tiếp cận thì ngôn ngữ nói như chắp cánh cho những nội dung mà người thuyết trình muốn trình bày. Tức là người thuyết trình sẽ sử dụng những kỹ năng nói của mình để truyền đạt và nhấn mạnh cũng như gây hiệu ứng tốt với thính giả, giúp cho thính giả đón nhận một cách hào hứng và hiệu quả hơn. Trong khi thuyết trình, ngôn ngữ viết cũng được sử dụng thông qua những tài liệu có liên quan phát cho thính giả. Hãy nghe nhiều bài nói của các diễn giả nổi tiếng và tìm ra các biện pháp họ sử dụng để tạo tính chính xác, rõ ràng và sống động cho bài nói. Tuy nhiên, đừng cố gắng để trở thành ai cả, chỉ áp dụng những gì học hỏi được thành ngôn ngữ của mình và chọn lọc để xây dựng cho mình phong cách phù hợp nhất.

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

Kỹ năng sử dụng giọng nói Giọng nói là một trong những công cụ quan trọng nhất trong khi thuyết trình, nó chứa đựng rất nhiều những cảm xúc khác nhau, chính những cảm xúc này dẫn tới những hiệu ứng tích cực hay tiêu cực đối với người thuyết trình. Thính giả luôn mong muốn một giọng nói

151

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

truyền cảm, rõ ràng, có điểm nhấn và tạo sự lôi cuốn. Vậy làm thể nào để có được những kỹ năng này?

o Luyện tập hơi thở của mình một cách thường xuyên (ví dụ như hàng ngày tập

 Giọng nói/ âm lượng. Để sử dụng hiệu quả giọng nói/ âm lượng tốt cần phải:

o Điều tiết tốt âm lượng trong buổi thuyết trình. o Sử dụng linh hoạt việc điều chỉnh âm lượng lúc cao lúc thấp, nhất là những

thở hít vào thật sâu và thở ra từ từ ).

phần chuyển câu, chuyển đoạn, chuyển nội dung.

Những điều nên tránh: o Điều tiết âm lượng không tốt, ví dụ phần đầu âm lượng rất cao, các phần sau và

o Âm lượng quá to làm cho thính giả khó chịu, mệt mỏi. o Âm lượng quá nhỏ khi đó thính giả sẽ phải căng ra khi nghe người thuyết trình

về cuối cường độ âm giảm dần.

nói và khó khăn cho việc ghi chép những thông tin cần thiết.

 Phát âm: Đối với người thuyết trình cách phát âm của các từ ngữ là rất quan trọng, thính giả sẽ có thiện cảm với người thuyết trình hơn nếu cách phát âm từ rõ ràng, mạch lạc, trong sáng. Chính vì vậy người thuyết trình luôn phải luyện tập làm sao cách phát âm của mình luôn phải “tròn vành rõ chữ”. Tuy nhiên sẽ là rào cản cho bạn nếu như việc phát âm của người thuyết trình có vấn đề: o Âm từ địa phương; o Âm từ có những dị tật như nói ngọng, nói lắp; o Âm từ khó mà bạn không diễn đạt được; o Dùng quá nhiều những âm từ: ừ, à, ờ, âm từ sáo rỗng;

o Luyện tập thường xuyên với những âm từ dị tật; o Với những âm từ khó diễn đạt thì có thể thay thế bằng âm từ khác phù hợp hơn

 Khắc phục:

nhưng không mất đi ý nghĩa của từ đó.

 Thay đổi ngữ điệu: Ngữ điệu thể hiện cảm xúc, tình cảm của người thuyết trình trọng bài thuyết trình. Một ngữ điệu tốt, hài hoà sẽ như một bức tranh đẹp khiến cho thính giả không có cảm giác bị nhàm chán, đồng thời thính giả cũng đánh giá cao người thuyết trình là người rất chuyên nghiệp và say mê với chủ đề thuyết trình. Để thành công, nên thể hiện những tình cảm, xúc cảm của mình một cách tự nhiên, tránh lạm dụng quá mức khiến thính giả đánh giá bạn là người giả tạo.

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

 Nhịp độ, tốc độ: Tốc độ nói cũng phụ thuộc vào việc đối tượng thính giả là ai. Đối với những thính giả có trình độ kiến thức thì thường tốc độ nói sẽ nhanh, còn với đối tượng thính giả kiến thức hạn chế thì người thuyết trình phải nói với tốc độ chậm để dễ dàng tiếp thu. Tốc độ nói cũng phụ thuộc vào diễn biến của buổi thuyết trình, nếu như thính giả đang chăm chú lắng nghe thì người thuyết trình hoàn toàn có thể đẩy nhanh tốc độ của mình. Trong khi thuyết trình đối với những

152

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

phần chuyển câu, chuyển ý, chuyển đoạn hoặc những nội dung tổng kết thì người thuyết trình có thể thay đổi tốc độ bằng cách nói chậm và nhấn mạnh. Cần lưu ý rằng nếu nói quá nhanh thì thính giả sẽ không nghe thấy và không theo kịp diễn biến của bài thuyết trình nhưng nói quá chậm thính giả sẽ cảm thấy chán và nhạt nhẽo.  Sử dụng micro: Trước khi thuyết trình người thuyết trình nên thử micro xem âm lượng phát ra như thế nào, cần cài micro chắc chắn và không lấy tay đập vào micro tránh những tiếng động thừa không cần thiết.

4.1.3.3. Sử dụng ngôn ngữ không lời

Trong bất kỳ quá trình giao tiếp nào, nhất là đối với người thuyết trình, đều có sự hiện diện của ngôn ngữ không lời hay còn gọi là phi ngôn từ. Quá trình này tác động trực tiếp đến hành vi của bản thân người thuyết trình và với những đối tượng xung quanh. Ví dụ với một cái bắt tay với thính giả, thính giả có thể biết được bạn là người như thế nào, nồng hậu hay nhạt nhẽo… qua đó người thuyết trình sẽ tạo được cảm tình với thính giả ngay từ khi xuất hiện ban đầu hay không? Theo số liệu nghiên cứu thì con người giao tiếp với nhau thông qua 2/3 dấu hiệu ngôn ngữ không lời để biểu đạt tình cảm hoặc truyền thông tin cho nhau. Chính dấu hiệu này làm nó như là một chức năng biểu đạt, nhắc lại, ghi nhớ, thay thế, nhấn mạnh, điều tiết, tương phản. Khi sử dụng ngôn ngữ không lời người thuyết trình phải chú ý tới tính văn hoá của từng quốc gia, từng dân tộc và phải nghiên cứu và thích ứng với văn hoá quốc gia đó. Ví dụ: Khi đến buổi thuyết trình mà đối tượng là người Hàn Quốc, đầu tiên là bạn phải cúi người chào… Giao tiếp bằng mắt Ánh mắt thiết lập mối quan hệ tốt, tạo sự thiện cảm, rút ngắn khoảng cách xa lạ giữa người thuyết trình và thính giả ngay từ khi người thuyết trình xuất hiện. Có rất nhiều hành vi biểu hiện của con mắt:  Hành vi nhìn chăm chú: Hành vi này sẽ tạo cầu nối giữa hai người, làm cho thính giả cảm thấy dễ chịu… tất cả những hành vi này đều liên quan đến độ dài của khoảng thời gian khi người thuyết trình nhìn thính giả tạo xúc cảm cho người thuyết trình hay không.

 Ánh mắt thể hiện sự nghiêm túc: Trong khi thuyết trình nếu người thuyết trình nhìn chăm chú vào vùng tam giác trên khuôn mặt của đối phương thì sẽ tạo ra không khí nghiêm túc và làm cho thính giả thấy được bạn đang thuyết trình rất nghiêm túc. Nếu nhìn chăm chú từ phần mắt của đối phương trở lên thì bạn sẽ luôn giữ thế chủ động.

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

 Ánh mắt xã giao: Khi ánh mắt của người thuyết trình nhìn chăm chú từ phần mắt của thính giả trở xuống, sẽ làm xuất hiện không khí xã giao. Một số thực nghiệm nghiên cứu về ánh mắt cho thấy, trong hoạt động xã giao, khi nói chuyện xã giao người ta cũng thường chú ý đến vùng tam giác trên khuôn mặt của thính giả, vùng tam giác này là chỉ khu vực gồm hai mắt và miệng.

153

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

 Ánh mắt thân thiện: Ánh mắt này thường nhìn vào mắt và cằm của đối phương.

Trong tiếp xúc thân mật vùng tam giác chỉ hai mắt và phần bụng.

 Mắt liếc nhẹ: Liếc nhẹ thể hiện sự hứng thú và cố ý. Một cái liếc nhẹ kèm theo một nụ cười thể hiện cảm hứng đối với thính giả. Nhưng liếc nhẹ kèm theo một cái chau mày hoặc bĩu môi thì thể hiện thái độ không vừa lòng hoặc phê bình.

Có rất nhiều những hành vi được thể hiện trong giao tiếp bằng mắt. Vậy người thuyết trình sẽ phải sử dụng quá trình giao tiếp bằng mắt như thế nào để đạt hiệu quả cao nhất?  Bắt đầu bằng việc đưa ánh mắt quan sát xung quanh phòng, khi đó sẽ tạo sự luôn

cuốn chú ý của thính giả.

 Đưa ánh mắt chú ý đến một nhóm thính giả khi bạn bắt đầu những câu nói đầu tiên. Khi đã tạo được thiện cảm tốt với thính giả, khi quan sát họ chăm chú, điều đó sẽ giúp người thuyết trình tăng sự tự tin và cảm hứng cho bạn.

 Di chuyển ánh mắt của mình đến tất cả thính giả có mặt trong buổi thuyết trình, làm như vậy thính giả sẽ hiểu rằng người thuyết trình đang quan tâm tới tất cả mọi người.

 Tuy nhiên nếu sử dụng không khéo léo đôi mắt của mình sẽ tạo một rào cản rất lớn cho sự thành công của buổi thuyết trình. Chính vì vậy người thuyết trình không nên: o Có những ánh mắt rụt rè, nhút nhát. o Trong khi thuyết trình mắt đảo đi đảo lại một cách liên tục, hướng nhìn không

o Chỉ nhìn tập trung vào một nhóm thính giả, việc đặt câu hỏi ánh mắt cũng chỉ

tập trung vào thính giả.

o Ánh mắt liên tục nhìn tài liệu mà thực tế không phải lúc nào cũng cần thiết. o Chớp mắt liên tục trong khi thuyết trình. o Tay liên tục dụi mắt…

tập trung vào nhóm thính giả đó.

o Ngủ sớm và có giấc ngủ sâu để tránh hiện tượng mắt đỏ; o Rửa mắt thật sạch trước khi đến buổi thuyết trình; o Tập trước gương, quan sát xem đôi mắt của mình nhìn như thế nào là đẹp nhất.

 Vậy để có được đôi mắt khoẻ, người thuyết trình nên:

Biểu lộ nét/ khuôn mặt Người ta thường nói “khuôn mặt là mặt tiền của ngôi nhà cơ thể”, chính vì vậy khi gặp nhau bao giờ con người cũng chú ý tới khuôn mặt trước, xem sự bộc lộ của khuôn mặt như thế nào, vui hay buồn, căng thẳng hay bình tĩnh, thần sắc biến đổi như thế nào… Chính vì vậy người thuyết trình luôn luôn phải chuẩn bị cho mình:  Một khuôn mặt tự tin, thoải mái;  Nét mặt vui tươi nhưng phải phù hợp với buổi thuyết trình;  Giữ gìn sức khoẻ thật tốt trước buổi thuyết trình 2 đến 3 ngày. Nên tránh:  Đem những chuyên riêng tư của cá nhân làm ảnh hưởng đến suy tư của người

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

thuyết trình.

154

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

 Khuôn mặt nhợt nhạt, không tập trung.  Sự biến đổi khuôn mặt cau có khi ở phía dưới thính giả không tập trung hoặc

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

không hợp tác.  Nét mặt lạnh tanh. Cử chỉ Trong khi thuyết trình, chúng ta có thể thấy người thuyết trình thường có động tác như: vung tay, nhún vai, lắc đầu, giơ tay… Đây là cách biểu đạt nhằm nhấn mạnh ý, truyền tải thông tin một cách hiệu quả hơn và đôi khi đó là một điều khẳng định chắc chắn. Thực ra ngôn ngữ cử chỉ được hình thành theo thói quen vô thức của con người. Dần dần trong qúa trình tập luyện và đúc kết những kinh nghiệm, sẽ làm cho người thuyết trình chủ động hơn trong việc sử dụng hợp lý cử chỉ của mình. Tuy nhiên việc sử dụng cử chỉ như thế nào để thính giả biết được những cử chỉ đó là tích cực là không hề đơn giản, chính vì vậy người thuyết trình phải:  Tạo ra một cử chỉ rất tự nhiên, bộc lộ rõ ràng;  Đi cùng với lời diễn đạt;  Có thể kết hợp cùng một lúc nhiều cử chỉ;  Tập luyện nhuần nhuyễn, thuần thục. Trong bài thuyết trình mà không có cử chỉ sẽ rất nhàm chán và tẻ nhạt, ảnh hưởng tới thông điệp mà người thuyết trình muốn truyền tải đến người nghe. Tuy nhiên nếu xử dụng cử chỉ không đúng cách dẫn dễ dẫn tới sự phản cảm cho thính giả. Vậy người thuyết trình cần tránh:  Không nên nhún vai quá nhiều;  Không nên lắc lư đầu quá nhiều;  Vung tay quá nhiều vì thính giả nghĩ bạn như con rối;  Không vung tay quá cằm hoặc dưới vùng thắt lung;  Trỏ tay và chắp tay sau lung;  Không khoanh tay;  Không gãi hoặc rụi mắt;  Cầm bút hoặc mân mê một thứ gì đó mà không có mục đích. Muốn trở thành người thuyết trình chuyên nghiệp, có cử chỉ tự nhiên và hiệu quả, người thuyết trình phải luyện tập, tốt nhất là tập trước gương. Hãy tập đi tập lại nhiều lần tạo một thói quen, khi đó bạn sẽ tạo được sự tự tin trong bất cứ hoàn cảnh nào. Dáng điệu, tư thế, phong thái Dáng điệu, tư thế, phong thái xuất hiện đầu tiên khi người thuyết trình tiếp xúc với thính giả. Vậy trong lần tiếp xúc đầu tiên người thuyết trình sẽ gây cho thính giả những phản ứng như thế nào? Một trong những phản ứng tích cực nhất đó là người thuyết trình phải thể hiện sự gần gũi, cởi mở, nồng nhiệt và đĩnh đạc. Khi tiếp xúc với thính giả, tư thế đẹp nhất đó là:

155

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

 Đứng thẳng hơi hướng về phía trước để tạo sự gần gũi, cởi mở, khích lệ và cổ vũ

thính giả.

 Đầu ở tư thế cao và thẳng với ánh mắt nhìn về phía thính giả.  Lưng và bụng thẳng tạo sự tự nhiên.  Mông ngay ngắn và chân đứng thẳng tự nhiên.  Hai mũi bàn chân đứng hình chữ V, tạo một thế đứng vững chắc cho bạn.  Hai tay buông xuống, lực dồn đều về hai bàn chân. Đây có thể nói là thế đứng lý tưởng nhất giúp người thuyết trình rất tự tin, tạo phong thái, vóc dáng chuyên nghiệp trước khi bắt đầu bài thuyết trình của mình. Nếu không chú ý, thính giả sẽ không tôn trọng người thuyết trình vì có nhiều động tác thừa không cần thiết. Vì vậy nên tránh:  Tư thế đứng bị thụ động: đầu lắc lư, lưng gù, chân trùng xuống, tay dựa vào bàn

hoặc một điểm tựa nào đó, chân tay luôn đung đưa không cần thiết.

 Đứng che khuất tầm nhìn hoặc trong khi thuyết trình có những lúc quay lưng về

phía thính giả.

Nếu có những thói quen xấu, người thuyết trình sẽ phải khắc phục như thế nào?  Luyện tập trước một nhóm thính giả tự nguyện,

để họ sẽ góp ý cho người thuyết trình.

 Luyện tập một cách thường xuyên trước gương, sửa những tư thế cho là không phù hợp. Phải kiên trì tập đi tập lại nhiều lần, tập đến khi nào thấy thuần thục và tự nhiên thì thôi.

 Hãy tưởng tượng đang có được thế đứng thẳng, cao hơn chiều cao mình đang có, hãy tưởng tượng trên đầu đang có một sợi dây kéo thẳng mình lên và bây giờ mình hãy giữ lấy tư thế đó.

 Ghi lại những hình ảnh trong quá trình tập của mình hoặc trong một buổi thuyết

trình, xem lại và rút ra những kinh nghiệm.

 Ghi nhớ những tư thế mà mình cho là đẹp nhất, bên cạnh đó không quên quan sát

cũng như học hỏi kinh nghiệm của những người thuyết trình mình yêu thích

Di chuyển Sẽ rất tẻ nhạt nếu người thuyết trình chỉ đứng ở một vị trí duy nhất, không linh động trong việc di chuyển. Người thuyết trình luôn có một không gian để chủ động trong việc di chuyển. Vậy việc di chuyển và sử dụng không gian đó như thế nào. Trước tiên người thuyết trình phải quan sát xem không gian của mình đứng, quan sát xem không gian ở phía dưới thính giả có cho phép di chuyển xuống đó hay không. Việc di chuyển cũng là một trong những yếu tố bắt buộc khi người thuyết trình có sự minh hoạ bằng cách chỉ vào những hình ảnh trên bảng biểu, phải viết những con số hoặc những ý cần thiết lên bảng… Vậy như thế nào được coi là di chuyển hợp lý:

 Di chuyển nhịp nhàng với sự kết hợp của việc hướng ánh mắt vào những minh hoạ trên bảng biểu cũng như đến đối tượng thính giả, đồng thời việc thuyết trình phải liên tục.

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

 Khi di chuyển đến thính giả thì khoảng cách lý tưởng gần khán giả là 1 mét.

156

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

 Di chuyển đến nhiều vị trí thính giả khác nhau, tạo sự đột biến đến nhiều đối tượng. Việc di chuyển không hợp lý:

 Di chuyển quá nhanh và liên tục vì rất dễ thính giả đánh giá người thuyết trình bị

ảnh hưởng bởi tâm lý căng thẳng.

 Di chuyển đến quá gần thính giả vì rất có thể thính giả đánh giá người thuyết trình là qúa dễ dãi, nếu là người phụ nữ thì rất sợ đàn ông đứng gần mình, đôi khi thính giả sẽ không thích mùi nước hoa của người thuyết trình.

 Đặc biệt khi di chuyển đến thính giả, tránh sự va chạm vào đối tượng thính giả. Trang phục/ dáng vẻ bề ngoài Theo như nghiên cứu các hành vi giao tiếp, trang phục sẽ tạo ấn tượng mạnh khi người thuyết trình gặp gỡ với thính giả. Chính vì vậy sẽ phải chuẩn bị rất cầu kỳ và chu đáo cho trang phục của mình. Khi nào sẽ xuất hiện với bộ veston, khi nào sẽ trong trang phục quần âu, áo sơ mi thắt caravat… nhiều khi chúng ta phải chú ý tới văn hoá của từng quốc gia, vùng lãnh thổ và một điều quan trọng là trang phục của người thuyết trình phải phù hợp với buổi thuyết trình. Nếu chuẩn bị tốt trang phục của mình, thính giả sẽ có xúc cảm với người thuyết trình một cách sâu sắc trong những giây đầu tiên qua đó tạo hiệu ứng tích cực đối với bài thuyết trình. Vậy bạn sẽ chuẩn bị trang phục như thế nào?

 Khi mặc trang phục, bạn cảm thấy thoải mái trong việc cử động.

 Trang phục phù hợp với buổi thuyết trình, sự phối mầu cần phải hài hoà.

 Trang phục phải sạch sẽ, là ngay thẳng theo ly. Đối với nữ giới tránh trang phục

hở cổ, áo không có cánh tay.

 Đầu tóc gọn gàng, thắt lưng và giầy phải phù hợp.

 Chú ý tới biển tên, thẻ, đồng phục nếu bạn đi theo nhóm. Những trang phục nên tránh:

 Trang phục lôi thôi, lếch thếch không có tính thích ứng.

 Quá mầu mè, nhiều hoa văn, diêm dúa, thiết kế nhiều chi tiết thừa.

 Quá lạm dụng việc sử dụng nữ trang đi kèm.

 Trang phục và đầu tóc lạc hậu, lỗi thời.

4.1.3.4. Ứng xử với thính giả

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

Nắm bắt diễn biến của thính giả Mục đích của buổi thuyết trình vì lợi ích của thính giả nên người thuyết trình phải nhận biết được tín hiệu phản hồi để có sự điều chỉnh một cách phù hợp. Quá trình nắm bắt diễn biến của thính giả trải quả ba giai đoạn: giai đoạn trước, trong và sau khi thuyết trình. Nếu nắm bắt tốt sẽ giúp người thuyết trình xử lý những tình huống xảy ra chủ động và hiệu quả hơn. Diễn biến trước buổi thuyết trình: Thông thường người thuyết trình nên đến sớm và quan sát thái độ của thính giả, nắm bắt được mức độ quan tâm của thính giả về chủ đề thuyết trình. Giao tiếp ban đầu cho thấy phản ứng và mức độ ảnh hưởng của thính giả

157

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

đến người thuyết trình là nồng nhiệt hay nhạt nhẽo. Nếu nhạt nhẽo phải chủ động tiếp cận đến thính giả, hỏi đáp những câu xã giao, hỏi những chuyện bên lề về công việc và gia đình họ... làm như vậy thính giả sẽ dễ chấp nhận người thuyết trình hơn. Diễn biến trong buổi thuyết trình: Khi đứng lên thuyết trình người thuyết trình sẽ quan sát được không khí của buổi thuyết trình như thế nào. Thông thường thính giả sẽ có sự tập trung ngay ban đầu, sau đó là những diễn biến hết sức phức tạp xảy ra đó là khán giả sẽ hào hứng, khán giả sẽ thờ ơ hoặc khán giả không biểu lộ gì cả. Với mỗi diễn biến này người thuyết trình cần có cách xử lý khác nhau.

 Thính giả hào hứng: Thể hiện ở việc chăm chú lắng nghe, đầu gật đồng ý những gì bạn nói, hơi có biểu hiện hướng người về phía trước. Đối với diến biến này người thuyết trình cần tiếp tục duy trì và đẩy sự cao trào lên mức độ cao hơn.

 Thính giả thờ ơ: Quay sang nói chuyện với người bên cạnh, lắc đầu, ghếch chân tay, cười khỉnh, làm việc riêng… Gặp những tình huống này người thuyết trình cần phải có sự điều chỉnh ngay lập tức. Xem lại nội dung bài thuyết trình của mình từ đầu, xem xét tình trạng sức khoẻ, xem xét cách trình bày có hấp dẫn hay không… Cách khắc phục: đẩy cao giọng nói của mình, nhấn mạnh, kết hợp với sử dụng ngôn ngữ cơ thể, ngừng lại một lúc rồi tiếp tục. Đặt một câu hỏi cho thính giả trả lời hoặc có thể tiến gần đến thính giả. Nếu gần với thời gian ra chơi có thể ngừng giải lao.

 Thính giả không biểu hiện: Đây là thái độ khiến bạn luôn đặt trong tình trạng đề phòng. Nếu vẫn giữ diễn biến đó sẽ làm cho bài thuyết trình không hiệu quả, thính giả có thể có những phản ứng tiêu cực bất cứ lúc nào. Trong trường hợp này, nên có sự điều chỉnh tích cực hơn.

Trao đổi và trả lời câu hỏi với thính giả Thông thường trong một buổi thuyết trình, người thuyết trình có những khoảng thời gian để trao đổi với thính giả, trả lời các câu hỏi của thính giả đưa ra. Thời điểm này thường xảy ra vào cuối mỗi buổi thuyết trình. Có những người thuyết trình rất hay nhưng cuối cùng không trả lời được những câu hỏi của thính giả đưa ra do vậy buổi thuyết trình vẫn không hiệu quả. Sẽ có rất nhiều tình huống xảy ra trong việc trả lời câu hỏi, có những câu hỏi nằm trong tầm kiểm soát của người thuyết trình nhưng có những câu hỏi không nằm trong tầm kiểm soát vì không biết. Có những câu hỏi có tính phản hồi, thắc mắc gay gắt sự logic của bài thuyết trình, có những câu hỏi mang tính thách đố, có những câu hỏi mở, có những câu hỏi lửng… Vậy xử lý và trả lời các câu hỏi như thế nào để thuyết phục được người hỏi?

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

 Bình tĩnh và chăm chú lắng nghe câu hỏi của thính giả, có những phán đoán ban đầu về ý định của người hỏi. Nên đợi cho đến khi người hỏi diễn tả hết câu hỏi của mình.

158

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

 Ghi câu hỏi ra giấy, điều này làm cho thính giả đánh giá người thuyết trình là

người rất chuyên nghiệp.

 Nên để cho nhiều câu hỏi rồi mới trả lời, nên khống chế những câu hỏi, ví dụ: “thời gian còn lại tôi sẽ trả lời 3 câu hỏi của thính giả…” như vậy người thuyết trình sẽ kiểm soát được thời gian cũng như những vấn đề hỏi đặt ra. Nếu không rất dễ rơi vào trạng thái không thể trả lời hết được vì câu hỏi quá nhiều.

 Khi trả lời nên chọn những câu nào dễ để trả lời trước và đi thẳng vào chủ đề, điều này tăng thêm sự tự tin cho người thuyết trình trong những câu trả lời tiếp theo. Đối với những câu phức tạp nên gạch đầu dòng các ý cần trả lời.

 Những thông tin trả lời cần được bám sát vào chủ để thuyết trình và có tính tổng

quát cao, điều này sẽ làm cho thính giả tâm phục khẩu phục.

Một số nguyên tắc khi xử lý câu hỏi của thính giả:

 Luôn nhắc lại mỗi câu hỏi để toàn bộ các thính giả biết vấn đề người thuyết trình

được hỏi.

 Trước khi trả lời, hăy dành thời gian để nhắc lại câu hỏi. Nếu không chắc chắn, hãy

nêu lại câu hỏi và yêu cầu làm câu hỏi rõ hơn.

 Hãy đợi người hỏi hoàn thành câu hỏi trước khi bắt đầu trả lời.

 Hoãn câu hỏi nhắm vào giải quyết các vấn đề cụ thể (hoặc kiến thức bí ẩn) đến cuối

bài thuyết trình, hoặc để thảo luận riêng.

 Tránh kéo dài thảo luận với một thính giả, tránh các câu hỏi rộng, đặc biệt là

tranh luận.

o Đề nghị cần được nghiên cứu câu trả lời, và sẽ liên lạc lại với người đặt câu hỏi sau. o Đề xuất các nguồn tài liệu để người hỏi có thể tự giải đáp câu hỏi. o Đề nghị thính giả gợi ý. Một số dạng câu hỏi và cách xử lý

 Nếu không thể trả lời một câu hỏi, hãy:

 Câu hỏi tốt: Những câu hỏi này giúp bạn chuyển thông điệp của bạn đến khán giả

tốt hơn. Hãy cám ơn người đă đặt câu hỏi và bình tĩnh trả lời câu hỏi.

 Câu hỏi khó: Đây là những câu hỏi mà bạn không thể hoặc không muốn trả lời. Hãy nói là bạn không biết, hoặc sẽ tìm hiểu thêm, hoặc đề nghị thính giả gợi ý.

 Câu hỏi không cần thiết: Trả lời lại một cách ngắn gọn và chuyển sang câu

hỏi tiếp.

 Câu hỏi không liên quan: Hãy khéo léo để chuyển sang câu hỏi tiếp. Đặt câu hỏi cho thính giả Trong buổi thuyết trình tại sao cần phải đặt câu hỏi cho thính giả? Chúng ta đều biết nếu trong buổi thuyết trình thính giả không được tham gia vào bài thuyết trình, ngồi yên một chỗ sẽ dẫn tới sự nhàm chán và mệt mỏi cả về thể chất và tinh thần. Nếu người thuyết trình lôi cuốn thính giả bằng các câu hỏi, thính giả trả lời đúng sẽ làm tăng sự hưng phấn theo dõi các nội dung tiếp theo.Vậy khi đặt câu hỏi cho thính giả cần phải chú ý:

 Câu hỏi ngắn gọn, dễ hiểu và không quá khó.

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

 Nội dung câu hỏi phải gắn với phần nội dung bạn vừa trình bày.

159

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

 Khi hỏi thính giả nên có sự gợi mở.

 Cần phải kiểm soát tốt câu hỏi đó.

 Động viên khi thính giả trả lời đúng.

4.2.

Một số hình thức thuyết trình trong kinh doanh

4.2.1.

Thuyết trình chào bán hàng

4.2.1.1. Mục đích của thuyết trình chào bán hàng

Nhằm giới thiệu và bán sản phẩm trực tiếp đến khách hàng Người Trung Quốc có câu: “Anh nói thì tôi quên, anh chỉ cho tôi thì có lẽ tôi nhớ, anh đưa tôi vào cuộc thì tôi sẽ hiểu”. Việc giới thiệu sản phẩm là công tác đưa khách hàng hiện tại và tiềm năng vào cuộc để họ hiểu được tính ưu việt của sản phẩm nhằm đáp ứng những nhu cầu cần thiết của khách hàng, đem lại lợi ích lớn cho khách hàng - những người sở hữu và sử dụng sản phẩm. Đồng thời, việc thuyết trình chào bán hàng nhằm mục đích kích thích nhu cầu của khách hàng, biến khách hàng tiềm năng thành khách hàng hiện tại. Tạo thêm một kênh thông tin giữa khách hàng và doanh nghiệp Cung cấp thông tin về sản phẩm của công ty một cách chính thống và bao quát nhất, giúp các khách hàng nắm bắt rõ thông tin về sản phẩm cũng như công ty, nhằm tạo thêm sự tin cậy cho sản phẩm. Bên cạnh đó, hướng dẫn cho khách hàng cách sử dụng sản phẩm để đạt lợi ích tối đa. Cùng với việc trao thông tin cho khách hàng, thuyết trình chào bàn hàng còn là công tác thu thập thêm ý kiến của khách hàng về sản phẩm, những đóng góp không nhỏ từ những nhu cầu thực tế, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn nhu cầu của khách hàng, từ đó phát triển sản phẩm hướng vào khách hàng. Ngoài ra, thuyết trình chào bán hàng còn là hoạt động làm tăng thêm mối quan hệ, sự hiểu biết lẫn nhau giữa khách hàng và doanh nghiệp. Điều đó giúp doanh nghiệp củng cố và duy trì mối quan hệ với khách hàng. Quảng bá và khuyếch trương sản phẩm của doanh nghiệp Thuyết trình chào bán hàng cũng là một hoạt động nhằm quảng bá sản phẩm của doanh nghiệp. Nhấn mạnh sự vượt trội và các tính năng của sản phẩm của sản phẩm, thậm trí biểu diễn sử dụng sản phẩm nhằm tạo ấn tượng và tăng độ tin cậy của sản phẩm đối với khách hàng. Đồng thời đây là một hoạt động truyền bá rộng rãi sản phẩm vào thị trường, cả những phân đoạn thị trường mới nhằm khuyếch trương sản phẩm của doanh nghiệp.

4.2.1.2. Yêu cầu và một số nguyên tắc trong thuyết trình chào bán hàng

Một buổi thuyết trình chào bán hàng sẽ phải đạt được những yêu cầu sau đây:

 Một là nhấn mạnh thêm thông điệp của người bán hàng.

 Hai là buổi thuyết trình chỉ dài vừa đủ thời gian cần thiết.

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

 Ba là dành được thời gian cho các câu hỏi.

160

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

 Bốn là được diễn ra theo tốc độ đủ để khách àng tiềm năng hấp thụ được thông tin.

 Năm là phải có hệ thống, với các phần giới thiệu và phần kết phù hợp.

 Sáu là phải thật dễ hiểu. Để khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng đồng ý một cách thường xuyên hơn trong việc mua và sử dụng sản phẩm thì người thuyết trình chào bán hàng cần tuân thủ một số nguyên tắc như sau:

 Một là nguyên tắc trao đổi. Đây là nguyên tắc trong văn hoá giao tiếp của loài người. Mọi người đều có chung suy nghĩ rằng “Tôi sẽ phải trả lại anh cái mà anh đã đưa cho tôi”, và điều đó là một luật lệ hiển nhiên. Bên cạnh đó, chúng ta cũng không bao giờ chỉ nhận mà không trả lại điều gì. Người thuyết trình có một cơ hội lớn trong một khoảng thời gian rất ngắn ngay sau khi một người nào đó nói lời cảm ơn. Vậy người thuyết trình làm gì trong thời gian này là điều rất quan trọng.

 Hai là nguyên tắc khan hiếm. Người thuyết trình nên nói cho khách hàng biết rằng doanh nghiệp có một đề nghị hiếm có, độc nhất vô nhị có thể mang lại cho họ những lợi ích đặc biệt mà họ không thể có nếu không tiếp nhận những yêu cầu người thuyết trình đưa ra. Vì vậy, không những cần trình bày với khách hàng về lợi ích mà họ sẽ đạt được, mà còn phải đề cập đến cả những thứ mà có thể họ sẽ đánh mất nữa. Con người sẽ bị tác động mạnh mẽ hơn với ý nghĩ sẽ mất một cái gì đó.

 Ba là nguyên tắc của sự tín nhiệm. Người thuyết trình cần phải chứng tỏ trình độ và sự am hiểu về vấn đề đang nói. Tuy nhiên, việc chỉ thể hiện sự uyên bác không thôi vẫn chưa đủ, còn cần tỏ ra thành thực nữa. Người thuyết trình có thể biểu lộ sự chân thành theo cách mà các doanh nhân lớn thường làm: trước khi trình bày về những lý lẽ mạnh mẽ nhất ủng hộ cho sản phẩm/dịch vụ của mình, họ thường đề cập đến một điểm yếu hay khó khăn mà họ đang gặp phải. Điều này tạo cho họ một hình ảnh vừa có mạnh mẽ, lại vừa thành thực. Ngay lập tức sau khi thừa nhận điểm yếu là khi cần nhấn mạnh luận cứ chủ chốt của người thuyết trình.

 Bốn là nguyên tắc cam kết và kiên định. Nếu muốn củng cố sức mạnh của một lời đồng ý, người thuyết trình nên yêu cầu khách hàng xác nhận điều đó trên giấy. Người ta thường thực hiện những điều mà họ viết ra.

 Năm là nguyên tắc nhất trí. Mọi người nói chung có khuynh hướng bắt chước lẫn nhau, quyết định hành động của mình thông qua việc xem xét điều mà người khác muốn chúng ta làm trong hoàn cảnh đó, thường đoán ý nghĩ của người khác để hành động. Vậy thì hãy áp dụng đặc điểm đó trong khi giao tiếp với những người sắp trở thành khách hàng của mình, và sử dụng những khách hàng hiện tại cùng với những mối quan hệ của họ như là những kênh giao tiếp hiệu quả.

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

 Sáu là nguyên tắc yêu mến. Chúng ta thường thích những người yêu mến chúng ta, thường đồng tình với những người chúng ta quý mến. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là phải làm cho khách hàng thích mình, mà thay vào đó cần yêu quý khách hàng nhiều hơn. “Họ muốn một cố vấn biết tỏ ra yêu quý họ, như thế họ cảm thấy yên tâm. Và khi họ cảm thấy yên tâm, họ sẽ nói dễ dàng nói lời đồng ý”.

161

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

4.2.1.3. Nội dung chủ yếu của một cuộc thuyết trình chào bán hàng

 Một là khởi đầu vắn tắt cho biết bạn - người thuyết

trình sẽ làm gì hay dẫn chứng điều gì.

 Hai là hướng dẫn người mua tiềm năng có thể tham gia vào trong quy trình của buổi diễn thuyết bằng cách nào.

 Ba là hãy làm cho phần thuyết trình thật lý thú và

thoả mãn khách hàng tối đa.

 Bốn là giới thiệu cho khách hàng thấy những đặc điểm của sản phẩm đáp ứng nhu

cầu ra sao hay làm sao để giải quyết những vấn đề của khách hàng.

 Năm là tìm cách biến đổi những nhu cầu đó thành ước muốn mua sắm.

 Sáu là không rời khách hàng cho tới khi nào khách hoàn toàn thoả mãn với phần trình bày. Sự hài lòng đó sẽ giúp biện giải việc chi tiền sau này và đệm bớt những than phiền có thể xảy ra sau khi mua.

 Bảy là hãy tóm tắt những điểm chính yếu bằng cách nhấn mạnh những lợi ích phía mua đã được nêu ra trong quá trình diễn thuyết. Nhưng cần lưu ý rằng, chúng ta nói lợi ích phải mua chứ không nói lợi ích phía bán vì lợi ích phía mua liên quan đến hành vi mua sắm cá nhân.

Những lưu ý trong nội dung khi trình bày Một buổi giới thiệu sản phẩm có thể nâng nhận thức của khách hàng lên một mức cao hơn, nhưng đồng thời lại là một trong những phương pháp kém hiệu quả nhất để thực hiện mục tiêu bán hàng vì những lý do sau đây:

 Một là: Người bán hàng giống như một người thầy giáo đang giảng bài, còn khách hàng giống như những sinh viên đang ngồi lắng nghe những lời giảng giải đó. Sau buổi diễn thuyết rất ít thông tin còn lưu lại trong tâm trí của khách hàng. Thông thường, mọi người chỉ nhớ khoảng 30% những điều mà họ nghe thấy. Nếu bạn có sử dụng các công cụ trợ giúp về thị giác (ví dụ sử dụng trình chiếu power point), thì cũng chỉ tăng tỷ lệ ghi nhớ lại lên đến 40% là nhiều nhất.

 Hai là: Khi mà người bán hàng chỉ tập trung vào việc giới thiệu những tính năng, giải pháp của sản phẩm/dịch vụ mà không hiểu được chính xác khách hàng cần điều gì, sản phẩm/dịch vụ có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của họ thế nào, sản phẩm/dịch vụ này cần thiết cho họ như thế nào, và nếu như không có sản phẩm/dịch vụ này, thì họ sẽ bị thiệt hại điều gì. Kết quả là khách hàng có thể bị ấn tượng rất mạnh trước những lời mời chào được đưa ra nhưng chúng vẫn thiếu sự thuyết phục vì họ không biết mình có thể làm gì với sản phẩm hay dịch vụ đó.

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

 Ba là: Các đối thủ cạnh tranh cũng có thể sử dụng chiến thuật giống y hệt. Khách hàng sẽ có các cuộc gặp gỡ không chỉ với người bán hàng, mà với một, hai, thậm chí rất nhiều các đối thủ cạnh tranh của người bán hàng. Và những buổi diễn thuyết sẽ trở nên chán ngắt vì chúng đều giống nhau.

162

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

Để tránh rơi vào cái bẫy của sự trình bày này, hãy tự hỏi bản thân 5 câu hỏi quan trọng nhất sau đây:

 Bạn dành phần nào trong bài diễn thuyết về bán hàng để mô tả về công ty và

những giải pháp của bạn?

 Bạn dành phần nào trong bài diễn thuyết về bán hàng để mô tả về các hoạt động

kinh doanh của khách hàng, những vấn đề và mục tiêu mà họ quan tâm đến?

 Khách hàng hiểu/ lĩnh hội/ nắm bắt những vấn đề về họ như thế nào?

 Bài diễn thuyết của bạn có sức thuyết phục với khách hàng không?

 Khách hàng có thể liên kết các giải pháp sản phẩm/dịch vụ của bạn với tình hình

kinh doanh của họ không?

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

Các phương pháp giới thiệu sản phẩm của nhân viên bán hàng trực tiếp Nhân viên bán hàng trực tiếp không chỉ dựa vào “tài ăn nói” mà còn cần sự thành tâm, và tác dụng của sản phẩm. Bất kỳ khách hàng nào khi mua hàng điều trước tiên họ suy xét đến là sản phẩm đó có tác dụng gì, và hiệu quả thế nào, và những thông tin đó đều được nhân viên bán hàng truyền tải đến khách hàng trong quá trình giới thiệu. Khi giới thiệu sản phẩm đến khách hàng có thể ứng dụng những phương pháp dưới đây: (1) Phương pháp giới thiệu trực tiếp Cách này tiết kiệm thời gian, cũng rất phù hợp với nhịp sống hiện đại và có tính ưu việt. Khi giới thiệu sản phẩm nhân viên bán hàng cần chú ý đến những điểm quan trọng, nội dung giới thiệu phải dễ hiểu, giới thiệu trực tiếp, rõ ràng cho khách. Làm cho họ cảm thấy công việc của nhân viên bán hàng rất có hiệu quả biết nghĩ thay cho khách hàng, tiết kiệm thời gian và tinh lực của họ, từ đó khách hàng sẽ dễ tiếp nhận sản phẩm. (2) Phương pháp khích tướng Tục ngữ có câu “khách hàng luôn đúng”. Nhân viên bán hàng trực tiếp cùng giúp khách hàng “soi mói” tìm hiểu về sản phẩm thì họ càng mua sản phẩm nhiều hơn, cho nên “thỉnh tướng không bằng khích tướng”. Một số khách hàng sau khi được nhân viên bán hàng giới thiệu sản phẩm trong lòng cũng đã xiêu nhưng ngoài miệng vẫn chê này trách nọ, cũng có thể họ chỉ muốn nói những lời này để nhân viên bán hàng cảm thấy thiếu tự tin, từ đó sẽ hạ giá cho mình. Cho nên nhân viên bán hàng không được sợ khách hàng bắt bẻ. Gặp trường hợp này bạn có thể dùng phương pháp khích tướng. Ví dụ bạn có thể nói “Nếu anh cảm thấy không tiếp nhận được, thì anh có thể suy nghĩ thêm, hôm khác chúng ta sẽ nói chuyện sau!”. Như thế, khách hàng dễ bị khích tướng, từ đó thúc đẩy mua ngay. (3) Phương pháp giới thiệu bằng hình ảnh Một số mặt hàng không tiện giới thiệu trực tiếp, vậy tốt nhất nhân viên bán hàng nên sử dụng phương pháp giới thiệu bằng hình ảnh. Bởi cách này vừa thuận tiện lại sinh động hình tượng, cho người ta cảm giác chân thực. Ở đây không chỉ cần chú ý giới thiệu một cách chân thực, nghệ thuật mà cần cố gắng sử dụng các hình ảnh, như thế hiệu quả bán hàng sẽ tốt hơn. Nhiều khi nhân viên bán hàng trực tiếp có thể tận dụng một số tài liệu hoặc tranh ảnh có màu sắc sinh động để thu hút khách hàng. Chỉ cần nhân viên bán hàng giới thiệu tốt là có thể làm khách hàng hài lòng.

163

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

(4) Phương pháp lấy ví dụ minh hoạ Cùng với việc giới thiệu sản phẩm, nhân viên bán hàng có thể lấy ví dụ thực tế về việc sử dụng sản phẩm, nói rõ hiệu quả sử dụng, ưu điểm và đặc biệt của sản phẩm đó. Như thế dù không trực tiếp giới thiệu sản phẩm nhưng làm khách hàng cảm thấy nhẹ nhàng thoải mái, dễ tiếp thu. Mặc dù giới thiệu về hiệu quả, ưu điểm của mặt hàng một cách gián tiếp nhưng nhân viên bán hàng cần nhớ rằng, khi giới thiệu không được đi quá xa chủ đề, nếu không sẽ khó phát huy được tác dụng. Ngoài ra, ví dụ mà bán hàng đưa ra không được lộn xộn, phải chân thực, có sao nói vậy. So với cách giới thiệu trực tiếp, giới thiệu gián tiếp tốn nhiều thời gian và tinh lực hơn nhưng rất dễ được tiếp nhận. Cho nên giới thiệu gián tiếp cũng là phương pháp tốt. (5) Phương pháp nhờ người nổi tiếng Khi dùng phương pháp này, nhân viên bán hàng nhất định phải dựa trên cơ sở người thật việc thật, nếu không sẽ dẫn đến hậu quả khó lường. Tận dụng một số người có danh tiếng để nói về sản phẩm là tận dụng “hiệu ứng vầng sáng”. Người ta cảm thấy ai đó có uy tín, thì cũng sẽ tin những quyết định và những sản phẩm họ mua. Nhưng nếu nhân viên bán hàng không tôn trọng sự thật khi vận dụng phương pháp này, tự mình sẽ trở thành người dối trá, không những không có tác dụng tuyên truyền mà còn tạo cho khách hàng cảm giác bạn không thành thật với họ, từ đó dẫn đến sự bất tín. Ví như, nhân vật nổi tiếng nào đó rõ ràng không dùng sản phẩm của bạn nhưng bạn lại nói là có, nếu khách hàng biết được họ sẽ rất tức giận, như thế sẽ dễ ảnh hưởng tới việc bán hàng của bạn.

4.2.1.4. Những tố chất cơ bản để thuyết trình chào bán hàng thành công

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

Tính sáng tạo Thông thường các cuộc thuyết trình chào bán hàng diễn ra ở các hội chợ hay triển lãm để trưng bày giới thiệu và bán sản phẩm. Do vậy, để thu hút người nghe - những khách hàng tiềm năng, người thuyết trình phải có sự thu hút đặc biệt khiến người nghe phải dừng chân ngay quầy triển lãm. Muốn vậy, người thuyết trình chào bán hàng phải đưa ra những ý tưởng độc đáo, đầy chất sáng tạo làm người nghe thấy bị ấn tượng và bị thu hút cuốn theo bài thuyết trình. Tính sáng tạo trong thuyết trình chào bán hàng hết sức quan trọng, có thu hút được lượng người nghe càng đông có nghĩa là khả năng tăng cường số lượng khách hàng hiện tại và tiềm năng càng lớn. Vì vậy, người thuyết trình cố gắng tạo cho mình một phong cách thuyết trình đặc biệt ấn tượng và có những đột phá mới. Tính đơn giản Nhân viên thuyết trình chào bán hàng phải đơn giản hoá bài thuyết trình. Thông tin đưa ra quá nhiều và phức tạp sẽ khiến người nghe không nắm bắt được hết vấn đề, thất lạc thông tin và gây ra tâm lý chán nản. Điều đó gây cản trở tới việc nắm bắt thông tin và thu hút khách hàng tiềm năng. Đồng thời bài diễn thuyết phải có nội dung rõ ràng và đơn giản. Tránh lãng phí thời gian của người nghe bằng cách rút gọn bài thuyết trình một cách ngắn gọn nhất nhưng vẫn đảm bảo được nội dung. Nếu bài thuyết trình quá

164

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

dài và phức tạp, chắc chắn những khách hàng hiện tại cũng như tiềm năng sẽ không đủ kiên nhẫn để tiếp tục nghe và bỏ đi trước khi bài thuyết trình kết thúc.

Tính duy trì Đối với đại đa số người nghe, thời gian để họ có thể tập trung sự chú ý trong khoảng thời gian 90 giây mà những thông tin họ đã nghe sẽ bị quên một nửa trong vòng 60 giây. Bởi vậy, nhân viên thuyết trình chào bán hàng phải truyền đạt ngay thông tin cho người nghe, sau đó nhắc lại dần dần cho họ nghe, đồng thời duy trì sự liên tục và sự rõ ràng. Nếu không có nhiều thời gian để diễn thuyết, thì cách tốt nhất là lựa chọn phương pháp thuyết trình hướng về lợi ích của người tiêu dùng sẽ đạt được hiệu quả tốt hơn cả. Tính kích thích Tính kích thích sẽ giúp người nghe ghi nhớ được những thông tin mà nhân viên diễn thuyết đã thuyết trình. Do thời gian trình bày là có hạn nên người thuyết trình chào bán hàng có thể sử dụng một số công cụ để truyền đạt thông tin đồng thời có thể để lại ấn tượng sâu sắc đối với người nghe. Có thể vận dụng sự bài trí một cách xác đáng, ấn tượng mang tính kích thích liên quan đến nội dung thuyết trình một cách sinh động, đem lại cảm hứng cho người nghe. Bên cạnh đó, người diễn thuyết chào bán hàng nên sử dụng những lời nói, lối diễn đạt một cách sinh động có tác dụng biểu đạt được ý tưởng, kêu gọi sự đồng tình của người nghe. Đồng thời, điều đó khiến tư duy của người nghe tập trung vào sự vật đang được biểu dương. Ngoài ra, người diễn thuyết có thể dùng phương pháp gây cười bằng lối nói dí dỏm hay kể một câu chuyện cười có liên quan và phải phù hợp với nội dung diễn thuyết nhằm kích thích người nghe tập trung.

4.2.1.5. Những điểm cần lưu ý trong thuyết trình chào bán hàng

Thực hiện một buổi thuyết trình chào bán hàng không đơn giản. Bạn phải làm việc trực tiếp với khách hàng, tiếp xúc với nhiều người nắm chức vụ khác nhau và phải thuyết phục được họ. Tùy theo đặc điểm của sản phẩm và dịch vụ, các buổi thuyết trình chào bán hàng đòi hỏi những kỹ năng khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung, để việc thuyết trình bán hàng được thành công, theo các chuyên gia, bạn nên lưu ý một số điểm sau.

Chuẩn bị kỹ Nội dung của bài thuyết trình cần được chuẩn bị kỹ và bạn cần phải thực hành nhiều lần trước khi tiếp xúc với khách hàng. Điều này giúp bạn rèn luyện kỹ năng trình bày và có thêm sự tự tin. Bạn cũng nên chú ý đến yếu tố thời gian. Nếu trong bài thuyết trình, bạn có sử dụng các đồ thị, bảng biểu thì phải bảo đảm tính hợp lý và nhất quán của chúng. Hãy dự trù trước những câu hỏi mà khách hàng có thể đặt ra và chuẩn bị câu trả lời.

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

Nhiệt tình Bạn không thể thuyết phục được người khác nếu trình bày vấn đề một cách miễn cưỡng, thiếu sự nhiệt tình, như thể đang phải "trả bài''. Hãy đặt hết niềm tin vào sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn đang chào bán và truyền niềm tin đó đến khách hàng bằng

165

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

nhiệt tình của chính mình. Lưu ý rằng nhiệt tình không có nghĩa là phải nói nhanh hay nói lớn, mà điều quan trọng là phải trình bày vấn đề một cách sinh động và có tính thuyết phục cao. Đặt mình vào vị trí của người nghe Để bài thuyết trình thêm phần thú vị và đem đến cho người nghe nhiều thông tin cần thiết, ngoài nội dung, bạn cần để ý đến thời lượng của buổi thuyết trình. Hãy đặt mình vào vị trí của người nghe để xác định mình cần nói điều gì. Nên nhớ rằng, lúc đầu khách hàng không quan tâm đến bạn hay sản phẩm và dịch vụ mà bạn đang chào bán. Để thu hút sự quan tâm của họ, bạn cần phải làm cho họ thấy được lợi ích khi sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Tránh thừa mứa thông tin Thuyết trình dài quá làm cho khách hàng mất đi sự quan tâm của họ. Nhân viên bán hàng nên tập trung vào các tính năng và lợi ích của sản phẩm, giải thích làm thế nào sẽ giải quyết vấn đề của khách hàng với sản phẩm hoặc dịch vụ. Không có gì tệ hơn một sự thiếu tôn trọng thời gian của khách hàng tiềm năng của bạn. Đừng dùng những từ quá kêu hay mang tính thuật ngữ chuyên môn sâu trong khi trình bày. Nếu khách hàng không hiểu điều bạn nói, họ sẽ chẳng lưu lại ấn tượng gì những sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn đang chào bán. Trường hợp tệ hơn, họ có thể chán nản bực dọc. Hãy trình bày vấn đề một cách đơn giản, rõ ràng, chính xác và dễ hiểu. Nên sử dụng những ngôn ngữ mà bạn thường dùng và tỏ ra tự nhiên như "bạn đang là chính mình''.

Tránh sử dụng các luận điệu cũ Nếu dùng những luận điệu cũ khi giới thiệu sản phẩm, sẽ làm khách hàng nghe nhàm tai quá rồi nên không tin nữa. Khi giới thiệu sản phẩm, nhân viên bán hàng cũng nên dùng nhiều các tính từ thay cho những câu chào hàng cũ rích để sản phẩm của mình có sức thu hút. Bên cạnh đó, nhân viên bán hàng nên cố gắng sử dụng các con số trừu tượng, ví dụ bạn có thể nói ”hàng ngàn bác sĩ nổi tiếng trên toàn cầu đề cử” thay vì ”Bác sĩ đề cử” như vậy lời giới thiệu của bạn sẽ đáng tin và có sức thuyết phục hơn.

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

Tránh giới thiệu sản phẩm quá lưu loát Khi giới thiệu, trưng bày sản phẩm một số nhân viên thường giới thiệu với lời lẽ trơn tru quá, sẽ làm cho khách hàng nghi ngờ, luôn cảm thấy như họ học thuộc, luyện để lừa mình, chắc chắn họ chưa dùng sản phẩm, mà chỉ là họ giới thiệu cho trơn tru. Cho nên khi giới thiệu sản phẩm tới khách hàng hàng, cần phải có những động tác phù hợp, không nên nói quá lưu loát, như thế mới thu được những hiệu quả bất ngờ. Chỉ cần giới thiệu một cách ngắn gọn là được, như thế đã đủ để thu hút sự chú ý của khách. Giới thiệu quá trơn tru sẽ dễ làm cho nhân viên bán hàng trở lên giả tạo. Nhấn mạnh giá trị, lợi ích của sản phẩm Hiện nay ngành bán hàng trực tiếp phát triển ngày càng nhanh, các sản phẩm tương tự trên thị trường cũng ngày càng nhiều, mức sống của người dân ngày càng cao, giá cả không còn là nhân tố duy nhất mà khách hàng phải xem xét, chất lượng là quan trọng, giá cả chỉ là nhân tố thứ hai mà khách hàng phải xem xét khi mua. Cho nên khi giới thiệu sản phẩm đến khách hàng, không cần phải nhấn mạnh đến giá cả mặt hàng đó rẻ thế nào mà cần phải nói với khách hàng giá trị sản phẩm đó rất cao, để họ tự quyết

166

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

định. Ngoài ra, quá nhấn mạnh đến vấn đề giá thành sẽ dễ gây cho khách hàng cảm giác bạn coi thường họ.

Tương tác với khách hàng Trong khi trình bày, bạn nên thường xuyên hỏi lại người nghe xem họ đã hiểu rõ chưa và có vấn đề gì cần thắc mắc, trao đổi thêm hay không. Chúng ta cần thu hút được sự chú ý của họ ngay trong phút nói chuyện đầu tiên – và cách tốt nhất để thực hiện được điều này là đưa ra những câu hỏi thông minh. Dưới đây là những câu hỏi hiệu quả nhất mà bạn nên sử dụng và khi nào nên sử dụng chúng. Câu hỏi gợi mở vấn đề (Open-ended “prompting” questions) Khi giao tiếp với một khách hàng, bạn phải cố gắng để hiểu được những gì đang diễn ra trong thế giới và tâm trí của họ. Sau đó, khách hàng sẽ hiểu được và chấp nhận những ý kiến của bạn. Cách tốt nhất để làm việc này là đặt ra những câu hỏi gợi mở với khách hàng. Nhìn chung đó là những câu hỏi:

 Không thể đơn giản trả lời “Có” hay “Không”.

 Không dẫn dắt, kiểm soát hay cố gắng lôi kéo những người khác.

 Mở ra các chủ đề hội thoại mới.

 Bắt đầu với những từ “khi nào”, “điều gì”, “như thế nào”, “ở đâu”.

 Cần phải suy nghĩ trước khi trả lời.

 Động viên khách hàng hé mở những cảm giác của họ.

 Xây dựng mối quan hệ. Câu hỏi đóng (Closed-ended question) Đối lập với dạng câu hỏi gợi mở là dạng câu hỏi đóng. Các câu hỏi đóng, không giống như những câu hỏi mở, sẽ đặt một điểm kết cho một cuộc hội thoại và không đưa bạn đến gần hơn với cuộc gặp gỡ lần thứ hai. Vì vậy, bạn nên tránh những câu hỏi kiểu này. Thời điểm tốt nhất để bạn sử dụng những câu hỏi đóng đó là trong trường hợp bạn cần khẳng định hay xác nhận những gì bạn nghĩ có thực sự diễn ra trong tâm trí khách hàng hay không. Nhìn chung đó là những câu hỏi:

 Hữu ích để đưa ra những phản hồi trong cuộc hội thoại.

 Có thể được sử dụng để thu thập những thông tin cụ thể hay những lời xác nhận. Câu hỏi làm rõ ý (Clarifying question) Trong khi giao tiếp với khách hàng, nếu cần đảm bảo rằng bạn đã hiểu chính xác những gì khách hàng nói, bạn có thể sử dụng dạng câu hỏi làm rõ ý. Một câu hỏi làm rõ tốt có thể bắt đầu với: “Như vậy, theo tôi hiểu thì quý vị đang nói rằng …”. Thật tồi tệ nếu bạn bắt chước nguyên văn những gì bạn nghe được từ phía khách hàng bởi kiểu nói này có thể được xem như một sự hạ cố, mỉa mai và thiếu tôn trọng. Nhìn chung đó là những câu hỏi:

 Đảm bảo sự nhất trí với khách hàng và chứng tỏ cho khách hàng thấy bạn hiểu

chính xác những gì họ đã nói.

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

 Thể hiện dưới ngôn ngữ của bạn những gì bạn đã được nghe.  Làm sáng tỏ sự khác biệt trong những từ ngữ đã được sử dụng.  Làm rõ nghĩa của những từ ngữ đã được sử dụng.

167

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

Câu hỏi phát triển (Developmental question) Một khi bạn làm rõ những gì khách hàng nói, bạn có thể sử dụng sau đó một số câu hỏi phát triển để chuyển cuộc hội thoại giữa bạn với khách hàng từ chỗ giao tiếp lôi kéo ban đầu đến sự hiểu biết thân thiện, nắm rõ được những gì khách hàng mong muốn. Tương tự, những câu hỏi kiểu này cũng sẽ giúp bạn thành công trong công việc bán hàng. Nhìn chung đó là những câu hỏi:  Động viên khách hàng cho biết rõ thêm về những gì họ đã nói.  Bắt đầu khiến cho khách hàng thể hiện cảm giác và tình cảm của mình về chủ đề

hiện tại.

 Có được những hiểu biết sâu rộng hơn về những gì đang được trao đổi với

khách hàng.

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

Câu hỏi định hướng (Directional question) Bạn cũng có thể sử dụng những câu hỏi định hướng để bán được hàng. Những câu hỏi kiểu này sẽ hướng cuộc hội thoại tới một mức độ nhất định, qua đó giúp cho những vấn đề vướng mắc khác được hé mở. Những câu hỏi định hướng được xem như một tấm bản đồ cho cuộc hội thoại của bạn và nhờ vậy bạn có thể hiểu được những nhu cầu và mong muốn của khách hàng. Nhìn chung, đó là những câu hỏi:  Chuyển cuộc hội thoại từ một chủ đề logic sang một chủ đề khác.  Mời khách hàng tham gia vào việc trao đổi thông tin qua lại.  Có thể được sử dụng để thay thế câu hỏi đóng trong trường hợp bạn buộc phải hỏi. Bạn đừng rơi vào cái bẫy của việc sử dụng những câu hỏi định hướng để kiểm soát hay lôi kéo khách hàng theo bất cứ cách nào. Điều này sẽ huỷ hoại các mối quan hệ kinh doanh với khách hàng mà bạn đã dầy công gây dựng, đồng thời giảm thiểu tối đa cơ hội để bạn có được lần gặp gỡ tiếp theo. Câu hỏi mang tính bày tỏ quan điểm (Opinion question) Một dạng câu hỏi khác mà bạn có thể sử dụng để đảm bảo thời gian nói chuyện trong giới hạn 60 giây là câu hỏi mang tính bày tỏ quan điểm. Dạng câu hỏi này sẽ vô cùng hữu ích trong việc hé mở đâu là những chủ đề mà khách hàng ưa thích, và đem lại cho bạn nhiều hiểu biết sâu sắc về những nhu cầu riêng lẻ của một ai đó. Những câu hỏi quan điểm cũng còn là một cách thức để bạn đảm bảo rằng một ai đó sẽ thực sự gắn bó với cuộc hội thoại của bạn. Như một quy tắc chung, những câu hỏi quan điểm là câu hỏi:  Đưa ra một câu hỏi thẳng thắn theo cách thức không đối chất.  Để một ai đó nói chuyện thẳng thắn và cởi mở.  Đưa ra cơ hội để chia sẻ tình cảm.  Biểu hiện sự quý mến và tôn trọng một ai đó.  Giúp đỡ mở rộng và kéo dài cuộc hội thoại. Câu hỏi mang tính kiểm chứng xã hội (social proof question) Cuối cùng, bạn có thể sử dụng dạng câu hỏi mang tính kiểm chứng xã hội nhằm đảm bảo thành công. Đây là một cách gián tiếp để một người nhận ra rằng trường hợp của họ cũng tương tự như trường hợp cùa một người nào khác mà bạn đã từng làm việc và giao tiếp. Khi bạn đề cập và tham khảo tới một bên thứ ba, thái độ khách hàng sẽ tích cực và thân thiện hơn với những câu hỏi của bạn. Mặt khác, khi bạn đưa ra những câu

168

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

hỏi kiểm chứng xã hội, rất có thể chúng sẽ không mấy liên quan đến chủ đề đang được thảo luận. Vì thế, những câu hỏi này đòi hỏi một sự khéo léo từ phía bạn. Nhìn chung, đó là những câu hỏi:  Giới thiệu một bên thứ ba có liên quan đến chủ đề thảo luận.  Có thể nâng cao sự tin cậy của một ai đó rằng bạn có thể hiểu được nhu cầu và

mục đích của họ.

 Củng cố và giải toả sự băn khoăn, thắc mắc của một ai đó.  Có thể được sử dụng để thể hiện những mối quan tâm hay các vấn đề vướng mắc

trước khi chúng xuất hiện.

Tóm lại, việc sử dụng thông minh những dạng câu hỏi trên sẽ có tác dụng rất lớn để các khách hàng biểu lộ cảm giác và tình cảm thực sự của họ về bất cứ chủ đề nào đang được thảo luận. Hãy xây dựng các mối quan hệ kinh doanh gần gũi với khách hàng, và họ sẽ không nhiều khả năng rời bỏ công ty bạn ngay cả khi bạn có những “lời ăn tiếng nói” thiếu thích hợp.

4.2.2.

Thuyết trình kế hoạch kinh doanh

4.2.2.1. Sự cần thiết của việc lập kế hoạch kinh doanh

Doanh nghiệp sẽ mất phương hướng trước thị trường bao la và sẽ không vượt qua được những rủi ro thách thức có thể xảy ra nếu không có một kế hoạch kinh doanh hợp lý. Kế hoạch kinh doanh không chỉ là một công cụ quản lý của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp xác định các mục tiêu, các chiến lược, xác định thị trường, khách hàng, đối thủ cạnh tranh từ đó đưa ra các phương hướng kinh doanh hợp lý mà còn giúp doanh nghiệp thấy trước những thử thách, rủi ro có thể xảy đến trước khi nó trở nên quá muộn, và có thể tìm ra giải pháp để giải quyết hoặc ngăn ngừa trước khi xảy ra. Kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp cũng giống như bản đồ cho bạn đi du lịch một nước nào đó vậy. Một câu nói thường ngày của các nhà kinh tế và quản lý cũng như các chủ doanh nghiệp là: “Nếu doanh nghiệp thất bại trong việc lập kế hoạch, thì doanh nghiệp đã lập kế hoạch cho sự thất bại rồi đó”. Câu nói này bao trùm tất cả mọi ý nghĩa của sự cần thiết phải lập kế hoạch kinh doanh. Một số lý do quan trọng bạn cần phải có một bản kế hoạch kinh doanh:  Để kiểm tra tính khả thi của các ý tưởng kinh doanh

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

Viết ra một bản kế hoạch kinh doanh là cách tốt nhất để xem một ý tưởng kinh doanh có khả thi hay không. Dùng cách này sẽ tiết kiệm được cho bạn rất nhiểu thời gian và tiền bạc nếu như đưa vào thực thi bản kế hoạch sẽ bộc lộ ra liệu ý tưởng kinh doanh kia có đứng vững được hay không. Nếu như không có một kế hoạch kinh doanh tốt, cho dù bạn có những ý tưởng kinh doanh vĩ đại đến mức nào thì cũng rất khó thành công, thậm chí còn là thất bại nặng nề. Một kế hoạch kinh doanh tốt không những quyết định sự thành công trong việc biến ý tưởng kinh doanh ban đầu trở thành hiện thực mà còn giúp cho bạn duy trì sự tập trung sau khi đã thành công.

169

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

 Để kế hoạch kinh doanh hiệu quả và có thể quản lý được.

Một kế hoạch kinh doanh là tối cần thiết cho những ai bắt đầu khởi nghiệp hoặc muốn củng cố lại việc làm ăn của mình. Công việc kinh doanh luôn phát triển do đó các kế hoạch cũng phải thay đổi theo. Xem xét lại kế hoạch ban đầu để biết mục tiêu nào đã hoàn thành, có cần thay đổi gì không và công ty sẽ nên phát triển theo phương hướng nào.

 Để thu hút đầu tư.

Bạn muốn thu hút vốn để làm ăn thì cần phải hấp dẫn các nhà đầu tư bằng một kế hoạch kinh doanh chặt chẽ. Thuyết trình cũng có thể thu hút sự quan tâm của họ song họ vẫn cần những tài liệu được chuẩn bị cẩn thận để họ có thể nghiên cứu trước khi quyết định bỏ tiền đầu tư.

 Mang đến công việc kinh doanh mới của bạn một cơ hội thành công đầy hứa hẹn.

Lập kế hoạch kinh doanh sẽ buộc bạn phải chú ý đến những khía cạnh về tài chính, điều hành, ngân sách hay tiếp thị. Có kế hoạch tốt thì mọi sự khởi đầu của bạn sẽ trơn tru và cũng tránh được nhiều vấn đề bạn đã lường trước khi công việc kinh doanh được xúc tiến.

 Tìm được nguồn tài chính như vay ngân hàng chẳng hạn.

Bạn cần tiền để mua sắm trang thiết bị, để phục vụ cho các dự án của mình hay để mở rộng kinh doanh. Không một ngân hàng nào cho bạn vay tiền để kinh doanh nếu bạn không trình cho họ kế hoạch kinh doanh chi tiết.

Mục đích của thuyết trình kế hoạch kinh doanh

 Trình bày một ý tưởng và kế hoạch kinh doanh mới

Mục đích đầu tiên của bài thuyết trình kế hoạch kinh doanh hay dự án kinh doanh là trình bày và đưa ý tưởng và kế hoạch cho những nhà đầu tư biết. Thông qua nội dung và cơ sở của kế hoạch kinh doanh, các nhà đầu tư sẽ quyết định có ủng hộ đầu tư cho dự án kinh doanh hay không.

 Thuyết phục các nhà đầu tư ủng hộ và đầu tư cho kế

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

hoạch kinh doanh mới Thông thường, khi có một ý tưởng kinh doanh hay một kế hoạch kinh doanh mới, ít người có thể đầy đủ ngay các yếu tố về vốn, công nghệ hay nhân lực. Vì vậy, thuyết trình kế hoạch kinh doanh để các nhà đầu tư ủng hộ và đầu tư cho kế hoạch kinh doanh mới là điều tất yếu. Buổi thuyết trình không chỉ đưa ý tưởng kinh doanh mới để các nhà đầu tư biết mà còn nhằm thuyết phục họ để họ góp ý, hỗ trợ và cuối cùng là đầu tư cho kế hoạch kinh doanh mới đi vào hoạt động trên thực tiễn. Khi đã trình bày để các nhà đầu tư biết và hiểu kế hoạch kinh doanh mới thì trao đổi và ghi nhận những ý kiến đóng góp của các nhà đầu tư là việc không thể thiếu trong quá trình diễn thuyết.

170

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

Một bản kế hoạch kinh doanh chưa thể hoàn thiện ngay khi ra mắt các nhà đầu tư. Với tư cách là các nhà phản biện, các nhà đầu tư sẽ lật đi lật lại các vấn đề khi họ chưa thấy thoả mãn. Do vậy người thuyết trình phải giải trình nguyên nhân để giải toả những thắc mắc và thuyết phục họ đồng ý tài trợ cho dự án. Qua đó, ghi nhận thêm những đóng góp, những ý tưởng mới phát sinh của ngay những nhà đầu tư trong quá trình trao đổi.

4.2.2.2. Thiết kế bản kế hoạch kinh doanh trước khi thuyết trình

Để thuyết trình kế hoạch kinh doanh thành công, người thuyết trình phải thiết kế một bản kế hoạch kinh doanh cụ thể, chi tiết để trình cho các nhà đầu tư trước khi thuyết trình. Kế hoạch kinh doanh nên được viết một cách logic để người đọc có thể theo dõi và biết được những gì họ có thể đọc tiếp theo. Cấu trúc Bản kế hoạch kinh doanh bao gồm những nội dung chính sau:

 Trang bìa

 Mục lục

 Tóm lược

 Mô tả công ty

 Mô tả sản phẩm/dịch vụ

 Mô tả ngành

 Phân tích thị trường

 Đối thủ cạnh tranh

 Kế hoạch marketing & bán hàng

 Vận hành và phát triển

 Quản lý

 Tài chính

 Chiến lược rút lui

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

 Phụ lục Trang bìa Hãy tạo một trang bìa thật đơn giản, bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax với mã vùng và địa chỉ email của công ty bạn. Tốt nhất là để hình ảnh sản phẩm hoặc nếu doanh nghiệp kinh doanh về dịch vụ hãy để logo của bạn lên trang bìa. Mục lục Mục lục rất quan trọng để giúp tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng. Thông thường người ta không chú ý đến phần này, hoặc nếu có làm thì cũng làm sơ sài và hay quên đánh số trang. Bảng mục lục nên liệt kê tất cả các lĩnh vực chính trong kế hoạch kinh doanh của quý vị, và có thể được chia thành các đề mục nhỏ quan trọng hoặc để làm rõ. Nhớ rằng trang mục lục phải được sắp xếp rõ ràng, ngăn nắp và đánh số trang theo đúng cách thức. Bảng mục lục sẽ giúp người đọc dễ dàng theo dõi kế hoạch kinh doanh của bạn. Tóm lược Phần tóm lược là một trong những phần quan trọng nhất của một kế hoạch kinh doanh. Đây sẽ là phần được đọc và phân tích đầu tiên bởi những người thẩm định,

171

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

đồng thời cũng là nhà đầu tư tương lai. Các dự án có phần tóm tắt thuyết phục và rõ ràng sẽ lôi cuốn người đọc tiếp tục tập trung xem xét thêm các phần sau của dự án. Bạn cần phải trình bày ý tưởng của mình một cách ngắn gọn, nhưng thuyết phục và thu hút nhất. Vì lí do này, phần giới thiệu phải được soạn thảo tốt nhất về cả hình thức lẫn nội dung. Thông thường phần tóm tắt dự án không dài quá hai trang chứa đựng những điểm chắt lọc, chủ yếu nhất của tất cả các phần còn lại của dự án, có giá trị xuyên suốt đối với toàn bộ nội dung bản kế hoạch. Phần tóm tắt dự án nên được viết cuối cùng sau khi các phần khác của bản kế hoạch kinh doanh đã được hoàn thiện. Bởi vì lúc này người viết biết rõ dự án của mình có những điểm trọng yếu gì và sẽ dễ tóm tắt những gì mình đã viết ra hơn là tóm tắt những gì chưa được viết rõ ràng... Bạn cần đưa những con số quan trọng vào phần tóm lược nội dung, giúp người đọc ghi nhớ những điểm chính và hình dung được mục tiêu, quy mô, thị trường, tiềm lực đầu tư và khả năng thu hồi vốn của dự án. Trong bản tóm lược người thuyết trình cần phải đề cập đến các nội dung sau :

 Giới thiệu sơ lược về công ty: Công ty làm gì, ở đâu, quy mô, cấu trúc công ty ra sao, những hình ảnh mà công ty muốn tạo ra đối với khách hàng, những giá trị mà dịch vụ/sản phẩm của công ty sẽ mang lại cho khách hàng, những cam kết mà công ty sẽ thực hiện... là gì. Những khác biệt mà công ty sẽ đem lại so với các đối thủ cạnh tranh, những yếu tố nhằm đảm bảo mục tiêu đưa ra sẽ đạt được.

 Mô tả ngắn gọn sản phẩm và dịch vụ của bạn: Sản phẩm/dịch vụ dự định kinh doanh là gì, cách thức phân phối và cung cấp đến người sử dụng ra sao, những khác biệt so với các đối thủ cạnh tranh, do một bên sở hữu, có đăng ký bằng sáng chế, hay có đăng ký bản quyền không? Có tốt hơn, nhanh hơn, rẻ hơn hay không?

 Tiềm năng thị trường, xu hướng thị trường và hiện tại thị trường của sản phẩm/ dịch vụ như thế nào. Những động lực chính, xu hướng và ảnh hưởng chính trên thì trường là gì?

 Nhu cầu về vốn và kết quả tài chính dự kiến. Cần bao nhiêu tiền để tiến hành công việc kinh doanh và tiền vốn lấy từ đâu? Bạn nên có biết rõ mình cần bao nhiêu tiền để vận hành doanh nghiệp trong cả năm đầu tiên. Nhà đầu tư cũng muốn biết số tiền sẽ được sử dụng là bao nhiêu. Trong phần tóm lược, bạn nên đưa vào những con số tài chính mà theo bạn sẽ gây ấn tượng nhất đối với các nhà đầu tư về hiệu quả kinh doanh mà dự án mang lại. Nêu ra những mục tiêu tài chính và phi tài chính mà dự án nhắm đến (doanh thu, tỷ suất lợi nhuận, hiệu quả sản xuất…).

 Giới thiệu ban lãnh đạo. Trình độ học vấn, các chứng chỉ bằng cấp của người sáng lập, nhấn mạnh những kinh nghiệm phù hợp trước đây của độ ngũ quản lý. Nêu tên các công ty, các cương vị đã làm và các thành tựu chính đã đạt được.

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

Mô tả Công ty Phần này trình bày tóm tắt làm thế nào công ty của bạn tới được thời điểm này và trong tương lai định hướng sẽ đi về đâu. Nguồn gốc của công cuộc kinh doanh của công ty là gì? Nhóm quản lý được hình thành như thế nào? Cơ cấu pháp lý của công ty

172

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

như thế nào? Ai là chủ đầu tư hiện nay và tỷ lệ sở hữu của họ là bao nhiêu? Cơ sở vật chất hiện tại và tương lai? Chiến lược rút khỏi công ty như thế nào? Phần miêu tả công ty bao gồm những nội dung sau:

 Tuyên bố sứ mệnh;

 Mục tiêu của công ty;

 Địa điểm, quy mô;

 Lịch sử (nếu có);

 Thị trường, sản phẩm;

 Tổng quan về năng lực của công ty. Mô tả sản phẩm/ dịch vụ Mô tả sản phẩm/ dịch vụ sẽ kinh doanh, giải thích những chi tiết của sản phẩm, tuy nhiên nên tránh sa đà vào những thông tin chi tiết về kỹ thuật. Những thông tin này có thể cung cấp trong phần phụ lục của kế hoạch kinh doanh. Trong phần này bạn cũng cần phải khẳng định được sản phẩm hay dịch vụ của mình khả thi và sẵn sàng để kinh doanh. Ở phần này cần phân tích về giá cả, dịch vụ, hỗ trợ, bảo hành, sản xuất, đặc biệt chú trọng vào lợi ích mà khách hàng sẽ nhận được khi sử dụng sản phẩm, dịch vụ của mình… Lợi thế của sản phẩm hoặc dịch vụ là gì so với đối thủ cạnh tranh? Lịch biểu tung những sản phẩm này ra thị trường và cần thực hiện những bước nào để đảm bảo đáp ứng được khung thời gian này? Có sự tham gia của các nhà kinh doanh khác không và nếu có thì họ là ai và vai trò của họ như thế nào. Sản phẩm của bạn đã được kiểm tra/đánh giá chưa và nếu có thì được làm ở đâu, khi nào và kết quả ra sao. Liệu có kế hoạch cho các sản phẩm tương lai hoặc dòng sản phẩm thế hệ tiếp theo không? Và nếu có thì đó là sản phẩm gì và khi nào sẽ được sản xuất? Những sản phẩm mới này có được gộp vào doanh thu và dự toán chi phí không?

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

Phân tích Ngành Phân tích xu hướng, triển vọng nhu cầu, những rào cản đối với gia nhập thị trường và tăng trưởng, ảnh hưởng của đổi mới và công nghệ, tác động của nền kinh tế, chính phủ và tiềm năng tài chính của ngành. Mọi doanh nghiệp hoạt động trong phạm vi của một ngành nào đó. Kế hoạch kinh doanh của bạn phải nêu được các lực lượng đang tham gia trong ngành của mình, những xu hướng và tăng trưởng cơ bản theo thời gian, và công ty của bạn khớp ở chỗ nào. Trình diễn cho người ngoài biết bạn am hiểu và đã dự đoán được các nhân tố quan trọng của ngành mình, xây dựng nền tảng cho sự thành công của công ty của bạn. Hãy nghĩ về ngành của bạn như là những công ty cung cấp sản phẩm và dịch vụ tương tự như của bạn. Điều này bao gồm các công ty bán những sản phẩm và dịch vụ tương tự, cũng như các sản phẩm hoặc dịch vụ bổ trợ hoặc bổ sung. Bất cứ doanh nghiệp nào nằm ở giữa một đầu là cung cấp nguyên liệu thô và đầu kia là kênh phân phối loại sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn đều năm trong ngành của bạn.

173

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

Trong phần phân tích ngành của kế hoạch kinh doanh, hãy trả lời cho các câu hỏi dưới đây:

 Quy mô của ngành mình như thế nào xét cả về doanh thu và số công ty?

 Thảo luận đặc điểm của ngành này như: xu hướng tăng trưởng, đơn vị bán ra hoặc

số nhân công.

 Những nhân tố nào ảnh hưởng tới tăng trưởng hoặc suy thoái của ngành?

 Xu hướng trong những năm trước là gì?

 Dự báo xu hướng trong những năm sắp tới? (kể cả nghiên cứu minh họa)

 Những rào cản gia nhập ngành của mình là gì?

 Có bao nhiêu công ty dự kiến gia nhập ngành trong tương lai?

 Những quy định nào của chính phủ tác động đến ngành và doanh nghiệp của bạn?

 Ngành của bạn có bọ điều tiết nhiều không hoặc có bị nằm trong tầm kiểm soát

của chính phủ không?

 Giải thích tổng quan về hệ thống phân phối sản phẩm và dịch vụ trong ngành

của bạn.

 Để được phân phối cho ngành của bạn có khó không? Giải thích. Phân tích thị trường Đây là phần trọng yếu mà từ đó người thuyết trình có thể xác định được phân khúc thị trường, tiềm năng phát triển, nhu cầu khách hàng, cách thức tiếp cận khách hàng, tình hình các đối thủ cạnh tranh… Phần này trong kế hoạch kinh doanh nên trình bày về quy mô thị trường, xu hướng, tốc độ tăng trưởng, phân tích cạnh tranh, dự báo thị phần, giai đoạn phát triển tương đối, và các quyết định về sản phẩm và dịch vụ. Điều quan trọng là mô tả tổng thể thị trường cũng như phân đoạn mục tiêu mà bạn đang mục tiêu. Bạn nên thảo luận những thay đổi quan trọng đang diễn ra trên thị trường, xu hướng ngắn và dài hạn, tác động của công nghệ, quy định của chính phủ và nền kinh tế. Điều cốt yếu là phải xác định rõ thị trường mục tiêu trong kế hoạch kinh doanh – nhà đầu tư cần thông tin này. Khách hàng của bạn hiện nay là ai và mô tả chi tiết đặc điểm của họ. Cung cấp thông tin như: tuổi, giới tính, vị trí địa lý, thu nhập, sức mua tương ứng, và hơn nữa (nếu cần). Mục tiêu của phần này nhằm xây dựng một hồ sơ về khách hàng điển hình của bạn. Bạn càng mô tả các đặc tính của khách hàng rõ ràng bao nhiêu, càng dễ xây dựng một chương trình marketing để tiếp cận khách hàng một cách hiệu quả. Thông tin và nghiên cứu được đưa vào phần thị trường mục tiêu nên lấy từ nguồn sơ cấp và thứ cấp. Nguồn sơ cấp bao gồm thông tin bạn phát hiện ra hoặc đúc kết được từ quan sát của bản thân và nghiên cứu, như là nghiên cứu của cá nhân, kết quả bảng điều tra, đi thăm thực địa, và đối thoại với chuyên gia trong ngành. Nguồn thứ cấp gồm các nguồn như tạp chí, sách, các báo cáo đã in, số liệu của chính phủ, hoặc tìm kiếm trên mạng internet.

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

Phân tích đối thủ cạnh tranh Đối thủ cạnh tranh đã đi trước bạn trên thị trường. Họ đã thiết lập được vị trí, phân phối, tiếp cận thị trường và có khách hàng. Sự sống còn của doanh nghiệp bạn phụ

174

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

thuộc vào khả năng công ty giành được thị phần từ tay các đối thủ cạnh tranh - hoặc chiếm lĩnh được một phân đoạn của thị trường hịên chưa được khai thác. Nên đưa ra bảng biểu hoặc đồ thị hình bánh cho thấy thị phần của các đối thủ cạnh tranh, xu hướng và thay đổi theo thời gian. Giải thích thị phần bạn dự định chiếm lĩnh, và từ tay ai hoặc làm thế nào bạn xâm nhập được vào thị trường này. Bạn cũng có thể trình bày mình có ưu thế hơn đối thủ cạnh tranh ở chỗ nào? Tại sao khách hàng sẽ chọn bạn chứ không phải là các công ty khác? Ai đang chiếm lĩnh thị trường và tại sao họ làm được như vậy? Điểm dễ bị tổn thương của đối thủ cạnh tranh là ở chỗ nào và làm thế nào có thể tận dụng được những điểm yếu này. Liệt kê những mặt mạnh và mặt yếu của từng đối thủ cạnh tranh với một cách nhìn khách quan. Đây là những vấn đề bạn cần cân nhắc khi hoàn tất phân tích cạnh tranh. Phần này nên gồm những mục sau:

 Tổng quan;

 Các sự kiện/ kinh phí gần đây;

 Sáp nhập/ mua lại công ty;

 Liệt kê và mô tả các đối thủ cạnh tranh chính;

 Phân tích chính xác từng doanh nghiệp cạnh tranh;

 Mặt mạnh/ mặt yếu;

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

 Tạo sự khác biệt cho công ty. Kế hoạch marketing và bán hàng Phần này thể hiện những chiến lược mà bạn sẽ thực hiện để lôi kéo khách hàng và quan trọng hơn là để giữ khách hàng khi đã sử dụng sản phẩm và dịch vụ của bạn. Luôn đặt câu hỏi: làm thế nào để khách hàng biết sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp và chiến lược marketing nào là tốt nhất để làm điều đó. Dù cho sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp của bạn tốt đến mức nào đi nữa nhưng sẽ là vô nghĩa nếu như không ai biết đến doanh nghiệp của bạn. Cần phân tích một cách chi tiết và chính xác những gì mà công ty sẽ làm để bán sản phẩm của mình. Kế hoạch marketing nên bao gồm: Mục tiêu marketing là gì? Kế hoạch tổng quát để đưa sản phẩm ra thị trường; Ai là khách hàng mục tiêu? Phân khúc thị trường nào công ty sẽ phục vụ? Công ty sẽ sử dụng kênh phân phối nào? Đây là phần rất quan trọng bởi vì phân phối là trở ngại chính để sản phẩm đi đến thị trường. Ai sẽ là người cung cấp hàng hóa ra ngoài? Kế hoạch xúc tiến cho hoạt động kinh doanh là gì? Quảng cáo, quan hệ công chúng, hội chợ thương mại và những hoạt động khác cũng phải được lên kế hoạch. Ai sẽ là đối thủ cạnh tranh? Đây là điều quan trọng để nhận biết một cách chính xác những công ty mới sẽ cạnh tranh với mỗi đối thủ như thế nào. Thị trường sẽ trả bao nhiêu cho sản phẩm hay dịch vụ của công ty? Giá trị gia tăng gì công ty dành cho khách hàng? Đối tượng mục tiêu của bạn chỉ là thị trường nội địa hay có thể gồm cả các cơ hội quốc tế? Làm thế

175

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

nào tiếp cận được thị trường? Làm thế nào khách hàng biết được công ty, thương hiệu, hình ảnh và sản phẩm của bạn? Ai sẽ chịu trách nhiệm bán hàng và marketing và thông tin nền về họ. Phần marketing & bán hàng nên bao quát những chủ đề dưới đây:

 Chiến lược bán hàng/ phân phối.

 Chiến lược giá cả.

 Xác định vị trí sản phẩm.

 Quảng bá thương hiệu.

 Vật liệu thế chấp.

 Chiến lược quảng bá sản phẩm/ thị trường.

 Quảng cáo và xúc tiến bán hàng.

 Quan hệ công chúng (PR).

 Quảng cáo trên phương tiện thông tin đại chúng.

 Marketing trực tiếp.

 Triển lãm thương mại.

 Chiến lược/ kế hoạch lập trang website.

 Liên minh/ quan hệ đối tác chiến lược.

 (Bảng) Ngân sách Marketing. Kế hoạch vận hành và phát triển Phần này tập trung vào các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp, ví dụ như nhân sự, phương tiện máy móc và quy trình lưu hoàn công việc. Những văn bản pháp lý nào điều chỉnh hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp của bạn. Trong suốt quá trình hoạt động của mình, công ty bạn nên tiếp tục mở rộng kế hoạch kinh doanh. Vì thế cần phải dự đoán và hoạch định những sản phẩm/dịch vụ nào có khả năng mở rộng? Những thị trường nào khác sẽ phục vụ? Hoặc bạn định mở thêm văn phòng, chi nhánh ở đâu? Những nhà kinh doanh mới phải hiểu rõ tầm quan trọng của hệ thống quản lý và điều hành để chắc chắn rằng mọi việc phải được diễn ra như dự tính. Khi một công ty nhận đơn đặt hàng, nó cần sự vận động của tất cả các hoạt động. Trong bản kế hoạch kinh doanh, bạn nên trình bày mình sẽ thiết kế và thực hiện hệ thống quản lý và điều hành nên như thế nào.

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

Đội ngũ quản lý Dù ý tưởng của bạn rất hay, nhưng khi viết bản kế hoạch kinh doanh, bạn đừng quên một nhân tố rất quan trọng: con người triển khai dự án - khả năng của đội ngũ quản lý điều hành. Ai sẽ làm tốt những công việc được mô tả trong bản kế hoạch, ai sẽ là người quản lý đội, nhóm? Đây chính là phần rất được nhà đầu tư chú trọng, là một trong những yếu tố thuyết phục nhà đầu tư bỏ vốn vào dự án của bạn. Chính vì thế mà trong bản kế hoạch kinh doanh, bạn nên có phần giới thiệu về khả năng và kinh nghiệm của những người tham gia dự án, thay vì chỉ có một số thông tin về sơ đồ tổ chức của dự án và mức lương dự tính cho các vị trí tương ứng.

176

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

Trong khi phần Tóm lược có một đoạn rất ngắn về độ ngũ quản lý chủ chốt, phần này nên đi vào chi tiết từng cá nhân được giao trọng trách quản lý tiền của nhà đầu tư. Nhấn mạnh kinh nghiệm và thành công trước đây. Phần này nên bao gồm:

 Sơ yếu lý lịch tóm tắt đội ngũ quản lý chủ chốt.

 Sơ đồ tổ chức (hiện nay & tương lai).

 Bảng bố trí nhân lực.

 Ban tư vấn.

 Ban giám đốc. Một bảng sơ đồ tổ chức đơn giản sẽ giúp giải thích cơ cấu tổ chức công ty, cấu trúc báo cáo và các vị trí. Bảng sơ đồ nên phản ảnh các vị trí hiện nay và trong tương lai hoặc có thể đưa ra hai bảng – trước và sau khi có kinh phí. Hai bảng này sẽ hữu ích hơn nếu quý vị dự báo được những thay đổi quan trọng trong cơ cấu tổ chức sau khi có kinh phí. Bảng bố trí nhân lực dự định bổ nhiệm các cương vị nào và khi nào. Điều này nên gắn với việc sử dụng nguồn thu và dự báo tài chính. Một Ban tư vấn tốt có thể là một tài sản giá trị giúp công ty đi qua được bãi mìn và phát triển chắc chắn. Hãy tìm những người là chuyên gia trong các lĩnh vực tương ứng (kế toán, luật pháp, công nghệ, học giả, tư vấn,…).

Kế hoạch tài chính Đây là phần cuối của Kế hoạch kinh doanh vì không thể có được kế hoạch tài chính khi tất cả những kế hoạch khác chưa được trình bày rõ ràng vì tổng số tiền phải dựa trên những kế hoạch mà bạn dự định làm. Trong bản kế hoạch kinh doanh của mình, bạn cần phải dự đoán được bao nhiêu tiền sẽ cần để đầu tư, nguồn tài chính nào để tài trợ cho kế hoạch kinh doanh, ví dụ như nguồn vốn vay, vốn của chủ sở hữu và các nguồn tài chính đó sẽ được sử dụng như thế nào. Dựa trên những số liệu từ nghiên cứu thị trường, bạn sẽ phải tiên đoán trong năm năm đầu các dòng tiền sẽ như thế nào, lúc nào sẽ cân bằng thu chi, lúc nào sẽ hoàn vốn, sự luân chuyển của đồng vốn như thế nào. Vốn luân chuyển là nguyên nhân mà nhiều doanh nghiệp mới thường thất bại nên lập kế hoạch chi tiết cho vấn đề này là một vấn đề sống còn. Bạn cần phải hoạch định tài chính cho từng giai đoạn phát triển của công ty từ ý tưởng, bắt đầu, phát triển đến bão hòa và giai đoạn cuối là sáng kiến mới hay suy thoái. Kế hoạch tài chính gồm dự báo tài chính và báo cáo tài chính.

 Dự báo tài chính

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

Tất cả mọi thứ đưa vào kế hoạch kinh doanh đến thời điểm này cần hỗ trợ cho các giả định và dự báo về tài chính của bạn. Nói cách khác, người đọc không nên ngạc nhiên khi xem dự báo doanh thu trong vòng năm năm bởi vì bạn đã cho họ thông tin chi tiết về thị trường, cơ hội và chiến lược của mình. Bạn đã mô tả lợi thế so với đối thủ cạnh tranh; bạn đã liệt kê cách tiếp cận thị trường và đội ngũ quản lý có

177

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

thể giúp đạt được mục tiêu đề ra. Dự báo nên có tính lôgic với những gì bạn đưa vào trong kế hoạch này. Phần này nên cung cấp cho người đọc lý do tại sao bạn đưa ra dự báo tài chính và nên đề cập đến những mục sau: o Tổng doanh số. o Dự báo đơn vị. o Chi phí của hàng hóa đã bán. o Tổng lãi. o Phí/ chi phí nhân sự. o Chi phí marketing. o Thâm nhập thị trường. o Tiền thuê. o Các tiện ích. o Điện thoại. o Lương. o Kiểm kê. o Phí thuê các nhà chuyên nghiệp. o Hoa hồng. o Đi lại và Giải trí. o Nghiên cứu. o Thuế địa phương. o Thuế trong nước.

 Báo cáo tài chính

Quản lý tài chính tốt là một trong những cách tốt nhất để doanh nghiệp duy trì khả năng sinh lợi và có khả năng chi trả. Bạn quản lý tài chính của doanh nghiệp mình tốt đến mức nào là vấn đề then chốt đối với mọi cuộc kinh doanh thành công. Mỗi năng hàng nghìn doanh nghiệp đầy tiềm năng thành đạt bị thua lỗ bởi quản lý tài chính kém. Với tư cách là chủ doanh nghiệp, bạn cần xác định và thực hiện chính sách tài chính dẫn tới và bảo đảm bạn sẽ hoàn thành nghĩa vụ tài chính của mình. Để quản lý tài chính một cách hiệu quả, lập kế hoạch ngân sách tốt và thực tiễn bằng cách xác định số tiền thực tế cần để mở doanh nghiệp (chi phí khởi sự doanh nghiệp) và số tiền cần để duy trì hoạt động (chi phí vận hành). Bước đầu tiên để xây dựng một kế hoạch tài chính tốt là hoàn tất báo cáo thu nhập, phân tích dòng tiền mặt và bảng cân đối tài sản – nếu công ty của bạn có doanh thu.

 Báo cáo thu nhập

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

Công cụ đầu tiên cho việc báo cáo tài chính tốt là Báo cáo Thu nhập. Đây là thước đo doanh số và chi phí của công ty trong một khoảng thời gian xác định. Báo cáo này được soạn định kỳ (hàng tháng trong năm đầu tiên và hàng năm trong suốt năm năm) để cho thấy kết quả hoạt động trong khoảng thời gian kế toán này. Báo cáo này nên tuân thủ những Nguyên tắc Kế toán đã được thống nhất chung

178

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

(GAAP) và có thông tin về doanh thu và chi phí không tính đến tính chất của doanh nghiệp.

 Phân tích dòng tiền mặt

Phân tích dòng tiền mặt được thiết kế để cho thấy bạn đang dùng tiền vào đâu và với tốc độ nào (tốc độ tiêu tiền). Bản phân tích này được nhà đầu tư rất quan tâm bởi vì nhà đầu tư muốn xem khi nào bạn dự báo có dòng tiền mặt tốt – tiền vào nhiều hơn tiền ra.

 Bản cân đối tài sản

Bản cân đối tài sản cho thấy bức tranh về sức khỏe tài chính của doanh nghiệp tại một thời điểm xác định, thường là kết thúc thời kỳ kế toán. Bản này liệt kê chi tiết các tài sản hữu hình và vô hình mà doanh nghiệp sở hữu (được gọi là tài sản có) và khoản tiền mà doanh nghịêp nợ, hoặc là đối với chủ nợ (tài sản nợ) hoặc là đối với chủ sở hữu (vốn góp của cổ đông hoặc giá trị tịnh của doanh nghiệp).

Kế hoạch rút lui Đây là lúc quý vị giải thích cho nhà đầu tư làm thế nào họ thu hồi lại vốn đã bỏ ra, theo quý vị số lợi nhuận trên vốn đầu tư họ sẽ thu được là bao nhiêu và trong khung thời gian là bao nhiêu. Chiến lược rút khỏi công ty có thể bao gồm việc bán hoặc sáp nhập công ty, đội ngũ quản lý mua lại, phát hành cổ phiếu lần đầu cho công chúng (IPO) hoặc bán cho tư nhân. Để thu hút vốn đầu tư cho doanh nghiệp của mình, điều mấu chốt là phải có một kế hoạch rút lui dành cho nhà đầu tư để họ có thể thu hồi vốn của mình và rút khỏi công ty của quý vị. Phần viết về chiến lược rút lui khỏi doanh nghiệp của quý vị cũng nên nêu tra kế hoạch dài hạn cho doanh nghịêp mình. Bắt đầu bằng cách tự hỏi tại sao mình lại lao vào kinh doanh. Quý vị có cho rằng mình sẽ vẫn tiếp tục điều hành công ty sau 20 năm, hoặc quý vị có quan tâm đến việc tiếp tục phát triển sau một vài năm? Quý vị tham gia kinh doanh để cuối cùng thu được khoản tiền lớn, hay là quý vị quan tâm nhiều hơn đến việc điều hành một doanh nghiệp gia đình phát triển vững chắc và bền vững? Điều quan trọng phải nghĩ qua hết những vấn đề này và quyết định quý vị dự định làm gì với doanh nghiệp của mình trước khi quý vị có thể trả lời một cách thấu đáo những câu hỏi này, và xử lý được các vấn đề liên quan tới việc làm thế nào nhà đầu tư có thể rút lui khỏi doanh nghiệp của quý vị. Sau đây là một số chiến lược rút lui cần cân nhắc:

 Bán cổ phiếu ra công chúng lần đầu (Initial Public Offering) (một sự kiện rất hiếm

đối với các công ty mới thành lập).

 Sáp nhập/ Mua lại công ty.

 Đối tác kinh doanh mua lại doanh nghiệp.

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

 Bán quyền kinh doanh (Franchise). Phụ lục Tất cả những tài liệu hỗ trợ nên để ở phần phụ lục để kế hoạch kinh doanh trở nên gọn gàng. Phụ lục có chiều dài dựa trên tổng số thông tin chi tiết cần có để hỗ trợ cho kế

179

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

hoạch kinh doanh. Nếu phần phụ lục quá dài, có thể chia ra thành một tài liệu riêng. Nên có bản mục lục của phụ lục để có thể dễ dàng tìm những thông tin đặc biệt. Phần phụ lục này nên bao gồm:

 CV của ban lãnh đạo;

 Danh sách khách hàng;

 Các bảng biểu tài chính;

 Các tài liệu tham khảo. Một bản kế hoạch kinh doanh cần:

 Viết ngắn gọn và tập trung vào vấn đề chính, tránh lặp đi lặp lại.

 Chú trọng vào những điểm thật sự quan trọng.

 Sử dụng từ thể hiện hành động.

 Đừng làm người nghe chán nản.

 Sắp xếp nội dung ngắn gọn, dễ hiểu.

 Ghi rõ những số liệu và thống kê chính xác trong bản kế hoạch của mình. Độ dài của bản kế hoạch kinh doanh chi tiết với khoảng 10-15 trang viết cộng với bảng biểu số lượng trang tương đương. Tuy nhiên, độ dài của bất kỳ một tài liệu nào đều tuỳ thuộc vào mục đích của nó. Ví dụ, nếu yêu cầu vay ngắn hạn ngân hàng để bổ sung cho khoản vay đã có thì chỉ cần một bản trình bày khoảng 2 đến 3 trang là đủ. Một bản kế hoạch kinh doanh thường không đòi hỏi người viết phải trau chuốt về ngôn từ nên các ý chính có thể được viết dưới dạng gạch đầu dòng miễn sao bảo đảm yếu tố rõ ràng mạch lạc. Ngoài ra để làm phong phú và tăng tính hấp dẫn, dễ hiểu của bản kế hoạch, bạn có thể sử dụng hình ảnh, đồ thị và bảng biểu để minh họa cho ý tưởng của mình.

4.2.2.3. Một số lưu ý khi thuyết trình kế hoạch kinh doanh

Napoleon Hill đã từng nói: “Khả năng thuyết phục là yếu tố kỳ diệu giúp con người thăng tiến trong sự nghiệp kinh doanh, đồng thời giúp chúng ta tạo dựng được những mối quan hệ cá nhân hạnh phúc bến lâu”. Thuyết trình kế hoạch kinh doanh không đơn thuần là mục đích trình bày cho người nghe hiểu và biết mà còn là một nghệ thuật trong đó sử dụng cả kiến thức kinh doanh, tài năng sáng tạo và một thiên bẩm về nghệ thuật thuyết phục làm cho người nghe hành động và làm theo. Do vậy, để lôi cuốn sự chú ý của người nghe và thuyết phục thành công các nhà đầu tư, người thuyết trình kế hoạch kinh doanh cần chú ý những điểm sau:

 Một là phải thể hiện được niềm đam mê cháy bỏng muốn minh chứng một

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

điều gì đó. Cho dù theo đuổi bất cứ loại hình kinh doanh nào, người có đầu óc kinh doanh luôn có những lý do mạnh mẽ đằng sau mong muốn hướng tới thành công. Điều đó chứng tỏ kế hoạch kinh doanh là một sản phẩm kỳ công và có giá trị về mặt

180

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

kinh doanh. Bạn đang cố gắng chứng minh điều gì? Và với ai? Bạn phải biết lý do tại sao bạn lựa chọn loại hình kinh doanh của riêng mình”.

 Hai là nên thể hiện sự quan tâm tới người nghe trong quá trình diễn thuyết.

Nếu người thuyết trình mong muốn có được những thành công trong thuyết phục các nhà đầu tư kinh doanh, bạn phải thực sự quan tâm tới mọi người xung quanh trong buổi thuyết trình, quan sát phản ứng và hướng bài thuyết trình của mình phù hợp với đối tượng nghe. Bạn phải học cách làm sao để khách hàng bộc lộ bản thân, khiến họ cảm thấy mình quan trọng và thấu hiểu kế hoạch kinh doanh đủ sâu sắc để xác định bạn có thể làm gì giúp họ.

 Ba là bộc lộ niềm tin và sức mạnh.

Những người thuyết trình nên bộc lộ một niềm tin và sức mạnh trong cách mà họ nói cũng như cách hành động của mình. Mọi cử chỉ, dáng điệu của họ thường toát lên vẻ lịch sự. Họ mặc những bộ quần áo trang nhã. Họ sử dụng ngôn ngữ cơ thể một cách sáng tạo.

 Bốn là thể hiện sự cảm thông.

Để thành công, người thuyết trình phải cân bằng giữa cái tôi cá nhân với nhu cầu cần thiết kèm theo một sự nồng ầm chân thật của người nghe. Sự quan tâm chân thành tới những người mà bạn giao dịch sẽ tạo ra mối quan hệ tin tưởng qua đó cho phép người thuyết trình gia tăng được độ tin cậy, sự tập trung, chú ý của người nghe.

 Năm là hướng trọng tâm vào các mục tiêu.

Nếu thực sự nghiêm túc với các hoạt động kinh doanh của mình, người thuyết trình cần đặt ra những mục tiêu rõ ràng và chuyển tải chúng thành văn bản. Cụ thể là bản tóm lược. Trong đó, phải đề cập đến đối tượng dự định kinh doanh là gì, và hiện tại thị trường của nó như thế nào? Quy mô công ty ra sao, ước tính doanh thu, chi phí và lợi nhuận? Bạn biết chính xác những gì bạn đang nỗ lực phấn đấu và mong đợi khi nào thì những mục tiêu đề ra được hoàn thành. Nhận thức được tương lai của mình, bạn sẽ tập trung hơn vào công việc kinh doanh mỗi ngày sao cho hiệu quả nhất.

 Sáu là phải kiên trì và bền bỉ.

Không phải ngẫu nhiên các nhà đầu tư bỏ tiền ra một cách dễ dàng. Lợi ích của kế hoạch kinh doanh đem loại gắn liền với lợi ích của họ. Vì thế, việc phản biện lại ý tưởng của người thuyết trình là điều không thể tránh khỏi. Do vậy, người thuyết trình cần phải kiên trì bền bỉ trong khi thuyết phục các thính giả.

 Bảy là nhiệt tình ngay cả trong những tình huống khó khăn nhất.

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

Quá khứ là không thể thay đổi cũng như không thể kiểm soát được tương lai, vì vậy, bạn phải sống cho ngày hôm nay, hãy làm những điều tốt nhất có thể để mỗi ngày trôi qua là một ngày của sự hoàn thành công việc và đạt được các mục tiêu đề ra. Khi đương đầu với một tình huống khó khăn có thể suy giảm sự nhiệt tình của người thuyết trình, hãy hình dung nó một cách rõ ràng cả trong tâm trí lẫn trên giấy tờ. Sau đó quay lại đối mặt với nó và để cảm xúc của bạn trở lại bình thường. Và rồi bạn sẽ nhìn nhận lại vấn đề với đầu óc tỉnh táo và nhẹ nhàng. Một cách

181

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

thoải mái, bạn sẽ cảm thấy ngạc nhiên khi phần lớn các trường hợp đều không quá tệ hại như những gì bạn suy nghĩ ban đầu.

 Tám là thuyết trình với quan điểm tích cực.

Hãy giữ vững tính tích cực trong quan điểm của mình, tránh giận dữ và những suy nghĩ tiêu cực khi bị phản đối một cách kịch liệt. Không cho phép sự tiêu cực lấy đi sinh lực của bạn hay cám dỗ bạn đi lệch khỏi con đường mà bạn đã lựa chọn.

 Chín là một sự đầu tư nghiêm túc.

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

Các nhà kinh doanh chuyên nghiệp là những người học hỏi suốt đời. Nhà thuyết trình cũng cần học hỏi ngay những nhà đầu tư trong khi diễn thuyết, và những điều người thuyết trình chưa biết là hoàn toàn bình thường. Chỉ cần cho các nhà đầu tư thấy rõ kế hoạch kinh doanh mà bạn trình bày là một sự đầu tư nghiêm túc, điều đó sẽ giúp bạn thành công trong thuyết trình dự án kinh doanh.

182

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

Tóm lược cuối bài

 Thuyết trình là một công cụ giao tiếp hiệu quả, một kỹ năng mềm rất quan trọng và cần thiết

để thành công trong công việc.

 Chuẩn bị kỹ lưỡng là điều kiện tiên quyết cho bất kỳ bài thuyết trình nào.

 Phân tích, thích ứng, trao đổi với thính giả, lấy thính giả làm trung tâm là công việc quan

trọng khi thuyết trình.

 Bất kỳ bài thuyết trình nào, dù rất ngắn, cũng phải bao gồm 3 phần: Mở đầu, thân bài và

kết luận.

 Người thuyêt trình giỏi là người vận dụng tốt kỹ năng sử dụng ngôn ngữ và kỹ năng phi

ngôn từ.

 Bản Tóm lược Kế hoạch kinh doanh là rất cần thiết trong khi thuyết trình về một kế hoach

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

kinh doanh.

183

Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

Câu hỏi ôn tập

TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212

1. Phân tích tầm quan trọng, các công việc, các yêu cầu của phân tích thính giả. 2. Vì sao khi thuyết trình cần phải phân tích chính bản thân người thuyết trình/ diễn giả? 3. Vì sao càng luyện tập kỹ càng, thì cơ hội thành công của bài thuyết trình càng cao? 4. Trang phục quan trọng như thế nào và nên sử dụng trang phục như thế nào khi thuyết trình? 5. Vì sao khi thuyết trình chào bán hàng, không nên quá lưu loát và trôi chảy? 6. Một bản Tóm lược kế hoạch kinh doanh thuyết phục nên được xây dựng như thế nào?

184