Bài 4: Thuyết trình kinh doanh
TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212 119
BÀI 4 THUYẾT TRÌNH KINH DOANH
Hướng dẫn học
Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:
Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia
thảo luận trên diễn đàn.
Đọc tài liệu:
Sách Kỹ năng Thuyết trình do PGS.TS Dương Thị Liễu chủ biên, Nhà xuất bản Đại
học Kinh tế quốc dân, 2012.
Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc qua email.
Trang Web môn học.
Nội dung
Bài 4 giới thiệu về một kỹ năng mềm rất quan trọng và cần thiết để thành công trong công
việc: kỹ năng nói/trình bày trước đông người - kỹ năng thuyết trình. Sinh viên cần hiểu
được các bước chuẩn bị cho một bài thuyết trình, những việc cần làm khi thuyết trình,
những kỹ năng cần sử dụng để thuyết trình thành công; đặc biệt, sinh viên cần vận dụng tốt
những vấn đề này vào thuyết trình một ý tưởng/kế hoạch/dự án kinh doanh.
Bài 4 phân tích các bước chuẩn bị thuyết trình, các công việc khi tiến hành thuyết trình, các
kỹ năng cần sử dụng trong khi thuyết trình, các hình thức thuyết trình trong kinh doanh.
Mục tiêu
Sau khi học xong bài này, sinh viên cần thực hiện được các việc sau:
Biết chọn chủ đề thuyết trình thực tế, hay, hấp dẫn;
Biết cách xây dựng và trình bày nội dung bài thuyết trình hiệu quả, hấp dẫn;
Biết cách phân tích, thích ứng và trao đổi với thính giả;
Biết sử dụng thuần thục các kỹ năng nói, kỹ năng phi ngôn từ trong thuyết trình;
Biết thiết kế và trình bày thuyết phục một ý tưởng/một kế hoạch kinh doanh.
Bài 4: Thuyết trình kinh doanh
120 TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212
Tình huống dẫn nhập
Bí quyết thuyết trình của Steve Jobs
Steve Jobs không chỉ được biết đến như một “Phù thủy công nghệ” mà còn nổi tiếng như một
bậc thầy của kỹ năng thuyết trình trước đám đông. Steve Jobs đã qua đời từ lâu vì căn bệnh ung
thư ở tuổi 56, nhưng những bài học vô giá về khả năng thuyết trình của ông thì còn mãi. Hầu hết
các nhà diễn thuyết chỉ đơn thuần truyền tải thông tin, nhưng riêng Jobs biết cách truyền cả cảm
hứng cho người nghe. Dưới đây là một số “bí quyết” của ông:
1. Tương tác tốt với khán giả
Khi bước ra sân khấu, trước tiên ông mỉm cười với khán giả chứ không phải là bất kỳ lời giới
thiệu trang trọng nào. “...Chào mừng mọi người đến với hội nghị Mac World 2008...”. Sau đó
hoan nghênh mọi người đã đến tham dự và tiếp theo ông “khoe” với mọi người về những con số
doanh thu cũng như những thành công mà ông và Apple đã tạo ra, tiếp sau đó là “Tôi muốn dành
một chút thời gian để nói lời cảm ơn đến các bạn …”- lời cảm ơn đến khán giả của mình một
cách rất tự nhiên. Và chính vì điều này đã làm ông gần gũi với khán giả hơn. Các bạn nên nhớ
một khi các bạn đã tương tác tốt với khán giả thì lập tức buổi trình diễn sẽ rất tự nhiên mà không
cần bất cứ một kịch bản viết sẵn nào.
2. Giúp khán giả hình dung ra nội dung bài thuyết trình
Jobs luôn luôn đưa ra bố cục của bài thuyết trình của mình vào ngày hôm đó để định hướng cho
khán giả của mình biết được là hôm nay ông sẽ nói bao nhiêu phần chính. Sau khi bước ra sân
khấu, chào khán giả và nói một vài lời cảm ơn đến khách hàng của mình, ông bắt đầu bài thuyết
trình của mình bằng cách đưa ra bố cục buổi nói chuyện : “...tôi có bốn vấn đề mà tôi muốn chia
sẻ với tất cả các bạn hôm nay...”. Tất nhiên Jobs không nói ra 4 vấn đề cụ thể là gì (và dĩ nhiên ai
cũng muốn biết).
3. Kể những câu chuyện
Trước khi giới thiệu chiếc điện thoại mới, Jobs đã dành thời gian để tóm lược lịch sử của Apple:
“Năm 1984, Apple đã giới thiệu máy tính Macintosh đầu tiên. Nó không chỉ thay đổi Apple mà
thay đổi toàn bộ nền công nghiệp máy tính. Năm 2001, chúng tôi giới thiệu chiếc iPod đầu tiên.
Nó không chỉ thay đổi cách chúng ta nghe nhạc mà thay đổi toàn bộ nền công nghiệp âm nhạc
giải trí”. Hãy đặt mình vào vị trí của người nghe, ai cũng muốn nghe một câu chuyện có kịch
tính, cao trào hơn là những lời nói suông. Vì thế, hãy cố gắng biến bài thuyết trình của bạn thành
một câu chuyện có mở đầu, có cao trào và một kết thúc đáng nhớ.
4. Tạo slides đơn giản và có nhiều hình ảnh
Sản phẩm của Apple rất dễ sử dụng vì chúng có thiết kế đơn giản. Tinh thần này cũng được áp
dụng trong các bài thuyết trình của Steve Jobs. Không hề có những ký tự gạch đầu dòng, thay
vào đó là rất nhiều hình ảnh sinh động và có ý nghĩa. Số chữ trung bình cho 1 trang slide
PowerPoint là khoảng 40 nhưng bạn sẽ không thể tìm thấy quá 7 từ trong một trang slide thuyết
trình của Steve Jobs. Trong 3 phút đầu tiên của bài thuyết trình về iPhone, Steve Jobs dùng tổng
cộng 19 chữ (là 21 chữ nếu tính cả ngày tháng). Những từ đó cũng được trải ra xuyên suốt 12
slide. Kỹ thuật mà ông áp dụng gọi là “Mạnh hơn nhờ hình ảnh”. Khi ra mắt máy tính MacBook
Bài 4: Thuyết trình kinh doanh
TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212 121
Air, ông khiến khán giả trầm trồ khi thực hiện động tác bỏ chiếc MacBook Air vào vừa vặn một
chiếc phong bì giấy dùng trong văn phòng. Steve Jobs nói: “Đơn giản là đỉnh cao của sành điệu”.
5. Nhiệt huyết khi thuyết trình
Chỉ trong vài phút đầu tiên trên sân khấu, Steve Jobs đã sử dụng các từ như là: không thể tin
được, thật đặc biệt, tuyệt vời, đáng ngạc nhiên, cách mạng hóa. Tất nhiên các bạn có thể cho rằng
cách ông ta cường điệu sản phẩm của mình là một hình thức PR. Tuy nhiên, một điều không thể
phủ nhận là Jobs nói rất thật lòng và bằng chính cảm xúc thực của mình, điều này ít nhiều làm
chúng ta cảm thấy hứng thú theo. Jobs thích kết thúc bài nói bằng những điều gì đó mang đến
cảm hứng. Vào cuối bài thuyết trình iPhone, ông nói: “Tối qua tôi dường như không thể nhắm
mắt. Tôi quá phấn khích về hôm nay. Có một câu nói của vận động viên khúc côn cầu Wayne
Gretzky mà tôi rất thích. “Tôi sẽ trượt đến nơi quả bóng lăn đến - chứ không phải chỗ nó từng
nằm”. Chúng tôi đã nỗ lực thực hiện những điều đó tại Apple từ những ngày đầu, và chúng tôi sẽ
luôn như thế".
6. Chuyên tâm chuẩn bị và luyện tập
Steve Jobs dành hàng giờ trong vài tuần trước mỗi buổi ra mắt một sản phẩm để tập luyện, hình
dung trong đầu từng cảnh của bài thuyết trình, giống như một diễn viên tập kịch. Nhìn phong
cách thuyết trình “tự nhiên như không” của ông, ít ai nghĩ đó là kết quả của một quá trình tập
luyện đầy gian khổ. Nếu chịu khó tìm lại những đoạn phim quay bài thuyết trình của ông cách
đây hơn 20 năm (hiện vẫn còn trên Youtube), bạn sẽ thấy Steve Jobs năm 1984 rất “cứng”, Steve
Jobs năm 1997 là một diễn giả lịch thiệp, nhưng Steve Jobs năm 2007 thật tinh tế và là bậc thầy
của nghệ thuật thuyết trình. Không ai sinh ra đã biết thuyết trình. Những diễn giả thiên tài đều
hoàn thiện kỹ năng của mình nhờ tập luyện.
1. Anh/Chị đã từng bao giờ thuyết trình trước đông người? Nếu có, anh chị hãy
xem mình đã vận dụng 6 kỹ năng được nêu trong 6 “bí quyết” của Steve
Jobs đến mức độ nào?
2. Anh/Chị đang gặp phải những khó khăn, những rào cản nào khi thuyết trình
trước đông người?
Bài 4: Thuyết trình kinh doanh
122 TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212
4.1. Thuyết trình
Thuyết trình là trình bày bằng lời trước nhiều người về
một vấn đề nào đó nhằm cung cấp thông tin hoặc
thuyết phục, gây ảnh hưởng đến người nghe.
Thuyết trình là một công cụ giao tiếp hiệu quả, đóng
vai trò to lớn trong sự thành công của mỗi cá nhân,
đồng thời nó được coi như một nghề tạo thu nhập cao.
Sau khi học kỹ năng thuyết trình, chúng ta sẽ học được
cách nói trước đám đông, học các kĩ năng áp dụng trong hội thoại, phát triển kĩ năng
giao tiếp khi tham gia tuyển dụng, có cơ hội thực hành và tích lũy kinh nghiệm, và có
thêm tự tin.
Những công việc để thực hiện một bài thuyết trình bao gồm:
Chuẩn bị thuyết trình;
Tiến hành thuyết trình;
Vận dụng các kỹ năng trong thuyết trình.
4.1.1. Chuẩn bị thuyết trình
Để một buổi thuyết trình thành công và thực sự hiệu quả, cần phải chuẩn bị một cách
kỹ lưỡng. Đây là điều kiện tiên quyết cho bất kỳ bài thuyết trình nào. Sự chuẩn bị kỹ
lưỡng và có kế hoạch sẽ khiến chúng ta hoàn toàn tự tin, sẽ giúp chúng ta có thể kiểm
soát được những điều thuyết trình, đưa ra các vấn đề một cách mạch lạc và có tính
thuyết phục. Các câu hỏi cơ bản cần phải trả lời là: Thuyết trình cho ai? Ở đâu? Khi
nào? Cái gì? Trong bao lâu? Như thế nào? Các phần dưới đây sẽ lần lượt đề cập đến
các vấn đề này.
Để chuẩn bị cho buổi thuyết trình, ta có vô vàn những việc phải làm, tuy nhiên có thể
chia thành 4 việc chính như sau:
Chọn chủ đề và phân tích thính giả;
Xây dựng nội dung bài thuyết trình;
Chuẩn bị các phương tiện hỗ trợ và hậu cần;
Chuẩn bị tâm lý, hình thức và luyện tập.
4.1.1.1. Chọn chủ đề và phân tích thính giả
Chọn chủ đề
Khi chọn chủ đề, nên chọn:
Chủ đề thính giả muốn nghe;
Chủ đề mới mang tính mới, tính thời sự;
Chủ đề người thuyết trình biết sâu.
Nguyên tắc đặt tên cho chủ đề là: Ngắn gọn, súc tích, giàu hình ảnh.
Người thuyết trình cần quan tâm đến ba điểm lưu ý – cũng được coi là 3 tiêu chí quan
trọng giúp cho sự thành công của bài thuyết trình – gồm:
Một là: Cung cấp cho thính giả những thông tin mới.
Bài 4: Thuyết trình kinh doanh
TXQTVH01_Bai4_ v1.0014111212 123
Hai là: Đáp ứng cao nhất yêu cầu thông tin của thính giả.
Ba là: Bài thuyết trình phải mang tính thời sự, tính cấp thiết, phản ánh những vấn
đề nóng bỏng của cuộc sống.
Xác định mục đích chung và mục tiêu cụ thể của bài thuyết trình
Xác định mục đích chung
Mục đích chung có thể là để đưa ra khái quát, để giới
thiệu, để tóm lược, để thảo luận hoặc để giải thích.
Người thuyết trình cần phải xác định rất rõ ràng mình
muốn gì: Mục đích cung cấp thông tin cho thính giả?
Mục đích thuyết phục thính giả thực hiện điều gì? Hay
chỉ đơn thuần là giải trí? Khi mục đích chung là để
thông tin, hãy thể hiện như một giáo viên hoặc giảng viên. Khi mục tiêu chung là để
thuyết phục, hãy thể hiện như một nhà ủng hộ hoặc nhà biện hộ.
Xác định mục tiêu cụ thể
Sau khi lựa chọn chủ đề và xác định mục đích chung, sẽ tiến tới mục đích cụ thể. Mục
đích cụ thể là việc người thuyết trình muốn thính giả sau khi nghe mình thì sẽ làm gì,
họ nên nhớ gì. Khi ta xác định rõ mục đích cụ thể, ta sẽ biết mình phải làm gì, tập
trung vào những điểm then chốt nào và chọn phương pháp nào, phong cách nào là phù
hợp. Khi mục đích rõ ràng thì các thông điệp truyền tải qua bài thuyết trình cũng trở
nên mạch lạc và rõ ràng giúp thính giả dễ nắm bắt, dễ nhớ.
Mục tiêu cụ thể của bài thuyết trình:
Phụ thuộc vào mục đích;
Phụ thuộc vào các phân tích;
Phụ thuộc vào nhu cầu của diễn giả;
Đảm bảo những yêu cầu sau: Cụ thể, rõ ràng; Có thể lượng hoá hoặc kiểm tra
được; Có thể đạt được; Hướng đến kết quả; Thời gian thực hiện.
Mục tiêu cụ thể không chỉ là những gì người thuyết trình muốn nói, mà cả những gì mà
diễn giả muốn thính giả biết sau bài nói chuyện. Điều này rất quan trọng, vì nó giúp đặt
thính giả ở trung tâm sự chú ý của chúng ta trong lúc chuẩn bị bài thuyết trình.
Bất cứ khi nào bạn muốn xác định mục đích cụ thể, nên đặt những câu hỏi như dưới
đây về nó.
Có thể hoàn thành mục đích ấy trong khoảng thời gian quy định không? Mục đích
đó liệu có liên quan với người nghe không?
Mục đích đó liệu có quá tầm thường đối với người nghe không?
Mục đích đó có đòi hỏi kiến thức chuyên môn quá mức đối với người nghe không?
Phân tích thính giả
Càng hiểu về thính giả thì chúng ta càng tự tin thuyết trình và đáp ứng đúng nhu cầu
thính giả. Người thuyết trình tốt là người đặt mục tiêu thính giả là trung tâm.
Thu thập thông tin về thính giả
Dưới đây là các thông tin về thính giả mà người thuyết trình cần thu thập để tìm hiểu,
phân tích: Độ tuổi, Giới tính, Chủng tộc, dân tộc và nền tảng văn hoá, Tôn giáo,