Bài giảng Kế toán máy: Phần 1

Chia sẻ: Chen Linong | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:80

Thêm vào BST

Báo xấu

33
lượt xem 5
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng Kế toán máy: Phần 1 có nội dung trình bày tổng quan về phần mềm kế toán; mô hình hoạt động của phần mềm kế toán; hướng dẫn chung về phần mềm kế toán; phân công công việc và quyền hạn trong phòng kế toán; kế toán vốn bằng tiền; thao tác phần hành kế toán vốn bằng tiền trên phần mềm kế toán; kế toán vật tư;... Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Kế toán máy: Phần 1

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG -------------------- KHOA TÀI CHÍNH KẾ TOÁN BÀI GIẢNG KẾ TOÁN MÁY LÊ THỊ ÁNH HàNội 2017
LỜI NÓI ĐẦU Kế toán máy hiện được sử dụng phổ biến trong các đơn vị, tổ chức kinh tế. Chính vì vậy việc đào tạo sử dụng phần mềm kế toán cho sinh viên khối ngành kinh tế là rất cần thiết, giúp sinh viên sau khi ra trường có thể tự tin hơn làm công việc kế toán ngoài thực tế. Phần mềm kế toán máy Misa là một trong những phần mềm kế toán thông dụng nhất hiện nay, phần mềm cho phép người dùng có thể tổ chức công tác kế toán đơn giản, gọn nhẹ. Với cách tiếp cận phần mềm kế toán đóng vai trò như một công cụ làm việc của kế toán, và đều có sự giống nhau về nguyên tắc hoạt động, Khoa Tài chính – Kế toán 1, Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông đã lựa chọn phần mềm Misa là phần mềm kế toán mẫu được giảng dạy xuyên suốt trong môn học Kế toán máy, với kỳ vọng giúp sinh viên có thể sử dụng thành thạo phần mềm Misa sau khi kết thúc môn học, cũng như hiểu được nguyên lý chung về phần mềm kế toán. Trên cơ sở đó, bài giảng kế toán Máy được biên soạn thành 10 chương, nội dung các chương là kiến thức về việc thực hành các phần hành kế toán trong doanh nghiệp, kết cấu của mỗi chương bao gồm sự hướng dẫn, giới thiệu về phần mềm kế toán chung và sự ứng dụng trên phần mềm Misa và câu hỏi, bài tập ôn tập. Hi vọng rằng, bài giảng Kế toán Máy sẽ giúp sinh viên ngành Kế toán tại Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông có những hiểu biết xác đáng, tự tin hơn khi làm kế toán nói chung và kế toán máy trên phần mềm nói riêng. Tuy tác giả đã có nhiều cố gắng song bài giảng sẽ không tránh khỏi những khiếm khuyết nhất định. Tác giả rất mong nhận được nhiều ý kiến đóng góp chân thành của các đồng nghiệp và bạn đọc để bài giảng ngày càng hoàn thiện hơn. Tác giả ThS Lê Thị Ánh 1
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU ........................................................................................................ 1 MỤC LỤC .............................................................................................................. 2 BẢNG DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ............................................................ 5 BẢNG DANH MỤC HÌNH ẢNH .......................................................................... 6 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN ................................... 7 1.1 Khái niệm phần mềm kế toán ................................................................................................ 7 1.2 Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán ............................................................................ 8 1.3 Những lợi ích của việc ứng dụng phần mềm kế toán ............................................................ 9 1.3.1. Đối với doanh nghiệp..................................................................................................... 9 1.3.2 Đối với cơ quan thuế và kiểm toán ................................................................................. 9 1.4 Phân loại phần mềm kế toán máy ........................................................................................ 10 1.4.1. Phân loại theo bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh .................................................... 10 1.4.2. Phân loại theo hình thức sản phẩm .............................................................................. 10 1.5 Các tiêu chuẩn và điều kiện của một phần mềm kế toán ..................................................... 11 1.5.1.Tiêu chuẩn của phần mềm kế toán................................................................................ 11 1.5.2. Điều kiện của phần mềm kế toán ................................................................................. 12 1.5.3. Điều kiện cho việc áp dụng phần mềm kế toán ........................................................... 12 Câu hỏi ôn tập Chương 1 ........................................................................................................... 14 Tài liệu tham khảo chương 1 ..................................................................................................... 15 CHƯƠNG 2: HƯỚNG DẪN CHUNG VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN ................. 16 2.1 Các bước tiến hành mở sổ kế toán ....................................................................................... 16 2.2 Nhập số dư ban đầu.............................................................................................................. 23 2.2.1 Khai báo danh mục ....................................................................................................... 24 2.2.2. Nhập số dư ban đầu...................................................................................................... 29 2.3 Phân công công việc và quyền hạn trong phòng kế toán ..................................................... 32 2.4 Khoá sổ kế toán cuối kỳ ....................................................................................................... 35 2.5 Lưu trữ và bảo quản sổ kế toán trên máy vi tính ................................................................. 35 2.6 Cập nhật phần mềm theo thông báo của nhà cung cấp ........................................................ 36 Câu hỏi ôn tập Chương 2 ........................................................................................................... 39 Tài liệu tham khảo chương 2 ..................................................................................................... 44 CHƯƠNG 3: KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN ...................................................... 45 3.1 Yêu cầu của phần mềm kế toán đối với kế toán vốn bằng tiền............................................ 45 3.1.1 Về tài khoản sử dụng trong phần mềm ......................................................................... 45 3.1.2 Về chứng từ sử dụng trong phần mềm kế toán ............................................................. 45 3.1.3 Về nguyên tắc hạch toán Kế toán vốn bằng tiền trong phần mềm Kế toán .................. 45 3.1.4 Về chứng từ trùng và khử chứng từ trùng trong phần mềm kế toán ............................. 46 3.2 Mô hình hoá hoạt động thu, chi tiền trên phần mềm kế toán .............................................. 47 3.2.1 Mô hình hóa hoạt động thu, chi tiền mặt trên phần mềm kế toán................................. 47 Nguồn: Phần mềm Misa ........................................................................................................ 48 3.2.2 Mô hình hóa hoạt động thu, chi tiền gửi ngân hàng trên phần mềm kế toán ................ 48 3.3 Thao tác phần hành kế toán vốn bằng tiền trên phần mềm kế toán ..................................... 49 3.3.1 Quy trình xử lý trên PMKT .......................................................................................... 49 3.3.2 Khai báo danh mục liên quan........................................................................................ 50 3.3.3 Thao tác nghiệp vụ tiền mặt tại Qũy ................................................................................. 50 2
3.3.4 Thao tác nghiệp vụ tiền gửi ngân hàng ............................................................................ 54 3.3.5 Chiết xuất các báo cáo liên quan...................................................................................... 56 Câu hỏi ôn tập chương 3 ............................................................................................................ 59 Tài liệu tham khảo chương 3 ..................................................................................................... 61 CHƯƠNG 4: KẾ TOÁN VẬT TƯ ....................................................................... 62 4.1 Yêu cầu của phần mềm kế toán đối với kế toán vật tư ........................................................ 62 4.2 Mô hình hoá hoạt động nhập, xuất kho vật tư trên phần mềm kế toán ................................ 62 4.2.1 Mô hình hóa hoạt động nhập kho ................................................................................. 62 4.2.2 Mô hình hóa hoạt động xuất kho .................................................................................. 63 4.3 Thao tác phần hành kế toán vật tư, CCDC trên phần mềm kế toán ..................................... 64 4.3.1 Quy trình xử lý trên PMKT .......................................................................................... 65 4.3.2 Khai báo danh mục liên quan........................................................................................ 65 4.3.3 Thao tác nghiệp vụ nhập kho ........................................................................................ 65 4.3.4 Thao tác nghiệp vụ xuất kho ......................................................................................... 71 4.3.5 Chiết xuất các báo cáo liên quan................................................................................... 74 Câu hỏi ôn tập chương 4 ............................................................................................................ 78 Tài liệu tham khảo chương 4 ..................................................................................................... 79 CHƯƠNG 5: KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH .................................................... 80 5.1 Yêu cầu của kế toán tài sản cố định đối với phần mềm kế toán .......................................... 80 5.2 Mô hình hoá hoạt động tăng, giảm TSCĐ trên phầm mềm kế toán .................................... 80 5.2.1 Mô hình hóa hoạt động tăng TSCĐ .................................................................................. 80 5.2.2 Mô hình hóa hoạt động giảm TSCĐ ................................................................................. 81 5.3 Thao tác phần hành kế toán TSCĐ trên phần mềm kế toán ................................................ 81 5.3.1 Quy trình xử lý trên PMKT ............................................................................................... 81 5.3.2 Khai báo danh mục liên quan ........................................................................................... 82 5.3.3 Thao tác nghiệp vụ tăng TSCĐ ........................................................................................ 82 5.3.4 Thao tác nghiệp vụ giảm TSCĐ ........................................................................................ 85 5.3.5 Chiết xuất các báo cáo liên quan...................................................................................... 89 Câu hỏi ôn tập chương 5 ............................................................................................................ 91 Tài liệu tham khảo chương 5 ..................................................................................................... 93 CHƯƠNG 6: KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG 94 6.1 Yêu cầu về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương đối với phần mềm kế toán .. 94 6.2 Mô hình hoá hoạt động kế toán tiền lương trên phần mềm kế toán .................................... 94 6.3 Thao tác phần hành kế toán tiền lương trên phần mềm kế toán .......................................... 95 6.3.1 Quy trình xử lý trên PMKT .......................................................................................... 95 6.3.2 Khai báo danh mục liên quan........................................................................................ 96 6.3.3 Thao tác nghiệp vụ kế toán tiền lương .......................................................................... 96 6.3.4 Thao tác nghiệp vụ các khoản trích theo lương .......................................................... 105 6.3.5 Chiết xuất các báo cáo liên quan................................................................................. 107 Câu hỏi ôn tập chương 6 .......................................................................................................... 108 Tài liệu tham khảo chương 6 ................................................................................................... 109 CHƯƠNG 7: KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI TRẢ ............... 110 7.1 Yêu cầu của kế toán mua hàng và công nợ phải trả đối với phần mềm kế toán ................ 110 7.2 Mô hình hoá hoạt động mua hàng và công nợ phải trả ...................................................... 110 7.3 Thao tác phần hành kế toán mua hàng và công nợ phải trả trên PMKT ............................ 110 7.3.1 Quy trình xử lý trên PMKT ........................................................................................ 111 7.3.2 Khai báo danh mục liên quan...................................................................................... 111 7.3.3 Thao tác nghiệp vụ kế toán mua hàng trên phần mềm ............................................... 111 7.3.4 Thao tác nghiệp vụ Kế toán công nợ phải trả với nhà cung cấp ................................. 117 3
7.3.5 Chiết xuất các báo cáo liên quan................................................................................. 119 Câu hỏi ôn tập Chương 7 ......................................................................................................... 123 Tài liệu tham khảo chương 7 ................................................................................................... 125 CHƯƠNG 8: KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI THU ................. 126 8.1 Yêu cầu kế toán bán hàng và công nợ phải thu với phần mềm kế toán ............................. 126 8.2 Mô hình hoá hoạt động bán hàng và công nợ phải thu ...................................................... 126 8.3 Thao tác phần hành kế toán bán hàng và công nợ phải thu trên phần mềm kế toán.......... 127 8.3.1 Quy trình xử lý trên PMKT ........................................................................................ 127 8.3.2 Khai báo danh mục liên quan...................................................................................... 128 8.3.3 Thao tác nghiệp vụ kế toán bán hàng trên phần mềm................................................. 128 8.3.4 Thao tác nghiệp vụ công nợ phải thu với khách hàng trên phần mềm ....................... 135 8.3.5 Chiết xuất các báo cáo liên quan................................................................................. 138 Câu hỏi ôn tập Chương 8 ......................................................................................................... 142 Tài liệu tham khảo chương 8 ................................................................................................... 144 CHƯƠNG 9: KẾ TOÁN THUẾ ......................................................................... 145 9.1 Mô hình hoá hoạt động Kế toán Thuế ............................................................................... 145 9.2 Thao tác phần hành Kế toán Thuế trên phần mềm kế toán................................................ 145 9.2.1 Quy trình xử lý trên PMKT ........................................................................................ 145 9.2.2 Lập tờ khai Thuế trên phần mềm Kế toán .................................................................. 146 Câu hỏi ôn tập chương 9 .......................................................................................................... 153 Tài liệu tham khảo chương 9 ................................................................................................... 154 CHƯƠNG 10: KẾ TOÁN TỔNG HỢP VÀ BÁO CÁO TÀI CHÍNH .............. 155 10.1 Mô hình hoá hoạt động Kế toán Tổng hợp và Báo cáo tài chính .................................... 155 10.2 Thao tác trên phần mềm kế toán ...................................................................................... 155 10.2.1 Quy trình xử lý trên PMKT ...................................................................................... 156 10.2.2 Thao tác xác định thuế TNDN phải nộp ................................................................... 156 10.2.3 Thao tác xác định kết quả kinh doanh ...................................................................... 157 10.2.4 Một số thao tác xử lý cuối kỳ.................................................................................... 159 10.2.5 Lập và in báo cáo tài chính ....................................................................................... 165 Câu hỏi ôn tập Chương 10 ....................................................................................................... 170 Tài liệu tham khảo chương 10 ................................................................................................. 178 TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................. 179 4
BẢNG DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Viết tắt Ý nghĩa BHXH Bảo hiểm xã hội BHYT Bảo hiểm y tế KPCĐ Kinh phí công đoàn BHTN Bảo hiểm thất nghiệp CCDC Công cụ dụng cụ BH Bán hàng CĐKT Cân đối kế toán CĐTK Cân đối tài khoản ĐGCT Đơn giá chưa thuế GTGT Giá trị gia tăng HMLK Hao mòn lũy kế Kết quả hoạt động kinh KQHĐKD doanh NSD Người sử dụng NVL Nguyên vật liệu QLDN Quản lý doanh nghiệp SXKD Sản xuất kinh doanh THCP Tập hợp chi phí TK Tài khoản TNDN Thu nhập doanh nghiệp TTĐB Tiêu thụ đặc biệt TSCĐ Tài sản cố định XDCB Xây dựng cơ bản NLĐ Người lao động 5
BẢNG DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 3-1 - Mô hình hóa hoạt động thu tiền mặt trên PMKT ......................................................... 47 Hình 3-2 - Mô hình hóa hoạt động chi tiền mặt trên PMKT ......................................................... 48 Hình 3-3-Mô hình hóa hoạt động thu tiền gửi ngân hàng trên phần mềm kế toán ........................ 48 Hình 3-4 - Mô hình hóa hoạt động chi tiền gửi NH trên PMKT ................................................... 49 Hình 3-5 - Quy trình xử lý phần hành Vốn bằng tiền trên PMKT................................................. 49 Hình 4-1 - Mô hình hóa hoạt động nhập kho ................................................................................. 63 Hình 4-2 - Mô hình kế toán tăng CCDC ........................................................................................ 63 Hình 4-3 - Mô hình hóa hoạt động xuất kho.................................................................................. 64 Hình 4-4 - Mô hình kế toán giảm CCDC....................................................................................... 64 Hình 4-5 – Quy trình xử lý kế toán vật tư trên phần mềm kế toán ................................................ 65 Hình 5-1 - Mô hình hóa hoạt động tăng TSCĐ ............................................................................. 80 Hình 5-2 - Mô hình hóa giảm TSCĐ trên PMKT .......................................................................... 81 Hình 5-3 - Quy trình xử lý kế toán TSCĐ trên PMKT .................................................................. 81 Hình 6-1 - Mô hình hóa hoạt động tiền lương trên PMKT ............................................................ 95 Hình 6-2 - Quy trình xử lý kế toán tiền lương trên PMKT ............................................................ 95 Hình 7-1 - Mô hình hóa hoạt động mua hàng và công nợ phải trả .............................................. 110 Hình 7-2 - Quy trình kế toán mua hàng và công nợ phải trả ....................................................... 111 Hình 8-1 Mô hình kế toán bán hàng và công nợ phải thu............................................................ 127 Hình 8-2 - Quy trình xử lý kế toán bán hàng và công nợ phải thu .............................................. 127 Hình 9-1 - Mô hình hoạt động Kế toán Thuế .............................................................................. 145 Hình 9-2 - Quy trình kế toán Thuế trên PMKT ........................................................................... 145 Hình 10-1 - Mô hình hóa kế toán tổng hợp và BCTC ................................................................. 155 Hình 10-2 - Quy trình xử lý kế toán tổng hợp và BCTC trên PMKT.......................................... 156 6
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN 1.1 Khái niệm phần mềm kế toán Kế toán trên máy vi tính là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán, nhằm biến đổi dữ liệu kế toán thành những thông tin kế toán đáp ứng yêu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin. Đó là một phần thuộc hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp; hệ thống thông tin kế toán thực hiện trên máy tính. Được xác định bao gồm đầy đủ các yếu tố cần có của một hệ thống thông tin kế toán hiện đại. Hệ thống thông tin kế toán hiện đại là hệ thống thông tin có sử dụng công nghệ thông tin, dưới quyền chủ động tuyệt đối của con người để thực hiện chức năng ghi nhận, xử lý lưu trữ và truyền đạt thông tin kinh tế tài chính trong một tổ chức. Kế toán máy là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin đối với hệ thống thông tin kế toán, nhằm biến đổi dữ liệu kế toán thành những thông tin tài chính kế toán cần cho quá trình ra quyết định. Mô hình hệ thống thông tin kế toán trên máy gồm đầy đủ các yếu tố cần có của một hệ thống thông tin hiện đại, trong đó: Phần mềm tin học là một trong những yếu tố quan trọng của hệ thống được xác định bao gồm hệ điều hành, hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu và các phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán là một loại phần mềm ứng dụng, được xác định bao gồm hệ thống các chương trình được lập trình sẵn nhằm thực hiện xử lý tự động các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, xử lý thông tin trên chứng từ theo quy trình của kế toán sau đó in ra các sổ kế toán và báo cáo kế toán. Phần mềm kế toán chính là công cụ tự động hóa công tác xử lý thông tin kế toán trong các đơn vị. Khi ứng dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán thì bộ phận kế toán trong đơn vị không còn phải thực hiện một cách thủ công một số khâu công việc như: ghi sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, tổng hợp số liệu lập báo cáo kế toán mà chỉ phải thực hiện các công việc phân loại, bổ sung thông tin chi tiết vào chứng từ gốc, nhập dữ liệu từ chứng từ vào máy, kiểm tra, phân tích số liệu trên các sổ, báo cáo kế toán để có thể đưa ra các quyết định phù hợp. Tổ chức trang bị, ứng dụng phần mềm kế toán là một trong những nội dung quan trọng của tổ chức kế toán trên máy. Trang bị và ứng dụng phần mềm kế toán phù hợp là điều kiện tiên quyết để nâng cao chất lượng thông tin kinh tế tài chính nhằm thỏa mãn đầy đủ yêu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin. 7
Để đảm bảo yêu cầu trung thực, khách quan, đầy đủ, kịp thời, dễ hiểu, có thể so sánh được của thông tin kế toán và tính hiệu quả trong quá trình xử lý thông tin, khi xây dựng phần mềm kế toán phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau: - Tuân thủ luật và các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán, cũng như hệ thống chế độ kế toán hiện hành - Đáp ứng được tiêu chuẩn và điều kiện theo quy định của Bộ Tài chính, đảm bảo khả năng đối chiếu, tổng hợp số liệu kế toán và lập báo cáo kế toán theo yêu cầu. - Đảm bảo tính thích nghi: Kế toán phải đảm bảo thích nghe phù hợp với đặc điểm, yêu cầu của tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Đảm bảo tính linh hoạt: Phần mềm kế toán phải được xây dựng thiết kế “mở và động” cho phép dễ dàng sửa đổi, bổ sung cập nhật khi hệ thống kế toán có sự thay đổi và phát triển. - Tính bảo mật và an toàn dữ liệu: Phần mềm kế toán xây dựng thiết kế phải đảm bảo việc bảo quản, lưu trữ số liệu kế toán được lâu dài, an toàn và gọn nhẹ, thực hiện được việc phân quyền sử dụng phần mềm và quản lý, truy cập dữ liệu, truy cập thông tin một cách khoa học, theo yêu cầu quản trị người dùng. 1.2 Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán Thông thường hoạt động của một phần mềm kế toán được chia làm 3 công đoạn: Công đoạn 1: Nhận dữ liệu đầu vào Trong công đoạn này NSD phải tự phân loại các chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh tế sau đó nhập bằng tay vào hệ thống tùy theo đặc điểm của từng phần mềm cụ thể. Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào trong máy tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu. Công đoạn 2: Xử lý dữ liệu Công đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các thông tin tài chính kế toán dựa trên thông tin của các chứng từ đã nhập trong công đoạn 1 để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê trong công đoạn sau. Trong công đoạn này sau khi NSD quyết định ghi thông tin chứng từ đã nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán) phần mềm sẽ tiến hành trích lọc các thông tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các nhật ký, sổ chi tiết liên quan, đồng thời ghi các bút toán hạch toán lên sổ cái và tính toán, lưu giữ kết quả cân đối của từng tài khoản. Công đoạn 3: Kết xuất dữ liệu đầu ra 8
Căn cứ trên kết quả xử lý dữ liệu kế toán trong công đoạn 2, phần mềm tự động kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê, phân tích,... Từ đó, NSD có thể xem, lưu trữ, in ấn hoặc xuất khẩu dữ liệu,… để phục vụ cho các mục đích phân tích, thống kê, quản trị hoặc kết nối với các hệ thống phần mềm khác. Tùy theo nhu cầu của NSD thực tế cũng như khả năng của từng phần mềm kế toán, NSD có thể thêm, bớt hoặc chỉnh sửa các báo cáo nhằm đáp ứng được yêu cầu quản trịcủa đơn vị. Tóm lại, mô hình hoạt động trên cho thấy các chứng từ mặc dù có thể được nhập vào hệ thống nhưng có được đưa vào hạch toán hay không hoàn toàn là do con người quyết định. Điều này dường như đã mô phỏng lại được khá sát vớiquy trình ghi chép của kế toán thủ công. 1.3 Những lợi ích của việc ứng dụng phần mềm kế toán 1.3.1. Đối với doanh nghiệp - Đối với kế toán viên:  Không phải thực hiện việc tính toán bằng tay. Không yêu cầu phải nắm vững từng nghiệp vụ chi tiết mà chỉ cần nắm vững được quy trình hạch toán, vẫn có thể cho ra được báo cáo chính xác.  Điều này rất hữu ích đối với các kế toán viên mới ra trường chưa có kinh nghiệm về nghiệp vụ. - Đối với kế toán trưởng:  Tiết kiệm thời gian trong việc tổng hợp, đối chiếu các sổ sách, báo cáo kế toán.  Cung cấp tức thì được bất kỳ số liệu kế toán nào, tại bất kỳ thời điểm nào cho người quản lý khi được yêu cầu. - Đối với giám đốc tài chính:  Cung cấp các phân tích về hoạt động tài chính của doanh nghiệp theo nhiều chiều khác nhau một cách nhanh chóng.  Hoạch định và điều chỉnh các kế hoạch hoạt động tài chính của doanh nghiệp một cách chính xác và nhanh chóng. - Đối với giám đốc điều hành  Có được đầy đủ thông tin tài chính kế toán của doanh nghiệp khi cần thiết để phục vụ cho việc ra quyết định đầu tư, điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh một cách kịp thời, nhanh chóng và hiệu quả.  Tiết kiệm được nhân lực, chi phí và tăng cường được tính chuyên nghiệp của đội ngũ, làm gia tăng giá trị thương hiệu trong con mắt của đối tác, khách hàng và nhà đầu tư. 1.3.2 Đối với cơ quan thuế và kiểm toán Dễ dàng trong công tác kiểm tra chứng từ kế toán tại các doanh nghiệp 9
1.4 Phân loại phần mềm kế toán máy 1.4.1. Phân loại theo bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh 1.4.1.1. Phần mềm kế toán bán lẻ Phần mềm kế toán bán lẻ (còn gọi là hệ thống POS - Point Of Sales hoặc hệ thống kế toán giao dịch trực tiếp với khách hàng - Front Office Accounting) là các phần mềm hỗ trợ cho công tác lập hóa đơn, biên lai kiêm phiếu xuất bán và giao hàng cho khách hàng. Tùy từng lĩnh vực và phần mềm cụ thể mà phần mềm này có thể hỗ trợ thêm phần kiểm tra hàng tồn kho. Nhìn chung phần mềm này có tính năng đơn giản và các báo cáo do phần mềm cung cấp chỉ là các báo cáo tổng hợp tình hình bán hàng và báo cáo tồn kho. Loại phần mềm này chủ yếu phục vụ cho các doanh nghiệp có siêu thị, nhà hàng hoặc kinh doanh trực tuyến trên Internet. Kết quả đầu ra của phần mềm này sẽ là đầu vào cho phần mềm kế toán tài chính quản trị. 1.4.1.2.Phần mềm kế toán tài chính quản trị Phần mềm kế toán tài chính quản trị (hay phần mềm kế toán phía sau văn phòng - Back Office Accounting) dùng để nhập các chứng từ kế toán, lưu trữ, tìm kiếm, xử lý và kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và báo cáo phân tích thống kê tài chính. 1.4.2. Phân loại theo hình thức sản phẩm 1.4.2.1. Phần mềm đóng gói Phần mềm đóng gói là các phần mềm được nhà cung cấp thiết kế sẵn, đóng gói thành các hộp sản phẩm với đầy đủ tài liệu hướng dẫn cài đặt, sử dụng và bộ đĩa cài phần mềm. Loại phần mềm kế toán này thường được bán rộng rãi và phổ biến trên thị trường. Ưu điểm:  Giá thành rẻ: Do được bán và sử dụng rộng rãi cho nhiều doanh nghiệp nên chi phíphát triển được chia đều cho số lượng người dùng.  Tính ổn định của phần mềm cao  Nâng cấp, cập nhật nhanh chóng: Do nhà cung cấp phần mềm đóng gói chỉ quản lý một bộ mã nguồn duy nhất nên việc cập nhật sửa lỗi hoặc cập nhật, nâng cấp khi có sự thay đổi của chế độ kế toán sẽ rất nhanh chóng và đồng loạtcho các công ty đang sửdụng tại một thời điểm.  Chi phí triển khai rẻ: Phần mềm đóng gói bao giờ cũng có đầy đủ tài liệu hướng dẫn, tài liệu giảng dạy và rất nhiều các tài liệu khác kèm theo giúp người dùng có thể tự cài đặt và đưa vào sử dụng mà không cần phải qua đào tạo từ phía nhà cung cấp, nên sẽ giảm thiểu được chi phí triển khai cho người dùng. 10
 Thờigian triển khai ngắn và dễ dàng. Nhược điểm: Do được phát triển với mục đích sử dụng cho nhiều doanh nghiệp hoạt động trong nhiều loại hình khác nhau mà vẫn bảo đảm được tính đơn giản, nhỏ gọn và dễ sử dụng nên một số các yêu cầu nhỏ đặc thù của doanh nghiệp sẽ không có trong phần mềm. 1.4.2.2. Phần mềm đặt hàng Phần mềm kế toán đặt hàng là phần mềm được nhà sản xuất phần mềm thiết kế riêng biệt cho một doanh nghiệp hoặc một số nhỏ các doanh nghiệp trong cùng một tập đoàn theo đơn đặt hàng, dựa trên các yêu cầu cụ thể. Đặc điểm chung của loại phần mềm này là không phổ biến và có giá thành rất cao. Ưu điểm:  Đáp ứng được yêu cầu đặc thù, cụ thể của doanh nghiệp. Nhược điểm:  Chi phí cao: Do toàn bộ chi phí đầu tư và phát triển phần mềm đều đổ dồn vào một doanh nghiệp nên giá thành của phần mềm sẽ rất cao. Ngoài chi phí lớn đầu tư ban đầu, loại phần mềm này còn phải chịu thêm các chi phí khác nhưchi phí bảo hành, bảo trì, nâng cấp phát triển sau này.  Khó cập nhật và nâng cấp: Khi chế độ kế toán thay đổi, do nhà cung cấp phần mềm theo đơn đặt hàng phải tiến hành cập nhật nâng cấp cho hàng trăm và thậm chí cả ngàn khách hàng một cách tuần tự, lần lượt, nên doanh nghiệp đầu tư sử dụng phần mềm đặt hàng phải chờ đợi rất lâu mới tới mình.  Tính ổn định của phần mềm kém  Tính rủi ro cao: Không thể kiểm chứng được lịch sử về uy tín chất lượng đối với các sản phẩm phần mềm kế toán theo đơn đặt hàng một cách dễ dàng nên rất có thể là sau khi nhận bàn giao không như ý. Không thể đưa vào sử dụng hoặc đưa vào sử dụng nhưng không hiệu quả 1.5 Các tiêu chuẩn và điều kiện của một phần mềm kế toán Phần này trích yếu một số nội dung thông tin cốt lõi của Thông tư 103/2005/TT-BTC của Bộ Tài chính ký ngày 24 tháng 11 năm 2005 về việc "Hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán". 1.5.1.Tiêu chuẩn của phần mềm kế toán  Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho NSD tuân thủ các quy định của Nhà nước về kế toán. Khi sử dụng phần mềm kế toán không làm thay đổi 11
bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế toán.  Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không ảnh hưởng đến dữ liệu đã có.  Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế toán.  Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu. 1.5.2. Điều kiện của phần mềm kế toán  Phần mềm kế toán trước khi đưa vào sử dụng phải được đặt tên, thuyết minh rõ xuất xứ, tính năng kỹ thuật, mức độ đạt các tiêu chuẩn hướng dẫn tại Thông tư 103/2005/TT-BTC và các quy định hiện hành về kế toán.  Phần mềm kế toán khi đưa vào sử dụng phải có tài liệu hướng dẫn cụ thể kèm theo để giúp NSD vận hành an toàn, có khả năng xử lý các sự cố đơn giản.  Phần mềm kế toán do tổ chức, cá nhân ngoài đơn vị kế toán cung cấp phải được bảo hành trong thời hạn do hai bên thỏa thuận, ít nhất phải hoàn thành công việc kế toán của một năm tài chính. 1.5.3. Điều kiện cho việc áp dụng phần mềm kế toán 1.5.3.1. Đảm bảo điều kiện kỹ thuật  Lựa chọn phần mềm phù hợp với hoạt động kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp.  Trang bị hệ thống thiết bị về tin học phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, trình độ tin học của cán bộ quản lý,độingũ nhân viên kế toán.  Sử dụng thử nghiệm phần mềm mới. Sau quá trình thử nghiệm, nếu phần mềm kế toán đáp ứng được tiêu chuẩn của phần mềm kế toán và yêu cầu kế toán của đơn vị thìđơn vị mới triển khai áp dụng chính thức.  Xây dựng quy chế sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính như: quản lý máy chủ (nếu có); quản lý dữ liệu; kiểm tra, kiểm soát việc đưa thông tin từ ngoài vào hệ thống; thực hiện công việc sao lưu dữ liệu định kỳ; phân quyền đối với các máy nhập và xửl ý số liệu…  Tổ chức trang bị và sử dụng các thiết bị lưu trữ an toàn cho hệ thống, bố trí và vận hành theo đúng yêu cầu kỹ thuật. 1.5.3.2 Đảm bảo điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế toán  Lựa chọn hoặc tổ chức đào tạo cán bộ kế toán có đủ trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán và tin học. 12
 Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các khâu công việc: lập chứng từ vào máy; kiểm tra việc nhập số liệu vào máy; thực hiện các thao tác trên máy theo yêu cầu của phần mềm kế toán; phân tích các số liệu trên sổ kế toán và báo cáo tài chính, quản trị mạng và quản trịthông tin kế toán.  Quy định rõ trách nhiệm, yêu cầu bảo mật dữ liệu trên máy tính; chức năng, nhiệm vụ của từng NSD trong hệ thống; ban hành quy chế quản lý dữliệu, quy định chức năng, quyền hạn của từng nhân viên; quy định danh mục thông tin không được phép lưu chuyển. 1.5.3.3. Đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán Đối với các đơn vị kế toán có các đơn vị kế toán trực thuộc (Tổng Công ty, Công ty mẹ,…) phải lập báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính hợp nhất, thì cần chỉ đạo cho các đơn vị kế toán trực thuộc sửdụng phần mềm kế toán sao cho thuận tiện trong việc kết nối thông tin, số liệu báo cáo. 13
Câu hỏi ôn tập Chương 1 1. Trình bày khái niệm và mô hình hoạt động của phần mềm kế toán? 2. Trình bày tính ưu việt của phần mềm kế toán? 3. Trình bày nguyên tắc khi xây dựng phần mềm kế toán? 4. Phân loại phần mềm kế toán? Nêu rõ ưu nhược điểm của phần mềm đóng gói và phần mềm đặt hàng? 5. Trình bày các tiêu chuẩn và điều kiện của một phần mềm kế toán? 6. Trình bày quy định của Bộ Tài chính về hình thức kế toán máy? 14
Tài liệu tham khảo chương 1 1. Thông tư 103/2005/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 24/11/2005 về việc “Hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán” 15
CHƯƠNG 2: HƯỚNG DẪN CHUNG VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN 2.1 Các bước tiến hành mở sổ kế toán Thông thường một doanh nghiệp mới thành lập hoặc một doanh nghiệp đã hoạt động lâu năm nhưng bắt đầu một năm tài chính mới thì thường phải tiến hành mở sổ kế toán mới tương ứng với năm tài chính đó. Trong các phần mềm kế toán việc mở sổ kế toán được thực hiện ngay lần đầu tiên khi người sử dụng bắt đầu sử dụng phần mềm. Quá trình mở sổ được thực hiện qua một số bước trong đó cho phép người sử dụng chọn nơi lưu sổ trên máy tính, chọn ngày bắt đầu mở sổ kế toán, chọn chế độ kế toán, chọn phương pháp tính giá,... Các phần mềm kế toán được phân tích, thiết kế và xây dựng chung cho mọi doanh nghiệp. Các doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau, quy mô khác nhau, sử dụng các phương pháp hạch toán khác nhau, tên giao dịch và địa chỉ khác nhau. Ngay cả các phần mềm kế toán được phân tích thiết kế, xây dựng riêng cho từng doanh nghiệp, thì các phương pháp, chính sách kế toán, các thủ tục kiểm soát cũng có thể thay đổi thường xuyên. Điều này buộc doanh nghiệp phải khai báo cũng như khai báo lại những đặc điểm riêng và những phương pháp hạch toán cụ thể của doanh nghiệp mình khi bắt đầu đưa phần mềm vào ứng dụng, cũng như trọng quá trình sử dụng khi có sự thay đổi. Có như vậy, phần mềm kế toán mới có thể đáp ứng được những nguyên tắc hạch toán cụ thể và cung cấp thông tin phù hợp với yêu cầu của từng doanh nghiệp. Việc xác định những phương pháp kế toán sử dụng, yêu cầu về hạch toán và n hững thông tin cần khai thác, sau đó khai báo những yêu cầu này gọi là xác định và khai báo các biến hệ thống. Việc xác định và khai báo các biến hệ thống phải được thực hiện trước khi đưa phần mềm kế toán vào sử dụng. Các phần mềm kế toán khác nhau đòi hỏi phải khai báo các thông số hệ thống khác nhau. Một phần mềm được thiết kế tốt có thể đòi hỏi phải xác định và khai báo các biến hệ thống sau đây: STT NỘI DUNG Những thông tin chung về doanh nghiệp 1 Tên cơ quan chủ quản 2 Tên đơn vị kế toán 3 Địa chỉ của đơn vị kế toán 4 Số điện thoại 5 Số FAX 6 Số tài khoản ngân hàng 7 Mã số thuế của doanh nghiệp 16
8 …. Chính sách và phương pháp kế toán doanh nghiệp áp dụng 1 Phương pháp kế toán hàng tồn kho -Phương pháp kê khai thường xuyên -Phương pháp kiểm kê định kỳ 2 Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho -Phương pháp tính theo giá đích danh -Phương pháp bình quân gia quyền -Phương pháp nhập trước, xuất trước -Phương pháp nhập sau, xuất trước 3 Phương pháp tính giá thành sản phẩm -Phương pháp giản đơn -Phương pháp tính giá theo đơn đặt hàng -Phương pháp phân bước -Phương pháp hệ số 4 Hình thức sổ kế toán -Nhật ký chung -Chứng từ ghi sổ -Nhật ký - Chứng từ -Nhật ký – Sổ cái 5 Phương pháp khấu hao tài sản cố định -Phương pháp khấu hao đường thẳng -Phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần -Phương pháp khấu hao theo số lượng sản phẩm 6 Đồng tiền hạch toán -Đồng tiền Việt Nam -Đồng tiền Ngoại tệ 7 Kỳ báo cáo: Tháng, quý, năm…. 8 ………………. Minh họa trên phần mềm Misa: Với phần mềm kế toán Misa, việc mở sổ kế toán được thực hiện qua các cách sau: Cách 1: vào menu Start\Programs\MISA SME.NET \MISA SME.NET Tools\Company Setup. 17
Cách 2: sau khi khởi động MISA SME.NET, tại màn hình gồm các chức năng như Xem dữ liệu kế toán mẫu, Tạo dữ liệu kế toán mới và Mở dữ liệu kế toán, nhấn nút . Xuất hiện hộp hội thoại: Để mở sổ kế toán, phần mềm Misa 2017 yêu cầu người dùng khai báo 07 nội dung tương ứng với 07 bước sau: Bước 1: Thông tin dữ liệu Tại bước này, người sử dụng sẽ phải khai báo các thông tin: 18
 Máy chủ chứa cơ sở dữ liệu  Đặt tên cho dữ liệu và chọn nơi lưu trữ dữ liệu  Ngoài ra có thể khai báo thông tin về địa chỉ email để phần mềm gửi lại mật khẩu trong trường hợp người sử dụng bị quên mật khẩu. Bước 2: Thông tin doanh nghiệp Phần mềm sẽ yêu cầu người dùng khai báo các thông tin về doanh nghiệp sau: Bước 3: Khai báo lĩnh vực hoạt động Bao gồm các thông tin về:  Lĩnh vực hoạt động của Doanh nghiệp: Là doanh nghiệp Thương mại – Dịch vụ hay Sản xuất, Xây lắp  Các loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Doanh nghiệp.  Cách tính giá thành 19