LOGO

ầ PGS. TS. Tr n Văn Bình

1

NỘI DUNG TRÌNH BÀY

ộ ố

ơ ả 1. M t s  khái ni m c  b n v  ch c năng đi u

khi n trong qu n lý

ế ậ

ề ự

ử ụ

2. Thi

t  l p  và  s   d ng  quy n  l c  trong  qu n

ệ 3. Trao quy n và u  thác công vi c

ự ỷ

4. Trình t

ệ  u  thác công vi c

2

CÁC CHỨC NĂNG TRONG QUẢN TRỊ

3

KHÁI NIỆM VỀ CHỨC NĂNG ĐIỀU KHIỂN

ế

ạ ộ

ưở ng đ n các ho t đ ng c a  c  m c  đích  trong  tình  hu ng

ả ộ ề “Đi u khi n là m t quá trình gây  nh h ạ ượ ộ m t  cá  nhân  hay  nhóm  nh m  đ t  đ ấ ị nh t đ nh”

Ả Ả

Ấ Ấ

B N CH T B N CH T

ộ ộ ể ể

ả ả ệ ủ ệ ủ ưở ưở ườ ườ ắ ằ ắ ằ ệ ệ ớ ớ Tác đ ng,  nh h Tác đ ng,  nh h công vi c c a ng công vi c c a ng ế ế ng đ n ng ng đ n ng i đó s  đ i đó s  đ ắ ắ i khác đ  ch c ch n r ng  i khác đ  ch c ch n r ng  ả ả c hoàn thành v i hi u qu   c hoàn thành v i hi u qu

4

ườ ườ ẽ ượ ẽ ượ caocao

PHƯƠNG TIỆN ĐỂ TÁC ĐỘNG

ả ề

ế

ườ i cán b  qu n lý tác đ ng, gây  nh  Ng ưở ng đ n nhân viên thông qua quy n  h ề ự l c trong ph m vi quy n h n cho phép

5

THẢO LUẬN

ch c, doanh nghi p

ộ ơ Trong m t đ n v , t ể

ị ổ ủ

ề ự

thì bi u hi n c a quy n l c là gì?

6

QUYỀN LỰC

Ề Ự

• BI U HI N TR C TI P C A  QUY N L C

Ệ ể

ế

Ự  Đi u ki n vi c phân b  ngu n l c ồ ự ệ ề  Gi ế ả i quy t tranh ch p  Tuy n d ng, hu n luy n, sa th i và thăng ti n  ụ ể nhân viên  Giao nhi m vệ

• BI U HI N GIÁN TI P C A  QUY N L C Ế ề ủ

Ề Ự ả

Ủ ộ

ế

 Dàn  x p  v n  đ   c a  m t  cu c  tranh  c i  quan

tr ngọ

ế

ườ i xây d ng m c tiêu ộ ữ

ủ ự ợ

 Khuy n khích m i ng ụ  Tranh th  s  h p tác gi a các b  ph n ậ

7

Ề Ự

KHÁI NI M C A  QUY N L C

ộ ộ ị ổ

ườ

ơ

Là  kh   năng  (quy n)  tác  đ ng  lên  suy  nghĩ  và  hành  đ ng  c a  m t  ho c  m t  i khác trong đ n v , t nhóm ng

ặ ứ  ch c

8

BÀI TẬP THỰC HÀNH

ề ự

ộ ổ

Nh ng ai có quy n l c trong m t t

ứ  ch c,

doanh nghi p?ệ

9

BÀI TẬP THỰC HÀNH

ề ự

ộ ổ

Nh ng ai có quy n l c trong m t t

ứ  ch c,

doanh nghi p?ệ

 T t c  m i ng ấ ả ọ

ườ ề ả ệ i trong doanh nghi p đ u có kh  năng

ộ ườ tác đ ng lên ng ề ự ề i khác, nghĩa là đ u có quy n l c

 Tuy nhiên, m t ng

ộ ề ự ườ ở ị i v  trí càng cao thì quy n l c và

ưở ủ ớ ự ả s   nh h ọ ng c a h  càng l n.

 Đây  là  đi m  c t  lõi  c a  khái  ni m  trao  quy n  (Phân

ủ ề ể ệ ố

10

ề ượ ụ ệ ậ quy n) đang đ c v n d ng trong các doanh nghi p.

CÁC NHÓM QUYỀN LỰC

ườ

 Quy n  l c  c a  nhóm  nh ng  ng

ế ị i  có  v   th

đ c bi

t (b o v , thanh tra)

ề ự

ườ

 Quy n  l c  c a  nhóm  nh ng  ng

i  có  chuyên

môn đ c bi

t (nhân viên máy tính)

ề ự

ườ

 Quy n l c c a nhóm nh ng ng

ụ ứ i có ch c v

11

Ng uån g è c  c ña QuyÒn lùc (Lµm thÕ nµo  ®Ó c ã ®­ưîc  quyÒn lùc )

12

THIẾT LẬP QUYỀN LỰC

ề ự

 Quy n l c do v  trí ch c v  mang l ị

ạ i

ề ự

 Quy n l c cá nhân do uy tín mang l

ạ i

 Uy tín v  chuyên môn

 Uy  tín  nh   đ

ờ ượ ự ệ ạ ồ ủ c  s   tín  nhi m  c a  b n  bè,  đ ng

ề ự

 Quy n l c do các m i quan h  mang l

ạ i

13

nghi pệ

QuyÒn lùc  vÞ trÝ

1. Ng uån g è c : QuyÒn lùc  vÞ trÝ b¾t ng uån tõ  vÞ trÝ

c hÝnh thø c  c ña b¹n tro ng  tæ  c hø c . VÞ trÝ nµy ®­ ư îc  ®i kÌm víi mé t c hø c  danh, mé t tËp hîp tr¸c h  nhiÖm, mé t mø c  ®é  quyÒn h¹n ®Ó hµnh ®é ng  vµ  kiÓm s o ¸t c ¸c  ng uån lùc

2. BÝ quyÕt ®Ó tËn dô ng  quyÒn lùc  vÞ trÝ:  - - ư

-

14

ChØ dïng  quyÒn lùc  vÞ trÝ khi thËt c Çn thiÕt H∙y c h¾c  c h¾n r»ng  b¹n hiÓu ®­ îc  g iíi h¹n c ña  quyÒn lùc  vÞ trÝ c ña b¹n vµ ®õ ng  c è  vư­ît qua  ranh g iíi ®ã H∙y b¶o  vÖ kh«ng  ®Ó quyÒn lùc  vÞ trÝ c ña b¹n bÞ  ng ư­ê i kh¸c  x©m ph¹m

QuyÒn lùc  mè i quan hÖ

1. Ng uån g è c : Tõ  mè i quan hÖ c ña b¹n víi ng ư­ê i kh¸c

2.  X©y dùng  quyÒn lùc  th«ng  qua liªn minh: C¸c  liªn

-

-

15

minh c ã thÓ g ió p bªn yÕu thÕ tăng  thªm quyÒn lùc   c Çn thiÕt ®Ó thó c  ®Èy những  ®Ò xuÊt c ña hä  ho Æc  ng ăn c hÆn những  ®iÒu mµ hä c ho  lµ kh«ng   thÓ c hÊp nhËn ®­ưîc Liªn minh tù nhiªn: C¸c  bªn c ïng  c hia s Πc ¸c  quyÒn  lîi c ¬ b¶n. Nã c ã tÝnh bÒn vững  và c ïng  mô c  tiªu vµ  lîi Ýc h Liªn minh c ã vÊn ®Ò riªng  c ña c ¸c  bªn: Liªn minh  nµy ®ưîc  t¹o  ra quanh mé t vÊn ®Ò t¹m thê i, Ýt bÒn  vững  vµ dÔ bÞ ph¸ vì

QuyÒn lùc  mè i quan hÖ

qua c ã l¹i

• Tăng  s ù lÖ thué c  c ña ng ư­ê i kh¸c  vµo  b¹n  S ù  lÖ  thué c   c ña  ng ư­ê i  kh¸c   v µo   b ¹n:  YÕu  tè

thuËn lîi

 S ù lÖ thué c  c ña b ¹n v µo  ng ư­ê i kh¸c : YÕu tè  b Êt lîi  Xö   lý   s ù  lÖ  thué c   c ña  b ¹n  v µo   c Êp   trª n:  Tìm   hiÓu

16 16

m ô c   tiª u, ®iÓm  y Õu, ®iÓm  m ¹nh c ña c Êp  trª n v µ c ¶ b ¶n  th©n  v µ  s ö   d ô ng   những   g ì tìm   ®­ưîc   ®Ó  x©y   d ùng  m è i  q uan hÖ lµm   hµi  lß ng   c Êp   trª n  v µ  b ¶n  th©n  (c ư­  xö   trung   thùc ,

lu«n  c ã  th«ng   tin  c ho   s Õp ,  ®¸ng   tin  c Ëy   tro ng

c «ng  v iÖc )

3. C¸c h lµm tăng  quyÒn lùc  mè i quan hÖ:  • Th«ng  qua s ù trao  ®æ i lÉn nhau the o  quy luËt c ã

QuyÒn lùc  c ¸ nh©n

1. Ng uån g è c : QuyÒn lùc  c ¸ nh©n lµ quyÒn lùc  mµ

b¹n c ã ®ưîc  qua s ù c «ng  nhËn c ña ng ­ưê i kh¸c  vÒ  những  phÈm c hÊt, tÝnh c ¸c h, năng  lùc  c ña b¹n

17

2. ĐÆc  tr­ng : QuyÒn lùc  c ¸ nh©n liªn quan ®Õn mé t  ho Æc  nhiÒu phÈm c hÊt c ¸ nh©n c ña b¹n như­: ý tư­ë ng 1. 2. Chuyªn m«n 3. Thµnh tÝc h 4. S ø c  c uè n hó t 5. Kü năng  g iao  tiÕp S ù ®¸ng  tin c Ëy 6.

QUYỀN HẠN LÀ GÌ ?

ề ự

 Là khái ni m ch  ph m vi quy n l c c a m t ai

ườ

ể ử ụ

i này có th  s  d ng quy n h n c a

đó. Ng mình  đ   tác  đ ng  lên  suy  nghĩ  và  hành  đ ng

ườ

ủ c a m t ho c m t nhóm ng

i khác

ụ ề

 Ví d  v  quy n h n c a

ả ưở ố ­ Qu n đ c phân x ng

­ Tr

18

ưở ế ạ ng phòng k  ho ch

SỰ DỤNG QUYỀN HẠN TRONG QUẢN LÝ

ử ụ

ể ả

 Trong qu n lý, s  d ng quy n h n là đ  đ m b o

ủ ủ

ố ợ

ự s   tuân  th   c a  các  thành  viên  trong  s   ph i  h p  và ki m soát.

ử ụ

ư

ế

 Nh ng n u quá l m d ng trong vi c s  d ng quy n

ẽ h n  s  làm tri

ạ t tiêu s  sáng t o c a nhân viên.

Ở ộ

ử ụ

   m t  thái  c c  khác  là  không  s   d ng  quy n  h n

đ  đánh m t vai trò qu n lý.

19

CHIA SẺ KINH NGHIỆM

ự ế ề

 Hãy l y ví d  trong th c t ụ

v  nh ng bi u hi n

ề ự ạ l m d ng quy n l c c a lãnh đ o

ả ủ

 H u qu  c a vi c l m d ng quy n l c ề ự ệ ạ

20

CHIA SẺ KINH NGHIỆM

ự ế ề ể

 Hãy  l y  ví  d   trong  th c  t ụ

v   bi u  hi n  c a  t

ủ ừ

ề ự

b  quy n l c c a lãnh đ o

ệ ừ ỏ

 H u qu  c a vi c t ả ủ

ề ự  b  quy n l c

21

TRAO QUYỀN VÀ ỦY THÁC CÔNG VIỆC

 Trao quy n là hình th c qu n lý cho phép nhân viên có  ả

ủ ộ

ế ị

quy n  ch   đ ng  quy t  đ nh  và  t

ề   ch u  trách  nhi m  v

ế ị

ấ ị

quy t đ nh c a mình trong ph m vi nh t đ nh c a công

vi c;ệ

 Trao  quy n  đòi  h i  nhân  viên  có  trách  nhi m  đ i  v i  ố ớ

ượ

công vi c đ

c giao, đ ng th i cũng s  giúp cho nhân

viên t n d ng kh  năng sáng t o c a mình và th c hi n

ả ơ

công vi c nhanh chóng và hi u qu  h n.

ề ự

 y thác là hình th c c  th  c a trao quy n (quy n l c,  ụ ể ủ

ề ợ

quy n l

i và trách nhi m)

22

KHÁI NIỆM ỦY THÁC

 Trao  quy n  là  hình  th c  qu n  lý  cho  phép  nhân  viên  có  ả

ủ ộ

ế ị

ế

quy n ch  đ ng quy t đ nh và t

ch u trách nhi m v  quy t

ấ ị

đ nh c a mình trong ph m vi nh t đ nh c a công vi c;

ệ ứ

 y thác công vi c t c là giao cho ai đó trách nhi m và quy n

h n đ  thay m t nhà lãnh đ o th c hi n công vi c

 y thác công vi c g n li n v i quy n h n và trách nhi m.

ẽ ấ

ộ ố

Nhà lãnh đ o s  m t đi m t s  quy n h n khi giao cho nhân viên

ể ự

ỏ ọ

quy n h n đ  th c hi n m t công vi c nào đó, b i h  không còn ra

ế ị

quy t đ nh n a.

ế ị

ượ ủ

Nhân viên s  quy t đ nh và th c hi n công vi c đ

c  y thác.

23

CHÚ Ý

• Ủ ả ơ ệ ầ y thác không ph i đ n thu n là giao vi c.

• Ủ ứ ả ố ỗ ể ạ y thác không ph i là ch  đ  b n “t ng kh ” (dumping)

ữ ệ ạ nh ng công vi c mà b n không thích làm.

• Ủ ả ừ ỏ ệ y thác không ph i là t b  trách nhi m.

• Ủ ệ ọ y  thác  bao  hàm  các  khái  ni m  quan  tr ng  :  trách

24

ề ợ ệ ệ ề ạ ố nhi m, quy n h n, trách nhi m cu i cùng và quy n l i.

ÍCH LỢI CỦA ỦY THÁC CÔNG VIỆC

ề ệ ả

 y thác công vi c cho phép nhà qu n lý giành nhi u th i  ờ

ụ ữ ệ ậ ọ ơ

Ủ ế gian  h n  cho  nh ng  nhi m  v   quan  tr ng  là  l p  k

ạ ho ch và giám sát

 U   thác  th   hi n  ni m  tin  c a  B n  vào  nhân  viên,  làm

ể ệ ủ ề ạ ỷ

ự ệ ộ cho nhân viên có thêm đ ng l c làm vi c

 y thác cho phép khai thác nh ng năng l c và ki n th c

Ủ ữ ự ứ ế

ủ ề ti m tàng c a nhân viên.

 y  thác  giúp  làm  tăng  s   g n  bó  gi a  các  nhân  viên  vì  ự ắ

Ủ ữ

25

ườ ẽ ệ ả ạ ng ề i qu n lý đã chia s  quy n h n và trách nhi m.

CÁC MỨC ĐỘ ỦY THÁC CÔNG VIỆC

• D a vào m c đ  tham gia c a nhà lãnh đ o và

nhân  viên  trong  quá  trình  th c  hi n  công  vi c,

ườ

ng

ộ ủ i ta chia ra 4 m c đ   y thác công vi c:

Ủ y thác hoàn toàn

Ủ ủ ế y thác ch  y u

Ủ ớ ạ y thác gi i h n

26

Ủ ố y thác t ể i thi u

ỦY THÁC HOÀN TOÀN

ộ ủ

• Đây là m c đ   y thác công vi c cao nh t. M c

ượ

ố ớ

đ  này đ

c áp d ng đ i v i nhân viên r t lành

ế

ngh  mà nhà lãnh đ o bi

ề ọ t rõ v  h .

ướ

• Nhà  lãnh  đ o  giao  công  vi c  cho  c p  d

i  và

ư

ướ

ế làm  vi c  đó  nh   th   nào  là  do  c p  d

i  hoàn

ế ị

ế

ả toàn quy t đ nh. Nhà lãnh đ o ch  nh n k t qu

ượ

ủ cu i cùng c a công vi c đ

c giao.

27

ỦY THÁC CHỦ YẾU

ạ ủ

ướ

• Nhà lãnh đ o  y thác công vi c cho c p d

i,

ạ ộ

ế

và ch  ra các k  ho ch ho t đ ng.

ướ ẫ

ượ

ế

ế

• C p  d ấ

i  v n  đ

c  quy n  ra  quy t  đ nh  ti n

ư ế

ư

hành công vi c nh  th   nào, nh ng theo  đ nh

ế

ộ ỳ k  ph i báo cáo ti n đ  công vi c cho nhà lãnh

đ o.ạ

28

ỦY THÁC GiỚI HẠN

ạ ủ

ướ

• Nhà  lãnh  đ o  y  thác  công  vi c  cho  c p  d

i,

ả ư

ươ

yêu c u h  ph i đ a ra ph

ế ng án ti n hành.

• Nhà  lãnh  đ o  có  th   ch p  nh n  ho c  bác  b   ỏ

ươ

ế

ph

ng  án  làm  vi c  đó.  Trong  quá  trình  ti n

ườ

hành  công  vi c,  nhà  lãnh  đ o  th

ng  xuyên

ượ ủ

ki m tra, đánh giá công vi c đ

c  y thác.

29

ỦY THÁC TỐI THIỂU

ạ ư

ệ ụ ạ ệ ấ

ệ ộ ủ Đây là m c đ   y thác công vi c th p nh t. Nhà  ướ ấ ệ lãnh đ o ra l nh cho c p d i ph i làm vi c gì,  ế ướ ế làm  nh   th   nào,  các  b c  ti n  hành  c   th ,  ỉ ậ th i gian hoàn thành. Th m chí nhà lãnh đ o ch   ỏ ướ i  m t  ph n  công  vi c  r t  nh   giao  cho  c p  d trong toàn b  quá trình công vi c.

30

NHỮNG CÔNG VIỆC KHÔNG NÊN ỦY THÁC

• Đánh giá thành tích công tác

ướ

ạ ộ

ơ

• Đ nh h ị

ị ng ho t đ ng c a đ n v

• Đ ng viên nhân viên

ế

• Giao ti p v i nhân viên ớ

• Xây d ng ê kíp  ự

31

ĐỂ ỦY THÁC CÔNG VIỆC ĐƯỢC TỐT

ườ

 Ng

i qu n lý c n th o lu n m c tiêu và

ấ ề

ụ ự th ng nh t v  cách th c hi n và nhi m v

ớ v i nhân viên thích h p.

 Hu n luy n cho nhân viên nh ng k  năng

ầ c n thi

ế t

 Trao quy n, trách nhi m và giám sát vi c

ủ th c hi n c a nhân viên.

32

THẢO LUẬN TẠI LỚP

ườ

ế

Có nh ng lý do nào khi n ng

ố ủ

ả i qu n lý  ệ không mu n  y thác công vi c?

33

HẬU QUẢ CỦA VIỆC KHÔNG THỰC HIỆN TỐT CÔNG VIỆC ỦY THÁC

ệ ả ạ ả • Lãnh đ o luôn ph i làm vi c quá t i

ế ướ • Nhân viên phân tán vì không bi t rõ h ơ ủ ng đi c a c

quan.

ơ ệ • Nhân viên l là trong công vi c.

ữ ả ắ ớ • Nhân viên không g n bó v i nh ng gì đang x y ra.

ố ợ ề ố ờ • T n nhi u th i gian đ  ph i h p và giám sát. ể

ồ ự ơ • Lãng phí ngu n l c c  quan.

34

ấ ượ ấ • Các quy t đ nh có ch t l ế ị ng th p.

QUY TRÌNH ỦY THÁC CÔNG VIỆC

ượ

Quá trình u  thác đ

c chia làm 3 ph n:

• Ph n 1: Chu n b  cho vi c u  thác hi u qu   ả

• Ph n 2: Th c hi n công vi c u  thác  ệ

• Ph n 3: Ph n h i thông tin ả

35

CHUẨN BỊ CHO VIỆC ỦY THÁC HIỆU QUẢ

ượ

ế

Ph n này đ

c ti n hành trong 3 b

ướ : c

ụ ệ ệ ầ ị • B c  1 ướ ỷ :  Xác  đ nh  công  vi c,  nhi m  v ,  lý  do  c n  u

ể ả ỷ ả ủ thác.  U   thác  đ   gi m  t ố ả i  cho  nhà  qu n  lý,  c ng  c

ề ể ấ ướ ệ ả ni m tin phát tri n nhân viên c p d i hay c i thi n các

ệ ố ổ m i quan h  trong t ứ  ch c.

ệ ạ ạ ị • B c  2 ướ ỷ ề :  Xác  đ nh  ph m  vi  quy n  h n  trách  nhi m  u

ẽ ượ ứ ề ệ ộ ạ thác,  m c  đ   quy n  h n  và  trách  nhi m  s   đ c  giao

36

ư ế ẽ s  nh  th  nào.

CHUẨN BỊ CHO VIỆC ỦY THÁC HIỆU QUẢ

ự ọ ườ ể ỷ ầ • B c 3 ướ : L a ch n ng i có th  u  thác. Các tiêu chí c n

ượ ắ ọ ườ Ư ỷ đ c  cân  nh c  khi  ch n  ng i  u   thác  là  gì?  u  tiên

ự ị ướ ể ệ năng  l c,  đ nh  h ờ ng  phát  tri n,  kinh  nghi m  hay  th i

37

gian...?

THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ỦY THÁC

ượ

ế

ướ

Ph n này đ

c ti n hành trong 2 b

c:

ệ ủ ự ệ ệ ườ • B c  4 ướ :  Th c  hi n  vi c  y  thác  công  vi c  cho  ng i

ượ ự ọ ướ ả ầ ỉ đ c l a ch n. Trong b c này nhà qu n lý c n ch  cho

ấ ượ ủ ệ ầ ọ nhân  viên  th y  đ c  t m  quan  tr ng  c a  công  vi c

ượ ớ ọ ế ả ợ ỷ ị đ ỉ c u  thác, xác đ nh v i h  các k t qu  mong đ i, ch

ề ệ ạ ượ ậ rõ quy n h n và trách nhi m đ ả c giao, tho  thu n các

38

ả ồ qui trình báo cáo ph n h i đánh giá.

THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ỦY THÁC

ữ ậ ộ • B c 5 ướ : Thông báo cho nh ng cá nhân, b  ph n có liên

ể ả ề ệ ả ỷ quan.  Đ   đ m  b o  đi u  ki n  giúp  ng ườ ượ i  đ c  u   thác

ự ệ ệ ả ả th c  hi n  công  vi c,  nhà  qu n  lý  ph i  thông  báo  công

ụ ỷ ứ ệ ệ ề ạ ộ vi c  nhi m  v   u   thác  và  m c  đ   quy n  h n,  trách

ớ ữ ầ ơ ớ ệ nhi m t i nh ng n i có liên quan cùng v i các yêu c u

39

ỡ ỗ ợ giúp đ  h  tr .

PHẢN HỒI THÔNG TIN

ượ

ế

ướ

Ph n này đ

c ti n hành trong 2 b

c:

ỗ ợ ể ả ỷ • B c  6 ướ :  Theo  dõi  h   tr   ng ườ ượ i  đ c  u   thác.  Đ   đ m

ệ ả ượ ệ ố ầ ự b o công vi c đ c th c hi n t ệ ố t c n có h  th ng thông

ả ừ ệ ả ả ớ ồ tin ph n h i hi u qu  t phía nhà qu n lý t i nhân viên

ượ ỷ đ c u  thác.

ạ ộ ữ • B c 7  ướ ệ : Đánh giá rút kinh nghi m cho nh ng ho t đ ng

40

ế ti p theo.

THAY CHO LỜI KẾT

• Nhà qu n lý luôn ph i đ i đ u v i nh ng áp l c,  ả ố ầ

ở ộ

đ   có  thêm  th i  gian  m   r ng  ho t  đ ng  s n

ỷ ả xu t  kinh  doanh  h   ph i  thành  công  trong  u

thác công vi c. ệ

ượ

ở ạ

• U   thác  công  vi c  ng

c  tr   l

ỏ i  đòi  h i  nhà

qu n  lý  ph i  có  k   năng  và  không  ng ng  nâng

ủ cao k  năng c a chính mình.

41