Chương 4:
CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH
PLANNING: Delivering strategic value
Tóm tắt nội dung:
• Khái niệm và vai trò của hoạch định;
các loại hoạch định
• Cơ sở của hoạch định:Hệ thống mục
tiêu
1
Khái niệm và vai trò của hoạch định
Hoạch định Tổ chức Planning
Organizing
Lãnh đạo Kiểm soát Leading
Controlling
Xác định phải thực hiện cái gì, thực hiện như thế nào, và ai thực hiện
Chỉ đạo và động viên tất cả các bên tham gia và giải quyết các xung đột
Kiểm soát các hoạt động để đảm bảo rằng chúng đang được thự hiện như kế hoạch đã vạch ra
Xác định các mục tiêu, thiết lập chiến lược, và phát triển hệ thống kế hoạch để kết hợp và điều phối các hoạt động
2
Đạt được các mục tiêu của tổ chức
Khái niệm hoạch định
Hoạch định là...
...thiết lập hệ thống mục tiêu
...xây dựng các chiến lược ... phát triển hệ thống kế hoạch
(mục tiêu & phương tiện)
Mục đích của hoạch định
Hoạch định giúp cho doanh nghiệp...
...phối hợp nỗ lực hoạt động ... đối phó với môi trường bất ổn định và nắm bắt cơ hội ...giảm bớt các hoạt động trùng lắp và lãng phí ...thiết lập hệ thống mục tiêu và các tiêu chuẩn làm cơ sở cho hoạt động kiểm soát
3
Hoạch định và hiệu quả hoạt động
Hoạch định chu đáo sẽ đem lại lợi nhuận cao hơn, tỷ suất hoàn vốn trên tài sản cao hơn và các kết quả tài chính khả quan hơn Quan hệ giữa hoạch định và hiệu quả hoạt động phụ thuộc vào: Luật pháp của chính phủ, công đoàn Các tác nhân môi trường quan trọng khác Khoảng thời gian hoạch định.
Phân loại kế hoạch:
Kế hoạch chiến lược Kế hoạch tác nghiệp
Bộ phận Phạm vi ảnh hưởng Toàn bộ tổ chức
Dài hạn Ngắn hạn Thời gian
4
Vai trò Định hướng Hướng dẫn cụ thể
Vai trò hoạch định trong các cấp quản trị
QTV cấp cao
Kế hoạch chiến lược
QTV cấp trung
QTV cơ sở
Kế hoạch tác nghiệp
Những hiểu sai về hoạch định:
Hoạch định...
... làm lãng phí thời gian của nhà quản trị? ... có thể loại trừ sự thay đổi? ... làm giảm tính linh hoạt?
5
Mục tiêu: cơ sở của hoạch định (ii)
Mục tiêu của tổ chức
Mục tiêu … là kết quả mà một cá nhân, nhóm hoặc tổ
chức mong muốn đạt được
Mục tiêu là cơ sở của hoạch định vì: … nó định hướng cho các quyết định quản trị … hình thành chuẩn mực để đánh giá thành
tích công việc
6
#1: Sự đa dạng của mục tiêu
Lợi nhuận
Chất lượng SP / DV
Nghiên cứu phát triển
Tăng trưởng
Đa dạng hoá
Thị phần
Hiệu suất
Trách nhiệm XH
Phúc lợi cho nhân viên
#2: Mục tiêu thực và Mục tiêu công bố
Mục tiêu công bố
...nhằm giải thích, thuyết minh và tuyên truyền cho tổ chức ... không phải là mục tiêu đích thực, có hiệu lực và đáng tin cậy của tổ chức đó
Mục tiêu thực
... là lợi nhuận dài hạn, vượt trội ... cơ sở quan trọng của chiến lược, đặc biệt là chiến lược cạnh tranh
7
#3: Thiết lập mục tiêu:
pecific: cụ thể
easurable: đo lường được
greement: đồng thuận
ealistic: thực tế, khả thi
ime-framed: có thời hạn
S M A R T
Thiết lập mục tiêu: quan điểm truyền thống
mục tiêu được đưa ra ở cấp cao nhất, sau đó được phân chia thành các mục tiêu nhỏ hơn phân bổ cho cấp dưới Ưu điểm người lãnh đạo biết được “bức tranh toàn cảnh” của
8
vấn đề Hạn chế: Mục tiêu chung chung, thiếu cụ thể mục tiêu bị mất đi tính khách quan và tính đồng nhất xuyên suốt tổ chức
Thiết lập mục tiêu:Quan điểm truyền thống
Chúng ta cần nâng cao hiệu quả của Cty
Mục tiêu của tổng giám đốc
Tôi muốn thấy lợi nhuận của đơn vị tăng lên rõ rệt
Mục tiêu của GĐ đơn vị kinh doanh
“Tăng lợi nhuận bằng bất cứ cách nào”
Mục tiêu của trưởng phòng
“Không cần để ý đến chất lượng chỉ cần làm thật nhanh”
Mục tiêu của từng nhân viên
Thiết lập mục tiêu: Phương pháp MBO MBO: Management by Objectives Bốn yếu tố của MBO:
1. Mục tiêu rõ ràng 2. Tập thể ra quyết định
nhân viên và các nhà quản trị của họ sẽ cùng quyết định
3. Có thời hạn 4. Kiểm tra tiến độ thực hiện thường xuyên
9
Thiết lập mục tiêu: Phương pháp MBO 1. Xác định mục tiêu tổng thể và chiến lược
2. Các mục tiêu chính được phân bổ cho các đơn vị và phòng ban
3. Cán bộ quản lý các đơn vị phối hợp với cấp trên để xác định các mụctiêucụthểcủa đơn vị
4. Các mục tiêu cụ thể được phối hợp thiết lập cho tất cả các thành viên trong các phòng ban
5. Các kế hoạch hành động được cụ thể hoá và được các nhà quản trị và cấp dưới thông qua
6. Các kế hoạch hành động được triển khai
7. Tiến trình thực hiện các mục tiêu được kiểm tra thường xuyên, thông tin phản hồi được cung cấp
Hiệu quả của phương pháp MBO:
Mục tiêu khó dẫn đến kết quả cao
Mục tiêu khó, cụ thể dẫn đến kết quả cao hơn
Thông tin phản hồi có ảnh hưởng tốt đến kết quả công việc
10
8. Việc hoàn thành các mục tiêu được thúc đẩy bởi hệ thống thưởng trên kết quả công việc