Báo cáo tốt nghiệp: “Hoàn thiện công tác xây dựng hệ thống tài liệu trong quá trình áp dụng ISO 9000 tại công ty chế tạo điện cơ"

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

L I M Đ U Ờ Ở Ầ

i trong Trong th i đ i ngày nay có nhi u xu th xu t hi n trên th gi ề ờ ạ ế ớ ế ệ ấ

đó có xu th h i nh p có nh h ế ộ ậ ả ưở ệ ng m nh m nh t đ n các doanh nghi p ấ ế ẽ ạ

đ c bi ặ ệ t trong đi u ki n n ề ệ ướ c ta m i m c a. Đ t n t ở ử ể ồ ạ ớ ệ i trong đi u ki n ề

hi n nay các doanh nghi p đã tìm nhi u ph ng th c t n t ề ệ ệ ươ ứ ồ ạ i . Là m t công ộ

ty hàng đ u trong ngành ch t o đ ng c đi n, Công ty ch t o đi n c Hà ệ ơ ơ ệ ế ạ ế ạ ầ ộ

N i đã tìm ra cho mình m t gi i pháp đ nâng cao ch t l ng , gi m chi phí ộ ộ ả ấ ượ ể ả

ng theo tiêu chu n qu c t ISO đó là áp d ng h th ng qu n lý ch t l ệ ố ấ ượ ụ ả ố ế ẩ

ự 9001 2000. Đ áp d ng thành công h th ng này thì công ty ph i xây d ng ệ ố ụ ể ả

cho mình m t h th ng tài li u ph n ánh đ c th c t ộ ệ ố ệ ả ượ ự ế ễ công vi c đang di n ệ

ra t ạ i công ty và phù h p v i tiêu chu n. ợ ẩ ớ

Sau khi k t thúc giai đo n th c t p đ u v i s giúp đ c a cô giáo ự ậ ớ ự ỡ ủ ế ạ ầ

h ướ ng d n Ph m Th H ng Vinh và c a cán b công nhân viên trong công ủ ị ồ ẫ ạ ộ

ty. Tôi đã quy t đ nh ch n đ tài th c t p t ự ậ ố ế ị ề ọ t nghi p là: “ ệ Hoàn thi n công ệ

tác xây d ng h th ng tài li u trong quá trình áp d ng ISO 9000 t ệ ố ự ụ ệ ạ i

công ty ch t o đi n c ế ạ ệ ơ”.

V i m c đích c a đ tài nghiên c u th c tr ng công tác xây d ng h ứ ủ ề ự ự ụ ạ ớ ệ

th ng tài li u t i công ty t đó th y đ c nh ng m t đ c và ch a đ c và ệ ạ ố ừ ấ ượ ặ ượ ữ ư ượ

i pháp nh m hoàn thi n công tác này. cu i cùng đ a ra m t s gi ư ộ ố ả ố ệ ằ

K t c u c a chuyên đ g m 3 ch ng: ế ấ ủ ề ồ ươ

Ch ng 1: Gi ươ ớ i thi u chung v công ty ch t o đi n c Hà n i ộ ệ ơ ế ạ ệ ề

Ch i công ty ươ ng 2: Th c tr ng xây d ng h th ng tài li u t ự ệ ố ệ ạ ự ạ

Ch ng 3: M t s gi ươ ộ ố ả ệ ố i pháp nh m hoàn thi n công tác xây d ng h th ng ự ệ ằ

tài li u.ệ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

ế ề ặ Trong đi u ki n th i gian th c t p có h n và nh ng h n ch v m t ự ậ ữ ệ ề ạ ạ ờ

ki n th c nên trong bài vi ứ ế ế ủ ấ t c a em không kh i có nh ng thi u sót. Em r t ữ ế ỏ

mong đ c s đóng góp ý ki n c a cô giáo và quý công ty đ chuyên đ ượ ự ủ ế ể ề

th c t p đ c hoàn thi n h n. ự ậ ượ ệ ơ

Em xin chân thành c m n cô giáo h ng d n Ph m Th H ng Vinh ả ơ ướ ị ồ ẫ ạ

cùng toàn th cán b công nhân viên trong công ty đ c bi t phòng Qu n lý ể ặ ộ ệ ả

ch t l ng đã giúp đ em t n tình đ có th hoàn thành đ c chuyên đ ấ ượ ể ể ậ ỡ ượ ề

th c t p này. ự ậ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

CH NG I GI I THI U CHUNG V CÔNG TY ƯƠ Ớ Ệ Ề

CH T O ĐI N C HÀ N I Ộ Ệ Ơ Ế Ạ

I. Quá trình hình thành và phát tri n c a công ty. ể ủ

Công ty Ch t o Đi n c Hà N i là c s ch t o máy đi n đ u tiên ơ ở ế ạ ế ạ ệ ệ ầ ơ ộ

t Nam, đ c thành l p t c a Vi ủ ệ ượ ậ ừ ổ năm 1961. Công ty là thành viên c a T ng ủ

công ty Thi ế ị ỹ t b k thu t – B Công nghi p. ộ ệ ậ

Công ty có tên giao d ch qu c t : Hanoi Electrical Engineering ố ị ế

Company.

Vi t là: CTAMAD. t t ế ắ

ng đ y m nh công cu c xây d ng XHCN Th c hi n ch tr ệ ủ ươ ự ự ẩ ạ ộ ở ề mi n

B c làm h u ph ng v ng ch c cho cu c cách m ng dân t c gi i phóng ậ ắ ươ ữ ắ ạ ộ ộ ả

ị ệ mi n Nam. Ngày 15/01/1961, B Công nghi p đã tri u t p h i ngh hi p ệ ậ ệ ề ộ ộ

th ươ ng gi a 3 c s : ơ ở ữ

Phân x ng c đi n I thu c tr ng K thu t I . ưở ơ ệ ộ ườ ậ ỹ

Phân x ng đ đi n thu c t p đoàn s n xu t Th ng Nh t. ưở ồ ệ ộ ậ ả ấ ấ ố

Phân x ng c khí công t h p doanh T L c . ưở ơ ư ợ ự ự

Khi thành l p nhà x ng là các x ng tr ng, x ng s n xu t 22 ậ ưở ưở ườ ưở ấ ở ả

Ngô Quy n, 2F Quang Trung và 44 Lý Th ng Ki t v i 571 cán b nhân ề ườ ệ ớ ộ

t qua nhi u khó khăn b t tay viên. Nhà máy đã m t nhi u công s c đ v ấ ứ ể ượ ề ề ắ

vào t ch c s n xu t. S n ph m ban đ u là đ ng c có công su t t 0,1KW ổ ứ ả ấ ừ ấ ả ẩ ầ ộ ơ

đ n 10KW và các thi ế ế ị ụ t b ph tùng s n xu t khác. ả ấ

Năm 1968 Công ty ti p nh n và qu n lý c s đúc gang c a nhà máy ả ơ ở ủ ế ậ

công c s 1 (nay là Công ty c khí Hà N i) t ụ ố ộ ạ ơ i Đông Ng c, Hà N i. ạ ộ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

Đ u th p niên chính ph Vi ủ ầ ậ ệ t Nam ti p nh n vi n tr c a chính ph ệ ợ ủ ế ậ ủ

Hungary đ xây d ng m t dây truy n s n xu t đ ng b đ s n đ ng c ề ộ ể ả ấ ồ ự ề ả ộ ộ ơ

đi n có công su t t 40 KW tr xu ng. Đ n năm 1997 hoàn thành vi c xây ấ ừ ệ ế ệ ở ố

d ng và giao cho nhà máy qu n lý. ự ả

Ngày 4/12/1977 c s này tách kh i nhà máy đ thành l p nhà máy ch ỏ ơ ở ể ậ ế

t Nam – Hungary. t o đi n Vi ệ ạ ệ

Giai đo n nh ng năm 80 và đ u th p niên 90: ữ ạ ầ ậ

Do nhu c u v s n ph m thi t b đi n làm ngu n đ ng l c trong các ề ả ầ ẩ ế ị ệ ự ồ ộ

ngành kinh t ế ả qu c dân và dân d ng ngày càng tăng làm cho nhà máy ph i ụ ố

m r ng m t b ng nhà x t b chuyên dùng đ có ặ ằ ở ộ ưở ng s n xu t, trang thi ấ ả ế ị ể

th đáp ng đ ứ ể ượ c nhu c u này. Trong giai đo n này, nhà máy đã có thêm ạ ầ

f f m t s s n ph m m i nh qu t tr n s i cánh 1400, qu t tr n s i cánh ạ ầ ả ộ ố ả ư ẩ ớ ạ ầ ả

f 1200, qu t bàn 400, ch n l u đèn ng. Trong giai đo n này nhà máy cũng ạ ấ ư ạ ố

xây d ng thêm x ng c khí 2, xây d ng m i nhà 3 t ng làm văn phòng làm ự ưở ự ầ ơ ớ

vi c cho b ph n qu n lý nhà máy t i 44B Lý Th ng Ki ệ ậ ả ộ ạ ườ ệ t. Chuy n toàn ể

b c s 22 Ngô Quy n cho t ng công ty D u khí đ l y ti n b xung cho ộ ơ ở ể ấ ề ề ầ ổ ổ

ngu n v n l u đ ng và mua s m trang thi t b m i tăng c ố ư ắ ồ ộ ế ị ớ ườ ự ng năng l c

s n xu t. ả ấ

Giai đo n đ i m i đ phát tri n. ớ ể ể ạ ổ

1) Nhu c u v s n ph m đi n c có đ t bi n đ c bi

c thách th c to l n đó là: Nh ng năm đ u th p niên 90, đ ng tr ậ ứ ữ ầ ướ ứ ớ

t là các đ ng c ệ ơ ề ả ế ầ ẩ ặ ộ ệ ộ ơ

có công su t l n, đi n áp cao dùng trong ngành s n xu t xi măng, thép, phân ấ ớ ệ ả ấ

bón... đòi h i nhà máy ph i đ u t v nhà x ng, thi t b chuyên dùng, ả ầ ư ề ỏ ưở ế ị

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

công ngh tiên ti n đ có s n ph m đáp ng nhu c u v c s l ng và ề ả ố ượ ứ ể ệ ế ầ ẩ ả

ch t l ng. ấ ượ

2) Yêu c u v môi tr ầ

ng c a thành ph và xã h i ngày càng cao. ề ườ ủ ố ộ

Vi c đ m t nhà máy c khí v i rác th i công nghi p và đ n cao trung ệ ể ộ ộ ồ ệ ả ơ ớ ở

tâm thành ph là không th ch p nh n đ c. ể ấ ậ ượ ố

T hai lý do trên đòi h i nhà máy ph i tìm gi ỏ ừ ả ả ỏ i pháp gi chuy n kh i ể

trung tâm thành ph càng s m càng t ố ớ t tr ố ướ ả c khi b chính quy n bu c ph i ề ộ ị

gi chuy n.ể

Cu i cùng nhà máy đã ch n gi i pháp liên doanh v i n c ngoài: đó là ố ọ ả ớ ướ

công ty SAS TRADING c a Thái Lan xây d ng 44 Lý Th ng Ki t thành ự ủ ở ườ ệ

ổ h p khách s n và văn phòng đ có 35% v n góp, t o thêm ngành kinh doanh t ể ạ ạ ợ ố

m i.ớ

T năm 1995 – 1998, nhà máy hoàn thành hai vi c: ừ ệ

Hoàn t t vi c xây d ng t h p khách s n và văn phòng t i 44 Lý ấ ự ệ ổ ợ ạ ạ

Th ng Ki t. ườ ệ

Hoàn t t vi c xây d ng nhà máy m i t ấ ớ ạ ự ệ ộ i C u Di n T Liêm Hà N i ừ ễ ầ

2 (g p 4 l n nhà máy cũ). Vi c xây d ng đ v i t ng di n tích 40900 m ớ ổ ệ ự ệ ấ ầ ượ c

ti n hành theo ph ế ươ ả ng th c v a xây d ng v a di chuy n v a duy trì s n ừ ự ứ ừ ừ ể

xu t .ấ

Đ n ngày 31 tháng 12 năm 1998 đ ế ượ ả c xây d ng xong và đi vào s n ự

xu t.ấ

Đ phù h p v i ngành kinh doanh vào ngày 15 tháng 01 năm 1996 nhà ể ớ ợ

máy đ i tên thành công ty ch t o Đi n c Hà N i . Năm 2002 cônh ty đã ệ ế ạ ổ ơ ộ

ti n hành c ph n hoá thành công phân x ng đúc gang và tách thành Công ế ầ ổ ưở

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

ty c ph n Điên c Hà N i (HAMEC) đ t t i Chèm Đông Ng c T Liêm ặ ạ ầ ơ ổ ộ ừ ạ

ộ ậ Hà N i Côgn ty HEMEC chính th c đi vào ho t đ ng và ho ch toán đ c l p ạ ộ ứ ạ ộ

vào tháng 5 năm 2002.

Hi n nay Công ty có hai c s s n xu t: ơ ở ả ệ ấ

C s I: km 12 qu c l ơ ở ố ộ 32 Phú Di n, T Liêm, Hà N i. ừ ễ ộ

C s II: Nhà máy t i khu công nghi p Lê Minh Xuân, TP. H Chí ơ ở ạ ệ ồ

Minh.

k thu t c a Công ty II. Nh ng đ c đi m kinh t ặ ữ ể ế ỹ ậ ủ

1. Đ c đi m v s n ph m ề ả ể ặ ẩ

ế Công ty CTAMAD chuyên s n xu t các lo i đ ng c đi n, máy bi n ấ ơ ệ ạ ộ ả

áp phân ph i, máy phát đi n và các thi t b đi n khác bao g m: ệ ố ế ị ệ ồ

Đ ng c đi n, máy phát đi n m t chi u và xoay chi u. ệ ơ ệ ề ề ộ ộ

Đ ng c di n m t pha ơ ệ ộ ộ

Đ ng c đi n ba pha nhi u t c đ . ề ố ộ ơ ệ ộ

Máy phát tàu ho .ả

Đ ng c thang áy. ơ ộ

Qu t công nghi p. ệ ạ

, phanh đi n t B ly h p đi n t ợ ệ ừ ộ . ệ ừ

Các thi t b đi n. ế ị ệ

Máy bi n áp phân ph i. ế ố

Các lo i t và b ng đi n. ạ ụ ệ ả

Công su t cu máy có t lo i 0,12 KW – 2500 KW. ấ ả ừ ạ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

S n ph m c a công ty đ t ch t l ấ ượ ủ ả ả ạ ng cao, hi u qu trong s d ng, ả ử ụ ệ

giao hàng đúng h n, hình th c đ p. ẹ ứ ẹ

Các lo i s n ph m c a Công ty s n xu t thì có t ạ ả ủ ẩ ấ ả ớ i 70 % s n ph m có ả ẩ

công su t t 15 KW tr xu n. Riêng các loa đ ng c có công su t 3 KW, ấ ừ ị ộ ấ ở ố ơ

7,5 KW, 11KW chi m t i 60 % t ng s n ph m. ế ớ ẩ ả ổ

N i dung c b n c a quy trình s n xu t trong công ty có th khía quát ơ ả ủ ể ấ ả ộ

nh sau: T nguyên li u ch y u là tôn silic, dây đi n t , nhôm, thép, tôn ủ ế ệ ừ ừ ư ệ

c gia công nh : t m và các bán thành ph m mua ngoài thông qua b ẩ ấ ướ ư

ạ D p phôi, d p hoa to, stato, d p và épa cánh gió, l p gió, đúc nhôm t o ậ ậ ậ ắ

stato.

Gia công c khí, ti n, ti n ngu i, phay, gò hàn. ệ ệ ơ ộ

Sau đó s n ph m đ ng c di n đ c b o v trang trí b m t, lăps giáp ơ ệ ượ ả ề ặ ệ ả ẩ ộ

thành ph m, KCS s n ph m xu t x ng, bao gói và nh p kho. ấ ưở ả ẩ ẩ ậ

ng 2. Đ c đi m v th tr ể ề ị ườ ặ

Khách hàng c a Công ty STAMAD là các Công ty ch t o b m, Tông ế ạ ủ ơ

ấ công ty thép, T ng công ty xi măng, T ng công ty phân bón và hoá ch t. ổ ổ

T ng công ty mía đ ng, T ng công ty đi n l c Vi t Nam… và ng i tiêu ổ ườ ệ ự ổ ệ ườ

dùng trong c n c. ả ướ

ng trong n c đa d ng và ph c t p v i nhi u lo i nhu Nhu c u th tr ầ ị ườ ướ ứ ạ ề ạ ạ ớ

đ ng c c u t ầ ừ ộ ơ có công su t 0,12 KW tr ng l ấ ọ ượ ạ ng 3 kg/chi c đ n lo i ế ế

đ ng c có công su t 2500 KW tr ng l ấ ộ ơ ọ ượ ng 23 t n/ chi c. ấ ế

ạ ớ Trong cùng lo i đ ng c công su t gi ng nhau có th có tám lo i v i ạ ộ ể ấ ơ ố

nhi u c p vòng bi khác nhau, ki u l p đ t khác nhau. ề ấ ể ắ ặ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

ộ Nhu c u t ng lo i khác nhau không đ ng đ u có nh ng lo i ch có m t ầ ừ ữ ề ạ ạ ồ ỉ

chi c.ế

Th tr ng c a Công ty g m: ị ườ ủ ồ

Th tr ị ườ ả ng đ u vào, nguyên v t li u chính c a Công ty là các s n ủ ệ ầ ậ

ph m c a ngành c khí, luy n kim nh s t, thép, nhôm, gang…và m t s ư ắ ộ ố ủ ệ ẩ ơ

ph . Đ u vào c a Công ty ch y u mua trong n c. v t t ậ ư ụ ầ ủ ế ủ ở ướ

Th tr ng đ u ra: Hi n nay Công ty có m ng l ị ườ ệ ầ ạ ướ i tiêu th phân b ụ ố ở

61 t nh, thành ph thông qua các c a hàng bán l , c a hàng gi ử ố ỉ ẻ ử ớ ệ ả i thi u s n

ph m. Nhìn chunh th tr ị ườ ẩ ệ ng c a Công ty ch y u là n i đ a nh ng hi n ủ ế ộ ị ủ ư

nay Công ty đangcó xu h ng xu t sang m t s th tr ng n c ngoài nh ướ ộ ố ị ườ ấ ướ ư

Lào, Campuchia.

ấ Đ i th c nh tranh c a Công ty: Hi n nay đ i th c nh tranh l n nh t ệ ủ ạ ủ ạ ủ ố ố ớ

t Nam – Hungary s n xu t và kinh c a Công ty là Công ty ch t o máy Vi ủ ế ạ ệ ả ấ

doanh các lo i s n ph m t ng đ i gi ng s n ph m c a Công ty. ạ ả ẩ ươ ủ ả ẩ ố ố Ở ề mi n

Nam là Công ty thi ế ị ệ t b đi n 4 s n xu t đ ng c trung bình và nh . ỏ ấ ộ ả ơ

3. Đ c đi m v c c u t ch c ề ơ ấ ổ ứ ể ặ

B máy s n xu t kinh doanh c a Công ty bao g m m t Giám đ c và ủ ả ấ ộ ồ ộ ố

hai phó giám đ c Công ty tr c ti p ph trách hai lĩnh v c s n xu t và kinh ự ả ự ụ ế ấ ố

doanh. D i Ban giám đ c là các phòng ban, các trung tâm, các x ướ ố ưở ả ng s n

xu t.ấ

S đ t ch c c a Công ty ( S đ 1) ơ ồ ổ ứ ủ ơ ồ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

ỹ k

ậ u h t

g n ò h P

P T

ồ H

í h C

à h N

y á m

2 ở s

h n I M

ạ

ơ c Đ G

n ệ i d i

ấ h c

g n ợ ư

ấ h c

g n ợ ư

g n ò h P

ý l n ả u q

ạ Đ

g n ở ư r t

ư s ỹ K

g n ở ư X

ế h t n ế i b

& A B M

V D

n ả s Đ G

ấ u x

g n ò h P

c ứ h c ổ

ế k

g n ò h P

h c ạ o h

c ố đ m á i G

ị b t

à v

m â t

u ẫ m

g n u r T

n ô u h k

ế i h t

Đ G

p ắ

p á i g

l g

n ở ư X

ơ c g n ộ đ

ấ u x n ả s

g n ở ư X

p ậ d c ú đ

í h k ơ c

g n ở ư X

Đ Đ G G

. .

h h n n i i k k

h n i k

h h n n a a o o d d

h n a o d

g n ò h P

P P

n á o t

ế K

n á o t

g n ò h P

ế k

g n ở ư r t

h n í h c i à t

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

3.1 Giám đ c.ố

+Ch i trách nhi m chung v các m t ho t đ ng c a công ty. ạ ộ ủ ụ ệ ầ ặ

+Chuyên sâu.

-Chi n l c phát tri n chung c u công ty. ế ượ ể ả

-B chí nhân s . ự ố

-Công tác tài chính.

-Công tác k ho ch. ế ạ

-Ch đ o các phó GĐ, các k s tr ng , đ i di n ch t l ng. ỹ ư ưở ỉ ạ ấ ượ ệ ạ

3.2 Các phó giám đ c.ố

+Phó giám đ c s n xu t :Duy t k ho ch tác nghi p cho các đ n v ố ả ệ ế ệ ạ ấ ơ ị

đi u hành s n xu t,t làm vi c đ đ m b o k ho ch đã ấ ổ ề ả ch c b chí gi ố ứ ờ ể ả ế ệ ạ ả

đ c phê duy t, đôn đ c giám sát các đ n v th c hi n các quy đ nh v v ượ ị ự ề ệ ệ ệ ố ơ ị

sih môi tr ng ,an toàn cho ng ườ ơừ ề i lao đ ng, th c hi n trách nhi m quy n ệ ự ệ ộ

c phân công. h n đ ạ ượ

+Phó giám đ c kinh doanh: ố

ệ -Trách nhi m ch đ o công tác kinh doanh g m bao g m tìm các bi n ỉ ạ ệ ồ ồ

ng doanh thu, mua v t t pháp đ tăng c ể ườ ậ ư ả ụ ả đ m b o k thu t, tiêu th s n ả ậ ỹ

ạ ph m ,b o hành s n ph m, ti p nh n ý ki n khách hàng, ch đ o k ho ch ỉ ạ ế ế ế ả ả ẩ ẩ ậ

s n xu t s n ph m , ph trách phòng kinh doanh. ụ ả ấ ả ẩ

ớ -Quy n h n:Khai thác các h p đ ng d ch v cho công ty ,đàm phán v i ụ ề ạ ợ ồ ị

các nhà cung ng, xoát xét các h p đ ng mua v t t , bán thành ph m ch ậ ư ứ ợ ồ ẩ ế

c giám đ c ký duy t. t o s n ph m và các h p đ ng đ ạ ả ẩ ợ ồ ượ ệ ố

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

+K s tr ng. ỹ ư ưở

-Trách nhi m ch đ o công tác trang thi ỉ ạ ệ ế ệ t b đ i m i công ngh , ị ổ ớ

ph ng án t ươ ổ ứ ch c m t b ng s n xu t, ch đ o công tác k thu t c a công ỉ ạ ặ ằ ậ ủ ả ấ ỹ

ty.

+Quy n h n : Đ xu t k ho ch trang thi t b , đ i m i công ngh , t ấ ế ề ề ạ ạ ế ị ổ ệ ổ ớ

ch c m t b ng s n xu t , t ch c các d n v liên quan gi ắ ằ ứ ả ấ ổ ứ ơ ị ả i quy t các ế

v ng m c liên quan đ k thu t , l p k ho ch ch t l ng cho các ướ ế ỹ ấ ượ ế ắ ậ ậ ạ

ph ng án công ngh khi đ c giám đ c phân công. ươ ệ ượ ố

3.3 Tr ng phòng k ho ch. ưở ế ạ

+Trách nhi m : Xây d ng k ho ch s n xu t cho các đ n v trong công ự ế ệ ạ ả ấ ơ ị

ấ ủ ả ty, đi u đ đ đ m b o k ho c đ ng b cho s n xu t và cung c p đ s n ộ ể ả ạ ồ ề ế ả ả ấ ộ

ph m theo yêu c u k ho ch c a phòng kinh doanh, th ng kê b o qu n bán ủ ế ầ ẩ ạ ả ả ố

thnhf ph m.ẩ

c duy t xây d ng tác nghi p cho + Quy n h n: d a vào k ho ch đ ự ề ế ạ ạ ượ ự ệ ệ

các đ n v trong công ty trình giám đ c , theo dõi tính đ ng b c a các khâu ố ộ ủ ơ ồ ị

trong quá trình s n xu t , k p th i đi u ch nh , nh c nh th tr ờ ỏ ủ ưở ề ả ấ ắ ị ỉ ng c a các ủ

ch c th ng kê và b o qu n bán đ n v th c hi n s n xu t đ ng b , t ả ơ ấ ồ ị ự ệ ộ ổ ứ ả ả ố

thành ph m trong s n xu t koa h c và h p lý. ẩ ả ấ ọ ợ

3.4 Giám đ c c s II. ố ơ ở

-Ngoài trách nhi m và quy n h n nh giám đ c các x ề ư ệ ạ ố ưở ố ng giám đ c

c s II có các trách nhi m và quyèen h n sau: ệ ơ ở ạ

Quy t đ nh b nhi m , mi m nhi m khen th ế ị ệ ễ ệ ổ ưở ứ ng k lu t các ch c ỷ ậ

danh qu n lý t ng h ả t ừ ổ ch c tr ứ ở xu ng. D a theo ph ự ố ươ ướ ụ ng nhi m v , ệ

kinh phí đ c thông qua t ch c tri n khai th c hi n. ượ ổ ứ ự ể ệ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

3.5 Tr ng. ưở ng phòng qu n lý ch t l ả ấ ượ

+Trách nhi m là th ký c a công tác ISO, t ủ ư ệ ổ ứ ệ ch c cho đ n v th c hi n ị ự ơ

và duy trì h th ng qu n lý ch t l ng theo tiêu chu n ISO 9001: 2000và ệ ố ấ ượ ả ẩ

, các bán thành qu n lý h th ng tài li u c a h th ng, đ m b o các v t t ệ ủ ệ ố ệ ố ậ ư ả ả ả

ph m , thành ph m đ m b o đ c các yêu c u do phòng k thi t đ a ra, ẩ ả ẩ ả ượ ầ ỹ ậ ư

ng. đ m b o tính h p lý c a s n ph m đ a ra th tr ủ ả ả ị ườ ư ả ẩ ợ

+Quy n h n: Đ xu t vi c t ệ ổ ứ ệ ch c tri n khai xây d ng và th c hi n , ự ự ề ề ế ạ ấ

ng ,c p phát thu h i b o qu n các tài li u c a h duy trì h th ng ch t l ệ ố ấ ượ ệ ủ ệ ồ ả ấ ả

ng thu th ng, thay m t đ i di n ch t l ặ ạ ấ ượ ệ ố ng, thay m t đ i di n ch t l ặ ạ ấ ượ ệ

th p các báo cáo và chu n b cho cu c h p xem xét c a lãnh đ o. ộ ọ ủ ẩ ậ ạ ị

3.6 Đ i di n lãnh đ o v ch t l ng: ạ ề ấ ượ ệ ạ

Ch u trách nhi m tr ệ ị ướ ả c giám đ c v ho t đ ng c a h th ng đ m b o ủ ệ ố ố ề ạ ộ ả

ch t l ng . ấ ượ

3.7 Giám đ c các x ố ưở ấ ng ch i trách nhi m v i c p trên v các v n ớ ấ ụ ệ ề

đ liên quan đ n đ n v mình. ế ơ ị ề

3.8 Các phòng ban.

- ệ Phòng tài chính k toán có nhi m v ho ch toán các nghi p ụ ế ệ ạ

v phát sinh trong công ty, cung c p thông tin c n thi ụ ấ ầ ế ố t cho ban giám đ c,

qu n lý ngu n v n ti n m t. ề ả ặ ồ ố

Phòng t ổ ứ ạ ch c ph trách qu n lý cán b , tuy n d ng, đoà t o ụ ụ ể ả ộ

nhân l c , l p k ho ch ti n l ng , phân ph i ti n l ng, ề ươ ự ế ậ ạ ố ề ươ ng ,ti n th ề ưở

gi ả i quy t công vi c hành chíh văn th . ư ế ệ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

Phòng kinh doanh có nhi m v l p k ho ch s n xu t , k - ụ ậ ệ ế ả ấ ạ ế

ho ch cung ng v t t ậ ư ả ậ , đ m b o vi c mua s m b o qu n cung cáp v t ứ ệ ạ ả ả ả ắ

theo yêu c u. t ư ầ

- Phòng qu n lý ch t l ả ấ ượ ấ ng : Ph trách theo dõi , ki m tra ch t ụ ể

ng s n ph m , theo dõi th c hi n h th ng tiêu chu n ch t l l ượ ệ ố ấ ượ ng ự ệ ẩ ả ẩ

ISO 9001 2000 , ch u trách nhi m đăng ký ch t l ấ ượ ệ ị ng s n ph m v i nhà ẩ ả ớ

n c.ướ

Trung tâm khuôn m u và thi ẫ ế ị ấ t b qu n lý s a ch a đ t xu t ử ữ ả ộ

trang đ i tu máy móc thi t b , nhà x ng ch t o khuôn m u. ạ ế ị ưở ế ạ ẫ

4. Đ c đi m v lao đ ng. ộ ể ề ặ

Đ n năm 2002 t ng s cán b công nhân viên trong công ty là 630 ế ổ ộ ố

ng i trong đó: ườ

-N là 190 ng i . ữ ườ

-Nam là 440 ng i.ườ

Trình đ cán b công nhân viên trong công ty là t trung c p tr nên ộ ộ ừ ấ ở

trong đó có 150 ng i có trinhf đ đ i h c. ườ ộ ạ ọ

5. Đ c đi m v máy móc thi ề ể ặ ế ị t b và công ngh . ệ

Thi t b máy móc trong công ty ch y u là đ c đ a vào s d ng t ế ị ủ ế ượ ử ụ ư ừ

nh ng năm 60- 70 có ngu n g c t các n c nh : Đ c , Trung Qu c, Vi ố ừ ữ ồ ướ ứ ư ố ệ t

ng đ i l c h u và năng xu t th p. Nam cho đ n nay đã t ế ươ ố ạ ậ ấ ấ

Tu i th trung bình c a máy móc trong công ty là 30 năm. ủ ọ ổ

Tình hình máy móc thi t b trong công ty đ c th hi n qua b ng sau: ế ị ượ ể ệ ả

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

B ng s l ng máy móc thi ố ượ ả ế ị t b công ty Ch t o Đi n c . ệ ơ ế ạ

S Tên thi STT Tên t bế ị Số Số

TT thi l ngượ l t bế ị ngượ

1 Nhóm máy 14 11 Khoan 17

bàn đ ng l c ự ộ

2 Nhóm máy 46 12 Máy 10

ti nệ d pậ

3 Nhóm máy 13 9 Máy 2

ti nệ u nố

4 Nhóm máy 14 8 Máy 3

phay c tắ

5 Máy bào 15 8 Máy 2

búa

6 16 7 Máy mài 10 Nhóm

lò

7 17 2 Máy mài 2 đá Các 18

thi b t ế ị

khác

8 18 1 Máy mài bavia Máy 7

ệ th nghi m ử

bi n ápế

9 19 5 Thi 28 Máy doa tế

b nông la ị

1 20 7 Máy 2 Khoan u nố

0 nghi nề

B ng 1ả

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

Trong nh ng năm g n đây công ty đã có nhi u thay đ i đ u t ổ ầ ư ữ ề ầ ề nhi u

cho máy móc thi t b vì v y mà tình hình v máy móc thi t b trong công ty ế ị ề ậ ế ị

đã có nh ng thay đ i đáng k : ữ ể ổ

+Trang b máy m i thay th máy cũ làm vi c gây n. ế ệ ớ ồ ị

+ C i ti n làm b o d ả ế ả ưỡ ng s a ch a, s n m i máy móc. ơ ữ ử ớ

+ Tăng c ng s d ng phun n ườ ử ụ ướ ơ c áp l ccao làm s ch v t đúc và n i ạ ự ạ

làm vi c.ệ

+Thi t k k thu t luôn đ c c i ti n đ ti t ki m nguyên li u qua ế ế ỹ ậ ượ ả ế ể ế ệ ệ

đó gi m ph th i. ế ả ả

+ Áp d ng công ngh đúc phay b ng nhôm. ệ ụ ằ

6. Đ c đi m v nguyên li u. ề ệ ể ặ

tr ng l n trong giá thành t 70%- 75% nên Nguyên v t li u chi m t ậ ệ ế ỷ ọ ớ ừ

chi phí nguyên v t li u có nh h ng l n nh t đ n giá thành s n ph m. ậ ệ ả ưở ấ ế ẩ ả ớ

Năm 2001 chi phí nguyên v t li u là 32 t ậ ệ . ỷ

Năm 2002 chi phí nguyên v t li u là 37 t trong đó : ậ ệ ỷ

+Nguyên v t li u chính 33,3 t ậ ệ ỷ

+ Nguyên v t li u ph là 3,7 t ậ ệ ụ . ỷ

Nguyên v t li u chính g m có: Thép, gang, đ ng, nhôm , vòng bi… ậ ệ ồ ồ

Nguyên v t li u ph g m có : S n , d u cách đi n, nh a thi c.. ơ ậ ệ ụ ồ ự ế ệ ầ

M c tiêu hao nguyên v t li u thông th ậ ệ ứ ườ ng cho m t đ ng c đ ộ ộ ơ ượ c

i công ty là : Thép 35%, Nhôm 5%, vòng bi (2 vòng bi) 10%, gang s n xu t t ả ấ ạ

20 %, nguyên v t li u ph 10%. ậ ệ ụ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

Ngu n cung c p nguyên v t li u cho công ty : ậ ệ ấ ồ

+Thép ch y u do công ty thép Thái Nguyên cung c p. ủ ế ấ

+ Gang cũng cung c p t công ty thép Thái Nguên . ấ ừ

+ Vòng bi công ty c khí. ơ

c mua trên th tr ng n i đ a. Nguên v t li u ph đ ậ ệ ụ ượ ị ườ ộ ị

Công ty l a ch n ngu n cung ng ch y u trong n c. Đ i v i nguyên ủ ế ứ ự ọ ồ ướ ố ớ

i cung ng c đ nh đ đ t giá c h và v t li u chính th ậ ệ ườ ng ch n ng ọ ườ ả ạ ể ạ ố ị ứ

ch t l ng n đ nh ấ ượ ổ ị

7.V t ch c s n xu t. ề ổ ứ ả ấ

V t ch c s n xu t trong công ty đ c th hi n qua b ng sau( ề ổ ứ ả ấ ượ ể ệ ả S đơ ồ

C a hàng

ử

Bi n thế

ế

Đúc d pậ

TT KM- TB

TQT

Kho NVL

L p ráp

Kho TP

B o hành

ắ

ả

C khí ơ

DV s a ử ch aữ

SP gang

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

8. Đ c đi m v v n c a Công ty. ề ố ủ ể ặ

Có b ng s li u v tình hình v n c a công ty nh sau ố ủ ố ệ ư ề ả

2000 2001 2002 2003 Năm

152 180 189 212 T ng v n ố ổ

97 112 121 142 V n c đ nh ố ố ị

55 68 65 70 V n ố ư l u

đ ngộ

B ng 2ả

III. Tình hình s n xu t kinh doanh c a Công ty trong m t s năm ộ ố ủ ả ấ

g n đây ầ

K t khi thành l p đ n nay vi c s n xu t kinh doanh c a Công ty ể ừ ệ ả ủ ế ậ ấ

không kh i có nh ng thăng tr m nh ng nói chung nó không ng ng phát ư ừ ữ ầ ỏ

vi c s n ph m Công ty ch ph c v cho th tr tri n, t ể ừ ệ ả ụ ụ ị ườ ẩ ỉ ế ng mi n B c đ n ề ắ

nay đã v n r ng qua kh p c n c. ươ ộ ắ ả ướ

Ta có th th y đ c hi n tr ng s n xu t kinh doanh c a Công ty qua ể ấ ượ ủ ệ ạ ấ ả

b ng sau: ả

Năm

1998

1999

2000

2001

2002

2003

S n l

23142

23250

25292

28210

35000

37000

ả ượ

Doanh thu(tr.đ) 37269

38250

46250

54600

62000

68000

0.467% 8.78%

11.54% 24.06% 5.71%

% tăng s nả

ngượ l

% tăng doanh

2.63%

20.91% 18.05% 13.55% 9.67%

thu

B ng 3ả

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

ề Qua b ng trên ta th y r ng doanh thu c a Công ty qua các năm đ u ấ ằ ủ ả

ấ tăng, tuy các năm tăng có khác nhau, tăng cao nh t năm 2000 là 20.91%, th p ấ

nh t là năm 1998/1999 là 2.63%. ấ

Còn s n l ả ượ ấ ng qua các năm c a Công ty cũng đ u tăng, tăng cao nh t ủ ề

là năm 2002/2001 là 24.06%, th p nh t là năm 99/98 là 0.67%. Nói chung ấ ấ

ng th p h n tăng doanh thu. t c đ tăng s n l ố ộ ả ượ ấ ơ

B ng m t s ch tiêu tài chính c a Công ty: ộ ố ỉ ủ ả

Năm 2000 2001 2002 T c đố ộ T c đố ộ

Doanh thu 46,,25 54,6 17,39 62 14,81

1,5 1,6 6,67% 1,65 3,13% Thu nh p bình ậ

quân/t

L i nhu n TT 1,8 2,1 16,67% 2,5 19,05% ậ ợ

2,878 3,372 17,25% 3,9 4,64% Thu ph i n p ả ộ ế

120,28 125,92 4,69% 138,61 10% Kh u hao ấ

4,38 4,55 3,9% 5,0 9,9% ư Tài s n l u ả

đ ng và đ u t ộ ầ ư

ng n h n ạ ắ

B ng 4ả

ề T s li u trên ta th y các ch s tài chính c a công ty qua các năm đ u ừ ố ệ ỉ ố ủ ấ

tăng nh năm 2002: doanh thu tăng 14,81% thu nh p bình quân đ u ng ư ậ ầ ườ i

tăng 3,13 %, l ợ i nhu n tr ậ ướ ấ c thu 19,05%, thu ph i n p 4,64% ,kh u ả ộ ế ế

hao10% so v i năm 2001. ớ

V tình hình s d ng v n c a công ty ta có b ng s li u sau đây: ố ủ ố ệ ử ụ ề ả

2001 2002 Ch tiêu ỉ Đ n vơ ị

LNTT/ST % 4,73 4,97

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

% 3,55 4,83

% 3,18 3,16

% 2,93 3,08 LNST/DT LNTT/(cid:229) TS LNST/(cid:229) TS

LNST/NVCSH % 3,12 3,84

B ng 5ả

Qua b ng s li u trên ta th y hi u qu s d ng v n c a công ty t ệ ả ử ụ ố ủ ố ệ ả ấ ươ ng

đ i cao th hi n c th nh sau. ố ể ệ ụ ể ư

Năm 20001 l c thu so v i doanh thulà 4,73 %và đ n năm ợ i nhu n tr ậ ướ ế ế ớ

2002 l m c trên ạ i tăng đ n 4,97% còn các ch tiêu khác c a công ty tăng ỉ ủ ế ở ứ

3%. Năm 2002 đ u tăng h n so v i năm 2001ch có l ơ ề ớ ỉ ợ i nhu n tr ậ ướ ế c thu so

3,18% xu ng còn 3,16%. v i t ng tài s n là gi mnh ng không đáng k t ớ ổ ể ừ ư ả ả ố

V tình hình th c hi n k ho ch t n kho c a công ty đ ủ ự ế ệ ề ạ ồ ượ ể ệ c th hi n

i đây: qua b ng d ả ướ

K ho ch Ch tiêu ỉ ế ạ Chênh l chệ Th cự

hi nệ L ng Chênh l ch ượ ệ

3600 cái 34500 -1500 -14,7% S l ố ượ ả ng s n

ph m s n xu t ấ ả ẩ

V t t -0,5 6,25% ậ ư ồ ầ t n đ u 8 tỷ 7,5 tỷ

kỳ

V t t -0,6 -6,9 ậ ư ồ ố t n cu i 8,7 tỷ 8,1 tỷ

kỳ

B ng 6ả

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

Qua b ng s li u năm 2002 ta th y công ty đã không hoàn thành k ấ ố ệ ả ế

hoách n xuát c a mình gi m 1500 cái so v i k ho ch hay 4,17 %. ớ ế ủ ả ạ ả

V v t t t n kho công ty đã gi m đ ng v t t ề ậ ư ồ ả c l ượ ượ ậ ư ồ ớ t n kho so v i

( 6,25%). k ho ch 0,5t ạ ế ỷ

Cũng nh v y đ i v i v t t t n cu i kỳ. ố ớ ậ ư ồ ư ậ ố

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

: V tình hình th c hi n nghĩa v v i nhà n ệ ụ ớ ự ề ướ c ta có b ng sau ả

S còn

ố

S phát sinh

Lu k t

đ u

ố

ỹ ế ừ ầ

S còn

ph iả

ố

Đã n pộ

Ch tiêu ỉ

n pộ

ph iả

Ph iả

Đã n pộ

đ uầ

n pộ

năm

-0,0028

I. T ng thu

ổ

ế

-0,0028

0,4466

0,8069

1.Thu GTGT n i đ a ộ ị

ế

2.TGTGT bán hàng

0,0044

0,05

xu t kh u

ẩ

ấ

3.THôNG TINĐB

0,231

0,19

4. Thu nh p kh u

0,07

0.0081

0,0081

ế

ậ

ẩ

0,3567

0,8

0,7722

0,954

0,905

0,0672

5. Thu TNDN ế

1,430

0,15

6.Thu v n ế ố

0,08

0,1

7.Thu tài s n ả ế

0,006

0,012

8.Ti n thu đ t ế ấ

ề

0,012

0,03

9.Các lo i khác ạ

ả ộ II. Các kho n ph i n p ả

0,001

khác

T ng c ng

1,784

1,8

1,7728

2,142

2,102

1,495

ổ

ộ

(B ng 7) ả

Qua b ng s li u trên ta th y r ng công ty đã hoàn thành t ấ ằ ố ệ ả ươ ố ng đ i

đ y đ nghĩa vuh thu c a mình đ i v i nhà n ế ủ ầ ố ớ ủ ướ ặ cm c dù công ty đã g p ặ

ph i m t s khó khăn nh t đ nh. Trong các lo i thu ph i n p c a công ty ả ộ ủ ộ ố ấ ị ế ả ạ

thì thu v n là l n nh t 1,43 t ế ố ấ ớ ỷ ồ đ ng còn các kho n thu khác thì t ả ế ươ ố ng đ i

nh d i 1t . ỏ ướ ỷ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

CH NG II. TH C TR NG CÔNG TÁC XÂY D NG H ƯƠ Ự Ự Ạ Ệ

TH NG VĂN B N TRONG QUÁ TRÌNH ÁP D NG ISO 9001 Ố Ụ Ả

T I CÔNG TY CH T O ĐI N C Ế Ạ Ệ Ơ Ạ

I. Tình hình áp d ng h th ng qu n lý ch t l

ng theo tiêu chu n iso

ệ ố

ấ ượ

ụ

ả

ẩ

9001: 2000 t

i công ty.

ạ

1. Lý do áp d ngụ

Là m t công ty lâu đ i nh t trong ngành ch t o máy nó đã xác đ nh ế ạ ấ ộ ờ ị

- Càng t

cho mình m t s lý do đ áp d ng h th ng là: ệ ố ộ ố ụ ể

ố ơ ệ ố t h n nhu c u c a khách hàng. Thông qua tìm hi u h th ng ầ ủ ể

này công ty xu t phát t mong mu n c a b n thân công ty đó là không ấ ừ ủ ả ố

ng ng đáp ng ngày xác đ nh vi c áp d ng h th ng này đã thoã mãn mong ệ ố ụ ừ ứ ệ ị

- Do chi n l

muón trên.

c c a công ty trong m t s năm t ế ượ ủ ộ ố ớ ẩ i đó là vi c xu t kh u ệ ấ

ng qu c t mà đó có m t s th tr s n ph m c a mình sang th tr ả ị ườ ủ ẩ ố ế ở ộ ố ị ườ ng

có yêu c u ph i ch ng nh n đã áp d ng đ c h th ng trên. đây chính là ụ ứ ầ ả ậ ượ ệ ố

m t b c đi tr c chu n b cho t ng lai phát tri n c a mình. ộ ướ ướ ẩ ị ươ ể ủ

ữ - Do mong mu n b n thân công ty là luôn luôn h c h i áp d ng nh ng ụ ả ố ọ ỏ

ph ng pháp qu n lý m i đã đ c ch ng minh là t t đ c i ti n đ ươ ả ớ ượ ứ ố ể ả ế ượ ể c hi u

qu ho t đ ng c a mình. ả ạ ộ ủ

2. Tình hình áp d ngụ

Do nh ng lý do trên công ty đã quy t đ nh ti n hành xây d ng và áp ế ị ự ữ ế

ng theo tiêu chu n iso 9001: 2000 vào tháng d ng h th ng qu n lý ch t l ụ ệ ố ấ ượ ả ẩ

ế 1 năm 2000 b t đ u b ng công b c a giám đ c công ty v vi c cam k t ề ệ ắ ầ ố ủ ằ ố

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

ệ xây d ng duy trì c i ti n công vi c đ m b o đ ngu n l c đ th c hi n ả ế ể ự ồ ự ủ ự ệ ả ả

vi c này. ệ

Quá trình xây d ng và áp d ng h th ng này t i công ty có th tóm t ệ ố ụ ự ạ ể ắ t

- Giai đo n 1: Phân tích tình hình và ho ch đ nh bao g m s cam

qua các giai đo n sau: ạ

ự ạ ạ ồ ị

k t c a lãnh đ o. ế ủ ạ

L p k ho ch th c hi n, thành l p ban ch đ o nhóm công tác. ỉ ạ ự ế ệ ậ ạ ậ

Ch n t v n: Công ty ch n t v n bên ngoài. ọ ư ấ ọ ư ấ

Xây d ng nh n th c chung v ISO 9000 t i công ty. ự ứ ề ậ ạ

Đào t o v xây d ng h th ng tài li u. ệ ố ự ệ ề ạ

Kh o sát h th ng hi n có. ệ ố ệ ả

L p k ho ch th c hi n chi ti t. ự ế ệ ạ ậ ế

-Giai đo n 2: Vi ạ ế ệ ố ọ t h th ng tài li u: Đây là giai đo n quan tr ng ệ ạ

t tài c a vi c xây d ng h th ng công ty ti n hành các công vi c vi ủ ệ ố ự ệ ế ệ ế

li u.ệ

Ph bi n và ban hành ổ ế

- Giai đo n 3: Th c hi n và c i ti n. ả ế ự ệ ạ

Công b áp d ng. ố ụ

Đánh giá ch t l ấ ượ ng n i b . ộ ộ

Giai đo n 4: Ch ng nh n ậ ứ ạ

Ti p xúc v i t ớ ổ ứ ch c ch ng nh n. ứ ế ậ

Đánh giá s bơ ộ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

Đánh giá chính th cứ

Quy t đ nh ch ng nh n ế ị ứ ậ

Giám sát ch ng nh n và đánh giá l ứ ậ i ạ

Xây d ng m c tiêu ch t l ụ ấ ượ ự ng c a đ n v và tri n khai. ị ủ ơ ể

c và ch a đ t đ 3. Nh ng k t qu đ t đ ế ả ạ ượ ữ ư ạ ượ ụ c trong vi c áp d ng ệ

h th ng ệ ố

a. Nh ng k t qu đ t đ c ả ạ ượ ữ ế

Công ty đã nh n đ ậ ượ ệ ố c ch ng ch v vi c áp d ng thành công h th ng ụ ỉ ề ệ ứ

vào tháng 12/2000.

ấ Nh n th c v iso 9000, v vai trò ý nghĩa c a nó, nh n th c v ch t ủ ứ ứ ề ề ề ậ ậ

ng và t m quan tr ng c a vi c t o s n ph m có ch t l ng cao và phù l ượ ệ ạ ả ấ ượ ủ ầ ẩ ọ

c c i thi n. Nhân viên trong công ty h p v i nhu c u khách hàng đã đ ợ ầ ớ ượ ệ ả

cũng đã đ c ti p c n đ c v i nhi u ki n th c m i đó là các công c ượ ế ậ ượ ứ ề ế ớ ớ ụ

th ng kê trong qu n lý ch t l ng, có cách ti p cân theo quá trình, cách ấ ượ ả ố ế

phân tích d li u, v s c n thi quy t đ nh d a trên th c t ự ế ị ự ế ề ự ầ ữ ệ ế t ph i đ nh ả ị

h ướ ng theo khách hàng, s tham gia c a m i ng ự ủ ọ ườ i…chính nh ng hi u bi ữ ể ế t

này đã t o ra cho công ty m t phong thái làm vi c m i đó là làm vi c theo ệ ệ ạ ớ ộ

khoa h c.ọ

Công ty đã xây d ng đ c m t h th ng tài li u t ự ượ ộ ệ ố ệ ươ ng đ i đ y đ ố ầ ủ

ph n ánh đ ả ượ c nh ng gì đã x y ra c a công ty. ẩ ủ ữ

M i ho t đ ng s n xu t kinh doanh c a công ty đã đi vào n n p, có ạ ộ ề ế ủ ả ấ ọ

k ho ch, có tính toán và đ u đ ế ề ượ ạ c văn b n hóa. ả

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

Ch t l ng s n ph m c a công ty không ng ng đ c nâng cao, chi phí ấ ượ ủ ừ ả ẩ ượ

ng đ s n xu t ngày càng gi m, uy tín c a công ty trên th tr ả ị ườ ủ ấ ả ượ ẳ c kh ng

đ nh. ị

b. Nh ng m t ch a đ c ư ượ ữ ặ

ậ M t s cán b công nhân viên còn có nh n th c sai l m v iso do v y ộ ố ứ ề ậ ầ ộ

h ch a đ ọ ư ượ ề c tích c c tham gia vào vi c xây d ng và áp d ng nó. Nhi u ự ụ ự ệ

ng ườ ế ứ i nôn nóng trong vi c xây d ng h th ng cho nó là m t vi c h t s c ệ ố ự ệ ệ ộ

t n kém. ố

Có đ ng c ch a đúng v ISO, coi đay ch là công c đ qu ng cáo ụ ể ư ề ả ộ ơ ỉ

ng giành th u. khuy ch tr ế ươ ầ

ổ ơ ấ Trong giai đo n đ u vi c th c hi n iso kéo theo nhi u thay đ i c c u ự ệ ệ ề ạ ầ

i c a m t s ng òi. Do có s t ổ ch c quan tr ng, gi m đ c quy n đ c l ả ặ ợ ủ ộ ố ư ứ ề ặ ọ ự

ng th c hi n trong vi c t b các ho t đ ng, t ch c mà trong mi n c ễ ưỡ ệ ừ ỏ ạ ộ ự ệ ổ ứ

m t th i gian dài h cho là t t và ph c v cho m c đích, l i ích doanh ộ ờ ọ ố ụ ụ ụ ợ

nghi p trong nhi u năm. ề ệ

ấ Trong giai đo n th c hi n thi u cam k t c a lãnh đ o c p cao nh t, ế ủ ự ệ ế ạ ạ ấ

t v các nguyên lý l p k ho ch ch a t ạ ậ ư ố ế t, thi u nh n th c và thi u hi u bi ứ ế ể ế ậ ế ề

ng, thi u m t đ i ngũ th c thi m nh, c b n c a h th ng qu n lý ch t l ơ ả ủ ệ ố ấ ượ ả ộ ộ ự ế ạ

đ i di n lãnh đ o v ch t l ạ ề ấ ượ ệ ạ ng còn thi u năng l c. ế ự

Đây cũng là nh ng khó khăn h n ch chung c a các doanh nghi p áp ủ ữ ế ệ ạ

d ng h th ng này. ệ ố ụ

II. Th c tr ng công tác xây d ng h th ng tài li u ệ ố ự ự ệ ạ

1. Gi i thi u chung v h th ng tài li u c a công ty ớ ề ệ ố ệ ủ ệ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

H th ng tài li u c a công ty đ ệ ệ ố ủ ượ ằ c đ nh nghĩa là nh ng tài li u b ng ữ ệ ị

c so n th o ho c s d ng cho vi c áp d ng h th ng qu n lý văn b n đ ả ượ ặ ử ụ ệ ố ụ ệ ả ả ạ

ch t l ng c a công ty. H th ng tài li u c a công ty bao g m: ấ ượ ệ ủ ệ ố ủ ồ

- Chính sách ch t l ng: Là ý đ đ nh h ấ ượ ồ ị ướ ng chung c a công ty ủ

có liên quan đ n ch t l ng ấ ượ ế

- M c tiêu ch t l ng: Là đi u công ty đ nh tìm ki m hay h ấ ượ ụ ề ế ị ướ ng

i có liên quan đ n ch t l ng t ớ ấ ượ ế

S tay ch t l ấ ượ ổ ấ ng: Là tài li u cung c p nh ng thông tin nh t ấ ữ ệ

qu n c cho n i b và bên ngoài v h th ng qu n lý ch t l ng c a t ề ệ ố ả ả ộ ộ ấ ượ ả ủ ổ

ch c.ứ

- K ho ch ch t l ng: Là tài li u mô t cách th c áp d ng h ấ ượ ế ạ ệ ả ứ ụ ệ

th ng qu n lý ch t l ả ấ ượ ố ng đ i v i m t s n ph m d án h p đ ng c th ẩ ố ớ ộ ả ụ ể ự ồ ợ

Yêu c u,ầ quy đ nh tiêu chu n: Là tài li u công b các yêu c u ầ ệ ẩ ố ị

- ấ Th t c ch d n các công vi c và b n v : Là tài li u cung c p ủ ụ ỉ ẫ ệ ẻ ệ ả

các thông tin và cách th c ti n hành các ho t đ ng và quá trình m t cách ạ ộ ứ ế ộ

nh t quán. ấ

H s ch t l ng: Là tài li u cung c p b ng ch ng khách quan ồ ơ ấ ượ ứ ệ ằ ấ

v các ho t đ ng đã đ ạ ộ ề ượ c th c hi n hay k t qu th c hi n ệ ế ả ự ự ệ

H th ng tài li u c a công ty đ c chia làm 4 t ng nh hình v sau: ệ ủ ệ ố ượ ư ẽ ầ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

ng, chính sách và m c tiêu - T ng 1: Bao g m s tây ch t l ồ ấ ượ ầ ổ ụ

ch t l ng ấ ượ

- T ng 2: Bao g m th t c quy đ nh quy trình ủ ụ ầ ồ ị

T ng 3: Quy trình h ng d n công vi c, m u bi u, quy đ nh k ầ ướ ể ệ ẫ ẫ ị ỹ

thu t tiêu chu n quy ph m, đi u l ng ề ệ ế , k ho ch ch t l ạ ấ ượ ạ ẩ ậ

T ng 4: H s ch t l ng - ồ ơ ấ ượ ầ

Ta th y r ng m i t ằ ỗ ổ ấ ch c ph i xác đ nh m c đ , ph m vi c a h ứ ứ ủ ạ ả ộ ị ệ

th ng qu n lý tài li u c n thi t và ph ng ti n thông tin đ c s d ng. ệ ầ ả ố ế ươ ệ ượ ử ụ

Đi u này ph thu c vào các y u t nh sau: ế ố ư ụ ề ộ

Quy mô c a t - ủ ổ ứ ch c, lo i hình t ạ ch c ổ ứ

S ph c t p và t ng tác c a các quá trình. - ự ứ ạ ươ ủ

- ầ S ph c t p c a s n ph m, t m quan tr ng c a các yêu c u ầ ủ ả ứ ạ ủ ự ẩ ọ

c a khách hàng ủ

Các yêu c u v lu t c n áp d ng - ề ậ ầ ụ ầ

Năng l c c a nhân viên ự ủ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

t đ ch ng t vi c th c hi n yêu c u c a h - M c đ c n thi ứ ộ ầ ế ể ứ ỏ ệ ầ ủ ệ ự ệ

ng th ng qu n lý ch t l ả ấ ượ ố

Khi xây d ng h th ng tài li u c n chú ý gi a m c đ văn b n hoá và ứ ộ ệ ố ữ ự ệ ả ầ

trình đ k năng. Thông th i thao tác ộ ỹ ườ ng n u trình đ k năng c a ng ộ ỹ ủ ế ườ

ng d n. N u không l u ý t càng cao thì càng c n ít văn b n và h ầ ả ướ ư ế ẫ ớ ể i đi m

này t ổ ứ ả ch c có th r i vào m t trong hai tr ng thái ho c quá nhi u văn b n ể ơ ề ạ ặ ộ

i quan liêu gi y t ho c không đ văn b n h d n t ẫ ớ ấ ờ ủ ả ặ ướ ẫ ng d n áp d ng d n ụ ẫ

t ớ i trình tr ng l n x n thi u th ng nh t. Ngoài ra m c đ văn b n hoá cũng ấ ứ ộ ế ạ ả ộ ộ ố

tuỳ thu c vào quy mô t ch c và lo i hình công ngh s n ph m theo nghĩa ộ ổ ứ ệ ả ẩ ạ

quy mô càng to thì càng c n nhi u văn b n. ề ầ ả

M t đi u m u ch t khi xây d ng h th ng tài li u: ệ ố ự ệ ề ấ ộ ố

Khách hàng ch y u c a h th ng tài li u là nhân viên c a t - ủ ế ủ ệ ố ủ ổ ệ

ch cứ

B n thân c a h th ng tài li u không ph i là m c đích mà còn ủ ệ ố ụ ệ ả ả

ph i là m t ho t đ ng làm gia tăng giá tr n u m t tài li u nào không làm ạ ộ ị ế ệ ả ộ ộ

gia tăng giá tr thì c n m nh d n g t b . ạ ỏ ầ ạ ạ ị

2. Ý nghĩa c a h th ng tài li u ủ ệ ố ệ

Tiêu chu n ISO 9001 đòi h i t ch c ph i xây d ng và áp ỏ ổ ứ ự ẩ ả d ng m t h ụ ộ ệ

ng d ng tài li u. Tài li u là m i d li u có ý nghĩa th ng qu n lý ch t l ả ấ ượ ố ọ ữ ệ ệ ệ ạ

và môi tr ườ ắ ng h tr chúng. Tài li u có th là quy đ nh k thu t, quy t c ể ỗ ợ ệ ậ ỹ ị

đi u hành b n v , báo cáo tiêu chu n. Môi tr ng có th là gi y, đĩa t ẽ ề ả ẩ ườ ể ấ ừ ,

đi n t hay quang nh hay t h p các d ng trên. ệ ử ả ổ ợ ạ

ấ M t h th ng tài li u t o kh năng thông báo các ý đ nh và s nh t ộ ệ ố ệ ạ ự ả ị

quán các hành đ ng. Vi c s d ng h th ng tài li u s giúp t ch c: ệ ử ụ ệ ẽ ệ ố ộ ổ ứ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

Đ t đ c ch t l ạ ượ ấ ượ ấ ng s n ph m và là căn c c i ti n ch t ứ ả ế ả ẩ

ng và duy trì các c i ti n đã đ c, thông qua vi c: l ượ ả ế ượ ệ

+ Giúp ng i qu n lý hi u đ c nh ng gì đang x y ra và ch t l ườ ể ả ượ ấ ượ ng ữ ẩ

th c hi n c ch ng qua đó có th đo l ng theo dõi đ ự ủ ứ ệ ể ườ ượ ủ c hi u năng c a ệ

các quá trình hi n t ệ ạ ả i nh ng gì c n có c i ti n và k t qu c a nh ng c i ả ế ả ủ ữ ữ ế ầ

ti n đã đ t đ c. ạ ượ ế

+ Duy trì nh ng c i ti n nh n đ c nh nh ng quy t c đi u hành ữ ế ả ậ ượ ữ ề ắ ờ

đ ượ c tiêu chu n hoá d ẩ ướ ạ i d ng tài li u ệ

Đào t o nhân viên - ạ

L p l i công vi c m t cách th ng nh t và là c s đ truy tìm - ặ ạ ơ ở ể ệ ấ ộ ố

ngu n g c khi c n ầ ố ồ

ệ Cung c p b ng ch ng khách quan khi đánh giá h th ng tài li u ệ ố ứ ấ ằ

là b ng ch ng khách quan r ng các th t c quá trình đã đ ằ ủ ụ ứ ằ ượ c xác đ nh và ị

ki m soát. ể

Đánh giá tính hi u l c và s thích h p c a h th ng qu n lý - ệ ự ệ ố ự ủ ả ợ

ch t l ng ấ ượ

c ví Ta có th minh h a vai trò c a h th ng tài li u qua hình v nó đ ủ ệ ố ể ệ ẽ ọ ượ

nh hòn chèn đ gi l i các thành qu đã đ t đ ể ữ ạ ư ạ ượ ả ả ế c do quá trình c i ti n

S c c n ứ ả

đem l i:ạ

Ch t ấ

l ng ượ

đã c i ả

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ ng l c ự

ộ

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

H th ng tài li u ệ

ệ ố

ti nế

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

i công ty 3. Quá trình xây d ng h th ng tài li u t ự ệ ố ệ ạ

Sau khi đã ch đ nh ng ỉ ị ườ ự i đi u ph i d án ch u trách nhi m xây d ng ố ự ề ệ ị

h th ng tài li u và nghiên c u k các yêu c u c a tiêu chu n ISO 9001 nói ệ ố ứ ỹ ầ ủ ệ ẩ

chung quá trình xây d ng h th ng tài li u hi n t i công ty bao g m các ệ ố ệ ạ ự ệ ồ

b c sau: ướ

a. B c 1: Phân tích khái quát quá trình ướ

M c đích c a b ủ ướ ụ c công vi c này là: ệ

+ Xác đ nh quá trình ch y u c n có trong h th ng qu n lý ch t l ủ ế ầ ệ ố ấ ượ ng ả ị

t là trong quá trình kinh doanh đ đ m báo công vi c đ đ c bi ặ ệ ể ả ệ ượ ả c trôi ch y

lúc đ t quan h v i khách hàng đ n lúc giao s n ph m. và có hi u qu t ệ ả ừ ệ ớ ế ặ ẩ ả

+ Xem xét khái quát t ng quá trình d a trên nh ng yêu c u c a ISO 9001 đ ự ầ ủ ữ ừ ể

qua đó quuy t đ nh yêu c u nào có th áp d ng đ ng th i, nh n bi t quá trìn h ế ị ụ ể ầ ậ ồ ờ ế

nào c n ph i ti n hành đ th a mãn m i yêu c u c n thi ể ỏ ầ ầ ả ế ầ ọ ế ủ ẩ ư t c a tiêu chu n, l u ý

có th ch n m trong đi u 7 v i đi u ki n s ngo i l này r ng m i s ngo i l ọ ự ằ ạ ệ ể ỉ ằ ớ ề ệ ự ạ ệ ề

ng đ n ch t l ng s n ph m. không nh h ả ưở ấ ượ ế ẩ ả

 Quá trình chính và quá trình h tr ỗ ợ

Trong b t c t ch c nào cũng t n t i 2 quá trìng: Các quá trình chính ấ ứ ổ ứ ồ ạ

g n v i quá trình kinh doanh c a Công ty và các quá trình h tr . Nhi u t ắ ỗ ợ ề ổ ủ ớ

ch c g p khó khăn ngay t c đ u đ c bi t là các t ứ ặ b ừ ướ ặ ầ ệ ổ ụ ch c d ch v vì ị ứ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

không xác đ nh đ c quá trình kinh doanh, không xác đ ng đ c đ u vào, ị ượ ị ượ ầ

các quá trình trung gian và đ u gia đ t ể ừ ầ ẩ đó g n v i yêu c u c a tiêu chu n ầ ủ ắ ớ

ISO 9001.

M i quá trình chính th ng g n v i m t b ph n ch c năng, phòng ỗ ườ ộ ộ ứ ấ ậ ớ

ban hay khu v c t ch c. S l ng các quá trình chính th ự ổ ố ượ ứ ườ ộ ng ph thu c ụ

vào lo i hình s n ph m, m c đ ph c t p, qui mô lo i hình t ch c. ứ ộ ứ ạ ạ ả ẩ ạ ổ ứ

T các đ c đi m v ho t đ ng s n xu t kinh doanh c a công ty đó là ạ ộ ủ ừ ề ể ặ ả ấ

công ty ch t o đi n c chuyên s n xu t và kinh doanh thi t b đi n, công ế ạ ệ ả ấ ơ ế ị ệ

ty đã xác đ nh quá trình chính bao g m: ồ ị

- Ho ch đ nh vi c t o s n ph m; ệ ạ ả ạ ẩ ị

- Các quá trình liên quan đ n khách hàng; ế

- Thi t k và phát tri n; ế ế ể

- Mua hàng;

- Ki m soát quá trình s n xu t và cung c p d ch v ; ụ ể ấ ấ ả ị

- t và xác đ nh ngu n g c; Nh n bi ậ ế ồ ố ị

- Ki m soát tài s n c a khách hàng; ả ủ ể

- Ki m tra th nghi m s n ph m; ử ể ệ ẩ ả

- Ki m soát s n ph m không phù h p; ẩ ể ả ợ

- D ch v sau khi bán; ụ ị

- B o toàn s n ph m. ả ả ẩ

Các quá trình h tr bao g m c quá trình qu n lý và ph c v cho quá ụ ụ ỗ ợ ả ả ồ

trình chính. Các quá trình h tr th ỗ ợ ườ ậ ng v n hành ngang qua nhi u b ph n ề ậ ộ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

ch c năng hay phòng ban trong t ch c, ví d quá trình h tr c a công ty ứ ổ ứ ỗ ợ ủ ụ

nh sau: ư

- Các quá trình qu n lý chung: xem xét, đánh giá, theo dõi; ả

- Quá trình đào t o;ạ

- Qúa trình c i ti n; ả ế

- Quá trình qu n lý thông tin… ả

M i quá trình bao g m nhi u công vi c, đ i v i ph n l n các quá trình ố ớ ầ ớ ề ệ ồ ỗ

m t s công vi c có trình t n i ti p nhau. Trong m t s quá trình khác các ộ ố ệ ự ố ế ộ ố

công vi c không theo m t tr t t ộ ậ ự ệ ệ ầ mà ch là m t t p h p các công vi c c n ợ ộ ậ ỉ

ph i làm. ả

Khi mô t m ng l i quá trình t t nh t là nên dùng l u đ vì nó là hình ả ạ ướ ố ư ồ ấ

th c mô t quá trình d ứ ả ướ ạ i d ng bi u đ . ồ ể

 Trách nhi m đ i v i quá trình ố ớ ệ

V i m i quá trình ph i có ng i ch u trách nhi m. N u qúa trình ch có ả ớ ỗ ườ ừ ệ ỉ ị

liên quan đ n m t đ n v thì ng i ch u trách ộ ơ ế ị ườ i ph trách đ n v s là ng ơ ị ẽ ụ ườ ị

ậ nhi m. Đ i v i quá trình có s liên k t gi a nhi u phòng ban hay b ph n ế ố ớ ự ữ ề ệ ộ

i ch u trách nhi m chung vi c th c hi n quá trình. ph i ch đ nh ng ỉ ả ị ườ ự ệ ệ ệ ị

Trách nhi m đ i v i ho t đ ng hàng ngày c a quá trình hay còn g i là ạ ộ ố ớ ủ ệ ọ

c quy đ nh cho nh ng ng trách nhi m v n hành ph i đ ậ ả ượ ệ ữ ị ườ i làm vi c trong ệ

quá trình. Các cán b qu n lý, đ c công hay tr ả ộ ố ưở ng nhóm s ch u trách ẽ ị

nhi m giám sát và có th u quy n hành đ ng trên t ng đi m. ể ỷ ừ ể ề ệ ộ

 K t lu n khái quát v quá trình ề ế ậ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

Sau khi đã xác đ nh đ c các quá trình chính và quá trình h tr có th ị ượ ỗ ợ ể

k t lu n đ ế ậ ượ c các đi u sau đây: ề

Đi u nào c a ISO 9001 không áp d ng đ - ụ ủ ề ượ ớ ệ ủ c v i công vi c c a

ch c. t ổ ứ

T ng ng gi a các đi u c a ISO 9001 và các quá trình đang ươ ữ ủ ứ ề

i trong t ch c. t n t ồ ạ ổ ứ

- ấ Nh ng quá trình nào ph i đ a vào h th ng qu n lý ch t ư ữ ệ ả ả ố

ng. l ượ

Nh ng tài li u nào c n th hi n d i t ng 2, t ng 3. - ể ệ ướ ầ ữ ệ ầ ầ

b. Phân tích quá trình

Vi c phân tích qúa trình nh m xem xét, đánh giá trình đ hi n t ộ ệ ạ ủ i c a ệ ằ

quá trình qua đó l p k ho ch c th v vi c xây d ng các th t c, h ụ ể ề ệ ủ ụ ự ế ậ ạ ướ ng

t đ quá trình đ c ki m soát đáp ng yêu c u c a tiêu chu n. d n c n thi ẫ ầ ế ể ượ ầ ủ ứ ể ẩ

Khi phân tích các quá trình c n chú ý tr l i 5 câu h i: ả ờ ầ ỏ

Công vi c nào c n làm trong quá trình? ệ ầ

Cách th c đ làm công vi c này, ai làm? - ứ ể ệ

Các tiêu chu n quy đ nh c n ph i tuân th , các h - ủ ẩ ầ ả ị ướ ng đ n hay ẫ

chu n m c tay ngh c n thi t? ề ầ ự ẩ ế

- Các ho t đ ng ki m tra nào c n có? ể ạ ộ ầ

t? - Ngu n l c c n thi ồ ự ầ ế

Vi c phân tích m t quá trình th ng qua các b c sau: ệ ộ ườ ướ

B c 1: Xác đ nh m c đích và ph m vi c a quá trình ướ ụ ủ ạ ị

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

ơ Quá trình hi n có nh m m c đích, m c tiêu gì áp d ng cho nh ng đ n ụ ụ ữ ụ ệ ằ

v nào, khu v c ho đ ng nào trong công ty. ạ ộ ị ự

- B c 2: Thu th p thông tin chi ti t v quá trình. ướ ậ ế ề

Trong b c này ph i tr l i nh ng câu h i sau: ướ ả ả ờ ữ ỏ

+ Quá trình b t đ u nh th nào? ắ ầ ư ế

+ Trình t các công vi c trong quá trình? ự ệ

+ Ai th c hi n t ng công vi c? ệ ừ ự ệ

+ Các nhi m v ph i làm v i t ng công vi c? ụ ả ớ ừ ệ ệ

+ Các quy đ nh, ch đ nh có liên quan? ế ị ị

+ Ph i s d ng các h ng đ n, tài li u hay bi u m u nào? ả ử ụ ướ ệ ể ẫ ẫ

+ Các k năng yêu c u là gì? ầ ỹ

+ Các công vi c nào trong n i b doanh nghi p s có liên quan? ệ ẽ ộ ộ ệ

+ Đ u ra c a quá trình? ủ ầ

Khi phân tích ph i căn c vào th c t hi n th i cho t ng quá trình ự ế ệ ứ ừ ả ờ

ch không ph i là thi i quá trình. Đ ng nhiên qua phân tích, t ứ ả t k l ế ế ạ ươ ổ

ch c s nh t đ c nh ng khu v c y u kém c n đ ứ ẽ ận bi ế ượ ữ ự ế ầ ượ ế c c i ti n ả

cho phù h p.ợ

- B c 3: Ghi nh n thông tin b ng ph ng pháp mô t ướ ằ ậ ươ ả ư hay l u

đ . ồ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

Theo ph ng pháp mô t ta l p m t b n li t kê t ng công vi c d ươ ả ộ ả ậ ệ ừ ệ ướ i

d ng m t t p h p công vi c hay trình t ạ ộ ậ ệ ợ ự . Cách này phù h p khi phân tích ợ

các quá trình không ph c t p. ứ ạ

Các l u đ xây d ng khi phân tích quá trình có th r t chi ti t. Tuy ể ấ ư ự ồ ế

ầ nhiên trong t ng l u đ cu i cùng trình bày trong các th t c không c n ủ ụ ừ ư ồ ố

thi t ph i có cùng m c đ chi ti t v các d ng thông tin mà ch yêu c u có ế ứ ộ ả ế ề ạ ầ ỉ

nh ng thông tin phù h p cho ng i đ c d theo dõi các b c đi c a th t c. ữ ợ ườ ọ ễ ướ ủ ụ ủ

- B ướ c 4: B sung ổ

So sánh tài li u thu đ c v i các yêu c u c a tiêu chu n iso 9000 tìm ra ệ ượ ớ ầ ủ ẩ

nh ng l ữ ỗ ổ h ng c n b sung trong giai đo n này nên có đóng góp c a các b ạ ủ ầ ổ ộ

ph n có liên quan các chuyên gia có kinh nghi m. L u ý r ng r t nhi u tài ư ề ệ ậ ằ ấ

li u thu đ c trong b c này có th đ ệ ượ ướ ể ượ ử ụ ệ ố c s d ng đ đ a vào h th ng ể ư

qu n lý ch t l ng m i. ấ ượ ả ớ

Khi vi c phân tích và b sung đã hoàn t i xem quá ệ ổ ấ ầ t c n ki m tra l ể ạ

trình :

+ Có thõa mãn m c đích c a nó không ủ ụ

+Không còn nh ng đi m y u kém ữ ể ế

+ Thõa mãn các yêu c u thích h p c a iso 9000 ợ ủ ầ

c. Vi

t tài li u c a h th ng qu n lý ch t l

ng.

ế

ệ ủ ệ ố

ấ ượ

ả

Đây là giai đo n cu i cùng, trên c s phân tích trong giai đo n trên t ơ ở ạ ạ ố ổ

ch c ti n hành vi ế ứ ế ế t các tài li u trong h th ng bao g m c vi c l y ý ki n ả ệ ấ ệ ố ệ ồ

đóng góp xem xét phê duy t ban hành. T ch c c n l p danh m c các tài ứ ầ ậ ụ ệ ổ

li u c nvi ệ ầ ế t phân công và l p ti n đ c th . ộ ụ ể ậ ế

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

Trong quá trình xây d ng h th ng tài li u c a mình công ty luôn bám ệ ủ ệ ố ự

sát theo các nguyên t c vi ắ ế t tài li u đó là: ệ

- N i dung các văn b n đ n gi n rõ ràng ng n g n ọ ơ ả ả ắ ộ

Ph n ánh đúng th c t - ự ế ả ho t đ ng c n ki m soát đáp ng yêu ể ạ ộ ứ ầ

c u c a tiêu chu n ầ ủ ẩ

Không sao chép ch ng t các t ch c khác - ứ ừ ổ ứ

Kh i l - ố ượ ủ ng văn b n phù h p v i trình đ và kinh nghi m c a ệ ả ớ ộ ợ

ng ườ i th c hi n ệ ự

i công ty.

4. K ho ch xây d ng h th ng tài li u t ự

ế ạ ệ ố ệ ạ

B n k ho ch này đ ế ả ạ ượ c ban ch đ o l p ra và đ ỉ ạ ậ ượ ổ ế c công b ph bi n ố

trong toàn công ty:

B n k ho ch(b ng 8) ả ế ạ ả

Ngày hoàn STT N i dung công vi c ệ ộ ệ Cán b làm vi c ộ Ngày th cự

thành v i t ớ ổ ch c t ứ ư hi nệ

v nấ

Phòng t 09/01/2000 19/01/2000 1 Đào t o nh n th c v iso ậ ứ ề ạ ch c ổ ứ

Phòng qu n lý 23/01/2000 30/01/2000 2 ả Đánh giá hi n tr ng qu n ệ ạ ả

lý ch t l ng t i công ty ch t l ng ấ ượ ạ ấ ượ

Phòng t 29/01/2000 04/01/2000 3 Đào t o h ạ ướ ng d n xây ẫ ch c ổ ứ

d ng HTTL theo iso 9001 ự

10/02/2000 13/02/2000 4 H ng d n c u trúc và các ấ ướ ẫ Giám đ cố

ấ n i dung c a s tay ch t ộ ủ ổ

ngượ l

Xác đ nh các quá trình trong 14/02/2000 20/02/2000 5 ị Các đ n vơ ị

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

ầ công ty và các quy đ nh c n ị

bi tế

Vi t quy trình ki m toán tài Phòng qu n lý 21/02/2000 27/02/2000 6 ế ể ả

li u, h s ch t l ng ồ ơ ệ ấ ượ

Các phân x 28/02/2000 10/03/2000 7 L p k ho ch ch t l ạ ấ ượ ng ế ậ ngưở

và vi ế t quy trình s n xu t ấ ả

Xây d ng và xem xét chính 15/03/2000 19/03/2000 8 ự Giám đ cố

sách ch t l ấ ượ ụ ng và m c

tiêu ch t l ng ấ ượ

9 Vi Phòng t 13/03/2000 23/03/2000 ế ạ t quy trình đào t o ch c ổ ứ

qu n lý cán b ả ộ

10 Vi t quy trình mua hàng kinh 09/03/2000 23/03/2000 Phòng ế

doanh

11 Phòng kinh 09/03/2000 15/03/2000 ẩ Xây d ng các tiêu chu n ự

doanh NVL và s n ph m ả ẩ

12 L p quy trình và h Các phân x 15/03/2000 20/03/2000 ậ ướ ng ngưở

ả d n công vi c cho các s n ệ ẫ

ph mẩ

13 Theo dõi và đo l ng các 25/03/2000 02/04/2000 ườ Phòng k thu t ậ ỹ

quy trình

14 25/03/2000 02/04/2000 Cách th c ki m soát máy ể ứ Phòng k thu t ậ ỹ

móc thi t b ế ị

15 Cách th c theo dõi và đo Phòng qu n lý 03/04/2000 12/04/2000 ứ ả

ng s n ph m ch t l ng l ườ ả ẩ ấ ượ

16 03/04/2000 13/04/2000 Cách th c ki m soát quy ể ứ Phòng k thu t ậ ỹ

trình s n xu t hàng hoá và ấ ả

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

d ch v ị ụ

17 Nh n di n và truy tìm Phòng qu n lý 02/04/2000 12/04/2000 ệ ậ ả

ch t l ng ngu n g c s n ph m ố ả ẩ ồ ấ ượ

18 Ki m soát tài s n khách Phòng kinh 04/04/2000 14/04/2000 ể ả

hàng doanh

19 Quá trình xem xét yêu Phòng kinh 10/04/2000 02/06/2000

doanh c uc a khách hàng ầ ủ

20 Phòng qu n lý 14/04/2000 25/04/2000 Quá trình ki m soát đo ể ả

ch t l ng l ườ ng và c i ti n ả ế ấ ượ

21 Phòng qu n lý 20/04/2000 10/05/2000 ả Cách th c ki m soát s n ể ứ ả

ch t l ng ph m không phù h p ợ ẩ ấ ượ

22 Phòng qu n lý 06/05/2000 05/05/2000 ụ Hành đ ng kh c ph c ắ ộ ả

ch t l ng phòng ng aừ ấ ượ

23 Phòng qu n lý 06/05/2000 15/05/2000 Quy trình đánh giá n i bộ ộ ả

ch t l ng ấ ượ

24 Phòng qu n lý 06/07/2000 15/07/2000 Cách th c phân tích d li u ữ ệ ứ ả

ch t l ng ấ ượ

ố ớ Đây là b n k ho ch chung cho toàn b h th ng văn b n còn đ i v i ộ ệ ố ế ả ạ ả

vi c xây d ng t ng tài li u c th s do ng ệ ụ ể ẽ ự ừ ệ ườ ứ ệ i đ ng đ u ch u trách nhi m ị ầ

l p. Đây cũng là c s cho vi c theo dõi đánh giá công tác xây d ng h ậ ơ ở ự ệ ệ

th ng tài li u. ệ ố

5. Công tác xây d ng chính sách ch t l ự

ấ ượ ấ ng và m c tiêu ch t ụ

ng l ượ

a. V i chính sách ch t l ng ấ ượ ớ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

Đây là m c đích và ph ng h ng t ng th c a t ụ ươ ướ ể ủ ổ ứ ế ch c liên quan đ n ổ

ch t l ấ ượ ng. Vì t m quan tr ng c a nó nên chính sách ch t l ủ ấ ượ ầ ọ ổ ế ng ph bi n

ng các đ n v có nhi m v truy n đ t cho nhân đ n toàn th công ty. Tr ể ế ưở ụ ệ ề ạ ơ ị

ch c th c hi n và duy trì chính sách ch t l viên th u hi u t ấ ể ổ ứ ấ ượ ự ệ ọ ng trong m i

ho t đ ng c a đ n v mình. ủ ơ ạ ộ ị

Trên c s chính sách chung v ho t đ ng kinh doanh c a công ty cùng ạ ộ ơ ở ủ ề

ng, xu h ng ch t l v i vi c phân tích d li u v ho t đ ng ch t l ữ ệ ớ ạ ộ ấ ượ ề ệ ướ ấ ượ ng

trên th tr ng cũng nh nh ng đòi h i v ch t l ị ườ ỏ ề ấ ượ ữ ư ệ ng c a khách hàng hi n ủ

t i và t ng lai chính sách ch t l ng s đ c xem xét và thông qua t ạ ươ ấ ượ ẽ ượ ạ i

cu c h p c a ban lãnh đ o công ty. ộ ọ ủ ạ

ng ph i đ Công ty cũng xác đ nh chính sách ch t l ị ấ ượ ả ượ c xây d ng sao ự

cho nó h tr đ c vi c th c hi n các chính sách khác. ỗ ợ ượ ự ệ ệ

 Chính sách ch t l ng c a công ty đ c đ a ra nh sau: ấ ượ ủ ượ ư ư

M c tiêu hàng đ u c a công ty ch t o Đi n c Hà N i là h ng t ế ạ ụ ủ ệ ầ ơ ộ ướ ớ i

ấ ả làm thõa mãn cao nh t các nhu c u c a khách hàng b ng cách cung c p s n ầ ủ ấ ằ

ph m có ch t l ấ ượ ẩ ng x ng đáng là doanh nghi p hàng đ u trong ngành ch ệ ứ ầ ế

t Nam. t o đi n Vi ệ ạ ệ

Đ đ t đ c m c tiêu trên chúng tôi cam k t: ể ạ ượ ụ ế

ấ + Luôn tìm hi u yêu c u và l ng nghe ý ki n nh m thõa mãn cao nh t ế ể ầ ắ ằ

nh ng nhu c u c a khách hàng ầ ủ ữ

+ Ch n h th ng ISO 9001: 2000 làm mô hình đ m b o ch t l ệ ố ấ ượ ng ả ả ọ

t h th ng c a công ty và u tiên dành đ ngu n l c đ th c hi n t ủ ồ ự ể ự ệ ố ệ ố ủ ư

+ H th ng ch t l ng th ng xuyên đ ệ ố ấ ượ ườ ượ c xem xét và c i ti n ả ế

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

+ Chính sách ch t l ng đ c ph bi n cho toàn th cán b công ấ ượ ượ ổ ế ể ộ

nhân viên trong công ty th u hi u và th c hi n ệ ự ể ấ

b. M c tiêụ

u ch t l ng ấ ượ

M c tiêu ch t l ng là đi u có liên quan đ n ch t l ng mà m t t ấ ượ ụ ấ ượ ề ế ộ ổ

ch c tìm ki m hay nh m t i. N u ta xây d ng đ ứ ế ắ ớ ự ế ượ ấ c m t m c tiêu ch t ụ ộ

l ượ ng đúng m c s góp ph n tác đ ng tích c c đ n: ầ ự ế ứ ẽ ộ

- Ch t l ng s n ph m ấ ượ ả ẩ

- Hi u l c c a các ho t đ ng tác nghi p ệ ệ ự ủ ạ ộ

- K t qu ho t đ ng tài chính ạ ộ ế ả

- S thõa mãn và tin t ng c a khách hàng ự ưở ủ

Do ý nghĩa to l n c a m c tiêu ch t l ớ ủ ấ ượ ụ ọ ng nên công ty cũng coi tr ng

đ n công tác xây d ng chúng. Công ty xác đ nh r ng m c tiêu ch t l ế ấ ượ ng ụ ự ằ ị

ph i đ c xây d ng sao cho nó thõa mãn đ c các đi u ki n c th đó là: ả ượ ự ượ ệ ụ ể ề

- C th , th c t ụ ể ự ế ợ ấ , h p lý, có quy đ nh rõ th i h n. M c tiêu ch t ờ ạ ụ ị

l ượ ng không ph i khó đ t đ ả ạ ượ ệ c tuy nhiên ph i phù h p v i đi u ki n ề ả ợ ớ

th c t ự ế ủ c a doanh nghi p ệ

- M c tiêu ch t l ng đ c ấ ượ ụ ng ph i đo l ả ườ ượ

M c tiêu ch t l ng t i công ty đ c xây d ng nh sau: ấ ượ ụ ạ ượ ư ự

- Thu th p thông tin và phân tích s b ơ ộ ậ

Công ty xác đ nh các thông tin sau c n ph i đ c thu th p và phân tích: ả ượ ầ ị ậ

i và t ng lai c a t ch c và th tr ng mà t + Yêu c u hi n t ầ ệ ạ ươ ủ ổ ị ườ ứ ổ

ch c tham gia ứ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

+ K t qu c a các cu c h p xem xét có liên quan ộ ọ ả ủ ế

+ S n ph m hi n t ẩ ệ ạ ả i và ho t đ ng c a các quá trình ủ ạ ộ

+ M c đ thõa mãn c a các bên quan tâm ứ ộ ủ

đánh giá + Các k t qu t ế ả ự

ơ ộ ả + So v i m c chu n, phân tích đ i th c nh tranh các c h i c i ố ủ ạ ẩ ố ớ

ti nế

+ Các ngu n l c c n thi ồ ự ầ t đ đ t đ ế ể ạ ượ c m c tiêu ụ

Khi các thông tin này đ c thu th p và phân tích s b sang ượ ơ ộ ậ

m t cu c h p ban lãnh đ o đ ạ ọ ộ ộ c t ượ ổ ủ ch c trong đó có s tham gia c a ự ứ

t ấ ả ừ t c các đ n v phòng ban trong công ty trong t ng năm và trong t ng ừ ơ ị

th i kỳ. ờ

- Giám đ c công ty công b và ph bi n m c tiêu này trong toàn ổ ế ụ ố ố

công ty.

ng c a m i đ n v phòng ban trong công ty Đ i v i m c tiêu ch t l ụ ố ớ ấ ượ ỗ ơ ủ ị

t ng chung s do đ n v đó t ơ ẽ ị ự ổ ứ ch c xây d ng căn c vào m c tiêu ch t l ứ ấ ượ ụ ự

c a công ty. ủ

ng c a công ty năm 2003 nh sau: C th m c tiêu ch t l ụ ụ ể ấ ượ ư ủ

Hoàn thành công vi c chuy n đ i h th ng qu n lý ch t l ổ ệ ố ấ ượ ng ể ệ ả

ISO 9001 sang phiên b n 2000 đúng k ho ch vào tháng 8/2003. ế ả ạ

- C i ti n m u mã s n ph m: Thân đ ng c các d y 3k160, ế ẫ ả ả ẫ ẩ ộ ơ

3k132, 3k112, 3k90 s có s n ph m đ c đúc b ng m u kim lo i. Thân ẽ ả ẩ ượ ằ ẫ ạ

l p h p đ ng c 3k112 – 132 và 3k160 thay b ng n p tôn. ắ ằ ắ ộ ộ ơ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

Roto c a các đông c 7,5kw – 15000 v/ph, 5,5kw – 15000 v/ph ủ ơ

c đúc nhân áp l c cao đ nâng cao và các đ ng c d y 3k112, 3k90 đ ơ ẫ ộ ượ ự ể

ch t l ấ ượ ng đ ng c . ơ ộ

- Đ u t đ gia công khuôn m u chính xác h n (chày c i c t dây ầ ư ể ố ấ ẫ ơ

t k ). đ t đ nhám b m t thao yêu c u thi ạ ộ ề ặ ầ ế ế

b o hành do l l i c a công ty không quá 0,6%. Gi m t ả ỷ ệ ả ỗ ủ

- ng Đào t o b i d ạ ồ ưỡ

+ Nh n th c ISO 9001 – 2000. ự ậ

+ Chuyên gia đánh giá n i b . ộ ộ

+ Các cán b công nhân viên làm nhi m v b o hành bán hàng, ụ ả ệ ộ

KCS.

6. Công tác xây d ng s tay ch t l ng ấ ượ ự ổ

S tay ch t l ng đ ấ ượ ổ ượ ả c đ nh nghĩa là tài li u quy trình h th ng qu n ệ ố ệ ị

lý ch t l ng c a công ty. S tay ch t l ấ ượ ấ ượ ủ ổ ng nh m mô t ằ , h ả ướ ự ng d n th c ẫ

ng. S tay ch t l hi n và duy trì h th ng qu n lý ch t l ệ ố ấ ượ ệ ả ấ ượ ổ ơ ng cũng là n i

 Trong công ty s tay ch t l

l u tr các ki n th c c a công ty. ư ứ ủ ữ ế

ng đ ấ ượ ổ ượ ử ụ ụ c s d ng cho các m c

đích sau:

- Thông báo v chính sách th t c và các yêu c u c a t ch c. ầ ủ ổ ứ ủ ụ ề

- Làm tài li u đ đào t o nhân viên hi u đ ể ệ ể ạ ượ c cách th c qu n lý ứ ả

ch t l ng trong t ch c. ấ ượ ổ ứ

- ấ Cung c p văn b n làm c s đ đánh giá h th ng qu n lý ch t ơ ở ể ệ ố ấ ả ả

ng l ượ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

Ch ng minh cho khách hàng và các c quan nh ng ng i có ữ ứ ơ ườ

ng liên quan v vi c th c hi n qu n lý ch t l ự ề ệ ấ ượ ệ ả

Đ c s d ng nh m t công c đ ch ng t - ượ ử ụ ụ ể ứ ư ộ ỏ ữ ổ ự ủ nh ng n l c c a

t ch c ổ ứ

Do t m quan tr ng cũng nh ý nghĩa c a nó mà s tay ch t l ấ ượ ủ ư ầ ọ ổ ủ ng c a

công ty đ c giao cho chính đ i di n ch t l ng c a công ty bi ượ ấ ượ ệ ạ ủ ế t, b i vì h ở ọ

là ng i có ki n th c toàn di n c n thi t v h th ng qu n lý ch t l ng. ườ ệ ầ ứ ế ế ề ệ ố ấ ượ ả

Công ty cũng xác đ nh đ c r ng nh ng ng i đ c s tay ch t l ị ượ ằ ữ ườ ọ ổ ấ ượ ng

ch y u là các cán b công nhân viên trong công ty và các chuyên gia đánh ủ ế ộ

giá c a t ch c. Do v y s tay ch t l ng ph i bao g m các chính sách ủ ổ ấ ượ ứ ậ ổ ả ồ

đ c vi t ra theo đúng cách th c hi n các quá trình trong t ch c. ượ ế ự ệ ổ ứ

t th c t xây d ng cũng nh vi c xem xét các Thông qua t m hi u bi ầ ể ế ự ế ư ệ ự

t s tay ch t l ng: tài li u, công ty th y r ng có hai cách vi ấ ằ ệ ế ổ ấ ượ

Cách th nh t: Là vi t theo th t ứ ấ ế ứ ự ấ ẩ c u trúc c a tiêu chu n. ủ

Cách vi c đi m là không ế t này có u đi m là d theo dõi nh ng có nh ễ ư ư ể ượ ể

theo đúng dòng kinh doanh c a t ch c. Đi u ph bi n x y ra v i cách ủ ổ ứ ổ ế ề ẩ ớ

vi t này là ng i vi t b ph thu c vào tiêu chu nvà không nêu đ ế ườ ế ị ụ ẩ ộ ượ c

nh ng đ c đi m c a t c nh ủ ổ ữ ể ặ ch c mình. N u kh c ph c đ ế ụ ứ ắ ượ ượ ể c đi m

c a t ủ ổ ứ ủ ch c này thì đây là cách d nh t đ không b sót yêu c u nào c a ấ ể ễ ầ ỏ

tiêu chu n.ẩ

Cách th hai: Là vi t theo dòng kinh doanh c a t ch c sau đó ứ ế ủ ổ ứ

t này l p b ng tra c u chéo các đi u c a s tay v i tiêu chu n. Cách vi ề ủ ổ ậ ứ ả ẩ ớ ế

khó theo dõi đ i v i các chuyên gia đánh giá và d b sót. Cách vi t này ố ớ ễ ị ế

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

th ng áp d ng khi mu n vi ườ ụ ố ế t cu n s tay ch t l ổ ấ ượ ố ề ng đáp ng nhi u ứ

tiêu chu n.ẩ

Sau khi cân nh c k nh ng u và nh ng pháp ư ữ ắ ỹ ượ c đi m c a m i ph ủ ể ỗ ươ

k t h p v i vi c xem xét đi u ki n th c t ế ợ ự ế ủ ấ c a đ n v mình công ty th y ệ ệ ề ớ ơ ị

cách th nh t là phù h p nh t. ứ ấ ấ ợ

V c u trúc s tay ch t l ề ấ ấ ượ ổ ộ ng, công ty kh ng đ nh r ng không có m t ị ằ ẳ

ch c mà ph i linh ho t khi thi c u trúc c đ nh nào áp d ng cho m t t ấ ố ị ộ ổ ụ ứ ạ ả ế t

ng tuỳ theo yêu c u c a m i t k s tay ch t l ế ổ ấ ượ ầ ủ ỗ ổ ứ ch c và h th ng qu n lý ệ ố ả

ch t l ng c a mình. C u trúc s tay ch t l ng trong công ty đ c xác ấ ượ ấ ượ ủ ấ ổ ượ

đ nh nh sau: ị ư

- Ph n 1: Nêu nh ng v n đ chung v t ề ổ ữ ề ầ ấ ấ ch c và s tay ch t ổ ứ

ng, ph n này bao g m nh ng n i dung sau: l ượ ữ ầ ồ ộ

+ Danh sách nh ng ng i gi s tay ữ ườ ữ ổ

+ M c l c, n i dung ụ ụ ộ

+ Tình tr ng s a đ i ban hành ử ổ ạ

+ Các đ nh nghĩa ị

+ Gi i thi u v công ty, gi i thi u s tay ch t l ng ớ ệ ề ớ ệ ổ ấ ượ

+ Chính sách ch t l ng và m c tiêu ch t l ng c a t ấ ượ ấ ượ ụ ch c ủ ổ ứ

Ph n 2: Mô t các y u t c a h th ng qu n lý ch t l ng bao - ầ ả ế ố ủ ệ ố ấ ượ ả

ấ g m vi c d n tài li u ki m soát các quá trình c a h th ng qu n lý ch t ồ ủ ệ ố ệ ẫ ể ệ ả

ng. l ượ

Ph n 3: Bao g m các ph l c và các d li u b tr n u thích - ổ ợ ế ữ ệ ụ ụ ầ ồ

h pợ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

 D a vào c u trúc s tay cũng nh các đ c đi m c a t ủ ổ ư ự ể ấ ặ ổ ứ ch c,

công ty đã ti n hành xây d ng s tay ch t l ng theo trình t các ấ ượ ự ế ổ ự

b c công vi c sau: ướ ệ

- Th nh t: Li ng mà công ty đang ứ ấ ệ t kê các tài li u v ch t l ệ ấ ượ ề

c giao trách nhi m cho phòng qu n lý ch t l có. Vi c này đ ệ ượ ấ ượ ệ ả ự ng th c

hi n v i s giúp đ c a t ỡ ủ ấ ả ớ ự ế t c các đ n v , phòng ban trong công ty. K t ệ ơ ị

qu cu i cùng c a b c này là m t b n báo cáo chi ti ủ ả ố ướ ộ ả ế ề ệ t v các tài li u

đ c s p x p theo m t tr t t rõ ràng. ượ ắ ộ ậ ự ế

- ế Th hai: Nghiên c u các yêu c u c a tiêu chu n liên quan đ n ầ ủ ứ ứ ẩ

ng cũng nh vi c thi t l p chúng. Vi c này th ng đ s tay ch t l ổ ấ ượ ư ệ ế ậ ệ ườ ượ c

v n ch trì. t ổ ch c d ứ ướ i m t bu i gi ng d y do các chuyên gia t ạ ả ộ ổ ư ấ ủ

Trong b ướ c này vi c c n th c hi n nh t đó là công ty ph i xác đ nh ấ ự ệ ệ ả ầ ị

đ c h th ng tài li u theo yêu c u c a ISO 9001 áp d ng v i t ượ ầ ủ ệ ố ớ ổ ứ ch c ụ ệ

ầ ử bao g m nh ng tài li u nào và công ty đã có nh ng tài li u gì, c n s a ữ ữ ệ ệ ồ

c này công ty đ i không, công ty còn thi u nh ng tài li u nào. Trong b ổ ữ ệ ế ướ

cũng xây d ng đ c c u trúc chi ti t cu n s tay ch t l ng c a mình ự ượ ấ ế ố ổ ấ ượ ủ

bao g m nh ng n i dung chính gì. ộ ữ ồ

- Nghiên c u các quá trình và v các l u đ ho t đ ng. Trong ẽ ạ ộ ư ứ ồ

b c này công ty cũng ti n hành xác đ nh nh ng quá trình hi n t i trong ướ ệ ạ ữ ế ị

ch c sau đó ti n hành nghiên c u c th t ng quá trình v các m t: t ổ ứ ứ ụ ể ừ ế ề ặ

+ M c đích và ph m vi c a quá trình, ng i có trách nhi m xem xét ủ ụ ạ ườ ệ

vi c th c hi n quá trình hi n có nh m m c đích gì, áp d ng cho đ n v ằ ụ ụ ự ệ ệ ệ ơ ị

phòng ban nào

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

+ Thu th p các thông tin chi ti t v quá trình t ậ ế ề ừ ế khi b t đ u đ n khi k t ắ ầ ế

thúc quá trình và phân tích chúng m t cách chi ti t. Qua đó công ty nh n bi ộ ế ậ ế t

nh ng m t đ c và ch a đ c. ặ ượ ữ ư ượ

+ V l u đ ho t đ ng c a quá trình ạ ộ ẽ ư ồ ủ

+ B sung: So sánh tài li u thu đ ệ ổ ượ c v i yêu c u c a tiêu chu n iso ủ ầ ẩ ớ

9001 tìm ra nh ng l h ng c n b sung. Ti n hành l p tài li u s b sau đó ữ ỗ ổ ệ ơ ộ ế ầ ậ ổ

ch c m t bu i th o lu n xem xét và ti p nh n nh ng ý ki n đóng góp t ổ ữ ứ ế ế ả ậ ậ ộ ổ

c a các đ n v liên quan và các chuyên gia có kinh nghi m trong vi c này, ủ ệ ệ ơ ị

công ty đ c bi t chú ý ng i tr c ti p th c hi n các công vi c trong qui ặ ệ ườ ự ự ế ệ ệ

trình. Các tài li u thu đ c trong b c này có th đ c s d ng đ đ a vào ệ ượ ướ ể ượ ử ụ ể ư

ng m i. h th ng qu n lý ch t l ả ệ ố ấ ượ ớ

- Phân bi t gi a các quá trình: Đây là b c công vi c t ệ ữ ướ ệ ươ ố ng đ i

t gi a các quy trình thông qua c n thi ầ t. ế Ở đây công ty ch rõ s khác bi ỉ ự ệ ữ

i ch u trách nhi m đ i v i quy trình. đ u ra c a chúng và nh ng ng ầ ữ ủ ườ ố ớ ệ ị

Công ty cũng xác đ nh rõ các trình t c sau gi a các quá trình, xác ị tr ự ướ ữ

ấ đ nh m c đ quan tr ng c a chúng trong quy trình t ng th s n xu t ị ể ả ủ ứ ộ ọ ổ

ệ kinh doanh c a mình. Vi c th c hi n công vi c này là c s cho vi c ệ ơ ở ự ủ ệ ệ

phân công trách nhi m, quy n h n đ i v i m i quá trình. ề ố ớ ệ ạ ỗ

- Ki m ch ng trình bày các y u t ch t l ế ố ấ ượ ứ ể ệ ng cho h th ng hi n ệ ố

c này công ty hành và ti n hành s a ch a b sung chính th c. Trong b ữ ổ ứ ữ ế ướ

ch t l ti n hành tìm hi u k v các y u t ể ỹ ề ế ố ế ấ ượ ng hi n có c a mình xác ủ ệ

c, ch a đ c c a nó. đ nh rõ m t đ ị ặ ượ ư ượ ủ

Ti n hành tìm hi u nh ng y u t ch t l ế ố ữ ế ể ấ ượ ng trong h th ng qu n lý ệ ố ả

ch t l ng theo ISO 9001 thông qua các bu i đào t o c a các chuyên gia t ấ ượ ạ ủ ổ ư

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

v n bên ngoài đ i v i ban lãnh đ o sau đó thông tin này đ ấ ố ớ ạ ượ ổ ế c ph bi n

trong toàn công ty.

Ti p theo đó công ty xác đ nh nh ng y u t ch t l ng nào c n b ế ố ữ ế ị ấ ượ ầ ổ

sung vào h th ng m i, nh ng y u t nào c a h th ng cũ c n đi u ch nh ệ ố ế ố ữ ớ ủ ệ ố ề ầ ỉ

s a l ử ạ i cho phù h p v i đi u ki n m i. ớ ệ ề ợ ớ

- Sau nh ng b ữ ướ ế c công vi c trên công vi c ti p theo đó là ti n ệ ế ệ

hành phân công trách nhi m cho nh ng ng i có liên quan vi ữ ệ ườ ế ầ t các ph n

c này công ty l p m t danh sách c khác nhau c a b n th o. Trong b ả ủ ả ướ ậ ộ ụ

i ch u trách nhi m vi th nh ng ng ữ ể ườ ệ ị ế ừ ả t t ng ph n, th i gian nào ph i ờ ầ

ữ hoàn thành cũng nh m t s yêu c u đ i v i chúng. Vi c ch n nh ng ầ ư ộ ố ố ớ ệ ọ

ng i vi t b n th o đ c căn c vào trình đ vi t tài li u cũng nh ườ ế ả ả ượ ộ ế ứ ệ ư

t c a h v lĩnh v c đ c vi t. hi u bi ể ế ủ ọ ề ự ượ ế

B n th o hoàn thành s đ c g i đ n cho nh ng ng i có - ẽ ượ ả ả ử ế ữ ườ

trách nhi m và l y ý ki n. M i ý ki n đóng góp v b n th o đ u đ ề ả ế ề ệ ế ấ ả ọ ượ c

ghi l ạ i m t cách rõ ràng và c th . ụ ể ộ

X lý thông tin, ch nh lý và vi - ử ỉ ế ả t b n chính th c. Nh ng thông ứ ữ

tin v ý ki n đóng góp s đ ẽ ượ ế ề c th o lu n ch n l c n u th y phù h p s ọ ọ ế ợ ẽ ả ậ ấ

ti n hành ch nh s a. ử ế ỉ

Ti n hành vi ế ế ả ổ t b n s tay chính th c ứ

Theo dõi quá trình áp d ng s tay đ k p tìm nguyên nhân và có - ể ị ụ ổ

bi n pháp kh c ph c. ụ ệ ắ

In n phát hành cho các b ph n có liên quan. - ấ ậ ộ

t s tay ch t l ng.  M t s kinh nghi m c a công ty khi vi ệ ộ ố ủ ế ổ ấ ượ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

ng các t Đ xác đ nh ph m vi c a h th ng qu n lý ch t l ủ ệ ố ấ ượ ể ạ ả ị ổ ứ ch c

sau: c n d a trên các y u t ầ ự ế ố

- S n ph m và các quá trình th c hi n c a doanh nghi p ệ ệ ủ ự ẩ ả

K t qu c a vi c đánh giá r i ro, m i d án, h p đ ng, quá - ọ ự ả ủ ủ ệ ế ồ ợ

trình đ u có th có r i ro nh không đ t chât l ng mong mu n, không ư ủ ề ể ạ ượ ố

t qúa kh năng tài chính d ki n. B i v y đánh đúng th i h n ho c v ờ ạ ặ ượ ự ế ở ậ ả

ả giá r i ro là m t ph n quan tr ng khi l p k ho ch. Nh ng d án, s n ữ ự ủ ế ầ ạ ậ ộ ọ

ph m có kh năng r i ro cao c n đ c đ a vào trong ph m vi c a h ủ ả ẩ ầ ượ ư ủ ạ ệ

ng. th ng qu n lý ch t l ả ấ ượ ố

Xem xét v th ng m i: S n ph m, quá trình có ý nghĩa - ề ươ ả ẩ ạ

th ng m i c n đ c đ a vào h th ng qu n lý ch t l ng. ươ ạ ầ ượ ư ệ ố ấ ượ ả

- Các yêu c u c a h p đ ng, yêu c u ch đ nh ồ ầ ủ ợ ế ị ầ

7. Công tác xây d ng qui trình_th t c h ủ ụ ướ ự ng d n công vi c ệ ẫ

Th t c h ủ ụ ướ ộ ng d n công vi c là cách th c c th đ ti n hành m t ứ ụ ể ể ế ệ ẫ

ho t đ ng hay quá trình ạ ộ

Các th t c h ng d n công vi c c a h th ng qu n lý ch t l ủ ụ ướ ệ ủ ệ ố ấ ượ ng ẫ ả

ạ ph i là văn b n c b ndùng đ l p k ho ch t ng th và qu n tr các ho t ế ả ơ ả ể ậ ể ả ả ạ ổ ị

ng. Chúng ph i mô t các ho t đ ng đ ng có tác đ ng đ n ch t l ộ ộ ấ ượ ế ả ả ạ ộ ở ứ m c

t chi ti t đ ki m soát thích đáng các ho t đ ng có liên quan , các c n thi ầ ế ế ể ể ạ ộ

ng h c a các nhân viên qu n lý trách nhi m quy n h n và m i quan h t ạ ệ ươ ề ệ ố ỗ ủ ả

, th c hi n ki m tra xác nh n hay xem xét l i các công vi c nh h ự ệ ể ậ ạ ệ ả ưở ế ng đ n

ch t l ấ ượ ng cách th c th c hi n các ho t đ ng khác nhau cách s d ng và ạ ộ ử ụ ự ứ ệ

ki m soát các tài li u. ệ ể

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

Công ty xác đ nh rõ ràng r ng các th t c h ủ ụ ằ ị ướ ả ng d n công vi c ph i ệ ẫ

mô t đIũu c n th c hi n d i d ng m t t p h p các công vi c ph i làm ả ự ệ ầ ướ ạ ộ ậ ệ ả ợ

hay theo trình t nh t đ nh giúp ng ự ấ ị ườ ọ i th c không bu c ph i nh h t m i ớ ế ự ả ộ

chi ti t và tránh s tuỳ ti n. Chúng ph igiúp cho vi c ph bi n r ng rãi kinh ế ổ ế ộ ự ệ ệ ả

nghi m và k năng c a m t s thành viên trong công ty. ộ ố ủ ệ ỹ

Các tài li u này ph i h t s c đ n gi n d hi u đ i v i ng i có liên ả ế ứ ơ ễ ể ố ớ ệ ả ườ

quan. Công ty khuyên nên s d ng các l u đ n u các công vi c đ ử ụ ồ ế ệ ượ ư ự c th c

hi n theo m t trình t ệ ộ . ự

ng d n công vi c t i công ty đ * Vi c xây d ng th t c h ự ủ ụ ệ ướ ệ ạ ẫ ượ ế c ti n

hành nh sau. ư

- B c 1 : Nh n bi t nhu c u ướ ậ ế ầ

M t quá trình ch đ ỉ ượ ậ c l p thành tàI li u n u thi u nó s nh h ế ẽ ả ệ ế ộ ưở ng

ng. Lý do đ công ty ti n hành l p các tài li u này đó đáng k đ n ch t l ể ế ấ ượ ể ế ệ ậ

là :

+ Do h th ng qu n lý ch t l ệ ố ấ ượ ả ộ ng đòi h i gòm c các th t c b t bu c ủ ụ ắ ả ỏ

h th ng c a tiêu chu n ISO 9000 t ươ ứ ng ng v i các y u t ớ ế ố ệ ố ủ ẩ

Lãnh đ o mu n chính th c hoá các ho t đ ng quan tr ng . ạ ộ ứ ạ ố ọ

c tiên nh ng ng Nh v y tr ư ậ ướ ữ ườ ế i có trách nhi m trong công ty ti n ệ

hành tìm hi u các th t c, h ủ ụ ể ướ ế ng d n công vi c hi n có trong công ty ti n ệ ệ ẫ

hành phân tích s b v chúng. Ti p theo đó ti n hành nghiên c u các yêu ơ ộ ề ứ ế ế

ế c u c a tiêu chu n v các tìa li u này sau đó ti n hành so sánh đ i chi u ầ ủ ề ệ ế ẩ ố

xem tài li u nào c n ch nh s a b sung, tài li u nào c n xây d ng m i thêm. ử ổ ự ệ ệ ầ ầ ớ ỉ

K t qu c a b c này là m t b n báo cáo bao g m danh sách các tài ả ủ ế ướ ộ ả ồ

li u v th t c h c l p ủ ụ ướ ề ệ ng d n c n ch nh s a và xây d ng m i đ ử ẫ ầ ớ ượ ậ ự ỉ

- B c 2: Ti n hành l p k ho ch chi ti t chúng. ướ ế ế ậ ạ t đ vi ế ể ế

B n k ho ch công ty có d ng sau: ế ả ạ ạ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

Ng Th i gian b t đ u TT Tên tài li u ệ iườ ắ ầ Th i gian hoàn thành ờ ờ

vi t ế

1 2 N

- B c 3 X c đ nh ph m vi. ấ ị ướ ạ

Nh ng ng c phân công vi ữ i đ ườ ượ ế ậ ủ t l p ph m vi áp d ng chính xác c a ụ ạ

quy trình h ng d n cong vi c.Ph m vi này có th là trong toàn b t ướ ộ ổ ứ ch c ệ ể ẫ ạ

cũng có th gi i h n trong m t hay m t s đ n v phòng ban. ể ớ ạ ộ ố ơ ộ ị

đây công ty cũng h t s c chú ý đ n b c này. Cùng v i vi c xác Ở ế ứ ế ướ ệ ớ

i vi đ nh ph m vi áp d ng này các ng ị ụ ạ ườ ế ể t cũng tìm hi u k v đ c đi m ỹ ề ặ ể

i s d ng tài li u v trình đ văn hoá trình đ chuyên môn hi n có c a ng ủ ườ ử ụ ề ệ ệ ộ ộ

đ có k ho ch trình b y phù h p sau này. ể ế ạ ầ ợ

- B c 4: Thu th p và l p văn b n thông tin hi n có. ướ ệ ậ ậ ả

Trong b c này m t lo t các ho t đ ng ti p xúc v i nh ng ng i có ướ ạ ộ ữ ế ạ ộ ớ ườ

liên quan đ c ti n hành. Nh ng thong tin v công vi c nh ng ượ ữ ư ề ệ ế ườ ụ i ch i

trách nhi m v th i gian công vi c b t đ u, k t thúc … đ c ghi l ắ ầ ề ờ ệ ệ ế ượ ạ ộ i m t

cách chi ti t kèm theo v i nh ng phân tích đánh giá ban đ u v công vi c. ế ữ ề ệ ầ ớ

Ng i vi t tài li u s tr c ti p quan sát vi c th c hi n công vi c sau ườ ế ệ ẽ ự ự ế ệ ệ ệ

đó ti n hành mô t ế ả công vi c này. ệ

i vi Sau khi thu th p thông tin ng ậ ườ ế ậ t tài li u s ti n hành th o lu n ẽ ế ệ ả

v i nhân viên đ xem xét chúng có d y đ và chính xác không. K t qu trao ớ ầ ủ ể ế ả

c ding đ đính chính nh ng đIũu đã ghi chép. Ti p theo có th đ i này đ ổ ượ ữ ế ể ể

giao cho 1 nhóm phân tích các công vi c thành các công vi c nh chi ti ệ ệ ỏ ế t

h n.ơ

Sau khi đã li t kê nh ng vi c chi ti t h n ệ ữ ệ ế ơ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

Sau khi đã li t kê các vi c chi ti tc n mô t m i vi c thành thao tác ệ ệ ế ầ ả ỗ ệ

đ n gi n. ơ ả

B c 5:chu n bi d th o ự ả ẩ ướ

Công ty ti n hành huy đ ng nh ng ng i đang ti n hành nh ng công ữ ế ộ ườ ữ ế

ủ vi c liên quan vao vi c chu n b d th o.Đi u này s t o ý th c làm ch và ị ự ả ẽ ạ ứ ề ệ ệ ẩ

t o thu n l ạ ậ ợ ộ i cho vi c áp d ng.Khi xác đ nh n i dung ti n hành nh ng n i ụ ữ ế ệ ộ ị

dung c th đ i v i ho t đang đ ụ ể ố ớ ạ ươ c xét nh ng ho t đ ng liên qua có th ạ ộ ữ ể

vi t thành tài li u tách riêng và đ c vi n d n trong tài li u. ế ệ ượ ệ ệ ẫ

M i tài li u đ c vi ệ ỗ ượ ế ầ ố t c n đ n gi n, rõ ràng chính xác và d hi u đ i ễ ể ả ơ

i s d ng.B n d th o mô t d ti n hành ch v i ng ớ ườ ử ụ ự ả ả ả các vi c th c t ệ ự ế ễ ế ứ

không ph i nh ng gì ng ữ ả ườ ự i làm ch d th o mong mu n nh ng không th c ủ ự ả ư ố

t . Ph ng châm là vi t gì làm l y. c g i ý ch đ ế ươ ế ấ Nh ng c i ti n đ ả ế ượ ợ ỉ ượ ậ c l p ữ

văn b n m t khi nh ng c i ti n này có th s đ c th c hi n trong vòng ể ẽ ượ ả ế ữ ả ộ ự ệ

c khi tài li u đ m t kho ng th i gian ng n ngay sau đó ví d nh t ắ ư ướ ụ ả ờ ộ ệ ượ c

ban hành chính th c.ứ

B c 6:Thu th p góp ý ki n d th o và s a đ i ử ổ ế ự ả ướ ậ

Các b n th o đ c g i d n nh ng ng i có liên quan nh m xem xét ả ả ượ ử ế ữ ườ ằ

tính kh thi c a nó.M i khuy n ngh v kh năng th c hi n ph i đ c ghi ị ề ả ượ ự ủ ế ệ ả ả ọ

chép l i và xem xét m t cách k l ạ ỹ ưỡ ộ ợ ng đ ti n hành ch nh s a cho phù h p ỉ ể ế ư

h nơ

B c 7: Ch p thu n và ch nh s a ử ướ ậ ấ ỉ

B n th o sau khi đ c ch nh s ãe đ ả ả ượ ứ ỉ ượ ử ế ầ c g i đ n giám đ c xem xét l n ố

cu i cùng và phê duy t sau đó s đ c phân ph i đ n các b ph n có liên ẽ ượ ệ ố ố ế ậ ộ

quan

B c 8: Soát xét ướ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

c m t th i gian kho ng 6 thánh tài li u này đ Sau khi th c hi n đ ự ệ ượ ệ ả ộ ờ ượ c

ti n hành xem xét l i và n u th y c n thi ế ạ ấ ầ ế ế ẽ ế t s ti n hành s a đ i ử ổ

N i dung th t c t i công ty th ng có c u trúc nh sau: ủ ụ ạ ộ ườ ư ấ

1 . M c đích ụ

2. Ph m vi áp d ng ụ ạ

3. Tài li u tham kh o ả ệ

4. Đ nh nghĩa ị

5. Khái quát

6. N i dung – l u đ ư ồ ộ

Mô tả

7. L u h s ư ồ ơ

+C u trúc c a h ng d n công vi c t i công ty g m: ủ ướ ấ ệ ạ ẫ ồ

- M c đích ụ

- An toàn lao đ ngộ

- P n n i dung chính c a h ủ ầ ộ ướ ữ ng d nTránh nh ng ẫ

chi ti t ế

- Yêu c u v ki n th c k năngkhông c n thi ứ ỹ ề ế ầ ầ t ế

+ M t s yêu c u v b n h ộ ố ề ả ầ ướ ng d n công vi c , th t c, quy ệ ủ ụ ẫ

trình t i công ty ạ

t không c n thi - Tránh nh ng chi ti ữ ế ầ t ế

- Ng n g n đ n gi n rõ ràng ắ ả ơ ọ

- t hoá các S d ng tài li u vi n d n khi c n chi ti ệ ử ụ ệ ấ ầ ế

yêu c u quan tr ng ầ ọ

- Tránh vi t t ng h p quá thông d ng t tr tr ế ắ ừ ườ ụ ợ

- C n nh n m nh nh ng ch m nh đ quan tr ng ữ ệ ữ ề ạ ầ ấ ọ

8. Xây d ng h s ch t l ng ồ ơ ấ ượ ự

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

H s ch t l ng tài li u cung c p nh ng b ng ch ng khách quan v ồ ơ ấ ượ ữ ứ ệ ấ ằ ề

c th c. T i công ty nó các ho t đ ng đã đ ạ ộ ươ ụư ệ hi n hay k t qu đ t đ ế ả ạ ượ ạ

đ ượ ử ụ ằ c s d ng đ l p tài li u v vi c xác đ nh ngu n g c đ cung c p b ng ố ể ề ệ ể ậ ệ ấ ồ ị

ch ng v ki m tra xác nh n v các hành đ ng kh c ph c và phòng ng a đã ề ể ụ ứ ừ ề ắ ậ ộ

đ c th c hi n. ượ ự ệ

H s ch t l ng cũng đ ồ ơ ấ ượ ượ ử ụ ủ ế c s d ng đ đánh giá s so sánh ch y u ự ể

li u thu đ c. gi a h s và tài li u ti p theo là phân tích các gi ế ữ ồ ơ ệ ữ ệ ượ

ng đ c xây d ng thông qua Cũng nh các tài li u trên h s ch t l ệ ồ ơ ấ ượ ư ượ ự

các b c công vi c sau: ướ ệ

- Xem xét các h s hi n có. ồ ơ ệ

- Xem xét yêu c u c a tiêu chu n v h s bao g m 19 h s . ồ ơ ẩ ề ồ ơ ầ ủ ồ

- Ti n hành ch nh s a và xây d ng m i h s còn thi u. ớ ồ ơ ự ử ế ế ỉ

- Ti n hành phân công ng i vi t h s nó th ng đ c l p theo các ế ườ ế ồ ơ ườ ượ ậ

m u khác nhau. ẫ

- Xây d ng h s . ồ ơ ự

Xem xét phê duy t và ban hành. ệ

Ví d v m u h s th i l ng gi i quy t yêu c u khi u l ồ ơ ờ ượ ụ ề ẫ ả ế ạ ủ i c a ế ầ

khách hàng đ c xây d ng t i công ty: ượ ự ạ

Tên t ch c ……………………………..S văn th ổ ứ ố ư ế đ n

………………….

Căn c ………………S …………………….Ngày…….Tháng… ứ ố

Năm…..

C a…………………………V vi c…………………….. ề ệ ủ

Chu n th i l ng gi I quy t công vi c …………( gi ho c ngày ) ờ ượ ẩ ế ệ ả ờ ặ

v theo dõi quá trình gi Đ n ơ ị i ả ế quy t

………………………………………….

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

B ng th i l ng gi ờ ượ ả ả i quy t yêu c u c a khách hàng ầ ủ ế

STT tên N i dung Th i gian H ọ ộ ờ Th iờ Ký nh nậ

Từ Đ nế ng iườ công việ ngượ l

giờ gi …ờ gi đã gi gi iả iả iả

… . quy tế quy t ế quy t ế

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

9.Xây d ng k ho ch ch t l ng ế ạ ấ ượ ự

cách th c h th ng qu n lý - K ho ch ch t l ạ ấ ượ ế ng là tài li u miêu t ệ ả ứ ệ ố ả

ch t l ấ ượ ồ ng đ i v i m t s n ph m hay m t quá trình m t d án h p đ ng ộ ộ ự ố ớ ộ ả ẩ ợ

t có liên quan đ n ch t l ng. c th v ch ra nh ng ho t đ ng c n thi ụ ể ạ ạ ộ ữ ầ ế ấ ượ ế

T i công ty k ho ch ch t l ế ấ ượ ạ ạ ẩ ng ti n hành l p cho m i lo i s n ph m ạ ả ế ậ ỗ

riêng bi t và do c p lãnh đ o công ty l p. ệ ấ ậ ạ

ng t i công ty nh sau: C u trúc b n k ho ch ch t l ế ấ ượ ấ ạ ả ạ ư

- Tên k ho ch. ế ạ

- Các quy đ nh yêu c u có liên quan. ầ ị

- Các th t c h ng d n công vi c áp d ng. ủ ụ ướ ụ ệ ẫ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

- Th t b ph ng ti n liên quan. ế ị ươ ệ

10..Xem xét yêu c u.ầ

H th ng tài li u c a công ty luôn luôn dd c xem xét m t cách k ệ ố ủ ệ ượ ộ ỹ

ng tr c khi ban hành do vai trò và t m quan tr ng c a nó.Vi c xem xét l ưỡ ướ ủ ệ ầ ọ

này đ c ti n hành nh sau: ượ ư ế Yêu c u s a ầ ử - Xem xét n i dung v các m t: ề ặ ộ ả ữ ệ ầ

Không

c n ầ

thi

tế

đ i so n th o ạ ổ + Đã trình b y đ y đ các d li u ch a? ư ầ ủ i(1)ạ l + Có c n các d li u trình b y không? ữ ệ ầ ầ Xem xét và D ngừ ệ t và t ng th . ể ề ổ duy t ệ + Tài li u có đúng t ng không?V chi ti ế ầ phê ầ ề ổ

- Đánh các s đ và bi u m u. ơ ồ ể ẫ - Đánh giá v khuôn kh và cách trình b y. yêu c u(2) ầ Ti n hành so n ế ạ

- Đánh giá v cách s p x p. ề ế ắ th o s a đ i tài ử ả ổ

ứ ộ ể ề - Đánh giá v văn phong và m c đ hi u li u(3) ệ

Khi vi c xem xét này xong thi m i đ c ti n hành phê du ớ ượ ệ t và ban ỵệ Không đ t yêu c u ầ ạ

Xem xét và ế phê duy t ệ hành.

tài li u(4) ệ 11.Ho t đ ng ki m soát tàI li u. ể ạ ọ ệ

Đóng d u đã ấ Do t m quan tr ng c a h th ng tài mà công ty luôn coi tr ng cong tác ủ ệ ố ầ ọ ọ

ki m soát chúng. ể ki m soát(5) C p nh t dm c ậ ể ậ Công tác này có th đ c miêu t ụ i đây: ể ượ ả ướ qua l u đò d ư tli u (6) ệ L u đ ki m soát tài li u ư ồ ể ệ

Phân ph i thu ố

i h i tài li u l ồ ệ ỗ

th i(7)ờĐóng i ỗ l d u ấ ư ồ ướ ệ

B c Trách nhi m L u đ ậ th i(8)ờ 1. 2. Các b ph n Tr Hu b ho c l u ặ ư ỷ ỏ ậ

ộ ng các b ộ ưở ầ ặ ph n yêu c u ho c ặ giám đ c ho c QMR ố gi ữ tài li u(9) ệ

C p nh t danh ậ ậ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

m c ụ tli u ệ đv ị

sd ng(10) ụ L u h s (11) ư ồ ơ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

ị

c ch đ nh. i đ ỉ ườ ượ i có trách nhi m ườ ệ

ậ

Và các b ph n khác 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. ộ Ng Ng Phòng QLCL. Phòng QLCL. Phòng QLCL. Phòng QLCL. Phòng QLCL. Các b ph n. ộ Phòng QLCL. ậ

12.Ho t đ ng ki m soát h s . ồ ơ ạ ộ ể

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

c t ng h p l i thông qua l u đò d Ho t đ ng ki m soát h s đ ể ồ ơ ượ ổ ạ ọ ợ ạ ư ướ i

đây:

L u đ ki m soát h s ư ồ ể ồ ơ

N i dung TT. Trách nhi m ệ ộ

t HSCL

1. Các trong đ n ơ v ị Phân bi ệ

h th ng ĐBCL ệ ố

2. Các trong đ n ơ ị v Thu th p HSCL ậ

C p nh t danh sách ậ ậ HSCL c a đ nn v ị ủ ơ

h th ng ĐBCL ệ ố

C p nh t danh sách ậ ậ HSCL c a Công ty ủ

3. T i các đ n v ạ ơ ị

4. ng Phòng qu n lý ch t l ả ấ ượ

H t giá tr

ế

ị

Còn giá trị

Ki m tra

ể

5. Phòng l ng qu n ả ượ ch t lý ấ B o qu n l u tr và ả ư ữ ả truy c p HSCL ậ và các đ n vơ ị

Hu b HSCL

ỷ ỏ

6. Th tr ủ ưở ng đ n v ị ơ

L u HSCL

7. Các đ n vơ ị

8. Phòng lý l ng qu n ả ch t ấ ượ

các đ n vơ ị

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

Đây là các b c công vi c mà b t kỳ s hình thành và t n t i c a h ướ ồ ạ ủ ồ ự ệ ấ

s nào c a công ty cũng c n tr i qua ơ ủ ả ầ

. Đánh giá th c tr ng công tác xây d ng h th ng tài li u ỉ ệ ố ự ự ệ ạ

1. K t qu công tác đ t đ c. ạ ượ ế ả

ế Sau m t kho ng th i gian xây d ng và áp d ng h th ng v i s quy t ệ ố ớ ự ự ụ ả ờ ộ

tâm c g ng c a các cán b công nhân viên và s giúp đ c a các t ố ắ ỡ ủ ự ủ ộ ổ ứ ch c

v n công ty đã xây d ng đ c m t h th ng tài li u t t ư ấ ự ượ ộ ệ ố ệ ươ ng đ i đ y đ ố ầ ủ

và đúng theo yêu c u c th nh sau: ầ ụ ể ư

- Công ty đã xây d ng d c m t h th ng tài li u t ự ượ ộ ệ ố ệ ươ ng đ i đ y đ ố ầ ủ

ấ theo yêu c u c a tiêu chu n ISO 9001 v i 3 t ng bao g m m c tiêu ch t ụ ủ ầ ẩ ầ ớ ồ

ng, h th ng các th t c quy trình , h l ượ ệ ố ủ ụ ướ ấ ng d n công vi c, h s ch t ệ ồ ơ ẫ

ng. l ượ

+ V s tay ch t l ng nó đã th hi n đ c đúng vai trò c a mình, nó ề ổ ấ ượ ể ệ ượ ủ

đã công b chính sách ch t l ng m c tiêu ch t l ng cu công ty. Nó góp ấ ượ ố ấ ượ ụ ả

ph n vào vi c gi i thi u h th ng c a côngty v i khách hàng và các bên ệ ầ ớ ệ ố ủ ệ ớ

quan tâm, là tàI li u giúp cho vi c đào t o cán b công nhân viên trong công ệ ệ ạ ộ

ty.

+ Các quy trình th t c và các h ng d n công vi c khá đ y đ và rõ ủ ụ ướ ủ ệ ầ ẫ

ng đ i sát v i th c t . Nó đ c trình b y đ n gi n và ràng ph n ánh t ả ươ ự ế ố ớ ượ ầ ả ơ

i đ c, h phù h p v i trình đ ng ớ ộ ợ ườ ọ ướ ng d n đ ẫ ượ c nh ng ng ữ ườ ệ i th c hi n ự

công vi cb c đ u góp ph n vào vi c nâng cao năng su t ch t l nglao ệ ướ ấ ượ ệ ầ ầ ấ

i công ty. đ ng t ộ ạ

ng ph n ánh đ y đ nh ng k t qu đã đ t đ + Các h s ch t l ồ ơ ấ ượ ạ ượ c ữ ủ ế ả ầ ả

ấ c a công ty nó cung c p c s cho ho t đ ng c i tiíen và nâng cao ch t ủ ạ ộ ơ ở ấ ả

ng ta công ty. Nó cũng đã cung c p b ng ch ng v ch t l l ượ ề ấ ượ ứ ằ ấ ị ng c a công ủ

ty v i khách hàng và các chuyên gia đánh giá. ớ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

- Trình đ văn b n hoá c a cán b công nhân viên trong công ty không ủ ả ọ ộ

ng ng đ ừ ượ ề c nâng cao. T t c các ho t đ ng quan tr ng c a công tyđ u ạ ộ ấ ả ủ ọ

đ c ghi l ượ ạ i và ph bi ncho toàn b cán b công nhân viên trong công ty. ộ ổ ế ộ

Các cán b công nhân viên trong công ty h u h t đ u đ ế ề ầ ộ ượ c đào t o v có ạ ầ

th đ c đ c tài li u ph c v cho công vi c c a mình. ể ọ ượ ụ ụ ệ ủ ệ

ạ H th ng tìa li u cũng góp ph n vào công tác tiêu chu n ho c ho t ệ ố ệ ầ ẩ ặ

ng t i u nh t và là c s đ đánh giá đ ng sabr xu t kinh doanh theo h ộ ấ ướ ố ư ơ ở ể ấ

hi u qu th c hi ncác ho t đ ng đó. ệ ả ự ạ ộ ệ

ng xuyên đ c c i ti n và ngày - H th ng tài li u c a công ty th ệ ệ ố ủ ườ ượ ả ế

càng đ c hoàn thi n c v s l ng và ch t l ượ ả ề ố ượ ệ ấ ượ ớ ngthích ng cao v i ứ

i công ty. nh ng bi n đ ng trong ho t đ ng s n xu t kinh doanh t ạ ọ ữ ế ả ấ ọ ạ

- H th ng tài li u góp ph n vào vi cđ t đ c ch t l ệ ạ ượ ệ ố ệ ầ ấ ượ ẩ ng s n ph m ả

góp

ph n vào ho t đ ng c i ti n ch t l ọ ấ ượ ế ầ ạ ả ạ ngvà duy trì c i ti n đã đ t ả ế

đ cthông qua vi c giúp ng i qu n lý hi u đ c nh ng gìđang x y ra và ượ ệ ườ ể ả ượ ữ ẩ

ch t l ng th c hi n c a chúng qua đó có th theo dõi đo l ấ ượ ệ ủ ự ể ườ ng hi u năng ệ

c a các quá trình hi n t ủ ệ ạ ữ i, nh ng gì c n có c i ti n và k t qu c a nh ng ả ế ả ủ ữ ế ầ

c. c i ti n đã đ t đ ả ế ạ ượ

T t c nh ng k t qu đ t đ c c a công tác xây d ng h th ng tài ả ạ ượ ủ ấ ả ệ ố ự ữ ế

li u đã góp ph n quan tr ng giúp công ty xây d ng và áp d ng thành công ự ụ ệ ầ ọ

ng và cu i cùng đã nh n đ c ch ng ch vào h th ng qu n lý ch t l ả ệ ố ấ ượ ậ ố ượ ứ ỉ

tháng 12 năm 2000. Đây là m t k t qu x ng đáng v nh ng c g ng đã b ề ữ ộ ế ả ứ ố ắ ỏ

ra c a toàn b cán b cong nhân viên trong công ty. ủ ộ ộ

2.Nh ng h n ch . ế ữ ạ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

Cùng v i nh ng k t qu đ t đ c trên thì công tác xây d ng h ả ạ ượ ở ữ ế ớ ự ệ

ấ th ng tàI li uc a công ty cũng không chánh kh i nh ng h n ch nh t ệ ủ ữ ế ạ ố ỏ

đ nhvà c n s m đ ị ầ ớ ượ c kh c ph c. Ta có th k ra m t s h n ch sau: ể ể ộ ố ạ ụ ế ắ

- Có m t s h ng d n công vi c c a công ty đ ộ ố ướ ệ ủ ẫ ượ c xây d ng còn s ự ơ

sàI v n i dung ch a ph n ánh đ y đ các câu h i :ai? Cái gì? đâu t ề ộ ủ ư ả ầ ỏ Ở ạ i

sao? Khi nào ? Và làm th nào? do v y mà ch a giúp nhi u đ ư ế ề ậ ượ ữ c nh ng

ng i th c hi n công vi c đ c bi i m i tuy n d ng. ườ ệ ặ ự ệ ệ t nh ng ng ữ ườ ể ụ ớ

- M t s quy trình đ ộ ố ượ ư ầ c xây d ng nên còn thi u m t s ph n nh ph n ộ ố ự ế ầ

tài li u bi u m u vi c này đã gây m t s khó khăn cho ng i đ c. Ho c ộ ố ệ ể ệ ẫ ườ ọ ặ ở

nh ng đo n quy t đ nh d làm nhi u nhánh không ghi rõ tr ng h p nào thì ế ị ữ ề ẽ ạ ườ ợ

mũi tên đI đ ng này làm cho ng i đ c h t s c khó hi u đ c bi ườ ườ ọ ế ứ ể ặ ệ ữ t nh ng

ng i không hi u bi i m i đ ườ ể ế t rõ v công vi c và nh ng ng ệ ữ ề ườ ớ ượ c ti p xúc ế

l n đ u v i quy trình. ớ ầ ầ

Ví d v quy trình đào t o d i đây ụ ề ạ ướ

- Vi c phân công ng i ph trách vi t tài li u nhi u khi đ ệ ườ ụ ế ệ ề ượ ế c ti n

hành qua loa mà ch a chú ý đ n vi c tìm hi u đ giao trtách nhi m cho ệ ư ế ệ ể ể

nh ng ng i làm t t nh t mà giao cho nh ng ng ữ ườ ố ữ ấ ườ ả i có trình đ văn b n ộ

kém ho c không hi u bi t v công vi c ho c l ể ặ ế ề ặ ạ ệ i không có th i gian giành ờ

cho vi c vi t tài li u. ệ ế ệ

- H th ng tài li u c a công ty cũng vh a đ ệ ủ ệ ố ư ượ ủ c làm hoàn toàn đ y đ . ầ

M t ssó ho t đ ng liên quan đ n qu n lý ch t l ng đang đ c công ty ạ ọ ấ ượ ế ả ộ ượ

th c hi n nh ng l i không đ c l p thành văn b ng, ghi chép s sài không ự ư ệ ạ ượ ậ ả ơ

có s theo rõi. ổ

- M t s tài li u quy đ nh sai l ch không phù h p v i th c t ộ ố ự ế ệ ệ ợ ớ ị ạ ho t

i công ty nên không tri n khai th c hi n đ c hay nói cách khác đ ng t ộ ạ ự ệ ể ượ

tính kh thi c a văn b n này th p . ủ ả ả ấ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

3.Nguyên nhân c a h n ch . ế ủ ạ

Ta th y r ng nguyên nhân c a nh ng h n ch c a công tác này thì ữ ế ủ ủ ấ ằ ạ

ng đ i nhi u nh ng tôi ch gi i thi u ra dây nh ng nguyên nhân quan t ươ ỉ ớ ư ề ố ữ ệ

tr ng nh t. ấ ọ

ng c a phong cách qu n lý cũ c a thói quen phong cách - Do nh h ả ưở ủ ủ ả

th i bao c p đ l làm vi c thi u khoa h c t ế ọ ừ ờ ể ạ ệ ấ i . Nhi u ng ề ườ i làm vi c theo ệ

kinh nghi m theo thói quen và đây cũng là tình tr ng chung c a h u h t các ủ ầ ệ ế ạ

công ty nhà n c đang có nh ng b ướ ữ ướ c chuy n đ i. ể ổ

- Do trình đ cán b công nhân viên làm công tác xây d ng h th ng tài ệ ố ự ộ ộ

li ucòn th p khi đ c phân công vi t tài li ukhông đ c đào t o v công ệ ấ ượ ế ệ ượ ề ạ

tác xây d ng h th ng tài li u ho c do lãnh đ o chă tìm hi u đ tìm đ ặ ự ệ ể ể ệ ạ ố ượ c

nh ng ng t công vi c t đó giao công vi c này ữ ườ i có trình đ có hi u bi ộ ế ế ệ ừ ệ

cho h . M t s ng t tài li ucó hi u bi ộ ố ọ ườ i có trình đ có hi u bi ộ ể t v vi ế ề ế ệ ể ế t

t tài li u v công vi c thì thì l i thi u kh năng t ch c huy đ ng s v vi ề ế ệ ề ệ ạ ế ả ổ ứ ọ ự

i vào vi c vi tham gia c a m i ng ủ ọ ườ ệ ế t tàu li u vì v y khi tài li u đ ậ ệ ệ ượ ư c đ a

ra không đ c s ch p nh n r ng rãi c a m i ng i. ượ ự ấ ậ ộ ủ ọ ườ

- S ph i h p c a các đ n v phòng ban trong quá trình xây d ng và ố ợ ự ự ủ ơ ị

th c hi n các tài li u c a h th ng ch t l ng còn ch a đòng b . Các công ệ ủ ệ ố ấ ượ ự ệ ư ộ

vi c xây d ng s a đ i ban hành tài li u ch y u do phòng ch t l ử ổ ủ ế ấ ượ ự ệ ệ ả ng đ m

ơ nhi m còn các đ n v khác tham gia r t h n ch . M t ph n cũng do các đ n ấ ạ ế ệ ầ ơ ộ ị

v này có quá nhi u công vi c làm chi ph i m t khác cũng do ý th c trách ị ứ ệ ề ặ ố

nhi m c a h ch a cao. ủ ọ ư ệ

Đây chính là nguyên nhân d n đ n tình tr ng có s khác bi ẫ ự ế ạ ệ t gi a các ữ

yêu c u c a văn b n v í công vi c th c t ầ ủ ự ế ủ c a các đ n v . ị ệ ả ơ ơ

- M t nguyên nhân n a là do h th ng qu n lý ch t l ng ISO9000 ệ ố ấ ượ ữ ả ộ

m i đ c áp d ng vào Vi t Nam do v y đây là v n đ m i m đ i v i công ớ ượ ụ ệ ẻ ố ớ ề ớ ậ ấ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

ty Vi t Nam nói chung và c a Công ty Ch t o đi n c nói riêng. Do s ệ ế ạ ủ ệ ơ ự

ph c t p c a các yêu c u trong h th ng tài li u d gây khó khăn trong quá ứ ạ ủ ệ ố ệ ễ ầ

trình th c hi n. ự ệ

- Do m i ng ọ ườ i ch a hi u h t đ ể ế ượ ầ ự c t m quan tr ng c a vi c xây d ng ủ ư ệ ọ

h th ng tài li u vì v y mà th c s c g ng trong vi c xây d ng tài li u. ự ự ố ắ ệ ố ự ệ ệ ệ ậ

- Do công ty ch a thi t l p đ c m t h th ng ki m soát ch t ch ư ế ậ ượ ộ ệ ố ể ặ ẽ

ho t đ ng này nên m i ng i tham gia m t cách thi u tích c c thi u tinh ạ ọ ọ ườ ự ế ế ộ

th n trách nhi m. ệ ầ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

CH NG 3 M T S GI I PHÁP NH M HOÀN THI N CÔNG ƯƠ Ộ Ố Ả Ằ Ệ

TÁC XÂY D NG H TH NG TÀI LI U TRONG QUÁ TRÌNH ÁP Ệ Ố Ự Ệ

D NG ISO 9001 T I CÔNG TY. Ụ Ạ

I. Khuy n khích các đ n v tích c c ch đ ng tham gia xây ủ ọ ự ơ ế ị

d ng các tài li u c a đ n v mình ệ ủ ơ ị ự

1.Lý do áp d ng.ụ

Công ty nên áp d ng ph ng pháp này b i các lý do sau đây: ụ ươ ở

- Do tuân theo nguyên t c c a qu n lý ch t l ắ ủ ấ ượ ả ầ ủ ng do yêu c u c a

tiêu chu n ISO 9000đ là khuy n khích s tham gia c a m i ng ế ủ ự ẩ ọ ố ườ i

phòng ban vào công tác qu n lý ch t l ng nói chung và vào công tác ấ ượ ả

ủ xây d ng h th ng tài li u nói riêng. Công vi c này không ph i là c a ệ ố ự ệ ệ ả

riêng đ n v phòng ban nào ch là trách nhi m c a ban ISO. M i ng ủ ệ ơ ọ ị ỉ ườ i

đ u ph i tham gia xây d ng và th u hi u nó và cùng s d ng nó thì ấ ề ử ụ ự ể ả

m i đ t hi u qu và đem l i ích cao nh t. ớ ạ ệ ả i l ạ ợ ấ

b n thân th c t - Do xu t phát t ấ ừ ả ự ế ầ ho t đ ng công tác yêu c u ạ ộ

công ty ph I ghi l i nh ng ho t đ ng quan tr ng, ghi l ả ạ ữ ạ ộ ọ ạ ữ i nh ng

ph ng pháp khoa h c nh t đ t đó ph bi n trong toàn công ty . ươ ấ ể ừ ọ ổ ế

Trách nhi m này n u do m t d n v th c hi n thì r t khó khăn mà tài ộ ơ ị ự ế ệ ệ ấ

li u làm ra nhi u khi không sát v i th c t c a m i phòng ban không ự ế ủ ề ệ ớ ỗ

ph n ánh đúng nh ng vi c đã làm. ữ ệ ả

Th c t công tác này t i công ty đã có s tham gia c a m i ng ự ế ạ ự ủ ọ ườ i

t ừ ể ế ban giám đ c đ n các cán b công nhân viên trong công ty.Đ ti n ế ố ộ

hành xây d ng h th ng tài li u công ty đã ti n hành phân công trách ệ ố ự ế ệ

nhi m rõ ràng cho t ng đ n v cá nhân nh ng h ch a th c s hoàn ự ự ư ư ừ ệ ơ ọ ị

thành t t công vi c đ ố ệ ượ ứ c giao tham gia m t cách th đ ng hình th c. ụ ộ ộ

Công vi c xây d ng s a đ i ban hành ch y u là do phòng qu n lý ủ ế ử ự ệ ả ổ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

ch t l ấ ượ ng đ m nhi m nên đã d n đ n tình tr ng tàI li u không đ ế ệ ệ ả ẫ ạ ượ c

ban hành k p th ivà đôi khi tài li u đ a ra không sát v i th c t ự ế ư ệ ờ ớ ị ậ vì v y

vi c thm gia tích c c c a các đ n v phòng ban c a m i ng i trong ự ủ ủ ệ ơ ọ ị ườ

vi c xây d ng h th ng tài li u là h t s c c n thi t. ế ứ ầ ệ ố ự ệ ệ ế

2. N i dung gi i pháp ộ ả

- Tr c tiên đ nh n m nh t m quan tr ng c a công tác này thì ướ ủ ể ấ ạ ầ ọ

ộ giám đ c ph i ra m t văn b n tuyên b chính th c v vi c huy đ ng ề ệ ứ ả ả ố ộ ố

t t c các phòng ban d n v và m i ng i vào công tác xây d ng h ấ ả ơ ọ ị ườ ự ệ

th ng tài li u và công b này d c truy n đ t trong toàn công ty. ệ ố ố ượ ề ạ

- T ch c các bu i t a đàm nói chuy n v i cán b công nhân viên ổ ứ ổ ọ ệ ớ ộ

trong công ty đó phân tích cho m i ng ở ọ ườ i th y đ ấ ượ ầ c ý nghĩa và t m

quan tr ng c a công tác này c a vi c xây d ng đ ủ ự ủ ệ ọ ượ c m t h th ng tài ộ ệ ố

li u t t v s c n thi t ph i có s tham gia c a m i ng đó ệ ố ề ự ầ ế ự ủ ả ọ i đ t ườ ể ừ

giác tham gia vào phong trào. m i ng ọ i t ườ ự

- Công ty cũng c n ph i ti n hành phân công trách nhi m c th ả ế ụ ể ệ ầ

cho các đ n v tham gia vi c xây d ng s a đ i ban hành h th ng tài ự ệ ố ử ệ ơ ổ ị

li u. Trong công tác này phòng ch t l ng ngoàI vi c t mình xây ấ ượ ệ ệ ự

c tài li u cho mình ra ch có nhi m v h ng d n các đ n v d ng đ ự ượ ụ ướ ệ ệ ỉ ẫ ơ ị

khác ch không tr c ti p tham gia xây d ng . Đ i di n lãnh đ o là ự ứ ự ế ệ ạ ạ

ng i giám sát vi c th c hi n c a các đ n v và có trách nhi m báo cáo ườ ệ ủ ự ệ ệ ơ ị

cho giám đ c bi đây ta ph i nh n m nh r ng vi c xây d ng h ố t. ế ở ự ệ ả ấ ạ ằ ệ

th ng tài li u ph i do chính các đ n v t ị ự ệ ả ố ơ mình xây d ng ch không ự ứ

ng làm thay. T i m i đ n v c rang i có trình ph i do ph ng ch t l ồ ấ ượ ả ỗ ơ ị ử ạ ườ

đ v xây d ng văn b n và hi u bi ộ ề ự ể ả ế ề ệ t v công vi c ra đ m nh n vi c ệ ả ậ

vi t s a đ i ban hành . Ng ế ử ổ ườ ạ i này ph i có đ th i gian và quy n h n ủ ờ ề ả

trong vi c th c hi n công vi c. ự ệ ệ ệ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

i ph trách vi t tài li u t -Ti n hành đào t o cho nh ng ng ạ ữ ế ườ ụ ế ệ ạ i

m i phòng ban v trình đ văn b n thông qua vi c thue các nhân viên ề ệ ả ỗ ộ

v n. Trong vi c đào t o bao g m vi c đào t o v cách vi t ư ấ ệ ề ệ ạ ạ ồ ế ệ t tài li u

v thu th p thông tin v v l u đ . ề ẽ ư ồ ề ậ

II. Ti n hành đào t o nâng cáo trình đ văn b n hoá theo ISO ộ ế ả ạ

9000cho các cán b công nhân viên trong công ty đ c bi t là ộ ặ ệ

nh ng ng i ph trách vi t tài l u. ữ ườ ụ ế ệ

1.Lý do áp d ng.ụ

Đ i v i các công ty Vi ố ớ ở ệ ệ t Nam nói chung và công ty ch t o đi n ế ạ

ng đ i m i m m t khác các yêu c u v h th ng tài c nói riêng là t ơ ươ ề ệ ố ẻ ặ ầ ố ớ

li u là ph c t p. Đ áp d ng thành công h th ng ISO đòi h i công ty ệ ố ứ ạ ụ ể ệ ỏ

ph i xây d ng đ c h th ng tài li u ôt phù h p v i tiêu chu n phù ự ả ượ ệ ố ệ ứ ẩ ợ ớ

t i doanh nghi p. ISO yêu c u viíet t h p v i th c t ớ ợ ự ế ạ ệ ầ ấ ả t c nh ng gì đã ữ

làm và đ làm t t c nh ng gì đã vi ể ấ ả ữ ế t ra do v y ch t l ậ ấ ượ ng c a h ủ ệ

th ng tài li u vi t ra không nh ng nh h ệ ố ế ữ ả ưở ệ ng đ n vi c doanh nghi p ế ệ

nh n đ c ch ng ch hay không mà còn nh h ậ ượ ứ ả ỉ ưở ấ ng đ n năng su t ch t ế ấ

ng lao đ ng t i công ty t ng t i uy tín và l l ượ ộ ạ ừ đó nh h ả ưở ớ ợ ậ ủ i nhu n c a

daonh nghi p.ệ

Hi n nay thì trình đ c a cán b nhân viên ph trách v n đ vi ộ ộ ủ ề ế t ụ ệ ấ

tài li u còn h n ch ch a đ ạ ư ế ệ ượ ể c đào t o m t cách toàn di n và hi u ệ ạ ộ

bi t đ y đ v công vi c. Do v y khi văn b n đ c vi ế ầ ủ ề ệ ậ ả ượ ế ạ t ra không đ t

yêu c u.ầ

2.N i dung c a gi i pháp. ủ ộ ả

Đ th c hi n gi I pháp này công ty c n t ể ự ầ ổ ứ ạ ch c các khoá đào t o ệ ả

ả đ nâng cao trình đ k năng xây d ng ô li u. Vi c đào t o ph I ể ộ ỹ ự ự ệ ệ ạ

đ ch c có bài b n, khoa h c , nó c n đ c t ượ ổ ứ ầ ượ ả ọ c nên k ho ch theo rõi ạ ế

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

ki m tra, c n m i các chuyên gia t ờ ể ầ ư ấ ữ v n bên ngoàik t h p v i nh ng ế ợ ớ

ng i có trình đ trong cong ty ti n hành đào t o. ườ ế ạ ộ

Vi c đào t o càn tuân theo các b c sau: ệ ạ ướ

_B c 1 Xác đ nh nhu c u đào t o. ướ ầ ạ ị

Phòng t ch c k t h p v i phòng qu n lý ch t l ng t ổ ế ợ ấ ượ ứ ả ớ ổ ứ ch c

ki m tra tìm hi u trình đ cán b công nhân viên . Xem xét hi u bi ộ ể ể ể ộ ế t

c a h v h v h th ng tàu li u hi n hành cùng v i hi u bi ủ ọ ề ọ ề ệ ố ệ ệ ể ớ ế ủ t c a

h v tài li u c a ISO. ọ ề ệ ủ

đó xác Ti p theo phân tích yêu c u c a iso v h th ng tài li u t ầ ủ ề ệ ố ệ ừ ế

t tài li u. đ nh các k năng c n có c a các cán b ph trách vi ủ ị ộ ụ ầ ỹ ế ệ

ầ K t h p k t qu c a 2 vi c trên xác đ nh xem nhân viên nào c n ế ợ ả ủ ệ ế ị

đào t o c n b sung trình đ ki n th c v nh ng m t nào và ti n hành ứ ề ạ ầ ộ ế ữ ế ặ ổ

l p danh sách chúng. ậ

Th t c h ủ ụ ướ ộ ng d n công vi c là cách th c c th đ ti n hành m t ứ ụ ể ể ế ệ ẫ

ho t đ ng hay quá trình. ạ ộ

Các th t c h ủ ụ ướ ấ ng d n công vi c c a m t h th ng qu n lý ch t ộ ệ ố ệ ủ ẫ ả

ng ph i là các văn b n c b n dùng đ l p k ho ch t ng th và t l ượ ơ ả ể ậ ế ể ả ả ạ ổ ả

m c cân thi t chi ti t đ ki m soát thích đáng các ho t đ ng có liên ở ứ ế ế ể ể ạ ộ

quan các trách nhi m quy n h n và m i liên h t ng h c a nhân viên ệ ươ ề ệ ạ ố ỗ ủ

qu n lý, th c hi n vi c ki m tra xác nh n hay xem xét l ự ệ ệ ể ả ậ ạ ệ i các công vi c

nh h ng đ n ch t l ng cách th c th c hi n các ho t đ ng khác nhau ả ưở ấ ượ ế ạ ộ ứ ự ệ

cách s d ng và ki m soát h th ng tài li u. ệ ố ử ụ ệ ể

Công ty xác đ nh rõ ràng r ng các th t c h ủ ụ ằ ị ướ ệ ng d n công vi c ẫ

ph i mô t đi u c n th c hi n d ả ả ề ự ệ ầ ướ ạ ệ i d ng m t t p h p các công vi c ợ ộ ậ

ph i làm theo trình t nh t đ nh giúp ng ả ự ấ ị ườ ả i th c hi n không bu c ph i ự ệ ộ

nh h t m i chi ti t và tránh s tuỳ ti n. Chúng ph i giúp cho vi c ph ớ ế ọ ế ự ệ ệ ả ổ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

bi n r ng rãi kinh nghi m và k năng c a m t s thành viên trong công ế ộ ộ ố ủ ệ ỹ

ty.

Các tài li u này ph i h t s c đ n gi n d hi u đ i v i ng i có ả ế ứ ơ ễ ể ố ớ ệ ả ườ

liên quan công ty khuyên nên s d ng các l u đ n u các công vi c đ ư ồ ế ử ụ ệ ượ c

th c hi n theo m t trình t ự ệ ộ . ự

ng d n công vi c t i công ty đ * Vi c xây d ng th t c h ự ủ ụ ướ ệ ệ ạ ẫ ượ ế c ti n

hành nh sau: ư

- B c 1.Nh n bi ướ ậ ế t nhu c u ầ

M t quá trình ch đ ỉ ượ ậ ẽ ả c l p thành tài li u n u thi u nó s nh ế ế ệ ộ

h ng. ưở ng đáng k đ n ch t l ể ế ấ ượ Lý do đ công ty ti n hành l p các tài ế ể ạ

li u naỳ đó là ệ

+ Do h th ng qu n lý ch t l ệ ố ấ ượ ả ắ ng đòi h i g m các th t c b t ỏ ồ ủ ụ

bu c t ng ng v i nh ng y u t h th ng c a tiêu chu n ISO 9001 ộ ươ ứ ế ố ệ ố ữ ủ ẩ ớ

+ Lãnh đ o mu n chính th c hoá các ho t đ ng quan tr ng. Nh ạ ộ ứ ạ ố ọ ư

c tiên nh ng ng i có trách nhi m trong công ti n hành tìm v y tr ậ ướ ữ ườ ệ ế

\hi u các th t c h ng d n công vi c hi n có trong công ty ti n hành ủ ụ ể ướ ễ ệ ệ ẫ

ầ phân tích s b v chúng. Ti p theo đó ti n hành nghiên c u các yêu c u ơ ộ ề ứ ế ế

ế c a tiêu chu n v các tài li u này sau đó tiên hành so sánh đ i chi u ủ ề ệ ẩ ố

ớ xem tài li u nào c n ch nh s a b sung tài li u nào c n xây d ng m i ự ử ệ ệ ầ ầ ổ ỉ

thêm.

K t qu các b ả ế ướ ề ủ ụ c này là m t b n danh sách các tài li u v th t c ộ ả ệ

h c l p ướ ng d n c n ch nh s a và xây d ng m i đ ử ẫ ẫ ớ ượ ậ ự ỉ

B c 2: Xem xét và phê duy t yêu c u ầ ướ ệ

i đ Giám đ c ho c ng ố ặ ườ ượ ỷ c u quy n xem xet yêu c u ầ ề

+ N u yêu c u c a đ n v v n ch a đ n i dung thì đ ngh đ n vi ư ủ ộ ị ẫ ị ơ ủ ề ế ầ ơ

l p l ậ ạ i phi u ế

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

+ N u đ n v yêu c u không phù h p thì cho d ng l ừ ế ầ ơ ợ ị i ạ

+ N u yêu c u c a đ n v phù h p thì phê duy t ch đ nh phòng t ợ ầ ủ ơ ệ ế ỉ ị ị ổ ụ ph

trách công vi cệ

-B c 3. Ti n hành l p k ho ch đào t o. ậ ướ ế ế ạ ạ

Khi đã xác đ nh đ ị ượ c nhu c u đào t o ta c n l p m t k ho ch c th ầ ậ ộ ế ụ ể ạ ầ ạ

v đào t o trong đó xác đ nh rõ : ề ạ ị

+ Nh ng nhân viên c n đ c đào t o là nh ng ai s l ng bao nhiêu ầ ượ ữ ố ượ ữ ạ

+ Các c n đào t o c th nh th nào. ạ ụ ể ư ế ầ

+ Giáo viên ti n hành đào t o là nh ng ai ? là cán b trong công ty hay ữ ế ạ ộ

c n thuê bên ngoài ầ

+ Th i gian ti n hành đào t o. ế ạ ờ

Trong b n k ho ch này cũng c n ph i nêu rõ ng ế ạ ả ầ ả ườ ệ i ch u trách nhi m ị

theo dõi quá trình đào t o và nh ng trình đ k năng nhân viên c n có đ ọ ỹ ữ ạ ầ ượ c

sau quá trình đào t o.ạ

-B c 4: Xem xét phê duy t k ho ch ệ ế ướ ạ

+N u đ t t p hu n do công ty t ch c thì giám đ c ho c ng ợ ậ ế ấ ổ ứ ặ ố ườ ượ c i đ

ch đ nh phê duy t k ho ch. ệ ế ạ ỉ ị

+Đ t t p hu n đ t ch c thì th ợ ậ ấ ượ c giám đ c ch đ nh đ n v t ỉ ị ự ổ ố ơ ị ứ ủ

tr ưở ng đ n v t ơ ị ự ớ phê duy t k ho ch. N u k ho ch không phù h p v i ế ệ ế ế ạ ạ ợ

đi u ki n v th i gian thì yêu c u ng òi l p làm l i. ề ờ ư ề ệ ầ ậ ạ

-B c 5: Ti n hành đào t o. ướ ế ạ

Đ n v đ ị ượ ơ c giám đ c ch đ nh t p hu n sau khi nh n đ ậ ậ ượ ấ ố ỉ ị c phi u yêu ế

c u đã đ ầ ượ c giám đ c phê duy t thì ti n hành các công vi c sau: ế ệ ệ ố

+Thông báo cho đ n v có đ i t ng t p hu n bi ố ượ ơ ị ậ ấ t v : ế ề

Danh sách nh ng ng i đ ữ ườ ượ ậ c t p hu n ấ

Th i gian t p hu n ậ ấ ờ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

Đ a ch t p hu n. ỉ ậ ấ ị

Chu n bi cá nhân(tài li u, gi y bút, t trang) ệ ẩ ấ ư

+Đ n v đ ơ ị ượ c giám đ c ch đ nh ti n hành ph i chu n b ị ế ả ẩ ố ỉ ị

Giáo viên (ng i thuy t trình n i dung). ườ ế ộ

Đ a đi m ph ể ị ươ ng ti n tài li u ch ng ch văn b ng. ứ ệ ệ ằ ỉ

D trù kinh phí, s theo dõi t p hu n ấ ổ ự ậ

+Chu n b n i dung đào t o bao gôm: ị ộ ẩ ạ

Quy t c 5W.1H và cách quy đ nh quy trình h ắ ị ướ ng d n ẫ

When

Who? Ai làm? What? Làm cái gì Làm khi Where Làm sao đâuở Why T i ạ How Làm như

Ai cùng nào nào Khi Làm v iớ ở ụ đâu tr c làm T iạ nào Làm thế

làm? cái gì khác làm xong nguyên đ tr cặ cựơ

nhân nào t Còn không Còn cách Còn ai Còn gì Còn khi Còn iạ ở ầ đ u

nào khác nào khác khác n aữ khác ph iả khác n aữ sao n aữ

không có làm n aữ n aữ

thể

Các tài li u và cách xây d ng l u đ : ư ồ ư ệ

Cách l a ch n ngôn ng và k năng so n th o văn b n ữ ự ả ạ ả ọ ỹ

+T ch c đào t o: ổ ứ ạ

Phòng t ch c cán b k t h p v i nhà cung c p d ch v đào t o t ổ ộ ế ợ ạ ổ ụ ứ ấ ớ ị

ả ch c khoá đào t o theo đúng k ho ch đã phê duy t. Trong m i bài gi ng ứ ế ệ ạ ạ ỗ

giáo viên ph i cung c p k năng và lý thuy t c n thi ỹ ế ầ ấ ả ế t cho m i h c viên. ỗ ọ

Sau đó gi ng viên đ a ra nh ng tình hu ng th c t ự ế ữ ư ả ố ự cho các h c viên th c ọ

hành ngay.

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

Công ty c n t ch c cho các h c viên các chuy n thăm quan th c t ầ ổ ự ế ứ ế ọ

t i các công ty khác đ tăng kinh nghi m th c t ạ . ự ế ệ ể

B c 6: Đánh giá k t qu đào t o. ướ ế ả ạ

Giám đ c ho c ng ố ặ i đ ườ ượ ố c ch đ nh đánh giá k t qu c a đào t o đ i ế ả ủ ạ ỉ ị

v i các h c viên làm th t c c p ch ng ch cho các h c viên theo yêu c u ầ ứ ớ ủ ụ ấ ọ ọ ỉ

B c 7: L u h s đào t o ư ồ ơ ướ ạ

T t c tài li u v quá trình đào t o ph i đ ấ ả ả ượ ư c l u h s . Phòng t ồ ơ ề ệ ạ ổ

ch c cán b c p nh t h s đào t o c a các h c viên ti n hành phân lo i và ậ ồ ơ ạ ủ ộ ậ ứ ế ạ ọ

l u h s đào t o. ư ồ ơ ạ

3. L i ích c a gi i pháp. ủ ợ ả

- Nh đ c đào t o trình đ c a các b công nhân viên trong ờ ượ ộ ủ ạ ộ

công ty v vi c xây d ng tài li u đ ề ệ ự ệ ượ ệ c nâng cao, góp ph n vào vi c ầ

gi m b t gánh n ng cho phòng qu n lý ch t l ng do các phòng ban ấ ượ ả ặ ả ớ

mình xây d ng đ đã có trình đ nên có th t ọ ể ự ự ượ c tài li u c a mình. ệ ủ

Do cán b có trình đ mà tài li u vi t ra có ch t l ệ ọ ộ ế ấ ượ ợ ng cao và phù h p

và đáp ng đ c nhu c u c a ISO 9001 v h th ng tài li u. v i th c t ớ ự ế ứ ượ ề ệ ố ầ ủ ệ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

Phi u yêu càu đào t o t p hu n ấ

ạ ậ

ế

D ngừ

Không c n thi

Không đ yêu c u ầ ủ

ầ

ế

Xem xét phê duy t yêu c u ầ

ệ

L p k ho ch đào t o t p hu n ấ

ạ ậ

ế

ạ

ậ

\Ch a đ t yêu c u ầ

ư ạ

Xem xét phê duy t k ho ch ạ ệ ế

Ti n hành đào t o t p hu n ấ

ạ ậ

ế

Ch a đ t yêu c u ầ

ư ạ

Xem xét phê duy t k t qu ệ ế

ả

L u h s

ư ồ ơ

L u đ đào t o t p hu n ư ồ ạ ậ ấ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

III. Thi t l p c ch ki m soát ho t đ ng xây d ng tài li u t ế ậ ơ ế ể ạ ộ ệ ạ i ự

công ty

1. Lý do áp d ng ụ

công ty hi n nay vi c ki m soát ho t đ ng xây d ng tài li u còn ở ạ ộ ự ệ ể ệ ệ

c phân công vi thi u ch t ch . Ng ặ ẽ ế i đ ườ ượ ế t tài li u nhi u khi không ề ệ

tham gia vào vi c vi t chúng mà l i giao cho nhân viên d ệ ế ạ ướ i quy n mình ề

làm ho c tham gia m t cách thi u tích c c. Có lúc công ty do không tìm ự ế ặ ộ

hi u k công vi c c a nhân viên nên đã giao công vi c vi ệ ủ ệ ể ỹ ế t tài li u cho ệ

nh ng ng i không có chuyên môn, không hi u bi ữ ườ ể ế ề ặ t v công vi c ho c ệ

l ạ i không có đ th i gian c n thi ủ ờ ầ ế ể ự ố t đ th c hi n công vi c do kh i ệ ệ

l ượ ệ ng công vi c hàng ngày quá nhi u d n đ n nhân viên ph i làm vi c ề ế ệ ẫ ả

ngoài gi đó làm cho tài li u vi t ra không có ch t l ng. t ờ ừ ệ ế ấ ượ

M t khác vi c thi t l p c ch ki m soát công tác này cũng nh ệ ặ ế ậ ế ể ơ ư

m t đòi h i c a t ỏ ủ ấ ế t y u khách quan đ có th theo dõi đ ể ể ộ ượ ệ c công vi c

th c hi n bi c khâu y u kém đ kh c ph c hay nh ng đi n hình ự ệ t đ ế ượ ụ ữ ể ể ế ắ

c n tuyên d ầ ươ ạ ng ph bi n trong công ty. Đây cũng là c s cho ho t ổ ế ơ ở

ng trong công ty. đ ng c i ti n h th ng qu n lí ch t l ệ ố ộ ả ế ấ ượ ả

2. N i dung c a bi n pháp ủ ộ ệ

- Do t m quan tr ng c a gi i pháp này mà nó c n đ ủ ầ ọ ả ầ ượ ự ủ c s ng

ế h c a ban lãnh đ o công ty b ng m t tuyên b c a mình và cam k t ộ ủ ố ủ ạ ằ ộ

cung c p đ ngu n l c cho vi c th c hi n công tác. ấ ủ ồ ự ự ệ ệ

- Lãnh đ o c n thành l p ra m t ban có nhi m vu ki m travà ộ ể ệ ạ ầ ậ

giám sát ho t đ ng c a công ty đ ng th i ban này ph i th ng xuyên ạ ộ ủ ả ồ ờ ườ

báo cáo tình hình ho t đ ng v cho lãnh đ o công ty. ạ ộ ề ạ

- M i ho t đ ng xây d ng tài li u đ u ph i đ ự ạ ộ ả ượ ậ ộ ả c l p m t b n ệ ề ọ

i ch u trách nhi m vi t tài k ho ch c th rõ ràng quy đ nh v ng ế ụ ể ề ạ ị ườ ệ ị ế

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

li u và nh ng ng i có liên quan ph i tham gia giúp đ ,quy đ nh v ữ ệ ườ ả ỡ ị ề

th i gian vi i. ờ ế t hoàn thành và m c đ tài li u ph i đ t t ứ ộ ả ạ ớ ệ

- Ban ki m soát có nhi m v giám sát ho t đ ng theo đúng k ạ ộ ụ ể ệ ế

ho ch và vi c th c hi n xây d ng ph i tuân th đúng theo các b ự ủ ự ẹ ễ ạ ả ướ c

đ c yêu c u. M i sai l ch v i k ho ch ph i đ c báo cáo v ượ ớ ế ả ượ ệ ầ ạ ọ ề

ng ườ i có trách nhi m đ có bi n pháp đi u ch nh k p th i. ệ ệ ể ề ờ ỉ ị

- Công ty cũng c n chú ý h n đ n vi c tìm ng i đ phân công ế ệ ầ ơ ườ ể

vi t tài li u m i ng i vi t tài li u đ u b t bu c ph i tho mãn ế ệ ọ ườ ế ệ ề ắ ả ả ộ

đ c nh ng tiêu chu n sau: ượ ữ ẩ

+ Có trình đ v văn b n , k năng so n th o văn b n . ộ ề ả ạ ả ả ỹ

+ Có s hi u bi ự ể ế t sâu x c v công vi c ệ ắ ề

ch c, thu hút s tham gia c a m i ng i. + Có kh năng t ả ổ ứ ự ủ ọ ườ

+ Ph i tham gia m t khoá hu n luy n v nghi p v xây d ng tài ụ ự ệ ề ệ ả ấ ộ

li u c a ISO do công ty t ch c. ệ ủ ổ ứ

i vi t tài Đ ng th i công ty cũng ph i dành đ th i gian đ ng ả ủ ờ ể ồ ờ ườ ế

ệ li u có th hoàn thành và th c hi n m t cách chuyên tâm vào công vi c ự ể ệ ệ ộ

này.

3. L i ích c a gi i pháp. ủ ợ ả

t gi i pháp này s đem l i cho công ty m t s l Vi c th c hi n t ự ệ ố ệ ả ẽ ạ ộ ố ợ i

ích sau:

- H th ng tài li u đ c vi ệ ố ệ ượ ế ạ t và hoàn thành theo đúng k ho ch ế

đã đ ra, m i bi n đ ng thay đ i trong vi c th c hiên đ u đ c báo ự ề ệ ề ế ọ ộ ổ ượ

cáo và có bi n pháp s lí k p th i. ử ệ ờ ị

- H th ng tài li u có ch t l ệ ồ ấ ượ ệ ng h n phù h p v i th c t ợ ự ế ơ ớ ạ ho t

đ ng s n xu t kinh doanh h n do m i ng ộ ả ấ ơ ọ i đ ườ ượ ệ c giao th c hi n ự

công vi c m t cách nghiêm túc và có trách nhi m h n. ệ ệ ộ ơ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

t h th ng văn b n đã ban IV. T ch c th c hi n áp d ng t ự ổ ứ ụ ệ ố ệ ố ả

hành.

1. Lý do áp d ngụ

M t trong nh ng ph ng trâm c a qu n lý ch t l ng là vi ữ ộ ươ ấ ượ ủ ả ế ấ t t t

t c nh ng gì đã vi t. Ph ng trâm này c nh ng gì đã làm và làm t ả ữ ấ ả ữ ế ươ

đ ượ c th hi n qua ho t đ ng xây d ng h th ng tài li u c a công ty. ự ể ệ ạ ộ ệ ố ủ ệ

i ch chú tr ng đ n làm th nào đ xây d ng đ Nhi u ng ề ườ ự ể ể ế ọ ỉ ựơ ệ ố c h th ng

tài li u t ch c áp d ngđ ệ ố t là đ mà b qua v sau c a nó là ph i t ề ả ổ ứ ụ ủ ủ ỏ ượ c

t ra đem l i ích cho công ty và cũng là công h th ng tài li u đã vi ệ ồ ệ ế i l ạ ợ

vi c quan tr ng c a nh ng ng i vi t tài li u b i vì tài li u vi t ra ữ ủ ệ ọ ườ ế ệ ệ ở ế

không ch đ đ y mà ph i áp d ng cho công vi c s n xu t kinh doanh. ỉ ể ấ ệ ả ụ ấ ả

Do ch a nh n th c đ ứ ư ậ ượ ầ ọ c t m quan tr ng c a công tác mà m i ủ ọ

ng c xong ườ i sau khi đã c g ng h t s c l c c a mình đ xây d ng đ ế ứ ự ủ ố ắ ự ể ượ

l không tri t đ . Vì ạ i không đ a nó vào áp d ng ngay th c hi n l y l ụ ệ ấ ệ ự ư ệ ể

ch c t v y vi c t ậ ệ ổ ứ ố t ho t đ ng áp d ng h th ng tài li u vào th c t ệ ố ạ ộ ự ế ụ ệ

s n xu t kinh doanh là m t v n đ c p bách. ả ộ ấ ề ấ ấ

2.N i dung c a gi i pháp. ủ ộ ả

c xây d ng xong thì lãnh đ o công ty Sau khi m t tài li u đã đ ộ ệ ượ ự ạ

c n ban hành ngay l p t c ch đ nh ng ầ ậ ứ ị ỉ i h ườ ướ ề ộ ng d n ph biên v n i ổ ẫ

ệ dung ý nghĩa cũng nh t m quan tr ng c a vi c th c hi n theo tài li u ọ ư ầ ủ ự ẹ ệ

nêu ra đ i ích c a vi c áp d ng tài liêu trong th c t c ng c l ượ ợ ự ế ử ụ ủ ệ ườ i

ng d n tr c ti p vi c áp d ng tài li u vào công vi c hàng xu ng h ố ướ ụ ự ệ ế ệ ệ ẫ

i lao đ ng ch a hi u ph i gi ng gi ngày. Ch nào ng ỗ ườ ư ể ả ả ộ ả ậ ứ i ngay l p t c.

i lao đ ng nh ng ki n th c c n thi t đ có T ch c hu n luy n ng ấ ứ ệ ổ ườ ứ ầ ữ ế ộ ế ể

th đ c hi u đ t quan tr ng đ i v i công ể ọ ể ượ c tài li u đi u này đ c bi ề ệ ặ ệ ố ớ ọ

nhân s n xu t đ c bi i m i đ ấ ặ ả ệ ớ t v i nh ng ng ữ ườ ớ ượ c tuy n đ ng. ể ụ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

ợ Trong quá trình áp d ng n u phát hi n nh ng đi m không phù h p ụ ữ ế ệ ể

ph i tién hành s a k p th i đ phù h p v i đi u ki n th c t ờ ể ử ị . ự ế ệ ề ả ớ ợ

áp d ng các bi n pháp khuy n khích ng i lao đ ng th c hi n t ụ ệ ế ườ ệ ố t ự ộ

nh ng yêu c u đ ra, đ ng th i kích thích ng i lao đ ng ch đ ng sáng ữ ề ầ ồ ờ ườ ủ ộ ộ

t o trong công vi c. ạ ệ

T ch c ho t đ ng rút kinh nghi m sau m i giai đo n áp d ng tài ệ ổ ứ ạ ộ ụ ạ ỗ

c đ t li u đ phát hi n nh ng đi m đ ệ ữ ể ệ ể ượ c ch a đ ư ượ ể ừ ừ đó không ng ng

nâng cao ch t l ng văn b n ban hành. ấ ượ ả

4. L i ích c a gi i pháp. ủ ợ ả

- H th ng văn b n sau khi ban hành s đ c th c hi n tri ệ ồ ẽ ượ ả ự ệ ệ ể t đ

trong th c t c nâng cao do đó phát huy đ ự ế tính hi u l c c a nó đ ệ ự ủ ượ ượ c

tác d ng.ụ

- Khi văn b n áp d ng mang l ụ ả ạ i hi u qu s thu hút đ ả ẽ ệ ượ ự c s

quan tâm c a m i ng ủ ọ ườ i vào công tác xây d ng tài li u làm cho h ự ệ ệ

th ng tài li u ngày càng hoàn thi n. ệ ệ ố

- ý th c trách nhi m và trình đ văn b n c a cán b công nhân ộ ủ ứ ệ ả ộ

viên đ c nâng cao. T đó gi m b t s giám sát c a lãnh đ o đ n v ượ ớ ự ừ ủ ả ạ ơ ị

công vi c c a nhân viên giúp công ty ti ệ ủ ế ồ ự t ki m th i gian và ngu n l c ệ ờ

mà v n đ m b o hi u qu cao. ả ệ ẫ ả ả

t h th ng tài li u ban hành còn giúp ph - Vi c th c hi n t ự ệ ố ệ ố ệ ệ ổ

ng pháp làm vi c t t cho toàn công ty t đó nâng bi n ki n th c ph ế ứ ế ươ ệ ố ừ

cao đ ng gi m giá thành tăng doanh thu tăng l ượ c năng su t ch t l ấ ấ ượ ả ợ i

nhu n góp ph n quan tr ng vào vi c hoàn thành m c tiêu đã đ ra. ụ ệ ề ầ ậ ọ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

K t lu n ế ậ

T th c t ừ ự ế ệ phân tích th c tr ng công tác xây d ng h th ng tài li u ệ ố ự ự ạ

i công ty ch t o đi n c đã cho chúng ta th y rõ đ c a ISO 9001 t ủ ạ ệ ơ ế ạ ấ ượ c

vai trò và t m quan tr ng c a công vi c này. Vi c th c hi n t t côngtác ệ ố ự ủ ệ ệ ầ ọ

này góp ph n vào vi c xây d ng đ c h th ng tài li u có ch t l ự ệ ầ ượ ệ ố ấ ượ ng ệ

t ph n ánh đ c th c t tình hình s n xu t kinh doanh t i công ty t ố ả ượ ự ế ấ ả ạ

đ ng th i góp ph n đ c l c vào vi c công ty xây d ng và áp d ng thành ệ ồ ắ ự ự ụ ầ ờ

công h th ng qu n lí ch t l ng theo tiêu chu n ISO 9001. H n th ệ ố ấ ượ ả ẩ ơ ế

n a vi c th c hi n đ ữ ự ệ ệ ượ ệ c công tác này góp ph n vào vi c nâng cao hi u ệ ầ

qu công tác qu n lý ch t l ấ ượ ả ả ng nâng cao n ng xu t ch t l ằ ấ ượ ấ ạ ng t o

đ c hình nh t t trong tâm trí khách hàng. ượ ả ố

Trong th c t i công ty đ ự ế ho t đ ng t ạ ộ ạ ươ ộ ố ạ ng nhiên còn m t s h n

ch nh t đ nh. Vi c tuy n ch n đ tài :” ấ ị ế ề ể ệ ọ ự Hoàn thi n công tác xây d ng ệ

ấ h th ng tài liêu trong quá trình áp d ng h th ng qu n lý ch t ệ ố ệ ố ụ ả

ng t i công ty “ có đ a ra m t s gi l ượ ạ ộ ố ả ư i pháp hoàn thi n cho công tác ệ

này. Tuy nhiên v i m t sinh viên v i th i gian th c t p có h n, trình đ ớ ự ậ ạ ộ ớ ờ ộ

còn ;h n ch thì đ ng nhiên các gi i pháp đ a ra còn nhi u thi u sót và ế ạ ươ ả ư ế ề

mong đ c s giúp đ góp ý ki n c a m i ng i. ượ ự ế ủ ỡ ọ ườ

M t l n n a em xin c m n s giúp đ t n tình c a cô giáo h ả ơ ự ộ ầ ữ ỡ ậ ủ ướ ng

ộ d n th c t p Ph m Th H ng Vinh cùng công ty ch t o đi n c Hà N i ẫ ệ ơ ự ậ ị ồ ế ạ ạ

đã giúp đ đ em có th hoàn thành b n chuyên đ này. ỡ ể ể ề ả

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

TÀI LI U THAM KH O

Ả

Ệ

1. Giáo trình qu n tr ch t l ng trong các t ch c ị ấ ượ ả ổ ứ

2. Qu n tr ch t l ng theo tiêu chu n Qu c t ị ấ ượ ả ố ế ẩ

3. S tay ch t l ng c a Công ty ch t o đi n c ấ ượ ổ ệ ơ ế ạ ủ

4. Báo cáo Tài chính c a Công ty ch t o đi n c ủ ệ ơ ế ạ

5. Các tài li u khác c a Công ty ủ ệ

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

M C L C

Ụ

L i m đ u ờ ở ầ .....................................................................................................1

Ch ng I: Gi i thi u chung v Công ty ch t o đi n c Hà N i ươ ớ ệ ơ ế ạ ộ ..........3 ề ệ

I. Quá trình hình thành và phát tri n ể ...........................................................3

k thu t II. Nh ng đ c đi m kinh t ặ ữ ể ế ỹ ậ ..........................................................6

1. Đ c đi m v s n ph m ề ả ẩ ..............................................................................6 ể ặ

ng ..............................................................................7 2. Đ c đi m v th tr ể ề ị ườ ặ

3. Đ c đi m v c c u t ch c ề ơ ấ ổ ứ ......................................................................8 ể ặ

4. Đ c đi m v lao đ ng ộ ...............................................................................13 ề ể ặ

t b và công ngh 5. Đ c đi m v máy móc thi ề ể ặ ế ị ệ...........................................13

6. Đ c đi m v nguyên li u ề ệ ..........................................................................15 ể ặ

7. V t ch c s n xu t ề ổ ứ ả ấ .................................................................................16

8. Đ c đi m v v n ể ề ố ......................................................................................17 ặ

III. Tình hình s n xu t kinh doanh c a Công ty m t s năm g n đây ...17 ộ ố ủ ả ấ ầ

Ch ươ ng II: Th c tr ng công tác xây d ng h th ng văn b n trong quá ự ệ ố ự ạ ả

trình áp d ng ISO 9001 t i Công ty ch t o đi n c ụ ạ ệ ơ..............................22 ế ạ

I. Tình hình áp d ng h th ng qu n lý ch t l ng theo tiêu chu n ISO ệ ố ấ ượ ụ ả ẩ

9001 - 2000 t i Công ty .................................................................................22 ạ

1. Lý do áp d ngụ .............................................................................................22

2. Tình hình áp d ng ụ ......................................................................................22

c và ch a đ t đ c trong vi c áp d ng h th ng 3. Nh ng k t qu đ t đ ế ả ạ ượ ữ ư ạ ượ ệ ố ụ ệ

.........................................................................................................................24

II, Th c tr ng công tác xây d ng h th ng tài li u ự ạ ệ ố ệ .................................25 ự

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

1. Gi i thi u chung v h th ng tài li u ớ ề ệ ố ệ ......................................................25 ệ

2. Ý nghĩa c a h th ng tài li u ủ ệ ố ệ ....................................................................28

3. Quá trình xây d ng h th ng tài li u t i Công ty .....................................29 ệ ố ệ ạ ự

4. K ho ch xây d ng h th ng tài li u t i Công ty ....................................35 ệ ố ệ ạ ự ế ạ

5. Công tác xây d ng chính sách ch t l ng và m c tiêu ch t l ấ ượ ự ấ ượ .........37 ng ụ

6. Công tác xây d ng s tay ............................................................................41 ự ổ

7. Công tác xây d ng quy trình - th t c h ng d n công trình ...................46 ủ ụ ướ ự ẫ

8. Xây d ng m c tiêu ch t l ng ấ ượ ..................................................................50 ự ụ

ng 9. Xây d ng k ho ch ch t l ế ấ ượ .................................................................52 ự ạ

10. Xem xét yêu c u ầ ......................................................................................53

11. Ho t đ ng ki m soát tài li u ể ạ ộ ệ ..................................................................53

12. Ho t đ ng ki m soát h s ạ ộ ồ ơ......................................................................55 ể

III. Đánh giá th c tr ng công tác xây d ng h th ng tài li u ự ạ ệ ố ệ ................56 ự

1. K t qu công tác đ t đ c ạ ượ .......................................................................56 ế ả

2. Nh ng h n ch ế ..........................................................................................57 ữ ạ

3. Nguyên nhân c a h n ch ủ ạ ế ........................................................................58

Ch ng III: M t s gi ươ ộ ố ả i pháp nh m hoàn thi n công tác xây d ng h ệ ự ằ ệ

th ng tài li u trong quá trình áp d ng ISO 9001 .....................................60 ụ ố ệ

I. Khuy n khích các đ n v tích c c ch đ ng tham gia xây d ng ự ơ ị ủ ộ ự ế

các tài li uệ ......................................................................................................60

1. Lý do áp d ngụ .............................................................................................60

2. N i dung gi i pháp .....................................................................................61 ộ ả

II. Ti n hành đào t o nâng cao trình đ văn b n hoá theo ISO 9000 cho ộ ế ạ ả

các cán b công nhân viên trong Công ty đ c bi i ph ộ ặ ệ t là nh ng ng ữ ườ ụ

trách vi tế

tài li uệ ............................................................................................................62

1. Lý do áp d ng ụ ............................................................................................62

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

2. N i dung và gi i pháp ................................................................................62 ộ ả

3. L i ích c a gi i pháp ..................................................................................67 ủ ợ ả

III. Thi t l p c ch ki m soát ho t đ ng xây d ng t i Công ty ...........69 ế ậ ơ ế ể ạ ộ ự ạ

1. Lý do áp d ngụ .............................................................................................69

2. N i dung gi i pháp .....................................................................................69 ộ ả

3. L i ích và gi i pháp ...................................................................................70 ợ ả

.....70 IV. T ch c th c hi n áp d ng t ự ổ ứ ụ ệ ố ệ ố t h th ng văn b n đã ban hành ả

1. Lý do áp d ngụ .............................................................................................70

2. N i dung và gi i pháp ................................................................................71 ộ ả

3. L i ích c a gi i pháp ..................................................................................72 ủ ợ ả

K t lu n ậ ........................................................................................................73 ế

Tài li u tham kh o ả .......................................................................................74 ệ

Báo cáo tốt nghiệp: “Hoàn thiện công tác xây dựng hệ thống tài liệu trong quá trình áp dụng ISO 9000 tại công ty chế tạo điện cơ"

Trong thời đại ngày nay có nhiều xu thế xuất hiện trên thế giới trong đó có xu thế hội nhập có ảnh hưởng mạnh mẽ nhất đến các doanh nghiệp đặc biệt trong điều kiện nước ta mới mở cửa.

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR

Ả

Ị

CHUYÊN Đ TH C T P Ề KINH DOANH

Ấ Ạ L P QU N TR CH T

Ớ

Ả

Ị

Đ NG VĂN M NH L

NG 42

Ặ ƯỢ

Ự Ậ KHOA QU N TR