TIỂU LUẬN:
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả
công tác Văn thư - Lưu trữ trong văn
phòng Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ
tinh C ông nghiệp
Lời mở đầu
ở trên nhiều lĩnh vực, khối lượng thông tin được truyền tải chủ yếu dưới
hình thức văn bản. Có thể nói văn bản là phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông
tin hữu hiệu nhất. Hiện nay có nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng phương tiện này
trong hoạt động quản lý và điều hành của đơn vị mình.
Công tác Văn thư - Lưu trữ đã trở thành một trong những yêu cầu có tính
cấp thiết, nó không chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lý
mà còn liên quan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong cơ quan,
đơn vị. Làm tốt công tác Văn thư - Lưu trữ sẽ bảo đảm cung cấp đầy đủ, chính
xác, kịp thời những quyết định quản lý, trên cơ sở đó ban lãnh đạo sẽ dùng làm
căn cứ để điều hành mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp, hợp lý, kịp
thời, hiệu quả đảm bảo cho cơ quan đơn vị thực hiện công việc quản lý và điều
hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao. Từ những lập luận trên cho thấy
công tác Văn thư - Lưu trữ là công tác không thể thiếu được trong tổ chức và
hoạt động của bất cứ cơ quan, đơn vị nào.
Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp là một doanh nghiệp Nhà
nước, trong quá trình hoạt động hàng năm Tổng công ty đã ban hành một khối
lượng văn bản rất lớn để quản lý, điều hành mọi hoạt động của 8 đơn vị thành
viên, đồng thời cũng tiếp nhận một khối lượng khá lớn công văn, tài liệu do các
cơ quan Nhà nước và các đơn vị trực thuộc gửi tới. Đây là khối lượng tài liệu rất
quan trọng cần được tổ chức lưu trữ một cách khoa học và bảo quản tốt để phục
vụ cho công tác khai thác và sử dụng sau này.
Công tác Văn thư - Lưu trữ của văn phòng Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ
tinh Công nghiệp trong thời gian qua đã có những đóng góp tích cực vào kết quả
hoạt động của công tác văn phòng, tuy nhiên, bên cạnh đó còn tồn tại một số
điểm bất cập. Đó là những thiếu sót, sai phạm cả do ý muốn chủ quan lẫn điều
kiện khách quan mang lại. Đó là những yếu kém về trình độ chuyên môn quản lý,
những lạc hậu về cơ sở vật chất, kỹ thuật. Vì vậy đổi mới nâng cao hiệu quả công
tác Văn thư - Lưu trữ trong hoạt động văn phòng Tổng công ty là công việc cần
thiết em đã quyết định chọn đề tài “ Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công
tác Văn thư - Lưu trữ trong văn phòng Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh C
ông nghiệp” .
Mục đích nghiên cứu đề tài này là: làm rõ tính khoa học, hợp lý của công
tác Văn thư - Lưu trữ trong văn phòng Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công
nghiệp hiện nay; phân tích mặt mạnh, mặt yếu và mạnh dạn đề xuất một số giải
pháp cải tiến, hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn thư - Lưu trữ
trong hoạt động văn phòng Tổng công ty.
Trong quá trình nghiên cứu phân tích báo cáo chuyên đề đã sử dụng:
- Phương pháp nghiên cứu thực tế.
- Sử dụng một số tư liệu đã nghiên cứu để tiếp cận vấn đề.
Kết cấu chuyên đề gồm có:
Lời mở đầu.
Chương I: Khái quát chung về tình hình tổ chức và hoạt động của Tổng
công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp.
Chương II: Tình hình tổ chức và hoạt động của văn phòng Tổng công
ty.
Chương III: Thực trạng hoạt động văn thư lưu trữ tại văn phòng Tổng
công ty và một số biện pháp để nâng cao hiệu quả công tác Văn thư - Lưu trữ
trong hoạt động văn phòng.
Kết luận.
chương i: khái quát về tình hình tổ chức và hoạt động của Tổng công ty sành
sứ - thuỷ tinh công nghiệp.
I. sự hình thành và phát triển của Tổng công ty:
Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp được thành lập theo Quyết
định thành lập số 1190/QĐ - TCCB ngày 07/5/1996 của Bộ trưởng Bộ Công
nghiệp.
Tên giao dịch : Tổng công ty Sành sứ Thuỷ tinh Công nghiệp.
tên giao dịch quốc tế: industrial ceramic and glass corporation.
Tên viết tắt : VINACEGLASS.
Tổng công ty có:
*Trụ sở chính:
24 - Nguyễn Công Trứ - Quận 1 - Tp. Hồ Chí Minh.
Điện thoại: 08 8213170 - 08 8213171.
Fax : 08 8213172.
Email : vinaceglasscorp@hcm.vnn.vn
*Văn phòng đại diện:
Số 2B - Vũ Ngọc Phan - Láng Hạ - Q. Đống Đa - Tp. Hà Nội.
Điện thoại : 04 7760161 - 04 7760162.
Fax : 04 7760163.
Email : vinaceglasscorp@hn.vnn.vn
Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp (sau đây được gọi tắt là
Tổng công ty) là Tổng công ty Nhà nước, hoạt động kinh doanh theo Quyết định
số 90/TTg ngày 7/3/1994 của Thủ tướng Chính phủ, có tư cách pháp nhân, có các
quyền và nghĩa vụ dân sự theo luật định, tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt
động kinh doanh trong số vốn do Tổng công ty quản lý, có con dấu, có tài sản và
các quỹ tập trung, được mở tài khoản tại kho bạc Nhà nước, được tổ chức và hoạt
động theo Điều lệ Tổng công ty do Bộ trưởng Bộ Công nghiệp ra Quyết định số
1711/QĐ - TCCB phê chuẩn ngày 21 tháng 6 năm 1996. Tổng công ty có một số
thành viên là Doanh nghiệp hạch toán độc lập, Doanh nghiệp hạch toán phụ
thuộc và đơn vị sự nghiệp có quan hệ gắn bó với nhau về lợi ích kinh tế, tài
chính, công nghệ ...
Tổng công ty được quản lý bởi Hội đồng quản trị và được điều hành bởi
Tổng giám đốc, Tổng công ty chịu sự quản lý Nhà nước của các Bộ, cơ quan
ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Uỷ ban nhân dân tỉnh và thành phố trực
thuộc Trung ương, đồng thời chịu sự quản lý của các cơ quan này, với tư cách là
cơ quan thực hiện quyền của chủ sở hữu đối với Doanh nghiệp nhà nước theo qui
định của Luật Doanh nghiệp Nhà nước và các qui định khác của Pháp luật.
Các đơn vị thành viên thuộc Tổng công ty gồm có:
1. Công ty Bóng đèn - Phích nước Rạng Đông.
2. Công ty Sứ Hải Dương.
3. Công ty Thuỷ tinh Phả Lại.
4. Xí nghiệp Khai thác và Chế biến Cao Lanh.
5. Viện nghiên cứu Sành sứ và Thuỷ tinh Công nghiệp.
6. Công ty Xuất Nhập Khẩu Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp.
7. Công ty Bóng đèn Điện Quang.
8. Nhà máy Thuỷ tinh Hưng Phú.
II. Chức năng và nhiệm vụ của Tổng công ty:
1. Chức năng của tổng công ty:
1. Tổng công ty thực hiện chức năng cung ứng, tiêu thụ, dịch vụ, thông
tin, nghiên cứu, đào tạo, tiếp thị, hoạt động trong ngành sành sứ, thuỷ tinh, chiếu
sáng, bao bì y tế.
2. Tăng cường tích tụ, tập trung, chuyên môn hoá và hợp tác để thực hiện
nhiệm vụ Nhà nước giao.
3. Nâng cao khả năng và hiệu quả kinh doanh của các đơn vị thành viên và
của toàn Tổng công ty.
2.Nhiệm vụ của Tổng công ty:
1. Tổng công ty thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh các mặt hàng
sành sứ, thuỷ tinh, thiết bị chiếu sáng, bao bì y tế theo quy hoạch và kế hoạch
phát triển của Nhà nước bao gồm xây dựng quy hoạch và kế hoạch phát triển,
chuẩn bị đầu tư và thực hiện đầu tư, sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, cung ứng vật tư,
thiết bị, xuất nhập khẩu nguyên liệu, thiết bị, phụ tùng, mặt hàng sành sứ, thuỷ
tinh, chiếu sáng và các hàng hoá khác liên quan đến ngành sành sứ, thuỷ tinh,
chiếu sáng; liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước phù
hợp với Pháp luật và chính sách Nhà nước.
2. Nhận và sử dụng có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn do Nhà nước
giao bao gồm cả phần vốn đầu tư vào Doanh nghiệp khác, nhận và sử dụng có
hiệu quả tài nguyên, đất đai và các nguồn lực khác do Nhà nước giao để thực
hiện nhiệm vụ kinh doanh và những nhiệm vụ khác được giao.
3. Tổ chức quản lý công tác nghiên cứu và ứng dụng tiến bộ khoa học,
công nghệ, công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ và công nhân trong Tổng công ty.
4. Tiến hành các hoạt động kinh doanh khác theo quy định của Pháp luật.
III. Những lĩnh vực hoạt động chính của Tổng công ty:
1.Sản xuất sản phẩm sành sứ, thuỷ tinh, thiết bị chiếu sáng, phích nước,
bao bì y tế.
2. Xuất nhập khẩu nguyên liệu, vật tư, hoá chất, thiết bị phụ tùng, sản
phẩm phục vụ kinh doanh.
3. Dịch vụ đầu tư, tư vấn, nghiên cứu, đào tạo, chuyển giao công nghệ
mới, thiết kế, chế tạo, xây, lắp đặt thiết bị và công trình chuyên ngành.
IV. Cơ cấu tổ chức của Tổng công ty:
Hội đồng quản trị
Ban kiểm soát
Tổng giám đốc
Trợ lý tổng giám
đốc
Khối cơ quan
Phòng khoa
học công
Phòng đầu
Phòng tài
VĂn phòng
nghệ môi
tư phát
chính - kế
trường
triển
động
toán
Phòng tổ chức lao
Công
Công
Công
Viện
Công ty
Công
Nhà
Xí
ty
ty Sứ
ty
nghiên
XNK
ty
máy
nghiệp
Bóng
Hải
cứu
Sành sứ
Bóng
Thuỷ
Thuỷ
Khai
đèn
Thuỷ
Thuỷ
đèn
tinh
tinh
Dương
Phích
thác và
tinh
tinh
Điện
Hưng
Phả
Chế biến
nước
Công
Công
Quang
Phú
Lại
Cao Lanh
Rạng
khối Các đơn vị thành viên
1.Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát:
* Hoạt động của Hội đồng quản trị:
Thực hiện chức năng lãnh đạo, quản lý và kiểm tra giám sát hoạt động của
Tổng công ty, chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Công nghiệp và Thủ tướng
Chính phủ về sự phát triển của Tổng công ty theo nhiệm vụ được Nhà nước giao.
Hội đồng quản trị có 5 thành viên do Bộ trưởng Bộ Công nghiệp quyết
định bổ nhiệm, miễn nhiệm, trong đó có: Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám
đốc, Trưởng ban kiểm soát là thành viên chuyên trách và 2 thành viên kiêm
nhiệm là các chuyên gia về kinh tế, kỹ thuật, tài chính, quản trị kinh doanh, pháp
luật.
Hội đồng quản trị sử dụng con dấu của Tổng công ty để thực hiện chức
năng quản lý hoạt động của Tổng công ty, có chuyên viên giúp việc hoạt động
chuyên trách làm nhiệm vụ tổng hợp và đầu mối quan hệ, phối hợp giữa Hội
đồng quản trị với cơ quan điều hành Tổng công ty và cơ quan ngoài Tổng công
ty.
Hội đồng quản trị làm việc theo chế độ tập thể, họp thường kỳ hàng quý
để xem xét và quyết định những vấn đề thuộc thẩm quyền và trách nhiệm của
mình. Khi cần thiết, Hội đồng quản trị có thể họp bất thường để giải quyết những
vấn đề cấp bách của Tổng công ty.
* Hoạt động của Ban kiểm soát:
Ban kiểm soát là tổ chức do Hội đồng quản trị quyết định thành lập theo
Luật Doanh nghiệp Nhà nước, hoạt động theo Điều lệ về tổ chức và hoạt động
của Tổng công ty và chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Hội đồng quản trị.
Ban kiểm soát giúp Hội đồng quản trị thực hiện việc kiểm tra, giám sát
hoạt động điều hành của Tổng giám đốc, bộ máy giúp việc và các đơn vị thành
viên Tổng công ty trong hoạt động tài chính, chấp hành Điều lệ Tổng công ty,
Nghị quyết và Nghị định của Hội đồng quản trị, chấp hành Pháp luật của Nhà
nước.
Ban kiểm soát phải báo cáo với Hội đồng quản trị theo định kỳ hàng quý,
hàng năm và theo vụ việc về kết quả kiểm tra, giám sát của mình, kịp thời phát
hiện và báo cáo ngay cho Hội đồng quản trị về những hoạt động không bình
thường, có dấu hiệu phạm pháp trong Tổng công ty. Không được tiết lộ kết quả
kiểm tra, giám sát của mình khi chưa được Hội đồng quản trị cho phép, phải chịu
trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và Pháp luật nếu cố ý bỏ qua hoặc bao che
những hành vi phạm pháp.
2. Ban giám đốc và bộ máy giúp việc:
* Ban giám đốc:
Tổng giám đốc do Bộ trưởng Bộ Công nghiệp bổ nhiệm, miễn nhiệm,
khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị của Hội đồng quản trị. Tổng giám đốc là đại
diện pháp nhân của Tổng công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị,
trước Bộ trưởng Bộ Công nghiệp và trước Pháp luật về điều hành hoạt động của
Tổng công ty. Tổng giám đốc quy định cơ cấu tổ chức bộ máy, nhiệm vụ cụ thể,
quyền hạn, mối quan hệ của các đơn vị trực thuộc Tổng công ty. Đồng thời thực
hiện chính sách đối với cán bộ, công nhân viên chức của Tổng công ty theo quy
định hiện hành của Nhà nước và Bộ Công nghiệp.
Phó Tổng giám đốc là người giúp việc cho Tổng giám đốc, điều hành một
số lĩnh vực hoạt động của Tổng công ty theo phân công hoặc uỷ quyền của Tổng
giám đốc, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và Pháp luật về nhiệm vụ được
Tổng giám đốc phân công hoặc uỷ quyền thực hiện.
* Bộ máy giúp việc:
+ Phòng đầu tư và phát triển:
Có nhiệm vụ giúp ban lãnh đạo Tổng công ty lập kế hoạch hoạt động,
tham mưu cho ban giám đốc tổ chức thực hiện, hoạch định kế hoạch quản lý hoạt
động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty, nghiên cứu và nắm bắt những biến
động của thị trường, để có những biện pháp thích hợp nhằm đạt hiệu quả cao
nhất. Tiến hành đổi mới, hiện đại hoá công nghệ và phương thức quản lý, sử
dụng các khoản thu từ chuyển nhượng tài sản để tái đầu tư, đổi mới công nghệ,
thiết bị của Tổng công ty. Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch 5 năm, hàng
năm phù hợp với nhiệm vụ Nhà nước giao và nhu cầu của thị trường.
+ Phòng tổ chức lao động:
Có chức năng giúp ban lãnh đạo về chỉ huy, phân cấp việc tuyển chọn,
thuê mướn, bố trí sử dụng, đào tạo lao động, lựa chọn các hình thức trả lương,
thưởng, thực hiện các quyền khác của người sử dụng lao động theo quy định của
Bộ Luật lao động và các quy định khác của Pháp luật. Quyết định mức lương,
thưởng cho người lao động trên cơ sở các đơn giá tiền lương trên đơn vị sản
phẩm, chi phí dịch vụ và hiệu quả hoạt động của Tổng công ty. Xây dựng và áp
dụng các định mức lao động, đơn giá tiền lương trên đơn vị sản phẩm trong
khuôn khổ các định mức, đơn giá của Nhà nước. Đề xuất các biện pháp bảo hộ
lao động, cải thiện điều kiện làm việc, quan tâm đến đời sống vật chất và tinh
thần của người lao động, đào tạo và đào tạo lại nhằm nâng cao trình độ cho người
lao động.
+ Phòng tài chính - kế toán:
Nhiệm vụ của phòng này là giúp ban lãnh đạo về lĩnh vực quản lý nguồn
vốn và sử dụng nguồn vốn trong sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu. Quan hệ
với Bộ Tài chính về nộp ngân quỹ và thủ tục pháp lý về tài chính cho ngân hàng
để huy động vốn cho sản xuất, kinh doanh; tham mưu cho lãnh đạo các kế hoạch,
tổ chức thu chi ngân quỹ. Lập báo cáo quyết toán tài chính hàng quý, năm theo
đúng pháp lệnh Kế toán thống kê, chế độ kế toán và báo cáo tài chính hiện hành
đối với Doanh nghiệp Nhà nước.
+ Phòng khoa học - công nghệ và môi trường:
Phòng khoa học - công nghệ và môi trường vừa làm nhiệm vụ quản lý kỹ
thuật, vừa thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu khoa học. Phòng này tiến hành lập các
dự án, thiết kế, thực hiện các đề tài nghiên cứu, các hoạt động tư vấn, tổ chức
thẩm định các báo cáo, đề tài và sản phẩm tư vấn. Xây dựng và hoàn thiện quy
trình quản lý kỹ thuật các đề tài dự án để tái tạo ra các sản phẩm có giá trị sử
dụng cao, đáp ứng yêu cầu của thị trường. Nghiên cứu chế tạo các loại máy phục
vụ hoàn thiện công nghệ sản xuất. Đưa nguyên liệu nhập ngoại vào sản xuất tạo
ra các sản phẩm có chất lượng cao với nhiều mẫu mới.
Bên cạnh đó Tổng công ty cũng đầu tư cho hoạt động bảo vệ môi trường,
phân tích, đánh giá tác động môi trường bằng kiểm tra định kỳ môi trường tại các
cơ sở sản xuất. Đề xuất các biện pháp kỹ thuật, các công nghệ làm giảm ô nhiễm
môi trường. Thực hiện môi trường làm việc không gây ảnh hưởng đến sức khoẻ
của người lao động, nhờ vậy mà năng suất lao động được đảm bảo.
3. Các đơn vị thành viên:
Tổng công ty có các đơn vị thành viên là những Doanh nghiệp Nhà nước
hạch toán độc lập, những đơn vị sự nghiệp và những Doanh nghiệp hạch toán
phụ thuộc. Các đơn vị thành viên có con dấu riêng, được mở tài khoản tại ngân
hàng phù hợp với phương thức hạch toán của mình và phân cấp của Tổng công
ty.
Các đơn vị thành viên xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch của mình
trên cơ sở bảo đảm các mục tiêu, chỉ tiêu, các cân đối lớn, các định mức kinh tế,
kỹ thuật chủ yếu, đơn giá và giá của Doanh nghiệp phù hợp với kế hoạch chung
của Tổng công ty. Kế hoạch mở rộng sản xuất kinh doanh của các đơn vị thành
viên chủ yếu trên cơ sở sử dụng tối ưu mọi nguồn lực mà đơn vị tự có và tự huy
động phù hợp với nhu cầu thị trường.
Bên cạnh đó các đơn vị thành viên được quyền tuyển chọn, bố trí, sử dụng
hoặc cho thôi việc công nhân viên chức công tác trong bộ máy quản lý và kinh
doanh của mình.
Hoạt động của các đơn vị thành viên góp phần không nhỏ vào quá trình
hoàn thành nhiệm vụ của Tổng công ty do Bộ Công nghiệp giao. Có thể nói
Tổng công ty là trung tâm đầu não điều hành các hoạt động quản lý kinh doanh,
đề ra các kế hoạch còn các đơn vị thành viên trực tiếp thực hiện các kế hoạch đó
và báo cáo lên cấp trên các kết quả hoạt động của mình. Quan hệ Tổng công ty
với các đơn vị thành viên có mối liên hệ mật thiết, thúc đẩy, hỗ trợ lẫn nhau. Kết
quả hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị thành viên trực tiếp tác động
đến kết quả họat động của Tổng công ty. Do đó hiệu quả hoạt động của Tổng
công ty phụ thuộc phần lớn vào hiệu quả hoạt động của các đơn vị thành viên.
v. kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong những năm gần đây của tổng công ty:
1. Tổng quát về tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh trong
những năm gần đây.
Cùng với cả nước, Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp đã tiến
hành sản xuất, kinh doanh trong thị trường cạnh tranh khá quyết liệt do bước đầu
cạnh tranh tự do hoá thương mại, xu thế cung lớn hơn cầu, sức mua giảm, phải
tiến hành đầu tư và chuẩn bị cho hội nhập.Toàn Tổng công ty và từng Doanh
nghiệp trong hoàn cảnh cụ thể đều có những nỗ lực về nhiều mặt để vượt qua
khó khăn, thách thức, tìm nhiều giải pháp để:
- Duy trì sản xuất, sản xuất kinh doanh có hiệu quả.
- Đổi mới để phát triển, chuẩn bị từng bước cho hội nhập.
Nhờ vậy đã tạo nên tốc độ tăng trưởng những năm gần đây của Tổng công
ty cao, thực hiện vượt các chỉ tiêu kế hoạch được Bộ giao, tiếp tục duy trì sự liên
tục tăng trưởng của Tổng công ty.
Mặc dù mới được thành lập, đang trong quá trình xây dựng và tự hoàn
thiện nhưng đội ngũ cán bộ đã nhanh chóng trưởng thành, tự bổ sung kiến thức
để đáp ứng nhiệm vụ cấp trên giao. Bên cạnh đó, Tổng công ty không ngừng đầu
tư, đổi mới công nghệ ở khâu thiết kế, sản xuất, thực hiện các dự án đầu tư xây
dựng cơ bản đáp ứng có hiệu quả yêu cầu của sản xuất, nâng cao chất lượng sản
phẩm, hạ giá thành. Nhờ đó đã đẩy mạnh tiến độ thực hiện kế hoạch của cấp trên
giao, tiết kiệm chi phí và nâng cao chất lượng công tác. Qua hoạt động thực tiễn
trình độ đội ngũ cán bộ đã tiến bộ rõ rệt, nhất là kiến thức về tin học.
Tổng công ty đã tập trung vào tổ chức xây dựng sự hợp tác giữa các đơn
vị thành viên trong Tổng công ty, hợp tác và hỗ trợ các làng nghề truyền thống,
hợp tác với các viện, các trường đại học và đội ngũ khoa học chuyên ngành, thực
hịên hợp tác quốc tế.
Tổng công ty đã giải quyết kịp thời các yêu cầu, kiến nghị của các đơn vị,
góp phần tháo gỡ khó khăn trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Tổng công ty đã xây dựng và ban hành quy chế hoạt động của Hội đồng
quản trị và Ban kiểm soát, xác định rõ mối quan hệ trong Tổng công ty để nâng
cao hiệu quả điều hành của Tổng công ty.
Những cố gắng nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên được thể hiện
qua những kết quả cụ thể mà Tổng công ty đã đạt được trong những năm gần
đây.
Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong những năm gần đây
của Tổng công ty
Stt Các chỉ tiêu chủ Đơn vị tính TH năm TH năm So sánh TH năm
yếu 2000 2001 2001 với TH năm
2000 (%)
1 Giá trị sản xuất CN trđ 511 062 618 +21.00
961
543 511 618 147 +13.70 2 Doanh thu trđ
25 532 23 377 -8.44 3 Lợi nhuận trđ
68 274 57 870 -15.30 4 Nộp ngân sách trđ
+3.30 5 Thu nhập bình 1000đ/1n/1 1 610 1 663
quân t
6 Lao động bình người 4 750 4 559 -3.40
quân
Vượt lên những khó khăn và thử thách, Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh
Công nghiệp tiếp tục giữ vững nhịp độ tăng trưởng liên tục và hoạt động sản
xuất, kinh doanh có hiệu quả cao.
Những chuyển biến tích cực của Tổng công ty trong những năm qua chưa
đủ để đáp ứng được đòi hỏi của tình hình khi tiến trình hội nhập đang đến gần,
ngay cả những đơn vị đang dẫn đầu Tổng công ty đều đứng trước những thách
thức nghiệt ngã.
Tổng công ty còn nhiều tồn tại cần được rút kinh nghiệm trong đầu tư
chuyển đổi và phát triển cơ cấu sản phẩm, trong đổi mới công tác quản lý cho
phù hợp với trình độ trang thiết bị công nghệ, trong công tác thị trường, trong
đào tạo, bồi dưỡng nâng cao và chuẩn bị đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật
và công nhân lành nghề.
Với những thành tích đã đạt được như trên, nhiều đơn vị, cá nhân trong
Tổng công ty đãc được Bộ trưởng Bộ Công nghiệp và Thủ tướng Chính phủ trao
tặng cờ thi đua xuất sắc, bằng khen. Yếu tố đó là động lực thúc đẩy sự cố gắng
vượt bậc về mọi mặt, lòng nhiệt tình hăng say trong công việc, tinh thần đoàn kết
nhất trí cao của tập thể cán bộ, nhân viên trong Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ
tinh Công nghiệp.
* Kế hoạch sản xuất kinh doanh trong năm 2002 củaTổng công ty:
Từ kết quả đã đạt được trong những năm qua và căn cứ vào thực tế, năng
lực sản xuất và dự báo thị trường năm 2002, đón nhận nhiệm vụ sản xuất kinh
doanh năm tới được Bộ giao. Tổng công ty xác định mục tiêu, chỉ tiêu và cả giải
pháp sản xuất kinh doanh trong năm 2002 như sau:
+Thực hiện vượt mức các chỉ tiêu sản xuất, kinh doanh do Bộ giao, phấn
đấu vượt tốc độ tăng trưởng của ngành.
+Tiếp tục đầu tư phát triển, khai thác các dự án đầu tư, đẩy mạnh sản xuất
kinh doanh có hiệu quả, giữ vững và mở rộng thị trương nội địa hướng ra xuất
khẩu.
+Tăng sức cạnh tranh của sản phẩm để chuẩn bị cho hội nhập.
+Tăng cường sức mạnh, hiệu quả từ sự tập trung và hợp tác trong ngành,
hợp tác quốc tế.
+Triển khai thực hiện nghiêm chỉnh các quy chế hoạt động do Tổng công
ty đã ban hành để tạo hiệu lực và hiệu quả trong sản xuất kinh doanh.
+Chú trọng bồi dưỡng và sử dụng tốt đội ngũ cán bộ khoa học, cán bộ
quản lý, công nhân có tay nghề cao. Xây dựng và chuẩn bị đội ngũ nhân sự đáp
ứng được yêu cầu đổi mới và hội nhập.
+Làm tốt công tác thi đua, động viên, phát huy sức mạnh tập thể và năng
lực cá nhân, tổ chức tốt hoạt động điều hành sản xuất kinh doanh để hoàn thành
vượt mức các chỉ tiêu kế hoạch năm tới, giữ vững phát triển và đổi mới doanh
nghiệp để chuẩn bị sẵn sàng cho hội nhập thuận lơị.
+Đẩy mạnh công tác đổi mới doanh nghiệp, sắp xếp lại hoạt động sản xuất
kinh doanh, nâng cao năng suất lao động, thực hành tiết kiệm chống lãng phí
trong sản xuất.
+Đầu tư thêm trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác thiết kế sản
phẩm.
bảng các chỉ tiêu kế hoạch năm 2002
Stt Các chỉ tiêu chủ Đơn vị TH năm KH So sánh KH năm
yếu tính 2001 2002 với TH năm năm
2002 2001 (%)
1 Giá trị sản xuất CN 618 961 716 147 +15.7 trđ
trđ 2 Doanh thu 618 147 678 609 +9.8
trđ 3 Lợi nhuận 23 377 23 431 +0.2
trđ 4 Nộp ngân sách 57 870 59 503 +2.1
5 Thu nhập bình quân 1000đ/1n/1 1 663 1 774 +6.6
t
6 Lao động bình quân người 4 559 4 895 +7.4
* Các giải pháp thực hiện:
Để thực hiện mục tiêu kinh tế năm 2002 Tổng công ty đã đề ra một số giải
pháp chủ yếu:
+Tăng cường sức mạnh nội lực, thực hiện đổi mới công tác quản lý, điều
hành, sắp xếp lại Doanh nghiệp, áp dụng hệ thống quản lý chất
lượng ISO 9001/2000 để tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả sản xuất, kinh doanh.
+Thực hiện đào tạo và tự đào tạo, thực hiện tự động hoá sản xuất, khen
thưởng cho các đơn vị và cá nhân trong việc áp dụng các giải pháp công nghệ
đem lại giá trị kinh tế cao.
+ Kết hợp đổi mới và đẩy mạnh công tác thị trường, mở rộng và giữ vững
thị trường trong nước và quốc tế, đẩy mạnh công tác xuất khẩu.
chương ii: Tình hình tổ chức và hoạt động của văn phòng Tổng công ty Sành
sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp:
Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng
Tổng giám đốc
chánh văn phòng
Bộ phận lễ Bộ phận văn Bộ phận lái tân, đánh thư, lưu trữ xe
I. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng:
Sự thành công hay thất bại của một tổ chức phụ thuộc rất lớn vào yếu tố
thông tin mà hoạt động thông tin gắn liền với công tác văn phòng, do đó hoạt
động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong bất kỳ một tổ chức nào.
Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp có được những kết quả
trên nhờ một phần đóng góp không nhỏ của hoạt động văn phòng.
Văn phòng Tổng công ty có chức năng: tham mưu, giúp việc cho Hội
đồng quản trị và Ban lãnh đạo trong hoạt động quản lý, điều hành công việc.
Để thực hiện các chức năng nói trên, văn phòng có những nhiệm vụ:
- Quan hệ giao dịch, tham dự các cuộc họp của Bộ Công nghiệp và các cơ
quan có liên quan.
- Giúp Tổng công ty nghiên cứu, tiếp cận thị trường, quản lý và điều hành
hoạt động sản xuất, kinh doanh của các đơn vị thành viên.
- Giúp Tổng công ty nắm thông tin, báo cáo tình hình hoạt động sản xuất,
kinh doanh của các đơn vị thành viên cho Ban lãnh đạo được kịp thời, để có
phương hướng, biện pháp chỉ đạo nhanh chóng, phù hợp với tình hình thực tế của
các đơn vị thành viên.
- Giải quyết các công văn theo yêu cầu của Ban lãnh đạo.
-Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ hồ sơ theo đúng thủ tục hành chính
và quy định của ban lãnh đạo.
- Xây dựng và soạn thảo các loại văn bản hành chính.
II. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Tổng công ty:
Văn phòng Tổng công ty được tổ chức và làm việc theo chế độ thủ trưởng.
* Đứng đầu văn phòng là Chánh văn phòng, chịu trách nhiệm về toàn bộ
hoạt động của văn phòng trước Ban lãnh đạo, giúp việc cho Chánh văn phòng là
Phó chánh văn phòng, bộ phận văn thư- lưu trữ, bộ phận lái xe, bộ phận tiếp tân-
đánh máy.
Chánh văn phòng có chức năng giúp Ban lãnh đạo trong việc quản lý tiền
lương, tổ chức phục vụ cho hoạt động của bộ máy quản lý, điều hành hoạt động
của văn phòng theo các chức năng và nhiệm vụ được giao, tổng hợp và xử lý
thông tin, trình phương án quyết định, hướng dẫn đôn đốc các phòng ban thực
hiện theo chương trình hoạt động, tổng hợp số liệu của các phòng ban để lập báo
cáo tổng kết quý, năm, tổng hợp số liệu về chi phí hoạt động của văn phòng, báo
cáo ban giám đốc.
* Phó chánh văn phòng giúp việc Chánh văn phòng trong một số lĩnh vực
công việc.
* Bộ phận văn thư- lưu trữ:
Thực hiện công tác in, sao tài liệu, quản lý hồ sơ, công tác văn thư :
- Tiếp nhận công văn tài liệu từ cơ quan khác đến và chuyển cho đối
tượng tiếp nhận.
- Thực hiện thủ tục gửi công văn, tài liệu, kiểm tra các văn bản, chữ ký
theo quy định.
- Sử dụng và quản lý con dấu theo quy định của Nhà nước.
- Sắp xếp tài liệu để lưu trữ, xử lý các tài liệu lưu trữ quá hạn.
- Tra cứu tài liệu khi cấp trên yêu cầu.
* Bộ phận tiếp tân- đánh máy:
Có chức năng trợ giúp ban lãnh đạo và Chánh văn phòng những công việc
có liên quan đến soạn thảo văn bản, tiếp khách:
- Thực hiện việc soạn thảo các văn bản theo yêu cầu của cấp trên.
- Trực điện thoại, quản lý máy fax.
- Mua sắm văn phòng phẩm.
-Thực hiện lễ tân, tiếp khách, tổ chức hội họp theo yêu cầu của ban lãnh
đạo.
*Bộ phận lái xe:
Luôn túc trực để phục vụ cho hoạt động công tác của cấp trên.
III. Đánh giá tình hình hoạt động của văn phòng:
Văn phòng Tổng công ty được xây dựng theo mô hình quản lý rất gọn
nhẹ, chỉ với 1 Chánh văn phòng, 1 Phó chánh văn phòng và 3 nhân viên nhưng
vẫn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Văn phòng được xây dựng
theo hướng hiện đại với các trang thiết bị hiện đại như: máy vi tính, máy in, máy
photocopy, máy fax, điện thoại. Tổng công ty còn sử dụng phương pháp truyền
tin mới vừa nhanh vừa rẻ bằng thư điện tử Email. Trình độ cán bộ, nhân viên đã
và đang được đào tạo và đào tạo lại để đáp ứng nhu cầu thu, xử lý, quản lý, sử
dụng thông tin.
Với vị trí đứng đầu của ngành sản xuất, đứng ra quản lý tài sản, định
hướng phát triển cho 8 công ty thành viên nên công tác tổng hợp thông tin rất
được coi trọng. Thông tin được nhân viên văn thư - lưu trữ thu thập qua hệ thống
máy fax, điện thoại, qua thư điện tử Email. Với các kênh thu thập thông tin rộng
như vậy đã tạo điều kiện thuận lợi trong việc cập nhật thông tin, tạo sự năng
động trong khâu quản lý. Bên cạnh đó công tác phân loại xử lý tài liệu được thực
hiện khá tốt. Nhân viên biết thu thập những thông tin cần thiết, đầy đủ, chính xác,
kịp thời để tổng hợp trình lên Chánh văn phòng lập kế hoạch quyết định. Các văn
bản được lưu trữ và bảo quản theo đúng quy định, công tác văn thư được thực
hiện đúng theo quy trình lưu chuyển văn bản. Mọi văn bản được kiểm tra về thể
thức cũng như quyền hạn ban hành. Vì vậy các văn bản được thực hiện đúng,
không chồng chéo, ách tắc. Tuy nhiên việc thu thập, chuyển tải cũng như quản lý
quá trình thực hiện văn bản còn gặp không ít khó khăn. Bởi lẽ với vai trò là văn
phòng Tổng công ty lại quản lý các đơn vị thành viên ở các vị trí địa lý khác
nhau, do vậy thông tin thu phát nhiều khi bị sai lệch, thất lạc, không kịp thời. Để
khắc phục nhược điểm này văn phòng nên sử dụng nhiều hơn hình thức tiếp cận
thông tin mới qua mạng Internet, qua thư điện tử Email, qua fax, sau đó yêu cầu
văn bản đến sau để làm thủ tục pháp lý. Như vậy sẽ vừa đảm bảo yêu cầu thông
tin kịp thời vừa đảm bảo tính hợp pháp của nó.
Với vai trò là đầu mối thông tin, văn phòng đã phối hợp hiệu quả, kịp thời
với các phòng ban và các đơn vị thành viên để lấy số liệu lập báo cáo tổng hợp.
Đó là các báo cáo về hoạt động sản xuất, kinh doanh của các công ty theo tháng,
quý, năm, báo cáo về tình hình tài chính, lao động, hoạt động nghiên cứu phát
triển, tiến độ thực hiện dự án. Qua đó giúp ban lãnh đạo ra quyết định kịp thời.
Hơn thế văn phòng đã tham mưu cho lãnh đạo, chỉ huy Tổng công ty hoạch định
chủ trương kế hoạch phát triển trong giai đoạn tiếp theo.
Công tác chuẩn bị cho việc tiếp khách, liên hệ công tác cũng như lễ tân,
hội nghị được văn phòng chuẩn bị khá chu đáo với việc chuẩn bị đầy đủ các thiết
bị truyền thanh, ánh sáng, phục vụ nơi ăn nghỉ, các phương tiện đưa đón... đã góp
phần không nhỏ cho sự thành công của các hội nghị. Vì là Tổng công ty nên việc
tổ chức hội họp diễn ra thường xuyên do đó việc chuẩn bị văn bản họp và phục
vụ cũng được văn phòng rất coi trọng.
Không những thế văn phòng còn đóng vai trò tham mưu, đánh giá kết quả
hoạt động của toàn Tổng công ty, khen thưởng đúng người đúng việc. Vì thế đã
khuyến khích cán bộ, nhân viên toàn Tổng công ty hăng say làm việc vì sự
nghiệp chung.
Cùng với phương hướng xây dựng văn phòng Tổng công ty theo hướng
hiện đại với tinh thần tập thể đoàn kết, gắn bó vì mục tiêu chung của Tổng công
ty. Văn phòng đã góp phần mở rộng quan hệ đối ngoại, xây dựng tổ chức vững
mạnh từ đó tạo thêm thế và lực mới cho Tổng công ty.
Hầu hết các sản phẩm của Tổng công ty sản xuất ra dành cho xuất khẩu,
do vậy việc khai thác và sử dụng tốt thông tin đó là một lợi thế cạnh tranh của
doanh nghiệp. Qua toàn bộ quá trình hoạt động ta có thể thấy văn phòng đóng vai
trò rất quan trọng không thể thiếu của Tổng công ty.
Bên cạnh những mặt đã đạt được, văn phòng Tổng cong ty còn gặp một số
vấn đề làm hạn chế hiệu quả hoạt động của văn phòng: trang thiết bị, cơ sở vật
chất còn nghèo nàn, lạc hậu hoặc có thì cũng qua thời gian sử dung khá lâu, do
đó đôi khi không đáp ứng yêu cầu của công việc, đội ngũ cán bộ lâu năm không
được đào tạo chính quy, họ làm việc chủ yếu trên cơ sở kinh nghiệm lâu
năm…Chính những lý do kể trên đã ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả làm việc
không cao của văn phong Tổng công ty, do đó đòi hỏi Tổng công ty phải tiến
hành một biện pháp để nhằm nâng cao chất lượng hoạt động của văn phòng: đầu
tư, mua sắm những trang thiết bị hiện đại nhưng phải đảm bảo tiết kiệm, phù hợp
với yêu cầu công việc, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, nhân
viên làm công tác văn phòng, trẻ hoá đội ngũ cán bộ được đào tạo chính
quy…Làm tốt được những yêu cầu trên sẽ ghóp phần nâng cao kết quả hoạt đọnh
của văn phòng, làm tiền đề để thúc đẩy hoạt động Tổng công ty ngày càng cao
hơn.
Chương iii: thực trạng công tác văn thư - lưu trữ tại văn phòng tổng công ty
và một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư - lưu trữ trong hoạt
động văn phòng.
I. Công tác văn thư.
1. Tổ chức giải xử lý và quản lý văn bản đến:
*Nhận và vào sổ “Công văn đến”.
Văn bản được chuyển đến cơ quan trước hết phải qua bộ phận văn thư, sau
khi tiếp nhận nhân viên văn thư xem nhanh qua một lượt, mục đích của bước này
là xem các văn bản gửi đến có đúng địa chỉ hay không, nếu không đúng thì kịp
thời gửi trả lại cho người chuyển văn bản. Sau khi thực hiện đầy đủ các bước trên
nhân viên văn thư sẽ phải ký nhận vào sổ giao nhận văn bản. Khi ký nhận công
văn, nhân viên văn thư có trách nhiệm đóng dấu tiếp nhận văn bản, ghi số đến và
ngày đến sau đó vào sổ “ Công văn đến”.
*Xử lý, phân phối công văn đến, theo dõi việc giải quyết công văn đến:
Sau khi làm thủ tục tiếp nhận nhân viên văn thư có trách nhiệm phân loại
công văn đến.
Đối với những văn bản gửi đến vi phạm về thể thức văn bản hành chính:
không đúng về ngày, tháng, trích yếu, tên loại văn bản… và văn bản không thuộc
thẩm quyền xử lý của cơ quan thì nhân viên văn thư phải gửi trả lại công văn đó
cho nơi gửi theo đúng quy định.
Trường hợp nhận những công văn quan trọng hoặc do yêu cầu của nơi gửi
công văn có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận đủ tài liệu, nhân viên văn thư
phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi rồi gửi trả lại phiếu đó cho cơ quan
ban hành văn bản.
Đóng dấu đến vào công văn nhằm xác nhận công văn đã qua văn thư đồng
thời ghi nhận ngày tháng công văn đến cơ quan.
Sau khi đóng dấu đến, văn thư xếp văn bản vào cặp theo trật tự văn bản,
trình lên Chánh văn phòng xem xét để nắm được nội dung văn bản đến trong
ngày và cho ý kiến phân phối, giải quyết.
Nhân viên văn thư thường xuyên tra sổ xem các văn bản có được giảI
quyết đúng thời hạn không để đốc thúc thực hiện và báo cáo thường kỳ ( hàng
ngày, hàng tuần) lên Chánh văn phòng. Chánh văn phòng là người có nhiệm vụ
báo cáo lại tình hình giải quyết văn bản của cơ quan cho lãnh đạo cơ quan.
Thủ trưởng đơn vị, Chánh văn phòng luôn theo dõi, kiểm tra công việc
của đơn vị mình, nếu có vấn đề phải đưa ra các mệnh lệnh, biện pháp trong phạm
vi quyền hành của mình để điều chỉnh kịp thời.
Mẫu sổ công văn đến của Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp
Số Ngà Nơi gửi Số, ký Ngày, Trích yếu Lưu Nơi Ký Ghi
đế y công tháng nội dung hồ nhận nhận chú hiệu
n đến văn công công văn sơ số (người công
nhận) văn văn
1 2 3 6 7 8 9 10 4 5
Theo " Báo cáo tổng kết số lượng công văn gửi đến Tổng công ty Sành sứ
- Thuỷ tinh Công nghiệp" thì số lượng công văn đến từ năm 1999 đến năm 2001
như sau:
bảng tổng kết số lượng công văn đến
( Theo số liệu báo cáo tổng kết công văn đến từ năm 1999 đến năm 2001)
Số thứ tự Tên loại văn bản Năm1999 Năm2000 Năm 2001
1 Nghị định 45 36 39
2 Quyết định 422 311 325
3 Chỉ thị 146 152 110
4 Thông tư 15 20 11
5 Công văn 546 621 490
6 Báo cáo 200 170 169
7 Giấy mời 205 220 121
8 Thông báo 210 156 192
Tổng 1789 1986 1457
2.Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi.
*Soạn thảo, kiểm tra, trình duyệt công văn, đánh máy, trình ký công
văn:
Các đơn vị, phòng ban theo chức năng, nhiệm vụ được quy định có trách
nhiệm soạn thảo văn bản trình Ban giám đốc phê duyệt và ban hành. Các văn bản
do các phòng ban được Tổng giám đốc uỷ quyền cho trưởng phòng ký thì phải
chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc công ty về nội dung của văn bản đó. Văn
bản soạn thảo phải đầy đủ các yếu tố về thể thức, tuân theo quy trình soạn thảo
văn bản quản lý Nhà nước.
Sau khi công văn được soạn thảo nhân viên văn thư phải trình lên cấp có
thẩm quyền duyệt qua, dự thảo phải được lãnh đạo duyệt, ký tắt mới được đánh
máy( loại nào không thông qua thủ trưởng thì các phòng ban dự thảo và ký thừa
lệnh), sau đó sẽ chuyển đến bộ phận đánh máy, nhân viên đánh máy xem xét kỹ
bản thảo, nếu chưa rõ phải hỏi ngay người soạn thảo không được phép tự ý sửa
chữa văn bản.
Văn bản sau khi được đánh máy thì bước tiếp theo không thể thiếu được
đó là bước kiểm tra, soát lại văn bản. Đây là một chức năng không thể thiếu được
của bộ phận văn thư. Khi tiếp nhận văn bản để đăng ký, đóng dấu nhân viên văn
thư sẽ soát lại một lần xem văn bản có được soạn thảo đúng theo quy định của
nhà nước và cơ quan không, xem văn bản đã qua Chánh văn phòng, kiểm tra
ngôn ngữ và hình thức trình bày. Đặc biệt kiểm tra văn bản có thống nhất giữa
tên loại và nội dung để chỉnh sửa cho đúng.
Các thủ tục về văn bản sau khi được hoàn tất, nhân viên văn thư phải có
trách nhiệm trình lên cấp có thẩm quyền ký. Trình có phải có hồ sơ đính kèm nếu
không có hồ sơ thì cán bộ có trách nhiệm phải thuyết minh với lãnh đạo.
*Đăng ký, ghi số hiệu văn bản, vào sổ “Công văn đi”:
Sau khi hoàn tất các thủ tục soạn thảo, trình ký, công văn được đưa đến bộ
phận văn thư để đăng ký và ghi số hiệu. Tất cả các văn bản do cơ quan ban hành
phải vào sổ và lấy số ở văn thư cơ quan. Mỗi văn bản chỉ đăng ký trong sổ đăng
ký một lần, văn bản được chuyển đi chuyển lại thì chú thích thêm ở cột mục “ghi
chú” hoặc lập sổ chuyển giao công văn riêng.
Cách đăng ký vào sổ “Công văn đi” theo từng năm một, đánh số liên tục
từ số 01 ngày 01/01 đến ngày 31/12 của mỗi năm. Vào sổ đăng ký công văn đi
phải ghi đầy đủ các thông tin, trích yếu văn bản cần gọn rõ để dễ nhận biết nội
dung văn bản, không máy móc sao chép lại trích yếu ghi trên văn bản, nơi nhận,
nơi gửi ( không được viết tắt), ghi số, ký hiệu, ngày tháng vào văn bản( ngày
tháng của văn bản là ngày đăng ký, gửi công văn ).
*Đóng dấu vào công văn đi và gửi công văn:
Các thủ tục trên sau khi đã được hoàn tất, nhân viên văn thư sẽ tiến hành
đóng dấu. Nhân viên văn thư chỉ đóng dấu khi có chữ ký đúng thẩm quyền, văn
bản đúng thể thức, dấu được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Nhân
viên văn thư phải trực tiếp đóng dấu vào công văn giấy tờ, không tuỳ tiện nhờ
người khác đóng hộ. Văn bản sau khi đăng ký, đóng dấu thì điền tên người nhận(
nếu là công văn gửi đi đồng thời nhiều cơ quan). Nếu cần có thể kèm theo phiếu
gửi công văn, trên phiếu ghi đầy đủ các thông tin, yêu cầu đối với người nhận.
Sau khi đóng dấu, nhân viên văn thư sẽ thực hiện việc chuyển công văn đi.
Công văn phải được chuyển ngay trong ngày, cùng lắm là đầu giờ ngày hôm sau.
Công văn khẩn phả gửi gấp trong ngày. Công văn mật phải gửi theo chế độ riêng,
chế độ bưu điện đặc biệt.
Tất cả các công văn gửi đi thường giữ lại 2 bản để lưu: 1 bản ở văn thư cơ
quan, 1 bản do phòng ban hoặc cá nhân chuyên môn soạn thảo lưu giữ. Cần lưu
lại bản có chữ ký gốc và đã đóng dấu đỏ.
Mẫu sổ công văn đI của Tổng công ty sành sứ - thuỷ tinh công nghiệp
Số và ký Ngày, tháng Trích yếu nội Nơi nhận Đơn vị nhận Ghi
hiệu công công văn dung công văn công văn (người nhận) bản chú
văn lưu
1 2 3 4 5 6
Theo "Báo cáo tổng kêt số lượng công văn đi của Tổng công ty Sành sứ -
Thuỷ tinh Công nghiệp", số lượng công văn do Tổng công ty ban hành từ năm
1999 đến năm 2001 như sau:
bảng tổng kết số lượng công văn đi
( Theo số liệu báo cáo tổng kết công văn đi từ năm 1999 đến năm 2001)
Số thứ tự Tên loại văn bản Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001
1 Công văn 120 153 116
2 Thông báo 210 320 411
3 Giấy mời 96 127 132
4 Báo cáo 69 189 231
Tổng 495 789 890
3.Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật:
*Đối với công văn mật đến:
Công văn mật được đăng ký riêng một sổ, không đăng ký chung vào sổ
cong văn thường. Khi vào sổ công văn, đối với phong bì văn thư không được bóc
thì văn thư chỉ đăng ký số, ký hiệu ghi ngoài bì, còn phần trích yếu bỏ trống, nếu
người được bóc bì cho phép ghi trích yếu thì mới được bổ sung vào.
Chỉ những người có tên ghi trên phong bì hoặc người được phân công
trách nhiệm mới được phép bóc bì công văn mật.
* Đối với công văn mật đi:
Tương tự như công văn mật đến, công văn mật gửi đi cũng phải đăng ký
vào sổ đăng ký riêng, công văn mật được gửi trong 2 lớp phong bì. Bì bên trong
đóng dấu chỉ mức độ mật như: “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật”. Bì bên ngoàI đóng
dấu chỉ ký hiệu độ mật như:
: Tuyệt mật, : Tối mật, : Mật. B
A
C
Nhân viên văn thư thường gửi công văn theo đường bưu điện đặc biệt
hoặc cán bộ chuyên trách chuyển giao. Lưu ý trước khi chuyển văn bản mật đi
cần phải ký sổ chuyển giao.
4.Tổ chức công tác lập hồ sơ:
Sau khi xây , ban hành văn bản của cơ quan, bộ phận văn thư của cơ
quanvà các đơn vị thành viên tiến hành lưu văn bản. Việc lưu văn bản được thực
hiện bằng phương pháp lập hồ sơ.
Việc lưu văn bản trong văn thư bảo đảm cho quá trình thực hiện nội dung
văn bản tại bộ phận thực thi để đối chiếu thực hiện, bảo đảm thực hiện đúng yêu
cầu và thời hạn đề ra. Còn tại bộ phận kiểm tra, kiểm soát: nơi ban hành cần lưu
công văn đi, cần cung cấp thông tin cho lãnh đạo, Chánh văn phòng và các bộ
phận khác có chức năng kiểm tra. Bên cạnh đó việc lưu văn bản trong văn thư
còn bảo đảm tra cứu thông tin hiện hành, làm bằng chứng pháp lý, phục vụ thông
tin cho các hoạt động chung. Văn bản (bản chính, bản gốc) được lưu giữ bảo
quản chặt chẽ để giữ gìn, tra cứu đối chiếu khi cần thiết (thường lưu lại văn thư
cơ quan), văn bản được lưu tại các bộ phận có liên quan để phục vụ tham khảo
thông tin cho các hoạt động khác. Đây cũng là hoạt động làm cơ sở cho công tác
lưu trữ, những văn bản có giá trị, đặc biệt là bản gốc cần có chế độ bảo quản tốt
vì sau này còn phải nộp vào lưu trữ nhằm khai thác thông tin quá khứ.
Điều 22 của bản Điều lệ công tác công văn giấy tờ và lưu trữ ban hành
kèm theo Nghị định 142 CP ngày 28 tháng 9 năm 1963 của Hội đồng Chính phủ
đã ghi rõ: “Những công văn, tài liệu phản ánh hoạt động của cơ quan và có giá trị
để tra cứu, tham khảo đều phải lập thành hồ sơ”. Vì vậy, căn cứ vào những
nguyên tắc quy định của Nhà nước, ở Tổng công ty Snàh sứ - Thuỷ tinh Công
nghiệp , mỗi cán bộ, nhân viên làm công văn giấy tờ đều phải tiến hành lập đầy
đủ các hồ sơ hình thành trong quá trình giải quyết các công việc của cơ quan.
Công tác lập hồ sơ là công tác cuối cùng của công tác công văn giấy tờ, là
khâu bản lề của công tác lưu trữ. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần
giải quyết công việc trong cơ quan nhanh chóng, đạt hiệu quả, đồng thời giúp cho
việc bảo vệ bí mật của cơ quan, tạo tiền đề làm tốt công tác lưu trữ về sau.
Tại Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp, nhân viên văn thư
kiêm lưu trữ là người trực tiếp lập hồ sơ lưu trữ về công việc trong cơ quan.
Tổng công ty có 3 loại hồ sơ tài liệu:
- Hồ sơ nguyên tắc: Là tập các bản sao các văn bản pháp quy về một mặt
công tác nhất định, dùng làm căn cứ, giải quyết công việc hàng ngày.
Điều 47 của bản chế độ chi tiết về công tác công văn giấy tờ ban hành
kèm theo Nghi định 527/TT ngày 02/11/1957 của Hội đồng Chính phủ đã chỉ rõ:
“Mỗi cán bộ văn phòng đều phải lập hồ sơ nguyên tắc bao gồm các bản sao luật,
sắc lệnh, nghị định, thông tư…cùng các thư công, công đIện giải thích hoặc giải
quyết các trường hợp có thể có tính chất điển hình.”
Hồ sơ nguyên tắc có thể tập hợp văn bản của nhiều năm và lưu tại đơn vị
công tác để tra cứu hàng ngày. Hồ sơ nguyên tắc ở Tổng công ty do các phòng
ban cơ quan tự quản lý và sử dụng vào nghiệp vụ của mình không theo chế độ
hàng năm. Để quản lý thống nhất các hồ sơ này, nhân viên văn thư phải gửi một
bản sao có sự hướng dẫn lập và quản lý hồ sơ, đồng thời đăng ký hồ sơ đề nắm
tình hình chung của mỗi bộ phận để khi cần thiết phục vụ cho toàn bộ hoạt động
của Tổng công ty. Mỗi cán bộ ở các phòng ban khi thuyên chuyển công tác thì
bàn giao lại hồ sơ nguyên tắc cho người thay thế, không tự ý mang đi hay thiêu
huỷ.
+ Hồ sơ nhân sự: tại Tổng công ty hồ sơ nhân sự do phòng tổ chức lao
động lập và quản lý. Khi lãnh đạo hay các phòng ban trong Tổng công ty cần thì
phòng tổ chức lao động có trách nhiệm cung cấp, giải quyết kịp thời. Hồ sơ nhân
sự bao gồm toàn bộ các văn bản, tài liệu có nội dung liên quan đến mỗi thành
viên trong Tổng công ty: lý lịch bản thân, quyết định tuyển dụng, đề bạt, thuyên
chuyển, công tác khen thưởng, kỷ luật và các loại giấy tờ khác có liên quan…
+Hồ sơ công việc: là toàn bộ các văn bản tàI liệu, nội dung liên quan với
nhau về việc giảI quyết một vấn đề, một công việc.
+Công tác quản lý và nộp hồ sơ:
Để quản lý hồ sơ tài liệu Tổng công ty đã sử dụng biện pháp làm mục lục
chung cho cả cơ quan. Theo phương pháp này hàng năm các phòng ban làm mục
lục hồ sơ của đơn vị mình, sau đó nhân viên văn thư tập hợp bản mục lục đó lại
thành một bản mục lục chung tổng hợp cho toàn cơ quan.
Hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan là tài sản quý của
từng cơ quan nói riêng và của Nhà nước nói chung cần được quản lý chặt chẽ
theo nguyên tắc tập trung thống nhất. Điều 23 điều lệ về công tác công văn giấy
tờ và công tác lưu trữ của Hội đồng Chính phủ ban hành ngày 28/09/1963 quy
định: “ Cuối mỗi năm cán bộ nhân viên làm công tác công văn giấy tờ và cán bộ
nhân viên làm công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm công văn, liên
quan đến công văn, giấy tờ phải kiểm tra lại các hồ sơ mình đang lưu giữ đem
nộp cho bộ phận hoặc phòng lưu trữ của cơ quan, hồ sơ, tài liệu các việc đã xong
và danh sách những hồ sơ tài liệu đang lưu giữ lại để theo dõi để nghiên cứu
tiếp” .
Trước khi đưa vào nộp lưu hồ sơ các đơn vị cần kiểm tra lại các hồ sơ,
hoàn chỉnh toàn bộ các khâu lập hồ sơ, cán bộ văn thư làm công tác lưu trữ khi
nhận hồ sơ lưu đối chiếu với bản mục lục nộp lưu, kiểm tra tài liệu đủ hay thiếu
đồng thời yêu cầu đơn vị có hồ sơ giữ 1 bản, văn thư giữ 1 bản, phòng lưu trữ giữ
1 bản.
Nhân viên văn thư nhận rõ trách nhiệm của mình trong việc chỉ đạo,
hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc kiểm tra giúp đỡ lãnh đạo trong công tác nộp lưu
của các bộ phận trong Tổng công ty.
Bảng mục lục hồ sơ của Tổng công ty Sành sứ - thuỷ tinh Công
nghiệp
Số hồ Tiêu đề hồ Ngày bắt Ngày kết Số trang Thời hạn bảo Ghi
sơ sơ đầu thúc quản chú
1 2 3 4 5 6 7
5. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.
Thủ trưởng cơ quan là người chịu trách nhiệm quản lý con dấu của cơ
quan mình và con dấu của các đơn vị trực thuộc Tổng công ty.
Con dấu của Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp được để tại
cơ quan, trong két, tủ khoá do nhân viên văn thư có trách nhiệm, có chuyên môn
lưu giữ. Đây cũng là người trực tiếp đóng dấu lên văn bản và chịu trách nhiệm về
bảo quản con dấu. Đặc biệt không có quyền được mang con dấu rời khỏi cơ quan
hoặc giao cho người không có trách nhiệm sử dụng.
Dấu được đóng trên các vưn bản đúng thể thức: có chữ ký của người có
thẩm quyền ký, được Chánh văn phòng, cán bộ pháp chế hành chính thẩm định.
Nhân viên văn thư không được đóng dấu trên những văn bản không có chữ ký
hoặc có chữ ký nhưng sai thẩm quyền ký. Dấu đóng bằng mực đỏ loại tốt. Dấu
cơ quan không đóng vào phần chữ ký của văn bản cấp đơn vị ( chỉ đóng dấu đơn
vị hoặc không đóng dấu). Trong trường hợp cần thiết thì đóng dấu treo(ở phần
tên cơ quan ban hành) hoặc đóng dấu xác nhận chữ ký.
II. Công tác lưu trữ.
Hai công tác Văn thư - Lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Tại
Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp, nhân viên văn thư vừa làm công
tác văn thư vừa kiêm luôn nhiệm vụ lưu trữ. Hàng năm, số công văn được bộ
phận văn thư đưa vào lưu trữ chiếm khoảng 50% số công văn Tổng công ty tiếp
nhận và ban hành. Do đó dể thực hiện tốt công tác lưu trữ, nhân viên văn thư
phải thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ:
1.Phân loại tài liệu lưu trữ:
Phân loại tài liệu lưu trữ là khâu quan trọng để tổ chức khoa học tài liệu
lưu trữ. Trên cơ sở các văn bản được lưu tại văn thư mà nhân viên văn thư tiến
hành phân loại các tài liệu một cách phù hợp thuận lợi cho việc lưu trữ. Tổng
công ty phân loại tài liệu theo các mặt hoạt động chủ yếu của cơ quan:
- Báo cáo tổng hợp.
- Các mặt hoạt động chuyên môn.
- Tổ chức.
-Tài chính.
-Nhân sự.
- Trang bị cơ sở vật chất.
- Xây dựng cơ bản.
- Các hoạt động nội bộ khác.
Cách phân loại như thế này đã giúp cho Tổng công ty tổ chức lưu trữ một
cách khoa học và giúp cho đối tượng sử dụng một cách hiệu quả nhứng tài liệu
đó.
2. Xác định giá trị tài liệu:
Bộ phận Văn thư - Lưu trữ xác định giá trị tài liệu để quy định thời hạn
cần bảo quản cho từng loại tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan và trên cơ sở đó lựa chọn để đưa vào bảo quản trong các phòng, các kho
lưu trữ những tài liệu có giá trị.
Thông qua việc đánh giá sẽ loại ra để huỷ bỏ những tài liệu đã thực sự hết
ý nghĩa trên mọi phương diện nhằm nâng cao chất lượng của công tác lưu trữ.
Xác định giá trị tài liệu đúng đắn sẽ góp phần giữ gìn được những tài liệu
có gía trị đồng thời loại bỏ những tài liệu hết giá trị, giảm bớt chi phí bảo quản,
tạo điều kiện sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
3. Thống kê tài liệu lưu trữ:
Thống kê tài liệu lưu trữ là sử dụng các công cụ phương tiện chuyên môn
nghiệp vụ để nắm bắt được chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung,
tình hình tài liệu, tình hình cán bộ và hệ thống bảo quản trong công tác lưu trữ.
Đây là một khâu nghiệp vụ chuyên môn của công tác lưu trữ, thống kê giữ một vị
trí quan trọng trong quản lý tài liệu lưu trữ. Nhận thức được vai trò quan trọng
này, cán bộ văn thư khi làm nhiệm vụ thống kê đều xuất phát từ mục đích bảo vệ
sự nguyên vẹn của tài liệu lưu trữ để tổ chức sử dụng những tài liệu đó trên cơ sở
những quy định cụ thể.
Để thực hiện tốt công tác thống kê, hiện nay tại Tổng công ty cán bộ văn
thư đã xây dựng và áp dụng một số loại công cụ thống kê: mục lục hồ sơ, sổ đăng
ký mục lục hồ sơ,… Trên cơ sở những số liệu thống kê đã nắm được phòng lưu
trữ có thể xây dựng kế hoạch công tác cho các khâu nghiệp vụ khác một cách
thích hợp.
4. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ:
Đây là nghiệp vụ có tính chất khoa học và phức tạp, có ảnh hưởng trực
tiếp đến chất lượng của tòan bộ các khâu nghiệp vụ khác. Làm tốt công tác này
sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho toàn bộ công tác lưu trữ, đặc biệt là xây dựng hệ
thống các công cụ tra cứu khoa học, nhằm khai thác triệt để, toàn diện tài liệu
trong kho lưu trữ. Do đó Tổng công ty đã có một số biện pháp nhằm cải tiến quá
trình chỉnh lý tài liệu trên cơ sở chế độ quy định thống nhất của Nhà nước và
theo phương pháp nghiệp vụ thực sự mang tính khoa học:
- Xây dựng kế hoạch chỉnh lý.
- Chỉnh lý tài liệu theo phương án đã định.
- Lập các bảng hướng dẫn đối với một số loại công việc cụ thể về giá trị
tài liệu, về lập hồ sơ …
5. Bảo quản tài liệu lưu trữ:
Bảo quản tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc được thực hiện nhằm
đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ được để ở
nơi thông thoáng không ẩm mốc, để ở nơi không dễ bắt lửa để đảm bảo an toàn
tuyệt đối cho tài liệu. Tài liệu được xếp trong các hộp, bên ngoài hộp có dán nhãn
ghi đầy đủ thông tin để dễ thống kê và tra tìm. Sau đó tài liệu được xếp lên giá
theo trật tự của số lưu trữ ghi trên hộp. Tổng công ty đã quan tâm đến việc bố trí
kho lưu trữ với những phương tiện, phương pháp chống ẩm mốc, mối mọt. Trong
kho đã có những thiết bị: quạt thông gió, dụng cụ đo nhiệt, giá tủ xếp tài liệu.
6. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:
Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là khâu cuối cùng của công tác
lưu trữ. Có thể nói việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng vào
kết quả hoạt động lưu trữ. Do đó cần phải có những phương pháp, biện pháp,
cách thức sử dụng tài liệu lưu trữ một cách hợp lý, khoa học để phát huy tác dụng
và hiệu quả của tài liệu lưu trữ trên các lĩnh vực: khoa học, kỹ thuật, kinh tế phục
vụ nhu cầu công tác thực tiễn của cơ quan.
Để sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả cao, Tổng công ty đã tiến hành xây
dựng và tổ chức tốt hệ thống các công cụ tra cứu khoa hoc, hướng dẫn cán bộ
nghiên cứu về cách sử dụng công cụ tra tìm tài liệu… Bên cạnh đó Tổng công ty
cũng đưa ra những quy định chặt chẽ đối với một số đối tượng trong việc sử dụng
tài liệu lưu trữ, có nội quy chặt chẽ với từng tài liệu khác nhau.
Tổng công ty cũng đưa ra những quy định đối với cán bộ làm công tác
lưu trữ: sắp xếp bảo quản tài liệu lưu trữ một cách khoa học, nắm rõ quy định về
việc sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan nhằm đảm bảo tài liệu lưu trữ được sử
dụng đúng mục đích và hợp lý đồng thòi giúp cho việc tra tìm một cách nhanh
chóng, chính xác, đáp ứng nhu cầu của người tra cứu, phát huy tác dụng của tài
liệu lưu trữ.
III.Nhận xét chung về công tác Văn thư - Lưu trữ ở Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ
tinh Công nghiệp:
Qua thời gian thực tập, tìm hiểu thực tế tổ chức hoạt động của Tổng công
ty nói chung cũng như công tác Văn thư - Lưu trữ nói riêng, em nhận thấy công
tác Văn thư - Lưu trữ đã được tiến hành một cách nhịp nhàng, tuân thủ theo các
quy định của Nhà nước:
1. Công tác văn thư:
*Qua vài năm hoạt động công tác văn thư đã đạt được những thành
quả:
- Các cán bộ nhân viên đã nắm vững được yêu cầu cụ thể về thể thức của
từng loại văn bản trong việc soạn thảo văn bản theo các lĩnh vực chuyên môn của
mình.
- Các công văn đến được nhân viên văn thư thực hiện nhanh chóng, kịp
thời theo đúng quy định.
- Việc phân loại văn bản rõ ràng giúp ban lãnh đạo khi cần tra cứu được
nhanh chóng, thuận tiện.
- Đối với công văn đi: các thủ tục được tiến hành đầy đủ trước khi đóng
dấu, ban hành văn bản.
- Tổng công ty đã lập được sổ quản lý tài liệu mật riêng, thuận tiện cho
việc sử dụng khi cần thiết.
* Bên cạnh những thành quả đạt được công tác văn thư vẫn còn tồn tại
một số hạn chế:
- Vào ngày đầu tuần hoặc sau những ngày lễ, khối lượng văn bản gửi đến
tăng lên làm cho bộ phận quản lý văn bản xử lý không kịp.
-Việc giải quyết văn bản nội bộ chưa có sổ đăng ký riêng mà vẫn vào sổ
chung với sổ “Công văn đi” do vậy khó khăn cho việc tìm kiếm, thống kê số
lượng văn bản khi cần thiết.
- Cán bộ văn thư ngoài công tác này còn phải kiêm thêm một số công
việc: trực điện thoại, mua sắm văn phòng phẩm cho các phòng ban… nên đôi khi
việc chuyển giao, giải quyết công văn, tài liệu còn chậm trễ, thiếu sót .
2. Công tác lưu trữ:
* Hoạt động của công tác lưu trữ đã đem lại những kết quả đáng kể:
Công tác lưu trữ tại Tổng công ty nhìn chung được tiến hành một cách khoa học,
đáp ứng mọi yêu cầu về các thông tin tra cứu cho lãnh đạovà các phòng ban
trong Tổng công ty. Các phòng ban, đơn vị có trách nhiện sắp xếp lại văn bản,
từng bước thực hiện qui chế nộp lưu, bảo quản tài liệu theo đúng qui định. Công
tác lưu trữ đã được lãnh đạo quan tâm đúng mực thể hiện hàng năm Tổng công ty
đã cử nhân viên văn thư đi học các lớp để nâng cao nhiệp vụ chuyên môn của
mình.
* Bên cạnh đó công tác lưu trữ còn gặp một số hạn chế:
- Lãnh đạo chưa có qui định cụ thể về việc tổ chức thực hiện công tác lưu
trữ cho toàn Tổng công ty, số tài liệu đưa vào lưu trữ còn hạn chế.
- Hồ sơ lưu trữ sắp xếp chưa được tỉ mỉ, khoa học do vậy dẫn đến việc tìm
nhầm hồ sơ vẫn xẩy ra.
- Có nhiều tài liệu được lưu nhưng chưa được sử dụng đến.
- Điều kiện bảo đảm an toàn và sử dụng tài liệu lưu trữ vẫn còn hạn chế,
phòng lưu trữ chưa có những qui định chặt chẽ về bảo vệ tài liệu lưu trữ.
3. Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trong công tác Văn thư - Lưu trữ :
Do sự nhận thức về công tác Văn thư - Lưu trữ ở các ngành các cấp chưa
đầy đủ dẫn đến sự đánh giá không đúng đắn về công tác đó trong hoạt động quản
lý của cơ quan.
Nhiều nơi cho rằng công tác Văn thư - Lưu trữ chỉ là những công việc
thừa hành do bộ phận văn thư cơ quan thực hiện. Còn hoạt động xây dựng, ban
hành văn bản là hoạt động mang tính chuyên môn do các bộ phận chức năng thực
hiện, không nằm trong công tác văn thư.
Trên thực tế, hoạt động về văn bản ở các cơ quan còn gặp nhiều sai sót,
thường xuyên có hiện tượng các văn bản do một cơ quan ban hành ra lại thiếu
thống nhất thậm chí mâu thuẫn với nhau về nội dung hoặc hình thức. Tìm ra căn
nguyên thì người ta đổ tại do các phòng ban chuyên môn khác nhau soạn thảo,
còn văn thư cơ quan chỉ việc đóng dấu ban hành đúng theo lệnh.
Hoặc như công tác lập hồ sơ, quản lý văn bản hiện nay nhiều nơi thực hiện
chưa tốt, công tác quản lý văn bản, thủ tục phê duyệt cũng tuỳ tiệnm chưa mang
tính chuyên nghiệp cao.
Việc tách rời hoạt động về văn bản ở bộ phận chuyên trách và các phòng
ban chức năng sẽ hạ thấp va trò quản lý, giám sát, điều hành công tác văn bản
của bộ phận văn thư , khiến cho công tác văn bản trong cơ quan thiếu sự phối
hợp đồng bộ.
Bên cạnh đó còn có những vướng mắc, nguyên nhân phần lớn lại nằm ở
yếu tố con người. Hiện nay một số cán bộ nhân viên trong văn phòng Tổng công
ty còn chưa nắm rõ được chức năng của mình, họ có kinh nghiệm lâu năm nhưng
có những người hoàn toàn chưa được đào tạo, bồi dưỡng qua chuyên môn nghiệp
vụ mà nếu có đào tạo lại không đúng về chuyên ngành, nghiệp vụ, do đó cán bộ
thực thi và điều hành còn yếu kém, chưa ngang tầm với yêu cầu của công tác
Văn thư - Lưu trữ trong giai đoạn mới.
Cơ sở vật chất còn hạn chế, chưa có hệ thống thống nhất, cách bố trí
phòng chưa được hợp lý, cách quản lý công việc chưa được chặt chẽ, nếu có thì
chưa được đầu tư một cách thoả đáng. Máy tính ở các phòng được trang bị đầy
đủ nhưng việc ứng dụng công nghệ thông tin đôi khi chưa khai thác những khả
năng mà tin học đem lại cho công tác Văn thư -Lưu trữ . Đội ngũ cán bộ vẫn
chưa có nhiều kiến thức để sử dụng tin học và còn có người chưa nhận thức được
hết vai trò của Văn thư -Lưu trữ.
Với những lý do nêu trên đã dẫn đến những hạn chế còn tồn tại ở Tổng
công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp, hy vọng rằng Tổng công ty Sành sứ-
Thuỷ tinh Công nghiệp sớm nhận thức được điều này để có thể điều chỉnh các
hoạt động một cách hợp lý giúp cho công tác Văn thư -Lưu trữ đạt được những
kết quả nhất định, góp phần vào công cuộc cải cách các thủ tục hành chính của
các cơ quan và tổ chức nhà nước, giảm bớt các tệ nạn quan liêu giấy tờ.
IV. kiến nghị Một số biện pháp để nâng cao hiệu quả công tác Văn thư - Lưu trữ trong hoạt
động văn phòng Tổng công ty Sành sứ -Thuỷ tinh Công nghiệp.
1. Nâng cao trình độ cán bộ hoạt động trong công tác Văn thư -Lưu trữ:
Công tác Văn thư -Lưu trữ còn nhiều yếu kém do chưa được chú trọng
nghiên cứu, chưa được tổ chức tương xứng với yêu cầu thực tế, nhiều văn bản
ban hành nhưng sai về qui cách trái về nội dung dẫn đến việc hạn chế về tính
hiệu lực quản lý văn bản. Nguyên nhân ở đây một phần là do thiếu sự hiểu biết,
kém về chuyên môn của một số người mới chỉ có kinh nghiệm nhưng chưa được
đào tạo về nghiệp vụ chuyên môn. Nhận thức được phần quan trọng của vấn để
này Tổng công ty Sành sứ -Thuỷ tinh Công nghiệp tăng cường công tác dào tạo,
bồi dưỡng cán bộ trước mắt và lâu dài.
Tổng công ty có thể tiến hành kiểm tra về nghiệp vụ chuyên môn của nhân
viên Văn thư - Lưu trữ, qua đó nắm rõ được năng lực của nhân viên để từ đó tổ
chức đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho phù hợp với từng nhân viên.
Việc cử nhân viên Văn thư - Lưu trữ đi học phải có trọng tâm, cần phải
xác định đúng các nội dung ưu tiên trong bồi dưỡng đào tạo. Mỗi cán bộ, nhân
viên ngoài trình độ về chuyên môn nghịêp vụ cần phải bổ túc thêm về vi tính và
ngoại ngữ để đáp ứng yêu cầu công việc tốt hơn.
Tổng công ty tạo điều kiện, sắp xếp thời gian tập huấn cho nhân viên Văn
thư - Lưu trữ để nâng cao nhận thức tư duy mới, đặc biết củng cố khả năng ứng
dụng phương tiện kỹ thuật hiện đại vào công tác của mình có chính sách khuyến
khích động viên tinh thần và vất chất nhằm kích thích tinh thần làm việc của cán
bộ trong Tổng công ty.
2. Tăng cường trang thiết bị phục vụ cho công tác Văn thư - Lưu trữ :
Là một Tổng công ty lớn hàng ngày luôn luôn nhận và chuyển giao văn
bản ở các nơi do đó có một khối lượng công văn,hồ sơ rất lớn cần được bảo quản
nhưng cơ sở vật chất phục vụ cho công tác này còn nhiều hạn chế chưa có tính
thống nhất. Hiện nay, các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động văn phòng nói
chung phục vụ cho công tác Văn thư - Lưu trữ nói riêng đã được sử dụng từ lâu,
vì vậy Tổng công ty cần phải có kế hoạch thay thế hoặc bổ sung những thiết bị,
vật dụng cần thiết. Phòng lưu trữ vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi cho
công tác này, thiết bị chống ẩm mốc chưa được trang bị, giá để tài liệu, tủ đựng
tài liệu chưa được trang bị đủ dẫn đến nhiều cặp tài liệu để chất đống, gây khó
khăn cho công tác lưu trữ. Để khắc phục điều này Tổng công ty cần quaan tâm
trang bị cho phòng lưu trữ đầy đủ hơn: Nâng cao thiết bị đo nhiệt mua các thiết
bị chống ẩm mốc, mua thêm một số tủ đựng tài liệu…
3. ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư - Lưu trữ :
Hiện nay, cuộc cách mạng công nghệ thông tin diến ra sôi động tác động
sâu sắc và trực tiếp đến mọi mặt hoạt động: kinh tế, xã hội của đất nước. Phương
hướng tin học hoá công tác Văn thư - Lưu trữ xuất phát từ yêu cầu thực tế cũng
như khả năng phát triển trong tương lai. Sử dụng công nghệ thông tin cho phép
nâng cao năng suất lao động của nhân viên văn thư lên nhiều lần nhờ đó giảm
được một số nhân viên văn thư hành chính, đồng thời giảm nhẹ sức lao động của
nhân viên văn thư. ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư - Lưu trữ
đảm boả cung cấp thông tin một cách nhanh chóng cho cán bộ, lãnh đạo giúp
lãnh đạo ra được những quyết định kịp thời, chĩnh xác, đúng đắn. Hiện nay, máy
vi tính đang được sử dụng rộng rãi trong công tác Văn thư - Lưu trữ từ việc soạn
thảo văn bản, đăng ký, lập hồ sơ công văn, giấy tờ đến việc tra cứu và nghiên cứu
tài liệu, công văn có thể được thực hiện trong phòng máy tính.
Tuỳ theo điều kiện và phương hươngs phát triển của từng cơ quan, đơn vị
mà ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư - Lưu trữ cho phù hợp,
góp phần đem lại kết quả cao trong hoạt động văn phòng không chỉ ở cơ quan
Tổng công ty mà cả ở các đưn vị thành viên.
4. Thường xuyên kiểm tra, chấn chỉnh công tác Văn thư - Lưu trữ trong
toàn Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp.
Để đảm bảo cho công tác Văn thư - Lưu trữ được thực hiện tốtb ngoài một
số biện pháp trên, Tổng công ty phải thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem
số công văn được chuyển đến, số công văn cơ quan ban hành và số công văn tài
liệu được lưu trữ có đúng theo quy định hay không, nếu không đúng phải kịp thời
điều chỉnh cho phù hợp. Qua công tác kiểm tra, bộ phận văn thư nói riêng và các
phòng ban trong Tổng công ty rút ra được những mặt còn hạn chế để kịp thời
khắc phục.
Cũng nhờ đó, nhân viên văn thư đề xuất các phương án tốt nhất để công
tác Văn thư - Lưu trữ được thực hiện theo đúng quy định. Qua đó, xác định được
những tài liệu cần phải lưu giữ lâu dài, những tài liệu nào không cần thiết có thể
huỷ bỏ, những tài liệu có giá trị quan trong sẽ được đưa vào chế độ bảo quản đặc
biệt…Các cá nhân khi tiến hành kiểm tra đòi hỏi phải thật khách quan, có làm
vậy mới nâng cao chất lượng của công tác Văn thư - Lưu trữ. Bộ phận văn thư có
thể tự hoàn thiện những mặt còn hạn chế của mình. Các phòng ban trong Tổng
công ty cần phải coi trọng công tác Văn thư - Lưu trữ hơn, góp phần trợ giúp bộ
phận văn thư hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, đẩm bảo thông tin của Tổng
công ty được giữ bí mật, an toàn.
kết luận
Công tác Văn thư - Lưu trữ trong mấy năm trở lại đây đã trở thành một
trong những yêu cầu có tính cấp thiết. Bên cạnh việc phát triển nền kinh tế theo
cơ chế thị trường thì một số cơ quan đã quan tâm tới nghiệp vụ này, đã thấy được
tầm quan trọng của công tác Văn thư - Lưu trữ. Bởi nếu thực hiện tốt công tác
Văn thư - Lưu trữ sẽ mang lại hiệu quả không chỉ trước mắt mà còn cả về lâu dài.
Vì công tác Văn thư - Lưu trữ thực chất là những văn bản chứa đựng nhiều yếu
tố có tính pháp lý mà không có văn bản nào thay thế được.
Thực tế cho thấy bất kỳ một cơ quan nào dù lớn hay nhỏ, là cơ quan khoa
học kỹ thuật hay cơ quan quản lý hành chính, trong khi thực hiện chức năng,
nhiệm vụ của mình ít nhiều đều cần đến tài liệu lưu trữ hoặc dùng làm bằng cứ
để giải quyết công việc cụ thể hoặc tìm thấy những thông tin cần thiết và đáng tin
cậy để phục vụ cho việc nghiên cứu tình hình, tổng kết và đúc rút kinh nghiệm
công tác, vạch ra chủ trương chính sách, đề ra các quyết định về quản lý…
Tổng công ty Sành sứ -Thuỷ tinh Công nghiệp trong quá trình hoạt động
đã sản sinh ra khối lượng tài liệu rất lớn. Đây là khối lượng tài liệu rất quan trọng
cần phải được tổ chức lưu trữ khoa học, bảo quản tốt để phục vụ cho công tác
khai thác và sử dụng sau này. Do đó, công tác Văn thư - Lưu trữ có ý nghĩa đặc
biệt quan trọng đối với hoạt động Tổng công ty Sành sứ -Thuỷ tinh Công nghiệp
nói chung và với văn phòng Tổng công ty nói riêng.
Công tác Văn thư - Lưu trữ của văn phòng Tổng công ty Sành sứ -Thuỷ
tinh Công nghiệp trong thời gian qua đã có những đóng góp tích cực vào kết quả
hoạt động của văn phòng. Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn tồn tại nhiều điểm bất
cập. Tổng công ty đang nỗ lực khắc phục những mặt tồn tại này để góp phần
nâng cao hiệu quả hoạt động công tác Văn thư - Lưu trữ phù hợp với xu hướng
phát triển đi lên của đất nước ta.
Qua đợt thực tập ở Tổng công ty Sành sứ -Thuỷ tinh Công nghiệp đã giúp
em hiểu thêm về thực tiễn công tác Văn thư - Lưu trữ, đây là công tác quan trọng
trong việc điều hành nắm bắt xử lý công văn giấy tờ kết hợp với xử lý thông tin,
đồng thời còn là hoạt động hỗ trợ đắc lực cho các bộ phận trong Tổng công ty
hoạt động có hiệu quả hơn.
Mục lục
Lời mở đầu 1
chương I: khái quát về tình hình tổ chức và hoạt động của tổng công 4
ty sành sứ - thuỷ tinh công nghiệp.
I. sự hình thành và phát triển của Tổng công ty. 4
II. Chức năng và nhiệm vụ của Tổng công ty. 5
III. Những lĩnh vực hoạt động chính của Tổng công ty. 6
IV. Cơ cấu tổ chức của Tổng công ty. 7
V.kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong những năm gần đây của 12
tổng công ty.
16
chương II: Tình hình tổ chức hoạt động của văn phòng Tổng công ty
Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp. 16
I. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng tổng công ty. 17
II. Cơ cấu tổ chức của văn phòng tổng công ty. 18
III. Đánh giá tình hình hoạt động của văn phòng tổng công ty.
chương III: thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại văn phòng 21
tổng công ty và một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư
– lưu trữ trong hoạt động văn phòng của tổng công ty.
I. công tác văn thư. 21
1.Tổ chức xử lý và quản lý văn bản đến. 23
2. Tổ chức giải quyết và xử lý văn bản đi. 25
3. Tổ chức giải quyết và xử lý văn bản mật. 26
4. Tổ chức công tác lập hồ sơ, nộp hồ sơ. 29
5. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu. 30
II. công tác lưu trữ. 30
1. Phân loại tài liệu lưu trữ. 31
2. Xác định giá trị tài liệu. 31
3. Thống kê tài liệu lưu trữ. 31
4. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ. 32
5. Bảo quản tài liệu lưu trữ. 32
6. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. 33
III. nhận xét chung về công tác văn thư – lưu trữ của văn phòng tổng công 34
ty. 35
1. Công tác văn thư.
2. Công tác lưu trữ. 35
3. Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế của công tác văn thư – lưu 36
trữ.
IV. kiến nghị một số biện pháp để nâng cao hiệu quả công tác văn thư - 36
lưu trữ trong hoạt động văn phòng tổng công ty. 37
1. Nâng cao trình độ cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ.
2. Tăng cường trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư – lưu trữ. 39
3. ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư - lưu trữ.
4. Thường xuyên kiểm tra, chấn chỉnh công tác văn thư - lưu trữ
trong toàn tổng công ty.
Kết luận.
Lời mở đầu
chương I: khái quát về tình hình tổ chức và hoạt động của tổng công ty sành
sứ - thuỷ tinh công nghiệp.
I. sự hình thành và phát triển của Tổng công ty.
II. Chức năng và nhiệm vụ của Tổng công ty.
III. Những lĩnh vực hoạt động chính của Tổng công ty.
IV. Cơ cấu tổ chức của Tổng công ty.
V.kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong những năm gần đây của tổng
công ty.
chương II: Tình hình tổ chức hoạt động của văn phòng Tổng công ty Sành
sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp.
I. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng tổng công ty.
II. Cơ cấu tổ chức của văn phòng tổng công ty.
III. Đánh giá tình hình hoạt động của văn phòng tổng công ty.
chương III: thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại văn phòng tổng công
ty và một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ trong
hoạt động văn phòng của tổng công ty.
I. công tác văn thư.
1.Tổ chức xử lý và quản lý văn bản đến.
2. Tổ chức giải quyết và xử lý văn bản đi.
3. Tổ chức giải quyết và xử lý văn bản mật.
4. Tổ chức công tác lập hồ sơ, nộp hồ sơ.
5. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.
II. công tác lưu trữ.
1. Phân loại tài liệu lưu trữ.
2. Xác định giá trị tài liệu.
3. Thống kê tài liệu lưu trữ.
4. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
5. Bảo quản tài liệu lưu trữ.
6. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
III. nhận xét chung về công tác văn thư – lưu trữ của văn phòng tổng công ty.
1. Công tác văn thư.
2. Công tác lưu trữ.
3. Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế của công tác văn thư – lưu trữ.
IV. kiến nghị một số biện pháp để nâng cao hiệu quả công tác văn thư - lưu trữ
trong hoạt động văn phòng tổng công ty.
1. Nâng cao trình độ cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ.
2. Tăng cường trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư – lưu trữ.
3. ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư - lưu trữ.
4. Thường xuyên kiểm tra, chấn chỉnh công tác văn thư - lưu trữ trong toàn
tổng công ty.
Kết luận.
