Biểu mẫu Thực hành nghiệp vụ lễ tân

Chia sẻ: Sdfev Fdvfd | Ngày: | Loại File: DOCX | Số trang:24

Thêm vào BST

Báo xấu

83
lượt xem 7
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

tài liệu này cung cấp đến các bạn một số biểu mẫu Thực hành nghiệp vụ lễ tân như: phiếu đặt buồng khách đoàn/tour; phiếu đặt trước dịch vụ xe đón; phiếu thuê hội trường; phiếu đặt tiệc; giấy biên nhận đặt cọc; phiếu chuyển buồng; phiếu đổi ngoại tệ...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Biểu mẫu Thực hành nghiệp vụ lễ tân

PHỤ LỤC CÁC MẪU BIỂU, SỔ SÁCH TẠI BỘ PHẬN LỄ TÂN KHÁCH SẠN RESERVATION FORM ……………… Phiếu đặt buồng New Đặt mới Cancellation Amendment Waitist Name Tên khách: Arrival Date Ngày Arrival Flight Số đến: chuyến bay: Depart Date Ngày đi: E.T.A Giờ dự định đến: Room tyte Loại No of PAX/Room No of Room Rate confirmfed buồng Số lượng Số lượng buồng Giá thỏa thuận khách/buồng Suite Buồng đặc biệt Deluxe Buồng sang trọng Standard Buồng tiêu chuẩn Total Tổng số Room Only Room + BF Half board Full board Contact person Guarantee Đảm bảo Người đặt Non Guarantee Không đảm bảo buồng: 1
Company Tên cơ Deposit Amount Số tiền: quan, địa chỉ cơ Đặt cọc Ex/Date Thời hạn: quan: Credit Card CC N0 số thẻ Thẻ tín dụng Ex/Date Thời hạn: Contact Tel/Fax No Company Account Company Tên, địa chỉ, số ĐT của cơ quan Điện thoại/Fax liên Cơ quan đảm bảo đảm bảo: hệ: Charge To Special Services Các dịch vụ đặ biệt khác: Hình thức (trách nhiệm) thanh toán: Remark Ghi chú: Date Ngày lập: Taken by: KHÁCH SẠN PHIẾU ĐẶT BUỒNG KHÁCH ĐOÀN/TOUR …………… … PHIẾU ĐẶT BUỒNG KHÁCH ĐOÀN/TOUR Tên hãng lữ hành (cơ quan, đoàn thể)………….Địa chỉ…………………………. Số điện thoại………………Số fax………………Email………………...………. Lần ở 1 từ………….đến………(……đêm). Giờ đến…..………………..………. Lần ở 2 từ………….đến………(……đêm). Giờ đến…..………………..………. Tổng số đêm ở………………Trưởng đoàn……………………………..………. Số lượng buồng………………Loại buồng………………………………………. Đơn………Đôi………Hai giường đơn…………Buồng…………………………. Cụ thể: Chỉ có tiền buồng Tiền buồng + ăn sấng 2
Ăn một bữa chính Ăn cả ngày Đơn vị thanh toán………………………………………………………............... Tiền buồng………………………………………………………………….......... Bữa sáng………………………………………………………………................. Bữa trưa…………………………………………………………………….......... Bữa tối……………………………………………………………………............ Các khoản khác……………………………………………………………........... Tổng số tiền………………………………………………………….…................. Yêu cầu đặc biệt…………………………………………………………………... ……………………………………………………………………………...…...... ……………………………………………………………………………...…...... ……………………………………………………………………………...…...... Hình thức thanh toán……………………………………………………….…...... Số tài khoản……………………………Ngân hàng………………………..…...... Người Lập Chữ ký khách hàng Ngày……………….. . KHÁCH SẠN PHIẾU ĐẶT TRƯỚC DỊCH VỤ XE ĐÓN …………… … Tên khách hàng: Địa chỉ: Điện thoại: Yêu cầu dịch vụ: 3
+ Thời gian: + Số lượng khách: + Địa điểm đón: + Loại, kiểu xe: Yêu cầu đặc biệt: …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… Giá thuê xe: Hình thức thanh toán: Yêu cầu đặt cọc: Chú ý: Các khoản phát sinh ngoài mục dịch vụ yeu cầu chưa tính trong phiếu này. Khách Lễ tân KHÁCH SẠN PHIẾU THUÊ HỘI TRƯỜNG …………… … Họ tên khách hàng: Địa chỉ: Điện thoại: Fax: 4
Số lượng khách: Thời gian tổ chức: Từ: Đến: Tại: Hội trường: Trang thiết bị Giá 1……………………………………… ………………………………… 2……………………………………… ………………………………… 3……………………………………… ………………………………… 4……………………………………… ………………………………… 5……………………………………… ………………………………… 6……………………………………… ………………………………… Những yêu cầu khác: ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… Giá thuê hội trường Hình thức thanh toán: Lễ tân Đặt cọc: Người đặt KHÁCH SẠN PHIẾU ĐẶT TIỆC …………… … Họ tên khách hàng: 5
Địa chỉ: Điện thoại: Fax: Yêu cầu: + Thời gian + Loại tiệc + số lượng khách + Thực đơn ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… Những yêu cầu khác: ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… Giá tiền của bữa tiệc Hình thức thanh toán: Đặt cọc: Chú ý: Các khoản phát sinh ngoại thực đơn trên chưa tính trong phiếu. Người đặt Lễ tân KHÁCH SẠN GIẤY BIÊN NHẬN ĐẶT CỌC ……………… Deposit form 6
Xác nhận ông (bà): This is to certufy that: Phòng số Room No: Đặt cọc tại khách sạn số tiền: Deposited at the hotel with the amount of: Bằng chữ In words: Ngày tháng năm Người đặt cọc Guest Lễ tân Receptionist 7
KHÁCH SẠN CONFIRMATION FORM ……………… Phiếu xác nhận đặt buồng Code/Mã số:…….. Date/ ngày:……… ATTENTION/ Người nhận: ………………………………………………………. COMPANY/Cơ quan: ………………………………………………………. ADDRESS/Địa chỉ: ………………………………………………………. TEL/FAX/ Số điện thoại/Fax ………………………………………………………. THANK YOU FOR YOUR INTEREST IN THE PRACTICAL HOTEL, WE ARE PLEASED TO CONFIRM THE FOLLOWING: Rất cảm ơn quý khách đã quan tâm đến khách sạn ……., chúng tôi xin được xác nhận lại những thông tin sau: NEW AMENMENT CANCELLATION Đặt mới Sửa đổi Hủy GUEST NAME ARRIVAL/ETA DEPARTURE/ETD Tên khách Ngày/giờ đến Ngày/giờ đi No, of ROOM/TYPE RATE TRANSPORTATION Số lượng buồng/Loại Giá REQUEST/Yêu cầu vận chuyển FLIGHT DETAILS/Chi tiết chuyến bay PAYMENT INSTRUCTIONS/Hình thức thanh toán 8
Guest account/ Khách thanh Company account/Cơ Agent account toán quan thanh toán Hãng lữ hành thanh toán Cash/Tiền mặt Room only/Chỉ tiền buồng Room only/Chỉ tiền buồng Credit card/ Thẻ tín dụng All expenses/ Mọi chi phí Room & Breakfast/tiền Card No./Số thẻ:…………. Others/ Các TH khác buồng Expire date/Ngày hết hạn:…. &ăn sáng …. Others/ Các TH khác Travellers cheque/Séc du lịch PLEASE NOTE/Xin vui lòng lưu ý: 1. ALL RESERVATIONS, UNLESS GUARANTEED, WILL BE HELD UNTIL 6.00 PM OF THE EXPECTED ARRIVAL DATE. Mọi yêu cầu đặt buồng, trừ những trường hợp đặt buồng có đảm bảo, sẽ được giữ đến 6 giờ chiều của ngày khách dự định đến. 2. AMENDMENT OF CANCELLATION MUST BE MADE MINIMUM 72 HOURS PRIOR NOTICE Mọi yêu cầu sửa đổi hoặc hủy đặt buồng phải được thực hiện trước giờ đăng ký khách sạn ít nhất 72 giờ 3. CANCELLATION WITH LESS THAN 72 HOURS ADVANDE NOTICE AND NO SHOW WILL BE CHARGED A FEE EQUIVALENT TO ONE NIGHT ROOM RENTA Trường hợp hủy đặt buồng không theo quy định trên hoặc khách không đến khách sạn sẽ chịu mức phạt tương đương mức tiền một đêm thuê buồng. 4. SHOULD WE NOT HEAR FROM YOU BY……WE WILL CONSIDER THAT YOU NO LONGER REQUIRE THE ROOM AND WILL RELEASE THE RESERVATION AUTOMATICALLY. Nếu khách sạn không nhận được thông báo của quý khách trước……… thì yêu cầu đặt buồng này của quya khách sẽ tự động bị hủy bỏ. PLEASE SIGN FOR THE ACCEPTANCE OF THE ABOVE DETAILS AND SEND BACK TO US Đề nghị Quý khách ký xác nhận các thông tin trên và gửi lại cho khách sạn ……………………………………… …………………………………………………… 9
DANH SÁCH ĐOÀN KHÁCH …………………………………………………….. Công ty …………………………………………………………………………… Trưởng đoàn:………………………………….. ………………………………… Hướng dẫn viên………………………………..………………………………… Check – out:…………… ……………………..………………………………… Check – in:…………….. ……………………..………………………………… Số lượng khách:……….. ……………………..………………………………… Số lượng buồng:……….. ……………………..………………………………… STT HỌ VÀ GIỚI BUỒNG SỐ CMT GHI CHÚ TÊN TÍNH DỰ KIẾN HỘ CHIẾU 1 10
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 KHÁCH SẠN ……………. FOREIGN CURRENCY EXCHANGE FORM PHIẾU ĐỔI NGOẠI TỆ GUEST NAME………………. ROO PASSRORT No:…….. M………. Tên khách hàng Số hộ chiếu Buồng số TRAVELLER CHEQUES FOREIGN CURRENCY: CURRENCY Séc du lịch Loại tiền tệ: NOTES Tiền mặt NOMINATIO NUMBER NUMBER TO ITEMS AMOUNT N FROM Tới sê ri Số lượng tờ Số tiền Mệnh giá Từ sê ri 11
TOTAL Tổng số tiền COMMISSION Phí dịch vụ NET AMOUNT DEST SIGNATURE CASHIER SIGNATURE DATE & STAMP Chữ ký khách hàng Chữ ký thu ngân Ngày và dấu Số tiền còn lại RATE Tỷ giá VND EQUIVALENT VND tương đương KHÁCH SẠN ……………. ROOM/RATE CHANGE SLIP PHIẾU CHUYỂN BUỒNG GUEST DATE NAME Ngày Tên khách TIME Giờ FROM TO ROOM No ROOM No Tới buồng số Từ buồng số OLD RATE NEW RATE Giá cũ Giá mới Guest ơn A/C Company A/C Travel agent Others Khách tự thanh Công ty thanh Đại lý du lịch Các TH khác toán toán 12
REASONS Lý do GUEST SIGNATURE REQUESTED BY AUTHORISED BY Chũ ký khách hàng Người đề nghị Người duyệt C/C RECEPTION CASHIER HOUSEKEE F&B CONCIERG PING E Sao gửi Lễ tân Thu ngân Nhà hàng Buồng REGISTRAT Room No ION CARD Buồng số:…… PHIẾU ĐĂNG KÝ KHÁCH SẠN KHÁCH SẠN…………………………………………………………………... Arrival Date: Ngày Arrival Flight: Số chuyến bay đến: 13
Departure Date: Ngày ETA Giờ định đến: đi: Room Type Room Rate No of Guest Deposit Loại buồng Giá buồng Số lượng khách Đặt cọc Name: Tên khách Male (Nam) Female (nữ) Company: Tên cơ quan Date of Birth: Ngày sinh: Occupation: Nghề nghiệp: Nationally: Quốc tịch: Method of Payment: For foreign guest: Dành cho khách nước ngoài Phương thức thanh toán Cash: Tiền mặt Credit Card: Thẻ TD Passport No: Số hộ chiếu: Place, Date of issue: Nơi, ngày cấp hộ chiếu: Visa Number: Số visa: Voucher: Hóa đơn T/C: Séc du lịch Visa Valid Until: Visa có giá trị đến: Date of entry: Ngày nhập cảnh: Port of arival: Qua cửa khẩu: Voucher No: số thẻ Others: P. thức khác Perrmitteled To Stay Untill: Được tạm trú đến tín dụng, hóa đơn ngày: Expiry Date: Thời hạn của CC Charge to: Hình thức (trách nhiệm) thanh toán Guest A/C: Khách TT Company A/C: Cơ Dân tộc: Tôn giáo: quan TT Remark: Ghi chú: Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: Giấy CMT hay giấy tờ khác số: 14
Cấp ngày: Tại: Check – In Staff Guest Signature Prevailing Govermment Tax 10% & Service Charge 5% Chữ ký của tiếp tân Chữ ký của khách Will be charge to your bill Thuế chính phủ hiện hành 10% và phí phục vụ 5% sẽ được tính thêm vào hóa đơn của quý khách, PHIẾU KHAI BÁO TẠM TRÚ Công an: Đồn trạm: Họ tên: Năm sinh Tên thường gọi: Nghề nghiệp, chức vụ: Dân tộc: Quốc tịch: Tôn giáo: Nơi đăng ký nhân khẩu thường trú: Giấy CM hay giấy tờ khác: Cấp ngày: Tại: Trú từ ngày: Đến: Nơi tạm trú: 15
Số buồng, phòng: Báo ngày tháng năm Người khai ký tên BREAKFAST VOUCHER PHIẾU ĂN SÁNG KHÁCH SẠN…………. No:………. Name Tên khách:……………………………………………………………… Room No Buồng số:…………………………………………………………… Validity Thời hạn:……………………………………………………………… Value Giá trị:…………………………………………………………………… Date Ngày:……………………………………………………………………… Issued by Người lập:…………………………………………………………… Please present this voucher to the waiter before placing the order Xin vui lòng xuất trình phiếu này khi yêu cầu 16
DRINK VOUCHER PHIẾU ĐỒ UỐNG KHÁCH SẠN…………. No:……… Name Tên khách:……………………………………………………………….. Room No Buồng số:…………………………………………………………….. Validity Thời hạn:………………………………………………………………. Value Giá trị:…………………………………………………………………… Date Ngày:……………………………………………………………………… Issued by Người lập:……………………………………………………………. Please present this voucher to the waiter before placing the order Xin vui lòng xuất trình phiếu này khi yêu cầu KHÁCH SẠN……………. GUEST MESSAGE Phiếu tin nhắn NAME/Ông/Bà:…………………………….ROOM/Buồng số:………………… TIME/Giờ:………………………………….DATE/ Ngày:……………………… WHILE YOU WERE OUT Khi Quí khách vắng mặt Mr/Ms/Ông/Bà:…………………………………………………………. ……… FROM/Từ:………………………………………………………………. ……… TEL/Số ĐT:……………………………………………………………… ……… 17
TELEPHONED PLEASE RETURN CALL Đã gọi tới khách sạn Vui lòng gọi lại CAME TO SEE YOU URGENT Đã đến khách sạn Khẩn WILL CALL AGAIN Sẽ gọi lại MESSAGE Nội dung: …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… TAKEN BY: Nhân viên KHÁCH SẠN ……………… BILL HÓA ĐƠN DỊCH VỤ SỐ:……......No:………… DATE (NGÀY): ……………………………………………………………….. GUEST NAME (TÊN KHÁCH):………………………………………………… ROOM NUMBER (SỐ BUỒNG):……………………………………………….. 18
STT Resciption Unit Quantity Price Amount No (Tên hàng hóa) (ĐVT) (Số lượng) (Giá) (Thành tiền) TỔN G Guests signature Staffs signature Chữ ký của khách Chữ ký của nhân viên 19
KHÁCH SẠN HÓA ĐƠN (GTGT) ……………… (Liên 2 giao khách hàng) Ngày…………tháng………..năm………….. No……… Đơn vị bán hàng: Địa chỉ: Số tài khoản: Điện thoại: Mã số: Họ tên người mua hàng: Đơn vị: Địa chỉ: Số tài khoản: Phương thức thanh toán: Mã số: ST Tên hàng hóa, Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền T dịch vụ tính Cộng tiền hàng: 20