Giáo trình Lý thuyết nghiệp vụ lễ tân khách sạn (Ngành: Nghiệp vụ nhà hàng khách sạn - Trung cấp) - Trường Cao đẳng Bách khoa Nam Sài Gòn

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:65

Thêm vào BST

Báo xấu

34
lượt xem 4
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Giáo trình Lý thuyết nghiệp vụ lễ tân khách sạn (Ngành: Nghiệp vụ nhà hàng khách sạn - Trung cấp) giới thiệu các hoạt động nghiệp vụ Lễ Tân vậy nên nội dung của nó tập trung vào các kiến thức và kỹ năng chủ yếu cần thiết để người học hiểu rõ và có thể thực hành các quy trình. Đồng thời, giáo trình cung cấp một nền tảng quan trọng để tiếp nhận các kiến thức và kỹ năng chuyên môn của nghiệp vụ nhà hàng khách sạn. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Lý thuyết nghiệp vụ lễ tân khách sạn (Ngành: Nghiệp vụ nhà hàng khách sạn - Trung cấp) - Trường Cao đẳng Bách khoa Nam Sài Gòn

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG CAO ĐẲNG BÁCH KHOA NAM SÀI GÒN GIÁO TRÌNH MÔN HỌC/MÔ ĐUN: LÝ THUYẾT NGHIỆP VỤ LỄ TÂN KHÁCH SẠN NGÀNH/NGHỀ: NGHIỆP VỤ NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-... ngày ………tháng.... năm…… ...........……… của ………………………………….. TPHCM, năm 2021
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. i
LỜI GIỚI THIỆU Bộ phận Lễ Tân là một trong những bộ phận không thể thiếu trong bất kỳ khách sạn hay cơ sở lưu trú nào. Vì vậy việc trang bị những kiến thức nghiệp vụ Lễ Tân cho người học chuyên ngành Nhà hàng hay khách sạn là rất cần thiết. Giáo trình này dùng để giới thiệu các hoạt động nghiệp vụ Lễ Tân vậy nên nội dung của nó tập trung vào các kiến thức và kỹ năng chủ yếu cần thiết để người học hiểu rõ và có thể thực hành các quy trình. Bên cạnh đó, tác giả cũng giành mối quan tâm đặc biệt đến các vấn đề vệ sinh cá nhân và nơi làm việc, an toàn lao động và chăm sóc khách hàng, những điều này bao hàm các nguyên tắc chủ yếu để cho bạn thành công trong công việc. Giáo trình này cung cấp một nền tảng quan trọng để tiếp nhận các kiến thức và kỹ năng chuyên môn. Khi bạn đọc xong giáo trình này, bạn sẽ có kiến thức và kỹ năng cơ bản về các hoạt động của Bộ phận Lễ Tân. Với hành trang này, cùng với sự hiểu biết cần phải linh hoạt trong ứng dụng để phù hợp với các khách sạn khác nhau, bạn có khả năng vào làm việc tại bất kỳ khách sạn lớn hay nhỏ nào. Lần đầu tiên giáo trình này được biên soạn, chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót. Chúng tôi trân trọng cảm ơn và mong muốn tiếp tục nhận được sự đóng góp nhiều hơn nữa của các bạn đọc để giáo trình này được chỉnh sửa, bổ sung ngày càng hoàn thiện hơn. Xin chân thành cảm ơn ! TPHCM, ngày 10 tháng 8 năm 2021 Tham gia biên soạn Trần Thị Mỹ Thuỳ ii
MỤC LỤC CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VỀ BỘ PHẬN LỄ TÂN ..........................................1 1.1 Cơ cấu tổ chức của khách sạn ...........................................................................1 1.2 Vai trò của bộ phận Lễ tân trong khối Lưu trú .................................................4 1.3. Bộ phận lễ tân và quầy tiếp tân ........................................................................5 1.4 Chu trình phục vụ khách ...................................................................................6 1.5 Mối quan hệ giữa bộ phận Lễ tân và các bộ phận khác ....................................6 CHƯƠNG 2 CHUẨN BỊ CHO CÔNG VIỆC ....................................................9 2.1 Diện mạo cá nhân của bạn.................................................................................9 2.2. Khu vực làm việc của bạn ..............................................................................10 CHƯƠNG 3 KỸ NĂNG GIAO TIẾP ................................................................12 3.1.Các phương pháp giao tiếp ..............................................................................12 3.2 Giao tiếp có hiệu quả .......................................................................................13 3.3. Sử dụng điện thoại một cách có hiệu quả ................................................14 CHƯƠNG 4 ĐẶT BUỒNG ................................................................................18 4.1 Đặt buồng trước là gì? .....................................................................................18 4.2 Hệ thống và các tài liệu đặt buồng. .................................................................18 4.3. Các phương pháp liên lạc trong đặt buòng ....................................................19 4.4 Các buồng và loại đặt nguồn ...........................................................................19 4.5 . Các loại đặt buồng khác ................................................................................20 4.6 Các loại và mức giá buồng ..............................................................................21 CHƯƠNG 5 THỦ TỤC NHẬN BUỒNG VÀ ĐĂNG KỶ ...............................24 5.1 Quá trình tiếp nhận khách ...............................................................................24 5.2. Chào đón khách đến khách sạn ......................................................................25 5.3 Thủ tục nhận buồng .........................................................................................26 5.4 Hệ thống chìa khóa ..........................................................................................31 5.5. Chỉ dẫn khách về buồng của mình .................................................................32 CHƯƠNG 6 CÁC DỊCH VỤ CHO KHÁCH HÀNG TRONG KHÁCH SẠN ...............................................................................................................................34 6.1 Thư, tin nhắn và các yêu cầu ...........................................................................34 6.2 Các dich vụ cho khách trong khách sạn ..........................................................35 6.3 Bảo đảm an toàn tài sản có giá tri của khách ..................................................36 iii
6.4 Tài sản thất lạc và tìm thấy..............................................................................37 6.5 Những phàn nàn của khách hàng ....................................................................37 6.6.Xử lý các tình huống khấn cấp ........................................................................38 CHƯƠNG 7 THỦ TỤC TRẢ BUỒNG VÀ NGHIỆP VỤ THU NGÂN ........40 7.1 Quá trình tính toán chi phí của khách .............................................................40 7.2 Hệ thống lệp hóa đon khách hàng ...................................................................41 7.3 Phương thức thanh toán...................................................................................42 7.4 Kiếm toán cuối ngày (đêm) .............................................................................44 7.5.Thủ tục trả buồng ............................................................................................44 CHƯƠNG 8 HỆ THỐNG MÁY VI TÍNH Ớ BỘ PHẬN LỄ TÂN ................48 8.1 Sử Dụng Máy Vi Tính Trong Khách Sạn .......................................................48 8.2 Công nghệ thông tin ........................................................................................51 8.3 Các ứng dụng khác của công nghệ ..................................................................52 8.4 Thông tin quản lý ............................................................................................52 8.5.Máy vi tính với việc phục vụ khách hàng .......................................................53 CHƯƠNG 9 BÁN HÀNG VÀ TIẾP THỊ ..........................................................55 9.1 Ai là khách hàng của bạn?...............................................................................55 9.2 Vai trò của nhân viên lễ tân trong bán hàng và tiếp thị ..................................55 9.3.Kỹ năng bán hàng ............................................................................................56 9.4 Hiểu biết về khách hàng ..................................................................................56 iv
GIÁO TRÌNH MÔN HỌC/MÔ ĐUN Tên môn học/mô đun: Lý Thuyết Nghiệp vụ Lễ Tân Khách Sạn Mã môn học/mô đun: MH19 Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của môn học/mô đun: - Vị trí: Nghiệp vụ Lễ Tân là môn học thuộc nhóm kiến thức kỹ năng chuyên môn nghề trong chương trình khung đào tạo trình độ Trung Cấp nghề " Nghiệp vụ nhà hàng khách sạn". - Tính chất: Môn học bao gồm kiến thức lý thuyết và kỹ năng thực hành trong nghề phục vụ khách hàng trong các cơ sở lưu trú. Nghiệp vụ Lễ Tân là môn học được đánh giá kết thúc bằng hình thức thi hết môn: trắc nghiệm. - Ý nghĩa và vai trò của môn học/mô đun: Môn học Nghiệp vụ Lễ Tân cung cấp kiến thức và kỹ năng cơ bản để nhân viên Lễ Tân hỗ trợ khách hàng khi nhận đặt buồng, đăng ký nhận buồng, trong quá trình lưu trú và thanh toán chi phí của khách và tiễn khách. Mục tiêu của môn học/mô đun: -Về kiến thức: +Trình bày được vai trò của bộ phận Lễ tân và nhiệm vụ của nhân viên bộ phận Lễ tân trong hoạt động kinh doanh tại Khách sạn; +Xác định được các bước và thao tác cơ bản trong quy trình nhận đặt buồng, chào đón và tiếp nhận đăng ký khách, xử lý các dịch vụ khách hàng trong quá trình lưu trú, thanh toán chi phí, thu ngân và tiễn khách; +Mô tả cách thức sắp xếp bố trí trang thiết bị khoa học và hiệu quả tại nơi làm việc. -Về kỹ năng:  Sử dụng thành thạo và an toàn các loại thiết bị thông thường tại bộ phận;  Thực hiện thao tác ghi và hoàn tất chính xác các mẫu phiếu đặt buồng, xác nhận đặt buồng, đăng ký khách, thẻ đựng chìa khóa, phiếu nhắn tin, hóa đơn VAT, phiếu theo dõi chi phí của khách, phiếu đăng ký sử dụng két an toàn;  Thực hiện được các kỹ năng giao tiếp và ứng xử hiệu quả với khách hàng;  Thực hiện được các kỹ năng cơ bản về đặt, giữ buồng tại khách sạn;  Thực hiện được các kỹ năng cơ bản về nhận buồng và đăng ký khách; v
 Thực hiện được các kỹ năng cơ bản về thanh toán chi phí, thu ngân và tiễn khách;  Áp dụng nguyên tắc phục vụ khách theo đúng tiêu chuẩn của khách sạn;  Giải quyết các tình huống cơ bản đối với yêu cầu phổ biến hoặc đặc biệt của khách hàng trong quá trình lưu trú;  Vận dụng được các kỹ năng giới thiệu sản phẩm và bán hàng tại bộ phận lễ tân;  Thực hiện công việc một cách an toàn, nhanh chóng và hiệu quả. -Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:  Hình thành ý thức nhiệt tình trong công việc, chính xác và cẩn thận, kỹ lưỡng;  Tuân thủ và đảm bảo công tác vệ sinh diện mạo cá nhân, khu vực làm việc. Nội dung của môn học/mô đun: vi
CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VỀ BỘ PHẬN LỄ TÂN Giới thiệu: Chương này được soạn thảo nhằm giúp người học có thể nhìn rõ cơ cấu tổ chức của các khách sạn có quy mô khác nhau và một số nhiệm vụ, vai trò của đội ngũ nhân viên Bộ phận Lễ Tân. Các khách sạn ở Việt Nam rất khác nhau (Về quy mô lớn – nhỏ, do nước ngoài sở hữu và quản lý hoặc sở hữu tư nhân), điều đó có nghĩa là mọi vấn đề sẽ được giải quyết theo cách khác nhau tại các khách sạn. Tuy nhiên, các nguyên tắc chính phổ biến vẫn là – Tất cả chúng ta đều muốn làm vừa lòng khách và quan trọng nhất chúng ta hy vọng khách quay lại khách sạn thường xuyên. Mục tiêu: Sau khi học xong chương này, người học cần có khả năng: - Nhận biết được cơ cấu tổ chức và nhân sự, vai trò trách nhiệm của từng bộ phận trong khách sạn, liên hệ chúng với vai trò của Bộ phận Lễ Tân - Hiểu rõ chức năng của bộ phận Lễ Tân trong khách sạn - Hiểu rõ vai trò của nhân viên ở các bộ phận khác có liên quan tới Bộ phận Lễ Tân - Hiểu rõ vai trò của nhân viên Lễ Tân Nội dung chính: 1.1 Cơ cấu tổ chức của khách sạn Cơ cấu tổ chức sắp xếp nhân sự và giao các nhiệm vụ và phân công trách nhiệm, nhiệm vụ cho họ để hoạt động tiến triển một cách thống nhất có hiệu quả. Cơ cấu tố chức cúa một khách sạn sẽ phụ thuộc vàò loại hình và quy mô của khách sạn. Nhưng dù có quy mô và hình thức, thi chức năng cơ bán của bộ phận Lễ tân là “kinh doanh buồng hiệu quả". Ban giám đốc thực hiện chức năng điều hành khách sạn và có trách nhiệm phối hợp các hoạt động cần thiết khác nhau để một doanh nghiệp lớn có thể hoạt động trôi chảy. Khách sạn nhỏ Khách sạn nhỏ là khách sạn có 10 đến 40 buồng nhưng nguyên tắc hoạt động thì tương tự nhau, Cơ câu tố chức của nó rất đơn giản và thường có một Giám đốc điều hành mọi bộ phận và đôi ngũ nhân viên phải đảm nhiệm nhiều công việc khác nhau. 1
Khách sạn Loại vừa Khách sạn loại vừa là những khách sạn có từ 41 đến 150 buồng. Quy mô khách sạn và chất lượng dich vụ đòi hỏi phải chuyên môn hóa trong quản lý đế có thể giám sát và điều hành có hiệu quả. Cơ cấu tổ chức của khách sạn có thế phân thành các phòng ban, bộ phận rố ràng; các nhiệm vụ được chia thành các lĩnh vực công việc cụ thể và được quản lý bời giám sát viên của từng bộ phận/tổ nghiệp vụ. Mức độ biên chế nhân sự tăng lên theo quy mô và các loại dich vụ hiện có ở khách sạn. Khách sạn lớn Khách sạn lớn thường là khách sạn có trên 150 buồng. Tại các khách sạn lớn, đế đảm bảo việc điều hành một cách có hiệu quả, điều cần thiết là phải có sự chuyên môn hóa hơn. Vai trò và trách nhiệm Cơ cấu quản lý của khách sạn bao gồm tất cả các vi trí với quyền hạn và trách nhiệm nằm dưới cấp độ quản lý công ty (văn phòng công ty). Tính phức tạp trong cơ cấu quản lý tăng theo quy mô và các dich vụ cúa khách sạn. Vai trò và trách nhiệm chính trong cơ câ'u tố chức của một khách sạn lớn là: Ban Giám đốc Ban giám đốc cần chi đạo phôi hợp các trường bộ phận để đạt được mục tiêu tài chính cùa khách sạn. Tổng Giám, đốc khách sạn - tham gia vào việc xây dựng và thưc hiện các chính sách và chiến lược của khách sạn. Tổng giám đốc chịu trách nhiệm về các công việc chung của khách sạn và điều phối công việc của tất cá các bộ phận. Phó Tổng Giám đốc/Trợ lý Tổng Giám đốc - có trách nhiệm quản lý trực tiếp các hoạt động của khách sạn. Họ xử lý các tình huống khẩn cấp, các lời phàn nàn của khách, các sự kiện đặc biệt và chịu trách nhiệm về phúc lợi và an toàn của nhân viên, của khách sạn và khách hàng. Giám đốc các Khối, phòng ban Báo cáo trực tiếp cho Tổng giám đốc và chịu trách nhiệm về các kế hoạch ngắn và dài hạn về tài chính, tiếp thị và phát triển nhân sự trong lĩnh vực chuyên môn cụ thể của mình. Các Trưởng Bộ Phận Bộ phận Phục vụ ăn uống -cung cấp nhiều tiện nghi, dich vụ cho khách, 2
nhưng tập trung chủ yếu vào việc cung cấp đồ ăn và đồ uống. Bộ phận Kinh doanh và Tiếp thị - có trách nhiệm khai thác, tìm nguồn khách hàng mới cho khách sạn. Bộ phận Kế toán - có trách nhiệm theo dối toàn bộ các hoạt động tài chính của khách sạn. Bộ phận An ninh - có trách nhiệm chính trong việc bảo vệ an toàn cho khách ở, khách đến khách sạn, nhân viên và toàn bộ tài sản. Bộ phận Nhân sự - chịu trách nhiệm tuyển dụng nhân viên, cũng như các chương trình đào tạo định hướng; đào tạo, quan hệ với nhân viên; bồi thường, quan hệ lao động và phát triến nguồn nhân lực. Bộ phân Kỹ thuật và Bảo dưỡng - có trách nhiệm sửa chữa và bảo dưỡng tòa nhà khách sạn và các trang thiết bị bên trong, cũng như thực hiện chương trình bảo dưỡng định kỳ. Khối Lưu trú - bao gồm hai bộ phận chính: Lễ tần và Nhà buồng. 1. Bộ phận Lễ tân chịu trách nhiệm cho toàn bộ các hoạt động nhận buồng và trả buồng. Bộ phận này cũng đám trách các công việc đặt buồng, tổng đài, dich vụ văn phòng và Concierge 2. Bộ phận Nhà buồng - Bộ phận Nhà buồng có trách nhiệm về việc quân lý các buồng khách và bảo đảm sự sạch sẽ ở tất cả các buồng khách cũng như các khu vực công cộng trong khách sạn. 3
1.2 Vai trò của bộ phận Lễ tân trong khối Lưu trú Sơ đồ tổ chức của khối Lưu trú trong khách sạn lớn (Front office). Giám đốc khối lưu trú Giám đốc Giám đốc lễ tân nhà buồng Trợ lý giám đốc lễ tân Các trợ lý khác Giám sát viên Giám sát viên Giám sát viên Giám sát viên Giám sát viên Giám sát viên Phụ tiếp tân thu ngân đặt buồng tổng đâì trung tâm trách Quan hệ dịch vụ văn concierg Khách hàng phòng e Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân quan hệ trung tâm viên tiếp tân thu ngân đặt buồng tổng đài dịch vụ văn khách hàng phòng trực cửa Nhân viên Lái xe hành lý Các vị trí trong bộ phận Lễ tân bao gồm: Quan hệ khách hàng Trách nhiệm của họ là tạo cho khách cảm giác được đón tiếp chu đáo và cung cấp các dịch vụ cá nhân. Giải quyết các phàn nàn và các vấn đề khác Tiếp tân Là làm thủ tục nhận buồng cho khách, sắp xếp bố trí buồng và..làm thú tục trả buông cho khách, trả lời các yêu cầu của khách và có thế nhận đặt buồng. sảnh, rất 4
nhiều công việc củạ họ liên quan đến việc cung cấp thông tin cho khách và những người đến khách sạn. Thu ngân Nhiệm vụ chính của nhân viên thu ngân là nhận tiền thanh toán của khách và thực hiện việc đối tiền ngoại tệ. Đặt buồng Bộ phận này xử lý các yêu cầu về lưu trú và chủ yếu là đặt buồng. Điện thoại/TỔng đài/PABX Nhiệm vụ cúa bộ phận này là nhận và chuyển lời nhắn cho khách, cho các bộ phận khác và đảm nhiệm chức năng gọi báo thức. Trung tâm dich vụ văn phòng Các dịch-vụ ở trung tâm này bao gồm: © Gửi và nhận fax, thư điện tử, telex; © Truy cập Internet, sử dụng máy tính và thiết bi văn phòng; © Phiên dich, biên dịch; © Sử dụng phòng hội trường, phòng họp; © Dich vụ thư ký, photocopy, đánh máy vv... Nhân viên Concierge Bộ phận này giữ chìa khóa cho khách, chịu trách nhiệm về dịch vụ thông tin, thư tín của khách, thuê xe, khuân vác hành lý và các dịch vụ khác. Quầy hướng đẫn đu lịch/Qtiầy đặt tour du lịch Những dịch vụ này thường bao gồm việc thu xếp xe cộ, tố chức các tour tham quan địa phương, mua vé nhà hát và có thể chia sẻ công việc với bộ phận Concierge. Bộ phận Nhà buồng Chịu trách nhiệm về việc chuẩn bị các buồng để bán, dịch vụ giặt là cho khách và vệ sinh các khu vực công cộng khác trong khách sạn. 1.3. Bộ phận lễ tân và quầy tiếp tân Do đó, ở các khách sạn lớn, tiếp tân là một phần của công việc của bộ phận lễ tân trong khi tại các khách sạn nhỏ, tiếp tân đừợc hiếu là tâ't cả các công việc cúa lễ tân. Nhiệm vụ chính của Bộ phận lễ tân Làm thủ tục nhận buồng khi khách đến khách sạn; 5
Bố trí buồng Cung cấp dich vụ thông tin cho khách; Giải đáp các thắc mắc;  Hướng dẫn khách (một cách thích hợp);  Nhận yêu cầu đặt buồng;  Làm thủ tục trằ:buồng cho khách;  Làm nhiệm vụ thu ngân nếu được yêu cầu;Giải quyết các phàn nàn của khách. 1.4 Chu trình phục vụ khách Một kỳ lưu trú đặc trưng tại khách sạn có thế được chia thành 4 giai đoạn chính: 1. Trước khi đến: đặt buồng và thông tin Nhận, lên sơ đồ, .lưu trữ và phân bổ đặt buồng cho các cá nhân và các đoàn. Trả lời các yêu cầu thông tin về buồng, về dich vụ của khách sạn, phương tiện đi lại; dịch vụ vui chơi giải trí, và thông tin về địa phương. 2. Khi khách đến: làm thủ tục nhận buồng Xếp buồng và đăng ký khách. Việc này còn liên quan dến cách xử lý bán buồng, xác định hình thức thanh toán và khả năng tín dụng của khách. 3. Khách ở trong khách sạn: lưu trú Mở và duy trì tài khoản của cá nhân, lưu glữ các ghi chép về chi phí và tín dụng của khách; đối chiếu tất cả các giao dich và lập các báo cáo cho ban giám đốc,- ví dụ, báo cáo và thống kê về công suất buồng. 4. Khách đi: thanh toán và làm thủ tục trả buồng Thực hiện việc thanh toán hóa đơn; nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng, tiền mặt (nội tệ hoặc ngoại tệ), séc du lich và thanh toán qua công ty của khách; giúp đỡ cho khách khi họ chuẩn bị rời khách sạn và đảm bảo thu tiền thanh toán đầy đủ. Thường kết hợp cùng bộ phận thu ngân. 1.5 Mối quan hệ giữa bộ phận Lễ tân và các bộ phận khác Bộ phận Nhà buồng Bộ phận Nhà buồng và bộ phận Lễ tân thông tin với nhau về tình trạng buồng, Nhà buồng cung cấp các phòng sạch để “bán” cho khách. Ngược lại, Nhà buồng dựa vào các dữ liệu của Lễ tân, thông thường dưới hình thức báo cáo tuần như dự báo bán buồng để có thể lên kế hoạch sắp xếp nhân viên. 6
Bộ phận Kinh doanh và Tiếp thi Bộ phận Lễ tân, bộ phận Kinh doanh và Tiếp thi đóng góp những vai trò tương tự khi cả hai bộ phận đều thực hiện việc nhận đặt buồng trước, và thông thường họ phụ thuộc lẫn nhau để có các thông tin và dự báo cập nhật hàng ngày về số lượng của các buồng khách còn trống. Bộ phận Kỹ thuật và Bảo dưỡng Vì lý do này, điều cần thiết là bộ phận Lễ tân và/hoặc bộ phận Nhà buồng thông báo cho bộ phận Bảo dưỡng khi có các máy móc ở trong buồng khách hoặc ở bất kỳ chỗ nào cần báo dưỡng. Bộ phận An ninh Bộ phận Lễ tân phải thông tin cho bộ phận An ninh các vân đề có liên quan đến việc ngăn chặn, tội phạm và đảm bảo an toàn cho khách. Bộ phận Lễ tân và bô phận An ninh đều phải có trách nhiệm trong việc báo vệ chìa khóa buồng. Bộ phận Kế toán Bộ phận Lễ tân và bộ phận Kế toán cần phải hợp tác chặt chẽ với nhau để trao đổi dữ liệu và thông tin. Làm việc tập thể Làm việc tập thể là rất quan trọng và dưói đây la một số lý do:  Đảm bảo rằng mọi công việc được thực hiện đúng thời gian.  Đảm bảo sự hài. lòng của khách hàng.  Cho mỗi người cảm thấy được rằng họ là một phần của đội ngũ làm việc.  Có được sự hài lòng về công việc và tận hướng cảm giác thành công khi công việc được hoàn thành tốt.  Đảm bảo rằng hoạt động của khách sạn và của bộ phận diễn ra trôi chảy. Có nhiều cách để có thể xây dựng tinh thần làm việc tập thể:  Tinh thần hợp tác.  Cam kết về công việc.  Bảo đảm giò giâ'c làm việc:  Tuân thú các quy đinh và chính sách cúa khách sạn  Gắn bó với khách sạn 7
Yêu cầu về đánh giá kết quả học tập - Nội dung đánh giá: +Cơ cấu tổ chức của khách sạn vừa và lớn + Vai trò trách nhiệm của các chức danh trong khách sạn + Vai trò của Bộ phận Lễ Tân + Chu trình phục vụ khách - Hình thức đánh giá: kiểm tra vấn đáp / trắc nghiệm Ghi nhớ: Không có bộ phận nào trong khách sạn hoạt động được mà không có sự hợp tác đầy đủ của các bộ phận khác, mỗi bộ phận là một phần quan trọng của cả tập thể. Tập thể chỉ mạnh khi họ liên kết với nhau chặt chẽ. Câu hỏi thảo luận: 1. Giải thichg1 sự khác nhau trong cơ cấu quản lý giữa khách sạn quy mô vừa và khách sạn quy mô lớn. 2. Tham quan một khách sạn mà bạn quen biết, thu xếp một buổi phỏng vấn với một Giám đốc Lễ Tân để thảo luận cơ cấu tổ chức của Bộ phận Lễ Tân. Vẽ sơ đồ tổ chức của Bộ phận Lễ Tân, giải thích lý do tại sao Bộ phận Lễ Tân được tổ chức theo cách này? 3. Giải thich, cho ví dụ về vai trò của Lễ Tân có liên quan đến một số Bộ phận khác trong khách sạn: An Ninh, Bảo Dưỡng/ Kỹ thuật, Phục vụ ăn uống, Buồng phòng… 8
CHƯƠNG 2 CHUẨN BỊ CHO CÔNG VIỆC Giới thiệu: Đối với nhân viên Lễ Tân, việc bắt đầu ca làm việc một cách ngăn nắp, có tổ chức có một ý nghĩa quan trọng. Chuẩn bị cho công việc là nhiệm vụ rất quan trọng và việc lên kế hoạch trước sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian rất nhiều. Ngày làm việc của bạn sẽ bắt đầu tứ lúc còn ở nhà với việc tắm rửa và ăn mặc chỉnh tề để đi làm. Bạn phải luôn để ý đến diện mạo cá nhân và hình ảnh của mình trong mắt người khác. Điều này rất quan trọng đối với nhân viên Lễ Tân vì bạn phải “trình diễn” cả ngày. Mục tiêu: - Hiểu được tầm quan trọng của tác phong ăn mặc chuyên nghiệp trong công việc của bạn. - Nhận biết các loại trang thiết bị và vật dụng được nhân viên Lễ Tân sử dụng trong ca làm việc. - Chuẩn bị công việc một cách khoa học và hiệu quả. - Tổ chức và sắp xếp quầy Lễ Tân và khu vực xung quanh để chuẩn bị cho ca làm việc. Nội dung chính: 2.1 Diện mạo cá nhân của bạn Vệ sinh cá nhân • Tắm rửa sạch sẽ hàng ngày. • Tránh dùng những loại hóa mỹ phẩm có mùi thơm đậm, ví dụ, nừớc xức cạo râu, nước hoa • Đánh răng thường xuyên và tránh dùng các loại thức ăn để lại mùi khó chiu. Tóc, mặt và tay • Tóc phải sạch sẽ, gọn gàng và kiểu cách thích hợp. Tóc dài phải được quấn gọn sau gáy. • Trang điểm và đeo đồ trang sức, nếu được phép, nên đơn giản. • Bàn tay và móng tay phải được giữ sạch và chăm sóc kỹ lưỡng. • Phải thường xuyên rửa tay ngay cả trong ca làm việc. Đồng phục 9
• Luôn mặc trang phục thích hợp. Nếu được trang bi đồng phục thì phải luôn mặc nó. phải luôn sạch sẽ và trong tình trạng tốt. • Giày phải thích hợp, đươc đánh bóng sạch sẽ và giữ gìn sao cho luôn đạt tiêu chuẩn. Tư thế • Đứng thẳng và luôn thể hiện vẻ bề ngoài tươi tinh, mang tính chuyên nghiệp. 2.2. Khu vực làm việc của bạn Việc sắp xếp gọn gàng khu vực làm việc của bạn, nhất là vào đầu ca, sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian sau đó. Luôn dành ra vài phút đầu ca để kiểm tra xem các thiết bị bạn cần cho công việc có hoạt động tốt không và có đủ đồ dùng bổ trợ như bút và văn phòng phẩm chưa. Luôn đảm bảo khu vực làm việc của mình sạch sẽ, ngăn nắp và có tố chức. Nên nhớ rằng quầy lễ tân là trọng điểm tại tiền sảnh của khách sạn, do đó nó phải luôn được giữ gọn gàng, ngăn nắp để giữ gìn hình ảnh về tính chuyên nghiệp và chất lượng cao cúa khách sạn. Trang thiết bị và đồ dùng phụ trợ ở bộ phận tiếp tân Trang thiết bị Các trang thiết bị chuấn ở bộ phận tiếp tân bao gồm máy vi tính, máy in, máy photocopy, mấy cà thẻ tín dụng, máy tạo chìa khóa thẻ, máy chữ, con dấu ngày tháng. Việc chú ý giữ gìn và bảo dưỡng các thiết bị này là rất quan trọng. Thông tin về khách hàng và dụng cụ văn phòng phẩm Bạn cần đám bảo rằng các loại mẫu biểu và văn phòng phẩm phù hợp luôn có sẵn. Nó bao gồm: phiếu đăng ký, mẫu đặt buồng, hóa đơn cà thẻ tín dụng, bút và giây ghi lời nhắn, tờ rơi về khách sạn, bàng giá buồng,vv... Khu vực tiền sảnh Một số yếu tố ảnh hưởng đến môi trường này được bộ phận lễ tân kiểm tra, giám sát bao gồm: ánh sáng, nhiệt độ, sự thống khí và nhạc nền/ hệ thống phát thanh công cộng Các thông tin chủ yếu  Danh sách khách rời khỏi khách sạn  Danh sách khách đến kèm theo hồ sơ đặt buồng  Danh sách khách đang ở trong khách sạn. 10
 Danh sách buồng trống.  Danh sách phân buồng.  Danh sách các hội thào, sự kiện diễn ra trong khách sạn. Quầy Lễ tân Luôn luôn tổ chức và duy trì quầy lễ tân gọn gàng, sạch sẽ Yêu cầu về đánh giá kết quả học tập - Nội dung đánh giá: + Yêu cầu về diện mạo cá nhân + Yêu cầu về vệ sinh khu vực làm việc + Một số trang thiết bị ở Bộ phận Lễ Tân - Hình thức đánh giá: kiểm tra vấn đáp / trắc nghiệm Ghi nhớ: - Yêu cầu về diện mạo cá nhân - Yêu cầu về vệ sinh khu vực làm việc - Một số trang thiết bị ở Bộ phận Lễ Tân Câu hỏi thảo luận: 1. Chọn 1 khu vực Lễ Tân quen thuộc và lập bảng kiểm tra những công việc mà nhân viên Lễ Tân phải làm để giữ cho nơi làm việc sạch sẽ, hấp dẫn, phân loại các nhiệm vụ đó theo tần suất thực hiện chúng. 2. Liệt kê các thiết bị ở Bộ phận Lễ Tân mà bạn nghĩ sẽ có trong một khách sạn 50 buồng ở trung tâm thành phố. 3. Giải thích, cho ví dụ về việc nhân viên Lễ Tân làm thế nào để đóng góp vào sự hài lòng của khách hàng? 11
CHƯƠNG 3 KỸ NĂNG GIAO TIẾP Giới thiệu: Giao tiếp là quá trình trình thông tin được chuyền từ người này sang người khác. Đây là quá trình trao đổi 2 chiều giữa con người ở mọi cấp độ với mọi chức năng và hình thức, được tiến hành với cấp trên, cấp dưới và đồng nghiệp. Sự giao tiếp tốt đảm bảo sự thành công và hiệu quả cũng như giảm thiểu sự hiểu lầm. Sự giao tiếp kém có thể gây ra nhiều vấn đề mà hậu quả là làm cho khách không hài lòng về bạn, về khách sạn và các dịch vụ của bạn cung cấp. Do đó, giao tiếp là thành phần quan trọng trong mọi công việc trong khách sạn và tất nhiên là một kỹ năng cơ bản cần phải có đối với một nhân viên Lễ Tân. Mục tiêu: - Nhận biết được yếu tố chính trong giao tiếp có hiệu quả bằng văn bản hoặc bằng lời nói với khách và đồng nghiệp. - Thể hiện khả năng liên lạc và truyền đạt hiệu quả với các bộ phận khác trong khách sạn - Sử dụng điện thoại hiệu quả và hữu ích - Giải quyết các yêu cầu qua điện thoại - Sử dụng hiệu quả hệ thống phát thanh công cộng Nội dung chính: 3.1.Các phương pháp giao tiếp Giao tiếp nói  Hội thoại - trực tiếp hoặc bằng điện thoại  Thông báo  Diễn thuvết Giao tiếp bằng văn bản  Thư  Fax  Thông báo bằng văn bản  Điện tử - thư điện tử, Internet  Tập gấp các loại  Bảng tin 12
 Bảng kiểm tra những việc cần làm Giao tiếp không lời  Điệu bộ  Tư thế  Nét mặt Giao tiếp bằng hình ảnh  Hình vẽ  Biểu tượng  Bằng video  Điện tử - thông qua thư điện tử (e-mall) hoặc Internet  Đồ trưng bày  “Bối cảnh” 3.2 Giao tiếp có hiệu quả Giao tiếp bằng lời hoặc giao tiếp nói  Đặc biệt chú ý khi một phía hoặc cả hai không sử dụng tiếng mẹ đẻ.  Phải thận trọng khi thảo luận công việc với khách trước đám đông.  PhẢi đặc biệt chú ý đến những gì được nóI qua điện thoại, nhất là khi bạn không biết người mình đang nói chuyện. Giao tiếp bằng, văn bán  Tin chắc thông điệp của bạn rõ ràng  Chú ý đến mối quan tâm thực .sự của người khác  Ghi ngày tháng và thời gian khi nhận tin nhắn qụa điện thoại cho khách hay các nhân viên khác.  Giải đáp kịp thời các câu hỏi Giao tiếp không lời  Phải đảm bảo rằng điệu bộ, tư thế và hình thức bề ngoài mà bạn thể hiện phải thích hợp.  Việc quan sát các dấu hiệu từ phía khách hàng cũng rất quan trọng  Cũng cần phái biết ngôn ngữ điệu bộ khi giao tiếp vói những người khách đến từ những nền văn hóa khác nhau.  Hình thức ngoại thất cúa khách sạn, khu vực làm việc, nhân viên hành lý 13