Hệ thống kế toán - Bí quyết để
tồn tại
Cân đối tài khoản
Bước đầu tiên và quan trọng nhất đối với DN là bảo đảm sắp
xếp hợp lý các tài khoản. Các DN nhỏ cần lưu giữ đầy đủ các
chứng từ kế toán của mọi giao dịch. Chứng từ chính xác sẽ cho
biết DN làm ăn có hiệu quả không và là cơ sở để tính toán lợi
nhuận đóng thuế. Lưu giữ chính xác chứng từ không chỉ là một
phương án tốt và một kinh nghiệm tối ưu, mà còn là một công
cụ để kiểm soát DN, cho phép tiết kiệm chi phí, tránh trường
hợp bị phạt do thanh toán chậm hay nảy sinh xung đột.
Tầm quan trọng của thuế
Khi mới mở DN hay DN đang hoạt động, chủ DN cần có những
kiến thức cơ bản về thuế. Chuyên gia về thuế sẽ hỗ trợ vấn đề
này. Nếu gặp khó khăn về khai báo lợi tức đóng thuế hay các
vấn đề thuế thì nên gặp kiểm toán công chứng. DN cần đóng
thuế đúng hạn và phải dành riêng một tỷ lệ quy định để trang trải
nợ thuế DN. Nếu có khó khăn trong đóng thuế, hãy liên lạc với
chi cục thuế địa phương. Một nguyên tắc vàng là thông báo
thường xuyên cho cơ quan thuế về những vấn đề gặp phải.
Biết dự tính trước
DN nhỏ lên ngân sách và có dự báo đúng thì có thể lường được
hầu hết những vấn đề về tài chính và khắc phục kịp thời. Một
nỗi lo thường trực của DN nhỏ là thanh khoản sẽ cạn dần và các
ngân hàng sẽ phong tỏa tín dụng. Vì vậy, mối quan hệ giữa chủ
DN nhỏ và ngân hàng là rất quan trọng. Nếu gặp rắc rối trong
thanh toán, hãy giải thích vì sao và cho ngân hàng biết khi nào
sẽ thanh toán. Đừng tìm cách phớt lờ các khoản nợ, vì như vậy
nợ nần sẽ tăng dần và làm tổn hại quan hệ với ngân hàng.
Duy trì quyền kiểm soát
Duy trì kiểm soát tín dụng là vấn đề rất quan trọng đối với DN
nhỏ, nhất là những DN có tiềm lực tài chính hạn chế. Vì không
thể thanh toán số tiền khách hàng còn nợ mà nhiều DN nhỏ có
lãi đã buộc phải ngừng giao dịch. Có nhiều cách để tránh tình
trạng này. Nếu khách hàng sắp giải thể hay tìm cách trì hoãn
thanh toán thì cần cân nhắc kỹ xem có nên gia hạn tín dụng cho
họ không. Nếu không chắc chắn, hãy kiểm tra lại thông tin tham
khảo và hạng mức tín dụng.
Đánh giá từng khách hàng một cũng là một cách làm hiệu quả.
Hãy quyết định giới hạn tín dụng trên đối với các khách hàng vì
đây là khoản tiền có thể chấp nhận rủi ro và lấy đó làm căn cứ.
Khi đã quyết định hạn mức và đã cấp hàng, cần bàn giao hàng
và kiểm tra hàng hóa, sau đó gửi hóa đơn ngay.
Chứng từ và nhắc nhở
Chỉ cần duy trì được chứng từ rõ ràng, gọn gàng theo thứ tự
ngày, tháng cũng đã mang lại hiệu quả trông thấy. Dù công việc
này có nhàm chán đến mức nào đi nữa thì chủ DN nhỏ cũng
phải dành thời gian hằng tuần để sắp xếp lại chứng từ và theo
dõi những hóa đơn còn tồn đọng. Hãy bắt đầu từ những khoản
nợ lớn và muộn nhất. Những khoản nợ lớn rất quan trọng vì việc
thanh toán những khoản này sẽ luôn có tác động tích cực đối với
luân chuyển tiền. Cũng phải luôn theo sát những khoản thanh
toán chậm, cho dù khoản nợ đó có nhỏ đến mức nào