K T THÚC D ÁNẾ Ự
(Project Termination / Project Closure)
1. GI I THI UỚ Ệ
- Vi c k t thúc m t d án cũng có vai trò quan trong đ i v i s thành công c a dệ ế ộ ự ố ớ ự ủ ự
án cũng nh vi c kh i đ u, t ch c, ho ch đ nh, th c hi n và giám sát d án.ư ệ ở ầ ổ ứ ạ ị ự ệ ự
- Tâm lý c a các t d án (Project Team)ủ ổ ự
+ Tìm ki m s th thách trong d án m iế ự ử ự ớ
+ Tâm lý quay v công vi c cũ (có th nh m t ng i chi n th ng hay m t ng i th tề ệ ể ư ộ ườ ế ắ ộ ườ ấ
b i)ạ
- Tâm lý c a khách hàng (Client)ủ
+ Lo âu v s n ph m c a d án: ch t l ng, vi c s d ng, chi phí, th i gian.ề ả ẩ ủ ự ấ ượ ệ ử ụ ờ
- Tâm lý c a nhà qu n lý d án (Project Manager)ủ ả ự
+ Lo m t quy n l cấ ề ự Hi u su t làm vi c không cao và mâu thu n trong giai đo nệ ấ ệ ẫ ạ
này r t l nấ ớ
- Thông th ng vi c k t thúc d án bao gi cũng khó khăn h n giai đo n kh i đ u dườ ệ ế ự ờ ơ ạ ở ầ ự
án.
+ Các v n đ c a giai đo n k t thúc d ánấ ề ủ ạ ế ự
+ Làm th nào đ qu n lý và gi i quy t v n đ m t cách hi u qu nh m góp ph nế ể ả ả ế ấ ề ộ ệ ả ằ ầ
t o s thành công chung c a toàn b d án.ạ ự ủ ộ ự
2. CÁC V N Đ K T THÚC D ÁNẤ Ề Ế Ự
- Đ i v i các quá trình thay đ i vào giai đo n cu i ng i ta c n quan tâm đ n các v nố ớ ổ ạ ố ườ ầ ế ấ
đ sau:ề
+ Con ng iườ (People)
+ Truy n thông (Communication)ề
+ Thông tin (Information)
+ Quy n l c (Power)ề ự
- Trong giai đo n cu i c a d án, nhà qu n lý c n quan tâm đ n các v n đ sau:ạ ố ủ ự ả ầ ế ấ ề
+ Đ i v i t d án (Project team)ố ớ ổ ự
• Lo l ng v t ng laiắ ề ươ
• Gi m s quan tâm đ i v i d ánả ự ố ớ ự
• Gi m đ ng c làm vi cả ộ ơ ệ
• Không g n bó v i d án nh lúc ban đ uắ ớ ự ư ầ
+ Đ iv i khách hàng (Client)ố ớ
• Gi m s quan tâm các m c đ t ng th , bao quátả ự ở ứ ộ ổ ể
• Gia tăng s quan tâm theo m c đ nhân viên v n hành d ánự ứ ộ ậ ự
• Gia tăng s quan tân v các chi ti t, các k t qu c a d ánự ề ế ế ả ủ ự
• Th ng ít tham gia các cu c h p c a d ánườ ộ ọ ủ ự
+ Đ i v i d án:ố ớ ự
• C n ph i xác đ nh và hoàn t t các k t qu còn t n đ ng ầ ả ị ấ ế ả ồ ọ
• K t thúc các h p đ ng và các yêu c u công vi c ế ợ ồ ầ ệ
• Thanh lý các tài s nả
• Đ i chi u và so sánh nh ng vi c đã làm v i các d li u đã đ ra trong quá khố ế ữ ệ ớ ữ ệ ề ứ
• Th c hi n và đ m b o s cam k tự ệ ả ả ự ế
+ Đ i v i nhà qu n lý d ánố ớ ả ự
• T t c nh ng v n đ và nhi m v đ c th c hi n trong m t môi tr ng m i:ấ ả ữ ấ ề ệ ụ ượ ự ệ ộ ườ ớ
• Quy n h n c a nhà qu n lý b gi m đi (ngu n l c, th i gian, chi phí b gi m đi)ề ạ ủ ả ị ả ồ ự ờ ị ả
• S đ ng ý, ch p thu n c a khách hàng cũng b gi m điự ồ ấ ậ ủ ị ả • S nhân viên c aố ủ
d án cũng b t đ u gi m điự ắ ầ ả
3. QU N LÝ V NHÂN S Ả Ề Ự (Managing the People) Đ c đi m chung c a nhân sặ ể ủ ự
trong giai đo n này là ít quan tâm h n đ n m c tiêu c a d án, h b t đ u nghĩ đ nạ ơ ế ụ ủ ự ọ ắ ầ ế
m c tiêu dài h n nhi u h n.ụ ạ ề ơ
- T d án: Các câu h i đ c đ t ra:ổ ự ỏ ượ ặ
+ D án có b gi i tán hay không?ự ị ả
+ D án nào là d án k ti p?ự ự ế ế
+ Khi nào thì d i kh i d án?+ Vi c tr v công vi c cũ nh th nào?ờ ỏ ự ệ ở ề ệ ư ế
- Khách hàng+ Khi nào đ c v n hành d ánượ ậ ự
+ D án làm vi c có đúng nh các yêu c u mong mu n hay không?ự ệ ư ầ ố
+ D án nào là d án k ti pự ự ế ế
+ Nh ng vi c c n làm đ d án k t thúcữ ệ ầ ể ự ế
- Nh ng chuyên gia ch ch t c a c hai phía khách hàng và th c hi n d án+ Đ cữ ủ ố ủ ả ự ệ ự ượ
chuy n đ n nh ng d án khác c n đ n hể ế ữ ự ầ ế ọ
- Nh v y, trong b i c nh này nhà qu n lý d án c n ph i:+ Đ ng viên và duy trì đư ậ ố ả ả ự ầ ả ộ ể
m i ng i g n bó v i d ánọ ườ ắ ớ ự
+ Làm sao đ khuy n khích m i ng i t qu n lý đ hoàn thành nhi m v + Ph i cungể ế ọ ườ ự ả ể ệ ụ ả
c p đ y đ thông tin và ngu n l c đ hoàn thành các nhi m v còn l i c a d ánấ ầ ủ ồ ự ể ệ ụ ạ ủ ự
4. QU N LÝ TRUY N THÔNG Ả Ề (Managing Communication)
- Truy n thông hai chi u m t cách hi u qu là thành ph n ch y u đ n đ n sề ề ộ ệ ả ầ ủ ế ẫ ế ự
thành công c a d án,ủ ự “effective two way communication”.Trong giai đo n k t thúc,ạ ế
nhà qu n lý d án c n ph i đ m b o lu ng thông tin gi a nhà qu n lý d án v i t dả ự ầ ả ả ả ồ ữ ả ự ớ ổ ự
án và v i khách hàng.ớ
M c tiêu, yêu c uNhà qu n lý d ánụ ầ ả ự
T d án, khách hàngổ ự
Ph n h i v quy trình,ả ồ ề
k t quế ả
- C n:ầ
+ T ch c nhi u cu c h p h n đ so sánh, đánh giá, rút kinh nghi m ổ ứ ề ộ ọ ơ ể ệ
– đóng gói d án (wrapped up)ự
+ M r ng thành ph n tham giaở ộ ầ
• t t c các t d án (càng lúc càng ít d n)ấ ả ổ ự ầ
• m i nhân s phía khách hàngờ ự
+ Các cu c h p này cho phép xem xét các v n đ chi ti t h n, đó là các v n đ ch aộ ọ ấ ề ế ơ ấ ề ư
đ c đ c p tr c đâyượ ề ậ ướ
+ Ph i có cu c h p riêng gi a nhà qu n lý d án và t d ánả ộ ọ ữ ả ự ổ ự
5. QU N LÝ THÔNG TIN Ả(Managing Information) V n đ đ t ra trong giai đo nấ ề ặ ạ
này là chúng ta c n nh ng thông tin gì và t i sao l i c n nó?ầ ữ ạ ạ ầ
- giai đo n này:Ở ạ
+ H u nh t t c ti n b c và ngu n l c đã đ c s d ng h tầ ư ấ ả ề ạ ồ ự ượ ử ụ ế
+ Đa s các k t qu đã đ c hình thànhố ế ả ượ
- Tr l i câu h i trên là:ả ờ ỏ
+ Xác đ nh các công vi c còn t n t iị ệ ồ ạ
+ Ghi nh n l i b n ch t th c s c a các k t quậ ạ ả ấ ự ự ủ ế ả
+ T o ra m t tài li u v d ánạ ộ ệ ề ự
+ Ki m soát nh ng gì chúng ta đ t đ c so v i nh ng gì đã đ ra.ể ữ ạ ượ ớ ữ ề Khi có nh ng thôngữ
tin đó s giúp cho chúng ta hoàn thành đ c d án và đ m b o cho khách hàng có thẽ ượ ự ả ả ể
qu n lý v n hành và b o trì m t cách hi u các thành qu c a d án.ả ậ ả ộ ệ ả ủ ự
1) Hoàn thành d án (project completion)ự
- Vi c nào đã hoàn t t?ệ ấ
- Vi c nào ch a hoàn t t?ệ ư ấ
Mu n tr l i các câu h i này ph i d a vào:ố ả ờ ỏ ả ự
- Đ c tr ng c a d án (project specs)ặ ư ủ ự
- H th ng ki m soát s thay đ i c a d ánệ ố ể ự ổ ủ ự
- Who, what, why c a các s thay đ i nàyủ ự ổ T nh ng thông tin này chúng ta m i tri nừ ữ ớ ể
khai đánh giá nh ng gì th c hi n so v i k ho ch đ raữ ự ệ ớ ế ạ ề
2) Ki m đ nh h u d án (post project audit)ể ị ậ ự
- Ki m đ nhể ị
+ Tình tr ng hi n hành c a d ánạ ệ ủ ự
+ Ki m đ nh kh năng th t b i hay l m l i c a d ánể ị ả ấ ạ ầ ỗ ủ ự li u chúng ta có c n ph i thayệ ầ ả
đ i ph ng cách qu n lý hay ho ch đ nh d án hay khôngổ ươ ả ạ ị ự
- Khách hàng ki m đ nh:ể ị
+ K t qu c a d án có hoàn t t đúng h n đ c hay không? ế ả ủ ự ấ ạ ượ
+ Chi phí có b v t hay không?ị ượ
+ Nh ng công vi c nào c n ph i ti n hành ti pữ ệ ầ ả ế ế
- Đ i v i nhà qu n lý d ánố ớ ả ự
+ Chi phí c a h th c hi n có đúng nh d đ nh hay không?ủ ọ ự ệ ư ự ị
+ Phong cách qu n lý d án có thích h p hay không?ả ự ợ
3) Th m đ nh h u d án (Post project appraisal)M t d án trong quá trình th c hi nẩ ị ậ ự ộ ự ự ệ
có nhi u thay đ i so v i nh ng ho ch đ nh ban đ u, do đó c n c n th m đ nh h u dề ổ ớ ữ ạ ị ầ ầ ầ ẩ ị ậ ự
án nh m đánh giá s đáng giá c a d án sau khi có s thay đ i nói trên. Đây là m tằ ự ủ ự ự ổ ộ
vi c làm h t s c quan tr ng nh m rút ra các bài h c kinh nghi m t t l n x u cho cácệ ế ứ ọ ằ ọ ệ ố ẫ ấ
d án trong t ng lai.ự ươ
6. QU N LÝ S CHUY N GIAO QUY N L C Ả Ự Ể Ề Ự (Managing The Transfer Of
Power)
- B n ch t là s chuy n giao quy n l c gi a ng i qu n lý d án sang ng iả ấ ự ể ề ự ữ ườ ả ự ườ
v n hành d ánậ ự
- Vi c chuy n giao quy n l c ph i đ c chuy n giao trong bu i l chính th c.ệ ể ề ự ả ượ ể ổ ễ ứ
Ngu n : NQ Centerồ