1
CÁC NỘI DUNG CHỦ YẾU CỦA MỘT BẢN ĐỀ XUẤT DỰ ÁN KINH
DOANH (BUSINESS CASE)
1. KHÁI QUÁT VỀ DỰ ÁN:
Phần khái quát sẽ mô tả mục tiêu của dự án, thực trạng của vấn đề hay của cơ hội mà dự án nhằm nắm bắt. phần này
cũng khái quát phạm vi của dự án và mô tả những gì mà đối thủ cạnh tranh hoặc các tổ chức khác thực hiện trong tình
huống tương tự. Phần khái quát này cũn mô tả ngắn gọn các tác động mà dự án mang lại đối với chiến lược chung của
doanh nghiệp và các rủi ro có thể có. Kết luận của phần này có thể nêu ra một số đề xuất và tác động tài chính của dự
án. Phần khái quát thường được viết sau cùng, khi tất cả các phần khác của bản đè xuất đã được hoàn tất.
2. CÁC CƠ SỞ, TIỀN ĐỀ CỦA DỰ ÁN:
Phần này nhằm cung cấp cho người đọc một phần giới thiệu tổng quát về chủ đề chung của bản đề xuất, đồng
thời mô tả các thông tin quá khứ, hiện tại của tình hình kinh doanh dẫn đến vấn đề hoặc cơ hội kinh doanh.
Vấn đề/ Cơ hội
Mô tả khái quát cơ hội hoặc vấn đề mà dự án hướng đến giải quyết. Ví dụ:
• Không đáp ứng được mức dịch vụ kỳ vọng
• Chi phí dịch vụ tăng cao
• Thay đổi các yêu cầu từ kinh doanh
• Thay đổi các điều kiện pháp lý
Tình hình hiện tại
Mô tả tình hình thực tế đang diễn ra tại doanh nghiệp, hoặc những gì dẫn đến tình trạng hiện tại, hoặc những gì
có thể xảy ra nếu tình hình hiện tại không biến chuyển. Tình hình hiện tại có thể được mô tả theo các phương
diện các yêu cầu pháp lý cần thiết, cấu trúc tổ chức, trách nhiệm, nguồn nhân lực, các tiến trình, và công nghệ.
Câu hỏi kiểm tra:
1. Liệu vấn đề hay cơ hội của doanh nghiệp có được xác định rõ ràng?
2. Các yếu tố quan trọng đã được xác định sao cho người đọc hiểu rõ về tình hình quá khứ và hiện tại và
vấn đề hay cơ hội phát sinh từ đó??
3. Phân tích tình hình hiện tại có bao gồm các thông tin thống kê cần thiết?
Nếu dự án làm nhằm khai thác cơ hội về một sản phNm nào đó thì việc phân tích cơ hội có thể bao gồm các
phần sau:
Phân tích thị trường:
Liệu có một thị trường cho sản phNm hay dịch vụ đang xét hay không? Có nhu cầu đối với sản phNm hay dịch
vụ đó không?
Tham gia vào thị trường này có góp phần gia tăng uy tín của doanh nghiệp? Hay đóng góp vào các mục tiêu
chiến lược khác của doanh nghiepẹ không?
Phân tích tình hình thực tế
Quy mô của thị trường (số lượng và doanh thu)
Tình trạng thị trường (suy thoái, tăng trưởng, cạnh tranh gia tăng v.v.)?
Cấu trúc thị trường?
Đặc điểm người mua (khu vực địa lý, các đặc điểm nhân khNu học và tâm lý học)?
Phân tích cạnh tranh
Các đối thủ cạnh tranh chính?
2
Quy mô của đối thủ cạnh tranh, mục tiêu, thị phần, chất lượng sản phNm và các đặc tính khác để hiểu được ý
định và hành vi của đối thủ?
Điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp so với đối thủ cạnh tranh trong lĩnh vực định cung ứng?
Phân tích môi trường:
Các xu hướng chung về môi trường có tác động đến sản phNmhay dịch vụ định cung ứng (các xu hướng nhân
khNu học, kinh tế, kỹ thuật, chính trị/pháp luật, văn hóa/xã hội)?
Phân tích kết quả
Đánh giá chung rằng thị trường có hấp dẫn hay không. Nếu có, thì nên hướng đến phân đoạn nào và sản phNm
nên được định vị như thế nào trong phân đoạn đó.
3. MÔ TẢ VỀ DỰ ÁN:
Phần này nhằm giúp cho người đọc thấy rõ được một định nghĩa rõ ràng về những gì mà dự án nhằm đạt được
(mục tiêu), những gì mà dự án sẽ bao gồm hoặc không bao gồm (phạm vi), các kết quả kỳ vọng và các nhóm
hữu quan chủ chốt
Mô tả dự án
Nhằm giải thích rõ dự án sẽ giải quyết các vấn đề/ hay nắm bắt các cơ hội đã được xác định trong phần 2 như
thế nào
Các mục tiêu
Vạch ra những gì dự án sẽ hoàn thành một cách rõ ràng, cụ thể, có thể đo lường được và gắn với một khuôn khổ
thời gian xác định. Các mục tiêu này sẽ được sử dụng trong phần đánh giá sau khi thực hiện dự án để nhằm
đánh giá thành công của dự án. Mục tiêu phải được xây dựng đủ mức khái quát sao cho không loại trừ các
phương án thay thế có ý nghĩa song đồng thời cũng đủ chi tiết để chỉ xem xét các phương án phù hợp và từ đó
hình thành nên chi phí và lợi ích. Mục tiêu nên tập trung vào các đích đến không phải là các hoạt động, không
phải là kết quả, cũng không phải quá trình sản xuất
Ví dụ
• Giảm thời gian xử lý đơn hàng từ 1h xuống còn 30 phút trước tháng 3 năm 2009
• Giảm chi phí quản lý từ 500 triệu xuống 300 triệu cho năm 2009
Phạm vi
Phần này xác định các tham số chính cho dự án, cụ thể là khuôn khổ thời gian, phòng ban, chức năng, công
nghệ.
Khuôn khổ thời gian: chi tiết cụ thể về thời điểm mà dự án bắt đầu và kết thúc
Phòng/ban: chỉ rõ vị trí cụ thể và phòng, ban sẽ tham gia vào dự án.
Chức năng: mô tả các chức năng của các phòng/ban có liên quan tới dự án.
Công nghệ: xác định các ranh giới của dự án như việc sử dụng các hệ thống hiện có, tuân thủ theo các tiêu
chuNn đã được thiết lập.
Ngoài phạm vi: Phần này sẽ liệt kê các phần việc (bộ phận) không nằm trong dự án
Các kết quả dự tính
Phần này mô tả các kết quả cụ thể, có thể đo lường được của dự án. Mỗi kết quả phải gắn với khuôn khổ thời
gian sẽ được hoàn thành (tính từ khi dự án bắt đầu).
Kết quả Hoàn thành dự kiến
Tài liệu về các yêu cầu kinh doanh 3 tuần
Tài liệu thiết kế dự án 6 tuần
Các nhóm hữu quan
3
Liệt kê các nhóm đối tượng có thể bị dự án tác động (một cách tích cực hoặc tiêu cực). Có thể phân loại các
nhóm theo đối tượng bên ngoài và bên trong tổ chức, hoặc đối tượng hữu quan chính (chịu tác động trực tiếp và
có tham gia vào dự án) hoặc phụ (chịu tác động song không trực tiếp tham gia vào dự án). Đối với từng nhóm,
nên mô tả yêu cầu chung của họ về dự án.
Nhóm hữu quan Yêu cầu kinh doanh
Chính– Bên trong
Nhóm hữu quan 1 Yêu cầu 1
Yêu cầu 2
Nhóm hữu quan 2
Chính – Bên ngoài
Nhóm hữu quan 1
Phụ - Bên trong
Nhóm hữu quan 1
Nhóm hữu quan 2
Phụ- Bên ngoài
Nhóm hữu quan 1
Nhóm hữu quan 2
Câu hỏi kiểm tra:
1. Các mục tiêu cảu dự án có rõ ràng không?
2. Các yêu tố bao gồm trong dự án và nằm ngoài dự án có được xác định rõ?
3. Liệu người đọc có nắm được tất cả các nhóm chịu tác động bởi dự án?
4. Các yêu cầu chung của từng nhóm hữu quan có được trình bày rõ ràng?
5. Khuôn khổ thời gian có được hoạch định rõ?
6. Đề xuất có đề cập đến trường hợp cần xin ý kiến các nhóm hữu quan?
4. MỤC ĐÍCH CHIẾN LƯỢC CỦA DỰ ÁN:
Phần này nhằm giúp người đọc hiểu được dự án phù hợp với kế hoạch chiến lược chung của doanh nhgiệp và cách
thức mà dự án có thể tác động đến các phương án khác.
Phần này xem xét lại kế hoạch và định hướng của tất cả các nhóm hữu quan và xác định các mục tiêu cụ thể mà
dự án giúp đạt được; đồng thời xác định mức độ tác động của dự án đối với các mục đích của kế hoạch kinh
doanh bằng cách cho điểm tác động cao, trung bình, thấp như sau:
Cao: dự án rất quan trọng đối với việc đạt được mục tiêu
Trung bình: dự án tác động trực tiếp đến mục tiêu song không có ảnh hưởng quan trọng đến việc đạt được mục
tiêu đó
Thấp: dự án rất chỉ có tác động gián tiếp đến việc đạt được mục tiêu
Mục tiêu của doanh nghiệp Mức độ tác động Giải thích (nếu cần thiết)
Câu hỏi kiểm tra
7. Đối với các mục tiêu mà dự án có mức độ tác động cao, liệu dự án có thực sự quan trong đối với việc
đạt được mục tiêu đó?
8. Các giải thích có giúp cho công tác đánh giá cách thức dự án tác động đến mục tiêu?
9. Liệu dự án có phù hợp với chiến lược kinh doanh? Có sự hỗ trợ nào cho dự án
4
5. PHÂN TÍCH MÔI TRƯỜNG:
Chúng ta phải phân tích môi trường để thấy được các tổ chức khác (bên trọng và bên ngoài dự án) đã làm gì hay
sẽ làm gì để giải quyết vấn đề tương tự. Người đọc có thể căn cứ vào phần này để so sánh đề xuất với dự án của
các tổ chức khác và khuynh hướng chung của ngành.
Phần phân tích môi trường phải mô tả được khuynh hướng chung về thực trạng đang diễn ra trong các tổ chức
khác, các yếu tố về môi trường pháp luật, nhu cầu thị trường v.v.v đặc biệt là các yếu tố liên quan trực tiếp đến
phạm vi của dự án với các thông tin như:
• Quy mô các dự án của họ
• Các kết quả cụ thể của các dự án này
• Các yếu tố thành công then chốt
• Chi phí của dự án
• Các lợi ích đạt được
• Những gì mà các tổ chức, các doanh nghiệp này đã có thể làm khác
• Bài học rút ra
Phần này cũng có thể trình bày kết quả có từ các nghiên cứu khoa học xác định các xu hướng chung của ngành
hoặc là các thực tiễn đang được ứng dụng nhiều nhất
Câu hỏi kiểm tra:
1. Các tổ chức, hay doanh nghiệp được giới thiệu trong phần này có tiêu biểu và tương đương với tình
huống của công ty haykhông, đặc biệt về quy mô và mức độ phức tạp?
2. Các nguồn thông tin có đáng tin cậy và dữ liệu đã được kiểm chứng chưa?
3. Thời gian thực hiện các nghiên cứu này liệu có còn phù hợp với tình hìnhthực tế? Có kết luận nào được
rút ra từ các nghiên cứu này?
4. Nghiên cứu được tích hợp hay xem xét như thế nào trong bản đề xuất dự án này?
6. CÁC GIẢI PHÁP KHÁC:
Mục đích: Nhằm giúp cho người đọc có được cái nhìn chung về các giải pháp khác cũng có thể được sử dụng để
giải quyết vấn đề hay nắm bắt cơ hội được nêu ra ở phần 2. Phần này nhằm cung cấp các cơ sơ lý giải vì sao
một số các phương án đó đã bị loại trừ, từ đó mô tả chi tiết về các phương án lựa chọn sẽ nhằm giải quyết vấn
đề đã được nêu ra
Trước tiên chúng ta sẽ liệt kê ra tất cả các giải pháp có thể giải quyết vấn đề hoặc cơ hội của doanh nghiệp. Căn
cứ trên một phân tích thực tiễn, chúng ta sẽ thu hẹp danh sách này xuống chỉ còn một vài giải pháp cơ bản và
nêu rõ lý do loại trừ. Lưu ý rằng các phương án phù hợp không nên bị loại trừ chỉ vì lý do tài chính. Và chỉ các
phương án khả thi mới được giải thích rõ chi tiết và phát triển hơn nữa ở các phần sau của bản đề xuất.
Từng phương án khả thi sẽ được trình bày với các yếu tố then chốt gồm có con người, tiến trình và hệ thống.
Ngoài ra, cần phải giải thích rõ cách thức mà từng phương án hướng đến giải quyết vấn đề nêu ra và cách thức
mà phương án nhằm đạt tới các mục tiêu của dự án trong khuôn khổ phạm vi đã được xác định
Từng phương án phải được xác định ở mức đủ chi tiết để có thể từ đó làm rõ các tác động cụ thể (phần 7), các
rủi ro của dự án (phần 8) và các chi phí/lợi ích (phần 9).
Câu hỏi kiểm tra
1. Liệu tất cả các phương án có thể đã được xác định?
2. Tất cả các phương án khả thi đã được xác định? Có lý do xác đáng cho việc loại trừ các phương án hay
không?
3. Các phương án có thực sự khác biệt nhau?
4. Các phương án khả thi có được xác định ở mức độ đủ chi tiết để từ đó tính chi phí và lợi ích?
5
5. Khi có thể có, các phương án này có tính đến việc tận dụng cơ hội hợp tác, chia xẻ, dùng chung các dịch
vụ?
6. Các yếu tố thành công then chốt có được nhấn mạnh cho từng phương án?
7. Có xác định tất cả các ràng buộc cho từng phương án đã được xác định?
7. CÁC TÁC ĐỘNG ĐẾN DOANH NGHIỆP VÀ CÁC HOẠT ĐỘNG TÁC NGHIỆP:
Nhằm giúp người đọc thấy rõ các tác động về kinh doanh và tác nghiệp mà dự án có thể mang lại cho từng đối
tượng hữu quan. Các tác động này sẽ được mô tả và phân tích đối với từng phương án. Đối với từng nhóm hữu
quan đã được xác định ở phần 3, chúng ta phải xác định tất cả các tác động về mặt kinh doanh (mang tính chiến
lược, định hướng lâu dài) và các tác động mang tính tác nghiệp (thủ tục, chi tiết) có thể nảy sinh từ dự án.
Ví dụ về các tác động kinh doanh như: Thay đổi trong sản phNm/dịch vụ cung ứng, thay đổi trong định hướng
của doanh nghiệp
Ví dụ về các tác động tác nghiệp: Yêu cầu về đào tạo nhân sự, giảm bớt nguồn nhân sự
Đối với từng tác động, người đề xuất phải xác định mức độ của tác động (cao, trung bình, thấp, không ảnh
hưởng) cho từng phươgn án căn cứ trên hướng dẫn sau:
Cao: Tác động là rất lớn và sự hỗ trợ của nhóm hữu quan cũng như sự chuNn bị chu đáo đóng vai trò
then chốt cho sự thành công của phương án
Trung bình: Tác động vừa phải đối với nhóm hữu quan
Thấp: Tác động yếu
Không tác động
Nếu cần thiết, phải chỉ rõ các cơ sở để đưa ra đánh giá đó
Tác động & Mô tả Phương án 1 Phương án 2 Phương án 3
Nhóm hữu quan 1:
Tác động 1 – mô tả Cao Trung bình Trung bình
Tác động 2 – mô tả Trung bình Cao Cao
…
Nhóm hữu quan 2:
…
…
Câu hỏi kiểm tra
1. Đối với từng nhóm hữu quan, liệu tất cả các tác động đã được xác định?
2. Mức độ của tác động có được đánh giá chính xác không?
3. Tất cả các nhóm hữu quan đã được xem xét đến chưa? Các rủi ro gắn với từng phương án có được trình
bày
8. ĐÁNH GIÁ RỦI RO CỦA DỰ ÁN
Mục đích của phần này là xác định các rủi ro có thể xảy ra đối với từng phương án và cách thức mà chúng ta
quản lý các rủi ro đó. Đánh giá và quản trị rủi ro bao gồm hoạt động xác định, giảm sát và hạn chế các yếu tố có
thể làm giảm đi sự thành công của dự án. Rủi ro có thể dẫn đến các hậu quả như sau:
• Giảm lợi nhuận, hoặc lợi nhuận bị trì hoãn
• Khuôn khổ thời gian bị kéo dài
• Giảm chất lượng kết quả hoặc gia tăng chi phí
• Uy tín của doanhnghiệp bị tổn hại v.v.