Khoá luận tốt nghiệp: Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua và thanh toán đối với hàng hóa và dịch vụ không phục sản xuất tại công ty Cổ phần Fresenius Kabi Bidiphar

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HCM

KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH – NGÂN HÀNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

TÌM HIỂU VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

QUY TRÌNH MUA VÀ THANH TOÁN ĐỐI VỚI

HÀNG HÓA VÀ DỊCH VỤ KHÔNG PHỤC SẢN

XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN FRESENIUS KABI

BIDIPHAR

Ngành: KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

Chuyên ngành: KIỂM TOÁN

Giảng viên hướng dẫn: Ths. Trịnh Ngọc Anh

Sinh viên thực hiện : Lê Thanh Đại

TP. Hồ Chí Minh, 2014

MSSV: 1054030092 Lớp: 10DKKT01

LỜI CAM ĐOAN

Em cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của em. Những kết quả và các số liệu trong luận

văn tốt nghiệp được thực hiện tại công ty Cổ phần Fresenius Kabi Bidiphar, không sao

chép bất kỳ nguồn nào khác. Em hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường về sự cam

đoan này.

TP. Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 07 năm 2014

Sinh viên thực tập

ii

(ký tên)

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn đến các thầy cô đã tận tình chỉ dạy em trong suốt thời

gian qua, đặc biệt là cô Ngọc Anh. Cô đã giúp cho em hiểu được cách thức để trình bày

một bản báo cáo, cách thức để nghiên cưu hoạt động của một doanh nghiệp thực tế và

cách áp dụng những kiến thức mà mình đã học vào thực tế nhu thế nào, giúp cho em hiểu

được công việc mà mình sẽ làm trong tương lai.

Thứ hai, em xin cảm ơn đến các anh chị, cô chú trong công ty Cổ phần Fresenius Kabi

Bidiphar đã hướng dẫn em rất nhiều trong suốt hai tháng thực tập vừa qua. Nhờ có sự chỉ

bảo của chị Dương ở phòng xuất nhập khẩu, chị Thư phòng nhân sự, chi Gấmvà cô Mai ở

phòng kế toán đã hổ trợ em rất nhiều trong việc thu thập và giải thích về các thông tin, số

liệu của công ty.

Cuối cùng, em xin được cảm ơn bạn bè, gia đình của mình đã giúp em trong suốt thời

gian qua.

Tp. Hồ Chí Minh, ngày 20.tháng 07 năm 2014

iii

(SV Ký và ghi rõ họ tên)

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƢỚNG DẪN

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Tp.Hồ Chí Minh , ngày 20 tháng 07 năm 2014

iv

Giảng viên hướng dẫn

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

CHƢƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ MUA HÀNG VÀ

THANH TOÁN

1.1. TỔNG QUAN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ NỢ PHẢI TRẢ……...4

1.1.1. Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ………………………………………..4

1.1.1.1. Định nghĩa………………………………………...……………………………..4

1.1.1.2. Các bộ phận cấu thành………………………….……………...…...………….4

1.1.2. Tổng quan về mua hàng hóa, dịch vụ và thanh toán.………………………….6

1.1.2.1. Đặc điểm…………………………………………………………………............6

1.1.2.2. Sai phạm có thể xảy ra……………………………………………………...…..6

1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI MUA VÀ THANH TOÁN ĐỐI VỚI HÀNG HÓA

VÀ DỊCH VỤ KHÔNG PHỤC VỤ CHO SẢN XUẤT……………..…………...7

1.2.1. Các thủ tục kiểm soát chung…………………………………………………….7

1.2.1.1. Phân chia trách nhiệm đầy đủ………………………………...……..………..8

1.2.1.2. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin…………………………………..………8

1.2.2. Kiểm tra độc lập việc thực hiện…………………………………………………8

v

1.2.3. Các thủ tục kiểm soát chi tiết………………………………………...……….....9

1.2.3.1. Kiểm soát quá trình mua hàng…………………………..………………...…..9

1.2.3.2. Kiểm soát quá trình nhận hàng………………………..…………………......11

1.2.3.3. Kiểm soát quá trình thanh toán……………..……………………...………...11

KẾT LUẬN CHƢƠNG I…………………………………………………………….…13

CHƢƠNG II: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ MUA VÀ

THANH TOÁN ĐỐI VỚI HÀNG HÓA VÀ DỊCH VỤ KHÔNG PHỤC VỤ SẢN

XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN FRESENIUS KABI BIDIPHAR

2.1. GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN FRESENIUS KABI BIDIPHAR……….15

2.1.1. Lịch sử hình thành ……………………………………………………………...15

2.1.2. Thông tin chung………………………………………………...…………….....15

2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý……………………………...………………................17

2.1.3.1. Cơ cấu tổ chức…………………………………………………….....................17

2.1.3.2. Chức năng các phòng ban………………………………..……...……….........19

2.1.4. Tổ chức bộ máy kế toán………………………………………………….……...20

2.1.4.1. Cơ cấu phòng………………………………………………..…...………….….20

2.1.4.2. Chức năng của phòng……………………………………………………….…21

2.1.4.3. Hình thức kế toán và phƣơng pháp hạch toán tại công ty Cổ phần Fresenius

Kabi Bidiphar……..……………………………………………………...….....22

2.1.4.4. Nhận xét tổ chức công tác kế toán……………………………….……………23

2.2. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ MUA HÀNG VÀ

THANH TOÁN ĐỐI VỚI HÀNG HÓA VÀ DỊCH VỤ KHÔNG PHỤC VỤ

SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN FRESENIUS KABI

vi

BIDIPHAR………………………………………………………………...………25

2.2.1. Mục tiêu kiểm soát ………………………………………………………….…..25

2.2.2. Các thủ tục kiểm soát chung…………………………………………………....25

2.2.2.1. Phân chia trách nhiệm……………………………………………...……….…25

2.2.2.2. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin………………..…………………….…...26

2.2.2.3. Ủy quyền và xét duyệt……………………………..……..……………….…...28

2.2.2.4. Kiểm tra độc lập việc thực hiện……………………………………….………28

2.2.3. Các thủ tục kiểm soát chi tiết………………………………………….………..29

2.2.3.1. Kiểm soát quá trình mua hàng……………..…………………………….…...29

2.2.3.2. Kiểm soát quá trình nhận hàng…………………..……………………….…..35

2.2.3.3. Kiểm soát quá trình thanh toán………………..……………………………..39

2.2.4. Ví dụ thực tế………………………………………………………………….….46

2.2.4.1. Mua/thuê hàng hóa và dịch vụ đối với nhà cung cấp mới……..…………....46

2.2.4.2. Mua/thuê hàng hóa và dịch vụ của các nhà cung cấp đƣợc ƣu tiên

(“preferred vendors)………………………………..………..……..………….56

KẾT LUẬN CHƢƠNG II…………………………………….………………………..66

CHƢƠNG III: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ

3.1. Nhận xét………………………………………………………………..........…….68

3.1.1. Về các thủ tục kiểm soát chung………….…………………………...........…...68

3.1.2. Với các thủ tục kiểm soát chi tiết……………………………….…………...….68

3.2. Kiến nghị………………………………………………………………………....69

3.2.1. Đối với thủ tục kiểm soát chung………………………………..………….…...69

vii

3.2.2. Đối với kiểm soát chi tiết……………………………………………….…....….70

KẾT LUẬN CHƢƠNG III…………………………………….……..………….……..72

PHỤ LỤC..........................................................................................................................73

viii

KÝ HIỆU BẢNG BIỂU...................................................................................................74

Bảng biểu và sơ đồ

Bảng 1.1: Bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ……………………...…….2

Bảng 1.2: Bảng sai phạm xảy ra đối với quy trình mua hàng và thanh toán………..5

Bảng 2.1: Ngành nghề kinh doanh…………………………………………………16

Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức của công ty……………………………………………..18

Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức phòng kế toán………………………………………….20

Sơ đồ 2.3: Phương pháp kế toán bằng máy vi tính………………………………...21

Bảng 2.4: Bảng phạm vi hàng hóa dịch vụ được phép mua của từng bộ phận…....24

Sơ đồ 2.5: Trình tự lựa chọn nhà cung cấp………………………………………...30

Bảng 2.6: Trình tự đánh giá nhà cung cấp…………………………………………32

Bảng 2.7: Mức yêu cầu bảng báo giá………………………………………………33

Bảng 2.8: Quy trình mua hàng (bộ phận yêu cầu không trực tiếp mua)…….........37

Bảng 2.9: Quy trình mua hàng (bộ phận yêu cầu trực tiếp mua)…………………..38

ix

Sơ đồ 2.10: Quy trình thanh toán…………………………………………………..45

LỜI MỞ ĐẦU

Đối với mỗi doanh nghiệp, việc có được một mức lợi nhuận cao, danh tiếng trong thương

trường là điều ai cũng mong muốn. Nhưng đi kèm với nó là rất nhiều vấn đề có thể xảy

ra, khiến cho mục tiêu của doanh nghiệp bị đe doạ và triển vọng phát triển không như

mong muốn. Vì vậy, để có thể giảm thiểu bớt được rủi ro khách quan hay chủ quan thì

cần phải có một hệ thống kiểm soát nội bộ vững chắc.

Việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ vững chắc thì đi đôi với nó là sự đầu tư vô

cùng lớn để có hoàn thiện hệ thống, đồng nghĩa với việc lợi nhuận sẽ giảm. Do đó, hiện

nay có khá là nhiều các doanh nghiệp bỏ qua lợi ích của hệ thống kiểm soát đem lại,

không quan tâm đến quản trị rủi ro, dẫn đến việc kinh doanh thất bại.

Thông qua việc tìm hiểu và nghiên cứu hệ thống kiểm soát quá trình mua/thuê hàng hóa

và dịch vụ không phục vụ sản xuất của công ty Cổ phần Fresenius Kabi Bidiphar, sẽ giúp

chúng ta rút ra điểm hay và điểm còn thiếu từ việc áp dụng các công cụ, lí thuyết và nghệ

thuật của lãnh đạo trong việc quản trị và kiểm soát rủi ro tại công ty.

Mục tiêu nghiên cứu:

 Tìm hiểu cách thức xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua và thanh

toán tại công ty cổ phần Fresenius Kabi Bidiphar.

 Thông qua nghiên cứu thực tế xây dựng hệ thống kiểm soát tại công ty và so sánh

với cơ sở lý luận kiểm soát nội bộ quy trình mua và thanh toán, em rút ra nhận xét

và đưa ra các kiến nghị cho công ty để hoàn thiện hơn hệ thống kiểm soát.

Phạm vi nghiên cứu

 Bài nghiên cứu được thực hiện tại trụ sở công ty Cổ phần Fresenius Kabi Bidiphar

tại thành phố Hồ Chí Minh.

 Hàng hóa/ dịch vụ trong quá trình nghiên cứu được dùng cho hoạt động quản lý

doanh nghiệp và bán hàng, không liên quan đến hoạt động sản xuất.

Bố cục bài gồm có ba phần như sau:

1. Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ mua hàng và thanh toán

1

Nêu lên những kiến thức căn bản, làm tiền đề cho bài luận văn.

2. Tìm hiểu về kiểm soát nội bộ chu trình mua/thuê hàng hóa và dịch vụ không phục

vụ sản xuất của công ty.

3. Rút ra nhận xét và kiến nghị biện pháp

Đi sâu vào nghiên cứu quy trình mua hàng cụ thể, từ đó rút ra kinh nghiệm xây

dựng hệ thống kiểm soát tại công ty, đưa ra ý kiến góp ý hoàn thiện quy trình.

Trong quá trình nghiên cứu thực tế, có thể sẽ không tránh được thiếu sót trong việc tìm

hiểu nên mong các thầy cô, anh chị trong công ty có thể góp ý, sửa chữa để bài nghiên

2

cứu của em được hoàn thiện hơn.

CHƢƠNG I

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI

BỘ MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN

3

1.1. TỔNG QUAN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ NỢ

PHẢI TRẢ

1.1.1. Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.1.1. Định nghĩa

Theo COSO 2013, kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội

đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo

hợp lý nhẳm đạt được các mục tiêu:

 Báo cáo đáng tin cậy

 Các luật lệ được tuân thủ

 Hoạt động hửu hiệu và hiệu quả

1.1.1.2. Các bộ phận cấu thành

5 bộ phận cấu thành: (bảng 1.1: Bộ phần cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ)

Bộ phận Nội dung chù yếu Các nhân tố

Môi trường Tạo ra sắc thái chung của một tổ  Tính chính trực và giá trị đạo

kiểm soát chức, chi phối đến ý thức kiểm đức

soát của mọi người trong tổ  Đảm bảo về năng lực. chức, là nền tảng cho mọi bộ

phận khác của kiểm soát nội bộ.  Hội đồng quản trị và Ủy ban

kiểm toán.

 Triết lý quản lý, phong cách

4

điều hành

 Cơ cấu tổ chức.

 Phân định quyền hạn và trách

nhiệm

 Chính sách về nhân sự

Đánh giá Đơn vị phải nhận biết và đối phó  Xác định mục tiêu của đơn vị.

rủi ro với các rủi ro bằng cách thiết lập  Nhận dạng, phân tích và đánh mục tiêu của tổ chức và hình giá rủi ro. thành cơ chế để nhận dạng, phân

tích và đánh giá các rủi ro liên

quan.

Hoạt động Các chính sách và các thủ tục để  Phân chia trách nhiệm đầy đủ.

kiểm soát giúp đảm bảo là những chỉ thị  Kiểm soát quá trình xử lý của nhà quản lý được thực hiện thông tin và vật chất. và có các hành động cần thiết

đối với rủi ro nhằm đạt được các  Kiểm tra độc lập, phân tích rà

mục tiêu của đơn vị. soát hay soát xét lại việc thực

hiện.

Thông tin Hệ thống thông tin được thiết lập  Hệ thống thông tin, bao gồm cả

và truyền để mọi thành viên trong đơn vị hệ thống thông tin kế toán phải

thông có khả năng nắm bắt và trao đổi bảo đảm chất lượng thông tin.

thông tin cần thiết cho việc điều  Truyền thông bảo đảm các hành, quản trị và kiểm soát các kênh thông tin bên trong và bên hoạt động. ngoài đều hoạt động hữu hiệu.

Giám sát Toàn bộ quy trình hoạt động  Giám sát thường xuyên hoặc

phải được giám sát và điểu chỉnh định kỳ

khi cần thiết. Hệ thống phải có

5

khả năng phản ứng năng động,

được thay đổi theo yêu cẩu của

môi trường.

1.1.2. Tổng quan về mua hàng hóa, dịch vụ và thanh toán

1.1.2.1. Đặc điểm

Mua hàng và thanh toán là một chu trình quan trọng đối với doanh nghiệp. Sự hữu hiệu

và hiệu quả của chu trình này sẽ ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động của đơn vị và là

mối quan tâm của nhiều nhà quản lý.

 Chu trình mua hàng và thanh toán trải qua nhiều công đoạn và liên quan đến nhiều tài

sản nhạy cảm khác nên rất dễ bị tham ô, lợi dụng.

 Với việc có thể được mua bởi nhiều bộ phận với nhiều mức giá, chủng loại khác

nhau, nhập xuất liên tục….Do đó, rủi ro xảy ra sai phạm là rất lớn.

Vì vậy, việc kiểm soát chặt chẽ chu trình này luôn là một trong những nhiệm vụ quan

trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị.

1.1.2.2. Sai phạm có thể xảy ra

Một số sai phạm có thể xảy ra đối với chu trình mua và thanh toán như sau:

(bảng 1.2: Bảng sai phạm có thể xảy ra đối với quy trình mua hàng và thanh toán)

Giai đoạn Sai phạm có thể xảy ra

 Đặt mua hàng không cần thiết hoặc không phù hợp với mục đích

sử dụng hoặc đặt trùng lặp dẫn đến lãng phí; nhiều hơn nhu cầu;

Đề nghị mua quá trễ hoặc quá sớm; chất lượng thấp hoặc giá quá cao.

hàng

 Nhân viên gian lận trong việc đặt hàng (mua khống, đặt mua

nhiều lần, biển thủ…).

6

Chọn lựa nhà  Nhân viên mua hàng thông đồng với nhà cung cấp nhằm ưu ái,

cung cấp lựa chon nhà cung cấp cho dù vẫn còn nhiều nhà cung cấp tốt

hơn hoặc giá thành hợp lý hơn.

 Nhận hàng không đúng quy cách, chất lượng, số lượng hàng đã Nhận hàng đặt; biện thủ hàng.

 Lập chứng từ mua hàng khống để được thanh toán hoặc chi trả

nhiều hơn giá trị hàng đã nhận.

 Ghi nhận sai thông tin về nhà cung cấp. Ghi chép hàng mua và Trả tiền nợ phải trả sai niên độ, sai số tiền, ghi trùng, ghi sót hóa đơn.

 Không theo dõi kịp thời hàng trả lại cho nhà cung cấp hoặc được

giảm giá. Trả tiền nhà cung cấp khi chưa được phê duyệt; trễ hạn

1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI MUA VÀ THANH TOÁN ĐỐI

VỚI HÀNG HÓA VÀ DỊCH VỤ KHÔNG PHỤC VỤ CHO

SẢN XUẤT

1.2.1. Mục tiêu kiểm soát

Kiểm soát nội bộ mua hàng và thanh toán phải đạt được ba mục tiêu sau:

 Sự hữu hiệu và hiệu quả hoạt động: đơn vị cần mua hàng đúng nhu cầu và đúng thời

điểm với giá hơp lý nhất, chất lượng tốt với chi phí mua hàng hợp lý nhất.

 Báo cáo tài chính đáng tin cậy: việc tồ chức hệ thống sổ sách, chứng từ, báo cáo đầy

đủ, hợp lý là các yêu cầu chủ yếu của công tác kế toán và giúp đơn vị cung cấp được

báo cáo tài chính đáng tin cậy.

 Tuân thủ pháp luật và các quy định: các hoạt động mua hàng luôn chịu sự chi phối

của pháp luật. Ngoài ra, còn cần tuân thủ các quy định nội bộ trong việc nhận hàng,

7

thanh toán.

1.2.2. Các thủ tục kiểm soát chung

1.2.2.1. Phân chia trách nhiệm đầy đủ

Việc phân chia trách nhiệm đầy đủ nhằm hạn chế khả năng xảy ra gian lận do việc một cá

nhân/bộ phận nắm nhiều chức năng nên họ có thể lạm dụng.

 Cần tổ chức bộ phận mua hàng độc lập với các bộ phận khác.

 Chức năng xét duyệt mua hàng tách biệt với chức năng mua hàng; chức năng xét

duyệt chọn lựa nhà cung cấp phải độc lập với chức năng đặt hàng.

 Bộ phận đặt hàng cần tách biệt với bộ phận nhận hàng.

 Kế toán không được kiêm nhiệm thủ kho.

1.2.2.2. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

 Kiểm soát chung: hoạt động kiểm soát áp dụng cho tất cả các hệ thống ứng dụng để

đảm bảo cho hệ thống này hoạt động liên tục và ổn định

Thủ tục kiểm soát bao gồm:

 Kiểm soát đối tượng sử dụng

 Đối tượng bên trong: phân quyền sử dụng để mỗi nhân viên sử dụng phần

mềm phải có mật khẩu riêng và chỉ truy cập được trong giới hạn công việc.

 Đối tượng bên ngoài: thiết lập mật khẩu để họ không thể truy cập trái phép

vào hệ thống.

 Kiểm soát dữ liệu: hoạt động kiểm soát áp dụng cho từng hệ thống

Nhập liệu càng sớm càng tốt và sao lưu dữ liệu để đề phòng bất trắc.

 Kiểm soát ứng dụng

 Kiểm soát dữ liệu

8

Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ và sự phê duyệt chứng từ.

 Kiểm soát quá trình nhập liệu

 Để đảm bảo các vùng dữ liệu cần lập đều có đầy đủ thông tin, tính chính xác

khi nhập mã hàng tồn kho và các thông tin cần thiết cho nhà cung cấp.

 Kiểm soát chứng từ và sổ sách

Thủ tục kiểm soát thông dụng là:

 Đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng cho tất cả chứng từ.

 Các biểu mẫu cần rõ ràng, có đánh số tham chiếu để kiểm tra khi cần thiết.

 Phiếu nhập kho phải được lập trên cơ sở đơn đặt hàng, hóa đơn mua hàng, biên

bản nhận hàng.

 Ghi nhận kịp thời các khoản nợ phải trả và các khoản chi trả.

 Ủy quyền và xét duyệt

Các giấy đề nghị mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, đề nghị thanh toán cần được

người có thẩm quyền xét duyệt. Việc xét duyệt nhằm kiểm soát việc mua hàng, chọn

lựa nhà cung cấp, việc chi trả cũng như kiểm soát tài sản của đơn vị như tiền, hàng

hóa. Nhà quản lý có thể ủy quyền cho cấp dưới xét duyệt những vấn đề này thông

qua việc xây dựng và ban hành các chính sách.

1.2.3. Kiểm tra độc lập việc thực hiện

Người kiểm tra phải độc lập với người bị kiểm tra. Thủ tục này nhằm nâng cao ý thức

chấp hành kỷ luật, tuân thủ quy trình nghiệp vụ của các cá nhân, bộ phận trong đơn vị.

1.2.4. Các thủ tục kiểm soát chi tiết

1.2.4.1. Kiểm soát quá trình mua hàng

9

 Yêu cầu mua hàng

 Tất cả các nghiệp vụ mua hàng đều phải có giấy đề nghị mua hàng đã được phê

duyệt (chỉ có người có thẩm quyền mới lập phiếu đề nghị).

 Giấy đề nghị mua hàng phải có đầy đủ thông tin được lập thành hai liên.

 Phân công người cụ thể người chịu trách nhiệm đề nghị mua hàng.

 Giấy đề nghị mua hàng phải được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng và

giao cho người phụ trách đề nghị mua hàng bảo quản.

 Thường xuyên theo dõi tiến độ thực hiện đối với giấy đề nghị mua hàng đã phát

hành để đảm bảo hàng đề nghị mua được xử lý kịp thời ở các bước tiếp theo.

 Phê duyệt mua hàng

Cần phân nhiệm việc xét duyệt mua hàng cho một cá nhân, vì nếu giao cho nhiều

người sẽ có rủi ro nhiều đơn đặt hàng cùng lúc cho cùng một mặt hàng dẫn đến số

lượng vượt quá quy định

 Lựa chọn nhà cung cấp

 Đề nghị nhà cung cấp báo giá ngay khi có nhu cầu mua hàng

 Đối với hàng hóa có giá trị cao nên đấu thầu để chọn lựa nhà cung cấp.

 Mỗi khi mua hàng hoặc khi mua hàng trên một mức nào đó, đơn vị cần có ít

nhất là bảng báo giá từ ba nhà cung cấp độc lập.

 Hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng để tránh tình trạng một người có quan

hệ với một số nhà cung cấp trong một thời gian dài.

 Kỷ luật nghiêm khắc nếu phát hiện nhân viên nhận tiền hoa hồng và cần có

phương pháp thu thập thông tin về vấn đề này.

 Nên bán hàng quy tắc đạo đức trong đó nghiêm cấm nhân viên mua hàng nhận

10

quà cáp hay các lợi ích khác từ nhà cung cấp.

 Mọi thông tin trong bảng báo giá đều phải được ghi chép, lưu trữ và tổng hợp để

báo cáo cho người chịu trách nhiệm phê duyệt.

 Việc phê duyệt để lựa chọn nhà cung cấp có thể do nhà quản lý cao cấp trực tiếp

thực hiện, hoặc ủy quyền cho lãnh đạo bộ phận mua hàng.

 Thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa chức năng đặt hàng và xét duyệt chọn

nhà cung cấp.

 Cần quản lý danh sách các nhà cung cấp và cập nhật thường xuyên.

 Đặt hàng

 Tất cả các nghiệp vụ mua hàng có số tiền vượt quá một ngưỡng nào đó đều phải

lập đơn đặt hàng (phải được phê duyệt) căn cứ trên giấy đề nghị mua hàng.

 Chỉ có bộ phận mua hàng mới được phép đặt hàng, các đơn đặt hàng nên được

đánh số và lưu thành nhiều bản đưa cho các bộ phận liên quan để tối đa hiệu quả

việc kiểm tra chéo.

 Tổ chức theo dõi chặt chẽ việc phát hành và sử dụng các đơn đặt hàng được in sẵn.

 Thông báo cho nhà cung cấp biết những người đủ thẩm quyền đặt hàng đối với

những nhóm hàng cụ thể.

 Theo dõi những lô hàng đã quá hạn giao hàng nhưng hàng vẫn chưa nhận được.

 Xác nhận cam kết mua hàng

Thông thường sau khi gởi đơn đặt hàng, đơn vị phải theo dõi để đảm bảo nhà cung

cấp đồng ý bán hàng theo đúng trong đơn đặt hàng. Nếu có sự thay đổi, đơn hàng sẽ

được lập lại hoặc điều chỉnh cho đến khi đạt được thỏa thuận cuối (các tài liệu liên

quan đến việc điều chỉnh, thay đổi cần phải được lưu kèm hồ sơ gốc)

1.2.4.2. Kiểm soát quá trình nhận hàng

 Để kiểm soát tốt, việc nhận hàng nên được giao cho một bộ phận độc lập thực

11

hiện, bộ phận này nên tách biệt với bộ phận bán hàng.

 Khi nhận hàng, cần lập báo cáo nhận hàng. Bộ phận nhận hàng phải từ chối nhận

hàng nếu giao hàng không đúng với đơn đặt hàng hay hợp đồng đã được phê

duyệt.

 Bộ phận nhận hàng cần phải hoàn thiện các bảng kiểm tra chất lượng hàng mua,

gởi kèm báo cáo nhận hàng cho bộ phận bán hàng nhằm đảm bảo hảng đúng quy

cách.

1.2.4.3. Kiểm soát quá trình thanh toán

 Cần có các qui định về luân chuyển chứng từ để đảm bảo hóa đơn của nhà cung

cấp được chuyển ngay đến phòng kế toán. Bộ phận mua hàng có trách nhiệm

thông báo cho phòng kế toán về mọi thay đổi về nghiệp vụ mua hàng (thời hạn

thanh toán, chiết khấu…).

 Nếu có sai sót trên hóa đơn, cần nhanh chóng liên lạc với nhà cung cấp để tìm hiểu

nguyên nhân và xử lý sớm.

 Sau khi kiểm tra sự chính xác của hóa đơn, kế toán công nợ sẽ lưu vào hồ sơ các

hóa đơn chưa thanh toán theo thứ tự của thời hạn thanh toán.

 Kế toán công nợ tập hợp tất cả các chứng từ liên quan và đính kèm phiếu chi

và/hoặc ủy nhiệm chi để trình kế toán trưởng và giám đốc phê duyệt. Để kiểm soát

tốt, đơn vị nên hạn chế thanh toán bằng tiền mặt mà thanh toán qua ngân hàng.

 Nếu có hàng trả lại hoặc được giảm giá, các chứng từ liên quan như biên bản trả

hàng, giấy chấp thuận…phải được chuyển ngay cho kế toán để xử lý ghi giảm nợ

hoặc đôn đốc nhà cung cấp trả lại tiền của hàng trả hoặc giảm giá.

 Đối với các hóa đơn không đủ chứng từ để thanh toán thì kế toán cần phải theo dõi

riêng và tìm hiểu nguyên nhân. Nếu do các bộ phận còn thiếu hoặc chậm trễ thì

đốc thúc đưa chứng từ. Nếu các bộ phận liên quan xác nhận không có thì các hóa

12

đơn đó sẽ được chuyển cho nhà quản lý.

KẾT LUẬN CHƢƠNG I

Mua hàng và thanh toán là một hoạt động vô cùng quan trọng trong hoạt động của doanh

nghiệp. Nó không những đảm bảo hoạt động của tổ chức diễn ra một cách trơn tru mà

còn góp phần đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp trong tương lai. Do hoạt động mua

hàng và thanh toán có sự tác động của các nhân tố bên ngoài công ty và có sự liên quan

đến nhiều bộ phận trong tổ chức nên không thể không tránh được trường hợp xảy ra sai

sót và gian lận làm ảnh hưởng đến hoạt động, doanh thu và danh tiếng của doanh nghiệp.

Vì vậy, kiểm soát quy trình mua hàng và thanh toán góp phần giảm thiểu được rủi ro do

sai sót hoặc gian lận gây ra.

Những thông tin liên quan đến kiểm soát nội bộ quy trình mua hàng và thanh toán được

nêu ở trên là những thông tin căn bản và nền tảng cho việc xây dựng thành một hệ thống

hoàn chỉnh tùy theo tình hình thực tế tại công ty.

Thông qua những lý thuyết này đã giúp em hoàn thành bài nghiên cứu thực tế về việc tổ

chức hệ thống kiểm soát mua hàng và thanh toán đối với hàng hóa/ dịch vụ không phục

vụ sản xuất tại công ty Fresenius Kabi Bidiphar (sẽ được trình bày ở chương kế tiếp sau

13

đây).

CHƢƠNG II

THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM

SOÁT NỘI BỘ MUA VÀ THANH TOÁN

ĐỐI VỚI HÀNG HÓA VÀ DỊCH VỤ

KHÔNG PHỤC VỤ SẢN XUẤT TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN FRESENIUS

KABI BIDIPHAR

14

2.1. GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN FRESENIUS KABI

BIDIPHAR

2.1.1. Lịch sử hình thành

01/12/2008: Công ty cổ phần Fresenius Kabi Bidiphar được thành lập là kết quả của quá

trình đàm phán hợp tác sau hơn một năm giữa Tập đoàn sản xuất dược phẩm đa quốc gia

Fresenius Kabi (thuộc CHLB Đức) và Công ty Bidiphar – Việt Nam. Công ty cổ phần

Fresenius Kabi Bidiphar được thành lập với tổng vốn đầu tư đăng ký giai đoạn 1 là 10

triệu USD tương đương với 162 tỉ VNĐ, trong đó phía Fresenius Kabi chiếm 51%, phía

Việt Nam chiếm 49% vốn điều lệ.

26/09/2011: Fresenius Kabi khai trương nhà máy mới tại thành phố biển Quy Nhơn, tỉnh

Bình Định. Nhà máy mới thay thế cho nhà máy Fresenius Kabi hiện tại ở thành phố Quy

Nhơn và được điều hành bởi công ty Cổ phần Fresenius Kabi Bidiphar.

2.1.2. Thông tin chung

 Tên công ty bằng tiếng Việt: CÔNG TY CỔ PHẦN FRESENIUS KABI

BIDIPHAR.

Tên công ty bằng tiếng Anh: FRESENIUS KABI BIDIPHAR JOINT STOCK

COMPANY.

Tên viết tắt: FKB Mã số thuế: 4100666915

Địa chỉ trụ sở: Khu vực 8, phường Nhơn Phú, Thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định,

Việt Nam.

Điện thoại: 056. 2210641 Fax: 056. 3946688

 Tên văn phòng đại diện: VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CÔNG TY CỔ PHẦN

15

FRESENIUS KABI BIDIPHAR TẠI HÀ NỘI.

Địa chỉ văn phòng: Phòng 1003, tòa nhà HCO, 44B đường Lý Thường Kiệt, Phường

Trần Hưng Đạo, Quận Hoàn Kiếm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.

Mã số thuế văn phòng đại diện: 4100666915-002

 Tên văn phòng đại diện: VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CÔNG TY CỔ PHẦN

FRESENIUS KABI BIDIPHAR TẠI TP. HỒ CHÍ MINH.

Địa chỉ văn phòng: Tầng 19 Tòa nhà Harbour View Tower, số 35 Nguyễn Huệ,

Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.

Mã số thuế văn phòng đại diện: 4100666915-003

 Ngành nghề kinh doanh (bảng 2.1: Ngành nghề kinh doanh)

STT TÊN NGÀNH

Sản xuất thuốc và dược liệu

1

Chi tiết: Sản xuất dược phẩm, dược liệu, sản phẩm dinh dưỡng y tế.

Bán buôn máy móc, thiết bị y tế

2

Chi tiết: Kinh doanh và xuất nhập khẩu máy móc, thiết bị y tế.

Bán buôn tổng hợp

Chi tiết: Mua bán bao bì nhựa, hạt nhựa, chai, ống thủy tinh, kim tiêm ống

3 chích, dây chuyền dịch, các sản phẩm cao su và tất cả các loại nguyên liệu

khác sử dụng trong sản xuất dược phẩm và nguyên vật liệu liên quan đến y

tế.

Tồ chức giới thiệu và xúc tiến thương mại

4 Chi tiết: tiếp thị dược phẩm, dược liệu, dụng cụ y tế, sản phẩm dinh dưỡng

16

y tế, máy móc thiết bị và nguyên vật liệu liên quan đến y tế.

Hoạt động chuyên môn, khoa học và công nghệ khác chưa được phân vào

đâu

5 Chi tiết: nghiên cứu và phát triển dược phẩm, dược liệu, dụng cụ y tế, sản

phẩm dinh dưỡng y tế, máy móc thiết bị và nguyên vật liệu liên quan đến y

tế.

2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý

17

2.1.3.1. Cơ cấu tổ chức

Sales team

Basic Therapies Marketing team

Sales team

Specialized Therapies Marketing team

Sales team

Nutrition Pharma Marketing team

Sales team

Medical Devices Marketing team

Customer Service

m a N t e i V

Sales Data Analysis

i

Communication & General Research

r o t c e r i D g n

b a K

Commercial

s u

i

Finance

i g a n a M

n e s e r F

Business Development Compliance

IT Finance

Purchasing

Human Resources Logistics

y r a t e r c e S

Quality managemnent Regulatory

Office

Planning Plant

18

Production

(Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức của công ty)

2.1.3.2. Chức năng các phòng ban

 Managing Director (Giám đốc điều hành): điều hành, phụ trách chung mọi hoạt

động sản xuất kinh doanh, quyết định tổ chức bộ máy quản lí trong chi nhánh, đảm

bảo hoạt động có hiệu quả; chịu trách nhiểm báo cáo trước Hội đồng quản trị.

 Secretary (thư ký): hỗ trợ công việc cho giám đốc.

 Basic Therapies, Specialized Therapies, Nutrition Pharma, Medical Devices:

thực hiện việc quảng cáo, tiếp thị và bán các mặt hàng của công ty.

 Communication & General Research (bộ phận nghiên cứu thị trƣờng và truyền

thong): thực hiện chăm sóc khách hàng, phân tích số liệu Bán hàng và thực hiện đấu

thầu các dự án.

 Business Development (bộ phận phát triển công ty): tham mưu cùng ban Tổng

Giám Đốc trong các việc hoạch định chiến lược, các chính sách phát triển kinh

doanh của công ty.

 Finance (bộ phận tài chính): quản lý, theo dõi, thực hiện công tác tài chính kế toán

tại đơn vị, tham mưu cho giám đốc công ty về hiệu quả tài chính trong các dự án đầu

tư. Ngoài ra, phòng còn có các phòng ban đảm đương các công việc như:

 Compliane (bộ phận tuân thủ): đảm bảo sự tuân thủ các quy tắc và quy trình đối

với hoạt động tài chính của công ty.

 Information Technology (bộ phận công nghệ thong tin) (IT): chịu trách nhiệm

quản lý và tổ chức thực hiện việc phát triển, ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt

động của công ty.

 Purchasing (bộ phận mua hàng): thực hiện công việc mua sắm hàng hóa, nguyên

19

vật liệu phục vụ sản xuất và hoạt động chung của công ty.

 Logistics (bộ phận xuất nhập khẩu): thực hiện công việc mua/ bán hàng hóa với

nước ngoài và quản lý việc xuất/nhập hàng tại kho.

 Human Resources (bộ phận nhân sự): tổ chức quản lý nhân sự, nghiên cứu, đề

xuất cho Giám đốc về việc bố trí sắp xếp đội ngũ lao động cho phù hợp với tình hình

thực tế và sản xuất, giải quyết các chế độ chính sách và thực hiện các công việc quản

lý hành chính.

 Regulatory (bộ phận điều hành sản xuất): kiểm soát chất lượng cho tất cả các đơn

hàng từ lúc sản xuất đến lúc nhập kho và kiểm soát hoạt động của công ty.

 Plant (bộ phận kế hoạch): lên kế hoạch và tiến hành công việc sản xuất.

2.1.4. Tổ chức bộ máy kế toán

2.1.4.1. Cơ cấu phòng PAYMENT ACCT 1

MANANGEMENT ACCT

FINANCIAL CHIEF 2 MERCHANDISE ACCT

Y R O T C A F

RECEIVABLE ACCT

DIRECTOR

O F C

FINANCE STAFF

FINANCE STAFF FINANCIAL CHIEF 1

Y T I C H N I M

FINANCE STAFF

I

PAYMENT ACCT 2

H C O H

20

CHIEF ACCT MANAGEMENT AND TAX ACCT

(Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức phòng kế toán)

(ACCT là viết tắt của từ ACCOUNTANT)

2.1.4.2. Chức năng của phòng

Đối với bộ phận nhà máy ở Bình Định chịu trách nhiệm đối với quá trình sản xuất của

nhà máy:

 FINANCIAL CHIEF 1 (Trƣởng phòng tài chính 1): thực hiện phân tích tình hình

tài chính, đánh giá các hoạt động sản xuất của nhà máy, kiểm soát chi phí phát sinh

thực tế và ngân sách, đánh giá các chỉ số tài chính và lập các báo cáo liên quan đến

sản xuất mà công ty yêu cầu.

 MERCHANDISE, RECCEIVABLE ACCOUNTANTS AND PAYMENT

ACCOUNTANT 1 (Kế toán kho, tổng hợp, phải thu và kế toán phải trả 1): làm

việc ở trụ sở Bình Định. Thực hiện công việc ghi chép, hệ thống hóa, xử lý và cung

cấp thông tin về toàn bộ hoạt động sản xuất, mua nguyên vật liệu, thu tiền và

xuất/nhập hàng tại nhà máy. Thuộc sự quản lý của Trưởng phòng tài chính 1 vừa

chịu sự quản lý của phòng kế toán tại Tp. Hồ Chí Minh.

 FINANCIAL CHIEF 2 (Trƣởng phòng tài chính 2): tương tự như Trưởng phòng

tài chính 1, nhưng thực hiện phân tích, kiểm soát và lập báo cáo liên quan đến bán

hàng và quản lý tại Tp. Hồ Chí Minh.

 FINANCIAL STAFFS (Các nhân viên tài chính): hỗ trợ cho Trưởng phòng tài

chính 2 làm tốt các công việc của họ, đảm bảo sự đúng đắn và kịp thời của các báo

cáo cho công ty. Ngoài ra, còn hỗ trợ nhập liệu cho phòng kế toán.

 CHIEF ACCOUNTANT (Trƣởng phòng kế toán): tổ chức công tác quản lý và

điều hành, thực hiện các công việc liên quan đến lĩnh vực kế toán, chịu trách nhiệm

21

lập Báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước.

 PAYMENT ACCOUNTANT 2, MANAGEMENT AND TAX ACCOUNTANT

(Kế toán phải trả, kế toán tổng hợp và thuế): thực hiện nghiệp vụ liên quan đến

các vấn đề liên quan đến quản lý tại doanh nghiệp.

2.1.4.3. Hình thức kế toán và phƣơng pháp hạch toán tại công ty Cổ phần

Fresenius Kabi Bidiphar

 Hình thức kế toán

Công ty thực hiện công việc kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 31

tháng 12 năm 2006 của Bộ Tài Chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp

và thông tư 244/2009/TT – BTC ngày 31 tháng 12 năm 2009 của Bộ Tài Chính về

hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán Doanh nghiệp.

Công ty làm kế toán trên máy vi tính bằng phần mềm SAP, vừa giảm nhẹ công việc

cho nhân viên kế toán, vừa cập nhật dữ liệu kế toán và cung cấp thông tin kịp thời

hơn.

SỔ KẾ TOÁN

CHỨNG TỪ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp

- Báo cáo tài chính

- Sổ chi tiết PHẦN MỀM SAP

NHÀ CUNG CẤP, KHÁCH HÀNG, NGUYÊN VẬT LIỆU.... - Báo cáo quản trị

Nhập liệu hàng ngày

In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm

Đối chiếu, kiểm tra

22

(Sơ đồ 2.3: Phương pháp kế toán bằng máy vi tính)

 Phƣơng pháp hạch toán

Công ty hiện tại đang thực hiện các phương pháp hạch toán:

 Hàng tồn kho: hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên.

 Xuất kho: thực hiện xuất kho theo phương pháp bình quân.

 Khấu hao: thực hiện khấu hao theo đường thẳng.

 Phương pháp tính giá: thực hiện tính giá theo phương pháp trực tiếp.

 Dự phòng: được xác định bằng cách chiết khấu dòng tiền dự kiến phải trả trong

tương lai với tỷ lệ chiết khấu trước thuế phản ánh đánh giá của thị trường ở thời

điểm hiện tại về giá trị thời gian của tiền và rủi ro cụ thể của khoản nợ đó.

2.1.4.4. Nhận xét tổ chức công tác kế toán

 Ưu điểm

 Nhân viên kế toán có thâm niên lâu năm trong nghề và được trải qua nhiều khóa

tập huấn của công ty.

 Phần mềm quản lý SAP giúp cho việc cập nhật thông tin kế toán trở nên nhanh

chóng và thuận lợi, hỗ trợ và giảm thiểu công việc cho kế toán.

 Phần mềm IBM Lotus giúp cho việc liên lạc giữa các bộ phận, giữa các chi nhánh

và giữa công ty với tập đoàn trở nên dễ dàng.

 Với việc tổ chức phòng kế toán theo hình thức nhóm quản lý giúp cho việc phân

bổ, giám sát công việc của các nhân viên trở nên hiệu quả hơn.

 Môi trường làm việc tiện nghi và năng động.

 Nhược điểm

 Phần mềm SAP phức tạp đòi hỏi người sử dụng phải được huấn luyện và chỉ dẫn

23

chi tiết, rõ ràng thì mới sử dụng được.

 Số lượng nhân viên chưa đáp ứng đủ nhu cầu của công việc, dẫn đến việc một

nhân viên phải đảm nhiệm quá nhiều công việc, gây căng thẳng và áp lực trong

công việc.

 Với việc chỉ có một nhân viên kế toán đảm nhiệm việc thanh toán nên có thể dẫn

đến một số trường hợp không được thực hiện do nhân viên đó không có mặt ở

công ty.

 Phương hướng phát triển

 Nên soạn thảo thành cuốn hướng dẫn cách thức sử dụng các phần hành kế toán

trong phần mềm để hỗ trợ cho công việc của kế toán.

 Mở nhiều buổi tập huấn cho kế toán để cập nhật những sự thay đổi, bổ sung hay

cải tiến của các phần hành trong phần mềm

 Nên tăng cường thêm một số nhân viên kế toán để giảm bớt công việc của các kế

24

toán hiện tại, nhằm tăng sự hữu hiệu trong công tác kế toán của công ty.

2.2. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ MUA

HÀNG VÀ THANH TOÁN ĐỐI VỚI HÀNG HÓA VÀ DỊCH

VỤ KHÔNG PHỤC VỤ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ

PHẦN FRESENIUS KABI BIDIPHAR

2.2.1. Mục tiêu kiểm soát

 Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động: lựa chọn được những nhà cung cấp uy tín

cung cấp hàng hóa có chất lượng tốt với giá phải chăng. Việc thanh toán được thực

hiện đúng đối tượng, đúng thời gian, đãm bảo uy tin của công ty.

 Báo cáo tài chính đáng tin cậy: kế toán ghi nhận kịp thời và đúng với giá trị, số lượng

và nghiệp vụ phát sinh mua hàng hóa và thanh toán vào sổ sách có liên quan

 Tuân thủ pháp luật và các quy định: đảm bảo hoạt động mua hàng và thanh toán có

đầy đủ các chứng từ cần thiết và được thực hiện theo trình tự đã được quy định trong

quy định của công ty. Đồng thời cũng phãi đảm bảo có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp

pháp theo quy định của nhà nước.

2.2.2. Các thủ tục kiểm soát chung

2.2.2.1. Phân chia trách nhiệm

Đối với các loại hàng hóa và dịch vụ khác nhau thì sẽ được phân cho các bộ phận

liên quan thực hiện việc mua và nhận hàng hóa theo bảng 2.4 sau:

Bộ phận thực hiện Hàng hóa và dịch vụ đƣợc phép mua

Bộ phận mua hàng  Mua hàng hóa là mua đồ dùng hỗ trợ, in ấn, quà

tặng cho quảng cáo, khuyến mãi, tặng khách hàng

của bộ phận kinh doanh (tại tp.HCM), in ấn tem,

25

toa của bộ phận Logistics.

 Thực hiện mua hàng hóa theo yêu cầu của Tổng

Giám Đốc.

Bộ phận IT  Bản quyền sử dụng phần mềm; thiết bị máy móc

văn phòng; bảo trì vật tư thiết bị văn phòng;

khác….

Bộ phận nhân sự  Văn phòng phẩm; chuyển phát thư tín, công văn;

vệ sinh văn phòng, cây cảnh; taxi; tư vấn (thuộc

về bộ phận nhân sự), tuyển dụng; thuê văn phòng;

phúc lợi nhân viên, đồng phục nhân viên; khác….

Bộ phận bán hàng và  Quảng cáo; hội thảo, hội nghị khách hàng; vé máy

Marketing bay (cho các hoạt động sale, marketing), thuê

phương tiện vận chuyển, khách sạn; khác….

Bộ phận logistics  Vận chuyển, kho bãi, xếp dỡ hàng hóa, thuê dịch

vụ xuất nhập khẩu….

Các bộ phận khác  Thư ký mua vé máy bay, làm visa, đặt phòng

khách sạn, thuê xe…..

(bảng 2.4: Bảng phạm vi hàng hóa dịch vụ được phép mua của từng bộ phận)

2.2.2.2. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

 Kiểm soát chung

 Kiểm soát đối tượng sử dụng

o Do sử dụng của các phần mềm IBM Lotus và SAP là các phần mềm mở dùng cho

nội bộ, để hạn chế việc truy cập không cần thiết vào hệ thống tin của công ty, mỗi

nhân viên sẽ được cấp mật khẩu xác nhận riêng và được phân quyền truy nhập

(xem, cập nhật, chỉnh sửa) trong phạm vi của công việc. Việc phân quyền này chỉ

26

được thực hiện bởi các quản lý cấp cao của công ty.

Các mật khẩu này sẽ được thay đổi định kỳ một năm theo yêu cầu của kiểm soát

nội bộ của công ty mẹ Fresenius Kabi

o Các đối tượng bên ngoài công ty đều bị hạn chế truy nhập vào hệ thống, chỉ được

truy nhập vào cổng thông tin chung duy nhất của công ty thông qua mật khẩu dành

riêng cho khách thông qua nhân viên tiếp tân của công ty.

 Kiềm soát dữ liệu

o Sử dụng phận mềm IBM Lotus giúp cho các nhân viên của công ty có thể dễ dàng

trao đổi thông tin giữa các bộ phận hoặc giữa các chi nhánh với nhau trên toàn thế

giới, giúp cho việc xử lý thông tin được đẩy nhanh tiến độ và được quản lý dễ

dàng hơn.

 Với sự hỗ trợ của phòng IT và các quy định về lưu trữ, thay đổi mật khẩu, phân

quyền truy nhập… giúp cho thông tin luôn được bảo mật, an toàn và được sử dụng

đúng mục đích, đúng đối tượng.

 Song song đó, công ty còn sử dụng phần mềm SAP, tích hợp nhiều phân hệ khác

nhau như phân hệ quản lý nguyên vật liệu, bán hàng, kế toán tài chính… giúp cho

kế toán thanh toán dễ dàng cập nhật thông tin nhanh nhất về các đơn hàng, tên nhà

cung cấp, hàng nhập… được các bộ phận khác nhập liệu lên hệ thống.

 Kiểm tra chứng từ, sổ sách

 Các chứng từ phải được các bộ phận có liên quan tập hợp đầy đủ theo quy chuẩn

hoạt động của công ty (các chứng từ yêu cầu cho từng hoạt động mua sản phẩm sẽ

được trình bày ở mục “Kiểm soát chi tiết”).

Bộ phận có nhu cầu mua hàng tập hợp đầy đủ các chứng từ theo quy chế hoạt

động thành một bộ chứng từ, đưa cho kế toán thanh toán kiểm tra và nhập liệu. Kế

toán thanh toán sau khi kiểm tra, nếu bộ chứng từ đầy đủ theo quy chế của công ty

27

thì đóng dấu “Received” (“Đã nhận”) để xác nhận

Tên nhà cung cấp, ngày phát sinh sẽ được phần mềm trực tiếp kiểm tra trên hệ

thống, riêng nghiệp vụ, số lượng và giá trị sẽ do nhân viên kế toán thực hiện kiểm

tra thông qua hóa đơn của nhà cung cấp.

Các bộ chứng từ sẽ được đánh số thứ tự theo mã quy định của công ty

Vd: mã số: 1000000684419213

Trong đó: “684” là số thứ tự

“4192” là mã công ty

“13” là năm 2013

 Các loại sổ sách như sổ cái, sổ chi tiết công nợ, các loại báo cáo… đều được tích

hợp trong hệ thống, dễ dàng cho việc sử dụng và quản lý.

2.2.2.3. Ủy quyền và xét duyệt

 Việc mua sắm hàng hóa, dịch vụ ở các bộ phận phải được sự thông qua của trưởng

bộ phận và của Giám đốc (nếu có)

(Đối với các hàng hóa, dịch vụ có giá trị lớn hơn mười triệu VNĐ thì cần có sự phê

duyệt của Tổng Giám đốc trước khi thực hiện).

 Nếu như Tổng Giám đốc không thể xét duyệt do lý do cá nhân như đi công tác… thì

có thể ủy quyền cho người khác trong ban Giám đốc bằng văn bản và chứng từ này

phải được lưu vào hồ sơ (được trình ra nếu có yêu cầu từ cơ quan Thuế).

2.2.2.4. Kiểm tra độc lập việc thực hiện

Các bộ chứng từ do các bộ phận thực hiện mua hàng tập hợp sẽ được kế toán thanh toán

kiểm tra và xác nhận trước khi thanh toán

Đồng thời, bộ phận Tuân thủ (Compliance) sẽ thực hiện kiểm tra thường xuyên hoặc đột

28

xuất hoạt động và các chứng từ liên quan đến việc mua hàng và thanh toán (ví dụ: Hợp

đồng khi kí kết với nhà cung cấp phải có sự xét duyệt của bộ phận tuân thủ trước, rồi mới

trình Tổng Giám đốc).

Ngoài ra, theo sự yêu cầu của công ty mẹ Fresenius Kabi, công ty phải thực hiện gửi báo

cáo tài chính đã được kiểm toán về công ty mẹ mỗi năm và định kỳ tháng tư sẽ có các

kiểm soát viên nội bộ từ công ty mẹ xuống công ty để kiểm tra việc tuân thủ quy chế hoạt

động của công ty.

2.2.3. Các thủ tục kiểm soát chi tiết

2.2.3.1. Kiểm soát quá trình mua hàng

 Yêu cầu mua hàng

 Chứng từ: Tất cả các nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ đều phải có giấy đề nghị

mua hàng hóa/dịch vụ (Purchase Requisition). Đối với hàng hóa/dịch vụ dùng cho

hoạt động marketing hoặc bán hàng như quảng cáo, hội thảo, vé máy bay đi công

tác… thì cần có thêm kế hoạch marketing/bán hàng.

Hai chứng từ trên đều phải có sự xét duyệt của Ban Giám đốc và trưởng bộ phận

(theo bảng 2.4).

 Trình tự: Nhân viên có nhu cầu mua hàng hoặc bộ phận mua hàng lập phiếu đề

nghị mua hàng, trình cho trưởng bộ phận và Giám đốc (nếu có) xét duyệt.

 Xét duyệt yêu cầu

Tất cả các yêu cầu mua hàng của các phòng ban đều phải có sự xét duyệt của trưởng bộ

phận và Giám đốc (nếu có).

 Lựa chọn nhà cung cấp

Việc chọn lựa nhà cung cấp được dựa trên tiêu chí giá cả và cung cách phục vụ.

Thông thường có 2 trường hợp xảy ra:

29

 Lựa chọn những nhà cung cấp được ưu tiên trong danh sách của công ty

 Lựa chọn nhà cung cấp mới

Trong trường hợp không chọn các nhà cung cấp mà công ty đã xét duyệt trở thành

“nhà cung cấp được ưu tiên” (preferred vendors) mà chọn nhà cung cấp mới phải

qua trình tự sau:

- Bộ phận được giao chon nhà cung cấp (bảng 2.4 trang 25) sẽ thực hiện tìm

nhà cung cấp theo tiêu thức của công ty

- Sau khi tìm được nhà cung cấp thì gửi thư hoặc gọi điện đề nghị được nhận

“bảng báo giá” từ nhà cung cấp.

- So sánh bảng báo giá từ các nhà cung cấp mới, kèm theo so sánh các tiêu

chí về cung cách phục vụ. Tất cả các nhận xét đều được ghi lại trong “Bảng

so sánh”

- Nếu thấy giá cả và cung cách phục vụ phù hợp của nhà cung cấp nào tốt

hơn thì liên lạc nhà cung cấp đó để đặt hàng.

Các bước thực hiện và chứng từ (Sơ đồ 2.5: Trình tự lựa chọn nhà cung cấp)

Tìm nhà cung cấp

Bảng báo giá

Không đạt

Yêu cầu và nhận báo giá

Bảng so sánh

Đạt

So sánh báo giá

30

Chọn nhà cung cấp

Các thư ký của bộ phận chịu trách nhiệm tìm nhà cung cấp sẽ thực hiện các công

việc trên. Tuy nhiên, việc chọn nhà cung cấp hay không còn phải được trưởng bộ

phận xét duyệt rồi mới được đặt hàng.

Trường hợp nhân viên công ty có sở hữu một phần hoặc toàn bộ vốn của nhà cung

cấp được chọn hoặc là người thân, bạn bè thì phải công bố rõ ràng trong quá trình

xét duyệt.

Lƣu ý:

 Trường hợp nêu trên không áp dụng đối với các nhà cung cấp dịch vụ ăn uống.

 Đề nghị “nhà cung cấp đƣợc ƣu tiên” mới

Trường hợp bộ phận có nhu cầu mua hàng thấy rằng một số nhà cung cấp mới có

chất lượng dịch vụ tốt và có dự định sẽ sử dụng dịch vụ của họ lâu dài thì có thể

yêu cầu lên Ban Giám đốc xem xét đưa các nhà cung cấp này lên thành “nhà cung

cấp được ưu tiên”.

Các bộ phận đề nghị sẽ chuẩn bị “Bộ hồ sơ đề nghị nhà cung cấp mới” gồm:

o Bảng báo giá

o Thông tin nhà cung cấp

o Bảng so sánh

o Danh sách nhà cung cấp được chọn

o Bộ chứng từ đã thực hiện mua hàng hóa, dịch vụ (4 lần gần nhất)

(Khi sử dụng hàng hóa/dịch vụ của nhà cung cấp cũ mà cảm thấy rằng nhà

cung cấp đó không còn phù hợp nữa (do cung cách phục vụ tệ, hàng

hóa/dịch vụ kém chất lượng…), bộ phận có thể sử dụng thử một nhà cung

cấp mới. Sau bốn lần sử dụng thử nhà cung cấp mới với cùng một hàng hóa

giống nhà cung cấp cũ, nếu thấy tất cả các lần mua hàng đều thực hiện đúng

31

theo hợp đồng thì có thể trở thành “nhà cung cấp được ưu tiên”. Bộ chứng

từ của cả bốn lần đều phải đầy đủ giống như một bộ chứng từ mua hàng

thông thường (sẽ được trình bày ở mục sau))

Sau đó, bộ hồ sơ này sẽ được trình cho Ban Giám đốc xem xét

Ban Giám đốc sau khi xét duyệt xong thì kí vào “Danh sách nhà cung cấp được

chọn”, bộ phận lập danh sách lưu lại bộ chứng từ.

 Đánh giá nhà cung cấp

Các bộ phận trong công ty sẽ thực hiện đánh giá nhà cung cấp trong phạm vi của

mình (bảng 2.4 trang 25) với các tiêu chí:

- Đối với hàng hóa: chất liệu, chất lượng, hình ảnh, màu sắc và thời gian thực

hiện.

- Đối với dịch vụ: địa điểm, giá trọn gói và dịch vụ thực hiện.

o Các bộ phận sẽ liệt kê danh sách các nhà cung cấp được đánh giá thành bảng

“Danh sách nhà cung cấp được chọn hiện hành”.

o Bộ phận sẽ thực hiện phỏng vấn về hàng hóa và nhà cung cấp mà những nhân

viên có sử dụng về chất lượng, cung cách phục vụ…, ghi vào bảng “Đánh giá

chất lượng hàng hóa, dịch vụ” và “Biểu mẫu đánh giá nhà cung cấp”.

o Thư ký của các bộ phận đánh giá sẽ tập hợp các chứng từ trên và trình cho

Ban Giám đốc xét duyệt và lưu giữ tại bộ phận.

32

Các bước thực hiện và chứng từ (bảng 2.6)

Lựa chọn nhà cung cấp để đánh giá Danh sách nhà cung cấp được chọn hiện hành

Đánh giá chất lượng hàng hóa, dịch vụ

Đánh giá/ phỏng vấn công ty

Biểu mẫu đánh giá nhà cung cấp

Phê duyệt danh sách nhà cung cấp được chọn

Cuối mỗi năm sẽ thực hiện lựa chọn danh sách, đánh giá và lựa chọn lại. Các “nhà

cung cấp được ưu tiên” trong năm không sử dụng thì cần phải được rà soát lại.

 Đặt hàng

 Bảng báo giá

Nhằm đảm bảo cho việc mua hàng đúng với giá thỏa thuận ban đầu trong hợp

đồng và yêu cầu về kiểm soát của Kiểm toán nội bộ công ty mẹ, công ty đề ra các

mức yêu cầu bảng báo giá như sau:

Mức đặt hàng (VNĐ) Yêu cầu báo giá

Trên 4 triệu Một báo giá gốc

Từ 4 triệu đến 20 triệu Hai báo giá (ít nhất một báo giá gốcvà một báo giá qua fax

hoặc email có con dấu của công ty)

Trên 20 triệu Ba báo giá (ít nhất một báo giá gốc và hai báo giá qua fax

hoặc email có con dấu của công ty)

33

(bảng 2.7: Mức yêu cầu bảng báo giá)

 Nếu mua/thuê hàng hóa và dịch vụ của nhà cung cấp được ưu tiên (preferred

vendor) thì chỉ cần có một bảng báo giá gốc kẹp chung với bộ chứng từ thanh

toán, nếu như hàng hóa có giá cố định trong một thời gian dài thì chỉ cần bản sao

từ bảng giá trong hợp đồng, không cần bản gốc.

Trường hợp hàng hóa là sản phẩm thương hiệu (bút bi Thiên Long, nón bảo hiểm

Protect…) của chính nhà sản xuất thì chỉ cần một bảng báo giá.

Các trường hợp bảng giá mà còn trong thời hạn hiệu lực thì có thể được sử dụng

nhằm tiết kiệm thời gian tìm báo giá.

Các trường hợp tham khảo giá hàng hóa là thiết bị điện tử, điện gia dụng, hàng hóa

có thương hiệu, bảng giá được đăng trên các website của nhà cung cấp uy tín như

Nguyễn Kim, Hoàng Long, Phong Vũ…thì được xem như là một bản báo giá mà

không cần báo giá đóng mộc của công ty. Bản báo giá trong trường hợp này phải

có tên nhà cung cấp, tên và hình ảnh sản phẩm, giá cả, đường link, ngày in báo

giá.

Các trường hợp không có “Bảng báo giá” khác các trường hợp nêu trên thì cần

phải có sự xét duyệt của Giám đốc tài chính/Tổng giám đốc

 Đặt hàng

Có 2 trường hợp xảy ra sau khi đã làm giấy yêu cầu mua/thuê hàng hóa, dịch vụ và

báo giá từ nhà cung cấp:

o Trường hợp hợp đồng đã ký với nhà cung cấp vẫn còn hiệu lực thì bộ phận thực

hiện mua hàng lập “Đơn đặt hàng” (Purchase order)

o Trường hợp hợp đồng đã ký với nhà cung cấp đã hết hiệu lực thì bộ phận thực

hiện mua hàng sẽ thực hiện liên hệ với nhà cung cấp để soạn thảo hợp đồng,

trình cho bộ phận Tuân thủ và Tổng Giám đốc xét duyệt. Hợp đồng sẽ được

soạn thào thành bốn bản (hai bản tiếng Anh, hai bản tiếng Việt), mổi bên sẽ giữ

34

hai bản.

Đơn đặt hàng phải có chữ ký của trưởng bộ phận gồm hai bản sẽ được gửi đến nhà

cung cấp để xác nhận rồi được gửi trả lại một bản.

Tất cả các trường hợp đều cần có đơn đặt hàng, ngoài trừ các trường hợp sau:

o Giá trị hàng hóa/dịch vụ dưới bốn triệu đồng.

o Chi phí văn phòng hàng ngày (mua trái cây, thức ăn phục vụ hội họp; bánh kẹo,

thức uống phục vụ văn phòng) diễn ra tại văn phòng công ty, chi phí hợp lệ

khác (chyển phát thư tín, công văn, sao y công chứng, hoa cây cảnh…).

o Chi phí thuê kho bãi, vận chuyển, bốc xếp, vì hoạt động có tính chất liên tục,

lặp đi lặp lại hàng ngày, giá cố định và có ký kết hợp đồng cho cả năm (xuất

nhập khẩu).

o Chi phí thuê mua dịch vụ xuất nhập khẩu, chi phí hủy hàng (xuất nhập khẩu).

 Xác nhận cam kết mua hàng

Sau khi gửi đơn đặt hàng, bộ phận Mua hàng hoặc bộ phận có yêu cầu mua theo dõi

để đảm bảo nhà cung cấp đồng ý bán hàng theo đúng trong đơn đặt hàng. Nếu có sự

thay đổi, đơn hàng sẽ được lập lại hoặc điều chỉnh cho phù hợp với yêu cầu của hai

bên (các tài liệu liên quan đến việc điều chỉnh, thay đổi được lưu kèm hồ sơ gốc).

Đối với hợp đồng, nhà cung cấp sẽ gửi bản nháp để kiểm tra. Các bản nháp sẽ được

các thư ký gửi cho bộ phận Tuân thủ để được xem xét về các điều khoản và cách thức

trình bày. Sau khi được xác nhận và ký bảng nháp, các thư ký thông báo những điểm

cần chỉnh sửa và yêu cầu nhà cung cấp làm lại (nếu có sai sót). Hợp đồng chỉnh sửa

xong sẽ được gửi nháp lần nữa để kiểm tra rồi gửi bản chính (hai bản) cho công ty.

Công ty ký tên và gửi lại một bản cho nhà cung cấp.

2.2.3.2. Kiểm soát quá trình nhận hàng

Khi nhà cung cấp giao hàng

35

 Trường hợp 1: Bộ phận yêu cầu trực tiếp mua hàng

Thư ký của bộ phận yêu cầu sẽ trực tiếp gặp bên giao hàng để trực tiếp kiểm tra hàng,

lập phiếu “Đánh giá chất lượng hàng hóa/dịch vụ”. Nếu chất lượng hàng hóa không

tốt, không như yêu cầu thì phản hồi ngay với nhà cung cấp để yêu cầu cấp lại hàng

hóa. Sau khi hàng hóa đã đủ và đúng theo yêu cầu, Thư ký ký xác nhận và giữ một

liên/một bản phiếu giao hàng hoặc thanh lý/bàn giao dịch vụ để làm căn cứ đã nhận

hàng.

Phiếu “Đánh giá chất lượng hàng hóa/dịch vụ” sẽ được lưu lại tại bộ phận yêu cầu và

làm cơ sở để Kiểm toán nội bộ kiểm soát quá trình mua hàng.

 Trường hợp 2: Bộ phận yêu cầu không trực tiếp mua hàng

Bộ phận mua hàng sẽ trực tiếp nhận hàng và thông báo cho bộ phận yêu cầu mua

hàng về số lượng và chất lượng hàng mua. Sau khi kiểm tra, nếu thấy không đúng, bộ

phận yêu cầu sẽ thông báo cho bộ phận mua hàng không chấp nhận hàng và phản hồi

ngay với nhà cung cấp để sửa chữa, cung cấp lại.

Sau khi hàng hóa đã đúng yêu cầu, bộ phận yêu cầu hàng hóa/dịch vụ lập phiếu

“đánh giá chất lượng hàng hóa/dịch vụ” và đưa cho bộ phận mua hàng lưu lại. Đồng

thời bộ phận yêu cầu (hoặc thủ kho nếu như bộ phận yêu cầu mua hàng yêu cầu giao

trực tiếp đến) kí nhận và giữ lại một liên/một bản các phiếu giao hàng, thanh lý… để

làm bằng chứng.

Quy trình mua/thuê hàng hóa và dịch vụ không phục vụ sản xuất

 Bộ phận yêu cầu mua hàng không đồng thời thực hiện mua/thuê hàng hóa và dịch

vụ (bảng 2.8 trang 37)

 Bộ phận yêu cầu mua hàng đồng thời thực hiện mua/thuê hàng hóa và dịch vụ

36

(bảng 2.9 trang 36)

Các bước thực hiện Chứng từ Thực hiện

Lập yêu cầu mua hàng Giấy đề nghị mua hàng Bộ phận yêu cầu mua

hàng Không đạt

Đạt ạt

Bảng kế hoạch bán hàng/ marketing Kiểm tra yêu cầu

Bảng báo giá Tìm & nhận báo giá Bộ phận mua hàng

Bàng so sánh

So sánh, lựa chọn nhà cung cấp Bộ phận mua hàng

Đơn đặt hàng

Hợp đồng Bộ phận mua hàng Lập & phê duyệt đơn đặt hàng, hợp đồng

Đạt

Đạt

Bộ phận yêu cầu mua Làm việc với nhà cung cấp (nếu có) hàng

Không Không đạt đạt

Bộ phận yêu cầu mua

Đánh giá chất lượng hàng hóa/dịch vụ Bộ phận mua hàng lưu

biên bản kiểm tra chất Nhận và kiểm tra hàng lượng hàng hóa

Phiếu giao hàng Thủ kho, Bộ phận yêu Hóa đơn cầu mua hàng Nhập kho/ Nhận hàng*

37

(*) Trường hợp giao trực tiếp theo yêu cầu của bộ phận yêu cầu mua hàng

Các bước thực hiện Chứng từ Thực hiện

Giấy đề nghị mua hàng Bộ phận yêu cầu mua

Lập yêu cầu mua hàng hàng

Bảng kế hoạch bán hàng/ marketing

Bảng báo giá Tìm & nhận báo giá

Bộ phận yêu cầu mua

hàng Bảng so sánh So sánh, lựa chọn nhà cung cấp

Bộ phận yêu cầu mua

hàng Đơn đặt hàng Hợp đồng

Bộ phận yêu cầu mua Lập & phê duyệt đơn đặt hàng**, hợp đồng

hàng

Làm việc với nhà cung cấp (nếu có)

Bộ phận yêu cầu mua

Không đạt

hàng Nhận và kiểm tra hàng

Bộ phận yêu cầu mua

hàng Đánh giá chất lượng hàng hóa/dịch vụ Phiếu giao hàng

Hóa đơn Nhận hàng Đạt

Bộ phận yêu cầu mua

hàng

38

(**) Không áp dụng cho trường hợp thuê dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo, sự kiện

2.2.3.3. Kiểm soát quá trình thanh toán

 Quy định về thanh toán tiền mua hàng

 Bộ chứng từ thanh toán

Ngoài những chứng từ cần thiết để thanh toán các khoản dưới đây, các chứng từ khác

cũng có thể kèm theo nhằm hỗ trợ cho việc xem xét thanh toán.

Bộ chứng từ được nêu ở dưới là bộ chứng từ thanh toán chung, dùng cho các nhà

cung cấp. Riêng trường hợp các nhà cung cấp được ưu tiên (“nhà cung cấp được ưu

tiên” ) hoặc nhà cung cấp xài nhiều lần thì “Hợp đồng” không nhất thiết phải kẹp vào

(trừ lần đầu tiên), có thể kẹp bản sao (nếu cần).

o Thanh toán vật tư và dịch vụ không liên quan đến sản xuất

Phần này áp dụng cho những chi phí như đấu thầu, thuê xe cho mục đích kinh

doanh, photocopy, công chứng, ấn phẩm quảng cáo….

Đối với các nhà cung cấp được ưu tiên thì không cần bảng báo giá cho mỗi lần

mua hàng, nhưng nếu có sự thay đổi so với lần trước thì phải có bảng báo giá đính

kèm (ngoại trừ văn phòng phẩm, khách sạn và vé máy bay). Hàng khuyến

mãi/quảng cáo cần có bảng báo giá cho từng lần.

Chứng từ yêu cầu:

- Giấy đề nghị mua hàng hóa/dịch vụ đã được phê duyệt

- Giấy đề nghị thanh toán đã được phê duyệt

- Bảng báo giá

- Đơn đặt hàng

- Hóa đơn thuế

39

- Hợp đồng (nếu có)

- Hóa đơn chi tiết

o Thanh toán chi phí văn phòng

Khoản này sẽ gồm có chi phí thuê văn phòng, cây xanh trang trí, vệ sinh, văn

phòng phẩm, sự kiện, quà sinh nhật… được đề xuất bởi các nhân viên hành chánh,

phòng nhân sự và thư ký, được Ban Giám đốc Nhân sự phê duyệt. Phòng Tài

chính có trách nhiệm kiểm tra lần cuối tính xác thực của các chứng từ này. Tại nhà

máy, chi phí này sẽ được Trưởng Phòng Nhân sự phê duyệt.

Chứng từ yêu cầu:

- Giấy đề nghị mua hàng hóa/dịch vụ đã được phê duyệt (tùy trường hợp)

- Giấy đề nghị thanh toán đã được phê duyệt

- Hóa đơn thuế

- Hợp đồng (cho lần đầu tiên hoặc có thay đổi hợp đồng)

o Thanh toán mua thiết bị

Chứng từ yêu cầu:

- Giấy đề nghị thanh toán đã được phê duyệt

- Hóa đơn thuế

- Các bảng giá theo quy định

- Hợp đồng (bản chính)

- Đơn đặt hàng

- Giấy đề nghị mua thiết bị trị giá 10 triệu đồng trở lên, đính kèm Biên bản

nghiệm thu và bàn giao có xác nhận và chữ ký của phòng ban có liên quan.

- Nếu thiết bị dưới 10 triệu đồng, biên bản nghiệm thu và bản giao sẽ được thay

40

thế bằng phiếu giao hàng.

o Thanh toán cho các khoản mua hàng hóa/ dịch vụ phúc lợi cho nhân viên

Các khoản phúc lợi cho nhân viên khi mua phải theo quy định mua hàng và khi

phân phát cho nhân viên phải có danh sách và có đại diện ký nhận cho từng nhóm

nhỏ, các nhóm này phải cùng bộ phận.

 Thời hạn thanh toán

Việc thanh toán sẽ thực hiện ba lần mỗi tháng:

Thanh toán đợt 1 – ngày 6 mỗi tháng

Thanh toán đợt 2 – ngày 16 mỗi tháng

Thanh toán đợt 3 – ngày 26 mỗi tháng

(có thể thanh toán trễ 1 ngày tùy trường hợp)

Trong một số trường hợp đặc biệt, khi việc thanh toán không như lịch thanh toán, kế

toán thanh toán sẽ thông báo đến người có liên quan.

Các khoản thanh toán gấp sẽ được xem xét thực hiện vào bất kỳ lúc nào nếu có sự

yêu cầu và phê duyệt của Kế toán trưởng.

 Phƣơng thức thanh toán

Thanh toán cho nhà cung cấp trong nước và nước ngoài được thực hiện qua các ngân

hàng sau đây:

Tại Tp. Hồ Chí Minh, thanh toán thông qua Ngân hàng HSBC – chi nhánh Tp.Hồ

Chí Minh

Các khoản thanh toán dưới $40.000 thì cần có sự xét duyệt của Kế toán trưởng và

Trưởng phòng Tài chính. Còn trên $40.000 thì phải được Tổng Giám đốc duyệt và

Trưởng phòng Tài chính duyệt.

41

 Quy trình thanh toánn

Nhận bộ chứng từ

Bộ chứng từ thanh toán

Hạch toán và nhập liệu vào máy

Thanh toán

Sổ phụ ngân hàng

Lưu trữ chứng từ

(Sơ đồ 2.10: quy trình thanh toán)

 Nhận bộ chứng từ

Khi nhận bộ chứng từ, kế toán thanh toán sẽ thực hiện kiểm tra bộ chứng từ:

- Kiểm tra chứng từ có đủ và đúng với quy trình mua hàng hóa/dịch vụ không.

- Kiềm tra sự chính xác của các thông tin về nhà cung cấp

Ở giai đoạn này, kế toán sẽ thực hiện đối chiếu các thông tin của nhà cung cấp

trên phiếu “Đề nghị thanh toán” với những thông tin đã được nhập vào hệ

thống.

Riêng đối với những nhà cung cấp mới dùng lần đầu thì cần phải thực hiện đăng

kí để tạo mã thanh toán. Các phiếu “Đăng ký nhà cung cấp”sẽ do các bộ phận

lập và đưa về phòng Kế toán. Tại đây, trưởng phòng Kế toán sẽ thực hiện đối

chiếu thông tin nhà cung cấp giữa giấy đăng ký với hợp đồng (hoặc đơn đặt

hàng) và nhập liệu vào hệ thống SAP. Kế toán thanh toán sẽ thực hiện kiểm tra

42

lại thông tin trên SAP để đảm bảo các thông tin nhập vào hệ thống là chuẩn xác.

Công đoạn đăng kí bắt buộc phải có, vì nếu không có mã thì sẽ không được thanh

toán.

 Hạch toán và lưu chuyển chứng từ

- Tài khoản sử dụng: các TK cấp 2 và cấp 3 của 112, 331, 641, 642 và tài khoản

tạm thời Banking Clearing.

Các phòng ban trong công ty sẽ có các mã “cost center” khác nhau. Các mã giúp

cho việc quản lý phòng ban nói chung, mua/thuê hàng hóa, dịch vụ của các phòng

ban nói riêng trở nên thuận lợi, ngoài ra, còn giúp cho việc phân bổ vào chi phí

quản lý doanh nghiệp (642) và chi phí bán hàng (641) trở nên dễ dàng hơn.

Vì vậy, khi thực hiện nhập các hóa đơn, ngoài việc khai báo số tiền, nội dung

nghiệp vụ vào tài khoàn nợ phải trả của nhà cung cấp có liên quan, còn cần phải

nhập thêm mã “cost center”. Kế toán thanh toán sẽ thực hiện định khoản, chuyển

vào các tài khoản chi phí có liên quan và tự động theo dõi thanh toán.

Khi đến hạn thanh toán, kế toán thanh toán sẽ thực hiện thanh toán như quy trình.

Kế toán thanh toán sẽ thực hiện kết chuyển trên hệ thống SAP vào tài khoản tạm

thời Banking Clearing đợi khi có thông tin từ ngân hàng đã thanh toán đưa lên

website thì mới chính thức cấn trừ vào tài khoản ngân hàng (112)

- Thanh toán

Kế toán thanh toán chuẩn bị các lệnh chi kèm với những chứng từ cần thiết sau

đó chuyển cho người có thẩm quyền để phê duyệt và tiến hành chuyển khoản.

Việc thanh toán được thực hiện thông qua chuyển khoản. Do đó, để tránh

trường hợp sai sót, các thông tin về tên ngân hàng, số tài khoản của người thụ

hưởng phải tuyệt đối chính xác. Nếu để xảy ra trường hợp phải chuyển khoản

lần hai thì mọi chi phí phát sinh sẽ do người đề nghị chịu.

43

Quy trình (công ty chủ yếu thanh toán qua ngân hàng HSBC)

1. Trình bộ chứng từ cho Trưởng phòng Tài chính xác nhận

2. Nhập liệu thông tin hóa đơn vào tài khoản nợ phải trả nhà cung cấp.

3. Thực hiên thanh toán, xuất file thanh toán từ hệ thống SAP. File xuất từ

chương trình sẽ được mã hóa để có thể đưa lên trang web của ngân hàng.

4. Lên website của ngân hàng, thực hiện lập lệnh thanh toán bằng cách nhập file

mã hóa lên hệ thống ngân hàng HSBC.

5. Ngân hàng sẽ tự động chuyển lệnh thanh toán và gửi sổ phụ cho công ty sau

khi thực hiện chuyển lệnh xong.

- Lưu trữ và kiểm soát chứng từ

Các chứng từ khi sau khi được đưa đến kế toán thanh toán sẽ được đóng dấu

“Received” kèm theo ngày nhận, kiểm tra và gửi cho trưởng phòng Tài chính.

Trưởng phòng Tài chính thực hiện xem xét, xác nhận tài khoản chi phí để thực

hiện định khoản và sau đó sẽ được kế toán định khoản vào hệ thống SAP.

Bộ chứng từ sau đó sẽ được trả lại cho kế toán thanh toán với chữ ký của trưởng

phòng Tài chính để thực hiện thanh toán. Các bộ chứng từ đã được thanh toán sẽ

được đóng dấu “Paid” kèm theo ngày thanh toán.

Các bảng kê thanh toán sẽ được in ra được kiểm tra lại một lần nữa về tên khách

hàng, số tài khoản, số tiền để đảm bảo việc chuyển tiền là chính xác.

Bộ chứng từ, sau khi đã được thanh toán, đính kèm sổ phụ cùa ngân hàng sẽ được

lưu theo số thứ tự ghi trong bảng kê tạo thành một tập chứng từ. Tập chứng từ này

sẽ được đánh số thứ tự kèm theo số thứ tự bộ chứng từ từ đầu cho đến cuối nêu

trong bảng kê.

Các tập chứng từ của một tháng sẽ được đóng hộp và cất vào kho để tiện cho việc

lưu trữ, kiểm soát của kế toán, cũng như dễ dàng cho kiểm toán khi đến công ty

44

kiểm tra.

Một số điểm lƣu ý đối với việc thanh toán:

 Thanh toán không được ngân hàng thực hiện do sai sót về thông tin người thụ

hưởng hoặc mã ngân hàng.

Trong trường hợp này, kế toán sẽ thực hiện kiểm tra và chỉnh sửa lại thông tin

trên hệ thống cho đúng, sau đó sẽ thực hiện thanh toán lần hai. Người chịu

trách nhiệm dẫn đến việc sai sót sẽ chịu khoản phí phát sinh (nếu có) của ngân

hàng.

Khi thực hiện thanh toán lần hai, bộ chứng từ đó sẽ được đánh số thứ tự mới

do đó sẽ ghi lại số thứ tự trên bộ hồ sơ. Bộ hồ sơ này sẽ được sao lại thành một

bản, lưu lại với số thứ tự cũ (sẽ kẹp theo bản sao sổ phụ mới trong đợt thanh

toán lần hai). Bộ chứng từ gốc sẽ mang số thứ tự mới và lưu vào tập hồ sơ

mới.

 Thanh toán bằng tiền mặt chỉ được chấp nhận nếu có sự phê duyệt của Tổng

Giám đốc hoặc Kế Toán trưởng. Việc chi tiền mặt được thực hiện bởi kế toán

thanh toán (ngoài ra còn có kiểm soát viên Tài chính nếu kế toán thanh toán

nghỉ phép).

 Thanh toán bằng vay ngân hàng

o Vay thanh toán trong nước ( thực hiện vay ngân hàng HSBC).

Đối với HSBC:

1. Thực hiện điền và in mẫu “Giấy rút vốn” (Drawdown Note) có sẵn trên

website của ngân hàng, trình cho Giám đốc ký.

2. Fax và gửi cho ngân hàng qua Internet, ngân hàng sẽ thực hiện kiểm tra

hạn mức vay và chuyển tiền vào tài khoản (nếu có sai sót sẽ thông báo

45

lại).

3. In các lệnh đã được đưa vào hệ thống ngân hàng, SAP của công ty và

trình cho người có thẩm quyền xét duyệt và đồng ý thanh toán.

4. Số tiền vay phải được xài hết với mục đích thanh toán cho nhà cung cấp

trong ngày, ngân hàng không chấp nhận tồn quỹ đến ngày hôm sau.

o Vay thanh toán nước ngoài ( thực hiện vay ngân hàng HSBC)

Quy trình cũng tương tự như vay trong nước nhưng bộ chứng từ phải ghi rõ

là loại ngoại tệ nào và HSBC sẽ bán ngoại tệ cho công ty đễ thực hiện việc

thanh toán ra nước ngoài.

2.2.4. Ví dụ thực tế

2.2.4.1. Ví dụ 1: Bộ phận yêu cầu trực tiếp mua hàng

Trường hợp: Thanh toán chi phí báo cáo tư vấn doanh nghiệp

Nhà cung cấp: Công ty Cổ phần Việt Nam Creditrating

Giá trị dịch vụ: 6,340,000 VNĐ

Bộ phận yêu cầu: Bộ phận Thương mại

Người thực hiện: Trần Thạch Dũng

Bộ chứng từ thanh toán:

1. Sổ phụ ngân hàng

2. Giấy đề nghị thanh toán

3. Hóa đơn giá trị gia tăng

4. Đề nghị thanh toán ( của nhà cung cấp)

5. Giấy đề nghị mua hàng

46

6. Bảng báo giá

7. Đơn đặt hàng

8. Hợp đồng

Quy trình thực hiện và thủ tục kiểm soát kèm theo:

1. Nhân viên chịu trách nhiệm của bộ phận Thương mại sẽ thực hiện lập “Giấy đề nghị

mua hàng”, trình cho Trưởng Bộ phận và Ban Giám đốc ký xác nhận.

Nhân viên thực hiện và trưởng bộ phận Thương mại phải thực hiện ký nháy các thông

tin có trong phần “nội dung” và giá trị để đảm bảo tính xác thực của thông tin.

2. Bộ phận Thương mại sẽ thực hiện trao đổi, thỏa thuận về giá và yêu cầu với VietNam

Creditrating cung cấp cho công ty “Bảng báo giá”

Do giá trị của dịch vụ sẽ được cung cấp trên 4 triệu nên yêu cầu hai bản báo giá gốc

(hoặc một bản gốc, một bản gửi qua mail hoặc fax có mộc).

3. Mặc dù công ty VietNam Creditrating là nhà cung cấp mới, bộ chứng từ còn phải kèm

theo “Bảng so sánh” để làm cơ sở cho việc chọn nhà cung cấp này mà không cần chọn

“nhà cung cấp được ưu tiên”, ngoài ra còn phải thực hiện công đoạn xét duyệt nhà

cung cấp mới theo quy chế của công ty. Nhưng do chỉ định trực tiếp của kiểm toán của

công ty mẹ Fresenius Kabi nên chứng từ này được bỏ qua

4. Có được sự phê duyệt của những người liên quan, nhân viên thực hiện sẽ yêu cầu nhà

cung cấp lập “Hợp đồng”.

Hợp đồng sẽ được gửi nháp qua mail trước cho công ty để trình cho bộ phận Tuân thủ

(Compliance) xem xét. Nếu không có sai sót thì sẽ thông báo cho bên nhà cung cấp để

thực hiện lập hợp đồng chính thức

5. Hợp đồng sẽ được in thành hai bản, gửi cho công ty. Hợp đồng được trình cho Giám

đốc ký duyệt (thư ký sẽ thực hiện kiểm tra lần nữa với bản nháp đã được chỉnh sửa để

47

đảm bảo chính xác) và gửi lại cho nhà cung cấp một bản kèm theo “Đơn đặt hàng” bàn

gốc và bản sao. Nhà cung cấp phải xác nhận vào “Đơn đặt hàng”, gửi trả lại bản gốc

và giữ bản sao.

6. Sau khi đã hoàn thành dịch vụ, nhà cung cấp gửi hóa đơn cho công ty

Trong trường hợp này, do thực hiện giao hàng qua thư điện tử nên ko có các chứng từ

liên quan đến việc giao hàng. Để có thể đảm bảo, có thể in lại đoạn thư điện tử trao đổi

để làm bẳng chứng xác thực (do thư điện tử được lưu lại trong hệ thống nên cũng được

xem là một bằng chứng đáng tin cậy).

Việc đánh giá chất lượng dịch vụ cũng được bỏ qua do công ty mẹ chỉ định nhà cung

cấp.

7. Khi đến hạn thanh toán, thư ký bộ phận sẽ thực hiện lập “Giấy đề nghị thanh toán”,

trình cho những người có liên quan ký và đưa bộ chứng từ thanh toán đầy đủ đó cho kế

toán thanh toán.

Giấy đề nghị phải có sự kiểm tra và ký nháy của kế toán thanh toán và kế toán trưởng

về số lượng, giá trị và thông tin nhà cung cấp.

Ngoài ra, thư ký còn phải thực hiện công việc đăng ký tạo mã cho nhà cung cấp này để

đảm bảo việc thanh toán. Phiếu đăng ký sẽ được kế toán thanh toán kiểm tra, trình cho

kế toán trưởng ký xác nhận và nhập liệu vào hệ thống.

8. Kế toán thanh toán thực hiện nhập liệu và thực hiện chuyển khoản như quy trình thanh

toán, ngân hàng chuyển khoản và đăng thông tin lên internet, gửi sổ phụ cho công ty

để kẹp vào bộ chứng từ. Bộ chứng từ này sau đó được kẹp vào tập hồ sơ theo bảng kê

được cung cấp bởi ngân hàng

Kế toán thanh toán phải đóng dấu “Received” kèm theo ngày sau khi kiểm tra sự đầy

đủ của bộ chứng từ, tính hợp lý của “Giấy đề nghị mua hàng”, “Đơn đặt hàng”, “Giấy

đề nghị thanh toán” thông qua các chứng từ của nhà cung cấp, tính chính xác của các

48

thông tin chuyển khoản và trình cho kế toán trưởng xét duyệt thanh toán.

Kế toán thanh toán thực hiện kiểm tra việc thanh toán xem thông qua bảng kê thanh

toán được in ra từ hệ thống Ngân hàng và sổ phụ để đảm bảo việc thanh toán là chính

xác và không thiêu sót khoản thanh toán nào.

49

Bộ chứng từ thanh toán cho công ty cổ phần Vietnam Creditrating

50

51

52

53

54

55

2.2.4.2. Ví dụ 2: Bộ phận yêu cầu không trực tiếp mua hàng

Trường hợp: Thanh toán chi phí taxi tháng 11/2013

Nhà cung cấp: Công ty Cổ phần Tập đoàn Mai Linh

Giá trị dịch vụ: 15,963,000 VNĐ

Bộ phận yêu cầu: Các bộ phận trong công ty

Người thực hiện: Hà Bảo Thư (thư ký bộ phận nhân sự)

Bộ phận thực hiện: Bộ phận nhân sư

Bộ chứng từ thanh toán:

1. Sổ phụ ngân hàng

2. Giấy đề nghị thanh toán

3. Hóa đơn giá trị gia tăng

4. Bảng kê dịch vụ taxi

5. Báo cáo sử dụng thẻ taxi

6. Phiếu xác nhận công tác (Trip Approval Form)

7. Biên lai cước phí

Quy trình thực hiện và thủ tục kiểm soát

1. Khi có kế hoạch đi công tác có sử dụng đến taxi, nhân viên có liên quan sẽ thực hiện

lập “Phiếu xác nhận công tác” có sẵn trong hệ thống của chương trình IBM lotus, và

đồng thời gửi thư xin xác nhận công tác cho trưởng phòng và trưởng bộ phận xác

nhận. Nhân viên đi công tác đến gặp người giữ thẻ taxi, đăng kí mượn và ký vào sổ

56

mượn.

Nhân viên phải lên hệ thống in phiếu xác nhận để làm căn cứ cho việc thanh toán và

kẹp vào bộ chứng từ (có thể in cả thư điện tử (nếu cần)).

Do tính chất thường xuyên của khoản chi phí taxi nên không cần phải làm “Giấy đề

nghị mua hàng”.

Nhân viên phải ghi rõ lý do mượn, ngày mượn và ngày trả (khi về) vào sổ mượn (số

ngày đi sẽ được kiểm tra đối chứng với số ngày được phép trong “Phiếu xác nhận công

tác”)

2. Sau khi công tác về, nhân viên đi công tác phải đưa lại thẻ cho người giữ thẻ và gửi

các “Biên lai cước phí” kèm theo “Báo cáo sử dụng thẻ taxi” (do nhân viên lập) cho

thư ký của phòng để trình cho trưởng phòng xác nhận..

3. Do công ty Mai Linh là “nhà cung cấp được ưu tiên” nên sẽ không cần phải đánh giá

và so sánh.

4. Đến cuối tháng, công ty Mai Linh gửi “Hóa đơn” và “Bảng kê dịch vụ taxi” cho thư ký

bộ phận Nhân sự. Thư ký này sẽ gửi thư điện tử đến thư ký của các phòng, bộ phận có

sử dụng đến thẻ taxi, cung cấp ngay các biên lai và báo cáo sử dụng để thanh toán.

Thư ký bộ phận Nhân phải kiểm tra “Bảng kê dịch vụ taxi”của các bộ phận sử dụng

gửi đến với bản scan sổ mượn thẻ của người giữ thẻ (không cần kẹp vào bộ chứng từ)

và “Báo cáo sử dụng thẻ taxi”. Sau khi kiểm tra sẽ có hai trường hợp có thể xảy ra:

 Trường hợp 1: Nếu “Bảng kê dịch vụ taxi” bị sai như sai số ngày sử dụng, ký

hiệu biên lai, người sử dụng…. thì yêu cầu bên Mai Linh sửa lại bảng kê hoặc

lập “Hóa đơn” mới

 Trường hợp 2: Nếu “Báo cáo sử dụng thẻ taxi” bị sai thì yêu cầu ngay người lập

báo cáo giải trình việc chênh lệch này, nếu không giải trình được thì phần

chênh lệch sẽ do nhân viên đó chịu trách nhiệm

Trường hợp để làm mất biên lai thì người chịu trách nhiệm làm mất sẽ phải trả lại số

57

tiền đi taxi cho công ty

5. Sau khi nhận được đầy đủ các chứng từ cần thiết, thư ký bộ phận Nhân sự thực hiện

kiểm tra tính hợp lý, chính xác ngày đến và đi công tác, số tiền theo bảng kê do Mai

Linh cung cấp với các chứng từ và thực hiện chia chi phí taxi cho từng phòng ban, bộ

phận có liên quan.

6. Hoàn thành kiểm tra xong, thư ký sẽ thực hiện lập “Giấy đề nghị thanh toán” trình cho

trưởng bộ phận Nhân sự ký tên và đưa toàn bộ chứng từ cho kế toán thanh toán.

Do tính chất là một khoản chi thường xuyên nên không cần “Đơn đặt hàng”

7. Kế toán thanh toán thực hiện kiểm tra số tiền theo bảng kê, hóa đơn và hợp đồng đã ký

trước đó, trình cho trưởng phòng Kế toán – Tài vụ ký xác nhận và thực hiện nhập hóa

đơn vào hệ thống.

8. Thực hiện thanh toán theo quy trình khi đến ngày thanh toán và kẹp sổ phụ ngân hàng

khi ngân hàng gửi. Lưu bộ chứng từ theo số thứ tự vào tập chứng từ dựa vào bảng kê

in ra từ hệ thống.

58

Các bước 7,8,9 được thực hiện kiểm soát như ví dụ 1

59

Bộ chứng từ thanh toán cho công ty cổ phần tập đoàn Mai Linh

60

61

62

63

64

65

KẾT LUẬN CHƢƠNG II

Quy trình mua/thuê hàng hóa và dịch vụ không phục vụ cho sản xuất được công ty xây

dựng một cách chặt chẽ, phù hợp với tình hình hoạt động thực tế của doanh nghiệp. Tuy

nhiên, cách tổ chức bộ phận, quy trình vẫn còn có nhiều phần bất cập, làm nảy sinh

nhiều rủi ro có thể xảy ra đối với việc mua hàng hóa, dịch vụ.

Hệ thống quản lý tốt, bảo mật cao nhưng vẫn thiếu các buổi/tài liệu hướng dẫn sơ bộ cách

thức làm việc. Việc mua hàng bị phân tán, trao quyền cho nhiều bộ phận thực hiện việc

mua/thuê hàng hóa, dịch vụ. Ngoài ra, khi xét duyệt nhà cung cấp vẫn chấp nhận xét

duyệt các trường hợp nhà cung cấp có mối quan hệ với nhân viên của công ty.

Các chứng từ đi theo một chiều và đều của một bộ phận thực hiện mua làm và cung cấp

từ đầu đến cuối nên dể dàng xãy ra gian lận

Các bất cập trên, có thể do nhiều lý do khách quan hay chủ quan mà công ty vẫn chấp

nhận. Tuy chưa có sự tác động mạnh mẽ, nhưng về lâu dài sẽ dẫn đến những rủi ro, ảnh

66

hưởng không nhỏ đến quá trình hoạt động của công ty.

CHƢƠNG III

NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ

67

3.1. NHẬN XÉT

3.1.1. Ƣu điểm

 Kiểm soát chung

o Các nhân viên có nhiều kinh nghiệm trong ngành và trải qua nhiều buổi huấn

luyện của công ty.

o Môi trường làm việc thân thiện, năng động.

o Bộ máy quản lý được xây dựng theo hình thức nhóm (mỗi nhóm sẽ có người quản

lý riêng) thuận lợi cho việc phân chia công việc, dễ dàng quản lý và chia sẻ bớt

công việc cho những nhà quản lý cấp cao.

o Sử dụng các chương trình phần mềm quản lý tối ưu như SAP, IBM lotus giúp cho

thông tin được quản lý chặt chẽ và truyền thông trong nội bộ; với tập đoàn, chi

nhánh trở nên đa dạng và dễ dàng.

o Các loại chứng từ được quy định đầy đủ trong hệ thống, có sẵn, thuận tiện cho

việc lập chứng từ cho nhân viên.

o Phân chia trách nhiệm, phân quyền truy nhập rõ ràng.

o Hệ thống luôn được nâng cấp, làm mới, sao lưu liên tục giúp cho tính bảo mật

luôn cao và hệ thống ngày càng chặt chẽ.

 Kiểm soát chi tiết

o Quy trình được xây dựng cụ thể, rõ ràng và được phân bổ đến các phòng ban có

liên quan.

o Tập trung đầu mối thu chứng từ giúp hạn chế vấn đề thất lạc chứng từ.

o Công việc hạch toán, ghi sổ và thanh toán dễ dàng với sự hỗ trợ của phần mềm.

3.1.2. Nhƣợc điểm

68

 Kiểm soát chung

o Thay đổi hệ thống bảo mật liên tục gây sự phiền toái cho nhân viên.

o Chưa có bảng hướng dẫn phần mềm

 Kiểm soát chi tiết

o Phân tán trách nhiệm mua hàng cho quá nhiều bộ phận thực hiện dẫn đến việc khó

kiểm soát quá trình mua hàng.

o Phân quyền mua hàng duy nhất cho thư ký bộ phận dẫn đến việc tồn ứ hoặc không

thể mua hàng nếu thiếu thư ký.

o Quá trình tìm kiếm nhà cung cấp và đề nghị nhà cung cấp đều do bộ phận yêu cầu

mua hàng đứng ra thực hiện, có thể dẫn đến việc ưu tiên nhà cung cấp của bản

thân.

o Việc lựa chọn nhà cung cấp chỉ dựa trên bảng giá là chưa đủ cơ sở để đánh giá.

o Đánh giá nhà cung cấp vẫn do cùng bộ phận yêu cầu đánh giá dễ dẫn đến việc

thông đồng hoặc thiên vị cho nhà cung cấp quen thuộc.

o Việc đánh giá chất lượng hàng hóa, dịch vụ vẫn còn mang tính chất đối phó (in

mẫu có sẵn, đánh giá theo cảm tính….).

o Quy trình mua/thuê hàng hóa kèm theo các chứng từ chỉ đi theo một chiều, không

có sự đối ứng qua lại giữa các khâu yêu cầu, đặt hàng, mua hàng và thanh toán.

3.2. KIẾN NGHỊ

3.2.1. Đối với thủ tục kiểm soát chung

 Đối với vấn đề thay đổi bảo mật hay nâng cấp hệ thống, nên thông báo sớm trước các

thay đổi, thực hiện hướng dẫn trước cho nhân viên về các thay đổi mới sẽ được thực

69

hiện trong tương lai.

 Viết các hướng dẫn làm việc bằng chương trình cho nhân viên để có thể tham khảo

thêm trong lúc làm việc

3.2.2. Đối với kiểm soát chi tiết

 Nên xây dựng một cơ chế mua hàng mà trong đó chỉ có một bộ phận duy nhất được

mua hàng.

Khi các bộ phận yêu cầu mua hàng sẽ lập giấy đề nghị mua hàng (hai liên), gửi cho

bộ phận mua hàng một liên. Khi hàng đến thì bộ phận mua hàng sẽ trực tiếp nhận, ký

phiếu giao hàng và làm phiếu đánh giá. Đối với các dịch vu hoặc hàng hóa chuyên

cho bộ phận yêu cầu như quảng cáo, sửa chữa máy…thì nên để bộ phận yêu cầu trực

tiếp xuống kiểm tra, xác nhận và làm phiếu đánh giá.

 Phân công cho nhiều nhân viên trong bộ phận mua hàng đảm trách các công việc

mua hàng hóa/dịch vụ khác nhau.

Ví dụ: nhân viên An sẽ đảm trách việc mua hàng cho bộ phần A với B.

 Việc lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp nên đưa cho bộ phận độc lập thực hiện.

Đối với việc lựa chọn, bộ phận xét duyệt nhà cung cấp nên thực hiện việc điều tra

thêm về thông tin nhà cung cấp như năng lực cung cấp, cung cách phục vụ, khách

hàng của họ…. Không nên chấp nhận những nhà cung cấp có liên hệ với nhân viên

xét duyệt , nhân viên yêu cầu mua hàng hay các cấp lãnh đạo để tránh trường hợp ưu

ái nhà cung cấp.

 Việc đánh giá chất lượng hàng hóa/dịch vụ nên được đánh giá đúng với thực tế mà

bộ phận có nhu cầu mua hàng nhận được chứ không phải là nên thực hiện hai bản

đánh giá từ bộ phận mua hàng và bộ phận yêu cầu mua hàng.

 Quy trình mua hàng nên được thực hiện theo phương thức hai chiều, dễ dàng cho

việc kiểm soát mua hàng, giúp cho kế toán thanh toán xác minh tính chân thật của

70

việc mua hàng.

Đối với khâu yêu cầu hàng, nên có hai liên yêu cầu hàng hóa, một cho bộ phận yêu

cầu, một cho bộ phận mua hàng. “Bảng báo giá”sẽ do trực tiếp bộ phận mua hàng

mua yêu cầu.

Đối với khâu đặt hàng, “Đơn đặt hàng” nên có bốn liên, một cho bộ phận đặt hàng

(lưu lại làm đối chiếu mua hàng), một liên cho bộ phận yêu cầu (lưu lại để xác nhận

mua hàng), một cho nhà cung cấp và một cho kế toán thanh toán.

Đối với khâu nhận hàng, “Phiếu đánh giá hàng hóa/dịch vụ” nên có hai liên, một cho

bộ phận mua hàng, một cho bộ phận yêu cầu. Nếu thủ kho nhận hàng thì yêu cầu

thêm “Phiếu nhập kho” (hai liên).

Đối với khâu thanh toán, kế toán sẽ nhận được các chứng từ liên quan từ các bộ phận

có liên quan.

 Các chứng từ lưu tại các bộ phận yêu cầu, bộ phận mua hàng và thủ kho nên đánh số

71

thứ tự để lưu lại.

KẾT LUẬN

Hoạt động mua và thanh toán là một trong những hoạt động đóng vai trò quan trọng trong

hoạt động của doanh nghiệp hiện nay. Mọi sự biến động về giá thành, chất lượng hàng hóa

cũng sẽ ảnh hưởng lớn đến sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai. Việc đòi hỏi phải

có một hệ thống kiểm soát quy trình mua và thanh toán là một trong những vấn đề cấp thiết

hiện nay đối với nhiều doanh nghiệp. Một hệ thống kiểm soát tốt không chỉ giúp cho doanh

nghiệp phòng ngừa, giảm thiểu được các rủi ro có thể xảy ra, mà còn góp phần vào việc xây

dựng, điều tiết được các hoạt động trong doanh nghiệp một cách đều đặn và linh hoạt.

Thông qua việc nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ mua và thanh toán đối với hàng hóa

và dịch vụ không phục vụ sản xuất tại công ty cổ phần Fresenius Kabi Bidiphar (chương 2)

dựa vào cơ sở lý luận hệ thống kiểm soát quy trình mua và thanh toán, tuy chỉ tập trung một

phần nhỏ của hệ thống kiểm soát và kiến thức còn hạn chế, em đã rút ra một vài nhận xét

giữa thực tế với lý thuyết mà em đã học (chương 3) và từ đó đề ra một số kiến nghị nhằm

giúp cho công ty một phần nào đó hoàn thiện hơn hệ thống kiểm soát nội bộ của mình

Tuy nhiên, về việc công ty thực hiện việc cho phép tất cả các bộ phận mua hàng, tự tìm nhà

cung cấp và kiểm soát các chứng từ có thể dẫn đến việc thông đồng của các nhân viên trong

hệ thống hoặc giữa nhà cung cấp với bộ phận, dẫn đến việc thất thoát tiền bạc của công ty.

Do đó, công ty nên xây dựng một cơ chế mua hàng tập trung tại một bộ phận tách biệt với bộ

phận yêu cầu và đưa công việc tìm kiếm nhà cung cấp cho một bộ phận độc lập với cả hai bộ

phận mua hàng và yêu cầu, nhằm đảm bảo sự khách quan và công bằng giữa các nhà cung

72

cấp với nhau.

PHỤ LỤC

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Trường Đại học kinh tế Tp. Hồ Chí Minh, khoa Kế toán – Kiểm toán, bộ môn Hệ

thống thông tin kế toán (2012), "Hệ thống thông tin kế toán" tập 2, nhà xuất bản

Phương Đông.

2. Trường Đại học Kinh tế Tp. Hồ Chí Minh, khoa Kế toán – Kiểm toán, Bộ môn Kiểm

toán, "Kiểm soát nội bộ" (2009), nhà xuất bản Phương Đông.

3. Trường Đại học Kinh tế Tp. Hồ Chí Minh, khoa Kế toán – Kiểm toán, Bộ môn Kiểm

toán, "Kiểm toán" (2012), nhà xuất bản Lao động Xã hội.

4. Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC của Bộ Tài Chính về việc ban hành chế độ kế toán

doanh nghiệp.

5. Thông tư 244/2009/TT – BTC của Bộ Tài Chính về hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế

độ kế toán Doanh nghiệp.

73

6. Trang web kế toán, www.webketoan.com.vn

KÝ HIỆU BẢNG BIỂU

Các hoạt động xử lý có lựa chọn

Các hoạt động xử lý thông thường

Chứng từ

74

Hướng luân chuyển các hoạt động hoặc chứng từ