Khoá luận tốt nghiệp: Hoạt động chứng thực tại UBND Thị trấn Đình Cả, Huyện Võ Nhai, Tỉnh Thái Nguyên

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

TÊN ĐỀ TÀI KHÓA LUẬN

HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN

THỊ TRẤN ĐÌNH CẢ, HUYỆN VÕ NHAI, TỈNH THÁI NGUYÊN

Họ và tên tác giả : Mai Diệp Anh

Hệ đào tạo : Chính quy

Khóa học : 2020 - 2024

Lớp : 2005LHOE

Mã sinh viên : 2005LHOE014

HÀ NỘI - NĂM 2024

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

TÊN ĐỀ TÀI KHÓA LUẬN

HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN

THỊ TRẤN ĐÌNH CẢ, HUYỆN VÕ NHAI, TỈNH THÁI NGUYÊN

Họ và tên tác giả : Mai Diệp Anh

Người hướng dẫn : ThS. Lưu Thị Thu Hương

Hệ đào tạo : Chính quy

Khóa học : 2020 - 2024

Lớp : 2005LHOE

Mã sinh viên : 2005LHOE014

HÀ NỘI - NĂM 2024

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là bài khoá luận tốt nghiệp của riêng tôi dưới sự

hướng dẫn của ThS. Lưu Thị Thu Hương và sự giúp đỡ nhiệt tình của anh, chị

phòng một cửa, một cửa liên thông tại Uỷ ban nhân dân thị trấn Đình Cả, huyện

Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên đã cung cấp số liệu, truyền đạt kinh nghiệm giúp tôi

hoàn thiện khoá luận tốt nghiệp. Những thông tin trích dẫn trong bài khoá luận

đều được chỉ rõ nguồn gốc.

Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về lời cam đoan này và tôi tuân thủ tất

cả các nguyên tắc và quy định của trường đại học liên quan đến việc thực hiện

và bảo vệ khóa luận tốt nghiệp.

Tôi xin chân thành cảm ơn !

Tác giả khóa luận

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên em xin gửi lời cảm ơn quý thầy cô Học viện Hành chính

Quốc Gia trong 4 năm học đã giảng dạy và truyền đạt kiến thức cần thiết cho em

trong suốt thời gian học tập tại học viện.

Em xin gửi lời cảm ơn đến ThS. Lưu Thị Thu Hương và anh, chị phòng

một cửa, một cửa liên thông tại Uỷ ban nhân dân thị trấn Đình Cả, huyện Võ

Nhai, tỉnh Thái Nguyên đã cung cấp số liệu, truyền đạt kinh nghiệm giúp em

hoàn thiện khoá luận tốt nghiệp.

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

STT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ

CCCD Căn cước công dân 1

CSDLHTĐT Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử 2

HĐND Hội đồng nhân dân 3

KT-XH Kinh tế - xã hội 4

QLNN Quản lý nhà nước 5

TTHC Thủ tục hành chính 6

UBND Ủy ban nhân dân 7

DANH MỤC HÌNH, BẢNG, BIỂU

Bảng 2.1.1.1. Bảng số liệu về nhân sự thực hiện hoạt động chứng thực giai đoạn

2019 - 2024 .......................................................................................................... 30

Bảng 2.1.1.2. Bảng số liệu về trình độ nhân sự thực hiện hoạt động chứng thực

giai đoạn 2019 – 2024 ......................................................................................... 33

Bảng 2.1.2.1. Kết quả chứng thực trên địa bàn UBND Thị trấn Đình Cả .......... 34

Biểu đồ 2.1.2.1. Kết quả chứng thực trên địa bàn UBND thị trấn Đình Cả ....... 36

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC HÌNH, BẢNG, BIỂU

PHẦN MỞ ĐẦU .................................................................................................. 1

1. Lý do chọn đề tài ............................................................................................ 1

2. Tổng quan tình hình nghiên cứu .................................................................... 2

3. Mục đích nghiên cứu đề tài ............................................................................ 3

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài ........................................................ 4

5. Phương pháp tiến hành nghiên cứu ................................................................ 4

6. Bố cục tổng quát của khóa luận ..................................................................... 5

CHƯƠNG 1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ QUY ĐỊNH CỦA PHÁP

LUẬT VIỆT NAM HIỆN HÀNH VỀ CHỨNG THỰC .................................. 6

1.1. Một số vấn đề lý luận cơ bản về hoạt động chứng thực ............................. 6

1.1.1. Khái niệm của hoạt động chứng thực ...................................................... 6

1.1.2. Đặc điểm của hoạt động chứng thực…………………………………..7

1.1.3. Vai trò của hoạt động chứng thực ............................................................ 9

1.1.4. Giá trị pháp lý của văn bản chứng thực ................................................. 13

1.2. Quy định của pháp luật hiện hành về chứng thực tại UBND cấp xã ........ 16

1.2.1. Thẩm quyền thực hiện hoạt động chứng thực tại UBND cấp xã ........... 16

1.2.2. Phạm vi của hoạt động chứng thực……………………………………18

1.2.3. Quy trình, thủ tục chứng thực ................................................................ 24

Kết luận chương 1 ............................................................................................ 29

CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND

THỊ TRẤN ĐÌNH CẢ, HUYỆN VÕ NHAI, TỈNH THÁI NGUYÊN .......... 30

2.1. Tình hình chứng thực tại UBND thị trấn Đình Cả ................................... 30

2.1.1. Thẩm quyền thực hiện hoạt động chứng thực tại UBND thị trấn Đình

Cả, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên………………………………………30

2.1.2. Phạm vi chứng thực tại UBND thị trấn Đình Cả, huyện Võ Nhai, tỉnh

Thái Nguyên…………………………………………………………………33

2.1.3. Hình thức chứng thực ............................................................................. 36

2.1.4. Quy trình, thủ tục chứng thực tại UBND thị trấn Đình cả ..................... 39

2.2 Đánh giá thực tiễn hoạt động chứng thực tại UBND thị trấn Đình Cả,

huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên ................................................................... 42

2.2.1. Một số ưu điểm trong hoạt động chứng thực tại UBND thị trấn Đình Cả,

huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên ................................................................... 42

2.2.2. Bất cập hạn chế và nguyên nhân trong hoạt động chứng thực tại UBND

thị trấn Đình Cả, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên ....................................... 44

Kết luận chương 2 ............................................................................................ 47

CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY ĐỊNH VÀ NÂNG CAO

HIỆU QUẢ ÁP DỤNG PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC TẠI UBND THỊ

TRẤN ĐÌNH CẢ, HUYỆN VÕ NHAI, TỈNH THÁI NGUYÊN .................. 48

3.1. Giải pháp chung về hoàn thiện pháp luật trong lĩnh vực chứng thực ....... 48

3.1.1. Định hướng hoàn thiện quy định pháp luật về chứng thực .................... 48

3.1.2. Giải pháp hoàn thiện quy định của pháp luật về chứng thực tại Ủy ban

nhân dân cấp xã ................................................................................................ 50

3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động chứng thực tại UBND Thị Trấn

Đình Cả, Huyện Võ Nhai, Tỉnh Thái Nguyên ................................................. 53

Kết luận chương 3 ............................................................................................ 58

KẾT LUẬN CHƯƠNG ..................................................................................... 59

PHỤ LỤC ........................................................................................................... 60

PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài

Chứng thực là hoạt động của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về cấp bản

sao từ bản gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng

thực hợp đồng, giao dịch theo trình tự, thủ tục do pháp luật quy định. Đây là chế

định pháp lý quan trọng, liên quan mật thiết đến quyền và lợi ích của công dân

và doanh nghiệp, qua đó bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp cho các bên tham

gia các giao dịch và đảm bảo an toàn cho quản lý Nhà nước. Hiện nay, pháp luật

Việt Nam đã ban hành các quy định liên quan đến chứng thực như: Nghị định số

23/2015/NĐ-CP, Thông tư số 01/2020/TT-BTP, Thông tư số 226/2016/TT-

BTC, Thông tư số 257/2016/TT-BTC… Theo đó, UBND cấp xã có thẩm quyền

chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản của công dân và tổ chức;

chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là

động sản; hợp đồng, giao dịch liên quan đến lĩnh vực đất đai, nhà ở .... Áp dụng

các quy định này đã giúp công tác chứng thực tại thị trấn Đình Cả được thực

hiện một cách rõ ràng, đi vào nề nếp, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân hoàn

tất thủ tục nhanh, gọn, hiệu quả. Trình tự, thủ tục chứng thực được thực hiện

theo quy định, được ghi chép vào sổ; niêm yết công khai các thủ tục, văn bản

liên quan đến hoạt động chứng thực như lịch làm việc, lệ phí chứng thực tại

UBND cấp xã.

Trong những năm qua, UBND thị trấn Đình Cả đã thực hiện chứng thực

hàng ngàn hồ sơ, chủ yếu là chứng thực bản sao từ bản chính, người dân có nhu

cầu đến giao dịch và được trả hồ sơ ngay trong buổi làm việc. Chứng thực các

văn bản, giấy tờ, giao dịch của công dân có ý nghĩa quan trọng đối với quyền lợi

của công dân cũng như đóng góp cho phát triển KT-XH, đặc biệt là trong mối

quan hệ với cải cách thủ tục hành chính, cải cách tư pháp. Tuy nhiên, ngoài

những kết quả đạt được, trên thực tế vẫn còn gặp một số khó khăn nhất định,

khối lượng công việc ngày càng nhiều song về con người, ngoài việc thực hiện

nhiệm vụ tham mưu về công tác chứng thực, tư pháp còn phải tham mưu công

1

tác hộ tịch, hòa giải, tuyên truyền pháp luật....; trong quá trình thực hiện các thủ

tục hành chính còn lúng túng, chưa đáp ứng được nhiệm vụ được giao, chưa đáp

ứng được nguyện vọng của người dân tại địa phương. Xuất phát từ những lý do

trên, sinh viên lựa chọn đề tài “Hoạt động chứng thực tại UBND Thị trấn Đình

Cả, Huyện Võ Nhai, Tỉnh Thái Nguyên” làm khóa luận tốt nghiệp của mình, với

mong muốn có những nghiên cứu cụ thể về chứng thực và thực tiễn thực hiện về

chứng thực tại UBND thị trấn Đình Cả để từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm

hoàn thiện pháp luật và nâng cao hiệu quả áp dụng pháp luật đối với hoạt động

chứng thực tại UBND thị trấn Đình Cả.

2. Tổng quan tình hình nghiên cứu

Trong thời gian nghiên cứu và thu thập tài liệu về hoạt động chứng thực

tại Ủy ban nhân dân thị trấn Đình Cả, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên nói

riêng và pháp luật về hoạt động chứng thực nói chung, nhìn chung là một trong

những đề tài nghiên cứu được học giả nghiên cứu quan tâm liên quan trực tiếp

đến sự quản lý của nhà nước nói chung và ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị

trấn nói riêng cũng như ảnh hưởng tới quyền, lợi ích của nhân dân đối với hoạt

động chứng thực, điển hình như: “ Quản lý nhà nước về chứng thực từ thực tiễn

thành phố Hà Nội” - Luận văn thạc sĩ Luật học, Học viện khoa học xã hội của

Nguyễn Thị Thu Hương (2015); “ Pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân

cấp xã - từ thực tiễn huyện Đan Phượng, Thành phố Hà Nội” - Luận văn thạc sĩ

Luật hiến pháp và luật hành chính, Học viện Hành chính Quốc gia của Hoàng

Thị Nhung (2020); “ Chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã – qua thực tiễn

huyện Đông Anh, thành phố Hà Nội” - Luận văn Thạc sĩ Luật Học, Đại học

Quốc gia Hà Nội của Thịnh Thị Quyên (2016); “ Chứng thực của ủy ban nhân

dân xã từ thực tiễn huyện Mỹ Đức, thành phố Hà Nội” - Luận văn thạc sỹ luật

học, Học viện Khoa học Xã hội của Nguyễn Thị Thúy Vân (2017); “Quản lý

nhà nước về chứng thực ở cấp xã, huyện Gia Lâm, thành phố Hà Nội” - Luận

văn thạc sĩ của Vũ Thị Trang (2015);

Bên cạnh đó có một vài bài viết, đặc san, báo cáo chuyên đề liên quan đến

2

hoạt động chứng thực và tuyên truyền pháp luật về hoạt động chứng thực như:

Bộ Tư pháp, “Đặc san tuyên truyền pháp luật số 02/2015 – Chủ đề pháp luật về

chứng thực” – Vũ Thị Thảo (2015), Hà Nội; Bộ Tư pháp – Cục hộ tịch, quốc

tịch, chứng thực, “Vị trí, vai trò của pháp luật chứng thực trong hệ thống pháp

luật Việt Nam”, của tác giả Nguyễn Thu Hương (2015);

Những công trình trên đã tiếp cận vấn đề về hoạt động chứng thực và

quản lý nhà nước về chứng thực ở nhiều khía cạnh khác nhau và những góc độ

khác nhau, làm phong phú cơ sở lý luận về hoạt động này. Tuy nhiên, mục tiêu

cuối cùng của các công trình nghiên cứu là đưa ra giải pháp nhằm hoàn thiện

pháp luật về chứng thực và tập trung đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả

thực hiện, khắc phục khuyết điểm trong quy định pháp luật vì thực tế hiện nay

đối với hoạt động chứng thực thì văn bản quy phạm pháp luật cao nhất là nghị

định 23/2015/NĐ-CP đồng thời nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ công chức

trực tiếp thực hiện hoạt động chứng thực này.

Tóm lại, đã có nhiều công trình nghiên cứu về hoạt động chứng thực và

pháp luật về hoạt động chứng thực và trong từng công trình đều có những ưu

điểm và các khía cạnh chưa được đề cập tới song đây cũng là các nguồn tài liệu

tham khảo có giá trị để tác giả học hỏi và triển khai vào dề tài khóa luận của

mình. Với đề tài “Hoạt động chứng thực tại ủy ban nhân dân thị trấn Đình Cả

huyện Võ Nhai tỉnh Thái Nguyên” bên cạnh việc kế thừa những giá trị khoa học

của các công trình đã được bảo vệ, công bố, tôi mong muốn đóng góp cách tiếp

cận mới về hoạt động chứng thực của cấp xã.

3. Mục đích nghiên cứu đề tài

- Trên cơ sở làm rõ những vấn đề lý luận và thực tiễn hoạt động chứng

thực tại UBND thị trấn Đình Cả, khóa luận tốt nghiệp đề xuất một số giải pháp

nhằm nâng cao hiệu quả đối với hoạt động chứng thực tại UBND Thị trấn Đình

Cả, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên.

- Nhằm thực hiện mục đích nêu trên, đề tài đặt ra một số nhiệm vụ chính

như sau:

3

- Nghiên cứu tổng quan về cơ sở lý luận và quy định của pháp luật Việt

Nam hiện hành về hoạt động chứng thực

- Giới thiệu về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn UBND

Thị trấn Đình Cả, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên. Nghiên cứu, phân tích

những vấn đề lý luận, quy định của pháp luật về chứng thực và thực tiễn hoạt

động chứng thực tại UBND Thị trấn Đình Cả, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái

Nguyên.

- Chỉ rõ yêu cầu, giải pháp nâng cao hiệu quả áp dụng đối với hoạt động

chứng thực tại UBND Thị trấn Đình Cả, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên.

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài

4.1. Đối tượng đề tài

Khóa luận tốt nghiệp nghiên cứu những vấn đề lý luận, quy định và thực

tiễn về hoạt động chứng thực tại UBND Thị trấn Đình Cả, huyện Võ Nhai, tỉnh

Thái Nguyên.

4.2. Phạm vi đề tài

Phạm vi nội dung: Khóa luận tốt nghiệp tập trung nghiên cứu về hoạt

động chứng thực tại UBND Thị trấn Đình Cả, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái

Nguyên.

Phạm vi không gian: UBND Thị trấn Đình Cả, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái

Nguyên.

Phạm vi thời gian: Các số liệu khảo sát, thống kê sử dụng trong khóa luận

tốt nghiệp được thu thập từ năm 2019 đến năm 2023.

5. Phương pháp tiến hành nghiên cứu

Để giải quyết nhiệm vụ chính mà đề tài đặt ra nhằm đạt được mục đích

nghiên cứu, đề tài sử dụng một số phương pháp nghiên cứu chủ đạo như:

Phương pháp phân tích làm rõ những vấn đề lý luận và quy định về

chứng thực. Qua đó, chỉ ra những bất cập, hạn chế về thực tiễn áp dụng để đề

xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả đối với hoạt động chứng thực.

Phương pháp tổng hợp được sử dụng để tập hợp những quan điểm, khái

4

niệm, định nghĩa, quy định liên quan đến chứng thực.

Phương pháp thống kê được sử dụng để tổng hợp các số liệu liên quan

đến thực tiễn áp dụng tại UBND Thị trấn Đình Cả, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái

Nguyên trong giai đoạn từ năm 2019 đến năm 2023.

6. Bố cục tổng quát của khóa luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, Khóa luận

được thực hiện qua ba nội dung chính:

Chương 1: Cơ sở lý luận và quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành

về hoạt động chứng thực

Chương 2: Thực trạng hoạt động chứng thực tại UBND thị trấn Đình Cả,

huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên

Chương 3: Định hướng, giải pháp hoàn thiện quy định và nâng cao hiệu

quả áp dụng pháp luật về chứng thực tại UBND thị trấn Đình Cả, huyện Võ

Nhai, tỉnh Thái Nguyên

5

CHƯƠNG 1

MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VIỆT

NAM HIỆN HÀNH VỀ CHỨNG THỰC

1.1. Một số vấn đề lý luận cơ bản về hoạt động chứng thực

1.1.1. Khái niệm của hoạt động chứng thực

Theo từ điển Tiếng Việt, chứng thực được hiểu là việc sao chép lại hoặc

tạo ra bản khác theo đúng bản gốc, thường áp dụng trong việc sao y bản chính

của các tài liệu quan trọng như giấy tờ hành chính. [18] Trong khi đó, xác nhận

là việc thừa nhận đúng sự thật về chữ ký, lời khai hoặc thông tin có trong tài

liệu. Chứng thực giúp đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của các tài liệu

quan trọng, đặc biệt là trong các vấn đề liên quan đến pháp lý. Việc sao chép

hoặc sao y bản chính theo đúng nguyên văn giúp tránh được sự thay đổi hoặc

biến đổi thông tin, đồng thời tạo điều kiện cho việc sử dụng tài liệu một cách

hiệu quả và hợp pháp. Về chứng thực được định nghĩa “ là việc làm bằng chứng

để xác nhận là đúng sự thật hay chứng nhận là khai là đúng, xác nhận một việc

là đúng thông qua hoạt động thực tiễn”. [18]

Về khía cạnh pháp lý, khái niệm “chứng thực” được đưa ra trong nhiều

văn bản quy phạm pháp luật của Việt Nam qua các thời kỳ như:

Sắc lệnh số 59/SL là văn bản đầu tiên đưa hoạt động chứng thực và quy

định trong văn bản quy phạm pháp luật, song không sử dụng thuật ngữ “chứng

thực” mà thay vào đó là “thị thực”. Hoạt động này được quy định áp dụng với

các loại giấy tờ, tài liệu song không giải thích một cách rõ ràng thuật ngữ thị

thực là gì. [9]

Thông tư số 858/QLTPK là văn bản đầu tiên ghi nhận thuật ngữ “chứng

thực” với việc quy định cách thức chứng thực giấy tờ, tài liệu: “Tất cả các đơn

từ, giấy tờ khác có nội dung không trái pháp luật và đạo đức xã hội chủ nghĩa,

thì có thể được công chứng viên chứng thực chữ ký của người lập ra chúng”

[10] nhưng cũng không giải thích thuật ngữ này.

Là văn bản đầu tiên đưa ra khái niệm “chứng thực” là gì ở Nghị định số

6

75/ 2000/NĐ-CP: Chứng thực là việc Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã xác

nhận sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ

phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy định của Nghị định

này”. [5]

Nghị định số 79/2007/NĐ-CP và Nghị định số 23/2015/NĐ-CP không

giải thích thuật ngữ “chứng thực” nhưng làm rõ các hoạt động chứng thực như:

Chứng thực bản sao từ bản chính, cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực chữ ký,

chứng thực hợp đồng giao dịch [7]. Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức

có thẩm quyền theo quy định sẽ thực hiện chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn

bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Chứng thực hợp đồng, giao dịch là

việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định chứng thực về thời gian, địa điểm

giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký

hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

Tại một số văn bản quy phạm pháp luật nước ngoài cũng có ghi nhận

hoạt động chứng thực: Theo quy định trong Luật Công chứng và chứng thực của

Thụy Sĩ “Việc chứng thực áp dụng đối với chữ ký, bản sao chụp, trích lục, sao

chép hoặc bản dịch”. [16]

Theo quy định của Luật công chứng Cộng hoà liên bang Đức ngày

28/9/1969 tại chương III có quy định các việc công chứng khác, điều chỉnh về

chứng thực [16]. Cụ thể tại khoản 1 điều 42 quy định: “Khi chứng thực bản sao

một văn bản cần xác định đó là bản chính”. Luật này quy định về chứng thực

đơn giản trong nhiều trường hợp khác nhau. Khi chứng thực chữ ký, dấu vân

tay, tên hãng hoặc khi chứng thực thời điểm xuất trình giấy tờ cá nhân, chứng

thực việc đã vào sổ đăng ký hoặc chứng thực các bản sao lục và các văn bản đơn

giản khác, chỉ cần một văn bản công chứng thay vì biên bản công chứng. Văn

bản công chứng cần có chữ ký, dấu niêm phong và ghi rõ ngày, nơi lập để được

coi là đủ theo quy định của Điều 39 Luật này.

Chữ ký là một phần quan trọng trong việc chứng thực văn bản theo quy

định của Luật. Khoản 1,2,3 Điều 40 của Luật này quy định rằng chữ ký chỉ được

7

chứng thực bởi công chứng viên nếu họ biết hoặc đã lấy được chữ ký đó. Công

chứng viên cần kiểm tra văn bản để xác định có bất kỳ vấn đề nào ảnh hưởng

đến việc họ chứng thực. Khi chứng thực, công chứng viên phải xác định rõ danh

tính của người ký - người mà họ biết hoặc đã lấy chữ ký, và phải nêu rõ liệu họ

đã biết trước về chữ ký hay mới lấy được chữ ký. Điều này giúp đảm bảo tính

minh bạch và chính xác trong quá trình chứng thực văn bản.

Trên cơ sở lý luận và các văn bản quy phạm pháp luật nêu trên, đưa ra

một khái niệm chung nhất về chứng thực: “ Chứng thực là việc được thực hiện

bởi các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, như các cơ quan cơ quan công lập

hoặc cơ quan tư pháp. Việc chứng thực có thể bao gồm việc kiểm tra, xác minh,

và phê duyệt các thông tin được cung cấp trong các văn bản hoặc giấy tờ, để

xác nhận tính chính xác và có thực của chúng”.

Chứng thực là một khái niệm quan trọng trong pháp luật, đóng vai trò

quan trọng trong việc xác nhận tính chính xác và có thực của các giấy tờ, văn

bản, chữ kí, hợp đồng giao dịch. Điều này giúp cung cấp sự tin cậy và bảo vệ

quyền lợi của các bên tham gia trong các giao dịch pháp lý. Chứng thực có thể

áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm pháp lý, tài chính, y tế, giao

thông vận tải, và nhiều lĩnh vực khác. Việc chứng thực giúp tăng cường sự tin

cậy trong các giao dịch, đảm bảo tính minh bạch và công bằng, và ngăn chặn sự

lừa đảo và gian lận. Trong bối cảnh của sự phát triển của xã hội và kinh tế, việc

chứng thực được coi là một yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo an ninh, trật tự

và phát triển bền vững của mỗi quốc gia. Việc có hệ thống chứng thực mạnh mẽ

và hiệu quả sẽ giúp tăng cường sự phát triển của kinh tế, thu hút đầu tư và tạo ra

môi trường kinh doanh ổn định và minh bạch. Vì vậy, việc chứng thực là một

phần quan trọng của hệ thống pháp luật, giúp tăng cường sự tin cậy, minh bạch

và công bằng trong giao dịch và hoạt động pháp lý của mỗi quốc gia. Việc phát

triển hệ thống chứng thực sẽ là một yếu tố quan trọng trong việc xây dựng một

xã hội và kinh tế phát triển, ổn định và bền vững. Chứng thực cũng giúp trong

việc giải quyết các tranh chấp pháp lý, vì việc có sự chứng thực từ các cơ quan

8

nhà nước có thẩm quyền có thể làm tăng sự tin cậy và hiệu quả của các bằng

chứng và chứng cứ được cung cấp.

1.1.2. Đặc điểm của hoạt động chứng thực

Hoạt động chứng thực có những đặc điểm như sau:

Chứng thực là việc cơ quan nhà nước thực hiện chứng nhận các sự việc,

chủ yếu là chứng thực về mặt hình thức của văn bản, giấy tờ mà không đề cập

đến nội dung chứng thực;

Khi chứng thực cần thực hiện ở đúng cơ quan, tổ chức nhà nước có thẩm

quyền quản lý hồ sơ. Theo quy định các cơ quan có thẩm quyền chứng thực, bao

gồm: Phòng tư pháp; UBND xã, phường, thị trấn; Các cơ quan đại diện ngoại

giao, cơ quan đại diện lãnh sự và các cơ quan khác được ủy quyền để thực hiện

chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài; Công chứng viên.

Như vậy, sẽ tùy thuộc vào loại giấy tờ mà người có yêu cầu chứng thực để

thực hiện chứng thực ở các cơ quan có thẩm quyền khác nhau.

Trong cuộc sống, đôi khi có những phát sinh liên quan đến một số hoạt

động cần giấy tờ có tính chất pháp lý hay để xác nhận một sự việc nào. Khi đó,

bắt buộc người có liên quan phải có một văn bản, giấy tờ, tài liệu hợp pháp,

chính xác để làm chứng cứ chứng minh cho nội dung đó thì cá nhân thực hiện

hoạt động chứng thực theo đúng quy định, tránh gặp phải những tranh chấp

không mong muốn.

Hoạt động chứng thực góp phần đảm bảo tính trung thực, tính chính xác

theo đúng luật, đúng các văn bản gốc đã được lưu giữ tại cơ quan, tổ chức quản

lý có thẩm quyền. Qua đó, giúp Nhà nước quản lý hiệu quả mọi hoạt động trên

phạm vi cả nước.

1.1.3. Vai trò của hoạt động chứng thực

Thứ nhất, chứng thực tạo cơ sở pháp lý để xác định giấy tờ, tài liệu, giao

dịch, hợp đồng, chữ ký là có thật

Hoạt động chứng thực có vai trò hết sức quan trọng trong việc xác định

bản sao là đúng với bản chính hoặc thông tin trên bản sao được trích từ bản gốc

9

là chính xác và có thật. Việc các cá nhân, tổ chức cần sử dụng các giấy tờ pháp

lý trong nhiều hoàn cảnh, điều kiện khác nhau, đều đòi hỏi việc có bản sao trong

quá trình thực hiện các giao dịch thương mại hay thủ tục hành chính. Việc ghi

nhận tính xác thực ( có thật ) của giấy tờ, tài liệu, chữ ký hay nhân thân trong

giao dịch, ý chí các bên trong hợp đồng là hết sức quan trọng. Khi sử dụng các

giấy tờ được chứng thực, các cá nhân, tổ chức dễ dàng hơn trong việc minh

chứng về thông tin trên giấy tờ ( đặc biệt trong trường hợp đã mất, thất lạc bản

chính) hoặc không thể đối chất hay tranh chấp với bên còn lại trong hợp đồng,

giao dịch. Hoạt động chứng thực giúp làm rõ tính xác thực của giấy tờ, tài liệu,

giao dịch, hợp đồng và chữ ký của người yêu cầu chứng thực thông qua quá

trình được thực hiện tại cơ quan có thẩm quyền chứng thực.

Vai trò của hoạt động chứng thực là tạo nền tảng pháp lý để xác định tính

chính xác và hợp lệ của giấy tờ, tài liệu, giao dịch, hợp đồng và chữ ký. Điều

này là cực kỳ quan trọng trong các quan hệ thương mại, pháp lý và hành chính,

vì nó đảm bảo tính minh bạch, công bằng và đáng tin cậy trong các giao dịch và

quan hệ pháp lý. Chứng thực danh tính của các bên liên quan trong một giao

dịch hoặc hợp đồng đảm bảo rằng họ là những người được ủy quyền và có đủ

quyền hạn để tham gia vào các giao dịch đó. Xác nhận tính chính xác và hợp lệ

của các tài liệu và giấy tờ liên quan đến một giao dịch hoặc hợp đồng, bảo đảm

rằng chúng có giá trị pháp lý. Xác nhận tính hợp lệ của các giao dịch tài chính,

bất động sản, hoặc thương mại, giúp đảm bảo rằng chúng được thực hiện theo

các quy định pháp lý. Xác nhận tính hợp lệ của các hợp đồng giữa các bên, đảm

bảo rằng các điều khoản và điều kiện được thỏa thuận được thực hiện và tuân

thủ theo quy định pháp lý. Xác nhận tính chính xác của chữ ký trên các tài liệu

và giao dịch, đảm bảo rằng chúng được thực hiện bởi người được ủy quyền và

có giá trị pháp lý.

Thứ hai, Chứng thực góp phần hỗ trợ hoạt động quản lý nhà nước.

Bên cạnh việc đáp ứng nhu cầu của cá nhân, tổ chức (người yêu cầu công

chứng) hoạt động chứng thực rất hữu ích đối với hoạt động quản lý nhà nước.

10

Điển hình cho việc hỗ trợ thủ tục hành chính khi thực hiện việc đăng ký quyền

sở hữu tài sản, thực hiện các quyền về nhân thân của cá nhân và giải quyết tranh

chấp trong thủ tục tố tụng, các giấy tờ tài liệu được chứng thực rất cần thiết để

đánh giá tính xác thực của nhân thân, hành vi pháp lý hay sự kiện đã diễn ra trên

thực tế. Điểm khác biệt của hoạt động chứng thực là ghi nhận tính có thực (thay

vì tính hợp pháp và tính xác thực) như trong hoạt động công chứng, song dưới

góc độ khoa học pháp lý và thực tiễn, việc sử dụng các giấy tờ, tài liệu được

chứng thực như chứng cứ cũng góp phần hỗ trợ cơ quan có thẩm quyền rất nhiều

trong việc thực hiện giải quyết tranh chấp hoặc thủ tục hành chính. Đơn cử, khi

thực hiện việc đăng ký quyền sở hữu tài sản, người thực hiện thủ tục cần nộp hồ

sơ, giấy tờ nhân thân (Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu), thay vì phải thực hiện

việc đối chiếu tại cơ quan đăng ký quyền sở hữu tài sản, cán bộ phụ trách thực

hiện trên cơ sở giấy tờ được chứng thực sẽ rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục

hành chính, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân.

Tóm lại, hoạt động chứng thực đóng vai trò quan trọng trong việc tăng

cường tính hiệu quả, minh bạch và trách nhiệm trong hoạt động quản lý nhà

nước. Nó cũng giúp bảo vệ thông tin và dữ liệu quan trọng, đồng thời đảm bảo

tuân thủ các quy định pháp lý. Hoạt động chứng thực đóng vai trò quan trọng

không chỉ trong việc cung cấp dịch vụ công cho người dân mà còn là cơ sở pháp

lý quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp của các giao dịch. Việc chứng thực giúp

xác nhận tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin, tài liệu, giấy tờ mà người

dân và tổ chức cung cấp. Điều này giúp tăng cường sự minh bạch, minh chứng

và bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia giao dịch.

Thứ ba, Chứng thực đáp ứng yêu cầu của cá nhân, tổ chức trong bối cảnh

kinh tế, xã hội ngày càng phát triển.

Trong bối cảnh kinh tế, xã hội ngày càng phát triển, các giao dịch dân sự,

thương mại, kinh tế không ngừng tăng lên, các hoạt động thực hiện quyền nhân

thân, quyền tài sản ngày càng trở lên phổ biến, các cá nhân, tổ chức đều có nhu

cầu giảm thiểu và linh hoạt trong quá trình tiến hành thủ tục hành chính. Hoạt

11

động chứng thực ngày càng trở lên cấp thiết hơn khi thủ tục hành chính đòi hỏi

các giấy tờ, tài liệu minh chứng cần thiết.

Nhu cầu chứng thực của cá nhân, tổ chức trong xã hội rất đa dạng. Với

đời sống thông thường, người dân trong quá trình sinh sống, làm việc, học tập

đều cần đến các giấy tờ nhân thân được chứng thực hay khi thực hiện các giao

dịch dân sự (đặc biệt với các tài sản cần đăng ký) đều phải tiến hành thủ tục

công chứng, chứng thực theo quy định thì việc chứng thực giấy tờ, tài liệu về

nhân thân, tài sản là nhu cầu thiết yếu. Trong khi đó, các doanh nghiệp, tổ chức

kinh tế lại cần thực hiện các giao dịch kinh tế – thương mại, liên quan đến nhiều

bên (như ngân hàng, tổ chức kinh tế khác hay cơ quan nhà nước có thẩm quyền)

thì việc xác thực giấy tờ, tài liệu, hợp đồng lại càng khó khăn hơn nếu không có

thủ tục chứng thực.

Hoạt động chứng thực đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự an

toàn và tin cậy trong các giao dịch dân sự, hoạt động kinh doanh cũng như thực

hiện quyền và nghĩa vụ của công dân. Trong bối cảnh nền kinh tế - xã hội ngày

càng phát triển, việc chứng thực trở nên cần thiết hơn bao giờ hết để đảm bảo

tính minh bạch và công bằng trong mọi hoạt động. Trong hoạt động tố tụng,

chứng thực đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập và xác minh chứng cứ.

Các cơ quan, tổ chức, cá nhân được Nhà nước ủy quyền chứng thực có khả năng

tạo ra và cung cấp các loại chứng cứ để hỗ trợ quy trình tố tụng. Văn bản công

chứng đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết tranh chấp cho các cá nhân

và tổ chức, và chỉ khi bị tòa án tuyên bố vô hiệu thì văn bản công chứng mới

không còn giá trị.

Hoạt động chứng thực không chỉ đảm bảo tính hợp pháp của các giao dịch

mà còn tạo ra cơ sở pháp lý vững chắc, góp phần thúc đẩy sự phát triển kinh tế

và bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia giao dịch. Việc chứng thực giúp tăng

cường sự tin cậy và minh bạch trong môi trường kinh doanh, từ đó thúc đẩy sự

phát triển của nền kinh tế.

Tóm lại, hoạt động chứng thực đóng vai trò quan trọng trong việc đảm

12

bảo tính minh bạch, công bằng và hợp pháp trong các hoạt động kinh tế - xã hội.

Việc áp dụng chứng thực đúng cách không chỉ tạo ra môi trường kinh doanh

lành mạnh mà còn giúp thúc đẩy sự phát triển bền vững của đất nước.

1.1.4. Giá trị pháp lý của văn bản chứng thực

Một văn bản được chứng thực thường được xác nhận là có nguồn gốc hợp

pháp và được xác nhận bởi một bên thứ ba có thẩm quyền. Cách chứng thực cụ

thể có thể thay đổi tùy theo quốc gia và quy định pháp lý, nhưng thông thường

nó bao gồm việc ký và đóng dấu của một bên có thẩm quyền, như một nhân viên

công chứng hoặc một quan chức chính phủ. Khi một văn bản được chứng thực,

nó thường được xem xét là có giá trị pháp lý và có thể được sử dụng để chứng

minh các giao dịch pháp lý, hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa các bên. Tuy nhiên,

trong một số trường hợp, văn bản chứng thực cũng có thể phải được xác nhận

bởi một tòa án hoặc cơ quan pháp lý khác để có hiệu lực tối đa. Trừ trường hợp

có quy định khác, bản sao có bằng chứng xác thực của bản gốc có giá trị thay

thế bản gốc để đối chiếu tính xác thực trong giao dịch.

Thứ nhất, bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị

định 23/2015/NĐ-CP có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu

chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao được chứng thực từ

bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các trường hợp đối chiếu

chứng thực, trừ trường hợp nếu có quy định khác từ pháp luật. Điều này nhấn

mạnh vai trò quan trọng của việc xác thực tài liệu trong việc xác định tính chính

xác và hợp pháp của thông tin.

Điều này đặt ra câu hỏi về tính xác thực và minh bạch của các bản sao

chứng thực trong các giao dịch pháp lý. Việc sử dụng bản sao chứng thực thay

cho bản chính đòi hỏi sự tin tưởng vào quy trình chứng thực và xác nhận của cơ

quan có thẩm quyền. Trong một số trường hợp, việc sử dụng bản sao chứng thực

có thể gây ra tranh cãi về tính xác thực của thông tin, đặc biệt khi có sự thay đổi

hoặc chỉnh sửa so với bản chính. Do đó, việc xác định rõ ràng về quy trình

13

chứng thực và sự minh bạch trong quá trình này là điều cần thiết để đảm bảo

tính công bằng và minh bạch trong các giao dịch pháp lý. Ngoài ra, việc quy

định rõ ràng về trường hợp nào bản sao chứng thực có giá trị sử dụng thay cho

bản chính cũng đóng vai trò quan trọng trong việc giảm thiểu sự lạm dụng và

gian lận trong việc sử dụng tài liệu pháp lý. Tuy nhiên, để đảm bảo tính công

bằng và minh bạch, cần có sự giám sát và kiểm tra chặt chẽ từ phía cơ quan có

thẩm quyền đối với quy trình chứng thực và sử dụng bản sao chứng thực trong

các giao dịch pháp lý.

Thứ hai, Chữ ký được xác thực có giá trị chứng minh người yêu cầu xác

minh đã ký và là cơ sở để xác định trách nhiệm của người ký đối với văn bản và

nội dung của văn bản.

Chữ ký được xác thực là một phần quan trọng trong việc xác định tính xác

thực và trách nhiệm của người ký đối với văn bản. Việc xác thực chữ ký giúp

đảm bảo rằng người ký là người đã đồng ý với nội dung của văn bản và sẵn sàng

chịu trách nhiệm về những gì đã được ký kết. Trong thế giới kỹ thuật số ngày

nay, việc xác thực chữ ký đã trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Với sự phổ

biến của các giao dịch trực tuyến và việc trao đổi thông tin qua mạng, việc xác

thực chữ ký trở nên cần thiết để đảm bảo tính toàn vẹn và an toàn của dữ liệu.

Chữ ký số và các công nghệ xác thực khác đã được phát triển để giúp xác định

người ký và đảm bảo tính xác thực của văn bản. Một chữ ký được xác thực

không chỉ là một dấu hiệu của sự đồng ý của người ký với nội dung của văn bản

mà còn là cơ sở để xác định trách nhiệm của họ. Khi một văn bản có chữ ký

được xác thực, người ký sẽ không thể phủ nhận việc họ đã ký kết và chấp nhận

nội dung của văn bản. Điều này giúp đảm bảo rằng người ký sẽ chịu trách nhiệm

về những cam kết của mình và không thể thoát trách nhiệm bằng cách phủ nhận

chữ ký của mình. Ngoài ra, chữ ký được xác thực cũng giúp tăng cường tính bảo

mật và độ tin cậy của văn bản. Khi một văn bản có chữ ký được xác thực, người

nhận có thể tin tưởng rằng văn bản đó đã được người ký xác nhận và chấp nhận.

Điều này giúp tránh được việc sửa đổi hoặc làm giả văn bản và đảm bảo tính

14

toàn vẹn của thông tin.

Trong tổ chức và doanh nghiệp, việc sử dụng chữ ký được xác thực là một

phần quan trọng của quy trình ký kết và quản lý tài liệu. Việc xác thực chữ ký

giúp đảm bảo tính xác thực và trách nhiệm của các bên trong quá trình ký kết

hợp đồng và thỏa thuận. Đồng thời, việc sử dụng chữ ký được xác thực cũng

giúp tăng cường tính hiệu quả và tiết kiệm thời gian trong quá trình xử lý tài

liệu. Tóm lại, chữ ký được xác thực đóng vai trò quan trọng trong việc xác định

tính xác thực và trách nhiệm của người ký đối với văn bản. Việc sử dụng chữ ký

được xác thực không chỉ giúp đảm bảo tính toàn vẹn và an toàn của dữ liệu mà

còn tăng cường tính bảo mật và độ tin cậy của thông tin. Trong môi trường kỹ

thuật số ngày nay, việc xác thực chữ ký trở nên cần thiết hơn bao giờ hết để đảm

bảo tính xác thực và trách nhiệm trong quá trình trao đổi thông tin và ký kết hợp

đồng.

Thứ ba, hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị bằng chứng về

thời gian, đồng kết hợp các địa chỉ bên trong, giao dịch; năng lực dân sự, ý chí

tự nguyện, chữ ký hoặc dấu vân tay của các bên trong hợp đồng, giao dịch. [8]

Ngày nay, việc có được các hợp đồng, giao dịch được chứng thực là rất

quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và tính chính xác của các giao dịch.

Chứng thực giúp xác định rõ ràng thời gian, địa chỉ, năng lực pháp lý của các

bên tham gia, cũng như ý chí tự nguyện và cam kết của họ. Chính vì vậy, việc

chứng thực hợp đồng và giao dịch đóng vai trò quan trọng trong việc giữ vững

sự công bằng và minh bạch trong môi trường kinh doanh ngày nay. Một trong

những yếu tố quan trọng nhất trong việc chứng thực hợp đồng và giao dịch là

việc xác định thời gian và địa chỉ của các bên tham gia. Thông qua việc chứng

thực, các thông tin này sẽ được ghi chép và xác nhận một cách chính xác và

không thể chối cãi. Điều này giúp tránh được những tranh chấp và bất đồng về

thời gian và địa điểm của các giao dịch, từ đó tạo ra sự tin cậy và minh bạch

trong quá trình thực hiện hợp đồng. Ngoài ra, việc chứng thực cũng đảm bảo

rằng các bên tham gia vào hợp đồng và giao dịch đều có đủ năng lực pháp lý để

15

tham gia vào các giao dịch này. Việc xác định năng lực dân sự của các bên giúp

đảm bảo rằng hợp đồng và giao dịch được thực hiện dựa trên cơ sở pháp lý và

không gây ra rủi ro cho bất kỳ bên nào. Điều này cũng giúp tăng cường tính

minh bạch và tính chính xác của các giao dịch kinh doanh. Chứng thực cũng đòi

hỏi sự cam kết và ý chí tự nguyện từ các bên tham gia vào hợp đồng và giao

dịch, chữ ký hoặc dấu vân tay của các bên chứng tỏ rằng họ đã đồng ý với các

điều khoản và điều kiện của hợp đồng và cam kết thực hiện đúng những cam kết

mà họ đã đưa ra. Điều này giúp tạo ra sự tin cậy và trách nhiệm trong quá trình

thực hiện các giao dịch kinh doanh. Tóm lại, việc chứng thực hợp đồng và giao

dịch đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác, minh bạch và

công bằng trong môi trường kinh doanh ngày nay. Thông qua việc xác định thời

gian, địa chỉ, năng lực pháp lý, ý chí tự nguyện và chữ ký của các bên, chứng

thực giúp tạo ra sự tin cậy và trách nhiệm trong quá trình thực hiện các giao dịch

kinh doanh. Do đó, việc chứng thực hợp đồng và giao dịch không chỉ là một yêu

cầu mà còn là một bước quan trọng trong việc xây dựng một môi trường kinh

doanh lành mạnh và bền vững.

1.2. Quy định của pháp luật hiện hành về chứng thực tại UBND cấp

xã

1.2.1. Thẩm quyền thực hiện hoạt động chứng thực tại UBND cấp xã

1.2.1.1. Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã

Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực

và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã [8]. Việc này giúp đảm bảo tính hợp

pháp và hiệu lực của các văn bản quyết định của Ủy ban nhân dân cấp xã. Chủ

tịch và Phó Chủ tịch cần phải thực hiện công việc này một cách cẩn thận và

chính xác để tránh những tranh chấp pháp lý sau này. Đóng dấu là cơ sở pháp lý

để xác nhận tính chất của văn bản đó. Chủ tịch và Phó Chủ tịch cần phải đảm

bảo rằng việc đóng dấu được thực hiện đúng quy định.

Trong quá trình thực hiện ký chứng thực và đóng dấu, Chủ tịch và Phó

Chủ tịch cần phải tuân thủ đúng quy trình và thủ tục quy định và cần phải có

16

kiến thức vững về pháp luật và quy định của cấp xã để tránh những sai sót có thể

xảy ra. Đồng thời, phải có tinh thần trách nhiệm cao và tôn trọng pháp luật để

đảm bảo công việc được thực hiện một cách chính xác và minh bạch.

Trên hết, vai trò của Chủ tịch và Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã

trong việc thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã là

vô cùng quan trọng và không thể xem nhẹ. Chỉ khi họ thực hiện công việc này

đúng quy định và trách nhiệm, mới đảm bảo được tính chính xác và hợp pháp

của các quyết định của Ủy ban nhân dân cấp xã. Đây là một trong những nhiệm

vụ cơ bản nhưng không kém phức tạp của Chủ tịch và Phó Chủ tịch Ủy ban

nhân dân cấp xã, đòi hỏi sự am hiểu, tinh thần trách nhiệm và kiến thức vững về

pháp luật.

1.2.1.2. Công chức Tư pháp – Hộ tịch

Một trong những quy định đang được kỳ vọng sẽ góp phần quan trọng rút

ngắn thời gian thủ tục hành chính tại cấp phường là việc công chức Tư pháp –

Hộ tịch sẽ được ủy quyền ký chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ

ký thay cho lãnh đạo UBND phường như quy định hiện hành.

Theo khoản 3 Điều 7 Nghị định số 32/2021/NĐ-CP quy định: "Chủ tịch

phường được ủy quyền cho công chức Tư pháp - Hộ tịch thực hiện ký chứng

thực và đóng dấu của UBND phường đối với việc chứng thực bản sao từ bản

chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc

chứng nhận; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản theo quy định của

pháp luật". Theo đó, công chức Tư pháp - Hộ tịch được ủy quyền phải có kinh

nghiệm từ 03 năm công tác trở lên ở lĩnh vực Tư pháp - Hộ tịch.. Theo quy định

này, trong quá trình thực hiện hoạt động chứng thực, công chức Tư pháp - Hộ

tịch có thẩm quyền sẽ tiến hành các thủ tục thực hiện ký chứng thực và đóng dấu

của Ủy ban nhân dân phường đối với việc chứng thực bản sao từ bản chính các

giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;

chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản theo quy định của pháp luật. Đây

là những quy định quan trọng để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của các

17

giấy tờ, văn bản trong thực hiện các thủ tục hành chính tại thành phố Hà Nội.

Công chức tư pháp - hộ tịch được ủy quyền phải có kinh nghiệm từ 03 năm công

tác trở lên ở lĩnh vực tư pháp - hộ tịch. Việc Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường

ủy quyền cho công chức tư pháp - hộ tịch ký chứng thực giúp nâng cao hiệu quả

thực hiện thủ tục hành chính, đơn giản hóa quy trình, giảm đáng kể thời gian

thực hiện, công dân có thể nhận kết quả ngay khi đến giao dịch tại Ủy ban nhân

dân phường, không phải chờ đợi trong nhiều giờ hay phải đi lại nhiều lần, giảm

đáng kể chi phí tuân thủ thủ tục hành chính. Việc ủy quyền không chỉ giúp giảm

đầu mối và loại bỏ các bước xử lý nội bộ, mà còn tạo điều kiện cho công chức tư

pháp - hộ tịch trở nên chủ động hơn trong việc quản lý thời gian và giải quyết

công việc. Điều này giúp giảm áp lực công việc và tăng cường thời gian cho

lãnh đạo Ủy ban nhân dân cấp xã để xử lý các công việc khác một cách hiệu quả

hơn. Việc ủy quyền không chỉ là cách để tăng hiệu suất làm việc mà còn giúp

tạo ra môi trường làm việc tích cực

1.2.2. Phạm vi của hoạt động chứng thực

1.2.2.1. Về đối tượng

Đối tượng của chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã là các giấy tờ tài

liệu, thông tin từ sổ gốc, chữ ký, hợp đồng giao dịch:

Đối với các giấy tờ như sổ hộ khẩu, sổ tiết kiệm, việc chứng thực đảm bảo

tính chính xác của thông tin từ sổ gốc, bao gồm các thông tin như tên, địa chỉ,

ngày tháng, và các thông tin cụ thể khác.

Các tổ chức và doanh nghiệp trong cộng đồng địa phương cũng có thể cần

chứng thực các văn bản, chữ ký liên quan đến hoạt động kinh doanh và quản lý,

như giấy phép kinh doanh, hợp đồng lao động, và các văn bản quản lý khác.

Chữ ký thường được coi là một yếu tố quan trọng trong việc chứng thực. Việc

kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký bao gồm xác định xem chữ ký có đúng và có

được sự đồng ý của bên ký kết hay không.

Việc chứng thực các hợp đồng và giao dịch đảm bảo rằng các điều khoản

và điều kiện đã được thỏa thuận là hợp pháp và có tính chính xác. Điều này giúp

18

bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia trong hợp đồng và giao dịch.

Quá trình chứng thực đối với các đối tượng này thường đòi hỏi sự cẩn

trọng và sự chắc chắn về tính chính xác và tính hợp lệ của thông tin và các yếu

tố liên quan. Điều này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh

bạch và công bằng trong các giao dịch và hoạt động pháp lý.

Hoạt động chứng thực của Ủy ban nhân dân (UBND) xã theo quy định

của pháp luật Việt Nam hiện hành thường liên quan đến việc xác nhận các văn

bản, giấy tờ, thủ tục hành chính, và các nhiệm vụ khác mà cộng đồng cần

UBND xã tham gia để chứng thực tính hợp pháp, chính xác của thông tin và tài

liệu. UBND xã thường thực hiện việc chứng thực các văn bản như giấy khai

sinh, giấy chứng nhận hôn nhân, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, và các

giấy tờ khác có liên quan đến các sự kiện quan trọng trong cuộc sống của người

dân và doanh nghiệp.

UBND xã có thể tham gia vào việc chứng thực các thủ tục hành chính như

việc xác nhận sự thật của thông tin, điều kiện của các tổ chức, cá nhân tham gia

các hoạt động xã hội, kinh doanh, hay thực hiện các dự án. UBND xã cũng có

thể được ủy quyền để chứng thực tính hợp pháp của các chữ ký, con dấu trên các

văn bản, hợp đồng, quyết định và các tài liệu khác.

Trong một số trường hợp, UBND xã cần phải chứng thực việc xác định

địa chỉ cư trú, danh tính của người dân để phục vụ cho việc thực hiện các quy

định pháp luật liên quan đến hành chính, địa bàn và cũng có thể tham gia vào

việc chứng thực các hoạt động cộng đồng, sự kiện công cộng, và các chương

trình của cộng đồng địa phương.

Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, UBND xã có thẩm quyền chứng thực:

– Chứng thực bản sao từ bản chính của các giấy tờ, văn bản do cơ quan có

thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.

– Chứng thực chữ ký trừ chứng thực chữ ký người dịch.

– Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản.

– Chứng thực các giao dịch liên quan đến việc thực hiện quyền của người

19

sử dụng đất, bao gồm: Chuyển nhượng đất, cho thuê đất, cho thuê lại đất, thừa

kế đất, tặng cho đất, thế chấp đất, góp vốn quyền sử dụng đất.

– Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở.

– Chứng thực di chúc.

– Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản.

– Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, bao gồm các văn bản

sau: Hợp đồng, giao dịch liên quan đến việc thực hiện quyền của người sử dụng

đất; hợp đồng, giao dịch về nhà ở; di chúc.

Trong quá trình hoạt động chứng thực tại cấp xã, việc tăng cường

thẩm quyền một cách phù hợp cho UBND xã và thị trấn là vô cùng quan trọng.

Điều này giúp đảm bảo rằng quy trình chứng thực diễn ra một cách trơn tru và

hiệu quả hơn, tránh tình trạng ùn tắc và đùn đẩy như trước. Nghị định số

23/2015/NĐ-CP về thẩm quyền chứng thực hợp đồng và giao dịch đã đáp ứng

một cách hiệu quả nhu cầu thực tiễn và giải quyết vấn đề phiền hà và tốn kém

cho tổ chức và cá nhân thông qua việc xác định rõ quy định tại Điều 5, Thủ tục

hành chính xã. Điều này giúp tránh được sự lãng phí thời gian và tiền bạc của cá

nhân và tổ chức.

Pháp luật quy định trình tự, thủ tục chứng thực tại UBND cấp xã đang

được bổ sung và hoàn thiện theo hướng đơn giản hóa Thủ tục hành chính

(TTHC), nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho cả cơ quan có thẩm quyền và người

dân. Trên thực tế tại thị trấn Đình Cả, việc bổ sung quy định về chế độ và thời

hạn lưu trữ đối với từng loại văn bản, giấy tờ được chứng thực đã mang lại nhiều

lợi ích cho UBND cấp xã trong việc triển khai và thực hiện công việc hàng

ngày. Thông tư 01/2020/TT-BTP của Bộ Tư pháp cũng đã bổ sung cách ghi số

chứng thực chữ ký và số chứng thực hợp đồng, từ đó giúp tăng cường tính minh

bạch và chính xác trong quá trình chứng thực. Những cải cách này không chỉ

giúp tối ưu hóa quy trình chứng thực mà còn giúp tạo điều kiện thuận lợi cho

người dân khi giao dịch với cơ quan chức năng. Đồng thời, việc đơn giản hóa

TTHC cũng góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan quản lý và tạo

20

sự tin cậy từ phía công dân [3]. Số chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản và

chứng thực chữ ký người dịch là số chứng thực được ghi theo từng loại giấy tờ,

văn bản cần chứng thực chữ ký; không lấy số chứng thực theo lượt người yêu

cầu chứng thực (quy định mới); Số chứng thực hợp đồng được ghi theo từng

việc; không lấy số theo lượt người yêu cầu hoặc theo số bản hợp đồng.

Nghị định 23/2015/NĐ-CP đã đưa ra các cải tiến đáng kể trong việc

chứng thực tài liệu, mang lại sự thuận tiện cho người dân trong quá trình thực

hiện. Đặc biệt, việc tăng trách nhiệm của cá nhân và tổ chức thông qua việc

chứng thực sao y bản chính đã giúp làm rõ một số trường hợp phức tạp xuất hiện

trong thực tế. Quy định về trường hợp bản chính không có dấu giáp lai giữa các

trang từ 02 trang trở lên đã giúp nâng cao tính minh bạch và chính xác trong quá

trình xác nhận hợp lệ của tài liệu. Nhờ những cải tiến này, việc xử lý thủ tục

chứng thực trở nên dễ dàng hơn và hiệu quả hơn đối với cộng đồng. Quy định

chứng thực bản sao từ bản chính thì không lưu trữ là phù hợp với Chỉ thị số

17/CT-TTg ngày 20/06/2014 của Thủ tướng Chính phủ về một số biện pháp

chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy

tờ, văn bản khi thực hiện TTHC, tránh tình trạng lãng phí và “lạm dụng bản sao

có chứng thực”. Tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP chưa có quy định cụ thể đối

với trường hợp bản chính có nhiều trang thì người yêu cầu chứng thực bản sao

phải sao, chụp như thế nào thì Thông tư 01/2020/TT-BTP mới đây cũng bổ sung

quy định về chứng thực bản sao phải đầy đủ số trang có thông tin của bản chính.

Thông tư 01/2020/TT-BTP đã đưa ra quy định cụ thể về cách xử lý văn

bản chứng thực trái luật, một vấn đề quan trọng trong lĩnh vực pháp lý. Trước

đây, các quy định chỉ tập trung vào giá trị pháp lý của bản sao được chứng thực

mà không đề cập đến việc xử lý văn bản chứng thực trái luật. Theo thông tư

01/2020/TT-BTP, đối với các giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản

chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định thì không có giá trị pháp lý. Chủ

tịch UBND cấp huyện hoặc cấp tỉnh có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ

giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực sai quy định đối với giấy tờ, văn

21

bản do cơ quan mình chứng thực. Sau đó phải đăng tải lên Cổng thông tin điện

tử của UBND cấp tỉnh..

1.2.2.2. Về nội dung

Với hoạt động chứng thực bản sao từ bản chính, việc chứng thực sẽ xác

minh được tính chân thật của văn bản, tài liệu do người yêu cầu chứng thực

cung cấp, như: Căn cước công dân của một cá nhân là có thật, bản được sao

giống với bản chính (về hình thức do được sao chụp) và có các thông tin được

ghi nhận trên bản sao giống như bản chính. Chứng thực bản sao từ bản chính là

một hoạt động quan trọng trong việc xác minh tính có thật của các văn bản và tài

liệu. Điều này giúp đảm bảo rằng các thông tin được cung cấp là chính xác và

không bị sửa đổi hay giả mạo. Việc chứng thực bản sao giống với bản chính là

quan trọng đối với nhiều lí do. Đầu tiên, việc xác minh tính chân thật của các

văn bản quan trọng như căn cước công dân là cực kỳ quan trọng để đảm bảo

rằng thông tin được cung cấp là hoàn toàn đúng đắn. Việc sao chép bản chính

một cách chính xác và chứng thực nó sẽ giúp xác minh việc này. Ngoài ra, việc

chứng thực bản sao cũng giúp xác minh tính chính xác của các thông tin được

ghi nhận trên bản sao. Việc sao chép bản chính một cách chính xác sẽ đảm bảo

rằng các thông tin được ghi nhận trên bản sao là hoàn toàn tương đương với các

thông tin trên bản chính. Việc chứng thực bản sao cũng có thể giúp trong việc

xác minh tính chính xác của các tài liệu khác như học bạ, bằng cấp, hoặc các văn

kiện khác có liên quan. Việc có một bộ bản sao được chứng thực có thể giúp

người sử dụng các tài liệu này yên tâm về tính chính xác của chúng.

Tóm lại, việc chứng thực bản sao từ bản chính là một hoạt động quan

trọng để xác minh tính có thật của các văn bản và tài liệu. Việc này giúp đảm

bảo rằng các thông tin được cung cấp là chính xác và không bị sửa đổi hay giả

mạo, đồng thời giúp người sử dụng các tài liệu có thể tin tượng và yên tâm về

tính chính xác của chúng.

Nội dung của quá trình chứng thực là để xác minh tính chân thực và có

thật của các văn bản, giấy tờ, tài liệu, chữ ký và hoạt động giao dịch. Quá trình

22

chứng thực đảm bảo rằng các văn bản và giấy tờ được xác định là chính xác và

hợp lệ, bao gồm thông tin về ngày tháng, tên của các bên liên quan, và các chi

tiết khác.

Chứng thực cũng bao gồm việc xác minh tính hợp lệ của chữ ký trên các

văn bản và tài liệu, đảm bảo rằng chúng được thực hiện với sự đồng ý của bên

ký kết và không bị làm giả. Trong các giao dịch, việc chứng thực đảm bảo rằng

các hoạt động được thực hiện theo đúng quy trình và tuân thủ các điều khoản và

điều kiện đã thỏa thuận. Chứng thực cũng đảm bảo rằng thông tin được cung cấp

trong các tài liệu và hoạt động giao dịch là chính xác và không gian lận. Trong

tất cả các trường hợp, mục tiêu của quá trình chứng thực là đảm bảo tính chính

xác và tính hợp lệ của thông tin và các yếu tố liên quan, từ đó tạo ra một cơ sở

pháp lý và đáng tin cậy cho các giao dịch và hoạt động pháp lý.

1.2.2.3. Về hình thức

Hình thức chứng thực tại ủy ban nhân dân xã thường bao gồm các loại

chứng thực sau đây:

Chứng thực chữ ký: Chứng thực chữ ký trong các văn bản, giấy tờ do cá

nhân tự lập mà không liên quan đến tài sản, đất đai, hoặc hợp đồng, giao dịch.

Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản cần gửi cơ quan nhà nước, tổ

chức, cá nhân trong và ngoài nước.

Chứng thực hợp đồng, giao dịch: Chứng thực hợp đồng mua bán, tặng cho

tài sản, hợp đồng thuê mướn, hợp đồng thế chấp tài sản (trừ trường hợp liên

quan đến bất động sản phải công chứng). Chứng thực văn bản thỏa thuận phân

chia tài sản, văn bản khai nhận di sản.

Chứng thực bản sao từ bản chính: Chứng thực bản sao các loại giấy tờ, tài

liệu từ bản chính như giấy khai sinh, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy

đăng ký kết hôn, văn bằng, chứng chỉ, giấy tờ tùy thân...

Chứng thực các giấy tờ, văn bản khác: Chứng thực các loại giấy tờ, văn

bản khác theo quy định của pháp luật và yêu cầu của cá nhân, tổ chức.

Các loại chứng thực này được thực hiện theo quy trình và yêu cầu pháp lý

23

cụ thể do pháp luật quy định. Người yêu cầu chứng thực cần mang theo các giấy

tờ gốc và giấy tờ liên quan đến UBND xã để thực hiện việc chứng thực.

1.2.3. Quy trình, thủ tục chứng thực

1.2.3.1. Chứng thực bản sao

Bước Hoạt động Người thực Ghi

hiện chú

Tiếp nhận yêu cầu chứng thực

Người yêu cầu - Nộp hồ sơ chứng thực:

+ Bản chính văn bản cần chứng chứng thực

thực.

+ Đơn yêu cầu chứng thực.

Công chức Tư - Tiếp nhận yêu cầu chứng thực: 1

+ Kiểm tra tài liệu. pháp – Hộ tịch

+ Xác nhận thông tin trên văn bản UBND cấp xã

chứng thực.

+ Yêu cầu bổ sung, điều chỉnh

thông tin hoặc tài liệu, giấy tờ cần

thiết.

2 Thực hiện chứng thực.

- Sao chụp bản chính. Công chức Tư

- Xác nhận thông tin từ bản chính pháp – Hộ tịch

sang bản sao. UBND cấp xã.

- Ký tên, đóng dấu xác nhận. Chủ tịch/ Phó

Chủ tịch

UBND cấp xã.

3 Hoàn tất chứng thực

24

- Thu phí theo quy định: Công chức Tư

2.000 đồng/trang; từ trang thứ 3 trở pháp – Hộ tịch

lên thu 1.000 đồng/trang, tối đa thu UBND cấp xã.

không quá 200.000 đồng/bản.

Trang là căn cứ để thu phí được

tính theo trang của bản chính.

- Trả kết quả.

- Lưu trữ hồ sơ chứng thực

1.2.3.2. Chứng thực chữ ký:

Bước Hoạt động Người thực Ghi

hiện chú

Tiếp nhận yêu cầu chứng thực

Người yêu cầu - Nộp hồ sơ chứng thực:

+ Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chứng thực

chữ ký theo mẫu quy định

+ Nộp Bản chính hoặc bản sao có

chứng thực Giấy chứng minh nhân

dân/Căn cước công dân hoặc Hộ

chiếu còn giá trị sử dụng. 1

+ Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ yêu

cầu chứng thực chữ ký. về nội dung

của bản dịch).

+ Đơn yêu cầu chứng thực.

Công chức Tư - Tiếp nhận yêu cầu chứng thực:

+ Kiểm tra tài liệu. pháp – Hộ tịch

+ Yêu cầu bổ sung, điều chỉnh UBND cấp xã

25

thông tin hoặc tài liệu, giấy tờ cần

thiết.

2 Thực hiện chứng thực.

- Xác nhận chữ ký trên văn bản Công chức Tư

chứng thực. pháp – Hộ tịch

- Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ UBND cấp xã.

quan, tổ chức thực hiện chứng thực

và ghi vào sổ chứng thực.

- Ký tên, đóng dấu xác nhận. Chủ tịch/ Phó

Chủ tịch

UBND cấp xã.

3 Hoàn tất chứng thực

- Thu phí theo quy định: Công chức Tư

10.000 đồng/trường hợp (trường pháp – Hộ tịch

hợp được tính là một hoặc nhiều UBND cấp xã.

chữ ký trong một giấy tờ, văn bản).

- Trả kết quả

- Lưu trữ hồ sơ chứng thực

1.2.3.3. Chứng thực hợp đồng giao dịch:

Bước Hoạt động Người thực Ghi

hiện chú

Tiếp nhận yêu cầu chứng thực

Người yêu cầu - Nộp hồ sơ chứng thực: 1

+ Người yêu cầu chứng thực nộp 01 chứng thực

bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực gồm:

26

● Bản sao Giấy chứng minh

nhân dân/Căn cước công dân hoặc

Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của

người yêu cầu chứng thực (xuất

trình kèm theo bản chính để đối

chiếu);

● Bản sao giấy chứng nhận

quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc

bản sao giấy tờ thay thế được pháp

luật quy định đối với tài sản mà

pháp luật quy định phải đăng ký

quyền sở hữu, quyền sử dụng trong

trường hợp hợp đồng, giao dịch liên

quan đến tài sản đó (xuất trình kèm

theo bản chính để đối chiếu).

● Dự thảo hợp đồng, giao dịch;

+ Các bên tham gia hợp đồng, giao

dịch phải ký trước mặt người thực

hiện chứng thực, nếu hợp đồng,

giao dịch có từ hai trang trở lên thì

phải ký vào từng trang.

Công chức Tư - Tiếp nhận yêu cầu chứng thực:

+ Kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu pháp – Hộ tịch

cầu chứng thực, nếu đầy đủ. UBND cấp xã

+ Yêu cầu bổ sung, điều chỉnh

thông tin hoặc tài liệu, giấy tờ cần

thiết.

2 Thực hiện chứng thực.

27

- Ghi lời chứng tương ứng với từng Công chức Tư

loại hợp đồng, giao dịch theo mẫu pháp – Hộ tịch

quy định. Trường hợp tiếp nhận hồ UBND cấp xã.

sơ tại bộ phận một cửa, một cửa

liên thông thì người tiếp nhận hồ sơ

ký vào từng trang của hợp đồng,

giao dịch và ký vào dưới lời chứng

theo mẫu quy định.

- Ký vào từng trang của hợp đồng,

giao dịch (nếu hồ sơ không được

tiếp nhận qua bộ phận một cửa, một

chửa liên thông), ký, ghi rõ họ tên,

đóng dấu của cơ quan thực hiện

chứng thực và ghi vào sổ chứng

thực.

- Xác nhận thông tin từ bản chính

sang bản sao.

- Ký tên, đóng dấu xác nhận. Chủ tịch/ Phó

Chủ tịch

UBND cấp xã.

3 Hoàn tất chứng thực

- Phí: 50.000 đồng/hợp đồng, giao Công chức Tư

dịch pháp – Hộ tịch

- Trả kết quả: Không quá 02 (hai) UBND cấp xã.

ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ

hồ sơ yêu cầu chứng thực hoặc có

thể kéo dài hơn theo thỏa thuận

28

bằng văn bản với người yêu cầu

chứng thực. Trường hợp kéo dài

thời hạn giải quyết thì người tiếp

nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ

thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho

người yêu cầu chứng thực.

- Lưu trữ hồ sơ chứng thực

Kết luận chương 1

Trên cơ sở phân tích nội dung chương 1, đề tài đã làm rõ một số nội dung

sau:

Thứ nhất, đề tài đã nêu ra một số vấn đề lý luận cơ bản về hoạt động

chứng thực

Thứ hai, đề tài đã đưa ra và phân tích quy định của Pháp luật về chứng

thực tại UBND cấp xã theo quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành như:

thẩm quyền, nội dung, trách nhiệm, thủ tục chứng thực. phân tích những vấn đề

lý luận về chứng thực tại UBND cấp xã như: khái niệm, đặc điểm, vai trò của

hoạt động chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã.

Thứ ba, đề tài đã đưa ra và phân tích kĩ về quy trình, thủ tục chứng thực

bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký, hợp đồng.

29

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND THỊ TRẤN

ĐÌNH CẢ, HUYỆN VÕ NHAI, TỈNH THÁI NGUYÊN

2.1. Tình hình chứng thực tại UBND thị trấn Đình Cả

2.1.1. Thẩm quyền thực hiện hoạt động chứng thực tại UBND thị trấn

Đình Cả, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên

Việc thực hiện chứng thực tại UBND thị trấn Đình Cả, huyện Võ Nhai,

tỉnh Thái Nguyên được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-

CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc. Hoạt

động chứng thực được tiếp nhận và thụ lý thông qua bộ phận nhân sự một cửa.

Người có thẩm quyền áp dụng và thực hiện hoạt động chứng thực tại UBND Thị

trấn bao gồm: Chủ tịch, phó chủ tịch cấp xã hoặc là công chức tư pháp – hộ tịch

được ủy quyền là chủ thể triển khai, thực hiện cụ thể các quy định pháp luật

chứng thực.

Bảng 2.1.1.1. Bảng số liệu về nhân sự thực hiện hoạt động chứng thực

giai đoạn 2019 - 2024

Năm

Chủ tịch/Phó Chủ tịch Công chức Tư pháp – Hộ tịch

Tổng nhân sự tại bộ phận một cửa của UBND

2019 10 1 3

2020 10 1 3

2021 10 1 3

2022 10 1 3

2023 10 1 3

10 1 3

2024 ( 3 tháng đầu năm )

Nguồn: Bộ phận tư pháp - hộ tịch, UBND thị trấn Đình Cả

30

31

Trong giai đoạn từ năm 2019 đến 3 tháng đầu năm 2024, số lượng nhân

sự tại bộ phận một cửa của UBND thị trấn Đình Cả, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái

Nguyên không có sự biến động. Tại bộ phận một cửa, có tổng 10 nhân sự thực

hiện các hoạt động tiếp nhận, phân loại yêu cầu và chuyển đến các đơn vị

chuyên môn thực hiện thủ tục hành chính. Tại UBND thị trấn Đình Cả, huyện

Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên có 01 chủ tịch và 02 phó chủ tịch, trong đó không có

sự phân cấp chuyên biệt trong việc hoạt động chứng thực mà việc thực hiện

chứng thực sẽ phụ thuộc vào số lượng công việc cũng như lịch làm việc của Chủ

tịch và Phó Chủ tịch trong tuần. Công chức Tư pháp – Hộ tịch tại thị trấn Đình

Cả, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên thực hiện hoạt động kiêm nhiệm, ngoài

hoạt động chứng thực các giấy tờ, tài liệu liên quan đến cá nhân, tổ chức thì

công chức Tư pháp – Hộ tịch còn đảm nhiệm các công việc khác như đăng ký

hộ tịch, tham mưu hoạt động tư pháp. Sự ổn định về số lượng nhân sự tại bộ

phận một cửa của UBND thị trấn Đình Cả, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên

trong khoảng thời gian nêu trên đem lại sự hiệu quả và sự tin cậy trong việc thực

hiện các dịch vụ hành chính công. Việc không có sự biến động về số lượng nhân

sự đã giúp tăng cường sự ổn định và sự liên tục trong quá trình tiếp nhận và xử

lý các yêu cầu từ phía người dân và doanh nghiệp.

Để duy trì sự ổn định và nâng cao chất lượng phục vụ, UBND thị trấn

Đình Cả cần xem xét việc đào tạo và phát triển nhân lực, đồng thời tăng cường

cơ hội thăng tiến và phát triển nghề nghiệp cho các cán bộ công chức. Bằng cách

này, bộ máy hành chính công sẽ ngày càng hoàn thiện và đáp ứng tốt hơn nhu

cầu của cộng đồng. Trong bối cảnh hiện nay, việc duy trì sự ổn định về số lượng

nhân sự và cải thiện chất lượng phục vụ tại các cơ quan hành chính công như

UBND thị trấn Đình Cả là rất quan trọng để đảm bảo sự phát triển bền vững và

tiến bộ của địa phương. Chỉ thông qua sự ổn định và chuyên nghiệp trong hoạt

động chứng thực hàng ngày, cơ quan hành chính mới thực sự trở thành trung

tâm phục vụ và hỗ trợ cho cộng đồng một cách hiệu quả nhất.

32

Bảng 2.1.1.2. Bảng số liệu về trình độ nhân sự thực hiện hoạt động

chứng thực giai đoạn 2019 – 2024

Năm Tổng nhân sự

Trình độ đại học Đào tạo, bồi dưỡng

Trình độ trên đại học Trình độ dưới đại học

tại bộ phận một cửa tại UBND

10 3 2 10 2019 5

10 3 0 10 2020 7

10 3 0 10 2021 7

10 3 0 10 2022 7

10 4 0 10 2023 6

10 4 0 10 6

2024 ( 3 tháng đầu năm )

Nguồn: Bộ phận tư pháp - hộ tịch, UBND thị trấn Đình Cả

Về trình độ và năng lực chuyên môn, nhân sự tại bộ phận một cửa tại thị

trấn Đình Cả, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên và đội ngũ công chức thực hiện

hoạt động chứng thực đều đáp ứng được yêu cầu của vị trí việc làm đang đảm

nhiệm. Trong số các công chức, trình độ trên đại học luôn chiếm từ 30 – 40%,

đặc biệt có sự tăng tiến trong hai năm trở lại đây, trình độ đại học chiếm đa số từ

50 – 70% và đạt tối tỷ lệ 100% trong năm 2023 – 2024. Các công chức Tư pháp

- Hộ tịch được tham gia các lớp đào tạo, tập huấn để nâng cao trình độ chuyên

môn, nghiệp vụ, nắm bắt kịp thời những vướng mắc pháp lý, từ đó giải quyết tốt

những khó khăn, khiếu nại trong quá trình chứng thực.

2.1.2. Phạm vi chứng thực tại UBND thị trấn Đình Cả, huyện Võ Nhai,

tỉnh Thái Nguyên

Chứng thực là hoạt động của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về cấp bản

sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực

hợp đồng, giao dịch theo trình tự, thủ tục Luật định. Chứng thực có ý nghĩa quan

trọng đối với quyền lợi của công dân cũng như đóng góp cho phát triển kinh tế –

33

xã hội, đặc biệt là trong mối quan hệ với cải cách thủ tục hành chính, cải cách tư

pháp. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác chứng thực, thời gian qua,

Đảng ủy, UBND Thị trấn Đình Cả luôn quan tâm chỉ đạo nâng cao hiệu quả,

từng bước đưa hoạt động chứng thực đi vào nền nếp. Các yêu cầu về chứng thực

được giải quyết kịp thời, đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ

chức. Chứng thực không chỉ đơn thuần là việc xác nhận tính hợp pháp của các

văn bản mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển kinh tế - xã hội.

Trong thời gian qua, Đảng ủy và UBND thị trấn Đình Cả huyện Võ Nhai tỉnh

Thái Nguyên đã luôn quan tâm và chỉ đạo việc nâng cao hiệu quả hoạt động

chứng thực. Các yêu cầu về chứng thực được giải quyết kịp thời, đảm bảo quyền

và lợi ích hợp pháp của cá nhân và tổ chức. Để thể hiện hoạt động chứng thực

tại UBND Thị trấn Đình Cả, huyện Võ Nhại, tỉnh Thái Nguyên đã có sự tập

trung vào việc chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng

giao dịch. Việc này sẽ giúp tăng cường tính chính xác và minh bạch trong các

văn bản và hợp đồng, đồng thời bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia giao

dịch.

Theo báo cáo công tác tư pháp từng năm trong giai đoạn 2019-2023, kết

quả chứng thực trên địa bàn Thị trấn Đình Cả như sau:

Bảng 2.1.2.1. Kết quả chứng thực trên địa bàn UBND Thị trấn Đình Cả

Chứng thực bản sao Chứng thực chữ ký Chứng thực HĐ, GD

Năm

Tiếp nhận Giải quyết Tiếp nhận Giải quyết Tiếp nhận Giải quyết

2019 8734 8446 286 139 135 290

2020 7845 7790 294 245 243 294

2021 8810 8789 258 302 302 261

2022 7890 7888 95 352 347 95

2023 5150 5138 25 315 311 25

Nguồn: Bộ phận tư pháp - hộ tịch, UBND thị trấn Đình Cả

34

Qua bảng số liệu cho thấy, tổng số việc được chứng thực giai đoạn 2019 -

2023 là 40.347 việc trong đó có 38.051 việc chứng thực bản sao từ bản chính;

958 việc chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản; 1338 việc chứng thực hợp

đồng giao dịch. Năm 2019, số việc chứng thực trên địa bàn là 8867 việc; số việc

chứng thực bản sao từ bản chính là 8446 việc, chiếm 95,25%; số việc chứng

thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là 286 việc, chiếm 3,22%; số việc chứng thực

hợp đồng, giao dịch là 135 việc, chiếm 1,53%. Năm 2020, số việc chứng thực

trên địa bàn là 8327 việc; số việc chứng thực bản sao từ bản chính là 7790 việc,

chiếm 93,55%; số việc chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là 294 việc,

chiếm 3,53%; số việc chứng thực hợp đồng, giao dịch là 243 việc, chiếm 2,92%.

Năm 2021, số việc chứng thực trên địa bàn là 9349 việc; số việc chứng thực bản

sao từ bản chính là 8789 việc, chiếm 94,01%; số việc chứng thực chữ ký trong

giấy tờ, văn bản là 258 việc, chiếm 2,75%; số việc chứng thực hợp đồng, giao

dịch là 302 việc, chiếm 3,24%. Năm 2022, số việc chứng thực trên địa bàn là

8330 việc; số việc chứng thực bản sao từ bản chính là 7888 việc, chiếm 94,69%;

số việc chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là 95 việc, chiếm 1,14%; số

việc chứng thực hợp đồng, giao dịch là 347 việc, chiếm 4,17%. Năm 2023, số

việc chứng thực trên địa bàn là 5474 việc; số việc chứng thực bản sao từ bản

chính là 5138 việc, chiếm 93,86%; số việc chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn

bản là 25 việc, chiếm 0,45%; số việc chứng thực hợp đồng, giao dịch là 311

việc, chiếm 6,19%. Có thể thấy, trong 5 năm, số việc chứng thực trên địa bàn thị

trấn luôn ở mức cao, chứng thực bản sao từ bản chính chiếm tỉ lệ cao nhất. Điều

này cho thấy nhu cầu chứng thực của người dân ngày càng cao, đòi hỏi hệ thống

pháp luật, cơ quan nhà nước và công chức tư pháp, hộ tịch phải luôn nỗ lực để

đáp ứng nhu cầu của người dân.

35

Biểu đồ 2.1.2.1. Kết quả chứng thực trên địa bàn UBND thị trấn Đình Cả

Nguồn: Bộ phận tư pháp - hộ tịch, UBND thị trấn Đình Cả

2.1.3. Hình thức chứng thực

Tiếp tục thực hiện tốt công tác chứng thực hành chính trong những năm

qua, công tác chứng thực tại UBND thị trấn Đình Cả luôn được triển khai đồng

bộ, thống nhất và hiệu quả, đáp ứng nhu cầu của người dân, doanh nghiệp, góp

phần vào sự phát triển kinh tế - xã hội của địa phương.

Hình thức truyền thống được UBND thị trấn Đình Cả áp dụng là tiếp nhận

và giải quyết trực tiếp. Đây là cách thức đã được triển khai trong nhiều năm, là

phương thức trực tiếp do người dân và bộ phận một cửa, công chức Tư pháp –

Hộ tịch thực hiện. Thông qua việc tiếp nhận trực tiếp, người thực hiện chứng

thực dễ dàng hướng dẫn cho cá nhân, tổ chức yêu cầu các giấy tờ, tài liệu cần

thiết cũng như quy trình, thủ tục để thực hiện chứng thực nhanh chóng, hiệu quả.

Tại UBND, công chức Tư pháp - Hộ tịch là người tham mưu giúp lãnh

đạo UBND cấp xã thực hiện công tác chứng thực Hợp đồng, Giấy tờ chứng nhận

giao dịch dân sự. Trong quá trình tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, công chức Tư pháp

Hộ tịch nhận thấy để đảm bảo an toàn pháp lý cho giao dịch của người dân, công

chức này đã giải thích và yêu cầu người dân cung cấp thêm những giấy tờ ngoài

các giấy tờ được quy định tại Khoản 1 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

Những giấy tờ yêu cầu cung cấp thêm nhằm mục đích: Chứng minh quan hệ

nhân thân của một trong các bên giao dịch (ví dụ: sổ hộ khẩu, Giấy chứng nhận

kết hôn, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, Giấy chứng tử). Xác định rõ quyền

36

đối với tài sản của hợp đồng, giao dịch (ví dụ: văn bản khai nhận, văn bản thỏa

thuận phân chia di sản khi người đồng sở hữu tài sản đã chết, văn bản ủy quyền

cho một người tham gia giao dịch khi tài sản có đồng sở hữu, văn bản từ chối

nhận tài sản thừa kế). Yêu cầu khách hàng cung cấp thêm một số giấy tờ cần

thiết nhằm đảm bảo tính chặt chẽ, an toàn pháp lý cho giao dịch. Điều này giúp

phòng tránh các rủi ro, tranh chấp có thể xảy ra trong tương lai.

Đối chiếu với quy định tại Khoản 1 Điều 36 của Nghị định số:

23/2015/NĐ-CP thì yêu cầu bổ sung thêm các giấy tờ ngoài quy định đối với hồ

sơ chứng thực hợp đồng, giấy tờ để đảm bảo tính an toàn cho giao dịch là trái

quy định. Tuy nhiên, cơ quan quản lý không thể xem đây là hành vi vi phạm của

công chức tư pháp hộ tịch trong hoạt động chứng thực, vì yêu cầu này có mục

đích bảo vệ quyền lợi người dân trong các giao dịch. Ngay cả trong quá trình

kiểm tra, thanh tra, cơ quan quản lý còn phải khuyến cáo công chức tư pháp hộ

tịch cần yêu cầu bổ sung và kiểm tra thêm các giấy tờ ngoài quy định nêu trên.

Việc làm này đảm bảo an toàn, hợp pháp cho giao dịch, tránh gây thiệt hại cho

các bên liên quan, thể hiện trách nhiệm của cơ quan chứng thực. Theo quy định

về quyền sở hữu tài sản chung trong Luật Dân sự và Luật Hôn nhân và Gia đình,

tài sản của vợ chồng hình thành trong thời kỳ hôn nhân thuộc sở hữu chung, trừ

khi được thừa kế, tặng riêng hoặc có thỏa thuận khác. Do đó khi thực hiện giao

dịch, cần làm rõ quyền sở hữu về tài sản.

Bên cạnh đó, mới đây, UBND thị trấn Đình Cả đã ứng dụng công nghệ

thông tin vào công tác chứng thực. Đây là phương thức mới, trên cơ sở chuyển

đổi số và ứng dụng kỹ thuật công nghệ cao, giảm thiểu thủ tục hành chính

truyền thống. Thông qua phần mềm quản lý dữ liệu chứng thực đã được triển

khai tạo điều kiện cho người dân thuận tiện trong việc nộp hồ sơ, giúp nâng cao

hiệu quả, tiết kiệm thời gian và công sức. Đặc biệt, UBND thị trấn Đình Cả cũng

triển khai dịch vụ chứng thực bản sao điện tử tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết

quả qua cổng Dịch vụ công quốc gia. Bản sao điện tử được chứng thực có giá trị

như bản chính, được sử dụng để đối chiếu, chứng thực trong các giao dịch.

37

Người dân và doanh nghiệp có thể thực hiện trực tuyến đa số các thủ tục hành

chính hiện đã được cung cấp trên môi trường điện tử, không cần phải nộp bản

sao chứng thực, xuất trình bản giấy để xác minh hồ sơ như trước đây. Nếu như

trước đây, thủ tục chứng thực truyền thống phải trải qua 4 bước: tiếp nhận hồ sơ,

giám định tính xác thực, phô tô bản sao và ký xác nhận, đóng dấu thì với dịch vụ

chứng thực bản sao điện tử, người dân và doanh nghiệp chỉ cần đến Bộ phận

một cửa cấp xã cung cấp bản chính hợp lệ. Công chức Tư pháp - Hộ tịch sẽ kiểm

tra và quét dữ liệu lên cổng dịch vụ công để xử lý. Lãnh đạo xã, phường thực

hiện ký số và chuyển qua bộ phận đóng dấu. Việc xây dựng hệ thống phần mềm

quản lý chứng thực, số hóa dữ liệu chứng thực, xây dựng cơ sở hạ tầng công

nghệ thông tin và ứng dụng chữ ký số và xác thực điện tử phát triển cổng dịch

vụ công trực tuyến giúp phát triển phần mềm quản lý hồ sơ chứng thực điện tử

để lưu trữ, quản lý, và tra cứu hồ sơ chứng thực một cách nhanh chóng, tiện lợi;

phần mềm cần tích hợp các chức năng đăng ký, theo dõi tiến độ, và quản lý dữ

liệu chứng thực một cách toàn diện. Chuyển đổi các hồ sơ, tài liệu chứng thực từ

dạng giấy sang dạng số hóa để dễ dàng lưu trữ, truy xuất, và chia sẻ. Áp dụng

công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) để quét và số hóa các tài liệu giấy

tờ một cách hiệu quả. Đầu tư và nâng cấp hệ thống máy chủ, thiết bị mạng, và

cơ sở hạ tầng mạng giúp đảm bảo an toàn và bảo mật cho dữ liệu chứng thực.

Triển khai các giải pháp lưu trữ đám mây để tối ưu hóa việc quản lý và truy cập

dữ liệu từ xa. Sử dụng chữ ký số để xác thực tính hợp pháp của các tài liệu, văn

bản chứng thực điện tử, giảm thiểu rủi ro giả mạo. Áp dụng công nghệ xác thực

đa yếu tố (MFA) để tăng cường bảo mật trong quá trình thực hiện chứng thực

trực tuyến. Xây dựng cổng dịch vụ công trực tuyến cho phép người dân nộp

đơn, đăng ký chứng thực và theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ từ xa. Tích hợp các

dịch vụ thanh toán điện tử để thuận tiện cho việc nộp phí và lệ phí liên quan.

Kết quả được trả qua tài khoản cá nhân tại cổng dịch vụ công hoặc email

trong trường hợp công dân chưa có tài khoản. Với cách làm này, người dân và

doanh nghiệp có thể tiết kiệm được rất nhiều công sức, thời gian và tiền bạc.

38

Một bản sao chứng thực điện tử có thể sử dụng cho nhiều bộ hồ sơ trực tuyến

khác nhau, không cần phải có văn bản chứng thực riêng cho mỗi bộ hồ sơ.

Những nội dung trên không chỉ giúp nâng cao hiệu quả, minh bạch trong công

tác chứng thực mà còn góp phần thực hiện thành công mục tiêu chuyển đổi số

của quốc gia. Việc ứng dụng công nghệ thông tin và triển khai dịch vụ chứng

thực điện tử tại UBND thị trấn Đình Cả đã góp phần nâng cao chất lượng, hiệu

quả hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho

người dân, doanh nghiệp, góp phần vào sự phát triển kinh tế - xã hội của thị trấn

trong thời gian tới.

2.1.4. Quy trình, thủ tục chứng thực tại UBND thị trấn Đình cả

39

40

Trên cơ sở quy định pháp luật về chứng thực và Bộ thủ tục hành chính đã

được ban hành, UBND thị trấn Đình Cả, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên thực

hiện quy trình, thủ tục chứng thực chung như sau:

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu chứng thực:

- Đối tượng yêu cầu chứng thực (Cá nhân/ Tổ chức) yêu cầu chứng thực,

cung cấp căn cứ để tiến hành chứng thực. Với từng loại chứng thực (bản sao,

chữ ký hay Hợp đồng, giao dịch) thì ngoài giấy tờ tùy thân, giấy tờ pháp lý của

tổ chức, người yêu cầu sẽ phải cung cấp các giấy tờ, tài liệu cung cấp cũng khác

nhau. Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc thì người chứng thực phải

cung cấp minh chứng mình thuộc đối tượng được yêu cầu (Căn cước công dân,

Bản sao giấy tờ đã được cấp hay giấy tờ khác có thông tin có liên quan). Hay khi

chứng thực bản sao từ bản chính thì cần có bản chính hợp lệ và không thuộc

trường hợp không được chứng thực theo quy định pháp luật. Đối với chứng thực

chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch thì người yêu cầu phải cung cấp được

văn bản sẽ ký hoặc giao dịch.

- Công chức tư pháp - hộ tịch tiếp công dân dân tại Bộ phận một cửa thực

hiện việc kiểm tra yêu cầu, giấy tờ, tài liệu và tiếp nhận, thụ lý yêu cầu chứng

thực.

Bước 2: Thực hiện chứng thực

- Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao,

nếu nội dung bản sao đúng với bản chính và ghi đầy đủ lời chứng chứng thực

bản sao từ bản chính theo mẫu quy định.

+ Đối với chứng thực chữ ký thì công chức tư pháp - hộ tịch ghi đầy đủ

lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định phía dưới chữ ký được chứng

thực hoặc trang liền sau của trang giấy tờ, văn bản có chữ ký được chứng thực.

+ Đối với hợp đồng, giao dịch người thực hiện chứng thực ghi lời chứng

tương ứng với từng loại hợp đồng, giao dịch theo mẫu quy định; ký, ghi rõ họ

tên, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

- Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ

41

chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Bước 3: Hoàn tất thủ tục chứng thực

- Nếu hồ sơ được chứng thực được xác nhận là hợp lệ, người thực hiện

chứng thực sẽ hoàn tất quy trình chứng thực và phát hành hồ sơ đã chứng thực

cho người yêu cầu chứng thực và thu phí theo quy định. Quá trình này kết thúc

khi hồ sơ được trả lại cho người yêu cầu chứng thực, đã chứng thực và hoàn tất.

2.2 Đánh giá thực tiễn hoạt động chứng thực tại UBND thị trấn Đình

Cả, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên

2.2.1. Một số ưu điểm trong hoạt động chứng thực tại UBND thị trấn

Đình Cả, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên

Một là, hoạt động chứng thực đáp ứng tốt cho nhu cầu của cá nhân, tổ

chức tại địa phương.

Hoạt động chứng thực tại thị trấn Đình Cả đã được cải tiến theo hướng

hiện đại hóa và nâng cao chất lượng dịch vụ, tạo điều kiện tối ưu cho người dân

và các tổ chức khi thực hiện các thủ tục hành chính liên quan. Sự tiêu chuẩn hóa

quy trình chứng thực được triển khai một cách bài bản, mang lại sự thống nhất

và đồng bộ trên toàn thị trấn. Nhờ đó, người dân và các tổ chức có thể nắm bắt

và thực hiện các thủ tục một cách thuận tiện, rõ ràng và dễ hiểu, tăng cường tính

minh bạch và tạo dựng lòng tin trong quá trình chứng thực. Bên cạnh quy trình

rõ ràng, đội ngũ cán bộ phụ trách hoạt động chứng thực luôn tận tình, chuyên

nghiệp và thân thiện, sẵn sàng hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc của người dân và

các tổ chức. Điều này không chỉ nâng cao sự hài lòng của người dân mà còn tạo

nên một môi trường làm việc tích cực, hỗ trợ và gắn kết với cộng đồng và sự hài

lòng của người dân thể hiện qua những phản hồi tích cực về chất lượng dịch vụ,

thời gian phục vụ nhanh chóng và sự đáp ứng kịp thời các yêu cầu chứng thực.

Đây là minh chứng rõ ràng cho thấy hoạt động chứng thực tại thị trấn Đình Cả

đã đáp ứng tốt nhu cầu của cả cá nhân và tổ chức, góp phần tạo dựng một môi

trường hành chính chuyên nghiệp, hiện đại và tận tâm phục vụ người dân.

Hai là, đội ngũ nhân sự được đào tạo, có năng lực chuyên môn, đáp ứng

42

yêu cầu của vị trí việc làm và hoạt động chứng thực.

Công chức Tư pháp hộ tịch cấp xã quản lý hành chính và chứng thực pháp

lý. Công chức Tư pháp hộ tịch cấp xã là công chức giữ chức danh chuyên môn,

nghiệp vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã, được tuyển dụng theo quy định của

pháp luật và nằm trong biên chế được hưởng lương từ ngân sách nhà nước và để

đảm bảo công tác chứng thực được tiến hành đúng quy trình và hiệu quả, đội

ngũ công chức Tư pháp hộ tịch tại thị trấn Đình Cả thường xuyên được đào tạo

và bồi dưỡng chuyên ngành về pháp lý, nghiệp vụ hành chính và quy trình

chứng thực. Qua đó, họ được trang bị kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực

hiện tốt nhiệm vụ quản lý hộ tịch, chứng thực pháp lý.

Ngoài ra, công chức Tư pháp hộ tịch tại thị trấn Đình Cả còn được cung

cấp thông tin và cập nhật thường xuyên về những thay đổi trong các văn bản

pháp luật, các quy định liên quan đến hoạt động chứng thực. Việc cập nhật này

sẽ giúp họ nắm bắt chính xác những quy định mới, đảm bảo tuân thủ đúng quy

trình và áp dụng đồng bộ trong công tác chứng thực. Với tác phong chuyên

nghiệp, công chức Tư pháp hộ tịch tại thị trấn luôn chủ động trong quá trình

tương tác với người dân, lắng nghe ý kiến, giải đáp thắc mắc và xử lý các vấn đề

phát sinh trong quá trình chứng thực một cách linh hoạt, hiệu quả. Quy trình làm

việc hiệu quả của công chức Tư pháp hộ tịch cấp xã sẽ giúp người dân được giải

quyết các thủ tục chứng thực một cách nhanh chóng, chính xác, góp phần xây

dựng mối quan hệ giữa chính quyền cấp xã với người dân trên địa bàn được tốt

đẹp hơn.

Được sự chỉ đạo của Ủy ban nhân dân cấp trên, Hội đồng tư pháp, Phòng

Tư pháp, công chức Tư pháp hộ tịch cấp xã được đánh giá hiệu suất công việc

định kỳ. Kết quả đánh giá này sẽ được thông báo lại tới các công chức Tư pháp

hộ tịch cấp xã để họ biết được những ưu điểm, khuyết điểm của mình trong quá

trình công tác, từ đó có những điều chỉnh kịp thời để nâng cao năng lực chuyên

môn, nghiệp vụ, đáp ứng tốt hơn yêu cầu công việc và các hoạt động chứng thực

ngày càng hiệu quả hơn.

43

Ba là, hoạt động chứng thực tại địa phương góp phần hỗ trợ thủ tục hành

chính nhanh chóng, thông thoáng, linh hoạt.

Hoạt động chứng thực tại thị trấn Đình Cả được tổ chức và triển khai một

cách hiệu quả, giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi của người dân khi thực hiện các

thủ tục hành chính. việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý và xử lý dữ

liệu chứng thực cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tăng cường hiệu suất

làm việc và giảm thiểu thời gian xử lý. Công nghệ thông tin không chỉ giúp cho

việc quản lý dữ liệu trở nên dễ dàng hơn mà còn tạo điều kiện cho việc thực hiện

thủ tục một cách nhanh chóng và thông thoáng hơn bao giờ hết.

Công chức tư pháp - hộ tịch tại thị trấn Đình Cả cũng đáng chú ý khi luôn

lắng nghe và đáp ứng tích cực các ý kiến phản hồi từ phía người dân. Việc này

giúp họ có thể cải thiện dịch vụ và quy trình chứng thực ngày càng tốt hơn, đồng

thời tạo sự tin tưởng và hài lòng từ phía người dân.

Tóm lại, hoạt động chứng thực tại thị trấn Đình Cả đang diễn ra một cách

hiệu quả và mang lại nhiều lợi ích cho cả người dân và cán bộ công chức. Mong

rằng, những nỗ lực này sẽ tiếp tục được duy trì và phát triển trong tương lai,

đem lại sự tiện lợi và hài lòng cho người dân.

2.2.2. Bất cập hạn chế và nguyên nhân trong hoạt động chứng thực tại

UBND thị trấn Đình Cả, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên

Thứ nhất, hiệu quả tiếp nhận và giải quyết việc chứng thực còn chưa thực

sự đạt hiệu quả cao.

Hiệu quả tiếp nhận và giải quyết việc chứng thực tại UBND thị trấn Đình

Cả huyện Võ Nhai tỉnh Thái Nguyên vẫn chưa đạt hiệu quả cao do tỷ lệ nhất

định tiếp nhận - từ chối. Đây là một vấn đề quan trọng đang được quan tâm và

cần được giải quyết kịp thời. Số lượng chứng thực được yêu cầu tại UBND thị

trấn Đình Cả huyện Võ Nhai tỉnh Thái Nguyên ngày càng tăng lên mỗi năm và

tỷ lệ tiếp nhận - từ chối vẫn chưa đạt hiệu quả cao do số lượng chứng thực được

yêu cầu mỗi năm tăng lên nhưng số lượng công chức tư pháp - hộ tịch tiếp nhận

vẫn giữ nguyên chỉ có một người. Quá trình tiếp nhận, xử lý sẽ diễn ra chậm trễ,

44

người dân có cảm giác không hài lòng, từ đó làm ảnh hưởng đến niềm tin vào

hoạt động phục vụ của cơ quan Nhà nước.

Nguyên nhân là chứng thực bản sao vẫn gặp nhiều khó khăn do việc tìm

hồ sơ từ nhiều năm trước. Đồng thời, chứng thực hợp đồng, giao dịch chủ yếu

liên quan đến đất đai, cần phải có sự hỗ trợ của cán bộ Địa chính - Tài nguyên

để giải quyết các vấn đề liên quan đến đất đai. Như vậy, hiệu quả của hoạt động

chứng thực tại Ủy ban Nhân dân thị trấn Đình Cả còn nhiều tồn tại, chưa thực sự

đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, tạo thuận lợi cho người dân trong quá

trình thực hiện các thủ tục hành chính. Việc giải quyết các tồn tại nêu trên đòi

hỏi sự vào cuộc mạnh mẽ của các cấp lãnh đạo, sự phối hợp giữa các đơn vị liên

quan, sự nỗ lực của đội ngũ cán bộ, công chức trong việc tuân thủ quy trình, quy

định, rà soát, đơn giản hóa thủ tục, nâng cao tinh thần trách nhiệm, ý thức phục

vụ người dân.

Thứ hai, quy trình, thủ tục chứng thực còn chưa cụ thể hóa.

Trong quá trình tiến hành chứng thực tại ủy ban nhân dân thị trấn Đình

Cả, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên, đã xuất hiện nhiều bất cập đáng chú ý.

Một trong những vấn đề quan trọng nhất là quy trình và thủ tục chứng thực chưa

được cụ thể hóa một cách rõ ràng và hiệu quả. Điều này thể hiện rõ qua việc quy

trình chung chung, chưa được phân loại cụ thể từng loại chứng thực, không cung

cấp đầy đủ thông tin về các giấy tờ cần thiết và cách thực hiện. Điều này dẫn

đến sự bối rối và khó khăn cho người dân khi yêu cầu chứng thực, đặc biệt là khi

thực hiện thông qua hình thức trực tuyến dẫn đến tình trạng người dân không

cung cấp đầy đủ thông tin, giấy tờ.

Nguyên nhân chính của vấn đề này là do phạm vi chứng thực rộng và đa

dạng: Với nhiều loại chứng thực khác nhau, mỗi loại lại có đặc thù riêng và yêu

cầu riêng. Việc không cụ thể hóa từng loại chứng thực dẫn đến sự mơ hồ và khó

hiểu cho người dân khi thực hiện quy trình chứng thực.

Thiếu bộ thủ tục hành chính riêng cho hoạt động chứng thực: Việc thiếu

hụt một bộ thủ tục hành chính riêng dành cho việc chứng thực cũng góp phần

45

vào sự không hiệu quả của quy trình chứng thực tại ủy ban nhân dân thị trấn

Đình Cả. Việc thiếu hụt hướng dẫn cụ thể và rõ ràng về các bước cần thực hiện

khi chứng thực cũng gây ra nhiều khó khăn cho người dân.

Thứ ba, hình thức thực hiện hoạt động chứng thực chưa thực sự tối ưu.

Quá trình chứng thực của công chức tư pháp – hộ tịch tại UBND thị trấn

còn phức tạp và thiếu tính linh hoạt để điều chỉnh và thích hợp với các trường

hợp đặc biệt, dẫn đến chậm chạp và bất tiện cho công dân. Hệ thống thông tin

trực tuyến về chứng thực chưa được cập nhật kịp thời tới người dân, khiến người

dân khó tiếp cận thông tin cần thiết tại các địa điểm công cộng như thư viện, nhà

văn hóa. Trong thời đại công nghệ số hiện nay, việc áp dụng hình thức chứng

thực tài liệu trực tuyến đang trở thành một xu hướng đáng chú ý. Tuy nhiên,

việc chuyển đổi từ hình thức truyền thống sang hình thức trực tuyến vẫn đang

gặp nhiều khó khăn và thách thức, đặc biệt là đối với người dân.

Hiện nay, việc áp dụng chủ yếu hình thức trực tiếp trong việc chứng thực

tài liệu đang gây ra nhiều bất tiện cho người dân. Việc sử dụng công nghệ thông

tin để thực hiện các thủ tục trực tuyến đòi hỏi người dân phải có kiến thức và kỹ

năng cơ bản về máy tính và internet. Điều này tạo ra rào cản cho sự tiếp cận và

áp dụng hình thức chứng thực trực tuyến, khiến cho nhiều người dân vẫn cảm

thấy lạ lẫm và không thoải mái khi sử dụng. Họ phải di chuyển nhiều, xếp hàng

đợi lâu để hoàn tất các thủ tục tại UBND, trong khi đó có thể giảm thiểu được

thời gian và công sức bằng cách áp dụng hình thức trực tuyến.

Nguyên nhân chính của vấn đề này là chuyển đổi số là hình thức mới,

chưa nhiều người dân tiếp cận: Việc áp dụng công nghệ thông tin vào quy trình

chứng thực tài liệu là một bước tiến quan trọng, tuy nhiên nhiều người dân vẫn

chưa quen thuộc với việc sử dụng các dịch vụ trực tuyến. Điều này tạo ra rào

cản trong việc thúc đẩy sự chuyển đổi từ hình thức truyền thống sang hình thức

trực tuyến. Hiện nay thì chứng thực điện tử là nội dung khá mới mẻ, nhiều người

còn hoài nghi về giá trị pháp lý của bản sao chứng thực điện tử. Mặt bằng dân trí

của người dân tuy được cải thiện đáng kể nhưng vẫn chưa cao, đa số người dân

46

chưa tiếp cận và sử dụng được các ứng dụng công nghệ thông tin, chưa thể tự

tạo tài khoản dịch vụ công và thực hiện các thao tác gửi hồ sơ điện tử. Và hiện

nay thị trấn Đình Cả có dân số chủ yếu là người dân tộc thiểu số, với đa số là

người dân tộc Nùng. Trình độ học vấn và hiểu biết về pháp luật với hoạt động

chứng thực còn hạn chế do điều kiện kinh tế và giáo dục.

Đây là hình thức đòi hỏi sự hiểu biết, cập nhật CNTT, công chức Tư pháp

phải được tập huấn, hướng dẫn: Việc triển khai hình thức chứng thực trực tuyến

đòi hỏi sự hiểu biết về công nghệ thông tin, cập nhật kiến thức về quy trình và

hệ thống. Đồng thời, công chức Tư pháp cần được đào tạo và hướng dẫn về cách

thức thực hiện các thủ tục trực tuyến. Tuy nhiên, do áp lực công việc và thiếu

nguồn lực, nhiều công chức không đủ khả năng để đáp ứng yêu cầu này.

Kết luận chương 2

Thông qua tìm hiểu nội dung chương 2, đề tài đã phân tích, làm rõ một số

nội dung cụ thể:

Thứ nhất, đề tài đã phân tích thực tiễn áp dụng pháp luật về chứng thực tại

UBND thị trấn Đình Cả giai đoạn 2019-2023. Trên cơ sở đó, đánh giá những ưu

điểm và những bất cập, hạn chế trong thực tiễn áp dụng pháp luật về chứng thực.

Thứ hai, trên cơ sở phân tích những bất cập, hạn chế, đề tài đã chỉ ra

nguyên nhân của những bất câp, hạn chế về thực tiễn áp dụng pháp luật về

chứng thực.

47

CHƯƠNG 3

GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY ĐỊNH

VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ ÁP DỤNG PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC

TẠI UBND THỊ TRẤN ĐÌNH CẢ, HUYỆN VÕ NHAI,

TỈNH THÁI NGUYÊN

3.1. Giải pháp chung về hoàn thiện pháp luật trong lĩnh vực chứng

thực

3.1.1. Định hướng hoàn thiện quy định pháp luật về chứng thực

Một là, hoàn thiện pháp luật về chứng thực phải dựa trên cơ sở lý luận về

hoạt động chứng thực và sự tổng kết toàn diện thực tiễn hoạt động này gắn với

thẩm quyền của UBND cấp xã nhằm đảm bảo tính khoa học, đồng bộ, khả thi.

Trải qua nhiều thời kỳ khác nhau với sự thay đổi nhận thức khác nhau, cơ

sở lý luận về hoạt động chứng thực cũng không ngừng được thay đổi và đang

dần từng bước để tiến tới sự hoàn thiện. Hiện nay sự phân định giữa chứng thực

và công chứng được định hình ngày một rõ ràng hơn. Do đó, cần xây dựng cơ sở

lý luận của hoạt động chứng thực một cách tường minh, ổn định, vững chắc để

làm cơ sở cho việc hoàn thiện thể chế về hoạt động chứng thực. Tiếp tục nghiên

cứu, phân định rõ giữa hai hoạt động công chứng và chứng thực, các yêu cầu đặt

ra về thẩm quyền, tính chất pháp lý của các hoạt động này. Các sửa đổi, bổ sung

quy định pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã phải căn cứ trên các tổng kết

lý luận về vấn đề này để đảm bảo tính khoa học, toàn diện và đồng bộ với hệ

thống quy định pháp luật hiện hành về công chứng, về tổ chức bộ máy chính

quyền cấp xã… Bên cạnh đó, để đảm bảo tính khả thi, phù hợp với thực tế, việc

hoàn thiện pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã phải cần đến sự nghiên

cứu, tổng kết thực tiễn, đánh giá tác động một cách đồng bộ, đảm bảo về quy mô

phạm vi khảo sát, nội dung đánh giá tác động toàn diện trên các mặt như hệ

thống pháp luật, thủ tục hành chính, KT-XH… nhằm tổng kết thực tiễn triển

khai các quy định hiện hành về chứng thực tại UBND cấp xã trên phạm vi cả

nước, tương ứng với các điều kiện KT-XH phân chia theo khu vực thành thị và

48

nông thôn để cung cấp một cơ sở thực tiễn toàn diện, vững chắc cho việc đưa ra

các kiến nghị, đề xuất sửa đổi toàn diện hệ thống các quy định hiện hành về

chứng thực gắn với thẩm quyền của UBND cấp xã cho phù hợp với thực tế, dự

liệu được hết những tình huống phong phú diễn ra trong thực tiễn, tạo thuận lợi

cho cán bộ, công chức trong triển khai và người dân trong thực hiện.

Hai là, hoàn thiện pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã

phải đặc biệt lưu ý tới khía cạnh cải cách thủ tục hành chính.

Việc sửa đổi, bổ sung các quy định pháp luật về chứng thực tại UBND

cấp xã phải luôn hướng tới mục tiêu đơn giản hóa và hiện đại hóa thủ tục hành

chính. Xét về bản chất chứng thực là yêu cầu của nhà nước với nhân dân chứ

không phải nhu cầu tự thân của nhân dân. Đây là một loại dịch vụ công mà nhà

nước phải cung ứng, chính vì vậy, yêu cầu đơn giản và hiện đại có thể coi là tiêu

chí hàng đầu trong việc xây dựng thể chế về hoạt này. Nhà nước cũng đang đẩy

mạnh cải cách thủ tục hành chính, xây dựng Chính phủ điện tử, vì thế thủ tục

chứng thực gắn với thẩm quyền của UBND cấp xã ngày càng phải đáp ứng tốt

hơn yêu cầu này. Quan điểm này cũng đồng nghĩa với việc cần phải tăng hơn

nữa thẩm quyền cho cấp xã để tạo thuận lợi hơn cho nhân dân địa phương trong

việc thực hiện các thủ tục hành chính gần với địa bàn mình sinh sống. Điều này

cũng đòi hỏi các quy định phải dễ tiếp cận, rõ ràng về quyền hạn, nghĩa vụ của

người dân, rõ ràng về trách nhiệm, quy trình tiến hành của UBND cấp xã, các

quy định về công khai thủ tục, hình thức công khai, thời hạn giải quyết của từng

thủ tục.

Ba là, hoàn thiện pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã phải lưu ý tới

sự phù hợp với đặc thù của UBND cấp xã và thích ứng với nhu cầu ngày càng

cao của người dân.

UBND cấp xã có những lợi thế và cũng có những yếu thế nhất định so với

các chủ thể có thẩm quyền khác trong hoạt động chứng thực. UBND cấp xã là

cấp cơ sở cũng là thấp nhất nhưng lại là cấp gần dân nhất, hiểu được nhu cầu,

mong muốn của người dân, nắm bắt được nhân thân của người dân, thuận tiện

49

cho người dân trong việc đi lại, thực hiện các thủ tục hành chính. Tuy thẩm

quyền, trình độ cán bộ, cơ sở vật chất có thể không được như các cấp cao hơn

nhưng những lợi thế kia khiến cho UBND cấp xã trở thành chủ thể có thẩm

quyền vô cùng quan trọng trong hoạt động chứng thực. Điều này cũng đặt ra đòi

hỏi các quy định của pháp luật về chứng thực của UBND cấp xã phải cân đối

các đặc điểm về địa chính trị, về điều kiện con người, cơ sở vật chất có thể đáp

ứng để đề ra những quy định cho phù hợp, tránh sửa đổi theo hướng chỉ trao

thẩm quyền cho UBND cấp xã trong quá nhiều lĩnh vực chứng thực dẫn tới quá

tải khi biên chế của cấp xã còn hạn hẹp. Bên cạnh đó, cũng phải lưu ý tới những

lĩnh vực nhất định cần mở rộng thẩm quyền cho cả UBND cấp xã để người dân

tiết kiệm thời gian trong việc thực hiện thủ tục. Trình tự, thủ tục, lĩnh vực chứng

thực được giao cũng phải phù hợp với mặt bằng năng lực, trình độ của cấp xã để

tránh việc quá lúng túng, khó khăn trong khâu triển khai, dẫn tới những sai sót

gây hậu quả pháp lý nghiêm trọng hoặc khiến cho người dân mất thời gian chờ

đợi quá lâu. Nhu cầu của người dân đặc biệt là ở khu vực đô thị ngày càng tăng

cao cũng đòi hỏi việc sửa đổi, bổ sung các quy định pháp luật liên quan tới chế

độ, chính sách cho cán bộ có sự khác nhau giữa các khu vực để đảm bảo động

lực làm việc cho cán bộ, công chức.

3.1.2. Giải pháp hoàn thiện quy định của pháp luật về chứng thực tại

Ủy ban nhân dân cấp xã

Từ những đánh giá về những bất cập, hạn chế tại Chương 2 và định hướng

hoàn thiện pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã vừa chỉ ra, đề tài đề xuất

một số giải pháp hoàn thiện quy định của pháp luật về chứng thực tại UBND cấp

xã như:

Thứ nhất, xây dựng và ban hành Luật Chứng thực thay thế cho các văn

bản có hiệu lực pháp lý thấp hơn hiện này để tạo cơ sở pháp lý thống nhất, vững

chắc và ổn định cho hoạt động chứng thực nói chung và chứng thực tại UBND

cấp xã nói riêng

Tuy Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã được ban hành, thống nhất cơ sở

50

pháp lý của hoạt động chứng thực song hiệu lực pháp lý của quy phạm pháp luật

về chứng thực chưa cao, thiếu tính tương thích về cấp độ của văn bản. Cho đến

nay, văn bản điều chỉnh trực tiếp hoạt động chứng thực mới chỉ dừng ở cấp độ

Nghị định. Việc ban hành Luật chứng thực sẽ đảm bảo sự ngang hàng về giá trị

pháp lý của văn bản điều chỉnh hoạt động này với một số văn bản điều chỉnh

lĩnh vực khác có liên quan đến hoạt động chứng thực ở cấp độ luật như: Bộ luật

Dân sự, Luật Đất đai, Luật Nhà ở, Luật Công chứng … Điều này cũng khiến cho

việc sửa đổi, bổ sung pháp luật về chứng thực không còn phải phụ thuộc và tuân

theo quy định của các văn bản ở cấp độ Luật của chuyên ngành khác. Chính vì

vậy, việc ban hành Luật chứng thực sẽ giúp cho nâng cao mức độ tuân thủ pháp

luật về chứng thực của các cơ quan, tổ chức, cá nhân, giảm thiểu sự chi phối bởi

nhiều văn bản quy phạm pháp luật khác.

Thứ hai, cần bổ sung quy định định nghĩa chứng thực theo hướng xác

định rõ chứng thực là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng nhận về hình

thức các giấy tờ, văn bản. Từ đó để người dân có cách nhìn nhận rõ hơn về bản

chất của hoạt động chứng thực, không nhầm lẫn với hoạt động công chứng.

Chứng thực chỉ là sự chứng nhận về mặt hình thức đối với các giấy tờ, văn bản,

hợp đồng, giao dịch còn công chứng là sự chứng nhận về mặt nội dung của hợp

đồng, giao dịch và bản dịch.

Thứ ba, sửa đổi quy định pháp luật về trách nhiệm của các bên trong hoạt

động chứng thực.

Để nhấn mạnh nguyên tắc người chứng thực chịu trách nhiệm về mặt hình

thức, người yêu cầu chứng thực chịu trách nhiệm về mặt nội dung, tính hợp lệ,

hợp pháp của giấy tờ, văn bản; cũng như để nâng cao trách nhiệm của họ khi ký

giấy tờ, văn bản cần sửa đổi các quy định tại các điều liên quan đến trình tự, thủ

tục chứng thực để nhấn mạnh trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực, quy

định rõ việc người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm đối với

tất cả nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của giấy tờ, văn bản của họ khi yêu cầu

chứng thực.

51

Rà soát và bổ sung quy định về trách nhiệm của người thực hiện chứng

thực tại UBND cấp xã liên quan tới quy trình thực hiện chứng thực, đảm bảo sự

đối chiếu, so sánh, đảm bảo quy trình một cách tốt nhất, vì theo quy định hiện

hành tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì người yêu cầu chứng thực phải hoàn

toàn chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp pháp của hợp đồng giao dịch. Nếu

xảy ra thiệt hại, tranh chấp hợp đồng hay hợp đồng vô hiệu liên quan đến nội

dung, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch thì các bên liên quan tự chịu trách

nhiệm về các thiệt hại xảy ra còn UBND các xã, thị trấn hoàn toàn không chịu

trách nhiệm về nội dung. Nhưng điều đó không đồng nghĩa với việc xem nhẹ

trách nhiệm của cán bộ chứng thực trong đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt quy

trình chứng thực. Đề xuất tăng chỉ tiêu biên chế công chức tư pháp hộ tịch tại

Ủy ban nhân dân (UBND) xã là một bước quan trọng nhằm đáp ứng nhu cầu

ngày càng tăng về dịch vụ tư pháp và hộ tịch, đảm bảo chất lượng dịch vụ công,

và thực hiện thành công mục tiêu chuyển đổi số, hiện nay số lượng biên chế

công chức tư pháp hộ tịch hiện có tại UBND xã chỉ có một người chưa thực sự

đáp ứng được hết các công việc vì hiện nay nhu cầu của người dân đối với hoạt

động chứng thực ngày càng cao.

Thứ tư, sửa đổi, bổ sung quy định về thủ tục chứng thực trong các lĩnh

vực cụ thể cho phù hợp với thực tế, đảm bảo tính chặt chẽ cũng như thuận lợi

trong triển khai.

+ Về thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính: Quy định thời hạn sử dụng

bản sao có chứng thực, theo đó bản sao có chứng thực không xác định về thời

hạn. Sửa đổi quy định về lữu trữ theo hướng bản sao có chứng thực lưu trữ 01

bản với thời hạn lưu trữ 02 năm. Bổ sung quy định về chịu trách nhiệm nội dung

của giấy tờ, văn bản chứng thực của người yêu cầu chứng thực. Sửa đổi quy

định tại Điểm a, Khoản 2, Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP như sau:

“Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm

quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận, trừ giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước

ngoài”. Để tiến tới hạn chế tình trạng sử dụng bản sao có chứng thực một cách

52

tràn lan, cần có quy định “cứng” về trách nhiệm của cơ quan tiếp nhận hồ sơ khi

giải quyết các thủ tục hành chính. Theo đó, các cơ quan này không được phép

yêu cầu người dân phải nộp bản sao có chứng thực mà phải tự mình đối chiếu

bản chính với bản sao và phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao đó

(trừ trường hợp hồ sơ được nộp qua hệ thống bưu chính).

+ Thủ tục chứng thực chữ ký: Thủ tục chứng thực chữ ký cần có sự rà

soát thống nhất quy định với các văn bản chuyên ngành. Bổ sung hướng dẫn cụ

thể về một số giấy tờ, văn bản được hoặc không được chứng thực chữ ký để tạo

điều kiện thuận lợi cho người dân, đồng thời thống nhất trong việc thực thi công

tác chứng thực cũng như để chấn chỉnh tình trạng lạm dụng chứng thực chữ ký

để tránh việc phải thực hiện các thủ tục hành chính khác hoặc nhằm mục đích

gian dối, trục lợi. Phối hợp với các bộ, ngành liên quan rà soát điều chỉnh hoặc

đề xuất với Chính phủ việc điều chỉnh những TTHC về chứng thực còn rườm rà

do vẫn còn sự mâu thuẫn, chồng chéo trong nhiều văn bản quản lý đã ban hành.

Bổ sung quy định về thời gian niêm yết đối với trường hợp yêu cầu chứng thực

văn bản khai nhận di sản thừa kế, văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế.

Việc quy định rõ thời gian niêm yết để chủ sử dụng đất liền kề biết việc phân

chia, khai nhận đất đai có tranh chấp với người sử dụng liền kề hay không.

+ Thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch: Để đảm bảo chặt chẽ trong

chứng thực hợp đồng, giao dịch, cần quy định các giấy tờ cần xuất trình khi yêu

cầu chứng thực đối với một số thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch cụ thể;

hướng dẫn người thực hiện ký nháy vào từng trang hợp đồng, giao dịch cũng

như việc ký trước mặt người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu chứng thực tại bộ phận một

cửa; ban hành thêm mẫu lời chứng khi thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch

theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông. Cần bổ sung quy định hướng dẫn cụ

thể về hồ sơ yêu cầu chứng thực đối với từng loại tài sản và từng loại giao dịch.

3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động chứng thực tại UBND Thị

Trấn Đình Cả, Huyện Võ Nhai, Tỉnh Thái Nguyên

Một là, tiếp tục quán triệt thực hiện tốt Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và

53

đặc biệt là Thông tư số 01/2020/TT-BTP quy định nhiều điểm mới.

Đây là hai văn bản quan trọng quy định về việc chứng thực tại ủy ban

nhân dân thị trấn Đình Cả, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên. Nghị định số

23/2015/NĐ-CP đã đề cập đến việc cải cách hành chính, tạo điều kiện thuận lợi

cho người dân trong việc làm các thủ tục hành chính. Việc thực hiện tốt nghị

định này sẽ giúp tăng cường tính minh bạch, minh bạch và hiệu quả của các dịch

vụ chứng thực tại ủy ban nhân dân thị trấn Đình Cả. Đồng thời, Thông tư số

01/2020/TT-BTP cũng đưa ra nhiều điểm mới quan trọng về chứng thực, giúp

tăng cường sự chính xác và đáng tin cậy của quy trình chứng thực.

Việc áp dụng chặt chẽ các quy định trong hai văn bản trên sẽ giúp nâng

cao chất lượng dịch vụ chứng thực tại ủy ban nhân dân thị trấn Đình Cả. Đồng

thời, cần tăng cường công tác huấn luyện, nâng cao năng lực cho cán bộ thực

hiện chứng thực để đảm bảo quy trình diễn ra một cách chính xác và nhanh

chóng. Ngoài ra, việc tạo ra các chiến dịch thông tin, tuyên truyền để nâng cao

nhận thức của người dân về quy trình chứng thực cũng rất quan trọng. Điều này

giúp người dân hiểu rõ hơn về quy trình chứng thực, từ đó tăng cường sự hợp

tác và sự tin tưởng giữa cán bộ chứng thực và người dân.

Trong tương lai, cần liên tục đánh giá, định kỳ cập nhật và điều chỉnh các

quy định về chứng thực để đảm bảo tính hiệu quả và phù hợp với tình hình thực

tế của địa phương. Chỉ thông qua sự đồng lòng và nỗ lực chung từ cả chính

quyền địa phương, cán bộ chứng thực và người dân, mục tiêu nâng cao chất

lượng dịch vụ chứng thực tại ủy ban nhân dân thị trấn Đình Cả mới thực sự có

thể đạt được.

Trên cơ sở những giải pháp nêu trên, hy vọng rằng việc quán triệt thực

hiện tốt Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 01/2020/TT-BTP sẽ giúp

cải thiện đáng kể chất lượng dịch vụ chứng thực tại ủy ban nhân dân thị trấn

Đình Cả, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên, từ đó góp phần nâng cao sự hài

lòng và tin tưởng của người dân đối với cơ quan chức năng.

Hai là, tăng cường đội ngũ nhân sự chất lượng cao, được bồi dưỡng, cập

54

nhật quy định pháp luật về chứng thực thường xuyên.

Việc tập huấn là yếu tố quan trọng để nâng cao hiệu quả trong việc áp

dụng pháp luật về chứng thực. Các cán bộ, công chức tại UBND Thị Trấn Đình

Cả cần được đào tạo về kiến thức pháp luật liên quan đến chứng thực, quy trình

và thủ tục cụ thể. Đồng thời, họ cũng cần được huấn luyện về kỹ năng giao tiếp,

xử lý tình huống và giải quyết vấn đề. Việc tập huấn sẽ giúp nâng cao năng lực

và chuyên môn của cán bộ, từ đó tăng cường khả năng thực hiện công việc một

cách chính xác và hiệu quả.

Để tăng cường đội ngũ công chức tư pháp - hộ tịch chất lượng cao và đảm

bảo họ được bồi dưỡng và cập nhật quy định pháp luật về chứng thực thường

xuyên, có thể tổ chức các khóa đào tạo và bồi dưỡng chuyên sâu về lĩnh vực

chứng thực, bao gồm cả quy định pháp luật mới nhất và kỹ năng thực hành,

nhằm nâng cao trình độ và năng lực của đội ngũ.

Cung cấp các nguồn tài liệu, tài liệu hướng dẫn và tài liệu tham khảo mới

nhất về chứng thực để giúp các công chức tiếp cận và cập nhật kiến thức một

cách dễ dàng. Tổ chức các hội thảo, buổi tập huấn định kỳ để trao đổi kiến thức

và kinh nghiệm, cũng như giới thiệu và thảo luận về các thay đổi mới trong quy

định pháp luật về chứng thực.

Khuyến khích và hỗ trợ các công chức tư pháp - hộ tịch tham gia các khóa

học trực tuyến, các lớp học bổ sung và các chương trình đào tạo chuyên sâu để

duy trì và nâng cao trình độ. Tạo điều kiện để các công chức tư pháp – hộ tịch

có thể chia sẻ kinh nghiệm và học hỏi lẫn nhau thông qua các buổi gặp gỡ, diễn

đàn trao đổi kinh nghiệm và các hoạt động xây dựng mối quan hệ. Tiến hành

đánh giá định kỳ về hiệu suất làm việc của đội ngũ và cung cấp phản hồi cụ thể

và xây dựng để hỗ trợ sự phát triển cá nhân và nâng cao chất lượng công việc.

Những giải pháp trên sẽ giúp đội ngũ công chức tư pháp - hộ tịch được

bồi dưỡng và cập nhật kiến thức một cách liên tục, từ đó nâng cao chất lượng và

hiệu quả trong việc thực hiện hoạt động chứng thực.

Ba là, tăng cường hoạt động chuyển đổi số trong quá trình thực hiện hoạt

55

động chứng thực.

Phát triển và triển khai một hệ thống quản lý thông tin chuyên nghiệp, bao

gồm cơ sở dữ liệu điện tử, hồ sơ số, và các công cụ quản lý tài liệu, nhằm tăng

cường khả năng truy cập và quản lý thông tin. Tăng cường phổ biến cho người

dân tiếp cận gần hơn với chứng thực điện tử trên cổng dịch vụ công hiện nay.

Ứng dụng các công nghệ thông tin và hệ thống phần mềm chứng thực điện tử

trên cổng dịch vụ công để tự động hóa các quy trình chứng thực, từ việc tiếp

nhận yêu cầu đến xử lý và cung cấp kết quả, giúp giảm thiểu thời gian và công

sức cần thiết cho mỗi thủ tục. Ngoài ra, việc tạo bảng tin hướng dẫn cũng là một

giải pháp cụ thể để hỗ trợ cho việc áp dụng pháp luật về chứng thực tại UBND

Thị Trấn Đình Cả. Bảng tin hướng dẫn cần được thiết kế một cách rõ ràng, dễ

hiểu và tiện lợi để cán bộ và người dân có thể tra cứu thông tin một cách nhanh

chóng. Ngoài ra, cần có sự đầu tư vào việc quảng bá và phổ biến thông tin về

bảng tin hướng dẫn này để đảm bảo tính minh bạch và tiện ích.

Phát triển các ứng dụng di động và giao diện trực tuyến giúp người dân

có thể thực hiện các thủ tục chứng thực một cách thuận tiện và linh hoạt từ xa,

giảm thiểu thời gian và chi phí di chuyển. Tạo điều kiện và khuyến khích sự hợp

tác và trao đổi dữ liệu giữa các cơ quan chức năng và tổ chức liên quan để tối ưu

hóa quy trình chứng thực và tăng cường sự thông suốt và hiệu quả. Đảm bảo an

toàn và bảo vệ thông tin cá nhân và dữ liệu quan trọng trong quá trình thực hiện

hoạt động chứng thực trên các nền tảng số, bằng cách áp dụng các biện pháp bảo

mật thông tin hiện đại.

Tổng kết lại, việc nâng cao hiệu quả áp dụng pháp luật về chứng thực tại

UBND Thị Trấn Đình Cả, Huyện Võ Nhai, Tỉnh Thái Nguyên đòi hỏi sự tập

trung và chủ động trong việc xây dựng kế hoạch, tập huấn và tạo bảng tin hướng

dẫn. Chỉ khi có sự đồng lòng và nỗ lực từ tất cả các bên liên quan, mục tiêu này

mới có thể đạt được và mang lại lợi ích cho cả cộng đồng. Những giải pháp trên

giúp tăng cường hoạt động chuyển đổi số trong quá trình thực hiện hoạt động

chứng thực, từ đó nâng cao hiệu quả và sự tiện lợi cho người dân và doanh

56

nghiệp khi sử dụng dịch vụ của Ủy ban Nhân dân thị trấn Đình Cả.

57

Kết luận chương 3

Thông quan tìm hiểu nội dung chương 3, đề tài đã giải quyết được một số

nội dung như sau:

Thứ nhất, đề tài chỉ rõ yêu cầu hoàn thiện pháp luật về chứng thực để từ

đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy định của pháp luật về vấn đề

này.

Thứ hai, trên cơ sở phân tích một số bất cập, hạn chế về thực tiễn thực hện

pháp luật về chứng thực tại UBND cấp xã, đề tài đề xuất một số giải pháp nâng

cao hiệu quả áp dụng pháp luật về chứng thực tại UBND thị trấn Đình Cả.

58

KẾT LUẬN CHƯƠNG

Chứng thực là chế định pháp lý quan trọng liên quan mật thiết đến quyền,

lợi ích của cá nhân, tổ chức, đồng thời cũng là những công cụ phục vụ đắc lực

cho công tác quản lý của Nhà nước. Trong những năm qua, được sự quan tâm

của Đảng và Nhà nước thể chế chứng thực ngày càng được hoàn thiện, thủ tục

tinh giản gọn nhẹ, thẩm quyền được phân định rõ ràng, thời gian thực hiện được

rút ngắn… đáp ứng yêu cầu của nhân dân. Chứng thực tại UBND cấp xã là việc

đơn vị có thẩm quyền thuộc UBND xã, phường, thị trấn thực hiện quyền chứng

thực xác nhận tính chính xác, tính có thực của các giấy tờ, văn bản, chữ ký của

cá nhân, các sự kiện pháp lý, thông tin cá nhân để phục vụ trong các quan hệ dân

sự, kinh tế, hành chính…

Trên cơ sở phân tích và giải quyết nhiệm vụ của đề tài đặt ra để đạt được

mục đích của đề tài, sinh viên rút ra một số kết luận sau:

Thứ nhất, đề tài đã nêu ra một số cơ sở lý luận và quy định của Pháp luật

Việt Nam hiện hành về hoạt động chứng thực, phân tích những vấn đề lý luận về

chứng thực như: khái niệm, đặc điểm, vai trò, lịch sử hình thành và phát triển

của pháp luật về chứng thực.

Thứ hai, đề tài đã giới thiệu tổng quan về Thị trấn Đình Cả và UBND Thị

trấn Đình Cả, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên và nêu ra thực trạng hoạt động

chứng thực tại UBND thị trấn Đình Cả. Trên cơ sở đó, phân tích thực tiễn hoạt

động chứng thực tại UBND Thị trấn Đình Cả, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái

Nguyên, đánh giá những ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân của những hạn chế đó.

Thứ ba, trên cơ sở chỉ rõ những bất cập, hạn chế, đề tài đã đề ra những

định hướng cũng như các giải pháp góp phần hoàn thiện quy định và nâng cao

hiệu quả hoạt động chứng thực tại UBND Thị trấn Đình Cả, huyện Võ Nhai,

tỉnh Thái Nguyên.

59

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

A. Danh mục tài liệu trong nước

1. Bộ Tài chính - Bộ Tư pháp (2015), Thông tư liên tịch số 158/2015/TTLTBTC-

BTP của Bộ Tài chính - Bộ Tư pháp ngày 12/10/2015quy định mức thu, chế độ

thu, nộp và quản lý lệ phí chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký,

chứng thực hợp đồng, giao dịch.

2. Bộ Tư pháp (2015), Thông tư số 20/2015/TT-BTP của Bộ Tư pháp ngày

29/12/2015 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị

định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp

bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và

chứng thực hợp đồng, giao dịch.

3. Bộ Tư pháp (2020), Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03 tháng 3 năm

2020 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều

của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ.

4. Chính phủ (1996), Nghị định số 31/CP của Chính phủ ngày 18/5/1996 quy

định về tổ chức và hoạt động của công chứng Nhà nước, Hà Nội.

5. Chính phủ (2000), Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 8/12/2000 về công

chứng, chứng thực, Hà Nội.

6. Chính phủ, Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ

về đăng ký và quản lý hộ tịch, Hà Nội.

7. Chính phủ (2007), Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 về cấp bản

sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, Hà Nội.

8. Chính phủ (2015), Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 về cấp

bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và

chứng thực hợp đồng, giao dịch, Hà Nội.

9. Chủ tịch Chính phủ lâm thời Việt Nam dân chủ cộng hòa (1959), Sắc lệnh

số 59/SL ngày 15/11/1945 về ấn định thể lệ việc thị thực các giấy tờ của

Chủ tịch Chính phủ lâm thời Việt Nam dân chủ cộng hòa.

10. Chủ tịch nước Việt Nam dân chủ cộng hòa (1952), Sắc lệnh số 85/SL ngày

29/2/1952.

11. Dương Văn Đức (2018), Chứng thực của UBND phường từ thực tiễn quận

Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội, Luận văn thạc sĩ, Học viện Khoa học Xã hội.

60

12. Nguyễn Thị Thu Hương (2015), Quản lý nhà nước về chứng thực từ thực

tiễn thành phố Hà Nội, Luận văn thạc sĩ Luật học, Học viện khoa học xã

hội.

13. Hoàng Thị Nhung (2020), Pháp luật về chứng thực tại Ủy ban nhân dân

cấp xã - từ thực tiễn huyện Đan Phượng, Thành phố Hà Nội, Luận văn thạc

sĩ Luật hiến pháp và luật hành chính, Học viện Hành chính Quốc gia.

14. Thịnh Thị Quyên (2016), Chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã – qua

thực tiễn huyện Đông Anh, thành phố Hà Nội, Luận văn Thạc sĩ Luật Học,

Đại học Quốc gia Hà Nội.

15. Nguyễn Thị Huyền Trang (2023), Pháp luật về dịch vụ chứng thực, qua

thực tiễn tại tỉnh Gia Lai, Luận văn thạc sĩ Luật Kinh tế, Trường đại học

Luật, Đại học Huế.

16. Nguyễn Thị Thúy Vân (2017), Chứng thực của ủy ban nhân dân xã từ thực

tiễn huyện Mỹ Đức, thành phố Hà Nội, Luận văn thạc sỹ luật học, Học viện

Khoa học Xã hội.

17. Viện ngôn ngữ học (1997), Từ điển Tiếng Việt, Nxb Đà Nẵng.

B. Website

18. Cổng

dịch

vụ

Công

quốc

gia,

truy

cập

tại:

https://dichvucong.gov.vn/p/home/dvc-tthc-thu-tuc-hanh-chinh-chi-

tiet.html?ma_thu_tuc=123742

19. Cổng thông tin điện tử thị trấn Đình Cả, huyện Võ Nhai, Tỉnh Thái Nguyên,

truy cập tại: http://dinhca.vonhai.thainguyen.gov.vn/

61

PHỤ LỤC

Hình ảnh các hoạt động chứng thực

Chứng thực bản sao từ bản chính

Chứng thực hợp đồng, giao dịch

62