Khoá luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Công tác tổ chức hội nghị, hội họp tại Phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI HỌP

TẠI PHÒNG LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH XÃ HỘI

QUẬN CẦU GIẤY, THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Người hướng dẫn

: THS. HOÀNG VĂN THANH

Sinh viên thực hiện

: HOÀNG THU HƯƠNG

Mã số sinh viên

: 1705QTVA029

Khóa

: 2017-2021

Lớp

: 1705QTVA

HÀ NỘI - 2021

LỜI CAM ĐOAN

Tác giả thực hiện khóa luận với đề tài “ Công tác tổ chức hội nghị, hội họp tại

Phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội”

Tác giả xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của bản thân trong thời

gian qua và xin chịu trách nhiệm hoàn toàn nếu có sự không trung thực về các thông

tin được đề cập và sử dụng trong công trình nghiên cứu này.

Hà Nội, ngày tháng năm 2021

Sinh viên

Hoàng Thu Hương

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình thực hiện và hoàn thành đề tài “Công tác tổ chức hội nghị, hội

họp tại phòng Lao Động - Thương binh và Xã hội quận Cầu Giấy thành phố Hà Nội”,

bên cạnh sự nỗ lực và cố gắng của bản thân còn có sự hướng dẫn nhiệt tình của giảng

viên khoa Quản trị Văn phòng - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, các thầy cô đã giảng

dạy trực tiếp những kiến thức chuyên môn, giúp tôi học tập, nghiên cứu và thực hiện

khóa luận.

Xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ Hoàng Văn Thanh đã hướng dẫn, động viên

giúp đỡ tôi trong quá trình nghiên cứu và thực hiện khóa luận này. Những đóng góp,

nhận xét của Thầy, đặc biệt là hướng giải quyết vấn đề trong suốt quá trình nghiên

cứu thực sự là những kinh nghiệm và bài học vô cùng quý giá đối với tôi không chỉ

trong quá trình thực hiện khóa luận mà còn giúp ích cho tôi trong công việc và học

tập sau này.

Xin chân thành cảm ơn đến các cán bộ, công chức đang công tác tại Phòng

Lao Động - Thương binh và Xã hội quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội đã tạo điều

kiện giúp đỡ tôi trong quá trình nghiên cứu, thu thập tư liệu đề hoàn thành bài khóa

luận này.

Cuối cùng, tôi xin chânh thành cảm ơn những người thân trong gia đình đã hỗ

trợ tôi rất nhiều trơng quá trình học tập, nghiên cứu và thực hiện khóa luận một cách

hoàn thành.

DANH MỤC CÁC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

STT Viết tắt Viết đầy đủ

UBND Ủy ban nhân dân 1

Sở LĐ - TBXH Sở Lao Động - Thương binh và Xã hội 2

Phòng LĐ - TBXH Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội 3

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CÁC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU .................................................................................................................... 1

1. Lý do chọn đề tài ............................................................................................ 1

2. Lịch sử nghiên cứu ......................................................................................... 2

3. Mục tiêu nghiên cứu ....................................................................................... 3

4. Nhiệm vụ nghiên cứu ..................................................................................... 4

5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ................................................................. 4

6. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................... 5

7. Giả thuyết nghiên cứu .................................................................................... 5

8. Cấu trúc của đề tài ......................................................................................... 5

CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP ........... 7

1.1. Một số khái niệm ......................................................................................... 7

1.1.1. Khái niệm hội nghị, hội họp ..................................................................... 7

1.1.2. Khái niệm tổ chức ..................................................................................... 7

1.1.3. Khái niệm tổ chức hội nghị, hội họp ........................................................ 8

1.1.4. Một số khái niệm khác .............................................................................. 8

1.2. Phân loại hội nghị, hội họp ......................................................................... 9

1.2.1. Căn cứ theo cách thức triệu tập cuộc họp................................................ 9

1.2.2. Căn cứ theo hình thức tổ chức cuộc họp ................................................. 9

1.2.3. Căn cứ vào tính chất và mục đích của cuộc họp ..................................... 9

1.2.4. Căn cứ theo nội dung công việc.............................................................. 10

1.3. Vai trò của hội nghị, hội họp .................................................................... 11

1.3.1. Vai trò tổng kết công việc ........................................................................ 11

1.3.2. Vai trò kiểm soát công việc ..................................................................... 12

1.4. Nguyên tắc tổ chức hội nghị, hội họp ...................................................... 12

1.5. Quy trình tổ chức một hội nghị, hội họp ................................................. 14

1.5.1. Giai đoạn chuẩn bị cuộc hội nghị, hội họp ............................................ 14

1.5.1.1. Trách nhiệm của lãnh đạo và thủ trưởng cơ quan, đơn vị .................... 14

1.5.1.2. Trách nhiệm của thư kí và ban tổ chức ................................................. 14

1.5.2. Giai đoạn tiến hành cuộc hội nghị, hội họp ......................................... 17

1.5.2.1. Đón tiếp đại biểu, khách mời và phát tài liệu ....................................... 17

1.5.2.2. Khai mạc, triển khai, phát biểu và thảo luận ........................................ 18

1.5.2.3. Trình bày các bài phát biểu, báo cáo và tham luận .............................. 18

1.5.2.4. Bế mạc và ghi biên bản ......................................................................... 18

1.5.3. Giai đoạn kết thúc cuộc hội nghị, hội họp ............................................. 19

1.5.3.1. Kiểm tra phòng họp ............................................................................... 19

1.5.3.2. Lập hồ sơ cuộc họp, hội nghị ................................................................ 19

1.5.3.3. Thanh toán các chi phí .......................................................................... 20

1.5.3.4. Rút kinh nghiệm tổ chức ........................................................................ 20

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1: ................................................................................. 20

CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI

HỌP CỦA PHÒNG LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH XÃ HỘI QUẬN CẦU

GIẤY ........................................................................................................................ 21

2.1. Khái quát chung về UBND quận Cầu Giấy và phòng LĐ - TBXH quận

Cầu Giấy ............................................................................................................ 21

2.1.1. Khái quát chung về UBND quận Cầu Giấy ........................................... 21

2.1.1.1. Vị trí địa lý ............................................................................................. 21

2.1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của PLĐ - TBXH

quận Cầu Giấy .................................................................................................... 21

2.2. Các loại hội nghị, hội họp của Phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy tổ

chức .................................................................................................................... 23

2.3. Thực trạng công tác tổ chức các cuộc hội nghị, hội họp của phòng LĐ

-TBXH quận Cầu Giấy .................................................................................... 24

2.3.1. Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị, hội họp ......................................... 24

2.3.1.1. Công tác lập kế hoạch tổ chức các cuộc họp ........................................ 24

2.3.1.2. Công tác chuẩn bị nội dung hội nghị .................................................... 31

2.3.1.3. Xây dựng chương trình nghị sự ............................................................. 32

2.3.1.4. Lập danh sách khách mời tham dự, viết và gửi giấy mời...................... 34

2.3.1.5. Chuẩn bị địa điểm tổ chức cuộc họp ..................................................... 36

2.3.1.6. Công tác trang trí, khánh tiết, thiết bị kỹ thuật phục vụ cho cuộc họp . 38

2.3.1.7. Công tác truyền thông của cuộc họp ..................................................... 39

2.3.1.8. Công tác y tế của cuộc họp ................................................................... 39

2.3.1.9. Chuẩn bị kinh phí tổ chức cuộc họp ...................................................... 40

2.3.1.10. Chuẩn bị ghi biên bản cuộc họp .......................................................... 40

2.3.1.11. Chuẩn bị các yếu tố khác .................................................................... 41

2.3.2. Giai đoạn tiến hành ................................................................................ 42

2.3.2.1. Đón tiếp đại biểu ................................................................................... 43

2.3.2.2. Điều khiển các thiết bị kỹ thuật ............................................................. 44

2.3.2.3. Triển khai chương trình cuộc họp ......................................................... 44

2.3.2.4. Theo dõi tiến trình và diễn biến cuộc họp, giữ đúng thời lượng các báo

cáo cho đại biểu và giờ giải lao ......................................................................... 45

2.3.2.5. Giải quyết những vấn đề khác ............................................................... 47

2.3.2.6. Công tác ghi biên bản cuộc họp ............................................................ 47

2.3.2.7. Bế mạc cuộc họp .................................................................................... 48

2.3.3. Giai đoạn kết thúc .................................................................................. 48

2.3.3.1. Thông báo kết luận cuộc họp ................................................................ 48

2.3.3.2. Triển khai kết luận cuộc họp ................................................................. 49

2.3.3.3. Quyết toán chi phí ................................................................................. 49

2.3.3.4. Lập hồ sơ cuộc họp ............................................................................... 49

2.3.3.5. Viết thư cảm ơn đến đại biểu tham dự cuộc họp ................................... 49

2.3.4. Công tác tổ chức các cuộc họp trực tuyến trong tình hình dịch bệnh

Covid - 19 .......................................................................................................... 49

2.3.4.1. Cách sử dụng ứng dụng Zoom .............................................................. 50

2.3.4.2. Ưu và nhược điểm của việc sử dụng ứng dụng Zoom vào trong các

cuộc họp của phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy ............................................... 50

2.3.5. Đánh giá công tác tổ chức hội họp tại phòng LĐ - TBXH của UBND

quận Cầu Giấy ................................................................................................... 51

2.3.5.1. Ưu điểm ................................................................................................. 51

2.3.5.2. Hạn chế .................................................................................................. 54

2.3.5.3. Nguyên nhân của những hạn chế .......................................................... 55

TIỂU KẾT CHƯƠNG 2: ................................................................................. 55

CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC

TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI PHÒNG LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH XÃ HỘI

QUẬN CẦU GIẤY, THÀNH PHỐ HÀ NỘI. ....................................................... 57

3.1. Xây dựng và hoàn thiện thể chế có liên quan đến việc tổ chức hội họp ...... 57

3.1.1. Xây dựng và ban hành quy chế về phối hợp tổ chức công tác hộp họp57

3.1.2. Xây dựng danh mục hội họp, hội nghị hằng năm ................................. 59

3.1.3. Lập kế hoạch chi tiết, rõ ràng ................................................................. 59

3.2. Chú trọng nâng cao nghiệp vụ đội ngũ cán bộ công chức ..................... 60

3.3. Tăng cường các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ hội họp ...................... 61

3.4. Tăng cường công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hội

họp ...................................................................................................................... 62

3.6. Đề xuất của tác giả về việc giảm các cuộc hội nghị, hội họp trong cơ

quan hành chính nhà nước hiện nay. ............................................................. 63

KẾT LUẬN .............................................................................................................. 66

TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................................... 67

PHỤ LỤC ................................................................................................................. 68

MỞ ĐẦU

Lý do chọn đề tài

Ngày nay, dưới sự phát triển của toàn cầu, hoạt động của cơ quan, tổ chức,

doanh nghiệp luôn chú trọng luôn chú trọng đến công tác tổ chức hội họp bởi nó là

một trong những hình thức của hoạt động quản lý, giúp cho việc giải quyết công việc,

cung cấp các thông tin trong cơ quan được hoàn thành tốt. Ngoài ra, hội họp còn giúp

cho thủ trường của cơ quan đơn vị trực tiếp thực hiện vai trò lãnh đạo, điều hành, nắm

bắt được thông tin, tình hình và các ý kiến đóng góp của cơ quan, đơn vị, cá nhân cấp

dưới. Hiện nay, việc thực hiện hội họp trong các cơ quan hành chính nhà nước được

thực hiện theo: Quyết định số 45/2018/QĐ – TTg, ngày 09 tháng 11 năm 2018 của

Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ

quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước. Tuy nhiên, việc tổ chức công tác hội nghị,

hội họp không phải chỉ cần thực hiện đúng quy định của pháp luật mà quan trọng hơn

đó là việc tăng chất lượng các cuộc họp để làm sao đạt được hiệu quả tốt nhất, phù

hợp và đáp ứng yêu cần thực tiễn của cơ quan,tổ chức. Đặc biệt, từ cuối năm 2019

đến nay, khi dịch bệnh Covid 19 có những diễn biến phức tạp ở trong nước và trên

thế giới, nó tác động rõ rệt đến mọi mặt của đời sống kinh tế, chính trị và xã hội, thì

công tác tổ chức các cuộc hội nghị, hội họp được thực hiện dưới nhiều hình thức khác

nhau để đảm bảo cho các công việc và nhiệm vụ không bị gián đoạn và hoàn thành

theo kế hoạch đề ra.

Phòng Lao động – Thương binh Xã hội là cơ quan chuyên môn thuộc UBND

quận Cầu Giấy (thành phố Hà Nội) có nhiệm vụ tham mưu, giúp UBND quận thực

hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực lao động, người có công và các chính

sách xã hội; thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự uỷ quyền của UBND quận

và theo quy định của pháp luật. Trong hoạt động thực hiện chức năng, nhiệm vụ, việc

tổ chức các cuộc hội nghị, hội họp là một trong những nhiệm vụ quan trọng, là một

trong những tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động tại đây. Tuy nhiên, công tác tổ chức

hội nghị, hội họp tại Phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy vẫn còn

tồn tại những vướng mắc và khó khăn nhất định: chất lượng của một số cuộc họp

chưa đáp ứng được yêu cầu đặt ra, một số cuộc họp không đi đến được sự thành công

1

như mong muốn và kì vọng mà nguyên nhân của nó xuất phát từ chính công tác chuẩn

bị và tổ chức các cuộc hội nghị và cuộc hội họp đó.

Sau quá trình thực tập tại phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu

Giấy, thành phố Hà Nội, tác giả nhận thấy công tác tổ chức hội nghị, hội họp của

Phòng bên cạnh những ưu điểm vẫn còn những hạn chế nhất định. Do đó, việc lựa

chọn đề tài “Công tác tổ chức hội nghị, hội họp tại Phòng Lao động – Thương binh

Xã hội quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp.

Lịch sử nghiên cứu

Công tác tổ chức hội nghị, hội họp trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức

đã được nhiều tác giả và các nhà nghiên cứu khoa học quan tâm, đề cập và khai

thác.

Nhiều cuốn sách, giáo trình đã nghiên cứu về vấn đề này, tiêu biểu là một số

công trình như sau:

- Nguyễn Hữu Thân (2010), Quản trị hành chính văn phòng, NXB Lao động-

Thương binh-Xã hội, Hồ Chí Minh.

- Nguyễn Thành Độ và Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền (2012), Giáo

trình Quản trị văn phòng, NXB Đại học Kinh tế quốc dân.

- Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành chính văn phòng, NXB Thống

kê, Hà Nội.

- Nguyễn Văn Thâm (2003), Tổ chức điều hành hoạt động của các công sở,

NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội.

- Những công trình trên đều là cơ sở lí luận để nghiên cứu thực tiễn.

Bên cạnh đó, còn có các luận văn, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập cũng

nghiên cứu về công tác tổ chức các cuộc hội nghị, hội họp:

- Khóa luận tốt nghiệp: “Công tác tổ chức Hội họp của Văn phòng UBND

huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội” của tác giả Ngô Thị Hải Anh, Trường Đại học

Nội vụ Hà Nội, năm 2015.

- Khóa luận tốt nghiệp: “Công tác tổ chức và điều hành các cuộc hội họp của

UBND huyện Hòa Vang, thành phố Đà Nẵng” của tác giả Lê Thị Dung, Trường Đại

học Nội vụ Hà Nội, 2015.

2

- Báo cáo thực tập tốt nghiệp: “Tìm hiểu công tác tổ chức hội họp của UBND

xã Lệ Xá” của tác giả Vũ Thị Nhân, Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, 2011.

- Báo cáo thực tập tốt nghiệp: “Tìm hiểu công tác tổ chức Hội thảo tại Trường

Cao đẳng Nội vụ Hà Nội” của tác giả Nguyễn Thị Thoa lớp TKVPK3 Trường Đại

học Nội vụ Hà Nội.

- Báo cáo thực tập tốt nghiệp: “Tìm hiểu quy trình tổ chức một loại hình hội

họp của cơ quan, tổ chức” của tác giả Nguyễn Phú Thành lớp TKVPK3, Trường Đại

học Nội vụ Hà Nội, năm 2010.

- Báo cáo thực tập tốt nghiệp: “Công tác tổ chức hội họp của Văn phòng Công

ty Điện lực Hai Bà Trưng” của tác giả Vũ Thị Giang, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội,

năm 2017.

Ngoài các cuốn sách, giáo trình, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập đã

được đề cập ở trên đây, có rất nhiều bài viết, bài báo đề cập tới công tác này:

Phùng Văn Mùi, Báo Dân trí, Bàn thêm về việc họp hiện nay:

http://dantri.com.vn/ban-doc/ban-them-ve-viec-hop-hien-nay [Truy cập ngày 25

tháng 03 năm 2021]

Tâm Phúc, Báo Lao động, Giảm – nâng cao chất lượng hội họp:

http://m.laodong.com.vn/dbscl/giam-nang-cao-chat-luong-hoi-hop- [Truy cập ngày

12/02/2021]

Phúc Huy, Báo Tuổi trẻ, Quá tải hội họp – Phải cải cách cơ chế quản lý,

http://tuoitre.vn/tin/chinh-tri-xa-hoi/20080806/qua-tai-hoi-hop-bai-.3-phai-cai-cach-

co-che-quan-ly/272236.html [Truy cập ngày 06/04/2021].

Mặc dù có rất nhiều công trình nghiên cứu về công tác tổ chức các cuộc hội

nghị, hội họp; tuy nhiên chưa có công trình nghiên cứu trực tiếp vấn đề này tại phòng

Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy. Đây là cơ hội để tác giả được nghiên

cứu và hoàn thành đề tài của mình.

Mục tiêu nghiên cứu

Thực hiện đề tài này, tôi hướng đến các mục tiêu sau:

Mục tiêu chung:

Nghiên cứu, đánh giá thực trạng công tác tổ chức các cuộc hội họp của Phòng

3

Lao động – Thương binh Xã hội. Để từ đó đưa ra những giải pháp để nâng cao hiệu

quả công tác tổ chức hội nghị, hội họp của đơn vị.

Mục tiêu cụ thể:

Thứ nhất, trình bày và làm sáng tỏ cơ sở lý luận về công tác tổ chức hội nghị,

hội họp trong các cơ quan và đơn vị.

Thứ hai: Phân tích, đánh giá được thực trạng công tác tổ chức hội nghị, hội

họp tại Phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội.

Thứ ba: Đề xuất những giải pháp để nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội

nghị, hội họp tại Phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy, thành phố

Hà Nội.

Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện được các nhiệm vụ nêu trên, đề tài cần hoàn thành được 4 nhiệm

vụ sau:

Thứ nhất: Tập hợp, phân tích và tổng hợp các kiến thức lý luận chung về công

tác tổ chức hội nghị, hội họp qua các giáo trình, sách báo, tạp chí, các trang web trên

Internet, các đề tài nghiên cứu khoa học và các tài liệu liên quan khác.

Thứ hai: Tìm hiểu khái quát về Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy, thành phố

Hà Nội, về Phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy để tìm hiểu một

cách khái quát về lịch sử hình thành, quá trình phát triển, chức năng, nhiệm vụ, cơ

cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân quận và Phòng Lao động – Thương binh Xã hội.

Thứ ba: Tiến hành khảo sát, tìm hiểu về công tác tổ chức hội nghị, hội họp tại

Phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy. Qua việc tìm hiểu có thể đưa

ra các nhận xét và đánh giá về công tác này.

Thứ tư: Thông qua việc đã nghiên cứu và tìm hiểu về công tác này, đề xuất

một số giải pháp thiết thực, mang tính phù hợp, góp phần nâng cao chất lượng công

tác tổ chức hội nghị, hội họp của đơn vị.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Trong đề tài này, tác giả tập trung nghiên cứu những

vấn đề liên quan đến các cuộc hội nghị và hội họp của Phòng Lao động – Thương

binh Xã hội quận Cầu Giấy.

4

Phạm vi nghiên cứu: tại Phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu

Giấy từ năm 2017 đến 2020.

Phương pháp nghiên cứu

Các phương pháp nghiên cứu được tác giả sử dụng trong đề tài bao gồm:

Phương pháp phỏng vấn: sử dụng các câu hỏi để phỏng vấn các cán bộ, công

chức đang làm việc tại Phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy nhằm

nghiên cứu và đánh giá thực trạng công tác tổ chức hội nghị, hội họp của Phòng.

Phương pháp nghiên cứu, phân tích các tài liệu đã thu thập được: đó là việc

nghiên cứu và phân tích các tài liệu có liên quan đến đề tài của tôi nhằm khai thác các

nội dung cần thiết cho đề tài. Ngoài ra, tại thư viện Tạ Quang Bửu, thư viện trường

Đại học Nội vụ Hà Nội và các trang web uy tín trên Internet, tác giả tiến hành thu

thập, tiếp thu và chắt lọc những thông tin và tài liệu phục vụ cho đề tài.

Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: thu thập các tài liệu có liên quan đến

đề tài, từ đó sàng lọc những thông tin cần thiết và loại bỏ những tài liệu những vấn

đề không cần thiết cho việc nghiên cứu.

Phương pháp tổng hợp và đánh giá: Qua quá trình tìm hiểu và phân tích và

tiến hành tổng hợp, đánh giá công tác tổ chức hội nghị, hội họp của Phòng LĐ -

TBXH quận Cầu Giấy.

Giả thuyết nghiên cứu

Trong những năm qua, công tác tổ chức các cuộc hội nghị, hội họp tại Phòng

LĐ - TBXH quận Cầu Giấy đã đạt được những thành tích đáng kể, nhận được những

sự khen thưởng của lãnh đạo UBND quận Cầu Giấy và của Sở Lao động – Thương

binh Xã hội thành phố Hà Nội. Song, bên cạnh đó vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất

định. Do đó, nếu tổ chức một cách khoa học có hiệu quả các cuộc họp, các cuộc hội

nghị sẽ nâng cao việc hoàn thành nhiệm vụ, chất lượng hoạt động của phòng LĐ -

TBXH Cầu Giấy.

Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, đề tài của tôi được hợp thành bởi 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác tổ chức hội nghị, hội họp

Tại chương này, tôi trình bày khái quát lý luận chung về công tác tổ chức hội

5

nghị, hội họp về: Khái niệm, vai trò, phân loại, nguyên tắc tổ chức và quy trình tổ

chức hội họp. Chương này là tiền đề để tôi nghiên cứu về thực trạng công tác tổ chức

hội nghị, hội họp của Phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy tại

Chương 2.

Chương 2: Thực trạng về công tác tổ chức hội nghị, hội họp của Phòng Lao

động – Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy

Trước hết, chương này tôi đưa ra những khái quát về UBND quận Cầu Giấy,

Phòng Lao động - Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy và khảo sát thực trạng về công

tác tổ chức hội nghị, hội họp của Phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu

Giấy. Trên cơ sở đó, đưa ra những nhận xét, đánh giá và các nguyên nhân của những

hạn chế còn tồn tại.

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội nghị,

hội họp của Phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy

Từ những lý luận của Chương 1 và những thực tiễn khảo sát đánh giá công tác

tổ chức hội họp ở Chương 2, tôi đưa ra một số giải pháp góp phần nâng cao chất

lượng công tác tổ chức hội nghị, hội họp của Phòng Lao động – Thương binh Xã hội

quận Cầu Giấy nhằm giúp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức hành chính văn phòng

tại Phòng Lao động – Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy.

6

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP

Một số khái niệm

Khái niệm hội nghị, hội họp

Trong các yếu tố cấu thành nên hoạt động của cơ quan, tổ chức; hội nghị, hội

họp là một trong những nội dung qua trọng và không thể thiếu.

Theo một nghĩa chung nhất, hội nghị, hội họp được gọi chung là họp. Họp

được hiểu là một sự tập hợp nhiều người một cách có tổ chức, theo một quy định, tại

một địa điểm và thời gian cụ thể để thực hiện các công việc như: truyền đạt, thảo

luận, bàn bạc, trao đổi các thông tin hoặc đưa ra các biện phát thiết thực nhất về một

vấn đề cần được giải quyết, các nhiệm vụ và người họp xem là cần thiết, phục vụ cho

công việc của chính mình.

Tại Khoản 1 Điều 3 quyết định số 45/2018/QĐ - TTg ngày 09 tháng 11 năm

2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều

hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước đã đưa ra định nghĩa về hội

nghị, hội họp như sau: “Họp, hội nghị là một hình thức của hoạt động quản lý nhà

nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành

chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành giải quyết các công

việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan mình theo quy định của pháp

luật”

Như vậy, có thể định nghĩa hội nghị, hội họp như sau: Hội nghị, hội họp là

một trong những nội dung rất quan trọng, là hình thức hoạt động của cơ quan hoặc

tiếp xúc có tổ chức vào mục tiêu của một cơ quan nhằm quyết định một vấn đề thuộc

thẩm quyền hoặc thảo luận lấy ý kiến để tư vấn kiến nghị, thông qua đó thủ trưởng

của cơ quan có thể trực tiếp lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành hoạt động trong việc thực

hiện các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của

pháp luật và theo nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan đó.

Khái niệm tổ chức

Tổ chức là một từ phổ biến và được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau.

Theo Từ điển Tiếng Việt [10;1007] thì tổ chức được định nghĩa như sau:

7

- Làm cho thành một chỉnh thể, có cấu tạo và những chức năng chung nhất định.

- Làm những gì cần thiết để tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có hiệu quả

tốt nhất.

- Làm công tác tổ chức cán bộ

Theo triết học thì tổ chức chính là cơ cấu tồn tại của sự vật. Mọi sự vật không

thể tồn tại mà không có một hình thức liên kết nhất định của các yếu tố thuộc nội

dung. Tổ chức vì vậy chính là thuộc tính của bản thân các sự vật”

Theo nhân loại học, tổ chức là một tập thể của con người được tập hợp nhau

lại để cùng thực hiện một nhiệm vụ chung nào đó.

Theo Chester I.Barnard thì: “Tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ

lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức”.

Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì công tác tổ chức là:

“Việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi

nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều

kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp” [7;227].

Tóm lại có thể hiểu tổ chức là bố trí, phân công, sắp xếp công việc, có sự phối

kết hợp của nhiều người nhằm đạt được mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức, đơn vị.

Khái niệm tổ chức hội nghị, hội họp

Từ khái niệm tổ chức và hội nghị, hội họp có thể đưa ra khái niệm tổ chức hội

nghị, hội họp như sau:

Tổ chức hội nghị, hội họp là sắp xếp, phân công, bố trí, phối hợp của nhiều

người, tiếp xúc có tổ chức và mục tiêu của một cơ quan nhằm quyết định một vấn đề

thuộc thẩm quyền hoặc thảo luận lấy ý kiến, thông qua đó Thủ trưởng cơ quan trực

tiếp lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc các công việc thuộc chức năng,

thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật.

1.1.4. Một số khái niệm khác

- Biên bản hội họp: là một loại văn bản ghi chép lại những sự việc đã xảy ra

hoặc đang xảy ra tại cuộc họp, được dùng làm chứng cứ minh chứng các sự kiện thực

tế đã xảy ra.

- Chương trình nghị sự: là một danh sách hoặc lịch trình mà là một tổ chức ghi

8

chú hoặc kế hoạch cho những vấn đề mà đã được tham dự. Nói cách khác, nó đề cập

đến danh sách các chủ đề hoặc điểm sẽ được thảo luận trong một cuộc họp hoặc hội

nghị.

- Hồ sơ cuộc họp: là toàn bộ các văn bản, giấy tờ có liên quan đến công tác tổ

chức cuộc họp.

1.2. Phân loại hội nghị, hội họp

Hội họp hay hội nghị là biện pháp quan trọng để tổ chức thực hiện chương

trình công tác của cơ quan. Tùy theo chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của

cơ quan mà cơ quan có những cuộc họp khác nhau. Có thể phân chia hội họp và hội

nghị theo các tiêu chí sau:

1.2.1. Căn cứ theo cách thức triệu tập cuộc họp

Căn cứ vào cách thức triệu tập cuộc họp, hội nghị được phân loại như sau:

- Họp định kì: là cuộc họp thông tin định kì, mang tính thường xuyên (tuần,

tháng, quý, năm) của cơ quan nhằm trao đổi, nắm bắt tình hình hoạt động liên quan

đến hoạt động của cơ quan, đơn vị.

- Họp đột xuất: Là cuộc họp mang tính đột xuất của cơ quan nhằm phổ biến,

trao đổi tình hình, triển khai công việc mang tính chất bất thường của cơ quan.

1.2.2. Căn cứ theo hình thức tổ chức cuộc họp

- Họp chính thức: là cuộc họp được tổ chức công khai, mở rộng theo yêu cầu

công việc, kế hoạch công tác hoặc theo chỉ đạo của lãnh đạo.

- Họp không chính thức: là cuộc họp được tổ chức nội bộ, không công khai,

nhằm bàn bạc những vấn đề quan trọng có nội dung bí mật theo yêu cầu của lãnh

đạo.

1.2.3. Căn cứ vào tính chất và mục đích của cuộc họp

- Họp trao đổi thông tin là cuộc họp được tổ chức nhằm phổ biến, truyền đạt,

trao đổi thông tin, nắm bắt tình hình hoặt động của cơ quan, đơn vị nhằm giải quyết

kịp thời, dứt điểm vấn đề.

- “Họp giải quyết vấn đề để thảo luận, bàn bạc giải quyết những tình huống cụ

thể phát sinh trong quá trình thực hiện quyết định nhằm tạo sự nhất trí cao về mặt

nhận thức và quyết tâm trong hành động với mục tiêu tạo ra những chuyển biến rõ rệt

9

trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị”[2;66].

Ngoài ra còn có các cuộc họp lấy ý kiến ban hành quyết định quản lý, truyền

đạt chủ trương, chính sách...

1.2.4. Căn cứ theo nội dung công việc

Căn cứ vào quy trình quản lí, lãnh đạo, hộp họp được chia thành 7 loại, bo

gồm: Họp tham mưu, tư vấn; họp giải quyết công việc; họp chuyên môn; họp giao

ban; họp điều phối công việc; họp tập huấn triển khai; họp tổng kết; họp sơ kết hoặc

tổng kết; họp chuyên đề; họp trực tiếp; họp trực tuyến từ xa. Theo Điều 3 quyết định

số: 45/2018/QĐ - TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ quy

định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành

chính nhà nước, các cuộc họp này được định nghĩa như sau:

- Họp tham mưu, tư vấn: Họp tham mưu, tư vấn là cuộc họp để thủ trưởng cơ

quan hành chính nhà nước nghe các ý kiến đề xuất và kiến nghị của thủ trưởng các

cơ quan, đơn vị cấp dưới, của các chuyên gia, nhà khoa học nhằm có đủ thông tin, có

thêm các cơ sở, căn cứ trước khi ra quyết định theo chức năng, thẩm quyền.

- Họp giải quyết công việc là cuộc họp của thủ trưởng cơ quan thuộc hệ thống

hành chính cấp trên với thủ trưởng cơ quan, đơn vị cấp dưới hoặc với cán bộ, công

chức của cơ quan để giải quyết công việc thường xuyên hoặc bàn giải quyết những

vướng mắc trong hoạt động quản lý, điều hành; thống nhất ý kiến chỉ đạo giải quyết

những công việc có tính chất quan trọng, phức tạp, liên quan đến nhiệm vụ của nhiều

cấp, nhiều ngành; xử lý những nội dung còn có ý kiến khác nhau trước khi ban hành

quyết định, những nội dung vượt quá thẩm quyền của cấp dưới hoặc để đánh giá tại

chỗ về tình hình thực hiện các nhiệm vụ công tác của cấp dưới.

- Họp chuyên môn là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về

chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ, chương trình, kế hoạch, báo cáo.

- Họp giao ban là cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước

để nắm tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến và thực hiện

chỉ đạo giải quyết các công việc thường xuyên.

- Họp điều phối xử lý công việc là cuộc họp do người được thủ trưởng cơ quan

hành chính nhà nước ủy nhiệm chủ trì họp với các cơ quan liên quan để trao đổi

10

những vấn đề còn có ý kiến khác nhau, thống nhất ý kiến trình cơ quan có thẩm quyền

xem xét, quyết định công việc.

- Họp tập huấn, triển khai (hội nghị tập huấn, triển khai) là cuộc họp để quán

triệt, thống nhất nhận thức và hành động về nội dung và tinh thần các chủ trương,

chính sách lớn, quan trọng của Đảng và Nhà nước trong cơ quan, đơn vị hoặc trong

từng ngành, địa phương.

- Họp sơ kết, tổng kết (hội nghị sơ kết, tổng kết) là cuộc họp để kiểm điểm,

đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác sáu tháng, hàng năm hoặc

một giai đoạn và bàn phương hướng nhiệm vụ công tác cho sáu tháng, năm tới hoặc

một giai đoạn của cơ quan, đơn vị, của ngành, địa phương.

- Họp chuyên đề là cuộc họp để bàn, triển khai hoặc sơ kết, tổng kết việc thực

hiện một chủ trương, chính sách quan trọng trên phạm vi toàn quốc, một số địa

phương hoặc một số ngành, lĩnh vực nhất định.

- Họp trực tiếp là hình thức họp mà người chủ trì và người tham dự có mặt tại

cùng một địa điểm, một phòng họp để tổ chức cuộc họp.

- Họp trực tuyến là hình thức họp được thực hiện qua việc ứng dụng các phần

mềm, website hoặc qua tổng đài hội thoại thông qua mạng truyền số liệu chuyên

dùng, mạng nội bộ (mạng WAN) hoặc mạng internet để những người ở vị trí địa lý

khác nhau có thể cùng tham gia cuộc họp từ xa, mà ở đó họ có thể nghe, nói, nhìn

thấy nhau như đang ở chung một phòng họp.

1.3. Vai trò của hội nghị, hội họp

1.3.1. Vai trò tổng kết công việc

Đây là vai trò rất quan trọng của hội họp và hội nghị. Thông qua các cuộc họp

sơ kết, tổng kết, họp báo cáo sẽ giúp lãnh đạo cơ quan tổng kết được các công việc

đã diễn ra, hoàn thành, những việc chưa làm được, từ đó nhận xét, đánh giá, rút kinh

nghiệm, đồng thời đề ra các giải pháp để góp phần nâng cao, cải thiện công việc.

Phương pháp điều hành công việc của nhà lãnh đạo, giúp các nhà lãnh đạo truyền đạt

các thông tin quản lý một cách công khai minh bạch thông qua tổ chức các cuộc hội

họp.

Họp có vai trò trao đổi thông tin, cung cấp thông tin, thu thập thông tin và trao

11

đổi thông tin.

Bên cạnh đó, thông qua các cuộc họp nhà lãnh đạo có thể nắm bắt kịp thời,

nhanh chóng, đầu đủ và chính xác các thông tin phản hồi, ý kiến đóng góp của các

đơn vị, bộ phận, nhân viên nhằm nhanh chóng điều hành công việc, giải quyết, đảm

bảo hoạt động của cơ quan. Khi cần nhiều ý kiến đóng góp, lãnh đạo cơ quan tổ chức

các cuộc họp để thu thập ý kiến một cách nhanh chóng, chính xác và đầy đủ.

Thông qua cuộc họp, các thành viên có thể trao đổi thông tin về công việc,

cùng nhau bàn bạc, thống nhất cách làm việc, cách thực hiện hay những thông tin đột

xuất.

Tổ chức hội họp cũng là để cung cấp thông tin đến các thành viên trong cơ

quan, giúp các thành viên nắm bắt nhanh chóng, đầy đủ thông tin và chủ động trong

giải quyết công việc.

1.3.2. Vai trò kiểm soát công việc

Các cuộc họp, hội nghị là rất quan trọng trong việc giúp lãnh đạo cơ quan kiểm

soát được công việc. Thông qua cuộc họp sẽ xác định những hoạt động cần thiết và

cần thực hiện của cơ quan, đơn vị, từ đó thiết lập những kế hoạch, lịch trình, kịch bản

để thực hiện các công việc đã đề ra.

Không chỉ có vậy, vai trò kiểm soát công việc trong hội họp hay hội nghị còn

giúp cho Thủ trưởng và lãnh đạo đơn vị cũng như người được phân công thực hiện

nhiệm vụ có thể lường trước những tình huống phát sinh và bước đầu phác họa cách

giải quyết. Như vậy, hoạt động của cơ quan, tổ chức được diễn ra một cách hiệu quả,

hoàn thành tốt yêu cầu cấp trên đề ra.

1.4. Nguyên tắc tổ chức hội nghị, hội họp

Tại Điều 4 quyết định số 45/2018/QĐ - TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 của

Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ

quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước đã đưa ra nguyên tắc về tổ chức cuộc họp

như sau:

- Giải quyết công việc đúng thẩm quyền, tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong việc

thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao, cấp trên không can thiệp và giải quyết công

việc thuộc thẩm quyền của cấp dưới và cấp dưới không chuyển công việc thuộc thẩm

12

quyền lên cho cấp trên giải quyết.

- Tuân thủ pháp luật, tập trung dân chủ; công khai, minh bạch và bảo đảm bí

mật nhà nước theo quy định của pháp luật.

- Tổ chức cuộc họp theo kế hoạch công tác hoặc khi thực sự cần thiết phù hợp

với tính chất, yêu cầu và nội dung của vấn đề, công việc cần giải quyết; với tính chất

và đặc điểm về tổ chức và hoạt động của từng loại cơ quan, đơn vị.

- Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao và thực

hiện nghiêm túc trách nhiệm cá nhân trong chỉ đạo, chủ trì, tham dự cuộc họp, trách

nhiệm của các cơ quan bảo đảm, phục vụ cuộc họp.

- Lồng ghép, kết hợp các loại cuộc họp có nội dung liên quan với nhau hợp lý;

đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tổ chức họp; cải tiến, đơn giản

hoá thủ tục trong tổ chức cuộc họp; bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết

kiệm, không phô trương, hình thức.

- Không làm ảnh hưởng đến các hoạt động công vụ khác của cơ quan, tổ chức,

người có thẩm quyền, việc tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính cho công dân

và tổ chức theo quy định của pháp luật.

- Các trường hợp không tổ chức cuộc họp:

+ Họp giải quyết các công việc thường xuyên trong tình hình có thiên tai hoặc

tình trạng khẩn cấp.

+ Họp giải quyết công việc đã được phân quyền, phân cấp, ủy quyền cho thủ

trưởng cơ quan hành chính cấp dưới giải quyết.

+ Họp giải quyết công việc đã được pháp luật quy định giải quyết bằng các

cách thức khác không phải thông qua cuộc họp.

+ Họp nghe báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác của cấp dưới thay

thế cho việc kiểm tra trực tiếp đối với các cơ quan, đơn vị cấp dưới và cơ sở.

+ Họp kết hợp với tham quan, giao lưu, nghỉ mát hoặc dùng hình thức họp để

tổ chức vui chơi, giải trí cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động.

13

1.5. Quy trình tổ chức một hội nghị, hội họp

1.5.1. Giai đoạn chuẩn bị cuộc hội nghị, hội họp

1.5.1.1. Trách nhiệm của lãnh đạo và thủ trưởng cơ quan, đơn vị

Trong giai đoạn trước khi cuộc họp được diễn ra, người lãnh đạo của cơ quan,

đơn vị cần xác định mục tiêu của cuộc họp hướng về đâu, về vấn đề gì, vì sao lại tổ

chức cuộc hội nghị, hội họp đó. Việc xác định mục đích rõ ràng và thực tế là một

trong những điều quan trọng nhất của công tác chuẩn bị cuộc hội họp. Trên cơ sở

nhận diện được lý do hình thành cuộc hội họp, người lãnh đạo hay Thủ trưởng đơn

vị đề ra các nội dung cần giải quyết, bao gồm những vấn đề, những luận điểm xung

quanh chủ đề của cuộc họp. Từ đó, việc xác định thành phần tham gia gồm những tổ

chức, đơn vị, cá nhân có liên quan đến tham dự cuộc hội họp đó. Ngoài ra, một trong

những vấn đề quan trọng nhất của công tác chuẩn bị hội họp đó là việc xác định ngày

tháng năm và thời gian cụ thể tiến hành cuộc họp và địa điểm cuộc họp. Việc xác

định thời gian và địa điểm của cuộc hội nghị, hội họp cần căn cứ trên nhiều phương

diện và yếu tố cấu thành.

Không chỉ có vậy, lãnh đạo và Thủ trưởng đơn vị cần phải xem xét và giải

quyết các vấn đề liên quan khác như: chương trình nghị sự của cuộc họp, trách nhiệm

của người ghi biên bản cuộc họp, kiểm tra nơi diễn ra cuộc họp và các trang thiết bị

phục vụ cho cuộc họp như: máy chiếu, máy tính, loa, đài, bàn, ghế,...

1.5.1.2. Trách nhiệm của thư kí và ban tổ chức

Ban tổ chức của cuộc hội họp là người chịu trách nhiệm toàn bộ trong việc tổ

chức cuộc hội nghị, hội họp đó. Do vậy, họ là những người cần hiểu rõ mục đích, nội

dung, chủ đề hội nghị, hội họp từ đó đưa ra quyết định thành phần tham dự cuộc hội

nghị đó.

a, Lựa chọn ngày tháng tổ chức cuộc họp, hội nghị:

Ấn định thời gian cụ thể của cuộc họp: ngày, giờ, độ dài thời gian của cuộc

hội nghị, hội họp đó. Thông thường, các cuộc hội nghị, hội họp lớn và trang trọng

theo nghi thức được ấn định trước vài tháng hoặc cả năm nhằm đảm bảo cuộc họp

được tổ chức tại các phòng họp, các địa điểm lớn theo đúng lịch. Ngoài ra, các cuộc

họp có quy mô nhỏ hơn thường được lên kế hoạch trước trong khoảng thời gian từ 1

14

đến 3 tháng. Việc ấn định thời gian và lên kế hoạch này giúp cho cuộc họp được

chuẩn bị một cách chỉn chu và tiến hành đạt hiệu quả cao.

Sau khi ấn định và lựa chọn ngày, thư kí phải ra soát lại toàn bộ lịch công tác

để xem có trùng với các cuộc họp khác hay trùng vào ngày nghỉ không. Nếu xuất hiện

việc trùng lặp cần báo cáo lại ban tổ chức để tiến hành tìm ngày tổ chức sao cho phù

hợp. Và thư kí có trách nhiệm ghi thời điểm tổ chức hội nghị, cuộc họp và lịch công

tác của cơ quan, đơn vị.

Xây dựng chương trình cụ thể cho từng nội dung của cuộc hội nghị, hội họp:

từ mục đích của cuộc họp, người thư kí và ban tổ chức lên kế hoạch xây dựng chương

trình cụ thể cho các nội dung liên quan. Nó giúp cho cuộc hội nghị, hội họp được diễn

ra đúng vấn đề cần giải quyết, hiệu quả hơn, người tham dự cuộc họp nhìn nhận được

nội dung một các chi tiết các vấn đề.

Phân công người, bố phận chịu trách nhiệm trực tiếp cho từng phần công việc

như: trang trí phòng họp, chuẩn bị cơ sở vật chất trong phòng họp, trang thiết bị phục

vụ như máy ghi âm, máy điện thoại, máy chiếu... Các bộ phận có trách nhiệm với

công việc được giao và phối hợp với nhau để đảm bảo cuộc họp được diễn ra thành

công.

Chuẩn bị hồ sơ cuộc hội nghị, hội họp: Thông thường, tại các cơ quan, tổ chức,

hồ sơ cuộc họp cần được chuẩn bị như các văn bản tờ trình, kế hoạch, công văn, giấy

mời, danh sách và các tài liệu lên quan, cần thiết đến cuộc họp.

Bên cạnh đó, việc chuẩn bị tài liệu cho lãnh đạo trong từng cuộc họp là một kĩ

năng rất quan trọng và thể hiện khả năng làm việc của người thư kí và ban tổ chức.

Các tài liệu này thông thường là những bản báo cáo, đề án, thuyết trình...

Soạn thảo một bản lịch trình kế hoạch: Lịch trình kế hoạch là một công cụ

quản lý cơ bản, bao gồm một danh sách các thời điểm các nhiệm vụ, sự kiện hoặc

hành động theo thứ tự thời gian dự kiến sẽ xảy ra. Đây cũng là công cụ giúp cho việc

hoạch định và phối hợp trong cuộc họp được nâng cao. Nó là một bản danh sách kiểm

tra những điều phải làm.

b, Xây dựng và soạn thảo chương trình nghị sự:

Chương trình nghị sự là bản danh sách các đề nghị theo thứ tự. Thư kí hoặc

15

người được giao nhiệm vụ phải thảo luận với lãnh đạo, trình lãnh đạo phê duyệt

chương trình nghị sự đó và đồng ý với bản thảo đó trước khi in.

c, Lập danh sách đại biểu, khách mời tham dự cuộc họp

Công tác lập danh sách các đại biểu và khách mời đến tham dự hội họp là một

trong những yếu tố quyết định đến hiệu quả và chất lượng của cuộc hội họp đó. Đại

biểu, khách mời là các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan đến nội dung, mục

đích và các vấn đề cần thảo luận, giải quyết trong cuộc họp đó, là đối tượng mà mục

tiêu sự kiện muốn tác động đến.

Đại biểu, khách mời của các cuộc hội nghị, hội họp hiện nay có thể phân loại

như sau:

- Theo kế hoạch tổ chức cuộc hội nghị, hội họp:

+ Đại biểu, khách mời chính thức

+ Đại biểu, khách mời dự bị

- Theo vị trí, chức vụ, vai trò hiện tại của đại biểu, khách mời:

+ Đại biểu, khách mời là những nhân vật quan trọng: Cơ quan cấp trung ương,

lãnh đạo các tổ chức quốc tế, lãnh đạo các cơ quan nhà nước, các nhân vật có tầm ảnh

hưởng trong xã hội,...

+ Khách mời tại các cơ quan truyền thông cộng tác, đưa tin về cuộc hội nghị,

hội họp đó

+ Khách mời là đơn vị, cá nhân có liên quan đến mục đích của cuộc họp

+ Khách mời là các đối tác, các đơn vị tài trợ.

Các công việc chuẩn bị có liên quan đến đại biểu, khách mời bao gồm:

- Lập danh sách đại biểu, khách mời

- Chuẩn bị và gửi giấy mời, thư mởi cho đại biểu, khách mời

- Kiểm tra, xác nhận các thông tin có liên quan đến đại biểu, khách mời

- Chuẩn bị các điều kiện cần thiết để phục vụ đại biểu, khách mời

Quy trình lập danh sách đại biểu, khách mời bao gồm:

Bước 1: Thống nhất về số lượng và cơ cấu đại biểu, khách mời với lãnh đạo

hoặc trưởng đơn vị

Bước 2: Lập danh sách đại biểu, khách mời trên cơ sở phân loại đại biểu, khách

16

mời đó. Trong danh sách khách mời khi lập ra thường cần các thông tin cơ bản như:

Họ và tên, chức danh/đơn vị công tác, địa chỉ, số điện thoại, những điểm cần chú ý.

Bước 3: Kiểm tra danh sách đã lập để tránh trường hợp trùng lặp, bỏ sót thông

tin đặc biệt là các đại biểu, khách mời cần thiết.

Bước 4: Trình lãnh đạo, trưởng đơn vị hoặc cơ quan ký danh sách đại biểu,

khách mời đã được lập cho cuộc hội nghị, cuộc họp đó.

Ngoài ra, việc thông báo cho tất cả các thành viên tham gia hội nghị, cuộc họp

tất cả các thông tin cần thiết. Trong các trường hợp quan trọng phải gửi kèm theo dự

kiến chương trình nghị sự và các tài liệu khách để đại biểu, khách mời tham khảo

trước. Từ đó, mang lại hiệu quả cao nhất cho cuộc họp, tiết kiệm thời gian và chi phí

cho các cơ quan, tổ chức.

d, Soạn thảo các văn bản liên quan đến cuộc hội họp:

Các văn bản này có thể là các văn bản phân công nhiệm vụ trực tiếp của của

lãnh đạo phân công cho các cá nhân, đơn vị nhằm phối hợp thực hiện các nội dung

của cuộc họp đó.

e, Chuẩn bị kinh phí cho cuộc hội họp

Mọi công việc diễn ra đều phải có kinh phí mới có thể được hoàn thành, các

khâu chuẩn bị trước cuộc họp, hội nghị cần được bộ phận chuyên trách họp bàn và

lập bản dự trù kinh phí hoạt động. Bản dự trù kinh phí sẽ được trình lên lãnh đạo xem

xét và quyết định ký duyệt. Đồng thời, ban tài chính kế toán sẽ là bộ phận xem xét lại

một lần và cấp kinh phí hoạt động cho đơn vị để hoàn thành chương trình. Kinh phí

tổ chức hội nghị, cuộc họp là rất lớn vì nó bao gồm nhiều công việc, hoạt động khác

nhau. Do đó, cần phân bổ chi phí một cách hợp lý, hiệu quả và tiết kiệm.

1.5.2. Giai đoạn tiến hành cuộc hội nghị, hội họp

1.5.2.1. Đón tiếp đại biểu, khách mời và phát tài liệu

Việc đón tiếp đại biểu, khách mời đến tham dự là một kĩ năng thể hiện sự tôn

trọng và chân thành đối với họ. Bộ phậnvăn phòng hoặc cán bộ chuyên trách sẽ bố trí

lễ tân tiếp đón đại biểu và khách mời vào đúng vị trí chỗ ngồi đã được sắp xếp theo

kế hoạch hoặc theo sơ đồ của phòng họp. Các tài liệu có liên quan đã được chuẩn bị

trước đó sẽ được gửi đến các khách mời và đại biểu để theo dõi cuộc họp, tóm lược

17

những thông tin cần thiết, nắm bắt được các vấn đề và nội dung chủ chốt, các bài phát

biểu hay vấn đề cần thảo luận của các cơ quan hoặc cá nhân. Nó giúp cho công tác

triển khai cuộc họp trở nên khoa học, nhanh gọn, tránh gặp phải các vấn đề phát sinh

không đáng có.

1.5.2.2. Khai mạc, triển khai, phát biểu và thảo luận

Mỗi một cuộc hội nghị hay hội họp có thể kết hợp giải quyết nhiều nội dung,

sử dụng nhiều hình thức, cách thức tiến hành phù hợp với tính chất, yêu cầu của từng

vấn đề và điều kiện cụ thể do người có thẩm quyền tổ chức cuộc họp quyết định để

tiết kiệm thời gian, bảo đảm chất lượng và hiệu quả công việc.Trước khi tiến hành

khai mạc, đối với những cuộc hội nghị, hội họp lớn cần tiến hành nghi thức nhất định

như làm lễ chào cờ. Ngoài ra, trong phần khai mạc cần giới thiệu người chủ trì, đại

biểu, khách mời tham dự, thư ký của cuộc họp. Đồng thờ,việc triển khai và thông qua

các bài phát biểu và thảo luận nhằm giúp cho người tham dự hình dung được tiến

trình của cuộc hội nghị, cuộc họp.

1.5.2.3. Trình bày các bài phát biểu, báo cáo và tham luận

Người chủ trì hoặc người được phân công trình bày tóm tắt cái nội dung, các

đề án, dự án hay các vấn đề được đưa ra trong cuộc hội nghị, cuộc họp hoặc chỉ nêu

lên những vấn đề một cách khái quát, không đọc toàn văn bản, tài liệu, không trình

bày toàn bộ nội dung chi tiết các vấn đề cần xử lý và thảo luận, cần ý kiến đóng góp

của tất cả đại biểu, khách mời và người tham dự.

Việc phát biểu, trao đổi ý kiến tại cuộc hội nghị, hội họp phải tập trung vào

nội dung của cuộc họp, ngắn gọn và có sự chuẩn bị trước để tránh những trường hợp

lan man gây lãng phí thời gian.Việc tiến hành phát biểu và thảo luận thường được

tiến hành tối đa từ 10 phút đến 15 phút. Đối với những vấn đề nhận được các ý kiến

khác nhau cần được thư ký ghi lại để xem xét và đề xuất những biện pháp, phương

hướng xử lý.

1.5.2.4. Bế mạc và ghi biên bản

Trên cơ sở các ý kiến thảo luận của mọi người tham dự trong cuộc họp, người

chủ trì cuộc họp phải đưa ra ý kiến kết luận một cách rõ ràng và cụ thể, thể hiện được

đầy đủ tính chất, nội dung và yêu cầu của cuộc họp. Biên bản được thư ký ghi lại có

18

thể trình bày lên lãnh đạo, thủ trưởng đơn vị hay cơ quan sau khi kết thúc cuộc họp

hoặc sau một thời gian nhất định để ký phê duyệt. Biên bản của cuộc họp, hội nghị

phải bao gồm những nội dung chính sau đây:

- Người chủ trì và danh sách những người tham dự có mặt tại cuộc họp, hội nghị

- Những vấn đề được trình bày và thảo luận tại cuộc họp

- Ý kiến phát biểu của những người tham dự cuộc họp, hội nghị

- Các kết quả biểu quyết (nếu có)

- Kết luận của người chủ trì cuộc họp và các quyết định được đưa ra tại cuộc họp

Biên bản cuộc họp có thể trình lãnh đạo, thủ trưởng đơn vị hay cơ quan sau

khi kết thúc cuộc họp hoặc chậm nhất là 5 ngày sau khi kết thúc cuộc họp, hội nghị

để ký phê duyệt. Biên bản có thể được nhân bản gửi đến các cá nhân và đơn vị có liên

quan để cung cấp thông tin, để được biết và thực hiện nghiêm túc.

1.5.3. Giai đoạn kết thúc cuộc hội nghị, hội họp

1.5.3.1. Kiểm tra phòng họp

Kiểm tra hoặc trực tiếp thu dọn văn phòng phẩm, sắp xếp lại bàn ghế và các

trang thiết bị để trả lại cho đơn vị chức năng trong trường hợp mượn phòng để tổ chức

hội nghị, cuộc họp. Khi hoàn trả cần bàn giao cụ thể, cần thiết phải có giấy biên bản

tránh tình trạng trang thiết bị hư hỏng gây khó khăn trong việc xác định trách nhiệm

của các đơn vị có liên quan.

1.5.3.2. Lập hồ sơ cuộc họp, hội nghị

Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, sự việc hoặc đối

tượng cụ thể có những đặc điểm chung, hình thành trong qúa trình theo dõi, giải quyết

công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hay cá nhân.

Như vậy, hồ sơ cuộc họp, cuộc hội nghị là toàn bộ những văn bản, tài liệu có liên

quan đến cuộc họp đó,bao gồm: Tờ trình; kế hoạch; quyết định; giấy mời tham dự

cuộc họp; danh sách các đại biểu và khách mời tham gia; lời khai mạc; chương trình

nghị sự; các báo cáo tham luận, nghị quyết của cuộc họp; bản dự trù kinh phí; biên

bản cuộc họp; lời bế mạc; các văn bản liên quan khác (nếu có). Người lập hồ sơ có

trách nhiệm thực hiện việc mở hồ sơ, thu thập và cập nhật tài liệu và hồ sơ và hoàn

thiện hồ sơ. Đồng thời, sau khi hồ sơ được kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm:

19

kiểm tra đầy đủ các văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; xem xét loại ra khỏi hồ sơ những

văn bản trùng lặp, săp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ; xem xét lại thời điểm bảo

quản hồ sơ và hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ trong trường hợp cần thiết để hoàn

thành thủ tục nộp lưu.

1.5.3.3. Thanh toán các chi phí

Trên cơ sở bản dự trù kinh phí trong giai đoạn chuẩn bị cuộc họp, cuộc hội

nghị và các hóa đơn, chứng từ liên quan đến chi phí cuộc họp, bộ phận được giao

nhiệm vụ cần lập danh sách chi phí cần thanh toán đến gửi đến bộ phận tài chính - kế

toán của cơ quan và trình thủ trưởng đơn vị hoặc lãnh đạo phê duyệt. Trong một số

trường hợp cần thiết cần soạn thảo bản tường trình các chi phí.

1.5.3.4. Rút kinh nghiệm tổ chức

Hội nghị, cuộc họp nào dù diễn ra nghiêm trang, đúng nguyên tắc, tổ chức theo

điều lệ và nội quy của cơ quan tổ chức nhưng sẽ tồn tại những điểm hạn chế nhất

định. Do đó, bộ phận chuyên trách được giao nhiệm vụ cần tổng kết, đánh giá các

mặt đã làm được và những điểm còn tồn tại để rút kinh nghiệm cho các lần tổ chức

tiếp theo. Thông thường, một số điểm hạn chế còn tồn tại trong việc tổ chức hội họp

chủ yếu là về các trang thiết bị gặp sự cố, nội dung đôi khi còn chưa bám sát.... Từ

đó, giúp cho ban lãnh đạo và các cá nhân thực hiện nhận thức và hoàn thành tốt hơn

trong những lần tổ chức tiếp theo.

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1:

Tại chương 1, tôi đã trình bày khái quát về cơ sở lý luận về công tác tổ chức

hội nghị, hội họp trong các cơ quan hiện nay. Đây là những thông tin cần thiết để tôi

tiến hành phân tích thực trạng về công tác tổ chức hội nghị, hội họp tại Phòng Lao

động - Thương binh Xã hội quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội tại chương 2.

20

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI HỌP CỦA

PHÒNG LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH XÃ HỘI QUẬN CẦU GIẤY

2.1. Khái quát chung về UBND quận Cầu Giấy và phòng LĐ - TBXH quận

Cầu Giấy

2.1.1. Khái quát chung về UBND quận Cầu Giấy

2.1.1.1. Vị trí địa lý

Quận Cầu Giấy được thành lập theo Nghị định số 74-CP ngày 22/11/1996 của

Chính Phủ và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/9/1997; phía Đông giáp quận

Đống Đa và quận Ba Đình, phía Tây giáp hai quận NamTừ Liêm và Bắc Từ Liêm,

phía Nam giáp quận Thanh Xuân và phía Bắc giáp quận Tây Hồ. Khi mới thành lập

Quận Cầu Giấy có 7 đơn vị hành chính bao gồm toàn bộ diện tích đất tự nhiên và dân

số của 4 thị trấn: Cầu Giấy, Nghĩa Đô, Nghĩa Tân, Mai Dịch và 3 xã: Dịch Vọng, Yên

Hòa, Trung Hòa thuộc huyện Từ Liêm; diện tích đất tự nhiên của Quận là 1.210,07ha,

với 82.900 người.

Ngày 05/01/2005, Chính phủ ban hành Nghị định số 02/2005/NĐ-CP về việc

điều chỉnh địa giới hành chính, phường Dịch Vọng Hậu được thành lập trên cơ sở

điều chỉnh địa giới hành chính và dân số của hai phường Quan Hoa và Dịch Vọng, từ

ngày 01/4/2005, phường Dịch Vọng Hậu chính thức đi vào hoạt động. Từ đó đến nay

quận có 8 phường: Phường Dịch Vọng, phường Mai Dịch, phường Nghĩa Đô, phường

Nghĩa Tân, phường Quan Hoa, phường Trung Hòa, phường Yên Hòa, phường Dịch

Vọng Hậu.

Tính đến tháng 01/2018 dân số của Quận là 269.637 người.

2.1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của PLĐ - TBXH

quận Cầu Giấy

a. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

- Trình Ủy ban nhân dân quận ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế

hoạch dài hạn, 05 năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các

nhiệm vụ cải cách hành chính nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao.

- Tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi được

21

phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về lĩnh vực lao động,

người có công và xã hội được giao; theo dẽi thi hành pháp luật.

- Giúp Ủy ban nhân dân quận quản lý nhà nước đối với tổ chức kinh tế tập thể,

kinh tế tư nhân, các hội và tổ chức phi chính phủ hoạt động trên địa bàn thuộc lĩnh

vực lao động, người có công và xã hội.

- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định đối với các cơ sở bảo trợ

xã hội, nhà xã hội, cơ sở dạy nghề, tổ chức dịch vụ việc làm, cơ sở cai nghiện bắt

buộc, cơ sở cai nghiện tự nguyện, cơ sở quản lý sau cai nghiện, cơ sở hỗ trợ nạn nhân,

cơ sở trợ giúp trẻ em trên địa bàn quận theo phân cấp, ủy quyền.

- Hướng dẫn và tổ chức thực hiện quản lý các công trình ghi công liệt sĩ.

- Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về lĩnh vực lao động, người có công và

xã hội đối với cỏn bộ Lao động TB&XH phường.

- Phối hợp với các ngành, đoàn thể xây dựng phong trào toàn dân chăm sóc,

giúp đỡ người có công với cách mạng và các đối tượng chính sách xã hội.

- Theo dõi, kiểm tra các tổ chức, cá nhân trong việc thực hiện cỏc quy định

của pháp luật về lĩnh vực lao động, người có công và xã hội; giải quyết khiếu nại, tố

cáo, phòng, chống tham nhũng, lãng phí theo quy định của pháp luật và phân công

của Ủy ban nhân dân quận.

- Ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ

phục vụ công tác quản lý nhà nước về lĩnh vực lao động, người có công và xã hội trên

địa bàn.

- Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thực

hiện nhiệm vụ được giao theo quy định của Ủy ban nhân dân quận và Sở LĐ - TBXH

- Quản lý vị trí việc làm, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức, thực

hiện chế độ tiền lương, chính sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và

bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với công chức và người lao động thuộc

phạm vi quản lý của Phòng theo quy định của pháp luật và phân công của Ủy ban

nhân dân phường.

- Quản lý và chịu trách nhiệm về tài chính, tài sản của Phòng theo quy định

của pháp luật và theo phân công của Ủy ban nhân dân quận.

22

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân quận giao hoặc theo quy

định của pháp luật [Phụ lục 1].

b. Cơ cấu tổ chức

Theo Điều của Quy chế tổ chức và hoạt động của phòng LĐ - TBXH quận

Cầu Giấy có quy định về cơ cấu tổ chức của của phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy,

tác giả khái quát như sau:

Trưởng phòng: Người đứng đầu của phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy, là

người lãnh đạo điều hành mọi hoạt động của của phòng LĐ - TBXH và chịu trách

nhiệm trước lãnh đạo UBND quận Cầu Giấy và lãnh đạo Sở LĐ -TBXH thành phố

Hà Nội về họat động của phòng.

Các Phó Trưởng phòng (02 người) giúp Trưởng phòng trong việc lãnh đạo

công tác của phòng LĐ - TBXH quận, được quyết định những vấn đề thuộc phạm vi,

nhiệm vụ được phân công và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về các công việc

được giao.

Ngoài ra, phòng bao gồm các chuyên viên phụ trách từng nhiệm vụ, công việc

trong quyền hạn [Phụ lục 2].

Như vậy, phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy đã thực hiện đầy đủ chức năng

chính, các nhiệm vụ được cụ thể hóa và đảm bảo thực hiện đầy đủ những chức năng

chính đó. Về cơ cấu tổ chức của phòng cũng được tổ chức theo chức năng chuyên

môn, tức là gồm các chuyên viên thực hiện các nhiệm vụ khác nhau nhằm đảm bảo

cho chức năng của phòng LĐ - TBXH được thực hiện một cách đầy đủ, chính xác và

tốt nhất.

2.2. Các loại hội nghị, hội họp của Phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy

tổ chức

Trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị, dù là doanh nghiệp tư nhân hay các

cơ quan nhà nước thì việc tổ chức và điều hành có hiệu quả các cuộc hội họp có vai

trò vô cùng quan trọng. Phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy là cơ quan thực hiện các

chính sách, giải quyết các chế độ đối với các đối tượng người cao tuổi, người có công

với cách mạng, người khuyết tật, trẻ em mồ côi, giải quyết chế độ việc làm,... trong

phạm vị quận Cầu Giấy nên việc tổ chức các cuộc họp thường xuyên được diễn ra

23

dưới nhiều hình thức và quy mô khác nhau, thành phầm tham dự đa dạng. Chính vì

lý do đó, phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy cần triển khai và thực hiện tốt các khâu

tổ chức về các cuộc họp sao cho khoa học và hợp lý để mang lại hiệu quả tốt đa khi

tiến hành.

Tại phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy, việc tổ chức các cuộc họp hay hội nghị

đều do từng chuyên viên thực hiện. Nghĩa là từng chuyên viên sẽ trực tiếp tham gia

xây dựng chương trình và phối hợp với chuyên viên phụ trách công tác văn phòng

của phòng để tổ chức công tác hậu cần. Do đó, người phụ trách công tác văn phòng

mới có thể nắm bắt kịp thời, tổng hợp số liệu để thống kê và báo cáo với trưởng phòng

và lãnh đạo UBND quận đầy đủ số lượng các cuộc họp, các cuộc hội nghị của phờng

theo từng năm.

Qua tìm hiểu và khảo sát thực tế, theo thống kê từ tài liệu của chuyên viên phụ

trách công tác văn phòng của phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy thì từ năm 2017 đến

năm 2020, số lượng các cuộc họp mà phòng đã tham gia vào công tác chuẩn bị tổ

chức được thống kê tại báo cáo hằng năm của phòng, tác giả nhận thấy có sự thay đổi

rõ rệt và đáng kể về số lượng các loại hội họp được thể hiện qua các năm. Số lượng

cuộc họp tương đối nhiều nhưng đều duy trì ở mức ổn định (trên 350 cuộc họp/năm)

[Phụ lục 3].

2.3. Thực trạng công tác tổ chức các cuộc hội nghị, hội họp của phòng LĐ

-TBXH quận Cầu Giấy

2.3.1. Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị, hội họp

2.3.1.1. Công tác lập kế hoạch tổ chức các cuộc họp

Thực tế đã chứng minh rằng, một cuộc họp, cuộc hội nghị hay một sự kiện

diễn ra trung bình trong khoảng từ 1,5 đến 3 giờ đồng hồ thì thời gian lập kế hoạch

có thể phải lấy đi của chúng ta từ 15 đến 30 giờ lập kế hoạch, có những cuộc họp hay

sự kiện quy mô lớn mang tầm quốc tế, nó có thể diễn ra trong từ vài tuần đến hàng

tháng. Như vậy, nếu chỉ máy móc rằng có cuộc họp nào thì phải mất thời gian cho

việc lập kế hoạch thì sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức; do đó, công tác tổ chức

các cuộc họp của phòng đã được tiến hành xây dựng thành một nguyên tắc và đã được

quy định sẵn. Tùy theo tính chất, tầm vóc, quy mô và mục đích mà Trưởng phòng đặt

ra khi tổ chức các cuộc họp mà việc lập kế hoạch tổ chức cuộc họp có thể được tiến

hành hay không.

24

Các cuộc họp mang tính chất thường xuyên mà thành phần và địa điểm, thời

gian tổ chức cuộc họp đã được chuẩn hóa bằng các quy định của nhà nước hay đã

được quy định trong quy chế làm việc của phòng thì việc lập kế hoạch tổ chức là

không bắt buộc và không cần thiết. Đây có thể là các cuộc họp phổ biến công tác

tuần, công tác tháng hay các cuộc họp giao ban tuần, giao ban tháng và tổng kết tháng,

quý, năm.

Họp giao ban tuần được của phòng được tiến hành vào sáng thứ hai hàng tuần,

giap ban tháng được tiến hành vào sáng thứ hai của tuần cuối cùng trong tháng; các

cuộc họp hay hội nghị tổng kết công tác tháng, quý, năm của phòng được tiến hành

vào sáng thứ hai của tuần đầu tiền trong tháng tiếp theo và tổng kết công tác năm

được tổ chức vào sáng thứ hai của tuần đầu tiên tháng một năm sau, trừ khi có các

quyết định khác của Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng có đủ thẩm quyền và

nhiệm vụ. Thành phần họp giao ban tuần, tháng của phòng do Trưởng phòng quyết

định.

Các cá nhân của phòng trong thành phần giao ban tuần, tháng hay các đơn vị

hoặc cá nhân khác được mời tham dự có trách nhiệm tham gia đầy đủ các cuộc họp,

khi có trường hợp vắng mặt cần thông báo và báo cáo lại cho chuyên viên phụ trách

công tác văn phòng của phòng.

Như vậy, những quy định trong quy chế họp của phòng đã quy định đầy đủ về

những cuộc họp có tính chất thường xuyên nên việc lập kế hoạch để tổ chức các cuộc

họp này được xem như là không mang tính bắt buộc và không thực sự cần thiết. Các

vấn đề liên quan đến công tác tổ chức cuộc họp như thời gian, địa điểm, thành phần

của các cuộc họp này đã được quy định. Chuyên viên thực hiện công tác văn phòng

của phòng có trách nhiệm tổ chức triển khai các quy định này đến các chuyên viên

trong phòng, các đơn vị hay cá nhân có liên quan để thực hiện đúng các quy định này.

Chẳng hạn, trong cuộc họp giao ban tuần được diễn ra vào sáng thứ hai, thì trong

ngày làm việc cuối cùng của tuần trước (ngày thứ sáu), chuyên viên phụ trách sẽ xin

ý kiến chỉ đạo về việc tổ chức cuộc họp giao ban sáng thứ hai tuần sau và thông báo

cho các chuyên viên khác nắm được tình hình. Thông thường, địa điểm tổ chức của

cuộc họp giao ban tuần sẽ được tổ chức tại phòng của Trưởng phòng, do điều kiện cơ

sở vật chất còn hạn chế chưa có phòng họp riêng cho từng phòng ban và khi chuyển

địa điểm lên hội trường của quận quá rộng so với thành viên tham dự. Trước khi cuộc

25

họp diễn ra, chuyên viên phụ trách cần chuẩn bị bàn ghế, nước uống, sắp xếp lại vị

trí chỗ ngồi, chuẩn bị các tài liệu có liên quan cho cuộc họp. Với những công việc và

cũng như các bước chuẩn bị đơn giản, các cuộc họp có quy mô nhỏ và mang tính chất

thường xuyên như họp giao ban đã được chuẩn bị xong và có thể tíến hành được

ngay khi đó.

Còn đối với những cuộc họp có tính chất và quy mô lớn hơn, mang nặng tính

nghi thức nhà nước thì công tác lập kế hoạch lại mang tính bắt buộc và rất cần thiết.

Tuy nhiên, tại phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy, số lượng các cuộc họp mang tính

nghi thức này thường diễn ra không nhiều. Các cuộc họp đó bao gồm Trưởng phòng

chủ trì, các cuộc họp mang tính chất chiến lược hay các hội nghị giao ban vùng, giao

ban khối, tổ chức làm việc với các phường trong quận. Việc lập kế hoạch tổ chức hội

họp đó có ý nghĩa to lớn đối với hoạt động của phòng. Chẳng hạn như “Tập huấn về

xây dựng và ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng vào công tác văn thư lưu trữ” hay

“Tổng kết về việc giải quyết chính sách đối với người có công với cách mạng năm

2017 và triển khai phương hướng nhiệm vụ năm 2018”.

Tuy nhiên, có thể thấy rằng, việc lập kế hoạch tổ chức các cuộc họp hay các

cuộc hội nghị mang tính nghi thức là một vấn đề gặp nhiều khó khăn và vướng mắc

bởi nó phải trải qua nhiều bước vô cùng phức tạp. Thông thường, chuyên viên của

Phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy phải thực hiện những công đoạn sau:

Sơ đồ: Các bước lập kế hoạch tổ chức cuộc họp của PLĐ - TBXH quận Cầu Giấy

Bước 1: Xác định mục đích chủ trương Bước 2: Xây dựng tờ trình, lập kế hoạch cho cuộc họp Bước 3: Trình Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng xem xét và phê duyệt

Bước 5: Phân công nhiệm vụ cụ thể Bước 4: Gửi tờ trình, kế hoạch được duyệt cho các cá nhân, đơn vị có liên quan

26

Bước 1: Xác định mục đích, chủ trương

Lãnh đạo phòng căn cứ và kế hoạch công tác năm của phòng, sự chỉ đạo của

UBND Quận Cầu Giấy, của Sở LĐ - TBXH thành phố Hà Nội để đề ra chủ trương,

mục đích, mục tiêu của cuộc họp. Chẳng hạn, việc tổ chức cuộc họp triển khai thực

hiện Quyết định số 54/QĐ - LĐTBXH ngày 17/01/2018 của Bộ Lao động - Thương

binh Xã hội về Chương trình công tác lĩnh vực lao động, người có công với cách

mạng năm 2018. Có thể thấy, đây là một chương trình sẽ được triển khai thực hiện

trong năm 2018 trong lĩnh vực Lao động - tiền lương. Do đó, đây là một chương

trình mới, có ý nghĩa to lớn và đặc biệt quan trọng trong việc hoàn thành thắng lợi

các nhiệm vụ được giao của năm 2018.

Tuy nhiên, bên cạnh việc tự tổ chức thực hiện thì các cuộc họp này cũng có

thể do đề xuất của thủ trưởng các đơn vị có liên quan. Ví dụ như căn cứ vào tình hình

hoạt động của Văn phòng UBND quận và giải quyết các vấn đề liên quan đến phòng

LĐ - TBXH thì có thể xây dựng một cuộc họp để giải quyết vấn đề thực hiện tốt công

việc được giao.

Bước 2: Xây dựng tờ trình, lập kế hoạch tổ chức cuộc họp

Tại phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy, các cán bộ chuyên môn được phân

công tổ chức các cuộc họp thì cần làm tờ trình để trình Trưởng phòng hoặc Phó trưởng

phòng. Trong tờ trình đó phải đề cập đến các khía canh sau: nội dung, thành phần,

thời gian, địa điểm và kinh phí để tổ chức cuộc họp đó. Đồng thời, phân công nhiệm

vụ cho từng cá nhân hoặc đơn vị có liên quan để chuẩn bị nội dung và phối hợp tổ

chức cuộc họp. Người thực hiện nhiệm vụ xây dựng và lập kế hoạch tổ chức cuộc

họp bên cạnh việc nắm vững chuyên môn để đảm bảo thông tin và nội dung của cuộc

họp thì cần chú ý những yếu tố:

Về thể thức của văn bản: Các văn bản đáp ứng yêu cầu về thể thưc và kĩ thuật

trình bày văn bản. Trước đây, các văn bản cần đáp ứng các quy định của Thông tư số

01/2011/TT - BNV ngày 19 tháng 11 năm 2011. Tuy nhiên, hiện nay, tại các cơ quan

hành chính nhà nước nói chung và Phòng LĐ - TBXH nói riêng đang áp dụng và thực

hiện theo Nghị định số 30/2020/NĐ - CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính phủ

về Công tác văn thư.

27

Về tính cấp thiết và khả thi: Đó là các vấn đề được nhắc đến trong nội dung

của kế hoạch có mang tính cấp thiết và thực tế hay không? Có phù hợp với tình hình

thực tiễn hay không?

Về thời gian chuẩn bị tổ chức thực hiện: Cán bộ chuyên môn hay các chuyên

viên ở phòng cần xác định một cách tương đối chính xác về khoảng thời gian thực

hiện các công việc: thời gian nào là hợp lý? thời gian đề chuẩn bị là bao lâu?... Từ đó

giúp cho các công việc được thực hiện một cách hợp lý và thành công.

Về các thông tin có bản được đề cập trong kế hoạch:

Ngoài phần mục đích, ý nghĩa của việc tổ chức cuộc họp thì thông thường các

thông tin sẽ được đề cập đến, bao gồm:

- Tên cuộc họp:

Tên cuộc họp được coi như là linh hồn của cuộc họp bởi nó gắn liền với mục

tiêu và nội dung của cuộc họp đó. Đồng thời, nó giúp cho người tham dự có một cái

nhìn tổng quan và phần nào hiểu được mục đích của cuộc họp là gì. Chẳng hạn như

“Hội nghị triển khai công tác Bình đẳng giới và Vì sự tiến bộ của phụ nữ năm 2018”.

Thông qua tên gọi này, người tham dự có thể phỏng đoán được nội dung chung của

cuộc họp, từ đó cũng giúp cho người chủ trì hay ban tổ chức thực hiện công tác chuẩn

bị đạt hiệu quả tốt nhất, gắn liền với mục đích hướng đến.

- Thời gian tổ chức cuộc họp:

Qua thực tế khảo sát cho thấy, ở phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy còn bố trí

và sắp xếp thời gian các cuộc họp chưa thực sự khoa học. Bởi việc xác định thời gian

họp vô cùng quan trọng, nhằm đánh giá nó đã hợp lý hay chưa? Có phù hơp với hoàn

cảnh thực tế hay không? Có tác động như thế nào đối với các cá nhân và đơn vị có

liên quan... Ví dụ như cuộc họp tổng kết năm 2019 của phòng diễn ra vào tuần đầu

tiên của tháng một năm sau là hợp lý, khi năm cũ vừa kết thúc thì sẽ tiến hành tổng

kết công tác năm cũ và triển khai phương hướng, nhiệm vụ và thực hiện mục tiêu của

năm 2020.

- Địa điểm tổ chức cuộc họp:

Do điều kiện cơ sở vật chất còn hạn chế, nên một số cuộc họp diễn ra trong

quy mô của phòng thường được tổ chức tại phòng làm việc của Trưởng phòng. Ở đây

28

trang bị đầy đủ các phương tiên vật chất và kĩ thuật cho các chuyên viên. Tuy nhiên,

đối với một số hội nghị hay các cuộc họp có quy mô lớn thì địa điểm được chọn là

Hội trường UBND quận Cầu Giấy. Đây là nơi có sức chứa từ 300 - 400 người. Bên

cạnh đó, các cuộc họp có quy mô nhỏ hơn sẽ được ban tổ chức tiến hành liên hệ với

UBND các phường để mượn hội trường, nhà văn hóa của phường đó để tổ chức.

Do vậy, việc lựa chọn địa điểm cuộc họp vô cùng quan trọng vì nó liên quan trực

tiếp đến việc xây dựng danh sách các đại biểu và nhữung người tham dự. Số cuộc

họp hay cuộc hội nghị của phòng có số lượng tham dự từ 700 người trở lên hầu như

không có nên việc tổ chức tại ngoài cơ quan hầu như không diễn ra [Phụ lục 5].

- Thành phần tham dự cuộc họp:

Người lập kế hoạch căn cứ vào các ý kiển chi đạo của Trưởng phòng và lãnh

đạo cơ quan để tiến hành xác định đầy đủ số lượng, thành phần tham gia cuộc họp. Ở

các cuộc họp như “Tổng kết công tác tập huấn về Luật trẻ em năm 2016 và hướng

dẫn thực hiện các văn bản có liên quan”. Người lập danh sách khách mời cần căn

cứ vào nội dung để tiến hành xác định đến những đơn vị, phòng ban có liên quan.

Đối với cuộc họp trên thì xác định thành phần tham dự gồm: Ban lãnh đạo Sở LĐ -

TBXH thành phố Hà Nội, lãnh đạo UBND quận Cầu Giấy, phòng Giáo dục và Đào

tạo quận Cầu Giấy, lãnh đạo và chuyên viên phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy.

- Nội dung chính của cuộc họp:

Nội dung của cuộc họp sẽ bao gồm nội dung chính và nội dung phụ. Chính vì

vậy cần xác định được nội dung chính của cuộc họp là gì? Nội dung phụ là gì? Các

hoạt động diễn ra trong cuộc họp? Nội dung được tiển hành theo một trình tự như thế

nào? Tuy nhiên, đây là bản tờ trình và kế hoạch nên chỉ cần nêu khái quát nội dung

chính của cuộc họp và không kể liệt kê chi tiết các hoạt động nhằm tiết kiêm công

sức, thời gian, thể hiện được sự chuyên nghiệp và chuyên môn cao. Còn nội dung chi

tiết sẽ được thể hiện và quy định trong chương trình nghị sự của cuộc họp. Do đó,

phần nội dung của cuộc họp không cần đi chi tiết từng vấn đề.

Kinh phí tổ chức các cuộc hội họp: nguồn kinh phí này được lấy từ nguồn ngân

sách của UBND quận Cầu Giấy hoặc lấy từ nguồn ngân sách của đơn vị. Dự toán

tổng số các nguồn chi cho tổ chức hội nghị, hội họp thành một số tiền phù hợp để

29

trình và xin ý kiến lãnh đạo của Trưởng phòng và của ban lãnh đạo UBND quận.

- Phân công tổ chức thực hiện

Đó là việc xác định: Ai là ngưởi chịu trách nhiệm toàn bộ cuộc họp? Nhiệm

vụ của từng cá nhân trước, trong và sau khi cuộc họp được tổ chức là gì? Việc tổ chức

phối hợp thực hiện với các đơn vị có liên quan được diễn ra như thế nào?

Như vậy, khi các các bộ chuyên môn được giao nhiệm vụ tổ chức lập kế hoạch

tổ chức cuộc họp thì cần xác định được nội dung các vấn đề trên khi tiến hành lập tờ

trình kế hoặc hoàn chỉnh, đúng thể thức và mang tờ trình kế hoạch tổ chức cuộc họp

đó trình lên Trưởng phòng kí phê duyệt và trình lên lãnh đạo UBND quận cho ý kiến

chỉ đạo và trình ký.

Bước 3: Trình Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng xem xét và phê duyệt

Qua thực tế khảo sát, tại quy chế làm việc của phòng LĐ - TBXH quận Cầu

Giấy, việc quyết định các cuộc họp được phân công như sau:

- Trưởng phòng quyết định các cuộc họp sau:

+ Các cuộc họp tham mưu, tư vấn;

+ Các cuộc họp, hội nghị chuyên đề, tập huấn;

+ Họp giao ban hàng tuần, hàng tháng, tổng kết công tác quý, công tác năm

của Phòng;

+ Các cuộc họp khác để giải quyết công việc.

- Phó Trưởng phòng quyết định các cuộc họp sau:

+ Cuộc họp, hội nghị làm việc với các đơn vị, các phường trên địa bàn quận;

+ Các cuộc họp, hội nghị chuyên đề, tập huấn;

+ Các cuộc họp đề giải quyết công việc thuộc lĩnh vực do Phó Trưởng phòng

chủ trì.

Cán bộ lập kế hoạch căn cứ vào quy chế làm việc của phòng để trình ký đúng

thẩm quyền được phân công phụ trách và sau đó trình lên lãnh đạo UBND quận để

xin ý kiến chỉ đạo. Trong công tác về bình đẳng giới thuộc lĩnh vực phụ trách của Phó

Trưởng phòng, do vậy việc tổ chức các cuộc họp liên quan đến bình đẳng giới Phó

Trưởng phòng quyết định.

Bước 4: Gửi tờ trình được duyệt cho các cá nhân, đơn vị có liên quan

30

Sau khi tờ trình được lãnh đạo UBND quận phê duyệt, các bộ phụ trách sẽ

mang tờ trình tổ chức cuộc họp hoặc cuộc hội nghị xuống phòng Tổng hợp của UBND

quận để làm các thủ tục ban hành văn bản và nhân bản tờ trình, kế hoạch theo số

lượng các đơn vị tham gia vào quá trình chuẩn bị tổ chức họp để các đơn vị thực hiện

cho đúng tiến độ đã được đề ra. Việc gửi kế hoạch tổ chức các cuộc họp cho các đơn

vị liên quan cần phải diễn ra trước ngày tổ chức cuộc họp ít nhất là 20 ngày làm việc

so với ngày tổ chức cuộc họp đó.

Bước 5: Phân công nhiệm vụ cụ thể

Căn cứ vào tình chất, nội dung và quy mô của một cuộc họp mà việc thành lập

Ban tổ chức của cuộc họp có thể được thành lập hoặc không. Thông thường, phòng

LĐ - TBXH chỉ có các cuộc họp quy mô nhỏ và mang tính chất thường xuyên. Do

đó, cán bộ phụ trách sẽ tiến hành phân công các công việc và nhiệm vụ cho các đơn

vị có liên quan để thực hiện đầy đủ và đúng các nhiệm vụ được giao.

Các cuộc họp, các hôi nghị lớn tuy tần suất diễn ra ít nhưng khi nó được tổ

chức thì cán bộ soạn thảo quyết định thành lập ban tổ chức, các ban giúp việc tổ chức

hội nghị với bảng phân công công việc. Ban tổ chức của cuộc họp thường là:

- Trưởng phòng/Phó Trưởng phòng: Trưởng ban - phụ trách quản lý và chỉ đạo

toàn bộ công việc tổ chức cuộc họp;

- Cán bộ chuyên môn: Phó ban - chỉ đạo việc chuẩn bị thực hiện nội dung các

cuộc họp;

- Lãnh đạo các đơn vị và cá nhân có liên quan đến cuộc họp: Thành viên -

tham gia phối hợp tổ chức cuộc họp.

Việc thành lập ban tổ chức các cuộc họp có ý nghĩa quan trọng bởi nó xác định

các công việc, phân công theo đúng nhiệm vụ, chức năng của các đơn vị đảm bảo cho

việc thực hiện các công việc một cách chính xác và hiệu quả nhất.

Khi kế hoạch tổ chức các cuộc họp được ban hành và gửi đến các đon vị, các

cá nhân có liên quan đến việc tổ chức thực hiện các công việc nhằm chuẩn bị thì đồng

nghĩa với việc quá trình chuẩn bị cho các công việc cũng được bắt đầu.

2.3.1.2. Công tác chuẩn bị nội dung hội nghị

Công tác chuẩn bị cho cuộc họp được tiến hành sau khi phân công các công

31

việc cho các đơn vị hay các cá nhân có liên quan. Tùy thuộc vào nội dung, tính chất

của cuộc họp mà việc chuẩn bị cho các báo cáo hay các tài liệu có liên quan đến tổ

chức cuộc họp cũng sẽ được phân công cho các cá nhân có liên quan thực hiện. Chẳng

hạn như các cuộc họp có nội dung về các chế độ chính sách cho trẻ em khuyết tật sẽ

giao cho bà Mai Phúc Phượng chuẩn bị tài liệu, hay các cuộc họp liên quan đến giải

quyết các chính sách cho liệt sĩ, người có công với cách mạng sẽ giao cho bà Nguyễn

Thị Thanh Nhàn. Ngoài ra, các cuộc họp liên quan đến báo cáo, thống kê, tổng hợp

tình hình hoạt động và phát triển của Phòng sẽ được giao cho bà Vy Thị Hồng Hạnh

thực hiện.

Việc chuẩn bị nội dung cuộc họp sẽ được giao trực tiếp cho các cá nhân hay

đơn vị chủ trì hoặc giao cho các đơn vị có liên quan để phối hợp và chuẩn bị, trình

lãnh đạo phê duyệt. Tại cuộc họp tổng kết công tác năm 2018 và triển khai các phương

hướng nhiệm vụ công tác năm 2019 thì việc chuẩn bị nội dung báo cáo được giao cho

tất cả các cá nhân đang công tác tại Phòng và sau đó gửi đến cho phòng Tổng hợp

trình lãnh đạo phê duyệt.

Việc in ấn tài liệu, các bài báo cáo phục vụ cho cuộc họp phải căn cứ vào danh

sách khách mời và thành phần tham dự để tiến hành in ấn sao cho phù hợp, tránh

trường hợp lãng phí hoặc thiếu tài liệu cho người tham dự cuộc họp. Việc in ấn tài

liệu cần phải hoàn thành trước khi hội nghị được diễn ra.

Bên cạnh chuẩn bị các tài liệu, báo cáo cho ngưởi tham dự cuộc họp thì cần

chuẩn bị văn phòng phẩm và các thiết bị cần thiết như: bút, giấy, cặp đựng tài liệu,

túi, máy tính, máy chiếu, bảng, ... Do đó, tùy thuộc vào quy mô của cuộc họp mà

chuẩn bị văn phòng phẩm và các thiết bị phục vụ sao cho cần thiết. Tại các cuộc họp

sơ kết, tổng kết thì cần chuẩn bị tài liệu để đựng tài liệu và chương trình nghị sự, còn

đối với các cuộc họp tập huấn, triển khai nhiệm vụ thì cần chuẩn bị giấy, bút gửi các

thành viên tham dự.

2.3.1.3. Xây dựng chương trình nghị sự

Chương trình nghị sự: là một danh sách hoặc lịch trình mà là một tổ chức ghi

chú hoặc kế hoạch cho những vấn đề mà đã được tham dự. Nói cách khác, nó đề cập

đến danh sách các chủ đề hoặc điểm sẽ được thảo luận trong một cuộc họp hoặc hội

32

nghị. Khi được hỏi yêu cầu để xây dựng một chương trình nghị sự thì cán bộ phụ

trách cần đảm bảo những câu hỏi sau:

Tra trước, sự kiện nào diễn ra sau, các sự kiện nào diễn ra song song. Việc sắp

xếp hợp lý tất cả các sự kiện trong cuộc họp sẽ giúp cho cuộc họp tăng tính thu hút,

giúp cho người tham dự không lơ là, chú ý đến cuộc họp nhiều hơn và tăng tính lịch

sự cho cuộc họp.

- Có khả năng hỗ trợ điều hành kiểm soát diễn biến toàn bộ cuộc họp. Trong

chương trình nghị sự có sự phân công rõ ràng các vấn đề, chỉ rõ thời gian cũng như

ngưởi thực hiện các vấn đề đó, chính vì vậy tạo cho người chủ trì cuộc họp có thể

kiểm soát được toàn bộ quy trình tổ chức công việc được diễn ra theo đúng lịch trình

đã được định sẵn từ trước. Đồng thời, chương trình nghị sự đòi hỏi về nội dung và

tính logic khoa học nhằm thể hiện khái quát các vấn đề của cuộc họp.

Tại phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy, việc xây dựng chương trình nghị sự

được giao cho các cán bộ chuyên môn, tức là người làm lĩnh vực nào sẽ tiến hành

lập chương trình nghị sự cho cuộc họp đó. Chương trình nghị sự được phân thành 2

mẫu khác nhau, một mẫu cho Ban tổ chức cuộc họp hoặc những người tham gia điều

hành cuộc họp để nắm bắt được các nội dung cụ thể. Bản chương trình nghị sự này

cần có những chú ý, xây dựng và phỏng đoán các tình huống phát sinh để từ đó đưa

ra cách giải quyết những khó khăn phát sinh đó.

Bên cạnh chương trình nghị sự cho người chủ trì và những người điều hành

cuộc họp thì cần có chương trình nghị sự công khai để thông báo cho những người

đến tham dự cuộc họp nắm được lịch trình cụ thể của cuộc họp hay của hội nghị đó.

Các nội dung cần được thể hiện tại bản chương trình nghị sự, bao gồm:

- Thứ tự các vấn đề trình bày;

- Thời gian thực hiện;

- Nội dung các vấn đề (khái quát);

Tuy nhiên, đối với bản chương trình nghị sự dành cho ban tổ chức thì cần thêm

thông tin sau:

- Người thực hiện;

- Người giới thiệu cuộc họp;

33

- Người phát biểu/ Các cá nhân, đơn vị thực hiện;

- Các phương tiện hỗ trợ cho cuộc họp;

- Các vấn đề rủi ro có thể xảy ra;

- Các phương án hỗ trợ dự phòng;

Cuộc họp về Tuyên truyền phòng chống tại nạn đuối nước năm 2020 do phòng

LĐ - TBXH thuộc phụ trách của chuyên viên Nguyễn Thị Cẩm. Qua khảo sát, tác giả

nhận thấy bản chương trình nghị sự của cuộc họp tương đối đầy đủ, được trình bày

một các khoa học, rõ ràng và thể hiện khái quát các vấn đề trong cuộc họp, từ đó,

thông qua chương trình nghị sự này sẽ giúp cho không chỉ ban tổ chức mà người tham

dự theo dõi cuộc họp đầy đủ và nắm bắt được mục tiêu, yêu cầu của cuộc họp.

2.3.1.4. Lập danh sách khách mời tham dự, viết và gửi giấy mời

a, Lập danh sách khách mời tham dự

Tại bản kế hoạch tổ chức cuộc họp cơ bản đã xác định được các đại biểu, khách

mời tham dự. Do đó, việc lập danh sách được giao cho các bộ chuyên môn thực hiện

và trình Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng ký phê duyệt.

Khi tiến hành lập danh sách đại biểu, khách mời đến tham dự cuộc họp, cần

tiến hành chia đại biểu theo từng nhóm cơ cấu và từng nhóm đó lại sắp xếp sao cho

phù hợp. Điều này tạo điều kiện cho việc gửi giấy mời cũng như việc đón tiếp các đại

biểu, khách mời tham dự trở nên chuyên nghiệp hơn. Ví dụ, danh sách đại biểu tham

dự Hội nghị gắn kết giáo dục nghề nghiệp với thị trường lao động năm 2020 do phòng

LĐ - TBXH quận Cầu Giấy tổ chức thì cán bộ chuyên môn trong lĩnh vực giải quyết

lao động và việc làm tiến hành lập danh sách đại biểu khách mời sẽ tiến hành phân

nhóm đại biểu theo các đặc trưng như: đại biểu là lãnh đạo cơ quan (bao gồm lãnh

đạo Sở LĐ - TBXH thành phố Hà Nội, lãnh đạo UBND quận Cầu Giấy, đại diện các

đơn vị trong cơ quan); đại biểu ngoài cơ quan (đó là đại diện của các cơ sở giáo dục

nghề nghiệp, đại diện các doanh nghiệp trên địa bàn quận).

Khi lập danh sách đại biểu, cán bộ phụ trách cần ghi rõ các thông tin: Họ và

tên, chức vụ, địa chỉ công tác và số điện thoại hay phương thức liên hệ. Việc chi tiết

các thông tin này sẽ giúp tránh được các nhầm lẫn, sai sót hoặc những rủi ro khác có

thể xảy ra trong quá trình thực hiện công việc.

34

b, Soạn thảo và gửi giấy mời

Từ việc lập danh sách khách mời, người chủ trì cuộc họp cần phân công cán

bộ phụ trách gửi giấy mời đến các đại biểu, các đơn vị có liên quan. Căn cứ vào tính

chất, quy mô của từng cuộc họp khác nhau để lựa chọn phương thức mời cho phù

hợp. Giấy mời được trình bày dưới nhiều dạng khác nhau, có thể dưới dạng thư mời

hoặc công văn mời. Chẳng hạn, tại cuộc họp tập huấn triển khai công tác bình đẳng

giới năm 2019, giấy mời được in trong khổ A4, dưới hình thức công văn mời đảm

bảo sự trang trọng, lịch sự, đúng văn phong hành chính.

Tuy nhiên, giấy mời được thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau nhưng một

mẫu giấy mời cần đáp ứng những yếu tố sau:

- Hình thức giấy mời đảm bảo tính khoa học, logic và mang tính thẩm mỹ

- Thể thức của văn bản:

Giấy mời được xem như là bộ mặt của cuộc họp. Một giấy mời đẹp sẽ tạo nên

những đánh giá ban đầu của khách mời dành cho cuộc họp đó. Tại phòng LĐ - TBXH

quận Cầu Giấy thường soạn thảo các công văn mời trên khổ giấy A4 hoặc đôi khi sử

dụng khổ A5 bìa cứng, có hỗ trợ in màu để làm tăng tính trang trọng của cuộc họp.

Các nội dung thể hiện trên giấy mời:

- Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân mời: Thông thường, đối với các cuộc họp hay

cuộc hội nghị quan trọng thì lấy tên phòng làm chủ thể mời là Phòng LĐ - TBXH

quận Cầu Giấy kính mời.

- Tên cuộc họp, hội nghị: đã được xác định trong kế hoạch tổ chức, do đó cán

bộ soạn thảo lấy tên theo như trong kế hoạch. Ví dụ như Hội nghị triển khai công tác

bình đẳng giới năm 2019.

- Họ và tên, chức vụ người được mời (căn cứ vào danh sách khách mời).

Thời gian tổ chức: thời gian đã được xác định tại kế hoạch, tờ trình tổ chức

cuộc họp. Chẳng hạn 9h ngày 15 tháng 06 năm 2018.

Địa điểm tổ chức: đã được xác định tại kế hoạch, tờ trình tổ chức cuộc họp

- Các yêu cầu hoặc đề xuất khách mời, đai biểu khi tham dự cuộc họp: các yêu

cầu về việc mang tài liệu, các bài báo cáo, ...

- Hình thức chỉ dẫn và người liên hệ: khi có thắc mắc về cuộc họp cần liên hệ

35

với cán bộ hay chuyên viên nào đề giải quyết vấn đề.

- Thẩm quyền kí giấy mời:

+ Trình ký giấy mời: Giấy mời sau khi được soạn thảo và lựa chọn hình thức

sẽ được trình lên Trưởng phòng và Phó Trưởng phòng ký phê duyệt

+ Gửi giấy mời: giấy mời của cuộc họp được gửi đi ít nhất trước 03 ngày làm

việc so với ngày diễn ra cuộc họp, kèm theo tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu và

các vấn đề có liên quan tới nội dung cuộc họp trừ một số trường hợp các cuộc họp

mang tính khẩn thì cần có sự chỉ đạo của Trưởng phòng hoặc lãnh đạo các đơn vị

khác.

+ Tùy thuộc vào thành phần cũng như địa chỉ của các đại biểu, khách mời mà

công tác gửi giấy mời được tiến hành vào những khoảng thời gian khác nhau.

2.3.1.5. Chuẩn bị địa điểm tổ chức cuộc họp

Địa điểm tổ chức cuộc họp được xác định trong kế hoạch tổ chức cuộc họp đã

được lập đó. Người chủ trì hoặc ban tổ chức cuộc họp phân công các đơn vị, cá nhân

cụ thể phụ trách việc chuẩn bị địa điểm tổ chức cuộc họp sao cho phù hợp với nội

dung và tính chất của cuộc họp đó.

Đối với các cuộc họp được tổ chức ngoài cơ quan thì cán bộ chuyên trách của

phòng phải thực hiện việc liên hệ và khảo sát địa điểm tổ chức các cuộc hội họp theo

đúng yêu cầu về thành phần, số lượng và các yêu cầu yếu tố kĩ thuật đối với việc tổ

chức cuộc họp. Sau khi liên hệ được với đơn vị cho thuê hoặc mượn địa điểm thì cần

thực hiện các công việc khảo sát sau:

- Khảo sát diện tích phòng họp, lên phương án và vẽ sơ đồ sắp xếp bàn ghế,

chỗ ngồi.

- Khảo sát các thiết bị kỹ thuật âm thanh, ánh sáng và các phương tiện phục

vụ khác. Cán bộ của phòng LĐ - TBXH phối kết hợp với phòng Quản trị thiết bị của

UBND quận để kiểm tra các thiết bị kĩ thuật như: đèn chiếu sáng, máy chiếu, loa, đài,

micro, các phương tiện hỗ trợ khi có sự cố về điện,...

- Khảo sát nơi ăn, nghỉ cho khách mời và người tham dự; dự kiến các phương

án di chuyển của các khách mời, đại biểu. Khảo sát về địa điểm đưa đón cán bộ tham

dự cuộc họp, dự kiến chuẩn bị phương tiên đưa đón đại biểu, lựa chọn đường đi cho

36

phù hợp và thực hiện một số yêu cầu khác. Cùng với đó là những yêu cầu đảm bảovề

an ninh, an toàn cho các đại biểu trong thời gian làm việc tại đây.

- Thỏa thuận các nguyên tắc ràng buộc, ký các hợp đồng mượn hay thuê địa

điểm cuộc họp và các dịch vụ đi kèm có liên quan. Sau khi tiến hành khảo sát tất cả

các vấn đề liện quan thì sẽ đưa ra thỏa thuận các điều khoản và tiến hành kí hợp đồng

với đơn vị cho thuê địa điểm họp đó. Thông thường, mỗi một hợp đồng sẽ được làm

về một lĩnh vực nhất định. Trong một số trường hợp cần thiết có thể tiến hành gộp

chung và trong một hợp đồng nhưng cần làm rõ từng nội dung, lĩnh vực.

Như vậy, việc khảo sát các vấn đề liên quan đến địa điểm tổ chức cuộc họp là

một vấn đề rất quan trọng, nó cần được diễn ra và hoàn tất trước khoảng 15 ngày so

với ngày tổ chức cuộc họp. Tuy nhiên, dù cho công tác tổ chức cuộc họp được diễn

ra trong hay ngoài cơ quan thì việc chuẩn bị địa điểm tổ chức cuộc họp sẽ được bao

gồm các vấn đề như sau:

- Sắp xếp bàn ghế, bố trí chỗ ngồi phù hợp có ý nghĩa đặc biệt, thể hiện được

sự chỉn chu của Ban tổ chức, tạo cảm giác hài lòng cho người tham dự. Vị trí trung

tâm cuộc họp thường được dành cho các đại biểu có chức vụ cao [Phụ lục 6].

- Có sự phân biệt, chia tách cụ thể giữa các khu vực của cuộc họp như: phần

sân khấu, phần cánh gà, khu vực chỉnh âm thanh ánh sáng, khu vực khán đài và chú

ý đặc biệt đến đường đi chính và cuộc họp. Bên cạnh đó cần quan sát lối đi lên phát

biểu của các đại biểu tham dự (không được rộng quá hay hẹp quá, đảm bảo an toàn

và tạo cảm giác thư thái cho đại biểu, bố trí chỗ ngồi thuận tiện để khi đến lượt phát

biểu không mất thời gian và không gây ồn ào cho cuộc họp đó).

Tại cuộc họp Tuyên truyền về chính sách dành cho người có công với cách

mạng năm 2019 được tổ chức tại Nhà văn hóa phường Yên Hòa thì việc chuẩn bị địa

điểm tổ chức này đã được lên phương án trước 10 ngày so với ngày chính thức diễn

ra cuộc họp. Cán bộ phụ trách được phân công nhiệm vụ bố trí và sắp xếp chỗ ngồi

cho các đại biểu và khách mời cuộc họp. Cần xác định khoảng cách vị trí chỗ ngồi

phía trước, phía sau, hai bên trái phải nhằm đảm bảo làm sao cho các đại biểu thuận

tiện trong việc lên sân khấu phát biểu hay thảo luận các công việc và nội dung của

cuộc họp.

37

Khi sắp xếp vị trí chỗ ngồi cho các đại biểu cần phân thành các khu khác nhau.

Đại biểu hay khách mời cấp trên sẽ ngồi vị trí trung tâm của hội trường. Có rất nhiều

cách bài trí khác nhau. Sau khi chia khu vực chỗ ngồi thì cán bộ hay người được giao

nhiệm vụ sẽ tiến hành in bảng tên và sắp xếp bảng tên các đại biểu (căn cứ vào danh

sách đại biểu tham dự đã lập). Ví dụ như: Phó Chủ tịch UBND Quận - Nguyễn Thị

Dung, Trưởng phòng LĐ - TBXH - Nguyễn Quang Hồng,...

Bên cạnh đó, công tác chuẩn bị khu vực ngoài hội trường cũng cần được quan

tâm và chú trọng nhằm đảm bảo an ninh, an toàn, hướng dẫn nơi để xe nhằm phục vụ

cho cả quá trình trước và ngày sau khi cuộc họp kết thúc.

2.3.1.6. Công tác trang trí, khánh tiết, thiết bị kỹ thuật phục vụ cho cuộc họp

Bên cạnh các công việc như trên, việc đảm bảo công tác trang trí, khánh tiết

cho cuộc họp là vô cùng quan trọng. Nhắc đến công tác khánh tiết là nhắc đến các

vấn đề bao gồm: công tác nghi lễ; chuẩn bị và trang trí sân khấu; băng rôn, maket.

Việc trang trí phải đảm bảo tính phù hợp với mục đích, tính chất và yêu cầu của cuộc

họp, đặc biệt là vấn đề liên quan đến trang trí sân khấu bởi đây là khu vực mà tất cả

mọi người đến tham dự đều theo dõi và hướng mắt đến. Đối với các cuộc họp do

phòng LĐ - TBXH chủ trì thì việc thiết kế và bày trí sân khấu, in ấn maket, băng rôn

sẽ do phòng trực tiếp thực hiện và có sự phê duyệt của Trưởng phòng. Nó được thiết

kế cần đảm bảo được rằng bục đứng phát biểu; khu vực trung tâm treo maket có các

thông tin về cuộc họp; khu vực tượng Bác, treo cờ; khu vực để trang thiết bị phục vụ

cuộc họp.

Không chỉ có vậy, việc đảm bảo tính thẩm mỹ tại chỗ ngồi hay các vị trí trên

sân khấu là yếu tố mang đến sự thành công và tạo điểm nhấn cho người tham dự.

Tưởng chừng là nhỏ nhưng các việc như chọn khăn trải bàn, hoa trang trí hội trường

và hoa để khu vực đại biểu, bày trí nước giải khát hoặc đồ ăn nhẹ nếu được thực hiện

tốt sẽ mang đến cho người tham dự không bị nhàm chán và tăng tính trang trọng, lịch

sự của cuộc họp.

Tại cuộc họp giao ban Đội công tác xã hội tình nguyện quý I/2020 và triển

khai thực hiện nhiệm vụ của quý II/2020, maket của cuộc họp được in hình vuông,

kích thước 2mx2m được treo ở chính giữa sân khấu. Còn tượng Bác và bục phát biểu

38

được trang trí bằng những lãng hoa lan, ngoài ra sân khấu còn có một số thiết bị chiếu

sáng phục vụ cho quá trình diễn ra cuộc họp. Ngoài ra, khăn trải bàn với tông màu

xanh nước biển nhẹ được trải ngăn nắp và để nước uống phục vụ cuộc họp. Từ đó,

tạo cảm giác trang trọng, lịch sự và tôn trọng người tham dự cuộc họp.

Bộ phận được giao nhiệm vụ phụ trách về mảng kỹ thuật của cuộc họp phải

có trách nhiệm kiểm tra các vấn đề liên quan đến âm thanh, ánh sáng, tốc độ đường

truyền của các phương tiện phục vụ. Tại hội trường của UBND quận Cầu Giấy được

bố trí sẵn, còn đối với các địa điểm ngoài cơ quan thì đa số đó đều phải bố trí và

chuẩn bị một cách tỉ mỉ, chi tiết [Phụ lục 7].

- Kiểm tra các trang thiết bị phục vụ như âm thanh, ánh sáng, cờ hoa, ... Trong

quá trình thực hiện việc lắp đặt, cán bộ được phân công cần kiểm tra tình trạng các

công cụ lắp đặt để có phương án xử lý khi có tình huống phát sinh. Bên cạnh đó còn

các món quà tặng, hoa, bằng khen, các khay bưng đồ vật cho việc tổ chức cuộc họp.

2.3.1.7. Công tác truyền thông của cuộc họp

Căn cứ vào từng nội dung, tính chất và mức độ ảnh hưởng của các cuộc họp

mà thực hiện các hình thức truyền thông khác nhau. Một số hình thực chủ yếu như

thông qua sách báo tạp chí, thông qua truyền hình, các trang web, mạng xã hội, ba lô,

áp phích,... Tuy nhiên, tại phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy chủ yếu thực hiện công

tác truyền thông các cuộc họp hay các cuộc hội nghị thông qua các trang báo.

Phòng LĐ - TBXH phối hợp với Văn phòng để làm đầu mối cung cấp thông

tin, nội dung thông tin để đăng tải các nội dung đó lên các trang web của UBND quận

hay các trang web của phòng LĐ - TBXH. Bên cạnh đó, tăng cường và chủ động

trong công tác phối hợp với các cơ quan thông tin báo chí đưa tin về thời điểm trước,

trong và sau cuộc họp hay cuộc hội nghị. Phòng LĐ - TBXH chủ yếu phối hợp với

Đài phát thanh và truyền hình Hà Nội, tờ báo Viẹtnamnet, tờ báo Người lao động, tờ

báo Công luận.

2.3.1.8. Công tác y tế của cuộc họp

Căn cứ vào thành phần, đại biểu và người tham dự cuộc họp mà phòng LĐ -

TBXH phối kết hợp với phòng y tế của quận để thực hiện việc chăm sóc sức khỏe

cho các đại biểu tham dự hoặc khi có sự cố không may về sức khỏe của người tham

39

dự cuộc họp.

Bên cạnh đó, phòng y tế chủ động xây dựng các phương án, đảm bảo các điều

kiện về công tác y tế, chăm sóc sức khỏe cho đại biểu tham dự cuộc họp. Chuẩn bị

sẵn các phương án, phương tiện cứu thương, các loại thuốc cần thiết nhằm đảm bảo

cho sức khỏe của các đại biểu. Qua khảo sát,tại các cuộc họp có quy mô lớn của

phòng thì cần chuẩn bị một số loại thuốc phổ biến như: đau đầu, đau bụng, thuốc

bổ,...

2.3.1.9. Chuẩn bị kinh phí tổ chức cuộc họp

Bản dự trù kinh phí bao gồm các khoản chi tiêu cần chuẩn bị cho tổ chức cuộc

họp. Cá nhân được phân công phải tiến hành soạn thảo bản dự trù kinh phí trình

Trưởng phòng xem xét và duyệt nguồn kinh phí hỗ tổ chức cuộc họp. Các khoản chi

phí phải phù hợp và cần thiết, các khoản kinh phí dự phòng cần đảm bảo tiết kiệm

chi phí nhất cho đơn vị. Tuyệt đối không được lợi dụng các khoản chi phí này để phục

vụ cho lợi ích của cá nhân. Trong quá trình thực hiện phải đảm bảo rằng tất cả các

khoản chi đều cần có hóa đơn, chứng từ minh bạch và công khai. Ngoài ra, bản dự

trù kinh phí cần thống kê được các khoản cần chi trả trong quá trình tổ chức cuộc họp

từ khâu chuẩn bị đến khâu kết thúc cuộc họp nhằm phục vụ thanh toán và quyết toán

các chi phí sau khi cuộc họp kết thúc. Việc dự trù các kinh phí này được thực hiện

theo các quy định của pháp luật.

Công tác soạn thảo và lập bản dự trù kinh phí tại phòng LĐ - TNXH quận Cầu

Giấy được thực hiện bởi các chuyên viên - người phụ trách từng lĩnh vực hoạt động

của phòng, đây cũng chính là những người tổ chức lập kế hoạch về các cuộc họp.

Thông thường, một bản dự trù kinh phí tổ chức cuộc họp bao gồm:

+ Số thứ tự nội dung chi;

+ Nội dung chi;

+ Đơn giá;

+ Thành tiền;

+ Ghi chú.

2.3.1.10. Chuẩn bị ghi biên bản cuộc họp

Biên bản cuộc họp sẽ do thư ký của cuộc họp đảm nhiệm nhưng việc chuẩn bị

40

các điều kiện cần thiết và thuận lợi cho thư ký đảm nhiệm chức vụ lại thuộc về trách

nhiệm của cán bộ chuẩn bị.

Thư ký cuộc họp cần tiến hành những công việc sau đây:

Kiểm tra lại vị trí ngồi của Thư ký, tùy vào địa điểm, tính chất và nội dung của

cuộc họp thì vị trí ngồi của thư kí có thể được sắp xếp khác nhau. Ở phòng LĐ -

TBXH quận Cầu Giấy, các cuộc họp mang tính chất thường xuyên, nội dung hướng

đến công tác triển khai nhiệm vụ, tuyên truyền, thông báo thì số lượng thư ký là 01

người. Chẳng hạn trong các cuộc họp giao ban định kỳ thì số lượng thư ký là 01.

Không chỉ có vậy, công tác chuẩn bị các phương tiện phục vụ và hỗ trợ cho

việc ghi biên bản cuộc họp là cần thiết. Các phương tiện này có thể là: máy tính, máy

ghi âm, sổ ghi biên bản, giấy ghi biên bản,... Căn cứ là tính chất của cuộc họp mà

chuẩn bị từng phương tiện sao cho được khoa học và tạo điều kiện cho người thư ký

hoàn thành tốt nhất công việc của mình.

Các hồ sơ, tài liệu phục vụ cho quá trình ghi biên bản cần được người thư ký

chú ý đến. Các hồ sơ đó bao gồm chương trình nghị sự, tài liệu, báo cáo và tham luận

được đề cập trong nội dung của cuộc họp. Nó được coi là một phương tiện phục vụ

cho việc ghi biên bản được chính xác, khách quan.

2.3.1.11. Chuẩn bị các yếu tố khác

Bên cạnh sự chuẩn bị về kế hoạch, chương trình nghị sự, địa điểm tổ chức,

kinh phí tổ chức,... thì trong một cuộc hội họp cần chuẩn bị những nhiệm vụ khác,

bao gồm:

- Soạn thảo kịch bản cuộc họp:

Cán bộ chuyên môn được phân công nhiệm vụ phụ trách soạn thảo kế hoạch

tổ chức cuộc họp phải xây dựng thêm kịch bản cho cuộc họp. Trong kịch bản này

cần chỉ rõ sự phối kết hợp về nội dung và công tác cần tiến hành trong quá trình

tổ chức cuộc họp. Thông thường, một kịch bản thường được bao gồm các nội dung

sau:

+ Số thứ tự công việc;

+ Thời gian thực hiện công việc;

+ Nôi dung công việc;

41

+Người thực hiện;

+ Lời dẫn;

+ Âm thanh, ánh sáng.

Căn cứ vào kịch bản cuộc họp, cán bộ tham gia điều hành cuộc họp theo

thứ tự các công việc đã được sắp xếp theo thứ tự trong bản chương trình nghị sự

công khai.

- Sắp xếp các dịch vụ khác:

Các dịch vụ khác liên quan đến việc chuẩn bị các bữa tiệc, nhà ăn có đủ sức

chứa hay không?, thời gian phục vụ cho một bữa tiệc, thực đơn của bữa tiệc,...

Sắp xếp bàn ghế theo hình tròn hay hình vuông, khu vực phục vụ được chia

thành các khu vực cho từng lãnh đạo, đại biểu, khách mời,...

- Sắp xếp các tài liệu

Thông báo cho các thành viên tham dự cuộc họp về các thông tin có liên quan

đến cuộc họp. Có thể gửi kèm chương trình nghị sự cho các khách mời và bản đồ chỉ

dẫn tới địa điểm diễn ra cuộc họp với những đại biểu ở xa.

Sắp xếp các tài liệu theo thứ tự chương trình, có thể sự dụng ghim, bìa hồ sơ,

túi clean bag để đựng tài liệu gửi đến từng đại biểu. Một tập tài liệu được gửi đến đại

biểu bao gồm: chương trình nghị sự, các bài báo cáo, tham luận, giấy bút, sơ đồ chỗ

ngồi (nếu có), ...

Từ công tác chuẩn bị cho một cuộc họp đúng quy trình, khoa học sẽ giúp cho

việc tiến hành cuộc hội họp mang lại kết quả cao, góp phần cho việc hoàn thành

nhiệm vụ được giao của phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội.

2.3.2. Giai đoạn tiến hành

Hiện nay, tại UBND quận Cầu Giấy nói chung và phòng LĐ - TBXH quận nói

riêng chưa có một văn bản nào hướng dẫn về những công việc hay một quy trình cụ

thể nào trong khi cuộc họp hay cuộc hội nghị được diễn ra. Thay vào đó, ban tổ chức

cuộc họp hay người chủ trì cuộc họp đó sẽ chủ động thông báo với các cá nhân, đơn

vị có liên quan đến việc thực hiện, điều hành các thiết bị cần thiết biết kịch bản của

cuộc họp để các đơn vị căn cứ vào đó thực hiện và hoàn thành nhiệm vụ được giao

nhằm giúp cho cuộc họp được diễn ra thành công và thuận lợi nhất.

42

Trước ngày tổ chức cuộc họp 03 ngày, ban tổ chức có trách nhiệm đi kiểm tra

về tiến độ thực hiện công việc, chất lượng các công việc mà đã phân công cho từng

đơn vị. Bên cạnh đó, tiến hành thực hiện việc khớp khung chương trình và kết hợp

với các bộ phận liên quan. Tại một số cuộc họp lớn, cần diễn tập thử để phát hiện ra

thiết xót và đưa ra phương án bổ sung, sửa chữa sao cho kịp thời và đảm bảo sự thành

công của cuộc họp.

Vào ngày tổ chức cuộc họp, ban tổ chức và người được phân công nhiệm vụ

cần đến trước thời gian bắt đầu cuộc họp khoảng 2 giờ đồng hồ. Tại nơi diễn ra cuộc

họp, cán bộ được phân công phụ trách tiến hành kiểm tra một lần cuối nhằm đảm bảo

sự thành công của cuôc họp. Đặt biệt cần kiểm tra hệ thống âm thanh, máy chiếu, tài

liệu,... Tránh các trường hợp có thể xẩy ra như: mất điện, tài liệu còn thiếu,...

2.3.2.1. Đón tiếp đại biểu

Tùy theo quy mô, tính chất và vị trí của từng đại biểu tham dự cuộc họp mà có

những hình thức khác nhau trong việc đón tiếp đại biểu.

Thông thường, đối với các cuộc họp có quy mô nhỏ, số lượng dưới 50 người

thì việc đón tiếp đại biểu được diễn ra với từng đại biểu. Đại diên ban cổ chức hoặc

người chủ trì cuộc họp sẽ trực tiếp đón các khách mời và đại biểu đó.

Tuy nhiên, đối với các cuộc họp có quy mô lớn thì không thể áp dụng hình

thức đón tiếp từng đại biểu mà bên cạnh đó công tác này cần được chuẩn bị một cách

chu đáo và kĩ lưỡng hơn. Ban tổ chức chủ động thực hiện công tác lễ tân chào đón

các đại biểu. Tại hội trường UBND quận Cầu Giấy khi diễn ra các cuộc họp của

phòng LĐ - TBXH tổ chức, ban tổ chức sẽ chia thành các khu vực khác nhau từ cổng

vào, khu vực tầng 1, lối cầu thang lên hội trường tại Tầng 2 và bên trong hội trường.

Sau đó, tiến hành thực hiện công tác đăng ký đại biểu, tổng hợp danh sách đại biểu,

tài liệu và hướng dẫn đại biểu vào hội trường theo vị trí chỗ ngồi. Một đội thực hiện

công việc mời nước uống các đại biểu tham dự. Lãnh đạo phòng L Đ - TBHX quận

Cầu Giấy cũng tham gia và trong quá trình đón tiếp đại biểu nhưng không thực hiện

chi tiết cụ thể các công việc mà là bắt tay, chào hỏi nhằm thể hiện sự quan tâm, tôn

trọng của bản thân dành cho khách mời đó.

Bên cạnh đó, tại một số cuộc họp quan trong do phòng tổ chức hoặc phối hợp

43

tổ chức mà có các đai biểu là lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Quốc hội hoặc Chính phủ

cần thắt chặt công tác an ninh, đảm bảo an toàn trong suốt quá trình diễn ra cuộc họp

đó.

Ổn định trật tự cuộc họp: Sau khi đón tiếp đại biểu và căn cứ vào chương trình

nghị sự của cuộc họp mà cán bộ được giao nhiệm vụ có trách nhiệm nhắc nhở mọi

người đã đến giờ làm việc và đề nghị các đại biểu giữ gìn trật tự.

2.3.2.2. Điều khiển các thiết bị kỹ thuật

Việc sử dụng các thiết bị kỹ thuật nhằm phục vụ cho cuộc họp cần đảm bảo sự

an toàn, hiệu quả và không gây lãng phí. Cùng với đó, đảm bảo sự hoạt động của các

hệ thống thiết bị trong suốt quá trình diễn ra cuộc họp và xây dựng các phương án

phòng tránh những trường hợp, tình huống có thể xảy ra như: mất điện, quá tải điện,

hỏng các thiết bị khi đang vận hành, ...

2.3.2.3. Triển khai chương trình cuộc họp

Theo chương trình đã được phê duyệt, ban tổ chức hoặc người chủ trì cuộc

họp có trácnh nhiệm thực hiện các công việc sau đây:

- Các công việc nghi lễ, bao gồm: chào cờ, hát Quốc ca. Tùy theo tính chất và

nội dung của cuộc họp thì nghi lễ có thể diễn ra hoặc không. Chẳng hạn như cuộc họp

giao ban của các chuyên viên trong phòng với lãnh đạo của phòng thì không cần tổ

chức nghi lễ này. Tuy nhiên, bên cạnh đó, các cuộc họp có tính chất bắt buộc phải

tuân thủ các nghi lễ như cuộc họp tổng kết công tác Đảng, hoặc như cuộc họp tổng

kết công tác năm 2019 và triển khai các phương hướng nhiệm vụ năm 2020 thì cần

phải triển khai các nghi lễ.

- Dẫn chương trình:

Sau khi thực hiện xong các nghi lễ, cán bộ được giao nhiệm vụ dẫn chương

trình cuộc họp nhanh chóng trở về sân khấu để thực hiện các công việc theo đúng

chương trình, kế hoạch và kịch bản đã được đề ra. Đối với những cuộc họp có sự

tham dự của lãnh đạo cấp trên cần giao nhiệm vụ dẫn chương trình cuộc họp cho

người có uy tín và vị trí nhất định trong cơ quan. Trong cuộc họp tập huấn công tác

việc làm, xuất khẩu lao động trên địa bàn quận Cầu Giấy năm 2019 đã có sự tham dự

của Phó Giám đốc sở LĐ - TBXH thành phố Hà Nội, Chủ tịch UBND quận Cầu Giấy,

44

do đó, cán bộ phụ trình đó. Sau khi tiến hành các nghi thức, cán bộ phụ trách sẽ về

nơi phát biểu trên sân khấu và tiến hành khai mạc, tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu

sau đó là tiến hành các nội dung khác đã được chuẩn bị trước.

2.3.2.4. Theo dõi tiến trình và diễn biến cuộc họp, giữ đúng thời lượng các

báo cáo cho đại biểu và giờ giải lao

Một trong những điểm đánh giá mức độ thành công của cuộc họp là giữ đúng

khoảng thời gian đã xây dựng trong chương trình nghị sự với thực tế cuộc họp đang

diễn ra. Thông thường, các cuộc họp mang tính nghi thức thì việc thực hiện theo thứ

tự các nội dung đã được công khai trong chương trình nghị sự luôn được đảm bảo

đúng tiến độ và hầu như không có trường hợp diễn ra quá thời gian.

Người chủ trì cuộc họp phải đảm bảo rằng các phần trong chương trình nghị

sự được diễn ra theo đúng lịch trình đã được thống nhất. Việc linh động trong khâu

chờ các đại biểu tham dự cuộc họp là điều không thể tránh khỏi, đặc biệt với những

đại biểu có vai trò quan trọng trong cuộc họp đó chẳng hạn như đại biểu của Sở LĐ -

TBXH cho ý kiến chỉ đạo. Do đó, không thể tránh khỏi những sự chậm trễ và gián

đoạn, cần ghi nhận điều này vào trong biên bản của cuộc họp. Người điều hành cuộc

họp cần đưa ra các phương án đẩy nhanh tiến độ nhằm điều chỉnh thời gian cuộc họp

như:

- Thay đổi vị trí và giọng nói, nói nhanh hơn và to hơn để mọi người chú

ý hơn

- Lược đi những mục không quan trọng trong cuộc họp nhưng cần bảo đảm

rằng nó không ảnh hưởng đến những ý kiến đóng góp hay những biểu quyết của người

tham dự cuộc họp.

Trong chương trình làm việc của cuộc họp Hội thảo kết thúc dự án phát hiện

sớm, can thiệp sớm và giáo dục hòa nhập cho trẻ em khuyết tật trên địa bàn quận Cầu

Giấy, sau khi đón tiếp đại biểu, phát tài liệu, ổn định chỗ ngồi cho đại biểu thì lúc này

người được phân công điều hành hội thảo sẽ lên sân khấu và ổn định lại hội trường,

bắt đầu vào thời gian làm việc. Còn tại cuộc họp tổng kết công tác năm 2019 và triển

khai các phương hướng, nhiệm vụ năm 2020 lại có chương trình khác. Đầu tiên là

đón tiếp đại biểu, đăng ký đại biểu. Sau đó, khi đã ổn định trong hội trường thì người

45

được giao nhiệm vụ sẽ tiến hành khai mạc, bao gồm: các nghi thức chào cờ, hát Quốc

ca, giới thiệu chủ đề của cuộc họp, đại biểu tham dự cuộc họp và đọc diễn văn khai

mạc. Khi vào phần nội dung chính của cuộc họp, các đơn vị hay cá nhân được phân

công chuẩn bị các bài báo cáo hay tham luận đọc trong cuộc họp sẽ lần lượt thực hiện

các công việc theo đúng chương trình nghị sự đã được phê duyệt. Mỗi bài phát biểu

cần cô đọng, ngắn gọn và thể hiện được chủ đề cũng như nội dung của cuộc họp. Thời

gian tối đa cho mỗi bài phát biểu là 15 phút. Do đó, người chủ trì cuộc họp cần sắp

xếp thứ tự trình bày các bài tham luận hay báo cáo sao cho khoa học, logic và không

làm giảm đi sự tập trung của người tham dự. Tại cuộc họp tổng kết công tác năm

2019 và triển khai các phương hướng, nhiệm vụ năm 2020 thì có những bài báo cáo

sau được trình bày tại cuộc họp:

Báo cáo về công tác Lao động - việc làm và đào tạo nghề năm 2019 và phương

hướng công tác năm 2020;

Báo cáo về công tác thương binh liệt sĩ và người có công với cách mạng năm

2019 và phương huớng công tác năm 2020;

Báo cáo về lĩnh vực xã hội thuộc ngành quản lý năm 2019 và phương hướng

công tác năm 2020;

Báo cáo về công tác bình đẳng giới năm 2019 và phương hướng nhiệm vụ

năm 2020;

Báo cáo về công tác thanh tra, kiểm tra và tổ chức tiếp công dân năm 2019 và

phướng hướng nhiệm vụ năm 2020;

Báo cáo về công tác kế hoạch tài chính và tổng hợp hành chính năm 2019 và

phướng hướng công tác năm 2020;

Sau khi các bài báo cáo đã được trình bày xong, cuộc họp sẽ có một khoảng

thời gian để giải lao. Hình thức chủ yếu là giải lao tại chỗ và có thể kết hợp với những

tiết mục văn nghệ nhằm giúp cho bầu không khí không bị căng thẳng và nhàm chán,

thời gian giải lao được diễn ra trong khoảng từ 10 đến 15 phút. Sau đó, tiếp tục triển

khai và tiến hành các nội dung trong cuộc họp nhằm đi đến mục đích cuối cùng của

cuộc họp. Cuối cùng là lời phát biểu của cấp trên và của trưởng phòng kết thúc cuộc

họp.

46

2.3.2.5. Giải quyết những vấn đề khác

Trong quá trình diễn ra cuộc họp, rất nhiểu tình huống có thể xảy ra như những

tình huống không có trong kịch bản hoặc chương trình nghị sự. Chính vì vậy, ban tổ

chức hay ngưởi chủ trì cuộc họp cần linh động để giải quyết các vấn đề phát sinh.

Bên cạnh đó, một số sự cố có thể diễn ra là mất điện, sự cố về các thiết bị âm

thanh. Do vậy, trong trường hợp này, ban tổ chức cuộc họp phải phối hợp với

phòng quản trị thiết bị của UBND quận (khi tổ chức ở Hội trường quận) hay ban

quản trị nơi thuệ, mượn địa điểm nhằm đảm bảo cho cuộc họp vẫn có thể diễn ra

bình thường.

Tùy vào từng tình huống có thể xảy ra tại cuộc họp mà người chủ trì cuộc họp

sẽ phải xử lý và giải quyết các tình huống nhanh gọn, không làm mất quá nhiều thời

gian vào việc giải quyết tình huống đó. Đồng thời, người xử lý cần điềm tĩnh, không

trở nên hốt hoảng để ảnh hưởng đến tâm lý, gây đến nhiều khó khăn trong việc giải

quyết tình huống. Trong một số trường hợp khi không đủ thẩm quyền, cán bộ chuyen

trách có xin những ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cấp trên. Điển hình là việc hỏng máy

chiếu trong khi trình chiếu tài liệu có liên quan đến cuộc họp và không thể khắc phục

thì tiến hành xin ý kiến giải quyết của lãnh đạo để cuộc họp được đi đến thành công.

2.3.2.6. Công tác ghi biên bản cuộc họp

Ban tổ chức hoặc người chủ trì cuôc họp chịu trách nhiệm cử thư ký của cuộc

họp ghi biên bản cuộc họp và soạn thảo các thông báo, các quyết định về những vấn

đề được đề cập trong cuộc hội họp đó.

Tùy theo tính chất và quy mô của cuộc họp thì số lượng thư ký ghi biên bản

trong một cuộc họp có thể thay đổi và không cố định. Họp giao bàn tuần có thể chỉ

cần cử 1 cán bộ làm thư ký cuộc họp nhưng với các cuộc họp chuyên môn, các cuộc

họp có quy mô từ 300 người trở lên thì cần đến hai hoặc ba thư ký phụ trách. Phòng

L Đ - TBXH quận Cầu Giấy phối hợp với các đơn vị có liên quan để chuẩn bị các

phương tiên hỗ trợ cho việc ghi biên bản như: máy ghi âm, máy tính, sổ ghi biên

bản,... có thể áp dụng nhiều hình thức khác nhau trong việc ghi biên bản cuộc họp

nhưng cần đảm bảo được tính thể thức, nội dung, thông tinh chính xác tuyệt đối không

sai lệch.

47

2.3.2.7. Bế mạc cuộc họp

Việc bế mạc cuộc họp có thể được thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau

tùy thuộc vào nội dung và tính chất của cuộc họp. Chẳng hạn như bế mạc cuộc họp

được thể hiện qua một bài diễn văn bế mạc, lời tuyên bố kết thúc cuộc họp của lãnh

đạo phòng, kết thúc bằng những tiết mục văn nghệ hoặc có thể chụp ảnh lưu niệm

[Phụ lục 8].

2.3.3. Giai đoạn kết thúc

Ban tổ chức cuộc họp tiến hành rút kinh nghiệm sau khi cuộc hội họp kết thúc

như: sự hoàn thành công việc của các cá nhân, đơn vị được phân công, công tác phối

hợp giải quyết công việc của các đơn vị liên quan đã thực sự đạt hiệu quả?, công tác

phân công công việc trước, trong và sau khi cuộc họp có gì phải rút kinh nghiệm và

chấn chỉnh lại hay không? Chẳng hạn trong cuộc họp tập huấn về hòa nhập cộng

đồng của Người khuyết tật năm nhân kỉ niệm ngày Người khuyết tật năm 2018 chưa

có sự phân công khu vực ngồi của Hội người khuyết tật quận Cầi Giấy và Hội người

mù quận Cầu Giấy. Do đó dẫn đến việc khó khăn trong công tác điểm danh của hai

hội này, gây mất trật trự trong hội trường và gây nên sự không hài lòng của một số

đại biểu. Như vậy, bài học ở đây là chuẩn bị công tác tổ chức được tốt hơn, chú ý

quan sát, bố trí cán bộ chỉ dẫn cho mọi người để tránh những tình huống phát sinh.

2.3.3.1. Thông báo kết luận cuộc họp

Ban tổ chức hoặc người chủ trì cuộc họp phối hợp với các đơn vị có liên quan

dự thảo thông báo kết luận cuộc họp, trình lãnh đạo ký phê duyệt. Sau khi có ý kiến

chỉ đạo của lãnh đạo, văn bản sẽ được tiến hành nhân bản và gửi đến tất cả các đơn

vị có liên quan để tiên hành tổ chức thực hiện.

Biên bản cuộc họp bao gồm những nội dung sau:

+ Người chủ trì và danh sách những người tham gia cuộc họp;

+ Những vấn đề được trình bày và thảo luận tại cuộc họp;

+ Ý kiến phát biểu của những người tham dự cuộc họp;

+ Kết luận của người chủ trì cuộc họp và những quyết định được đưa ra trong

cuộc họp;

Thời hạn chậm nhất để thông báo kết luận của cuộc họp là ba ngày làm việc

48

kể từ ngày cuộc họp được kết thúc. Ngoài ra, trong trường hợp cần thiết có thể được

thực hiện theo sự chỉ đạo của Lãnh đạo phòng.

2.3.3.2. Triển khai kết luận cuộc họp

Cán bộ chuyên trách có trách nhiệm tham mưu và đề xuất với Lãnh đạo phòng

phân công các đơn vị có liên quan đến triển khai các vấn đề theo kết luận của cuộc

họp và đôn đốc, theo dõi và tổng hợp các báo cáo kết luận triển khai nội dung.

2.3.3.3. Quyết toán chi phí

Đơn vị chủ trì cuộc họp phối họp với các bộ phận có liên quan để thanh toán,

quyết toán các khoản chi phí dùng cho cuộc họp đó. Những khoản chi phí này cần rõ

ràng, minh bạch. Các đơn vị có tài khoản riêng có trách nhiệm hoàn tất các thủ tục

theo đúng quy định. Thời hạn quyết toán các khoản chi chậm nhất là 15 ngày kể từ

ngày kết thúc cuộc họp đó. Các khoản chi đều phải có hóa đơn và chứng từ rõ ràng,

làm căn cứ cho việc chi.

2.3.3.4. Lập hồ sơ cuộc họp

Phòng LĐ – TBXH có trách nhiệm thu thập và lập hồ sơ cuộc họp. Hồ sơ cuộc

họp phải bao gồm tất cả những văn bản, tài liệu có liên quan đến cuộc họp như tờ

trình tổ chức, kế hoạch tổ chức cuộc họp, chương trình nghị sự, danh sách khách mời

, mẫu giấy mời, dự trù kinh phí, bien bản cuộc họp, thông báo kết luận của cuộc họp.

2.3.3.5. Viết thư cảm ơn đến đại biểu tham dự cuộc họp

Việc viết thư ngỏ lời cảm ơn tùy theo mục đích, tính chất và quy mô của cuộc

họp mà nó có thể cần thực hiện hoặc không. Đối với những cuộc họp có sự góp mặt

của những đại biểu là người đến từ cơ quan cấp trên hay các cơ quan khác mà họ cho

những ý kiến đóng góp tại cuộc họp thì bắt buộc phải gửi thư cảm ơn những đóng

góp đó. Tuy nhiên, với những cuộc họp nội bộ thì thư cảm ơn là không cần thiết. Việc

gửi thư cảm ơn thể hiện sự tôn trọng, chân thành gửi đến đại biểu tham dự cuộc họp.

2.3.4. Công tác tổ chức các cuộc họp trực tuyến trong tình hình dịch bệnh

Covid - 19

Trước đây, hầu hết các cuộc họp được diễn ra dưới hình thức gặp mặt trực

tiếp. Từ cuối năm 2019. trước những diễn biến và mức độ nguy hiểm của dịch bệnh

Covid 19, thực hiện chỉ đạo của Chính phủ, UBND thành phố Hà Nội và của UBND

49

quận Cầu Giấy, các cuộc họp của phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy được tổ chức

dưới hình thức trực tuyến. Thông qua nền tảng Internet, sử dụng các công cụ hỗ trợ

công nghệ đồng bộ có chức năng họp hiệu quả như gặp mặt trực tiếp, đó là: Zoom

Meeting, Skype, Google Meet,... Qua tìm hiểu và khảo sát thực tế, tác giả được biết

ứng dụng Zoom Meeting đang được cài đặt và sử dụng cho tất cả các cuộc họp của

phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy và UBND quận Cầu Giấy.

Với sự tiện lợi, có thể cài đặt trên máy tính và điện thoại cùng với cách sử

dụng đơn giản và hiệu quả, ứng dụng Zoom đã giúp cho các cuộc họp của phòng LĐ

- TBXH đạt được những kết quả tương tự với họp trực tiếp:

2.3.4.1. Cách sử dụng ứng dụng Zoom

Để vận hành ứng dụng Zoom, các cán bộ và chuyên viên của phòng đã cài đặt

ứng dụng này thông qua CH Play trên điện thoại và thông qua các trình duyệt web

trên máy tính. Sau đó tiến hành đăng kí tài khoản Zoom để kích hoạt tài khoản và

điền đẩy đủ thông tin gồm: họ tên, mật khẩu của tài khoản (mật khẩu phải trên 8 kỹ

tự, bào gôm ít nhất một chữ cái viết hoa, một chữ cãi viết thường, một chữ số);

Tham gia phòng họp Zoom: trên cơ sở ứng dụng đã cài đặt, các cán bộ và

chuyên viên của phòng tiến hành đăng nhập tài khoản Zoom đã đăng ký và tham gia

vào phòng họp. Tại đây, người dùng sẽ được tham gia vào một cuộc họp và có đầy

đủ các chức năng: chat (thảo luận qua tin nhắn), video webcam trực tiếp, mute (thảo

luận), Record (ghi lại cuộc họp), slide share (chia sẻ tài liệu).

Phòng LĐ - TBXH với vai trò là đơn vị chủ trì (Host) sẽ đứng ra tổ chức

và mời các đơn vị, tập thể và cá nhân tham gia. Những người tham gia có thể đưa

ra các ý kiến thảo luận, chỉ đạo và trao đổi về những nội dung và mục tiêu của

cuộc họp.

2.3.4.2. Ưu và nhược điểm của việc sử dụng ứng dụng Zoom vào trong các

cuộc họp của phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy

a. Ưu điểm

Việc họp trực tuyến trước hết nó giúp cho công tác chuẩn bị cuộc họp được

rút gọn hơn rất nhiều so với họp trực tiếp. Đồng thời, nó giúp cho người tham dự cuộc

họp chủ động hơn về mặt thời gian, không gian và tài liệu họp.

50

Các cuộc họp trực tuyến của phòng chủ yếu là các cuộc họp giao ban, các cuộc

họp làm việc và triển khai nhiệm vụ với các phường, các cuộc họp với UBND quận

Cầu Giấy và các cuộc họp với Sở LĐ - TBXH thành phố Hà Nội. Từ đó, góp phần

nâng cao chất lượng, hiệu quả các cuộc họp và thực hành tiết kiệm, chống lãng phí

trong tổ chức họp.

Nâng cao khả năng ứng dụng khoa học công nghệ, trước hết là công nghệ

thông tin trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành. Cùng với đó là nâng cao khả

năng thu thập, trao đổi và phối hợp xử lý thông tin chủ yếu được thực hiện qua mội

trường mạng. Các bước trong quy trình tổ chức họp đều được tiến hành thông qua

mạng Internet gồm: chuẩn bị nội dung cuộc họp; giấy mời họp; cách thức, thời hạn,

phương thức gửi tài liệu họp; thành phần và số lượng người tham dự cuộc họp; thời

gian tiến hành cuộc họp; trách nhiệm của người chủ trì và người tham dự cuộc họp;

biên bản cuộc họp và thông báo kết quả cuộc họp.

b. Nhược điểm

Với việc có thể dễ dàng sự dụng trên nền tảng Internet nhưng việc tiếp cận và

làm quen với hình thức mới này cần nhiều thời gian để thích nghi. Do đó, mức độ tập

trung của những người tham dự họp không cao, dễ bị phân tán tâm trí và không tập

trung.

Wi-fi, 3G, 4G là những mạng được dùng để sử dụng ứng dụng này. Tuy nhiên,

khi có quá nhiều người truy cập, nó sẽ gây ra trình trạng tắc nghẽn, và đôi khi khiến

cuộc họp bị gián đoạn và không thể đạt được kết quả.

Việc giới hạn thành viên cũng là một trong những hạn chế của họp trực tuyến

thông qua ứng dụng Zoom. Nó cho phép trong một phòng họp có 100 người tham

gia, do vậy, những cuộc hội nghị lớn sẽ không thể tổ chức và áp dụng hình thức họp

trực tuyến.

2.3.5. Đánh giá công tác tổ chức hội họp tại phòng LĐ - TBXH của UBND

quận Cầu Giấy

Qua quá trình khảo sát và tiến hành thu thập, phân tích xử lý các thông tin, tác

giả đã có cái nhìn khách quan nhất về công tác tổ chức các cuộc hội họp tại đây

2.3.5.1. Ưu điểm

51

a. Về công tác tham mưu tổng hợp

Công tác tổ chức cuộc họp tại phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy đã thực

hiện theo đúng quy định của Nhà nước về họp họp tại Quyết định số 45/2018/QĐ

- TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp

trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước.

Phòng LĐ - TBXH đã ban hành quy chế làm việc của phòng, trong đó có quy

định rõ về chế độ hội họp của phòng. Quy định về các việc cần tiến hành khi tổ chức

cuộc họp và trách nhiệm của các cá nhân, đơn vị tham gia cũng như phối hợp tổ chức

cuộc họp.

Bên cạnh đó, công tác lập kế hoạch tổ chức cuộc họp được diễn ra từ rất sớm,

thường được hoàn thiện trước khi hội nghị chính thức diễn ra khoảng 2 tuần đến một

tháng. Từ đó, tạo điều kiện cho các bên chủ trì cuộc họp chủ động trong việc thực

hiện những vấn đề liên quan đến cuộc họp từ việc lập kế hoạch đến việc triển khai

các nội dung của cuộc họp và giúp cho cuộc họp được tiến hành một cách nhanh

chóng, kịp thời.

Nội dung của cuộc họp được chuẩn bị một cách kĩ lưỡng và chỉn chu. Các bài

báo cáo, tham luận được kiểm tra cả về nội dung và hình thức trình lãnh đạo trước

khi trình lên lãnh đạo kí và phê duyệt. Nó đảm bảo nguồn thông tin được kiểm duyệt

một cách chắn chắn trước khi được trình bày tại cuộc họp.

Công tác tổ chức của phòng LĐ - TBXH được chuẩn bị chu đáo, đảm bảo tất

cả các khâu, các nội dung công việc được kiểm soát và được thực hiện một cách tỉ mỉ

để tránh những rủi ro phát sinh trong quá trình tổ chức cuộc họp.

b. Về công tác hậu cần

Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác tổ chức cuộc họp được đầu tư nâng cấp,

chất lượng tốt. Đối với những cuộc họp cần thuê hoặc mượn các địa điểm ngoài cơ

quan thì cán bộ phụ trách luôn lựa chọn những địa điểm phù hợp với nội dung, tính

chất của cuộc họp và tránh gây ra sự lãnh phí. Hiện nay, tại UBND quận Cầu Giấy

chỉ có một hội trường có sức chứa khoảng 450 người và tại khu vực của phòng LĐ -

TBXH có một phòng nhỏ, sức chứa khoảng 20 người dành cho việc đón tiếp đại biểu

cũng như các cuộc họp của nội bộ phòng. Điều này góp phần thực hiện tốt nhất cho

52

công tác sắp xếp tổ chức cuộc họp của đơn vị.

Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho cuộc họp được đầu tư hiện đại thể

hiện sự quan tâm của lãnh đạo phòng. Bên cạnh những thiết bị đã được Văn phòng

chuẩn bị sẵn và cố định tại Hội trường thì các thiết bị do phòng LĐ - TBXH tổ chức

mua sắm thêm là một trong những tiền đề đảm bảo cho công tác chuẩn bị cũng như

tiến hành cuộc họp được diễn ra theo đúng kế hoạch một cách thuận lợi.

Để phục vụ tốt cho việc ghi biên bản cuộc họp của thư ký, các phương tiện ghi

âm, máy ảnh, máy tính cũng được trang bị và phục vụ cho hoạt động của thư ký.

Việc trang trí hội trường được thực hiện một cách công phu và tỉ mĩ, thiết kế

sân khấu một cách tối giản, mang lại tính thẩm mỹ cao và phù hợp với từng tính chất

của cuộc họp.

Chi phí tổ chức các cuộc họp được tính toán chi tiết và kĩ lưỡng nhằm tránh

lãng phí. Các đơn vị cần đảm bảo rằng thực hiện một cách tiết kiệm, hiệu quả các chi

phí cho từng nội dung cần thực hiện trong cuộc họp.

Trong khi tổ chức cuộc họp, luôn có một cán bộ kỹ thuật của phòng quản trị

thiết bị được phân công và theo dõi toàn bộ âm thanh, ánh sáng, máy chiếu và xử

lý các vấn đề phát sinh về kỹ thuật nhằm đảm bảo cho cuộc họp được diễn ra thành

công, không đem đến sự cố kỹ thuật nào và nếu có xẩy ra thì có thể linh hoạt ứng

phó.

c. Năng lực đội ngũ công chức

Đội ngũ công chức có chuyên môn cao, được đào tạo từ các trường đại học,

cao đẳng trong cả nước. Công chức có độ tuổi từ 30 đến 58 tuổi, là những người đã

có nhiều năm kinh nghiệm và làm việc tại UBND các phường, các quận trên địa bàn

thành phố Hà Nội. Vì vậy, họ là những người có trách nhiệm với công việc, có khả

năng giải quyết các vần đề phát sinh và giúp cho nguồn nhân lực có trinh độ cao ngày

càng tăng lên.

Ngoài ra, đội ngũ công chức là những người không ngừng áp dụng khoa học

công nghệ vào trong giải quyết nhiệm vụ được giao như: họp trực tuyến qua các ứng

dụng, thiết lập lịch làm việc, lịch các cuộc họp và báo cáo hàng tuần qua bảng tin

điện tử.

53

Như vậy, với đội ngũ công chức có kinh nghiệm dày dặn, nhiều năm công tác

trong lĩnh vực về các chính sách bảo trợ xã hội đã góp phần nâng cao chất lượng công

tác tổ chức cuộc họp, đảm bảo thực hiện cuộc họp theo đúng kế hoạch và chương

trình nghị sự đã được đề ra.

2.3.5.2. Hạn chế

Bên cạnh những ưu điểm và sự tích cự trong công tác tổ chức cuộc họp thì nó

còn gặp những hạn chế như sau:

Các văn bản hướng dẫn chi tiết về quy trình và các nhiệm vụ cần thực hiện để

đảm bảo sự thành công của cuộc họp còn chưa có nhiều, và chính vì vậy dễ gặp những

khó khăn trong quá trình tổ chức.

Công tác lập kế hoạch tổ chức cuộc họp chưa lường trước được những tình

huống phát sinh, khi xảy ra những vấn đề mới còn gây sự hoang mang và lúng túng

cho người cán bộ chuyên trách.

Cách sắp xếp vị trí chỗ ngồi trong cuộc họp chưa được quan tâm dẫn đến tình

trạng lộn xộn khi mới bắt đầu cuộc họp, gây ra sự ồn ào và mất nhiều thời gian để ổn

định trật tự, thậm chí cuộc họp phải diễn ra muộn hơn sơ với thời gian dự kiến ban

đầu.

Công tác kiểm soát số lượng đại biều đến tham dự cuộc họp còn chưa được

giải quyết triệt để. Dẫn đến tình trạng quá ít hoặc quá đông đại biểu và những người

tham dự, từ đó, gây sự hoang mang và lúng túng cho người dẫn trên sân khấu.

Cơ sở vật chất dùng hiện đại nhưng không được tiến hành thường xuyên và

bảo trì dẫn đến việc một số thiết bị trở nên hư hỏng và gián đoạn, từ đó làm ảnh hưởng

đến quá trình và chất lượng cuộc họp. Việc bố trí các phương tiện hỗ trợ như máy

chiếu, màn chiếu còn bị mờ, gây khó khăn cho việc quan sát.

Việc ứng dụng khoa học công nghệ vào trong quá trình tổ chức cuộc họp còn

chưa được quan tâm đúng mức và hầu như không áp dụng vào trong quá trình tổ chức

cuộc họp mà chỉ để soạn thảo văn bản, gửi báo cáo, soạn thảo biên bản,...

Đội ngũ công chức, chuyên viên là nhữg người có nhiều năm công tác, có

những công chức đã đến độ tuổi nghỉ hưu nên còn chậm đổi mới, thường áp dụng

theo một cách quen thuộc các công việc. Việc ứng dụng công nghệ thông tin, ngoại

54

ngữ vào trong quá trình làm việc còn chậm, khi gặp các vấn đề mới thì mất nhiều thời

gian nghiên cứu và giải quyết.

2.3.5.3. Nguyên nhân của những hạn chế

Chưa hoàn thiện hệ thống văn bản liên quan đến tổ chức cuộc họp để nhằm

đảm bảo chất lượng, hiệu quả, đúng quy trình. Có sự rời rạc trong việc tổ chức xây

dựng và ban hành Quy chế phối hợp trong tổ chức hội họp, hội nghị, xây dựng danh

mục hội nghi hàng năm của phòng.

Những kinh nghiệm được rút ra từ cuộc họp trước vẫn chưa thực sự hiệu

quả với các cán bộ, còn lặp lại các lỗi cũ, mắc đi mắc lại trong những lần tổ chức

tiếp theo.

Đội ngũ cán bộ của phòng đang trở nên già hóa, đây là một trong những hạn

chế của công tác tổ chức hội họp.

Giao các công việc trong tổ chức cuộc họp còn chưa được thống nhất và còn

thực sự chưa hiểu ý giữa những người phối hợp với nhau. Từ đó gây ra sự lộn xộn và

khó kiểm soát trong việc tổ chức và phối hợp thực hiện các nội dung.

Nguồn kinh phí cho mỗi một cuộc họp còn hạn chế. Nguồn kinh phí còn chưa

được phân bổ đều, nhiều cuộc họp gây lãng phí nhưng nhiều cuộc họp khó khăn trong

việc phân bổ chi phí sao cho phù hợp với những nội dung cần thiết. Nhiều cuộc họp

sau khi được tổ chức xong còn thiếu kinh phí, phòng LĐ - TBXH phải làm giải trình

kinh phí tổ chức cuộc họp đó để xin thêm kinh phí bổ sung.

Đại biểu, khách mời tham dự các cuộc hội họp còn chưa chủ động trong công

tác đăng ký đại biểu, gây khó khăn cho việc kiểm soát số lượng đại biểu.

Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ chưa được đầu tư hiệu quả. Cùng với đó

là những ứng dụng công nghệ thông tin chưa được quan tâm, còn chậm đổi mới và

ngại học hỏi.

Các yếu tố ngoại cảnh là một trong những nguyên nhân gây ảnh hưởng đến

công tác tổ chức cuộc họp và việc diễn ra cuộc họp.

TIỂU KẾT CHƯƠNG 2:

Trong chương 2, tôi đã tiến hành khảo sát thực trạng công tác tổ chức hội họp

tại phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy thành phố Hà Nội. Trên cơ sở so sánh giữa lý

55

luận chung về hội họp và công tác tổ chức tại phòng, tôi đã đưa ra những đánh giá

khách quan nhất về công tác tổ chức hội họp tại phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy.

Đây là tiền đề để tôi đưa ra một số giải pháp nâng cao công tác tổ chức hội họp tại

phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy.

56

CHƯƠNG 3

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC

HỘI HỌP TẠI PHÒNG LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH XÃ HỘI

QUẬN CẦU GIẤY, THÀNH PHỐ HÀ NỘI.

3.1. Xây dựng và hoàn thiện thể chế có liên quan đến việc tổ chức hội họp

3.1.1. Xây dựng và ban hành quy chế về phối hợp tổ chức công tác hộp họp

Hiện nay, việc tổ chức công tác hội họp tại Phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy

đang được thực hiện theo quyết định số 45/2018/QĐ - TTg ngày 09 tháng 11 năm

2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều

hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước. Tuy nhiên, công tác tổ chức

hội họp của phòng chỉ được thực hiện theo một văn bản này và chưa có bất kì một

văn bản nào của Sở LĐ - TBXH thành phố Hà Nội, UBND quận Cầu Giấy hướng

dẫn và chỉ đạo cụ thể về quy trình tổ chức cuộc họp. Chính vì vậy, phòng L Đ - TBXH

quận Cầu Giấy cần tham mưu với Văn phòng của UBND quận về việc xây dựng và

ban hành hệ thống văn bản hướng dẫn tổ chức hội họp nhằm thực hiện thống nhất

công tác tổ chức hội họp, góp phần tạo điều kiện cho công tác quản lý trở nên nhanh

chóng và tiện lợi hơn.

Văn phòng quận căn cứ vào các quy định của Thủ tướng Chính phủ tại Quyết

định số 45/2018/QĐ - TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 quy định chế độ họp trong

hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước ; căn

cứ vào các Điều đã được quy định trong quy chế làm việc của quận, căn cứ vào ý kiến

đóng góp và tham mưu của phòng LĐ - TBXH và căn cứ vào tình hình thực tiễn trong

tổ chức hội nghị của UBND quận, đề xuất với Lãnh đạo quận cho ý kiến chỉ đạo xây

dựng và ban hành văn bản hướng dẫn quy trình tổ chức hội nghị . Từ đó, phòng LĐ -

TBXH tiến hành xây dựng các văn bản hướng dẫn về tổ chức hội nghị và hội họp của

phòng. Mục đích của việc xây dựng văn bản này nhằm thực hiện thống nhất các bước

trong quy trình tổ chức hội họp của cơ quan. Làm rõ trách nhiệm và công việc của

từng đơn vị trong việc tổ chức hội họp. Xác định đúng, đủ thành phần, đối tượng để

mời tham dự cuộc họp. Hạn chế sự chồng chéo và khắc phục được những phiền hà

trong quá trình thực hiện. Chính vì thế việc xây dựng và ban hành quy chế phối hợp

57

chức hội nghị, hội họp càng cần thiết hơn bao giờ hết . Khi Quy chế được ban hành

nó sẽ phát huy được những ưu điểm và khắc phục những han chế trong công tác tổ

chức cuộc hội họp tại UBND Cầu Giấy nói chung và của phòng LĐ - TBXH nói

riêng.

Công tác tổ chức cuộc hội họp hiện nay bao gồm nhiều nhiệm vụ khác nhau,

các đơn vị có vai trò phối hợp những vấn đề có liên quan đều thực hiện các nhiệm vụ

được giao. Do vậy, việc tham gia vào công tác soạn thảo quy chế phối hợp tổ chức

các cuộc họp cần sự tham gia củacác đơn vị đóng góp ý kiến và thành lập tổ soạn thảo

quy chế. Tổ này sẽ đưa ra bản Dự thảo Quy chế phối hợp tổ chức công tác hội họp và

trình lãnh đạo phê duyệt nội dung quy chế và tiến hành nhân bản, gửi bản Dự thảo

đến các đơn vị có liên quan để xin ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện Quy chế. Và sau

khi có ý kiến đóng góp của các đơn vị,tổ soạn thảo tiến hành hoàn thiện và ban hành

Quy chế.

Các nội dung được đề cập đến trong Quy chế tổ chức cuộc hội họp là:

Chương 1: Những quy định chung:

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng .

Điều 2. Nguyên tắc tổ chức hội họp .

Điều 3. Điều kiện tổ chức hội họp .

Điều 4. Trách nhiệm quản lý

Điều 5. Các trường hợp không được tổ chức hội họp

Điều 6. Các hình thức tổ chức hội họp

Điều 7. Quy trình tổ chức hội họp.

Chương 2: Quy trình tổ chức hội nghị

Từ Điều 8 trở đi là cụ thể hóa các bước , các nhiệm vụ cần thực hiện trong quá

trình từ chuẩn bị tổ chức hội họp cho đến giai đoạn tiến hành tổ chức hội họp và giai

đoạn kết thúc hội họp. Thường thì chương 2 sẽ khoảng 12 -15 điều, tùy theo quy trình

thực tế tổ chức hội họp tại cơ quan và đơn vị

Chương 3: Điều khoản thi hành Trong chương này gồm có hai điều .

Điều đầu tiên là về tổ chức thực hiện và điều thứ hai là điều khoản và điều

chỉnh, sửa đổi, bổ sung. Trong qua trình thực hiện, nếu phát sinh khó khăn, vướng

58

mắc, các đơn vị gửi ý kiến góp ý về Văn phòng Bộ để tổng hợp, báo cáo, đề xuất Bộ

trưởng xem xét điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp. Hàng năm, phòng LĐ - TBXH

quận và Văn phòng quận chủ trì, trên cơ sở báo cáo để phối hợp với các đơn vị thuộc

quận tổ chức đánh giá kết quả thực hiện Quy chế này báo cáo lãnh đạo quận.

3.1.2. Xây dựng danh mục hội họp, hội nghị hằng năm

Hiện nay tại phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy đã xây dựng được danh mục

các cuộc hội họp lớn trong năm, các cuộc họp tham mưu, tư vấn có sự tham gia của

Lãnh đạo Quận, lãnh đạo Sở, còn việc xây dựng danh mục các cuộc họp nhỏ, không

mang tính nghi thức lại không được xây dựng thành danh mục theo các năm, mà chủ

yếu được triệu tập theo sự chỉ đạo của Trưởng phòng. Việc này đã làm ảnh hưởng

không ít đến chất lượng của tất cả các cuôc họp. Bởi vì khi cuộc họp được thông báo

một cách đột xuất các cán bộ công chức sẽ không có thời gian để chuẩn bị các nội

dung của cuộc họp đó và cũng như việc đưa ra các ý kiến góp ý tại đây.

Việc xây dựng danh mục các cuộc họp hàng năm của phòng: Hằng năm phòng

đều phải tiến hành xây dựng các kế hoạch công tác năm cho đơn vị của mình, trong đó

dự tính được một cách tương đối chính xác khoảng thời gian thực hiện các nội dung công

việc, đặc biệt là công tác tổ chức các hội nghị, hội họp của đơn vị mình.

3.1.3. Lập kế hoạch chi tiết, rõ ràng

Kế hoạch tổ chức công tác hội họp tại phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy được

lập theo đúng thể thức và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về nội dung của một bản kế

hoạch tổ chức hội họp. Tuy nhiên kế hoạch này chỉ mang tính tổng thể, định hướng

chưa hướng dẫn những yêu cầu, những nội dung cụ thể cho các công việc cần phải

tiến hành trong tổ chức các cuộc họp, hội nghị. Chính vì vậy phải xây dựng văn bản

hướng dẫn chi tiết cho tổ chức hội nghị, hội họp.

Lập kế hoạch chi tiết, rõ ràng không có nghĩa là việc giải thích tất cả các nội

dung công việc đã được đề cập trong kế hoạch mà đó là việc các cán bộ lập kế hoạch

xác định được các nội dung công việc cần tiến hành và có sự phân công cụ thể cho

từng đơn vị, cá nhân thực hiện.

Các yêu cầu cụ thể đối với việc xây dựng một bản kế hoạch tổ chức hội họp

tại phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy. Việc phân công nhiệm vụ trong kế hoạch tổ

59

chức phải rõ ràng, chi tiết, tránh tình trạng hiểu sai ý, hiểu nhầm nghĩa của kế hoạch.

Ngoài ra, cán bộ đươc phân công nhiệm vụ phụ trách soạn thảo kế hoạch tổ chức cuộc

họp phải rõ ràng những nội dung chính của cuộc họp và các yếu tố khác như thời

gian, địa điểm,...

Để xây dựng được một bản kế hoạch tổ chức cuộc họp một cách chi tiết rõ

ràng thì phải đảm bảo được các yếu tố sau :

- Phải xác định đúng mục tiêu của cuộc họp là gì, yêu cầu của cuộc họp là gì

?. Khi xác định đúng các mục đích, yêu cầu của cuộc họp cán bộ công chức soạn thảo

kế hoạch sẽ xác định được đúng hướng các nội dung cuộc họp, các nhiệm vụ công

việc được tiến hành một cách chính xác nhất’.

- Các nội dung, thành phần, thời gian, địa điểm tổ chức cuộc họp phải được

xác định tại kế hoạch để thuận tiện cho quá trình tiến hành thực hiện các nội dung

công việc chuẩn bị cho tổ chức cuộc họp.

- Sự phân công các nhiệm vụ được nêu trong kế hoạch tổ chức cuộc họp phải

rõ ràng , cụ thể . Không có sự trùng lặp về đơn vị thực hiện công việc. Để tổ chức

một cuộc họp thành công cần sự tham gia phối hợp của rất nhiều đơn vị, cá nhân

chính vì vậy khi phân công đơn vị thực hiện các nhiệm vụ của cuộc họp rõ ràng, chính

xác, có thể quy định thêm thời gian hoàn thành công việc.

3.2. Chú trọng nâng cao nghiệp vụ đội ngũ cán bộ công chức

Đội ngũ cán bộ dù có nhiều kinh nghiệm trong công tác tổ chức hội nghị, hội

họp công phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy, đồng thời các cán bộ công chức được

đào tạo từ nhiều chuyên ngành của các trường Đại học Lao động - Xã hội, Đại học

Thương mại,... và không có nhân sự nào được đào tạo bài bản về tổ chức hội nghị và

hội họp trong cơ quan. Do đó, để làm tốt công tác này, vấn đề đang được đặt ra là đào

tạo, bồi dưỡng các công chức để có thể thực hiện được bất kì một nhiệm vụ hoặc công

việc nào trong tổ chức hội nghị, hội họp: lựa chọn địa điểm tổ chức, trang trí khánh

tiết, sắp xếp và bố trí bàn ghế, làm MC, đóng vai trò là lễ tân hội nghị, đảm nhiệm vị

trí thư kí cuộc họp,...

Bên cạnh đó, phòng LĐ - TBXH tham mưu và đề xuất với Văn phòng UBND

quận Cầu Giấy tổ chức các lớp tập huấn, nâng cao trình độ của các cán bộ công chức

60

trong quá trình triển khai các công việc tại cuộc họp hay cuộc hội nghị. Sau mỗi đợt

tập huấn, cán bộ công chức tự hoàn thiện những kĩ năng được đào tạo áp dụng vào

trong công việc để nâng cao hiệu suất làm việc. Trong và sau quá trình đào tạo cần

xây dựng những hình thức kiểm tra thường xuyên những kĩ năng đó để rèn luyện ,

nâng cao trình độ chuyên môn nhằm phục vụ công việc.

Ngoài ra, tự bản thân mỗi cán bộ công chức cần nhìn nhận những điểm hạn

chế của chính mình để tự nâng cao trình độ, đặc biệt là việc sử dụng những tiến bộ

khoa học công nghệ cũng như kĩ năng trong việc thực hiện các nghiệp vụ tổ chức

cuộc họp để hoàn thiện bản thân mình hơn. Đặc biệt, trước tình hình diễn biến phức

tạp của dịch bệnh Covid - 19, việc áp dụng hình thức họp trực tuyển trở nên quen

thuộc với mọi người thì mỗi cán bộ cần nắm vững các nghiệp vụ chuyên môn, có khả

năng làm việc độc lập cũng như việc phối hợp ăn ý và nhịp nhàng với các bộ phận

khác để tổ chức thành công các cuộc họp và cuộc hội nghị. Từ đó, giúp cho các cán

bộ có khả năng linh hoạt xử lý tình huống theo trách nhiệm và theo đúng quy định

của phát luật.

3.3. Tăng cường các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ hội họp

Hiện nay, do điều kiện vật chất chưa đáp ứng được, phòng LĐ - TBXH quận

Cầu Giấy đang sử dụng Hội trường của UBND quận là chủ yếu, ngoài ra còn tiến

hành thuê hoặc mượn một số địa điểm bên ngoài khác nhằm đáp ứng được yêu cầu,

tính chất của cuộc họp đó. Theo kế hoạch xây dựng UBND quận Cầu Giấy năm 2023,

diện ích các phòng sẽ được nâng lên, cơ sở vật chất được đồng bộ, đảm bảo phục vụ

tốt hất cho công tác hội họp không chỉ của phòng LĐ - TBXH tổ chức mà còn làm

tốt công tác tổ chức của các đơn vị trực thuộc UBND quận Cầu Giấy.

Bên cạnh đó còn một số hạn chế chúng ta có thể dễ dàng nhìn thấy là tình trạng

máy chiếu, máy tính, hệ thống đèn, hệ thống điện tại Hội trường đang chưa đáp ứng

được. Máy chiếu do bị ẩm, công tác bảo quản không được tốt nên thường xuyên có

hiện tượng giật, mất màn hình. Hệ thống đèn dù đã được tu sửa vào năm 2017 nhưng

đến này đã bị cháy một số bóng, các ổ điên nằm trong chỗ khuất, gây khó khăn cho

việc kết nối và mất thời gian cho việc tìm ổ điện. Do vậy, tác giả đề xuất phòng LĐ -

TBXH có văn bản đề xuất với Văn phòng và phòng Quản trị thiết bị của UBND quận

61

xin ý kiển chỉ đạo của lãnh đạo UBND quận với những nội dung:

- Đầu tư, mua mới hoặc tiến hành sửa chữa, bảo trì thường xuyên các phương

tiện, kỹ thuật phục vụ công tác tổ chức hội nghị như: micro không dây, micro để bàn,

máy chiếu, hạn chế sự hỏng hóc của các thiết bị và tiến hành xử lý kịp thời để phục

vụ cho các hội nghị tiếp theo.

- Lập kế hoạch cụ thể cho việc bảo trì các thiết bị và kế hoạch mua mới các

thiết bị phục vụ công tác tổ chức hội nghị tại quận. Kinh phí bỏ ra cho việc bảo trì,

sửa chữa các thiết bị phục vụ hội nghị tại quận còn hạn hẹp nên việc mua mới các

trang thiết bị phục vụ hội nghị cũng bị hạn chế theo, chính vì vậy mà Lãnh đạo Văn

phòng cần có kế hoạch mua mới các trang thiết bị phục vụ hội nghị một cách chi tiết.

Trong hai năm tới sẽ mua những phương tiện, trang thiết bị nào ? Tổng số tiền phải

chỉ là bao nhiêu? Số tiền bỏ ra để bảo dưỡng các trang thiết bị là bao nhiêu năm? Ví

dụ trong năm tới sẽ đầu tư mua mới 02 máy chiếu, đường truyền mạng phục vụ hội

nghị trực tuyến. Còn các trang thiết bị khác tiến hành bảo trì hàng năm.

3.4. Tăng cường công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hội

họp

Quyết định số 45/2018/QĐ - TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 quy định chế

độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính

nhà nước đã đề cập đến việc tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức

hội họp.

Việc ứng dụng này nó phải được triển khai vào từng mảng, từng bước trong tổ

chức hội họp. Hiện nay, việc ứng dung đơn thuần chỉ là việc sử dụng hệ thống máy

chiếu và chưa được áp dụng một cách sâu rôngj và triệt để. Từ thực tiễn này, tác giả

đề xuất các giải pháp như sau:

- Đăng tải những nội dung có liên quan đến cuộc họp lên cổng thông tin điện tử

của Sở LĐ - TBXH thành phố Hà Nội và cổng thông tin của UBND quận Cầu Giấy.

- Sử dụng hòm thư điện tử để gửi tất cả các văn bản có liên quan đến cuộc họp cho

các đơn vị. Kiểm tra và đôn đốc việc thực hiện các kết luận của cuộc họp đó.

- Ứng dụng các phần mềm họp trực tuyến vào trong công tác tổ chức hội họp.

Tuy nhiên những nội dung đăng tải phải theo quy định của pháp luật và theo quy định

62

của Bộ Thông tin và Truyền thông. Việc áp dụng này sẽ có ưu điểm sau:

+ Tiết kiệm thời gian và tối giản tất cả các loại chi phí tổ chức hội họp.

+ Giảm thiểu các rủi ro đi lại , tai nạn giao thông.

+ Thông tin được truyền đạt nhanh chóng , kịp thời và ra các quyết định đúng

đắn và đúng lúc.

3.6. Đề xuất của tác giả về việc giảm các cuộc hội nghị, hội họp trong cơ

quan hành chính nhà nước hiện nay.

Có thể thấy rằng, hiện nay công tác kiểm soát về số lượng cuộc họp hay công

tác kiểm tra, giám sát về chất lượng các cuộc họp chưa được quan tâm đúng mức.

Hậu quả để lại là những cuộc họp không cần thiết, gây lãng phí về thời gian, công

sức và chất lượng không đáp ứng được theo yêu cầu. Chính vì vậy, trong quá trình

nghiên cứu, tác giả mạnh dạn đưa ra ý kiến giảm các cuộc hội nghị, hội họp không

chỉ dành cho phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy, UBND quận Cầu Giấy mà còn là ý

kiến gửi đến tất cả các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay:

Một là, thay đổi nhận thức về chế độ hội họp, hội nghị. Việc cải cách chế độ

hội họp phải được sự nhận thức đúng đắn và trách nhiệm của từng cán bộ, công chức

trong thực hiện nhiệm vụ thì mới có sự chuyển biến tích cực trong việc thực hiện chế

độ họp. Cần nhấn mạnh rằng, cải cách chế độ hội họp - một nội dung quan trọng trong

cải cách thủ tục hành chính phải được gắn với nhân tố cơ bản và quan trọng nhất là

con người, muốn cải cách họp phải cải cách từ chính con người. Chuyển biến từ con

người thực hiện mới mang đến sự chuyển biến nội tại mạnh mẽ cho bản thân nền

hành chính, làm cho chế độ họp ngày càng khoa học, hợp lý, hiệu quả và đạt chất

lượng cao. Tuyệt đối không được lợi dụng việc tổ chức họp, hội nghị, hội thảo để chi

tiêu ngân sách không đúng mục đích, không những vi phạm nguyên tắc tài chính mà

còn là nguyên nhân tăng thêm số lượng các cuộc họp, lợi dụng tổ chức họp để kết

hợp nghỉ dưỡng, nghỉ mát, du lịch.

Hai là, sửa đổi, bổ sung các quy định pháp luật về chế độ hội họp và hội nghị,

trước hết là bổ sung vào Luật cán bộ, công chức, Luật Viên chức quy định về việc tổ

chức hội họp trong hoạt động công vụ, thực hiện chức trách và nhiệm vụ được giao

của cán bộ, công chức, viên chức. Đồng thời, đẩy mạnh thực hiện thanh tra, kiểm tra

63

đối với công tác tổ chức hội họp để các quy định về hội họp bảo đảm thực hiện nghiêm

túc.

Ba là, thực hiện quyền hạn và chức năng của mình theo quy định của pháp

luật, bảo đảm không trái với chủ trương, đường lối, chỉ đạo của Đảng. Thực hiện đầy

đủ trách nhiệm của người đứng đầu trong các cơ quan nhà nước, những vấn đề, công

việc đã được giao quyền, hoặc phân cấp, ủy quyền thì phải mạnh dạn, dám làm, dám

chịu, không lấy tập thể ra để lẩn tránh trách nhiệm. Khi các công việc, nhiệm vụ được

giải quyết theo đúng thẩm quyền, các cơ quan làm hết trách nhiệm của mình thì sẽ

giảm thiểu số lượng các cuộc họp không cần thiết. Tiếp tục đổi mới cơ chế này theo

hướng phù hợp với tiến trình xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa và

phát triển nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa. Trong đó, tiếp tục đẩy

mạnh việc phân công, phân cấp giữa các cấp, các ngành và quy định thẩm quyền,

chức năng, nhiệm vụ rõ ràng, không chồng chéo. Một việc chỉ giao cho một cơ quan

làm đầu mối chủ trì thực hiện, các cơ quan khác chỉ làm nhiệm vụ phối hợp.

Bốn là, đẩy mạnh hơn nữa ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình tổ chức

các cuộc họp, đặc biệt là đẩy mạnh, khuyến khích thực hiện tổ chức họp trực tuyến

đối với các cuộc họp có sự tham gia của lãnh đạo các bộ, ngành và địa phương hoặc

khu vực. Tuy nhiên, để tổ chức họp trực tuyến được tốt thì công tác chuẩn bị, cơ sở

hạ tầng kỹ thuật và nội dung, yêu cầu của cuộc họp phải được chuẩn bị tốt, kỹ lưỡng.

Những cuộc họp bắt buộc phải tổ chức vì mỗi thành viên đều là lãnh đạo, có quyền

bỏ phiếu để quyết định vấn đề thì khi gửi giấy mời cần gửi tài liệu, văn bản dự thảo

kèm theo để nghiên cứu và chuẩn bị ý kiến tham gia.

Năm là, phải thực hiện giảm hội họp bằng các biện pháp sau đây:

- Quy định các trường hợp được tổ chức hội họp; những trường hợp người

đứng đầu được lựa chọn, cân nhắc họp hay không họp; những trường hợp không tổ

chức hội họp. Những cuộc họp chỉ để thảo luận, trao đổi ý kiến, hoặc tham luận thì

không tổ chức cuộc họp mà gửi phiếu, nêu vấn đề hoặc gửi bản thảo để xin ý kiến.

Sau đó tổng hợp, nghiên cứu tiếp thu và ban hành.

- Thực hiện đúng thẩm quyền và trách nhiệm của người đứng đầu ở các cơ

quan thực hiện chế độ thủ trưởng; những việc thuộc thẩm quyền quyết định của người

64

đứng đầu thì không tổ chức các cuộc họp, trừ trường hợp phức tạp, liên quan đến

nhiều lĩnh vực, nhiều khía cạnh, cần cân nhắc thận trọng. Quy định quy chế phối hợp

công tác giữa các bộ, ngành, cơ quan, đơn vị và chính quyền địa phương để nâng cao

hiệu quả hoạt động công tác.

Sáu là, tiếp tục đẩy mạnh cải cách hành chính. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ

thông tin trong các hoạt động của các cơ quan nhà nước, họp trực tuyến. Trong 06

nội dung của Chương trình tổng thể cải cách hành chính giai đoạn 2011-2020 (ban

hành theo Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 của Chính phủ), “hành chính

hiện đại” là một nội dung hoàn toàn mới cho thấy sự quan tâm của Chính phủ đối với

việc tăng cường thay đổi cách thức giao tiếp của nền hành chính hiện nay, trong đó

vai trò của công nghệ thông tin là quan trọng. Để thực hiện giải pháp này, cần tăng

cường ứng dụng công nghệ thông tin nhằm cải tiến các cuộc họp theo phương thức

mới (họp từ xa, trực báo, trực tuyến) để tránh đi lại, tiết kiệm kinh phí cho cơ quan,

bảo đảm cung cấp kịp thời thông tin về những thủ tục hành chính đến tổ chức, doanh

nghiệp và người dân một cách nhanh nhất, rõ ràng, minh bạch, công khai, thể hiện

tính hiện đại, chuyên nghiệp của nền hành chính.

65

KẾT LUẬN

Công tác hội nghị, hội họp được xem là một trong những phương tiện quản lý

thực hiện, điều hành và kiểm soát hoạt động của cơ quan. Mỗi cuộc họp tổ chức đều

có những mục đích khác nhau, do đó cách thức thực hiện nội dung và công việc khác

nhau.

Đề tài “ Công tác tổ chức hội nghị, hội họp tại phòng Lao động - Thương binh

và Xã hội quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội” đã được tác giả nghiên cứu từ những

lý luận chung trong công tác tổ chức và điều hành hội họp từ đó nêu lên thực trạng

và đánh giá về công tác này. Đồng thời trên cơ sở đó, tác giả đề xuất những giải pháp

hoàn thiện công tác tổ chức và điều hành cuộc họp tại phòng Lao động - Thương binh

và Xã hội quận Cầu Giấy.

Những đóng góp, kiến nghị của tác giả trong đề tài này không chỉ giúp cho

phòng Lao động - Thương binh và Xã hội quận Cầu Giấy hoàn thiện công tác tổ chức

cuộc họp nói riêng mà còn góp phần thúc đẩy công tác văn phòng của phòng nói

chung. Bên cạnh đó, nó giúp cho tác giả có những hiểu biết hơn và rút ra những bài

học riêng cho bản thân như: công tác xây dựng kế hoạch; sự phối hợp trong công

việc; tầm nhìn chiến lược về lãnh đạo; ....

Tác giả hi vọng trong thời gian tới, những đề xuất này sẽ được đưa vào trong

các chương trình và kế hoạch công tác của phòng Lao động - Thương binh và Xã hội

quận Cầu Giấy để góp phần xây dựng quận Cầu Giấy ngày càng phát triển và vững

mạnh.

66

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Lê Thị Dung (2015), Công tác tổ chức và điều hành các cuộc hội họp của

UBND huyện Hòa Vang, thành phố Đà Nẵng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

2. Nguyễn Thành Độ và Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền (2012), Giáo

trình Quản trị văn phòng, NXB Đại học Kinh tế quốc dân.

3. Nguyễn Đình Hùng (2011), Nghệ thuật tổ chức hội họp, NXB Lao Động,

Hà Nội.

4. Vũ Thị Nhân (2011), Tìm hiểu công tác tổ chức hội họp của UBND xã Lệ

Xá, Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.

5. Quyết định số 45/2018/QĐ - TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 quy định chế

độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính

nhà nước

6. Đinh Văn Sơn (2011), Phát triển kĩ năng tổ chức các cuộc họp, NXB Lao

động - Xã hội, Hà Nội.

7. Nguyễn Hữu Thân (2010), Quản trị hành chính văn phòng, NXB Lao động-

Thương binh - Xã hội, Hồ Chí Minh.

8. Nguyễn Văn Thâm (2003), Tổ chức điều hành hoạt động của các công sở,

NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội.

9. Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành chính văn phòng, NXB Thống

kê, Hà Nội.

67

PHỤ LỤC

Phụ lục 1: Quy chế hoạt động của Phòng Lao động - Thương binh Xã hội

quận Cầu Giấy

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Cầu Giấy, ngày tháng năm 2021

UBND QUẬN CẦU GIẤY PHÒNG LAO ĐỘNG - TB&XH Số: /LĐTBXH

QUY CHẾ Làm việc của Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội quận Cầu Giấy

Chương I Những quy định chung

Điều 1. Vị trí, chức năng 1. Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận, thực hiện chức năng tham mưu với Ủy ban nhân dân quận quản lý nhà nước về: Việc làm; dạy nghề; lao động, tiền lương; tiền công; bảo hiểm xã hội (bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp); an toàn lao động; người có công; bảo trợ xã hội; bảo vệ và chăm sóc trẻ em; bình đẳng giới; phòng, chống tệ nạn xã hội.

2. Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội quận có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản; chịu sự chỉ đạo, quản lý và điều hành của Ủy ban nhân dân quận; đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội.

Điều 2. Nhiệm vụ và quyền hạn 1. Tridnh Ủy ban nhân dân quận ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 05 năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao. 2. Tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về lĩnh vực lao động, người có công và xã hội được giao; theo dẽi thi hành pháp luật.

3. Giúp Ủy ban nhân dân quận quản lý nhà nước đối với tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân, các hội và tổ chức phi chính phủ hoạt động trên địa bàn thuộc lĩnh vực lao động, người có công và xã hội.

68

4. Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định đối với các cơ sở bảo trợ xã hội, nhà xã hội, cơ sở dạy nghề, tổ chức dịch vụ việc làm, cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở cai nghiện tự nguyện, cơ sở quản lý sau cai nghiện, cơ sở hỗ trợ nạn nhân, cơ sở trợ giúp trẻ em trên địa bàn quận theo phân cấp, ủy quyền.

5. Hướng dẫn và tổ chức thực hiện quản lý các công trình ghi công liệt sĩ. 6. Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về lĩnh vực lao động, người có công và

xó hội đối với cỏn bộ Lao động TB&XH phường.

7. Phối hợp với các ngành, đoàn thể xây dựng phong trào toàn dân chăm sóc,

giúp đỡ người có công với cách mạng và các đối tượng chính sách xã hội.

8. Theo dõi, kiểm tra các tổ chức, cá nhân trong việc thực hiện cỏc quy định của pháp luật về lĩnh vực lao động, người có công và xã hội; giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng, chống tham nhũng, lãng phí theo quy định của pháp luật và phân công của Ủy ban nhân dân quận.

9. Ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về lĩnh vực lao động, người có công và xã hội trờn địa bàn.

10. Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định của Ủy ban nhân dân quận và Sở Lao động - Thương binh và Xã hội.

11. Quản lý vị trí việc làm, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức, thực hiện chế độ tiền lương, chính sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với công chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý của Phòng theo quy định của pháp luật và phân công của Ủy ban nhân dân phường.

12. Quản lý và chịu trách nhiệm về tài chính, tài sản của Phòng theo quy định

của pháp luật và theo phân công của Ủy ban nhân dân quận.

13. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân quận giao hoặc theo quy

định của pháp luật.

Chương II Biên chế, tổ chức, phân công nhiệm vụ của cán bộ công chức

Điều 3. Biên chế, tổ chức Theo qui định tại Thông báo số 260/TB-UBND ngày 21/12/2020 của UBND quận Cầu Giấy về phân bổ chỉ tiêu biên chế hành chính, sự nghiệp và định mức lao động năm 2021, biên chế tổ chức của phòng Lao động - TB&XH quận Cầu Giấy gồm có 09 người, trong đó có: 01 trưởng phòng, 02 phó trưởng phòng, 06 chuyên viên với 06 lĩnh vực. Ngoài ra, quận điều động trưng dụng thêm 01 người (cán bộ Văn hóa xã hội phường Mai Dịch). Hiện nay, tổng số cán bộ công chức là 10 người.

69

Điều 4. Phân công, phân nhiệm 1. Đ/c Nguyễn Quang Hồng -Trưởng phòng. Chịu trách nhiệm trước Quận uỷ - HĐND - UBND quận và Sở Lao động- TB&XH về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đối với công tác Lao động, người có công và xã hội, đồng thời là Chủ tài khoản và trực tiếp chỉ đạo các công việc sau:

+ Xây dựng kế hoạch công tác chuyên môn, nghiệp vụ, ngắn hạn, dài hạn;

công tác tài chính; xây dựng và thực hiện quy chế dân chủ, cải cách hành chính.

+ Công tác tổ chức cán bộ; công tác thi đua khen thưởng và xét duyệt đề nghị

nâng bậc lương.

+ Công tác vay vốn Quỹ quốc gia giải quyết việc làm. + Chủ trì phối hợp với các phòng, ban, ngành liên quan; thực hiện nhiệm vụ theo chỉ đạo UBND quận; chủ trì tổ chức các hội nghị, giao ban công tác Lao động- TB&XH với các phường.

2. Đ/c Hà Thị Lan - Phó Trưởng phòng. Thay mặt Trưởng phòng quản lý, điều hành một số mặt công tác và thực hiện các nhiệm vụ đột xuất theo phân công của trưởng phòng; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công, cụ thể như sau:

+ Công tác Bảo vệ chăm sóc trẻ em. + Công tác Lao động việc làm + Công tác phòng, chống Tệ nạn xã hội + Tiếp công dân và giải quyết đơn thư theo lĩnh vực phụ trách. + Tham gia BCH Hội phụ nữ, BCH Liên đoàn Lao động, Hội thẩm nhân dân. + Đăng ký sử dụng lao động đối với người lao động ở các doanh nghiệp trên

địa bàn quận.

+ Công tác Nội vụ cơ quan và các hoạt động của công đoàn, đoàn thanh niên. 3. Đ/c Đỗ Thị Mai Hường - Phó Trưởng phòng. Thay mặt Trưởng phòng quản lý, điều hành một số mặt công tác và thực hiện các nhiệm vụ đột xuất theo phân công của trưởng phòng; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công, cụ thể như sau:

+ Công tác thực hiện pháp lệnh ưu đãi người có công; + Công tác Bảo trợ xã hội, hộ nghèo, lang thang. + Công tác quản lý nghĩa trang. + Công tác Bình đẳng giới và Vì sự tiến bộ của phụ nữ. + Thực hiện chế độ Ưu đãi giáo dục theo Thông tư 09; Chế độ miễn, giảm học

phí theo Nghị định 86.

+ Tiếp công dân và giải quyết đơn thư theo lĩnh vực phụ trách.

70

+ Tham gia Ban chấp hành và phối hợp thực hiện Công tác quản lý Nhà nước đối với các Hội đặc thù (Hội Người cao tuổi, Hội Người khuyết tật, Hội Người mù, Hội chất độc da cam, Hội Cựu thanh niên xung phong).

+ Tham gia Ban chấp hành Công đoàn cơ quan UBND quận. 4. Đ/c Mai Phúc Phượng - Chuyên viên. + Theo dõi quản lý di biến động và thực hiện các chế độ chính sách xã hội đối với các đối tượng BTXH: Người già cô đơn thuộc hộ nghèo; trẻ mồ côi, bị bỏ rơi; người cao tuổi; người khuyết tật, người đơn thân nuôi con nhỏ thuộc hộ nghèo; người gặp khó khăn thiên tai rủi ro, hoả hoạn trong xã hội…

+ Tham mưu tặng quà cho các đối tượng Bảo trợ xã hội, Người cao tuổi, Người cao tuổi đang hưởng tuất công nhân viên chức; người khuyết tật nặng, đặc biệt nặng đang hưởng tuất nuôi dưỡng vào các dịp lễ tết; Tổ chức các buổi tập huấn, hướng dẫn chế độ chính sách cho các gia đình có đối tượng BTXH và cán bộ làm công tác BTXH. + Xây dựng kế hoạch rà soát các đối tượng người cao tuổi, người khuyết tật,

người lang thang, hộ nghèo, cận nghèo theo hướng dẫn của Thành phố;

+ Tham mưu xây dựng Phương án cứu trợ và đảm bảo đời sống nhân dân. + Tham mưu và thực hiện công tác quản lý, sử dụng nghĩa trang nhân dân trên

địa bàn quận.

+ Phối hợp kiểm tra hướng dẫn hoạt động của các Hội: Người khuyết tật, Hội Người mù, Hội Chữ thập đỏ, Hội Bảo trợ người khuyết tật và trẻ em mồ côi Thành phố Hà Nội.

+ Phối hợp với trung tâm Bảo trợ xã hội kiểm tra, thu gom các đối tượng lang

thang xin ăn, tâm thần lang thang;

5. Đ/c Nguyễn Thị Thanh Nhàn - Chuyên viên. + Thực hiện các chế độ, chính sách đối với Người có công và thân nhân của

Người có công

+ Xây dựng kế hoạch thực hiện các chế độ theo chính sách hiện hành của Pháp

lệnh ưu đãi người có công.

+ Xét duyệt hồ sơ theo quy định đối với các đối tượng với cán bộ LTCM, TKN

và Tù đày, Thương, bệnh binh và các đối tượng khác.

+ Phối hợp với bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ hành chính của Sở và UBND quận trong công tác tiếp nhận hồ sơ người có công và các đối tượng khác đảm bảo theo quy định.

+ Tiếp nhận hồ sơ đề nghị tặng và truy tặng danh hiệu vinh dự Nhà nước Bà

mẹ Việt Nam anh hùng.

+ Thực hiện chế độ điều dưỡng đối với người có công. + Xây dựng các kế hoạch thăm, tặng quà nhân ngày lễ, tết và dịp 27/7,2/9

71

+ Thực hiện các chế độ, chính sách đối với các đối tượng theo Quyết định 290, Nghị định 150, Quyết định 62, Quyết định 49, Quyết định 53, Quyết định 142, Quyết định 40...

+ Tham mưu trình UBND quận ra quyết định phân bổ các nguồn vốn của trung ương, thành phố và quận về công tác cho vay vốn quỹ quốc gia hỗ trợ giải quyết việc làm, cho vay nhà ở xã hội và tham mưu UBND quận xây dựng kế hoạch thực hiện các chương trình kiểm tra, giám sát cho vay, báo cáo tháng, quý, năm, phối hợp ngân hàng chính sách trong công tác kiểm tra, giám sát nguồn vốn vay Quỹ quốc gia giải quyết việc làm.

6. Đ/c Nguyễn Thu Hương – Chuyên viên.

+ Tham mưu xây dựng dự toán ngân sách hàng năm và thực hiện quản lý tài

chính theo quy định.

+ Phối hợp với UBND các phường thực hiện chi trả kinh phí cho các đối tượng chính sách và xã hội đang hưởng trợ cấp trên địa bàn quận bảo đảm kịp thời, đúng đối tượng và đúng chính sách quy định.

+ Mở đầy đủ các loại sổ sách, ghi chép phản ánh đầy đủ chính xác, kịp thời tất

cả các hoạt động thu - chi về tài chính.

+ Kiểm tra, nghiệm thu và thanh quyết toán các nguồn ngân sách, các chương

trình mục tiêu.

+ Quản lý công tác Bảo hiểm, tiền lương cho cán bộ trong phòng. + Lập và gửi báo cáo thanh quyết toán tháng, quý, năm cho cơ quan chủ quản

và cơ quan tài chính theo quy định của Nhà nước. 7. Đ/c Vy Thị Hồng Hạnh - Chuyên viên. + Thực hiện công tác Văn thư (công văn đi, công văn đến; đơn thư khiếu nại,

tố cáo); Tổng hợp rà soát thủ tục hành chính theo quy định.

+ Xây dựng triển khai kế hoạch cai nghiện, quản lý sau cai nghiện và phòng,

chống tệ nạn mại dâm.

+ Phối hợp với Công an và UBND các phường thực hiện công tác cai nghiện

ma túy bảo đảm hoàn thành chỉ tiêu Thành phố giao và chỉ tiêu quận đề ra.

+ Xây dựng các văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của phòng, báo cáo về công tác thi đua, khen thưởng; tổng hợp báo cáo công tác Lao động TB&XH định kỳ

theo tuần, tháng, quý, năm và báo cáo đột xuất theo chỉ đạo của UBND quận và Sở Lao động TB&XH.

72

+ Thực hiện các chính sách đối với trẻ em: Trẻ em có hoàn cảnh khó khăn, trẻ

em khuyết tật, trẻ mồ côi, trẻ em bị xâm hại tình dục, trẻ em lao động nặng nhọc, độc

hại, nguy hiểm, lang thang không nơi nương tựa…

+ Tham mưu tổ chức các hoạt động cao điểm trong tháng hành động vì trẻ em,

Tết thiếu nhi 1/6, tập huấn hè, Tết trung thu hàng năm.

+ Vận động các đơn vị, doanh nghiệp trên địa bàn ủng hộ Quỹ “Bảo trợ trẻ

em” của quận, đề xuất trợ cấp thường xuyên và đột xuất đối với trẻ em có hoàn cảnh

khó khăn.

08. Đ/c Chử Thị Quỳnh Hương - Chuyên viên.

+ Đảm bảo an toàn kho quỹ, thực hiện công tác thu chi đúng quy định.

+ Tiếp nhận hồ sơ chuyển đến các bộ phận xử lý và trả kết quả đến các tổ chức,

doanh nghiệp và công dân theo qui định.

09. Đ/c Trịnh Bích Hà - Chuyên viên.

+ Phối hợp với đ/c Cẩm thực hiện công tác hỗ trợ giải quyết việc làm và một

số công việc khác theo sự phân công của Trưởng phòng.

+ Giữ dấu của phòng.

10. Đ/c Nguyễn Thị Cẩm - Công chức phường biệt phái.

+ Tham gia hòa giải lao động.

+ Thực hiện công tác Lao động việc làm và các chương trình mục tiêu quốc

gia về việc làm.

+ Tham gia đoàn kiểm tra Bộ Luật Lao động, ATVSLĐPCCN tại các đơn vị

trên địa bàn và đoàn kiểm tra liên ngành 178 quận.

+ Hướng dẫn nghiệp vụ cho cán sự chuyên trách và Đội Công tác xã hội tình

nguyện, CLB B93 của các phường thực hiện công tác phòng chống tệ nạn xã hội.

Ngoài những nhiệm vụ chính được giao trên đây, các đồng chí chuyên viên,

viên chức, nhân viên còn thực hiện nhiệm vụ theo sự điều động, phân công của

Trưởng phòng hoặc phó trưởng phòng. Các đồng chí được phân công theo dõi từng

mặt công tác nêu trên phải chủ động xây dựng kế hoạch thực hiện, đồng thời phối

hợp chặt chẽ với phó ban lao động thương binh và xã hội các phường đôn đốc và giải

quyết các khó khăn, vướng mắc của cơ sở. Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn vướng mắc vượt thẩm quyền phải kịp thời báo cáo với lãnh đạo phòng xem xét giải

quyết.

73

Chương III Chế độ làm việc và mối quan hệ

Điều 5. Chế độ làm việc Phòng LĐ - TB&XH làm việc theo chế độ thủ trưởng. Trưởng phòng LĐ -

TB&XH quận có trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động của phòng.

Hàng tháng Trưởng, Phó trưởng phòng và cấp uỷ chi bộ thông qua các kế hoạch công tác và nhiệm vụ trọng tâm. Dân chủ bàn bạc và quyết định công việc đã được phân công cho các thành viên.

Đối với những việc có liên quan đến các thành viên thì Trưởng phòng cần đưa ra phòng bàn bạc tập thể trước khi có kết luận. Nếu bàn bạc không đi đến thống nhất, thì ý kiến Trưởng phòng là ý kiến quyết định.

Phó trưởng phòng, các chuyên viên, nhân viên làm việc theo sự chỉ đạo của Trưởng phòng và phải chịu trách nhiệm về phần việc mình phụ trách, bảo đảm công việc có hiệu quả tích cực đúng thời gian qui định. Điều 6. Chế độ thông tin, báo cáo Thực hiện nghiêm chỉnh chế độ thông tin báo cáo (tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm) theo quy định của UBND quận và Sở Lao động - TB&XH Hà Nội. Ngoài ra có việc đột xuất cần giải quyết gấp phải báo cáo ngay với lãnh đạo trực tiếp phụ trách hoặc trưởng phòng để có hướng giải quyết kịp thời.

Các đồng chí Phó trưởng phòng phụ trách các lĩnh vực công tác có trách nhiệm đôn đốc cán bộ thực hiện nghiêm túc chế độ thông tin, báo cáo định kỳ (hoặc đột xuất ) theo quy định tổng hợp báo cáo trưởng phòng theo yêu cầu của Quận uỷ– HĐND - UBND quận và Sở LĐ-TB&XH Hà Nội. Điều 7. Chế độ Hội họp Hàng tuần hoặc đột xuất giao ban giữa Trưởng phòng và các phó trưởng

phòng.

Hàng tháng họp toàn bộ cán bộ phòng một lần để kiểm điểm đánh giá kết quả

các công tác.

Hàng tháng hoặc đột xuất họp giao ban với các cán bộ Lao động-TB&XH của phòng với các phường để đánh giá tình hình công tác tháng trước và nhiệm vụ trọng tâm trong tháng tới.

Ngoài ra, căn cứ vào tình hình cụ thể, lãnh đạo phòng hoặc toàn phòng có thể họp đột xuất để triển khai các nhiệm vụ trọng tâm, đột xuất của quận và Thành phố.

74

Chương IV Quy trình ban hành văn bản và lưu trữ hồ sơ

Điều 8. Quy trình Ban hành và quản lý văn bản 1. Cán bộ, công chức có trách nhiệm soạn thảo văn bản và ký nháy vào văn bản để tham mưu cho Trưởng phòng, phó trưởng phòng về lĩnh vực mà mình phụ trách.

2. Thẩm quyền ký văn bản Trưởng phòng ký các loại văn bản theo đúng chức năng nhiệm vụ và được

UBND quận uỷ quyền giải quyết những công việc thuộc phạm vi ngành.

Phó trưởng phòng ký những văn bản, nội dung được Trưởng phòng uỷ nhiệm và những lĩnh vực trực tiếp phụ trách; ký giấy giới thiệu, thư mời...sau khi đã trao đổi nội dung với Trưởng phòng.

Điều 9. Lưu trữ tài liệu Cán bộ tổng hợp nhận tài liệu công văn đến phải ghi vào sổ giao nhận, báo cáo

Trưởng phòng: đã xem, cần thiết ghi ý kiến chỉ đạo thực hiện.

Đối với tài liệu công văn gửi đi: phải vào sổ công văn lưu và có 1 bản lưu trữ

tại phòng.

Thực hiện chế độ bảo mật đối với toàn bộ công văn đi, đến. Trong công tác lưu trữ phải phân loại: hình thức, theo cấp ban hành, tính chất

nghiệp vụ...để tiện tra cứu sử dụng.

Sổ ghi công văn tài liệu ( công văn đến – công văn đi ) được mở đầu năm có

số thứ tự, khởi đầu từ ngày 1/1 kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.

Chuyên viên các mảng phải ghi sổ tiếp nhận, giải quyết các việc, lưu trữ tài

liệu và hồ sơ liên quan đến mảng công tác được phân công.

Chương V Chế độ tiếp dân và giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo

Điều 10. Tiếp dân Tiếp dân vào các buổi sáng thứ 2, thứ 4, thứ 6 hàng tuần, các buổi còn lại làm

việc chuyên môn hoặc đi cơ sở (lãnh đạo phòng hoặc cán bộ tham gia).

Nếu liên quan đến bộ phận nào phải có người trực để tiếp nhận và giải quyết

công việc.

Điều 11. Giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo Đơn thư khiếu nại, tố cáo thuộc lĩnh vực công tác nào đồng chí Phó trưởng phòng phụ trách trực tiếp giải quyết theo thẩm quyền. Báo cáo trưởng phòng và lãnh đạo UBND quận theo yêu cầu.

75

Trưởng phòng có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết dứt điểm đúng thời hạn theo

quy định.

Chương VI Mối quan hệ công tác

Điều 12. Mối quan hệ với cơ quan chuyên môn cấp trên Phòng Lao động – TB&XH quận chịu sự chỉ đạo trực tiếp về chuyên môn

nghiệp vụ của Sở LĐ - TB&XH Hà Nội.

Có trách nhiệm báo cáo: Công tác định kỳ tháng, quý, 6 tháng, năm và chương

trình đột xuất theo yêu cầu của Thành phố.

Điều 13. Mối quan hệ với Uỷ ban nhân dân quận và các phòng ban, đơn

vị thuộc quận

1. Đối với Uỷ ban nhân dân quận Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân quận, Phó Chủ tịch

phụ trách khối Văn hóa Xã hội.

Có trách nhiệm thực hiện đầy đủ chế độ thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất theo chế độ quy định hoặc theo yêu cầu của Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân quận.

2. Đối với các phòng ban, đơn vị thuộc quận Giữ mối quan hệ chặt chẽ, tranh thủ sự giúp đỡ về chuyên môn, nghiệp vụ trong từng lĩnh vực và tạo sự đồng bộ trong việc thực hiện các nhiệm vụ của Quận uỷ, UBND quận giao.

Điều 14. Mối quan hệ với Quận uỷ, Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc, các Ban

Đảng và các tổ chức đoàn thể quận.

Có trách nhiệm thực hiện đầy đủ chế độ thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất

theo yêu cầu của Quận uỷ.

Có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với Uỷ ban MTTQ và các tổ chức đoàn thể quận trong việc thực hiện các chương trình, kế hoạch có liên quan đến công tác LĐ - TB&XH.

Điều 15. Mối quan hệ với Uỷ ban nhân dân các phường. Hướng dẫn công tác nghiệp vụ Lao động - TB&XH cho UBND các phường. Phối hợp hướng dẫn UBND phường thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về công tác Lao động - TB&XH và giải quyết đề nghị, khiếu nại, tố cáo của công dân trong việc thực hiện các chế độ chính sách theo quy định.

76

Duy trì chế độ báo cáo, giao ban hàng tháng, phối hợp chặt chẽ với các phường

và các ngành chức năng trong quận để thực tốt công tác Lao động - TB&XH. Quy chế này có hiệu lực thực hiện kể từ ngày ký. Trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh vướng mắc, lãnh đạo hoặc cán bộ công chức, viên chức phòng chủ động đề xuất tham gia bổ xung hoặc thay đổi cho phù hợp và thống nhất xem xét thông qua để tổ chức thực hiện./.

Trưởng phòng

Nguyễn Quang Hồng

77

Phụ lục 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy

TRƯỞNG PHÒNG

PHÓ TRƯỞNG PHÒNG CÔNG ĐOÀN

CHUYÊN VIÊN

78

Phụ lục 3: Số lượng các loại hình hội họp của Phòng LĐ - TBXH quận Cầu

Giấy tổ chức giai đoạn năm 2017 - 2020

(Đơn vị: Cuộc)

Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020

Họp giải quyết công việc 135 125 120 139

Họp chuyên môn 56 47 55 58

Họp giao ban 64 65 68 66

Họp sơ kết, tổng kết 60 64 71 59

Họp chuyên đề 45 42 39 47

Họp tập huấn triển khai 42 49 46 45

Tổng 405 392 399 414

(Nguồn: Báo cáo công tác hàng năm của Phòng L Đ - TBXH quận Cầu Giấy)

79

Phụ lục 4: Văn phòng làm việc của các chuyên viên Phòng Lao động - Thương binh

Xã hội quận Cầu Giấy

(Nguồn: Ảnh do tác giả tự chụp)

Phụ lục 5: Hội trường tổ chức các cuộc hội nghị, hội họp của UBND quận Cầu Giấy

(Nguồn: Ảnh do tác giả tự chụp)

80

Phụ lục 6: Công tác chuẩn bị, sắp xếp tổ chức cuộc họp

(Nguồn: Ảnh do tác giả tự chụp)

Phụ lục 7: Các phương tiện kĩ thuật phục vụ cho cuộc họp

(Nguồn: Tác giả tự chụp)

81

Phụ lục 8: Tổng kết Hội nghị tập huấn cho người khuyết tật nhân ngày Quốc tế

người khuyết tật

(Nguồn: Phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy)

82