KỸ NĂNG SẮP XẾP HỒ SƠ THEO SỐ VÀ THEO
THỜI GIAN
Sắp xếp hồ sơ theo số
Phương pháp số để phân loại các hồ sơ thì thuận tiện, đặc biệt khi các tài
liệu đã được đánh số. Phương pháp này có thể thự hiện theo nhiều cách. Có
thể có một hệ thống ký số cuối. Khi hệ thống này được thực hiện bằng cách
đọc số từ phải sang trái,nó giúp loại trừ những sai sót vì người ta không có
thói quen đọc theo cách này và do đó sẽ cẩn thận hơn khi đọc.
Phương pháp số cũng có được dùng để phân tán hoạt động lưu trữ và cho
phép dễ dàng lấy ra những tài liệu không còn dùng đến nữa.
Những thuận lợi:nó có thề dễ dàng mở rộng;nó mang lại một sự bảo mật nào
đó;nó cho phép nhận diện hiệu quả các đề mục;và số hồ sơ cũng có thể cung
cấp một số tham chiếu.
Các bất lợi là: chi phí dể chuẩn bị một chỉ mục và thời gian để thực hiện
điều đó;và nếu các chữ số trong các số tham chiếu bị đổi chỗ, đề mục sẽ bị
đưa vào sai hồ sơ mà không may thay, điều này rất dễ xảy ra.
Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian
Các tài liệu được lưu trữ theo một trình tự thời gian nào đó, đặc biệt là theo
ngày tháng hoặc có thể theo thời gian phát sinh, đặc biệt là theo ngày tháng
hoặc có thể theo thời gian phát sinh.
Các hồ sơ có thể được chia theo ngày, tuần, tháng, quý hoặc năm tùy theo
số lượng tài liệu được lưu trữ.
Hệ thống này thường được sử dụng phối hợp với nột trong những phương
pháp phân loại khác. Do đó, là điều phổ biến khi hồ sơ được lưu trữ theo thứ
tự chữ cái và sử dụng trình tự thời gian bên trong hồ sơ.
Thuận lợi:hệ thống này rất tiện lợi và tiết kiệm được không gian nhiều nhất
vì các hồ sơ có thể được lưu trữ ngẫu nhiên vì việc truy cập tìm kiếm có thể
tự động nếu địa chỉ là chính xác,ví dụ: như là biết tên file.
Nhược điểm: phương pháp này gặp nhiều khó khăn trong việc bảo quản dữ
liệu và không giữ được trong thời gian quá lâu.
Khi xem xét việc thiết lập một hệ thống lưu trữ hồ sơ, có một số điểm cần
phải được lưu ý từ khi khởi đầu cho đến lúc thiết kế. Chúng bao gồm: chi
phí phân bổ kể cả chi phí vốn và thu nhập, có bất kỳ giới hạn nào về khoảng
trống hay không, nhớ rằng việc cung cấp khoảng trống có một chi phí đi
kèm với nó; khoảng thời gian mà những hồ sơ đó được giữ lại, tức là nó sẽ
dựa trên một cơ sở thường xuyên và nếu không thì những sắp xếp nào cho
việc bỏ đi những hồ sơ không còn sử dụng; nếu các hồ sơ được sử dụng
thường xuyên thì chúng có dễ dàng tiếp cận hay không; năng lực nhân viên
nào phải có để điều hành hệ thống; và có thực hiện những bản sao nào từ hồ
sơ hay không.