zunia.vn

Tuyển sinh 2024 dành cho Gen-Z

zunia.vn

» Kỹ Năng Mềm

» Kỹ năng tổ chức

KỸ NĂNG SẮP XẾP HỒ SƠ THEO SỐ VÀ THEO THỜI GIAN

Chia sẻ: Bi Bo | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:3

Báo xấu

156
lượt xem 30
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Sắp xếp hồ sơ theo số Phương pháp số để phân loại các hồ sơ thì thuận tiện, đặc biệt khi các tài liệu đã được đánh số. Phương pháp này có thể thự hiện theo nhiều cách. Có thể có một hệ thống ký số cuối. Khi hệ thống này được thực hiện bằng cách đọc số từ phải sang trái,nó giúp loại trừ những sai sót vì người ta không có thói quen đọc theo cách này và do đó sẽ cẩn thận hơn khi đọc. Phương pháp số cũng có được dùng để phân tán hoạt động...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: KỸ NĂNG SẮP XẾP HỒ SƠ THEO SỐ VÀ THEO THỜI GIAN

KỸ NĂNG SẮP XẾP HỒ SƠ THEO SỐ VÀ THEO THỜI GIAN Sắp xếp hồ sơ theo số Phương pháp số để phân loại các hồ sơ thì thuận tiện, đặc biệt khi các tài liệu đã được đánh số. Phương pháp này có thể thự hiện theo nhiều cách. Có thể có một hệ thống ký số cuối. Khi hệ thống này được thực hiện bằng cách đọc số từ phải sang trái,nó giúp loại trừ những sai sót vì người ta không có thói quen đọc theo cách này và do đó sẽ cẩn thận hơn khi đọc. Phương pháp số cũng có được dùng để phân tán hoạt động lưu trữ và cho phép dễ dàng lấy ra những tài liệu không còn dùng đến nữa. Những thuận lợi:nó có thề dễ dàng mở rộng;nó mang lại một sự bảo mật nào đó;nó cho phép nhận diện hiệu quả các đề mục;và số hồ sơ cũng có thể cung cấp một số tham chiếu. Các bất lợi là: chi phí dể chuẩn bị một chỉ mục và thời gian để thực hiện điều đó;và nếu các chữ số trong các số tham chiếu bị đổi chỗ, đề mục sẽ bị đưa vào sai hồ sơ mà không may thay, điều này rất dễ xảy ra. Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian Các tài liệu được lưu trữ theo một trình tự thời gian nào đó, đặc biệt là theo ngày tháng hoặc có thể theo thời gian phát sinh, đặc biệt là theo ngày tháng
hoặc có thể theo thời gian phát sinh. Các hồ sơ có thể được chia theo ngày, tuần, tháng, quý hoặc năm tùy theo số lượng tài liệu được lưu trữ. Hệ thống này thường được sử dụng phối hợp với nột trong những phương pháp phân loại khác. Do đó, là điều phổ biến khi hồ sơ được lưu trữ theo thứ tự chữ cái và sử dụng trình tự thời gian bên trong hồ sơ. Thuận lợi:hệ thống này rất tiện lợi và tiết kiệm được không gian nhiều nhất vì các hồ sơ có thể được lưu trữ ngẫu nhiên vì việc truy cập tìm kiếm có thể tự động nếu địa chỉ là chính xác,ví dụ: như là biết tên file. Nhược điểm: phương pháp này gặp nhiều khó khăn trong việc bảo quản dữ liệu và giữ được trong thời gian quá lâu. không Khi xem xét việc thiết lập một hệ thống lưu trữ hồ sơ, có một số điểm cần phải được lưu ý từ khi khởi đầu cho đến lúc thiết kế. Chúng bao gồm: chi phí phân bổ kể cả chi phí vốn và thu nhập, có bất kỳ giới hạn nào về khoảng trống hay không, nhớ rằng việc cung cấp khoảng trống có một chi phí đi kèm với nó; khoảng thời gian mà những hồ sơ đó được giữ lại, tức là nó sẽ dựa trên một cơ sở thường xuyên và nếu không thì những sắp xếp nào cho việc bỏ đi những hồ sơ không còn sử dụng; nếu các hồ sơ được sử dụng thường xuyên thì chúng có dễ dàng tiếp cận hay không; năng lực nhân viên nào phải có để điều hành hệ thống; và có thực hiện những bản sao nào từ hồ sơ hay không.

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

THÔNG TIN

TRỢ GIÚP

HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG

Theo dõi chúng tôi

Chịu trách nhiệm nội dung:

Nguyễn Công Hà - Giám đốc Công ty TNHH TÀI LIỆU TRỰC TUYẾN VI NA

LIÊN HỆ

Địa chỉ: P402, 54A Nơ Trang Long, Phường 14, Q.Bình Thạnh, TP.HCM

Hotline: 093 303 0098

Email: support@tailieu.vn

Giấy phép Mạng Xã Hội số: 670/GP-BTTTT cấp ngày 30/11/2015 Copyright © 2022-2032 TaiLieu.VN. All rights reserved.