Luận văn Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán Báo cáo tài chính tại chi nhánh Công ty Kiểm toán và Tư vấn tài chính kế toán Sài Gòn (AFC)

Luận văn

Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong

kiểm toán Báo cáo tài chính tại chi

nhánh Công ty Kiểm toán và Tư vấn tài

chính kế toán Sài Gòn (AFC)

Lời nói đầu

Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống các chính sách và thủ tục

nhằm bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo

đảm việc thực hiện chế độ, chính sách của Nhà nước, bảo đảm hiệu quả của

các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc đánh giá hệ thống

kiểm soát nội bộ cung cấp một cách đầy đủ về việc xây dựng và thực hiện

các quy chế kiểm soát trong doanh nghiệp, từ đó giúp kiểm toán viên đánh

giá rủi ro kiểm soát, xây dựng kế hoạch kiểm toán và thiết kế phương pháp

kiểm toán cho phù hợp, đạt hiệu quả cao nhất.

Trong thời gian thực tập tại chi nhánh Công ty Kiểm toán và Tư

vấn tài chính kế toán Sài Gòn tại Hà Nội, được nghiên cứu thực tế quy

trình kiểm toán, đặc biệt là quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

tại một số doanh nghiệp, kết hợp lý luận và thực tiễn đồng thời nhận

thức được tầm quan trọng của việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

em đã quyết định chọn đề tài: “Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

trong kiểm toán Báo cáo tài chính tại chi nhánh Công ty Kiểm toán

và Tư vấn tài chính kế toán Sài Gòn (AFC)” để nghiên cứu trong

chuyên đề tốt nghiệp vủa mình.

Ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề bao gồm 3 phần:

Phần I: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá hệ

thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán Báo cáo tài chính.

Phần II: Thực trạng đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm

toán Báo cáo tài chính tại chi nhánh Công ty AFC Sài Gòn

Phần III: Nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình đánh

giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán Báo cáo tài chính tại chi

nhánh Công ty AFC Sài Gòn

Phần I

Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ

và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

trong kiểm toán báo cáo tài chính

I. Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ

1. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ

Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra, kiểm soát

luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu

bởi hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.

Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 Đánh giá rủi ro và

kiểm soát nội bộ: “Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ

tục kiểm soát do đơn vị xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị

tuân thủ đúng pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn

ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập Báo cáo tài chính trung thực và

hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.

Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm mội trường kiểm soát, hệ thống kế

toán và các thủ tục kiểm soát”.

Như vậy, kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn

vị, tổ chức trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc

để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục

tiêu đặt ra của đơn vị:

 Bảo vệ tài sản của đơn vị

Tài sản của đơn vị bao gồm tài sản hữu hình và tài sản vô hình. Nếu

không được bảo vệ bởi một hệ thống kiểm soát thích hợp, chúng có thể bị

đánh cắp, hư hỏng hoặc bị lạm dụng vào những mục đích khác nhau. Như

vậy, hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng để đảm bảo an toàn cho

những tài sản của đơn vị.

 Bảo đảm độ tin cậy của thông tin

Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn

cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý. Để

điều hành có hiệu quả các mặt hoạt động kinh doanh, các nhà quản lý phải

được cung cấp những thông tin chính xác và kịp thời, phản ánh đúng thực

trạng của đơn vị, trên cơ sở đó đưa ra những quyết định phù hợp.

 Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý

Để quản lý vĩ mô nền kinh tế, các cơ quan Nhà nước đã ban hành một

hệ thống các chính sách và các quy định buộc các doanh nghiệp phải tuân

thủ. Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng tự thiết kế những quy định nội bộ để

quản lý các hoạt động trong doanh nghiệp. Để đảm bảo các chế độ pháp lý

liên quan đến doanh nghiệp được thực hiện đúng mức, hệ thống kiểm soát

nội bộ cần:

- Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách liên quan đến hoạt

động của doanh nghiệp.

- Phát hiện và ngăn chặn kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian

lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp.

- Bảo đảm việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập

Báo cáo tài chính trung thực, khách quan.

 Bảo đảm hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý

Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa

sự lặp lại không cần thiết các hoạt động, gây ra sự lãng phí trong hoạt động

và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt

động trong doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống

kiểm soát nội bộ doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý điều hành

của bộ máy quản lý doanh nghiệp.

Tuy nằm trong một thể thống nhất song bốn mục tiêu trên đôi khi cũng

có mâu thuẫn với nhau như giữa tính hiệu quả của hoạt động với mục đích

bảo vệ tài sản, sổ sách hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy. Nhiệm vụ

của các nhà quản lý là xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và

kết hợp hài hoà bốn mục tiêu trên.

2. Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ

Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả trong hoạt

động, các đơn vị cần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thống kiểm soát

nội bộ với bốn yếu tố cơ bản: Môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, các

thủ tục kiểm soát và kiểm toán nội bộ.

2.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong và bên

ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử

lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ. Môi trường kiểm soát là nền

tảng của các yếu tố khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ và tạo nên màu sắc

riêng của một tổ chức.

Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan tới

quan điểm, thái độ và nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý

trong doanh nghiệp. Trên thực tế, tính hiệu quả của hoạt động kiểm tra, kiểm

soát trong các hoạt động của một tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào các nhà

quản lý tại doanh nghiệp. Nếu các nhà quản lý cho rằng công tác kiểm tra,

kiểm soát là quan trọng và không thể thiếu được đối với mọi hoạt động trong

đơn vị thì mọi thành viên của đơn vị đó sẽ nhận thức đúng đắn về hoạt động

kiểm tra, kiểm soát và tuân thủ mọi quy định cũng như chế độ đề ra. Ngược

lại, nếu hoạt động kiểm tra, kiểm soát bị coi nhẹ từ phía các nhà quản lý thì

chắc chắn các quy chế về kiểm soát nội bộ sẽ không được vận hành một cách

có hiệu quả bởi các thành viên của đơn vị.

Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát gồm:

Đặc thù về quản lý

Các đặc thù về quản lý chính là các quan điểm khác nhau trong hoạt

động điều hành doanh nghiệp của các nhà quản lý. Có cách quản lý táo bạo

dám chấp nhận rủi ro, cũng có cách quản lý dè dặt, thận trọng trước khi

quyết định. Các quan điểm của các nhà quản lý sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến

chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra, kiểm soát

trong doanh nghiệp. Vì chính các nhà quản lý, đặc biệt là nhà quản lý quản

lý cấp cao nhất sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát

sẽ áp dụng tại doanh nghiệp.

Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức đề cập tới cách phân quyền trong bộ máy quản lý. Có

hai xu hướng trái ngược nhau trong việc thiết lập một cơ cấu tổ chức trong

doanh nghiệp. Mỗi xu hướng có những ưu, nhược điểm riêng. Nếu cơ cấu tổ

chức theo xu hướng tập trung, có thể một quyết định phải qua nhiều cấp gây

đến tình trạng trì trệ, ách tắc, quan liêu. Ngược lại, nếu cơ cấu tổ chức theo

xu hướng phân tán, có thể phát huy tính chủ động, sáng tạo, kịp thời nhưng

khó chuyên môn hoá.

Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần

tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống

xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai

các quyết định đó cũng như kiểm tra giám sát việc thực hiện các quyết định

trong toàn bộ doanh nghiệp. Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn

ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế

toán của doanh nghiệp.

Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên

toàn bộ hoạt động và các lĩnh vực của doanh nghiệp sao cho không bị chồng

chéo hoặc bỏ trống: thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các chức năng,

bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo sự kiểm tra, kiểm soát

lẫn nhau trong các bước thực hiện công việc.

Như vậy, để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các

nhà quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

- Thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động

của doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng

chéo giữa các bộ phận.

- Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi

chép sổ và bảo quản tài sản.

- Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu

quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng.

Chính sách nhân sự

Đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp là nhân tố quan trọng trong môi

trường kiểm soát và là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát của

doanh nghiệp. Nếu nhân viên có năng lực và tin cậy, nhiều quá trình kiểm

soát có thể không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của

kiểm soát nội bộ. Ngược lại, mặc dù doanh nghiệp có thiết kế và vận hành

các các chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân

viên kém năng lực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức

thì hệ thống kiểm soát nội bộ không thể phát huy hiệu quả.

Với những lý do trên, các nhà quản lý cần có những chính sách cụ thể

và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân

viên. Việc đào tạo, bố trí cán bộ và đề bạt nhân sự phải phù hợp với năng lực

chuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng thời phải mang tính kế tục và liên

tiếp.

Công tác kế hoạch

Công tác kế hoạch đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng phát

riển lâu dài và rõ ràng cho công ty.

Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ,

thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản cố định, đặc biệt

là kế hoạch tài chính gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, hiệu

quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai là những nhân tố quan

trọng trong` môi trường kiểm soát. Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được

tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở

thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Vì vậy, trong thực tế các nhà quản lý

thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố

ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường và

xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời. Đây cũng là khía cạnh mà kiểm toán

viên thường quan tâm trong kiểm toán Báo cáo tài chính doanh nghiệp, đặc

biệt trong việc áp dụng các thủ tục phân tích.

Uỷ ban kiểm soát

Uỷ ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao

nhất của đơn vị như thành viên Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm

các chức vụ quản lý và những chuyên gia hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Uỷ ban

kiểm soát đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong việc kiểm tra, giám sát các

hoạt động của Ban quản lý và của doanh nghiệp dưới sự chỉ đạo của Hội

đồng quản trị. Uỷ ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau:

- Giám sát việc chấp hành luật pháp của Công ty.

- Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ.

- Giám sát tiến trình lập Báo cáo tài chính.

- Dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa Ban giám đốc với các kiểm

toán viên bên ngoài.

Môi trường bên ngoài

Ngoài các nhân tố bên trong doanh nghiệp, môi trường kiểm soát

chung của một doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài. Các

nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có

ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý

cũng như sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ.

Thuộc nhóm các nhân tố này bao gồm sự kiểm soát của các cơ quan chức

năng của Nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý và

đường lối phát triển của đất nước.

Như vậy, môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố có ảnh

hưởng đến quá trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của hệ thống kiểm

soát nội bộ doanh nghiệp, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng nhất là

nhận thức về hoạt động kiểm tra, kiểm soát và điều hành hoạt động của các

nhà quản lý doanh nghiệp.

2.2 Hệ thống kế toán

Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của đơn vị bao gồm hệ

thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và

hệ thống bảng tổng hợp cân đối kế toán. Trong đó, quá trình lập và luân

chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ

của doanh nghiệp.

Mục đích của một hệ thống kế toán của một tổ chức là nhận biết, thu

thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức

đó, thoả mãn chức năng thông tin và chức năng kiểm tra của kế toán.

Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải bảo đảm các mục tiêu kiểm soát

chi tiết:

- Tính có thực: cơ cấu kiểm soát nội bộ không cho phép việc ghi những

nghiệp vụ không có thật vào sổ kế toán.

- Sự phê chuẩn: bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn

hợp lý.

- Tính đầy đủ: đảm bảo việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế

phát sinh.

- Sự đánh giá: bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các

khoản giá và phí.

- Sự phân loại: bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép theo đúng sơ đồ

tài khoản và được ghi nhận đúng ở các loại sổ sách kế toán.

- Tính đúng kỳ: bảo đảm việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

được thực hiện kịp thời theo quy định.

- Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu kế toán được ghi

vào sổ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên

các Báo cáo tài chính của doanh nghiệp.

Là một mắt xích, một yếu tố quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ,

hệ thống kế toán có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động của đơn vị.

Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 Đánh giá rủi ro và kiểm soát

nội bộ, Kiểm soát nội bộ trong hệ thống kế toán nhằm đảm bảo:

- Nghiệp vụ kinh tế, tài chính được thực hiện sau khi đã có sự chấp

thuận của những người có thẩm quyền.

- Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép kịp thời, đầy đủ và

chính xác vào các tài khoản trong kỳ kế toán phù hợp, làm cơ sở lập Báo cáo

tài chính phù hợp với chế độ kế toán theo quy định hiện hành.

- Chỉ được tiếp cận trực tiếp với tài sản hay tài liệu kế toán khi có sự

đồng ý của Ban Giám đốc.

- Các tài sản ghi trong sổ kế toán được đối chiếu với tài sản theo kết

quả kiểm kê thực tế ở những thời điểm nhất định và có biện pháp thích hợp

để xử lý nếu có chênh lệch.

2.3 Các thủ tục kiểm soát

Thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do Ban lãnh đạo đơn vị

thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được các mục tiêu

quản lý cụ thể.

Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 Đánh giá rủi ro và kiểm

soát nội bộ, các thủ tục kiểm soát chủ yếu gồm:

- Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến

đơn vị.

- Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán.

- Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học.

- Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.

- Kiểm tra, phê duyệt các tài liệu kế toán.

- Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài.

- So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán.

- Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán.

- Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch.

Các thủ tục kiểm soát có thể khác nhau giữa các đơn vị và các loại

nghiệp vụ. Tuy nhiên, các thủ tục kiểm soát đều được xây dựng dựa trên ba

nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc phân công phân nhiệm rõ ràng, nguyên tắc bất

kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn.

Nguyên tắc phân công phân nhiệm rõ ràng:

Theo nguyên tắc này, công việc và trách nhiệm cần được phân chia cho

nhiều người trong bô phận nhiều bộ phận trong một tổ chức. Mục đích của

sự phân chia này là không để một cá nhân hay hay bộ phận nào được thực

hiện mọi mặt của một nghiệp vụ từ khâu đầu đến khâu cuối. Việc phân công

phân nhiệm rõ ràng tạo ra sự chuyên môn hoá trong công việc, sai sót ít xảy

ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện do có sự kiểm tra chéo.

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:

Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các

nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng

quyền hạn.

Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về trách nhiệm đối với một số công

việc như:

- Trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ và trách nhiệm ghi chép sổ kế toán.

- Trách nhiệm bảo quản tài sản và trách nhiệm ghi chép sổ kế toán.

- Trách nhiệm xét duyệt và trách nhiệm ghi chép sổ kế toán.

- Chức năng kế toán và chức năng tài chính.

- Chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát.

Nguyên tắc này xuất phát từ mối quan hệ đặc biệt giữa các trách nhiệm

nêu trên và sự kiêm nhiệm dễ dẫn đến gian lận khó phát hiện.

Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn:

Theo sự uỷ quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho

quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định. Qúa

trình uỷ quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ

thống phân chia quyền hạn và trách nhiệm mà vẫn không làm mất tính tập

trung của doanh nghiệp. Sự uỷ quyền được thực hiện theo một trong hai hình

thức:

- Uỷ quyền thường xuyên: là sự uỷ quyền trong cả một nhiệm kỳ theo

một cơ chế ổn định.

- Uỷ quyền tạm thời: là uỷ quyền trong một khoảng thời gian xác định.

Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ

kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn. Sự phê chuẩn được thực hiện qua hai

loại: phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể.

- Sự phê chuẩn chung: được thực hiện thông qua việc xây dựng các

chính sách chung về những mặt hoạt động cụ thể cho các cán bộ cấp dưới

tuân thủ. Ví dụ: việc xây dựng và phê chuẩn bảng giá bán sản phẩm cố định,

hạn mức tín dụng đối với khách mua hàng.

- Sự phê chuẩn cụ thể: được thực hiện theo từng nghiệp vụ kinh tế

riêng. Đối với một số nghiệp vụ kinh tế, Ban quản trị không muốn xây dựng

một chính sách phê chuẩn chung, thay vào đó Ban quản trị sẽ thực hiện phê

chuẩn cho từng trường hợp.

Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên, các thủ tục kiểm soát còn bao

gồm việc quy định chứng từ và sổ sách đầy đủ, quá trình kiểm soát vật

chất đối với tài sản, sổ sách và kiểm soát độc lập việc thực hiện các hoạt

động của đơn vị.

2.4 Kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nội bộ là một bộ phận được thiết lập trong đơn vị để tiến

hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị

nội bộ đơn vị.

Theo các chuẩn mực thực hành kiểm toán nội bộ do Viện kiểm toán nội

bộ Hoa Kỳ ban hành năm 1978, “Kiểm toán nội bộ là một chức năng đánh

giá độc lập được thiết kế trong một tổ chức để kiểm tra, đánh giá các hoạt

động của tổ chức như là một hoạt động phục vụ cho một tổ chức .”

Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), kiểm toán nội bộ là: “Một

hoạt động đánh giá được lập ra trong một doanh nghiệp như là một loại

dịch vụ cho doanh nghiệp đó, có chức năng kiểm tra, đánh giá và giám sát

thích hợp và hiệu quả của hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ.”

Là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ của

doanh nghiệp, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giá

thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu

quả của việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về kiểm soát nội

bộ. Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có được

những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động trong doanh nghiệp,

chất lượng của hoạt động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các

quy chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả. Tuy nhiên, bộ phận kiểm toán nội

bộ chỉ phát huy tác dụng nếu:

- Về tổ chức: bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ

để không giới hạn hoạt động của nó, đồng thời phải được giao một quyền

hạn tương đối rộng rãi và hoạt động tương đối độc lập với phòng kế toán và

các bộ phận hoạt động được kiểm tra.

- Về nhân sự: bộ phận kiểm toán nội bộ phải tuyển chọn những nhân

viên có năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với các quy

định hiện hành.

3. Những ưu điểm và hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập trong doanh nghiệp là nhằm

đáp ứng yêu cầu của quản lý và đem lại những lợi ích sau:

- Kiểm soát nội bộ góp phần bảo vệ tài sản của đơn vị và bảo đảm độ

tin cậy của các thông tin phục vụ cho quản lý và các thông tin sử dụng để

báo cáo hoặc công bố ra bên ngoài.

- Kiểm soát nội bộ góp phần phát triển và triển khai các sáng kiến nhằm

nâng cao hiệu quả hoạt động.

- Kiểm soát nội bộ đóng vai trò tích cực góp phần thực thi các quy định

pháp lý trong các hoạt động tài chính kế toán nói riêng và các hoạt động về

quản lý nói chung tại doanh nghiệp.

Tuy nhiên, mặc dù được thiết kế hoàn hảo đến đâu, hệ thống kiểm soát

nội bộ vẫn không thể đảm bảo hoàn toàn đạt được các mục tiêu quản lý, đó

là do những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ.

Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 Đánh giá rủi ro và kiểm

soát nội bộ, những hạn chế đó được xác định như sau:

- Ban giám đốc thường yêu cầu chi phí cho hệ thống kiểm soát nội bộ

không vượt quá những lợi ích mà hệ thống đó mang lại.

- Phần lớn công tác kiểm tra nội bộ thường tác động đến những nghiệp

vụ lặp đị lặp lại, mà không tác động đến những nghiệp vụ bất thường.

- Sai sót bởi con người thiếu chú ý, đãng trí, sai sót về xét đoán hoặc

không hiểu rõ yêu cầu công việc.

- Khả năng vượt tầm kiểm soát của hệ thống kiểm soát nội bộ do có sự

thông đồng của một người trong Ban Giám đốc hay một nhân viên với những

người khác ở trong hay ngoài đơn vị.

- Khả năng những người chịu trách nhiệm thực hiện kiểm soát nội bộ

lạm dụng đặc quyền của mình.

- Do có sự biến động tình hình, các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu hoặc bị

vi phạm.

Do những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ nên luôn có

một mức độ rủi ro kiểm soát. Do đó, cả với cơ chế kiểm soát nội bộ được

thiết kế hiệu quả nhất kiểm toán viên vẫn phải thu thập bằng chứng kiểm

toán ngoài việc khảo sát các quá trình kiểm soát với hầu hết các mục tiêu

kiểm toán của từng tài khoản trọng yếu trên Báo cáo tài chính.

4. Mục đích của việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ là một phần việc rất quan trọng

mà kiểm toán viên phải thực hiện trong một cuộc kiểm toán. Vấn đề này

được quy định trong nhóm chuẩn mực đối với công việc tại chỗ ở điều thứ

hai trong 10 chuẩn mực kiểm toán được chấp nhận rộng rãi (GAAS): “Kiểm

toán viên phải có một sự hiểu biết đầy đủ về hệ thống kiểm soát nội bộ để lập

kế hoạch kiểm toán và để xác định bản chất, thời gian và phạm vi các cuộc

khảo sát phải thực hiện.” Và điều này cũng được quy định trong Chuẩn mực

Kiểm toán Việt Nam số 400 Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ: “Kiểm toán

viên phải có đủ hiểu biết về hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ của khách

hàng để lập kế hoạch kiểm toán và xây dựng cách tiếp cận kiểm toán hiệu

quả”

Thứ nhất, kiểm toán viên có thể dựa vào hệ thống kiểm soát nội bộ để

giảm bớt công việc kiểm toán. Bởi vì, trên thực tế, các thông tin tài chính

thường được xác minh nhiều lần. Mối quan hệ này tạo điều kiện cho việc

giảm bớt các thử nghiệm cơ bản nếu kiểm toán viên nghiệm thấy các Báo

cáo tài chính đáng tin cậy.

Thứ hai, kiểm toán viên cần phải dựa vào hệ thống kiểm soát nội để

nâng cao chất lượng và hiệu quả cuộc kiểm toán. Nguyên tắc thận trọng đúng

mức đòi hỏi kiểm toán viên phải đảm bảo chất lượng cuộc kiểm toán, để

tránh cho công ty kiểm toán phải đối mặt với những vụ kiện của khách hàng,

ảnh hưởng đến uy tín của công ty. Bên cạnh đó, kiểm toán là một loại hình

dịch cụ nên kiểm toán viên cũng phải quan tâm đến khía cạnh hiệu qủa cuộc

kiểm toán. Việc đảm bảo hiệu quả cuộc kiểm toán góp phần nâng cao khả

năng cạnh tranh và tăng lợi nhuận cho công ty kiểm toán. Để thoả mãn đồng

thời hai mục tiêu này, đòi hỏi kiểm toán viên phải xây dựng cách tiếp cận

kiểm toán khoa học, hiệu quả.

Chất lượng cuộc kiểm toán liên quan đến việc thu thập bằng chứng

kiểm toán. Để đưa ra nhận xét đúng đắn về Báo cáo tài chính, Kiểm toán

viên phải thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ và có hiệu lực. Tính đầy đủ

của bằng chứng kiểm toán ảnh hưởng bởi quy mô mẫu chọn, quy mô mẫu

chọn chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố trong đó có hệ thống kiểm soát nội bộ.

Chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ cũng tác động đến hiệu lực của

bằng chứng kiểm toán. Bằng chứng kiểm toán thu thập từ một hệ thống kiểm

soát nội bộ hoạt động có hiệu quả đáng tin cậy hơn từ một hệ thống kiểm

soát nội bộ yếu kém. Do đó, quá trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ và

tin cậy, góp phần bảo đảm chất lượng cuộc kiểm toán.

Hiệu quả cuộc kiểm toán có liên quan tới giá phí cuộc kiểm toán và chi

phí thu thập bằng chứng kiểm toán. Nếu công ty đảm bảo hiệu quả cuộc

kiểm toán thì với doanh thu cố định, việc giảm tối đa chi phí giúp họ đạt

được lợi nhuận tối đa. Với mức lợi nhuận xác định, chi phí tối thiểu giúp giá

phí kiểm toán nhỏ nhất, nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty kiểm toán.

Như vậy, việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị cuộc kiểm

toán, giúp cho kiểm toán viên xác lập mức độ tin cậy vào hệ thống kiểm soát

nội bộ, giảm tối đa thử nghiệm cơ bản cần phải tiến hành mà vẫn đảm bảo

chất lượng cuộc kiểm toán.

Kiểm toán viên cần có hiểu biết đầy đủ về hệ thống kiểm soát nội bộ,

đánh giá chính xác mức độ rủi ro kiểm soát, để vạch kế hoạch kiểm toán và

xây dựng trình tự phương pháp kiểm toán thích hợp. Sự hiểu biết về hệ thống

kiểm soát nội bộ, sự đánh giá xác đáng rủi ro kiểm soát, cùng với sự đánh giá

về rủi ro tiềm tàng, cũng như mọi cân nhắc khác sẽ giúp cho kiểm toán viên:

- Xác định được các loại thông tin sai sót nghiêm trọng có thể xảy ra

trong Báo cáo tài chính.

- Xem xét nhân tố tác động đến khả năng có thể xảy ra sai sót nghiêm

trọng.

- Thiết kế phương pháp kiểm toán cơ bản cơ bản.

II. Quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán Báo cáo tài

chính

Trong kiểm toán Báo cáo tài chính, kiểm toán viên phải đánh giá hệ

thống kiểm soát nội bộ và rủi ro kiểm soát không chỉ để xác minh tính hữu

hiệu của kiểm soát nội bộ mà còn làm cơ sở cho việc xác định phạm vi thực

hiện thử nghiệm cơ bản trên số dư và nghiệp vụ của đơn vị.

Sơ đồ dưới đây trình bày khái quát các bước tìm hiểu, đánh giá hệ thống

kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát và việc liên hệ kết quả với các

cuộc khảo sát số dư trên Báo cáo tài chính (Sơ đồ 1).

Theo sơ đồ, quá trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ được thực

hiện theo một trình tự nhất định và bao gồm bốn bước cơ bản sau:

- Thu thập hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ và mô tả chi tiết hệ

thống kiểm soát nội bộ trên các giấy làm việc.

- Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát để lập kế hoạch cho từng khoản

mục.

- Thực hiện thử nghiệm kiểm soát.

- Lập bảng đánh giá kiểm soát nội bộ.

1. Thu thập hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ và mô tả chi tiết

hệ thống kiểm soát nội bộ trên các giấy làm việc

Trong giai đoạn này kiểm toán viên tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ

của đơn vị trên hai mặt chủ yếu: thiết kế kiểm soát nội bộ bao gồm thiết kế

quy chế kiểm soát và thiết kế về bộ máy kiểm soát; hoạt động liên tục và có

hiệu lực của kiểm soát nội bộ.

Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ được thực hiện trong giai đoạn lập

kế hoạch kiểm toán, trong đó kiểm toán viên phải tìm hiểu về thiết kế và vận

hành của hệ thống kiểm soát nội bộ theo từng yếu tố cấu thành để:

 Đánh giá xem liệu các Báo cáo tài chính có thể kiểm toán được hay

không? Kiểm toán viên phải thu thập thông tin về tính trung thực của Ban

Giám đốc trong việc lập và trình bày các sổ sách kế toán để được thoả mãn là

các bằng chứng thu được có thể chứng minh cho các số dư trên Báo cáo tài

chính.

 Nhận diện và đánh giá các sai phạm tiềm tàng.

 Quyết định về mức đánh giá thích hợp của rủi ro kiểm soát ảnh hưởng

đến rủi ro phát hiện từ đó ảnh hưởng đến quyết định số lượng bằng chứng

phải thu thập.

 Có kế hoạch thiết kế các cuộc khảo sát thích hợp.

Sơ đồ1: Khái quát việc nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách

hàng và đánh giá rủi ro kiểm soát trong kiểm toán Báo cáo tài chính

(1

Đạt được sự hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng đủ để lập kế hoạch kiểm toán Báo cáo tài

(2

ýkiến từ chối hoặc rút ra khỏi hợp đồng

Không thể kiểm toán được

Đánh giá xem liệu các Báo cáo tài chính có thể kiểm toán được hay không?

Có thể kiểm

(3)

Quá trình đánh giá rủi ro kiểm soát

3 khả năng

Mức

tối

Mức được chứng minh bằng sự hiểu biết đã có

đa

Mức thấp hơn khả dĩ có thể chứng minh được

Mở rộng sự hiểu biết nếu thấy cần thiết

(4

Lập kế hoạch và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát

Không thể giảm

(5 )

Xác định liệu mức đánh giá về rủi ro kiểm soát có được giảm hơn từ kết quả của các thử nghiệm kiểm soát hay không

(6)

(7 )

Rủi ro kiểm soát giảm xuống, rủi ro phát hiện tăng lên và phải lập kế hoạch các trắc nghiệm kiểm toán để thoả mãn mức rủi ro phát hiện tăng lên

Rủi ro kiểm soát tăng hơn so với mức đánh giá ban đầu hoặc ở mức tối đa. Rủi ro phát hiện giảm xuống và phải lập kế hoạch các trắc nghiệm kiểm toán để thoả mãn mức rủi ro phát hiện

1.1 Hiểu biết về môi trường kiểm soát

Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 Đánh giá rủi ro và kiểm soát

nội bộ, quy định: “Kiểm toán viên phải hiểu biết về môi trường kiểm soát

của đơn vị để đánh giá nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt động của

thành viên Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc đối với hệ thống kiểm soát

nội bộ”

Bộ phận quản lý tạo ra môi trường chung, nhờ đó xác lập thái độ của

toàn đơn vị đối với hệ thống kiểm soát nội bộ. Môi trường kiểm soát chung

cũng tạo ra các chính sách, các trình tự và các chỉ dẫn đảm bảo sự giám sát

liên tục và có hiệu quả đối với các nghiệp vụ của doanh nghiệp.

Để đánh giá môi trường kiểm soát, kiểm toán viên phải thu thập thông

tin theo từng nhân tố sau:

- Chức năng, nhiệm vụ của Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc và các

phòng ban chức năng của đơn vị.

- Tư duy quản lý, phong cách điều hành của thành viên Hội đồng quản

trị và Ban Giám đốc.

- Cơ cấu tổ chức và quyền hạn trách nhiệm của các thành viên trong cơ

cấu đó.

- Hệ thống kiểm soát của Ban quản lý bao gồm tất cả các bộ phận quản

lý, kiểm soát, chức năng của kiểm toán nội bộ, chính sách và thủ tục liên

quan đến nhân sự và phân định trách nhiệm.

- ảnh hưởng từ bên ngoài đơn vị như chính sách của Nhà nước, chỉ đạo

của cấp trên hoặc cơ quan quản lý chuyên môn.

Kiểm toán viên sau đó sử dụng hiểu biết làm căn cứ đánh giá thái độ và

nhận thức của Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc.

1.2 Hiểu biết về hệ thống kế toán

Thực hiện nghiêm túc công tác kế toán là một trong những điều kiện

phát huy được tác dụng tự kiểm tra của kế toán. Do đó, nghiên cứu hệ thống

kế toán kiểm toán viên cần xem xét việc chấp hành các quy định của Nhà

nước ở các nội dung: Chứng từ kế toán, Tài khoản kế toán, Sổ kế toán, Báo

cáo kế toán và quá trình kiểm tra kế toán.

Khi tìm hiểu về hệ thống kế toán, kiểm toán viên phải xác định được:

- Các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu của đơn vị.

- Các nghiệp vụ kinh tế này bắt đầu như thế nào.

- Hiện được ghi vào những sổ sách kế toán nào và bản chất của chúng là

gì.

- Các nghiệp vụ kinh tế được xử lý như thế nào từ khi bắt đầu cho đến

khi hoàn thành.

- Quá trình lập các Báo cáo kế toán.

Thông thường việc nghiên cứu về hệ thống kế toán được thực hiện bằng

cách theo dõi một nghiệp vụ kinh tế chủ yếu xuyên suốt hoạt động của đơn

vị.

1.3 Hiểu biết về các thủ tục kiểm soát

Việc tìm hiểu về môi trường kiểm soát và hệ thống kế toán được tiến

hành tương tự như nhau ở hầu hết các cuộc kiểm toán nhưng việc tìm hiểu về

thủ tục kiểm soát lại khác nhau giữa các cuộc kiểm toán. Mức độ tìm hiểu về

các thủ tục kiểm soát tuỳ thuộc vào quy mô của đơn vị được kiểm toán. Đối

với những khách hàng có quy mô nhỏ, kiểm toán viên chỉ nhận diện được rất

ít quá trình kiểm soát thậm chí không có thủ tục kiểm soát nào cả vì quá trình

kiểm soát không có hiệu quả do số lượng nhân viên hạn chế. Trong trường

hợp đó, rủi ro kiểm soát được đánh giá ở mức cao. Đối với những khách

hàng có quy mô lớn, có nhiều quá trình kiểm soát tồn tại và kiểm toán viên

tin tưởng rằng các quá trình kiểm soát đó hữu hiệu thì kiểm toán viên sẽ mở

rộng việc tìm hiểu các quá trình kiểm soát.

Khi tìm hiểu các thủ tục kiểm soát, trước hết kiểm toán viên phải xem

xét các thủ tục này có được xây dựng trên cơ sở nguyên tắc cơ bản như: phân

công phân nhiệm, bất kiêm nhiệm, uỷ quyền và phê chuẩn. Sau đó, kiểm

toán viên phải xác định xem các thủ tục này có cho phép ngăn ngừa, phát

hiện và sửa chữa các sai phạm trọng yếu hay không và chúng có hoạt động

liên tục trong suốt niên độ kế toán hay không.

Phương pháp tiếp cận:

Có nhiều phương pháp tiếp cận để thu thập hiểu biết về hệ thống kiểm

soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát, trong đó có hai cách phổ biến như

sau:

- Phương pháp tiếp cận theo khoản mục: Cách làm này dễ thực hiện do

tiếp cận với từng khoản mục các biệt.

- Phương pháp tiếp cận theo chu trình nghiệp vụ: Theo phương pháp

này, kiểm toán viên xem xét các chính sách, thủ tục kiểm soát đến từng chu

trình nghiệp vụ (chu trình đầu tư tài chính, chu trình mua hàng và thanh toán,

chu trình tiền lương và nhân viên, chu trình bán hàng và thu tiền…)

Phương pháp này cho phép kiểm toán viên phân chia các nghiệp vụ và

các số dư tài khoản thành từng loại rõ ràng và sau đó kiểm toán viên có thể

tìm hiểu về cách thức kiểm soát liên quan đến các cơ sở dẫn liệu của từng

loại nghiệp vụ và số dư tài khoản trong chu trình đó.

Thể thức để đạt được sự hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ:

Cũng giống như giai đoạn tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách

hàng, các phương pháp kiểm toán thường áp dụng khi tìm hiểu hoạt động

kinh doanh của khách hàng là:

- Dựa vào kinh nghiệm trước đây của kiểm toán viên với khách hàng:

Đối với khách hàng thường niên, kiểm toán viên đã thu thập được một

khối lượng lớn thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng trong

những lần kiểm toán trước. Vì các hệ thống và quá trình kiểm soát thường

không thay đổi thường xuyên nên thông tin có thể được cập nhật hoá và

mang sang năm hiện hành.

- Phỏng vấn nhân viên của công ty khách hàng:

Công việc này giúp kiểm toán viên thu được các thông tin ban đầu (đối

với khách hàng mới) hoặc nắm bắt được những thay đổi trong hệ thống kiểm

soát nội bộ của khách hàng (đối với khách hàng thường niên) để cập nhật

thông tin cho cuộc kiểm toán ở năm hiện hành. Phỏng vấn nhân viên công ty

khách hàng ở các cấp quản lý cùng đội ngũ nhân viên sẽ cung cấp cho kiểm

toán viên thông tin về thiết kế của hệ thống kiểm soát nội bộ.

- Xem xét các sổ tay về thủ tục và chế độ của công ty khách hàng:

Qua việc nghiên cứu và thảo luận với khách hàng về tài liệu này kiểm

toán viên có thể hiểu rõ các thủ tục và chế độ được áp dụng ở công ty khách

hàng.

- Kiểm tra các chứng từ đã hoàn tất:

Các yếu tố của môi trường kiểm soát, các chi tiết của hệ thống kế toán

và sự vận dụng các thủ tục kiểm soát, tất cả sẽ liên quan với sự phát sinh rất

nhiều chứng từ và sổ sách. Thông qua việc kiểm tra này, kiểm toán viên có

thể thấy được việc vận dụng các thủ tục và chế độ trên tại công ty khách

hàng.

- Quan sát các mặt hoạt động và quá trình hoạt động của công ty khách

hàng:

Việc quan sát các nhân viên của công ty khách hàng trong việc thực

hiện công việc kế toán và các hoạt động kiểm soát sẽ củng cố thêm sự hiểu

biết và kiến thức về thực tế sử dụng các thủ tục và chính sách kiểm soát nội

bộ tại công ty khách hàng.

Để mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên sử dụng một hoặc

cả ba phương pháp sau tuỳ thuộc đặc điểm đơn vị được kiểm toán và quy mô

kiểm toán: lập Bảng tường thuật về kiểm soát nội bộ, lập Bảng câu hỏi về

kiểm soát nội bộ, vẽ Lưu đồ.

Bảng tường thuật về kiểm soát nội bộ là sự mô tả bằng văn bản về cơ

cấu kiểm soát nội bộ của khách hàng. Bảng tường thuật về kiểm soát nội bộ

cung cấp thêm sự phân tích về cơ cấu kiểm soát giúp kiểm toán viên hiểu

đầy đủ hơn về hệ thống kiểm soát nội bộ. Bảng tường thuật đúng cách của hệ

thống kế toán và các thủ tục kiểm soát liên quan có bốn đặc điểm:

- Gốc của mọi chứng từ và sổ sách trong hệ thống.

- Tất cả các quá trình đã xảy ra.

- Sự chuyển giao của mọi chứng từ và sổ sách trong hệ thống.

- Dấu hiệu chỉ rõ các thủ tục kiểm soát thích hợp với quá trình đánh giá

rủi ro kiểm soát.

Việc sử dụng Bảng tường thuật rất thông dụng đối với cơ cấu kiểm soát

nội bộ dễ mô tả. Tuy nhiên, nhược điểm của Bảng tường thuật khó mô tả các

chi tiết của cơ cấu kiểm soát nội bộ do đó chưa cung cấp đủ thông tin cho

quá trình phân tích có hiệu quả các quá trình kiểm soát và đánh giá rủi ro kiểm

soát.

Bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ: Bảng này đưa ra các câu hỏi

theo các mục tiêu chi tiết của hệ thống kiểm soát nội bộ với từng lĩnh vực

được kiểm toán. Các câu hỏi được thiết kế dưới dạng trả lời “có” hoặc

“không” và các câu trả lời “không” sẽ cho thấy nhược điểm của kiểm soát nội

bộ.

Ưu điểm của công cụ này là sự hoàn thiện tương đối về mặt thông tin

của từng lĩnh vực kiểm toán. Hơn nữa, Bảng câu hỏi được lập sẵn nên kiểm

toán viên có thể tiến hành khá nhanh và không bỏ sót các vấn đề quan trọng.

Nhược điểm chủ yếu là những phần riêng lẻ của các hệ thống của công ty

khách hàng được nghiên cứu mà không cung cấp một cái nhìn khái quát.

Ngoài ra, do được thiết kế chung nên Bảng câu hỏi có thể không phù hợp với

mọi loại hình doanh nghiệp nhất là công ty nhỏ.

Lưu đồ - bao gồm lưu đồ ngang và lưu đồ dọc - sự trình bày toàn bộ các

quá trình kiểm soát áp dụng cũng như mô tả các chứng từ, tài liệu kế toán

cùng quá trình vận động và luân chuyển chúng bằng các ký hiệu và biểu đồ.

Một sơ đồ đầy đủ bao gồm bốn đặc điểm giống như Bảng tường thuật. Lưu

đồ về kiểm soát nội bộ giúp kiểm toán viên nhận biết chính xác hơn về các

thủ tục kiểm soát áp dụng đối với các hoạt động và dễ dàng chỉ ra các thủ tục

kiểm soát cần bổ sung. Cách thức mô tả kiểm soát nội qua Lưu đồ thường

được đánh giá cao hơn do theo dõi một Lưu đồ thường dễ hơn việc đọc một

Bảng tường thuật, tuy nhiên việc mô tả qua Lưu đồ thường mất nhiều thời

gian và có khi không cho phép xác định được điểm yếu của kiểm soát nội bộ.

Việc sử dụng kết hợp Bảng câu hỏi với Lưu đồ hoặc với Bảng tường

thuật sẽ giúp kiểm toán viên hiểu biết tốt hơn về hệ thống kiểm soát nội bộ

của khách hàng. Trong thực tế, các kiểm toán viên thường sử dụng kết hợp

các hình thức này để cung cấp cho kiểm toán viên hình ảnh rõ nét nhất về hệ

thống kiểm soát nội bộ.

2. Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát để lập kế hoạch cho từng

khoản mục

Sau khi thu thập được một sự hiểu biết về cách thiết kế và hoạt động

của cơ cấu kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên sẽ thực hiện đánh giá ban đầu về

rủi ro kiểm soát.

Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 Đánh giá rủi ro và kiểm

soát nội bộ, “Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát là việc đánh giá hiệu quả

của hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị trong việc

ngăn ngừa hoặc phát hiện và sửa chữa các sai sót trọng yếu. Rủi ro kiểm

soát thường không được loại trừ do hạn chế tiềm tàng của hệ thống kế toán

và hệ thống kiểm soát nội bộ”.

Sự đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát được thực hiện đối với từng cơ

sở dẫn liệu cho số dư của mỗi tài khoản trọng yếu và thường bắt đầu bằng

việc xem xét môi trường kiểm soát. Nếu thái độ của Ban quản trị cho rằng

quá trình kiểm soát là không quan trọng thì kiểm toán viên sẽ đánh giá rủi ro

kiểm soát ở mức cao đối với tất cả các khoản mục. Ngược lại, nếu thái độ

của Ban quản trị là tích cực, kiểm toán viên sẽ xem xét chính sách và thủ tục

của hệ thống kiểm soát nội bộ. Những chính sách và thủ tục này được dùng

như một căn cứ cho việc đánh giá rủi ro kiểm soát dưới mức tối đa.

Có hai vấn đề quan trọng cần xem xét về đánh giá ban đầu:

Một là: kiểm toán viên không phải thực hiện bước này theo cách chính

thức và chi tiết. Trong nhiều cuộc kiểm toán, nhất là ở các công ty nhỏ, kiểm

toán viên sẽ giả sử rủi ro kiểm soát ở mức tối đa cho dù thực tế có như vậy

hay không vì khi đó sẽ tiết kiệm được chi phí kiểm toán.

Hai là: cho dù kiểm toán viên tin rằng rủi ro kiểm soát là thấp nhưng

các bằng chứng thu được chưa đủ để chứng minh thì kiểm toán viên phải

đánh giá rủi ro kiểm soát là trung bình hoặc cao, rủi ro kiểm soát chỉ thấp khi

có thêm bằng chứng chứng minh.

Quá trình đánh giá rủi ro kiểm soát được thực hiện theo các bước sau đây:

Nhận diện các mục tiêu kiểm soát mà theo đó quá trình đánh giá vận dụng

Trong bước này kiểm toán viên sẽ vận dụng các mục tiêu kiểm soát nội

bộ cụ thể cho từng loại nghiệp vụ chủ yếu của công ty mà theo đó có thể

đánh giá rủi ro kiểm soát đối với từng khoản mục.

Nhận diện các quá trình kiểm soát đặc thù

ở bước này kiểm toán viên không cần thiết phải xem xét mọi quá trình

kiểm soát mà chỉ phải nhận diện và phân tích các quá trình kiểm soát chủ

yếu (có khả năng ảnh hưởng lớn nhất đến việc thoả mãn mục tiêu kiểm soát),

đảm bảo tính hiệu quả cho cuộc kiểm toán.

Nhận diện và đánh giá các nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ

Nhược điểm là sự vắng mặt của các quá trình kiểm soát thích đáng và

điều này sẽ làm tăng khả năng rủi ro của việc tồn tại các sai phạm trên Báo

cáo tài chính.

Để nhận diện và đánh giá các nhược điểm, kiểm toán viên thường tiến

hành qua bốn bước sau đây:

- Nhận diện các quá trình kiểm soát hiện có:Vì nhược điểm là sự vắng

mặt các quá trình kiểm soát thích đáng nên kiểm toán viên trước hết phải biết

hiện có các quá trình kiểm soát nào tồn tại.

- Nhận diện sự vắng mặt các quá trình kiểm soát chủ yếu: Các Bảng câu

hỏi, Bảng tường thuật và Lưu đồ rất có ích để nhận diện những lĩnh vực mà

vắng mặt các quá trình kiểm soát chủ yếu làm tăng khả năng sai phạm

- Xác định khả năng các sai phạm nghiêm trọng có thể xảy ra: Bước

này nhằm nhận diện các loại sai số hoặc sai quy tắc cụ thể vì sự vắng mặt các

quá trình kiểm soát.

- Nghiên cứu khả năng của các quá trình kiểm soát bù trừ: Các quá

trình kiểm soát bù trừ là một quá trình kiểm soát ở trong hệ thống để bù lại

quá trình yếu kém. Ví dụ, thường gặp ở một công ty nhỏ là sự tham gia tích

cực của chủ sở hữu. Khi có quá trình đền bù sự yếu kém không còn là mối

bận tâm vì khả năng của sai phạm đã được giảm xuống vừa đủ.

Đánh giá rủi ro kiểm soát

Khi đã nhận diện được các quá trình kiểm soát và các nhược điểm của

hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên tiến hành đánh giá rủi ro kiểm soát

ban đầu đối với từng mục tiêu kiểm soát của từng loại nghiệp vụ kinh tế.

Kiểm toán viên có thể đánh giá rủi ro kiểm soát theo yếu tố định tính hoặc

theo tỷ lệ phần trăm.

Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội

bộ, kiểm toán viên thường đánh giá rủi ro kiểm soát ở mức độ cao đối với cơ

sở dẫn liệu của Báo cáo tài chính trong trường hợp:

- Hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ không đầy đủ;

- Kiểm toán viên không được cung cấp đầy đủ cơ sở để đánh giá sự đầy

đủ và hiệu quả của hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ của khách

hàng.

Kiểm toán viên thường đánh giá rủi ro kiểm soát ở mức độ không cao

đối với cơ sở dẫn liệu của Báo cáo tài chính trong trường hợp:

- Kiểm toán viên có đủ cơ sở để kết luận hệ thống kế toán và hệ thống

kiểm soát nộ bộ được thiết kế có thể ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa các

sai sót trọng yếu;

- Kiểm toán viên có kế hoạch thực hiện thử nghiệm kiểm soát làm cơ sở

cho việc đánh giá mức độ rủi ro kiểm soát.”

3. Thực hiện thử nghiệm kiểm soát

Các quá trình kiểm soát mà kiểm toán viên đã nhận diện được trong quá

trình đánh giá có tác dụng làm giảm rủi ro kiểm soát phải được chứng minh

bằng các cuộc khảo sát quá trình kiểm soát để đảm bảo là chúng đã được vận

hành hiệu quả trong suốt kỳ hoặc hầu như suốt kỳ kiểm toán.

Mục đích của thử nghiệm kiểm soát là thu thập bằng chứng về sự hữu

hiệu của các quy chế và thủ tục kiểm soát để giảm bớt các thử nghiệm trên số

dư và nghiệp vụ.

Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 Đánh giá rủi ro và kiểm soát

nội bộ quy định kiểm toán viên phải thu thập bằng chứng về sự đầy đủ, tính

hiệu quả của hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ trên các phương

diện:

Thiết kế: Hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế

sao cho có khả năng ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa các sai sót trọng yếu.

Thực hiện: Hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ tồn tại và

hoạt động một cách hữu hiệu trong suốt niên độ kế toán.”

Thử nghiệm kiểm soát được thực hiện với những phương pháp khác

nhau tuỳ thuộc vào từng trường hợp cụ thể. Phương pháp kiểm tra tài liệu

được áp dụng nếu các thủ tục để lại “dấu vết” trực tiếp trên tài liệu như chữ

ký phê duyệt, hoá đơn lưu…Ví dụ, kiểm tra phiếu chi tiền xem có được phê

duyệt đầy đủ không. Trong trường hợp các “dấu vết” để lại là gián tiếp, kiểm

toán viên thực hiện lại các thủ tục kiểm soát. Kiểm tra giá trên hoá đơn bán

hàng theo danh sách giá chuẩn của công ty khách hàng

Nếu các thủ tục kiểm soát không để lại dấu vết trong tài liệu, kiểm toán

viên tiến hành quan sát các hoạt động liên quan đến kiểm soát nội bộ hoặc

phỏng vấn nhân viên đơn vị về các thủ tục kiểm soát của những người thực

thi công việc kiểm soát nội bộ. Ví dụ, kiểm toán viên quan sát hoạt động của

thu quỹ và kế toán tiền mặt xem có tách biệt nhau hay không, hoặc phỏng

vấn người kiểm soát đĩa vi tính để được khẳng định là những người không

được uỷ quyền thì không được phép tra cứu hồ sơ của máy vi tính.

Ngoài thử nghiệm kiểm soát, kiểm toán viên có thể thực hiện các thủ

tục kiểm toán khác để thu thập bằng chứng về tính hiệu quả của hệ thống kế

toán và hệ thống kiểm soát nội bộ. Ví dụ phép thử “walk-through” có thể

được tiến hành bổ sung đối với một số nghiệp vụ và thủ tục kiểm soát quan

trọng trong hoạt động của đơn vị. Với phương pháp này kiểm toán viên có

thể theo dõi từng bước thực hiện nghiệp vụ đó trên sổ sách hoặc trên thực tế

để đánh giá về kiểm soát đối với nghiệp vụ này.

Phạm vi áp dụng các thử nghiệm kiểm soát phụ thuộc vào mức đánh giá

ban đầu của rủi ro kiểm soát. Nếu kiểm toán viên muốn một mức đánh giá

thấp hơn của rủi ro kiểm soát, các cuộc khảo sát kiểm soát sâu rộng hơn

được áp dụng, cả về số lượng quá trình kiểm soát được khảo sát và phạm vi

của các cuộc khảo sát trong từng quá trình khảo sát. Ví dụ, nếu kiểm toán

viên muốn sử dụng một mức đánh giá thấp của rủi ro kiểm soát, quy mô mẫu

để áp dụng các thủ tục kiểm tra, quan sát và làm lại sẽ lớn hơn.

Các thử nghiệm kiểm soát được thực hiện có đặc điểm sau :

- Dựa vào bằng chứng của các cuộc kiểm toán năm trước: Nếu bằng

chứng thu được trong lần kiểm toán của năm trước chỉ rõ rằng một quá trình

kiểm soát chủ yếu đã hoạt động hiệu quả và kiểm toán viên xác định rằng nó

vẫn như cũ thì phạm vi của cuộc khảo sát kiểm soát này sẽ được thu hẹp lại

đến mức độ nào đó trong năm hiện tại.

- Không khảo sát toàn bộ kỳ đang được kiểm toán: để nâng cao hiệu

quả cho cuộc kiểm toán, kiểm toán viên sẽ không khảo sát cả kỳ kiểm toán.

Khi đó, kiểm toán viên phải xác định xem liệu những thay đổi của quá trình

kiểm soát có xảy ra trong thời kỳ không được khảo sát hay không, và phải

thu thập những vấn đề về bản chất và phạm vi của mọi thay đổi. Đặc biệt khi

có thay đổi nhân sự phụ trách kiểm soát nội bộ thì kiểm toán viên phải thực

hiện các thử nghiệm kiểm soát trong thời gian có sự thay đổi đó.

4. Lập bảng đánh giá kiểm soát nội bộ

Bước cuối cùng trong quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ là

kiểm toán là kiểm toán viên phải lập bảng đánh giá kiểm soát nội bộ theo

những thông tin và các tiêu chuẩn đánh giá kiểm soát nội bộ được tổng hợp

qua các bước trên. Việc tổng hợp kết quả khảo sát về hệ thống kiểm soát nội

bộ có thể thực hiện qua việc lập bảng đánh giá kiểm soát nội bộ hoặc các

hình thức khác tuỳ thuộc vào xem xét của kiểm toán viên trong từng cuộc

kiểm toán cụ thể.

Bảng đánh giá kiểm soát nội bộ thường phản ánh các thông tin sau: Các

mục tiêu của kiểm soát nội bộ đối với từng khoản mục hay chu trình nghiệp

vụ, các thông tin mô tả thực trạng của kiểm soát nội bộ do kiểm toán viên thu

thập, bản chất và tính hệ trọng của các rủi ro tương ứng với thực trạng đó,

nêu nguyên tắc thiết kế, vận hành các thủ tục kiểm soát tương ứng với thực

trạng đã nêu, đánh giá của kiểm toán viên về kiểm soát nội bộ đối với từng

khoản mục hay chu trình nghiệp vụ.

Sau khi lập bảng đánh giá kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên tiến hành

đánh giá lại các rủi ro kiểm soát và thiết kế lại các thử nghiệm cơ bản trên

các số dư và các nghiệp vụ (nếu cần thiết). Nếu sau khi thực hiện các thử

nghiệm kiểm soát, kiểm toán viên không thu được bằng chứng về sự hữu

hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên phải điều chỉnh lại đánh

giá của mình về rủi ro kiểm soát trên cơ sở của các thử nghiệm nêu trên.

Kiểm toán viên chỉ giữ lại đánh ban đầu của mình về rủi ro kiểm soát nếu kết

quả các thử nghiệm kiểm soát cho thấy các thủ tục kiểm soát thực sự hữu

hiệu như đánh giá ban đầu của kiểm toán viên.

5. Mối quan hệ giữa việc đánh giá rủi ro kiểm soát và việc xác định

các phép thử nghiệm áp dụng

Để thu thập bằng chứng kiểm toán nhằm đưa ra kết luận về tính trung

thực, hợp lý, hợp pháp của Báo cáo tài chính, kiểm toán viên tiến hành hai

loại thử nghiệm kiểm toán: Thử nghiệm tuân thủ và thử nghiệm cơ bản.

Thử nghiệm tuân thủ là thử nghiệm nhằm mục đích thu thập bằng

chứng về tính thích hợp và tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ của

doanh nghiệp.

Thử nghiệm cơ bản là thử nghiệm nhằm mục đích thu thập bằng chứng

có liên quan đến các dữ liệu do hệ thống kế toán xử lý và cung cấp.

Để thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ và có hiệu lực với chi phí

thấp nhất, kiểm toán viên cần kế hợp hai thử nghiệm này trong kiểm toán

Báo cáo tài chính. Tuy nhiên, mức độ kết hợp hai loại thử nghiệm này còn

phụ thuộc và mức rủi ro kiểm soát được đánh giá.

Nếu rủi ro kiểm soát được xác định ở mức tối đa, thì kiểm toán viên

không thể dựa vào hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị để giảm bớt các thử

nghiệm cơ bản trên số dư và nghiệp vụ. Trái lại, Kiểm toán viên phải tăng

cường các thử nghiệm cơ bản để phát hiện gian lận và sai sót. Trong trường

hợp này, kiểm toán viên không cần thực hiện thử nghiệm tuân thủ.

Nếu rủi ro kiểm soát được đánh giá thấp hơn mức tối đa, kiểm toán viên

sẽ dựa vào kiểm soát nội bộ của đơn vị để giảm bớt thử nghiệm cơ bản trên

số dư và nghiệp vụ. ở trường hợp này, kiểm toán viên sẽ thực hiện tuần tự

thử nghiệm tuân thủ và thử nghiệm và thử nghiệm cơ bản trong thực hành

kiểm toán Báo cáo tài chính.

Phần ii

thực trạng về quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo

tài chính thực hiện bởi chi nhánh công ty kiểm toán và tư vấn tài chính kế toán sài

gòn tại hà nội thực hiện

i- đặc điểm của chi nhánh công ty kiểm toán và tư vấn tài chính kế toán sài

gòn tại hà nội

1- Quá trình hình thành và phát triển của chi nhánh Công ty AFC

Sài Gòn tại Hà Nội.

Công ty Kiểm toán và Tư vấn tài chính kế toán Sài Gòn (gọi tắt là Công

ty AFC) ban đầu thành lập chỉ với số vốn ít ỏi nhưng đã phần nào đáp ứng

được nhu cầu về kiểm toán trong nước lúc bấy giờ và Công ty AFC mới chỉ

có một Công ty ở trong Thành phố Hồ Chí Minh. Đến tháng 2 năm 1996 do

nhu cầu kiểm toán trong nước tăng lên và hoạt động của Công ty AFC thực

sự có hiệu quả và phát triển, Công ty AFC đã được phép của Bộ Tài Chính

cho phép thành lập chi nhánh của Công ty tại Hà Nội theo quyết định số

201TC/TCCB của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Chi nhánh của Công ty AFC tại

Hà Nội ban đầu đặt tại 95 Lý Nam Đế sau này chuyển về 93B Cầu Giấy Hà

Nội.

Chi nhánh của Công ty tại Hà Nội có tư cách pháp nhân, thực hiện hạch

toán độc lập và được phân cấp thực hiện nghĩa vụ với ngân sách Nhà Nước

như nộp thuế thu nhập doanh nghiệp …ngay tại địa phương có trụ sở của chi

nhánh.

Cũng như điều lệ của Công ty hoạt động của chi nhánh luôn hướng tới

mục tiêu việc kiểm tra, đưa ra các ý kiến xác nhận tính đúng đắn, trung thực,

hợp lý của các số liệu kế toán và báo cáo quyết toán của đơn vị được kiểm

toán đồng thời chịu trách nhiệm tư vấn và hướng dẫn cho khách hàng thực

hiện các quy định của Nhà Nước về tài chính, kế toán, thuế …nhằm giúp đơn

vị được kiểm toán điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả,

đúng pháp luật .

Từ năm 1996 đến nay Chi nhánh liên tục giữ được mức tăng trưởng

bình quân là 22%/năm. Số lượng nhân viên nghiệp vụ của Chi nhánh từ

15 người trong năm 1996 đã tăng lên 45 người trong năm 2000 và đến

nay đã đạt 72 người trong đó 20 nhân viên là kiểm toán viên cấp Nhà

Nước.

Với phương châm hoạt động: “Thành công của khách hàng chính là sự

thành công của chúng tôi ” cùng đội ngũ nhân viên vững vàng về nghiệp vụ,

sự hỗ trợ của mạng lưới BDO qua công tác huấn luyện nghiệp vụ cũng như

cung cấp mọi nguồn lực, Chi nhánh Công ty AFC Sài Gòn đã tạo được một

uy tín vững chắc trên thị trường kiểm toán và tư vấn tài chính kế toán ở Việt

Nam.

2. Nhiệm vụ chức năng và phạm vi hoạt động của Chi nhánh Công

ty AFC Sài Gòn tại Hà Nội.

Hoạt động của Chi nhánh dựa trên cơ sở các hợp đồng ký kết giữa Công

ty với khách hàng và bao gồm những hoạt động sau:

a. Dịch vụ kế toán kiểm toán.

Dịch vụ kế toán kiểm toán là dịch vụ chủ yếu trong hoạt động kinh

doanh của Chi nhánh Công ty AFC Sài Gòn tại Hà Nội có tỷ trọng kiểm toán

chiếm 78% tổng doanh thu của mình. Các giám đốc phụ trách theo sát sự

phát triển của nghiệp vụ kiểm toán và đã tiếp cận với công nghệ kiểm toán

tiên tiến trên thế giới nhờ vào sự hỗ trợ vủa các uỷ ban và các cuộc hội thảo

về kế toán và kiểm toán quốc tế.

Nhờ vào phương pháp tiếp cận và sự hiểu biết của Chi nhánh về hoạt

động kinh doanh của khách hàng, Chi nhánh đã đề xuất các giải pháp đối với

các vấn đề của khách hàng.

b. Các dịch vụ kiểm toán đặc biệt của Chi nhánh Công ty AFC Sài

Gòn.

Kiểm toán dự toán, báo cáo quyết toán công trình xây dựng cơ bản.

Kiểm toán dự án, báo cáo quyết toán kinh phí từ các nguồn tài trợ trong

và ngoài nước.

Kiểm toán tỷ lệ nội địa hoá để được hưởng chính sách ưu đãi về thuế

nhập khẩu.

c. Dịch vụ tư vấn thuế.

Tại Việt Nam, các chuyên gia tư vấn thuế của Chi nhánh cung cấp các

dịch vụ sau:

* Lập kế hoạch thuế, tư vấn về các vấn đề có liên quan đến các loại thuế

thu nhập (doanh nghiệp, cá nhân) các chính sách ưu đãi về thuế, các loại phí

và lệ phí, các loại thuế gián thu.

* Hỗ trợ trong việc tuân thủ các luật thuế bao gồm cả việc lập, nộp các

tờ khai thuế cho các công ty và cá nhân.

* Lập hồ sơ xin được hưởng thuế suất ưu đãi.

* Lập hồ sơ xin miễn giảm thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt.

d. Dịch vụ tư vấn văn phòng Công ty.

Công ty có thể hỗ trợ khách hàng bằng nhiều loại dịch vụ như sau:

* Giữ sổ sách của Công ty theo luật định.

* Tư vấn và lập hồ sơ cho Công ty bao gồm cả việc lập hồ sơ xin niêm

yết trên thị trường chứng khoán.

e. Dịch vụ đào tạo, huấn luyện.

Công ty đã có kinh nghiệm hơn 10 năm trong việc tổ chức cung cấp

dịch vụ dào tạo huấn luyện nghiệp vụ kế toán, kiểm toán, tài chính thuế.

Giảng viên các lớp đào tạo của Công ty tốt nghiệp từ nhiều trường đại học

nổi tiếng trong và ngoài nước. Hiện nay, Công ty thường xuyên và liên tục

mở các lớp huấn luyện ngắn hạn như sau:

* Bồi dưỡng kế toán trưởng theo trương trình của Bộ Tài Chính .

* Bồi dưỡng kiểm toán viên để dự kỳ thi kiểm toán viên cấp Nhà nước.

* Nguyên lý kế toán, kế toán giá thành và kế toán nâng cao thuộc hệ

thống kế toán Mỹ.

* Tài chính, kế toán, thuế.

Ngoài các lớp huấn luyện thường xuyên nói trên, Công ty cũng mở các

lớp huấn luyện đặc biệt đáp ứng nhu cầu tuân thủ các chính sách kế toán tài

chính, thuế mới ban hành .

f. Dịch vụ kế toán .

Công ty có thể hỗ trợ khách hàng bằng các dịch vụ sau:

* Đăng ký chế độ kế toán .

* Mở và cập nhật sổ sách kế toán

* Lập và nộp các báo cáo tài chính, kế toán, thuế.

* Xây dựng các mô hình kế toán, tổ chức và điều hành bộ máy kế toán,

hướng dẫn thực hiện lập chứng từ , sổ sách kế toán và báo cáo tài chính.

g. Dịch vụ quản lý doanh nghiệp

Bao gồm nhưng không giới hạn về các lĩnh vực sau: Kế hoạch chiến

lược, quản lý rủi ro, kiểm tra chéo, kiểm soát nội bộ, kiểm tra và đánh giá

dịch vụ thông tin.

h. Tư vấn quản trị tài chính.

Trong môi trường kinh doanh và hệ thống luật pháp điều tiết ngày càng

phức tạp hơn, các doanh nhân cần phải có những giải pháp sáng tạo và đặc

biệt để đảm bảo thành công trong kinh doanh. Chi nhánh đã có hệ thống

quốc tế gồm các chuyên gia tư vấn tài chính doanh nghiệp có đủ năng lực

chuyên môn để đảm nhận các hợp đồng tư vấn trong lĩnh vực tư nhân và

công cộng.

i. Dịch vụ phần mềm kế toán..

Với đội ngũ chuyên viên công nghệ thông tin có kiến thức về kế toán tài

chính, Công ty có thể cung cấp các dịch vụ tin học như sau:

* Thiết kế phần mềm kế toán theo yêu cầu quản lý đặc thù của khách

hàng.

* Nâng cấp các phần mềm hiện có theo yêu cầu quản lý đặc thù của

khách hàng.

k. Tư vấn khôi phục và giải thể doanh nghiệp.

Trong mạng lưới BDO, Công ty có nhiều kinh nghiệm tư vấn các doanh

nghiệp bị khủng hoảng bằng việc phận tích sâu tình hình đặc thù của họ. Sau

đó Công ty dùng kỹ thuật quản lý và điều tra vấn đề liên quan. Điều này giúp

cho Công ty có nhiều sự lựa chọn để đề xuất giải pháp có tình hệ thống tốt

nhất cho khách hàng. Các chuyên gia có thể đánh giá sức sống của doanh

nghiệp bao gồm:

* Cơ cấu lại lưu chuyển tiền tệ.

* Hợp lý hoá hoạt động kinh doanh.

* Thanh lý tài sản, công nợ.

* Kiểm tra việc kiểm soát tín dụng.

* Kiểm tra nợ phải thu khách hàng.

* Điều phối về tài chính.

* Kiểm tra nợ phải thu khách hàng.

* Điều phối về tài chính.

* Kiểm tra thanh khoản công ty.

* Thu hồi và tiếp nhận nợ.

* Điều tra khả năng sống còn của doanh nghiệp.

* Cơ cấu và bố trí lại kế hoach chi phí doanh nghiệp.

* Quản trị đặc biệt đối với doanh nghiệp trong tình trạng nguy kịch.

3. Tổ chức bộ máy quản lý tại Chi nhánh Công ty AFC Sài Gòn tại

Hà Nội.

Sơ đồ 2: Tổ chức bộ máy quản lý của Chi nhánh công ty AFC Sài

Gòn tại Hà Nội

Phó Giám đốc Công ty kiêm Giám đốc chi

Phó Giám đốc chi nhánh

Bộ phận HC-TV Phòng nghiệ p vụ I Phòng nghiệ p vụ II Phòn g nghi ệp

Phó Giám đốc Công ty kiêm Giám đốc Chi nhánh chịu trách nhiệm

trước Giám Đốc của Công ty về hoạt động kinh doanh của Chi nhánh, là

người đại diện cho Chi nhánh, chịu trách nhiệm trực tiếp về chất lượng cuộc

kiểm toán do Chi nhánh tiến hành. Giám đốc chi nhánh là người trực tiếp

đánh giá rủi ro của cuộc kiểm toán và quyết định ký kết hợp đồng kiểm toán

đồng thời cũng là người thực hiện soát xét cuối cùng đối với mọi hồ sơ kiểm

toán và cũng là người đại diện Chi nhánh ký phát hành báo cáo kiểm toán và

thư quản lý.

Phó Giám đốc chi nhánh chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý phòng

nghiệp vụ I và có trách nhiệm báo cáo tình hình hoạt động của phòng nghiệp

vụ I cho Giám đốc chi nhánh.

Tại Chi nhánh Công ty AFC Sài Gòn tại Hà Nội có hai phòng nghiệp vụ

chịu trách nhiệm thực hiện các cuộc kiểm toán báo cáo tài chính. Đứng đầu

các phòng nghiệp vụ là các Trưởng phòng và Phó trưởng phòng. Các nhân

viên trong các phòng nghiệp vụ bao gồm: Kiểm toán viên đã được cấp chứng

chỉ của Bộ Tài Chính và các Trợ lý kiểm toán. Sau mỗi năm các Trợ lý kiểm

toán tiến hành thi nâng bậc. Trợ lý kiểm toán gồm 3 bậc: Trợ lý bậc 1, bậc 2,

bậc 3. Các nhân viên và lãnh đạo các phòng có thể hỗ trợ và kết hợp với

nhau trong cùng một cuộc kiểm toán để đảm bảo đáp ứng đủ nhân lực cho

mọi cuộc kiểm toán.

Bộ phận hành chính tài vụ bao gồm những người chịu trách nhiệm đảm

bảo mọi điều kiện vật chất như ăn ở, phương tiện đi lại, mẫu giấy tờ làm

việc, hồ sơ kiểm toán tạo điều kiện thuận lợi giúp các thành viên trong tất cả

các đoàn kiểm toán hoàn thành nhiệm vụ.

II. quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài

chính do chi nhánh công ty afc sài gòn tại hà nội thực hiện

1. Quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ do chi nhánh công

ty AFC Sài Gòn tại Hà Nội thực hiện

1.1. Tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng

Đây là bước công việc rất quan trọng vì qua đó giúp kiểm toán viên có

được sự hiểu biết đầy đủ và toàn diện về khách hàng để định hướng cho công

việc kiểm toán phù hợp với đặc điểm riêng của khách hàng, đồng thời những

thông tin này cũng rất hữu ích cho kiểm toán viên trong việc lý giải các bằng

chứng mà kiểm toán viên sẽ thu thập trong suốt cuộc kiểm toán.

Trong quá trình tìm hiểu hoạt động kinh doanh cũng như tìm hiểu hệ

thống kiểm soát nội bộ của công ty khách hàng, kiểm toán viên của AFC chủ

yếu áp dụng 3 kỹ thuật: thu thập và kiểm tra tài liệu, phỏng vấn, quan sát.

Thu thập tài liệu: Kiểm toán viên của AFC tiến hành thu thập các tài

liệu do đại diện Ban Gám đốc và Kế toán trưởng cung cấp, gồm: giấy phép

thành lập, điều lệ công ty, các hợp đồng dài hạn, biên bản họp Hội đồng

quản trị, Ban Giám đốc, Báo cáo tài chính và các giải trình, các bảng kê liên

quan tới các thuyết minh trên Báo cáo tài chính. Trong đó, đặc biệt quan

trọng là Báo cáo tài chính năm kiểm toán cùng với các giải trình của Ban

Giám đốc nêu rõ người lập và phê duyệt Báo cáo tài chính, khẳng định Báo

cáo tài chính được trình bày trung thực và hợp lý.

Phỏng vấn: theo lịch trình, đại diện Ban Giám đốc sẽ giới thiệu về tình

hình hoạt động kinh doanh của công ty như: quá trình hình thành và phát

triển của công ty, đặc điểm sản xuất kinh doanh, cơ cấu tổ chức, chức năng

nhiệm vụ của các phòng, ban…

Quan sát: Kiểm toán viên xem xét các giấy tờ thu thập được, khảo sát

sơ qua về cách tổ chức các bộ phận trong đơn vị, quy mô tài sản và tình hình

bảo quản tài sản, phong cách quản lý, tổ chức hoạt động kinh doanh.

Phỏng vấn và quan sát sẽ giúp kiểm toán viên xem xét phù hợp giữa tài

liệu thu được và thực tế về hoạt động của khách hàng.

Đối với khách hàng mới, để thu thập những thông tin về hoạt động

kinh doanh của khách hàng, kiểm toán viên thường sử dụng cả 3 phương

pháp trên.

Đối với khách hàng thường niên, những hiểu biết về hoạt động kinh

doanh của khách hàng có được thông qua việc xem lại Hồ sơ kiểm toán của

năm trước đồng thời phỏng vấn công ty khách hàng về những thay đổi trong

năm hiện hành.

Những thông tin mà kiểm toán viên tìm hiểu về hoạt động kinh doanh

của khách hàng bao gồm:

- Những nhân tố nội bộ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của khách

hàng như: đặc điểm lịch sử, cơ cấu tổ chức, đặc điểm hoạt động sản xuất

kinh doanh.

- Những nhân tố bên ngoài ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh của

khách hàng như: những nhân tố ngành, môi trường kinh doanh chung.

1.2. Tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ theo từng yếu tố

cấu thành

Sau khi tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng, các kiểm toán

viên của chi nhánh Công ty AFC Sài Gòn tại Hà Nội sẽ tìm hiểu về hệ thống

kiểm soát nội bộ bao gồm việc tìm hiểu về môi trường kiểm soát, hệ thống

kế toán và các thủ tục kiểm soát. Công việc này giúp kiểm toán viên có được

thông tin nhằm đánh giá mức độ tin cậy của từng yếu tố cũng như của cả hệ

thống kiểm soát nội bộ để lập kế hoạch kiểm toán và thiết kế chương trình

kiểm toán.

Tìm hiểu và đánh giá về môi trường kiểm soát

Kiểm toán viên tiến hành tìm hiểu môi trường kiểm soát thông qua việc

tập trung xem xét triết lý và phong cách điều hành của Ban lãnh đạo cũng

như các quy trình kiểm soát có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của

khách hàng. Mục đích của việc tìm hiểu này là đánh giá về thái độ, nhận thức

và hoạt động của Ban lãnh đạo khách hàng nhằm khẳng định độ tin cậy của

hệ thống kiểm soát nội bộ.

Đối với khách hàng mới, để có được sự hiểu biết về môi trường kiểm

soát, kiểm toán viên sẽ tiến hành những buổi gặp gỡ trực tiếp với Ban Giám

đốc công ty khách hàng, qua đó Ban Giám đốc khách hàng sẽ cung cấp cho

kiểm toán viên những tài liệu như: Các văn bản quy định cơ cấu tổ chức,

chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của các cán bộ lãnh đạo chủ chốt trong công

ty, các nội quy, quy định được áp dụng trong Công ty, các kế hoạch dự toán

được lập, các văn bản quy định tổ chức công tác kế toán. Ngoài ra, kiểm toán

viên còn tiến hành phỏng vấn Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc, Kế toán

trưởng, các trưởng phòng và quan sát các mặt hoạt động trong Công ty. Qua

đó, Kiểm toán viên có thể đánh giá tổng thể về thái độ, nhận thức, hoạt động

của các nhà lãnh đạo công ty khách hàng nhằm khảng định độ tin cậy của

môi trường kiểm soát.

Đối với khách hàng thường niên, các thông tin về môi trường kiểm soát

thường ít thay đổi qua các năm, vì vậy Kiểm toán viên AFC sẽ cập nhật các

thông tin này trong Hồ sơ kiểm toán năm trước.

Tìm hiểu và đánh giá hệ thống kế toán

Các sổ sách, chứng từ kế toán, quy trình kế toán được sử dụng trong

công ty để ghi chép, xử lý, tổng hợp và phân loại các nghiệp vụ trọng yếu và

duy trì trách nhiệm đối với tài sản của công ty. Kiểm toán viên phải tìm hiểu

về hệ thống kế toán của công ty khách hàng để đưa ra kế hoạch kiểm toán

phù hợp với mức độ tin cậy vào hệ thống kế toán và kiểm soát cũng như đối

với các nhóm nghiệp vụ quan trọng và số dư tài khoản chủ yếu.

Trong bước này, kiểm toán viên tìm hiểu các vấn đề sau:

- Các chính sách kế toán của doanh nghiệp có phù hợp với Chuẩn mực

kế toán quốc tế và có phù hợp với luật định của Việt Nam hay không?

- Hệ thống kế toán áp dụng tại doanh nghiệp: Kiểm toán viên kiểm tra

việc thực hiện chế độ, thể lệ, phương pháp hạch toán kế toán chung hiện

hành hoặc chế độ kế toán cụ thể đã được Bộ Tài chính phê duyệt xem có phù

hợp với đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp và có nhất

quán không?

- Kiểm tra chứng từ và sổ sách kế toán về các nội dung:

+ Chứng từ có bảo đảm đầy đủ để phục vụ cho việc ghi chép sổ sách kế

toán hay không? Kiểm tra việc lập, luân chuyển, sử dụng và bảo quản chứng

từ kế toán trên các giác độ: mẫu biểu, nội dung ghi chép, tính toán số liệu, có

đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý.

+ Việc lập, ghi chép, sử dụng và bảo quản sổ sách kế toán có đảm bảo

đầy đủ, kịp thời, đúng mẫu biểu để phục vụ cho việc lập Báo cáo tài chính và

các báo cáo quản lý.

- Bộ máy kế toán và trình độ của nhân viên kế toán: Kiểm toán viên

kiểm tra xem tổ chức bộ máy kế toán có phù hợp với quy mô và đặc điểm

không

Để tìm hiểu hệ thống kế toán, Kiểm toán viên áp dụng các kỹ thuật chủ

yếu sau:

- Thu thập tài liệu: Kiểm toán viên yêu cầu Kế toán trưởng cung cấp các

tài liệu như: các chính sách kế toán quan trọng của công ty, các văn bản quy

định về bảo quản chứng từ, tài sản sổ sách (nếu có). Bên cạnh đó, kiểm toán

viên cũng kiểm tra các chứng từ, sổ sách kế toán của khách hàng xem có đầy

đủ và đúng mẫu biểu không?

- Phỏng vấn kế toán trưởng và các nhân viên kế toán về quy trình kế toán

áp dụng, việc lưu giữ, bảo quản chứng từ, sổ sách, cách bố trí đội ngũ kế toán

viên.

- Quan sát quá trình ghi chép một số nghiệp vụ phát sinh, cách lập, ghi

chép và trình tự luân chuyển chứng từ, sổ sách kế toán có diễn ra theo đúng

quy định không.

Tìm hiểu các thủ tục kiểm soát

Sau khi đánh giá môi trường kiểm soát và hệ thống kế toán của khách

hàng, Kiểm toán viên có thể đánh giá sơ bộ về hệ thống kiểm soát nội bộ.

Tuy nhiên, để đánh giá chính xác về hệ thống kiểm soát nội bộ về thiết kế và

hoạt động, Kiểm toán viên còn tìm hiểu về các thủ tục kiểm soát được áp

dụng tại công ty khách hàng để đánh giá tính hữu hiệu và hiệu quả của hệ

thống này trong việc ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa sai phạm.

Các thủ tục kiểm soát là các chính sách và thủ tục về hoạt động kiểm

soát do Ban Giám đốc thiết lập để nhằm hạn chế các rủi ro khiến cho đơn vị

không đạt được mục tiêu của mình. Các thủ tục kiểm soát trên thực tế tồn tại

đan xen với các yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ. Do đó, khi tìm hiểu

môi trường kiểm soát và hệ thống kế toán của khách hàng, Kiểm toán viên

đồng thời tìm hiểu các thủ tục kiểm soát có liên quan.

Xem xét các thủ tục kiểm soát trong bước này, kiểm toán viên chủ yếu

tập trung vào các nguyên tắc thiết kế của các thủ tục kiểm soát như: nguyên

tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền

và phê chuẩn.

Phỏng vấn dại diện Ban Giám đốc Công ty A về các thủ tục kiểm soát

được áp dụng tại Công ty, được biết Công ty đã ban hành những văn bản quy

định về các hình thức kiểm soát đối với các mặt hoạt động trong Công ty.

Đối với những tài sản có giá trị cao và dễ di chuyển đều có văn bản quy định

về hình thức kiểm soát:

+ Tài sản định kỳ phải được đối chiếu giữa số liệu thực tế và số liệu ghi

chép của kế toán.

+ Quyền bảo quản tiền mặt, kể cả các khoản thu, chi thuộc trách nhiệm

của thủ quỹ, chỉ có thủ quỹ mới được phép sử dụng két nơi lưu giữ tiền mặt

và séc. Quyền bảo quản vật tư thuộc trách nhiệm của thủ kho, chi có nhân

viên kho hàng thì mới được vào kho.

+ Đối với những tài sản cố định nhỏ nhưng có giá trị như máy vi tính,

nơi sử dụng phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về tài sản.

1.3. Thực hiện thử nghiệm kiểm soát

Việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng tại AFC là một

quá trình liên tục, được thực hiện xuyên suốt cuộc kiểm toán. Trong phần lập

kế hoạch kiểm toán, việc tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ theo

từng yếu tố cấu thành giúp kiểm toán viên có những nhận định và đánh giá

ban đầu về cách thiết kế và hoạt động của hệ thống này. Trong phần thực

hiện kiểm toán, thử nghiệm kiểm soát được thực hiện với từng khoản mục là

bước hoàn thiện sự hiểu biết của kiểm toán viên về hệ thống kiểm soát nội

bộ của khách hàng để xây dựng phương pháp tiếp cận kiểm toán hiệu quả và

xác định các thủ tục kiểm toán thích hợp. Tuy nhiên, nếu kiểm toán viên cho

rằng hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng không đáng tin cậy thì thử

nghiệm kiểm soát được thực hiện ở mức tối thiểu hoặc ở mức cơ bản, ngược

lại, nếu hệ thống kiểm soát nội bộ được xem là đáng tin cậy thì thử nghiệm

kiểm soát được thực hiện ở mức cơ bản. Kế hoạch kiểm toán được điều

chỉnh liên tục trong suốt cuộc kiểm toán.

Để thực hiện thử nghiệm kiểm soát, kiểm toán viên sử dụng các kỹ

thuật chủ yếu: thu thập và kiểm tra tài liệu, quan sát, phỏng vấn và làm lại.

Cách tiếp cận cũng được thực hiện theo các bước đã nêu trong phần tìm hiểu

và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, nhưng quy mô mẫu lựa chọn để kiểm

tra sẽ lớn hơn và quan sát tại nhiều thời điểm.

Việc thực hiện thử nghiệm kiểm soát được thực hiện theo các gợi ý

trong chương trình kiểm toán được lập sẵn cho từng khoản mục. Mặc dù

mỗi khoản mục có đặc điểm riêng, do đó cách kiểm soát đối với từng khoản

mục cũng khác nhau, song các thử nghiệm kiểm soát được thực hiện có thể

tóm tắt như sau:

- Kiểm tra các quy chế, chính sách quy định được đặt ra đối với từng

khoản mục.

- Thu thập và cập nhật các văn bản về hệ thống kiểm soát nội bộ, quy

trình kiểm soát đối với từng nghiệp vụ từ khi phát sinh cho đến khi kết thúc.

- Kiểm tra các quy định mở sổ theo dõi chi tiết từng đối tượng: doanh

thu, khoản phải thu, tiền mặt, hàng tồn kho, tài sản cố định, lương…

- Kiểm tra quy định về lập kế hoạch (kế hoạch chi tiêu, mua sắm tài sản

cố định, hàng hoá…).

- Lựa chọn một số nghiệp vụ để kiểm tra tính tuân thủ các quy định

kiểm soát.

1.4. Đánh giá rủi ro kiểm soát

Sau khi thực hiện thủ tục kiểm tra hệ thống kiểm soát đối với từng

khoản mục, kiểm toán viên sẽ căn cứ vào các thông tin thu được về các thủ

tục kiểm soát đối với mỗi khoản mục để đánh giá về rủi ro kiểm soát đối với

khoản mục đó. Công việc này được thực hiện căn cứ vào sự xét đoán nghề

nghiệp của kiểm toán viên chính.

Để đánh giá rủi ro kiểm soát, kiểm toán viên trả lời hai câu hỏi:

Một là: Các thủ tục kiểm soát có được thiết kế hợp lý không

Hai là: Việc tuân thủ các thủ tục đó tại các bộ phận.

2- Thực trạng thực hiện quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội

bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính của Công ty AFC Sài Gòn

Sau đây chúng ta sẽ đi sâu vào tìm hiểu quy trình đánh giá hệ thống

kiểm soát nội bộ trong cuộc kiểm toán báo cáo tài chính tại khách hàng mà

Công ty AFC Sài Gòn đã thực hiện.

2.1. Tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng

Công ty A là khách hàng mới của AFC Sài Gòn nên thông tin về hoạt

động kinh doanh được tìm hiểu bởi một kiểm toán viên do Công ty AFC Sài

Gòn giao trách nhiệm và công việc này được thực hiện từ đầu

Bảng 1: Hiểu biết về hoạt động kinh doanh của Công ty A

Khách hàng: Công ty TNHH A Người lập: TTH-02/02/2003

Kỳ kiểm toán: 31/12/2003 Người soát xét: NVA

Hiểu biết về hoạt động kinh doanh của Công ty A

Công ty A (Công ty) là Công ty TNHH được thành lập tại nước

CHXHCN Việt Nam

Giấy phép đầu tư 07 GP-KCN-HN ngày 13 tháng 2 năm 1999

07/GPDC1-KCN-HN ngày 10 tháng 7 năm 2000

Giấy phép đầu tư và giấy phép đầu tư điều chỉnh do

Bộ Kế Hoạch và Đầu tư cấp có thời hạn 45 năm

kể từ ngày cấp giấy phép đầu tư.

Hội đồng quản trị:

Ông Nguyễn Văn H Chủ tịch

Ông Lại Minh N Phó chủ tịch

Ông Đinh Quang X Thành viên

Ông Nguyễn Thị M Thành viên

Ban Giám đốc

Bà Y Tổng Giám đốc

Ông Q Giám đốc Tài chính

Ông T Giám đốc kỹ thuật

Bà R Giám đốc Hành chính và nhân sự

Hoạt động chính của Công ty

Hoạt động chính của công ty A là sản xuất và bán hộp các tông và giấy

nhôm tại thị trường nội địa và xuất khẩu

2.2. Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ

Tìm hiểu về môi trường kiểm soát

Sau khi đã có được sự hiểu biết về hoạt động kinh doanh của khách

hàng, Kiểm toán viên tiến hành tìm hiểu môi trường kiểm soát thông qua

việc tập trung xem xét triết lý và phong cách điều hành của Ban lãnh đạo

cũng như các quy trình kiểm soát thông qua việc tập hợp có ảnh hưởng đếm

hoạt động kinh doanh của khách hàng. Mục đích của việc tìm hiểu này là

đánh giá tổng thể về thái độ, nhận thức và hoạt động của Ban lãnh đạo khách

hàng nhằm khẳng định tính hợp lý và độ tin cậy của hệ thống kiểm soát nội

bộ.

Đối với Công ty A là khách hàng mới thông tin về môi trường kiểm

soát được thu thập qua buổi gặp gỡ trao đổi giữa Kiểm toán viên chính thức

với Ban lãnh đạo khách hàng Công ty A để đưa ra nhận xét về thái độ của

Ban lãnh đạo có ảnh hưởng đến thiết kế và hoạt động của hệ thống kiểm soát

nội bộ như thế nào?

Theo đánh giá của kiểm toán viên, Ban lãnh đạo có thái độ tích cực

trong việc xây dựng, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ. Đây là những

người có kinh nghiệm kinh doanh trên thương trường, hiểu biết sâu sắc về

lĩnh vực kinh doanh, quyết đoán ưa thẳng thắn, nhìn chung đây là những

người có tác phong quản lý tốt. Ban lãnh đạo khách hàng đã biết tổ chức cơ

cấu hợp lý phù hợp với ngành nghề kinh doanh của khách hàng rất đa dạng

và phức tạp.

Kiểm toán viên tiến hành xem xét một số các quy định về quản lý chính

hướng dẫn thực hiện việc hạch toán và các quy định kiểm tra kiểm soát của

Công ty, trực tiếp quan sát tại phòng kế toán. Một số thông tin thu được qua

quan sát và kiểm tra tài liệu cho thấy việc quản lý tài chính của Công ty thiếu

chặt chẽ đó là tiền mặt được sử dụng cho các khoản chi tiêu nhỏ phục vụ cho

chi phí hoạt động hàng ngày, cho tạm ứng cá nhân và chi lương đều không

được Giám đốc phê duyệt, không ghi rõ ngày chi, mục đích chi… Theo nhận

định của Kiểm toán viên thì môi trường kiểm soát của Công ty là không đáng

tin cậy.

Tìm hiểu chu trình kế toán Công ty A áp dụng

Mục đích của bước này là nhằm xác định mức độ rủi ro cụ thể giúp cho

việc xây dựng một kế hoạch kiểm toán phù hợp với mức độ tin cậy vào hệ

thông kế toán và kiểm soát cũng như đối với các nhóm nghiệp vụ quan trọng

và số dư tài khoản chủ yếu.

Khi xem xét hệ thống kế toán của khách hàng, Kiểm toán viên sẽ

yêu cầu phòng kế toán trình bày về các chính sách kế toán chủ yếu

được đơn vị áp dụng trong việc hạch toán kế toán. Tiếp theo kiểm toán

viên kiểm tra các tài liệu như hệ thống sổ sách kế toán của khách hàng

có đủ không, cách ghi chép và trình tự luân chuyển sổ, tổng hợp sổ

diễn ra có đúng quy định không, từ đó nhận diện những thiếu sót trong

hệ thống kế toán.

Sau đó, Kiểm toán viên yêu cầu khách hàng cung cấp các văn bản ghi

các chính sách kế toán chủ yếu được áp dụng tại Công ty A, các tài liệu này

được Kiểm toán viên lưu trong Hồ sơ kiểm toán của khách hàng. Các thông

tin về các chính sách kế toán áp dụng tại công ty A được trích từ hồ sơ kiểm

toán như sau:

Bảng 1: Thông tin về các chính sách kế toán chủ yếu của Công ty A

Khách hàng: Công ty A Người lập: TTH-3/2/2004

Kỳ kiểm toán: 31/12/2002 Người soát xét: NVX

Thông tin về các chính sách kế toán chủ yếu

(a) Cơ sở kế toán

(i) Cơ sở kế toán chung

Các báo cáo tài chính được trình bày bằng đồng Việt Nam được lập

theo luật pháp và các quy định về kế toán của Việt Nam. Các quy định này

có thể khác biệt trên các khía cạnh trọng yếu so với các chuẩn mực báo cáo

tài chính quốc tế cũng như các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán phổ biến

được thừa nhận ở các quốc gia khác. Do đó, các báo cáo tài chính đính kèm

không nhằm mục đích phản ánh tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh

doanh và các luồng lưu chuyển tiền tệ theo nguyên tắc và thông lệ kế toán

phổ biến được thừa nhận ở các nước và các quyền tài phán khác ngoài phạm

vi Việt Nam. Hơn nữa, việc sử dụng các báo cáo này không nhằm dành cho

những đối tượng sử dụng không được biết về các nguyên tắc, thủ tục và

thông lệ kế toán Việt Nam.

(ii) Giả định hoạt động liên tục.

Các báo cáo tài chính của Công ty được lập trên cơ sở hoạt động liên

tục. Trong năm, Công ty đã phát sinh một khoản lỗ sau thuế là 4.321.000.000

VND và tại ngày 31 tháng 12 năm 2002, nợ ngắn hạn lớn hơn TSLĐ

20.342.100.000 VNĐ. Giá trị của hoạt động liên tục cung cấp hỗ trợ tài

chính cần thiết để Công ty sở hữu trên cùng tiếp tục cung cấp hỗ trợ tài chính

cần thiết để Công ty có thể thực hiện các nghĩa vụ của mình khi đến hạn và

để duy trì hoạt động liên tục trong thời gian trước mắt.

Tại thời điểm lập báo cáo này, không có lý do nào khiến Ban Giám đốc

Công ty tin rằng Công ty sở hữu trên cùng không tiếp tục hỗ trợ Công ty. Do

đó, các BCTC đã không bao gồm các điều chỉnh về khả năng thu hồi và phân

loại tài sản, cũng như điều chỉnh về phân loại nợ. Các điều chỉnh này có thể

là cần thiết trong trường hợp Công ty không thể tiếp tục hoạt động. Giả định

tiếp tục hoạt động dựa trên các sự kiện trong tương lai mà kết vụ về cơ bản là

chưa chắc chắn.

(b) Niên độ kế toán

Năm tài chính của Công ty là từ ngày 1/1 đến ngày 31/12 theo công văn

số 128 BQL-TC ngày 2/11/99 của Ban quản lý khu công nghiệp và khu chế

xuất Hà Nội.

(c) Các giao dịch bằng ngoại tệ

Các khoản mục tài sản và công nợ có gốc bằng đơn vị tiền khác với

VND, được quy định đổi sang VND théo tỷ giá hối đoái xấp xỉ tỷ giá hối

đoái quy định của ngày giao dịch.

Trước ngày 1/1/2002, chênh lệch tỷ giá lại cuối năm được phản ánh trên

tài khoản chênh lệch tỷ giá thuộc nguồn vốn chủ sở hữu và khoản chênh lệch

tỷ giá thực tế phát sinh được phản ánh trong BCKQHĐKD.

Từ ngày 1/1/2002 theo quy định của thông tư 22/2002/TT-BTC do Bộ

tài chính ban hành ngày 21/6/2002, các khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái thực

tế phát sinh và chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm được phản

ánh trong BCKQHĐKD, ngoại trừ các khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái liên

quan đến hoạt động xây dựng các TSCĐHH thì được phản ánh trên tài khoản

CLTG theo nguồn vốn chủ sở hữu cho đến khi các TSCĐHH này được đưa

vào sử dụng. Khi các TSCĐHH này được đưa vào sử dụng, chênh lệch tỷ giá

phát sinh được kết chuyển toàn bộ vào báo cáo KQHĐKD, lãi chênh lệch

TGHĐ đánh giá lại được kết chuyển vào tài khoản chi phí trả trước dài hạn.

Lãi lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái lại được phân bổ theo phương pháp đường

thẳng trong cùng năm.

Đồng Việt Nam không phải là đồng tiền có thể tự do chuyển đổi.

(d) Tiền

Tiền bao gồm tiền mặt và tiền gửi không kỳ hạn.

(e) Các khoản phải thu

Các khoản phải thu của khách hàng và các khoản phải thu khác được

phản ánh theo nguyên giá trừ đi dự phòng phải thu khó đòi. Dự phòng phải

thu khó đòi được lập dựa vào đánh giá của ban lãnh đạo về các khoản nợ quá

hạn trên 1 năm và các khoản nợ quá hạn dưới 1 năm nhưng có dấu hiệu

không có khả năng thu hồi.

(f) Hàng tồn kho

Hàng tồn kho được phản ánh theo giá gốc trừ dự phòng giảm giá và dự

phòng cho hàng lỗi thời. Dự phòng giảm giá và dự phòng cho hàng lỗi thời

được lập dựa vào đánh giá của ban lãnh đạo về giá bán ước tính của hàng tồn

kho trừ đi các khoản chi phí liên quan ước tính để hoàn thành sản phẩm và cả

chi phí bán hàng ước tính. Giá gốc được tính theo phương pháp bình quân

gia quyền và bao gồm tất cả các chi phí liên quan phát sinh để có được hàng

tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Đối với thành phẩm và sản phẩm

dở dang, giá gốc bao gồm chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công trực

tiếp và các chi phí sản xuất chung đã được phân bổ.

Công ty đang áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ để hạch toán hàng

tồn kho.

(g) TSCĐHH

(i) Nguyên giá

TSCĐHH được phản ánh theo nguyên giá trừ đi khấu hao luỹ kế.

Nguyên giá của TSCĐHH bao gồm giá mua, thuế nhập khẩu và các thuế

mua khác không được hoàn lại và các chi phí trực tiếp khác phát sinh để đưa

tài sản đó về địa điểm và trạng thái sử dụng dự kiến. Các chi phí phát sinh

sau khi các tài sản cố định hữu hình được đưa vào sử dụng như chi phí sửa

chữa, bảo dưỡng và đại tu thông thường được hạch toán vào BCKQHĐKD

của kỳ mà chi phí đó phát sinh. Trong trường hợp có thể chứng minh được

rằng các chi phí phát sinh làm tăng lợi ích kinh tế tương lai dự kiến được tạo

ra từ việc sử dụng khoản mục tài sản vượt trên mức đánh giá ban đầu thì các

chi phí này vốn hoá làm tăng nguyên giá của tài sản.

(ii) Giá trị hao mòn.

Giá trị hao mòn được tính vào BCKQHĐKD theo phương pháp đường

thẳng được trên thời gian hữu dụng ước tính các TSCĐHH. Thời gian hữu

dụng ước tính như sau:

Nhà xưởng 25 năm

Máy móc thiết bị 10 năm

Thiết bị văn phòng 4 năm

Phương tiện vận tải 6 năm

Xe nâng 7 năm

Trong năm, Công ty đã điều chỉnh tỷ giá hữu dụng dự tính của thiết bị

máy móc và xe nâng từ 7 năm đến 10 năm để phản ánh chính xác hơn thời

gian hữu dụng của các tài sản này. Việc điều chỉnh này làm chi phí khấu hao

trong năm giảm 726.893.000 VND

(h) Xây dựng cơ bản dở dang

Chi phí xây dựng cơ bản dở dang thể hiện chi phí xây dựng chưa hoàn

thành và thiết bị máy móc chưa được lắp đặt toàn bộ và được ghi nhận theo

nguyên giá. Trong thời gian xây dựng và lắp đặt, không tính chi phí khấu hao

cho xây dựng dở dang.

(i) Chi phí trả trước dài hạn

(i) Chi phí trước hoạt động

Chi phí trước hoạt động bao gồm các chi phí phát sinh sau khi thành lập

Công ty và trước khi Công ty bắt đầu hoạt động. Ban đầu, chi phí trước hoạt

động được ghi nhận theo nguyên giá và được khấu hao theo đường thẳng

trong 3 năm hoạt động đầu tiên.

Trước ngày 1/1/2002, chi phí trước hoạt động được khấu hao theo

đường thẳng trong 5 năm hoạt động đầu tiên và được phân bổ vào TSCĐHH.

Từ ngày 1/1/2002 theo chỉ định trong thông tư 52/2002/TT-BTS do Bộ tài

chính ban hành ngày 26/6/2002, chi phí trước hoạt động tại ngày 1/1/2002

được xoá sổ toàn bộ.

(ii) Tiền thuê đất trả trước

Tiền thuê đất trả trước bao gồm tiền thuê đất và các chi phí khác liên

quan đến việc đảm bảo việc sử dụng đất. Các khoản này được ghi nhận trên

BCKQKD theo nguyên tắc đường thẳng trong suốt thời gian thuê đất.

(iii) Chi phí trả trước

Chi phí trả trước được ghi nhận trên BCKQKD trong các giai đoạn mà

các chi phí này phát sinh. Trước ngày 1/1/2002, các chi phí trả trước được

phân bổ hết trong vòng 12 tháng kể từ ngày kết thúc niên độ kế toán được

ghi nhận tại tài khoản ”chi phí trả trước“ thuộc tài sản lưu động. Trong năm

tài chính 2002, theo quy định trong nước, tài khoản này không còn được sử

dụng và mọi tài khoản chi phí trả trước được ghi nhận trong tài khoản “chi

phí trả trước dài hạn”.

(j) Các khoản phải trả cho người bán và phải trả khác.

Các khoản phải trả cho người bán và phải trả khác được phản ánh theo

nguyên giá.

(k) Thuế

Thuế thu nhập doanh nghiệp trên số lãi hoặc lỗ trong năm bao gồm thuế

hiện hành. Thuế thu nhập doanh nghiệp được ghi nhận trong BCKQHĐKD,

thuế hiện hành là khoản thuế dự kiến phải nộp tính dựa trên thu nhập chịu

thuế trong năm, sử dụng thuế suất đã được duyệt tại ngày kết thúc niên độ kế

toán và các khoản điều chỉnh thuế phải nộp kiên quan đến những năm trước.

Tài sản và công nợ thuế hoãn lại không được phản ánh trong BCĐKT.

Thuế chuyển lợi nhuận phát sinh từ việc phân phối cổ tức ra nước ngoài

được ghi nhận đồng thời với công nợ phải trả cho cổ tức đó.

(k) Doanh thu

Doanh thu bán hàng được ghi nhận trên BCKQHĐKD khi phần lớn rủi

ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá đã được

chuyển giao cho người mua. Doanh thu không được ghi nhận nếu như có

những yếu tố không chắc chắn trọng yếu liên quan tới khả năng thu hồi

khoản phải thu hoặc liên quan dến hàng bán bị trả lại.

(m) Chi phí vay

Chi phí vay được ghi nhận là một khoản chi phí trong năm khi các chi

phí này phát sinh.

(n) Các bên liên quan

Các bên liên quan là các Công ty, không phải là công ty mẹ mà Công ty

sở hữu trên cùng một nguồn lợi tài chính đáng kể.

(o) Các chỉ tiêu ngoài bảng cân đối kế toán.

Các chỉ tiêu ngoài bảng cân đối kế toán như được định nghĩa trong hệ

thống kế toán Việt Nam, được trình bày ở các thuyết minh thích hợp của

BCTC.

(p) Số dư bằng không

Các khoản mục hay số dư quy định trong các mẫu báo cáo của hệ thống

kế toán Việt Nam nếu không được thể hiện trên các BCTC thì được hiểu là

có số dư bằng không.

Các chính sách kế toán chủ yếu của khách hàng phù hợp với quy định

hiện hành của chế độ kế toán Vịêt Nam. Tuy nhiên Công ty không có chính

sách cụ thể cho việc lập dự phòng hàng tồn kho và các khoản phải thu khó

đòi.

Để đánh giá hệ thống kế toán có hữu hiệu không, Kiểm toán viên tiến

hành quan sát và kiểm tra hệ thống kế toán có thoả mãn các mục tiêu kiểm

soát đặt ra hay không.

Đối với Công ty A, hệ thống chứng từ sổ sách kế toán được Kiểm toán

viên đánh giá sơ bộ là chưa đầy đủ, hợp lệ và tuân thủ các thủ tục kiểm soát

của Công ty. Kiểm toán viên kiểm tra sổ sách thì không thấy có dấu hiệu của

việc kiểm tra định kỳ của Kiểm toán viên, của Kế toán trưởng. Phỏng vấn kế

toán tiền mặt, kế toán nguyên vật liệu thì được biết hàng tháng đều có sự đối

chiếu giữa các sổ chi tiết và sổ quỹ, sổ kho được thực hiện bởi kế toán hoặc

kiểm soát viên, đối chiếu giữa sổ chi tiết và sổ cái được kế toán trưởng xét

duyệt và ký tắt. Nhưng thực tế thì tại Công ty không có sự kiểm tra đối chiếu

thường xuyên chẳng hạn về vấn đề quyết toán tạm ứng. Người tạm ứng

không lập Bảng thanh toán tạm ứng mà kế toán căn cứ vào số tiền đã tạm

ứng sau đó căn cứ vào chứng từ gốc đã phê duyệt viết phiếu chi mặc dù đơn

vị không chi tiền từ quỹ, do đó số thu chi quỹ tiền mặt phát sinh trong kỳ

không được phản ánh thực tế và có sự chênh lệch giữa sổ sách và số tiền

trong quỹ.

Tìm hiểu các thủ tục kiểm soát

Để mô tả những hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty

khách hàng, các kiểm toán viên của AFC sử dụng Bảng tường thuật về

kiểm soát nội bộ

Bảng 2: Bảng tường thuật đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

(1) Trình tự xét duyệt chi tiêu

Quan sát

Kiểm soát quy trình xét duyệt chi tiêu

- Đối với tạm ứng từng nhân viên muốn có tạm ứng chi tiêu trước tiên

cần lập đề nghị tạm ứng (cash advance note) ghi rõ nội dung và mục đích của

khoản chi, trình trưởng phòng duyệt. Sau khi trình giám đốc ký duyệt,

chuyển sang cho bộ phận kế toán viết phiếu chi tạm ứng. Phiếu chi phải có

đầy đủ chữ ký kế toán trưởng, giám đốc, kế toán và người nhận.

- Đối với thanh toán chi phí: người thanh toán phải lập đề nghị thanh

toán sau khi trưởng phòng ký, trình Giám đốc duyệt, chuyển cho bộ phận kế

toán thanh toán viết phiếu chi. Phiếu chi phải có đầy đủ chữ ký kế toán

trưởng, Giám đốc, kế toán và người nhận.

Nhận xét

Nhìn chung công ty đã tuân thủ quy trình thanh toán chi phí theo đúng

các bước nêu trên. Tuy nhiên, vẫn còn một số chứng từ thanh toán phiếu

payment request.

ý kiến của kiểm toán viên

Công ty cần đảm bảo tất cả các khoản tiền chi ra khỏi Công ty đều được

phải được kiểm soát chặt chẽ, phải có đề nghị tạm ứng, đề nghị thanh toán

tạm ứng, đề nghị thanh toán ghi rõ nội dung, mục đích chi và được trưởng

phòng ký, kế toán trưởng kiểm soát, Giám đốc ký duyệt.

Công ty không bố trí riêng biệt kho thành phẩm và kho bán thành phẩm,

không chia ô cho từng loại mặt hàng một số pallet để nhiều loại mặt hàng

trên cùng 1 pallet.

Việc không bố trí sắp xếp riêng biệt từng loại sản phẩm dẫn đến kho

cho việc theo dõi và xác định chính xác số lượng tồn kho của thành phẩm,

bán thành phẩm cũng như xác định không chính xác giá vốn thàmh phẩm

xuất bản do thành phẩm được xác định theo phương pháp kiểm kê định kỳ.

Trên cùng một pallet để nhiều loại mặt hàng khác nhau có thể xuất nhầm

hoặc đếm nhầm số lượng tồn kho.

(2) Giám sát quá trình sản xuất và mua hàng

Quá trình mua hàng

Quan sát:

Nhân sự phòng mua hàng

- Panning & purchase manager Hoàng Bình A

- Purchuse Admin Assistant Nguyễn Thị B

- Purchase Exccutive Nguyễn Thanh C

Kiểm soát hoạt động mua hàng: Trợ lý mua hàng căn cứ vào số lượng

tồn kho tháng trước do thủ kho cung cấp và số lượng tiêu thụ sản phẩm của

tháng gần nhất do phòng kinh doanh cung cấp lập Stock level report. Trưởng

phòng mua hàng căn cứ vào SLR xác định số lượng từng loại giấy cần nhập.

Sau đó, trợ lý mua hàng lấy báo giá của các nhà cung cấp qua mail hoặc fax

trình Giám đốc. Sau khi đã nhận được đầy đủ thông tin từ phía nhà cung cấp

qua lựa chọn nhà cung cấp quyết định giá nhập và số lượng nhập. Trợ lý mua

hàng gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp, chuẩn bị hợp đồng mua hàng. Sau

khi ký kết xong hợp đồng, đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng chuyển cho

phòng kế toán để chuẩn bị mở L/C thanh toán 10% giá trị hợp đồng.

Quy trình mua hàng của công ty như sau:

Sale Dept. gửi ds BC bán hàng 4

GD approve supplier and Purchuse Dept. lập Stock level report purchase

Thủ kho giấy gửi BC tồn kho tháng

Kế toán giá thành

Quy trình nhập hàng của Công ty A:

Hãng vận tải

Công ty New

Công ty A

Bộ phận kiểm tra chất Phòng mua hàng giám sát việc

Nhập kho Raw Material (thủ kho

- Đối với các NVL nhập trong nước thì trước khi hàng về đến Công ty

được cân kiểm tra bởi Công ty Newhope.

- Đối với RM nhập ngoại thì không tiến hành cân mà kiểm tra trọng

lượng được ghi trên bao bì cuộn giấy.

Bộ phận Q/C lấy mẫu giấy kiểm tra chất lượng giấy có đạt tiêu chuẩn

không.

- Phòng mua hàng giám sát việc nhập kho NVL giấy

- Mỗi một cuộn giấy nhập kho được dán nhãn ghi số cuộn, trọng lượng.

Một liên lưu ở cuống, một liên được dán ở cuộn giấy.

Nhận xét

Thủ kho NVLC (giấy) là người ghi chép, quản lý việc nhập xuất NVL

chính nên trực thuộc phòng kế toán không nên trực thuộc phòng mua hàng.

Việc phòng mua hàng vừa trực tiếp mua hàng, vừa trực tiếp quản lý hàng sẽ

không khách quan trong việc quyết định trả lại hàng không đạt tiêu chuẩn

hoặc nhập hàng không đủ về mặt số lượng.

ý kiến của kiểm toán viên

Thủ kho NVLC nên trực thuộc phòng kế toán để đảm bảo tính độc lập

và bộ phận mua hàng - bộ phận trực tiếp lựa chọn NCC.

(3) Quy trình sản xuất

Quan sát

Product ion Dept. Phòng kinh doanh lập Production Order, phiếu Phòng kinh doanh gửi P/O của khách hàng

Thủ kho giấy viết phiếu phát giấy cuộn Kế toán giá thành

Kiểm soát quá trình sản xuất: phòng kinh doanh nhận đơn đặt hàng từ

khách hàng chuyển cho phòng kế hoạch để tính toán số lượng giấy cần cho

đơn đặt hàng đó. Phòng kế hoạch viết Production Order (thuế sản xuất),

phiếu đề nghị phát giấy cuộn một liên gửi cho xưởng một liên gửi cho thủ

kho giấy. Thủ kho giấy viết phiếu phát giấy cuộn cho xưởng. Cuối ngày hết

ca sản xuất thủ kho nhập lại cuộn giấy và viết phiếu thu hồi giấy cuộn. Hết

một ngày phiếu phát và thu hồi giấy cuộn chuyển cho kế toán để ghi chép số

lượng giấy xuất cho sản xuất.

Nhận xét

- Số lượng thành phẩm, thành phẩm hoàn thành ghi trên các báo cáo sản

xuất và phiếu sản xuất là do đội sản xuất ghi nhận sau khi kết thúc mỗi ca

sản xuất và kết thúc mỗi đơn đặt hàng. Kế toán sử dụng số liệu này để đối

chiếu với số liệu của thủ kho là chưa đủ vì thực tế các phiếu nhập kho thành

phẩm không được đề cập kịp thời ngay khi nhập kho mà thủ kho đến cuối

ngày mới căn cứ vào sổ ghi chép của nhân viên xưởng để viết phiếu nhập

kho.

- Bán thành phẩm của từng giai đoạn sản xuất không có thủ kho theo

dõi ghi chép việc nhập xuất tồn kho mà chỉ theo dõi trên sổ ghi chép của

nhân viên xưởng, dẫn tới có hiện tượng hàng đã nhập kho thành phẩm mà

vẫn còn tồn trên kho bán thành phẩm.

ý kiến của kiểm toán viên

Nên có một thủ kho để theo dõi bán thành phẩm riêng, lập phiếu nhập,

phiếu xuất bán thành phẩm.

Hàng tháng, kế toán cần tham gia kiểm kê kho thành phẩm, bán thành

phẩm cùng với thủ kho để xác định chính xác số lượng tồn kho, như vậy thì

việc xác định giá vốn của hàng xuất bán mới chính xác khi áp dụng phương

pháp kiểm kê định kỳ.

(4) Kiểm soát hoạt động tiếp thị và quá trình bán hàng

Quan sát

Nhân sự của bộ phận bán hàng: 01 quản lý bán hàng, 05 nhân viên bán

hàng, 01 trợ lý theo dõi công nợ, luân chuyển hàng tồn kho thành phẩm, bộ

phận kho 03 người , 02 logistic và 01 storekeeper để ghi chép tồn kho

hàng, nhận các yêu cầu của khách hàng để báo cáo với tổng bộ phận và

Giám đốc Công ty. Giám đốc Công ty lập bảng tính toán đơn giá sản phẩm

để đàm phán với khách hàng. Sau khi đã nhận được đầy đủ các thông tin từ

khách hàng, Giám đốc Công ty là người duy nhất quyết định: giá bán sản

phẩm và mục đích chi hoa hồng cho khách hàng hiện tại trong khoảng từ

1%-10% doanh thu tuỳ theo từng trường hợp cụ thể.

Hàng tuần, Giám đốc họp với bộ phận bán hàng 02 lần chủ yếu để đôn

đốc thu nợ, xử lý hàng tồn kho, giảm giá hàng bán.

Quá trình bán hàng của Công ty như sau:

(1) (2) (3)

Bộ phận BH Bộ phận xuất hàng Bộ phận SX

- Đơn đặt hàng - Lập KH xuất hàng ( kho thành phẩm)

- Viết phiếu xuất kho - Thực hiện xuất hàng

(4) (5) (6)

Giao hàng cho lái xe Giao cho KH Lái xe

- Nhận lại phiếu xuất

(7) (8)

Bộ phận BH Bộ phận KH

-Nhận lại phiếu xuất kho - Nhận lại phiếu xuất kho

- Viết HĐBH

- Theo dõi thanh toán

Nhận xét

- Công ty đã thiết lập được hệ thống kiểm soát bán hàng, hệ thống kiểm

soát có hoạt động như: phiếu xuất hàng phải được phê duyệt của Giám đốc,

bán hàng, kế toán, khi giao hàng phải có sự chứng kiến của bảo vệ, nhân

viên bán hàng.

Tuy nhiên Công ty chưa quy định được rõ trách nhiệm của lái xe -

người đại diện cho Công ty trong việc giao hàng cho khách hàng. Nên khi

khách hàng xác nhận thiếu hàng đều do Công ty chịu trách nhiệm.

- Hàng chỉ được xác nhận là xuất thực sự khi giao tới khách hàng và có

sự xác nhận của khách hàng vào phiếu xuất kho. Như vậy hoá đơn bán hàng

không được lập tại thời điểm xuất kho giao hàng tại Công ty mà lập sau khi

có sự xác nhận của khách hàng về số lượng, chất lượng hàng.

Việc không lập hoá đơn kịp thời tại thời điểm xuất khỏi kho của Công

ty là chưa đúng quy định về vận chuyển không có hoá đơn kèm theo.

Phiếu xuất kho sau khi đã được ký duyệt bởi: Quản lý bộ phận bán

hàng, Giám đốc, kế toán, thủ kho để viết hoá đơn. Như vậy thời gian từ khi

xuất hàng đến khi nhận lại phiếu xuất kho để viết hoá đơn có thể từ vài ngày

đến vài tuần, nhưng khi ký duyệt phiếu xuất kho kế toán không cập nhật vào

sổ theo dõi. Có thể xảy ra trường hợp: hai phiếu trùng số hàng vẫn có thể

xuất ra khỏi Công ty 02 lần nhưng chỉ được viết hoá đơn đòi tiền 01 lần, bộ

phận kế toán không kiểm soát được bộ phận bán hàng.

Bộ phận bán hàng khi giao phiếu xuất kho (phiếu xuất kho từ KH đã ký

quay lại) cho bộ phận kế toán không có sổ giao nhận chứng từ, vì vậy khi bộ

phận kế toán phát hiện có những phiếu xuất chưa quay lại (dựa trên sự liên

tục của những phiếu xuất đã quay trở lại) thì bộ phận bán hàng mới phát hiện

là chưa giao lại kế toán.

- Thủ kho thành phẩm trực thuộc phòng bán hàng, trong khi các quyết

định nhập lại hàng không đủ phẩm chất đều xuất phát từ phòng bán hàng,

việc sắp xếp nhân sự như thế chưa đảm bảo được tính khách quan.

ý kiến của kiểm toán viên

- Cần xác định rõ trách nhiệm của lái xe- người đại diện giao hàng cho

Công ty trong hợp đồng vận chuyển, nếu cần sẽ mua bảo hiểm hàng hoá vận

chuyển.

- Nên lập hoá đơn bán hàng ngay khi xuất kho để đảm bảo đúng quy

định về vận chuyển hàng trên đường, đồng thời quản lý chặt chẽ hơn việc

xuất kho thành phẩm và xác nhận nghiệp vụ việc bán hàng đã thực hiện.

Trường hợp giảm giá hàng bán hoặc hàng bị trả lại căn cứ vào biên bản làm

việc giữa hai bên để điều chỉnh vào hoá đơn sau hoặc lập riêng 1 hoá đơn

điều chỉnh.

- Cần lập sổ giao nhận chứng từ giữa bộ phận bán hàng và kế toán trong

việc chuyển phiếu, chứng từ cho nhau.

- Thủ kho thành phẩm nên trực thuộc phòng kế toán, kế toán giá thành

sẽ thực hiện việc kiểm tra và đối chiếu thường xuyên, định kỳ với thủ kho

khi khoá sổ kế toán lập báo cáo.

(5) Quản lý tồn kho bán thành phẩm và thành phẩm.

Quan sát

Nhân sự của kho thành phẩm:

Kho thành phẩm thuộc bộ phận bán hàng quản lý (như đã nêu ở phần

trên), nhân sự quản lý kho thành phẩm bao gồm 3 người: 2 người sắp xếp

theo dõi nhập, xuất kho (logistic), 01 người ghi chép và theo dõi sổ sách, vị

trí thủ kho có sự thay đổi nhiều lần, mỗi lần thay đổi không có sự bàn giao

giữa thủ kho mới và cũ.

Kiểm soát hạch toán hàng tồn kho thành phẩm theo phương pháp kê

khai định kỳ: căn cứ vào phiếu nhập kho thành phẩm từ bộ phận bán hàng,

chuyển sang để hạch toán vào sổ kế toán, cuối kỳ lấy số lượng tồn kho cho

báo cáo tồn kho từ bộ phận bán hàng chuyển sang, đơn giá tồn kho: là giá

thành thực tế trong kỳ để hạch toán tồn kho thành phẩm cuối kỳ.

Quy trình quản lý hàng tồn kho của Công ty như sau:

(2) (3) (1)

Xưởng SX Thủ kho Bộ phận

BH

- Xác nhận vào sổ nhập (thuộc bộ phận BH) - Vào sổ

kho thành phẩm sau mỗi - Xác nhận nhập kho nhập kho

ca SX. - Lập phiếu xuất kho thành phẩm.

- phiếu xuất kho từ

khách hàng quay lại

(5) (4)

Bộ phận kế toán Bộ phận BH

- Kế toán tính giá trị - Lập BC

tồn kho thành phẩm tồn kho

(1) Sau mỗi ca SX bộ phận SX nhập toàn bộ số sản phẩm hoàn thành vào

kho thành phẩm giữa thủ kho và tổ SX cùng ký xác nhận vào sổ theo

dõi nhập kho.

(2) Thủ kho căn cứ vào sổ theo dõi nhập kho để lập phiếu nhập kho.

(3) Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho vào sổ kho thành phẩm.

(4) Cuối tháng BC tồn kho thành phẩm được gửi cho bộ phận kế toán.

(5) Bộ phận kế toán (kế toán giá thành) tính giá trị tồn kho thành phẩm.

Nhận xét

- Thủ kho phải là người ghi chép thẻ kho thành phẩm theo từng lô sản

phẩm, từng loại sản phẩm (có mã sản phẩm), thủ kho nên trực thuộc bộ phận

kế toán, như vậy sẽ khách quan hơn trong việc giám sát các nghiệp vụ BH bị

trả lại, thuận tiện cho việc kiểm tra, kiểm soát thường xuyên ghi chép của thủ

kho cũng như tồn kho thành phẩm. Bộ phận BH- đó là nhiệm vụ riêng biệt,

đồng thời cung cấp thông tin cho Ban giám đốc độc lập với thông tin của bộ

phận kế toán.

- Thủ kho thay đổi mà không có sự bàn giao giữa người mới và người

cũ có thể sẽ không quy định được trách nhiệm trong trường hợp thiếu mất

thành phẩm. Hơn nữa Ban giám đốc Công ty lại không tìm được thủ kho để

thay thế kịp thời dẫn đến mất kiểm soát trong một thời gian. Ví dụ như: số

phiếu xuất đánh số không liên tục, trường từ 978 đến 997, kế toán không

nhận được những số phiếu này. Việc kiểm soát hàng tồn kho chưa được tốt.

- Phiếu nhập kho chưa được lập ngay khi sản phẩm hoàn thành nhập

kho, không nên căn cứ vào sổ giao nhận kho để tái lập lại phiếu nhập kho.

- Kế toán hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai định kỳ

hạch toán theo phương pháp này thường áp dụng cho các trường hợp số

lượng mặt hàng nhỏ, lẻ, chủng loại nhiều. Hạch toán theo phương pháp này

mức độ kiểm soát hàng tồn kho không cao bằng phương pháp kế khai thường

xuyên. Công ty hoàn toàn có thể hạch toán theo phương pháp kê khai thường

xuyên.

ý kiến của kiểm toán viên

- Thủ kho nên trực thuộc bộ phận kế toán để đảm bảo tính độc lập với

bộ phận bán hàng- bộ phận phê duyệt đầu tiên các phiếu nhập, xuất thành

phẩm đồng thời xác nhận hàng bán bị trả lại, hàng không đủ phẩm chất.

- Nên lập phiếu nhập kho ngay tại thời điểm sản phẩm hoàn thành nhập

vào trong kho.

- Nên áp dụng hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường

xuyên.

(6) Kiểm soát hoạt động mua hàng và các tài khoản phải trả nhà cung

cấp, tồn kho nguyên vật liệu, thanh toán.

Quan sát

- Ghi sổ kế toán nhập kho Raw Matrial

Kế toán căn cứ vào:

+ Phiếu nhập kho

+ Bộ hồ sơ nhập khẩu hàng hoá (tờ khai hải quan, invoice, BL, C/O)

+ Hoá đơn vận chuyển, bảo hiểm, tờ khai thuế.

Kế toán phân bổ chi phí vận chuyển, chi phí bảo hiểm, thuế cho từng

loại giấy, để tính giá nhập kho giấy.

- Ghi sổ kế toán xuất kho Raw Matrial.

Kế toán căn cứ vào báo cáo phiếu xuất kho từng cuộn giấy hàng ngày.

Cuối tháng, kế toán tổng hợp lượng giấy xuất cho SX cuối tháng, lập

bảng kê xuất kho nguyên vật liệu. Từ đó, lập chứng từ ghi sổ ghi nhận giá trị

nguyên vật liệu xuất kho.

Giá NVL xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền.

- Hạch toán thanh toán.

- Đối với các nhà cung cấp nước ngoài: kế toán thanh toán căn cứ vào

P/O và Contrac chuẩn bị hồ sơ để mở L/C, thanh toán 10% giá trị hợp đồng.

Căn cứ vào thời hạn thanh toán cho nhà cung cấp trên hợp đồng, kế toán

thanh toán vay ngắn hạn ngân hàng UBO (chủ yểu là 4 tháng) để trả tiền cho

nhà cung cấp nước ngoài. Các khoản vay trên được bảo lãnh bởi Công ty mẹ.

Sau khi nhận được thông báo của ngân hàng các khoản nợ vay đến hạn thì kế

toán thanh toán trình kế toán trưởng, thông báo Giám đốc. Sau khi Giám đốc

duyệt, thanh toán tiền trả ngân hàng.

Đối với các nhà cung cấp nước ngoài: kế toán thanh toán căn cứ vào

thời hạn ghi trên hợp đồng để thanh toán cho nhà cung cấp. Trình tự thanh

toán theo từng hợp đồng, từng hoá đơn. Kế toán thanh toán viết uỷ nhiệm

cho thanh toán cho nhà cung cấp.

Nhận xét

- Các sổ chi tiết tài khoản không có đối ứng tài khoản và số chứng từ rất

khó cho việc tìm kiếm cũng như kiểm soát chứng từ.

- Tại thời điểm 31/12 kế toán tiến hành xác nhận công nợ phải trả với

các nhà cung cấp, tuy nhiên vẫn chưa đầy đủ.

ý kiến của kiểm toán viên

- Sổ chi tiết cần phải có cột tài khoản đối ứng và có số chứng từ theo dõi

để thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu, tránh tình trạng hạch toán trùng lặp.

- Cần tiến hành đối chiếu, xác nhận công nợ đầy đủ vào thời điểm 31/12

hàng năm.

(7)Kiểm soát hạch toán bán hàng và các tài khoản: doanh thu, phải

thu, kho thành phẩm.

Quan sát

Nhân sự của bộ phận kế toán theo dõi bán hàng: 01 người.

Hoạt động kiểm soát bán hàng và quản lý các tài khoản doanh thu, phải

thu.

- Thực hiện kiểm soát doanh thu thông qua việc ký xác nhận lên phiếu

xuất kho thành phẩm.

- Kiểm soát sự đầy đủ việc ghi nhận doanh thu theo số thứ tự của các

phiếu xuất kho.

Quy trình kiểm soát các hoạt động bán hàng, doanh thu và phải thu

của Công ty như sau:

(1) (2) (3)

Bộ phận kế toán Bộ phận BH Bộ phận BH

- Nhận phiếu xuất kho - Thủ kho giao hàng - Nhận lại

- Ký duyệt vào phiếu xuất kho - Chuyển 02 liên 01 phiếu

phiếu xuất cho xuất

khách hàng

thông qua lái xe

(4) (5) (6)

Bộ phận kế toán Ghi nhận doanh thu Theo dõi phải

thu - Nhận lại phiếu xuất

- Viết hoá đơn

(1) Kế toán trưởng ký phiếu xuất kho chuyển cho bộ phận BH xuất kho.

(2) Bộ phận BH xuất kho xong chuyển 02 liên cho khách hàng thông qua

lái xe.

(3) Giao hàng xong bộ phận BH nhận lại phiếu xuất từ lái xe ( thời gian

có thể từ một vài ngày đến hàng tuần).

(4) Bộ phận kế toán nhận lại phiếu xuất kho từ bộ phận BH.

(5) Căn cứ vào phiếu xuất kho được xác nhận đã nhận hàng để kế toán

(6) lập hoá đơn đòi tiền và ghi nhận doanh thu.

(7) Kế toán BH theo dõi phải thu.

Nhận xét

- Bộ phận kế toán phát hành hoá đơn và ghi nhận doanh thu chỉ khi

nhận được phiếu xuất kho từ khách hàng quay lại. Việc ghi nhận doanh thu

như trên có thể dẫn tới không phù hợp giữa doanh thu và giá vốn vì: Công ty

áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ nên giá vốn được xác định bằng tồn

kho thành phẩm đầu kỳ + nhập kho trong kỳ - tồn kho thành phẩm cuối kỳ.

Khi xuất hàng ra khỏi kho khi đó chưa ghi nhận doanh thu. Bộ phận BH và

kế toán nhận được phiếu xuất kho quay trở lại muộn dẫn tới tình trạng:

doanh thu chưa ghi nhận nhưng giá vốn đã được xác nhận vì hàng không còn

trong kho nữa (phương pháp kiểm kê định kỳ).

- Kế toán đã thực hiện kiểm soát doanh thu trên cơ sở số thứ tự các

phiếu xuất kho từ khách hàng quay trở lại, nhưng như phần trên đã đưa ra

tổng hợp: nếu có sự gian lận ghi 02 phiếu xuất trùng số, hàng vẫn ra khỏi

Công ty, nếu bộ phận bán hàng chỉ giao lại 01 hoá đơn thì kế toán sẽ chỉ phát

hành 01 hoá đơn đòi tiền.

- Vì áp dụng phương pháp kê khai định kỳ nên giữa kế toán kho thành

phẩm và kế toán bán hàng không có sự điều chỉnh .

- Hàng bán bị trả lại hoặc giảm giá, khi nhận được các chứng từ xác

nhận từ phía bộ phận bán hàng, kế toán kho thành phẩm sẽ ghi nhận lại, đồng

thời kế toán bán hàng kiểm tra để trừ vào hoá đơn tiếp theo.

ý kiến của kiểm toán viên

- Giữa kế toán bán hàng và bộ phận bán hàng cần thiết lập sổ giao nhận

chứng từ.

- Bộ phận kế toán cần mở sổ theo dõi phiếu xuất kho thành phẩm ngay

sau khi ký duyệt xuất kho.

- Nên sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để giám sát tốt hơn

tài khoản doanh thu và tồn kho thành phẩm. Theo phương pháp này thì kế

toán kho thành phẩm có thể đối chiếu với kế toán bán hàng.

- Cần có sự đối chiếu giữa kế toán tồn kho và kế toán bán hàng để xác

định các trường hợp đã xuất kho nhưng chưa ghi nhận doanh thu (hàng đi

đường) để ghi nhận giá vốn cho phù hợp.

- Phải có thẻ kho để theo dõi hàng tồn kho, thẻ kho phải được bộ phận

kế toán theo dõi về tồn kho thành phẩm thường xuyên kiểm tra đối chiếu,

phát hiện kịp thời các trường hợp thiếu, xác nhận rõ từng lô hàng, mã hàng

theo đơn đặt hàng.

- Nên theo dõi hàng xuất theo từng lô hàng, mã hàng theo đơn đặt hàng.

- Nên theo dõi hàng xuất theo từng đơn đặt hàng để xác định rõ hàng

tồn kho, chậm luân chuyển thuộc đơn hàng nào, lý do luân chuyển.

(8) Hạch toán dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng

tồn kho, chi phí hoa hồng trả, chi phí vận chuyển cho khách hàng.

Quan sát

- Khi nhận nguyên vật liệu giấy về kho (cuộn) bộ phận mua hàng đã gắn

mã số cho từng cuộn giấy và khi xuất vào sản xuất cũng được theo dõi xuất

kho từng mã cuộn vì vậy đã lập được bảng phân tích tuổi hàng tồn kho. Công

ty hoàn toàn có căn cứ để phân tích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Tồn

kho giấy trong Công ty tại thời điểm kiểm toán (20/6/2003) như sau:

+ Trên 5 đến 8 tháng 82 cuộn tương đương 46,269 tấn

+ Trên 8 đến 12 tháng 35 cuộn tương đương 17,585 tấn

+ Trên 12 đến 15 tháng 22 cuộn tương đương 17,585 tấn

+ Trên 15 tháng 118 cuộn tương đương 39,174 tấn

- Số giấy tồn kho lâu ngày đã được lập dự phòng phù hợp, số giấy tồn

kho chậm luân chuyển trên chủ yếu là nhập ở thời kỳ đầu kinh doanh, không

theo đơn đặt hàng, hiện nay số giấy tồn trên đang được tận dụng để đưa dần

vào sản xuất, tồn chủ yếu là do chủng loại kích thước không phù hợp với yêu

cầu của các đơn đặt hàng.

- Đối với thành phẩm tồn kho, bộ phận bán hàng cũng đã phân tích được

tuổi tồn kho của thành phẩm theo từng loại hàng, từng đơn đặt hàng và đang

có biện pháp giảm giá, sửa chữa để bù thu tiếp 122 triệu đồng chiếm khoảng

10% giá trị tồn kho thành phẩm.

- Các khoản phải thu cũng được phân tích tiền nợ và lập dự phòng theo

đúng quy định.

- Commision Công ty đang áp dụng thuế từ 1%-10% tuỳ theo từng

khách hàng

Nhận xét

- Các bộ phận: bán hàng, mua hàng, kế toán đã theo dõi được tuổi của

hàng tồn kho và tuổi nợ của khoản phải thu, việc lập dự phòng được thực

hiện đúng theo quy định.

- Hiện tại Công ty chưa xây dựng chính sách đối với các đối tượng

khách hàng, mà tuỳ theo từng trường hợp cụ thể do Giám đốc trực tiếp quyết

định.

- Đã thực hiện được sự kiểm tra, giám sát chi phí vận tải thành phẩm

thông qua việc đối chiếu với các chứng từ xuất kho thành phẩm và cung

đoạn vận chuyển.

ý kiến của kiểm toán viên

- Hàng tháng, kế toán nên tham gia kiểm kê cùng với thủ kho để xác

định chính xác số lượng tồn kho.

- Khi kiểm kê, cần dán nhãn đã kiểm kê để tránh tình trạng kiểm kê

trùng hoặc kiểm kê thiếu.

- Cần bố trí, sắp xếp kho hàng riêng biệt, phân công cho từng mặt hàng,

mỗi một pallet nên để một loại hàng để thuận tiện cho việc nhập xuất hàng

cũng như kiểm kê hàng tránh không xuất nhầm.

- Các cuộn giấy cần được dán thẻ màu đầy đủ.

2.3- Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát

Kiểm toán viên thưòng tập trung vào các thử nghiệm kiểm soát trên các

khoản mục trọng yếu mà theo nhận định là có thể hàm chứa rủi ro. Bảng

tổng hợp các thử nghiệm kiểm soát được thực hiện tại Công ty A là ví dụ

minh hoạ cho việc kiểm tra hệ thống kiểm soát đối với các khoản mục trọng

yếu trên các báo cáo tài chính.

Bảng 3: Bảng tổng hợp các thử nghiệm kiểm soát thực hiện tại Công ty A

Các khoản mục cần xem xét Các thử nghiệm kiểm soát được thực hiện

1. Vốn bằng tiền - Phỏng vấn và quan sát thực hiện kiểm kê

quỹ, kiểm tra các chữ ký trên các biên bản

kiểm kê kỹ thuật

- Đối chiếu các khoản thu tiền đã ghi sổ với

phiếu thu hoặc giấy báo có của Ngân hàng.

Phỏng vấn và kiểm tra các văn bản quy định

về kiểm soát chi tiền, thu tiền mặt.

- So sánh ngày ghi trên phiếu thu, phiếu chi

với ngày vào sổ nhật ký tiền mặt.

- Thẩm tra nhật ký thu tiền, Sổ cái, các sổ chi

tiết các khoản phải thu với các nghiệp vụ thu

tiền có quy mô lớn hoặc bất thường.

2.Các khoản phải thu - Lấy và theo dõi xác nhận của người mua về

các khoản phải thu có quy mô lớn kết hợp

chọn các khoản phải thu có quy mô nhỏ điển

hình.

- Đối chiếu hoá đơn bán hàng và vận chuyển

với sổ thu tiền và sổ theo dõi khoản phải thu.

- Trao đổi với các nhà quản lý bán chịu về

khả năng thu tiền ở các khoản quá hạn và

đánh giá khả năng thu được tiền.

- Chọn các nghiệp vụ bán hàng ở cuối kỳ này

và đầu kỳ sau để đối chiếu với chứng từ vận

chuyển có liên quan.

- Kiểm tra các lô hàng trả lại sau ngày lập

bảng khai tài chính và quan hệ với kỳ quyết

toán.

3.Hàng tồn kho - Điều tra và quan sát việc sử dụng các tài

liệu có đánh số trước này và kiểm tra tính

liên tục của chúng cũng như kiểm tra chữ ký

phê duyệt liên quan.

- Phỏng vấn về việc sử dụng hệ thống chi phí

định mức.

- Kiểm tra dấu hiệu của công tác kiểm soát

nội bộ.

- Phỏng vấn về việc cập nhật thông tin hàng

tồn kho để xác định định mức sản xuất hoặc

số lượng sản xuất và kiểm tra dấu hiệu của

việc sử dụng.

- Phỏng vấn và kiểm tra việc đối chiếu và

kiểm tra dấu vết của việc đối chiếu.

- Phỏng vấn và quan sát các chính sách về

thiết lập các chuẩn mực kỹ thuật và chính

sách kiểm tra chất lượng, thủ tục kiểm tra và

kiểm tra dấu vết của công tác kiểm soát.

4. Tiền lương nhân viên - Cập nhật sổ nhân sự và hồ sơ nhân viên liên

tục đối với mọi nhân viên.

- Duy trì một danh sách đã được cập nhật và

phê duyệt về các mức lương, bậc lương và

những khoản khấu trừ.

- Thống nhất một cách hợp lý giữa hệ thống

các bảng tổng hợp chi phí nhân công, nhật ký

tiền lương, sổ thanh toán tiền lương và sổ

cái.

- Yêu cầu phải có chữ ký của các bên có liên

quan đối với tất cả các khoản chi tiền lương

mà lớn hơn một số cụ thể nào đó đã xác định

trước.

- Thiết lập một hệ thống bảo đảm khỏi bị lấy

cắp hoặc bị lấy trộm.

- Tách bạch các trách nhiệm đối với quyền

phê duyệt, quyền ghi sổ, quyền thanh toán

tiền lương và các nghiệp vụ nhân sự.

5.TSCĐ - Quan sát TSCĐ ở đơn vị và xem xét sự tách

biệt giữa các chức năng quản lý và ghi sổ với

bộ phận bảo quản.

- Kiểm tra tính đầy đủ của chứng từ, sự luân

chuyển chứng từ

- Kết hợp giữa kiểm tra vật chất với việc

kiểm tra chứng từ, hồ sơ pháp lý về quyền sở

hữu của tài sản.

- Phỏng vấn những người có liên quan.

6. Các khoản phải trả - Phỏng vấn và quan sát việc sử dụng các

phiếu chi và séc chi có đánh số trước.

- Phỏng vấn và quan sát việc đối chiếu với

các bảng kê khai ngân hàng.

- Kiểm tra các chứng từ thanh toán với nhật

ký mua hàng.

2.4. Đánh giá rủi ro kiểm soát.

Việc đánh giá rủi ro kiểm soát của các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính là

một vấn đề phức tạp đòi hỏi kinh nghiệm của kiểm toán viên và sự hiểu biết

của kiểm toán viên đối với hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng. Tuy

nhiên đây cũng chỉ là bước đánh giá ban đầu còn để đưa ra kết luận cuối

cùng về tính chính xác trung thực hợp lý của các báo cáo tài chính kiểm toán

viên phải thu thập thêm các bằng chứng có giá trị và độ tin cậy cao.

Với Công ty A kiểm toán viên dự kiến các chỉ tiêu hàm chứa rủi ro trên

các báo cáo tài chính bao gồm: doanh thu, các khoản phải thu, hàng tồn kho,

tài sản cố định, vốn bằng tiền..

Bảng 4: Bảng tổng hợp về rủi ro kiểm toán có thể xảy ra tại Công ty A

Các chỉ tiêu cần xem Rủi ro kiểm toán có thể Thử nghiệm kiểm soát

xét xảy ra cần được thực hiện

1. Doanh thu biến động - Rủi ro tiềm tàng: do - Kiểm tra chính sách

không tỷ lệ với các áp lực phải hoàn thành bán hàng, chính sách

khoản phải thu kế hoạch của Ban lãnh giá, chính sách tín

đạo. dụng.

- Rủi ro kiểm soát: - Kiểm tra báo cáo công

trong quy trình kiểm nợ của Công ty, và phân

soát công nợ, doanh loại, xử lý công nợ, quy

thu. trình kiểm soát công nợ.

2. Hàng tồn kho - Rủi ro tiềm tàng do - Kiểm tra thủ tục kiểm

tính chất của hàng tồn kiểm soát đối với hàng

kho. tồn kho, chính sách kế

- Rủi ro kiểm soát trong toán về hàng tồn kho,

quy trình kiểm toán xem xét sự tồn tại của

hàng tồn kho. hàng hoá kém phẩm

chất và có chính sách

đánh giá lại hàng tồn

kho không.

3. TSCĐ tăng đáng kể, Rủi ro kiểm soát đối với - Kiểm tra kế hoạch đầu

nợ phải trả lại giảm quá trình tăng giảm tài tư dài hạn mua sắm

sản và kiểm soát công TSCĐ.

nợ. - Kiểm tra tính hiệu lực

của quá trình kiểm soát

đối với TSCĐ

4. Tiền mặt tăng đột - Rủi ro tiềm tàng về - Xem xét kết quả hoạt

biến trong kỳ, khả năng tính hoạt động liên tục động của năm trước, so

thanh toán quá cao ứ của khách hàng. sánh kết quả thực hiện

đọng vốn - Rủi ro kiểm soát đối với kế hoạch .

với quá trình kiểm soát - Kiểm tra thủ tục kiểm

tín dụng. soát đối với các chính

sách tín dụng.

Sau khi xem xét tính chất hoạt động kinh doanh và tính liên tục đối với

Công ty A, rủi ro tiềm tàng được đánh giá ở mức trung bình, rủi ro kiểm soát

ở mức cao do hệ thống kiểm soát nội bộ không đáng tin cậy.

Phần iii

Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

trong kiểm toán báo cáo tài chính thực hiện bởi chi nhánh công ty kiểm toán và tư

vấn tài chính kế toán tại hà nội

I- Sự cần thiết phải hoàn thiện quy trình đánh giá HTKSNB trong

kiểm toán báo cáo tài chính

Trong bất kỳ một cuộc kiểm toán nào việc tìm hiểu và đánh giá

HTKSNB của khách hàng là bước công việc quan trọng, nó quyết định đến

việc lập kế hoạch cho cuộc kiểm toán và liên quan rất nhiều đến quá trình

thực hiện kiểm toán.

Thực tế hiện nay cho thấy hầu hết HTKSNB ở các doanh nghiệp còn rất

yếu kém, ngoại trừ một số tổng công ty hoặc các công ty lớn, doanh nghiệp

liên doanh, các công ty 100% vốn nước ngoài đã có hệ thống kiểm soát nội

bộ mạnh. Chính vì hầu hết các doanh nghiệp Nhà nước ở nước ta có quy mô

nhỏ nên rất ít thấy dấu hiệu tồn tại của một hệ thống kiểm soát nội bộ. Tại

những doanh nghiệp này, ở khâu chuẩn bị kiểm toán, kiểm toán viên thường

bỏ qua các bước đánh giá HTKSNB, xác định rủi ro kiểm soát là cao và tiến

hành các thủ tục cơ bản ở khâu thực hiện kiểm toán.

Khi nền kinh tế nước ta chuyển đổi cơ chế kế hoạch hoá tập trung sang cơ

chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước thì các doanh nghiệp cũng đang

dần thích ứng với sự chuyển biến này. Nền kinh tế phát triển có nghĩa là các

doanh nghiệp ngày càng làm ăn phát đạt, mở rộng quy mô sản xuất kinh

doanh và do đó việc đòi hỏi phải có một HTKSNB vận hành hữu hiệu là một

tất yếu khách quan. Như vậy việc hoàn thiện phương pháp đánh giá

HTKSNB để tiến hành kiểm toán là vấn đề cần được quan tâm.

Trong bất kỳ kiểm toán nào, việc tìm hiểu và đánh giá HTKSNB của

khách hàng là bước công việc đặc biệt quan trọng, nó quyết định đến việc lập

kế hoạch cho cuộc kiểm toán đó. Kết luận của kiểm toán viên là có dựa vào

hệ thống kiểm soát nội bộ hay không có ảnh hưởng rất lớn đến việc xác định

phạm vi kiểm toán, thời gian kiểm toán, số lượng người tham gia kiểm toán

và dự tính chi phí kiểm toán phải bỏ ra. Nếu kiểm toán viên đưa ta ý kiểm tin

tưởng vào hệ thống kiểm soát nội bộ nhưng thực tế hệ thống này hoạt động

không có hiệu quả hoặc ngược lại thì trong cả hai trường hợp này đều gây

nên kiểm toán kém hiệu quả.

II- Nhận xét về quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ thực

hiện bởi chi nhánh Công ty kiểm toán và tư vấn tài chính kế toán Sài

Gòn tại Hà Nội

Việc kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty khách hàng trong

kiểm toán báo cáo tài chính là hết sức quan trọng, nó quyết định việc lập kế

hoạch cho cuộc kiểm toán đó. Mục đích của việc kiểm tra HTKSNB là

nhằm:

- Hiểu rõ về hệ thống kiểm toán của khách hàng.

- Thiết kế các thử nghiệm cơ bản

- Đưa ra các gợi ý nâng cao hiệu quả công tác quản lý của khách hàng

sẽ được trình bày trong thư quản lý của khách hàng và dự tính chi phí kiểm

toán bỏ ra.

Sau đây là một số nhận xét về quy trình đánh giá HTKSNB của chi

nhánh công ty AFC Sài Gòn tại Hà Nội:

Về tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ

Khi tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng, các

kiểm toán viên của chi nhánh thường có sự khác biệt giữa khách hàng mới và

khách hàng thường xuyên. Với khách hàng mới, việc tìm hiểu về HTKSNB

được tìm hiểu môt cách kỹ lưỡng nhưng mức độ tin cậy vào HTKSNB

thường được đánh giá thấp hơn. Với khách hàng thường xuyên, KTV thường

xác định có thể tin tưởng vào HTKSNB và quá trình tìm hiểu chỉ tập trung

vào những trường hợp có sự thay đổi lớn về nhân sự hoặc môi trường hoạt

động.

Để mô tả HTKSNB, các Kiểm toán viên của AFC đã sử dụng bảng

tường thuật về hệ thống kiểm soát nội bộ Việc thiết kế Bảng tường thuật về

hệ thống kiểm soát nội bộ chung cho các doanh nghiệp chưa cung cấp thông

tin tổng quát về hoạt động kiểm soát nội bộ tại đơn vị.

Về đánh giá rủi ro kiểm soát

KTV thường có hai xu hướng khi đánh giá rủi ro kiểm soát: Đối với

khách hàng thường xuyên, KTV đánh giá chủ yếu dựa vào kinh nghiệm đối

với khách hàng, KTV thường đánh giá rủi ro ở mức thấp. Tuy nhiên đối với

khách hàng mới, KTV thường có nghi ngờ cao hơn về HTKSNB rủi ro kiểm

soát được đánh giá ở mức cao hơn và trong quá trình kiểm toán các thử

nghiệm chi tiết sẽ được thực hiện. Việc đánh giá rủi ro kiểm soát chủ yếu

dựa vào kinh nghiệm kiểm soát là chủ yếu.

Về thực hiện các thủ tục phân tích sơ bộ

Công ty AFC thực hiện các thủ tục phân tích sơ bộ báo cáo tài chính

như so sánh năm nay so với năm trước, phân tích tỷ suất và phân tích xu

hướng thông qua đó Kiểm toán viên sẽ xác định những biến động bất thường

và dự đoán những chỉ tiêu hàm chứa rủi ro. Mặc dù sự phân tích báo cáo tài

chính của Công ty có dựa trên đặc điểm của khách hàng nhưng chủ yếu

mang tính chất dự đoán và phụ thuộc rất nhiều vào kinh nghiệm và trình độ

của Kiểm toán viên. Trên thực tế tại phần lớn khách hàng Công ty thực hiện

kết hợp các loại phân tích trên song các Kiểm toán viên thường chỉ ghi lại

kết quả phân tích thông qua việc so sánh năm nay với năm trước.

Về hồ sơ kiểm toán

Quá trình đánh giá HTKSNB của các Kiểm toán viên Công ty AFC Sài

Gòn được ghi trên giấy tờ làm việc, thư quản lý, biên bản làm việc và đưa ra

các cuộc họp với khách hàng. Việc ghi lại quá trình đánh giá trên giấy tờ làm

việc, giấy tờ làm việc, thư quản lý, biên bản làm việc giúp cho người đọc Hồ

sơ kiểm toán trên giấy tờ làm việc hiểu về tiến trình đánh giá, giúp khách

hàng khắc phục những điểm hạn chế trong HTKSNB, giúp các kiểm toán

viên thuận khi tổng hợp các giai đoạn kiểm toán và lập báo cáo kiểm toán.

III- Kiến nghị hoàn thiện quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

trong kiểm toán báo cáo tài chính.

Về phía Công ty AFC

Qua hơn 10 năm hoạt động Công ty đã tạo được cho mình một vị trí

vững chắc trên thị trường. Tuy nhiên trong một số ngành nghề có tính cạnh

tranh cao như nghề kiểm toán độc lập, một lĩnh vực có tính thận trọng cao,

trách nhiệm pháp lý và trách nhiệm nghề nghiệp lớn, Công ty cần luôn hoàn

thiện quy trình kiểm toán của mình nói chung và quy trình đánh giá

HTKSNB nói riêng.

Với kiến thức lý luận và kiến thức thực tế còn hạn chế, em chỉ xin đưa

ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn nữa quy trình đánh giá HTKSNB.

Tìm hiểu môi trường kiểm soát

Trong công việc này Công ty đã sử dụng Bảng tường thuật về kiểm soát

nội bộ bảng này có ưu điểm dễ mô tả song nó cũng khó mô tả các chi tiết của

cơ cấu kiểm toán nội bộ do đó chưa cung cấp đủ thông tin cho quá trình phân

tích có hiệu quả các quá trình phân tích có hiệu quả các quá trình kiểm soát

và đánh giá rủi ro kiểm soát. Để đánh giá một cách có hiệu quả HTKSNB

của khách hàng, Kiểm toán viên có thể sử dụng kết hợp với bảng hệ thống

câu hỏi và lưu đồ thông qua việc tìm hiểu quy chế KSNB nói chung hoặc

từng bộ phận để từ đó có thể đặt ra câu hỏi về từng phần của HTKSNB.

Hoặc Kiểm toán viên có thể đặt ra câu hỏi chung khái quát sự tồn tại và tính

hữu hiệu của HTKSNB như xem doanh nghiệp có xây dựng quy chế không,

quy chế có hoạt động không…Việc xây dựng câu hỏi cụ thể phù hợp với đặc

điểm của các doanh nghiệp là việc làm cần thiết để KTV có thể đánh giá về

HTKSNB một cách hiệu quả nhất. Hệ thống câu hỏi cần sự cụ thể hoá, đặt ra

các câu hỏi cho từng phần hành khác nhau.

Từ việc xây dựng bảng câu hỏi như vậy, sau khi đánh giá HTKSNB,

KTV sẽ quyết định có tính tin cậy vào hệ thống đó hay không để đưa ra trắc

nghiệm phù hợp nhằm làm giảm khối lượng công việc và chi phí cho cuộc

kiểm toán.

Bảng 5: Bảng câu hỏi đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

Tên khách hàng: Công ty A Bước công việc: Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ Ngày thực hiện: 5/3/2001 Ngưòi thực hiện:

Các vấn đề cần tìm hiểu Không Có Không

áp

dụng

A. Tổng quát

1.Toàn bộ các ghi chép kế toán được cập nhật hàng

ngày và lập bảng cân đối số phát sinh hàng tháng

không?

2. Các ghi chép có được thực hiện đầy đủ nvà lưu

trữ cẩn thận không? Các sổ kế toán có được in ra

hàng tháng để lưu trữ không?

3. Tất cả các chứng từ hạch toán có được duyệt bởi

lãnh đạo không?

4. Ban lãnh đạo có rà soát các hợp đồng bảo hiểm

theo định kỳ hay không (giá trị tài sản được đảm

bảo bao nhiêu%)?

5. Công ty có quy định cán bộ chủ chốt phải nghỉ

hết phép hàng tháng không?

6. Nhân viên kế toán có được đào tạo qua trường

lớp chính quy hay không? Công việc của những

người nghỉ phép có được người khác đảm nhận

thay không?

B. Đối chiếu với ngân hàng

1. Các tài khoản tiền gửi ngân hàng có được đối

chiếu hàng tháng hay không?

2. Bản xác nhận số dư ngân hàng có được kiểm tra

bởi lãnh đạo hay không?

3. Ban lãnh đạo có đối chiếu số dư tiền gửi ngân

hàng trên sổ kế toán với bản xác nhận số dư ngân

hàng không? Nếu có chênh lệch đã được điều

chỉnh sổ kế toán chưa?

C. Thu tiền

1. Hàng ngày toàn bộ tiền mặt thu về có được gửi

hết vào ngân hàng hay không?

2. Ban lãnh đạo có kiểm tra các thư từ gửi đến đơn

vị hay không?

3. Các phiếu thu có được đánh số theo seri tương

ứng với các khoản tiền nhận được hay không?

4. Các phiếu thu có đầy đủ chữ ký của đơn vị hay

không?

5. Các phiếu thu và hoá đơn bán hàng bị huỷ bỏ có

được lưu lại bản gốc hay không?

6. Các phiếu thu và hoá đơn bán hàng chưa phát

hành có được kiểm soát chặt chẽ bởi lãnh đạo đơn

vị hay không?

D. Chi tiền

1. Toàn bộ séc và lệnh chuyển tiền có được duyệt

chi bởi lãnh đạo hay không?

2. Các hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ đề nghị

thanh toán có được một người khác người ghi sổ

kiểm tra về:

A. Giá cả

B. Biên bản giao nhận hàng

C. Tính toán chính xác về mặt số học

D. Chiết khấu giảm giá

E. Tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ

3. Các hoá đơn trên có bằng chứng đầy đủ chứng

tỏ đã được kiểm tra hay không?

4. Các chứng từ thanh toán và giấy tờ kèm theo có

được đóng dấu đã thanh toán để tránh việc tái sử

dụng lại hay không?

5. Các séc chưa phát hành có được kiểm soát chặt

chẽ không?

E. Quỹ tiền mặt

1. Số tiền tồn quỹ có được quy định hạn mức tối đa

hay không?

2. Các khoản thanh toán có được duyệt bởi ban

lãnh đạo hay không?

3. Các chứng từ có được đánh dấu đã thanh toán để

ngăn ngừa để ngăn ngừa việc sử dụng lại hay

không?

4. Ban lãnh đạo có thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt

bất thường hay không?

5. Quỹ tiền mặt có được kiểm kê hàng tháng, hàng

quý hay không? Nếu có đơn vị có lập biên bản

kiểm kê và lưu dữ trong chứng từ kế toán hay

không?

6. Nhân viên kế toán có đồng thời là người giữ két

không?

F. Các khoản phải thu

1.Có việc phân nhiệm rõ ràng giữa người lập hoá

đơn và người ghi sổ hay không?

2. Người có trách nhiệm theo dõi nợ phải thu có

đồng thời là người giao hàng và thu tiền không?

3. Các khoản phải thu có được vào sổ nhanh chóng

và chính xác không?

4. Tổng hợp số dư chi tiết các khoản phải thu có

được đối chiếu hàng tháng với sổ cái hay không?

5. Báo cáo công nợ hàng tháng có được gửi cho

các con nợ xác nhận hay không? Nếu có chênh

lệch đơn vị đã tìm kiếm nguyên nhân và điều chỉnh

sổ kế toán kịp thời chưa?

6. Các báo cáo công nợ hàng tháng có

được ban lãnh đạo xem xét trước khi gửi đi hay

không?

7. Việc xoá nợ khó đòi có được ban lãnh đạo phê

duyệt không?

8. Các hoá đơn bán hàng và giấy báo có cho khách

hàng có được phê duyết bởi ban lãnh đạo hay

không?

9. Các hoá đơn bán hàng và giấy báo có cho khách

hàng (Về các khoản chiết khấu, giảm giá…) có

được kiểm tra về giá cả, tổng giá thanh toán sau

khi lập bản gốc hay không?

10. Công ty có đôn đốc khách hàng trả nợ hay

không? Công ty có giao nhiệm vụ đôn đốc thu hồi

nợ cho một người hay không?

11. Công ty có cơ chế xác định các khoản nợ chậm

trả, nợ khó đòi không? Các khoản nợ có được theo

dõi về tuổi nợ không?

12. Công ty có các biện pháp cụ thể để thu hồi nợ

chậm trả, nợ khó đòi hay không?

G. hàng tồn kho

1. Số lượng các loại hàng tồn kho có được kiểm

soát chặt chẽ bởi thủ kho hay không? Hàng hoá

trong kho có được phân khu riêng đẻ quản lý hay

không?

2. Đơn vị có mở sổ theo dõi chi tiết cho từng mặt

hàng, từng danh điểm vật tư hay không?

3. Hệ thống kho hàng có đảm bảo lưu giữ hàng hoá

cẩn thẩn không bị mất trộm, mất cắp và chỉ những

người có nhiệm vụ thì mới được vào kho hay

không?

4. Có quy định thủ kho phải báo cáo về những mặt

hàng lỗi thời, không sử dụng được, bán chậm hay

tồn đọng lâu trong kho không?

5. Có duy trì ghi chép đầy đủ đối với:

- Nguyên vật liệu đang sử dụng, đang còn trong

kho.

- Hàng gửi đi bán, cho vay mượn tạm thời.

6. Việc thanh lý hàng hư hỏng, kém phẩm chất, lỗi

thời không sử dụng được có được phê duyệt đầy đủ

bởi ban lãnh đạo không?

7. Có đảm bảo rằng hàng hoá ra khỏi kho chỉ khi

có đơn đề nghị giao hàng được Ban lãnh đạo phê

duyệt hay không?

8. Có duy trì việc ghi chép thường xuyên đối với

hàng tồn kho hay không?

9.Toàn bộ hàng tồn kho có được kiểm đếm vào

cuối lỳ kế toán hay không?

10. Công ty có quy định thủ tục kiểm kê kho hay

không? Các thủ tục này có đầy đủ và phu hợp để

đảm bảo tính chính xác của kết quả kiểm kê kho

hay không?

11. Việc kiểm đếm có được thực hiện bởi người

khác với thủ kho hay không? Các cuộc kiểm kê có

được duy trì thường xuyên không?

12. Các biên bản kiểm kê gốc có sẵn để phục vụ

kiểm toán hay không? Các hồ sơ kiểm kê có được

lưu trữ liên tục không?

13. Các biên bản kiểm kê gốc có đầy đủ chữ ký của

những người tham gia kiểm kê hay không?

14. Công ty có xác định các phiếu nhập kho, xuất

kho cuối cùng của năm để đảm bảo các chứng từ

trên đã được ghi chép đầy đủ, đúng niên độ hay

không?

15. Có xác định nguyên nhân chênh lệch giưa kết

quả kiểm kê và sổ sách kế toán không?

16. Các điều chỉnh theo kết quả kiểm kê có được

phê duyệt bởi Ban lãnh đạo hay không?

H. Tài sản lưu động khác

1. Tài khoản theo dõi các tài sản lưu động khác có

được kiểm tra định kỳ để đảm bảo rằng các số dư

của chúng là phù hợp với giá trị của chúng trên

thực tế hay không?

I. Tài sản cố định

1. Sổ chi tiết tài sản cố định có được lập đầy đủ

thông tin theo yêu cầu của công ty không?

2. Tài sản cố định tăng, giảm trong năm có được

ghi chép kịp thời và có đủ chứng từ cần thiết hay

không?

3. Việc kiểm kê của đơn vị có được thực hiện theo

định kỳ và so sánh với sổ chi tiết tài sản cố định

hay không?

4. Tài sản cố định của đơn vị có được mở lý lịch

theo dõi chi tiết cho từng tài sản hay không?

5. Đơn vị có theo dõi, ghi chép đối với các tài sản

đã khấu hao hết nhưng vẫn đang sử dụng thậm chí

với các tài sản đã xoá sổ hay không?

6. Đơn vị có theo dõi ghi chép đối với các tài sản

cố định đang sử dụng, không cần dùng, chờ thanh

lý và chưa cần dùng không?

7. Có thể nhận dạng được tài sản cố định để đối

chiếu ngược lại với sổ chi tiết tài sản cố định hay

không?

8. Công ty có mua các loại hình chống mất trộm,

hư hại do hoả hoạn hay không?

J. các khoản phải trả

1. Có sử dụng các đơn đặt hàng hay không? Có

giao cho một người khác người ghi sổ kế toán thực

hiện mua hàng hay không?

2. Có các bằng chứng ghi nhận việc giao nhận

hàng hay không? Khi giao hàng có đối chiếu với

đơn đặt hàng không?

3. Công ty có thanh toán cho nhà cung cấp trên cơ

sở hoá đơn gốc không? Có đối chiếu với biên bản

giao nhận hàng và đơn đặt hàng không?

4. Có thực hiện đối chiếu số dư chi tiết phải trả

người bán với sổ tổng hợp ít nhất là hàng tháng

hay không?

5. Có thực hiện xác nhận công nợ hàng tháng đối

với người bán hay không? Nếu có đã được điều

chỉnh sổ kế toán kịp thời theo thực tế hay chưa?

6. Công ty có kế hoạch trả nợ cho các chủ nợ hay

không?

7. Công ty có chủ động trả nợ cho các chủ nợ khi

đến hạn hay chờ đến khi bị đòi nợ?

K. lương

1. Việc tuyển dụng nhân viên có được Ban lãnh

đạo phê duyệt hay không?

2. Khi nhân viên nghỉ vắng mặt Ban lãnh đạo có

biết hay không?

3. Các bảng thanh toán lương có được ban lãnh đạo

phê duyệt hay không?

4. Các bảng thanh toán lương có được kiểm tra

trước khi ký duyệt hay không?

L. Nợ dài hạn

1. Các khoản nợ dài hạn có được theo dõi về kế

hoạch trả nợ , thanh toán cho chủ nợ hay không?

Có biện pháp kiểm tra để đảm bảo rằng khoản vay

nợ dài hạn có được sử dụng đúng mục đích và có

hiệu quả hay không?

2. Công ty có duy trì việc chuẩn bị Báo cáo tài

chính nhanh để phục vụ cho việc đưa ra các quyết

định quản lý hay để xem xét các khoản chi, sổ tiền

cần dự tính trước hay không?

M. Doanh thu

1. Có chữ ký của khách hàng trên hoá đơn giao

hàng không?

2. Các bản copy của hoá đơn giao hàng có được

theo dõi để đảm bảo việc giao chuyển hàng được

thực hiện chính xác và nhanh chóng không?

3. Các hoá đơn có được viết theo đúng số seri và

trình tự thời gian không?

4. Các chức năng giao hàng và viết hoá đơn có

được tách biệt không?

5. Các khoản chiết khấu, giảm giá có yêu cầu phải

có phê duyệt bằng văn bản của lãnh đạo hay

không?

Về phía kiểm toán viên

Để thực hiện tốt công việc kiểm toán nói chung và đặc biệt là quy trình

đánh giá HTKSNB riêng (quy trình này đòi hỏi đánh giá dựa trên hiểu biết

và kinh nghiệm của KTV), KTV phải luôn học hỏi trau dồi và cập nhật kiến

thức, đặc biệt là các chuẩn mực (như các chuẩn mực mới ban hành của Việt

Nam hiện nay).

Về thực hiện các thủ tục phân tích sơ bộ

Công ty chủ yếu thực hiện các thủ tục phân tích sơ bộ báo cáo tài chính

thông qua so sánh năm trước và năm nay, phân tích các tỷ suất tài chính để

xác định những biến động bất thường và dự đoán rủi ro. Để đánh giá rủi ro

kiểm toán được chính xác, thiết kế các thủ tục kiểm toán phù hợp và thu thập

được các bằng chứng kiểm toán thích hợp, Công ty nên thực hiện thêm một

số thủ tục phân tích như:

- So sánh số liệu thực tế của khách hàng với các kế hoạch hay dự toán

như kế hoạch sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, kế hoạch đầu tư mua sắm tài sản

cố định và các kế hoạch tài chính.

- So sánh số liệu trên báo cáo tài chính với kết quả ước tính của kiểm

toán viên. Kiểm toán viên có thể ước tính các số dư của một tài khoản nào

đó bằng cách liên hệ nó với một hoặc một vài tài khoản có liên quan trên báo

cáo tài chính của khách hàng.

- So sánh số liệu của khách hàng với kết quả ước tính thông qua việc sử

dụng các dữ kiện phi tài chính. Ví dụ như khi xác định khoản phải trả công

nhân viên tại công ty khách hàng.

Để thuận lợi cho người sử dụng Hồ sơ kiểm toán, Kiểm toán viên ngoài

việc ghi lại kết quả phân tích thì cần phải ghi rõ quá trình tính toán các tỷ

suất tài chính, các thủ tục phân tích đó.

Về phía Nhà nước

Trong tiến trình hội nhập kiểm toán với các nước trong khu vực và trên

Thế giới, ngoài những cam kết chung bằng văn bản thì mục tiêu để đưa kiểm

toán hoà nhập nhanh chóng đó là việc nâng cao chất lượng dịch vụ. Hoạt

động kiểm toán độc lập là một trong những hoạt động mang tính nghề nghiệp

cao. Với vai trò là một bộ phận quan trọng của hệ thống công cụ quản lý

kinh tế trong nền kinh tế mở cửa kiểm toán độc lập cần hội nhập và có được

sự công nhận Quốc tế. Thực tế cho thấy hoạt động kiểm toán độc lập có xu

hướng vượt ra khỏi phạm vi từng quốc gia và mang tính quốc tế phổ biến.

Nhà nước cần tạo môi trường hoạt động cho hoạt động kiểm toán độc lập để

hoạt động này thực sự trở nên có hiệu quả, đó là việc tổ chức bộ máy, tổ

chức công tác và áp dụng công nghệ kiểm toán tiên tiến để ngày càng nhanh

chóng đưa kiểm toán Việt Nam hoà nhập với kiểm toán trong khu vực và

trên Thế giới. Đối với các doanh nghiệp Nhà nước nên khuyến khích và tạo

điều kiện cho các doanh nghiệp thành lập kiểm soát nội bộ. Nếu các yếu tố

được thiết lập đầy đủ thì các bước công việc cụ thể trong hoạt động kiểm

toán như việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ trở nên có hiệu quả

hơn.

Kết luận

Hoạt động kiểm toán ở Việt Nam tuy đang còn rất mới mẻ nhưng nó

cũng phần nào đáp ứng được nhu cầu phát triển kinh tế của đất nước trong

giai đoạn hiện nay

Qua hơn 10 năm hoạt động, hoạt động kiểm toán độc lập ở nước ta ngày

càng đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế thị trường. Là một trong

những Công ty Kiểm toán hàng đầu Việt Nam, Công ty Kiểm toán và Tư vấn

tài chính kế toán Sài Gòn đang nỗ lực rất nhiều trong việc mở rộng loại hình

cũng như chất lượng dịch vụ cung cấp khách hàng.

Thực tế cho thấy hệ thống kiểm soát nội bộ có ý nghĩa rất quan trọng

đối với doanh nghiệp, các nhà quản lý khi ra các quyết định nên cân nhắc các

ý kiến của hệ thống kiểm soát nội bộ, còn đối với các kiểm toán viên bên

ngoài cũng cần phải đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp để

có cơ sở cho việc thực hiện các bước kiểm toán của mình.

tài liệu tham khảo

1. Kiểm toán - Alvin A.Arens - Jame. Lobbecke

Nhà xuất bản Thống kê - 2000

2. Kiểm toán tài chính

NSƯT - GS - TS Nguyễn Quang Quynh

Nhà xuất bản Tài chính - 2001

3. Kiểm toán

Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh

4. Hệ thống Chuẩn mực Kế toán Việt Nam

Bộ tài chính

5. Hệ thống Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam

Bộ Tài chính

6. Hệ thống chuẩn mực Kiểm toán Quốc tế

7. Các tài liệu của chi nhánh công ty AFC Sài Gòn tại Hà Nội

8. Các tạp chí Kế toán và Kiểm toán Việt Nam

Mục lục

Trang

Lời nói đầu ........................................................................................................ 1

Phần I. Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá hệ thống kiểm soát

nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính ................................................. 3

I. Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ ................................................ 3

1. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ .............................................. 3

2. Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ ................................. 5

2.1 Môi trường kiểm soát .................................................................... 5

2.2 Hệ thống kế toán ............................................................................ 9

2.3 Các thủ tục kiểm soát ..................................................................... 10

2.4 Kiểm toán nội bộ ........................................................................... 12

3. Những ưu điểm và hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ ....... 13

4. Mục đích của việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ ......................... 15

II. Quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán Báo

cáo tài chính .......................................................................................... 17

1. Thu thập hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ và mô tả chi tiết hệ

thống kiểm soát nội bộ trên các giấy làm việc ...................................... 17

1.1 Hiểu biết về môi trường kiểm soát ................................................. 20

1.2 Hiểu biết về hệ thống kế toán ......................................................... 20

1.3 Hiểu biết về các thủ tục kiểm soát .................................................. 21

2. Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát để lập kế hoạch cho từng

khoản mục ...................................................................................... 25

3. Thực hiện thử nghiệm kiểm soát ........................................................... 28

4. Lập bảng đánh giá kiểm soát nội bộ ...................................................... 31

5. Mối quan hệ giữa việc đánh giá rủi ro kiểm soát và việc xác định các

phép thử nghiệm áp dụng ..................................................................... 31

Phần ii. thực trạng về quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán

báo cáo tài chính thực hiện bởi chi nhánh công ty kiểm toán và tư vấn tài

chính kế toán sài gòn tại hà nội thực hiện ............................................... 33

I. Đặc điểm của chi nhánh công ty kiểm toán và tư vấn tài chính kế

toán sài gòn tại hà nội ............................................................................ 33

1- Quá trình hình thành và phát triển của chi nhánh Công ty AFC Sài

Gòn tại Hà Nội. .................................................................................... 33

2- Nhiệm vụ chức năng và phạm vi hoạt động của Chi nhánh Công ty

AFC Sài Gòn tại Hà Nội. ...................................................................... 35

3- Tổ chức bộ máy quản lý tại Chi nhánh Công ty AFC Sài Gòn tại Hà

Nội. ...................................................................................................... 39

II- Quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo

cáo tài chính do chi nhánh công ty afc sài gòn tại hà nộithực hiện ...... 40

1- Quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ do chi nhánh công ty

AFC Sài Gòn tại Hà Nội thực hiện. ...................................................... 40

1.1. Tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng ............................ 40

1.2. Tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ theo từng yếu tố

cấu thành ...................................................................................... 42

1.3. Thực hiện thử nghiệm kiểm soát .................................................... 45

1.4. Đánh giá rủi ro kiểm soát .............................................................. 47

2- Thực trạng thực hiện quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

trong kiểm toán báo cáo tài chính của Công ty AFC Sài Gòn ............... 47

2.1. Tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng ........................... 47

2.2. Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ .............................................. 49

2.3- Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát .............................................. 71

2.4. Đánh giá rủi ro kiểm soát. .............................................................. 74

Phần iii. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát

nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính thực hiện bởi chi nhánh công ty

kiểm toán và tư vấn tài chính kế toán tại hà nội ...................................... 77

I- Sự cần thiết phải hoàn thiện quy trình đánh giá HTKSNB trong kiểm

toán báo cáo tài chính ........................................................................... 77

II- Nhận xét về quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ thực hiện

bởi chi nhánh Công ty kiểm toán và tư vấn tài chính kế toán Sài

Gòn tại Hà Nội ....................................................................................... 78

III- Kiến nghị hoàn thiện quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

trong kiểm toán báo cáo tài chính ở chi nhánh Công ty AFC Sài Gòn

tại Hà Nội ............................................................................................. 79

Kết luận ............................................................................................................. 91

Tài liệu tham khảo .............................................................................................. 92