Lý thuyết thiết lập mục tiêu của Locke
Hiểu được cách thiết lập mục tiêu SMART
Thiết lập mục tiêu là phương thức thúc đẩy mọi người và cả bạn tiến lên. Giá trị của thiết
lập mục tiêu đã được công nhận rộng rãi tới mức toàn bộ hệ thống quản lý, ví dụ như
quản lý bằng mục tiêu, đều tích hợp thêm các phương pháp thiết lập mục tiêu cơ bản để
quản lý.
Trong thực tế, lý thuyết về thiết lập mục tiêu đã được công nhận là một trong những lý
thuyết động cơ có giá trị và hữu ích nhất trong tâm lý học công nghiệp và tổ chức, quản
lý nguồn nhân lực và hành vi tổ chức.
Nhiều người đã học được cách thiết lập mục tiêu SMART từ sếp, hội thảo, và báo chí.
Có thể nói rằng, khi thiết lập được một mục tiêu cụ thể, có thể đo lường, có liên quan và
có thời gian hoàn thành, chúng ta sẽ dễ dàng hoàn thành được mục tiêu đề ra.
Nhưng đây có phải là cách tốt nhất để thiết lập mục tiêu?
Để trả lời cho câu hỏi này, chúng ta hãy xem xét một nghiên cứu của tiến sĩ Edwin Locke
về thiết lập mục tiêu và động lực vào cuối thập niên 1960. Trong một bài báo viết năm
1960 có tiêu đề “Tiến tới một học thuyết về động viên và khuyến khích,” ông nói rằng
các nhân viên sẽ đã được thúc đẩy bởi mục tiêu rõ ràng và phản hồi thích hợp. Locke
cũng cho rằng làm việc có mục tiêu giúp sẽ mang tới động lực giúp nhân viên đạt được
mục tiêu đó và cải thiện hiệu suất làm việc.
Thông tin này có vẻ không còn mới cho tới thời điểm này nhưng cũng cho thấy lý thuyết
trên đã có tác động thay đổi hiệu suất chuyên nghiệp và cá nhân.
Trong bài này, chúng ta sẽ cũng tìm hiểu xem Locke đã nói gì về thiết lập mục tiêu, và
làm cách nào áp dụng lý thuyết đó lên mục tiêu năng suất cá nhân.
Lý thuyết về thiết lập mục tiêu
Nghiên cứu của Locke cho thấy mục tiêu càng cụ thể và khó khăn thì năng lực và kết quả
thực hiện thường tốt hơn nhiều so với các mục tiêu mơ hồ hoặc dễ dàng.
Động viên chung chung kiểu “Cố lên” hay “Cố hết sức đi” sẽ ít hiệu quả hơn khuyến
khích người khác bằng một mục tiêu cụ thể như “Cố gắng làm đúng ít nhất 80% nhé”
hoặc “Tập trung sử dụng thời gian thật tốt đi”. Tương tự, mục tiêu khó khăn thường có
động lực thúc đẩy cao hơn so với mục tiêu dễ dàng bởi vì người ta phải hoàn thành nhiều
điều để đạt được mục tiêu đó.
Vài năm sau bài viết của Locke, một nghiên cứu khác của Tiến sĩ Gary Latham về tính
hiệu quả trong việc thiết lập mục tiêu công việc đã hỗ trợ chứng minh lý thuyết của
Locke. Từ đây, mối liên hệ chính thức giữa thiết lập mục tiêu và hiệu suất làm việc đã
được hình thành.
Năm 1990, Locke và Latham xuất bản chuyên đề “Học thuyết về Thiết lập mục tiêu và
Hiệu suất làm việc” trong đó nhấn mạnh sự cần thiết phải đặt ra mục tiêu cụ thể và khó
khăn đồng thời chỉ ra thêm ba đặc tính để thiết lập mục tiêu thành công.
Năm nguyên tắc để Thiết lập mục tiêu
1. Rõ ràng
2. Thách thức
3. Cam kết
4. Phản hồi
5. Độ phức tạp của công việc.
Sau đây là những giải thích cụ thể hơn.
1. Rõ ràng
Mục tiêu rõ ràng luôn cân đo và đóng đếm được. Một mục tiêu rõ ràng đi kèm với thời
gian cụ thể chắc chắn sẽ mang lại thành công cho người thực hiện vì bạn biết rõ những gì
sẽ đạt được và sử dụng chính kết quả đó làm động lực cho mình. Còn khi đặt ra một mục
tiêu mơ hồ hoặc chỉ là chỉ dẫn chung chung như “Hãy chủ động”, bạn sẽ nhận được ít
động lực hơn.
Để cải thiện năng lực của bạn hoặc của nhóm, nên đặt ra mục tiêu rõ ràng bao gồm các
tiêu chuẩn cụ thể và đo lường được ví dụ như “Giảm tỷ lệ nghỉ việc dưới 15%” hoặc “Trả
lời đề nghị của nhân viên trong vòng 48 giờ”.
Khi sử dụng quy tắc SMART để thiết lập mục tiêu, bạn nên đảm bảo tính rõ ràng của
mục tiêu thông qua tiêu chuẩn là Cụ thể, Có thể đo lường và Thời gian giới hạn.
2. Thách thức
Một trong những đặc điểm quan trọng nhất của mục tiêu là mức độ thách thức bởi vì
mọi người ai cũng phấn khích trước thành công và thường đánh giá một mục tiêu dựa
trên ý nghĩa của thành quả đạt được. Một khi biết rằng thành công đó sẽ đón nhận nồng
nhiệt, bạn sẽ có một động lực tự nhiên để làm tốt việc đó.
Mục tiêu càng khó, phần thưởng càng cao. Nếu bạn nghĩ mình sẽ được tưởng thưởng
xứng đáng khi chinh phục xong một mục tiêu khó nhằn, bạn sẽ nhiệt tình và hăng hái
hơn.
Thiết lập mục tiêu SMART thích hợp sẽ giúp mục tiêu và phần thưởng được kết nối chặt
chẽ hơn. Theo đó, mục tiêu thích hợp sẽ xúc tiến mục đích của tổ chức và tạo động lực
cho nhân viên hăng say làm việc.
Khi thiết lập mục tiêu, hãy biến mỗi mục tiêu trở thành một thách thức bởi nếu mục tiêu
quá dễ dàng, bạn và đồng nghiệp sẽ không mong đợi thu lượm được thành tựu đáng kể
thì cũng sẽ không nỗ lực để làm việc đó.
Lưu ý:
Cũng nên chú ý cân bằng và phân biệt giữa một mục tiêu đầy thách thức và một mục tiêu
thực tế bởi đặt ra một mục tiêu không đạt được sẽ dễ dàng khiến bạn nản chí hơn cả việc
thiết lập một mục tiêu dễ dàng. Ai cũng khao khát thành công và thành tích, do đó nên
đặt ra một mục tiêu thách thức nhưng phải thực tế để đảm các mục tiêu đều có thể đạt
được.
3. Cam kết
Mục tiêu muốn hiệu quả phải được mọi người hiểu rõ và thông qua vì nhân viên chỉ thấy
hứng thú với một mục tiêu nếu họ có tham gia tạo ra mục tiêu đó. Khái niệm về quản lý
sự tham gia cũng dựa trên ý tưởng này trong đó nhấn mạnh phải yêu cầu nhân viên tham
gia thiết lập mục tiêu và đưa ra quyết định.
Một phiên bản khác của SMART dùng chữ A và R với ý nghĩa là Đồng Thuận và Thực tế
thay cho Khả thi và Thích hợp vì cho rằng một mục tiêu đồng lòng sẽ dễ dẫn đến cam
kết.
Điều đó không có nghĩa là mục tiêu nào cũng phải được toàn thể nhân viên tham gia và
đồng thuận mà chỉ có nghĩa là mục tiêu phải nhất quán và phù hợp với kỳ vọng và mối
quan tâm của tổ chức. Miễn là nhân viên tin rằng mục tiêu này phù hợp với các mục tiêu
của công ty và người được giao mục tiêu là đáng tin cậy, lúc đó sẽ có sự cam kết.
Điều thú vị là cam kết thực hiện mục tiêu và sự khó khăn lại có liên quan tới nhau. Mục
tiêu càng khó khăn thì càng phải có nhiều cam kết. Nếu đặt ra mục tiêu dễ dàng, bạn
không có nhiều động lực để thực hiện trong khi nếu được giao một mục tiêu khó khăn,
bạn có thể phải cần tới một nguồn cảm hứng sâu sắc hơn để hoàn thành mục tiêu đó.
Khi thiết lập mục tiêu công việc, hãy nỗ lực để mọi người cùng đóng góp mục tiêu riêng
của họ vào đó. Hãy khuyến khích nhân viên phát triển mục tiêu riêng và thông báo cho
họ biết về những việc đang xảy ra trong tổ chức. Nhờ đó, nhân viên có thể biết rằng mục
tiêu của họ phù hợp với tầm nhìn tổng thể và mục đích mà công ty đang tìm kiếm.
4. Phản hồi
Để thiết lập một mục tiêu hiệu quả, ngoài việc chọn đúng mục tiêu thì phải sử dụng thêm
thông tin phản hồi để làm rõ kỳ vọng, điều chỉnh độ khó của mục tiêu và và nhận được sự
đồng thuận. Đó cũng là thông tin quan trọng giúp đánh giá cơ hội và mục tiêu để mỗi cá
nhân có thể xác định cách làm cho riêng mình.
Khi mục tiêu cần thực hiện trong thời gian dài, bạn cần phải lập báo cáo tiến độ đo lường
cụ thể thành công trên từng chặng đường nhằm chia mục tiêu thành nhiều phần nhỏ hơn
và gắn kết phản hồi vào từng cột mốc.
Một trong những tiêu chí của SMART là phải đo lường được, do đó yêu cầu thông tin
phản hồi cũng phải rõ ràng và cụ thể.
Trong nỗ lực thiết lập mục tiêu, nên chừa thời gian để cung cấp các phản hồi chính thức
vì ngoài những phản hồi không chính thức giúp động viên và công nhận, bạn cũng nên
ngồi lại với nhóm để thảo luận về khả năng thực hiện mục tiêu để cải thiện hiệu quả lâu
dài. Xem bài Phân công để biết thêm chi tiết.
5. Độ phức tạp của nhiệm vụ
Yếu tố cuối cùng trong lý thuyết thiết lập mục tiêu giới thiệu thêm hai yêu cầu cần thiết
cho thành công. Cần đặc biệt chú ý đến những mục tiêu hoặc nhiệm vụ phức tạp để
không bị quá tải trong công việc.
Những ai đang gánh vác những nhiệm vụ phức tạp thường đã có sẵn động cơ làm việc rất
cao. Tuy nhiên, có thể họ sẽ ép mình quá sức nếu không tính thêm yếu tố “đo lường” vào
kỳ vọng mục tiêu nhằm tính toán độ phức tạp của nhiệm vụ. Do đó cần thực hiện những
bước sau:
• Cho người này thêm thời gian để đáp ứng mục tiêu hoặc cải thiện hiệu suất làm việc.
• Cho người này thêm thời gian để thực hành hay học hỏi thêm.
Toàn bộ trọng tâm của thiết lập mục tiêu là để tạo đà cho thành công do đó phải đảm bảo
các điều kiện xung quanh mục tiêu không làm hỏng hoặc ngăn cản người khác hoàn
thành mục tiêu của họ. Đây được gọi là yếu tố “Khả thi” của SMART.
Điểm cốt lõi:
Thiết lập mục tiêu rất cần thiết cho thành công của mỗi người.
Khi hiểu được lý thuyết thiết lập mục tiêu, bạn có thể áp dụng các nguyên tắc sẵn có để
thiết lập mục tiêu cá nhân và đội nhóm một cách hiệu quả. Có thể nói, nghiên cứu của
Locke và Latham đã xác nhận tính hữu ích của thiết lập mục tiêu SMART và lý thuyết
này vẫn tiếp tục ảnh hưởng đến cách đo lường hiệu suất ngày hôm nay.