Một vài vấn đề cần lưu ý
để tổ chức sự kiện thành
công
STổ chức sự kiện là một cách rất hiệu quả cho các doanh nghiệp để
quảng cáo hàng hóa và dịch vụ của họ nhưng bên cạnh đó, muốn sự
kiện được thành công, người quản lý sự kiện cũng gặp phải một số
thách thức bao gồm việc lựa chọn một địa điểm tổ chức, quản lý lời mời,
phản ứng tổ chức, và các khoản thanh toán theo dõi.
Sau đây là một số lưu ý để giúp bạn vượt qua những thách thức và thành
công khi tổ chức sự kiện:
Thiết lập mục tiêu
Cho dù đó là để giải trí, thông tin, kêu gọi quyên góp tiền, bạn cần phải biết
những gì bạn đang cố gắng để hoàn thành với sự kiện của bạn. Thiết lập mục
tiêu sẽ rất hữu ích, xác định nơi để đầu tư cũng như lập kế hoạch tiến độ.
Nếu có thể, hãy cố gắng thiết lập các mục tiêu dễ dàng đo lường được, chẳng
hạn như bạn mong đợi bao nhiêu khách tham dự, vì vậy bạn có thể dễ dàng
đánh giá mình thành công bao nhiêu phần sau khi sự kiện kết thúc.
Thiết lập ngân sách
Bạn cần phải biết bao nhiêu tiền bạn có trước khi bạn bắt đầu bất kỳ kế
hoạch thực tế. Hãy thực tế với chi phí của bạn. Hãy ngồi xuống và làm một
phác thảo về mọi khía cạnh của sự kiện và bạn sẵn sàng bỏ ra bao nhiêu cho
mỗi mục. Thường xuyên kiểm tra ngân sách để chắc chắn rằng bạn không sử
dụng quá mức cho phép. Hãy phân tầng các sự lựa chọn cũng như các lựa
chọn linh hoạt tương ứng với từng ngân sách dự trù. Ví dụ:
Lựa chọn 1: Bạn có một quầy bar ngoài trời.
Lựa chọn 2: Mỗi khách nhận được hai đồ uống miễn phí.
Lựa chọn 3: Khách trả tiền cho đồ uống của mình.
Hãy cân đối các khoản chi phí. Nếu bạn quyết tâm để có một quầy bar ngoài,
ví dụ, bạn có thể phải cắt giảm vào ngân sách phục vụ của bạn chẳng hạn.
Nếu có điều gì bạn muốn mà bạn không thể đủ khả năng, hãy tìm kiếm giảm
giá và không ngại đàm phán với các nhà cung cấp. Họ cần doanh nghiệp của
bạn nhiều giống như bạn cần họ, và vấn đề là bạn phải tìm ra họ!
Xác định vai trò của những người tham gia vào sự kiện
Bất cứ ai với vai trò là điều phối viên sự kiện cho nhóm hậu cần, cũng nên
được xem là một phần của danh sách này. Hãy chắc chắn rằng họ biết chính
xác vai trò của họ là gì, những gì bạn mong đợi từ phía họ, những gì họ cần
đến và bất cứ thông tin nào khác bạn cảm thấy là cần thiết. Giữ cho tất cả
mọi người thông báo và cập nhật liên tục. Hãy chắc chắn bạn có một cuộc
họp sự kiện trước khi đi qua bất kỳ giai đoạn hậu cần ở phút cuối cùng để
khắc phục sự cố khi cần thiết.
Thời gian dự trù
Thiết lập bảng thời gian dự trù sẽ giúp bạn đáp ứng thời hạn của sự kiện.
Thực hiện một phác thảo của tất cả các quyết định và hoạt động theo thứ tự
tuần tự từ đầu đến cuối. Như kế hoạch, bạn hãy truy cập biểu đồ này thường
xuyên để đảm bảo bạn đang ở trên đường đua.