Nghệ thuật quản lý nhóm: Biến căng thẳng thành
động lực sáng tạo
Mâu thuẫn trong nội bộ các nhóm là điều không thể tránh khỏi. Và
đó là điều tốt, bởi vì nó cũng cần thiết cho sự cộng tác sáng tạo, là lý
do tồn tại của một nhóm. Nếu không có sự khác biệt trong quan
điểm, thì có thể sẽ không có sự tranh luận nào về những vấn đề
quan trọng cũng như không tổng hợp được các ý kiến.
“Như William Wrigley Jr. từng nói, nếu hai người trong công việc luôn
thuận tình, một trong hai người không còn cần thiết nữa”, Paul
Hennessey, phó giám đốc điều hành về marketing, nghiên cứu thị trường
và phát triển của tập đoàn BayGroup International, chuyên về tư vấn và
đào tạo ở Larkspur, California đã phát biểu như vậy.
Tranh lu
ận có thể dẫn đến mâu thuẫn
nhưng c
ũng có thể giải quyết mâu thuẫn
và thúc đẩy sáng tạo. Ảnh: Corbis
Thiết lập những quy tắc cơ bản
Một trong số những yếu tố cơ bản để giải quyết mâu thuẫn trong nhóm
là thiết lập một số quy tắc cơ bản từ trước. “Đây không phải kinh
nghiệm của tôi rằng mâu thuẫn vốn dĩ dẫn đến sự khôn ngoan, mặc dù
đôi khi điều đó là đúng”, Stever Robbins, Hiệu trưởng trường
Cambridge, ở Massachusetts nói. Thay vào đó, đặt ra một số nguyên tắc
giúp làm việc thông qua những bất đồng sẽ là một ý kiến hay.
Quy tắc quan trọng nhất: Mâu thuẫn nên được giải quyết một cách cởi
mở. “Cho họ 2 lựa chọn: đương đầu với mâu thuẫn và giải quyết nó,
hoặc bỏ qua nó”, Howard Guttman, Giám đốc công ty Guttman
Development Strategies, Inc (Ledgewood, N.J) chia sẻ quan điểm. “Chỉ
có 2 lựa chọn đó là có thể chấp nhận được. Cần cấm việc vận động hành
lang xung quanh máy bán nước tự động và gửi bom thư”.
Vì bỏ qua vốn dĩ dễ dàng hơn là giải quyết cho xong, nên trong hầu hết
trường hợp, mâu thuẫn cần được đưa ra một cách trực tiếp. “Khi tôi nhận
thấy vấn đề gì, tôi đặt nó trên bàn và trình bày trực tiếp”, Morris R.
Shechtman, nguyên chủ tịch tập đoàn Shechtman Group (Kalispell,
Mont.) nói. “Bạn muốn có một môi trường phong phú về phản hồi, nơi
mà mỗi thành viên trong nhóm đều có trách nhiệm nói ra những điều
khiến họ phiền lòng”.
Và nếu sự phản hồi gây ra sự tức giận, đừng cố gắng vội vã làm dịu mọi
thứ xuống.
“Hãy sống chung với sự căng thẳng”, Hennessey nói. “Trong công việc
của chúng ta, những nhóm và trưởng nhóm tốt nhất luôn có thể “treo ở
đó” những căng thẳng để rồi tiếp tục tìm ra những lựa chọn sáng tạo. Rất
có thể rồi những giải pháp cải tiến sẽ xuất hiện”.
Để tránh cho mọi việc không trở thành vấn đề quá cá nhân, bạn có thể
dàn xếp thành viên trong nhóm sao cho họ tập trung vào vấn đề chứ
không phải tập trung vào nhau. “Viết các vấn đề lên bảng và xếp mọi
người trong nhóm theo hình bán nguyệt quanh chiếc bảng sao cho họ
liên kết để chống lại sự mâu thuẫn”.
Mọi nhóm đều là độc đáo và mỗi cá nhân đều có thể đưa ra vài quy tắc
giải quyết mâu thuẫn. Jeff Weiss, một cộng sự ở Boston, thuộc Vantage
Partners LLC Massachusetts khuyên các nhóm nên vận động trí não
trước khi bắt đầu với các kịch bản xấu nhất và đối sách để giải quyết
chúng.
Một trong số các kịch bản này bao gồm:
Một quyết định phải đưa ra ngay lập tức và không có thời gian cho cả
nhóm họp lại với nhau để thảo luận: Ai sẽ lên tiếng? Một mình, hay sau
khi tư vấn cho ai đó khác trong nhóm?
Một cuộc khủng hoẳng có ảnh hưởng đến công việc bên ngoài của một
hay nhiều thành viên trong nhóm: Liệu nhóm có tiến lên phía trước với
công việc của nhóm mà không cần thành viên/những thành viên này hay
không? Ai sẽ ra quyêt đinh cho cả 2 trường hợp này?
Xây dựng mối liên kết và lòng tin
Những quy tắc rạch ròi không chỉ giúp nhóm đối mặt với những bất ngờ
mà còn xây dựng nên niềm tin. “Tôi đã từng thấy các nhóm yêu cầu các
thành viên tuyên bố là họ sẽ tin tưởng lẫn nhau. Điều này hiếm khi hiếm
khi xảy ra”, ông Weiss nói. Khi mọi người trong nhóm hiểu ai là người
được giao quyền hợp pháp để ra quyết định cho nhóm trong những
trường hợp nào, mọi người sẽ không cảm thấy mình kém thanh thế hay
không được chú ý khi nảy sinh những hoàn cảnh bất thường.