Những điều cần chú ý
khi xin giấy phép tổ chức
sự kiện, giấy phép biểu
diễn
Đôi điều cần chú ý về thủ tục xin cấp phép
Bạn cần chú ý đặc biệt về thời hạn hoàn tất hồ sơ và nộp xin cấp phép, đừng
đợi sát thời hạn cấp phép rồi mới nộp hồ sơ. Có nhiều phát sinh bạn sẽ
không lường trước được, chẳng hạn phải chỉnh sửa một số nội dung trong
giấy phép, phải xin thêm giấy phép con... hay như chương trình biểu diễn
thời trang, bạn cần phải được duyệt phác thảo các trang phục ít nhất 30 ngày
trước chương trình.
Nhất là những lần đầu tiên đi xin giấy phép, việc chưa có kinh nghiệm sẽ
làm mất thời gian của bạn nhiều hơn so với dự tính. Chẳng hạn như thời gian
nhận hồ sơ của Sở Văn hóa, thể thao, du lịch và của Cục Bản quyền tác giả
là buổi sáng còn lại là thời gian trả hồ sơ.
Các giấy tờ cơ bản cần phải nộp khi xin cấp phép đó là: Đơn xin cấp phép
tổ chức sự kiện đứng tên công ty xin phép, Bản sao Giấy chứng nhận đăng
ký kinh doanh, hợp đồng tổ chức sự kiện ký với khách hàng (nếu tổ chức cho
khách hàng), giấy ủy quyền của khách hàng cho công ty tổ chức xin phép,
hợp đồng ký với chủ địa điểm, bản nội dung chương trình.
Nếu chương trình có các tiết mục ca nhạc, văn nghệ thì cần phải có Giấy xác
nhận đã đóng tiền tác quyền, Bản ghi lời bài hát (lyric) (xem thủ tục).Với
chương trình tổ chức biểu diễn có yếu tố nước ngoài, chẳng hạn như có nghệ
sỹ nước ngoài về Việt Nam biểu diễn, bạn cần chú ý phải nộp kèm hồ sơ
passport của nghệ sỹ đó. Nếu có chương trình rút thăm hay khuyến mãi thì
phải xin phép Sở Công Thương. Nếu sự kiện là một giải đấu thì cần phải có
thêm Công văn đứng tên cơ quan giải đấu, Quyết định thành lập giải và hợp
đồng/biên bản ghi nhớ với Đơn vị phối hợp thực hiện. Tất cả sự kiện cần ghi
có bán vé hay không và nếu có bán vé thì cần nộp kèm maket vé bán.
Tất cả giấy tờ cần có con dấu đóng giáp lai, ở nơi nhận phải ghi chú rõ là có
Nộp lưu chiểu… Nếu không chú ý những điều này bạn sẽ mất thời gian đi
lại nhiều lần.
Cũng cần chú ý thời gian nhận lại giấy phép, phải tính trước các ngày nghỉ,
cần phải loại trừ các ngày thứ 7, chủ nhật cũng như ngày lễ ra khỏi bảng
tính, vì nếu ngày diễn ra Event rơi vào Chủ nhật chẳng hạn thì bạn sẽ không
thể có kịp giấy phép để chạy chương trình. Ở một số quận như 1, 3 có một
số vấn đề nhạy cảm, nhất là nếu bạn tổ chức ở những nơi trung tâm, nơi
mang tính chính trị… nên bạn cần phải chú ý thời hạn cấp phép có thể kéo
dài hơn ở những quận khác.
Xin cấp phép tại các địa phương