Những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời
Giữ xe
Nếu bạn tổ chức sự kiện trong khách sạn, ngoài bãi xe khách sạn, họ sẽ có phương
án nếu số luợng xe quá đông, còn khi tổ chức một sự kiện ngoài trời, thuờng thì
bạn phải tự tính toán và lo liệu vấn đề này. Điều này hoàn toàn có thể tính toán
được và chuẩn bị tốt. Dựa trên số luợng người mà bạn dự định sẽ tham gia sự kiện
để tính ra số luợng xe và phân bố, sắp xếp các bãi giữ xe ở quanh khu vực tổ chức,
việc này tránh ùn tắc tại khu vực chính cũng như giúp cho ngừoi tham gia được
thuận lợi.
Ngoài ra, tuỳ tính chất sự kiện, như sự kiện mở dành cho mọi đối tượng thì bạn chỉ
cần tính toán chỗ để xe máy. Nhưng nếu tổ chức một buổi nghỉ ngơi cuối tuần
dành cho khách hàng lớn ở một khu du lịch sinh thái ở ngoại thành thì đối tuợng
đựoc mời đa số là những doanh nhân, họ đi cùng gia đình và sẽ đi xe hơi, và sẽ
mất nhiều diện tích hơn bình thuờng, bạn nên khảo sát trước địa điểm nơi tổ chức
và yêu cầu họ sắp xếp sao cho thật chu đáo.
Trang trí
Như đã nói ở một số bài viết trước (như Tổ chức đám cưới ngoài trời), việc trang
trí cũng rất quan trọng vì trong một không gian trống, nếu không khéo, bạn sẽ
khiến cho buổi tiệc trở nên lạc lõng khi các hạng mục trang trí lọt thỏm giữa diện
tích lớn.
Ngoài bong bóng và hoa là những phụ kiện cần thiết, bạn nên sắp xếp nhiều
standee hay phướn dọc, banner quanh khu vực tổ chức để vừa làm không gian bớt
trống trả mà còn tăng hiệu quả về hình ảnh cho chương trình.
Dùng các pano chữ A để giới hạn không gian cũng là một cách hay. Ví dụ bạn tổ
chức một tiệc BBQ bên bờ biển, để giới hạn khu vực tiệc cũng như tránh người lạ
không phải là khách mời tham gia, bạn hãy đặt các pano chữ A và sắp xếp 1 đến 2
lối vào, sẽ giúp bạn dễ quản lý hơn.
Dự phòng
Sự kiện ngoài trời, điều quan trọng nhất là thời tiết thuận lợi, không có mưa và
cũng không có gió lớn. Lường trước các rủi ro này để đưa ra phương án dự phòng
tốt hơn.
Chỗ ngồi cũng cần đựoc chuẩn bị tốt, tránh tình trạng thiếu bàn, ghế khi khách
tham dự vượt so với dự định.
Ngoài ra, âm thanh ánh sáng cũng cần đựoc quan tâm. Trong khu vực tổ chức quá
lớn hoặc có gió, cần tư vấn cho khách hàng đầu tư thêm phần âm thanh ánh sáng
sao cho phù hợp. Cụ thể thì bạn có thể yêu cầu bên phía nhà cung cấp đề xuất và
hỏi ý kiến cấp trên để có lựa chọn phù hợp với chương trình, tránh thuê mướn lãng
phí nhưng cũng không được để thiếu dẫn đến hỏng chương trình.
Ăn uống
Sẽ không khác nhiều nếu bạn tổ chức tiệc ngoài trời nhưng vẫn nằm trong không
gian của một khu du lịch (như Văn Thánh, Bình Quới,…) hoặc resort cao cấp (như
Furama, Beach Resort, Palm Garden ở Đà Nẵng) vì bạn chỉ việc lựa chọn menu và
phó thác việc phục vụ cho phía nhà hàng phụ trách. Tuy nhiên, có những buổi tiệc
tổ chức ở không gian ngoài trời như Sân vận động Quân khu 7 hay Khu liên hợp
thể dục thể thao Phú Thọ chẳng hạn, bạn phải chuẩn bị cả vấn đề ăn uống cho
khách mời. Lựa chọn đơn vị cung cấp đồ ăn thức uống cũng rất quan trọng vì
ngoài khẩu vị còn phải quan tâm đến vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm. Vì phục
vụ số lượng lớn người tham dự mà không đảm bảo vệ sinh thì hậu quả sẽ vô cùng
nghiêm trọng.
Bạn có thể tham khảo vài nhà cung cấp về phục vụ ăn uống trong sự kiện tại mục
Nhà cung cấp của Event Channel để lựa chọn được đơn vị phù hợp và uy tín.
Vệ sinh
Vệ sinh ở đây bao gồm cả vấn đề ăn uống như đã nói ở trên và vệ sinh môi trường
trong suốt sự kiện.
Bạn phải lưu ý vì tiệc ngoài trời, thường thì phần đông người Việt Nam vẫn còn
thiếu ý thức trong việc giữ vệ sinh chung nên vấn đề xả rác bừa bãi là không thể
tránh khỏi. Bạn có thể bố trí một số nhân viên dọn vệ sinh thường xuyên đi chuyển
và làm sạch để đảm bảo mỹ quan cho sự kiện. Ngoài ra, có thể đặt các bảng lưu ý
cạnh các lối đi hay những nơi tập trung đông người và thông báo qua hệ thống loa
để nhắc nhở mọi người vứt rác đúng nơi quy định. Tất nhiên, đi kèm theo các hoạt
động này thì cũng phải phân bố nhiều thùng rác tại khu vực tổ chức.
Một chi tiết nhỏ nhưng vô cùng quan trọng là nhà vệ sinh. Có những sự kiện lớn
thu hút cả vài ngàn người nhưng chỉ có 2 nhà vệ sinh, khiến người tham gia phải
xếp hàng dài để chờ đợi. Các nhà vệ sinh lưu động rất cần thiết trong những
trường hợp này. Có thể liên hệ Công ty vệ sinh môi trường đô thị các quận để hỏi
về thủ tục cho thuê.
An ninh trật tự
Có rất nhiều sự kiện ngoài trời đã xảy ra những sự việc xô xát và gây hậu quả đáng
tiếc. Một phần vì đa số những sự kiện ngoài trời đối tượng tham gia không chọn
lọc được, thứ hai là không gian quá rộng nên nhà tổ chức khó quản lý.