Những nguyên tắc ủy quyền
Uỷ quyền là một trong những nghệ thuật mà một nhà lãnh đạo giỏi phải nắm
vững. Không uỷ quyền thì nhà lãnh đạo có nguy cơ ngập lụt trong những
công việc lẽ ra họ không phải làm.
Nhưng nếu uỷ quyền không tốt sẽ khiến công ty tốn nhiều nguồn lực, nhưng
không đạt được kết quả mong muốn. Còn tinh thần của nhân thì trở nên sa
sút. Vì vậy, uỷ quyền cần phải được xem là một trong những kỹ năng được
ưu tiên hàng đầu trong công tác lãnh đạo doanh nghiệp.
Sau đây là những bước cần tuân theo để uỷ quyền thực sự hiệu quả.
Tin tưởng vào nhân viên
Nếu chưa tin tưởng vào nhân viên, nhà lãnh đạo hãy tự hỏi mình nguyên
nhân. Phải chăng họ chưa có đủ năng lực? Họ không đủ nhiệt tình và tinh
thần trách nhiệm? Hay bạn chưa cung cấp đủ nguồn lực để họ hoàn thành
công việc? Bạn chưa giao công việc rõ ràng cho họ. Sau khi đã trả lời thoả
đáng các câu hỏi trên, nhà lãnh đạo có thể kết luận có thể giao việc cho nhân
viên đó không.
Cụ thể và rõ ràng
Nên đưa ra những tiêu chuẩn về thời hạn và chất lượng cụ thể. Trao quyền
chủ động cho nhân viên và đề xuất cách thức hợp lý để hoàn thành công
việc.
Đưa ra chỉ dẫn công việc đầy đủ
Trước hết, cần đảm bảo rằng các nhân viên đã biết và chấp nhận sự uỷ quyền
đó. Tiếp theo, bạn cần cung cấp đầy đủ các thông tin và cơ chế tiếp nhận và
xử lý thông tin phản hồi để nhân viên đó hoàn thành nhiệm vụ.
Còn có những người khác có khả năng
Nhà quản trị thường có xu hướng cho rằng chỉ có mình họ mới có thể hoàn
thành công việc. Đây là tâm lý rất cần được loại bỏ. Có nhiều trường hợp,
cách thức của nhân viên lại tỏ ra ưu việt hơn của nhà lãnh đạo.
Hãy "quản lý", đừng "làm"
Nhiều nhà lãnh đạo thường thích tự mình thực hiện công việc. Việc này sẽ
dẫn đến sự bao biện, làm thay cho nhân viên, mặt khác, hiệu quả mang lại
thường lại không cao. Còn nhân viên lại sinh ra tính thụ động.
Uỷ quyền là một cách dạy kỹ năng
Việc uỷ quyền thích hợp sẽ tạo cơ hội cho các nhân viên học hỏi thêm các
kỹ năng mới một cách chủ động. Nhưng bạn phải biết cách uỷ quyền và biết
cách xử lý các sai sót của nhân viên. Nhân viên thường tỏ ra miễn cưỡng khi
nhận nhiệm vụ có nguy cơ bị phạt khi có sai sót. Do đó, họ cần phải được
khuyến khích đảm nhận những nhiệm vụ mới.
Giám sát
Vấn đề nhân viên chủ động thực hiện công việc, nhưng bạn cũng cần phải
kiểm soát được tiến trình công việc. Tìm ra và xử lý kịp thời những điểm
khúc mắc của nhân viên.
Khen ngợi kịp thời nỗ lực của nhân viên
Mỗi nỗ lực được ghi nhận của nhân viên sẽ là động lực để họ tiếp tục phấn
đấu. Việc này có thể thực hiện rất đơn giản, có thể bằng văn bản hoặc cuộc
nói chuỵên trực tiếp, thậm chí có thể là một mẩu tin nhắn.
Không quản lý tuỳ hứng
Hãy liên tục uỷ quyền và theo sát việc thực hiện. Quản lý tuỳ hứng sẽ làm
cho công việc trục trặc, gây ảnh hưởng không tốt đến tinh thần và thái độ
của nhân viên.
Tránh uỷ quyền ngược
Rất có thể là khi không thực hiện được, nhân viên sẽ trao ngược lại công
việc cho ông chủ. Hãy thực hiện uỷ nhiệm hiệu quả hơn, thay vì để nhân
viên trao nhiệm vụ lại cho mình, hãy giúp họ giải quyết vấn đề.
Linh hoạt trong uỷ quyền
Các nhân viên khác nhau về kỹ năng và mức độ tin cậy, do đó, các công việc
thường cần phải được uỷ nhiệm dần dần. Khi một nhân viên trở nên có năng
lực và được tin tưởng hơn, mức độ uỷ quyền có thể được nâng cao.
Ủng hộ nhân viên
Uỷ quyền rõ ràng. Cung cấp thông tin và các nguồn lực đầy đủ. Trao đổi
thường xuyên. Nói rõ những mong đợi của bạn. Cho nhân viên thấy rằng họ
sẽ luôn nhận được sự ủng hộ và trao đổi cần thiết.
Đúng người đúng việc
Hãy uỷ quyền cho những nhân viên gần với công việc đó nhất. Những kỹ
năng, kinh nghiệm sẵn có của họ là yếu tố quan trọng nâng cao khả năng
hoàn thành công việc