Phạt và thưởng
Không ít nhà quản lý đau đầu vì nhân viên không phát huy hết
năng suất làm việc vì gặp phải những sai sót không đáng có. Thế
nhưng la mắng, quát tháo ầm ĩ không phải là cách giải quyết vấn
đề mà chỉ làm cho hình ảnh nhà quản lý trở nên tồi tệ hơn trong
mắt nhân viên để rồi sau đó nhân viên vừa tái phạm, vừa chán
ngán cấp trên của mình.
Nhà quản lý xây dựng cơ chế thưởng phạt hợp lý
Để tăng hiệu suất làm việc, cần phải giảm thiểu những sai sót
trong công việc bằng cách lập ra hệ thống quy trình tác nghiệp
chặt chẽ và hướng dẫn tỉ mỉ cho các nhân viên. Thế nhưng vẫn
có trường hợp một số nhân viên quen với phong cách làm việc
tùy tiện, không để tâm đến việc thực hiện theo quy trình nên quy
trình dường như chỉ để… làm kiểng.
Cần phải có biện pháp chế tài, nhưng áp dụng kỷ luật khắt khe rất
dễ khiến nhân viên bất mãn, giảm nhiệt tình làm việc, thậm chí bỏ
việc. Nếu như vậy, nhà quản lý đã đẩy môi trường làm việc theo
hướng “pháp” nhiều hơn “lễ”. “Lễ” hướng người ta những việc
nên làm và không nên làm, từ đó hành động của họ xuất phát từ
mong muốn và ý thức. Công việc được thực hiện trên cơ sở ý
thích và ý thức luôn đem lại kết quả cao hơn so với tình trạng bị
ép buộc. Do đó, hình thức chế tài chỉ cần thiết khi nhân viên đã
hiểu rõ cần có nó để môi trường làm việc được công bằng và
hiệu quả hơn. Chế tài nếu được xây dựng và thực hiện tốt cũng
hạn chế được sự “mất hình ảnh” của cấp trên đối với nhân viên vì
không cần phải la mắng mới làm nhân viên ý thức được sai
phạm.
Chế tài chỉ cần đủ nặng để nhân viên ý thức được vấn đề, chứ
không phải vì mục đích bóc lột nhân viên, đồng thời đủ nhẹ để
không ảnh hưởng mạnh đến quyền lợi của người lao động. Khi
xây dựng hình thức chế tài, cần tỉ mỉ và chi tiết để khi thực hiện
được công bằng. Chế tài bằng cách trừ tiền cũng chỉ nên thực
hiện với những tình huống đặc biệt nghiêm trọng. Ngoài ra, hình
thức phạt, dù là tài chính như trừ tiền hay không thưởng, hoặc
phi tài chính như khiển trách, hạ mức đánh giá… cũng cần được
thực hiện song song với cơ chế thưởng phạt và với thù lao ổn
định của nhân viên (bao gồm lương lẫn các yếu tố mềm như
phúc lợi, cơ hội phát triển…). Nếu cơ chế phạt không đi đôi với
cơ chế thưởng, nhân viên sẽ bị áp lực về mặt tâm lý vì cảm thấy
bị phạt nhiều hơn là được khích lệ. Tỷ lệ thưởng cũng cần phải
nhiều hơn tỷ lệ phạt, ví dụ phạt chỉ xảy ra khi có phát sinh sai
phạm, còn thưởng thì theo định kỳ cho những người có hiệu quả
làm việc cao nhất. Định kỳ thưởng càng ngắn thì nhân viên càng
được khích lệ thường xuyên. Tất nhiên, một khi định kỳ ngắn thì
nên hạn chế số người được thưởng để làm tăng giá trị phần
thưởng.
Hai yếu tố khác rất cần thiết khi xây dựng cơ chế thưởng phạt là:
(1) Cơ chế thưởng phạt phải có tiêu chí cụ thể và được truyền
đạt rõ ràng để mọi người đều nắm rõ và phấn đấu;
(2) Nhà quản lý chỉ cần đóng vai trò cầm trịch, đề xướng và quyết
định dựa trên sự thống nhất của nhân viên. Nhân viên phải có cơ
hội tự tham gia vào quá trình thiết lập cơ chế thưởng phạt để từ
đó sự cam kết thực hiện công việc tốt hơn.