Phương pháp cắt giảm chi phí
Hiện nay, với tình hình lạm phát tăng cao, các doanh nghiệp gặp phải những khó
khăn trong các mặt: sản xuất, chi trả lương, quảng bá tiếp thị... Để giải quyết
những khó khăn trên, cắt giảm chi phí là một phương án mà các doanh nghiệp cần
tính đến. Tuy nhiên, cắt giảm như thế nào để không ảnh hưởng đến tình hình sản
xuất, kinh doanh, sự tăng trưởng và vị thế của doanh nghiệp không phải là vấn đề
đơn giản.
Cần có một tầm nhìn tổng thể
Trước đây, có trong tay 150.000 đồng cho một bữa ăn gồm 3 người, bà nội trợ
cảm thấy đủ để chuẩn bị cho một bữa ăn khá tươm tất. Tuy nhiên, hiện nay với số
tiền như vậy bà lại cảm thấy thiếu. Cách mà bà nội trợ thường chọn ở đây là: phải
bớt một số món không cần thiết. Và điều này tất yếu giảm chất lượng của bữa ăn.
Trong một chừng mực nào đó, một số doanh nghiệp đang cắt giảm chi phí theo
kiểu của bà nội trợ. Tuy nhiên, với một bữa cơm gia đình, việc thiếu một vài món,
như món tráng miệng chẳng hạn, có thể chấp nhận được. Với một doanh nghiệp
câu chuyện lại hoàn toàn khác.
Giả sử doanh nghiệp A, khi đối mặt với những khó khăn đã lập tức cắt giảm chi
phí bằng việc giảm trợ cấp tiền cơm, tiền xăng, điện thọai. Nếu tính nhân tổng số
nhân viên, số tiền mà doanh nghiệp đó tiết kiệm không phải là quá lớn so với tổng
chi phí của doanh nghiệp. Nhưng kết quả kéo theo, hàng loạt nhân viên bất mãn,
nộp đơn xin thôi việc.
Đây là hình thức cắt giảm tiêu cực. Doanh nghiệp A không đạt được hiệu quả
trong cắt giảm chi phí. Lý do đến từ nhiều nguyên nhân: đình trệ sản xuất, chi phí
tuyển dụng và đào tạo cho nhân viên mới, năng suất giảm. Và rất nhiều vấn đề
phát sinh kéo theo. Như vậy, vấn đề đặt ra ở đây là: cần có một tầm nhìn tổng thể
trong việc cắt giảm chi phí. Những chi phí hiệu quả luôn là giải pháp tốt để doanh
nghiệp nâng cao vị thế cạnh tranh của mình.
Tăng chi phí tốt, giảm chi phí xấu
Điều đầu tiên cần phải tính đến: phân tích qui trình tạo nên giá trị gia tăng để biết
đâu là chi phí tốt, đâu là chi phí xấu (có thể trực tiếp hay gián tiếp). Theo đó, chi
phí tốt là loại chi phí mang lại giá trị gia tăng cho doanh nghiệp, đáp ứng được
nguyện vọng của khách hàng - chi phí góp phần quan trọng tạo ra lợi nhuận cho
doanh nghiệp. Chẳng hạn như: khách hàng mua thực phẩm là tôm, cá... Điều mà
họ cần là chất lượng phải được đảm bảo. Như vậy, chi phí mà các doanh nghiệp
thủy sản đầu tư để đảm bảo chất lượng tôm là chi phí tốt. Khách hàng được đáp
ứng nhu cầu và do vậy họ mua nhiều sản phẩm hơn. Kết quả là, hiệu quả kinh
doanh của doanh nghiệp cũng được nâng lên. Ngược lại, chi phí xấu là chi phí có
thể loại bỏ mà không làm giảm lợi thế cạnh tranh. Chẳng hạn, những chi phí phát
sinh do những lỗi lầm trong hệ thống quản lý gây ra, hay những quyết định sai lầm
trong quản lý và sản xuất. Ví dụ, trong ngành thiết kế in ấn, khi nhân viên bất cẩn
cho in mẫu mà chưa có sự xác nhận của khách hàng. Khi in xong, khách hàng
không chấp nhận sản phẩm và phải tiến hành in lại. Loại chi phí đó chính là chi
phí xấu. Tất nhiên, sau khi nhận dạng ra các lọai chi phí, cần cắt giảm chi phí xấu
và giữ hoặc tăng chi phí tốt.
Điển hình trong cách cắt giảm chi phí này chính là Công ty CP Vật Tư - Xăng Dầu
(COMECO). Khi thấy giá cả thực phẩm vừa tăng, ảnh hưởng đến đời sống cán bộ
nhân viên, thì ngay lập tức, COMECO quyết định nâng mức trợ cấp ăn trưa từ
8000 đồng lên 12000 đồng và tăng 20% lương cho cán bộ nhân viên. Từ đó, mọi
cán bộ nhân viên an tâm, làm việc hết sức mình và năng suất tiếp tục tăng. Đây là
một lọai chi phí tốt.
Một trường hợp khác là Đồng Tâm Group. Bên cạnh việc kiểm soát tốt mọi chi
phí, Đồng Tâm triển khai chương trình: nâng cao năng lực lãnh đạo cho quản lý
cấp trung, kết hợp với công ty tư vấn để xây dựng bản sắc văn hóa doanh nghiệp.
Quan điểm của Ban lãnh đạo Đồng Tâm Group khá rõ ràng: chuẩn bị tiền đề vững
chắc để nâng doanh nghiệp của mình lên một tầm cao mới với khát vọng là trở
thành một trong những thương hiệu mạnh của khu vực châu Á.
Cắt giảm đúng trọng tâm
Phân tích kết cấu về chi phí để biết được tỉ trọng của từng lọai chi phí. Những loại
chi phí chiếm tỉ trọng lớn trong tổng chi phí của một quy trình sản xuất, kinh
doanh hay dịch vụ nên được ưu tiên xem xét trước... Chẳng hạn, với ngành thủy
sản, chi phí nguyên vật liệu là rất lớn, chiếm gần 90% trong tổng chi phí, nên phải
được ưu tiên xem xét trước. Bởi vì, một tỉ lệ nhỏ tiết kiệm được từ những chi phí
này cũng tạo ra một giá trị đủ lớn cho doanh nghiệp.
Điển hình cho trường hợp này là Công ty CP Thủy sản Minh Phú. Dựa vào phân
phân tích kết cấu chi phí, Minh Phú đã tập trung vào việc cắt giảm chi phí ở phần
chi phí cho nguyên vật liệu bằng cách tập trung đầu tư vào yếu tố kỹ thuật, công
nghệ, quan tâm đến phương pháp tạo ra con giống tốt thích ứng với điều kiện môi
trường ở Việt Nam. Ngoài ra, tìm cách khắc phục và lai tạo những con giống
kháng được bệnh... Tất cả những vấn đề này góp phần giảm chi phí sản xuất,
nguyên vật liệu. Con giống ít mắt bệnh hơn, đảm bảo được chất lượng hơn. Cho
đến nay, Minh Phú đã chứng minh được những thành công của mình khi là một
trong những doanh nghiệp dẫn đầu trong ngành thủy sản Việt Nam và là nhà cung
cấp tôm sú đứng thứ năm của thế giới.
Có tầm nhìn hướng về tương lai
Tăng năng suất, tăng sản lượng tiêu thụ là giải pháp cắt giảm chi phí hiệu quả. Một
số doanh nghiệp Việt Nam cắt giảm chi phí với một tầm nhìn ngắn hạn. Đôi khi,
họ chỉ giải quyết những vấn đề xảy ra trong vòng 3 tháng, 6 tháng mà trong tương
lai xa hơn họ không lưu tâm. Trên thực tế, có những vấn đề đúng ở thời điểm này
thì lại trở thành sai lầm trong thời điểm khác.
Đôi khi, có những chi phí tại thời điểm hiện tại có thể là chi phí xấu, nhưng trong
tương lai đó là chi phí tốt. Chẳng hạn, chi phí để đào tạo nhân viên. Trưởng phòng
nhân sự đề xuất kế hoạch huấn luyện nhân viên trong gian đoạn 3-6 tháng. Tuy
nhiên, giám đốc tài chính lại gạt ngay vì nhìn vào khoảng chi phí phải bỏ ra. Vị
giám đốc này lý giải, không ai lại bỏ chi phí để đào tạo nhân viên trong khi tình
hình kinh tế đang xấu đi. Và lời giải thích này thuyết phục được nhiều người. Tuy
tại thời điểm hiện tại lời giải thích đó tỏ ra hợp lý nhưng công ty nọ đâu biết rằng,
họ sẽ phải trả giá cho việc hàng loạt nhân sự tài năng ra đi vì doanh nghiệp khác
có những kế hoạch, cam kết tốt hơn. Sau 3 tháng vượt qua khó khăn, tình hình
kinh tế phát triển, doanh nghiệp có nhiều cơ hội để mở rộng phát triển, thì lúc này
doanh nghiệp lại gặp khó khăn về nhân lực.
Kết luận
Khi nền kinh tế rơi vào khó khăn việc cắt giảm chi phí là điều rất quan trọng. Tuy
nhiên, cần phân loại đúng các chi phí để cắt giảm cho hiệu quả, phân tích tỉ trọng
để đánh đúng vào trọng tâm. Muốn làm được điều đó doanh nghiệp cần có một
tầm nhìn tổng thể về tình hình kinh doanh của mình. Ngoài ra, cần có một cái nhìn
hướng về tương lai và đặt niềm tin mình vào đó. Khi chọ đúng cách thì chắc hẳn
tự các doanh nghiệp sẽ lèo lái con thuyền của mình khỏi cơn khủng hoảng.