1 phút. Và quản trị thành công!
Nằm trong số những cuốn sách bán chạy nhất vào những năm đầu thế kỷ
mới, cuốn sách của hai tác giả Kenneth Blanchard và Spence Johnson có tên
“Nhà quản trị một phút” (The one-minute manager) giành được sự chú ý đặc
biệt của độc giả thuộc giới doanh nhân, bởi nó đề cập đến vấn đề quản trị
nhân sự - một lĩnh vực đầy phức tạp do thâu tóm bên trong nhiều yếu tố như
tâm sinh lý, xã hội, đạo đức… Đây là khoa học, nhưng cũng là nghệ thuật:
nghệ thuật quản trị con người. Khoa học thì ai cũng có khả năng khám phá,
nhưng nghệ thuật là một bộ môn không dễ dàng nắm bắt. “Một nhà quản trị
giỏi cần biết phân tích và nắm vững các yếu tố môi trường có thể ảnh hưởng
trực tiếp hay gián tiếp đến công tác quản trị nhân sự”, Kenneth Blanchard
cho biết.
Với quan điểm “Muốn lãnh đạo nhân viên thành công, muốn cho nhân viên
cảm thấy thoải mái và làm việc hết mình, nhà quản trị phải có một vài bí
quyết của riêng mình”, hai tác giả cuốn sách đã đưa ra một bí quyết có tên
gọi: Quản trị một phút.
Vậy quản trị một phút là gì? Đó là nghệ thuật quản lý nhân sự dựa trên ba
“bí quyết con”: xác định mục tiêu trong một phút, khen ngợi trong một phút
và khiển trách trong một phút.
1. Xác định mục tiêu trong một phút
Đây là nền tảng của bí quyết quản trị nhân sự một phút, bởi một khi mục tiêu
không được xác định rõ ràng thì bạn không thể đánh giá được thành quả
công việc của nhân viên. Trong hầu hết các công ty, nhân viên và lãnh đạo
thường có những mục tiêu khác nhau. Nếu giữa lãnh đạo và nhân viên không
có sự trao đổi thông tin đầy đủ nhằm tìm ra một số mục tiêu mà hai bên đều
có thể nhất trí, thì cả hai bên đều không thể thoả mãn, thậm chí còn cản trở
hoạt động hoặc gây phiền toái cho nhau. Lúc đó, nếu bạn hỏi các nhân viên
là họ làm việc có tốt không, thì câu trả lời thường nghe thấy nhất sẽ là: “Gần
đây tôi chưa hề bị sếp khiến trách”, hoặc “Không ai nói động gì tới là tốt
rồi”. Cách để tránh cho nhân viên có thái độ tiêu cực này là phải xác định
được mục tiêu rõ ràng, các nhà quản trị nhân sự phải thấu hiểu và nắm bắt
được nhân viên có thể làm gì trong khả năng của họ để sắp xếp cho phù hợp.
Bạn hãy luôn ghi nhớ quy luật 80/20: 80% hành xử của con người xuất phát
từ 20% năng lực hoạt động của con người đó. Nhà quản lý khôn khéo phải
biết tìm ra điều gì thực sự tồn tại trong 20% và đề ra những mục tiêu trong
phạm vi 20% đó.
Để hoàn tất quá trình xác định mục tiêu, bạn hãy viết các mục tiêu đó lên
một tờ giấy với không quá 250 từ. Tại sao phải viết ra giấy? Để nhân viên và
ban lãnh đạo có thể đọc được hàng ngày xem hành vi của nhân viên có phù
hợp với mục tiêu hay không.
2. Khen ngợi trong một phút
Phương châm của một nhà quản trị một phút là: “Chìa khoá để phát triển con
người là bắt họ phải làm cái gì đó đúng”. Nhà quản trị nhân sự một phút áp
dụng kỹ thuật khen ngợi gồm 3 phần cơ bản:
- Khen ngay lập tức - luôn luôn khen nhân viên đúng lúc họ làm được việc
tốt, đừng để dành lời khen đó sau này.
- Khen cụ thể - ai cũng muốn được đối xử tốt, nhưng các nhân viên cảm
thấy thích nhất khi lãnh đạo nói được chính xác là họ đã làm tốt điều gì.
- Chia sẻ tình cảm - sau khi chỉ ra điều mà nhân viên đã làm đúng, bạn hãy
phát biểu cảm nhận của mình (không phải những gì bạn nghĩ mà là những gì
bạn cảm thấy). Trong mối quan hệ giữa con người với nhau, tình cảm là yếu
tố gây ấn tượng sâu đậm hơn ý nghĩ.
Quan trọng là bạn hãy nhớ khen ngợi nhân viên ngay từ khi mà các nhân
viên bắt đầu hiểu được và làm được gần đúng với yêu cầu công việc. Đừng
chờ đến khi nhân viên làm thật đúng rồi mới khen. Nhiều công việc gần
đúng sẽ tạo nên một công việc thật đúng. Ngoài ra, đừng bao giờ trừng phạt
nhân viên khi họ đang tìm tòi, học hỏi để tìm cách làm tốt công việc. Hình