CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SEN
CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SEN
Số 9 Đại lộ Thống nhất, KCN Sóng Thần II, Phường Dĩ An, Thị xã Dĩ An, Tỉnh Bình Dương
Điện thoại: (0274) 3790.955 - Fax: (0274) 3790.888
VPĐD số 2: Tầng 15 Toà nhà Vietcombank, Số 5 Công Trường Mê Linh, P. Bến Nghé, Q.1, TP.HCM
ĐT: (028) 3910.6910 - Fax: (028) 3922.9690
Website: www.hoasengroup.vn
QUY CHẾ QUẢN TRỊ & ĐIỀU HÀNH
TẬP ĐOÀN HOA SEN
TP.HCM, THÁNG 01/2018
CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SEN
QUY CHẾ QUẢN TRỊ & ĐIỀU HÀNH TẬP ĐOÀN HOA SEN 2018 Trang 1
MỤC LỤC
Điều 1. Phạm vi, đối tượng điều chỉnh........................................................................................... 7
Điều 2. Cơ sở pháp lý, giải thích từ ngữ và chữ viết tắt ................................................................ 7
CHƢƠNG I. QUY ĐỊNH CHUNG .......................................................................................... 11
Điều 3. Người đại diện theo pháp luật ......................................................................................... 11
Điều 4. Mô hình quản trị Tập đoàn Hoa Sen ............................................................................... 12
Điều 5. Cán bộ quản lý công ty .................................................................................................... 15
Điều 6. Công ty mẹ - Công ty con ............................................................................................... 15
CHƢƠNG II. CỔ ĐÔNG VÀ ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG ................................................... 15
Điều 7. Quyền của Cổ đông ......................................................................................................... 16
Điều 8. Nghĩa vụ của Cổ đông ..................................................................................................... 17
Điều 9. Quyền và nhiệm vụ của Đại hội đồng cổ đông ............................................................... 17
Điều 10. Các đại diện được ủy quyền ............................................................................................ 19
Điều 11. Triệu tập Đại hội đồng cổ đông ....................................................................................... 20
Điều 12. Trình tự triệu tập Đại hội đồng cổ đông, chương trình họp và thông báo họp Đại hội
đồng cổ đông ...................................................................................................................................... 20
Điều 13. Các điều kiện tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông ......................................................... 22
Điều 14. Thể thức tiến hành họp và biểu quyết tại Đại hội đồng cổ đông ..................................... 22
Điều 15. Các báo cáo và đề xuất tại Hội nghị Đại hội đồng cổ đông ............................................ 24
Điều 16. Thông qua Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông ........................................................... 25
Điều 17. Kiểm phiếu và thông qua kết quả kiểm phiếu ................................................................. 25
Điều 18. Thẩm quyền và thể thức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua quyết định của
Đại hội đồng cổ đông ......................................................................................................................... 26
Điều 19. Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông ................................................................................ 27
Điều 20. Yêu cầu hủy bỏ quyết định của Đại hội đồng cổ đông .................................................... 28
Điều 21. Quy tắc điều hành Đại hội đồng cổ đông ........................................................................ 29
CHƢƠNG III. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ ..................................................................................... 30
Điều 22. Cơ cấu tổ chức, thành phần và nhiệm kỳ của thành viên Hội đồng Quản trị .................. 30
Điều 23. Trình tự, thủ tục đề cử, ứng cử, bầu, miễn nhiệm và bãi nhiệm thành viên Hội đồng
Quản trị 31
Điều 24. Quyền hạn và nhiệm vụ của Hội đồng Quản trị .............................................................. 35
Điều 25. Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng Quản trị ...................................................................... 37
Điều 26. Các cuộc họp của Hội đồng Quản trị .............................................................................. 38
Điều 27. Trình tự thủ tục tổ chức họp Hội đồng Quản trị .............................................................. 40
Điều 28. Các Tiểu ban, Ban và Đơn vị, Chức danh thuộc Hội đồng Quản trị ............................... 45
CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SEN
QUY CHẾ QUẢN TRỊ & ĐIỀU HÀNH TẬP ĐOÀN HOA SEN 2018 Trang 2
Điều 29. Giám đốc Khối TLPC kiêm chức năng Thư ký công ty (Thư ký HĐQT) ...................... 46
Điều 30. Phụ trách Quản trị Công ty .............................................................................................. 46
CHƢƠNG IV. BAN TÁI CẤU TRÚC ........................................................................................ 48
Điều 31. Nguyên tắc quản lý, tổ chức hoạt động của Ban Tái cấu trúc ......................................... 48
Điều 32. Các chức năng, nhiệm vụ chính của Ban Tái cấu trúc: ................................................... 48
Điều 33. Quyết định thành lập Ban Tái cấu trúc và bổ nhiệm cán bộ ........................................... 49
Điều 34. Tiêu chuẩn các chức danh Ban Tái cấu trúc .................................................................... 49
Điều 35. Phối hợp công tác giữa các cá nhân trong Ban Tái cấu trúc ........................................... 49
Điều 36. Phối hợp công tác giữa Ban Tái cấu trúc và các đơn vị khác .......................................... 49
Điều 37. Khen thưởng và k luật ................................................................................................... 50
CHƢƠNG V. KHỐI TRỢ LÝ PHÁP CHẾ .............................................................................. 51
Điều 38. Cơ cấu tổ chức hoạt động của Khối Trợ lý Pháp chế trực thuộc HĐQT ........................ 51
Điều 39. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Khối Trợ lý Pháp chế ...................................... 51
Điều 40. Hoạt động thanh tra ......................................................................................................... 52
CHƢƠNG VI. HỘI ĐỒNG NHÂN LỰC ................................................................................... 58
Điều 41. Cơ cấu tổ chức của Hội đồng Nhân lực ........................................................................... 58
Điều 42. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Hội đồng nhân lực ........................................... 58
CHƢƠNG VII. BAN KIỂM TOÁN NỘI BỘ .............................................................................. 59
Điều 43. Cơ cấu tổ chức Ban KTNB ............................................................................................. 59
Điều 44. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ban KTNB .......................................................... 59
Điều 45. Tiêu chuẩn, trách nhiệm, quyền hạn của Trưởng ban KTNB ......................................... 60
Điều 46. Tiêu chuẩn, trách nhiệm, quyền hạn của Phó ban KTNB ............................................... 62
Điều 47. Tiêu chuẩn, trách nhiệm, quyền hạn của Kiểm toán viên nội bộ .................................... 63
Điều 48. Bộ phận hỗ trợ KTNB ..................................................................................................... 63
Điều 49. Nguyên tắc tổ chức đoàn KTNB, tiến hành hoạt động KTNB ........................................ 64
Điều 50. Địa điểm, thời gian KTNB .............................................................................................. 64
Điều 51. Quyết định KTNB, Kế hoạch KTNB .............................................................................. 64
Điều 52. Hình thức KTNB ............................................................................................................. 65
Điều 53. Quyền và nghĩa vụ của Đối tượng kiểm toán .................................................................. 65
Điều 54. Ghi nhận kết quả KTNB .................................................................................................. 65
Điều 55. Báo cáo kết quả KTNB ................................................................................................... 66
Điều 56. Chế độ hội họp, báo cáo .................................................................................................. 66
Điều 57. Cơ chế phối hợp, làm việc với các đơn vị ....................................................................... 67
Điều 58. Cơ chế phối hợp với Ban Tổng Giám đốc ....................................................................... 68
Điều 59. Chế độ báo cáo cho Hội đồng Quản trị ........................................................................... 68
CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SEN
QUY CHẾ QUẢN TRỊ & ĐIỀU HÀNH TẬP ĐOÀN HOA SEN 2018 Trang 3
CHƢƠNG VIII. BAN TỔNG GIÁM ĐỐC ................................................................................... 68
Điều 60. Vị trí, vai trò và nguyên tắc hoạt động ............................................................................ 68
Điều 61. Cơ cấu tổ chức Ban Tổng Giám đốc ............................................................................... 69
Điều 62. Vai trò, vị trí và tiêu chuẩn, điều kiện bổ nhiệm Tổng Giám đốc ................................... 69
Điều 63. Vai trò, vị trí và tiêu chuẩn, điều kiện bổ nhiệm các Phó Tổng Giám đốc ..................... 70
Điều 64. Thay đổi, bãi nhiệm, miễn nhiệm tư cách thành viên Ban Tổng Giám đốc .................... 71
Điều 65. Cuộc họp Ban Tổng Giám đốc ........................................................................................ 71
Điều 66. Điều kiện làm việc của Ban Tổng Giám đốc ................................................................... 72
Điều 67. Trách nhiệm chung của Ban Tổng Giám đốc .................................................................. 73
Điều 68. Quyền hạn và trách nhiệm của Tổng Giám đốc .............................................................. 73
Điều 69. Quyền hạn và trách nhiệm của các Phó Tổng Giám đốc ................................................. 74
CHƢƠNG IX. TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY ................................................... 75
Điều 70. Nguyên tắc điều hành ...................................................................................................... 75
Điều 71. Bộ máy quản lý Điều hành: ............................................................................................. 76
Điều 72. Chế độ hội họp, báo cáo .................................................................................................. 78
CHƢƠNG X. HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NỘI BỘ, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ NHÂN SỰ ..... 79
Điều 73. Hệ thống quản trị nội bộ Công ty .................................................................................... 79
Điều 74. Quy định hệ thống ngạch, bậc chức danh Tập đoàn........................................................ 81
Điều 75. Quy định về bổ nhiệm cán bộ .......................................................................................... 82
Điều 76. Quy định thang bảng điểm chức danh ............................................................................. 85
CHƢƠNG XI. PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM ĐIỀU HÀNH ................................................ 85
Điều 77. Nguyên tắc phân công trách nhiệm điều hành ................................................................ 85
Điều 78. Nguyên tắc lập giấy ủy quyền ......................................................................................... 85
Điều 79. Trách nhiệm và Quyền hạn của Chủ tịch HĐQT và Phó Chủ tịch HĐQT ..................... 86
Điều 80. Trách nhiệm và Quyền hạn của Ban Tổng Giám đốc ..................................................... 87
Điều 82. Trách nhiệm và quyền hạn của các Đơn vị và chức danh thuộc HĐQT ......................... 90
Điều 83. Chủ tịch công ty/Chủ tịch HĐTV Công ty con, Giám đốc công ty con/Nhà máy .......... 90
Điều 84. Thẩm quyền và hạn mức phê duyệt của các chức danh .................................................. 92
CHƢƠNG XII. MỐI QUAN HỆ LÀM VIỆC GIỮA HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ, BAN ĐIỀU
HÀNH VÀ CÁN BỘ QUẢN LÝ ................................................................................................... 115
Điều 85. Mối quan hệ làm việc giữa Hội đồng Quản trị với Ban Tổng Giám đốc và Cán bộ quản
lý khác thuộc HĐQT bổ nhiệm ........................................................................................................ 115
Điều 86. Trách nhiệm trung thực, tránh các xung đột về quyền lợi của các thành viên Hội đồng
Quản trị, Ban Tổng Giám đốc và Cán bộ quản lý khác ................................................................... 117
CHƢƠNG XIII. CÔNG NHÂN VIÊN VÀ CÔNG ĐOÀN ........................................................ 118
CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SEN
QUY CHẾ QUẢN TRỊ & ĐIỀU HÀNH TẬP ĐOÀN HOA SEN 2018 Trang 4
Điều 87. Công nhân viên và Công đoàn ...................................................................................... 118
CHƢƠNG XIV. KHEN THƢỞNG - KỶ LUẬT ........................................................................ 118
Điều 88. Khen thưởng – K luật .................................................................................................. 118
CHƢƠNG XV. TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ - ĐIỀU HÀNH NHÓM CÔNG TY
HOA SEN ............................................................................................................................. 121
Điều 89. Nguyên tắc chung về tổ chức Bộ máy quản trị - điều hành Nhóm Công ty Hoa Sen ... 121
Điều 90. Bộ máy hoạt động và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Tập đoàn trong quan hệ quản trị -
điều hành Nhóm Công ty Hoa Sen ................................................................................................... 121
Điều 91. Bộ máy hoạt động và cơ cấu tổ chức Công ty con trực thuộc Tập đoàn Hoa Sen ........ 122
CHƢƠNG XVI. CƠ CHẾ QUẢN TRỊ - ĐIỀU HÀNH CỦA CÔNG TY MẸ ĐỐI VỚI CÁC
CÔNG TY CON THUỘC NHÓM CÔNG TY HOA SEN ......................................................... 123
Điều 92. Quản trị - điều hành trong hoạt động sở hữu vốn .......................................................... 123
Điều 93. Quản trị - Điều hành theo địa bàn và lĩnh vực hoạt động ............................................. 124
Điều 94. Quản trị - điều hành trong hoạt động xây dựng và triển khai chỉ tiêu, kế hoạch sản xuất
kinh doanh 125
Điều 95. Quản trị điều hành trong hoạt động tổ chức và quản lý nguồn nhân lực ...................... 125
Điều 96. Quản trị - điều hành trong hoạt động đầu tư Dự án ....................................................... 126
Điều 97. Quản trị - điều hành trong hoạt động kế toán – tài chính .............................................. 126
Điều 98. Quản trị - điều hành trong đối với hệ thống quản lý chất lượng ................................... 126
Điều 99. Cơ chế kiểm tra – kiểm soát hoạt động của Nhóm Công ty .......................................... 126
Điều 100. Cơ chế phân quyền và hệ thống Giấy ủy quyền áp dụng đối với Nhóm Công ty Hoa Sen
CHƢƠNG XVII. CƠ CHẾ PHỐI HỢP VÀ CHẾ ĐỘ BÁO CÁO ............................................. 128
Điều 101. Chế độ Báo cáo tài chính ............................................................................................... 128
Điều 102. Chế độ Báo cáo quản trị ................................................................................................ 128
Điều 103. Chế độ Báo cáo kiểm soát ............................................................................................. 129
Điều 104. Chế độ Báo cáo bất thường ........................................................................................... 129
CHƢƠNG XVIII.CHẾ ĐỘ LƢU TRỮ ........................................................................................ 129
Điều 105. Chế độ lưu trữ ................................................................................................................ 129
CHƢƠNG XIX. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG ........................................................................ 131
Điều 106. Giải thích từ ngữ và từ ngữ viết tắt ............................................................................... 131
Điều 107. Mục đích ........................................................................................................................ 131
Điều 108. Phạm vi áp dụng ............................................................................................................ 131
Điều 109. Nguyên tắc chung .......................................................................................................... 132
CHƢƠNG XX. THẨM QUYỀN VÀ TRÌNH TỰ TRIỂN KHAI CÁC GIAO DỊCH VỚI
NGƢỜI CÓ LIÊN QUAN ............................................................................................................. 133
Điều 110. Thẩm quyền chấp thuận hợp đồng, giao dịch ................................................................ 133